EBS - v4 - Accounting EL

Από
EBS-v4-AccountingEL

EBS Γενική Λογιστική – τήρηση Βιβλίων

Entersoft BUSINESS SUITE® 4.0 | Entersoft EXPERT® 4.0

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Λογιστικό σχέδιο

Καλό είναι να φροντίσουμε το λογιστικό σχέδιο να είναι οικονομικό και να μην περιέχει περιττά στοιχεία (με επίγνωση της συνολικής εικόνας που μπορεί να δώσει το συγκεκριμένο πληροφοριακό σύστημα), ώστε να είναι και πιο λειτουργικό.

Μετάπτωση από παλιότερο σύστημα ή αναμόρφωση;

Η συνηθισμένη πρακτική είναι να ξεκινά κανείς από το «λογιστικό σχέδιο που έχει συνηθίσει» ή «εκείνο που δούλευε πάντα». ΟΜΩΣ, υπάρχουν ΠΟΛΥ ΣΟΒΑΡΟΙ ΛΟΓΟΙ για να αναθεωρήσει κανείς:

  • Εφαρμόζοντας το λογιστικό σχέδιο που προτείνεται από την Β.Δ. εκκίνησης που παρέχεται μαζί με το προϊόν ή εξασφαλίζοντας τη μέγιστη συμβατότητα με αυτό, πέραν του ότι εφαρμόζει ένα λογιστικό σχέδιο που έχει μελετηθεί και ελεγχθεί από ειδικούς ώστε να καλύπτει τις γενικές λογιστικές αρχές, τις απαιτήσεις του Εθνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, την ομοιομορφία, συγκρότηση και τυποποίηση των λογιστικών μεγεθών, όντας κατάλληλο τόσο για εσωτερική πληροφόρηση όσο και για πληροφόρηση Τρίτων, επί πλέον ΔΕΝ απαιτείται παραμετροποίηση του τρόπου ενημέρωσής του από τα διάφορα υποσυστήματα (διότι είναι έτοιμα να το ενημερώνουν αυτόματα).

Αν πρέπει κανείς να παραμετροποιήσει τον τρόπο λογιστικοποίησης παραστατικών, αφενός αυτό κοστίζει σε χρόνο-χρήμα, αφετέρου (το κυριότερο) έχει κίνδυνο λάθους, το οποίο θα διαπιστωθεί πιθανώς στη «λάθος» στιγμή. Όταν π.χ. δεν θα αποθηκεύεται ένα παραστατικό, όταν θα πρέπει να κλείσουμε μήνα κλπ. κλπ.

  • Όταν έχουμε πλήρη ανάπτυξη υπολογαριασμών σε έναν λογαριασμό που το πληροφοριακό σύστημα τον παρακολουθεί πλήρως ως «υποσύστημα», τότε η παράλληλη παρακολούθηση στη Λογιστική αυξάνει του καθημερινούς ελέγχους και την πιθανότητα λαθών, καθώς επίσης και τον κόπο συντήρησης 2 πανομοιότυπων συστημάτων (νέος φάκελος εισαγωγής, νέος πιστωτής, νέος εργαζόμενος, νέο υποκατάστημα, νέο πάγιο, νέο ταμείο, νέα εγγυητική επιστολή θα σημάνουν νέους λ/σμούς Λογιστικής κ.ο.κ.).
  • Αυτό γίνεται ακόμη «χειρότερο» όταν η ανάπτυξη στο λογιστικό σχέδιο δεν αφορά απλώς αναλυτικούς υπολογαριασμούς σε ΕΝΑΝ λογαριασμό, αλλά ΜΙΑ ολόκληρη περιττή ΒΑΘΜΙΔΑ π.χ. υποκατάστημα, εμπορικός τομέας, χονδρική-λιανική, μετρητοίς-επί πιστώσει, κέντρο κόστους. Σε αυτή την περίπτωση, μια προσθήκη στη διάσταση αυτή που απεικονίζει η βαθμίδα, θα σήμαινε άνοιγμα ΠΟΛΛΩΝ λογαριασμών ακόμη.

Στο σχήμα που ακολουθεί, βλέπουμε ποιοι λογαριασμοί τηρούνται αναλυτικά στα διάφορα υποσυστήματα, επομένως ΔΕΝ χρειάζεται και ΔΕΝ πρέπει να τηρούνται αναλυτικά στο Λογιστικό Σχέδιο.

EBS-v4-AccountingEL-image5.png

Κάθε λογαριασμός που ανοίγεται στο σύστημα ανήκει σε ένα από τα εξής λογιστικά σχέδια:

  • Γενικής Λογιστικής – Ουσίας

  • Γενικής Λογιστικής – Τάξεως

  • Αναλυτικής Λογιστικής

  • Διοικητικής Χρήσης

Στην παραμετροποίηση μπορεί κανείς να ορίσει διαφορετική μορφή κωδικού για καθένα από αυτά.

Η διαχείριση του λογιστικού σχεδίου γίνεται από το μενού Λογιστήριο/Λογιστικό σχέδιο & εγγραφές.

Γενικά στοιχεία λογαριασμού

EBS-v4-AccountingEL-image6.png

Λογιστικό σχέδιο EBS-v4-AccountingEL-image7.pngΠροτείνεται από το σύστημα, αναλόγως της τιμής του ομώνυμου κριτηρίου στην όψη «Λογαριασμοί Γενικής Λογιστικής».
Στοιχεία ταυτοποίησης Είναι διαθέσιμοι 4 κωδικοί και 3 περιγραφές. Με βάση την παραμετροποίηση για το σύμβολο διαχωρισμού των βαθμίδων του λογιστικού σχεδίου (αν είναι ιεραρχικό), εμφανίζεται και ο ανωτεροβάθμιος λ/σμός.
Συγκεντρωτικός Δηλώνουμε αν θα δέχεται εγγραφές ή όχι. Οι ανωτεροβάθμιοι λ/σμοί δεν δέχονται εγγραφές (είναι συγκεντρωτικοί).
Φύση Χρεούμενος, Πιστούμενος ή Μικτός (δέχεται και χρεώσεις και πιστώσεις). Στα Ημερολόγια μπορεί να καθοριστεί έλεγχος σχετικά με αυτό το χαρακτηρισμό.
Ομαδοποιήσεις Με χρήση 3 πεδίων που χρησιμοποιούνται ως κριτήρια σε όλες τις Οικονομικές Εκτυπώσεις μπορεί κανείς να ομαδοποιήσει τους λογαριασμούς (Χαρακτηρισμός, Οικογένεια, Κατηγορία).
Νόμισμα Έχει την έννοια του ξένου νομίσματος ή πάντως, του ΔΕΣΜΕΥΤΙΚΟΥ ΝΟΜΙΣΜΑΤΟΣ στο οποίο πρέπει να εισάγονται όλες οι εγγραφές του λ/σμού. Π.χ. «Καταθέσεις όψεως σε USD». Έχει έννοια σε ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΟΣ. Αν αφεθεί ΚΕΝΟ, μπορεί κανείς στις εγγραφές (άρα και στα παραστατικά που σχετίζονται με αυτόν) να χρησιμοποιήσει ΟΠΟΙΟΔΗΠΟΤΕ ΝΟΜΙΣΜΑ. Δεν έχει απολύτως κανένα νόημα να συμπληρώνουμε «EUR» σε λογαριασμούς Λογιστικής, εκτός κι αν θέλουμε να υποδηλώσουμε πως δεν θα εισαχθεί ΚΑΜΙΑ εγγραφή σε οποιοδήποτε νόμισμα εκτός του Euro (παρά το ότι η εφαρμογή το τηρεί ΗΔΗ στα «ποσά σε βασικό νόμισμα»).
Στοιχεία ΦΠΑ & ΚΕΠΥΟ

Αν κινείται σε αυτόνομα άρθρα συναλλαγών, ορίζεται η κατηγορία ΦΠΑ όπου ανήκει για να υπολογιστεί (βάσει του %) αυτόματα η εγγραφή ΦΠΑ. Στο πεδίο σχετικός λ/σμός ΦΠΑ δηλώνεται ποιος θα είναι ο λ/σμός για την αυτόματη δημιουργία εγγραφής ΦΠΑ σε αυτή την περίπτωση. Τέλος, δηλώνουμε αν συμμετέχει στις Καταστάσεις ΚΕΠΥΟ.

Κανένα από τα 3 πεδία αυτά δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί αν όλες οι συναλλαγές καταχωρούνται από τα παραστατικά των αντίστοιχων υποσυστημάτων, πράγμα που, οργανωτικά και διαδικαστικά, είναι και το μόνο σωστό, παρά το ότι το σύστημα δεν το απαγορεύει (για να καλυφθούν κάποιες πολύ ειδικές ανάγκες).

Περιοδική Φ.Π.Α. Οι χαρακτηρισμοί αυτοί αφορούν την κωδικοποίηση της Περιοδκής Εκκαθάρισης ΦΠΑ με βάση το λογιστικό σχέδιο. Για το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, ενημερώνονται με τη μαζική ενημέρωση παραμέτρων ΦΠΑ στις ενέργειες της όψης Ορισμός λ/σμών ΕΓΛΣ που αφορούν τη Δήλωση ΦΠΑ (Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΦΠΑ)
Ισολογισμός

Αν ενεργοποιηθεί το πεδίο «λ/σμός Ισολογισμού» το υπόλοιπό του θα μεταφερθεί αυτόματα κατά το Κλείσιμο Χρήσης στην απογραφή της επόμενης, αλλιώς ΔΕΝ θα μεταφερθεί. Ο «λ/σμός μεταφοράς» χρησιμοποιείται επίσης στην παραμετροποίηση του Κλεισίματος Χρήσης.

Η Ομάδα Ισολογισμού είναι πρόσθετος χαρακτηρισμός πολύ σημαντικός διότι χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του έτοιμου Ισολογισμού (αν μάλιστα έχετε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, ενημερώνεται αυτόματα από Εργαλεία/Εισαγωγή-Εξαγωγή δεδομένων/Ενημέρωση παραμέτρων Ισολογισμού) και σε όλες τις Οικονομικές εκτυπώσεις & στους Δείκτες Διάρθρωσης Κεφαλαίων, Ρευστότητας, Διαχειριστικής πολιτικής και Αποδοτικότητας.

Διοικητικά στοιχεία

EBS-v4-AccountingEL-image8.png

Εγγραφή προορισμού

Αφορά τις κατανομές σε Λογιστική Κόστους (Αναλυτική ή Διοικητική).

  • Για τους λογαριασμούς εκείνους που προαιρετικά κατανέμονται την ώρα της καταχώρισης ορίζετε “επιτρέπεται”. Θα συμμετέχουν και στις μαζικές κατανομές βάσει σταδίου κατανομής.
  • Για λογαριασμούς που δεν έχει νόημα η κατανομή ορίστε “απαγορεύεται” και,
  • Για όσους απαιτείται οπωσδήποτε επιλέγετε “επιβάλλεται”. Συμμετέχουν υποχρεωτικά στις μαζικές κατανομές. Αν μάλιστα έχουν Σχέδιο κατανομής γίνεται πάντα και on-line κατανομή.

