EBS - Quick Implementation EL

Από
EBS-QuickImplementationEL

Προσαρμογή & εκκίνηση του συστήματος

Entersoft Business Suite® | Entersoft Expert®

Οδηγίες εγκατάστασης και παραμετροποίησης

Περιεχόμενα

Σκοπός του Εγχειριδίου

Σκοπός του παρόντος εγχειριδίου είναι ...

  • Να δώσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε στελέχη μηχανογράφησης και υπεύθυνους υλοποίησης για την εκμάθηση των απαραίτητων ενεργειών γρήγορης εκκίνησης και προσαρμογής του συστήματος, (τα βήματα δηλαδή, από τα οποία πρέπει να περάσουμε, για να υλοποιήσουμε σωστά μια τυπική εγκατάσταση)
  • Να επισημάνει όλα τα σημαντικά στοιχεία εκπαίδευσης των τελικών χρηστών, ώστε η προσαρμογή τους στο σύστημα να είναι όσο το δυνατό πιο άμεση και η καθημερινή λειτουργία χωρίς προβλήματα (τι ΔΕΝ πρέπει να ξεχάσουμε δηλαδή, πριν «αφήσουμε» μια εγκατάσταση σε live λειτουργία).

Εγκατάσταση

Eγκατάσταση Server & Client

Βασικά Βήματα

Η εγκατάσταση θα ξεκινήσει αυτόματα όταν εισάγετε το DVD στο οδηγό. Εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη:

EBS-QuickImplementationEL-image9.png

ΒΗΜΑ 1

Στο 1ο βήμα πρέπει να οριστεί η παραμετροποίηση της εγκατάστασης από τα παρακάτω στοιχεία:

Λειτουργικό σύστημα: Επιλογή της έκδοσης των windows, καθώς και της αρχιτεκτονικής του επεξεργαστή με διαθέσιμες τις παρακάτω επιλογές:

EBS-QuickImplementationEL-image10.png EBS-QuickImplementationEL-image11.png

Επιλογή εφαρμογής: Επιλογή του προϊόντος προς εγκατάσταση, με διαθέσιμες τις εξής επιλογές :

EBS-QuickImplementationEL-image12.png

καθώς και την πλατφόρμα .NET που θα χρησιμοποιεί (1.1, 3.5 ή 4). Ενδέχεται να εμφανίζεται ΜΙΑ επιλογή.

Ρόλος Υπολογιστή: Ο υπολογιστής όπου εγκαθίσταται το λογισμικό θα έχει έναν από 4 πιθανούς ρόλους:

  1. Entersoft Client: Με την επιλογή αυτή εγκαθίσταται μόνο το λογισμικό τερματικού.

  2. Εξυπηρετητής Entersoft: Επιλογή για την περίπτωση που ο SQL Server βρίσκεται σε διαφορετικό υπολογιστή από τον εξυπηρετητή.

  3. Εξυπηρετητής Entersoft & SQL Server: Επιλογή για την περίπτωση που ο SQL Server βρίσκεται στον ίδιο υπολογιστή με τον εξυπηρετητή.

  4. SQL Server μόνο: Επιλογή όταν ο Εξυπηρετητής Entersoft θα βρίσκεται σε διαφορετικό μηχάνημα από τον SQL Server και είναι επιθυμητή και η εγκατάσταση των βάσεων Zero-Αρχικής Λειτουργίας και Demo-Επίδειξης σε τοπικό SQL Server.

Εγκατάσταση Microsoft SQL Server Express Edition: Αν στην προηγούμενη παράμετρο επιλεγεί μία από τις 2 τελευταίες επιλογές (‘Εξυπηρετητής Entersoft & SQL Server’, ‘SQL Server μόνο’ ) τότε, πρέπει να επιλεγεί και η έκδοση του SQL Server που επιθυμούμε να εγκατασταθεί.

EBS-QuickImplementationEL-image13.png

Αν ο SQL Server και ο Εξυπηρετητής Entersoft θα βρίσκονται σε διαφορετικούς υπολογιστές, τότε θα πρέπει:

  • Να εκτελέσετε μια εγκατάσταση τύπου SQL Server Μόνο στο μηχάνημα που βρίσκεται ο SQL Server.

  • Να εκτελέσετε μια εγκατάσταση τύπου Εξυπηρετητής Entersoft σε καθένα από τα μηχανήματα που θα βρίσκεται ο Εξυπηρετητής Entersoft.

  • Να εκτελέσετε μια εγκατάσταση τύπου Entersoft Client σε κάθε τερματικό.

Αν ο SQL Server και ο Εξυπηρετητής Entersoft θα βρίσκονται στον ίδιο υπολογιστή, τότε θα πρέπει:

  • Να εκτελέσετε μια εγκατάσταση τύπου Εξυπηρετητής Entersoft and SQL Server στο μηχάνημα που θα βρίσκονται οι εξυπηρετητές.

  • Να εκτελέσετε μια εγκατάσταση τύπου Entersoft Client σε κάθε τερματικό.

ΒΗΜΑ 2

EBS-QuickImplementationEL-image14.png

Στο Βήμα 2, εμφανίζονται τα προαπαιτούμενα για την εγκατάσταση του συστήματος, τα οποία διαφέρουν ανάλογα με την επιλεγμένη παραμετροποίηση του βήματος 1. Πρέπει να εγκατασταθεί κάθε προαπαιτούμενο στη προτεινόμενη λίστα (η εγκατάσταση γίνεται με κλικ στο σύνδεσμο).

Αν το σύμβολο EBS-QuickImplementationEL-image15.png εμφανίζεται δίπλα από κάποιο προαπαιτούμενο τότε , το προαπαιτούμενο αυτό είναι ΗΔΗ εγκατεστημένο και δεν χρειάζεται να εγκατασταθεί ξανά.

Αν κάποιο προαπαιτούμενο απαιτεί επανεκκίνηση τότε, πρέπει να γίνει επανεκκίνηση του υπολογιστή.

Οι ρυθμίσεις θα αποθηκευτούν, ώστε να μη χρειαστεί να παραμετροποιηθεί ξανά η εγκατάσταση.

Αν επιλεγεί η εγκατάσταση του Microsoft SQL Server Express Edition τότε, ένας σύνδεσμος με τίτλο “Ρυθμίσεις λογαριασμού SA” εμφανίζεται δίπλα από το σύνδεσμο εγκατάστασης. Ο σύνδεσμος αυτός επιτρέπει τον ορισμό κωδικού πρόσβασης για τον λογαριασμό SA του SQL Server (System Administrator). Αν δεν εισαχθεί κωδικός, θα οριστεί αυτόματα ο “esP@ssw0rd”. Η Entersoft ΠΡΟΤΕΙΝΕΙ να γίνει αλλαγή του κωδικού πρόσβασης του SA για λόγους ασφαλείας. Ο κωδικός πρόσβασης που θα οριστεί δεν πρέπει να είναι κενός ή να περιέχει το χαρακτήρα ‘“’ (διπλή απόστροφος). Αν οριστεί μη έγκυρος κωδικός, τα πεδία του κωδικού εμφανίζονται σε κόκκινο φόντο, οπότε και δεν είναι εφικτή η εγκατάσταση του Microsoft SQL Server Express (μπορεί να γίνει επαναφορά του κωδικού πρόσβασης στην αρχική τιμή με την επιλογή “Επαναφορά ρυθμίσεων”).

EBS-QuickImplementationEL-image16.png

Αν επιλεγεί η εγκατάσταση του SQL Server Express 2008, πρέπει πρώτα να εγκατασταθεί το Windows PowerShell 1.0. Το Windows PowerShell 1.0 είναι διαθέσιμο στα Windows 7, περιλαμβάνεται στα Windows Server 2008 ως πρόσθετο feature, ενώ είναι διαθέσιμο ως ξεχωριστή εφαρμογή από την ιστοσελίδα της Microsoft για τα υπόλοιπα λειτουργικά συστήματα (ο σύνδεσμος του Windows PowerShell 1.0 δείχνει τη σελίδα από όπου θα το «κατεβάσετε»).

about.png Πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του Windows PowerShell 1.0 σε Windows Server 2008 :

Ο σύνδεσμος “Windows PowerShell 1.0” θα ανοίξει το Server Manager. Από εκεί πρέπει να επιλεγεί ο σύνδεσμος “Features” που εμφανίζεται αριστερά. Αν το Windows PowerShell δεν εμφανίζεται στη λίστα με τα ήδη εγκατεστημένα features, μπορεί να προστεθεί επιλέγοντας “Add Features”. Στη λίστα που εμφανίζεται, πρέπει να επιλεγεί το Windows PowerShell (εμφανίζεται με κύλιση κάτω) και κατόπιν το “Next”. Τέλος, επιλέγοντας “Install” το Windows PowerShell θα ενεργοποιηθεί.

ΒΗΜΑ 3

Πριν εκτελεστεί το βήμα αυτό, θα πρέπει να έχουν εγκατασταθεί όλα τα προαπαιτούμενα. Στο βήμα αυτό θα εγκατασταθεί η εφαρμογή ή θα εγκατασταθούν οι βάσεις «Zero - Αρχικής Λειτουργίας» και «Demo – Επίδειξης του επιλεγμένου προϊόντος» (αν έχει επιλεγεί «SQL Server μόνο» στο 1ο βήμα).

Εγκατάσταση του Entersoft Business Suite – Expert

Μπορεί να εγκατασταθεί το επιλεγμένο προϊόν με κλικ στο σύνδεσμο στο κάτω τμήμα της οθόνης εγκατάστασης.

EBS-QuickImplementationEL-image18.png

Αρχικά ζητείται η επιλογή γλώσσας:

EBS-QuickImplementationEL-image19.png

Με επιλογή, στο «Επόμενο» θα ξεκινήσει η εγκατάσταση. Κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης, θα ζητηθεί να παραμετροποιηθεί η εφαρμογή, ανάλογα με τον ρόλο που έχει επιλεγεί στο 1ο βήμα. Αν εμφανιστεί μήνυμα UAC (User Account Control), επιλέγετε αποδοχή.

EBS-QuickImplementationEL-image20.png

Αν ένα βήμα αποτύχει τότε, εμφανίζεται ένα πλήκτρο επιλογής με όνομα «Επανεγκατάσταση» δίπλα από το «Επόμενο», επιτρέποντας την εκτέλεση του βήματος ξανά. Είναι εφικτή η παράκαμψη του σφάλματος και η συνέχεια στο επόμενο βήμα (με κλικ στο «Επόμενο»). Αν είναι επιθυμητή κάποια αλλαγή στη παραμετροποίηση, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο Πίνακας Ελέγχου της Entersoft, μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση.

Αν έχει επιλεγεί η εγκατάσταση τύπου SQL Server μόνο τότε, είναι διαθέσιμη η επιλογή εγκατάστασης των βάσεων δεδομένων, όπως αναλύεται παρακάτω.

EBS-QuickImplementationEL-image21.png

Εγκατάσταση Τύπου Server Entersoft και SQL Server

EBS-QuickImplementationEL-image22.pngΑρχικά θα ζητηθεί να εγκατασταθούν οι βάσεις «Zero – Αρχική» και «Demo – Επίδειξης» σε τοπικό SQL Server. Το πεδίο «Όνομα SQL Server Instance» εμφανίζει λίστα με όλα τα τοπικά SQL Server instances. Τα Αρχεία Data (*.mdf) και Αρχεία Log File (*.ldf) δείχνουν την περιοχή όπου θα αποθηκευτούν τα αρχεία της Βάσης (προτείνονται οι περιοχές που χρησιμοποιεί το επιλεγμένο SQL Server Instance).

Αν το επιθυμητό SQL Instance δεν εμφανίζεται στη λίστα και είναι σίγουρο ότι το instance αυτό υπάρχει στον υπολογιστή όπου εγκαθίσταται το λογισμικό, τότε, μπορεί να πληκτρολογηθεί (θα εμφανιστεί μήνυμα προειδοποίησης). Είναι σημαντικό το instance που έχει πληκτρολογηθεί να υπάρχει και να επιβεβαιωθεί ότι ανήκει στο τρέχον μηχάνημα και ότι η υπηρεσία του SQL Server είναι ενεργή και εκτελείται, διαφορετικά, η εγκατάσταση των Βάσεων θα αποτύχει. Θα ζητηθεί όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης για τον SQL Server μόνον αν δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί σύνδεση με τη χρήση Windows Authentication.

Όσο διαρκεί η εγκατάσταση των βάσεων εμφανίζεται η παρακάτω μπάρα προόδου:

EBS-QuickImplementationEL-image23.png

Αν η βάση δεδομένων υπάρχει ήδη, θα ζητηθεί επιβεβαίωση για την αντικατάστασή της: Βεβαιωθείτε ότι δεν αντικαθιστάτε βάση δεδομένων που χρησιμοποιείται, αλλιώς τα δεδομένα της θα ΧΑΘΟΥΝ ΓΙΑ ΠΑΝΤΑ.

Έπειτα από την εγκατάσταση των Bάσεων, η εγκατάσταση θα δημιουργήσει το αρχείο ESDBDef.xml που περιέχει πληροφορίες για τις Βάσεις Δεδομένων που εγκαταστάθηκαν στο προηγούμενο βήμα (δεν θα εμφανιστεί κάποια οθόνη για αυτή τη λειτουργία).

EBS-QuickImplementationEL-image24.pngΣτη συνέχεια, θα προσδιοριστεί το όνομα εξυπηρετητή (ή διεύθυνση IP) και η θύρα την οποία θα χρησιμοποιεί ο Εξυπηρετητής για τη σύνδεση με τους  Clients (οι ρυθμίσεις θα αποθηκευτούν στα αρχεία ESClientConnect.xml και ES00Server.config). Η προτεινόμενη θύρα εξαρτάται από το προϊόν το οποίο εγκαθίσταται. Αν είναι επιθυμητή η αλλαγή της θύρας σύνδεσης, να επιβεβαιωθεί ότι θα οριστεί η ίδια θύρα και κατά τη διάρκεια εγκατάστασης των Entersoft Clients (αλλιώς θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η αλλαγή μέσω του Πίνακα Ελέγχου της Entersoft).

Στο επόμενο βήμα θα αντιγραφεί το Entersoft Client Add On (Crystal Reports). Η αντιγραφή θα διαρκέσει 1 με 2 λεπτά (εξαρτάται από τη καθυστέρηση δικτύου αν η εφαρμογή εγκαθίσταται από δικτυακό δίσκο).

EBS-QuickImplementationEL-image25.pngΤέλος, στο επόμενο βήμα θα οριστεί ο σειριακός αριθμός που έχει ληφθεί από την Entersoft. Με αντιγραφή και επικόλληση μπορεί να εισαχθεί με πιο βολικό τρόπο ο σειριακός αριθμός. Αν εισαχθεί σειριακός αριθμός στο βήμα αυτό, καλό είναι να ακολουθήσει η ενεργοποίηση του λογισμικού.

Αν δεν οριστεί ο σειριακός αριθμός (μένουν όλα μηδενικά) τότε, θα επιτραπεί μόνο δοκιμαστική λειτουργία.

Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση θα έχουν δημιουργηθεί δυο συντομεύσεις στο μενού Έναρξη: μια που εκτελεί το Entersoft Business Suite (ή Expert) και μια που εκτελεί τον Πίνακα Ελέγχου της Entersoft.

Εγκατάσταση Application Server (Τύπου Server Entersoft)

Ο συγκεκριμένος τύπος της εγκατάστασης είναι παρόμοιος με το προηγούμενο, με τη διαφορά ότι σε αυτόν δεν θα εγκατασταθούν βάσεις δεδομένων. Πριν εγκατασταθεί ο Εξυπηρετητής Entersoft να επιβεβαιωθεί ότι έχει πραγματοποιηθεί η εγκατάσταση τύπου  ‘SQL Server Μόνο’,  αλλιώς θα πρέπει να γίνει η διαχείριση της σύνδεσης με τις βάσεις από το Πίνακα Ελέγχου της Entersoft.

Αρχικά θα γίνει η επιλογή του SQL Server στον οποίο έχουν εγκατασταθεί οι βάσεις δεδομένων. Το πεδίο «SQL Server» εμφανίζει μια λίστα με όλους τους SQL Servers του δικτύου (η λίστα θα χρειαστεί τυπικά μερικά δευτερόλεπτα, λόγω καθυστερήσεων δικτύου).

 Αν ο SQL Server που έχει χρησιμοποιηθεί δεν εμφανίζεται τότε, είτε δεν υπάρχουν εγκατεστημένα τα SQL Client tools είτε κάποιο firewall ή router εμποδίζει την εμφάνισή του. Αν τα SQL Server client tools δεν είναι εγκατεστημένα τότε η εγκατάσταση μπορεί να εμφανίσει μόνο μια μερική λίστα από τους SQL Servers (στη περίπτωση αυτή θα πρέπει να πληκτρολογήσετε μόνοι σας το SQL Server).

Στη συνέχεια πραγματοποιείται σύνδεση είτε με Windows Authentication ή με SQL Authentication (αλλά θα πρέπει να προσδιοριστεί το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης για τη σύνδεση).

EBS-QuickImplementationEL-image26.png

Ο έλεγχος της σύνδεσης γίνεται, για να επαληθευτεί ότι η σύνδεση με το επιλεγμένο SQL Server μπορεί να επιτευχθεί (είναι εφικτή η μετάβαση στο επόμενο βήμα πάντως, ακόμα και αν δεν είναι δυνατή η σύνδεση). Οι ρυθμίσεις αυτές αποθηκεύονται στο αρχείο ESDBDef.xml.

EBS-QuickImplementationEL-image24.pngΣτη συνέχεια, θα προσδιοριστεί το όνομα εξυπηρετητή (ή διεύθυνση IP) και η θύρα την οποία θα χρησιμοποιεί ο Εξυπηρετητής για τη σύνδεση με τους  Clients (οι ρυθμίσεις θα αποθηκευτούν στα αρχεία ESClientConnect.xml και ES00Server.config). Η προτεινόμενη θύρα εξαρτάται από το προϊόν το οποίο εγκαθίσταται. Αν είναι επιθυμητή η αλλαγή της θύρας σύνδεσης, να επιβεβαιωθεί ότι θα οριστεί η ίδια θύρα και στην εγκατάσταση των Clients (αλλιώς θα πρέπει να αλλαχθεί μέσω του Πίνακα Ελέγχου της Entersoft).

Στο επόμενο βήμα θα αντιγραφεί το Entersoft Client Add On (Crystal Reports). Η αντιγραφή θα διαρκέσει 1 με 2 λεπτά (εξαρτάται από τη καθυστέρηση δικτύου αν η εφαρμογή εγκαθίσταται από δικτυακό δίσκο).

EBS-QuickImplementationEL-image25.pngΤέλος, στο επόμενο βήμα θα οριστεί ο σειριακός αριθμός που έχει ληφθεί από την Entersoft. Με αντιγραφή και επικόλληση μπορεί να εισαχθεί με πιο βολικό τρόπο ο σειριακός αριθμός. Αν εισαχθεί σειριακός αριθμός στο βήμα αυτό, καλό είναι να ακολουθήσει η ενεργοποίηση του λογισμικού.

Αν δεν οριστεί ο σειριακός αριθμός (μένουν όλα μηδενικά) τότε, θα επιτραπεί μόνο δοκιμαστική λειτουργία.

Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση θα έχουν δημιουργηθεί δυο συντομεύσεις στο μενού Έναρξη: μια που εκτελεί το Entersoft Business Suite (ή Expert) και μια που εκτελεί τον Πίνακα Ελέγχου της Entersoft.

