EBS - Document Type EL

Entersoft Business Suite ^®

Οδηγίες παραμετροποίησης

H οντότητα “Τύπος παραστατικού”

Οι Τύποι παραστατικών περιέχουν απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση των παραστατικών και προσδιορίζουν τη συμπεριφορά τους και τον τρόπο ενημέρωσης των διαφόρων υποσυστημάτων από αυτά. Προτείνονται έτοιμοι από την βασική παραμετροποίηση και καλύπτουν τις εμπορικές και λογιστικές ανάγκες μίας επιχείρησης. Υπάρχει η δυνατότητα παραμετροποίησης και δημιουργίας νέου Τύπου Παραστατικού. Συνιστάται να γίνεται “Νέο με αντιγραφή” από κάποιον άλλο λειτουργικό τύπο παραστατικού της ίδιας κατηγορίας.

Η παραμετροποίηση των Τύπων Παραστατικών γίνεται από το μενού: Εργαλεία & Ρυθμίσεις \ Παραμετροποίηση \ Παραστατικά και Σειρές \ Τύποι Παραστατικών.  

Για να είναι δυνατή η χρήση ενός τύπου παραστατικού (στις καταχωρίσεις παραστατικών), πρέπει να οριστούν σειρές.

Τα παραστατικά χωρίζονται σε τέσσερις κατηγορίες:

1. Εμπορικών συναλλαγών, για όλες τις εμπορικές συναλλαγές, όπως αγορές, πωλήσεις, λιανική κ.τ.λ.

2. Χρηματικών συναλλαγών, για χρηματικές συναλλαγές και κινήσεις αξιογράφων

3. Διακινήσεων, που καλύπτουν τις ανάγκες διακινήσεων ειδών και αξιογράφων (αλλαγή θέσης, ενδοδιακίνηση, μεταφορά)

4. Μεταφορών – Συμψηφισμών, για κάθε είδους συμψηφιστικές και διορθωτικές εγγραφές, απογραφές των διαφόρων καθολικών (είδη, συναλλασσόμενοι κ.τ.λ.), τραπεζικές συναλλαγές, συμψηφιστικά αποθήκης κ.τ.λ.

Οποιαδήποτε αλλαγή στην παραμετροποίηση παραστατικών απαιτεί επαναρχικοποίηση της cashe.

Γενικά στοιχεία

Τα γενικά στοιχεία είναι κοινά για όλες τις κατηγορίες τύπων παραστατικών, ενώ άλλα είναι διαθέσιμα μόνο σε κάποιες από αυτές.

Πεδίο	Επεξήγηση
Κωδικός	Ο Κωδικός είναι το πεδίο ταυτοποίησης του τύπου παραστατικού με έλεγχο μοναδικότητας. Βάσει αυτού γίνεται η αναζήτηση και η επιλογή τύπου, κατά τις καταχωρίσεις παραστατικών. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό και μπορεί να έχει μέχρι 50 χαρακτήρες.
Διεθνής Κωδικός	Ο Διεθνής Κωδικός είναι επίσης πεδίο ταυτοποίησης του τύπου, με έλεγχο μοναδικότητας. Συνήθως έχει μια αριθμητική τιμή ή τιμή με λατινικούς χαρακτήρες, αναγνώσιμους από οποιαδήποτε ξενόγλωσση εγκατάσταση. Δεν απαιτείται η συμπλήρωσή του κατά την καταχώριση νέου τύπου, δεδομένου ότι παίρνει αυτόματα μια προτεινόμενη τιμή.
Περιγραφή	Η περιγραφή του παραστατικού, π.χ. "Τιμολόγιο Πώλησης - Δελτίο αποστολής". Το πεδίο είναι υποχρεωτικό και μπορεί να έχει μέχρι 100 χαρακτήρες.
Εναλλακτική περιγραφή	Είναι πληροφοριακή περιγραφή και συμπληρώνεται προαιρετικά, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.
Τίτλος εντύπου	Ο τίτλος που θα χρησιμοποιείται στα παραστατικά. Δεν είναι απαραίτητα ο τίτλος της επίσημης εκτύπωσης, μπορεί όμως να χρησιμοποιηθεί στη φόρμα εκτύπωσης. Ο τίτλος αυτός ενημερώνεται από το θεωρημένο στοιχείο, αλλά μπορεί να μεταβληθεί.
Ανενεργό	Αν επιλεγεί, απενεργοποιεί τον Τύπο, ο οποίος στο εξής θα εξαιρείται από την επιλογή/αναζήτηση τύπου, κατά την καταχώριση νέου παραστατικού.
Εταιρεία	Είναι ο Κωδικός της Εταιρείας στη οποία γίνεται παραμετροποίηση των Τύπων Παραστατικών, συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή και δεν μεταβάλλεται.
Πρόθεμα	Το επίσημο πρόθεμα που ακολουθεί το παραστατικό, και συμμετέχει ως συστατικό της δημιουργίας του κωδικού του παραστατικού. Θα μπορούσε να ταυτίζεται με τον κωδικό του τύπου παραστατικού αλλά μπορεί και να διαφοροποιείται, όταν υπάρχει η ανάγκη πάνω από ένας τύποι παραστατικών να χρησιμοποιούν κοινή αρίθμηση. Ο κωδικός του παραστατικού διαμορφώνεται από 3 τμήματα χωρισμένα με διαχωριστικό (-): α. το πρόθεμα αυτό, β. τον κωδικό της σειράς παραστατικού και γ. μια αύξουσα αρίθμηση 5 ψηφίων. Οι παρακάτω γενικές παράμετροι (στην κατηγορία παραμέτρων Διαχείριση Παραστατικών), δίνουν κάποιες δυνατότητες εξειδίκευσης του κανόνα αυτού: Πλήθος ψηφίων αριθμητικού τμήματος του κωδικού παραστατικού. Αν π.χ. δοθεί η τιμή “6”, τότε ένα παραστατικό του τύπου ΤΔΑ και σειράς Α θα πάρει κωδικό της μορφής ΤΔΑ-Α-000001 Εμφάνιση διαχωριστικού σειράς-αριθμού στον κωδικό παραστατικού, η οποία καθορίζει εάν θα εμφανίζεται το διαχωριστικό μεταξύ σειράς και αριθμού. Αν είναι ΟΧΙ, τότε αντί π.χ. του ΤΔΑ-Α-00001 θα δημιουργηθεί ο κωδικός ΤΔΑ-Α00001. Συμμετοχή διαχωριστικού προθέματος-σειράς στον κωδικό παραστατικού, η οποία καθορίζει εάν θα υπάρχει ΚΕΝΟ αντί του διαχωριστικού μεταξύ προθέματος και σειράς π.χ. αν επιλεγεί ΟΧΙ σε αυτή και στην προηγούμενη παράμετρο, τότε ο κωδικός που θα δημιουργηθεί θα είναι της μορφής ΤΔΑ Α00001.
Ακυρωτικό	Το επίσημο πρόθεμα του ακυρωτικού παραστατικού, το οποίο μπορεί να καλύπτει ένα μεγάλο πλήθος τύπων παραστατικών. Το ακυρωτικό (που παράγεται από το μενού Ενέργειες/Ακύρωση) δεν είναι ξεχωριστός τύπος παραστατικού, απλώς χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με ειδική “ακυρωτική” σειρά και κάνει ΑΥΤΟΜΑΤΑ ακριβώς τις αντίθετες κινήσεις από αυτές που ορίζονται στον τύπο παραστατικού. Πρέπει να παρακολουθείται με διαφορετική αρίθμηση και διαφορετικό πρόθεμα από την ευθεία κίνηση.
Επίσημο στοιχείο	Το επίσημο στοιχείο είναι μια ομαδοποίηση των παραστατικών που μεταφέρουν πρόθεμα του Θεωρημένου παραστατικού, το οποίο μπορεί να καλύπτει ένα μεγάλο πλήθος τύπων παραστατικών. Επιλέγεται από τη λίστα με τα Θεωρημένα στοιχεία. Χρησιμοποιείται σε μαζικές διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση των Σειρών αρίθμησης.
Αυτόματη δημιουργία σειρών	Η επιλογή αυτή πρέπει να ενεργοποιείται σε τύπους παραστατικών που μπορεί να χρησιμοποιηθούν από κάποια μαζική, αυτόματη διαδικασία η οποία δεν είναι επιθυμητό να διακοπεί, απλώς διότι βρέθηκαν στοιχεία π.χ. σε Υποκατάστημα για το οποίο δεν έχει ήδη ανοιχτεί κάποια σειρά. Τέτοιες διαδικασίες είναι η Αποτίμηση, ο Υπολογισμός αποσβέσεων, το Κλείσιμο Χρήσης κ.λπ. Οι σειρές στις περιπτώσεις αυτές δεν έχουν σημαντικά στοιχεία παραμετροποίησης και δημιουργούνται από το σύστημα με τα απολύτως απαραίτητα στοιχεία. Ελέγξτε την τιμή της γενικής παραμέτρου Ομάδα Χρηστών για την Αυτόματη δημιουργία Σειρών παραστατικού (στην κατηγορία παραμέτρων Διαχείριση Παραστατικών).
Επιλογή μενού	Προσδιορίζει σε ποια επιλογή μενού θα εμφανίζεται το παραστατικό (όσον αφορά τις όψεις που εμφανίζουν συγκεκριμένης κατηγορίας παραστατικά και χρησιμοποιούν το κριτήριο αυτό π.χ. διορθωτικές εγγραφές συν/νων, παραστατικά δαπανών κ.λπ.)
Σειρά εμφάνισης	Προσδιορίζει τη σειρά με την οποία θα εμφανίζεται ο τύπος παραστατικού στους διαλόγους αναζήτησης τύπων παραστατικών που εμφανίζεται στις καταχωρίσεις.
Φόρμα εκτύπωσης	Πρόκειται για την επιλογή της φόρμας, με την οποία θα εκτυπώνεται το παραστατικό. Οι προτεινόμενες φόρμες εκτύπωσης βρίσκονται στο φάκελο \ESPrintForms\Trade, Cash, κ.τ.λ.
Τύπος κλεισίματος	Ο τύπος κλεισίματος καθορίζει το υποσύστημα στο οποίο το συγκεκριμένο παραστατικό θα ανήκει, ως προς το κλείδωμα των περιόδων. Όταν κλείσει περίοδος για κάποιο υποσύστημα, απαγορεύεται οποιαδήποτε νέα καταχώριση ή μεταβολή/διαγραφή στα παραστατικά που έχουν αντιστοιχιστεί με τον συγκεκριμένο τύπο κλεισίματος (υποσύστημα) μέσω αυτού του πεδίου, για την περίοδο που έχει κλειδωθεί (κλείσει).
Περίοδος	Καθορίζει αν το παραστατικό είναι Κανονικής περιόδου, Ανοίγματος (δηλαδή Απογραφής) ή Κλεισίματος, ώστε να διαχωρίζονται καταλλήλως οι εγγραφές στις διάφορες οικονομικές καταστάσεις και Ισοζύγια.
Χαρακτηρισμοί	Πρόκειται για ένα τρόπο ομαδοποίησης πολλών Τύπων παραστατικών, που χρησιμοποιούνται σε κάποιον έλεγχο, εφαρμογή εταιρικής πολιτικής, ενεργοποίηση κάποιας λειτουργικότητας ή κάτι άλλο (π.χ. γραμμές τρόπου πληρωμής, γραμμές σχεδίου ελέγχου διακίνησης ειδών, πιστωτική πολιτική κ.λπ.). Ένας τύπος παραστατικού μπορεί να έχει πολλούς χαρακτηρισμούς. Οι χαρακτηρισμοί καθορίζονται από το μενού της παραμετροποίησης (Εργαλεία & ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση/Παραστατικά/Χαρακτηρισμοί παραστατικών).
Σχέδιο ιδιοτήτων πεδίων	Πολύ σημαντικό πεδίο για την συμπεριφορά του παραστατικού. Μπορούν να οριστούν τιμές που θα ανατίθενται σε διάφορα πεδία (σταθερές ή υπολογιζόμενες από άλλα πεδία ή μέσω εκφράσεων) εφόσον εκπληρώνονται κάποιες προϋποθέσεις κατά την καταχώριση του παραστατικού ή κατά την εκτέλεση κάποιου workflow. Το σχέδιο ιδιοτήτων μπορεί να καθοριστεί σε επίπεδο Τύπου παραστατικού, καθώς και σε επίπεδο Σειράς αν είναι επιθυμητή η διαφοροποίηση ανάμεσα στα υποκαταστήματα. Επίσης, στην υποσελίδα Σχέδια ιδιοτήτων μπορούν να δηλωθούν περισσότερα του ενός σχέδια ιδιοτήτων, τα οποία φροντίζει εκείνος που κάνει παραμετροποίηση να μην έχουν μεταξύ τους “νοηματική σύγκρουση”.
Σχέδιο ενημέρωσης	Το σχέδιο ενημέρωσης που επιλέγεται εδώ είναι ΚΡΙΣΙΜΗΣ σημασίας, αφού είναι υπεύθυνο για την εξασφάλιση της ορθότητας των αποτελεσμάτων μετά από την αποθήκευση παραστατικών και τη σωστή ενημέρωση όλων των υποσυστημάτων, καθώς και της Λογιστικής. Περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες παραμετροποίησης για τις εγγραφές που θα δημιουργηθούν και τις ενημερώσεις που αυτές θα κάνουν στη συνέχεια. Κάθε γραμμή σχεδίου ενημέρωσης καθορίζει ΑΝΑ κατάσταση (καταχωρημένο, λογιστικοποιημένο) Τι κίνηση δημιουργείται, σε ποιο υποσύστημα και πώς αυτή ενημερώνει αυτό το υποσύστημα (π.χ. χρέωση πελάτη, χρέωση λ/σμού Λογιστικής, εισαγωγή στην Αποθήκη, Open item, εξόφληση επιταγής κ.ο.κ.) Με ποια συνθήκη εκτελείται (ελεύθερη έκφραση π.χ. αν έχει συμπληρωθεί Φάκελος Εισαγωγής) Από ποια πηγή δεδομένων θα πάρει πληροφορία (π.χ. είδη, πάγια, χρηματικοί λ/σμοί, επικεφαλίδα κ.ο.κ.), πράγμα που δηλώνει και το πλήθος των εγγραφών (π.χ. ΓΙΑ ΚΑΘΕ γραμμή είδους) Ποιο περιεχόμενο θα αποκτήσουν τα διάφορα πεδία των κινήσεων που δημιουργούνται (π.χ. η αιτιολογία της επικεφαλίδας στο σχόλιο της κίνησης ή η περιγραφή της σειράς παραστατικού στην αιτιολογία της κίνησης ή το βάρος σε κάποιο οριζόμενο αριθμητικό πεδίο της κίνησης κ.ο.κ.).
Αρχική κατάσταση	Εδώ καθορίζεται σε ποια κατάσταση (“ενημέρωσης”) θα μπει το παραστατικό κατά την καταχώρισή του. Υπάρχουν 3 καταστάσεις ή στάδια στα οποία μπορεί να βρεθεί ένα παραστατικό: Προσωρινό, στο οποίο το παραστατικό δεν ενημερώνει κανένα σύστημα (δεν εφαρμόζεται το σχέδιο ενημέρωσης), παραμένει απλώς στο αρχείο παραστατικών. Καταχωρημένο, στο οποίο το παραστατικό ενημερώνει το σύστημα ως προς το “εμπορικά” υποσυστήματα π.χ. αποθήκη, πελάτες, πάγια, αξιόγραφα κ.ο.κ. Λογιστικοποιημένο, στο οποίο το παραστατικό δημιουργεί λογιστικά άρθρα. Αν οριστεί αυτό ως αρχικό στάδιο, εκτελούνται ταυτόχρονα και οι ενημερώσεις της κατάστασης “Καταχωρημένο”. Πέραν της μαζικής διαδικασίας λογιστικοποίησης, σε όλες τις όψεις παραστατικών υπάρχει η λειτουργία “προώθηση κατάστασης ενημέρωσης” (από οποιαδήποτε σε οποιαδήποτε κατάσταση) για όλα τα επιλεγμένα παραστατικά. Σπανίως χρειάζεται σε μια ήδη λειτουργική εγκατάσταση, αλλά είναι χρήσιμη κατά το στάδιο της παραμετροποίησης.
Μη επιτρεπτές καταστάσεις	Καθορίζει σε ποια κατάσταση ΔΕΝ επιτρέπεται να βρεθεί το παραστατικό (μετά την αρχική του καταχώριση, κατά την οποία η κατάσταση που αποκτά, δηλώνεται στο πεδίο “αρχική κατάσταση”).
Τύπος & Στάδιο εξυπηρέτησης παραγγελιών	Αφορούν στην παρακολούθηση των σταδίων εξυπηρέτησης παραγγελιών. Ενας τύπος μπορεί να: Ορίζει την ΕΝΑΡΞΗ της διαδικασίας εξυπηρέτησης (π.χ. ΠΑΡ) ΣΥΜΜΕΤΕΧΕΙ στη διαδικασία εξυπηρέτησης (π.χ. ΠΔΣ, ΠΑΒ, ΠΕΝ, ΠΠΡ, ΑΔΠ) Ορίζει την ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ της διαδικασίας εξυπηρέτησης (π.χ. ΔΑΠ, ΤΔΑ) Αντιπροσωπεύει ΑΚΥΡΩΣΗ της διαδικασίας εξυπηρέτησης (π.χ. ΠΑΑ) Αν στον τύπο εξυπηρέτησης επιλεγεί μια από αυτές τις τιμές, τότε πρέπει να οριστεί και το συγκεκριμένο “στάδιο εξυπηρέτησης” που αντιπροσωπεύει αυτός ο τύπος παραστατικού, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Το σύστημα, μέσω των μεταβάσεων που συνδέουν τα παραστατικά σε μια συγκεκριμένη ΡΟΗ, δημιουργεί αυτόματα το ΙΣΤΟΡΙΚΟ εξέλιξης των παραστατικών με τύπο εξυπηρέτησης “Έναρξη”, ανεξάρτητα από τις εγγραφές διαχείρισης ποσοτικών εκκρεμοτήτων (π.χ. ανοικτές γραμμές παραγγελιών, μη τιμολογημένα Δ. Αποστολής κ.λπ.) οι οποίες αφορούν τη σχέση αποκλειστικά ΕΝΟΣ βήματος της ροής εργασίας σε ΕΝΑ άλλο (το επόμενο). Η πληροφορία που εξάγεται ανά στάδιο εξυπηρέτησης (χρόνος ανά στάδιο εξυπηρέτησης, ποσοστό ολοκλήρωσης αυτή τη στιγμή, τρέχον στάδιο μιας παραγγελίας) στηρίζεται σε αυτές τις εγγραφές και μπορεί να περιλάβει κάθε είδους ροή π.χ. Από παραγγελία πελάτη σε εγκεκριμένη από τον πιστωτικό έλεγχο παραγγελία, παραγγελία αγοράς για τον πελάτη, παραλαβή από προμηθευτή, δέσμευση αποθέματος, συλλογή, συσκευασία, φόρτωση, τελική παράδοση. Ένα στάδιο εξυπηρέτησης μπορεί να αντιπροσωπεύεται ΕΙΤΕ από ένα τύπο παραστατικού ΕΙΤΕ από μια σειρά παραστατικού ΕΙΤΕ από ένα βήμα εξέλιξης παραστατικού.
Κατηγορία	Εδώ καθορίζεται η κατηγορία θα ανήκει το συγκεκριμένο παραστατικό. Αναλόγως της κατηγορίας ενεργοποιούνται και αποκτούν νόημα τα αντίστοιχα πεδία, όπως περιγράφονται στις επόμενες ενότητες.
Συγκεκριμένες τιμές οριζόντιων διαστάσεων	Αν για το συγκεκριμένο τύπο παραστατικού είναι επιθυμητό οι οριζόντιες διαστάσεις της επικεφαλίδας να παίρνουν συγκεκριμένες προτεινόμενες τιμές, συμπληρώνονται στα πεδία αυτά (Εμπορικός τομέας, Δραστηριότητα, Διάσταση 1, Διάσταση 2). Η ίδια δυνατότητα υπάρχει και στον ορισμό των ΣΕΙΡΩΝ (αν εκεί οριστούν τιμές στα πεδία αυτά, υπερισχύουν).
Εξαίρεση κατά το Νέο με αντιγραφή	Αν ένα παραστατικό αυτού του τύπου δημιουργηθεί μέσω της λειτουργίας “Νέο με αντιγραφή”, εδώ καθορίζεται ποιοι πίνακες γραμμών (είδη, γραμμές πληρωμών, ειδικοί λ/σμοί κ.λπ.) να εξαιρούνται της αντιγραφής (να μην μεταφέρονται από το αρχικό παραστατικό δηλαδή)