Τις ανεπιμέριστες εγγραφές τις εντοπίζει η διαδικασία μαζικών κατανομών και επομένως, μπορείτε εκ των υστέρων να συμπληρώσετε τις ελλείψεις μέσω της μαζικής αυτής διαδικασίας.

Στάδιο κατανομής Η συμπλήρωσή του ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ για να συμμετάσχει ο λ/σμός στη διαδικασία μαζικών κατανομών. Είναι ομαδοποιητικό πεδίο των λ/σμών που αφορούν κατανομές και καλύπτει την αναγκαιότητα ενημέρωσης σε ΦΑΣΕΙΣ (π.χ. 1η φάση από Γενική σε Αναλυτική & 2η φάση αναμερισμός, 3η φάση διαμόρφωση αποτελεσμάτων). Για να εκτελεστούν δύο στάδια κατανομών μαζί στην ίδια εκτέλεση της διαδικασίας κατανομών είναι απαραίτητο να έχουν συνεχόμενο Α/Α.
Λ/σμός άμεσης αντιστοιχίας Χρησιμοποιείται στις περιπτώσεις που επιβαρύνεται πάντα συγκεκριμένος λογαριασμός Κόστους π.χ. 94, 96 κ.ο.κ. αλλά και έξοδα που πηγαίνουν άμεσα σε ένα μόνο κέντρο κόστους.
Αντικρυζόμενος λ/σμός Επιλέγετε τον αντικριζόμενο λογαριασμό όπου «κλείνει» μια εγγραφή κατανομής. Χρησιμοποιείται στην παραμετροποίηση των σχεδίων κατανομής.
Σχέδιο κατανομής Αν είναι συμπληρωμένο, ο λ/σμός συμμετέχει πάντα στις αυτόματες (on-line) κατανομές, εφόσον δεν έχετε θέσει Εγγραφή προορισμού = “Απαγορεύεται”. Τα ‘Σχέδια κατανομής’ (Παραμετροποίηση / Λογιστική) προσδιορίζουν το πως θα κατανεμηθούν, σε ποιους λ/σμούς κόστους (προορισμού) και υπό ποιες προϋποθέσεις.
Φάση Παραγωγής

Χρησιμοποιείται σε λογαριασμούς Αναλυτικής Λογιστικής, όταν συμμετέχουν στην Κοστολόγηση Παραγωγής.

Αν μετά από κατάλληλους αναμερισμούς έχουμε συγκεντρώσει για παράδειγμα σε κάποιους υπολογαριασμούς του «92» τα γενικά βιομηχανικά έξοδα της Φάσης Παραγωγής Α, θα πρέπει σε αυτούς να δηλώσουμε τη φάση στην οποία αναφέρονται, ώστε το κόστος αυτό να αναγνωστεί (μετά από κατάλληλη παραμετροποίηση τύπων στοιχείων κόστους) από τη διαδικασίας της Κοστολόγησης Παραγωγής.

Στοιχεία φορολογικών διαφορών

Σε λογαριασμούς δαπανών που δεν αναγνωρίζονται φορολογικά εν μέρει ή στο σύνολο, θα πρέπει να δηλωθεί το % φορολογικής εξαίρεσης, καθώς και ο λογαριασμός Τάξεως στον οποίο το εξαιρούμενο ποσό θα μεταφερθεί.

Για τη μεταφορά αυτή θα πρέπει να εκτελεστεί η ειδική για το σκοπό αυτό διαδικασία Ενημέρωση Φορολογικών Διαφορών από Άρθρα (Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Φορολογικές Διαφορές).

Χρήση διαστάσεων

Για κάθε μια από τις οριζόντιες διαστάσεις, καθορίζεται η σχέση της με το συγκεκριμένο λ/σμό:

  • Επιβάλλεται μη κενή, οπότε η αντίστοιχη διάσταση πρέπει να έχει οπωσδήποτε μη κενή τιμή σε εγγραφές αυτού του λογαριασμού.
  • Οχι, δηλαδή απαγορεύεται η χρήση της διάστασης, πρέπει να είναι πάντα κενή.
  • Προαιρετικά, οπότε ο χρήστης αποφασίζει αν θέλει ή όχι να προσδιορίζει κάποια διάσταση.
  • Προκαθορισμένη τιμή, οπότε θα πρέπει να συμπληρωθεί και η τιμή της διάστασης στο ακριβώς επόμενο πεδίο. Αυτό χρειάζεται σε λ/σμούς Κόστους που έχουν για κάποιο λόγο αναπτυχθεί κατά διάσταση, οπότε η ίδια η ταυτότητα του λ/σμού καθορίζει και την τιμή της διάστασης π.χ. Εξοδα μετακίνησης έργου Α.
Ομάδα προϋπ/σμού Είναι ομαδοποίηση που μπορεί να οργανωθεί στην Παραμετροποίηση και χρησιμοποιείται στην κατάρτιση προϋπολογισμού. Αν θέλουμε ΕΙΔΙΚΗ κωδικοποίηση για χρήση στον Προϋπολογισμό, την ορίζουμε, αν όχι, στον Προϋπολογισμό θα χρησιμοποιηθούν άλλα κατηγοριοποιητικά στοιχεία των λογαριασμών.
Πρόσημο

Στον Προϋπολογισμό υπάρχει η δυνατότητα δήλωσης ΜΟΝΑΔΙΚΗΣ στήλης υπολοίπου λογαριασμών. Η στήλη αυτή στα υποσύνολα και στο ΤΕΛΙΚΟ σύνολο των εργαλείων απεικόνισης αποτελεσμάτων (Έλεγχος πορείας προϋπολογισμού) μπορεί (με βάση το πρόσημο αυτό) να δημιουργεί ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ.

Για παράδειγμα, σε ένα φύλλο προϋπολογισμού έχουμε ομάδες λ/σμών εσόδων και ομάδες λ/σμών εξόδων. Σε όλες τις γραμμές λογικό είναι να ορίσουμε θετικά προϋπολογισθέντα ποσά. Βλέποντας τον Απολογισμό στη συνέχεια όμως, αν στα έσοδα έχουμε δηλώσει θετικό πρόσημο και στα έξοδα αρνητικό, έχουμε σωστά αθροίσματα (έσοδα μείον έξοδα) τόσο στα προϋπολογιστικά όσο και στα απολογιστικά στοιχεία.

Οριζόμενα πεδία

Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, παρέχονται μερικά στατικά πεδία διαφόρων τύπων (ημ/νίες, σχόλια, αριθμοί, χαρακτηρισμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση και ομαδοποίηση/εκτύπωση των λογαριασμών, το όνομα των οποίων δηλώνεται στην Παραμετροποίηση.


Λογιστικές εγγραφές

Ημερολόγια

Κάθε λογιστική εγγραφή ανήκει υποχρεωτικά σε ένα Ημερολόγιο. Το Ημερολόγιο δέχεται εγγραφές λογαριασμών που ανήκουν σε ΕΝΑ, το ΙΔΙΟ λογιστικό σχέδιο, ώστε να εξασφαλίζεται αυτονομία των λογιστικών σχεδίων και ισοσκελισμός των Ισοζυγίων τους. Μπορεί κανείς να έχει ενιαίο Ημερολόγιο για τη Γενική Λογιστική, αλλά δεν μπορεί να εντάξει στο ίδιο λογιστικό άρθρο εγγραφές σε λογαριασμούς Τάξεως με εγγραφές σε λογαριασμούς Ουσίας.

Για τις εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού και τις εγγραφές απογραφής θα πρέπει να τηρούνται ξεχωριστά Ημερολόγια.

Το ίδιο ισχύει και για τις εγγραφές προσαρμογής στα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα.

Παράδειγμα τήρησης Ημερολογίων

EBS-v4-AccountingEL-image9.png

Από Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Λογιστική δηλώνουμε τα Ημερολόγια που θα χρησιμοποιηθούν και ρυθμίζουμε τον τρόπο λειτουργίας, τους ελέγχους και τα προνόμια πρόσβασης χρηστών σε αυτά.

EBS-v4-AccountingEL-image10.png

Πληκτρολόγηση αρνητικών αξιών Αν ενεργοποιηθεί, επιτρέπεται η καταχώριση των εγγραφών με αρνητικές αξίες, διαφορετικά, προκύπτει σχετικό μήνυμα λάθους.
Ελεγχος κανόνα αντιστοίχισης Αναφέρεται στη δυνατότητα ελέγχου ότι το άρθρο ΔΕΝ περιέχει πολλαπλές γραμμές και στις δύο «φορές» ενημέρωσης, δηλαδή για παράδειγμα, αν περιέχει πολλές χρεώσεις πρέπει να περιέχει μόνο μία πίστωση. Ο κανόνας αυτός εξασφαλίζει ότι μπορεί να ληφθεί Ισοζύγιο «αντιστοίχισης» λογαριασμών που δείχνει από «ποιους άλλους» λογαριασμούς προήλθαν τα ποσά κάθε λογαριασμού.
Έλεγχος ημ/νιακής σειράς Αν ενεργοποιηθεί, δεν είναι δυνατή η καταχώριση οριστικών εγγραφών με ημερομηνία προγενέστερη της τελευταίας οριστικής εγγραφής για το ημερολόγιο. Η επιλογή προστατεύει τους χρήστες από λανθασμένες καταχωρίσεις προγενέστερων λογιστικών εγγραφών.
Έλεγχος λογαριασμών

EBS-v4-AccountingEL-image11.pngΕφόσον επιλεγεί, γίνεται ο έλεγχος των λογαριασμών του άρθρου, βάσει της συμβατότητας που ορίζει ο χρήστης στη σχετική υποσελίδα.

Εδώ δηλώνονται μάσκες λογαριασμών και, για καθεμιά, αν επιβάλλεται η χρήση της ή απαγορεύεται, καθώς και το είδος ελέγχου. Χρησιμεύει σε όσους έχουν πολλά Ημερολόγια π.χ. Πωλήσεων (7* επιβάλλεται, 50* απαγορεύεται κ.ο.κ.), Αγορών, Ταμείου κ.λπ.

Ελεγχος φύσης λογαριασμών Αν η φύση κάθε λογαριασμού που κινείται ΔΕΝ είναι «Μικτός» αλλά «Χρεωστικός» ή «Πιστωτικός», ο έλεγχος αυτός καθορίζει αν θα ελέγχεται να γίνεται μόνο Χρέωση σε «Χρεωστικούς» και μόνο Πίστωση σε «Πιστωτικούς» λογαριασμούς.
Εισαγωγή οριστικών εγγραφών

Οι επιλογές για την καταχώριση οριστικών εγγραφών είναι:

  • Ελεύθερα, οπότε ο χρήστης εισάγει ελεύθερα οριστικό άρθρο, τηρουμένων βέβαια των ημερομηνιακών περιορισμών.
  • Αν δεν υπάρχουν προσωρινές, οπότε η καταχώριση οριστικής εγγραφής είναι δυνατή μόνο εφόσον δεν υπάρχουν προσωρινές, οι οποίες θα πρέπει να οριστικοποιηθούν πρώτα.
  • Μόνο με οριστικοποίηση, οπότε, απαγορεύεται η άμεση καταχώριση οριστικών εγγραφών για το συγκεκριμένο ημερολόγιο, παράγονται αποκλειστικά από την Οριστικοποίηση.
Αρ. Ημερών αναδρομικών εγγραφών

Προσδιορίζει τις ημέρες ΠΡΙΝ από την ημ/νία τελευταίας οριστικής εγγραφής (και βάσει της ημερομηνίας εισαγωγής στο σύστημα - login) που θα επιτρέπεται εισαγωγή οριστικής εγγραφής.