Εγκατάσταση Clients

EBS-QuickImplementationEL-image24.pngΟ συγκεκριμένος τύπος εγκατάστασης είναι ιδιαίτερα απλός: πρέπει να προσδιοριστεί το όνομα εξυπηρετητή (ή διεύθυνση IP) που ο Εξυπηρετητής θα χρησιμοποιεί για συνδέσεις (οι ρυθμίσεις αποθηκεύονται στο αρχείο ESClientConnect.xml). Το πεδίο Εξυπηρετητής περιέχει όλους τους δικτυακούς υπολογιστές που έχουν εντοπιστεί. Αν δεν εμφανίζεται ο Εξυπηρετητής Entersoft εδώ, τότε υπάρχει κάποιο firewall ή router που εμποδίζει την εμφάνιση. Γίνεται η επιλογή του ονόματος (ή διεύθυνσης IP) του Εξυπηρετητή Entersoft και της θύρας που επιλέχθηκε κατά την εγκατάστασή του και μετά, επιλογή του πλήκτρου «Επόμενο». Υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου της σύνδεσης, για να επιβεβαιωθεί ότι η σύνδεση είναι έγκυρη (ο Εξυπηρετητής Entersoft Server πρέπει να εκτελείται).

Τέλος, θα αντιγραφεί το Entersoft Client Add On (Crystal Reports). Η αντιγραφή θα διαρκέσει 1 με 2 λεπτά (εξαρτάται από τη καθυστέρηση δικτύου αν η εφαρμογή εγκαθίσταται από δικτυακό δίσκο).

Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση θα έχουν δημιουργηθεί δυο συντομεύσεις στο μενού Έναρξη: μια που εκτελεί το Entersoft Business Suite (Expert) και μια που εκτελεί τον Πίνακα Ελέγχου της Entersoft.

Εγκατάσταση Βάσεων Δεδομένων (Εγκατάσταση τύπου SQL Server Μόνο)

Μπορούν να εγκατασταθούν οι βάσεις Zero-Αρχική και Demo-Επίδειξης με κλικ στο σύνδεσμο στο κάτω μέρος της οθόνης. Αν εμφανιστεί μήνυμα UAC (User Account Control), γίνεται Αποδοχή. Στη φόρμα που εμφανίζεται, θα ζητηθεί να εγκατασταθούν οι βάσεις Zero – Αρχική και Demo – Επίδειξης σε τοπικό SQL Server. Το πεδίο «Όνομα SQL Server Instance» εμφανίζει λίστα με όλα τα τοπικά SQL Server instances. Τα πεδία Αρχεία Data (*.mdf) και Αρχεία Log File (*.ldf) δείχνουν την περιοχή όπου θα αποθηκευτούν τα αρχεία της βάσης (προτείνονται οι περιοχές που χρησιμοποιεί το επιλεγμένο SQL Server Instance).

EBS-QuickImplementationEL-image22.pngΑν το επιθυμητό SQL Instance δεν εμφανίζεται στη λίστα και είναι σίγουρο ότι υπάρχει στον υπολογιστή, τότε, μπορεί να πληκτρολογηθεί (θα εμφανιστεί μήνυμα προειδοποίησης). Είναι σημαντικό το instance που έχει πληκτρολογηθεί να υπάρχει και να ανήκει στο τρέχον μηχάνημα και ότι η υπηρεσία του SQL Server είναι ενεργή και εκτελείται, διαφορετικά, η εγκατάσταση των Βάσεων θα αποτύχει. Θα ζητηθεί όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης για τον SQL Server μόνον αν δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί σύνδεση με τη χρήση Windows Authentication.

Αν η βάση δεδομένων υπάρχει ήδη, θα ζητηθεί επιβεβαίωση για την αντικατάστασή της: Βεβαιωθείτε ότι δεν αντικαθιστάτε βάση δεδομένων που χρησιμοποιείται, αλλιώς τα δεδομένα της θα ΧΑΘΟΥΝ ΓΙΑ ΠΑΝΤΑ.

Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης, στο μενού Έναρξη/Προγράμματα (Start/Programs) έχει δημιουργηθεί η περιοχή Entersoft από όπου μπορείτε να καλείτε την εφαρμογή.

Σε συστήματα στα οποία έχει γίνει εγκατάσταση [S], θα εμφανιστεί στο tray (στο κάτω δεξί μέρος της οθόνης) το σύμβολο του εξυπηρετητή Entersoft. Μπορείτε να ελέγχετε τη λειτουργία του, με το μενού που εμφανίζεται κάνοντας δεξί κλικ επάνω του. Ο εξυπηρετητής είναι ένα Windows service όπως και ο SQL server και ενεργοποιείται με το άνοιγμα του υπολογιστή, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε Login. Εάν θέλετε να σταματήσετε το service επιλέγετε ‘Διακοπή’, ενώ για την επανεκκίνηση ‘Εκκίνηση’. Εάν επιλέξετε ‘Έξοδος’ το σύμβολο θα εξαφανιστεί από το tray, ενώ εάν επιθυμείτε να επανεμφανιστεί, θα πρέπει να επιλέξετε ‘Ελεγκτής λειτουργίας εξυπηρετητή εφαρμογών’ από το μενού Entersoft.

Εγκατάσταση Πρότυπης παραμετροποίησης CRM

EBS-QuickImplementationEL-image27.pngΗ εγκατάσταση της πρότυπης παραμετροποίησης CRM πραγματοποιείται μέσω της εκτέλεσης ενός emi αρχείου με όνομα CRM_ZeroMigration_VΧ, όπου Χ η έκδοση του εργαλείου, που βρίσκεται στο φάκελο εγκατάστασης στην περιοχή ..\ESMigration\ ESCRMZero. Η εκτέλεση του emi γίνεται από το μενού «Εργαλεία/ Εισαγωγή-Εξαγωγή Δεδομένων -> Εισαγωγή Δεδομένων Advanced». Από το μενού της οθόνης αυτής Αρχείο->Άνοιγμα, γίνεται επιλογή του αρχείου και εμφανίζονται τα βήματα της εισαγωγής.

EBS-QuickImplementationEL-image28.png

Στην εισαγωγή αυτή, στα πρώτα βήματα εισάγουμε κάποια δεδομένα από τη Βάση Access σε προσωρινούς πίνακες και στη συνέχεια από αυτούς, στους πίνακες του CRM.

EBS-QuickImplementationEL-image29.png

Εκτός από την πρώτη εκτέλεση αυτής της διαδικασίας κατά την έναρξη της παραμετροποίησης του κυκλώματος CRM, καλό θα είναι να εκτελείται και περιοδικά, όποτε προστίθενται στοιχεία παραμετροποίησης σε κάποια νέα έκδοση.

Εγκατάσταση Εκτυπωτών

Εγκατάσταση ESDM για εκτυπώσεις crystal reports σε dot-matrix εκτυπωτή.

  1. Εκτυπωτής ορίζεται ο ESDM (printer με driver EPSON FX-1050 για Windows XP & Epson FX-980 για Vista) και

  2. Μέγεθος χαρτιού ορίζεται letter (8.5 in. X 11 in.)

Πρέπει σε ΚΑΘΕ εγκατάσταση, στα τερματικά που εκτυπώνουν θεωρημένα να οριστεί εκτυπωτής με όνομα ESDM και driver EPSON FX-1050 για Windows XP & Epson FX-980 για Vista.

Εγκατάσταση Entersoft Document Printer (PDF)

Υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας PDF αρχείων, για αποστολή διαφόρων εκτυπώσεων από όψεις, BIT, παραστατικά κλπ. Η εγκατάσταση πραγματοποιείται από το μενού Εργαλεία => Διαχείριση Συστήματος – ΒΔ => Εγκατάσταση PDF Εκτυπωτή. Εμφανίζεται Wizard, όπου ζητείται η περιοχή όπου θα εγκατασταθεί – προτείνεται ο φάκελος Entersoft – καθώς και το αν θα μπορεί να τον χρησιμοποιεί οποιοσδήποτε χρήστης του υπολογιστή αυτού ή μόνο ο τρέχων. Μετά από διαδοχικά «Next» ξεκινά η εγκατάσταση με ενδεικτική μπάρα προόδου.

EBS-QuickImplementationEL-image30.png EBS-QuickImplementationEL-image31.png

Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης εμφανίζεται στους Εκτυπωτές των Windows ένας επιπλέον εκτυπωτής με όνομα ‘Entersoft Document Printer’ και με δηλωμένη πόρτα (port) την επίσης νέα EDP (Entersoft Document Printer).

EBS-QuickImplementationEL-image32.pngEBS-QuickImplementationEL-image33.pngΜέσα από οποιαδήποτε όψη, bit ή παραστατικό κ.λπ. επιλέγοντας προεπισκόπηση, εμφανίζονται στη γραμμή μπάρα εργαλείων 2 επιπλέον εικονίδια που αφορούν την αποθήκευση σε αρχείο τύπου PDF και την αποστολή μέσω e-mail του αρχείου τύπου PDF.

Επιλέγοντας Αποθήκευση ζητείται ο φάκελος όπου θα αποθηκευτεί το PDF αρχείο και στη συνέχεια εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο με μπάρα προόδου:

EBS-QuickImplementationEL-image34.png

Επιλέγοντας Αποστολή εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο με μπάρα προόδου σχετικά με τη δημιουργία του PDF:

EBS-QuickImplementationEL-image35.png

Εγκατάσταση Φορολογικών Μηχανισμών

Είναι απαραίτητη η εγκατάσταση φορολογικού μηχανισμού για την σήμανση των παραστατικών.

Οι εφαρμογές EBS & Expert συνεργάζονται με φορολογικούς μηχανισμούς τύπου Α. Η Entersoft είναι πιστοποιημένη και έχει επανειλημμένα εγκαταστήσει σε Laser & Dot-matrix τους παρακάτω μηχανισμούς:

  1. CASIO FP-500, FP-600 & Proline 650 (CPi)*       

  2. FMU PUNTO (MRS)                                          

  3. SYNTHEX 700 (SYNTHEX)**                             

Υπάρχουν οδηγίες εγκατάστασης για τους παραπάνω μηχανισμούς στη Βάση Γνώσης στο άρθρο QUE-00040. Άλλοι συμβατοί μηχανισμοί:

  1. SAMTEC SPS-4000 (Technoran)**

  2. MOBiLE EUROBOX (LogicData)**

  3. ALGOBOX (iCS)**

  4. X-CODE (Tax Code)

  5. CITIZEN SBOX (AMY)

 * Ειδικά για τον FP600 πρέπει να εγκατασταθεί η Signature processor version 1.2.2 ή νεότερη.

    • Χρησιμοποιούν τον ίδιο driver/software της Micrelec.

warning.png ΠΡΟΣΟΧΗ! Να γίνεται πάντα έλεγχος των ψηφιακών αντιγράφων και να υπάρχει έγκριση για την ορθότητά του από το λογιστή της εταιρίας.

Ενεργοποίηση του λογισμικού (activation)

Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση, πρέπει να γίνει ενεργοποίηση της εφαρμογής. Προϋπόθεση για το βήμα αυτό είναι να έχει γίνει προμήθεια από το Τμήμα Πωλήσεων της Entersoft του Serial Number της εγκατάστασης με τα αντίστοιχα modules. Η ενεργοποίηση πρέπει να γίνει από τον application server της εγκατάστασης, διότι η διαδικασία «δένει» τον server με τον υπολογιστή (hardware).

Η άμεση ενεργοποίηση προϋποθέτει σύνδεση με το internet (one-click operation). Σε περίπτωση που o server δεν έχει πρόσβαση στο internet, η ενεργοποίηση μπορεί να γίνει από οποιονδήποτε σταθμό εργασίας έχει πρόσβαση στο internet και συνδέεται σε αυτό τον server. Αν δεν υπάρχει πρόσβαση στο internet, η ενεργοποίηση μπορεί να γίνει σε 2 φάσεις με τη χρήση ειδικών αρχείων (Αποστολή αρχείου αίτησης ενεργοποίησης – Ενεργοποίηση μέσω αρχείου).

EBS-QuickImplementationEL-image37.pngΑπό το μενού Οδηγίες-> About εμφανίζεται οθόνη, από την οποία επιλέγοντας «Άδειες Χρήσης Προϊόντος...» εμφανίζεται οθόνη επιλογής του τρόπου ενεργοποίησης.

  • Εάν υπάρχει σύνδεση στο Internet, επιλέγουμε «Ενεργοποίηση μέσω Internet».

  • Εάν δεν υπάρχει σύνδεση στο internet, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα.

  1. Επιλογή της διαδικασίας «Δημιουργία αρχείου με αίτηση ενεργοποίησης»

EBS-QuickImplementationEL-image38.png EBS-QuickImplementationEL-image39.png

  1. Δήλωση της περιοχής αποθήκευσης με επιλογή του εικονιδίου EBS-QuickImplementationEL-image40.png.

  2. Με «Αποδοχή» εμφανίζεται το μήνυμα «Το αρχείο με την αίτηση ενεργοποίησης δημιουργήθηκε επιτυχώς».

  3. Στη συνέχεια, πρέπει να σταλεί το αρχείο με email στη διεύθυνση sales@entersoft.gr.

  4. Η Entersoft αποστέλλει ένα αντίστοιχο αρχείο με ίδιο όνομα και επέκταση ans.

  5. Για την ολοκλήρωση της ενεργοποίησης πρέπει να επιλεγεί αυτή τη φορά η «Ενεργοποίηση μέσω αρχείου» όπου επιλέγεται το αρχείο αυτό και με «Αποδοχή» πραγματοποιείται η ενεργοποίηση.

Σε περίπτωση μη ενεργοποίησης, υπάρχει ακόμη δυνατότητα προσωρινής πρόσβασης στο σύστημα, αλλά για περιορισμένο χρονικό διάστημα και με ορισμένους περιορισμούς στο πλήθος των δεδομένων της βάσης.

  • Η ενεργοποίηση (και η έκδοση serial number) γίνεται ΑΝΑ application server.

  • Για ενεργοποίηση νέων modules, πρέπει να γίνει εκ νέου ενεργοποίηση, κατόπιν επικοινωνίας με το τμήμα πωλήσεων της Entersoft.

  • Μετά από αλλαγή στο hardware του server πιθανά να χρειαστεί ξανά ενεργοποίηση (ενημέρωση από το τμήμα πωλήσεων της Entersoft).

Αναβαθμίσεις Εκδόσεων

Η αναβάθμιση (Upgrade) περιλαμβάνει συνήθως 4 βήματα:

  1. Download (Λήψη έκδοσης): Η λήψη νέας έκδοσης πρέπει να γίνει από τον υπολογιστή στον οποίο είναι εγκατεστημένος ο Application Server. Μπορείτε να κάνετε λήψη είτε πατώντας στο popup ενημέρωσης νέας έκδοσης είτε από το μενού της εφαρμογής (Εργαλεία\Έλεγχος εκδόσεων\Έλεγχος-λήψη νέας έκδοσης). Κατά τη λήψη, ο application server μπορεί να λειτουργεί (δεν επηρεάζεται). Αν διακοπεί η λήψη για οποιονδήποτε λόγο, την επόμενη φορά θα συνεχίσει από το σημείο που σταμάτησε.
  2. S/W Upgrade (Αναβάθμιση εφαρμογής): Αφού ολοκληρωθεί επιτυχώς η λήψη, ζητείται επιβεβαίωση εκκίνησης της εγκατάστασης της νέας έκδοσης. Μετά την επιβεβαίωση, το service του application server τερματίζεται αυτόματα, ενώ δεν συμβαίνει το ίδιο όταν εκτελείται σε μορφή κονσόλας, οπότε και θα πρέπει να το τερματίσουμε εμείς, διαφορετικά θα δεχθούμε file access violation error. Η διαδικασία αυτή έχει σχεδιαστεί έτσι, ώστε η λήψη και η εγκατάσταση να μπορούν να ολοκληρωθούν σε διαφορετικά βήματα. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να γίνει η λήψη, αλλά η εγκατάσταση να εκτελεστεί σε διαφορετική χρονική στιγμή. Σε αυτή την περίπτωση, όταν θα εκτελεστεί ξανά η διαδικασία, η εγκατάσταση θα ξεκινήσει αυτόματα.
  3. Database Upgrade (Αναβάθμιση βάσης): Μετά την επιτυχή εγκατάσταση της νέας έκδοσης, το επόμενο βήμα είναι η αναβάθμιση της βάσης ή των βάσεων στο νέο σχήμα. Αυτό επιτυγχάνεται απλά κάνοντας login στον application server (εφαρμογή) ως Entersoft administrator και επιλέγοντας “yes” στο μήνυμα για αναβάθμιση βάσης, που θα εμφανιστεί. Βέβαια πριν από αυτό, θα πρέπει να έχει γίνει εκκίνηση του application server είτε από το tray icon είτε από τα services είτε ως κονσόλα (ESSessionSRVConsole.exe). Η αναβάθμιση της βάσης είναι σχεδιασμένη με τέτοιο τρόπο, ώστε, σε περίπτωση διακοπής της αναβάθμισης, να μπορεί να συνεχίσει από εκεί που σταμάτησε.
  4. Client Synchronization (Συγχρονισμός): Ο συγχρονισμός των σταθμών εργασίας ξεκινά αυτόματα όταν ο client προσπαθήσει να συνδεθεί στον application server με τη νέα έκδοση.

Υπάρχει δυνατότητα εγκατάστασης έκδοσης σε Client χωρίς συγχρονισμό, η οποία περιγράφεται στο άρθρο της βάσης γνώσης με κωδικό SYS-00033.

 Η Αρίθμηση εκδόσεων ακολουθεί την παρακάτω δομή :

<Release>.<Major>.<minor>.<hotfix>

  • Release (σημαντικά νέα υποσυστήματα – π.χ. CRM ή σημαντικές αναβαθμίσεις πλατφόρμας) κάθε 2 έτη
  • Major (σημαντικές μεταβολές ή επαυξήσεις λειτουργικότητας) 1-2 ανά έτος
  • Minor (βελτιώσεις και νέα features) (1-2 ανά 3-μηνο)
  • Hot fix όσο απαιτείται για διορθώσεις και μικρές βελτιώσεις (1-2 ανά μήνα).

Προτεινόμενος Εξοπλισμός

  1. Server: >=2GB, >=2.8GHz (για 15-20 χρήστες)

Στο server της εγκατάστασης προτείνουμε να υπάρχει μνήμη τουλάχιστον 2G και επεξεργαστής τουλάχιστον 2.8GHz (για 15-20 χρήστες)

  1. Client: 512ΜΒ, >=2.0GHz

Στα τερματικά της εγκατάστασης προτείνεται να υπάρχει μνήμη τουλάχιστον 512ΜΒ και επεξεργαστής τουλάχιστον 2.0GHz.

  1. 64Kbps:1 User, 128Kbps: 3 Users, 384Kbps: ~10 Users

Στην περίπτωση που έχει εγκατασταθεί ο MS SQL Express που δίνεται δωρεάν, πρέπει να πληρούνται οι εξής προδιαγραφές :

  • 1 CPU (ακόμη κι αν εγκατασταθεί σε μηχάνημα με πολλαπλές CPUs και RAM > 1 GB, το σύστημα της βάσης χρησιμοποιεί μόνο 1)

  • 1 GB RAM

  • 4 GB Maximum DB size

Enterprise features που δεν υποστηρίζονται: Analysis Services, Reporting Services, DTS, Notification Services

Απαραίτητο για να εκτελεστεί η εφαρμογή είναι η ύπαρξη του .NET Framework 3.5 SP1. Το Entersoft setup φροντίζει ώστε να εγκατασταθούν όλα τα προαπαιτούμενα για να εκτελείται επιτυχώς η εφαρμογή.

Ορισμός εταιρείας

EBS-QuickImplementationEL-image41.pngΜετά την εγκατάσταση, μπορείτε να κάνετε είσοδο στην εφαρμογή, στη Βάση Δεδομένων «Αρχική Β.Δ. Entersoft»

  • στην εταιρεία <001>
  • με όνομα χρήστη «admin» και
  • κλειδί «entersoft»

Στη συνέχεια, θα πρέπει να παραμετροποιήσουμε κατάλληλα την εταιρεία αυτή, δίνοντας τα πραγματικά στοιχεία της εταιρείας.

