Entersoft Retail - v4 - User Guide EL

Οργάνωση καταστήματος

Η εφαρμογή Entersoft Retail^® απευθύνεται σε καταστήματα με πάνω από δυο επιμέρους σημεία πώλησης, αλυσίδες καταστημάτων με ιδιόκτητα καταστήματα ή franchisees, πολυκαταστήματα τύπου shop in shop αλλά και σε εταιρείες παροχής υπηρεσιών με ανάγκες εντατικής λιανικής (π.χ. εταιρείες service ή ενοικίασης εξοπλισμού).

Μοντέλο οργάνωσης

Το μοντέλο οργάνωσης που θα επιλεγεί εξαρτάται άμεσα από την υφή της επιχείρησης και την τοπολογία των επιμέρους καταστημάτων/ σημείων λιανικής πώλησης.

• On-line/ Off-line. On-line διασύνδεση κεντρικού-καταστημάτων με εναλλαγή σε αυτόνομη λειτουργία καταστήματος, σε περίπτωση διακοπής επικοινωνίας, και αυτόματου συγχρονισμού με το κεντρικό κατά την επανασύνδεση.
• Stand alone. Αυτόνομη λειτουργία καταστήματος και διαδικασία ανταλλαγής αρχείων δεδομένων μεταξύ καταστήματος & κεντρικών ανά τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. στο τέλος κάθε ημέρας).
• Μικτό. Υβριδικό ως προς την λειτουργία και επικοινωνία του με άλλα συστήματα, διασφαλίζει όλες τις πιθανές περιπτώσεις διασύνδεσης. Αυτό σημαίνει ότι σε κάποια καταστήματα επιλέγεται το on-line μοντέλο επικοινωνίας (π.χ. ιδιόκτητα) ενώ σε άλλα το stand alone με ανταλλαγή δεδομένων (π.χ. franchisees)

Εξοπλισμός

Για την επιλογή του κατάλληλου ανά περίπτωση εξοπλισμού απαιτείται μελέτη και ανάλυση του τρόπου λειτουργίας του σημείου λιανικής πώλησης καθώς και γνώση του ήδη υπάρχοντος εξοπλισμού του καταστήματος.

• Βασικός εξοπλισμός. Ταμειακή μηχανή, προσωπικός υπολογιστής με συμβατική οθόνη ή οθόνη αφής, φορολογικός ή θερμικός εκτυπωτής, φορολογικός μηχανισμός
• Περιφερειακά. Barcode scanner, price checker, ζυγιστική μηχανή, barcode εκτυπωτής, συρτάρι, pole display, cash cycle management.

Περιβάλλον εργασίας

Το περιβάλλον εργασίας έχει δυο διακριτές μορφές που σχετίζονται άμεσα με τη φύση της εργασίας που εκτελεί ο χρήστης.

• Συναλλαγές με πελάτες, με βασικά χαρακτηριστικά την ανάγκη για ταχύτητα στη συναλλαγή και, με δεδομένο ότι οι χρήστες μπορεί να είναι πολλοί και συχνά εναλλασσόμενοι, την απλότητα στη χρήση. Οι ανάγκες αυτές καλύπτονται σχεδιάζοντας self-document και λειτουργικές φόρμες καταχώρισης.
• Εργασίες διαχείρισης του καταστήματος, με βασικά χαρακτηριστικά την ανάγκη για έγκαιρη κάλυψη των αναγκών του καταστήματος σε απόθεμα και την ορθότητα των δεδομένων (τιμές, εκπτώσεις κλπ). Οι ανάγκες αυτές καλύπτονται σχεδιάζοντας ένα καλά οργανωμένο μενού, δίνοντας τα κατάλληλα εργαλεία πληροφόρησης και αυτοματοποιώντας τις καθημερινές διαδικασίες συντήρησης του καταστήματος.

Στη συνέχεια του κειμένου αυτού γίνεται παρουσίαση της λειτουργικότητας της εφαρμογής Entersoft Retail^® χρησιμοποιώντας ως μοντέλο εργασίας την προτεινόμενη παραμετροποίηση και τις πρότυπες φόρμες παραστατικών που συνοδεύουν την εφαρμογή.

Σημειώστε ότι…

Για το στήσιμο του μοντέλου εργασίας θα πρέπει:

1. Να κάνουμε αντιγραφή όλου του περιεχομένου της περιοχής \ESRetail\DemoTemplateScreens στην περιοχή εκτέλεσης της εφαρμογής.

2. Να δηλώσουμε τη Retail βάση δεδομένων. Η δήλωση της Retail βάσης δεδομένων γίνεται βάζοντας στην παράμετρο RETAIL_DATABASE_ID του αρχείου ES00RetailParams τον κωδικό (Code) της βάσης δεδομένων.

Οθόνη εισόδου

Για να ενεργοποιήσουμε την εφαρμογή Entersoft Retail^® καλούμε το αρχείο ESRetail.exe και στην οθόνη που εμφανίζεται δηλώνουμε το αναγνωριστικό κλειδί χρήστη (στο παράδειγμα μας ως αναγνωριστικό κλειδί του χρήστη της εφαρμογής Retail έχει οριστεί ο αριθμός 1234). Πατώντας enter ή το πλήκτρο γίνεται η επιβεβαίωση των στοιχείων χρήστη και η είσοδος στην εφαρμογή. Πατώντας το πλήκτρο «Επιπλέον» της οθόνης εισόδου μεταφερόμαστε σε οθόνη με τα πλήρη στοιχεία σύνδεσης/ εισόδου στην εφαρμογή. Η οθόνη αυτή χρησιμοποιείται μόνο σε περιπτώσεις που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν είναι δυνατή η είσοδος στην εφαρμογή μέσω της κύριας οθόνης εισόδου.

Με την είσοδό μας στην εφαρμογή o χώρος εργασίας καταλαμβάνεται αυτόματα από την κύρια οθόνη καταχώρισης, την οθόνη καταχώρισης δηλαδή νέας Απόδειξης λιανικής πώλησης και η γραμμή κατάστασης συμπληρώνεται με τα μενού «Λειτουργίες» και «Τρέχουσες Συναλλαγές».

Κύρια οθόνη καταχώρησης

Η σχεδίαση της κύριας οθόνης καταχώρισης θα πρέπει να γίνει λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο λειτουργίας και το διαθέσιμο εξοπλισμό του σημείου λιανικής πώλησης. Οι δυνατότητες σχεδίασης της μορφής εμφάνισης και της λειτουργικότητας της κύριας οθόνης καταχώρισης είναι πολλές και προσαρμόσιμες στις εκάστοτε ανάγκες/ εξοπλισμό ενός καταστήματος.

Μενού Λειτουργίες

Μέσω των επιλογών του μενού Λειτουργίες δίνεται η δυνατότητα εξόδου από την εφαρμογή, κλειδώματος της οθόνης χρήσης της εφαρμογής, επανεμφάνισης της οθόνης εισόδου ή και ελαχιστοποίησης του παράθυρου της εφαρμογής καθώς και πληροφορίες για την ταυτότητα και τα στοιχεία σύνδεσης της εφαρμογής. Πατώντας την επιλογή «Μενού» δίνεται η δυνατότητα πρόσβασης σε επιπλέον λειτουργίες της εφαρμογής ενώ πατώντας την επιλογή «Νέα Είσπραξη» γίνεται επικάλυψη του χώρου εργασίας με τη οθόνη καταχώρισης της Απόδειξης είσπραξης. Τέλος, και πατώντας την επιλογή «Κλείσιμο φόρμας» μας δίνεται η δυνατότητα κλεισίματος της εκάστοτε «τρέχουσας» οθόνης καταχώρισης.

Μενού Τρέχουσες συναλλαγές

Το μενού Τρέχουσες Συναλλαγές συνδέεται άμεσα με τη δυνατότητα καταχώρισης νέου παραστατικού κρατώντας ταυτόχρονα ένα άλλο «σε αναμονή». Μέσω του μενού αυτού έχουμε αφενός μια ένδειξη για το πλήθος ανοικτών συναλλαγών και αφετέρου τη δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ αυτών, ανάλογα με το ποια συναλλαγή είμαστε σε θέση να ολοκληρώσουμε τη συγκεκριμένη στιγμή.