Αν βέβαια, ταυτόχρονα, έχουμε ενεργοποιήσει «έλεγχο ημ/νιακής διαδοχής», δεν θα μπορεί να γίνει ούτως ή άλλως καμμία οριστική εγγραφή με προγενέστερη ημ/νία της τελευταίας).

  • Αν δοθεί αρνητικό πλήθος π.χ. (-1) τότε ΔΕΝ γίνεται κανένας έλεγχος.
  • Αν δοθεί μηδέν (0) τότε, δεν επιτρέπεται καμία εισαγωγή και μεταβολή εγγραφών νωρίτερα από την κλεισμένη ημερομηνία (οριστικής εγγραφής).
  • Αν δοθεί θετικό πλήθος, και γίνει login στο σύστημα με την ημ/νία τελ.οριστικής εγγραφής, τότε θα επιτρέπεται η καταχώριση οριστικών εγγραφών για ΤΟΣΕΣ μέρες ΠΡΙΝ από αυτή την ημ/νία. Για να κλειδωθεί και η «τελευταία» αυτή ημ/νία πρέπει να γίνει κλείσιμο περιόδου.
Εγγραφές Δ.Λ.Π. Αν αφορά εγγραφές προσαρμογής στα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα.
Σχετικός τύπος κλεισίματος περιόδου Ο τύπος που θα επιλεγεί καθορίζει την απαγόρευση των μεταβολών βάσει κλεισίματος περιόδου. Π.χ. θα μπορούσε κανείς να επιλέξει «Γενικής» ή «Αναλυτικής» Λογιστικής ή αν πρόκειται για Ημ/γιο Διοικητικών Εγγραφών, «Διοικητικής Πληροφόρησης». 
Σχέδιο εμφάνισης γραμμών Πρόκειται για τον καθορισμό της εμφάνισης (Layout) των γραμμών του άρθρου εφόσον δεν έχει συγκεκριμένο τύπο παραστατικού Λογιστικής (όπως συμβαίνει με τα άρθρα από Γέφυρα) το οποίο να καθορίζει την εμφάνιση.
Υποκαταστήματα Ορίζονται τα Υποκαταστήματα της εταιρείας που αφορά το συγκεκριμένο Ημερολόγιο στην ομώνυμη υποσελίδα. Το αν έχει δηλωθεί επιτρεπόμενο Υποκατάστημα, ελέγχεται σε επίπεδο γραμμής του άρθρου.
ΠΡΟΝΟΜΙΑ

Σε αυτή την υποσελίδα ορίζονται τα δικαιώματα κάθε ομάδας χρηστών στο συγκεκριμένο Ημερολόγιο:

  • Εμφάνιση: Αφορά την προβολή της οθόνης άρθρων από οπουδήποτε κι αν αυτή ζητηθεί.
  • EBS-v4-AccountingEL-image12.pngΕισαγωγή ΑΥΤΟΝΟΜΗΣ εγγραφής: Aφορά τη δυνατότητα να δημιουργήσει κανείς άρθρο στο Ημερολόγιο αυτό με πληκτρολόγηση (ή εισαγωγή από αρχείο κλπ.), ανεξάρτητα από τα παραστατικά (Γέφυρα).
  • Τροποποίηση πληροφοριακών στοιχείων ΑΥΤΟΝΟΜΗΣ εγγραφής: Aφορά τη δυνατότητα τροποποίησης πληροφοριακών πεδίων των άρθρων που έγιναν με πληκτρολόγηση ή μαζική διαδικασία (πλην της λογιστικοποίησης των παραστατικών) π.χ. σχέδιο κατανομής, έργο, αιτιολογία, οριζόμενα πεδία).
  • Τροποποίηση επίσημων στοιχείων ΑΥΤΟΝΟΜΗΣ εγγραφής: Αφορά τη δυνατότητα τροποποίησης των επίσημων πεδίων των άρθρων που έγιναν με πληκτρολόγηση ή μαζική διαδικασία δηλαδή: ημ/νία, κωδικοί λ/σμών, αριθμός παραστατικού και σχετ.παραστατικού, ημερολόγιο, ποσά.
  • Διαγραφή ΑΥΤΟΝΟΜΗΣ εγγραφής: Αφορά τη δυνατότητα διαγραφής (από την οθόνη του άρθρου ή λίστα άρθρων κλπ.) των άρθρων που έγιναν με πληκτρολόγηση ή μαζική διαδικασία.
  • Τροποποίηση πληροφοριακών στοιχείων εγγραφής από ΓΕΦΥΡΑ: Aφορά τη δυνατότητα τροποποίησης πληροφοριακών πεδίων των άρθρων που προέκυψαν από ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ π.χ. σχέδιο κατανομής, έργο, αιτιολογία, οριζόμενα πεδία).
  • Τροποποίηση επίσημων στοιχείων εγγραφής από ΓΕΦΥΡΑ: Αφορά τη δυνατότητα τροποποίησης των επίσημων πεδίων των άρθρων που προέκυψαν από ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ δηλαδή: ημ/νία, κωδικοί λ/σμών, αριθμός παραστατικού και σχετ.παραστατικού, ημερολόγιο, ποσά.
  • Διαγραφή εγγραφής από ΓΕΦΥΡΑ: Αφορά τη δυνατότητα διαγραφής (από την οθόνη του άρθρου ή λίστα άρθρων κλπ.) των άρθρων που προέκυψαν από ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ.

Τύποι παραστατικών

Από Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Λογιστική δηλώνουμε τους τύπους παραστατικών που θα χρησιμοποιηθούν για τις αυτόνομες λογιστικές εγγραφές, εκείνες δηλαδή που ΔΕΝ παράγονται μέσω των παραστατικών των υπόλοιπων υποσυστημάτων (πωλήσεων, αγορών, χρηματικών διαθεσίμων κ.ο.κ.).

Στα άρθρα που εισάγονται κατ’ευθείαν στη Λογιστική, συνιστάται η χρήση τύπων παραστατικών (δεν απαιτείται από το σύστημα), ώστε να οργανώνονται και ομαδοποιούνται ανά κατηγορία και να παίρνουν αρίθμηση βάσει αυτής, αλλά και για να διευκολύνεται η συμπλήρωση των απαραίτητων στοιχείων των άρθρων (να μην τα πληκτρολογεί πάντα ο χρήστης, αλλά να προτείνονται).

EBS-v4-AccountingEL-image13.png

Πρόθεμα Ο κωδικός αυτός θα χρησιμοποιηθεί ως πρόθεμα αρίθμησης των λογιστικών άρθρων αυτού του τύπου (ο υπόλοιπος «κωδικός παραστατικού» του άρθρου θα είναι απλός α/α).
Τύπος περιόδου Αν αφορά Απογραφή, Κλείσιμο ή Κανονική περίοδο. Δείτε στο Εισαγωγικό εγχειρίδιο Κεντρικές έννοιες την έννοια των περιόδων που τηρεί το σύστημα, για να οργανώσει τα Ισοζύγια και την αυτονομία των Οικονομικών Χρήσεων.
Υποκατάστημα Προτεινόμενο υποκατάστημα για τις καταχωρίσεις.
Ημερολόγιο Το Ημερολόγιο που θα προτείνεται.
Λογιστικό σχέδιο Το Λογιστικό σχέδιο που αφορά (Γενικής Λογιστικής, Αναλυτικής Λογιστικής, Διοικητικής Χρήσης). Κάθε λογιστικό άρθρο μπορεί να περιέχει εγγραφές μόνο ενός λογιστικού σχεδίου.
Κλεισίματος Ισολογισμού Αν ο τύπος περιόδου είναι κλεισίματος, τότε, ορίζουμε αν αφορά εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού (ενεργοποίηση του πεδίου) ή τακτοποιητικές εγγραφές τέλους χρήσης (απενεργοποίηση του πεδίου).
Σχέδιο εμφάνισης γραμμών Μπορεί να ορίσει κανείς ειδικό σχέδιο εμφάνισης των γραμμών (την 1η φορά που θα χρησιμοποιηθεί σε άρθρο, αλλάζοντας τις στήλες και αποθηκεύοντας EBS-v4-AccountingEL-image14.png, θα αποθηκευτεί με το όνομα αυτό και θα χρησιμοποιείται αυτόματα στο εξής). Αν δεν οριστεί σχέδιο, θα ισχύει εκείνο του Ημερολογίου.
Αυτόνομη ενημέρωση ΚΕΠΥΟ Σε μερικές περιπτώσεις, το Λογιστήριο αποφασίζει να παρακολουθεί τις δαπάνες αυτόνομα από τη Λογιστική. Στην περίπτωση αυτή, συμπληρώνεται ο συναλλασσόμενος στο άρθρο και δημιουργείται εγγραφή ΚΕΠΥΟ από το άρθρο (ενώ συνήθως όλες οι εγγραφές ΚΕΠΥΟ παράγονται από τα παραστατικά αγορών και πωλήσεων). Για να μπορεί να γίνει αυτό, θα πρέπει να ενεργοποιηθεί αυτό το πεδίο.
Φύση συν/νου Αφορά τη περίπτωση που έχουμε ενημέρωση ΚΕΠΥΟ, οπότε ο συναλλασσόμενος αφορά είτε τις Συγκεντρωτικές Αγορών (πληρωτέος) είτε τις Συγκεντρωτικές Πωλήσεων (εισπρακτέος)
Κατηγορία συναλλαγής Αφορά την παραμετροποίηση εξωτερικού λογιστικού πακέτου.