Βασικά Στοιχεία

Από το μενού Γενικά/Εταιρείες-Υποκαταστήματα, και από την όψη που εμφανίζεται, θα πρέπει να καλέσουμε τη φόρμα διαχείρισης της εταιρείας <001> ώστε να ορίσουμε τα βασικά στοιχεία της στην υποσελίδα «Ταυτότητα»:

EBS-QuickImplementationEL-image42.pngEBS-QuickImplementationEL-image43.pngEBS-QuickImplementationEL-image44.png

Υποκαταστήματα & Αποθήκες

Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην υποσελίδα «Διευθύνσεις» για να συμπληρώσουμε τα στοιχεία της Εδρας, των Υποκαταστημάτων και των Αποθηκευτικών Χώρων της εταιρείας:

EBS-QuickImplementationEL-image45.png

Ειδικά οι Αποθήκες (Αποθηκευτικοί Χώροι) είναι οι «λογικές» αποθήκες, ανεξάρτητα αν ως φυσικοί χώροι εξυπηρετούν πάνω από μία εταιρείες ή υποκαταστήματα. Επίσης, στις περιπτώσεις που η εταιρεία:

  • αναλαμβάνει επισκευές συσκευών-μηχανημάτων
  • στέλνει προς επισκευή σε προμηθευτές εμπορεύματα ή πάγια
  • στέλνει εμπορεύματα σε εκθέσεις – επιδείξεις ή για δειγματισμό
  • κάνει μεταφορές για λογαριασμό άλλων
  • αναλαμβάνει φύλαξη ειδών τρίτων μέχρι την παράδοσή τους σε πελάτες

πιθανότατα έχει την ανάγκη παρακολούθησης των υπολοίπων ΑΝΑ ΤΡΙΤΟ (πρόσωπο – προμηθευτή, πελάτη), οπότε μπορεί να δηλώσει «λογικές» αποθήκες Τρίτων ή σε Τρίτους, χωρίς κατ’ανάγκη να χρειαστεί να ανοιχτούν κατά θέση ή προορισμό ξεχωριστοί αποθηκευτικοί χώροι.

Τα στοιχεία που συμπληρώνονται για κάθε περίπτωση Διεύθυνσης είναι:

Ταυτότητα Ο αναγνωριστικός κωδικός, ο τύπος (ομαδοποιητικό στοιχείο), η περιγραφή, η διεύθυνση σε 2 πεδία, ο ταχυδρομικός κωδικός, η Πόλη, η Περιοχή, ο Νομός, τα τηλέφωνα και τα FAX αποτελούν την ταυτότητα του καταστήματος ή αποθήκης.
Κατάσταση Αν ένα υποκατάστημα γίνει (αργότερα) «ανενεργό» και έχουν ολοκληρωθεί οι πράξεις που το αφορούν, θα πρέπει να γίνουν ανενεργές και οι σχετικές σειρές παραστατικών.
Υπεύθυνος Επιλογή από τα πρόσωπα που έχουν οριστεί ως στελέχη της εταιρείας (στην υποσελίδα «άτομα/συνεργάτες»)
Υποκατάστημα Ενεργοποιείται όταν πρόκειται για υποκατάστημα
Καθεστώς Φ.Π.Α. Προτείνεται το εταιρικό καθεστώς, αλλά μπορεί ένα υποκατάστημα να βρίσκεται σε περιοχή μειωμένου καθεστώτος.
Αυτοτελές Ενεργοποιείται όταν εξάγει αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα (τυπώνει και τηρεί τα ΒΙΒΛΙΑ στο ίδιο το υποκατάστημα) και μόνον τότε. Επηρεάζει τη διαδικασία αποτίμησης αποθεμάτων, η οποία εκτελείται ξεχωριστά για το υποκατάστημα αυτό.
Λογιστικό τμήμα Στο σύστημα της παραμετροποίησης της «Γέφυρας», του τρόπου δηλαδή που τα παραστατικά αποστέλλονται στη Λογιστική, χρησιμοποιείται σε πολλούς «λ/σμούς σύνδεσης» το τμήμα (βαθμίδα λ/σμού) «Υποκατάστημα». Από το Υποκατάστημα σε αυτή την περίπτωση, λαμβάνεται το περιεχόμενο αυτού του πεδίου.
Αποθήκη Ενεργοποιείται όταν πρόκειται για αποθηκευτικό χώρο. Η κύρια αποθήκη ενός υποκαταστήματος δεν χρειάζεται να ανοιχτεί ξεχωριστά, απλά η δ/νση-υποκατάστημα θα χαρακτηριστεί ΚΑΙ ως «υποκατάστημα» ΚΑΙ ως «αποθήκη». Ολοι οι άλλοι αποθηκευτικοί χώροι, θα ανοιχτούν ξεχωριστά, θα χαρακτηριστούν ως «αποθήκες» και θα συμπληρωθεί υποχρεωτικά και το επόμενο πεδίο.
Ανήκει στο υποκ/μα Επιλογή από όλες τις δ/νσεις που έχουν χαρακτηριστεί «υποκαταστήματα». Το πεδίο πρέπει να συμπληρωθεί σε όλους τους ανεξάρτητους αποθηκευτικούς χώρους (που είναι σε διαφορετική δ/νση) αλλά και σε όλους εκείνους που ΔΕΝ είναι οι κύριοι αποθηκευτικοί χώροι της έδρας ή κάποιου υποκαταστήματος.
ΑΧ Τρίτων σε Τρίτους Ενεργοποιείται στις περιπτώσεις που αναφέρθηκαν νωρίτερα για να δηλωθεί ότι θα παρακολουθούνται ΚΑΤΑ ΤΡΙΤΟ. Η απογραφή σε αυτούς θα πρέπει να γίνει ΚΑΤΑ ΤΡΙΤΟ. Οι διακινήσεις από και προς αυτούς πρέπει να γίνονται με παραστατικά ειδικά σχεδιασμένα για το σκοπό αυτό (με ένδειξη «τρίτων»).
Δεν αποτιμάται Ενεργοποιείται σε αποθηκευτικούς χώρους που αφορούν αποθηκεύσεις Τρίτων, όπου δηλαδή τα είδη ΔΕΝ είναι στην κυριότητά μας, όπως π.χ. ένας χώρος service. Αντίθετα, όταν τα δικά μας εμπορεύματα βρίσκονται σε εγκαταστάσεις τρίτων όπως π.χ. σε έναν εκθεσιακό χώρο, το πεδίο αυτό πρέπει να είναι απενεργοποιημένο, επειδή τα είδη που βρίσκονται σε αυτόν, ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΥΝ στην αποτίμηση των εταιρικών αποθεμάτων.
Αυτόματη ενεργοποίηση Aν ενεργοποιηθεί, κατά το άνοιγμα νέου είδους στην αποθήκη, αυτόματα θα προστεθεί ως χώρος στον οποίο ΜΠΟΡΕΙ να τοποθετηθεί το είδος.
Προτεραιότητα αποστολής Είναι ένας αριθμός προτεραιότητας που χρησιμοποιείται στην αυτόματη πρόταση ενδοδιακινήσεων (αναπλήρωση στοκ καταστημάτων και αποθηκών) που περιλαμβάνει το κύκλωμα Αποθήκης. Οι χώροι με μεγαλύτερη προτεραιότητα αποστολής θα «προτιμηθούν» για αποστολή των αποθεμάτων τους σε άλλους χώρους που έχουν ελλείψεις.
Προτεραιότητα παραλαβής Λειτουργεί αντίστοιχα με το προηγούμενο πεδίο. Οι χώροι με μεγαλύτερη προτεραιότητα παραλαβής, και σε περίπτωση που τα αποθέματα δεν επαρκούν για να καλύψουν όλες τις ελλείψεις, θα «προτιμηθούν» για την κάλυψη των ελλείψεών τους.

Με χρήση του εικονιδίου EBS-QuickImplementationEL-image46.pngμπορεί κανείς να περάσει σε διάλογο με τα πλήρη στοιχεία υποκαταστημάτων-αποθηκών, όπου υπάρχουν ακόμη η Ηλεκτρονική διεύθυνση (e-Mail), ο Δικτυακός τόπος (Web site), καθώς και οι εξής πληροφορίες:

Προτεινόμενος πελάτης Λιανικής Χρησιμοποιείται σε αποδείξεις Λιανικής, στην περίπτωση που ανά κατάστημα, θέλουμε να διαφοροποιήσουμε συμπεριφορές π.χ. καθεστώς ΦΠΑ, τιμοκατάλογος κ.λ.π.
Προτεινόμενος πιστωτής δαπανών Χρησιμοποιείται σε αποδείξεις Δαπανών για διαχωρισμό ανά υποκατάστημα συμπεριφορών που εξαρτώνται από τον πιστωτή π.χ. συνήθης τρόπος πληρωμής, τραπεζικός λ/σμός για Δημόσιες Υπηρεσίες της περιοχής του καταστήματος κ.λ.π.
Οριζόμενα πεδία Αριθμητικά πεδία, κωδικολόγια, χαρακτηρισμοί για ελεύθερη χρήση π.χ. κατηγοριοποιήσεις επί μεγάλου πλήθους υποκαταστημάτων

Οικονομική Χρήση

Στη συνέχεια μεταφερόμαστε στην υποσελίδα Οικονομικές Χρήσεις όπου μπορεί να γίνει το άνοιγμα νέας Χρήσης. Είσοδος στην εταιρεία (login) με ημ/νία που δεν ανήκει σε μία από τις ανοιγμένες στο σημείο αυτό Οικονομικες Χρήσεις ΔΕΝ επιτρέπεται.

EBS-QuickImplementationEL-image47.png

Στην οθόνη αυτή για κάθε γραμμή – Οικονομική Χρήση στο μέσο, είναι διαθέσιμα στο επάνω μέρος τα στοιχεία της προς έλεγχο/μεταβολή και στο κάτω μέρος εμφανίζονται οι Οικονομικές Περίοδοι στις οποίες χωρίζεται.

Επιλέγοντας το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image48.png (Νέα Χρήση), μια νέα γραμμή ανοίγει στη λίστα των Χρήσεων και ο δείκτης είναι τοποθετημένος στο επάνω μέρος. Ορίστε τα βασικά στοιχεία της:

Ταυτότητα Ονομασία και ημ/νία έναρξης και λήξης της χρήσης.
Πλήθος περιόδων Είναι το πλήθος των οικονομικών περιόδων στις οποίες θα τηρηθούν τα οικονομικά δεδομένα και πρέπει να είναι κατά 2 μεγαλύτερο από το πλήθος των «κανονικών», δηλαδή των μηνών της Χρήσης. Ο λόγος είναι ότι τόσο οι εγγραφές Απογραφής όσο και οι εγγραφές Κλεισίματος κάθε Χρήσης πρέπει να τηρούνται ως ξεχωριστοί «μετρητές» για πολλές λογιστικές διαδικασίες.
Οριο κλεισίματος Ισολογισμού Πληροφοριακό πεδίο ημ/νίας π.χ. για Ανώνυμες Ελληνικές Εταιρείες με λήξη χρήσης 31/12, το όριο είναι 30/4 της επόμενης χρήσης.
Θεωρημένη αποθήκη & κοστολογική περίοδος Στην περίπτωση θεωρημένης αποθήκης, ορίζετε το πλήθος των κανονικών περιόδων (μηνών) που αποτελούν μια ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟ, δηλαδή την περίοδο ΣΤΑΘΜΙΣΗΣ για την οποία κάθε φορά που εκτελείται η αποτίμηση αποθεμάτων, θα λαμβάνει υπόψη της αναλυτικά τις εγγραφές (επί ετήσιας Μέσης Σταθμικής Τιμής αποτίμησης, ορίστε 12 αν έχετε 12μηνη Χρήση, με 14 δηλαδή λογιστικές περιόδους). Η κοστολογική περίοδος είναι μια ΚΛΕΙΣΤΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΧΡΗΣΗ για το κόστος Αποθεμάτων και αποτελεί ΒΑΣΙΚΟ στοιχείο μιας θεωρημένης αποθήκης. Η δήλωση της περιόδου στάθμισης δεν ταυτίζεται υποχρεωτικά με το κάθε πότε ΤΥΠΩΝΕΤΕ αποτελέσματα (διότι αυτό μπορεί να γίνεται με τις «ενδεικτικές» μέχρι στιγμής αξίες-κόστη), αλλά καθορίζεται από το κάθε πότε ΕΛΕΓΧΕΤΑΙ και ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΕΙΤΑΙ η ΑΞΙΑ και το ΚΕΡΔΟΣ των αποθεμάτων. Στην περίπτωση μη θεωρημένης αποθήκης, ορίστε το πλήθος των κανονικών περιόδων της χρήσης π.χ. 12
Τύπος χρήσης Υπό ορισμό Είναι η μη ενεργοποιημένη Χρήση και είναι η αρχική τιμή του πεδίου κατά το άνοιγμα της Χρήσης. Δεν επιτρέπεται να γίνει είσοδος στο σύστημα με ημερομηνία που ανήκει σε Χρήση «υπό ορισμό».
Ανοικτή Είναι η Χρήση που βρίσκεται σε εξέλιξη, δηλαδή επιτρέπεται να εισάγονται ή να μεταβάλλονται οικονομικές πράξεις στα όριά της. Επιβάλλεται να υπάρχει στην εταιρεία τουλάχιστον ΜΙΑ χρήση «ανοικτή».
Κλειστή Είναι η Χρήση της οποίας τα οικονομικά γεγονότα έχουν ολοκληρωθεί και δεν επιτρέπονται μεταβολές σε αυτά. Σε «κλειστή» μεταβάλλεται αυτόματα η Χρήση για την οποία εκτελείται Κλείσιμο.
Ιστορική Είναι η Χρήση η οποία τηρείται για ιστορικούς λόγους και λόγους σύγκρισης, αλλά πιθανότατα δεν έχει πλήρη οικονομικά στοιχεία π.χ. έχει μόνο κινήσεις και περιοδικά στοιχεία ή και μόνο περιοδικά στοιχεία (χωρίς «παραστατικά») από μετάπτωση προηγούμενου συστήματος ή από τη διαδικασία «Ιστορικοποίησης Χρήσης» που πιθανώς έγινε για λόγους χώρων και απόδοσης του συστήματος.
Εταιρικοί συντελεστές Ο συντελεστής Pro-Rata, o συντελεστής I.R.R. (Internal Rate of Return) και ο φορολογικός συντελεστής συμπληρώνονται πληροφοριακά και χρησιμοποιούνται σε εκτυπώσεις.

EBS-QuickImplementationEL-image49.pngΣτη συνέχεια, πρέπει να επιλεγεί το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image50.pngγια Γένεση περιόδων, όπου επιβεβαιώνουμε τη διαδικασία:

Αυτόματα παράγονται οι περίοδοι και φαίνονται στη λίστα περιόδων.

Μένει να αλλάξουμε τον τύπο χρήσης σε «ανοικτή», oπότε και θα μπορεί να γίνουν εγγραφές σε αυτήν.

Χρήστες & Ομάδες χρηστών

Ορισμός Ομαδων Χρηστων

Από το μενού Εργαλεία/Παραμετροποίηση, στην επιλογή Γενικά/Ομάδες χρηστών δημιουργούμε νέες ομάδες ή μεταβάλλουμε τα στοιχεία των υπαρχόντων

EBS-QuickImplementationEL-image51.png

Ορισμός Χρηστων
  1. Από τη Διαχείριση Προσώπων, δημιουργούμε νέο πρόσωπο για κάθε χρήστη.
  2. Από Γενικά/Διαχείριση χρηστών ανοίγουμε τους χρήστες. Για κάθε χρήστη
  • Συνδέουμε το χρήστη με το αντίστοιχο «Πρόσωπο»

  • Ενεργοποιούμε αναλόγως το πεδίο «Διαχειριστής συστήματος» & σε αυτή την περίπτωση δεν συμπληρώνουμε τις Ομάδες χρηστών

  • Ενεργοποιούμε το πεδίο «Μόνο εμφάνιση πληροφοριών» αν ο χρήστης θα έχει πρόσβαση μόνο σε προβολή πληροφοριών

  • Ορίζουμε σε ποιες εταιρείες και σε ποια υποκαταστήματα θα έχει πρόσβαση

  • Ορίζουμε τις ομάδες χρηστών στις οποίες ανήκει

  • Γλώσσα : αν ο χρήστης επιθυμεί να έχει αγγλικό μενού τότε πρέπει να δημιουργήσουμε 2 χρήστες, έναν για την ελληνική γλώσσα και έναν για την αγγλική

EBS-QuickImplementationEL-image52.png

 

Παράμετροι Εκκίνησης

Ο Πίνακας Παραμετροποίησης

Η επιλογή «Παραμετροποίηση», από το μενού Εργαλεία, οδηγεί σε ένα ιεραρχικό επιλογέα ενεργειών παραμετροποίησης. Στο δεξί μέρος της οθόνης εμφανίζεται βοηθητικό κείμενο και, κάθε φορά που κάνουμε μια επιλογή (σε «τερματικό κόμβο» της ιεραρχίας), δεξιά εμφανίζεται η οθόνη διαχείρισης του σχετικού στοιχείου παραμετροποίησης.

EBS-QuickImplementationEL-image53.png

Σε όλη τη διαδικασία υλοποίησης – παραμετροποίησης, αλλά και κατά την πραγματική λειτουργία της εγκατάστασης, ο πίνακας αυτός θα είναι το σημείο αναφοράς για κάθε ενέργεια προσαρμογής, για την ενεργοποίηση ή προσθήκη λειτουργικότητας ή για αλλαγές οργάνωσης ή πολιτικής της εταιρείας σε σχέση με οποιοδήποτε υποσύστημα έχει εγκατασταθεί.

Κάποιες από τις ενέργειες προσαρμογής είναι απαραίτητο να γίνουν στην αρχή και άλλες, μπορούν να γίνουν αργότερα, ενεργοποιώντας σταδιακά όλες τις λειτουργίες του συστήματος.

Στην ενότητα αυτή, θα εξεταστεί η λίστα των παραμέτρων εταιρείας, μιας σειράς γενικών ρυθμίσεων που καθορίζουν πολλές λειτουργίες και συμπεριφορές του συστήματος ή προτεινόμενες τιμές κ.λπ.

EBS-QuickImplementationEL-image54.png

Για να ελεγχθούν οι τιμές όλων των παραμέτρων εταιρείας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την προεπισκόπηση EBS-QuickImplementationEL-image55.png και να πάρουμε μια εκτύπωσή τους.

Γενικές Παράμετροι Εκκίνησης

EBS-QuickImplementationEL-image56.pngΑν στη στήλη της λίστας παραμέτρων εταιρείας «Ομαδοποίηση», επιλέξουμε «εκκίνηση», στη λίστα θα παραμείνουν οι παράμετροι εκείνες που έχουν χαρακτηριστεί έτσι, ως απαραίτητες να ελεγχθούν στην αρχή της λειτουργίας μιας εγκατάστασης:

  • Κατηγορία «Γενικά-Λειτουργικά»
  1. Το Πλήθος δεκαδικών ψηφίων

Παράμετροι που αφορούν Ποσοστά Εκπτώσεων, Ποσοστά Φ.Π.Α., λοιπών πεδίων Ποσοστών και λοιπών Αριθμητικών πεδίων ορίζονται στο σημείο αυτό. Τα δεκαδικά Αξιών και Τιμών δεν ορίζονται γενικά στο σημείο αυτό, αλλά στον πίνακα νομισμάτων, αφού πιθανότατα, διαφοροποιούνται ανά νόμισμα. Αντιστοίχως, τα δεκαδικά Ποσοτήτων ορίζονται ανά Μονάδα Μέτρησης.

  1. Προτεινόμενα Προφίλ οντοτήτων.