Γραμμή κατάστασης

Εμφανίζει τα βασικά login στοιχεία (χρήστης, κατάστημα). Με κατάλληλη ρύθμιση της παραμέτρου STATISTICS_COUNTERS_ENABLED του αρχείου ES00RetailParams μπορεί να εμφανίσει και στοιχεία απόδοσης του σταθμού εργασίας (π.χ. πλήθος παραστατικών, μέσος χρόνος αποθήκευσης παραστατικού)

Πλήρες μενού

Το Πλήρες μενού χρησιμεύει για να φιλοξενήσει μη συνήθεις για το front-office εργασίες (π.χ παραγγελία πελάτη) και back-office εργασίες είτε αυτές αφορούν στον χρήστη-ταμία του καταστήματος (π.χ. κλείσιμο βάρδιας) είτε αφορούν στον διαχειριστή του καταστήματος (π.χ. αναπλήρωση αποθεμάτων). Η εμφάνιση/ απόκρυψη του γίνεται μέσω της επιλογής «Μενού» του μενού «Λειτουργίες».

Σημείο πώλησης καταστήματος

Στην ενότητα αυτή περιγράφονται σε λεπτομέρεια οι διαδικασίες και οι ενέργειες που σχετίζονται άμεσα με την καθημερινή δραστηριότητα (πωλήσεις, χρηματικές συναλλαγές, κλείσιμο ταμείου & αναφορές) ενός font-office σταθμού εργασίας.

Πωλήσεις

Απόδειξη λιανικής πώλησης

Η φόρμα καταχώρισης νέας Απόδειξης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού/ πελάτης) και κενή την περιοχή των ειδών της. Η δήλωση των ειδών της απόδειξης γίνεται είτε μέσω barcode είτε πατώντας τα κατάλληλα πλήκτρα της κύριας οθόνης καταχώρισης.

• Επιλογή μέσω barcode. Έχοντας τοποθετηθεί στην περιοχή της φόρμας που αφορά στην επιλογή ειδών, σκανάρουμε την ετικέτα barcode με αποτέλεσμα την άμεση επιλογή συγκεκριμένου είδους. Για λόγους ευχρηστίας και ταχύτητας στην καταχώριση, ο κέρσορας παραμένει στην περιοχή επιλογής ειδών αναμένοντας επόμενο σκανάρισμα.

Αν τα είδη που εμπορευόμαστε δεν έχουν barcodes, η διαδικασία επιλογής ειδών μπορεί να απλουστευθεί σημαντικά σχεδιάζοντας μια toolbar επιλογής ειδών που να έχει σε πρώτο επίπεδο τα δημοφιλή είδη (άμεση επιλογή) και στα υπόλοιπα είδη να οδηγείται ο χρήστης μέσω κατάλληλου δένδρου που βασίζεται στην ομαδοποίηση (επιλογή μέσω ομάδας). Σε κάποιες περιπτώσεις που είτε ο χώρος της φόρμας δεν μας επιτρέπει την πλήρη ανάπτυξη των ειδών σε πλήκτρα άμεσης επιλογής είτε οι ομαδοποιήσεις μας δεν βοηθούν στην επιλογή μέσω δέντρου ομάδας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα πλήκτρο που οδηγεί σε επιλογή είδους από λίστα.

• Άμεση επιλογή είδους. Το πάτημα πλήκτρου αυτής της μορφής (π.χ. πλήκτρο «Best Seller») έχει σαν αποτέλεσμα την άμεση επιλογή συγκεκριμένου είδους.
• Επιλογή μέσω ομάδας. Το πάτημα πλήκτρου αυτής της μορφής μπορεί να οδηγήσει στην εμφάνιση νέας toolbar με είδη (π.χ. πλήκτρο «ΞΕΝΟΓΛΩΣΣΑ»), στην εμφάνιση νέας toolbar με υποομάδες (π.χ. πλήκτρο «HOME CINEMA») ή στην εμφάνιση λίστας ειδών (π.χ. πλήκτρο «ΟΙΚΙΑΚΕΣ ΣΥΣΚΕΥΕΣ»).

Για αύξηση της ποσότητας πώλησης κάποιου από τα είδη της απόδειξης, εστιάζουμε στη γραμμή με το είδος αυτό και πατάμε το πλήκτρο «Αύξηση Ποσότητας». Κάθε πάτημα του πλήκτρου αυτού έχει σαν αποτέλεσμα την αύξηση της ποσότητας κατά μια μονάδα μέτρησης. Αντίστοιχη λογική ισχύει και για το πλήκτρο «Μείωση Ποσότητας».

Σημειώστε ότι…

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης δίνονται δυνατότητες διευκόλυνσης στη δήλωσης ποσότητας όπως: η απευθείας δήλωση ποσότητας (για μεγάλη ποσότητα), η ερωτώμενη ποσότητα (για εμπορεύματα που απαιτούν ζύγισμα), η αυξομείωση σταθερού βήματος.

Επέμβαση στις εκπτώσεις γίνεται με πάτημα των κατάλληλων πλήκτρων της κύριας οθόνης καταχώρισης. Όλες οι εντολές μεταβολής τιμών/ εκπτώσεων υπόκεινται σε έλεγχο δικαιωμάτων χρήστη. Σε περίπτωση που ο χρήστης της εφαρμογής δεν έχει το συγκεκριμένο δικαίωμα, απαιτείται η επιβεβαίωση της ενέργειας από χρήστη που το έχει. Τα διαθέσιμα πλήκτρα επέμβασης σε τιμές/ εκπτώσεις είναι:

• Έκπτωση Γραμμής. Πάτημα του πλήκτρου «Έκπτωση Γραμμής» γίνεται μόνο επί επιλεγμένης γραμμής και έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου πληκτρολόγησης της επιθυμητής έκπτωσης. Η έκπτωση μπορεί να δηλωθεί ως ποσοστό ή αξία ή ακόμα και να προκύψει από υπολογισμό βάσει του επιθυμητού πληρωτέου ποσού για τη γραμμή. Σε οποιαδήποτε περίπτωση πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, η νέα έκπτωση προστίθεται στην ήδη υπάρχουσα έκπτωση της επιλεγμένης γραμμής.
• Έκπτωση επί Συνόλου. Το πάτημα του πλήκτρου «Έκπτωση επί Συνόλου» έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου πληκτρολόγησης της επιθυμητής έκπτωσης. Η έκπτωση μπορεί να δηλωθεί ως ποσοστό ή αξία ή ακόμα και να προκύψει από υπολογισμό βάσει του επιθυμητού πληρωτέου ποσού για το σύνολο της απόδειξης. Σε οποιαδήποτε περίπτωση πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, η νέα έκπτωση προστίθεται στην ήδη υπάρχουσα έκπτωση κάθε μίας από τις γραμμές του παραστατικού.
• Εκπτωτικό κουπόνι. Το πάτημα του πλήκτρου «Επιπλέον…» & «Κουπόνι» έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου εισαγωγής του κωδικού και της αξίας του κουπονιού. Αν η δήλωση των στοιχείων κουπονιού γίνεται με χρήση barcode, η αξία κουπονιού συμπληρώνεται αυτόματα και δεν επιτρέπεται η επέμβαση σε αυτήν από τον χρήστη.
• Δωροεπιταγή. Το πάτημα του πλήκτρου «Επιπλέον…» & «Δωροεπιταγή» έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου εισαγωγής των στοιχείων της δωροεπιταγής.

Αν για οποιονδήποτε λόγο θέλουμε να διαγράψουμε ένα είδος, εστιάζουμε στη γραμμή με το είδος αυτό και πατάμε το πλήκτρο «Διαγραφή Γραμμής». Η εντολή της διαγραφής γραμμής υπόκειται σε έλεγχο δικαιωμάτων χρήστη. Σε περίπτωση που ο χρήστης της εφαρμογής δεν έχει το συγκεκριμένο δικαίωμα, απαιτείται η επιβεβαίωση της ενέργειας από χρήστη που το έχει.

Για να δηλώσουμε τον πωλητή στον οποίο θέλουμε να καταγραφεί η συγκεκριμένη πώληση, πατάμε το πλήκτρο «Επιλογή πωλητή» οπότε και εμφανίζεται η οθόνη αναζήτησης από τη λίστα των πωλητών. Επιλέγοντας τον επιθυμητό πωλητή και πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, γίνεται ενημέρωση της απόδειξης με το συγκεκριμένο πωλητή, ενώ πατώντας το πλήκτρο «Σβήσιμο», γίνεται ο καθαρισμός του πωλητή της απόδειξης.

Στο σημείο αυτό, και εφόσον δεν θέλουμε να προβούμε σε περαιτέρω προσθήκες/ τροποποιήσεις, προχωράμε στη δήλωση των στοιχείων είσπραξης της απόδειξης.