Λογιστικά άρθρα

EBS-v4-AccountingEL-image15.png

EBS-v4-AccountingEL-image16.png Ενδειξη ότι το άρθρο προέρχεται από παραστατικό κάποιου υποσυστήματος. Οποιαδήποτε μεταβολή (αν ο χρήστης έχει αυτό το δικαίωμα) πιθανό να προκαλέσει πρόβλημα στις λογιστικές συμφωνίες
Τύπος Συμπληρώνεται σε άρθρα που δημιουργούνται με πληκτρολόγηση και μόνο. Παράγει τον κωδικό του παραστατικού με το πρόθεμα του τύπου και δεν αλλάζει (λειτουργεί σαν «μηχανογραφική σειρά»). Αν η εγγραφή αφορά εκδιδόμενο από άλλον παραστατικό και θέλετε να δώσετε κάπου το πρωτογενές παραστατικό, χρησιμοποιείστε το πεδίο «αρ.σχετικού παραστατικού» για την πληκτρολόγησή του, πεδίο το οποίο εμφανίζεται σε όλα τα Ημερολόγια και Αναλυτικά Καθολικά.
Λογιστικό σχέδιο Υποχρεωτικό πεδίο. Κάθε λογιστική εγγραφή (άρθρο) περιέχει λογαριασμούς ΕΝΟΣ λογιστικού σχεδίου για την εξασφάλιση του ισοσκελισμού του αντίστοιχου Ισοζυγίου. Με βάση αυτό το χαρακτηρισμό, γίνεται ο έλεγχος στις γραμμές λογαριασμών.
Ημερολόγιο Υποχρεωτική συμπλήρωση.
Παραστατικό Ο αριθμός-ταυτότητα της λογιστικής εγγραφής. Αν έχει επιλεγεί τύπος παραστατικού, ο κωδικός παράγεται αυτόματα και δεν αλλάζει.
Αιτιολογία Μπορείτε να επιλέξετε μια από τις προκαθορισμένες αιτιολογίες ή να πληκτρολογήσετε οτιδήποτε. Η αιτιολογία αυτή μεταφέρεται στις γραμμές, όπου, μπορείτε να την αλλοιώσετε.
Ημερομηνία Η ημερομηνία με την οποία θα καταχωριστεί η εγγραφή στο Ημερολόγιο και στα υπόλοιπα λογιστικά Βιβλία. Δεν είναι αναγκαστικά η ημερομηνία στην οποία ΟΝΤΩΣ έλαβε χώρα το λογιστικό «γεγονός». Είναι η ημερομηνία ΕΓΓΡΑΦΗΣ που μπορεί να έχει κάποια απόσταση από την πραγματική, σύμφωνα με το περιθώριο ενημέρωσης που δίνει ο νόμος.
Τύπος Παίρνει τις τιμές «Προσωρινή», «Δοκιμαστική», «Οριστική». Ολες οι εγγραφές κατά την εισαγωγή τους παίρνουν την τιμή που προβλέπει η κλήση του μενού και δεν αλλάζει μέσω της οθόνης. Τα άρθρα που δημιουργούνται από λογιστικοποίηση παραστατικών υποσυστημάτων (Γέφυρα) είναι «προσωρινά» και γίνονται οριστικά μόνο με εκτέλεση διαδικασίας οριστικοποίησης. EBS-v4-AccountingEL-image17.png
Σχετικό παραστατικό Oταν το παραστατικό έχει πρωτογενώς εκδοθεί από άλλον εκδότη, εδώ πληκτρολογούμε τον αριθμό του πρωτογενούς δικαιολογητικού. Οταν έχει προέλθει από «Γέφυρα», εδώ μεταφέρεται το «εναλλακτικό παραστατικό», πλην της περίπτωσης ακυρωτικών παραστατικών όπου μεταφέρεται ο αριθμός του παραστατικού που ακυρώνεται με το παρόν.
Ημ. σχετ.παρ/κού Είναι η ημ/νία έκδοσης του σχετικού παραστατικού.
Συναλλασσόμενος Συμπληρώνεται στην περίπτωση που αφορά συναλλαγή προοριζόμενη για το ΚΕΠΥΟ και η καταχώριση γίνεται πρωτογενώς από τη Λογιστική π.χ. Εξοδα (πράγμα που ΔΕΝ συνιστάται)
Υποκατάστημα Βοηθητικό στοιχείο που προσδιορίζει το υποκατάστημα καταχώρισης. Μεταφέρεται στις γραμμές λογαριασμών, ΟΜΩΣ, μπορεί να διαφέρει ανά γραμμή (το πεδίο αυτό της επικεφαλίδας δίνει απλώς μια προτεινόμενη τιμή).
Α/Α Αυτόματη εσωτερική αρίθμηση.
Α/Α Ημερολογίου Η ετήσια μοναδική αρίθμηση ανά Ημερολόγιο που δίδεται κατά την οριστικοποίηση.
Διαστάσεις Εργο, Δραστηριότητα, Εμπορικός Τομέας, Διάσταση1,Διάσταση2. Οι τιμές αυτών των διαστάσεων μπορούν να συμπληρωθούν για να μεταφέρονται-προτείνονται στις γραμμές λογαριασμών.
Ενδειξη ακύρωσης Το πεδίο παίρνει αυτόματα μία από τις τιμές: Κανονική (εγγραφές που πρωτογενώς πληκτρολογήθηκαν), Ακυρωμένη (εγγραφές για τις οποίες έγινε «ακύρωση» από τις επιλογές του menu «Ενέργειες»), Ακυρωτική (εγγραφές που προήλθαν από ακύρωση άλλων από τις επιλογές του menu «Ενέργειες»).
Προέλευση Παίρνει αυτόματα μία από τις τιμές: Πληκτρολόγηση, Γέφυρα, Διαδικασία. Διαδικασία μπορεί να είναι μαζική κατανομή, εισαγωγή από εξωτερικό αρχείο, ακύρωση άρθρου κλπ.
Τύπος περιόδου Παίρνει αυτόματα μία από τις τιμές: Κανονική, Ανοίγματος, Κλεισίματος και η τιμή αυτή είτε προσδιορίζεται από τον τύπο παραστατικού αυτόματα, είτε από την κλήση του μενού. Για την απογραφή υπάρχει ειδική επιλογή του μενού. Οι εγγραφές κλεισίματος, προκύπτουν συνήθως από πρότυπες εγγραφές που προσδιορίζουν τον τύπο περιόδου είτε από την ειδική επιλογή του μενού για τις «Πράξεις Ισολογισμού».
Λογαριασμός προέλευσης Παίρνει αυτόματα περιεχόμενο από τη διαδικασία κατανομών και δηλώνει το λογαριασμό ΤΟΥ ΟΠΟΙΟΥ η εγγραφή ή οι εγγραφές παρήγαγαν το παρόν με επιμερισμό.
Αριθμός έγκρισης Προαιρετική συμπλήρωση για όσους ακολουθούν τέτοια οργάνωση για τον έλεγχο ορθότητας των εγγραφών.
Προϋπολογιστική Μπορεί κανείς να παρακολουθήσει με το χαρακτηρισμό αυτό τη σωστή χρονική κατανομή εξόδων ή αναμενόμενες τιμολογήσεις. Χρησιμεύει ως κριτήριο σε διάφορες όψεις εγγραφών.
Κλεισίματος Ισολογισμού Από τις εγγραφές στην περίοδο τύπου «Κλεισίματος» κάποιες είναι ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΤΙΚΕΣ και κάποιες αφορούν το ΚΛΕΙΣΙΜΟ των ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ (μην συμμετέχοντας στο τελευταίο προσωρινό Ισοζύγιο). Η 2η κατηγορία προσδιορίζεται από την ενεργοποίηση του χαρακτηρισμού αυτού. Μεταφέρεται αυτόματα από τον τύπο παραστατικού.
Διεταιρική Ενεργοποιείται όταν η εγγραφή αφορά συναλλαγή εντός του ομίλου που, σε ενοποιημένα αποτελέσματα, ΕΞΑΙΡΕΙΤΑΙ. Μεταφέρεται αυτόματα και από τα παραστατικά μέσω Γέφυρας.
Νόμισμα & Ισοτιμία Το νόμισμα είναι πληροφοριακό πεδίο για την πρωτογενή καταχώριση εγγραφών που μεταφέρεται στις γραμμές. Παρ’όλ’αυτά, κάθε γραμμή μπορεί να έχει το δικό της νόμισμα. Αν ο λογαριασμός προσδιορίζει νόμισμα διαφορετικό του βασικού, σε κάθε γραμμή, θα επιλεγεί αυτό ως προτεινόμενο, αλλιώς, θα προτείνεται αυτό της επικεφαλίδας. Κάθε γραμμή περιλαμβάνει το ποσό και σε βασικό και σε ξένο, ώστε να μπορεί να ληφθεί Ισοζύγιο ή Καρτέλα σε ξένο νόμισμα. Η ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΧΡΕΩΣΗΣ – ΠΙΣΤΩΣΗΣ αφορά ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ ΤΟ ΒΑΣΙΚΟ ΝΟΜΙΣΜΑ.
Ελεγχος, Εγκριση, Επίσημη εκτύπωση Χαρακτηρισμοί ομαδοποίησης που χρησιμεύουν σε διαδικασίας οργάνωσης, ελέγχου και ομαδοποίησης σε λίστες άρθρων. Μπορούν να πάρουν τιμή εύκολα, με μαζική μεταβολή.
Παρατήρηση Πληροφοριακό πεδίο που εκτυπώνεται σε καρτέλες/ημερολόγια μαζί με την αιτιολογία.
ΧΡΕΩΠΙΣΤΩΣΕΙΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ
  • Αναζήτηση λογαριασμού γίνεται από κωδικό και από τίτλο
  • Δεν γίνονται δεκτοί λογαριασμοί διαφορετικού λογιστικού σχεδίου από εκείνο που προσδιορίζεται στην επικεφαλίδα. Αν υπάρξει έστω και μία γραμμή, το λογιστικό σχέδιο στην επικεφαλίδα ΔΕΝ μεταβάλλεται.
  • Δεν γίνονται δεκτοί λογαριασμοί που περιλαμβάνονται στους «αποκλειόμενους» του Ημερολογίου και στο τέλος, γίνεται έλεγχος αν έχει εισαχθεί κάποιος από όσους «επιβάλλεται να κινηθούν» (αν στο Ημερολόγιο είναι ενεργοποιημένος ο «έλεγχος λογαριασμών»).
  • Δεν επιτρέπονται γραμμές με μηδενικό ποσό.
  • Με EBS-v4-AccountingEL-image18.pngή F11 σε μια γραμμή, τοποθετείται αυτόματα το κατάλληλο ποσό και η φορά (χρέωση-πίστωση) ούτως ώστε να «ισοσκελιστεί» το άρθρο.
  • Με EBS-v4-AccountingEL-image19.png ή F8 μπορεί κανείς να εισάγει αντί για ποσά -> ποσοστά % (δίνοντας και το σύνολο):

EBS-v4-AccountingEL-image20.png

  • EBS-v4-AccountingEL-image21.pngΣε κάθε γραμμή μεταφέρεται αυτόματα το Σχέδιο κατανομής του λ/σμού (αν αφορά κατανεμούμενους λ/σμούς) που μπορεί ο χρήστης να αλλάξει. Και αν μεν ο λ/σμός ορίζει ότι η κατανομή «επιβάλλεται», η εφαρμογή του σχεδίου θα γίνει αυτόματα, η γραμμή θα αποκτήσει χρωματική διαφοροποίηση και μέσω του F9 ή EBS-v4-AccountingEL-image22.png (κατανομή) ή του Shift-F9 ή EBS-v4-AccountingEL-image23.png (κατάργηση κατανομής) μπορεί κανείς να διαχειριστεί την κατανομή που παρήχθη αυτόματα.

EBS-v4-AccountingEL-image24.png

Αν ο λ/σμός προσδιορίζει ότι η κατανομή «επιτρέπεται» μόνο αν ο χρήστης το ζητήσει (EBS-v4-AccountingEL-image22.png) θα δημιουργηθεί η κατανομή. Αν η κατανομή «απαγορεύεται», όποιο περιεχόμενο κι αν έχει το «σχέδιο κατανομής», θα αγνοηθεί (κατανομή δεν μπορεί να υπάρξει).

  • Οι «Διαστάσεις» (έργο, δραστηριότητα, εμπορικός τομέας, διάσταση 1, διάσταση 2) μπορεί να προσδιοριστεί σε επίπεδο ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ότι θα πάρουν ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΤΙΜΗ.