Οι παράμετροι αυτές έχουν ΗΔΗ τιμές και σωστό είναι ΟΛΑ αυτά τα προφίλ να τα ανοίξετε (από τις αντίστοιχες επιλογές ανά υποσύστημα, στον πίνακα παραμετροποίησης) και να τους δώσετε το επιιθυμητό περιεχόμενο, ανάλογα με τις ανάγκες της εγκατάστασης. Τα προφίλ χρησιμοποιούνται για να δώσουν εύκολα ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΤΙΜΕΣ στα διάφορα πεδία των οντοτήτων τη στιγμή της αρχικής εισαγωγής τους π.χ. προτεινόμενη Μονάδα Μέτρησης σε νέα είδη, προτεινόμενος τιμοκατάλογος σε νέους πελάτες, προτεινόμενος κανόνας απόσβεσης σε νέα πάγια κ.ο.κ.

  • Κατηγορία «Γενικά-Συστημικά»
  1. Φάκελος στον οποίο αποθηκεύονται τα αντίγραφα ασφαλείας της Βάσης Δεδομένων.

Το directory αυτό πρέπει να είναι ένα ΥΠΑΡΚΤΟ directory στο μηχάνημα στο οποίο τρέχει ο Microsoft SQL Server. Εάν είναι κενό τότε χρησιμοποιείται το default directory του Microsoft SQL Server για την αποθήκευση των αντιγράφων ασφαλείας.

  1. Φάκελος στον οποίο αποθηκεύονται τα αντίγραφα ασφαλείας των custom αρχείων της εγκατάστασης.

Το directory αυτό πρέπει να είναι ένα ΥΠΑΡΚΤΟ directory στο μηχάνημα στο οποίο τρέχει ο Εξυπηρετητής της Εφαρμογής. Εάν είναι κενό τότε χρησιμοποιείται το C:\.

  1. Φάκελος στον οποίο αντιγράφονται όλα τα αντίγραφα ασφαλείας της Βάσης Δεδομένων.

Το directory αυτό θα πρέπει να είναι ένα υπαρκτό diretory και μάλιστα να βρίσκεται σε άλλο μηχάνημα έτσι ώστε να είναι διαθέσιμο στην περίπτωση οποιασδήποτε μορφής καστροφής του database server. Για να είναι σε άλλο μηχάνημα θα πρέπει να έχετε πρώτα δημιουργήσει ένα UNC Path (Π.χ. \\Server2\DBBackups) ή κάποιο Map drive (π.χ. F:\DBBACKUPS). Στο directory αυτό θα πρέπει να έχει δικαίωμα R/W ο χρήστης μέσω του οποίου εκτελείται ο εξυπηρετητής της εφαρμογής.

  1. Συμπίεση αντιγράφων ασφαλείας της Βάσης Δεδομένων.

Καλό είναι να τεθεί σε “true” ειδικά για μεγάλες Βάσεις Δεδομένων.

  • Κατηγορία «Διαχείριση παραστατικών»
  1. Εφαρμογή εκπτώσεων γραμμών ειδών "επί του υπολοίπου" της κάθε προηγούμενης.

Παράμετρος που καθορίζει τoν τρόπο εφαρμογής των εκπτώσεων των γραμμών ειδών, στη διαχείριση Εμπορικών Συναλλαγών. Αν η τιμή είναι ΟΧΙ η εφαρμογή εκπτώσεων γίνεται αθροιστικά (όλες επί της αρχικής αξίας). Αν η τιμή είναι ΝΑΙ η εφαρμογή εκπτώσεων γίνεται κατά σειρά κάθε φορά επί του υπολοίπου της αξίας (που αφήνει η προηγούμενη).

  1. Μεταφορά μικτής έκπτωσης.

Παράμετρος που καθορίζει την μεταφορά της μικτής έκπτωσης (που χρησιμοποιείται συνήθως σε λιανικές πωλήσεις και γίνεται ΕΠΙ ΤΟΥ ΣΥΝΟΛΟΥ) σε συγκεκριμένο πεδίο (καθαρής αξίας) έκπτωσης των γραμμών ειδών, πράγμα που γίνεται υποχρεωτικά (ώστε να είναι πάντα ακριβής ο «οριζόντιος υπολογισμός» των ποσών της γραμμής είδους). Παίρνει τις τιμές 0:Αυτόματη (σημαίνει στην 1η διαθέσιμη), 1:Εκπτωση 1, 2:Εκπτωση 2, 3:Εκπτωση 3.

  1. Πλήθος ψηφίων αριθμητικού τμήματος του κωδικού παραστατικού.

Καθορίζει τη μορφή του αριθμητικού τμήματος του κωδικού όλων των παραστατικών. Αν π.χ. δοθεί η τιμή «6», τότε, ένα παραστατικού τύπου Χ και σειράς Α θα πάρει κωδικό της μορφής Χ-Α-000001. Το πλήθος αυτό αφορά το συνολικό αναμενόμενο πλήθος παραστατικών. Στη διάρκεια της ζωής της εγκατάστασης, κι αν παραστεί ανάγκη, μπορεί να αυξηθεί (μόνο).

  • Κατηγορία «Διαχείριση προσώπων»
  1. Έλεγχος μοναδικότητας του ΑΦΜ στα πρόσωπα.

Παίρνει τις τιμές 0:Δεν ελέγχεται, 1:Με επιβεβαίωση 2:Απαγόρευση. Η παράμετρος καθορίζει τη συμπεριφορά στην περίπτωση που κατά την εισαγωγή νέου συναλλασσόμενου με ταυτόχρονη δημιουργία νέου προσώπου, δοθεί ΑΦΜ που υπάρχει ήδη σε κάποιο καταχωρημένο πρόσωπο. Αν η τιμή είναι 0 τότε δεν γίνεται έλεγχος και το σύστημα επιτρέπει την καταχώριση πολλών προσώπων με το ίδιο ΑΦΜ, αν η τιμή είναι 1 το σύστημα βγάζει προειδοποιητικό μήνυμα και αν είναι 2 το σύστημα δεν επιτρέπει την καταχώριση νέου προσώπου με το ίδιο ΑΦΜ.

  1. Τύπος ελέγχου ορθότητας του ΑΦΜ.

Παίρνει τις τιμές 0:Δεν ελέγχεται, 1:Με επιβεβαίωση 2:Απαγόρευση. Η παράμετρος καθορίζει το αν θα γίνεται έλεγχος για την ορθότητα του ΑΦΜ. Η ορθότητα ΑΦΜ ελέγχεται μόνο αν το πρόσωπο έχει "Καθεστώς ΦΠΑ" Κανονικό ή Μειωμένο. Αν η τιμή είναι 0 δεν γίνεται έλεγχος, αν είναι 1 ο έλεγχος γίνεται και εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα αλλά επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο ΑΦΜ και αν είναι 2 τότε δεν επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο ΑΦΜ.

  1. Τύπος ελέγχου ορθότητας του Αρ. ταυτότητας.

Παίρνει τις τιμές 0:Δεν ελέγχεται, 1:Με επιβεβαίωση 2:Απαγόρευση. Η παράμετρος καθορίζει το αν θα γίνεται έλεγχος για την ορθότητα του Αρ. Ταυτότητας. Αν η τιμή είναι 0 δεν γίνεται έλεγχος, αν είναι 1 ο έλεγχος γίνεται και εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα αλλά επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο Αρ. Ταυτότητας και αν είναι 2 τότε δεν επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο Αρ. Ταυτότητας.

  • Κατηγορία «Διαχείριση εκτυπώσεων»
  1. Γραμμές προτυπωμένων στοιχείων εταιρείας.

Το πλήθος κενών γραμμών που θα μένουν στην αρχή κάθε τυπωμένης σελίδας, αν οριστεί "προτυπωμένο έντυπο" (αφορά την εκτύπωση των στοιχείων εταιρείας στις εκτυπώσεις σε crystal reports)

  1. Μορφή Επίσημων Εκτυπώσεων Αποθήκης.

Η επιλογή αυτή καθορίζει τον τρόπο εκτύπωσης επίσημων βιβλίων Αποθήκης από το μενού Περιοδικά/Λήξη περιόδων/Επίσημες καταστάσεις. Παίρνει τις τιμές: ΑΠΛΗ (ανάλυση μόνο σε Εισαγωγές-Εξαγωγές), ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ (ανάλυση σε Αγορές-Λοιπές Εισαγωγές και Πωλήσεις-Λοιπές Εξαγωγές), ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ (πλήρης ανάλυση σε Αγορές-Παραγωγή-Λοιπές Εισαγωγές, Πωλήσεις-Αναλώσεις-Αυτοπαραδόσεις-Λοιπές εξαγωγές)

  • Κατηγορία «Kύκλωμα Λογιστικής»
  1. Ανάλυση συναλλασσομένων στο λογιστικό σχέδιο.

Αφορά τον τρόπο αυτόματης επιλογής του λογαριασμού συναλλασσόμενου, κατά τη λογιστικοποίηση των παραστατικών, για τις εγγραφές πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών.

  1. Λογαριασμός μηχανογραφικής διόρθωσης Γ.Λ.

Λογαριασμός που θα χρησιμοποιηθεί κατά τη δημιουργία άρθρων Γ.Λ από παραστατικά, στην περίπτωση που κάποιος από τους λ/σμούς που έχουν δηλωθεί δεν έχει ανοιχτεί στο σύστημα. Η λίστα "Λάθη λογιστικοποιήσεων" εμφανίζει αυτούς τους λ/σμούς. Αν δεν δηλωθεί εδώ λ/σμός, το σύστημα θα βγάλει μήνυμα σφάλματος κατά τη δημιουργία των άρθρων, εφόσον δεν βρεθεί κάποιος λ/σμός.

  1. Εξωτερικό λογιστικό πακέτο.

Δηλώνεται η πιθανή εξωτερική λογιστική εφαρμογή με επιλογή μεταξύ γνωστών πακέτων τρίτων κατασκευαστών. Καθορίζει τον τρόπο εξαγωγής των εγγραφών λογιστικών άρθρων προς αυτά.

  • Κατηγορία «Kύκλωμα Παγίων»
  1. Αποσβέσεις βάσει δωδεκατημορίων.

Eπηρεάζει την «κατανομή» της απόσβεσης ανά μήνα, ούτως ώστε να προκύπτει ΙΣΟΠΟΣΗ ΑΠΟΣΒΕΣΗ ανά μήνα (αν κανείς δεν έχει αδρανοποιήσεις κλπ.) και όχι βασισμένη στον αριθμό «ενεργών» ημερών που διαφέρει ανά μήνα.

  1. EBS-QuickImplementationEL-image57.pngΠροτεινόμενη Ημ/νία Έναρξης Αποσβέσεων.

Ποικιλία επιλογών για τη λογική με την οποία θα προτείνεται η ημ/νία έναρξης αποσβέσεων παγίων (με βάση την ημ/νία καταχώρισης-ένταξης της αποσβεστέας κτήσης). Η ημ/νία έναρξης αποσβέσεων ΜΠΟΡΕΙ να ΜΕΤΑΒΛΗΘΕΙ από το χρήστη.

  • Κατηγορία «Πιστωτικός έλεγχος»
  1. Τρόπος ελέγχου Συν/νων, που έχουν Πιστωτικά Όρια αλλά ΟΧΙ προφίλ Πιστωτικής Πολιτικής.

Οι τιμές που δέχεται είναι: Καθόλου, Απαγόρευση και Προειδοποίηση. Αφορά το πώς θα συμπεριφέρεται η εφαρμογή, αν π.χ. στους πελάτες συμπληρωθεί όριο πίστωσης και κατά την Παραγγελιοληψία/Τιμολόγηση (σύμφωνα με την έτοιμη παραμετροποίηση που έχει ΕΝΕΡΓΟ τον πιστωτικό έλεγχο στα παραστατικά) διαπιστωθεί ότι υπάρχει υπέρβαση πλαφόν. Αν δηλωθεί «καθόλου» δεν θα υπάρξει ένδειξη, αν δηλωθεί «προειδοποίηση» θα εμφανιστεί μήνυμα, αλλά η καταχώριση θα συνεχίσει, ενώ αν δηλωθεί «απαγόρευση» θα εμφανιστεί μήνυμα και η καταχώριση – αποθήκευση ΔΕΝ θα μπορεί να συνεχίσει. Αν τώρα υπάρχει Πιστωτική Πολιτική, οι τρόποι ελέγχου δηλώνονται εκεί.

Γενικές Παράμετροι Ολοκλήρωσης

EBS-QuickImplementationEL-image58.pngΑν στη στήλη της λίστας παραμέτρων εταιρείας «Ομαδοποίηση», επιλέξουμε «ολοκλήρωση», στη λίστα θα παραμείνουν οι παράμετροι εκείνες που έχουν χαρακτηριστεί έτσι, ως απαραίτητες να ελεγχθούν όταν ενεργοποιηθούν όλες οι διαδικασίες υλοποίησης (αναλόγως πάντα των modules που υπάρχουν).

Για παράδειγμα, εδώ ανήκουν παράμετροι που αφορούν το Κλείσιμο Χρήσης, τη δυνατότητα αποστολής eMails-Fax, Sms, τις Ηλεκτρονικές Συναλλαγές, την οργάνωση είσπραξης απαιτήσεων και την οργάνωση πληρωμών, την Αποτίμηση αποθεμάτων κ.λπ.

Κάθε παράμετρος επεξηγείται ως προς τις πιθανές τιμές και το αποτέλεσμά τους, σε βοηθητικό κείμενο στο κάτω μέρος της οθόνης, καθώς κινούμαστε από γραμμή σε γραμμή στη λίστα παραμέτρων:

EBS-QuickImplementationEL-image59.png

Γενικές Παράμετροι Διεύρυνσης Λειτουργιών

EBS-QuickImplementationEL-image60.pngΑν στη στήλη της λίστας παραμέτρων εταιρείας «Ομαδοποίηση», επιλέξουμε «διεύρυνση», στη λίστα θα παραμείνουν οι παράμετροι εκείνες που έχουν χαρακτηριστεί έτσι, ως απαραίτητες σε advanced χρήση του συστήματος, όταν οι λειτουργίες έχουν μεν εγκατασταθεί ως προς τη βασική τους λειτουργία, απαιτούν όμως εμβάθυνση και προβάλλουν πρόσθετες απαιτήσεις.

Για παράδειγμα, εδώ ανήκουν παράμετροι που αφορούν την ενεργοποίηση Αναλυτικής Λογιστικής, την Πρόταση Αναπλήρωσης στοκ Καταστημάτων, την Τιμολόγηση Τόκων, την υλοποίηση Πολιτικής Επιστροφών, την ενεργοποίηση βασικών και εξαρτώμενων ειδών κ.λπ.

Γενικές Παράμετροι Καθετοποίησης

EBS-QuickImplementationEL-image61.png Αν στη στήλη της λίστας παραμέτρων εταιρείας «Ομαδοποίηση», επιλέξουμε «καθετοποίηση», στη λίστα θα παραμείνουν οι παράμετροι εκείνες που έχουν χαρακτηριστεί έτσι, ως απαραίτητες να ελεγχθούν για την ενεργοποίηση εξειδικευμένων ή «κάθετων» κυκλωμάτων ή λειτουργιών σε υπαρκτά κυκλώματα (μη «γενικής» δηλαδή εφαρμογής) όπως π.χ. online-offline, κοστολόγηση παραγωγής, παρακαταθήκες, είδη ανακύκλωσης, εγγυοδοσίας, barcodes, πρόσθετα πεδία, βιβλίο εσόδων-εξόδων, διεθνή λογιστικά πρότυπα, factoring ή ακόμα παραμέτρους που αφορούν custom τύπους παραστατικών (που δεν αναμένεται να αλλάξουν δηλαδή τιμή, εκτός αν υπάρξουν customized παραστατικά).

Παράμετροι Προσαρμογής

Παράμετροι Οργάνωσης

EBS-QuickImplementationEL-image62.pngΔιαστάσεις

Σε αυτή την ομάδα παραμέτρων ορίζονται οι "οριζόντιες" επιχειρηματικές διαστάσεις του συστήματος που ανάλογα με την εγκατάσταση μπορεί να έχουν νόημα ή όχι: Εμπορικός Τομέας, Δραστηριότητα και 2 ελεύθερης χρήσης Διάσταση 1 και Διάσταση 2 (π.χ. Κέντρο κόστους, Υπάλληλος) για λόγους κοστολόγησης ή πληροφόρησης.

Νομίσματα & Ισοτιμίες

Στον πίνακα των νομισμάτων ελέγχουμε αν τα νομίσματα που υπάρχουν καλύπτουν τις ανάγκες της εταιρείας και ή ανοίγουμε νέα ή μεταβάλλουμε τα υπάρχοντα, δίνοντας προσοχή στα δεκαδικά τιμών και αξιών (π.χ. αν η εταιρεία πουλάει είδη με πολύ μικρή αξία, τα δεκαδικά των τιμών θα πρέπει να είναι > 2).

Επί πλέον, από Περιοδικές εργασίες/Ισοτιμίες συναλλάγματος, καλό είναι να ενεργοποιηθεί χρονοπρογραμματισμός για αυτόματη εισαγωγή των ημερήσιων ισοτιμιών.

Συναλλασσόμενοι

Επαγγέλματα

Ορίζονται στην κατηγορία «Πρόσωπα». Αν προϋπήρχε άλλο μηχανογραφικό σύστημα πρέπει να γίνουν μεταβολές ή να εισαχθούν τα επαγγέλματα.

Ομαδοποιήσεις

Οι Ομάδες και οι Κατηγορίες δηλώνονται στα Πρόσωπα, ενώ οι Οικογένειες στους Συναλλασσόμενους. Όλα τα πεδία είναι διαθέσιμα στις φόρμες συναλλασσομένων. Τα ομαδοποιητικά στοιχεία είναι κοινά για όλους τους συναλλασσόμενους. Αν θέλουμε να έχουμε διαφορετικές ομάδες για προμηθευτές & πελάτες για παράδειγμα, μπορούμε να ακολουθήσουμε διαφορετική κωδικοποίηση ή να χρησιμοποιήσουμε την Εναλλακτική περιγραφή.

Εμπορικά προφίλ

Τα προφίλ διευκολύνουν τις καταχωρίσεις των χρηστών και προστατεύουν από λάθη. Υπάρχουν τα βασικά προφίλ π.χ. για πελάτες εσωτερικού, εξωτερικού, λιανικής, αλλά πρέπει να ελεγχθούν ή να συμπληρωθούν ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας ως προς τις εκπτώσεις, τους τρόπους αποστολής, εκπτώσεις ή άλλα στοιχεία. Επίσης, θα πρέπει να συμπληρωθούν τα «προκαθορισμένα» στις παραμέτρους εταιρείας προφίλ.

Είδη & Υπηρεσίες

Ομαδοποιήσεις

Ορίζουμε ή εισάγουμε μέσω import όλες τις Οικογένειες, Ομάδες, Κατηγορίες, Υποκατηγορίες και τα υπόλοιπα ομαδοποιητικά στοιχεία, τα οποία θα χρειαστούν στην εισαγωγή των ειδών.

Μονάδες Μέτρησης

Έλεγχος των υπαρχόντων για πιθανή μεταβολή περιγραφών, πλήθους δεκαδικών & δημιουργία νέων. Είναι απαραίτητο να υπάρχουν όλες οι μονάδες μέτρησης που χρησιμοποιούνταν στο παλαιότερο μηχανογραφικό σύστημα για τη σωστή εισαγωγή των ειδών.  

Προφίλ

Υπάρχουν τα βασικά προφίλ για εμπορεύματα, είδη με παρακολούθηση S/N ή χρώματος-μεγέθους αλλά πρέπει να ελεγχθούν ή να συμπληρωθούν ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας (να συμπληρωθούν π.χ. Οικογένειες, εκπτώσεις). Γενικά προτείνεται η χρήση των προφίλ στη δημιουργία ειδών από τους χρήστες (συμπληρώνουν έτσι γρήγορα και σίγουρα τα πιο πολλά πεδία του είδους). Επίσης, θα πρέπει να συμπληρωθούν τα «προκαθορισμένα» στις παραμέτρους εταιρείας προφίλ.