Πατώντας το πλήκτρο «Είσπραξη» μεταφερόμαστε στην toolbar-εξόφληση. Το πάτημα των πλήκτρων της toolbar αυτής οδηγεί σε έναν από τους παρακάτω εναλλακτικούς τρόπους εξόφλησης της απόδειξης.

• Μετρητά. Το πάτημα του πλήκτρου «Μετρητά» έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου δήλωσης του ποσού είσπραξης με μετρητά. Η συμπλήρωση του ποσού είσπραξης μπορεί να γίνει είτε μέσω της άμεσης δήλωσης του είτε, αν θέλουμε την πλήρη κάλυψη του πληρωτέου ποσού, απλά εστιάζοντας στο πεδίο «Πληρωτέο Ποσό» οπότε γίνεται αυτόματη συμπλήρωση του πεδίου είσπραξη με το σύνολο του πληρωτέου ποσού. Μετά τη συμπλήρωση του ποσού είσπραξης και πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, γίνεται ενημέρωση της απόδειξης με το συγκεκριμένο ποσό εξόφλησης.
• Πιστωτική Κάρτα. Το πάτημα του πλήκτρου «Κάρτα» έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου δήλωσης των απαραίτητων στοιχείων της πιστωτικής κάρτας στην οποία θέλουμε να γίνει η χρέωση της απόδειξης. Αρχικά, πατώντας τα κατάλληλα πλήκτρα, γίνεται σε πρώτη φάση η δήλωση του τύπου κάρτας (VISA, DINERS κ.λπ) και σε δεύτερη η δήλωση της τράπεζας (μηχανάκι) της πιστωτικής κάρτας. Στη συνέχεια, στην περίπτωση που δεν θέλουμε την πλήρη εξόφληση της απόδειξης μέσω χρέωσης της συγκεκριμένης κάρτας, μεταβαίνουμε στο πεδίο «Ποσό Κάρτας» και συμπληρώνουμε το επιθυμητό ποσό χρέωσης. Τέλος, πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, γίνεται ενημέρωση της απόδειξης με το συγκεκριμένο ποσό εξόφλησης.

Αν για οποιονδήποτε λόγο θέλουμε να διαγράψουμε μια εγγραφή εξόφλησης, την επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο «Διαγραφή Γραμμής».

Σημειώστε ότι…

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης δίνεται και δυνατότητα εξόφλησης της απόδειξης με συμψηφισμό προκαταβολής ή πιστωτικού υπολοίπου του πελάτη. Η δυνατότητα αυτή είναι διαθέσιμη μόνο στην περίπτωση που η απόδειξη αναφέρεται σε «επώνυμο» πελάτη.

Αφού ολοκληρωθεί και η δήλωση του/ των τρόπων είσπραξης, και για να προχωρήσουμε στην έκδοση της απόδειξης, πατάμε το πλήκτρο «Εκτύπωση». Το πλήκτρο αυτό ενεργοποιεί τον έλεγχο συμφωνίας του ποσού εξόφλησης με το ύψος της απόδειξης και σε περίπτωση μη ταύτισης των δυο ποσών, εμφανίζεται αυτόματα οθόνη δήλωσης ποσού είσπραξης με μετρητά. Αν δεν βρεθεί ασυμφωνία, ενεργοποιούνται οι διαδικασίες αποθήκευσης και εκτύπωσης της απόδειξης. Μετά το τέλος της εκτύπωσης και για λόγους πληροφόρησης του χρήστη, εμφανίζεται παράθυρο με τα στοιχεία σύνοψης της συναλλαγής.

Σημειώστε ότι…

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης δίνονται δυνατότητες επανεκτύπωσης (για κάλυψη προβλήματος εκτύπωσης) ή έκδοσης ακυρωτικού σημειώματος για το τελευταίο παραστατικό που έχει εκδοθεί από το συγκεκριμένο σταθμό εργασίας, Επίσης, δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης λίστας με τα μη εκτυπωμένα παραστατικά του συγκεκριμένου σταθμού εργασίας.

Επώνυμος πελάτης

Συνήθως η έκδοση Απόδειξης λιανικής πώλησης γίνεται στο γενικό πελάτη «ΠΕΛΑΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ». Αν όμως θέλουμε να συντηρούμε αναλυτικά στοιχεία για τους πελάτες στους οποίους εκδίδουμε αποδείξεις, αρκεί κατά την έκδοση της απόδειξης να δηλώσουμε συγκεκριμένο υπάρχοντα ή νέο «επώνυμο» πελάτη. Για να γίνει η δήλωση επώνυμου πελάτη πατάμε το πλήκτρο «Αναζήτηση Συν/νου», οπότε και εμφανίζεται η οθόνη διαχείρισης του πελατολογίου μας. Στην περίπτωση που θέλουμε να επιλέξουμε ήδη υπάρχοντα πελάτη, χρησιμοποιούμε έναν από τους παρακάτω τρόπους ανεύρεσης αυτού.

• Ανεύρεση βάσει Επωνυμίας. Για να εμφανίσουμε συγκεκριμένο πελάτη/ πελάτες βάσει επωνυμίας, στο πεδίο «Ονοματεπώνυμο» δηλώνουμε το κατάλληλο μέρος της επωνυμίας πελάτη και πατάμε το πλήκτρο αναζήτησης.
• Ανεύρεση βάσει άλλου Στοιχείου. Για εμφανίσουμε συγκεκριμένο πελάτη/ πελάτες βάσει κάποιου άλλου από τα διαθέσιμα στοιχεία επιλογής (Α.Φ.Μ, Τηλέφωνο, Κάρτα Club), επιλέγουμε το επιθυμητό στοιχείο, δηλώνουμε μέρος ή και ολόκληρο το λεκτικό αναζήτησης και πατάμε το πλήκτρο αναζήτησης.

Όντας στον κατάλογο πελατών και για να επιλέξουμε έναν, εστιάζουμε σε αυτόν και πατώντας το πλήκτρο αποδοχής επιστρέφουμε στη φόρμα της απόδειξης έχοντας κάνει την αντικατάσταση του γενικού πελάτη της απόδειξης με τον επώνυμο της επιλογής μας.

Σημειώστε ότι…

• Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης δίνεται η δυνατότητα επιλογής πελάτη μέσω «Κάρτας club». Στην περίπτωση αυτή και εφόσον δώσουμε υπαρκτό αριθμό κάρτας γίνεται άμεσα επιλογή πελάτη χωρίς να ανοίξει λίστα πελατών. Η δήλωση του αριθμού κάρτας μπορεί να γίνει και με χρήση barcode scanner.

• Η αντικατάσταση του γενικού πελάτη της απόδειξης με επώνυμο μπορεί να ζητηθεί σε οποιοδήποτε στάδιο καταχώρισης μιας απόδειξης χωρίς να χάνεται κανένα από τα ήδη καταχωρημένα στοιχεία της. Επίσης, έχει σαν αποτέλεσμα και την αυτόματη εφαρμογή των συμφωνηθέντων «εμπορικών όρων» (τιμές, εκπτώσεις, δώρα) του επώνυμου πελάτη.

Αν θέλουμε να κάνουμε καταχώριση νέου πελάτη, ανάλογα με τη φύση του πελάτη, πατάμε ένα από τα πλήκτρα «Ιδιώτης» ή «Εταιρεία» οπότε και εμφανίζεται η οθόνη συμπλήρωσης των στοιχείων ταυτοποίησης του πελάτη. Για τη μετακίνηση από ένα πεδίο της φόρμας σε επόμενο/ προηγούμενο χρησιμοποιούμε το δεξί/ αριστερό βελάκι αντίστοιχα. Στα πεδία που είναι επισημασμένα με την ένδειξη της αναζήτησης από λίστα, η δήλωση της επιθυμητής τιμής γίνεται δηλώνοντας μέρος του λεκτικού αναζήτησης και πατώντας το πλήκτρο αναζήτησης. Αφού ολοκληρωθεί η συμπλήρωση των απαραίτητων στοιχείων και, πατώντας διαδοχικά τα πλήκτρα αποδοχής, επιστρέφουμε στη φόρμα της απόδειξης έχοντας κάνει ταυτόχρονα την καταχώριση πελάτη και την αντικατάσταση του γενικού πελάτη της απόδειξης με αυτόν.