Επικεφαλίδα

Παραστατικά εμπορικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Τύπος συν/νου	Ορίζει ποιοι τύποι συναλλασσομένων είναι επιλέξιμοι στον συγκεκριμένο τύπο παραστατικού (Πελάτης, Προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής).
Προτεινόμενος συν/νος	Εδώ μπορεί να οριστεί συγκεκριμένος προτεινόμενος αυτόματα συν/νος. Αυτή η λειτουργικότητα μπορεί να φανεί πολύ χρήσιμη π.χ. στη λιανική, όταν ο συν/νος είναι συνήθως ο “Πελάτης λιανικής” ή σε έξοδα, μισθοδοσία κ.λπ. που μπορεί να δηλωθεί ένας γενικός πιστωτής κ.λπ.
Δεσμευτικός	Αν το πεδίο ενεργοποιηθεί, ο “προτεινόμενος συν/νος” δεν θα μπορεί να μεταβληθεί από τον χρήστη.
Προσδιορισμός συν/νου από παραλήπτη	Σε παραστατικά που προσδιορίζεται από το χρήστη κατ’ αρχήν ο παραλήπτης, η επιλογή αυτή καθορίζει το πώς θα ταυτοποιηθεί και ο (απαραίτητος σε εμπορικές συναλλαγές) συν/νος: Ναι, αν βρεθεί ο αντίστοιχος συν/νος (αυτό σημαίνει πως θα αναζητηθεί συν/νος με το ίδιο “πρόσωπο” και αν βρεθεί, θα τοποθετηθεί αυτόματα ως συν/νος του παραστατικού, αλλιώς θα πρέπει να τον ορίσει ο χρήστης) Προτεινόμενος (αυτό σημαίνει πως όποιος παραλήπτης κι αν προσδιοριστεί, ως συν/νος του παραστατικού θα τεθεί ο “προτεινόμενος” που έχει δηλωθεί στον τύπο παραστατικού) Νέος συν/νος (αυτό σημαίνει πως, όταν προσδιοριστεί ο παραλήπτης και αν δεν βρεθεί συναλλασσόμενος με το ίδιο “πρόσωπο”, θα δημιουργηθεί αυτόματα νέος συν/νος και θα εμφανιστεί διάλογος για τη συμπλήρωση των υπόλοιπων απαραίτητων πεδίων π.χ. ) Όχι (αυτό σημαίνει πως ο χρήστης είναι εκείνος που θα πρέπει να δηλώσει το συν/νο)
Τίτλος στην οθόνη	Αν δεν οριστεί, ο τίτλος στην οθόνη θα είναι “συναλλασσόμενος”, σε όλα τα εμπορικά παραστατικά. Μπορεί όμως να δοθεί εδώ ένας τίτλος που προσδιορίζει σωστότερα το συν/νο π.χ. “Πελάτης” στα πλαίσια του συγκεκριμένου τύπου παραστατικού.
Τρόπος εύρεσης συν/νου	Καθορίζει πώς θα λειτουργεί η αναζήτηση συν/νου στο πεδίο (οθόνης) με τίτλο “Α.Φ.Μ.”. Πληκτρολογώντας ο χρήστης στο Α.Φ.Μ., το πρόγραμμα μπορεί να αναζητήσει το περιεχόμενο αυτό ΟΧΙ ΜΟΝΟ ΣΤΟ ΑΦΜ αλλά και στον αριθμό τηλεφώνου, αριθμό κάρτας, αριθμό ταυτότητας κ.λπ.
Επιλογή πρόσθετων εκπτώσεων	Καθορίζει τις επιλογές που θα δίνονται στο χρήστη στο διάλογο που εμφανίζεται, όταν χρησιμοποιήσει τη λειτουργία Εκπτωση στο σύνολο (Ctrl-F7)
Επιλογές συνόλων	Αν είναι επιθυμητή η διαχείριση των στοιχείων διακανονισμού πληρωμής, πρέπει να ενεργοποιηθεί στο σημείο αυτό η “ανάλυση εξοφλήσεων”.
Τύπος συναλλαγής	Πρόκειται για μια πρόσθετη κατηγοριοποίηση των παραστατικών.

Παραστατικά χρηματικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Τύπος συν/νου	Ορίζει ποιοι τύποι συναλλασσομένων είναι επιλέξιμοι στον συγκεκριμένο τύπο παραστατικού (Πελάτης, Προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής).
Προτεινόμενος	Εδώ μπορεί να οριστεί συγκεκριμένος προτεινόμενος αυτόματα συναλλασσόμενος.
Δεσμευτικός	Αν ενεργοποιηθεί, ο “προτεινόμενος συν/νος” δεν θα μπορεί να αλλάξει από τον χρήστη.
Τίτλος στην οθόνη	Αν δεν οριστεί, ο τίτλος στην οθόνη θα είναι “συναλλασσόμενος”. Μπορεί εδώ να δοθεί ένας τίτλος που προσδιορίζει σωστότερα το συν/νο π.χ. “Πελάτης” στα πλαίσια αυτού του τύπου.
Τρόπος εύρεσης συν/νου	Καθορίζει πώς θα λειτουργεί η αναζήτηση συν/νου στο πεδίο (οθόνης) με τίτλο “Α.Φ.Μ.”. Πληκτρολογώντας ο χρήστης στο Α.Φ.Μ., το πρόγραμμα μπορεί να αναζητήσει το περιεχόμενο αυτό ΟΧΙ ΜΟΝΟ ΣΤΟ ΑΦΜ αλλά και στον αριθμό τηλεφώνου, αριθμό κάρτας, αριθμό ταυτότητας κ.λπ.

Παραστατικά διακινήσεων

Πεδίο/Περιοχή	Επεξήγηση
Θέση & Προορισμός
Τύπος	Επιλογή της οντότητας που θα είναι επιλέξιμη στα στοιχεία ΘΕΣΗΣ και αντιστοίχως ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ: Υποκατάστημα, Συναλλασσόμενος, Τράπεζα, Εισπράκτορας ή Μεταφορέας
Προτεινόμενος κωδικός	Μπορεί να προσδιοριστεί συγκεκριμένος για αυτό τον τύπο παραστατικού Κωδικός ΘΕΣΗΣ ή/και ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ (αναλόγως της επιλογής τύπου γίνεται και η αναζήτηση στον κωδικό).
Δεσμευτικός	Αν ενεργοποιηθεί, ο προτεινόμενος κωδικός που ορίστηκε, δεν θα αλλάζει από τον χρήστη.
Τίτλος στην οθόνη	Αν δεν οριστεί, ο τίτλος στην οθόνη θα είναι “Θέση” και “Προορισμός” αντίστοιχα. Μπορεί όμως να δοθεί εδώ ένας τίτλος καταλληλότερος για χρήση στον συγκεκριμένο τύπο παραστατικού.
Πολλαπλή διακίνηση	Αν ενεργοποιηθεί (πολλαπλές θέσεις, πολλαπλοί προορισμοί) θα επιτρέπεται να αλλάξει το Υποκατάστημα των γραμμών από το χρήστη. Χρησιμεύει σε περιπτώσεις που γίνεται πολλαπλή διακίνηση (χωρίς ανάγκη έκδοσης επίσημου Δελτίου Αποστολής). Μια τέτοια επιλογή θα πρέπει να υποστηρίζεται ΚΑΙ από το σχέδιο ενημέρωσης του τύπου παραστατικού (όπως συμβαίνει π.χ. στον τύπο “ΔΝΠ”).