  • Χρήσιμη δυνατότητα στα προφίλ ειδών. Μπορεί να γίνει μια μεταβολή στο προφίλ και αυτή να εφαρμοστεί αυτόματα σε όλα τα είδη αυτού του προφίλ (που οι τιμές τους στα πεδία που θα ενημερωθούν είναι ίδιες με την προηγούμενη τιμή που είχε το εκάστοτε πεδίο στο προφίλ). Η λειτουργία πρέπει να κληθεί ΠΡΙΝ αποθηκευτούν οι μεταβολές στο προφίλ.

EBS-QuickImplementationEL-image63.png

Διαστάσεις/Διαστασιολόγια

Ανοίγουμε ή εισάγουμε όλα τα χρώματα-μεγέθη και στη συνέχεια δημιουργούμε τα διαστασιολόγια. Για S/N & Παρτίδες ελέγχουμε αν οι καταστάσεις & οι χαρακτηρισμοί καλύπτουν τις πιθανές ιδιαιτερότητες της εταιρείας (Π.χ. περιπτώσεις service, follow-up πελατών βάσει s/n).

Παράμετροι Συναλλαγών

Στους παρακάτω πίνακες ελέγχουμε τα περιεχόμενα, έτσι όπως αυτά προτείνονται από την έτοιμη παραμετροποίηση κι αν χρειάζεται, τα προσαρμόζουμε στα δεδομένα της εγκατάστασης:

Κατηγορίες Φ.Π.Α.
Σκοποί Διακίνησης
Τρόποι Αποστολής & Οροι Παράδοσης

ΔΕΝ μεταβάλλουμε τους Τύπους μεταφοράς γιατί χρησιμοποιούνται σε εκτυπώσεις ενδοκοινοτικών συναλλαγών και, σε περίπτωση που ανοίξουμε νέους Τρόπους αποστολής, πρέπει να τους συνδέσουμε με Τύπο μεταφοράς. Αν δεν υπάρχουν ενδοκοινοτικές συναλλαγές, οι Τύποι μεταφοράς χρησιμοποιούνται ελεύθερα.

Στους παρακάτω πίνακες εισάγουμε τα σχετικά στοιχεία που χρησιμοποιεί η εταιρεία, για την οργάνωση των αποστολών της:

Μεταφορείς

Είναι οι μεταφορικές εταιρείες. Στην πραγματικότητα, η προσθήκη στη λίστα αυτή, ανοίγει νέα εγγραφή στον πίνακα «προσώπων».

Μεταφορικά Μέσα

Εδώ ανοίγονται τα οχήματα με τα οποία γίνονται οι μεταφορές ή/και τα αυτοκίνητα που χρησιμοποιούνται για μετακινήσεις. Αν πρόκειται για ιδιόκτητα μεταφορικά μέσα, μπορούν να συνδεθούν με Πάγια της εταιρείας. Στα ελεύθερης χρήσης πεδία που υπάρχουν στον πίνακα αυτό, μπορεί να εισαχθούν στοιχεία ταυτότητας (π.χ. αριθμός κυκλοφορίας, οδηγός) ή στοιχεία διαστάσεων, κατανάλωσης κ.λπ.

Δρομολόγια

Συμπληρώνουμε τα οργανωμένα δρομολόγια διανομής. Σε καθένα, μπορεί να καταχωρηθεί η ώρα εκκίνησης, η συνήθης διάρκεια και το μεταφορικό μέσο (αν είναι σταθερά).

Ειδικοί Λογαριασμοί

Στην έτοιμη παραμετροποίηση υπάρχουν έτοιμα στοιχεία ειδικών λογαριασμών π.χ. Επιβαρύνσεις μεταφορικών, Ειδικοί φόροι κατανάλωσης, Τέλος ανακύκλωσης, Κρατήσεις Δημοσίου κ.λπ., όμως θα πρέπει όλοι να ελεγχθούν ως προς τα ποσά ή ποσοστά που περιέχουν. Αν ανοιχτούν νέοι λογαριασμοί, θα πρέπει να προστεθούν σε όποιους τύπους παρασταστικών ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν.

Επιπλέον, θα πρέπει να ελεγχθούν οι ομάδες ειδικών λογαριασμών και να ανοιχτούν όσες νέες ομάδες χρειάζεται, ώστε να χαρακτηριστούν αντιστοίχως είδη και συναλλασσόμενοι (στα σχετικά τους πεδία κατηγορία φόρων, κρατήσεων, επιβαρύνσεων κ.λπ.)

Χρηματοοικονομικά

Τράπεζες

Στην έτοιμη παραμετροποίηση ο πίνακας είναι συμπληρωμένος και πρέπει να ελεγχθεί για τυχόν ελλείψεις.

Εισπράκτορες

Οι Εισπράκτορες είναι Πρόσωπα που αναλαμβάνουν τις Εισπράξεις των απαιτήσεων. Μπορούν να συνδεθούν με συγκεκριμένους πελάτες. Χρησιμοποιούνται στην Οργάνωση Εισπράξεων (Ημερολόγιο Εισπράκτορα).

Τρόποι Πληρωμής

Στην έτοιμη παραμετροποίηση έχουν ανοιχτεί μερικοί τρόποι πληρωμής ως παράδειγμα. Θα πρέπει να αναπτυχθούν με βάση τις ανάγκες της εταιρείας. Για τον τρόπο κατασκευής θα πρέπει να συμβουλευτεί κανείς το Εγχειρίδιο Χρήστη, ώστε να μάθει αναλυτικά τις δυνατότητες και να μην οδηγηθεί άσκοπα σε μεγάλη ανάπτυξη τρόπων πληρωμής. Για παράδειγμα, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η λειτουργικότητα των «ημερών πίστωσης», της «ανάπτυξης ανά κατηγορία είδους», της λειτουργικότητας «όρων πληρωμής» για προσδιορισμό τύπου πιστωτικής κάρτας και δόσεων κ.ο.κ. που λειτουργούν στα πλαίσια του ΙΔΙΟΥ «τρόπου πληρωμής».

Λογιστική & Πάγια

Ημερολόγια & Μετρητές

Θα πρέπει να ελεγχθούν τα Ημερολόγια που προτείνονται στην έτοιμη παραμετροποίηση κι αν χρειάζεται, να προστεθούν όσα άλλα τυχόν χρησιμοποιεί η εταιρεία π.χ. Ημερολόγιο Ταμείου, Διαφόρων Πράξεων, Πωλήσεων, Αγορών κ.λπ. Επίσης, θα πρέπει από την «Αρίθμηση Ημερολογίων» να συμπληρωθούν οι τιμές των μετρητών («επόμενη τιμή») για την τρέχουσα χρήση, όπου θα αρχίσουν να εισάγονται εγγραφές. π.χ. αν η εταιρεία ξεκινάει τη λειτουργία της εφαρμογής στο ενδιάμεσο της χρήσης συμπληρώνουμε την επόμενη τιμή, ώστε να υπάρχει συνέχεια στην αρίθμηση με τα προηγούμενα θεωρημένα βιβλία.

Τύποι παραστατικών & Αιτιολογίες

Στους τύπους παραστατικών Λογιστικής έχουν ανοιχτεί όσοι (κατ’ελάχιστο) προτείνεται να χρησιμοποιούνται για τις «πρωτογενείς» εγγραφές στη Λογιστική (όσα άρθρα παράγονται από τα διάφορα υποσυστήματα, ΔΕΝ χρησιμοποιούν αυτούς τους τύπους), καθώς και για τις εγγραφές ανοίγματος και κλεισίματος Ισολογισμού.

Οι Αιτιολογίες χρησιμοποιούνται σε όλων των τύπων τις εγγραφές (παραστατικά υποσυστημάτων και λογιστικά άρθρα). Να ελεγχθούν ως προς την πληρότητά τους. Αν είναι πλήρης ο κατάλογος και χρησιμοποιείται αυστηρά, θα μπορούσε να εξάγει ένα πολύ χρήσιμο πληροφοριακό αποτέλεσμα για ειδικού τύπου εγγραφές π.χ. Πιστωτικά ή Ακυρωτικά κατά «Αιτία».

Κανόνες απόσβεσης

Υπάρχουν στην έτοιμη παραμετροποίηση οι βασικοί κανόνες απόσβεσης οι οποίοι μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τις απαιτήσεις του λογιστηρίου (ποσοστά αποσβέσεων).

Παραστατικά & Σειρές

Με τη διαδικασία «Δημιουργία σειρών» (στο μενού Εργαλεία) δημιουργούμε σειρές χειρόγραφες ή μηχανογραφικές (και τις αντίστοιχες ακυρωτικές τους) βάσει των «Ιδιοτήτων» που ορίζουμε στην κάθε σειρά.  Κατασκευάζουμε ή μεταβάλλουμε τις Φόρμες εκτύπωσης των παραστατικών και τέλος ελέγχουμε τους μετρητές των σειρών. 

Επιλογή παραστατικών που θα ενεργοποιηθούν

Οι τύποι παραστατικών που θα ενεργοποιηθούν σε κάθε εγκατάσταση πρέπει να μελετηθούν και να προσδιοριστούν εκ των προτέρων. Ενας τύπος που δεν έχει «σειρές» είναι μη χρησιμοποιήσιμος. Σειρές θα πρέπει να ανοιχτούν σε όσους τύπους παραστατικών χρειάζεται και, στη λειτουργία – ενημέρωση – εμφάνιση – λογιστικοποίηση των οποίων, έχει γίνει εκπαίδευση των χρηστών, μετά την όποια, απαραίτητη προσαρμογή.

Η ενεργοποίηση παραστατικών, των οποίων η λειτουργία δεν είναι ΞΕΚΑΘΑΡΗ για τους χρήστες είναι εξαιρετικά επικίνδυνη. Μια λανθασμένη χρήση παραστατικού, προκαλεί λανθασμένες ενημερώσεις που, αργότερα, θα κληθούμε να διορθώσουμε. Είναι προτιμότερο ένα σπάνιο ή πρωτοεμφανιζόμενο γεγονός να ΜΗΝ μπορεί να το καταχωρίσει ο χρήστης, παρά να το καταχωρίσει, αποφασίζοντας ποιον τύπο παραστατικού θα χρησιμοποιήσει με ελλιπή γνώση και εκπαίδευση (βάσει τίτλου για παράδειγμα). Η λειτουργικότητα των παραστατικών τεκμηριώνεται, δοκιμάζεται και συμφωνείται με τα τμήματα της επιχείρησης (συνήθως με το Λογιστήριο) και ΔΕΝ βασίζεται σε εικασίες («έπρεπε» να κάνει αυτό, «νομίζαμε» πως θα κάνει εκείνο).

Η έτοιμη παραμετροποίηση περιλαμβάνει παραστατικά γενικής φύσης αλλά και άλλα που ταιριάζουν σε ειδικές απαιτήσεις ή άλλα, που χρησιμοποιούνται σπάνια για τη διόρθωση λαθών. Από το σύνολο αυτό, θα πρέπει να γίνει προσεκτική επιλογή όσων αντιστοιχούν σε διαδικασίες που ΕΧΕΙ η εταιρεία και μάλιστα με την προκαθορισμένη λειτουργικότητα.

Δημιουργία σειρών

Ελέγχουμε στους Τύπους των παραστατικών:

  • Το «Θεωρημένο στοιχείο»: πίνακας της Παραμετροποίησης όπου ορίζονται τα Θεωρημένα στοιχεία που θα έχει η εταιρεία και στα οποία συμπληρώνουμε τους κωδικούς τους, τα προθέματα και τους προτεινόμενους τίτλους της απλής & της ακυρωτικής σειράς. Στη συνέχεια ορίζουμε σε κάθε παραστατικό που έχει επίσημη εκτύπωση (ψηφιακή υπογραφή) το Θεωρημένο στοιχείο με το οποίο συνδέεται π.χ. όλα τα Δελτία αποστολής (Δ.Αποστολής Πώλησης, Δελτίο επιστροφής σε Προμηθευτή, Δελτίο ενδοδιακίνησης κ.ο.κ.) έχουν το ίδιο “Θεωρημένο στοιχείο”, συνεπώς τα ίδια προθέματα και κοινή αρίθμηση ανά σειρά.

EBS-QuickImplementationEL-image64.png

  • Tη «Φόρμα εκτύπωσης». Παρέχονται έτοιμες φόρμες για τις παρακάτω χρήσεις:

CASH για τα παραστατικά εισπράξεων – πληρωμών

APL για τα παραστατικά λιανικής πώλησης

DAP για τα δελτία αποστολής (πωλήσεων ή αγορών για την επιστροφή σε προμηθευτή)

TDA για τα τιμολόγια-δελτία αποστολής

TIM για τα παραστατικά τιμολόγησης

DEN για τα παραστατικά ενδοδιακινήσεων

Με τη διαδικασία «Αντιγραφή φορμών» από το μενού Εργαλεία μπορούμε να αντιγράψουμε από το φάκελο EsPrintForms της εφαρμογής κάποιες από τις διαθέσιμες φόρμες. Επίσης μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φόρμες, βασισμένες σε crystal reports (διαθέσιμες στο φάκελο ESReports).

Στη συνέχεια, από το μενού Εργαλεία/Δημιουργία σειρών, ανοίγουμε τις σειρές όλων των παραστατικών που θέλουμε να ενεργοποιήσουμε:

Βημα 1 Σε αυτό το βήμα επιλέγουμε για ποιες «Ιδιότητες σειρών» θα δημιουργηθούν σειρές

EBS-QuickImplementationEL-image65.png

Νέες ιδιότητες μπορούμε να προσθέτουμε με το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image66.png.

Οι «Ιδιότητες σειρών» καθορίζουν αν μια σειρά είναι Μηχανογραφική ή Χειρόγραφη, σε ποιο υποκ/μα ανήκει, από ποιες ομάδες χρηστών χρησιμοποιείται και με ποια δικαιώματα, καθώς και ρυθμίσεις εκτύπωσης (πλήθος αντιγράφων, αυτόματη εκτύπωση κ.λπ.)

Βημα 2 Στο 2ο βήμα επιλέγουμε για ποια «Θεωρημένα στοιχεία» θα δημιουργηθούν σειρές:

EBS-QuickImplementationEL-image67.png

Βημα 3 Στο 3ο βήμα εμφανίζονται προς επιλογή, όλοι οι τύποι παραστατικών που δεν συνδέονται με «Θεωρημένα στοιχεία» και δεν έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο «Αυτόματη δημιουργία σειρών» ,

EBS-QuickImplementationEL-image68.png

Βημα 4 Τέλος, στο 4ο βήμα δημιουργούνται οι σειρές ή ενημερώνονται οι ήδη υπάρχουσες σειρές με τυχόν αλλαγές, ανάλογα με τη λειτουργία που θα επιλεγεί:

EBS-QuickImplementationEL-image69.png

Τις σειρές που δημιουργήθηκαν, μπορούμε να δούμε από τον πίνακα Παραμετροποίησης (Παραστατικά & Σειρές/Μαζική διαχείριση σειρών/Λίστα σειρών παραστατικών).

Μαζική μεταβολή σειρών μέσω Ιδιοτήτων

Σε κάθε σειρά που δημιουργήθηκε με τη διαδικασία αυτή, τοποθετήθηκε η ανάλογη τιμή στο πεδίο «Ιδιότητα»:

EBS-QuickImplementationEL-image70.pngΑν σε επόμενη στιγμή, προσθέσουμε στις Ιδιότητες κάποια στοιχεία όπως π.χ. ομάδες χρηστών και δικαιώματα, χρηματικούς λ/σμούς για εξοφλήσεις και προβλέψεις ή μεταβάλλουμε κάποιες ρυθμίσεις εκτύπωσης κ.ο.κ., τότε, με την ίδια διαδικασία, μπορούμε να ενημερώσουμε τις σειρές που έχουν αυτές τις ιδιότητες.

EBS-QuickImplementationEL-image71.pngΓια να το πετύχουμε αυτό, απλά θα πρέπει, στο τελευταίο στάδιο της διαδικασίας, να επιλέξουμε τη λειτουργία «ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΜΟΝΟ».

Αυτό που θα συμβεί είναι να εντοπιστούν όλες οι σειρές αυτών των ιδιοτήτων και τα στοιχεία τους να ενημερωθούν (να μεταβληθούν), με βάση όσα ορίζει η τρέχουσα εικόνα της «ιδιότητας».

Η λειτουργία αυτή είναι διαθέσιμη και από το μενού «Ενέργειες» της «Λίστας σειρών παραστατικών» (Πίνακας παραμετροποίησης/ Παραστατικά & Σειρές/Μαζική διαχείριση σειρών).

Μετρητές σειρών

Τέλος ορίζουμε την «Τρέχουσα τιμή μετρητή» στους μετρητές των σειρών από τον Πίνακα Παραμετροποίησης:

EBS-QuickImplementationEL-image72.png

Συγκεκριμένα δηλώνουμε την Τρέχουσα τιμή τους με ιδιαίτερη προσοχή, με βάση τα παραστατικά που ήδη έχουν εκδοθεί στις σειρές αυτές με το προηγούμενο σύστημα και ελέγχουμε πάλι πριν ξεκινήσει η κανονική λειτουργία της εταιρείας προς αποφυγή λαθών λόγω δοκιμαστικών καταχωρίσεων.

Βασικές Οντότητες

Τα βασικά αρχεία που πρέπει να εισαχθούν (ανάλογα και με τις ανάγκες κάθε εγκατάστασης) είναι:

  1. Λογιστικό σχέδιο

  1. Πωλητές

  1. Πελάτες

  1. Προμηθευτές

  1. Χρεώστες

  1. Πιστωτές

  1. Στοιχεία παραδόσεων/Υποκατάστημα

  1. Είδη αποθήκης

  1. Εναλλακτικοί προμηθευτές

  1. Σετ ειδών - Συνταγές

  1. Υπηρεσίες

  1. Ταμεία & Τραπεζικοί λ/σμοί

Για την εισαγωγή δεδομένων από συστήματα τρίτων κατασκευαστών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα έτοιμα σενάρια emi τα οποία θα βρείτε στη περιοχή ESMigration.

Αναλυτικές οδηγίες για τον τρόπο λειτουργίας και παραμετροποίησης των σεναρίων εισαγωγής δεδομένων, θα βρείτε στο Τεχνικό Εγχειρίδιο «Εγκατάσταση-Αρχιτεκτονική / Εργαλεία παραμετροποίησης και προσθετικής ανάπτυξης» (φάκελος EsBooks).

EBS-QuickImplementationEL-image3.png Αφότου γίνει η εισαγωγή δεδομένων, για οποιεσδήποτε βελτιώσεις, αλλαγές σε κωδικοποιήσεις, σε ομαδοποιήσεις ή ενημέρωση πρόσθετων στοιχείων που παρακολουθούνται στο παρόν σύστημα αλλά δεν υπήρχαν στο προηγούμενο (ή δεν μεταφέρθηκαν με τον επιθυμητό τρόπο), προτείνουμε να χρησιμοποιείτε το εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο των ΜΑΖΙΚΩΝ ΜΕΤΑΒΟΛΩΝ στις όψεις. Δείτε παραδείγματα στο Εισαγωγικό Εγχειρίδιο (φάκελος EsBooks).

Απογραφή Εναρξης

Η εισαγωγή απογραφικών κινήσεων διακρίνεται σε 2 περιπτώσεις ανάλογα με την ημερομηνία μετάβασης.

Μετάβαση στην Εναρξη της Χρήσης

Καταχωρούμε (ή εισάγουμε με τη διαδικασία «Εισαγωγή δεδομένων») μόνο απογραφές έναρξης & συμφωνούμε τα Iσοζύγια έναρξης των συστημάτων (αποθήκη, πελάτες, προμηθευτές κ.ο.κ.) με αυτά της λήξης από το προηγούμενο σύστημα. Π.χ. αν η εταιρεία έχει χρήση 1/1-31/12 και η κανονική λειτουργία της εφαρμογής ξεκινάει 1/1, τότε καταχωρούμε μόνο απογραφές έναρξης στην 1/1, όπως αυτές περιγράφονται παρακάτω για κάθε υποσύστημα.

