CRM-TaskType EL

Από

H οντότητα “Τύπος εργασίας”

Οι Τύποι εργασιών περιέχουν τα απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση των εργασιών και προσδιορίζουν τη συμπεριφορά τους. Προτείνονται έτοιμοι από την βασική παραμετροποίηση και καλύπτουν τις εσωτερικές διαδικασίες μιας εταιρείας και της διαχείρισης των σχέσεων με τους πελάτες της. Υπάρχει η δυνατότητα παραμετροποίησης και δημιουργίας νέου Τύπου Εργασίας. Συνιστάται να γίνεται “Νέο με αντιγραφή” από κάποιον άλλο λειτουργικό τύπο εργασίας της ίδιας κατηγορίας.

Η παραμετροποίηση των Τύπων Εργασίας γίνεται από το μενού: Εργαλεία & Ρυθμίσεις \ Παραμετροποίηση \ Διαχείριση Εργασιών \ Τύποι Εργασιών.  

Οι τύποι εργασιών χωρίζονται σε έξι κλάσεις:

  1. Γενική Εργασία, για χρήση σε διάφορες γενικές εταιρικές διαδικασίες

  2. Επικοινωνία, για χρήση σε ενέργειες που αφορούν την επικοινωνία της εταιρείας με τους πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές κ.τ.λ.

  3. Ευκαιρία πώλησης, για χρήση σε ενέργειες που σχετίζονται με τις διαδικασίες πωλήσεων μιας εταιρείας

  4. Εκστρατεία, για ενέργειες που σχετίζονται με διαδικασίες οργάνωσης εκστρατειών

  5. Αίτημα εξυπηρέτησης, για χρήση σε ενέργειες που σχετίζονται με την after sales εξυπηρέτηση των πελατών

  6. Όρος σύμβαση, για χρήση σε εργασίες που σχετίζονται με όρους συμβολαίων (SLAs)

Οποιαδήποτε αλλαγή στην παραμετροποίηση παραστατικών απαιτεί επαναρχικοποίηση της cache.

Βασικά στοιχεία

Τα βασικά στοιχεία είναι κοινά για όλες τις κατηγορίες τύπων εργασιών.

Πεδίο Επεξήγηση
Κλάση εργασίας Ορίζουμε την κλάση στην οποία θα ανήκει η συγκεκριμένη εργασία. Αναλόγως της κλάσης ενεργοποιούνται και αποκτούν νόημα τα αντίστοιχα πεδία, όπως περιγράφονται στις επόμενες ενότητες.
Κωδικός Ο Κωδικός είναι το πεδίο ταυτοποίησης του τύπου εργασίας με έλεγχο μοναδικότητας. Βάσει αυτού γίνεται η αναζήτηση και η επιλογή τύπου, κατά τις καταχωρίσεις εργασιών. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό και μπορεί να έχει μέχρι 50 χαρακτήρες.
Πρόθεμα

Το πρόθεμα που ακολουθεί την εργασία, και συμμετέχει ως συστατικό της δημιουργίας του κωδικού της εργασίας. Θα μπορούσε να ταυτίζεται με τον κωδικό του τύπου εργασίας αλλά μπορεί και να διαφοροποιείται, όταν υπάρχει η ανάγκη πάνω από ένας τύποι εργασιών να χρησιμοποιούν κοινή αρίθμηση.

Ο κωδικός της εργασίας διαμορφώνεται από 2 τμήματα χωρισμένα με διαχωριστικό (-): α. το πρόθεμα αυτό και β. μια αύξουσα αρίθμηση 5 ψηφίων. Οι παρακάτω γενικές παράμετροι (στην κατηγορία παραμέτρων CRM - Θέματα), δίνουν κάποιες δυνατότητες εξειδίκευσης του κανόνα αυτού:

  • Μέγιστο πλήθος μηδενικών για τη διαμόρφωση κωδικού θέματος. Αν π.χ. δοθεί η τιμή “6”, τότε μια εργασία του τύπου ΥΠΘ θα πάρει κωδικό της μορφής ΥΠΘ-000001

  • Απόδοση κωδικού θέματος, η οποία καθορίζει τη στιγμή που αποδίδεται ο κωδικός στην εργασία και έχει τις εξής τιμές :

    Βάσει τύπου θέματος: Θα ισχύσει η λειτουργικότητα που ορίζει το πεδίο Απόδοση κωδικού μέσα στον τύπο εργασίας.

Πρόταση κατή τη δημιουργία / απόδοση κατά την αποθήκευση : προτείνεται ο κωδικός κατά την δημιουργία της εργασίας, αλλά οριστικοποιείται η αρίθμησή του κατά την αποθήκευση.

Καμία : δεν γίνεται καμία ανάθεση κωδικού και το πεδίο παραμένει Null.

Εξαίρεση στον κανόνα αποτελεί το interaction και ειδικότερα τα fax, email, sms κλπ όπου γίνεται πραγματική ανάθεση κατά τη δημιουργία.

Διεθνής Κωδικός Ο Διεθνής Κωδικός είναι επίσης πεδίο ταυτοποίησης του τύπου, με έλεγχο μοναδικότητας. Συνήθως έχει μια αριθμητική τιμή ή τιμή με λατινικούς χαρακτήρες, αναγνώσιμους από οποιαδήποτε ξενόγλωσση εγκατάσταση. Δεν απαιτείται η συμπλήρωσή του κατά την καταχώριση νέου τύπου, δεδομένου ότι παίρνει αυτόματα μια προτεινόμενη τιμή.
Περιγραφή Η περιγραφή της εργασίας, π.χ. "Ευκαιρία πώλησης". Το πεδίο είναι υποχρεωτικό και μπορεί να έχει μέχρι 100 χαρακτήρες.
Εναλλακτική περιγραφή Είναι πληροφοριακή περιγραφή και συμπληρώνεται προαιρετικά, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.
Απόδοση κωδικού Ορίζουμε την χρονική στιγμή κατά την οποία θα προταθεί και θα αποδοθεί ο κωδικός της εργασίας
Φόρμα UI Ορίζουμε την φόρμα καταχώρησης/εμφάνισης των εργασιών
Τίτλος παραθύρου

Ορίζουμε την επιθυμητή μορφή του τίτλου της δεικτοσελίδας με τις εξής επιλογές :

CRM-TaskType EL-image2.png

Ανενεργό Αν επιλεγεί, απενεργοποιεί τον Τύπο, ο οποίος στο εξής θα εξαιρείται από την επιλογή/αναζήτηση τύπου, κατά την καταχώριση νέας εργασίας.
Εικονίδια Δυνατότητα επιλογής 2 εικονιδίων σε 2 διαστάσεις. Χρησιμοποιούνται προϊοντικά σε σχετικές όψεις για εύκολη οπτική αναγνώριση του τύπου εργασίας.

