EBS - menu

Entersoft Business Suite^® | Entersoft Expert^® | Entersoft CRM^®

Οριστικοποίηση περιβάλλοντος εργασίας και τρόπου πλοήγησης στο σύστημα

• Προσαρμογή περιβάλλοντος εργασίας
• Το κεντρικό μενού πλοήγησης
• Κεντρική γραμμή εργαλείων
• Βοηθητική ομάδα συντόμευσης για τις καθημερινές εργασίες
• Βοηθητικά σχήματα αντιστοίχισης μενού v3.x – v4.x
  • Διαχείριση
  • Εγγραφές
  • Εικόνα επιχείρησης
  • Περιοδικές εργασίες

Προσαρμογή περιβάλλοντος εργασίας

Η 1^η επιλογή (στο οριζόντιο μενού «Γενικά») με τίτλο Προσαρμογή περιβάλλοντος εργασίας καταργείται.

Μετά την αναβάθμιση, το μόνο διαθέσιμο θα είναι το νέο κατακόρυφο role-based μενού των εκδόσεων της σειράς 4.0 (στο οποίο ενοποιούνται ERP & CRM), που θα εξηγηθεί παρακάτω.

Αν τυχόν ΔΕΝ έχετε ακόμη προσαρμόσει τις οθόνες των παραστατικών στις νέες (παραμετρικές) οθόνες της σειράς 4, θα μπορείτε να το κάνετε, όχι πλέον μέσω της επιλογής «Προσαρμογή περιβάλλοντος εργασίας» αλλά από ενέργεια στο οριζόντιο μενού της λίστας τύπων παραστατικών «Ενημέρωση δυναμικών φορμών διαχείρισης».

Στο διάλογο που θα εμφανιστεί, αν δεν έχετε ήδη αναπτύξει ειδικές οθόνες διαχείρισης σύμφωνα με τις ανάγκες σας, προτείνουμε να επιλέξετε όλες τις κατηγορίες και τύπους παραστατικών (ήδη εμφανίζονται όλα επιλεγμένα) και να προχωρήσετε στην ενημέρωση (με Αποδοχή). Στο εξής, οι οθόνες καταχώρισης παραστατικών θα εμφανίζονται σύμφωνα με την προτεινόμενη από την Entersoft μορφή, πλήκτρα, δεικτοσελίδες κ.λπ. αναλόγως της χρήσης κάθε παραστατικού. Οι δυναμικές φόρμες στις οποίες στηρίζεται η σχεδίαση των οθονών αυτών (όπως και όλες οι άλλες οθόνες διαχείρισης των οντοτήτων) μπορούν να μεταβληθούν, μέσω του ειδικού για το σκοπό αυτό εργαλείου.

Το κεντρικό μενού πλοήγησης

Το κατακόρυφο κεντρικό μενού με τη μορφή explorer-bar ενοποιεί με ουσιαστικό τρόπο τις κλασικές ERP διαδικασίες με αυτές του CRM, δημιουργώντας ένα περιβάλλον στηριγμένο στην εξωστρέφεια και στις επιχειρηματικές δομές, διαδικασίες και τμήματα και λιγότερο στις τεχνικές – μηχανογραφικές πρακτικές.

Στο πρώτο επίπεδο βλέπουμε τις ενότητες που αντιστοιχούν σε ρόλους: “Πωλήσεις”, “Marketing”, “Επικοινωνίες / Γραμματεία”, “Εξυπηρέτηση πελατών”, “Αποθήκες & Αποθέματα”, “Αγορές & Προμήθειες”, “Παραγωγή”, “Έργα & Συμβάσεις”, “Λογιστήριο”, καθώς και τις ενότητες που χρησιμοποιούνται από πολλούς χρήστες διαφορετικών ομάδων: “Προϋπολογισμοί”, “Εικόνα Επιχείρησης” & “Εργαλεία & Ρυθμίσεις”. Ως 1^η κατά σειρά ενότητα εμφανίζονται οι “Συντομεύσεις”, που αντιπροσωπεύουν τις προσωπικές επιλογές του εκάστοτε χρήστη (ή ομάδας χρηστών).

Yπάρχει δυνατότητα ελαχιστοποίησης του μενού, προκειμένου να μεγιστοποιηθεί ανάλογα ο ωφέλιμος χώρος εργασίας ().