Μετάβαση Ενδιάμεσα στη Χρήση

Σε αυτή την περίπτωση μπορούμε:

  • είτε να καταχωρήσουμε μόνο απογραφικές κινήσεις στην περίοδο που ξεκινά η κανονική λειτουργία, χωρίς να περάσουμε τις κινήσεις των προηγούμενων περιόδων,
  • είτε να καταχωρίσουμε απογραφικές κινήσεις  και να εισάγουμε όλες τις προηγούμενες κινήσεις.

Αν η εταιρεία τηρεί Θεωρημένη αποθήκη μόνο η δεύτερη λύση είναι η ενδεδειγμένη.

Και στις δύο περιπτώσεις για τη Λογιστική πρέπει να καταχωρίσουμε απογραφή έναρξης και να εισάγουμε όλες τις κινήσεις, αλλιώς δεν θα έχουμε δυνατότητα εμφάνισης προοδευτικών υπολοίπων.

Για παράδειγμα αν η εταιρεία έχει χρήση 1/1-31/12 και η κανονική λειτουργία της εφαρμογής ξεκινάει 1/3,

  • Είτε καταχωρούμε (ή εισάγουμε με import) απογραφές 1/3 με τα υπόλοιπα της προηγούμενης περιόδου δηλαδή 28/2  (σε αυτή την περίπτωση δεν έχουμε ιστορικά στοιχεία, εικόνα ετήσιου τζίρου κ.α.), οπότε εδικά για την Αποθήκη, θα χρησιμοποιήσουμε παραστατικό ΛΠΙ (Μεταφορά Ισοζυγίου Αποθήκης τέλους ενδιάμεσης περιόδου)

Για να ληφθούν σωστά τα θεωρημένα, με αυτό το παραστατικό "απογράφουμε" ΟΛΑ τα ποσά (ποσότητες και αξίες) του ΤΕΛΕΥΤΑΙΟΥ ΙΣΟΖΥΓΙΟΥ. Πρέπει να εισαχθεί με ημ/νία τέλους περιόδου και αφού ελεγχθούν τα αποτελέσματα, να ΚΛΕΙΣΕΤΕ περίοδο. ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΔΕΝ μπορεί και ΔΕΝ πρέπει να εκτελεστεί για προγενέστερη περίοδο. ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΔΕΝ θα μπορεί να εκτελεστεί (εκτός κι αν η κοστολογική περίοδος είναι τέτοια που το επιτρέπει π.χ. ΜΗΝΑΣ). ΔΕΝ καλύπτει την περίπτωση παρακολούθησης εναλλακτικής μονάδας ούτε διαστάσεων αποθήκης (χρώμα-μέγεθος κλπ). Σε τέτοιες περιπτώσεις θα πρέπει να μεταφέρετε κινήσεις αναλυτικά.

  • Είτε καταχωρούμε (ή εισάγουμε με import) τις πραγματικές απογραφές της έναρξης της Χρήσης (π.χ. 1/1) και στη συνέχεια εισάγουμε OΛΕΣ τις κινήσεις έως την ημ/νία μετάβασης.

Παραστατικά Απογραφής

Για την καταχώριση των απογραφών έναρξης για κάθε υποσύστημα (αποθήκης, συν/νων κ.ο.κ.) χρησιμοποιούμε τους τύπους παραστατικών που αναφέρονται στον ακόλουθο πίνακα. Λάβετε υπόψη σας τις τυχόν επισημάνσεις που αναφέρονται στην ύπαρξη ειδικών περιπτώσεων απογραφής:

Υποσύστημα Τύπος παραστατικού
  1. Αποθήκη
ΛΑΠ (ποσότητα-αξία) ΛΠΠ (ποσότητα) ΛΠΑ (αξία)
  • Η ποσοτική απογραφή πρέπει να γίνει κατά Α.Χ. και με διαστάσεις αν υπάρχου (s/n, χρώμα κ.λπ.)

  • Για κάθε ΑΧ Τρίτων, η ανάλυση της απογραφής πρέπει να γίνει κατά συναλλασσόμενο.

  • Αρνητικά υπόλοιπα δεν απογράφονται. Μπορούν να μπουν στο ΛΑΠ0 πληροφοριακά.

  • Στο τέλος, θα πρέπει απαραίτητα να εκτελεστεί Αποτίμηση της Περιόδου Απογραφής.

  1. Πελάτες/Χρεώστες

ΑΕΣ (χρέωση) ΑΕΚ (πίστωση)
Με ανάλυση κατά ημ/νία λήξης, για να έχουμε σωστή ενηλικίωση υπολοίπων
  1. Προμηθευτές/Πιστωτές

ΑΤΚ (χρέωση) ΑΤΣ (πίστωση)
Με ανάλυση κατά ημ/νία λήξης, για να έχουμε σωστή ενηλικίωση υπολοίπων
  1. Ταμεία/Τραπεζικοί λ/σμοί

ΑΛΧ (χρέωση) ΑΛΠ (πίστωση)
  1. Εισπρακτέα αξιόγραφα

ΑΞΕ (χαρτοφυλάκιο) ΑΞΤ (τράπεζες) ΑΞΜ (μεταβιβ/να)
  1. Πληρωτέα αξιόγραφα

ΑΞΠ
  1. Πάγια

ΓΦΚ (αξίες κτήσης) ΓΦΑ (αποσβέσεις)
Στην Απογραφή κτήσεων, πρέπει να συμπληρώνεται στην «ημ/νία εναλ.παρ/κού» και στο «εναλλακτικό παραστατικό» η ημ/νία και ο αριθμός του αρχικού παραστατικού αγοράς.
  1. Ειδικοί λογαριασμοί

ΑΧΒ (χρέωση) ΑΠΒ (πίστωση)
  1. Λογιστικής

Προσωρινό άρθρο απογραφής στο Ημ/γιο Απογραφών/Ισολογισμού

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Στην έτοιμη παραμετροποίηση, υπάρχουν αρκετά ακόμη παραστατικά Απογραφής που, όμως, είναι κατασκευασμένα για χρήση από την αυτόματη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπων Εναρξης που γίνεται στα πλαίσια του Κλεισίματος Χρήσης. Δεν πρέπει σε ΚΑΜΜΙΑ περίπτωση να χρησιμοποιηθούν κατά λάθος αυτά τα παραστατικά.

Συμφωνία Απογραφών

Μετά την ολοκλήρωση της Απογραφής όλων των υποσυστημάτων, θα πρέπει απαραιτήτως να γίνουν ενέργειες συμφωνίας της τελευταίας περιόδου στο προηγούμενο σύστημα με την Απογραφή στο νέο σύστημα, χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες εκτυπώσεις:

  • Μηνιαία κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης για συμφωνία ποσότητες & Ισοζύγιο Λήξης για συμφωνία αξιών

  • Ισοζύγιο και Ενηλικίωση υπολοίπων για πελάτες και προμηθευτές. Συμφωνία χρέωσης, πίστωσης, υπολοίπου και άληκτων αξιογράφων.

  • Ισοζύγιο Χρηματικών Λ/σμών με Ισοζύγιο Λογιστικής των Λ/σμών Χρηματικών Διαθεσίμων (38*)

  • Ισοζύγιο γραμματίων και επιταγών εισπρακτέων & πληρωτέων (αξιογράφων) (αξίες ανά θέση)

  • Μητρώο Παγίων. Συμφωνία αξιών κτήσης και αποσβέσεων.

  • Ισοζύγιο Γενικού & Αναλυτικών Καθολικών Λογιστικής. Συμφωνία προοδευτικών.

Παραμετροποίηση Γέφυρας

Κάθε τύπος παραστατικού διαθέτει έτοιμη παραμετροποίηση για τη μορφή του λογιστικού άρθρου που παράγεται κατά τη λογιστικοποίησή του.

Η μορφή του άρθρου περιλαμβάνει γραμμές με δεδομένο λογαριασμό, ποσό χρέωσης ή πίστωσης καθώς και αιτιολογία. Ο ορισμός του λογαριασμού γίνεται εμμέσως, από μία οντότητα που ονομάζεται Λογιστική ομάδα. Με τον τρόπο αυτό, η προπαραμετροποιημένη μορφή των άρθρων μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα σε οποιοδήποτε λογιστικό σχέδιο. Μία λογιστική ομάδα προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο συντίθεται ο λογαριασμός λογιστικής, βάσει στοιχείων που αφορούν την εκάστοτε συναλλαγή. Ο λογαριασμός συντίθεται από τμήματα, συνήθως ένα ανά βαθμίδα, χωρίς αυτό να είναι απαραίτητο.  Τα στοιχεία που συνθέτουν τμήματα του κωδικού συνήθως είναι:

  1. Σταθερές, πχ ‘54’ για τους λογαριασμούς ΦΠΑ
  2. Λογαριασμοί λογιστικής όπως αυτοί ορίζονται στις διάφορες οντότητες όπως π.χ. ο λογαριασμός λογιστικής ενός Χρηματικού Λογαριασμού όπως το Ταμείο ή ο λ/σμός που αντιστοιχεί σε μια Δαπάνη.
  3. Κωδικοί που έρχονται από τη Λογιστική κατηγορία μίας οντότητας. Η κάθε λογιστική κατηγορία έχει 4 κωδικούς προς χρήση σε διαφορετικές περιπτώσεις. Για παράδειγμα στα είδη αποθήκης ο κωδικός1 της λογιστικής κατηγορίας μπορεί να αφορά σε αγορές (π.χ. 20) ενώ ο κωδικός 2 σε πωλήσεις (π.χ. 70) κ.λπ.

Το σύστημα είναι προπαραμετροποιημένο με βάση ένα συγκεκριμένο, πλήρες, προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, καθώς και ένα σύνολο από συνήθεις λογιστικές κατηγορίες. Οι λογιστικές ομάδες είναι επίσης ορισμένες και προπαραμετροποιημένες σύμφωνα με το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο.

Στην περίπτωση που επιλεγεί άλλο λογιστικό σχέδιο από το προτεινόμενο ή εφόσον υπάρχουν επιπλέον αναπτύξεις λογαριασμών, τότε θα πρέπει να προσαρμοστούν αναλόγως..

Λογιστικές Κατηγορίες

EBS-QuickImplementationEL-image73.pngΟι λογιστικές κατηγορίες ορίζονται για μια σειρά από οντότητες του συστήματος, όπως Είδη, Κατηγορίες ΦΠΑ, Ειδικοί λογαριασμοί, Πάγια, Τύποι και Σειρές παραστατικών, Συναλλασσόμενοι, Τρόποι πληρωμής κλπ.

Στη φόρμα διαχείρισης της κάθε οντότητας, δηλώνουμε την ανάλογη λογιστική κατηγορία στο ομώνυμο πεδίο.

Η λίστα των έτοιμων προπαραμετροποιημένων λογιστικών κατηγοριών είναι διαθέσιμη στον Πίνακα Παραμετροποίησης (Γέφυρα Λογιστικής/Λογιστικές κατηγορίες). Στη λίστα αυτή μπορείτε ..

  • να προσθέσετε νέες λογιστικές κατηγορίες εφόσον το κρίνετε απαραίτητο
  • να προσδιορίσετε άλλα τμήματα κωδικών ώστε να προσαρμοστείτε σε άλλη μορφή κωδικοποίησης λογιστικού σχεδίου από το προτεινόμενο.

Η περιγραφή των λογιστικών κατηγοριών προσδιορίζει και τη λογική χρήσης τους από τις λογιστικές ομάδες.

Μέσα στο κάθε κελί κωδικού από 1..4 μπορείτε της κάθε λογιστικής κατηγορίας, πατώντας EBS-QuickImplementationEL-image74.png μπορούμε να δούμε ποιες λογιστικές ομάδες κάνουν χρήση του συγκεκριμένου κωδικού καθώς και την ακριβή «σύνθεση» του πλήρους κωδικού λογαριασμού:

EBS-QuickImplementationEL-image75.pngEBS-QuickImplementationEL-image76.png

Αφού ολοκληρώσετε τυχόν μεταβολές και προσθήκες στις λογιστικές κατηγορίες, αποθηκεύετε με την επιλογή «Αποθήκευση» του οριζόντιου μενού πάνω από τη λίστα:

EBS-QuickImplementationEL-image77.png

 

 

warning.png Oταν γίνονται αλλαγές, θα πρέπει απαραιτήτως να γίνεται «έλεγχος λογιστικού σχεδίου» στις λογιστικές ομάδες, για να βεβαιώνεστε ότι οι κωδικοί που «παράγονται» είναι σωστοί και σύμφωνοι με το λογιστικό σχέδιο.

Λογιστικές Ομάδες

Η λίστα των έτοιμων προπαραμετροποιημένων λογιστικών ομάδων είναι διαθέσιμη στον Πίνακα Παραμετροποίησης (Γέφυρα Λογιστικής/Λογιστικές ομάδων). Η οθόνη αυτή χωρίζεται σε 2 τμήματα:

Στο πάνω μέρος εμφανίζονται οι λογιστικές ομάδες ομαδοποιημένες ανά κατηγορία (π.χ. 01. Συναλλασσόμενοι, 02. Πάγια κ.λπ.), ώστε να διευκολύνεται κανείς στην ανεύρεσή τους και την κατανόηση της σημασίας τους. O κωδικός των λογιστικών ομάδων τηρεί συγκεκριμένη μορφή που σε ένα βαθμό δείχνει τη χρήση της ομάδας:

  • Τα 2 πρώτα ψηφία είναι πάντα ES, που υποδηλώνει ότι ορίστηκαν και χρησιμοποιούνται στην έτοιμη παραμετροποίηση της Γέφυρας.
  • Το 3ο ψηφίο είναι ένα από τα ακόλουθα:

1 : Xρησιμοποιείται για λογιστικοποίηση παραστατικών Εμπορικών συναλλαγών

2 : Xρησιμοποιείται για λογιστικοποίηση παραστατικών Χρηματικών συναλλαγών

3 : Xρησιμοποιείται για λογιστικοποίηση παραστατικών Διακινήσεων

4 : Xρησιμοποιείται για λογιστικοποίηση παραστατικών Μεταφορών-συμψηφισμών

0 : Χρησιμοποιούνται από όλα τα παραστατικά και δεν αναμένεται να χρησιμοποιούν πεδία της επικεφαλίδας

5 : Χρησιμοποιούνται στη διαδικασία λογιστικοποίησης του Κόστους Παραγωγής (όπου διατίθεται)

  •  Τα επόμενα 2 ψηφία χαρακτηρίζουν το «νόημα» του λογαριασμού που σχηματίζεται:

ΙΤ : Λογαριασμοί Ειδών (Αγορών, Πωλήσεων, Επιστροφών κ.λπ.)

FA : Λογαριασμοί Παγίων (Αγορών, Αποσβέσεων, Πωλήσεων κ.λπ.)

SV : Λογαριασμοί Υπηρεσιών

EX : Λογαριασμοί Δαπανών

SA : Eιδικοί Λογαριασμοί (Φόροι, Κρατήσεις κ.λπ.)

 : Λογαριασμοί Συναλλασσομένων (πελάτη, προμηθευτή κ.λπ.)

ΝT : Λογαριασμοί Αξιογράφων

LA : Λογαριασμοί Χρηματικών Διαθεσίμων

VT : Λογαριασμοί Φ.Π.Α.

CF : Λογαριασμοί για χρήση από Φακέλους Εισαγωγών

CV,PV : Λογαριασμοί Τάξεως

ED : Λογαριασμοί Συναλλαγματικών Διαφορών

CO : Λογαριασμοί Κόστους (Αναλυτική Λογιστική)

IS : Λογαριασμός για χρήση σε εγγραφές Διεθνών Λογιστικών Προτύπων

00 : Λογαριασμός Μηχανογραφικής Διόρθωσης

FU : Για μελλοντική χρήση

  •  Τα επόμενα 4 ψηφία είναι μια αρίθμηση

Στην κάθε λογιστική ομάδα, εμφανίζεται συνοπτικά ο κανόνας σχηματισμού του λογαριασμού. Για παράδειγμα, ο κανόνας [54].[00].[Είδος#2].[ΦΠΑ#1] σημαίνει πως ο λογαριασμός θα σχηματίσει τις βαθμίδες του ως εξής:

EBS-QuickImplementationEL-image79.png1η το «54»

2η το «00»

3η τον «Κωδικό 2» της Λογ.Κατηγορίας ΕΙΔΟΥΣ

4η τον «Κωδικό 1» της Λογ.Κατηγορίας του ΦΠΑ

Στο κάτω μέρος της οθόνης, φαίνεται για την επιλεγμένη λογιστική ομάδα, μια λίστα με όλους τους τύπους παραστατικών που την χρησιμοποιούν στην προπαραμετροποιημένη λογιστικοποίηση. Σε 2ο επίπεδο (EBS-QuickImplementationEL-image80.png), φαίνεται το ΠΩΣ την χρησιμοποιεί (χρέωση ή πίστωση και με ποιο ποσό):

EBS-QuickImplementationEL-image81.png

Για να δούμε τον ορισμό μιας λογιστικής ομάδας ή να τον μεταβάλλουμε, χρησιμοποιούμε διπλό κλικ στη γραμμή της ομάδας ή επιλέγουμε το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image82.png, οπότε εμφανίζεται ο διάλογος ορισμού της:

EBS-QuickImplementationEL-image83.png

Στη λίστα αριστερά ορίζουμε τη δομή του κωδικού σε ΤΜΗΜΑΤΑ. Με EBS-QuickImplementationEL-image84.png προσθέτουμε νέο τμήμα, με EBS-QuickImplementationEL-image85.png διαγράφουμε και με τα πλήκτρα με τα βέλη, αλλάζουμε τη σχετική θέση των τμημάτων.

Για κάθε ΤΜΗΜΑ προσδιορίζεται ο τύπος του. Επιλέγοντας τύπο, εμφανίζεται επεξήγηση ακριβώς από κάτω και ζητούνται οι απαραίτητες παράμετροι.

Για παράδειγμα, αν ο τύπος τμήματος είναι «σταθερά» ζητείται μόνο η τιμή της σταθεράς, ενώ αν είναι «τμήμα κωδικού από λογιστική κατηγορία», ζητείται η οντότητα της οποίας θα ληφθεί λογιστική κατηγορία και ο λογιστικός κωδικός (ένας από τους 4) που θα χρησιμοποιηθεί από αυτήν.

Αν ο τύπος είναι «περιεχόμενο πεδίου» ζητείται η οντότητα από όπου θα ληφθεί το πεδίο, καθώς και το ακριβές πεδίο της οντότητας.

Μπορούμε επίσης να προσδιορίσουμε από ποιόν έως ποιον χαρακτήρα του κωδικού που επιλέξαμε, θέλουμε να περιληφθεί στο συγκεκριμένο ΤΜΗΜΑ.

EBS-QuickImplementationEL-image86.pngΤέλος, ορίζουμε αν η σύνδεση του τμήματος με το επόμενο τμήμα θα γίνει με διαχωριστικό ή όχι (αυτό που δηλώνεται στη σχετική παράμετρο εταιρείας).

Στο κάτω μέρος της οθόνης φαίνεται συνοπτικά η μορφή του κωδικού που έχει οριστεί. Π.χ. EBS-QuickImplementationEL-image87.png

Με το πλήκτρο EBS-QuickImplementationEL-image88.png (Έλεγχος λογιστικού σχεδίου) εκτελείται για την τρέχουσα ομάδα ένας πολύ σημαντικός έλεγχος: υπολογίζεται ποιοι είναι οι κωδικοί λογαριασμών που μπορούν να παραχθούν με βάση τα δεδομένα (τις κατηγορίες Φ.Π.Α., τις λογιστικές κατηγορίες κ.λπ.) και παρουσιάζονται στην οθόνη όπου μπορούμε να δούε ποιοι ήδη υπάρχουν στο Λογιστικό Σχέδιο και ποιοι όχι:

EBS-QuickImplementationEL-image89.png

Εξετάζοντας τους λογαριασμούς που δεν υπάρχουν, μπορούμε να διαπιστώσουμε:

  • αν ο ορισμός έχει κάποιο σφάλμα
  • αν υπάρχουν ελλείψεις λογαριασμών στο λογιστικό σχέδιο, οπότε μπορούμε επιτόπου να προσδιορίσουμε τον τίτλο τους και να ζητήσουμε την άμεση δημιουργία τους με το πλήκτρο «Δημιουργία λογαριασμών».
  • αν οι δυνητικοί λογαριασμοί που εμφανίζονται δεν πρόκειται ποτέ να χρειαστούν στην πράξη, οπότε ενεργοποιούμε στις γραμμές αυτές την ένδειξη «Να μην ελέγχεται», ώστε, σε μελλοντική επισκόπηση να φαίνεται ότι ο έλεγχός τους είναι άνευ ουσίας. Αυτοί μάλιστα οι λ/σμοί δεν δημιουργούνται εφόσον ζητηθεί «Δημιουργία λογαριασμών».

