EBS - Sales e-Invoicing EL
EBS Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Entersoft BUSINESS SUITE® 4.0 | Entersoft EXPERT® 4.0
Διαδικασία τιμολόγησης χωρίς εκτύπωση
Περιεχόμενα
Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια μέθοδος τιμολόγησης των πελατών με χρήση ηλεκτρονικών αρχείων που στέλνονται στον πελάτη (αντί «χάρτινων» παραστατικών) που οδηγεί στην εξοικονόμηση
χρόνου (για τις διαδικασίες εκτύπωσης, ελέγχου, αντιπαραβολής, υπογραφών κ.λπ.),
χώρου (αποθήκευσης αντιγράφων) και
χρήματος (ταχυδρομικών τελών)
Η εταιρεία μπορεί να συμφωνήσει με κάποιους ή με όλους τους πελάτες της στην εγκαθίδρυση αυτής της (paperless) διαδικασίας μέσω σχετικής σύμβασης που την περιγράφει ή μπορεί απλώς να τους την ανακοινώσει με διαβίβαση ηλεκτρονικού ή γραπτού μηνύματος, αρκεί βεβαίως να έχουν κάποια ηλεκτρονική διεύθυνση (!). Αν ο πελάτης ΔΕΝ απαντήσει αρνητικά, θεωρείται ότι αποδέχεται τη διαδικασία. Στη συνέχεια, τα τιμολόγια θα τα παραλαμβάνει στη συγκεκριμένη ηλεκτρονική διεύθυνση (τιμολόγησης) με ηλεκτρονικό μήνυμα.
Τα εκτυπωμένα τιμολόγια είναι ΙΣΟΤΙΜΑ με τα ηλεκτρονικά (άυλα) τιμολόγια, αρκεί να εξασφαλίζεται η Αναγνωσιμότητα, η Ακεραιότητα και η Αυθεντικότητά τους. Ενδεικτικοί τρόποι για αυτό είναι η σήμανση από Φορολογικό Μηχανισμό, η Ψηφιακή υπογραφή ή χρήση EDI πρωτόκολλου ανταλλαγής δεδομένων.
Παραμετροποίηση του συστήματος
Πρώτο βήμα είναι ο καθορισμός ενός προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης το οποίο στη συνέχεια θα αντιστοιχιστεί στους πελάτες. Στο προφίλ ορίζονται τα περιεχόμενα της αποστολής στους πελάτες (αρχεία σήμανσης φορολογικού μηχανισμού, xml δομημένο αρχείο μορφότυπου, PDF), καθώς και το αν θα γίνεται ταυτόχρονη εκτύπωση σε χαρτί ή μόνον αποστολή στον πελάτη.
Δεύτερο βήμα είναι η ενημέρωση των πελατών για τους οποίους θα ισχύσει η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Πρέπει να συμπληρωθούν απαραιτήτως τα πεδία Ηλεκτρονική τιμολόγηση (να ενεργοποιηθεί) και προφίλ και ηλεκτρονική δ/νση στην οποία θα στέλνονται τα παραστατικά. Η ενημέρωση γίνεται και μαζικά.
Τρίτο βήμα είναι η παραμετροποίηση των σειρών παραστατικών ούτω ώστε να εξασφαλίζεται η δημιουργία των απαραίτητων ηλεκτρονικών αρχείων και η δρομολόγηση (αποστολή) στους πελάτες. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι η ενεργοποίηση του πεδίου «ηλεκτρονική τιμολόγηση». Τα υπόλοιπα στοιχεία χρειάζονται αναλόγως του τρόπου που έχει επιλέξει η επιχείρηση να εξασφαλίζεται η ταυτοποίηση, η ακεραιότητα & η αναγνωσιμότητα των τιμολογίων.
Τέλος, για να αποφύγει κανείς την αποστολή λανθασμένου τιμολογίου μπορεί, αφενός στις σειρές να ορίσει μια συνθήκη εκτύπωσης π.χ. να μην έχει ακυρωθεί ή να είναι σε βήμα «εγκεκριμένο» κ.ο.κ. και ταυτόχρονα, να ορίσει ένα χρόνο αναμονής για τη διαδικασία αυτή (μήπως π.χ. ακυρωθεί μετά από λίγο ένα λανθασμένο τιμολόγιο) μέσω της σχετικής γενικής παραμέτρου.
Εκδοση και ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων
Η καταχώριση γίνεται κανονικά (είτε με πληκτρολόγηση είτε μέσω μεταβάσεων με όλες τις γνωστές διαδικασίες εισαγωγής τιμολογίων) και η αποστολή γίνεται μέσω της διαδικασίας εκτύπωσης (μαζική εκτύπωση μέσω λίστας είτε από την οθόνη του παραστατικού).
Στην περίπτωση που το προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης προβλέπει «εκτύπωση στο χαρτί» το παραστατικό θα εκτυπωθεί, αλλιώς, θα γίνει ΜΟΝΟΝ η αποστολή στον πελάτη, στην εκάστοτε ηλεκτρονική διεύθυνση.
Διαδικασία ελέγχου και αποδοχής από τον πελάτη
Το Λογιστήριο θα πρέπει να σχεδιάσει και να ακολουθεί μια συγκεκριμένη διαδικασία που θα εξασφαλίζει την ομαλή ροή των τιμολογήσεων. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να προβλέπεται…
- Απαντητικό mail αποδοχής από μέρους του πελάτη, με ενσωματωμένη φόρμα αποδοχής (που μπορεί να οριστεί στη σειρά παραστατικού)
- Τηλεφωνική παρεπόμενη επικοινωνία ως μέρος της διαδικασίας, με χρήση του CRM
- Aποστολή της νέας επικαιροποιημένης καρτέλας του πελάτη, για συμφωνία υπολοίπου, σε τακτά χρονικά διαστήματα
- Ολοκλήρωση με τα συστήματα e-Invoicing της Retail@Link που παρακολουθεί τα στάδια κάθε αποστολής και ενημερώνει αυτόματα το EBS για την κατάσταση κάθε ηλεκτρονικού τιμολογίου (αν απεστάλη, απέτυχε, παρελήφθη κ.λπ.).