Πρόσβαση στο πρωτογενές παραστατικό

EBS-v4-AccountingEL-image25.pngΑν το άρθρο δεν δημιουργήθηκε με πληκτρολόγηση, αλλά από λογιστικοποίηση κάποιου παραστατικού, από το μενού ενέργειες μπορεί κανείς να έχει πρόσβαση στο πρωτογενές παραστατικό που προκάλεσε τη δημιουργία του.

Μεταβολή πρωτογενούς παραστατικού

Αν μεταβληθεί το πρωτογενές παραστατικό, στην περίπτωση που το σχετικό λογιστικό άρθρο είναι ακόμη «προσωρινό», αυτό μεταβάλλεται αυτόματα.

Πως βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης λογιστικών άρθρων

Όψη Περιεχόμενο
Λίστα άρθρων

Ημερομηνιακός κατάλογος των λογιστικών άρθρων με δυνατότητα απομόνωσης όσων περιέχουν συγκεκριμένους λογαριασμούς, στην περίπτωση που διερευνούμε κάποιο πρόβλημα. Σε 2ο επίπεδο εμφανίζονται οι γραμμές-εγγραφές λογαριασμών:

EBS-v4-AccountingEL-image26.png

Έλεγχος Ημερολογίων

Αναλυτική κατάσταση των λογιστικών εγγραφών, ταξινομημένες κατά ημ/νία και ώρα αρχικής καταχώρισης για έλεγχο των καταχωρίσεων, αλλά και των αποτελεσμάτων της λογιστικοποίησης των παραστατικών.

EBS-v4-AccountingEL-image27.png

Κινήσεις λογαριασμών

Ημερολογιακός έλεγχος εγγραφών λογαριασμών (αναλυτικού καθολικού)

EBS-v4-AccountingEL-image28.png

Αιτιολόγηση προέλευσης εγγραφών

Κατάσταση μικτής απεικόνισης των στοιχείων λογιστικών εγγραφών και των στοιχείων πρωτογενών παραστατικών που τις παρήγαγαν (σε 2ο επίπεδο) στην περίπτωση που προήλθαν από Γέφυρα. Χρησιμεύει για διερεύνηση σε περίπτωση εντοπισμού λαθών ή ερωτημάτων στις λογιστικές καταστάσεις (πώς προέκυψαν κάποια ποσά).

EBS-v4-AccountingEL-image29.png

Πρότυπα άρθρα

EBS-v4-AccountingEL-image30.pngΕκτός από τον «χειροκίνητο» τρόπο καταχώρισης λογιστικών εγγραφών, υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας πρότυπων άρθρων, τα οποία θα καλούνται και θα παράγουν τα κατάλληλα άρθρα, για περιπτώσεις εγγραφών που γίνονται κατά τυποποιημένο τρόπο, σε τακτά χρονικά διαστήματα π.χ. εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού (α’ φάση κλεισίματος χρήσης), κλείσιμο ΦΠΑ κ.ο.κ.

Στα γενικά στοιχεία του Πρότυπου άρθρου (Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Λογιστική/Πρότυπες λογιστικές εγγραφές) συμπληρώνουμε τύπο παραστατικού Λογιστικής που δίνει τιμές σε μερικά σημαντικά και απαραίτητα στοιχεία του άρθρου (λογιστικό σχέδιο, ημερολόγιο κ.λπ.)

Στο τμήμα Γραμμές προσχεδίου του πρότυπου άρθρου προσδιορίζουμε τον τρόπο και την μορφή των άρθρων που θα δημιουργηθούν. Eχει 2 υποσελίδες: Γραμμές (όπου βλέπουμε όλες τις γραμμές του) και Τρέχουσα γραμμή (με τα αναλυτικά στοιχεία κάθε γραμμής). Η εισαγωγή ή διαγραφή γίνονται από την οριζόντια γραμμή εργαλείων του τμήματος αυτού. Ανά γραμμή ορίζουμε:

Μάσκα λογαριασμού Μπορούμε να δηλώσουμε συγκεκριμένο λ/σμό ή μάσκα λ/σμού. Τι σημαίνει αυτό; ΑΝ ενεργοποιηθεί το επόμενο πεδίο ανάπτυξη μάσκας, η ΜΙΑ αυτή γραμμή θα έχει ως αποτέλεσμα στο παραγόμενο άρθρο τόσες γραμμές όσοι οι κατωτεροβάθμιοι λ/σμοί που θα προκύψουν με την ανάπτυξη του τμήματος κωδικού (μάσκας) που δηλώσαμε.
Ανάπτυξη μάσκας Πρέπει να ενεργοποιηθεί, αν πρέπει να αναγνωριστεί ότι στο προηγούμενο πεδίο δεν έχει δοθεί συγκεκριμένος λ/σμός, αλλά «μάσκα», που πρέπει το σύστημα να την «μεταφράσει» σε αναλυτικούς λογαριασμούς.
Αιτιολογία Μια αιτιολογία για τη γραμμή
Οριζόντιες διαστάσεις Μπορεί να δοθεί συγκεκριμένη τιμή για τα πεδία Εργο, Εμπορικός Τομέας, Δραστηριότητα, Διάσταση 1, Διάσταση 2 της κάθε γραμμής.
Υπολογισμός

Στο σημείο αυτό ορίζουμε το ποσό που θέλουμε να τοποθετηθεί στην εγγραφή και τη φορά που θα έχει «χρέωση» ή «πίστωση». Ο τύπος ποσού έχει τις εξής τιμές:

Σταθερό ποσό. Δίνουμε συγκεκριμένο ποσό. Μια περίπτωση που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σταθερό ποσό είναι στα πάγια μηνιαία έξοδα π.χ. ενοίκια, συνδρομές κ.λπ. αν κανείς το μόνο υποσύστημα που χρησιμοποιεί είναι η Λογιστική.

Ισοσκελισμός. Αυτή η επιλογή σημαίνει πως το σύστημα θα κάνει στο λογαριασμό της γραμμής αυτής ισοσκελισμό του άρθρου (με το ποσό και τη φορά που χρειάζεται, ώστε να μην υπάρχει υπόλοιπο). Δεν έχει νόημα σε γραμμές όπου έχει οριστεί «μάσκα», ο λ/σμός προφανώς πρέπει να είναι συγκεκριμένος για να το ορίσουμε αυτό.

EBS-v4-AccountingEL-image31.pngΕκφραση. Με αυτή την επιλογή EBS-v4-AccountingEL-image32.png έχει κανείς τη δυνατότητα να δημιουργήσει ένα «ερώτημα» στα οικονομικά στοιχεία λ/σμών ή να χρησιμοποιήσει πράξεις με αναφορά σε άλλες γραμμές του προτύπου. Μπορεί π.χ. να ορίσει Ln για να χρησιμοποιήσει το ποσό της γραμμής με α/α = n ή μιας σχετικής με την τρέχουσα γραμμής ή άθροισμα γραμμών (από-έως). Μετά από τον ορισμό στο δεξί τμήμα του διαλόγου, με Αποδοχή θα συμπληρωθεί αυτόματα η έκφραση και με Αποδοχή και στο κάτω τμήμα, τελειώνει ο ορισμός και επιστρέφουμε στον αρχικό διάλογο με το αποτέλεσμα της έκφρασης στην τρέχουσα γραμμή.

Ειδικά αν επιλεγεί «ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ», στο δεξί τμήμα του διαλόγου ζητούνται παράμετροι που καθορίζουν πώς θα αναγνώσει το σύστημα οικονομικά στοιχεία λ/σμών (πχ. υπόλοιπο, χρέωση, πίστωση, προοδευτική χρέωση, πίστωση).

Οι πρότυπες λογιστικές εγγραφές καλούνται από διάφορα σημεία στην εφαρμογή.

  1. Μέσα από νέα λογιστική εγγραφή από τις Ενέργειες -> Πρότυπη εγγραφή

  2. Από το μενού Λογιστήριο/Λογιστικό σχέδιο & εγγραφές -> Εφαρμογή Προτύπων Άρθρων

  3. Από τη διαδικασία κλεισίματος Χρήσης στην Α’ φάση επιλέγοντας Αυτόματη δημιουργία εγγραφών, οπότε εμφανίζονται διαθέσιμες προς επιλογή οι πρότυπες εγγραφές με τύπο «κλεισίματος».

Τακτοποιήσεις υπολοίπων συναλλασσομένων

Για διορθώσεις λαθών που μπορεί να έγιναν κατά την καταχώριση των συναλλαγών, πιθανώς θα χρειαστούν διορθωτικές εγγραφές (λογιστικά σημειώματα). Τα παραστατικά που προβλέπονται για το σκοπό αυτό είναι:

Για μεν διόρθωση της χρέωσης ή της πίστωσης:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικών: ΔΧX (Διορθωτική Χρέωσης Πελατών/Χρεωστών)

ΣΜΕ (Διορθωτική Πίστωσης Πελατών/Χρεωστών)

ΔΠΠ (Διορθωτική Πίστωσης Προμηθευτών/Πιστωτών)

ΣΜΠ (Διορθωτική Χρέωσης Προμηθευτών/Πιστωτών)

Σε αυτά τα παραστατικά θα πρέπει να δοθεί λογαριασμός στην επικεφαλίδα για να μπορέσουν να λογιστικοποιηθούν (να «κλείσει» το άρθρο).

EBS-v4-AccountingEL-image33.pngEBS-v4-AccountingEL-image34.png

Για δε τη διόρθωση της χρέωσης ή της πίστωσης με ταυτόχρονη αντίθετης φοράς εγγραφές σε άλλον συν/νο:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικών: ΜΕΤ (Μεταφορά υπολοίπου)

ΜΕΠ (Μεταφορά πιστώσεων)

EBS-v4-AccountingEL-image33.pngEBS-v4-AccountingEL-image35.png

Στο 1ο ο χρεούμενος συναλλασσόμενος δηλώνεται στην επικεφαλίδα και στις γραμμές οι πιστούμενοι

Στο 2ο ο πιστούμενος συναλλασσόμενος δηλώνεται στην επικεφαλίδα και στις γραμμές οι χρεούμενοι

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν συναλλασσόμενοι οποιασδήποτε φύσης, πελάτες, προμηθευτές κ.λπ.

Λογαριασμοί Φόρων & Κρατήσεων

Ο ειδικός λογαριασμός είναι για το σύστημα ένα ΕΙΔΟΣ (ή υπηρεσία ή δαπάνη) που συμμετέχει στην τιμολόγηση και...


  1. Δεν έχει ποσοτική υπόσταση, παρά μόνον ΑΞΙΑΚΗ

  2. Ενσωματώνει τρόπους ΑΥΤΟΜΑΤΟΥ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ανάλογα με τις αξίες των κυρίως ειδών

  3. Μπορεί να ενσωματώνεται αυτόματα στις γραμμές ειδών ή να συμμετέχει ως ξεχωριστή γραμμή

Διαχείριση ειδικών λογαριασμών

EBS-v4-AccountingEL-image36.pngΟ τρόπος ενημέρωσης από την συμμετοχή των ειδικών λογαριασμών στις διάφορες συναλλαγές εξαρτάται από τον τύπο τους, όπως θα δούμε παρακάτω.