Στην περίπτωση που η μορφή της λογιστικής ομάδας οδηγεί σε έναν «ανωτεροβάθμιο» λογαριασμό, αυτός εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα, ώστε να διορθώσει ο χρήστης τον λανθασμένο ορισμό.

Από τα παραπάνω γίνεται σαφές ότι ο έλεγχος λογιστικού σχεδίου είναι απαραίτητος και επιβάλλεται να γίνεται, προκειμένου να αποφευχθούν μελλοντικά προβλήματα κατά τη λογιστικοποίηση των παραστατικών

Ενας άλλος έλεγχος (από τη στιγμή που υπάρχουν δεδομένα π.χ. είδη, πελάτες, προμηθευτές κ.ο.κ.) γίνεται με το πλήκτρο EBS-QuickImplementationEL-image90.png (Έλεγχος δεδομένων), που εξετάζει αν οι χρησιμοποιούμενες οντότητες έχουν λογιστική κατηγορία, σύμφωνα με τον ορισμό της επιλεγμένης λογιστικής ομάδας. Για παράδειγμα, σε μια λογιστική ομάδα της μορφής [54].[00].[Είδος#2].[ΦΠΑ#1], θα εξεταστεί αν όλα τα είδη έχουν δηλωμένη λογιστική κατηγορία, αφού αυτή χρησιμοποιείται για το σχηματισμό του Λογαριασμού ΦΠΑ. Εάν λοιπόν τα είδη που θα βρεθούν από αυτόν τον έλεγχο χρησιμοποιηθούν σε έναν από τους τύπους παραστατικού που χρησιμοποιούν την ομάδα αυτή, το σύστημα δε θα μπορέσει να σχηματίσει το σχετικό κωδικό λογιστικής. Για το λόγο αυτό πρέπει η λογιστική κατηγορία να δηλωθεί απαραίτητα στα είδη (για το σκοπό αυτό, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η δυνατότητα μαζικής μεταβολής).

Η Αρχική Βάση Δεδομένων (Εκκίνησης) περιέχει ορισμό λογιστικών ομάδων σύμφωνα με το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο. Όταν μεταβληθεί το περιεχόμενο κάποιας ομάδας, εμφανίζεται με έντονη γραμματοσειρά (αυτό δηλαδή σημαίνει πως ο ορισμός της διαφέρει από τον προτεινόμενο).

EBS-QuickImplementationEL-image91.png

Αν διαπιστωθεί αργότερα, μετά από δοκιμές, ότι αυτό ΔΕΝ είναι επιθυμητό, μπορούμε να επαναφέρουμε τον αρχικό ορισμό (για τις επιλεγμένες ομάδες) με χρήση του εικονιδίου EBS-QuickImplementationEL-image92.png (Επαναφορά προτεινόμενων τιμών).

Ολοκληρώνοντας τον ορισμό των λογιστικών ομάδων, οι μεταβολές θα αποθηκευτούν με την επιλογή «Αποθήκευση» του οριζόντιου μενού:

EBS-QuickImplementationEL-image93.png

  1. ==== Μοντέλο Λογιστικοποίησης ====

    Βάσει της δομής της λογιστικοποίησης που μέχρι στιγμής εξετάστηκε, οι πιθανές επεμβάσεις στην παραμετροποίηση είναι οι εξής:

  • Αν διατηρούμε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, δεν απαιτείται καμμία αλλαγή στην παραμετροποίηση

  • Αν έχουμε κάποιες ιδιαιτερότητες στο λογιστικό σχέδιο, θα απαιτηθεί επέμβαση στις λογιστικές κατηγορίες & στις λογιστικές ομάδες

  • Αν η δομή (χρεώσεις, πιστώσεις) και το περιεχόμενο (αιτιολογία, λοιπά πεδία) των παραγόμενων από την έτοιμη παραμετροποίηση λογιστικών εγγραφών ΔΕΝ είναι κατάλληλα για τη συγκεκριμένη εταιρεία-λογιστήριο, τότε, θα απαιτηθεί κατασκευή Μοντέλου Λογιστικοποίησης.

    EBS-QuickImplementationEL-image94.pngΓια την αντιμετώπιση της τελευταίας περίπτωσης (που απαιτεί και πιο εκτεταμένες μεταβολές στην προπαραμετροποιημένη πρόταση του συστήματος), υπάρχει η δυνατότητα αντιγραφής της προτεινόμενης Γέφυρας στην οθόνη του εκάστοτε τύπου παραστατικού, ώστε, κατασκευάζοντας κανείς τη «λογική» του παραγόμενου άρθρου από αυτό τον τύπο παρασταστικού, να έχει ως βοήθημα την αρχική πρόταση. Αυτό γίνεται, με το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image95.png στην υποσελίδα «Λογιστική» του τύπου παραστατικού:

    Στην οθόνη ορισμού του μοντέλου λογιστικοποίησης που εμφανίζεται, η ενημέρωση που προβλέπει η προπαραμετροποιημένη πρόταση (μέσω του «σχεδίου ενημέρωσης» του τύπου παραστατικού) είναι έτοιμη και μπορεί κανείς, επί αυτής, να προβεί σε μεταβολές:

    EBS-QuickImplementationEL-image96.pngΗ «αντιγραφή» αυτή γίνεται ΜΟΝΟ για τα περιεχόμενα που ο συγκεκριμένος τύπος του παραστατικού προβλέπει. Για παράδειγμα, αν στο Τιμολόγιο-Δ.Αποστολής απενεργοποιήσουμε υπηρεσίες και πάγια, οι αντίστοιχες γραμμές λογιστικοποίησης δεν θα εμφανιστούν στο αντιγραφόμενο μοντέλο. Ο λόγος που τα έτοιμα σχέδια ενημέρωσης περιέχουν μεγάλο πλήθος γραμμών είναι ότι συχνάκαλύπτουν διαφορετικούς τύπους παραστατικών (π.χ.ΤΙΠ,ΤΠΥ).

    Στην οθόνη αυτή, που μοιάζει με εκείνη του λογιστικού άρθρου, μπορεί κανείς να σχεδιάσει τη λογική του παραγόμενου άρθρου. Οι στήλες που εμφανίζονται στο πλέγμα μπορούν να επαυξηθούν με όλα τα πεδία λογιστικών εγγραφών που είναι διαθέσιμα με «προσθαφαίρεση στηλών» (δεξί κλικ στη γραμμή τίτλων).

Τμήμα EBS-QuickImplementationEL-image97.pngΑναλόγως του τύπου παραστατικού για τον οποίο ορίζουμε το μοντέλο, στη στήλη αυτή, εμφανίζονται οι διαθέσιμες επιλογές π.χ. στο ΜΑΤ (μεταφορά αξιογράφου στην Τράπεζα), εμφανίζονται οι επιλογές του παραδείγματος:
Τύπος τμήματος EBS-QuickImplementationEL-image98.pngΑναλόγως του τμήματος που έχει επιλεγεί, πιθανό να οριστεί ειδικός τύπος π.χ. επί γραμμής είδους => κανονική, αντίθετη (επιστρεφόμενο είδος) ή επί αξιογράφου => επιταγή, συναλλαγματική κ.ο.κ.
Τύπος λογαριασμού EBS-QuickImplementationEL-image99.pngΕδώ μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει είτε μια λογιστική ομάδα (με σύνθεση του κωδικού από τμήματα) είτε λ/σμό ΑΜΕΣΑ (με αναζήτηση στο λογιστικό σχέδιο) είτε έκφραση ή τέλος, λογιστικές ομάδες που δίνουν άμεσα κωδικό («σταθερά») ή έχουν κατασκευαστεί ως «εκφράσεις».
Λογαριασμός

EBS-QuickImplementationEL-image100.pngΑναλόγως του «τύπου λ/σμού», μπορεί να γίνει αναζήτηση ή κατ’ευθείαν πληκτρολόγηση. Αν πρόκειται για λογιστική ομάδα, μπορούμε να δούμε τον ορισμό της με δεξί κλικ-εμφάνιση, οπότε περνάμε στο διάλογο ορισμού της με όλες τις δυνατότητες που εξετάστηκαν στην προηγούμενη ενότητα.

EBS-QuickImplementationEL-image101.pngΑν χρειαστεί άνοιγμα νέας ομάδας ή νέου λογαριασμού, αυτό γίνεται από σχετικά πλήκτρα στο κάτω μέρος του διαλόγου:

EBS-QuickImplementationEL-image102.png

Αιτιολογία

EBS-QuickImplementationEL-image103.pngΣτο πεδίο αυτό (όπως και σε οποιαδήποτε παρόμοια στήλη π.χ. παρατήρηση, εναλλακτική αιτιολογία), μπορεί κανείς αφενός να πληκτρολογήσει άμεσα κάτι, αφετέρου να χρησιμοποιήσει την επιλογή σχετικών πεδίων του παραστατικού μέσω του διαθέσιμου εικονιδίου EBS-QuickImplementationEL-image74.png. Μετά την επιλογή ενός πεδίου, αν πληκτρολήσουμε «+» και συνεχίσουμε με νέα επιλογή πεδίου από το εικονίδιο, μπορούμε να φτιάξουμε μια ΣΥΝΘΕΤΗ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ. Τα πεδία έχουν χωριστεί στα συνήθη, στα λοιπά και στα συνδεδεμένα που μπορεί κανείς να πάρει από άλλο πίνακα μέσω σύνδεσης (π.χ. από το είδος ή τον πελάτη). Aν τυχόν θέλετε να πληκτρολογήσετε κάτι συγκεκριμένο, αυτό πρέπει να εισαχθεί μέσα σε εισαγωγικά (”) π.χ. ”πληρωμή δανείου”. Τέλος, μπορεί να επιλέξει κανείς μια από τις «Τυποποιημένες αιτιολογίες» (που ορίζονται ως «σύνθεση» πεδίων και χρησιμοποιούνται από την προϊοντική παραμετροποίηση) από την ομώνυμη υποσελίδα.

Χρέωση και Πίστωση

EBS-QuickImplementationEL-image104.pngΑναλόγως με το αν θέλουμε να γίνει χρέωση ή πίστωση, συμπληρώνουμε την ομώνυμη στήλη με το ποσό που θέλουμε να ενημερώσει το λ/σμό. Αντιστοίχως με την αιτιολογία, εδώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί το εικονίδιο EBS-QuickImplementationEL-image74.png για επιλογή μεταξύ των αριθμητικών πεδίων. Τα αριθμητικά πεδία ομοίως με προηγουμένως έχουν χωριστεί σε συνήθη, λοιπά και συνδεδεμένα.

Πρόσημο

Μετά την επιλογή του ποσού, μπορεί κανείς να αλλάξει το προτεινόμενο «πρόσημό» του (θετικό ή αρνητικό). Ισοδύναμο με απλή επιλογή πεδίου και «αρνητικό πρόσημο» είναι να βάλουμε (με πληκτρολόγηση) ένα ΜΕΙΟΝ (« - ») μπροστά από το ποσό.

EBS-QuickImplementationEL-image105.pngΓενικά θα μπορούσε κανείς να χρησιμοποιήσει στα ποσά και άλλα αριθμητικά σύμβολα π.χ. ),(,+,/,* αν έχει ανάγκη ορισμού ποσού εγγραφής με υπολογισμό από τα πρωτογενή στοιχεία.

Αυτόματη

Ενεργοποιούμε αυτή τη στήλη αν απλώς θέλουμε η συγκεκριμένη εγγραφή να «ΙΣΟΣΚΕΛΙΣΕΙ» το άρθρο (επομένως αγνοείται και η «φορά» και το «ποσό»). Αν το τμήμα είναι τέτοιο που μπορεί να προκαλέσει πάνω από μία εγγραφές (π.χ. γραμμές), αυτή η επιλογή ΔΕΝ έχει νόημα, μόνο ΜΙΑ εγγραφή σε ένα άρθρο μπορεί να κάνει «ισοσκελισμό».

Aν χρειάζεται να οριστούν πάνω από ένα λογιστικά άρθρα, πρέπει στο ΙΔΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ να δηλώσουμε ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΣΕΙΣ. Κάνουμε ορατή τη στήλη «Ομαδοποίηση άρθρου» (από «προσθαφαίρεση στηλών») και δίνουμε διαφορετική τιμή στα σετ γραμμών που αποτελούν κάθε άρθρο. Η «ομαδοποίηση» (διαθέσιμη και στον πίνακα παραμετροποίησης, στη «Γέφυρα Λογιστικής») είναι πίνακας όπου ορίζουμε έναν «κωδικό σύμπτυξης» που καθορίζει αν οι εγγραφές αυτής της ομάδας θα διαχωριστούν ή όχι από τις υπόλοιπες.

Ετσι π.χ. σε ένα παραστατικό αγοράς μετρητοίς μπορούμε να στήσουμε το εξής μοντέλο:

EBS-QuickImplementationEL-image106.png

Oι πρώτες 3 εγγραφές αποτελούν το συμψηφιστικό άρθρο και οι επόμενες 2 το ταμειακό.

EBS-QuickImplementationEL-image107.pngΕκείνο που λαμβάνεται υπόψη για το διαχωρισμό των άρθρων είναι η τιμή του «κωδικού σύμπτυξης» κάθε ομαδοποίησης. Αν ο «κωδικός σύμπτυξης» είναι ίδιος σε όλες τις ομάδες, τότε το άρθρο που θα δημιουργηθεί είναι ΕΝΑ, με όλες τις εγγραφές του παραστατικού. Αν όμως π.χ. στην ομάδα 050 (εξόφληση ταυτόχρονα με εμπορική συναλλαγή) βάλουμε ένα οποιοδήποτε διαφορετικό περιεχόμενο, στο παράδειγμά μας, θα δημιουργηθούν 2 ξεχωριστά άρθρα.

EBS-QuickImplementationEL-image108.pngΜπορεί κανείς, κατά την κατασκευή μοντέλου, να ζητήσει «αντιγραφή» (μενού «Ενέργειες» του διαλόγου ορισμού του μοντέλου) είτε από το μοντέλο λογιστικοποίησης ενός άλλου τύπου παρ/κού είτε από ένα σχέδιο ενημέρωσης.

EBS-QuickImplementationEL-image109.pngΔιαχείριση των μοντέλων λογιστικοποίησης γίνεται από τον «Ελεγχο σχεδιασμού Γέφυρας». Εκεί, περιλαμβάνονται και τα μοντέλα που προκύπτουν από τα σχέδια ενημέρωσης. Σε 2ο επίπεδο (EBS-QuickImplementationEL-image80.png), μπορεί κανείς να δει τι περιέχουν οι γραμμές του μοντέλου και, ως συνήθως, με διπλό κλικ, να περάσει στην οθόνη ορισμού και να κάνει αλλαγές.

EBS-QuickImplementationEL-image110.pngΔιορθώσεις λογιστικοποίησης ΑΦΟΥ έχουν εισαχθεί παραστατικά

EBS-QuickImplementationEL-image111.pngΑν η λογιστικοποίηση ΔΕΝ έχει ελεγχθεί πριν την έναρξη της κανονικής λειτουργίας και, αφού προχωρήσουν οι καταχωρίσεις, κατασκευαστεί νέο μοντέλο ή μεταβληθεί το υπάρχον, τότε απαιτείται, η εκ των υστέρων ενημέρωση των ήδη καταχωρημένων παραστατικών με το τρέχον μοντέλο λογιστικοποίησης του τύπου παρ/κού. Η διαδικασία θα ενημερώσει όλα τα παραστατικά αυτού του τύπου που είτε δεν έχουν λογιστικοποιηθεί είτε έχουν λογιστικοποιηθεί μεν, αλλά τα άρθρα τους δεν είναι οριστικά (οπότε θα επαναϋπολογιστούν).

Εξατομίκευση Περιβάλλοντος

Ολοκληρώνοντας την υλοποίηση, θα πρέπει να ελεγχθούν οι ανάγκες για τις εξής πρόσθετες παραμετροποιήσεις:

  • Με σκοπό την ευκολότερη πρόσβαση των χρηστών στις λειτουργίες που επιτελούν ο καθένας, χωρίς άσκοπες περιηγήσεις στο μενού, θα πρέπει να δημιουργηθούν συντομεύσεις ανά ομάδα χρηστών (που, δηλαδή, επιτελούν παρόμοιες εργασίες):
  • Ομάδες συντόμευσης ανά ρόλο χρηστών
  • Επιλογή κατάλληλων εκτυπώσεων
  • Καθημερινές αυτόματες υπενθυμίσεις από όψεις βάσει του ρόλου/θέσης εργασίας π.χ. Δελτία Αποστολής προς Τιμολόγηση, Παραγγελίες για παράδοση αυτή την εβδομάδα, Αρθρα που δημιουργήθηκαν σήμερα κ.ο.κ.
  • Ετοιμα τυπικά παραστατικά με συμπληρωμένα κάποια σταθερά στοιχεία π.χ. Πληρωμή ενοικίου, Είσπραξη, Κατάθεση, Απόδειξη Υπηρεσιών, Προσφορά κ.ο.κ.

Για τον κάθε χρήστη, θα μπορούσε επίσης να ενεργοποιηθεί μια «σελίδα γρήγορης εκκίνησης»

  • Με σκοπό την ευκολότερη συμπλήρωση των απαραίτητων μόνο στοιχείων κατά τις καταχωρίσεις, θα πρέπει να ελεγχθεί η μορφή των παραστατικών, ώστε να είναι κατάλληλα προσαρμοσμένη στις ανάγκες της εγκατάστασης.
  • Στο φάκελο ESDocumentation, μπορεί να ελεγχθεί το αρχείο «ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΑ ΣΧΕΔΙΑ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ.xls» και να επιλεγεί το κατάλληλο για τις ανάγκες της εγκατάστασης σχέδιο εμφάνισης (είτε με μεταβολή των τύπων παραστατικών είτε με μεταβολή των σειρών στο τμήμα «σχέδια εμφάνισης»). Αν π.χ. υπάρχει διαχείριση χρώματος-μεγέθους, σειριακών αριθμών ή Barcode κ.λπ. θα χρειαστούν διαφορετικές στήλες.
  • Αν κάποια σημαντικά παραστατικά έχουν άβολη μορφή, πρέπει να εξεταστεί η κατασκευή δυναμικής φόρμας στη μορφή ακριβώς που επιθυμούν οι χρήστες. Οδηγίες για τη διαδικασία αυτή υπάρχουν στο Τεχνικό Εγχειρίδιο «Εγκατάσταση-Αρχιτεκτονική / Εργαλεία παραμετροποίησης και προσθετικής ανάπτυξης» (φάκελος EsBooks).
  • Η εργασία αυτή θα πρέπει να γίνει σε συνεργασία με key-users
  • Αν οι χρήστες χρησιμοποιούν συχνότερα το πληκτρολόγιο και ειδικά, αν με σκοπό την ελαχιστοποίηση της εκπαίδευσης, έχουν συνηθίσει να επιτελούν κάποιες λειτουργίες με συγκεκριμένα πλήκτρα, μπορεί να εξεταστεί η προσαρμογή (εξατομίκευση) του πληκτρολογίου σύμφωνα με τις ανάγκες τους. Πληροφορίες σχετικές θα βρείτε στο τέλος του παρόντος Εγχειριδίου.