Βασική λειτουργικότητα

Πεδίο Επεξήγηση
Ομ. καταστάσεων

Ορίζουμε τις επιθυμητές τιμές καταστάσεων που θα είναι διαθέσιμες στο σχετικό πεδίο. Η οθόνη της ομάδας είναι η παρακάτω:

CRM-TaskType EL-image3.png

όπου ορίζουμε:

Επικεφαλίδα

Κωδικός: Ο κωδικός της ομάδας καταστάσεων

Περιγραφή: Η περιγραφή της ομάδας καταστάσεων

Εναλλακτική περιγραφή: Πληροφοριακή περιγραφή και συμπληρώνεται προαιρετικά, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.

Ανενεργό: Εφόσον επιλεχθεί δεν θα είναι διαθέσιμο προς επιλογή στα σχετικά πεδία.

Ομάδα αποκρίσεων: Χρησιμοποιείται για χρήση σε αποκρίσεις για να διαφοροποιώ καταστάσεις για απάντηση από κάποια marketing καμπάνια ή marketing ενέργεια.

Γραμμές καταστάσεων

ΑΑ: Αυτόματη απόδοση αύξουσα αρίθμησης

Κωδικός: τον κωδικό της κατάστασης

Περιγραφή: ορίζουμε την περιγραφή της κατάστασης

Εναλλακτική περιγραφή: πληροφοριακή περιγραφή και συμπληρώνεται προαιρετικά, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.

Κατάσταση: Ομαδοποιητικό πεδίο με σταθερή λίστα τιμών (Ανοιχτό, Σε Εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε, Έκλεισε ανεπιτυχώς, Ακυρώθηκε), με στόχο να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κοινό κριτήριο σε όψεις ή διαδικασίες πολλών διαφορετικών τύπων εργασιών με διαφορετικές τιμές καταστάσεων. Π.χ. Να μπορούμε να πάρουμε σε μία εκτύπωση όλες τις εργασίες πωλήσεων που βρίσκονται Σε Εξέλιξη, χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζω τις επιμέρους διαφορετικές καταστάσεις των επιμέρους τύπων εργασιών πωλήσεων.

Χαρακτηρισμός: Ελεύθερο πεδίο κειμένου, χρήση για πρόσθετη ή διαφοροποιημένη ομαδοποίηση των καταστάσεων σε περίπτωση που δεν μας καλύπτει το προηγούμενο πεδίο.

Προεπιλογή : Εφόσον επιλεχθεί η συγκεκριμένη τιμή κατάστασης θα έρχεται ως προτεινόμενη κατά την δημιουργία εργασίας του συγκεκριμένου τύπου.

Μικρό/Μεγάλο εικονίδιο : Δυνατότητα επιλογή εικονιδίου σε 2 διαστάσεις για εύκολη αναγνώριση της κατάστασης τις εργασίας τόσο μέσα από την οθόνη καταχώρησής της, όσο και από όψεις.

Ανενεργό: Αν επιλεγεί, απενεργοποιεί αυτή την τιμή κατάστασης, η οποία στο εξής θα εξαιρείται από την επιλογή/αναζήτηση κατάστασης, κατά την καταχώριση νέας εργασίας

Διεθνής κωδικός: Ο Διεθνής Κωδικός είναι επίσης πεδίο ταυτοποίησης της τιμής της κατάστασης, με έλεγχο μοναδικότητας. Συνήθως έχει μια αριθμητική τιμή ή τιμή με λατινικούς χαρακτήρες, αναγνώσιμους από οποιαδήποτε ξενόγλωσση εγκατάσταση. Δεν απαιτείται η συμπλήρωσή του κατά την καταχώριση νέας τιμής κατάστασης, δεδομένου ότι παίρνει αυτόματα μια προτεινόμενη τιμή.

Ομάδες εργασίας

Πρόκειται για ένα τρόπο ομαδοποίησης πολλών Τύπων Εργασιών, που χρησιμοποιούνται σε κάποιον έλεγχο, επιλογή εμφάνισης από το μενού, επιλογή εμφάνισης στο Outlook, ενεργοποίηση κάποιας λειτουργικότητας ή κάτι άλλο (π.χ. χρήση ως φίλτρο σε όψεις κ.τ.λ.). Ένας τύπος εργασίας μπορεί να έχει πολλές ομάδες εργασίας.

Οι ομάδες εργασίας καθορίζονται από το μενού της παραμετροποίησης (Εργαλεία & ρυθμίσεις/ Παραμετροποίηση/Διαχείριση εργασιών/Ομάδες εργασίας). Στον πίνακα αυτό στην στήλη Περιγραφή αναφέρεται η λειτουργικότητα κάθε επιλογής.