Ειδικά σε εμπορικές και χρηματικές συναλλαγές (όπου γίνεται και αυτόματος υπολογισμός τους), για να μπορέσουν να χρησιμοποιηθούν ειδικοί λογαριασμοί, πρέπει να δηλωθούν ως αποδεκτοί στους τύπους παραστατικών, στην υποσελίδα ελαφρύνσεις/επιβαρύνσεις της φόρμας του τύπου παραστατικού πράγμα που μπορεί να γίνει και μέσα από την οθόνη διαχείρισης του ειδικού λογαριασμού από την ενέργεια «λειτουργία σε παραστατικά»

EBS-v4-AccountingEL-image37.png

Αν ο υπολογισμός ενός ειδικού λ/σμού εξαρτάται από το είδος ή/και το συν/νο του παραστατικού, θα πρέπει:

  • να ενταχθεί σε ΟΜΑΔΑ ΕΙΔΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ανάλογα με τον τύπο του από Παραμετροποίηση/Ειδικοί λογαριασμοί/Ομάδες
  • να δηλωθεί αυτή η ομάδα στην αντίστοιχη ομάδα του είδους ή/και του συν/νου που αφορά (π.χ. μια επιβάρυνση θα ενταχθεί σε ομάδα «επιβαρύνσεων» και θα δηλωθεί στην «ομάδα επιβαρύνσεων» των κατάλληλων ειδών ή των κατάλληλων πελατών κ.ο.κ.) όπου μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τη μαζική μεταβολή (για παράδειγμα εξετάστε πώς υλοποιείται το τέλος ανακύκλωσης)

Ειδικοί λογαριασμοί των οποίων η αξία επιμερίζεται στα είδη

EBS-v4-AccountingEL-image38.pngΟι ειδικοί αυτοί λογαριασμοί έχουν τη λειτουργικότητα να υπολογίζονται αυτόματα με βάση τις παραμέτρους που δηλώνονται στην οθόνη του ειδικού λογαριασμού και να ενσωματώνονται στις γραμμές των ειδών σε ειδικές για το σκοπό αυτό στήλες.

  1. EBS-v4-AccountingEL-image39.pngΣυμμετέχουν στον υπολογισμό της καθαρής αξίας των ειδών

  2. Το ΦΠΑ τους υπολογίζεται βάσει του %ΦΠΑ κάθε γραμμής είδους

  3. Οι Εκπτώσεις συγκεντρώνονται στην «ΕΚΠΤΩΣΗ 4» των γραμμών και μειώνουν την αξία

  4. Οι Επιβαρύνσεις και οι Φόροι συγκεντρώνονται σε ομώνυμα πεδία των γραμμών και αυξάνουν την αξία

  5. Οι Φόροι τύπου % που εξαρτώνται από «Είδος» μπορούν να περιλαμβάνονται στις τιμές Λιανικής

  6. EBS-v4-AccountingEL-image40.pngEBS-v4-AccountingEL-image41.pngΜπορεί να δηλωθεί ότι υπολογίζονται ως % (με δήλωση και της «αξίας εφαρμογής ποσοστού %») ή ως τιμή (με δήλωση και της «ποσότητας εφαρμογή τιμής», όπου επιλέγεται μία από τις ποσότητες της γραμμής είδους – η ποσότητα συσκευασίας είναι η ποσότητα της γραμμής, εκείνη που αντιστοιχεί δηλαδή στη μονάδα/συσκευασία της γραμμής) ή τέλος, ως αξία και μάλιστα με δυνατότητα να ληφθεί αυτή η αξία ή η βάση υπολογισμού στις άλλες περιπτώσεις από κάποιο πεδίο του είδους ή της γραμμής.

  7. Κρατήσεις και Παροχές ΔΕΝ ενσωματώνονται στις γραμμές

EBS-v4-AccountingEL-image42.png

Αυτόνομοι ειδικοί λογαριασμοί

  1. EBS-v4-AccountingEL-image43.pngΕχουν δικό τους % και υπολογισμό ΦΠΑ που δηλώνεται στην οθόνη του ειδικού λογαριασμού

  2. EBS-v4-AccountingEL-image44.pngΕνημερώνουν ξεχωριστά τη Λογιστική

  3. Δεν συμμετέχουν στο τζίρο ή στο κόστος των ειδών

  4. Εκπτώσεις και κρατήσεις μειώνουν την αξία, επιβαρύνσεις και φόροι αυξάνουν την αξία. Οι παροχές ΔΕΝ επιδρούν στην αξία.

  5. Μπορούν να υπολογίσουν προοδευτικά την αξία τους (π.χ. κράτηση 3% επί της αξίας που προκύπτει μετά την εφαρμογή της προηγούμενης κράτησης)

  • EBS-v4-AccountingEL-image45.pngΕπί του ποσού γραμμής. Η εφαρμογή θα υπολογίσει βάσει της αξίας του προηγούμενου ειδικού λογαριασμού ίδιας κατηγορίας.

  • Επί του προοδευτικού συνόλου. Θα υπολογιστεί βάσει της αξίας παραστατικού και της αξίας των λογαριασμών που έχουν προηγηθεί αυτού.

EBS-v4-AccountingEL-image46.png

Παράδειγμα

1η κράτηση. Υπολογίζεται κράτηση 20% στην καθαρή αξία (100*20%=20€)

2η κράτηση. Υπολογίζεται κράτηση 2% επί της προηγούμενης γραμμής, δηλαδή το 2% των 20€ αποτέλεσμα 0,40€.

EBS-v4-AccountingEL-image47.png3η κράτηση. Υπολογίζεται κράτηση 2% επί του προοδευτικού συνόλου, δηλαδή επί της καθαρής αξίας 100 μείον των προηγούμενων κρατήσεων 20,4€ άρα 79,60*2%=1,59€.

Όπως είναι φανερό η εφαρμογή του διαδοχικού τρόπου υπολογισμού εξαρτάται από τη σειρά με την οποία θα καταχωρηθούν οι ειδικοί λογαριασμοί στο παραστατικό. Θα πρέπει να είναι κανείς προσεκτικός ώστε να καταχωρούνται με τη σειρά που επιθυμεί να εφαρμοστούν. Επί αυτόματης εφαρμογής, το σύστημα λαμβάνει υπόψη τον α/α γραμμής του ειδικού λ/σμού στους «αποδεκτούς» του τύπου παραστατικού.

Λογιστικοποίηση παραστατικών

H λογιστικοποίηση δημιουργεί λογιστικά άρθρα για όλα τα παραστατικά που έχουν παραμετροποιηθεί να ενημερώνουν τη Λογιστική.

Τρόπος εκτέλεσης

EBS-v4-AccountingEL-image48.pngΗ διαδικασία καλείται από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Λογιστικοποιήσεις. Εκτελείται για οριζόμενο ημερομηνιακό διάστημα και Ημερολόγιο/α λογιστικής, ενώ μπορεί να γίνει και ξεχωριστά ανά υποκατάστημα και κατηγορία παραστατικών.

  • Η επιλογή του πλήκτρου Επισκόπηση παραστατικών εμφανίζει την λίστα των παραστατικών των οποίων εκκρεμεί η λογιστικοποίηση.
  • Με το πλήκτρο προγραμματισμός περιοδικής λογιστικοποίησης έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε ΚΑΘΕ ΠΟΤΕ να εκτελείται αυτόματα αυτή η διαδικασία, χωρίς ενέργεια του χρήστη.
  • Με το πλήκτρο συντόμευση μπορούμε να προσθέσουμε την εργασία στη Λίστα Συντομεύσεων
  • Η επιλογή του πλήκτρου Επιβεβαίωση προκαλεί την αυτόματη λογιστικοποίηση των παραστατικών που ικανοποιούν τα κριτήρια (και δεν είναι λογιστικοποιημένα).

Τρόπος παραμετροποίησης

Η λογιστικοποίηση όλων των παραστατικών που έχει προβλεφθεί στην έτοιμη (προϊοντική) παραμετροποίηση λαμβάνει υπόψη:

  1. Τις λογιστικές κατηγορίες όλων των οντοτήτων έτσι όπως προτείνονται και αντιστοιχίζονται στις διάφορες οντότητες από τους χρήστες π.χ. λογιστική κατηγορία ειδών «εμπορεύματα» σε όλα τα είδη που είναι «εμπορεύματα», λογιστική κατηγορία «πελάτες εσωτερικού» σε όλους τους πελάτες κ.ο.κ.

  2. Τις λογιστικές ομάδες με τη μορφή λογαριασμών που αντιστοιχεί στο προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, το οποίο έχει 4βάθμια ανάπτυξη με τη μορφή κωδικού ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧΧΧ, όπου σε κάθε βαθμίδα παρακολουθείται συγκεκριμένη ανάπτυξη ανά λογαριασμό.

  3. Τους συγκεκριμένους λογαριασμούς που δηλώνονται σε ορισμένες οντότητες π.χ. δαπάνες, χρηματικά διαθέσιμα, ειδικοί λ/σμοί.

  4. Τα Ημερολόγια που καθορίζονται στους τύπους παραστατικών.

  5. Τις τυποποιημένες αιτιολογίες για κάθε πηγή ενημέρωσης (π.χ. επικεφαλίδα παραστατικού, γραμμή είδους κ.ο.κ.)

Παραμετροποίηση λογιστικών ομάδων

Οι λογιστικές ομάδες περιγράφουν ΜΟΝΟ τη λογική του λογιστικού σχεδίου, δηλαδή για καθεμιά που χρησιμοποιείται για κάποιο σκοπό σε κάποια παραστατικά (μια ομάδα χρησιμοποιείται σε πολλά παραστατικά τις περισσότερες φορές) δηλώνουμε το πώς ΣΧΗΜΑΤΙΖΕΤΑΙ ο λ/σμός που θα χρεωθεί ή να πιστωθεί από τα δεδομένα του παραστατικού ή των συνδεόμενων οντοτήτων.

EBS-v4-AccountingEL-image49.pngΟι λογιστικές ομάδες χρησιμοποιούν τις λογιστικές κατηγορίες. Για κάθε λογιστική κατηγορία υπάρχουν 4 «τμήματα κωδικού λογιστικής» που κάποια λογιστική ομάδα μπορεί να χρησιμοποιήσει για να σχηματίσει το λογαριασμό. Ισάριθμα λογιστικά τμήματα έχουν και ΟΛΑ τα κωδικολόγια του συστήματος, ώστε και αυτά να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο σχηματισμό λογαριασμών (που περιγράφει κάθε λογιστική ομάδα) π.χ. αν θάθελε κανείς να δηλώσει πως σε μια βαθμίδα λογαριασμού εσόδων παρακολουθείται ο εμπορικός τομέας, συμπληρώνει σε κάθε εμπορικό τομέα (π.χ. στο λογιστικό τμήμα 1) την τιμή που πρέπει να πάρει το αντίστοιχο τμήμα κωδικού του λογαριασμού εσόδου. Θα εξεταστούν σχετικά παραδείγματα παρακάτω.

Στην Παραμετροποίηση/Γέφυρα Λογιστικής/ Λογιστικές ομάδες μπορεί κανείς να δει πώς έχουν οριστεί οι λογιστικές ομάδες που χρησιμοποιούνται στη λογιστικοποίηση.