Συναλλαγή σε αναμονή

Αν, για οποιονδήποτε λόγο, θέλουμε να προβούμε σε καταχώριση νέας απόδειξης κρατώντας ταυτόχρονα την τρέχουσα «σε αναμονή», πατάμε το πλήκτρο «Αναμονή/ Νέο». Πάτημα του πλήκτρου αυτού έχει σαν αποτέλεσμα την επικάλυψη της τρέχουσας απόδειξης με νέα οθόνη καταχώρισης απόδειξης και αύξηση του πλήθους ανοικτών συναλλαγών κατά μια. Μέσω του μενού «Τρέχουσες Συναλλαγές» μας δίνεται η δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ των «ανοικτών» αποδείξεων. Στην περίπτωση που υπάρχουν περισσότερες της μιας ανοικτές συναλλαγές και προκειμένου η εφαρμογή να μας επιστήσει την προσοχή σε αυτό, το μενού «Τρέχουσες Συναλλαγές» χρωματίζεται κατάλληλα.

Ακύρωση συναλλαγής

Αν, για οποιονδήποτε λόγο, θέλουμε να προβούμε σε ακύρωση καταχώρισης της τρέχουσας απόδειξης, πατάμε το πλήκτρο «Ακύρωση/ Νέο». Πάτημα του πλήκτρου αυτού έχει σαν αποτέλεσμα τη μη καταχώριση της απόδειξης. Η εντολή της ακύρωσης συναλλαγής υπόκειται σε έλεγχο δικαιωμάτων χρήστη. Σε περίπτωση που ο χρήστης της εφαρμογής δεν έχει το συγκεκριμένο δικαίωμα, απαιτείται η επιβεβαίωση της ενέργειας από χρήστη που το έχει.

Εύρεση τιμής

Αν θέλουμε, όντας στο περιβάλλον καταχώρισης απόδειξης, να έχουμε άμεση πληροφόρηση για την τιμή πώλησης κάποιου είδους

πατάμε το πλήκτρο «Εύρεση τιμής είδους» . Η αναζήτηση του επιθυμητού είδους γίνεται μέσω του κωδικού του. Μετά την εύρεση του επιθυμητού είδους και πατώντας το πλήκτρο «Προσθήκη» της οθόνης αναζήτησης, μπορούμε αν θέλουμε να κάνουμε και καταχώριση του είδους στο τρέχον παραστατικό

Ηλεκτρονική υπογραφή

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι εξαιρετικά χρήσιμη σε εμπορικά καταστήματα στα οποία πολλοί πωλητές χρησιμοποιούν τον ίδιο σταθμό εργασίας. Ενεργοποιώντας τη λειτουργικότητα αυτή, κατά την αποθήκευση των παραστατικών ανοίγει οθόνη στην οποία ζητείται υποχρεωτικά να πληκτρολογηθεί ένα «κλειδί» με βάση το οποίο ταυτοποιείται ο χρήστης και αυτός πλέον αποθηκεύεται ως ο χρήστης έκδοσης του παραστατικού. Έτσι, μέσω της ηλεκτρονικής υπογραφής δίνεται η πληροφορία του ποιος πωλητής/χειριστής εξυπηρέτησε τους πελάτες, ανεξάρτητα του ποιος έκανε login στο σταθμό εργασίας.

Τιμολόγιο πώλησης

Η διαδικασία έκδοσης Τιμολογίου πώλησης ενεργοποιείται μέσα από τη φόρμα της Απόδειξης λιανικής πώλησης με πάτημα του πλήκτρου «Τιμολόγιο» και είναι κατά κύριο λόγο όμοια με αυτήν της έκδοσης απόδειξης. Στην ενότητα αυτή θα περιγράψουμε μόνο τα σημεία διαφοροποίησης της διαδικασίας.

Αρχικά, πατώντας το πλήκτρο «Τιμολόγιο», δηλώνουμε στο σύστημα την επιθυμία μας για έκδοση Τιμολογίου και απαντώντας θετικά στο μήνυμα επιβεβαίωσης που εμφανίζεται, μεταβάλλεται αυτόματα ο τύπος του προς καταχώριση παραστατικού από Απόδειξη λιανικής πώλησης σε Τιμολόγιο πώλησης. Στη συνέχεια, με δεδομένο το ότι για την έκδοση Τιμολογίου η δήλωση επώνυμου πελάτη είναι υποχρεωτική, πατάμε το πλήκτρο «Αναζήτηση Συν/νου», οπότε και εμφανίζεται η οθόνη διαχείρισης του πελατολογίου. Από την οθόνη αυτή προχωράμε, κατά τα γνωστά, στην επιλογή υπάρχοντος πελάτη ή στην καταχώριση νέου. Αφού γίνει και η δήλωση πελάτη, προχωράμε στην καταχώριση των ειδών, στη δήλωση των στοιχείων εξόφλησης και τέλος στην έκδοση του Τιμολογίου.

Σημειώστε ότι…

• Η έκδοση Τιμολογίου μπορεί να ζητηθεί σε οποιοδήποτε στάδιο καταχώρισης μιας απόδειξης χωρίς να χάνεται κανένα από τα ήδη καταχωρημένα στοιχεία.

• Κατά την έκδοση Τιμολογίου γίνεται έλεγχος συμπλήρωσης των απαραίτητων στοιχείων ταυτοποίησης του πελάτη στον οποίο εκδίδεται το Τιμολόγιο. Σε περίπτωση που τα στοιχεία αυτά είναι ελλιπή, πατώντας το πλήκτρο «Αναζήτηση Συν/νου», μεταφερόμαστε στην οθόνη διαχείρισης πελατών. Από το σημείο αυτό και πατώντας το πλήκτρο «Προβολή», εμφανίζουμε την καρτέλα του συγκεκριμένου πελάτη. Αφού γίνει η συμπλήρωση των στοιχείων του και πατώντας διαδοχικά τα πλήκτρα αποδοχής, επιστρέφουμε στη φόρμα του Τιμολογίου και προχωράμε στην έκδοση του.

Επιστροφή & Δικαίωμα αγοράς

Όταν η πολιτική επιστροφών δεν επιτρέπει επιστροφές παρά μόνον αλλαγές, ο ενδεδειγμένος τρόπος καταχώρισης της επιστροφής είναι με δήλωση του επιστρεφόμενου είδους μέσα στην Απόδειξη λιανικής πώλησης με την οποία γίνεται και η αγορά του ή των νέων ειδών.

Για να δηλώσουμε την επιστροφή, εισάγουμε πρώτα στην απόδειξη γραμμή με το είδος προς επιστροφή και στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο «Επιστροφή» ή, αν η φόρμα δεν έχει τέτοιο πλήκτρο, πατάμε το συνδυασμό πλήκτρων Shift-F4. Οι γραμμές επιστρεφόμενων ειδών έχουν σαφή οπτική διαφοροποίηση από τις κανονικές γραμμές και μειώνουν το πληρωτέο ποσό της απόδειξης.

Αν η αλλαγή δεν είναι δυνατή ή επιθυμητή από τον πελάτη και εφόσον η πολιτική της εταιρείας επιτρέπει την επιστροφή, η καταχώριση της επιστροφής γίνεται με έκδοση Πιστωτικού σημειώματος, παραστατικό που αποτελεί για τον πελάτη απόδειξη δικαιώματος αγοράς σε μελλοντική στιγμή. Η διαδικασία έκδοσης Πιστωτικού σημειώματος ενεργοποιείται από την επιλογή «Πιστωτικό επιστροφής» του πλήρους μενού (tab Πωλήσεις). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή του πελάτη και των ειδών. Αρχικά, με δεδομένο το ότι για την καταχώριση πιστωτικού σημειώματος η δήλωση πελάτη είναι υποχρεωτική, μεταβαίνουμε στη λίστα πελατών και επιλέγουμε τον επιθυμητό. Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών παρ/κού εισάγουμε τα είδη και την ποσότητα επιστροφής. Τέλος, επιβεβαιώνουμε την ορθότητα των καταχωρίσεων μας και αποθηκεύουμε το παραστατικό.

Σημειώστε ότι…

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης δίνεται η δυνατότητα περιγραφής των κανόνων που διέπουν την πολιτική επιστροφών της εταιρείας. Τέτοιοι κανόνες μπορεί να είναι: απαιτούμενη η παρουσία κάρτας αλλαγής, απαιτούμενη η έγκριση προϊσταμένου για την αλλαγή, έλεγχος του αν και πότε αγοράστηκε το επιστρεφόμενο είδος, έλεγχος του αν το επιστρεφόμενο είδος αγοράσθηκε με έκπτωση, έλεγχος σαιζόν.