Π.χ. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ: Ορίζει ποιοι τύποι εργασιών θα εμφανίζονται στο ημερολόγιο πωλήσεων

Otl_Appointment: Αφορά παράμετρο συστήματος για τις εργασίες που μεταφέρονται μεταξύ ESCRM-MSOutlook

Κατηγορίες (1-Μ) Επιλογή από τις Κατηγορίες εργασιών, αλλά με την πρόσθετη δυνατότητα πολλαπλής επιλογής.
Σετ ιδιοτήτων Δυνατότητα επιλογής ομάδας ιδιοτήτων από τις διαθέσιμες . Η παραμετροποίηση των Ιδιοτήτων πραγματοποιείται από το μενού της παραμετροποίησης (Εργαλεία & ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση πεδίων/Επί πλέον ιδιότητες). Αναλυτικότερες οδηγίες στο κεφάλαιο Επί πλέον ιδιότητες
Χαρ. παραστατικών Επιλογή από τους χαρακτηρισμούς που είναι διαθέσιμοι στους τύπους παραστατικών. Εξασφαλίζει το σε ποιου τύπου παραστατικά θα είναι διαθέσιμες προς επιλογή οι εργασίες του συγκεκριμένου τύπου εργασίας. Δηλαδή στο σύνολο των παραστατικών, των οποίων ο τύπος έχει τουλάχιστον έναν από τους επιλεγμένους χαρακτηρισμούς, στα οποία θα είναι διαθέσιμες οι εργασίες αυτές.
Μέσο εργασίας Παραμετρικός πίνακας όπου ορίζεται το μέσο εκτέλεσης της εργασίας. Εφόσον επιλεχθεί εδώ τιμή, αυτή θα έρχεται ως προτεινόμενη κατά την καταχώρηση νέας εργασίας, με δυνατότητα τροποποίησής της. Οι τιμές του καθορίζονται από το μενού της παραμετροποίησης (Εργαλεία & ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση/Διαχείριση εργασιών/Εργασίες/Μέσο εκτέλεσης εργασίας) ή με δεξί κλικ/Διαχείριση μέσα από τη φόρμα αυτή.
Κατηγορία ακύρωσης Επιλογή από τις διαθέσιμες κατηγορίες εργασιών, για χρήση στο πεδίο Λόγος ακύρωσης.
Πρότυπο

Είναι πρότυπο? : Ορίζουμε εάν ο τύπος εργασίας είναι ή χρησιμοποιεί πρότυπο. Στην πρώτη περίπτωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλους τύπους εργασιών ως τύπος πρότυπης εργασίας και ενεργοποιείται το πεδίο Σχέδιο ανάθεσης στο οποίο ορίζουμε τα πεδία και τον τρόπο μεταφοράς των τιμών από το πρότυπο στην τρέχουσα εργασία.

Στην δεύτερη περίπτωση ενεργοποιούνται και τα πεδία Τύπος πρότυπης εργασίας : ορίζουμε τον επιθυμητό τύπο εργασίας που είναι ορισμένος ως πρότυπο και το Εφαρμογή : καθορίζουμε εάν από το πρότυπο θα εφαρμοστεί μόνο η κύρια εργασία ή και οι επιμέρους με όποιον τρόπο προβλέπει το σχέδιο ανάθεσης.

Σχέδιο ανάθεσης δεδομένων: Ορίζεται το σχέδιο ανάθεσης (mapprofile – ανοίγει με το εργαλείο των αυτοματισμών) με το οποίο καθορίζουμε το ποια πεδία και πώς θα μεταφερθούν από την πρότυπη εργασία στην τρέχουσα (Υπάρχουν κάποια έτοιμα στην διαδρομή ESMapProfiles/Templates ανά κλάση εργασίας). Ο ορισμός γίνεται ως εξής : Templates/όνομα αρχείου π.χ. Templates/Opportunity .

Τύπος σημειώσεων

Προσδιορίζει τον τύπο κειμένου στο πεδίο Σημειώσεις. Έχει προκαθορισμένη τιμή στους τύπους εργασιών, αλλά μπορεί να αλλάξει ανά εργασία από το σχετικό πεδίο. Οι διαθέσιμες τιμές είναι:

0: Reach Text Format

1: Simple text

2: HTML

Ανάλογα με την τιμή που τελικά έχει στο αντίστοιχο πεδίο της εργασίας επιλέγεται και ο αντίστοιχος editor στην εργασία, εφόσον η φόρμα έχει στο πεδίο Σημείωσες στην παράμετρο EntryMode τιμή default.

Τύπος συν/νου Ορίζει ποιοι τύποι συναλλασσόμενων είναι επιλέξιμοι στον συγκεκριμένο τύπο εργασίας (Πελάτης, Προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής).
Τύπος ειδών Ορίζει ποιοι τύποι ειδών είναι επιλέξιμοι στο τμήμα των γραμμών ειδών της εργασίας (ESTMTaskItem). Υπάρχει δυνατότητα επιλογής από όλους τους τύπους των ειδών αποθήκης, πάγια, υπηρεσίες και δαπάνες.
Φίλτρο διεύθυνσης Ορίζει εάν θα είναι επιλέξιμες όλες οι διευθύνσεις των προσώπων ή μόνο αυτές που είναι χαρακτηρισμένες ως σημεία διανομής.
Επιτρέπεται επιλογή επαφών μόνο του προσώπου Είναι παράμετρος που αφορά τη λίστα αποδεκτών και περιορίζει τη λίστα αποδεκτών στις επαφές του προσώπου και μόνο.
Επιλογή προσώπου βάσει email αποδέκτη Έχει νόημα σε εργασίας με αποδέκτες (π.χ. email πωλήσεων) , όπου με την πρώτη συμπλήρωση ηλεκτρονικής διεύθυνσης στο τμήμα των αποδεκτών (to,cc,bcc) εφόσον αυτό ταυτοποιηθεί με το email κάποιου προσώπου, συμπληρώνεται αυτόματα τα πεδία αυτά.
Επιλογή ειδών βάσει ιεραρχίας Εφόσον ενεργοποιηθεί φιλτράρονται τα είδη προς επιλογή βάσει της Οικογένειας, Ομάδας, Κατηγορίας, Υποκατηγορίας της γραμμής.
Υπηρεσίες διαχείρισης αρχείων Ενεργοποιεί drag & drop από τον Windows Explorer προς το grid των συνημμένων
Επαναληψιμότητα

Επαναλήψιμο : Ναι/Όχι Εάν επιθυμούμε ένα τύπος εργασίας να μπορεί να χρονοπρογραμματιστεί για να επαναλαμβάνεται με τακτά χρονικά διαστήματα. Ο χρονοπρογραμματισμός μπορεί να γίνει μέσα από την εργασία=>Ενέργειες=>Παράμετροι επαναληψημότητας. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη όπου ορίζουμε πότε θέλουμε να δημιουργηθούν οι εργασίες και με την αποθήκευση της εργασίας παράγονται οι σχετικές εργασίες.