Για κάθε ομάδα φαίνεται η μορφή κωδικού που έχει οριστεί και προτείνεται με βάση το λογιστικό σχέδιο της Β.Δ. εκκίνησης (ZeroDB). Μετακινούμενοι σε μια λογιστική ομάδα, στο κάτω μέρος της οθόνης φαίνεται σε ποια παραστατικά αυτή χρησιμοποιείται. Και αν σε ένα παραστατικό ζητήσουμε EBS-v4-AccountingEL-image50.png θα δούμε ΠΩΣ αυτή η ομάδα χρησιμοποιείται.

EBS-v4-AccountingEL-image51.pngΣτο παράδειγμα, έχει επιλεγεί ο λογαριασμός πωλήσεων και από τα παραστατικά έχει ζητηθεί η ανάλυση του πώς χρησιμοποιείται:

Eιδικά στο παράδειγμα αυτό διαπιστώνουμε ότι

  1. Ο λογαριασμός Πωλήσεων στα Τιμολόγια-Δ.Αποστολής ΠΙΣΤΩΝΕΤΑΙ με την ΚΑΘΑΡΗ ΑΞΙΑ

  2. Η μορφή του λογαριασμού Πωλήσεων είναι:

[Είδος#2].[Συναλλασσόμενος#2][Τύπος παραστατικού#1].[00].[..Υποκατάστημα παραστατικού εμπορικής συναλλαγής.Λογιστικό τμήμα][ΦΠΑ#3]

που σημαίνει:

[Είδος#2] Το 2ο τμήμα της λογιστικής κατηγορίας του είδους (π.χ. 70 εμπορεύματα)

[Συναλλασσόμενος#2] Το 2ο τμήμα της λογιστικής κατηγορίας του συν/νου (π.χ. 0 εσωτερικού)

[Τύπος παραστατικού#1] Το 1ο τμήμα της λογιστικής κατηγορίας του τύπου παραστατικού (π.χ. 0 χονδρικής)

[00] Σταθερά ψηφία 00

[..Υποκατάστημα.Λογιστικό τμήμα] Το περιεχόμενο του πεδίου «λογιστικό τμήμα» του υποκαταστήματος του παραστατικού π.χ. 00

[ΦΠΑ#3] Το 3ο τμήμα της λογιστικής κατηγορίας της κατηγορίας ΦΠΑ π.χ. 23

EBS-v4-AccountingEL-image52.pngΌλα τα τμήματα του κωδικού διαχωρίζονται με ‘.’ εκτός από το 2ο και το 3ο και τα 2 τελευταία.

Αποτέλεσμα ο σχηματισμός του λογαριασμού 70.00.00.0023

Με double click στην ομάδα ή με το εικονίδιο EBS-v4-AccountingEL-image53.png μπορούμε να δούμε και να μεταβάλλουμε αυτή την περιγραφή.

Σε όποια ομάδα γίνουν αλλαγές σε σχέση με την έτοιμη παραμετροποίηση αλλάζει ο τρόπος εμφάνισης ώστε να φαίνεται ευκρινώς

EBS-v4-AccountingEL-image54.png

Με το εικονίδιο EBS-v4-AccountingEL-image55.png μπορούμε να ζητήσουμε ανάκληση (επαναφορά) του προτεινόμενου από την προϊοντική παραμετροποίηση περιεχομένου στις επιλεγμένες λογιστικές ομάδες.

Διαμόρφωση λογιστικών άρθρων

Αν κανείς χρειάζεται να ορίσει διαφορετικά ή εξ αρχής το άρθρο που δημιουργεί ένα παραστατικό, μπορεί να ζητήσει στον τύπο του παραστατικού, στην υποσελίδα Λογιστική τη δημιουργία ενός μοντέλου λογιστικής:

Η κατασκευή μοντέλου ΔΕΝ χρειάζεται αν η ΛΟΓΙΚΗ του άρθρου που δημιουργείται είναι η επιθυμητή. Ελέγχουμε ΜΟΝΟ τις ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ και τις ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΕΣ σε αυτή την περίπτωση. Μοντέλο θα δημιουργήσουμε ΜΟΝΟΝ ΟΤΑΝ θέλουμε να αλλάξουμε τη ΛΟΓΙΚΗ του άρθρου.

Σε όποια παραστατικά έχει οριστεί μοντέλο, ΔΕΝ εφαρμόζεται το προβλεπόμενο από την προϊοντική παραμετροποίηση, ενώ σε όσα βρεθεί μοντέλο, εφαρμόζεται αυτό.

EBS-v4-AccountingEL-image56.pngMε δεξί κλικ, με την επιλογή εισαγωγή μπορεί κανείς να σχεδιάσει το λογιστικό άρθρο που θέλει, σε μια οθόνη που μοιάζει με εκείνη του άρθρου, αλλά θα πρέπει να κάνει εξ αρχής κατασκευή. Μπορεί, αντ’ αυτού, να χρησιμοποιήσει το πλήκτρο Νέο με αντιγραφή, οπότε αυτόματα στην οθόνη του νέου λογιστικού μοντέλου, εμφανίζεται η προϊοντική πρόταση (προς μεταβολή ή διαγραφή των γραμμών):

EBS-v4-AccountingEL-image57.png

Στις γραμμές αυτού του μοντέλου είναι διαθέσιμα όλα τα πεδία των εγγραφών λογιστικών άρθρων. Προτείνεται η εμφάνιση των συγκεκριμένων, αλλά με «προσθαφαίρεση στηλών» είναι διαθέσιμα όλα τα πεδία της λογιστικής εγγραφής. Οι στήλες του πλέγματος του μοντέλου είναι:

Tμήμα Αναλόγως του τύπου παραστατικού, εμφανίζεται επιλογή «τμήματος» του παραστατικού από το οποίο θα δημιουργηθεί η εγγραφή π.χ. στο ΜΑΤ (μεταφορά αξιογράφου στην Τράπεζα), εμφανίζονται οι επιλογές του παραδείγματος δεξιά: EBS-v4-AccountingEL-image58.png
Τύπος τμήματος Αναλόγως του «τμήματος» που έχει επιλεγεί, πιθανό να οριστεί ειδικός τύπος π.χ. επί γραμμής είδους => κανονική, αντίθετη ή επί αξιογράφου => επιταγή, συν/κή κλπ. EBS-v4-AccountingEL-image59.png
Τύπος λ/σμού Εδώ μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει είτε λογιστική ομάδα (που ορίζεται για γενική χρήση από όλα τα παραστατικά, με περιγραφή της δομής βαθμίδων από την αντίστοιχη επιλογή στην παραμετροποίηση) είτε λ/σμό ΑΜΕΣΑ είτε έκφραση ή τέλος λογιστικές ομάδες που δίνουν άμεσα κωδικό («σταθερά») ή έχουν κατασκευαστεί ως «εκφράσεις». EBS-v4-AccountingEL-image60.png
Λογαριασμός

Αναλόγως του «τύπου λ/σμού», μπορεί κανείς να κάνει αναζήτηση στις ομάδες επιλέγοντας μία είτε στο λογιστικό σχέδιο, επιλέγοντας έναν κατωτεροβάθμιο είτε να πληκτρολογήσει κατ’ευθείαν.

EBS-v4-AccountingEL-image61.pngΑν αυτή τη στιγμή διαπιστωθεί η ανάγκη κατασκευής νέας ομάδας ή ανοίγματος νέου λογαριασμού Λογιστικής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πλήκτρα στο κάτω μέρος του διαλόγου που επιτρέπουν την άμεση διαχείριση αυτών των οντοτήτων:

EBS-v4-AccountingEL-image62.png
Αιτιολογία Στο πεδίο αυτό (όπως και σε οποιαδήποτε παρόμοια στήλη π.χ. παρατήρηση, εναλλακτική αιτιολογία), μπορεί κανείς αφενός να πληκτρολογήσει άμεσα κάτι, αφετέρου να χρησιμοποιήσει την επιλογή σχετικών πεδίων του παραστατικού μέσω του διαθέσιμου εικονιδίου EBS-v4-AccountingEL-image63.png. Μετά την επιλογή ενός πεδίου, αν πληκτρολήσουμε «+» και συνεχίσουμε με νέα επιλογή πεδίου από το εικονίδιο, μπορούμε να φτιάξουμε μια ΣΥΝΘΕΤΗ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ. Τα πεδία έχουν χωριστεί στα συνήθη, στα λοιπά και στα συνδεδεμένα που μπορεί κανείς να πάρει από άλλο πίνακα μέσω σύνδεσης (π.χ. από το είδος ή τον πελάτη). Aν τυχόν θέλετε να πληκτρολογήσετε κάτι συγκεκριμένο, αυτό πρέπει να εισαχθεί μέσα σε εισαγωγικά (”) π.χ. ”πληρωμή δανείου” EBS-v4-AccountingEL-image64.png
Χρέωση-Πίστωση

Αναλόγως με το αν θέλουμε να γίνει χρέωση ή πίστωση, συμπληρώνουμε την ομώνυμη στήλη με το ποσό που θέλουμε να ενημερώσει το λ/σμό.

Αντιστοίχως με την αιτιολογία, εδώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί το εικονίδιο EBS-v4-AccountingEL-image63.png για επιλογή μεταξύ των αριθμητικών πεδίων. Τα αριθμητικά πεδία ομοίως με προηγουμένως έχουν χωριστεί σε συνήθη, λοιπά και συνδεδεμένα.

EBS-v4-AccountingEL-image65.png
Πρόσημο

Μετά την επιλογή του ποσού, μπορεί κανείς να αλλάξει το προτεινόμενο «πρόσημό» του (θετικό ή αρνητικό). Ισοδύναμο με απλή επιλογή πεδίου και «αρνητικό πρόσημο» είναι να βάλουμε (με πληκτρολόγηση) ένα ΜΕΙΟΝ ( - ) μπροστά από το ποσό.

Γενικώς θα μπορούσε κανείς να χρησιμοποιήσει στα ποσά και άλλα σύμβολα αριθμητικά π.χ. ),(,+,/,* αν έχει την ανάγκη ορισμού λογιστικής εγγραφής βάσει πρόσθετου υπολογισμού από τα πρωτογενή στοιχεία.

EBS-v4-AccountingEL-image66.png

EBS-v4-AccountingEL-image67.png

Αυτόματη Ενεργοποιείστε αυτή τη στήλη αν απλώς θέλετε η συγκεκριμένη εγγραφή να ΙΣΟΣΚΕΛΙΣΕΙ το άρθρο (οπότε θα αγνοηθεί και η «φορά» και το «ποσό» της).

Aν χρειάζεται να οριστούν πάνω από ένα λογιστικά άρθρα, πρέπει στο ΙΔΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ να χρησιμοποιήσετε ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΣΕΙΣ. Διαλέξτε τη στήλη Ομαδοποίηση άρθρου (από την προσθαφαίρεση στηλών) και δώστε διαφορετική τιμή στα σετ γραμμών που αποτελούν κάθε άρθρο.

Η ομαδοποίηση (διαθέσιμη και στον πίνακα παραμετροποίησης, στη «Γέφυρα Λογιστικής») είναι πίνακας στον οποίο ορίζουμε έναν «κωδικό σύμπτυξης» που καθορίζει αν οι εγγραφές αυτής της ομάδας θα διαχωριστούν ή όχι από τις υπόλοιπες.