Σημαντικοί Κανόνες Ορθής Υλοποίησης

Κατά τη διάρκεια της προσαρμογής του συστήματος στις ανάγκες της εγκατάστασης, η χρήση των δυνατοτήτων και των πολλαπλών εργαλείων προσθετικής ανάπτυξης πρέπει να κρατηθεί στο απολύτως απαραίτητο επίπεδο, ώστε:

  • να εξασφαλιστεί ο βέλτιστος βαθμός συντήρησης
  • να μειωθεί η ανάγκη ελέγχου και προσθετικής ανάπτυξης στοιχείων εκ των υστέρων (άρα και επιπλέον επένδυσης), κάθε φορά που η εφαρμογή αναβαθμίζεται ή κάθε φορά που προστίθενται προδιαγραφές από τους χρήστες
  • να ενεργοποιείται αυτόματα κάθε προσθετική λειτουργικότητα νέων εκδόσεων
  • να εξασφαλίζεται ο μέγιστος βαθμός αυτονομίας της εγκατάστασης σε σχέση με την Entersoft, τους συνεργάτες της ή εξειδικευμένα στελέχη

Τιμολογιακές & Εκπτωτικές Πολιτικές

  • Για να υλοποιηθούν οι απαιτήσεις διαμόρφωσης τιμών ή κανόνων εκπτώσεων, το σύστημα παρέχει πρόσθετα πεδία, διαστάσεις, τιμοκαταλόγους, εμπορική πολιτική, προφίλ οικονομικών στόχων κ.ο.κ.
  • Αν με αυτά σαν εργαλεία ΔΕΝ μπορεί να δοθεί λύση, απευθυνθείτε στην Entersoft με ΑΙΤΗΜΑ ΕΠΕΚΤΑΣΗΣ ή ζητείστε συμβουλή για την ενδεδειγμένη λύση.
  • ΜΗΝ χρησιμοποιήσετε Αυτοματισμούς και Σχέδια ιδιοτήτων ή άλλα TEXNIKA εργαλεία. Οι τιμολογιακές και εμπορικές πολιτικές πρέπει να μπορούν να συντηρηθούν από τη Διεύθυνση ή τα στελέχη των EΜΠΟΡΙΚΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ της εταιρείας και δεν είναι πάγιες, αλλάζουν ΣΥΧΝΑ. Για το λόγο αυτό, η αλλαγή τους πρέπει να μπορεί να γίνει από HIGH LEVEL & END-USER εργαλεία, όπως αυτά που αναφέρθηκαν.

Ποσότητες & Αξίες

  • ΔΕΝ χρησιμοποιούμε αρνητικές ποσότητες & αξίες, στο βαθμό τουλάχιστον που τηρείται η έτοιμη παραμετροποίηση. Οπου προβλέπεται, ΑΝΤΙ αρνητικών ποσών, χρησιμοποιούμε τον «αντίθετο» τύπο γραμμής. Oλες οι αντιστοιχίσεις (ποσοτικές π.χ. Παραγγελία-Tιμολόγιο & χρηματικές π.χ. Τιμολόγιο-Είσπραξη) στηρίζονται σε ΘΕΤΙΚΑ ποσά και επομένως, ΔΕΝ θα λειτουργήσουν.

Οψεις/Εκτυπώσεις

  • Υπάρχει η δυνατότητα προσαρμογής όλων των όψεων, εκτυπώσεων, ακόμη και θεωρημένων. ΠΡΙΝ προχωρήσετε σε αλλαγές, ακόμη και πληροφοριακών εκτυπώσεων, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ.
  • Από τη στιγμή που θα αλλάξετε κάτι, οι πιθανές επεκτάσεις του προϊόντος επί αυτού, ΔΕΝ θα είναι ορατές.

Αλλαγές στα Παραστατικά

  • ΜΗΝ ενεργοποιείτε νέο κύκλωμα στον τύπο παραστατικού π.χ. Εξόφληση στην Προσφορά, Πάγια στο Δελτίο Επιστροφής Πελάτη κ.ο.κ. ΕΚΤΟΣ αν σαφώς αναφέρεται στην τεκμηρίωση του τύπου παραστατικού ότι αυτό καλύπτεται. Το ίδιο ισχύει για τους τύπους γραμμών. ΔΕΝ ΑΡΚΕΙ δηλαδή μια τέτοια ρύθμιση. Θα πρέπει ταυτόχρονα, ο μηχανισμός ενημέρωσης να καλύπτει την επιθυμητή λειτουργικότητα. Επομένως, αν δεν καλύπτεται ήδη, απαιτείται η επέμβαση εξειδικευμένου στελέχους για την προσαρμογή ή επανακατασκευή σχεδίων ενημέρωσης.
  • Αν αλλάξει κάτι λειτουργικό (όχι δηλαδή θέμα «εμφάνισης») στις ρυθμίσεις τύπων παραστατικών, πρέπει απαραίτητα να δοκιμαστεί, τόσο ως προς τον τρόπο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ και διαχείρισης, όσο και ως προς την συνέπεια στις όψεις και άλλα εκτυπωτικά. Αν η ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ δεν είναι σωστή, η καταχώριση μπορεί να γίνει, αλλά τα αποτελέσματα πιθανώς να είναι λανθασμένα. Ακόμη κι αν η ενημέρωση είναι σωστή, η ΕΚΤΥΠΩΣΗ μπορεί να είναι λανθασμένη, αν η σχετική όψη, ΒΙΤ, κύβος κ.λπ. έχει κατασκευαστεί με συγκεκριμένους περιορισμούς.
  • Μην ΠΡΟΫΠΟΘΕΤΕΤΕ κάποια λειτουργικότητα, εκτός αν σαφώς αναφέρεται σε υλικό τεκμηρίωσης που εκδίδει η Entersoft ή αν την έχετε ελέγξει.

Οργάνωση της Λήψης Αντιγράφων Ασφαλείας

Απαραίτητη ενέργεια παραμετροποίησης είναι η οργάνωση της λήψης των αντιγράφων ασφαλείας. Θα πρέπει:

  • Αφενός να οριστούν οι απαιτούμενες παράμετροι (όπως περιγράφονται στην ενότητα Γενικές Παράμετροι Εκκίνησης)
  • Αφετέρου να οργανωθεί η λήψη backup με χρονοπρογραμματισμό ώστε να μην παραλείπεται κατά λάθος. Οδηγίες για τη διαδικασία χρονοπρογραμματισμού υπάρχουν στο Τεχνικό Εγχειρίδιο «Εγκατάσταση-Αρχιτεκτονική / Εργαλεία παραμετροποίησης και προσθετικής ανάπτυξης» (φάκελος EsBooks).

Εκπαίδευση των Χρηστών

Εκπαίδευση χειριστική

  • Χρήση των Εγχειριδίων της Βιβλιοθήκης Τεκμηρίωσης
  • Xρήση κριτηρίων στις όψεις
  • Τρόποι αναζήτησης σε πεδία
  • Τρόποι εύρεσης πληροφορίας (Ctrl-F)
  • Τρόπος χρήσης των συντομεύσεων
  • Χρήση του ιστορικού τελευταίων ενεργειών (Ctrl-H)

Εκπαίδευση στις λειτουργίες

  • Για κάθε ομάδα – θέση εργασίας πρέπει να γίνει ξεχωριστή εκπαίδευση για το πώς θα λειτουργήσουν
  • Συνηθέστερες περιπτώσεις (τι κάνω όταν...)
  • Εξήγηση παραστατικών που ενεργοποιήθηκαν (πότε και πώς χρησιμοποιούνται)
  • Χρήση των παραστατικών που ενεργοποιήθηκαν ΚΑΙ ΜΟΝΟ.
    • H χρήση παραστατικών που ΔΕΝ ενεργοποιήθηκαν από τον υπεύθυνο της εγκατάστασης ΔΕΝ πρέπει να επιτρέπεται (ούτε να ρυθμίζεται τηλεφωνικά ή πρόχειρα) γιατί μπορεί να γίνει ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΑ (να υποθέσουν χρήστες που δεν εκπαιδεύτηκαν, ότι μπορούν να κάνουν κάποια δουλειά που όμως, το παραστατικό δεν κάνει).
  • Τρόπος χρήσης των απαραίτητων εκτυπωτικών ελέγχου

Νέες απαιτήσεις & τρόπος αντιμετώπισης

Κατά τη λειτουργία του συστήματος προκύπτουν απαιτήσεις που δεν αντιμετωπίζονται στην αρχική υλοποίηση.

Αυτές οφείλονται σε:

  • Μεταβολή στην υπάρχουσα ροή εργασίας
  • Ανάγκη που δεν είχε αναφερθεί και δεν έχει παραμετροποιηθεί ακόμη
  • Επιβολή νέας διαδικασίας από το εταιρικό ή εξωτερικό περιβάλλον
  • Ενταξη νέων προϊόντων – νέων τομέων με νέες απαιτήσεις

Ο τρόπος αντιμετώπισης νέων απαιτήσεων μπορεί να είναι:

  • Εκπαίδευση σε υπάρχουσα λειτουργία
  • Νέα παραμετροποίηση
  • Αλλαγή παραμετροποίησης
  • Επέμβαση στα δεδομένα
  • Eπέκταση της εφαρμογής (AITHMA στην Entersoft)
  • Συνδυασμός των παραπάνω

Εκμετάλλευση του Συστήματος – Λήψη Πληροφόρησης

Μια εγκατάσταση ΔΕΝ είναι ολοκληρωμένη αν οι key-users δεν καθοδηγηθούν για τον τρόπο με τον οποίο θα πάρουν ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ και ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ.

Η Βιβλιοθήκη Δειγμάτων Εκτυπώσεων (που είναι διαθέσιμη σε «διαχειριστές συστήματος» από την επιλογή του μενού «Κεντρική Διαχείριση Μ.Ι.S.») πρέπει να μελετηθεί έτσι ώστε, να ενεργοποιηθούν, προβληθούν και δοθούν άμεσοι και εύκολοι τρόποι λήψης του κατάλληλου σετ εκτυπώσεων σε κάθε τμήμα, ομάδα και χρήστη

EBS-QuickImplementationEL-image112.png

Λειτουργία Πληκτρολογίου

Πολλοί από τους χειρισμούς στην εφαρμογή μπορούν να γίνουν από το πληκτρολόγιο για μεγαλύτερη διευκόλυνση. Εδώ παρατίθεται μια λίστα πλήκτρων ή συνδυασμών πλήκτρων που έχουν προκαθορισμένη λειτουργικότητα:

Γενικά
Alt-F12 Τοποθέτηση στο φάκελο με τα αρχεία της τρέχουσας όψης ή κύβου
Alt-F4 Κλείσιμο εφαρμογής
Ctrl - Κλείσιμο επιπέδων
Ctrl + Ανάπτυξη επιπέδων
Ctrl-A Επιλογή όλων σε λίστα
Ctrl-D Διαγραφή οντότητας από την οθόνη διαχείρισής της
Ctrl-F12 Εργαλείο μορφοποίησης πλέγματος
Ctrl-F6 Μετακίνηση μεταξύ των ανοικτών παραθύρων
Ctrl-Insert Εισαγωγή οντότητας από λίστα με αντιγραφή από τα στοιχεία της τρέχουσας γραμμής
Ctrl-N Εισαγωγή νέας οντότητας από την οθόνη διαχείρισης
Ctrl-PgDn & Ctrl-PgUp Μετακίνηση μεταξύ «υποσελίδων» σε οθόνη διαχείρισης οντότητας
Ctrl-S Αποθήκευση οντότητας
Ctrl-Shift-F10 Ταυτότητα πεδίου όταν είμαστε τοποθετημένοι σε πεδίο οθόνης διαχείρισης
Ctrl-Shift-F12 Μετονομασία στηλών πλέγματος
Ctrl-Shift-F8 Κλήση του εργαλείου διαμόρφωσης από οθόνη διαχείρισης οντότητας
Delete Διαγραφή οντότητας από λίστα
Enter Μετακίνηση σε επόμενο πεδίο (σε οθόνη διαχείρισης), άνοιγμα οντότητας (από λίστα)
F1 & Shift-F1 Οn line help σε οθόνη και πεδίο
F3 & F4 Αναζήτηση με εμφάνιση διαλόγου αναζήτησης ή σε μορφή drop down
F5 Ανανέωση
F7 Ορθογραφικός έλεγχος σε πεδίο κειμένου μιας οθόνης διαχείρισης οντότητας
F10 Μεταφορά στο κεντρικό μενού
Insert Εισαγωγή νέας οντότητας από λίστα
Shift-F3 Αναζήτηση με χρήση όψης
Shift-F10 Εμφάνιση «εσωτερικού» (pop-up) μενού
Tab & Shift-Tab Μετακίνηση μεταξύ πεδίων-περιοχών
Σε παραστατικά
Alt-A Κλήση λογιστικού άρθρου που παρήχθη από το παραστατικό
Alt-E Εμφάνιση εποπτικής εικόνας είδους σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-Enter ή Ctrl-Enter Κλήση διαλόγου με τα πλήρη στοιχεία γραμμής παραστατικού
Alt-F Εμφάνιση πίνακα ανάλυσης αξιών κατά %ΦΠΑ σε εμπορικό παραστατικό
Alt-F3 Αναζήτηση από πολλαπλό κωδικό σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-F7 Εκπτωση επί του συνόλου με %, ποσό ή μεταβολή του πληρωτέου ποσού στο παραστατικό
Alt-F9 Εισαγωγή από βοηθητική συνταγή σε κενή γραμμή είδους παραστατικού
Alt-F12 Κλήση πίνακα ανάλυσης διαστάσεων σε γραμμή είδους παραστατικού (1-1 ανάπτυξη)
Alt-Q Εφαρμογή εμπορικής πολιτικής σε εμπορικό παραστατικό
Alt-S Επιλογή σειριακού αριθμού σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-V Εισαγωγή νέας γραμμής παραστατικού με αντιγραφή από την τρέχουσα
Ctrl-Alt-F12 Διαχείριση συσκευασιών ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-Alt-I Εμφάνιση φωτογραφίας είδους σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-F7 Εκπτωση με επιλογή καθαρής, μικτής, % ή ποσού ή πληρωτέου) επί γραμμών παραστατικών
Ctrl-F9 Αντικατάσταση είδους από ισοδύναμο σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-F11 Προηγούμενες κινήσεις για το "ζεύγος"-> είδος γραμμής-συν/νος επικεφαλίδας
Ctrl-M Μεταφορά παγίων σε κέντρο κόστους σε γραμμές παγίων συμψηφιστικών παραστατικών
Ctrl-Q Κατανομή συνολικών (μετρημένων) ποσοτήτων στις γραμμές ειδών παραστατικού
Ctrl-Shift-F9 Προσθήκη σχετικών ειδών με αντίθετο τύπο γραμμής βάσει προκαθορισμένου τύπου σχέσης
Ctrl-Y Πρόταση πιστωτικού υπολοίπου πελάτη σε γραμμή όρου εξόφλησης εμπορικού παραστατικού
F6 Εναλλαγή μεταξύ ειδών αποθήκης και όρων εξόφλησης σε εμπορικό παραστατικό
F7 Εναλλαγή μεταξύ ειδών αποθήκης και ειδικών λ/σμών σε εμπορικό παραστατικό
F8 Αυτόματη "ανάλωση" αριθμών σειράς ή παρτίδων σε γραμμή είδους παραστατικού
F9 Προσθήκη παρελκόμενων ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
F11 Εμφάνιση τρέχουσας διαθεσιμότητας σε γραμμή είδους παραστατικού
F12 Κλείσιμο του ποσού γραμμής αξιογράφου σε λ/σμούς λογιστικής σε χρηματικά παραστατικά
F12 Κλήση πίνακα ανάλυσης διαστάσεων σε γραμμή είδους παραστατικού (1-Ν ανάπτυξη)
Shift-F4 Αλλαγή του τύπου γραμμής (για επιστρεφόμενα είδη) σε γραμμή είδους παραστατικού
Shift-F5 Ανάπτυξη γραμμών προβλέψεων εμπορικού παραστατικού, βάσει διαστάσεων των γραμμών ειδών
Shift-F6 Σύνδεση γραμμών ανάλωσης με παραγόμενα σε γραμμές συμψηφιστικών παραστατικών
Shift-F7 Aνάπτυξη γραμμών ειδικών λ/σμών, βάσει των οριζόντιων διαστάσεων των γραμμών ειδών
Shift-F9 Αυτόματη προσθήκη παρελκόμενων ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
Shift-F12 Αντιγραφή ανάλυσης διαστάσεων από την προηγούμενη γραμμή είδους

H λειτουργία του πληκτρολογίου είναι παραμετροποιήσιμη.

Η παραμετροποίηση γίνεται από το κεντρικό μενού «Εργαλεία/Εργασίες προσθετικής ανάπτυξης/Διαχείριση συντομεύσεων (shortcuts)». Εμφανίζεται διάλογος με όλες τις διαθέσιμες εντολές στις οθόνες της εφαρμογής οι οποίες έχουν ήδη αντιστοιχιστεί σε κάποιο συνδυασμό πλήκτρων ή μπορούν να αντιστοιχιστούν, αν ο χρήστης το χρειαστεί.

EBS-QuickImplementationEL-image113.png

Εχουν κατασκευαστεί 2 «προφίλ πληκτρολογίου» (το όνομα φαίνεται στο πάνω μέρος της λίστας => EBS Default είτε EBS Alternative) που επιλέγονται από γενική παράμετρο στα «Γενικά-Λειτουργικά» (0 ή 1 αντίστοιχα):

EBS-QuickImplementationEL-image114.png

Για να αλλάξει η τιμή μιας συντόμευσης πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο EBS-QuickImplementationEL-image115.png στη στήλη «Συντόμευση» κάποιας γραμμής. Στο διάλογο που εμφανίζεται, μπορούν να οριστούν μέχρι 3 ταυτόχρονοι συνδυασμοί πλήκτρων. Αν ο ΙΔΙΟΣ συνδυασμός πλήκτρων ορίστηκε και σε άλλη/ες εντολή/ές, τότε, η τρέχουσα γραμμή έχει χρωματική ένδειξη και αυτές οι «άλλες» εντολές εμφανίζονται στο κάτω μέρος, στις «Σχετικές Εντολές». Δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας (ότι ορίστηκε κάτι λάθος) αν οι Σχετικές Εντολές ΔΕΝ ΣΥΝΥΠΑΡΧΟΥΝ στην ίδια οθόνη/διαδικασία π.χ. η εμφάνιση άρθρου έχει υλοποιηθεί ως 4 εντολές για κάθε μία κατηγορία παραστατικών. Αν όμως οι σχετικές εντολές περιέχουν άλλες λειτουργίες της ΙΔΙΑΣ οθόνης, όψης κλπ., θα πρέπει να αλλάξει η συντόμευση, ώστε να μην υπάρχει χειριστικό πρόβλημα . Με κλίκ στη στήλη «Συντόμευση» γίνεται ταξινόμηση, οπότε εύκολα εντοπίζονται τα λάθη.

  • Καλό είναι να χρησιμοποιεί κανείς αριθμούς π.χ. Alt-1…Alt-9 ή Ctrl-1..Ctrl-9 ώστε να μπορεί να αποκτά μελλοντικές επεκτάσεις (σε πλήκτρα – εντολές) αυτόματα και για να μη διακινδυνεύσει να υπάρχει ΔΙΠΛΗ κλήση με απρόβλεπο αποτέλεσμα.

    Οι εντολές χωρίζονται σε «Ενέργειες», «Αυτοματισμούς» & «Μεταβάσεις» και σε «Οριζόντιες λειτουργίες» & «Παραστατικά». Στη στήλη «Επεξήγηση» υπάρχει βοηθητικό κείμενο που εξηγεί τη λειτουργία της κάθε μιας.

    Για να αποθηκευτούν οι τυχόν αλλαγές στο ισχύον Προφίλ πληκτρολογίου, πρέπει να επιλεγεί «Αποθήκευση». Το προφίλ είναι ΕΝΙΑΙΟ για ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ.


PDF Version