Παραστατικά συμψηφιστικών εγγραφών

Πεδίο	Επεξήγηση
Τύπος επικεφαλίδας	Επιλογή της οντότητας που θα είναι επιλέξιμη στον “λογαριασμό” της επικεφαλίδας: Λ/σμός Λογιστικής, Συναλλασσόμενος, Ειδικός λ/σμός, Χρηματικός λ/σμός, Είδος, Πάγιο, Πωλητής
Προτεινόμενος λ/σμός	Εδώ μπορεί να οριστεί συγκεκριμένος προτεινόμενος αυτόματα κωδικός (αναλόγως της επιλογής τύπου γίνεται και η αναζήτηση στον κωδικό).
Δεσμευτικός	Αν ενεργοποιηθεί, ο “προτεινόμενος λ/σμός” δεν θα μπορεί να αλλάξει από τον χρήστη.
Τίτλος στην οθόνη	Αν δεν οριστεί, ο τίτλος στην οθόνη θα είναι “Λ/σμός”. Μπορεί εδώ να δοθεί ένας τίτλος που προσδιορίζει σωστότερα την επιλέξιμη οντότητα.

Συμπεριφορά

Παραστατικά εμπορικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Αυτόματη αντιστοίχιση	Καθορίζει αν, μετά την αποθήκευση του παραστατικού, θα γίνει αυτόματη οικονομική αντιστοίχιση του συν/νου βάσει χρονολογικής σειράς μεταξύ των εγγραφών ανοίγματος και κλεισίματος απαιτήσεων ή υποχρεώσεων (open και close items).
Αυτόματη πρόβλεψη	Αν ενεργοποιηθεί, τότε, σε παραστατικό που δεν έχει καθοριστεί τρόπος πληρωμής ή αν οι εγγραφές “διακανονισμού” αφήνουν υπόλοιπο σε σχέση με το πληρωτέο ποσό, δημιουργείται αυτόματα γραμμή πρόβλεψης (είσπραξης ή πληρωμής) με το ποσό που απομένει, ώστε να έχουμε σωστή ενημέρωση του συναλλασσόμενου (ανοικτά υπόλοιπα). Οι αυτόματες αυτές προβλέψεις αποκτούν ημ/νία λήξης με βάση τις “μέρες πίστωσης” του συν/νου και μπορεί να είναι περισσότερες από μία (κατά συνδυασμό οριζόντιων διαστάσεων των γραμμών ειδών που περιέχει το παραστατικό), ΑΝ έχει δοθεί περιεχόμενο στις ακόλουθες γενικές παραμέτρους (στην κατηγορία παραμέτρων Διαχείριση Παραστατικών): Τρόπος ανάλυσης εξοφλήσεων εισπρακτέων κατά (οριζόντια) ΔΙΑΣΤΑΣΗ γραμμών ειδών Τρόπος ανάλυσης εξοφλήσεων πληρωτέων κατά (οριζόντια) ΔΙΑΣΤΑΣΗ γραμμών ειδών
	Επισημάνσεις
	Αν το παραστατικό ενημερώνει συναλλασσόμενο ή/και προγραμματισμένες χρηματοροές, η ενεργοποίηση της επιλογής αυτής είναι απαραίτητη. Οι γραμμές διακανονισμού όπου εμφανίζονται οι προβλέψεις αυτές εξόφλησης (είτε παραχθούν μέσω εφαρμογής τρόπου πληρωμής, είτε καταχωριστούν από το χρήστη είτε λόγω της ενεργοποίησης αυτής της επιλογής) ΔΕΝ απεικονίζονται στα ανοικτά υπόλοιπα ή στο cash flow AN δεν τις εκμεταλλεύεται το σχέδιο ενημέρωσης. (ώστε να δημιουργεί ΕΓΓΡΑΦΕΣ από τις ΓΡΑΜΜΕΣ αυτές).
Έλεγχος συμπλήρωσης υπολοίπου	Καθορίζει πως το πληρωτέο ποσό του παραστατικού πρέπει να καλυφθεί ολόκληρο από τις γραμμές διακανονισμού (εξόφληση ή/και προβλέψεις). Χρησιμοποιείται κυρίως στη Λιανική. Δεν έχει νόημα αν ενεργοποιηθεί η “αυτόματη πρόβλεψη” ούτε και το αντίστροφο. Η διαφορά είναι ότι η αυτόματη πρόβλεψη παράγεται χωρίς γνωστοποίηση στο χρήστη, ενώ η συμπλήρωση υπολοίπου με συγκεκριμένες γραμμές εξόφλησης είναι αποτέλεσμα επιλογών του χρήστη.
Φορά προβλέψεων	Καθορίζει τη φορά (ανοίγματος, κλεισίματος, καθόλου) που θα έχουν οι εγγραφές προβλέψεων (για την εξόφληση των απαιτήσεων ή υποχρεώσεων που τυχόν δημιουργεί το παραστατικό). Γενικά ένα “τιμολόγιο” έχει φορά = ανοίγματος, ενώ ένα “πιστωτικό” ή μια “πληρωμή” έχει φορά = κλεισίματος. Χρησιμοποιείται από τα σχέδια ενημέρωσης. Κάθε αλλαγή στο σημείο αυτό, μπορεί να έχει απροσδόκητα αποτελέσματα στις ενημερώσεις. Η “φορά” χρησιμοποιείται και σε διάφορες όψεις ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ για να καθορίσει το “πρόσημο” των εμφανιζόμενων ποσών (σε αντίθεση με τις καρτέλες ή άλλες –τις περισσότερες- εκτυπώσεις, που χρησιμοποιούν τις ΕΓΓΡΑΦΕΣ των υποσυστημάτων, όπου η πληροφορία αυτή υπάρχει).
Φορά εξοφλήσεων	Λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η “φορά προβλέψεων” και καθορίζει τη φορά που θα έχουν οι πληρωμές που τυχόν δημιουργούνται από το παραστατικό αυτό. Χρησιμοποιείται από τα σχέδια ενημέρωσης.
Διαχείριση προγραμματισμένων εισροών/εκροών	Καθορίζει τον τρόπο ενημέρωσης των προγραμματισμένων χρηματοροών (εισροών ή εκροών) από παραστατικά αυτού του τύπου. Το αποτέλεσμα είναι ορατό στο Cash flow. Οι διαθέσιμες τιμές είναι: Εισροές (για παραγγελίες πώλησης) Αναίρεση εισροών (για τιμολογήσεις, ακυρώσεις παραγγελιών πώλησης) Εκροές (για παραγγελίες αγορών) Αναίρεση Εκροών (για τιμολογήσεις, ακυρώσεις παραγγελιών αγοράς) Αύξηση των προγραμματισμένων χρηματοροών γίνεται κατά την αποθήκευση παραστατικών με ρύθμιση “Εισροές” ή “Εκροές” στο πεδίο αυτό (δεδομένου ότι το σχέδιο ενημέρωσης το προβλέπει). Η αναίρεση (μείωση) έχει νόημα να δηλωθεί σε τύπους παραστατικών που παράγουν στα πλαίσια του Cash flow βεβαιωμένες προβλέψεις χρηματοροών που είναι πιθανό να αφορούν Παραγγελίες και επομένως θα πρέπει να αντικαταστήσουν τις προγραμματισμένες χρηματοροές (δεν ενεργοποιείται π.χ. στα Πιστωτικά, εκτός αν υπάρχει κατάλληλο παραστατικό Πρόβλεψης πιστωτικού που το υποστηρίζει, όπως π.χ. το ΠΛΚ – Πρόβλεψη πιστωτικού έκπτωσης). Ο τρόπος που αυτή η αναίρεση γίνεται είναι με αυτόματα παραγόμενες γραμμές “ανάλωσης” των ποσών των αρχικών Παραγγελιών ΕΙΤΕ στα πλαίσια μιας μετάβασης ΕΙΤΕ στα πλαίσια του αυτόματου κλεισίματος ποσοτήτων (αν εισαχθεί ένα παραστατικό πρωτογενώς και ζητηθεί εκ των υστέρων το “δέσιμό” του με παραστατικά του προηγούμενου βήματος της ροής εργασιών). Οι γραμμές αυτές (αναίρεσης) είναι στην πραγματικότητα γραμμές χρηματικών λ/σμών τύπου “δέσμευση” & δεν είναι ορατές στο αντίστοιχο πλέγμα της φόρμας παραστατικού. Μπορεί κανείς να τις εμφανίσει μέσω όψης. Προϋπόθεση για να συμβεί αυτό (να γίνει αναίρεση προγραμματισμένων εισροών για παράδειγμα από ένα Τιμολόγιο με το οποίο εκτελέστηκε μια Παραγγελία, ούτως ώστε στο Cash flow να απομείνουν ΜΟΝΟΝ προγραμματισμένες εισροές που ΔΕΝ έχουν τιμολογηθεί) είναι: O προσδιορισμός του παραστατικού στην επιλογή αυτή (ως αναίρεση) H ενεργοποίηση του χαρακτηρισμού “αναίρεση προγραμματισμένων εισροών/εκροών” στους σχετικούς κανόνες μετάβασης Η μέθοδος με την οποία το σύστημα θα υλοποιήσει αυτή την “ανάλωση” των εγγραφών προγραμματισμένων χρηματοροών (των αρχικών Παραγγελιών) καθορίζεται από μια γενική παράμετρο (στην κατηγορία παραμέτρων Διαχείριση Παραστατικών): Μέθοδος ανάλωσης προγρ/νων εισροών/εκροών (αν δηλωθεί η τιμή 0, η αναίρεση θα γίνει αναλογικά από όλες τις “σχετικές” αρχικές γραμμές πρόβλεψης παραγγελιών, ενώ αν δηλωθεί η τιμή 1, η αναίρεση θα γίνει FiFo κατά ημ/νία λήξης των αρχικών προβλέψεων). Σύνδεση προγραμματισμένων ροών βάσει πεδίου γραμμής (μπορεί να επιλεγεί κάποιο πεδίο των γραμμών πρόβλεψης π.χ. διάσταση, πίνακας, σχόλιο, που θα χρησιμεύσει ως κλειδί για να γίνονται με τον επιθυμητό τρόπο οι αναιρέσεις Προσοχή! Η διαχείριση των προγραμματισμένων χρηματοροών πρέπει να υποστηρίζεται από όλα τα σχετικά σχέδια ενημέρωσης.
Κατηγορία Εκκαθάρισης	Είναι μια κατηγοριοποίηση που χρησιμοποιείται στις διαδικασίας Εκκαθάρισης παρακαταθηκών (Αγορά, Επιστροφή αγοράς, Πώληση, Επιστροφή πώλησης, Δεν αφορά παρακαταθήκη). Κάθε γραμμή είδους σε παραστατικό, στο οποίο έχει καθοριστεί “κατηγορία εκκαθάρισης” (οποιαδήποτε τιμή εκτός του “Δεν αφορά παρακαταθήκη”) και ταυτόχρονα η ΣΕΙΡΑ παραστατικού καθορίζει ότι “Αφορά παρακαταθήκη”, αποθηκεύεται με ενεργοποιημένο το πεδίο “Αφορά παρακαταθήκη”, οπότε ΜΠΟΡΕΙ να συμμετάσχει στις διαδικασίες Εκκαθάρισης Παρακαταθηκών που συνοψίζονται στην ενημέρωση – συντήρηση και χρήση σε reporting του πίνακα ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΕΩΝ μεταξύ γραμμών ειδών “Εκκαθαρίσεις γραμμών” (LineItemClearing).
Εφαρμογή εμπορικών όρων	Με αυτή την επιλογή καθορίζεται αν θα εφαρμοστούν εμπορικοί όροι, όπως τιμοκατάλογοι, τιμολογιακές πολιτικές κ.τ.λ.
Εφαρμογή πιστωτικού ελέγχου	Με αυτή την επιλογή καθορίζεται αν θα εφαρμοστεί πιστωτικός έλεγχος (είτε για τα πιστωτικά όρια που ορίζονται στο συν/νο είτε για την εφαρμογή του προφίλ πιστωτικής πολιτικής του συν/νου). Ο τρόπος που λειτουργεί αν δεν υπάρχει πιστωτική πολιτική, καθορίζεται από τη γενική παράμετρο “Πιστωτικός έλεγχος: Τρόπος ελέγχου Συν/νων, που έχουν Πιστωτικά Όρια αλλά ΟΧΙ προφίλ Πιστωτικής Πολιτικής” (στην κατηγορία παραμέτρων Ροές εργασιών/Διαδικασίες).
Ενεργοποίηση πολιτικής επιστροφών	Οι γενικές παράμετροι που καθορίζουν το πώς ελέγχονται οι επιστροφές (ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ=>01… ως ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ=>11…) λειτουργούν σε τύπους παραστατικών με ενεργοποιημένο αυτό το πεδίο και σε γραμμές παραστατικών αυτού του τύπου, οι οποίες: είτε είναι κανονικές και ο τύπος παραστατικού έχει “φορά αντιστοίχισης προβλέψεων” ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ (δηλαδή ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ) είτε είναι αντίθετες και ο τύπος παραστατικού έχει “φορά αντιστοίχισης προβλέψεων” ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ (δηλαδή ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ, ΑΠΟΔΕΙΞΕΙΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ)
Μοντέλο διεκπεραίωσης	Στα παραστατικά εμπορικών συναλλαγών ειδικά, υπάρχει δυνατότητα τήρησης λίστας ελέγχου για παρακολούθηση ενεργειών διεκπεραίωσης (check list). Μπορεί κανείς να ορίσει μια σειρά ελέγχων, ενεργειών, εγγράφων, παραστατικών κλπ. που συνδέονται με το παραστατικό ή το συνοδεύουν και αφορούν την “διεκπεραίωσή” του. Το προτεινόμενο περιεχόμενο αυτής της λίστας ορίζεται στο Μοντέλο διεκπεραίωσης και παραμετροποιείται από Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Παραστατικά και σειρές->Μοντέλα διεκπεραίωσης.
Κανόνες μετάβασης προελεύσεων	Εδώ συμπληρώνονται οι κωδικοί των κανόνων μετάβασης (διαχωρίζονται με ‘,’ αν είναι περισσότεροι του ενός) μέσω των οποίων θεωρητικά παράγεται ένα παραστατικό αυτού του τύπου. Αν εισαχθεί με άλλο τρόπο (πέραν της μετάβασης) τότε, προκειμένου να ενημερωθούν σωστά όλα τα απαραίτητα στοιχεία ιστορικού, μπορεί και ΠΡΕΠΕΙ να ΣΥΝΔΕΘΕΙ με το/τα κατάλληλο/α παραστατικά του προηγούμενου βήματος της διαδικασίας. Αυτό γίνεται μέσω της διαδικασίας αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων, που είναι διαθέσιμη στις όψεις παραστατικών. Η σειρά με την οποία θα δηλωθούν οι κανόνες μετάβασης στο σημείο αυτό είναι και η σειρά με την οποία θα γίνει αναζήτηση στα “ανοικτά” παραστατικά (του τύπου παρ/κού “ΑΠΟ” του κανόνα) με τα οποία θα συνδεθεί το εκάστοτε παραστατικό (του τύπου παρ/κού “ΣΕ” του κανόνα). Παράδειγμα Αν στον τύπο “ΔΑΠ” ορίσει κανείς στο πεδίο αυτό “152. ΠΔΣ=>ΔΑΠ, 111. ΠΑΡ=>ΔΑΠ” και ένα Δ. Αποστολής αυτού του τύπου εισαχθεί με πληκτρολόγηση, τότε, η διαδικασία “Αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων”, προκειμένου να συνδέσει τις γραμμές του Δ. Αποστολής με τις κατάλληλες αρχικές γραμμές (ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ) θα αναζητήσει πρώτα ανοικτές (μη εκτελεσμένες) γραμμές σε παραστατικά “ΠΔΣ” κι αν δεν βρει ή αν μείνει επιπλέον ποσότητα προς σύνδεση, θα αναζητήσει ανοικτές γραμμές σε “ΠΑΡ” (του ίδιου πελάτη, είδους κ.λπ.). Κατά τη διαδικασία σύνδεσης αυτή, εκτελούνται κι όλες εκείνες οι ενημερώσεις που θα εξασφάλιζε η αντίστοιχη μετάβαση (γραμμές εκπλήρωσης, αύξηση/μείωση διαθεσίμων, εκτελεσμένες αρχικές ποσότητες, λίστα σχετικών παραστατικών). Η γενική παράμετρος “Είδη/Bar-codes: Αυτόματη αντιστοίχιση ποσοτήτων με αυστηρό έλεγχο διαστάσεων” (στην κατηγορία παραμέτρων Διαχείριση παραστατικών) καθορίζει το αν σε αυτή τη διαδικασία οι συνδέσεις των επιλεγμένων με τα αρχικά παραστατικά θα γίνονται με αποκλειστικό “κλειδί” τις διαστάσεις (ίδιες δηλαδή τιμές διαστάσεων μεταξύ των ζευγών γραμμών που συνδέονται) ή απλώς κατά προτεραιότητα διαστάσεων).
Τύπος ισοτιμίας	Υπάρχουν τριών ειδών ισοτιμίες στα νομίσματα: Αγοράς, Πώλησης και Fixing. Εδώ πρέπει να επιλεγεί ο τύπος ισοτιμίας που θα χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό των αξιών στο βασικό νόμισμα. Όταν υπάρχουν συναλλαγές σε ξένο νόμισμα, θα πρέπει καθημερινά να συμπληρώνονται οι ισοτιμίες είτε από το χρήστη είτε από κάποια αυτόματη χρονοπρογραμματισμένη εργασία.
Πίνακας ισοτιμιών	Οι ισοτιμίες μπορεί να τηρούνται σε πολλούς (ανεξάρτητους) “πίνακες ισοτιμιών”, αν π.χ. υπάρχει ανάγκη τήρησης ισοτιμιών ανά Τράπεζα. Εδώ προσδιορίζεται ο πίνακας ισοτιμιών που θα χρησιμοποιείται από τα παραστατικά αυτού του τύπου, για την ανάγνωση των ισοτιμιών.
Κωδικός φόρμας	Πρόκειται για τη δυναμική φόρμα εμφάνισης των παραστατικών αυτού του τύπου. Η διαμόρφωση φορμών γίνεται από Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Εργασίες προσθετικής ανάπτυξης/Διαμόρφωση οθονών.