Συντομεύσεις

Η ενότητα αυτή συγκεντρώνει όλες τις συγκεκριμένες λειτουργίες που έχουν επιλεγεί για το συγκεκριμένο χρήστη.

Πωλήσεις

Αμεση καταχώριση leads & ευκαιριών πώλησης, προσφορών και παραγγελιών πελατών, οι λίστες διαχείρισής τους, οι διαδικασίες δρομολόγησης των παραγγελιών και τιμολόγησης των πελατών, καθώς και πλήρης στατιστική ανάλυση για τον έλεγχο του όλου κύκλου πώλησης με ενοποίηση των διαδικασιών CRM & ERP.

Marketing

Πρόσβαση στο χρονοδιάγραμμα των ενεργειών marketing, στις εκδηλώσεις και εκστρατείες, στις διαδικασίες merchandising, στις λίστες κοινού εκστρατειών, στην ανάλυση του ανταγωνισμού, στις διαδικασίες τμηματοποίησης πελατολογίου (π.χ. με RFM μοντέλα), καθώς και πλήρης στατιστική ανάλυση των απολογιστικών στοιχείων (απόκριση ενεργειών marketing).

Eπικοινωνίες/Γραμματεία

Οι διαδικασίες διαχείρισης στοιχείων των συναλλασσομένων με την επιχείρηση, διαχείριση των διαφόρων εγγράφων που χειρίζονται τέτοιου είδους τμήματα και εργασίες διαχείρισης μιας «εσωτερικής Βάσης Γνώσης» με ανακοινώσεις, επιλύσεις προβλημάτων-συχνών αποριών και άρθρα γνώσης, με λέξεις-κλειδιά, με δυνατότητα δημοσίευσης, αποστολής κλπ.

Εξυπηρέτηση πελατών

Αμεση καταχώριση αιτήματος εξυπηρέτησης, λίστες αναμονής ανά τεχνικό/υπεύθυνο, προβολή τύπου ημερολόγιο για τις υποθέσεις service, διαχείριση ειδών και πελατών, κινητών συσκευών των τεχνικών, διαχείριση παραπόνων, εργασίες διακίνησης συσκευών-ανταλλακτικών, στατιστικά υποθέσεων υποστήριξης και στοιχεία παραμετροποίησης του κυκλώματος.

Αποθήκες & Αποθέματα

Εργασίες διαχείρισης των Αποθηκευτικών Χώρων, των Ειδών Αποθήκης, πρόσβαση σε κάθε είδους εγγραφές, διαδικασίες Φυσικής Απογραφής, Οργάνωσης διανομών, Προγραμματισμού παραγγελιών αναπλήρωσης στοκ, διαδικασίες παρακαταθηκών, αποθεμάτων Τρίτων και σε Τρίτους, Κοστολόγηση και όλες οι Καταστάσεις ελέγχου και πληροφόρησης για τα Αποθέματα.

Αγορές & Προμήθειες

Διαδικασίες υπολογισμού των αναγκών, αιτήματα προμηθειών, παραγγελίες σε προμηθευτές, διαδικασίες παραλαβών, κοστολόγηση εισαγωγών από το εξωτερικό, Εμπορικές συμφωνίες με προμηθευτές και έλεγχος αναδρομικών εκπτώσεων, Δαπάνες, Εξοδολόγια και όλες οι αναγκαίες καταστάσεις για την οργάνωση και τον έλεγχο υλοποίησης των Προμηθειών.

Παραγωγή

Εργασίες διαχείρισης των προϊόντων, των α’υλών και των τεχνικών προδιαγραφών Παραγωγής (συνταγολόγια, φασεολόγια), διαδικασίες δημιουργίας και παρακολούθησης Εντολών Παραγωγής, δήλωσης των Παραγωγών και των Αναλώσεων, διαδικασίες αυτόματης διόρθωσης των Αναλώσεων με βάση τη φυσική απογραφή του Χώρου Παραγωγής, διαδικασίες Κοστολόγησης και έλεγχος των αποτελεσμάτων.

Έργα & Συμβάσεις

Διαχείριση Εργων (εσωτερικών-εξωτερικών), Ομάδες έργων, Ενέργειες σχετικές με έργα, Ειδικές εκτυπώσεις & διαδικασίες υλοποίησης τεχνικών έργων, Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών (Service-Level-Agreements), όροι, εγγυήσεις, παρεχόμενες υπηρεσίες-κανόνες τιμολόγησης, έλεγχος ανανεώσεων συμβάσεων, απολογισμός μετρήσεων (απόκριση), κύκλωμα συνδρομών.