CRM-TaskType EL-image4.png

ορισμού συχνότητα επανάληψης και παραγωγή των εργασιών βάσει του πλάνου με την αποθήκευση της εργασίας.

Ορισμός μόνο

Προσδιορίζει μόνο ότι υπάρχει η δυνατότητα ορισμού επαναλαμβανόμενων εργασιών χωρίς να έχουν δημιουργηθεί. Με άλλα λόγια, προσδιορίζεται η επαναληψιμότητα χωρίς να εκτελείται. Σε επόμενο χρόνο ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει τις εργασίες είτε μεμονωμένα είτε με χρονοπρογραμματισμό. Απαιτείται και σε αυτό το σημείο ο ορισμός του κατάλληλου προφίλ δεδομένων.

CRM-TaskType EL-image5.png

Προφίλ δεδομένων: Ορίζεται το σχέδιο ανάθεσης (mapprofile – ανοίγει με το εργαλείο των αυτοματισμών) με το οποίο καθορίζουμε το ποια πεδία και πώς θα μεταφερθούν από την αρχική εργασία στις επαναλαμβανόμενες (Υπάρχουν κάποια έτοιμα στην διαδρομή ESMapProfiles/ ESTMRecurrent ανά κλάση εργασίας). Ο ορισμός γίνεται ως εξής : ESTMRecurrent/όνομα αρχείου π.χ. ESTMRecurrent/Interaction

Ορίζουμε ένα σχέδιο ανάθεσης που καθορίζει ποια πεδία της τρέχουσας εργασίες θα μεταφέρονται στις εργασίες που θα παραχθούν μέσω της διαδικασίας . Υπάρχουν κάποια έτοιμα σχέδιο στην διαδρομή ESMapProfiles\ESTMRecurrent ανά κλάση εργασίας. Μπορούν να τροποποιηθούν ή να δημιουργηθούν νέα (μέσω του εργαλείου των αυτοματισμών) και να οριστούν σε αντίστοιχη CS περιοχή. Π.χ. CSMapProfiles\ESTMRecurret\newMP.xml. Ο ορισμός γίνεται ως εξής: ESTMRecurrent\ServiceRequest.

Πακέτο

Χρησιμοποιείται για ομαδοποίηση τύπων εργασιών . π.χ. εφαρμογή στο marketing ως πακέτα οι φάσεις προγράμματος. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι εξής:

Όχι : Η προεπιλεγμένη τιμή, ορίζει ότι δεν είναι ούτε ανήκει σε πακέτο

Ανήκει σε πακέτο εργασίας : Ορίζουμε σε ποιο πακέτο ανήκει στην περιοχή ‘Πακέτα εργασίας στα οποία ανήκει’ , η οποία εμφανίζεται μόνο με αυτή την επιλογή.

Πακέτο εργασίας : Το επιλέγουμε εφόσον είναι το ίδιο πακέτο

Ενηλικίωση

Διάστημα: Ορίζουμε τα διαστήματα για χρήση σε σχετικές όψεις ενηλικίωσης όπως π.χ. Ενηλικίωση υποθέσεων.

Θεωρείται νέο : Ορίζουμε σε μέρες από σήμερα και προς τα πίσω ποιες εργασίες θα θεωρούνται νέες. Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται σε πολλές όψεις για να εμφανίζει με πράσινο check ως πρώτη στήλη αυτές που θεωρούνται νέες.

Απολογισμός εργασίας

Κατηγορία : Επιλέγουμε από τις κατηγορίες εργασιών την επιθυμητή για κατηγοριοποίηση του απολογισμού της εργασίας.

Προεπιλ.τιμή : Επιλέγουμε ποια τιμή από την επιλεγμένη κατηγορία εργασιών του προηγούμενου πεδίου, η οποία θα έρχεται αυτόματα κατά την καταχώρηση γραμμής απολογισμού στην εργασία.

Κανόνες ανάθεσης

Πεδίο Επεξήγηση
Ανάθεση

Κανόνας: Ορίζουμε εάν η εργασία θα μπορεί να ανατεθεί σε οποιονδήποτε πόρο ή μόνο σε κάποιους επιλεγμένους. Στην δεύτερη περίπτωση, θα μπορεί να ανατίθεται στους πόρους, οι οποίοι έχουν τουλάχιστον έναν από τους Ρόλους που έχουμε δηλώσει στο αντίστοιχο τμήμα με το flag ‘Δυνατότητα ανάθεσης’

Ανάθεση σε: Ορίζουμε τον προεπιλεγμένο πόρο ανάθεσης κατά τη δημιουργία μιας εργασίας αυτού του τύπου.

Ανάθεση στο χρήστη-πόρο: Εάν το επιλέξουμε ο προτεινόμενος πόρος ανάθεσης θα είναι ο πόρος που έχει συνδεθεί με το πρόσωπο του Login χρήστη.

Προσθήκη επιλεγμένου πόρου ανάθεσης στους πόρους της εργασίας: Εφόσον το επιλέξουμε θα προστεθεί ο πόρος Ανάθεσης και στους πρόσθετους πόρους της εργασίας. Π.χ. στους συμμετέχοντες μια συνάντησης πωλήσεων.

Υπεύθυνος

Κανόνας: Ορίζουμε εάν η εργασία θα μπορεί να έχει ως ιδιοκτήτη οποιονδήποτε πόρο ή μόνο κάποιους επιλεγμένους. Στην δεύτερη περίπτωση, θα μπορεί να ορίζεται ως ιδιοκτήτης οι πόροι, οι οποίοι έχουν τουλάχιστον έναν από τους Ρόλους που έχουμε δηλώσει στο αντίστοιχο τμήμα με το flag ‘Υπεύθυνος’

Υπεύθυνος: Ορίζουμε τον προεπιλεγμένο Ιδιοκτήτη κατά τη δημιουργία μιας εργασίας αυτού του τύπου.