Παραγγελία & Κράτηση για λ/σμό πελάτη

Η διαδικασίες καταχώρισης Παραγγελίας πελάτη ή Κράτησης για λ/σμό πελάτη ενεργοποιούνται από τις αντίστοιχες επιλογές του πλήρους μενού (tab Πωλήσεις). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή του πελάτη και των ειδών. Αρχικά, με δεδομένο το ότι για την καταχώριση παραστατικών τέτοιου τύπου η δήλωση επώνυμου πελάτη είναι υποχρεωτική, μεταβαίνουμε στη λίστα πελατών και επιλέγουμε τον επιθυμητό. Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε στην περιοχή των γραμμών παρ/κού και εισάγουμε τα είδη. Μέσω του πλήκτρου «Διαθεσιμότητα» βλέπουμε τη διαθεσιμότητα του είδους ώστε να πληροφορήσουμε τον πελάτη για το αν και πότε θα είναι αυτό διαθέσιμο. Τέλος, μεταφερόμαστε στη σελίδα «Διακανονισμός πληρωμής» εισάγουμε τα στοιχεία προκαταβολής και αποθηκεύουμε το παραστατικό.

Χρηματικές συναλλαγές

Απόδειξη είσπραξης

Η διαδικασία έκδοσης Απόδειξης είσπραξης ενεργοποιείται από την επιλογή «Νέα Είσπραξη» του μενού «Λειτουργίες». Η φόρμα καταχώρισης νέας Απόδειξης είσπραξης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή του πελάτη και του ποσού είσπραξης.

Αρχικά και για να γίνει η δήλωση πελάτη, πατάμε το πλήκτρο «Αναζήτηση Συν/νου», οπότε και εμφανίζεται η οθόνη διαχείρισης του πελατολογίου μας. Από την οθόνη αυτή προχωράμε, κατά τα γνωστά, στην επιλογή υπάρχοντος πελάτη ή στην καταχώριση νέου.

Αφού γίνει η δήλωση πελάτη, και πατώντας το πλήκτρο «Εισαγωγή γραμμής», εμφανίζεται παράθυρο δήλωσης του ποσού είσπραξης. Συμπληρώνουμε το επιθυμητό ποσό και πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, ενημερώνουμε με αυτό την Απόδειξη είσπραξης. Αν, για οποιονδήποτε λόγο, θέλουμε να μεταβάλουμε το ποσό είσπραξης θα πρέπει καταρχάς, πατώντας το πλήκτρο «Διαγραφή Γραμμής», να διαγράψουμε το ήδη καταχωρημένο ποσό και στη συνέχεια να προχωρήσουμε κατά τα γνωστά σε νέα καταχώριση ποσού.

Για να καταγράψουμε πιθανές σημειώσεις/ σχόλια επί της απόδειξης, πατάμε το πλήκτρο «Σχόλιο». Πάτημα του πλήκτρου αυτού έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου πληκτρολόγησης του επιθυμητού σχόλιου.

Τέλος, και για να προχωρήσουμε στην έκδοση της απόδειξης, πατάμε το πλήκτρο «Εκτύπωση». Το πλήκτρο αυτό ενεργοποιεί τις διαδικασίες αποθήκευσης και εκτύπωσης της απόδειξης είσπραξης. Μετά την ολοκλήρωση και της εκτύπωσης, πατώντας το πλήκτρο «Έξοδος» κλείνουμε την οθόνη καταχώρισης απόδειξης είσπραξης και επιστρέφουμε στην κύρια οθόνη καταχώρισης.

Απόδειξη δαπάνης

Η διαδικασία καταχώρισης Απόδειξης δαπάνης ενεργοποιείται από την αντίστοιχη επιλογή του πλήρους μενού (tab Εισπράξεις/ Δοσοληψίες). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή του πιστωτή και των δαπανών. Αρχικά, με δεδομένο το ότι για την καταχώριση απόδειξης δαπάνης η δήλωση πιστωτή είναι υποχρεωτική, μεταβαίνουμε στη λίστα πιστωτών και επιλέγουμε τον επιθυμητό. Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε στην περιοχή των γραμμών παρ/κού και εισάγουμε τις δαπάνες. Τέλος, μεταφερόμαστε στην περιοχή δήλωσης του διακανονισμού πληρωμής, εισάγουμε τα στοιχεία εξόφλησης και αποθηκεύουμε την απόδειξη.

Κλείσιμο βάρδιας & ημέρας

Έκδοση Ζ ταμειακής μηχανής

Όλες οι επιλογές που αφορούν στο κλείσιμο βάρδιας & ημέρας καλούνται από την tab «Λειτουργίες Ταμείου» του πλήρους μενού. Αρχικά και για να γίνει η παραγωγή του Χ ημέρας από τον φορολογικό μας εκτυπωτή, καλούμε την επιλογή Εκτύπωση Χ ταμείου. Στη συνέχεια και για να κάνουμε μια σύγκριση των στοιχείων του φορολογικού εκτυπωτή με τα αντίστοιχα στοιχεία της εφαρμογής, καλούμε την επιλογή Έλεγχος Χ Ταμειακής.

Αφού βεβαιώσουμε τη συμφωνία των στοιχείων του φορολογικού εκτυπωτή με αυτά και εφαρμογής, καλώντας την επιλογή Εκτύπωση Ζ ταμείου προχωράμε στην παραγωγή του Ζ ημέρας από τον φορολογικό μας εκτυπωτή. Τέλος, και προκείμενου να γίνει η καταχώριση των στοιχείων του Ζ ημέρας στην εφαρμογή καλούμε την επιλογή Καταχώριση αρίθμησης Ζ οπότε και εμφανίζεται παράθυρο καταχώρισης των στοιχείων αυτών. Αν έχει γίνει ήδη καταχώριση αρίθμησης Ζ για την τρέχουσα ημερομηνία, το παράθυρο καταχώρισης εμφανίζεται με συμπληρωμένα τα ήδη καταχωρηθέντα στοιχεία. Από το σημείο αυτό μπορούμε να προβούμε σε πιθανή διόρθωση των στοιχείων.

Καταμέτρηση & παράδοση ταμείου

Η διαδικασία έκδοσης παραστατικού Καταμέτρησης ταμείου ενεργοποιείται από την επιλογή «Νέα Καταμέτρηση Ταμείου» του μενού «Λειτουργίες». Η φόρμα καταχώρισης καταμέτρησης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή δήλωσης του ποσού καταμέτρησης.

Για να γίνει η δήλωση ποσού καταμέτρησης, πατάμε το πλήκτρο το πλήκτρο «Εισαγωγή γραμμής» οπότε και εμφανίζεται οθόνη με τα διαθέσιμα χαρτονομίσματα-κέρματα. Η συμπλήρωση του ποσού καταμέτρησης γίνεται είτε πατώντας τα πλήκτρα που αντιπροσωπεύουν τα επιθυμητά χαρτονομίσματα-κέρματα είτε πληκτρολογώντας απευθείας το συνολικό ποσό. Μετά τη συμπλήρωση του συνολικού ποσού πατώντας το πλήκτρο αποδοχής, γίνεται ενημέρωση του παραστατικού με το συγκεκριμένο ποσό καταμέτρησης.

Για να καταγράψουμε πιθανές σημειώσεις/ σχόλια επί του παραστατικού καταμέτρησης, πατάμε το πλήκτρο «Σχόλιο». Πάτημα του πλήκτρου αυτού έχει σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση παράθυρου πληκτρολόγησης του επιθυμητού σχόλιου. Τέλος, και προκειμένου να προχωρήσουμε στην καταχώριση του παραστατικού καταμέτρησης, πατάμε το πλήκτρο «Αποθήκευση». Αν υπάρχουν διαφορές καταμέτρησης, πατώντας το πλήκτρο «Κλείσιμο Διαφορών» καλούμε τη διαδικασία έκδοσης παραστατικού Διόρθωσης χρηματικών διαθεσίμων από διαφορές καταμέτρησης έτσι ώστε, για κάθε χρηματικό λογαριασμό που παρουσιάζει διαφορά, να δημιουργηθεί μια διορθωτική εγγραφή που να εξισώσει το μηχανογραφικό με το «φυσικό» υπόλοιπό του. Μετά την ολοκλήρωση του κλεισίματος των διαφορών και πατώντας το πλήκτρο «Έξοδος» κλείνουμε την οθόνη καταχώρισης παραστατικού καταμέτρησης και επιστρέφουμε στην κύρια οθόνη καταχώρισης.