Ειδικά σε παραστατικά χρηματικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Εισαγωγή νέων αξιογράφων	Καθορίζει τι τύπου ΝΕΑ αξιόγραφα δέχεται ο τύπος παραστατικού. Οι επιλογές είναι Εισπρακτέο/Πληρωτέο, Πληρωτέο, Εισπρακτέο και Κανένα. Για παράδειγμα, σε μια Απόδειξη είσπραξης (ΑΕΠ, ΠΠΑ, ΠΑΕ) θα τεθεί η τιμή “Εισπρακτέο”, σε μια Απόδειξη πληρωμής (ΑΠΜ, ΠΔΑ, ΠΛΛ) θα τεθεί η τιμή “’Πληρωτέο” και σε παραστατικά που δεν έχει νόημα η δημιουργία νέου αξιογράφου όπως π.χ. η Εξόφληση (ΠΛΞ, ΕΞΑ, ΕΞΠ, ΜΑΤ κ.λπ.) θα τεθεί η τιμή “Κανένα”.
Επιλογή αξιογράφου	Καθορίζει τι τύπου αξιόγραφα θα μπορούν να ΕΠΙΛΕΓΟΥΝ σε παραστατικό αυτού του τύπου (Εισπρακτέο/Πληρωτέο, Πληρωτέο, Εισπρακτέο, Κανένα). Για παράδειγμα, σε Απόδειξη Πληρωμής (ΑΠΜ, ΠΛΛ) επιτρέπονται και εισπρακτέα (επιταγές τρίτων) και πληρωτέα, ενώ σε πινάκιο Επιστροφής από Πελάτη (ΕΦΕ) ή σε εξόφληση εισπρακτέων (ΕΞΑ) θα επιλεγεί μόνο εισπρακτέο.
Επιλογή ανοιχτών μόνο	Καθορίζει αν θα γίνονται δεκτά μόνον εκκρεμή (μη εξοφλημένα) αξιόγραφα, ώστε να προστατεύονται οι χρήστες από λάθη.
Τύποι αξιογράφων	Καθορίζει τον περιορισμό στην επιλογή αξιογράφων μεταξύ μόνο συγκεκριμένων τύπων αξιογράφων. Η επιλογή τύπων μπορεί να είναι πολλαπλή.
Επιτρεπτές καταστάσεις	Καθορίζει τον περιορισμό στην επιλογή αξιογράφων που βρίσκονται μόνο σε συγκεκριμένη κατάσταση/καταστάσεις.
Εκτύπωση Αξιογράφων	Αν το παραστατικό αφορά πληρωτέα αξιόγραφα, μπορεί να γίνει άμεσα και η εκτύπωση (μηχανογραφημένης επιταγής) μέσω των επιλογών Άμεσα’, Με Ερώτηση, Όχι. Για την εκτύπωση μηχανογραφημένων επιταγών, θα πρέπει στον χρηματικό λογαριασμό εξόφλησης του αξιογράφου να έχουν δηλωθεί τα κατάλληλα “στοιχεία αρίθμησης επιταγών”, φόρμα κ.λπ.
Αφορά ακύρωση αξιόγραφου	Αν ενεργοποιηθεί, θα διαγραφεί η αντιστοίχιση που προκλήθηκε με την έκδοση αξιογράφων και (αν το σχέδιο ενημέρωσης το υποστηρίζει), θα “ελευθερωθούν” όσα τιμολόγια (και εν γένει, εγγραφές ανοίγματος) “έκλεινε” το αξιόγραφο και η εικόνα της ενηλικίωσης συναλλασσόμενου θα επανέλθει στην αρχική της κατάσταση (πριν την παραλαβή ή παράδοση αξιογράφου). Τέτοια παραστατικά είναι τα ΕΦΕ, ΕΦΠ.
Φιλτράρισμα Ειδικών λογαριασμών βάσει συν/νου	Εχει νόημα να ενεργοποιηθεί σε παραστατικά όπως ΕΔΕ, ΕΔΠ, ΕΔΣ, ΕΔΧ που χρησιμοποιούνται για Πληρωμή ή επιστροφή φόρων – κρατήσεων. Αν οι σχετικοί ειδικοί λ/σμοί έχουν συμπληρωμένο «σχετικό συν/νο», τότε η επιλογή ειδικών λ/σμών λαμβάνει υπόψη το συν/νο της επικεφαλίδας. Ετσι, αν π.χ. ο σχετικός συν/νος για κάποιους ειδικούς λ/σμούς κρατήσεων είναι το ΙΚΑ και συμπληρώσουμε στην επικεφαλίδα αυτόν τον «πιστωτή», τότε στην αναζήτηση ειδικών λ/σμών δεν θα εμφανιστούν όλοι, αλλά μόνο όσοι έχουν συνδεθεί με αυτόν.

Ειδικά σε παραστατικά συμψηφιστικών εγγραφών

Πεδίο	Επεξήγηση
Λίστα σχέσεων για αυτόματη γένεση αντίθετων διακινήσεων	Ενεργοποιείται σε παραστατικά (όπως π.χ. το ΔΕΚ) όπου απαιτείται μετά την εισαγωγή των αρχικών γραμμών να παραχθούν αυτόματα (με τον αντίθετο τύπο γραμμής) γραμμές συμμετρικές με βάση κάποια σχέση που προσδιορίζεται σε αυτό το σημείο. Η αυτοματοποίηση αυτή γίνεται με τη συντόμευση Ctrl-Shift-F9 στο πλέγμα των ειδών, καθώς και κατά την αποθήκευση. Οι “αντίθετες-συμμετρικές” γραμμές που παράγονται θα πρέπει να υποστηρίζονται από το σχέδιο ενημέρωσης, έτσι ώστε να ενημερωθεί κατάλληλα (αντίστροφα) το Βιβλίο Αποθήκης.
Αφορά ακύρωση εξόφλησης	Ενεργοποιείται σε τύπους παραστατικών (όπως π.χ. τα ΚΕΣ, ΚΕΠ) μέσω των οποίων πρέπει να διορθωθούν λάθη σε εισπράξεις ή πληρωμές μέσω Χρηματικών λ/σμών (για εξοφλήσεις με αξιόγραφα, αντιστοίχως χρησιμοποιείται η ρύθμιση “Αφορά ακύρωση αξιογράφου”). Αν ενεργοποιηθεί, στη στήλη “Εξόφληση προς ακύρωση” των γραμμών συν/νων τέτοιων παραστατικών, λειτουργεί αναζήτηση στις εξοφλήσεις με Shift-F3 (αυτόματα εφαρμόζεται ως φίλτρο ο Χρηματικός λ/σμός της επικεφαλίδας και ο συν/νος της γραμμής). Σε αυτή την αναζήτηση λαμβάνεται υπόψη και το περιεχόμενο της παραμέτρου “Λίστα πεδίων προσδιορισμού εξόφλησης που ακυρώνεται” όπου μπορεί κανείς να ορίσει τις διαστάσεις (εμπορικός τομέας κ.λπ.) ή/και οριζόμενα πεδία με το όνομά τους στη Β.Δ. (σε comma separated list) με τα οποία θα γίνεται η αναζήτηση της εξόφλησης προς ακύρωση. Το αποτέλεσμα θα είναι να διαγραφεί η αντιστοίχιση που προκλήθηκε με την εξόφληση που ακυρώνεται και (αν το σχέδιο ενημέρωσης το υποστηρίζει) να “ελευθερωθούν” όσα τιμολόγια (και εν γένει, εγγραφές ανοίγματος) “έκλεινε” η συγκεκριμένη εξόφληση και η εικόνα της ενηλικίωσης συναλλασσόμενου να επανέλθει στην αρχική της κατάσταση.