Ανάθεση στο χρήστη-πόρο: Εάν το επιλέξουμε ο προτεινόμενος πόρος ανάθεσης θα είναι ο πόρος που έχει συνδεθεί με το πρόσωπο του Login χρήστη.

Επικάλυψη πόρων

Τύπος ελέγχου: Εάν είναι επιθυμητό να υπάρχει έλεγχος σε περίπτωση ανάθεσης περισσοτέρων της μίας εργασίες το ίδιο χρονικό διάστημα ορίζουμε εδώ εάν θα είναι απαγόρευση ή προειδοποίηση.

Συμμετοχή στον έλεγχο επικάλυψης: Εφόσον επιλεχθεί θα περιλαμβάνονται οι εργασίες αυτού του τύπου στον παραπάνω έλεγχο επικάλυψης.

Ρόλοι

Ορίζονται οι επιθυμητοί ρόλοι που θέλουμε να συσχετίσουμε με το συγκεκριμένο τύπο εργασίες για χρήση :

α) από τους κανόνες ανάθεσης που αναφέρθηκαν παραπάνω

β) για φιλτράρισμα στους πρόσθετους πόρους μιας εργασίας (επιλογή και από τους ρόλους χωρίς κανένα flag)

γ) σε εκτυπωτικά και αυτοματισμούς/br

Επιμέρους εργασίες

Στο τμήμα αυτό ορίζουμε ποιου τύπου εργασίες μπορούν να συνδεθούν μέσω του πεδίου Ανήκει Σε με την τρέχουσα. Δηλαδή εάν στον τύπο εργασίας ΥΠΘ ορίσουμε στις επιμέρους την SOS, τότε σε μια φόρμα καταχώρησης SOS, στο πεδίο Ανήκει Σε μπορώ να επιλέξω μια εργασία τύπου ΥΠΘ.

Ενημέρωση επιμέρους εργασιών κατά την αποθήκευση της μητρικής εργασίας : Εφόσον ενεργοποιηθεί, κατά την αποθήκευση της κύριας εργασίας ενημερώνονται τα στοιχειά των επιμέρους εργασιών εφόσον δεν έχουν ήδη τιμές βάσει των ορισμένων σχεδίων ανάθεσης.

Πεδίο Επεξήγηση
ΑΑ Αυτόματη απόδοση αύξουσας αρίθμησης των γραμμών
Τύπος θέματος Επιλογή από τους ενεργούς τύπους θέματος
Περιγραφή Συμπληρώνεται αυτόματα με την περιγραφή του τύπου θέματος μόλις συμπληρωθεί το πεδίο Τύπος θέματος
Κλάση θέματος Συμπληρώνεται αυτόματα με την κλάση του τύπου θέματος μόλις συμπληρωθεί το πεδίο Τύπος θέματος
Δημιουργία εργασίας Εφόσον το επιλέξουμε, κατά την αποθήκευση μια εργασίας παράγεται αυτόματα και μια εργασία τύπου της γραμμής αυτή και συνδέεται με την αρχική.
Σχέδιο ανάθεσης Ορίζουμε το σχέδιο ανάθεση για να καθορίσουμε ποια πεδία από την αρχική εργασία θέλουμε να μεταφερθούν κατά την δημιουργία της συγκεκριμένης επιμέρους εργασίας. (Επιλογή από ESMapProfiles\ESTMServiceRequest)

Ομάδες πρόσβασης

Στη σελίδα αυτή ορίζονται οι ομάδες χρηστών που θα έχουν πρόσβαση σε αυτού του τύπου εργασίες, καθώς και τα ακριβή δικαιώματα που θα έχουν επί αυτών μεταξύ των : Εμφάνιση, Τροποποίηση, Εισαγωγή, Διαγραφή

Εάν ένας χρήστης ανήκει σε περισσότερες από μία ορισμένες ομάδες, τότε υπερισχύει η απόδοση του δικαιώματος σε τουλάχιστον μία από τις ομάδες.

Οριζόμενα πεδία

Στο τμήμα αυτό ορίζουμε από μια λίστα οριζόμενων πεδίων τα επιθυμητά για χρήση στον συγκεκριμένο τύπο εργασίας. Τα πεδία που είναι διαθέσιμα σε επίπεδο εργασίας (ESTMTask) και σε επίπεδο γραμμών ειδών θέματος (ESTMTaskItem) είναι πεδία τύπου flag, αριθμητικά, κειμένου, ημερομηνιακά και κατηγορίας εργασιών. Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα από 2 οριζόμενα τύπου κατηγορίας στους πίνακες Αποδέκτες θέματος & Λίστα ελέγχου θέματος.

Πεδίο Επεξήγηση
Πεδίο Ορίζουμε το επιθυμητό πεδίο
Κατηγορία θέματος Εάν το πεδίου είναι Κατηγορία ορίζουμε εδώ την επιθυμητή Κατηγορία Εργασίας
Ονομασία UI Ορίζουμε το επιθυμητό λεκτικό που θα εμφανίζεται στις οθόνες καταχώρησης
Πεδίο μητρικής κατηγορίας Εφόσον το πεδίο είναι τύπου Κατηγορία και στην επιλεγμένη Κατηγορία θέματος έχει οριστεί Μητρική Κατηγορία, δηλώνουμε εδώ ποιο οριζόμενο πεδίο τύπου Κατηγορία είναι αυτό που αφορά την Μητρική Κατηγορία. Ο σκοπός του πεδίου αυτού είναι να μπορούμε να φιλτράρουμε τις τιμές ενός πεδίου βάσει της επιλογής ενός άλλου πεδίου.
Υποχρεωτικό Εφόσον Εάν επιλεχθεί τότε το συγκεκριμένο πεδίο θα πρέπει να έχει κάποια τιμή ώστε να μπορεί να αποθηκευτεί η εργασία.
Πλήθος δεκαδικών ψηφίων Εφόσον το πεδίο είναι αριθμητικό, ορίζουμε το πλήθος των δεκαδικών.