Λογιστήριο

Παρακολούθηση του συνόλου των εργασιών που επιτελούνται στο Λογιστήριο σε σχέση με το λογιστικό σχέδιο, τις εγγραφές, τα λογιστικά Βιβλία, διαχείριση των αναλυτικών εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών, διαδικασίες Πιστωτικού Ελέγχου των πελατών, διαχείριση των Δαπανών, των Παγίων, των Φόρων και των Κρατήσεων, των Τραπεζικών Λογαριασμών, εργασίες παρακολούθησης των αξιογράφων, διαδικασίες προγραμματισμού των πληρωμών και διενέργειας των εισπράξεων, καθώς και γενικές εργασίες που εκτελούνται σε περιοδική βάση (άλλες στην αρχή μόνο, άλλες στο τέλος μηνών, άλλες στο τέλος χρήσης, άλλες συχνότερα). Η λήψη των επίσημων καταστάσεων ή αρχείων (Βιβλία, Ισοζύγια, Καρτέλες, ΦΠΑ, Instrastat, ΚΕΠΥΟ κλπ.) γίνεται από αυτό το σημείο, καθώς και οι εργασίες κλεισίματος μηνών και Οικονομικών Χρήσεων.

Προϋπολογισμοί

Περιλαμβάνει τις εργασίες παραμετροποίησης, κατάρτισης και παρακολούθησης της πορείας του Προϋπολογισμού Πωλήσεων, Αγορών, Δαπανών κ.λπ. που μοιράζονται ως αρμοδιότητα διάφορα (πάνω από ένα) τμήματα μιας εταιρείας. Το μενού αντιμετωπίζει ως οριζόντια λειτουργία τον Προϋπολογισμό, διότι έχει για όλους τους ρόλους και τα τμήματα κοινή δομή και χειρισμό, και δίνει συνδυαστικά αποτελέσματα.

Εικόνα επιχείρησης

Από αυτό το μενού, που αφορά κυρίως διοικητικά στελέχη, γίνεται η παρακολούθηση & ανάλυση των κεντρικών οικονομικών μεγεθών, των εταιρικών δεικτών, της πορείας των πωλήσεων, του προϋπολογισμού, των ταμειακών ροών, των στατιστικών αναφορών για τζίρο, κόστος, κερδοφορία, η λήψη όλων των διεταιρικών (CONSILIDATED) αναφορών, από όλα τα υποσυστήματα, για όλες τις εταιρείες, καθώς και οι καταστάσεις κατά Δ.Λ.Π. (Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα).

Εργαλεία & Ρυθμίσεις

Η πρόσβαση στις εργασίες παραμετροποίησης, συντήρησης και ρύθμισης του συστήματος σύμφωνα με τις ανάγκες (προσδιορισμός των δικαιωμάτων των χρηστών, εργαλεία κατασκευής όψεων, εκτυπώσεων, κύβων, excel σεναρίων, dashboards, οθονών διαχείρισης οντοτήτων, αυτοματισμών, σύνδεση παραστατικών με τη Λογιστική, μορφές κωδικών, πρόσθετα πεδία, συνταγές, τρόποι πληρωμής, σειρές παραστατικών, φόρμες εκτύπωσης παραστατικών, κανόνες μετάβασης – εξέλιξης – παραστατικών, εργασίες συντήρησης και διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων, διαδικασίες διόρθωσης – επανυπολογισμού δεδομένων, ενημερώσεις από εξωτερικά αρχεία, χρονοπρογραμματισμένες - scheduled λειτουργίες, διαχείριση εργασιών αναβάθμισης εκδόσεων κ.λπ.) αφορά κυρίως εκπαιδευμένα και εξειδικευμένα στελέχη του τμήματος Μηχανογράφησης ή όσων άλλων συμμετέχουν στην ευθύνη της εύρρυθμης λειτουργίας του συστήματος.

Κεντρική γραμμή εργαλείων

Από το εικονίδιο πάνω αριστερά γίνεται η διαχείριση των εταιρειών και των χρηστών του συστήματος, η αλλαγή των στοιχείων εισόδου (login), η λήψη αντιγράφων ασφαλείας και το κλείσιμο, η έξοδος από το σύστημα

Kλήση εξωτερικών λειτουργιών

Εμφάνιση ή απόκρυψη υπενθυμίσεων στο κάτω μέρος της επιφάνειας εργασίας , κλείσιμο όλων των ανοικτών παραθύρων, επιλογή – τοποθέτηση σε κάποιο από τα ανοικτά παράθυρα, καθώς και 3 επιλογές χρωματικών θεμάτων (Office 2010 color schemes): Black, Silver και Blue.