Συνήθως, κατά τη λήξη βάρδιας ή ημέρας πραγματοποιείται και παράδοση του ταμείου από το χρήστη του σταθμού εργασίας. Η διαδικασία καταχώρισης παραστατικού παράδοσης ταμείου ενεργοποιείται από την επιλογή «Ανάληψη/ Κατάθεση» του πλήρους μενού (tab Εισπράξεις/ Δοσοληψίες) και έχει σαν αποτέλεσμα τη δημιουργία εγγραφής μεταφοράς από το λ/σμό χρηματικών διαθεσίμων του σταθμού εργασίας (πεδίο «Από τον λ/σμό» επικεφαλίδας παραστατικού) στο λ/σμό χρηματικών διαθεσίμων του καταστήματος/ κεντρικών (χρηματικός λ/σμός γραμμής παραστατικού).

Αναφορές

Όλες οι επιλογές που αφορούν στις αναφορές ημέρας ενός σταθμού εργασίας καλούνται από την επιλογή «Εκτυπώσεις ημέρας» του πλήρους μενού.

Back-office καταστήματος

Στην ενότητα αυτή γίνεται αναφορά σε διαδικασίες και ενέργειες που σχετίζονται με τη διαχείριση του καταστήματος (συντήρηση πελατολογίου & καταλόγου ειδών, διαχείριση αποθεμάτων, λογιστικές εργασίες, επικοινωνία με κεντρικά & άλλα καταστήματα).

Πελατολόγιο

Η πρόσβαση στο πλήρες πελατολόγιο της εταιρείας παρέχεται μέσω της επιλογής Λίστα πελατών του πλήρους μενού (tab Πελάτες). Στην οθόνη που εμφανίζεται και πατώντας το πλήκτρο «Αποδοχή» εμφανίζεται η λίστα πελατών ταξινομημένη βάσει κωδικού πελάτη. Αν αναζητούμε συγκεκριμένο πελάτη και για να περιορίσουμε τη λίστα, μεταβαίνουμε στη στήλη «Επωνυμία» της περιοχής φιλτραρίσματος της λίστας και δηλώνουμε τα αρχικά της επωνυμίας του προς αναζήτηση πελάτη. Πέρα από την επωνυμία, δίνεται η δυνατότητα αναζήτησης πελάτη και βάσει άλλων πεδίων όπως Τηλέφωνο, Διεύθυνση, Α.Φ.Μ κ.λπ. Εστιάζοντας σε συγκεκριμένο πελάτη και πατώντας διπλό mouse click μεταβαίνουμε στη φόρμα με τα πλήρη στοιχεία του πελάτη.

Αν θέλουμε να πάρουμε μια γρήγορη εικόνα για τις αγοραστικές συνήθειες ενός πελάτη ή μιας ομάδας πελατών, καλούμε την επιλογή Είδη του πελάτη του πλήρους μενού (tab Πελάτες). Στα κριτήρια της οθόνης που εμφανίζεται δηλώνουμε το επιθυμητό χρονικό διάστημα καθώς και τον/ τους πελάτες που μας ενδιαφέρουν και, πατώντας το πλήκτρο «Αποδοχή», εμφανίζονται στοιχεία πωλήσεων (ποσότητα, αξία, κόστος, % μικτού κέρδους) για τα είδη που αγόρασαν οι πελάτες της επιλογής μας το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Κατάλογος ειδών

Η πρόσβαση στον πλήρη κατάλογο ειδών της εταιρείας παρέχεται μέσω της επιλογής Λίστα ειδών του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης). Στην οθόνη που εμφανίζεται και πατώντας το πλήκτρο «Αποδοχή» εμφανίζεται ο κατάλογος ειδών ταξινομημένος βάσει κωδικού είδους. Αν αναζητούμε συγκεκριμένο είδος και για να περιορίσουμε τη λίστα, μεταβαίνουμε στη στήλη «Κωδικός» της περιοχής φιλτραρίσματος της λίστας και δηλώνουμε τα αρχικά του κωδικού του προς αναζήτηση είδους. Πέρα από τον κωδικό, δίνεται η δυνατότητα αναζήτησης είδους και βάσει άλλων πεδίων όπως Περιγραφή, Βασικός προμηθευτής, Οικογένεια, Ομάδα κ.λπ. Εστιάζοντας σε συγκεκριμένο είδος και πατώντας διπλό mouse click μεταβαίνουμε στη φόρμα με τα πλήρη στοιχεία του είδους.

Αν θέλουμε, από το σύνολο του καταλόγου ειδών να εμφανίσουμε μόνο κάποια με συγκεκριμένα τεχνικά χαρακτηριστικά, καλούμε την επιλογή Εύρεση από χαρακτηριστικά του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης). Στο κριτήριο «Ιδιότητα» της οθόνης που εμφανίζεται δηλώνουμε τα επιθυμητά χαρακτηριστικά και, πατώντας το πλήκτρο «Αποδοχή», εμφανίζονται τα είδη που πληρούν τα κριτήρια μας.

Διαχείριση αποθεμάτων

Φυσική απογραφή

Η διαδικασία καταμέτρησης φυσικού υπολοίπου ενεργοποιείται από την επιλογή «Καταμέτρηση ειδών» του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού, αποθηκευτικός χώρος) και κενή την περιοχή δήλωσης των ειδών. Αρχικά μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών παρ/κού και εισάγουμε τα είδη προς καταμέτρηση. Στη στήλη «Καταμέτρηση» δηλώνουμε την ποσότητα που μετρήσαμε έχοντας ταυτόχρονα άμεση πληροφόρηση για τα λογιστικό (μηχανογραφικό) υπόλοιπο της συγκεκριμένης αποθήκης αλλά και του σύνολο των αποθηκών, καθώς και της διαμορφούμενης διαφοράς λογιστικού-πραγματικού υπολοίπου. Στη συνέχεια, για να καταγραφούν και οι διαφορές ειδών που δεν καταμετρήθηκαν αλλά έχουν λογιστικό υπόλοιπο, πατάμε το πλήκτρο «Μη καταμετρημένα». Κάνοντας πολλαπλή επιλογή των ειδών της λίστας που εμφανίζεται και πατώντας το πλήκτρο «Αποδοχή», εισάγουμε στο παραστατικό καταμέτρησης και τα είδη αυτά. Τέλος, και για να προχωρήσουμε στην καταχώριση του παραστατικού καταμέτρησης, πατάμε το πλήκτρο «Αποθήκευση». Μπορεί, αφότου έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των καταμετρήσεων, να διαπιστώσουμε ότι υπάρχουν εκκρεμότητες καταχώρισης παραστατικών που επηρεάζουν τα αποθέματα της αποθήκης με αποτέλεσμα το λογιστικό υπόλοιπο και επομένως και οι διαφορές να είναι λάθος. Μέσω του πλήκτρου «Ανανέωση υπολοίπων» μας δίνεται η δυνατότητα επαναϋπολογισμού των διαφορών με βάση τα νέα λογιστικά υπόλοιπα.

Αν υπάρχουν διαφορές μεταξύ λογιστικού-πραγματικού υπολοίπου, για να τις εκτυπώσουμε, πατάμε το πλήκτρο «Εκτύπωση διαφορών» της φόρμας καταχώρισης. Τέλος, και πατώντας το πλήκτρο «Κλείσιμο Διαφορών» καλούμε τη διαδικασία έκδοσης παραστατικού Οριστικοποίησης διαφορών φυσικής απογραφής έτσι ώστε, για κάθε είδος που παρουσιάζει διαφορά (έλλειμμα ή πλεόνασμα), να δημιουργηθεί διορθωτική εγγραφή που να εξισώσει το λογιστικό (μηχανογραφικό) με το πραγματικό υπόλοιπό του.

Αναπλήρωση αποθέματος

Στόχος της αναπλήρωσης αποθεμάτων είναι η διατήρηση των αποθεμάτων του καταστήματος στα απαραίτητα για τη εύρυθμη λειτουργία του επίπεδα. Για να πληροφορηθούμε για το επίπεδο των αποθεμάτων καλούμε την επιλογή Υπόλοιπα ειδών του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης). Από την οθόνη αυτή μπορούμε να δούμε αναλυτικά πληροφορίες για τη διαθεσιμότητα των ειδών στο κατάστημα μας αλλά και στα άλλα καταστήματα της εταιρείας. Οι ποσότητες που προβάλλονται είναι: το πραγματικό και το διαθέσιμο υπόλοιπο, τα αναμενόμενα (από άλλα υποκαταστήματα, από προμηθευτές ή από παραγωγή), οι παραγγελίες πελατών ή άλλων καταστημάτων και το μελλοντικό υπόλοιπο, μετά την πιθανή παραλαβή-αποστολή όλων των προηγούμενων.