Σχέδια ιδιοτήτων

Πολύ σημαντικό πεδίο για την συμπεριφορά της εργασίας. Μπορούν να οριστούν τιμές που θα ανατίθενται σε διάφορα πεδία (σταθερές ή υπολογιζόμενες από άλλα πεδία ή μέσω εκφράσεων) εφόσον εκπληρώνονται κάποιες προϋποθέσεις κατά την καταχώριση της εργασίας ή κατά την εκτέλεση κάποιου workflow.

Μπορούν να δηλωθούν περισσότερα του ενός σχέδια ιδιοτήτων, τα οποία φροντίζει εκείνος που κάνει παραμετροποίηση να μην έχουν μεταξύ τους “νοηματική σύγκρουση”.

Χρονική παρακολούθηση πεδίων

Ορίζουμε τα πεδία του συγκεκριμένου τύπου εργασίας, για τα οποία θέλουμε να έχουμε ιστορικό μεταβολών. Στην συνέχεια μπορούμε να δούμε τις πληροφορίες αυτές στο αντίστοιχο τμήμα Ιστορικό μεταβολών μιας εργασίας.

Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται είναι το Πεδίο, η Προηγούμενη και η Νέα τιμή, ο χρήστης που πραγματοποίησε την μεταβολή και η ημερομηνία-ώρα της μεταβολής.

CRM-TaskType EL-image6.png

Πακέτα εργασίας στα οποία ανήκει

Η περιοχή αυτή εμφανίζεται εφόσον στο πεδίο «Είναι Πακέτο?» έχει επιλεχθεί η τιμή ‘ Ανήκει σε πακέτο’.

Το Πακέτο εργασίας αναφέρεται στην ομαδοποίηση ενός τύπου εργασιών χωρίς δέσμευση μεταξύ αρχικής και επιμέρους εργασίας. Σε περίπτωση διαγραφής του αρχικού πακέτου, δεν διαγράφονται και τα επιμέρους. Κατά απαίτηση μπορεί να προστεθεί και ο υπεύθυνος του συνολικού πακέτου, ο οποίος προγραμματίζει και εγκρίνει το σύνολο αυτών.

Επιλογές:

  • Όχι

    Η συγκεκριμένη εργασία δεν αποτελεί πακέτο ούτε συμπεριλαμβάνεται σε κάποιο.

  • Πακέτο Εργασίας

    Η εργασία αποτελεί πακέτο και περιλαμβάνει άλλα πακέτα. Δηλώνουμε το αρχικό πακέτο στο οποίο θα ενσωματωθούν τα υπόλοιπα.

  • Ανήκει σε πακέτο εργασίας

    Η εργασία σχετίζεται με κάποιο πακέτο και ανήκει σε ένα ή περισσότερα. Ενεργοποιείται ένα τμήμα «Πακέτα εργασίας στα οποία ανήκει». Σε αυτό το σημείο συμπληρώνουμε τα πακέτα στα οποία εντάσσεται το συγκεκριμένο.

CRM-TaskType EL-image7.png

Φόρμες εκτύπωσης

Ορίζουμε φόρμες εκτύπωσης τύπου xml ή crystal. Για τις xml φόρμες πρέπει να τις αποθηκεύσουμε στην διαδρομή CSPrintForms\όνομα_κλάσης π.χ CSPrintForms\ServiceRequest. Αντίστοιχα για τις crystal στην διαδρομή CSReports\όνομα_κλάσης . Η αντιστοιχία των κλάσεων με τα ονόματα των φακέλων είναι η παρακάτω :

Όνομα φακέλου Κλάση εργασίας
ContractTerm Όρους σύμβασης
GeneralJob Γενικές εργασίες
Campaign Εκστρατείες
ServiceRequest Αίτημα Εξυπηρέτησης
Opportunity Ευκαιρία
Interaction Επικοινωνία
Πεδίο Επεξήγηση
Τίτλος Ορίζουμε τον τίτλο της εκτύπωσης, όπως θα εμφανίζεται προς επιλογή
Τύπος φόρμας Ορίζουμε Φόρμα εάν είναι τύπου xml ή crystal
Όνομα φόρμας Επιλέγουμε την επιθυμητή φόρμα. Εφόσον είναι xml εμφανίζεται λίστα επιλογής, διαφορετικά πληκτρολογούμε το όνομα της crystal εκτύπωσης.
Προκαθορισμένος εκτυπωτής Ορίζουμε εάν θα επιλέγει ο χρήστης εκτυπωτή, εάν θα εκτυπώνεται στον προεπιλεγμένο ή ορίζουμε τον επιθυμητό από τους διαθέσιμους.
Πλήθος αντιγράφων Ορίζουμε τον πλήθος των αντιγράφων προς εκτύπωση
Τρόπος εκτύπωσης

Ορίζουμε τον τρόπο εκτύπωσης με τις εξής επιλογές :

Άμεση : με την αποθήκευση της εργασίας θα πραγματοποιηθεί και η εκτύπωση

Προεπισκόπηση : θα εμφανιστεί η προεπισκόπηση της εκτύπωσης και ο χρήστης επιλέγει εάν θα εκτυπωθεί

Επεξεργασία: με την επιλογή αυτή και ορίζοντας στο επόμενο πεδίο Σετ εντολών=TextMerge δίνεται η δυνατότητα να επεξεργαστεί ο χρήστης την εκτύπωση πριν την εκτύπωση

Σετ εντολών Ορίζουμε το σετ εντολών
Προεπιλογή Εφόσον έχω πολλαπλές δηλωμένες φόρμες μπορώ να ορίσω με το flag αυτό ποια θα εκτυπώνεται όταν ο χρήσης θα επιλέγει τον εκτυπωτή μέσα από την εργασία.

ΕΙΔΙΚΑ ΠΕΔΙΑ

Σε όλες τις εργασίες

Checklist

Λίστα με ενέργειες που πρέπει να γίνουν ώστε να ολοκληρωθεί μια εργασία. Περιέχει γραμμές, όπου υπάρχει η δυνατότητα να ορίσουμε αν είναι υποχρεωτικές ή όχι ως προς την ολοκλήρωση του θέματος.