Γραμμές

Παραστατικά εμπορικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Είδη που δέχεται το παραστατικό	Στην “επιλογή” δηλώνεται ο τύπος των αποδεκτών ειδών σε αυτό τον τύπο παραστατικού (Είδη αποθήκης, Γενικά είδη, Πάγια). Στον “τύπο” ορίζεται ο προτεινόμενος τύπος γραμμής (κανονικές, αντίθετες). Ο τύπος γραμμής μπορεί να οριστεί και ως “δεσμευτικός” ώστε να εμποδίσει τους χρήστες από το να κάνουν κατά λάθος μεταβολή του τύπου (Shift-F4), σε περίπτωση που στο συγκεκριμένο τύπο παραστατικού δεν έχει νόημα κάτι τέτοιο. Προσοχή! Η ενεργοποίηση τύπων ειδών και τύπων γραμμών πρέπει να γίνεται μετά από έλεγχο του σχεδίου ενημέρωσης, για το αν καλύπτει τις απαιτούμενες ενημερώσεις. Αν π.χ. το σχέδιο δεν καλύπτει επιστρεφόμενα πάγια και οριστεί ως μη δεσμευτικός ο τύπος γραμμής παγίου ή αν το σχέδιο δεν καλύπτει καθόλου πάγια και εδώ ενεργοποιηθούν, το αποτέλεσμα (τουλάχιστον σε παραστατικά που ενημερώνουν καταστάσεις, καρτέλες, στατιστικά, Λογιστική) θα είναι λανθασμένα οικονομικά δεδομένα και ασυμφωνίες μεταξύ υποσυστημάτων.
Σχέδια εμφάνισης	Το σύστημα διαθέτει διάφορα (προτεινόμενα) σχέδια εμφάνισης για τα πλέγματα γραμμών των παραστατικών (grids) που προσδιορίζουν τις εμφανιζόμενες στήλες, καθώς και τη μορφοποίησή τους (χρώματα, γραμματοσειρά, μορφή, τίτλος κ.ο.κ.). Αυτά βρίσκονται στο φάκελο ‘…\ ESLayouts\...’ και εδώ μπορεί να γίνει επιλογή ενός από αυτά, για κάθε τύπο είδους. Υπάρχει και δυνατότητα δημιουργίας νέων σχεδίων αναλόγως των αναγκών (δίνοντας στο σημείο αυτό ένα μη υπαρκτό όνομα). Η διαμόρφωση της εμφάνισης γίνεται μέσα από το παραστατικό, όσο κανείς βρίσκεται σε ένα πλέγμα γραμμών: Η προσθήκη ή αφαίρεση στήλης, με δεξί-κλικ->προσθαφαίρεση στηλών Η μεταβολή ονόματος στήλης με Ctrl-Shift-F12 Η μεταβολή άλλων ιδιοτήτων του πλέγματος με Ctrl-F12 Αφού γίνει η επιθυμητή διαμόρφωση, πρέπει να ζητηθεί αποθήκευση σχεδίου εμφάνισης, (από το πλήκτρο “Επιπλέον…” που υπάρχει στην κάθετη μπάρα εργαλείων σε όλα τα πλέγματα γραμμών), οπότε η αποθήκευση θα γίνει με το όνομα που ορίστηκε σε αυτό το σημείο (στον τύπο παραστατικού) και επίθεμα egl στον αντίστοιχο φάκελο ‘…\ CSLayouts\...’ Αν δοθεί ένα υπαρκτό σχέδιο εμφάνισης, πρέπει να ελεγχθεί (από την όψη τύπων παραστατικών, με μεταφορά στις ορατές των στηλών “εμφάνιση ειδών”, “εμφάνιση γενικών ειδών”, “εμφάνιση παγίων”) σε ποιον άλλο τύπο παραστατικού αυτό χρησιμοποιείται, ώστε να βεβαιωθεί ότι πιθανή μεταβολή του ΕΙΝΑΙ επιθυμητό να επηρεάσει την εμφάνιση και στους υπόλοιπους τύπους παραστατικών που το χρησιμοποιούν.
Κατηγορία γενικού είδους	Εφόσον έχει επιλεγεί ότι το παραστατικό θα δέχεται “γενικά είδη”, στο πεδίο αυτό προσδιορίζεται ο τύπος των γενικών ειδών που θα επιτρέπεται (Υπηρεσία, Δαπάνη, Και τα δύο).
Υπολογισμός Φ.Π.Α.	Καθορίζει αν το παραστατικό αφορά Φ.Π.Α. ή όχι. Αν είναι απενεργοποιημένο, δεν θα γίνεται υπολογισμός Φ.Π.Α. ούτε θα είναι δυνατή η πληκτρολόγηση στις στήλες αξιών Φ.Π.Α.
Υπολογισμός ΦΠΑ στα σύνολα	Αν ενεργοποιηθεί, κατά τους υπολογισμούς εξασφαλίζεται ότι η αξία ΦΠΑ είναι το αποτέλεσμα της εφαρμογής του συντελεστή ΦΠΑ επί της συνολικής υποκείμενης σε αυτό τον συντελεστή ΦΠΑ αξίας (δηλαδή της συνολικής καθαρής αξίας ανά συντελεστή), κι αν τυχόν από τις αθροίσεις των επί μέρους αξιών ΦΠΑ των γραμμών δεν προκύπτει το ίδιο ποσό, η διαφορά ανατίθεται αυτόματα στη γραμμή με τη μεγαλύτερη αξία. Χρησιμεύει σε ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ κυρίως, όπου θα θέλαμε ο πίνακας συνόλων που θα τυπωθεί να μην παρουσιάζει διαφορές στρογγυλοποίησης σε σχέση με την άμεση εφαρμογή των % ΦΠΑ πάνω στο άθροισμα των καθαρών αξιών. Η λειτουργικότητα αυτή ΑΠΕΝΕΡΓΟΠΟΙΕΙΤΑΙ όταν: Στο παραστατικό έχουμε μικτές τιμές (ΛΙΑΝΙΚΗ). Σε αυτή την περίπτωση, ο υπολογισμός του ΦΠΑ είναι “αντίστροφος” (εσωτερική υφαίρεση). Η αξία ΦΠΑ κάποιας γραμμής ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΘΕΙ από το χρήστη. Η επιλογή ΔΕΝ ΣΥΝΙΣΤΑΤΑΙ για τις περιπτώσεις παραστατικών ΑΓΟΡΩΝ. Οι αξίες ΦΠΑ συνήθως αναγράφονται εκεί και επιβεβαιώνονται ανά γραμμή και, στην περίπτωση διαφωνίας των συνόλων με το πρωτογενές παραστατικό, γίνεται διόρθωση από το χρήστη σε κάποια γραμμή ή/και έλεγχος ΑΝΑ γραμμή, σε σχέση με τα περιεχόμενα του πρωτογενούς παραστατικού.
Φιλτράρισμα ειδών προμηθευτή	Έχει νόημα να ενεργοποιηθεί μόνο σε παραστατικά Αγορών και μόνον αν στα είδη έχουν δηλωθεί οι Προμηθευτές. Αν είναι ενεργοποιημένο, στην αναζήτηση των ειδών (με * ή F3) εμφανίζονται μόνο τα είδη του προμηθευτή που έχει δηλωθεί στην επικεφαλίδα.
Φιλτράρισμα ΑΧ	Αν ενεργοποιηθεί, στην αναζήτηση των ειδών με (* ή f3) θα εμφανίζονται μόνο τα είδη στα οποία έχει δηλωθεί ο Αποθηκευτικός Χώρος του παραστατικού (στη σελίδα τους “Διακίνηση”, στη λίστα Αποθηκευτικών Χώρων).
Επιλογή ειδών με υπόλοιπο	Αν ενεργοποιηθεί, στην αναζήτηση των ειδών με (* ή f3) θα εμφανίζονται μόνο τα είδη για τα οποία υπάρχει απόθεμα στον συγκεκριμένο ΑΧ. Η επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί είτε στις κανονικές γραμμές είτε στις αντίθετες, αναλόγως της φύσης του παραστατικού. Έτσι, σε παραστατικά πωλήσεων έχει νόημα στις “κανονικές” γραμμές (οι “αντίθετες” χρησιμοποιούνται για επιστροφές, οπότε δεν έχει νόημα να ελέγχεται αν υπάρχει απόθεμα αυτών στην αποθήκη). Σε ένα παραστατικό παραγωγών-αναλώσεων, έχει νόημα να ενεργοποιηθεί στις “αντίθετες” γραμμές αναλώσεων (και όχι στις “κανονικές” που είναι εισαγωγικές εγγραφές – παραγωγές).
Προτεινόμενη τιμή	Επιλογή της τιμής που θα προτείνεται στις γραμμές ειδών (αν εφαρμοστεί τιμοκατάλογος, υπερισχύει της πρότασης τιμής από το σημείο αυτό): Μία από τις τιμές ΠΩΛΗΣΗΣ που ορίζονται στα είδη (Τιμή χονδρικής, Τιμή λιανικής, Τιμή 1, 2, 3) Τελευταία τιμή πώλησης (η “τιμή” της τελευταίας εγγραφής πώλησης) Τελευταία τιμή πώλησης καθαρή (η “καθαρή αξία/ποσότητα” της τελευταίας εγγραφής πώλησης) Τελευταία τιμή κτήσης (η “τιμή” της τελευταίας εγγραφής εισαγωγής-απόκτησης) Τελευταία τιμή κτήσης καθαρή (η “καθαρή αξία/ποσότητα” της τελευταίας εγγραφής εισαγωγής) Τιμή αγοράς προμηθευτή (η τιμή αγοράς του είδους για τον συγκεκριμένο προμηθευτή) Τιμή αγοράς προμηθευτή καθαρή (η τιμή αγοράς του είδους για τον συγκεκριμένο προμηθευτή, μετά την εφαρμογή των εκπτώσεων) Τιμή αποτίμησης (η τελευταία επίσημη τιμή αποτίμησης – της προηγούμενης περιόδου) Ενδεικτική τιμή αποτίμησης (η διαρκώς υπολογιζόμενη προσωρινή τιμή αποτίμησης, το πηλίκο συνολικής αξίας εισαγωγών/συνολική ποσότητα εισαγωγών) Πρότυπη τιμή κόστους (που ορίζεται στο είδος) Τιμή ρευστοποίησης (που ορίζεται στις “τιμές κόστους” στο είδος) Κατά τη διαδικασία εντοπισμού της “τελευταίας εγγραφής” για να ληφθεί η “τελευταία τιμή” σε κάποιες από τις παραπάνω επιλογές, ΑΓΝΟΟΥΝΤΑΙ ο Αποθηκευτικός Χώρος και το Υποκατάστημα, δηλαδή αυτά τα δύο στοιχεία ΔΕΝ αποτελούν κριτήρια εύρεσης των εγγραφών (σε σχέση με το Υποκ/μα και τον ΑΧ του εκάστοτε παραστατικού).
Προτεινόμενη τιμή ανά συναλλασσόμενο	Η συγκεκριμένη επιλογή γίνεται ενεργή όταν ως “Προτεινόμενη τιμή” έχει επιλεγεί η τελευταία τιμή πώλησης ή η τελευταία τιμή κτήσης (ή οι αντίστοιχες καθαρές). Ως ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ σε αυτή την περίπτωση επιλέγεται η τελευταία εγγραφή του συγκεκριμένου είδους για τον συγκεκριμένο συναλλασσόμενο του παραστατικού. Οι επιλογές είναι: Προτεινόμενη τιμή είδους-συναλλασσόμενου (σημαίνει ότι, από την τελευταία εγγραφή του είδους και του συγκεκριμένου συν/νου, μεταφέρεται στη γραμμή είδους η τότε τιμή μόνο) Προτεινόμενη τιμή/έκπτωση είδους-συναλλασσόμενου (σημαίνει ότι, από την τελευταία εγγραφή του είδους και του συγκεκριμένου συν/νου, μεταφέρονται στη γραμμή είδους και η τιμή και τα % εκπτώσεων 1,2,3) Καμία (σημαίνει ότι λαμβάνεται υπόψη η τελευταία εγγραφή, ανεξαρτήτως συν/νου) Η δυνατότητα αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί τιμοκαταλόγων, σε περιπτώσεις που οι τιμές αλλάζουν συχνά και δεν μπορούν εύκολα να συντηρούνται τιμοκατάλογοι.
Προτεινόμενη τιμή κόστους	Ειδικά στα παραστατικά πωλήσεων, πέραν της ΤΙΜΗΣ (πώλησης) το σύστημα προτείνει και την (προσωρινή) ΤΙΜΗ ΚΟΣΤΟΥΣ, ώστε να μπορεί (πριν εκτελεστεί η διαδικασία της Αποτίμησης) να υπάρχει εκτίμηση του % μεικτού κέρδους ανά εγγραφή πώλησης, ανά είδος, ανά πελάτη κ.λπ. Οι επιλογές είναι όπως και στην “προτεινόμενη τιμή” (πλην βέβαια των επιλογών τιμής πώλησης: χονδρικής, λιανικής και 1,2,3).
Όψη είδους αποθήκης	Εδώ μπορεί να δηλωθεί ποια όψη θα εμφανίζεται με την εντολή “Εποπτική εικόνα” της κάθετης μπάρας εργαλείων στο πλέγμα των ειδών. Η όψη αυτή παίρνει παραμέτρους το είδος της γραμμής και τον συν/νο της επικεφαλίδας και εμφανίζει πληροφορίες από τις σχετικές εμπορικές συναλλαγές.
Σύνδεση με αποσβεστέα απόκτηση	Σε παραστατικά που διακινούν πάγια, είναι πολύ σημαντικό να τεθεί σωστά η παράμετρος αυτή. Οι επιλογές είναι: Αυτόματη (σημαίνει ότι θα δημιουργηθεί αυτόματα από το τρέχον παραστατικό μια ΝΕΑ αποσβεστέα κτήση παγίου - επιλέγεται σε παραστατικά Αγορών και Απογραφής από προηγούμενο σύστημα) Υποχρεωτική (σημαίνει ότι θα απαιτείται στις γραμμές παγίων να επιλεγεί μια ΥΠΑΡΚΤΗ αποσβεστέα κτήση, αλλιώς δεν θα απαγορεύεται η αποθήκευση – επιλέγεται σε παραστατικά πωλήσεων και εν γένει εξαγωγών και προκαλεί την εμφάνιση διαλόγου υπενθύμισης για εκτέλεση του υπολογισμού αποσβέσεων, δεδομένου ότι επί εξαγωγής μη πλήρως αποσβεσμένων παγίων, αν ΔΕΝ έχουν διενεργηθεί οι μέχρι τότε αποσβέσεις, ΔΕΝ θα υπολογιστεί σωστά και ΔΕΝ θα λογιστικοποιηθεί σωστά το ποσό των αποσβέσεων που “ματαιώνεται”) Αδιάφορο (σημαίνει ότι δεν ενεργοποιείται καμία λειτουργικότητα, είναι ελεύθερη η επιλογή ή όχι αποσβεστέας κτήσης)
Αναζήτηση σε είδη καταλόγου	Αν ενεργοποιηθεί, τότε θα είναι διαθέσιμη η αναζήτηση στη στήλη “Είδος καταλόγου” του πλέγματος γραμμών. Είναι λειτουργικότητα επιθυμητή σε Προσφορές, όπου τα είδη πολλές φορές δεν τηρούνται σε στοκ, εκτός αν παραγγελθούν. Έτσι, στην Προσφορά θέλουμε να ορίσουμε “υποψήφια είδη”
Επί αυτόνομου είδους καταλόγου	Αν ενεργοποιηθεί η “Αναζήτηση σε είδη καταλόγου” (και δεδομένου ότι το είδος αποθήκης είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί, ακόμη και σε Προσφορές όπου δεν είναι ορατή στήλη), μπορεί κανείς να επιλέξει τη διαχείριση αυτή, στην περίπτωση που επιλεγεί είδος καταλόγου, για το οποίο δεν υπάρχει ήδη καρτέλα είδους αποθήκης: Χρήση πρότυπου είδους (ως είδος θα τοποθετηθεί το “Πρότυπο είδος” που έχει δηλωθεί στο είδος καταλόγου) Δημιουργία νέου είδους (θα ανοίξει διάλογος για τη δημιουργία νέου είδους αποθήκης) Η δήλωση ενός “πρότυπου” είδους αποθήκης στα είδη καταλόγου (π.χ. ένα “πρότυπο” ανά κατηγορία ειδών) επιτρέπει να λειτουργήσουν κανονικά οι υπολογισμοί στη γραμμή της προσφοράς (π.χ. ΦΠΑ, Μονάδα μέτρησης, πιθανές συνήθεις εκπτώσεις κ.λπ.). Πριν η προσφορά εξελιχθεί περαιτέρω (σε αποδοχή-πώληση) θα πρέπει με μεταβολή του παραστατικού να προσδιοριστούν τα συγκεκριμένα είδη αποθήκης που αντιστοιχούν στα είδη προσφοράς, αφού μετά θα απαιτηθεί ενημέρωση καρτέλας, υπολοίπων κ.ο.κ. στην Αποθήκη.
Αυτόματη σύμπτυξη νέας εγγραφής	Αν είναι ενεργοποιημένο, τότε κάθε νέα γραμμή που έχει τις ίδιες “διαστάσεις” (είδος, ΑΧ, κατηγορία ΦΠΑ, οριζόντιες διαστάσεις κ.λπ.) με κάποια άλλη, αυτόματα διαγράφεται και ενσωματώνεται στην προηγούμενη με άθροιση ποσοτήτων και αξιών. Το αν θα χρησιμοποιούνται η τιμή και τα % έκπτωσης ως κριτήρια για τη σύμπτυξη είναι παραμετρικό, με βάση δύο χαρακτηρισμούς που μπορούν να προστεθούν στον τύπο παραστατικού: IGNOREDISCONCOMPACT (Κατά τη σύμπτυξη γραμμών παραστατικού, ΔΕΝ συμμετέχουν τα 4 % ΕΚΠΤΩΣΗΣ ως κριτήρια) IGNOREPRICEONCOMPACT (Κατά τη σύμπτυξη γραμμών παραστατικού, ΔΕΝ συμμετέχει η ΤΙΜΗ ως κριτήριο) Ένας άλλος χαρακτηρισμός που πρέπει να γνωρίζετε, στην περίπτωση που ενεργοποιηθεί αυτόματη σύμπτυξη είναι και ο: AUTOCOMPACTADDED_QTY Αν ο τύπος παραστατικού έχει αυτό το χαρακτηρισμό, τότε κατά τη σύμπτυξη αθροίζονται μόνο οι ποσότητες (Ποσότητα 1-4, Ποσότητα, Ποσότητα σε βασική, Ποσότητα σε εναλλακτική, Βάρος, Όγκος) και προκαλείται επανυπολογισμός των αξιακών πεδίων. Με αυτή τη μέθοδο θα αποκλειστούν περιπτώσεις μη επιθυμητής στρογγυλοποίησης. Όταν αθροίζονται οι αρχικές αξίες, τότε μόνο τυχαία για παράδειγμα η αξία ΦΠΑ θα είναι ίση με εκείνη που θα προέκυπτε αν εφαρμοζόταν ο συντελεστής στην αξία μετά τη σύμπτυξη.
Ανάλυση ειδικών λ/σμών ανά διάσταση	Αν ενεργοποιηθεί, τότε κατά την αποθήκευση, οι γραμμές ειδικών λ/σμών που “εξαρτώνται από είδος” θα αναπτυχθούν αυτόματα κατά διάσταση με τα κατ’ αναλογία ποσά που προκύπτουν βάσει των αξιών των γραμμών ειδών που τις δημιούργησαν, με βάση την τιμή των εξής γενικών παραμέτρων: Τρόπος ανάλυσης ειδικών λογ/μών (εξαρτώμενοι από είδος) σε εισπρακτέα παρ/κά κατά (οριζόντια) ΔΙΑΣΤΑΣΗ γραμμών ειδών (Comma separated list) Τρόπος ανάλυσης ειδικών λογ/μών (εξαρτώμενοι από είδος) σε πληρωτέα παρ/κά κατά (οριζόντια) ΔΙΑΣΤΑΣΗ γραμμών ειδών (Comma separated list) Σε αυτές μπορούν να δηλωθούν οι επιθυμητές οριζόντιες διαστάσεις (εμπορικός τομέας κ.λπ.) με το όνομά τους στη Β.Δ. (σε comma separated list) π.χ. “fBusinessUnitCode”. Αν δηλαδή τα διάφορα είδη ΔΥΟ εμπορικών τομέων (στο παράδειγμα αυτό) προκαλούν την ενσωμάτωση της ΙΔΙΑΣ επιβάρυνσης στο παραστατικό, αν μεν ΔΕΝ ενεργοποιηθεί αυτή η λειτουργικότητα, η γραμμή του ειδικού λ/σμού επιβάρυνσης θα είναι ΜΙΑ, αν όμως ενεργοποιηθεί, θα είναι ΔΥΟ.
Διαχείριση συνταγών	Όσον αφορά τα είδη σετ, η ανάπτυξη της συνταγής τους σε νέες γραμμές στα παραστατικά είναι δεδομένη και μη παραμετροποιήσιμη (άλλωστε είναι απαραίτητη, διότι οι πραγματικές εγγραφές “καρτέλας” δημιουργούνται από τις γραμμές των συστατικά τους). Όσον αφορά τα παραγόμενα είδη, αν σε αυτό το σημείο επιλεγεί “Απλή ανάπτυξη” τότε, θα γίνει ανάπτυξη της συνταγής τους στο παραστατικό (μόνο του 1ου από τα πιθανώς πολλαπλά επίπεδα της συνταγής), με την αντίστροφη λειτουργικότητα εκείνης των σετ: οι γραμμές συστατικών που προκύπτουν από την ανάπτυξη της συνταγής τύπου “τεχνική προδιαγραφή” εμφανίζονται για πληροφοριακούς λόγους (ώστε να είναι ορατή η σύνθεση του προϊόντος στον αποδέκτη του παραστατικού) και δεν δημιουργούν εγγραφές (οι πραγματικές εγγραφές “καρτέλας” δημιουργούνται από τις γραμμές παραγομένων). Ο όρος “απλή ανάπτυξη” έχει επιλεγεί για να μη γίνει σύγχυση με τη δυνατότητα ανάπτυξης συνταγής σε συμψηφιστικά παραστατικά συναρμολόγησης/παραγωγής, όπου οι γραμμές συστατικών ανήκουν σε διαφορετικό πλέγμα γραμμών, με διαφορετικό τύπο γραμμής (τέτοια δυνατότητα δεν υπάρχει στα παραστατικά εμπορικών συναλλαγών).
Ανάλυση τιμών στον πίνακα ανά διάσταση	Αν ενεργοποιηθεί, έχει ως αποτέλεσμα την εμφάνιση της στήλης “τιμή” δίπλα σε όλες τις στήλες ποσοτήτων του δισδιάστατου πίνακα που εμφανίζεται με την εντολή “Ανάλυση διαστάσεων” (από την κάθετη μπάρα εργαλείων του πλέγματος ειδών αποθήκης) ή με Alt-F12. Υπενθύμιση για τη λειτουργία Alt-F12 H εντολή αυτή διαφέρει από την απλή “Ανάλυση σε διαστάσεις” (F12) ως προς το ότι κάνει μαζική διαχείριση γραμμών ειδών που διαφέρουν ως προς τις διαστάσεις μόνο. Συγκεκριμένα, για ΚΑΘΕ γραμμή ανάλυσης σε αυτό το σενάριο (με χρήση αυτής της εντολής δηλαδή) δημιουργείται μία ΞΕΧΩΡΙΣΤΗ γραμμή είδους. Με Alt-F12 πάλι, σε οποιαδήποτε γραμμή είδους από αυτές, εμφανίζονται ΟΛΕΣ ΜΑΖΙ στον δισδιάστατο πίνακα (για μεταβολή ποσοτήτων κ.λπ.), αναγνωρίζονται δηλαδή τα κοινά τους στοιχεία. Είναι κατάλληλος τρόπος λειτουργίας όταν: έχουμε μαζική διαδικασία π.χ. αρχική παραγγελία σαιζόν (όπου βολεύει η χρήση του πίνακα για την ανάλυση ΑΝΑ γραμμή είδους) ενώ ταυτόχρονα έχουμε διαφοροποίηση τιμής ή έκπτωσης, επομένως χρειαζόμαστε ΚΑΙ ξεχωριστές γραμμές ειδών (υπολογισμούς αξιών κλπ.) ανά συνδυασμό διαστάσεων (πράγμα που συνήθως προτείνεται στη Λιανική).
Απαγόρευση καταχώρισης χωρίς γραμμές	Ενεργοποιώντας αυτή τη ρύθμιση, θα απαγορεύεται να αποθηκευτεί παραστατικό αυτού του τύπου χωρίς γραμμές. Αν πράγματι κάτι τέτοιο δεν είναι πιθανό να χρειαστεί, καλό είναι να ενεργοποιηθεί ο έλεγχος, για προστασία των χρηστών από λάθη.
Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ	Εδώ ορίζεται αν ο συγκεκριμένος τύπος παραστατικού ενημερώνει το ΚΕΠΥΟ (Συγκεντρωτικές τιμολογίων) και με ποιο τρόπο: Τιμολόγια / Αποδείξεις (αύξηση του ποσού που δηλώνεται) Πιστωτικά (μείωση του ποσού που δηλώνεται) Καθόλου (δεν συμμετέχει στις συγκεντρωτικές) Το εν τελικά ένα παραστατικό θα δημιουργήσει εγγραφή ΚΕΠΥΟ ή όχι εξαρτάται από το πεδίο “Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ” της επικεφαλίδας των παραστατικών (υποσελίδα “Πληροφορίες”) τύπου Ναι/Όχι, το οποίο μπορεί να μεταβληθεί ανά παραστατικό. Αν όμως είναι Ναι, η φορά ενημέρωσης εξαρτάται από αυτή τη ρύθμιση στον τύπο παραστατικού.
Συγκεντρωτική υποβολή	Καθορίζει το αν η εγγραφή ΚΕΠΥΟ που παράγεται από τον τύπο παραστατικού θα πρέπει να απεικονιστεί στη Μηνιαία Δήλωση συγκεντρωτικά ή όχι. Οι επιλογές είναι: Όχι (για συνήθη Τιμολόγια/Πιστωτικά) Λοιπές δαπάνες (όταν αφορά τις “Λοιπές δαπάνες” της Μηνιαίας Δήλωσης) Λοιπά έσοδα (Λιανική) (όταν αφορά Λιανική ή άλλα έσοδα όπως π.χ. Αυτοπαραδόσεις)
Κατηγορία εργασιών 1	Επιλογή του τύπου εργασίας του οποίου οι τιμές θα είναι επιλέξιμες στην “Κατηγορία 1” των γραμμών ειδών του συγκεκριμένου τύπου παραστατικού.
Κατηγορία εργασιών 2	Επιλογή του τύπου εργασίας του οποίου οι τιμές θα είναι επιλέξιμες στην “Κατηγορία 2” των γραμμών ειδών του συγκεκριμένου τύπου παραστατικού.