Αν τα είδη σε έλλειψη του καταστήματος μας υπάρχουν σε άλλο κατάστημα, από την επιλογή Παραγγελία από άλλο κατάστημα του πλήρους μενού (tab Συναλλαγές με καταστήματα) καλούμε τη διαδικασία καταχώρισης Παραγγελίας ενδοδιακίνησης. Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή των καταστημάτων αποστολής-προορισμού και των ειδών. Αρχικά, στο πεδίο «Αποστολή» δηλώνουμε το κατάστημα από το οποίο ζητάμε τη μεταφορά και στο πεδίο «Προορισμός» δηλώνουμε το δικό μας κατάστημα. Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών και εισάγουμε τα είδη, την ποσότητα παραγγελίας και την επιθυμητή ημερομηνία παράδοσης. Τέλος, ελέγχουμε την επάρκεια υπόλοιπου του καταστήματος από το οποίο παραγγέλνουμε, και αποθηκεύουμε την παραγγελία. Η καταχώριση της παραγγελίας έχει ως αποτέλεσμα την ενημέρωση του μετρητή «Παραγγελίες προς υποκαταστήματα» του καταστήματος «Αποστολή» και του μετρητή «Αναμενόμενα από υποκαταστήματα» του καταστήματος «Προορισμός».

Παραλαβές αγορών

Η διαδικασία καταχώρισης Δελτίου παραλαβής αγορών ενεργοποιείται από την επιλογή «Παραλαβές αγορών» του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή του προμηθευτή και των ειδών. Αρχικά, με δεδομένο το ότι για την καταχώριση δελτίου παραλαβής η δήλωση προμηθευτή είναι υποχρεωτική, μεταβαίνουμε στη λίστα προμηθευτών και επιλέγουμε τον επιθυμητό. Υποχρεωτική επίσης είναι και η συμπλήρωση των στοιχείων του πρωτογενούς δικαιολογητικού, οπότε μεταβαίνουμε στα πεδία εναλλακτική ημ/νία & εναλλακτικό παραστατικό της φόρμας καταχώρισης και τα συμπληρώνουμε. Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών παρ/κού εισάγουμε τα είδη και την ποσότητα παραλαβής. Τέλος, επιβεβαιώνουμε την ορθότητα των καταχωρίσεων μας και αποθηκεύουμε το παραστατικό.

Σημειώστε ότι…

• Για διευκόλυνση της διαδικασίας καταχώρισης των ειδών στο δελτίο παραλαβής, δίνεται και η δυνατότητα εισαγωγής τους με χρήση barcode ή με αυτόματη εισαγωγή από αρχείο.

• Για διευκόλυνση της διαδικασίας ελέγχου της ορθότητας παραλαβών, δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης ετικετών – barcodes με βάση τα δελτία παραλαβής.

Τροφοδότηση άλλου καταστήματος

Για άμεση έκδοση Δελτίου αποστολής προς άλλο κατάστημα, καλούμε την επιλογή «Ενδοδιακινήσεις» του πλήρους μενού (tab Συναλλαγές με καταστήματα). Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή των καταστημάτων αποστολής-προορισμού και των ειδών. Αρχικά, στο πεδίο «Αποστολή» δηλώνουμε το κατάστημα μας και στο πεδίο «Προορισμός» δηλώνουμε το κατάστημα προς το οποίο θα γίνει η αποστολή. Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών όπου εισάγουμε τα είδη και την ποσότητα αποστολής. Τέλος, επιβεβαιώνουμε την ορθότητα των καταχωρίσεων μας και αποθηκεύουμε το παραστατικό. Η καταχώριση του παραστατικού έχει ως αποτέλεσμα την ενημέρωση του μετρητή «Υπόλοιπο» τόσο του καταστήματος «Αποστολή» όσο και του καταστήματος «Προορισμός».

Για να γίνει δέσμευση αποθέματος προς αποστολή σε άλλο κατάστημα, από την επιλογή «Κράτηση για αποστολή σε άλλο κατάστημα» του πλήρους μενού (tab Συναλλαγές με καταστήματα) καλούμε τη διαδικασία καταχώρισης παραστατικού Δέσμευσης για ενδοδιακίνηση. Η φόρμα καταχώρισης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα στοιχεία της επικεφαλίδας (τύπος/ σειρά παραστατικού) και κενή την περιοχή των καταστημάτων αποστολής-προορισμού και των ειδών. Αρχικά, στο πεδίο «Αποστολή» δηλώνουμε το κατάστημα μας και στο πεδίο «Προορισμός» δηλώνουμε το κατάστημα για το οποίο θα γίνει η δέσμευση. Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην περιοχή των γραμμών και εισάγουμε τα είδη, την ποσότητα δέσμευσης και την προβλεπόμενη ημερομηνία παράδοσης. Τέλος, ελέγχουμε την επάρκεια υπόλοιπου του καταστήματος μας, και αποθηκεύουμε το παραστατικό. Η καταχώριση του παραστατικού έχει ως αποτέλεσμα την ενημέρωση του μετρητή «Δεσμευμένα» του καταστήματος «Αποστολή» και του μετρητή «Αναμενόμενα από υποκαταστήματα» του καταστήματος «Προορισμός».

Για την έκδοση Δελτίου αποστολής δεσμευμένου αποθέματος, από την επιλογή «Αποστολή σε άλλο κατάστημα δεσμευμένων ειδών» του πλήρους μενού (tab Συναλλαγές με καταστήματα) μεταφερόμαστε στο περιβάλλον μετάβασης των Δελτίων δέσμευσης σε Δελτία ενδοδιακίνησης δεσμευμένου αποθέματος. Η οθόνη μετάβασης έχει ήδη συμπληρωμένα τα απαραίτητα για την έκδοση των δελτίων στοιχεία οπότε, πατώντας το πλήκτρο «Επόμενο», μεταφερόμαστε στη λίστα των παραστατικών προς μετάβαση. Επιλέγουμε τα επιθυμητά δελτία δέσμευσης και πατώντας διαδοχικά το πλήκτρο «Επόμενο» προχωράμε στην έκδοση των Δελτίων αποστολής. Η ολοκλήρωση της διαδικασίας έχει σαν αποτέλεσμα την ταυτόχρονη ενημέρωση των μετρητών «Υπόλοιπο» & «Δεσμευμένα» του καταστήματος «Αποστολή» και των μετρητών «Υπόλοιπο» & «Αναμενόμενα από υποκαταστήματα» του καταστήματος «Προορισμός».

Συγκεντρωτικό δελτίο λιανικής

Σκοπός της διαδικασίας έκδοσης συγκεντρωτικού δελτίου λιανικής είναι η ομαδοποίηση των αποδείξεων λιανικής πώλησης σε συγκεντρωτικά παραστατικά μέσω του οποίου γίνεται η ενημέρωση της Λογιστικής. Η ομαδοποίηση των παραστατικών γίνεται ανά ημερομηνία, κατάστημα & καθεστώς ΦΠΑ. Επιπλέον δίνεται η δυνατότητα ομαδοποίησης κατά πελάτη και σειρά παραστατικών ενώ υπάρχει και δυνατότητα ομαδοποίησης των γραμμών εξόφλησης ανά χρηματικό λογαριασμό. Τέλος, μέσω χρονοπρογραμματισμού της διαδικασίας, δίνεται η δυνατότητα της αυτόματης περιοδικής εκτέλεσης της (π.χ στο τέλος κάθε ημέρας)

Τα παραγόμενα παραστατικά, αντί για το αναλυτικά τα είδη των αποδείξεων, περιέχουν μια γραμμή είδους ανά λογιστική κατηγορία και κατηγορία Φ.Π.Α. Το πεδίο «Αιτιολογία» του παραγόμενου παραστατικού ενημερώνεται με τα όρια των αριθμών αποδείξεων λιανικής πώλησης (π.χ. «Αρ. Αποδείξεων : ΑΠΛ-Α-00101 έως ΑΠΛ-Α-00125») ενώ το πεδίο «Εναλλακτικό παραστατικό» των πρωτογενών αποδείξεων ενημερώνεται με τον αριθμό του συγκεντρωτικού δελτίου που παράγεται από αυτές (π.χ. ΛΣΑ-00023). Αν υπάρχουν ακυρωμένες αποδείξεις, αυτές ομαδοποιούνται ξεχωριστά και ακυρώνονται αυτόματα σε ένα συγκεντρωτικό Ακυρωτικό, αναγράφοντας τους αριθμούς των ακυρωμένων αποδείξεων.