CRM-TaskType EL-image8.png

Επιπλέον υποστηρίζεται η δημιουργία προτύπου με ορισμό συγκεκριμένων εργασιών ως υποχρεωτικές και ανάκληση του κατά περίπτωση. Μέσα από τη δημιουργία κανόνων (BRs), ορίζουμε παραμέτρους και προϋποθέσεις ώστε εάν τα υποχρεωτικά πεδία είναι ολοκληρωμένα, να κλείσει και η εργασία συνολικά.

Ο τύπος της λίστας παρέχει 4 επιλογές μέσα από ένα dropdown μενού (μέτρηση, έλεγχος, εργασία, συμπλήρωση φόρμας)

CRM-TaskType EL-image9.PNG

  1. Μέτρηση, ποσοτική μέτρηση ενός δείκτη (πχ πόσα χιλιόμετρα έγραψε ο δείκτης του αυτοκινήτου)

  2. Έλεγχος, αφορά έλεγχο μιας επιλογής (ναι, όχι)

  3. Εργασία, συγκεκριμένη εργασία προς υλοποίηση

  4. Συμπλήρωση Φόρμας, επισύναψη αρχείου

    Η λειτουργία της Checklist εξυπηρετεί σε περιπτώσεις όπου βάσει διαδικασίας μπορεί να χρειάζεται σειριακή οργάνωση και παρακολούθηση των συγκεκριμένων διεργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός αιτήματος. Για παράδειγμα η συγκέντρωση δικαιολογητικών που θα υποβληθούν σε μια αίτηση, η διαδικασία διαδοχικής έγκρισης ενός αιτήματος από τους αντίστοιχους υπεύθυνους των τμημάτων μιας εταιρείας ανά level, η γενική παρακολούθηση μιας συγκεκριμένης ροής εργασιών που θα κάνουν οι τεχνικοί για μια συντήρηση εξοπλισμού.

Ευκαιρία πώλησης

Χαρακτηριστικά κύκλου πώλησης

Στοιχείο Επεξήγηση
Θεωρείται νέο (σε μέρες) Ορίζουμε σε μέρες από σήμερα και προς τα πίσω ποιες εργασίες θα θεωρούνται νέες. Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται σε πολλές όψεις για να εμφανίζει με πράσινο check ως πρώτη στήλη αυτές που θεωρούνται νέες.
Στασιμότητα (σε μέρες)

Ορίζουμε σε μέρες πότε μια εργασία θα θεωρείτε στάσιμη, για χρήση σε σχετικό reporting.

Η τιμή του πρέπει να είναι μεγαλύτερη από το άθροισμα της στήλη Μέγιστη διάρκεια φάσης στο τμήμα των φάσεων πώλησης.

Κανόνας πιθανότητας

Ορίζουμε τον τρόπο που θα υπολογίζεται το ποσοστό βεβαιότητας επιτυχούς πώλησης. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι οι εξής:

Βάσει του εκπροσώπου : Η τιμή του πεδίου Βεβαιότητα έρχεται κενή και προτείνεται και συντηρείται από τον πωλητή.

Βάσει κύκλου πώλησης : Η τιμή του πεδίου Βεβαιότητα καθορίζεται από τις τιμές πιθανοτήτων που έχουμε ορίσει στις φάσεις πώλησης. Μεταφέρονται αυτόματα από τον τύπο εργασίας σε κάθε σχετική εργασία και μπορεί να τροποποιηθεί.

Υποχρεωτικά βάσει κύκλου πώλησης : Η τιμή του πεδίου Βεβαιότητα καθορίζεται από τις τιμές πιθανοτήτων που έχουμε ορίσει στις φάσεις πώλησης. Μεταφέρονται αυτόματα από τον τύπο εργασίας σε κάθε σχετική εργασία και ΔΕΝ μπορεί να τροποποιηθεί.

Δημιουργία κύκλου πώλησης

Δημιουργεί εγγραφές φάσεων πώλησης στο σχετικό πίνακα βάσει του πεδίου Ομάδα καταστάσεων του τύπου εργασίας. Δηλαδή δημιουργεί τόσες γραμμές όσες και οι τιμές των καταστάσεων με πρόσθετες στήλες :

  • Στάδια ανάλυσης : Ορίζεται μια ομαδοποίηση των φάσεων. Οι τιμές είναι σταθερές για χρήση σε reporting ή φιλτράρισμα σε διαδικασίες όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν διαφορετικών τύπων ενέργειες πωλήσεων με διαφορετικές τιμές καταστάσεων.

  • Ελάχιστη διάρκεια φάσης : Ορίζεται η ελάχιστη διάρκεια της φάσης σε ημέρες.

  • Μέγιστη διάρκεια φάσης : Ορίζεται η μέγιστη διάρκεια της φάσης σε ημέρες.

  • Πιθανότητα : Ορίζεται η πιθανότητα ολοκλήρωσης της πώλησης για την συγκεκριμένη φάση. Έρχεται αυτόματα η τιμή της στο πεδίο Βεβαιότητα της εργασίας με την αλλαγή της του πεδίου Φάση πώλησης (Κατάσταση).

Αίτημα εξυπηρέτησης

Χαρακτηριστικά αιτήματος εξυπηρέτησης

Στοιχείο Επεξήγηση
Κατ. Επίλυσης Επιλογή από τις κατηγορίες εργασιών , με τη δυνατότητα πολλαπλής επιλογής. Χρήση για ορισμό τρόπος επίλυσης της εργασίας εξυπηρέτησης.
Κατ. συμπρώματος Επιλογή από τις κατηγορίες εργασιών , με τη δυνατότητα πολλαπλής επιλογής. Χρήση για καταχώρηση των συμπτωμάτων της εργασίας εξυπηρέτησης.
Κατ. Κριτηρίου 1 Επιλογή από τις κατηγορίες εργασιών , με τη δυνατότητα πολλαπλής επιλογής. Ελεύθερη χρήση για πρόσθετη πληροφόρηση.
Κατ. Κριτηρίου 2 Επιλογή από τις κατηγορίες εργασιών , με τη δυνατότητα πολλαπλής επιλογής. Ελεύθερη χρήση για πρόσθετη πληροφόρηση.