Παραστατικά χρηματικών συναλλαγών

Πεδίο	Επεξήγηση
Γραμμές που δέχεται το παραστατικό	Στην “επιλογή” και στον “τύπο” δηλώνεται το τι είδους γραμμές θα δέχονται παραστατικά αυτού του τύπου παραστατικό και τι τύπου γραμμές: Χρηματικών λ/σμών (Πληρωμή, Πρόβλεψη, Δέσμευση) Αξιογράφων (Επιταγή, Συναλλαγματική, Εγγυητική επιστολή, Υποσχετική, Άλλες πιστωτικές επιστολές) Οι ειδικοί λ/σμοί δεν επιλέγεται σε αυτό το σημείο το αν θα είναι αποδεκτοί ή όχι, αλλά σε ειδική για το σκοπό αυτό υποσελίδα. Σε αυτό το σημείο απλώς ορίζεται το σχέδιο εμφάνισης βλ. παρακάτω. Για το κάθε “πλέγμα” ο επιλεγμένος (και προτεινόμενος) τύπος γραμμής μπορεί να οριστεί και ως “δεσμευτικός”, αν στο συγκεκριμένο τύπο παραστατικού δεν έχει νόημα να μεταβληθεί. Προσοχή! Η ενεργοποίηση τύπων γραμμών πρέπει να γίνεται μετά από έλεγχο του σχεδίου ενημέρωσης, για το αν καλύπτει τις απαιτούμενες ενημερώσεις. Αν π.χ. το σχέδιο δεν καλύπτει αξιόγραφα και αυτά ενεργοποιηθούν στον τύπο παραστατικού, το αποτέλεσμα (τουλάχιστον σε παραστατικά που ενημερώνουν Καρτέλες, Λογιστική) θα είναι λανθασμένο..
Σχέδια εμφάνισης	Το σύστημα διαθέτει διάφορα (προτεινόμενα) σχέδια εμφάνισης για τα πλέγματα γραμμών των παραστατικών, που καθορίζουν τις εμφανιζόμενες στήλες και τη μορφοποίησή τους (χρώματα, γραμματοσειρά, μορφή, τίτλος κ.ο.κ.). Αυτά βρίσκονται στο φάκελο ‘…\ ESLayouts\...’ και εδώ μπορεί να γίνει επιλογή ενός από αυτά, για κάθε τύπο γραμμών (χρηματικοί λ/σμοί, αξιόγραφα, ειδικοί λ/σμοί). Αναλυτικές πληροφορίες για τον τρόπο διαχείρισής τους αναφέρονται στην ενότητα των παραστατικών εμπορικών συναλλαγών..