Κλήση λίστας με τις τελευταίες ενέργειες του χρήστη με δυνατότητα άμεσης επανεκτέλεσης. Καλείται και με Ctrl-H.

Πρόσβαση στο Υλικό τεκμηρίωσης, στη Βάση Γνώσης, κλήση του διαλόγου ταυτότητας (“about”) με τα ακριβή στοιχεία της εγκατάστασης (software components), την έκδοση και τον αριθμό σειράς, καθώς και τα modules & άδειες χρήσης υποσυστημάτων που είναι διαθέσιμες (αγορασμένες)

Eπιτρέπει αναζήτηση λέξης-φράσης σε όλο το documentation, στο μενού, ακόμη και στα δεδομένα της εφαρμογής, αλλά και στα σχετικά έγγραφα (attachments) που έχουν αποθηκευτεί στη Βάση Δεδομένων.

Βοηθητική ομάδα συντόμευσης για τις καθημερινές εργασίες

Η γραμμή εργαλείων που περιείχαν οι εκδόσεις 3.Χ και αφορούσε τις καθημερινές εργασίες (καταχωρίσεις) έχει μετατραπεί σε μια σειρά συντομεύσεων που είναι διαθέσιμη στο αρχείο ESClassicShortcurBar.etl (στην περιοχή \ESConfig) για την περίπτωση που κάποιος θα ήθελε να συνεχίσει να τη χρησιμοποιεί.

Βοηθητικά σχήματα αντιστοίχισης μενού v3.x – v4.x

Παρακάτω δείτε πως αναδιατάχθηκαν τα περιεχόμενα των τεσσάρων κεντρικών επιλογών του οριζόντιου μενού των εκδόσεων 3.x, οι οποίες δεν υπάρχουν στην κεντρική οριζόντια μπάρα εργαλείων των εκδόσεων 4.x.

Διαχείριση

Το μενού αυτό περιείχε όψεις διαχείρισης ανά κεντρική οντότητα και στα αντίστοιχα υπομενού καλούνταν οι διάφορες καταστάσεις με τα αποτελέσματα των εγγραφών κάθε υποσυστήματος. Η πρόσβαση στις εγγραφές γινόταν από διαφορετικό μενού («Εγγραφές»). Στο μενού της σειράς 4.x κάθε κύκλωμα οδηγεί σε ένα σύνολο επιλογών που περιέχει ΚΑΙ τη διαχείριση των κύριων οντοτήτων ΚΑΙ τη διαχείριση των σχετικών εγγραφών ΚΑΙ τα σχετικά εκτυπωτικά.

Οι 4 τελευταίες επιλογές (που δεν αποτελούν διακριτά υποσυστήματα) ενσωματώνονται σε διάφορα σημεία του μενού της σειράς 4.x, αναλόγως της ενότητας στην οποία μπορεί να χρειαστεί η διαχείρισή τους (επαναλαμβάνεται δηλαδή η ίδια κλήση σε διάφορα υπομενού):

Πρόσωπα		Πωλήσεις/Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα (και Επαφές, Σημεία πώλησης (δ/νσεις) κ.λπ.)
		Marketing/Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα
		Επικοινωνίες-Γραμματεία/ Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα
		Εξυπηρέτηση πελατών/Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα
		Αγορές & Προμήθειες/Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα
		Έργα & Συμβάσεις/Συναλλασσόμενοι/Πρόσωπα
		Λογιστήριο/Διάφορες λογιστικές εργασίες/Διευθυνσιογράφος (και συν/νοι με λάθος ΑΦΜ, ελλιπή στοιχεία, διπλοκαταχωρίσεις κ.ο.κ.)
Είδη καταλόγου		Πωλήσεις/Είδη & Τιμές/Είδη καταλόγου
		Αποθήκες & Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Είδη καταλόγου
		Αγορές & Προμήθειες/Είδη/Είδη καταλόγου
		Έργα & Συμβάσεις/Είδη/Είδη καταλόγου
Λίστες δεδομένων		Marketing/Λίστες κοινού
Συσχετιζόμενα έγγραφα		Επικοινωνίες-Γραμματεία/Έγγραφα

Εγγραφές

Το μενού αυτό περιείχε όψεις διαχείρισης των εγγραφών όλων των υποσυστημάτων. Στο μενού της σειράς 4.x, η διαχείριση των εγγραφών γίνεται από το μενού της εκάστοτε ενότητας-κυκλώματος (όπου παρέχονται και οι άμεσες επιλογές καταχώρισης («Νέο…»), οι οποίες στο μενού της σειράς 3.x είχαν συγκεντρωθεί σε ειδική οριζόντια γραμμή εργαλείων).