Σημειώστε ότι…

Σε περίπτωση λάθους, υπάρχει η δυνατότητα διαγραφής των συγκεντρωτικών παραστατικών και επανεκτέλεσης της διαδικασίας έχοντας όμως απενεργοποιήσει την επιλογή «Να εξαιρεθούν τα επεξεργασμένα».

Επικοινωνία με κεντρικά

Όλες οι διαδικασίες που συνδέονται με την επικοινωνία μεταξύ κεντρικών και επιμέρους καταστημάτων ή σταθμών εργασίας καλούνται από την tab «Επικοινωνία με τα κεντρικά» του πλήρους μενού.

Συντήρηση καταλόγου ειδών

Καλώντας την επιλογή Είδη με μεταβολές εμφανίζεται λίστα με τα είδη τα οποία έχουν υποστεί οποιοδήποτε μεταβολή στοιχείων μέσα στο χρονικό διάστημα που θα δηλωθεί στα κριτήριο εμφάνισης της λίστας, ενώ καλώντας την επιλογή Είδη με αλλαγές τιμοκαταλόγου εμφανίζεται λίστα μόνο με τα είδη εκείνα που έχουν υποστεί μεταβολή σε στοιχεία που σχετίζονται με τιμές – εκπτώσεις.

Σημειώστε ότι…

Μέσω της επιλογής Εκτύπωση ετικετών του πλήρους μενού (tab Διαχείριση αποθήκης) δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης των ειδών που έχουν υποστεί μεταβολές μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και εκτύπωσης νέων ετικετών για αυτά.

Συγχρονισμός δεδομένων

Μέσω των ενεργειών της ανταλλαγής αρχείων επιτυγχάνεται ο συγχρονισμός των δεδομένων μεταξύ κεντρικών και επιμέρους καταστημάτων ή σταθμών εργασίας. Ένα τυπικό παράδειγμα ανταλλαγής αρχείων είναι η αποστολή των ημερήσιων συναλλαγών από τα καταστήματα προς τα κεντρικά και η αποστολή των μεταβολών του πελατολογίου ή του καταλόγου ειδών από τα κεντρικά προς τα καταστήματα. Απαραίτητη προϋπόθεση για την ανταλλαγή αρχείων είναι το να έχει γίνει κεντρικός ορισμός των δεδομένων προς ανταλλαγή.

Οι διαδικασίες συγχρονισμού δεδομένων καλούνται από την επιλογή «Ανταλλαγή αρχείων» του πλήρους μενού (tab Επικοινωνία με τα κεντρικά). Καλώντας την επιλογή «Ανταλλαγή αρχείων» μεταφερόμαστε στο περιβάλλον μέσα από οποίο γίνεται όλη η διαχείριση της επικοινωνίας των συστημάτων. Πατώντας το πλήκτρο «Εντολές», μεταφερόμαστε στην οθόνη εκτέλεσης των επιμέρους εντολών συγχρονισμού δεδομένων και από τη λίστα των διαθέσιμων λειτουργιών επιλέγουμε την επιθυμητή. Για την καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας συγχρονισμού δεδομένων δίνεται η δυνατότητα, μέσω του χρονοπρογραμματισμού, της αυτόματης περιοδικής εκτέλεσης των ενεργειών συγχρονισμού δεδομένων (π.χ στο τέλος κάθε ημέρας). Αυτός είναι και ο ενδεδειγμένος τρόπος λειτουργίας του συστήματος.

Πληροφόρηση

Στην ενότητα αυτή περιγράφονται τα διαθέσιμα εργαλεία πληροφόρησης. Μέσω των εργαλείων αυτών δίνεται η δυνατότητα ελέγχου των αποτελεσμάτων του καταστήματος αλλά και λήψης αποφάσεων που αποσκοπούν στην αποδοτικότερη λειτουργία του καταστήματος.

Στατιστικά στοιχεία πωλήσεων

Πωλήσεις καταστήματος ανά ώρα Εμφανίζει, για το χρονικό διάστημα που θα επιλεγεί, στοιχεία τζίρου και ποσότητας πωλήσεων ανά ώρα.

Σύγκριση πωλήσεων ανά ημερομηνία Εμφανίζει συγκριτικά στοιχεία τζίρου και ποσότητας πωλήσεων για τα έτη που θα επιλεγούν.

Πωλήσεις ανά κατηγορία ειδών Εμφανίζει στοιχεία τζίρου και ποσότητας πωλήσεων βάσει των πεδίων ομαδοποίησης του είδους.

Στατιστική κίνησης καταστήματος

Εμφανίζει στοιχεία πωλήσεων και εισπράξεων ανά κατάστημα. Έχει οριστεί έτσι ώστε να «ανανεώνεται» κάθε 10 λεπτά της ώρας. Χρησιμεύει για να παρακολουθεί κανείς σε πραγματικό χρόνο την εξέλιξη της κίνησης των καταστημάτων. Με προτεινόμενη την τρέχουσα ημερομηνία παρουσιάζει τον τζίρο, τις μικτές πωλήσεις και τις εισπράξεις με διαρκή προβολή του χρόνου που πέρασε από την τελευταία πώληση και από την τελευταία είσπραξη.

Κορυφαία είδη σε πωλήσεις Εμφανίζει, για το χρονικό διάστημα που θα επιλεγεί, λίστα με τα κορυφαία, βάσει τζίρου και ποσότητας πωλήσεων, είδη.

Πωλήσεις σε σχέση με τις καιρικές συνθήκες

Εμφανίζει τζίρο και ποσότητα πωλήσεων σε συσχέτιση με τις επικρατούσες καιρικές συνθήκες κατά το χρόνο της πώλησης.

Σύγκριση πωλήσεων & επισκεψιμότητας

Εμφανίζει συγκριτικά στοιχεία τζίρου, πλήθους συναλλαγών & επισκεψιμότητας των καταστημάτων.

Επισκεψιμότητα καταστήματος Παρέχει πληροφόρηση σχετικά με το πώς εξελίσσεται η επισκεψιμότητα ανά ώρα της ημέρας, ημέρα της εβδομάδας, ανά μήνα και ανά έτος. Εμφανίζει συγκεντρωτικά το αποτέλεσμα για όλες τις κάμερες καταγραφής της εταιρείας και στη συνέχεια αναλυτικά για κάθε κατάστημα ξεχωριστά.

Εποπτική εικόνα καταστημάτων

Εμφανίζει σε απεικόνιση τύπου dash board πληροφορίες σχετικές με τις πωλήσεις των καταστημάτων αλλά και της εταιρείας στο σύνολό της: Τζίρος των τελευταίων 12 μηνών Τζίρο ανά πωλητή Πωλήσεις των καταστημάτων την τρέχουσα εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο σε σύγκριση με το αντίστοιχο περσινό διάστημα. Μέσο ύψος συναλλαγής για το τελευταίο 12-μηνο Μέσος αριθμός ειδών ανά απόδειξη το τελευταίο 12-μηνο Αξία πωλήσεων σε σύγκριση με την αξία αποθέματος Κορυφαία είδη σε τζίρο. Η πληροφορία αυτή εμφανίζεται ομαδοποιημένη σύμφωνα με το πεδίο ομαδοποίησης (οικογένεια, ομάδα, κατηγορία, υποκατηγορία) που θα δηλωθεί στα κριτήρια της εκτύπωσης.

Καλάθι λιανικής

Εμφανίζει σε απεικόνιση τύπου dash board πληροφορίες & δείκτες που σχετίζονται με τις πωλήσεις όπως: Πλήθος συναλλαγών, Ποσότητα πωλήσεων, Τζίρος, Μέση τιμή πώλησης, Μέσος τζίρος, Μέση ποσότητα, Μικτό κέρδος πωλήσεων, Πλήθος επώνυμων / ανώνυμων πελατών, Πλήθος συναλλαγών με πιστωτική κάρτα. Η αναλυτική σελίδα πωλήσεων παρέχει ανάλυση των παραπάνω δεικτών ανά κατάστημα, ενώ η συνοπτική σελίδα τη συγκεντρωτική εικόνα των δεικτών λιανικής πώλησης.