Ειδικά σε παραστατικά συμψηφιστικών εγγραφών

Πεδίο	Επεξήγηση
Γραμμές που δέχεται το παραστατικό	Στην “επιλογή” και στον “τύπο” δηλώνεται το τι είδους γραμμές θα δέχονται παραστατικά αυτού του τύπου παραστατικό και τι τύπου γραμμές: Είδη (Κανονικές, Αντίθετες γραμμές) Περιεχόμενα* (Αντίθετες γραμμές για τις 3 κλάσεις ειδών) Γενικά είδη (Κανονικές, Αντίθετες γραμμές) Πάγια (Κανονικές, Αντίθετες γραμμές) Χρηματικοί λ/σμοί (Πληρωμή, Πρόβλεψη, Δέσμευση) Αξιογράφων (Επιταγή, Συν/κή, Εγγυητική, Υποσχετική, Άλλες πιστωτικές επιστολές) Συναλλασσόμενοι (οι τιμές είναι: Πελάτης, Προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής στον προτεινόμενο τύπο και οι ίδιες τιμές αλλά ως πολλαπλή επιλογή στον επιτρεπτό τύπο) Ειδικοί λ/σμοί (Επιβάρυνση, Φόρος, Κράτηση, Εκπτωση, Παροχή, Εξαργύρωση παροχής) *Ειδικά στα παραστατικά παραγωγής, οι αντίθετες γραμμές ειδών αποτελούν ΞΕΧΩΡΙΣΤΟ ΠΛΕΓΜΑ, όπου φαίνεται η σύνδεση και ο “συγχρονισμός” των συστατικών με τα παραγόμενα. Για το κάθε “πλέγμα” ο επιλεγμένος (και προτεινόμενος) τύπος γραμμής μπορεί να οριστεί και ως “δεσμευτικός”, αν στο συγκεκριμένο τύπο παραστατικού δεν έχει νόημα να μεταβληθεί. Προσοχή! Η ενεργοποίηση τύπων γραμμών να γίνεται μετά από έλεγχο του σχεδίου ενημέρωσης.
Σχέδια εμφάνισης	Το σύστημα διαθέτει διάφορα (προτεινόμενα) σχέδια εμφάνισης για τα πλέγματα, που ορίζουν τις στήλες και τη μορφοποίησή τους (χρώματα, γραμματοσειρά, μορφή, τίτλος κ.ο.κ.). Αυτά βρίσκονται στο φάκελο ‘…\ ESLayouts\...’ κι εδώ επιλέγεται ένα από αυτά, ανά πλέγμα. Πληροφορίες για τον τρόπο διαχείρισής τους αναφέρονται στην ενότητα των παραστατικών εμπορικών συναλλαγών.
Διαχείριση συνταγών	Χρησιμοποιείται για τα παραγόμενα είδη: Παραγωγή (οι αξίες των συστατικών αθροίζονται ως αξία στην αντίστοιχη γραμμή του παραγόμενου προϊόντος) Διάλυση (η αξία του διαλυόμενου προϊόντος κατανέμεται στις γραμμές των συστατικών) Απλή ανάπτυξη (αναπτύσσεται η συνταγή του προϊόντος στο ίδιο “πλέγμα” των ειδών όπως γίνεται στα παραστατικά εμπορικών συναλλαγών και δεν χρησιμοποιείται στη διαχείριση διακινήσεων που σχετίζονται με Παραγωγή) Όχι (δεν γίνεται ανάπτυξη ή διαχείριση συνταγών)
Επίπεδα συνταγών	Καθορίζει το αν κατά την ανάπτυξη συνταγής προϊόντος θα γίνει πλήρης ανάπτυξη όλων των επιπέδων της συνταγής ή μόνο του 1ου επιπέδου. Ανάπτυξη επιπέδων συνήθως ορίζεται σε: Εντολές Παραγωγής ή Συναρμολόγησης για να έχουμε άμεση εικόνα των απαιτούμενων α’ υλών Παραγωγικές διαδικασίες όπου δεν τηρείται στοκ ημιετοίμων. Αν τηρείται, κάθε επίπεδο δηλώνεται σε διακριτή εντολή και παραστατικό, με εγγραφές ημιετοίμων ΚΑΙ παραγωγών ΚΑΙ αναλώσεων. Αν ενεργοποιηθεί η ανάπτυξη επιπέδων, οι γραμμές ημιετοίμων (τουλάχιστον στην προϊοντική παραμετροποίηση) μαρκάρονται κατάλληλα και ΔΕΝ δημιουργούν εγγραφές στην Αποθήκη.
Άθροιση συσκευασιών	Χρησιμοποιείται για καταμετρήσεις ανά συσκευασία (π.χ. ΔΦΑ), όπου σε μια οθόνη δηλώνονται είδη και ποσότητες στις διαδοχικές συσκευασίες που βρέθηκαν, με ΣΤΗΛΕΣ ΤΙΣ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ (βλ. “συσκευασία” και “σειρά εμφάνισης ” των μονάδων των ειδών), με χρήση της εντολής “Διαχείριση συσκευασιών” (Ctrl-Alt-F12). Σε αυτό το σενάριο, το σύστημα παράγει “αντίθετες” γραμμές και ΜΙΑ μόνο συγκεντρωτική γραμμή κατ’ είδος, η οποία και θα χρησιμοποιηθεί για τις διαφορές. Στο σημείο αυτό, δηλώνεται το πεδίο της γραμμής είδους που θα χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή των ποσοτήτων στο διάλογο συσκευασιών (Ποσότητα, Ποσό 1, Ποσό 2, Ποσό 3, Ποσό 4, Ποσό 5).

Ειδικοί λογαριασμοί

Στη σελίδα αυτή καθορίζονται οι ειδικοί λογαριασμοί που θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τον συγκεκριμένο τύπο παραστατικού. Πρέπει να δηλωθούν ακόμη και οι ειδικοί λ/σμοί που εξαρτώνται από είδη ή συναλλασσόμενους. Αν δηλαδή οι “ομάδες ειδικών λ/σμών” που έχουν δηλωθεί σε είδη και συναλλασσόμενους περιέχουν λ/σμούς που ΔΕΝ έχουν δηλωθεί σε τύπους παραστατικών, αυτοί ΔΕΝ θα εφαρμοστούν.

Η επιλογή γίνεται από τα εικονίδια της κάθετης μπάρας εργαλείων. Μπορεί να γίνει και από την ενέργεια Λειτουργία σε παραστατικά της φόρμας ειδικού λ/σμού. Εξαρτάται από το ποια “πλευρά” διευκολύνει τους χρήστες (όταν ενεργοποιούν ένα τύπο παραστατικού ή όταν ανοίγουν ένα νέο ειδικό λογαριασμό).

Η σελίδα είναι διαθέσιμη μόνο σε παραστατικά Εμπορικών και Χρηματικών συναλλαγών.

Τα παραστατικά διακινήσεων ΔΕΝ διαχειρίζονται ειδικούς λογαριασμούς

Σε παραστατικά συμψηφιστικών εγγραφών ΔΕΝ ελέγχεται αν έχουν δηλωθεί στον τύπο παραστατικού ούτε παράγονται αυτόματα (λόγω είδους ή συναλλασσόμενου) μέσω των “ομάδων ειδικών λογαριασμών”. Επίσης, οι ειδικοί λ/σμοί που εισάγονται σε γραμμές συμψηφιστικών παραστατικών ΔΕΝ υποστηρίζουν αυτόματο υπολογισμό (% κ.λπ.), αυτόματη εφαρμογή κ.λπ. και είναι πάντα “αυτόνομοι”. Χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για λογιστικού τύπου ενημερώσεις της καρτέλας τους.

Όροι πληρωμής

Σε αυτή τη σελίδα επιλέγονται ως διαθέσιμες συγκεκριμένες γραμμές συγκεκριμένων τρόπων πληρωμής και μόνον αν έχει ενεργοποιηθεί στη φόρμα εμφάνισης το πλέγμα των όρων πληρωμής (Payment terms). Χρησιμοποιείται κυρίως στη Λιανική Πώληση. Οι όροι πληρωμής δίνουν τις εξής επί πλέον δυνατότητες, σε σχέση με τα αναλυτικά στοιχεία εξόφλησης (“στοιχεία διακανονισμού”):

1. Διαχείρισης των ΔΟΣΕΩΝ σε μία μόνο γραμμή. Στη συνέχεια το σύστημα παράγει αυτόματα τις γραμμές Χρηματικών Λογαριασμών που απαιτούνται για τη σωστή ενημέρωση του Cash flow (κάθε εγγραφή έχει το δικό της ποσό και ημ/νία λήξης, ενώ στον όρο πληρωμής απλώς δηλώνει κανείς το συνολικό ποσό και το πλήθος των δόσεων).
2. Αναγνώρισης και εκμετάλλευσης των στοιχείων ΤΥΠΩΝ ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ ΚΑΡΤΩΝ.
3. Διασύνδεσης με συστήματα έγκρισης ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ ΚΑΡΤΩΝ.

Σε κάθε γραμμή δηλώνεται αν

• Θα είναι αυτόματα εμφανιζόμενη ή όχι (αν επιλεγεί όχι, απλώς θα είναι διαθέσιμη προς επιλογή)
• Θα γίνεται αυτόματη πρόταση ποσού (βάσει του Α/Α που καθορίζει με τι σειρά θα εμφανίζονται οι γραμμές, το σύστημα προτείνει το υπόλοιπο προς εξόφληση στις -αυτόματα εμφανιζόμενες- γραμμές όπου έχει ενεργοποιηθεί η πρόταση ποσού και, καθώς ο χρήστης συμπληρώνει ποσά – αν έχουμε μικτό τρόπο πληρωμής – υπολογίζει και προτείνει το νέο υπόλοιπο προς εξόφληση στην επόμενη κάθε φορά γραμμή που έχει ενεργοποιημένη την πρόταση ποσού).

Στο κάτω μέρος της σελίδας, δηλώνεται και το σχέδιο εμφάνισης των γραμμών όρων πληρωμής.

Η σελίδα είναι διαθέσιμη μόνο σε παραστατικά Εμπορικών συναλλαγών.

Λογιστική

Εδώ καθορίζονται στοιχεία απαραίτητα για τη λογιστικοποίηση, αν αυτός ο τύπος παραστατικού ενημερώνει τη Λογιστική.