Πιο συγκεκριμένα…

Εικόνα επιχείρησης

Δείτε την αντιστοίχιση στον ακόλουθο πίνακα…

Ισοτιμίες συναλλ/τος		Λογιστήριο/Διαχείριση ξένου νομίσματος /Ισοτιμίες
Διαδικασίες ενημέρωσης αποθηκών		Πωλήσεις/Είδη & Τιμές/Αναπροσαρμογή τιμών Παραγωγή/Προϊόντα & Συνταγές/Μαζική τροποποίηση περιεχομένων συνταγών Αποθήκες-Αποθέματα/Εγγραφές αποθήκης/Διαδικασία συλλογής από αρχείο (stock picking) Παραγωγή/Παραγωγές-Αναλώσεις/Κατανομή διαφορών καταμέτρησης στις αναλώσεις Παραγωγή/Παραγωγές & Αναλώσεις/Ελεγχος ορθότητας δήλωσης αναλώσεων Αποθήκες-Αποθέματα/Διαδικασίες αναπλήρωσης/Προσδιορισμός ορίων αποθεμάτων
Πολιτική παραγγελιοδοσίας		Αποθήκες-Αποθέματα/Διαδικασίες αναπλήρωσης (το μενού είναι πανομοιότυπο)
Διαδικασίες αναδρομικών εκπτώσεων		Πωλήσεις/ Αναδρομικές εκπτώσεις
		Αγορές & Προμήθειες/ Αναδρομικές εκπτώσεις
Συναλλαγματικές διαφορές		Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Συναλλαγματικές διαφορές
Διαδικασίες παρακαταθήκης		Αποθήκες-Αποθέματα/Διαδικασίες παρακαταθήκης (το μενού είναι πανομοιότυπο)
Διαχείριση αρχείων συναλλαγών με Τράπεζες		Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί/ Εισαγωγή αρχείου κινήσεων Τράπεζας
		Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί/ Δημιουργία αρχείου πληρωμών προς Τράπεζα
Διαδικασίες απογραφής		Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων /Καταχώριση λογιστικής απογραφής Αποθήκες-Αποθέματα/Εγγραφές αποθήκης/Παραστατικά απογραφής Λογιστήριο/Διάφορες λογιστικές εργασίες /Εγγραφές απογραφής συν/νων (εισπρακτέων,πληρωτέων) Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Απογραφή Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο /Παραστατικά απογραφής αξιογράφων Λογιστήριο/Διαχείριση παγίων /Παραστατικά απογραφής (απόκτησης και αποσβέσεων)
Διαμόρφωση προϋπολογισμού		Προϋπολογισμοί/Κατάρτιση προϋπολογισμού
		Προϋπολογισμοί/Ενημέρωση χρηματοροών
Διαδικασίες λήξης περιόδων		Αποθήκες-Αποθέματα/Αποτίμηση αποθεμάτων Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Φορολογικές διαφορές Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες παγίων Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Λογιστικοποιήσεις Λογιστήριο/Λογιστική κόστους/Μαζικές κατανομές Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΦΠΑ Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Intrastat & VIES Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Λογιστικοποιήσεις/Οριστικοποίηση ημερολογίων Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Γέφυρα με λογιστικό πακέτο Λογιστήριο/Επίσημες καταστάσεις Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Κλεισίματα περιόδων Αποθήκες-Αποθέματα/ Φυσική απογραφή/Διαδικασία οριστικοποίησης καταμετρήσεων
Διαδικασίες λήξης Οικονομικής Χρήσης		Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Καταχώριση πράξεων Ισολογισμού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Λογιστικές καταστάσεις λήξης Χρήσης Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης
Προεκτύπωση εντύπων		Λογιστήριο/Διάφορες λογιστικές εργασίες /Προεκτύπωση εντύπων