Όροι σύμβασης

Χαρακτηριστικά όρων σύμβασης

Στοιχείο Επεξήγηση
Είδος όρου
Περίοδος τιμολόγησης
Επιτρεπτές χρεώσεις

Μαζικές διαδικασίες

Από την όψη των τύπων εργασιών υπάρχουν κάποιες ενημερώσεις που μπορούν να γίνουν μαζικά για πολλούς τύπους εργασίας.

Μαζική ανάθεση ρόλων πόρων

Από την Ενέργεια αυτή της όψης μπορούμε να ορίσουμε μαζικά την δυνατότητα ανάθεσης ενός ρόλου ή την ανάκληση αυτής. Από τη στήλη Ενέργεια επιλέγουμε ποιους ρόλους θέλουμε να επηρεάσουμε και με ποιόν τρόπο (Προσθήκη/Αφαίρεση) .

CRM-TaskType EL-image10.png

Μαζική ανάθεση δικαιωμάτων

Από την Ενέργεια αυτή μπορούμε να ορίσουμε μαζικά δικαιώματα σε ομάδες χρηστών. Από τη στήλη Ενέργεια επιλέγουμε ποιους ρόλους θέλουμε να επηρεάσουμε και με ποιόν τρόπο (Προσθήκη/Αφαίρεση) και από τη στήλη Δικαιώματα ποια δικαιώματα θέλω να επηρεάσω.

CRM-TaskType EL-image11.png

Μαζική ανάθεση ομάδων

Από την Ενέργεια αυτή μπορούμε να ορίσουμε μαζικά ομάδες εργασιών. Από τη στήλη Ενέργεια επιλέγουμε ποιες Ομάδες Εργασιών θέλουμε να επηρεάσουμε και με ποιόν τρόπο (Προσθήκη/Αφαίρεση).

CRM-TaskType EL-image12.png

Επί πλέον ιδιότητες

Μπορούμε να ορίσουμε τις ιδιότητες και τις ομάδες από τα «Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παράμετροι οργάνωσης». Από την επιλογή «Ιδιότητες» ορίζουμε το ΣΥΝΟΛΟ όλων των πρόσθετων πεδίων-ιδιοτήτων που θα χρειαστούμε για όλες τις οντότητες:

http://www.entersoft.gr/files/ver3400b_files/image044.jpg

Οι τύποι των ιδιοτήτων που μπορεί κανείς να ορίσει είναι:

  • Αριθμοί : ο «αριθμός» είναι ακέραιος, ο «δεκαδικός» δέχεται δεκαδικά, η «αξία σε νόμισμα βάσης» δέχεται τα δεκαδικά του βασικού νομίσματος, «ποσοστό».

  • Κείμενο : για πεδία όπως η περιγραφή, το σχόλιο κλπ.

  • Ημ/νία-Ωρα :απλή ημ/νία, απλή ώρα, πεδίο που δέχεται και ημ/νία και ώρα.

  • Προκαθορισμένες επιλογές τιμών : Ναι/Οχι, Ναι/Οχι/Δεν γνωρίζω, Φύλο, Οικογενειακή κατάσταση.

  • Λίστα επιλογών με παραμετροποίηση : αν οριστεί «λίστα επιλογών», απαιτείται να οριστούν οι «επιλογές ιδιοτήτων» από το ίδιο μενού, με «κωδικό επιλογής» τον κωδικό της εκάστοτε ιδιότητας, τιμή έναν αριθμό 0,1,2 κλπ. και έναν κωδικό-περιγραφή για επιλογή από το χρήστη:

http://www.entersoft.gr/files/ver3400b_files/image045.jpg

Στο παραπάνω παράδειγμα, ο χρήστης θα έχει την εξής εμφάνιση του πεδίου (κάνοντας F4):

http://www.entersoft.gr/files/ver3400b_files/image046.jpg

  • Κωδικολόγιο : σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει στη στήλη «επί πλέον στοιχεία» να δοθεί το ΟΝΟΜΑ ΤΟΥ ΠΙΝΑΚΑ ΚΩΔΙΚΟΛΟΓΙΟΥ από τον οποίο θα γίνει η επιλογή του χρήστη:

http://www.entersoft.gr/files/ver3400b_files/image047.jpg

Αντιστοίχως, ο χρήστης θα έχει την εξής εμφάνιση για την ιδιότητα τύπου «κωδικολόγιο» (κάνοντας F4 και αφού έχει συμπληρώσει το σχετικό πίνακα, στο παράδειγμά μας τον «Πίνακα 1» του είδους):

http://www.entersoft.gr/files/ver3400b_files/image048.jpg

  • Όψη : σε αυτή την περίπτωση μπορούμε να επιστρέψουμε μια τιμή βάσει μιας όψης. Ορίζουμε στην Ιδιότητα την όψη που μας ενδιαφέρει και κατά την καταχώρηση σε συγκεκριμένη εργασία επιλέγουμε από την όψη αυτή την γραμμή που μας ενδιαφέρει και επιστρέφει την τιμή του πεδίου της γραμμής αυτής που έχει οριστεί να επιστρέφεται στην όψη (Από Ιδιότητες =>Κλειδί κυρίως πίνακα).

Κατηγορίες ιδιοτήτων

Οι «κατηγορίες» είναι μια απλή ομαδοποίηση, με την οποία θα εμφανίζονται τα νέα πεδία στη σελίδα «επί πλέον ιδιότητες» της οντότητας.

Ομάδες ιδιοτήτων

Οι «ομάδες» είναι το ΣΥΝΟΛΟ των ιδιοτήτων που θέλουμε να εμφανίζονται σε κάθε οντότητα:

CRM-TaskType EL-image18.png

Με Εισαγωγή ή Double click από αυτή τη λίστα περνάμε στην οθόνη ορισμού της ομάδας (ή «σετ» ιδιοτήτων):

CRM-TaskType EL-image19.png

Τέλος, στον τύπο εργασίας στο πεδίο Σετ ιδιοτήτων ορίζεται η ομάδα ιδιοτήτων που θέλουμε να ισχύει:

CRM-TaskType EL-image20.png


PDF Version