Πεδίο	Επεξήγηση
Μοντέλο λογιστικής	Αν το λογιστικό άρθρο που προβλέπει το σχέδιο ενημέρωσης δεν είναι το επιθυμητό ή αν το σχέδιο ενημέρωσης δεν προβλέπει κάν λογιστικό άρθρο, τότε, σε αυτό το σημείο μπορεί να δηλωθεί το μοντέλο άρθρου που θα εφαρμοστεί. Αν έχει συμπληρωθεί, τότε όλες οι γραμμές του σχεδίου ενημέρωσης που τυχόν υπάρχουν και αφορούν λογιστικοποίηση, θα αγνοηθούν, άρα το μοντέλο αυτό πάντα κατισχύει του σχεδίου ενημέρωσης. Επειδή η εξ αρχής κατασκευή λογιστικού μοντέλου μπορεί να αποδειχθεί δύσκολη, παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας του μοντέλου με αντιγραφή από τις σχετικές γραμμές του σχεδίου ενημέρωσης. Με αυτό το πλήκτρο γίνεται αναζήτηση σε μοντέλα Λογιστικής που ήδη υπάρχουν. Με αυτό το πλήκτρο μπορεί να γίνει (μετά από επιβεβαίωση) αναδρομική εφαρμογή του μοντέλου Λογιστικής σε όλα τα παραστατικά αυτού του τύπου που ανήκουν σε ανοικτές (ως προς τη Λογιστική) περιόδους. Το πλήκτρο αυτό καθαρίζει το μοντέλο που έχει συμπληρωθεί, οπότε η λογιστικοποίηση θα γίνει μέσω του σχεδίου ενημέρωσης.
Ημερολόγιο	Είναι το λογιστικό Ημερολόγιο που θα αποκτήσουν οι λογιστικές εγγραφές που θα δημιουργηθούν, ΑΝ βέβαια έτσι προβλέπει το σχέδιο ενημέρωσης (ή το λογιστικό μοντέλο). Στην πλειοψηφία των προϊοντικών σχεδίων ενημέρωσης, το Ημερολόγιο διαβάζεται από το πεδίο αυτό. Σε κάποιες περιπτώσεις προσδιορίζεται σε άλλο σημείο ή/και άμεσα στο σχέδιο ενημέρωσης (π.χ. από γενικές παραμέτρους για ειδικό ημερολόγιο εγγραφών Τάξεως ή Αναλυτικής Λογιστικής ή από τον τύπο Φακέλου στις Εισαγωγές). Σε κάποιους τύπους παραστατικών (συμψηφιστικών εγγραφών κυρίως), αναφέρεται στο σχόλιο του παραστατικού πως “αν ΔΕΝ συμπληρωθεί το Ημερολόγιο, το παραστατικό δεν θα δημιουργήσει άρθρο”. Αυτό ισχύει μόνον όπου σαφώς αναφέρεται, διότι πρέπει να το προβλέπει το σχέδιο ενημέρωσης. ΑΝ για παράδειγμα μείνει κενό το πεδίο αυτό σε ένα τύπο παραστατικού τιμολογίου, κατά τη λογιστικοποίηση θα εμφανιστεί σφάλμα.
Σύμπτυξη εγγραφών	Αν ενεργοποιηθεί, θα γίνεται σύμπτυξη των λογιστικών εγγραφών που παράγονται, με κριτήρια σύμπτυξης όλα τα μη αριθμητικά τους πεδία. Π.χ. ένα τιμολόγιο πώλησης με Ν γραμμές ειδών ίδιας λογιστικής κατηγορίας, με ίδια κατηγορία ΦΠΑ, αιτιολογία, εναλλακτικό παραστατικό κ.λπ., ενώ το σχέδιο ενημέρωσης προβλέπει Ν εγγραφές στο λ/σμό Πωλήσεων και Ν εγγραφές στο λ/σμό ΦΠΑ Εκροών, στο λογιστικό άρθρο θα καταλήξουν μία ανά λ/σμό. Η πληροφορία της αναλυτικής προέλευσης των λογιστικών εγγραφών ΠΡΙΝ τη σύμπτυξη μπορεί παρ’ όλα αυτά να τηρείται, αν ενεργοποιηθεί η σχετική γενική παράμετρος: Ενεργοποίηση του πίνακα αιτιολόγησης κατά τη γέφυρα Τα αποτελέσματα αυτής της λειτουργίας μπορούν να ελεγχθούν από τον Έλεγχο ορθότητας λογιστικοποίησης (Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Λογιστικοποιήσεις). Στο ίδιο μενού, με την επιλογή Διαγραφή δεδομένων προέλευσης άρθρων, μπορεί κανείς να επιλέξει τις περιόδους, για τις οποίες θέλει να καθαριστούν τα ιστορικά αυτά δεδομένα.
Λογιστική κατηγορία	Δηλώνεται εφόσον χρησιμοποιείται από την παραμετροποίηση της Γέφυρας Λογιστικής (βλ. δομή λογιστικών ομάδων) όπου κάποιο τμήμα κωδικού λογαριασμού πιθανώς λαμβάνεται από τον τύπο παραστατικού π.χ. διαχωρισμός του λ/σμού πωλήσεων σε “Χονδρική”, “Λιανική”, με χρήση δηλαδή της λογιστικής κατηγορίας του τύπου παραστατικού που δηλώνεται στο σημείο αυτό.
Τύπος παρ/κού εξωτερικού λογιστικού πακέτου	Όταν τα Λογιστικά Βιβλία τηρούνται σε τρίτο σύστημα, τότε εδώ μπορούν να παραμετροποιηθούν οι διάφορες κατηγορίες που το σύστημα αυτό παρακολουθεί (κωδικοί κίνησης). Στην ουσία είναι μια ειδική ομαδοποίηση των τύπων παραστατικών. Απαιτείται επίσης η συντήρηση λογιστικού σχεδίου και η λογιστικοποίηση των παραστατικών. Στη συνέχεια, τα άρθρα μπορούν να εξαχθούν σε αρχεία προς εκμετάλλευση από τα τρίτα συστήματα (βάσει της γενικής παραμέτρου “Εξωτερικό λογιστικό πακέτο”). Οι διαδικασίες ελέγχου και ενημέρωσης συγκεντρώνονται στο μενού Γέφυρα με λογιστικό πακέτο (Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων). Οι διαδικασίες αυτές στηρίζονται στο χαρακτηρισμό των λογιστικών άρθρων “Κατάσταση ενημέρωσης σε εξωτερική Λογιστική” (με τιμές: Κανονικό, Προς αποστολή, Εστάλη, Οριστικοποιήθηκε). Οι όψεις που χρησιμοποιούνται στις διαδικασίες αυτές και οι προδιαγραφές γραμμογράφησης των παραγόμενων αρχείων είναι διαθέσιμες στο φάκελο \ESFilters\ExternalAccounting.
Κατηγορία συναλλαγής	Πρόκειται για μια πρόσθετη -λογιστικής φύσης- κατηγοριοποίηση των τύπων παραστατικών και χρησιμοποιείται για την παραμετροποίηση των διαδικασιών του Ειδικού Καθεστώτος καταβολής ΦΠΑ κατά το χρόνο της πληρωμής (Άρθρο 39β κώδικα ΦΠΑ).

Σχόλια

Εδώ περιγράφεται η λειτουργικότητα του τύπου παραστατικού, οι περιπτώσεις στις ποιες χρησιμοποιείται, κάποιες σύντομες οδηγίες για τη χρήση του, επισημάνσεις, προϋποθέσεις και πληροφορίες για το τι καλύπτει η παραμετροποίησή του και τι όχι.

Είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη κατά τη σχεδίαση των ροών εργασίας σε κάθε υλοποίηση και για κάθε ομάδα χρηστών και να μην αλλοιώνεται στα έτοιμα προϊοντικά παραστατικά.

Σειρές τύπου παραστατικού

Για να είναι χρησιμοποιήσιμος ένας τύπος παραστατικού θα πρέπει να δημιουργηθούν σειρές αρίθμησης. Οδηγίες για τη διαδικασία αυτή υπάρχουν στο εγχειρίδιο EBS v4-QuickStart.EL.pdf (\EsBooks).

Όλα τα στοιχεία σειρών που είναι κοινά με εκείνα του τύπου παραστατικού όπου η σειρά ανήκει, υπερισχύουν.

Στις σειρές παραστατικών προσδιορίζονται:

Στοιχείο	Επεξήγηση
Στοιχεία αρίθμησης	Μηχανογραφικές και χειρόγραφες σειρές, ακυρωτικές σειρές, αν επιτρέπονται κενά στην αρίθμηση, αν θα γίνεται έλεγχος ημερομηνιακής διαδοχής των παραστατικών κ.λπ.
Υποκατάστημα/Α.Χ.	Το Υποκατάστημα είναι υποχρεωτικό, ενώ ο Αποθηκευτικός Χώρος είναι απλώς προτεινόμενος. Σε παραστατικά Διακινήσεων και Συμψηφιστικών εγγραφών το υποκατάστημα και ο Α.Χ. μπορούν να διαφοροποιούνται ανά γραμμή είδους. Η κατηγορία πρόσβασης Α.Χ. είναι ένα προφίλ που επιτρέπει να δηλωθούν Αποθηκευτικοί Χώροι οι οποίοι ΕΙΤΕ είναι επιθυμητό να απαγορεύεται η χρήση τους (παρά το ότι ανήκουν στο Υποκ/μα της Σειράς) ΕΙΤΕ είναι επιθυμητό να επιτρέπεται η χρήση τους (παρά το ότι δεν ανήκουν στο Υποκ/μα της Σειράς). Στην τελευταία αυτή περίπτωση, που χρησιμεύει στο να γίνονται εύκολα οι διακινήσεις από/σε “κοινόχρηστους” (από πολλά Υποκ/τα) Α.Χ. (χωρίς ανάγκη διαρκών εικονικών ενδοδιακινήσεων) όλα τα υπόλοιπα των ειδών θα πρέπει να ελέγχονται ΜΟΝΟΝ κατά Α.Χ. και, στο τέλος της Χρήσης, να τακτοποιούνται με κατάλληλες διακινήσεις και τα υπόλοιπα ανά Υποκ/μα.
Δικαιώματα χρηστών	Εδώ ορίζονται οι ομάδες χρηστών που θα έχουν πρόσβαση στη σειρά και στις συγκεκριμένες ενέργειες που θα μπορούν να κάνουν, σε λίστα πολλαπλής επιλογής (εισαγωγή, μεταβολή, διαγραφή, εμφάνιση, εισαγωγή με μετάβαση μόνο, διαχείριση τιμών & εκπτώσεων, διαγραφή γραμμής, αλλαγή είδους, ακύρωση). Αν ΔΕΝ οριστούν ομάδες χρηστών, η γενική παράμετρος "Προτεινόμενος έλεγχος προνομίων σε σειρές παραστατικών όπου ΔΕΝ έχουν οριστεί ομάδες χρηστών” (κατηγορία παραμέτρων “Διαχείριση παραστατικών”) προσδιορίζει τη συμπεριφορά ως προς τον έλεγχο πρόσβασης των χρηστών: ΟΧΙ σημαίνει πως επιτρέπεται σε όλους, ΝΑΙ πως θα απαγορεύεται σε όλους.
Σχέδια εμφάνισης γραμμών	Για κάθε πλέγμα γραμμών που υποστηρίζει ο τύπος παραστατικού, μπορεί να οριστεί: Σχέδιο εμφάνισης (που υπερισχύει του αντίστοιχου σχεδίου εμφάνισης του τύπου) Λίστα (στατική ή δυναμική) της αντίστοιχης οντότητας Τρόπος χρήσης της λίστας (αν η εφαρμογή της λίστας θα είναι αυτόματη και επομένως το αντίστοιχο πλέγμα θα εμφανίζεται ΗΔΗ συμπληρωμένο με τα περιεχόμενα της λίστας ή αν, απλώς, η λίστα θα λειτουργεί ως φίλτρο αναζήτησης)
Χρηματικοί λ/σμοί	Μπορεί να οριστεί ΑΝΑ ΝΟΜΙΣΜΑ, ποιος θα είναι ο προτεινόμενος Χρηματικός λ/σμός πρόβλεψης και ποιος ο Χρηματικός λ/σμός πληρωμής. Για καθέναν από αυτούς μπορεί να οριστεί αν θα υπάρχει έλεγχος ώστε να χρησιμοποιείται: ΜΟΝΟΝ αυτός που δηλώθηκε εδώ (ο συγκεκριμένος) ή ΜΟΝΟΝ Χρηματικός λ/σμός με συμπληρωμένο στην καρτέλα του το Υποκ/μα της σειράς
Εκτύπωση-αλληλογραφία	Εδώ προσδιορίζονται στοιχεία για την εκτύπωση των παραστατικών αυτής της σειράς, το μέσο/εκτυπωτής, το αν θα τυπώνεται αυτόματα, η εκτυπωτική φόρμα, καθώς και στοιχεία για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Αν επιλεγεί η “Δημιουργία/Φύλαξη PDF”, τότε μπορούν να προσδιοριστούν και τα στοιχεία αλληλογραφίας, δηλαδή αν είναι επιθυμητό να αποσταλεί (ως PDF) σε κάποια ηλεκτρονική δ/νση.

Πρόσβαση χρηστών στα παραστατικά

Τα δικαιώματα χρηστών κατ’ αρχήν προσδιορίζονται στις σειρές των παραστατικών.

Μπορεί όμως να κατασκευάσει κανείς ένα προφίλ δικαιωμάτων πρόσβασης χρηστών στα παραστατικά και να το αντιστοιχίσει σε όσους τύπους παραστατικών απαιτείται, μέσω του οποίου:

1. Μπορεί να δοθεί δικαίωμα υπέρβασης των απαγορεύσεων που εφαρμόζει το σύστημα (π.χ. έλεγχος κλεισίματος περιόδου, έλεγχος επίσημης εκτύπωσης, έλεγχος ύπαρξης κατανομής στο συνδεδεμένο λογιστικό άρθρο κ.ο.κ.) για συγκεκριμένο πεδίο ή ομάδα δεδομένων (διαστάσεις, πληροφοριακά πεδία, πωλητής, προβλέψεις εξόφλησης κ.λπ.). Σε κάποιες ομάδες δεδομένων θα πρέπει να οριστεί συγκεκριμένο πεδίο όπου θέλουμε να ΜΗΝ ισχύει απαγόρευση (π.χ. εταιρικές διαστάσεις, οριζόμενα πεδία κ.λπ.) και σε άλλες δεν είναι προσβάσιμη η στήλη “Όνομα πεδίου” (π.χ. εξοφλήσεις, στοιχεία κατανομών κ.λπ.).
2. Μπορούν να οριστούν πρόσθετες απαγορεύσεις πέραν αυτών που εφαρμόζει το σύστημα. Με όμοιο τρόπο επιλέγουμε την ομάδα δεδομένων (και συγκεκριμένο πεδίο, αν χρειάζεται) και καθορίζουμε μια συνθήκη υπό την οποία θα εφαρμοστεί η πρόσθετη αυτή απαγόρευση (π.χ. κλείδωμα ποσοτικών και αξιακών στοιχείων παραστατικών που προήλθαν από μετάβαση ή πέρασαν από τη διαδικασία Credit Control).

Για τη συνθήκη, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα η “Επιλογή πεδίου” που είναι διαθέσιμη στο διάλογο διαμόρφωσης έκφρασης

Παράδειγμα

Aν θέλουμε να ορίσουμε μια συγκεκριμένη απαγόρευση σε κάποια ομάδα χρηστών, ΑΝ το “Βήμα εξέλιξης” του παραστατικού έχει την τιμή “APPROVED”, τότε πρέπει να ορίσουμε:

Not Equals({Παραστατικό Εμπορικών συναλλαγών.Βήμα εξέλιξης}, DBNull.Value) AndAlso Equals({Παραστατικό Εμπορικών συναλλαγών.Βήμα εξέλιξης}, "APPROVED")

PDF Version