Ετσι για παράδειγμα, σε ένα παραστατικό αγοράς μετρητοίς μπορούμε να στήσουμε το ακόλουθο μοντέλο:

EBS-v4-AccountingEL-image68.png

Oι πρώτες 3 εγγραφές αποτελούν το συμψηφιστικό άρθρο και οι επόμενες 2 το ταμειακό.

Η ομαδοποίηση που ορίσαμε, στον πίνακα των ομαδοποιήσεων φαίνονται παρακάτω...

EBS-v4-AccountingEL-image69.pngΑν ο κωδικός σύμπτυξης μείνει όπως προτείνεται από την έτοιμη παραμετροποίηση (01 έχουν ΟΛΕΣ οι ομάδες), τότε το άρθρο που θα δημιουργηθεί είναι ΕΝΑ με όλες τις εγγραφές του παραστατικού.

Αν όμως π.χ. στην ομάδα 050 (εξόφληση ταυτόχρονα με εμπορική συναλλαγή) βάλει κανείς ένα οποιοδήποτε διαφορετικό περιεχόμενο, τότε, στο παράδειγμά μας θα δημιουργηθούν 2 ξεχωριστά άρθρα.

Στην όψη Ελεγχος σχεδιασμού Γέφυρας μπορεί να δει κανείς τα μοντέλα Λογιστικής και να τα τροποποιήσει. Οσα προέρχονται από τη διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω, εμφανίζονται με χρωματική ένδειξη και πρώτα κατά σειρά,

EBS-v4-AccountingEL-image70.png

ενώ στη συνέχεια εμφανίζονται και όλα τα υπόλοιπα που προκύπτουν από την έτοιμη παραμετροποίηση που περιλαμβάνεται στην εφαρμογή, μέσω των Σχεδίων ενημέρωσης.

Αναδρομική εφαρμογή παραμετροποίησης Γέφυρας

Η λειτουργία αυτή εξυπηρετεί τις περιπτώσεις εκείνες όπου απαιτείται να αλλάξει η γέφυρα λογιστικής κάποιου τύπου παραστατικών και αυτό γίνεται είτε με προσθήκη μοντέλου λογιστικής είτε με αντικατάσταση του ήδη χρησιμοποιούμενου μοντέλου λογιστικής από κάποιο άλλο.

Η διαδικασία αναλαμβάνει να ενημερώσει όλα τα καταχωρημένα παραστατικά αυτού του τύπου που είτε δεν έχουν λογιστικοποιηθεί είτε έχουν λογιστικοποιηθεί αλλά τα άρθρα τους δεν είναι οριστικά.

Για να εκτελέσετε αυτή τη διαδικασία πρέπει να εκτελέσετε την ενέργεια επανεφορμογή δίπλα στο πεδίο μοντέλο λογιστικής στον τύπο παραστατικού, όπως φαίνεται παρακάτω:

EBS-v4-AccountingEL-image71.png

Οριστικοποίηση άρθρων

Σε τακτά χρονικά διαστήματα πρέπει να πραγματοποιείται οριστικοποίηση των λογιστικών εγγραφών, ώστε να αποτρέπεται η μεταβολή τους. Η διαδικασία αυτή (Οριστικοποίηση Ημερολογίων) πραγματοποιείται από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδου/Λογιστικοποιήσεις.

EBS-v4-AccountingEL-image72.png

EBS-v4-AccountingEL-image73.png

Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέγουμε τα ημερολόγια των οποίων τις εγγραφές επιθυμούμε να οριστικοποιήσουμε και την ημερομηνία μέχρι την οποία θα γίνει οριστικοποίηση (πεδίο «Οριστικοποίηση έως»).

Δίπλα σε κάθε κωδικό ημερολογίου υπάρχουν και κάποιες πρόσθετες πληροφορίες όπως η ημερομηνία τελευταίας Οριστικής εγγραφής, η ημερομηνία 1ης και τελευταίας εγγραφής προς οριστικοποίηση, η οριακή ημερομηνία, καθώς και το πλήθος των εγγραφών προς οριστικοποίηση. Στο κάτω μέρος υπάρχουν τα πρόσθετα πληροφοριακά πεδία «Εκκρεμείς εγγραφές προς οριστικοποίηση από» και «έως» που δηλώνουν το διάστημα μέσα στο οποίο βρέθηκαν λογιστικές εγγραφές προς οριστικοποίηση.

Το αποτέλεσμα της οριστικοποίησης είναι ότι αλλάζει ο τύπος εγγραφών σε «οριστικές» (στην κλήση όλων των επίσημων εκτυπώσεων ΔΕΝ περιλαμβάνονται παρά μόνο ΟΡΙΣΤΙΚΕΣ εγγραφές) και αποκτούν ενιαία για την Οικονομική Χρήση αρίθμηση ανά Ημερολόγιο (Α/Α Ημερολογίου) που τυπώνεται σε Ημερολόγια και Αναλυτικά Καθολικά.

Υπάρχει και η δυνατότητα Χρονοπρογραμματισμού της διαδικασίας από την αντίστοιχη επιλογή στην οθόνη.

Τα κύρια λογιστικά βιβλία

Κατηγορία Κλήση από μενού Περιεχόμενο
Βασικές Λογιστικές Καταστάσεις Λογιστήριο/Λογιστικές Καταστάσεις Ισοζύγια, Γενικό και Αναλυτικά Καθολικά, Αναλυτικά Ημερολόγια
Επίσημες Καταστάσεις όλων των υποσυστημάτων Λογιστήριο/Επίσημες καταστάσεις Ισοζύγια πελατών, προμηθευτών, Καταστάσεις Παγίων, Αποθήκης, Αξιογράφων, Φακέλων εισαγωγής ως «παραρτήματα» του λογιστικού Ισοζυγίου (υπολογαριασμοί με εξωλογιστική τήρηση σε συμφωνία με τη Λογιστική)
Καταστάσεις ΦΠΑ, Intrastat & VIES, Φορολογικές Διαφορές Λογιστήριο/Διαδικασίες Λήξης περιόδων Μηνιαία Δήλωση Φ.Π.Α. και άλλες καταστάσεις για ειδικές περιπτώσεις
Καταστάσεις Απογραφής Αποθήκη/Ισοζύγια, Λογιστήριο/Εισπρακτέοι – Πληρωτέοι-Χαρτοφυλάκιο Καταστάσεις Απογραφής Έναρξης Χρήσης
Καταστάσεις Λήξης Χρήσης Λογιστήριο/Διαδικασίες Λήξης περιόδων/Λογιστικές Καταστάσεις Λήξης Χρήσης Βιβλίο Απογραφών & Ισολογισμού, Προσωρινό και Οριστικό Λογιστικό Ισοζύγιο

EBS-v4-AccountingEL-image74.pngΤα Επίσημα Βιβλία μπορούν κατ’αρχήν να ελεγχθούν στην οθόνη ή με προσωρινή εκτύπωση ελέγχου (προεπισκόπηση στις οθόνες ΒΙΤ & όψεων).

Όταν ο έλεγχος ολοκληρωθεί θα πρέπει να γίνεται ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΠΕΡΙΟΔΟΥ, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί ότι το αποτέλεσμα που ΕΛΕΓΧΘΗΚΕ ως προς την ορθότητά του ΔΕΝ ΘΑ ΑΛΛΟΙΩΘΕΙ από μετα γενέστερες επεμβάσεις (κατά λάθος).

EBS-v4-AccountingEL-image75.pngΣτη συνέχεια, η λήψη των επίσημων Βιβλίων, μπορεί να γίνει από την επιλογή Λογιστήριο/Επίσημες καταστάσεις.

Μετά την εμφάνιση των αποτελεσμάτων, πρέπει να κληθεί η ΣΥΝΔΕΔΕΜΕΝΗ εκτύπωση από την επιλογή Εκτυπώσεις και ΟΧΙ από την επιλογή «Προεπισκόπηση».

Στο παράθυρο επιβεβαίωσης που εμφανίζεται, μπορεί κανείς να ορίσει την αρχή αρίθμησης σελίδων, το αν θα εκτυπωθούν τίτλοι (εξαρτάται από τον τρόπο προεκτύπωσης των Βιβλίων), πιθανή μεταβολή του τίτλου εκτύπωσης και αναλόγως την περίπτωση κάποιες άλλες εξειδικευμένες παράμετροι (π.χ. αν στο Ισοζύγιο Λογιστικής θα τυπωθεί ο πίνακας συνόλων ανά βαθμίδα ή αν στο Ισοζύγιο Πελατών θα γίνει ανάλυση των αξιογράφων κ.ο.κ.).

EBS-v4-AccountingEL-image76.pngΑπό την εκτύπωση που θα εμφανιστεί στην οθόνη, μετά από την επιβεβαίωση αυτή, μπορεί κανείς να κάνει αποθήκευση σε PDF ή/και να στείλει την εκτύπωση στον κατάλληλο εκτυπωτή. EBS-v4-AccountingEL-image77.png

Συστάσεις για λήψη ορθών στοιχείων

  • Το μενού Επίσημες καταστάσεις (Λογιστήριο) περιέχει καταστάσεις που καλούνται κι από άλλα σημεία του συστήματος, με τη διαφορά ότι σε αυτό το σημείο, έχουν ελαχιστοποιηθεί τα κριτήρια και έχουν προβλεφθεί τέτοιες προτεινόμενες τιμές ώστε να βοηθούν στη λήψη σωστών και οριστικοποιημένων αποτελεσμάτων (π.χ. με αποκλεισμό προσωρινών εγγραφών, με συγκεκριμένη ομαδοποίηση, με απόκρυψη της δυνατότητας απομόνωσης εγγραφών, για παράδειγμα συγκεκριμένου εμπορικού τομέα, κατηγορίας, ομάδας κ.ο.κ.). Συνιστάται η χρησιμοποίηση αυτού του μενού για οποιαδήποτε επίσημη χρήση.
  • EBS-v4-AccountingEL-image78.pngEBS-v4-AccountingEL-image79.pngΟι εκτυπώσεις σε χαρτί λαμβάνονται πάντα μέσω της επιλογής εκτυπώσεις της γραμμής εργαλείων του διαλόγου της εκτύπωσης, όωπς αναφέρθηκε. Είναι συνήθως εκτυπώσεις σχεδιασμένες σε crystal reports και πολλές φορές για την ίδια εκτύπωση είναι διαθέσιμες πάνω από μια μορφές.
  • Όσον αφορά το τι είδους οντότητες πρέπει να εμφανιστούν σε μια επίσημη κατάσταση (από το σύνολο των ανοιγμένων «κωδικών») πρέπει να επιλεγεί η προτεινόμενη τιμή Μη μηδενικοί (που σημαίνει όσοι κωδικοί παρουσιάζουν οποιαδήποτε κίνηση από την αρχή της χρήσης εκκίνησης μέχρι την ημερομηνία για την οποία λαμβάνεται η εκτύπωση – ακόμη κι αν έχουν μηδενικό υπόλοιπο, είτε αν απλώς έχουν απογραφή).
  • EBS-v4-AccountingEL-image80.pngΕιδικά οι εκτυπώσεις Αποθήκης είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πώς υπολογίζουν και τυπώνουν το κόστος υπολοίπου (αν ΔΕΝ ληφθούν από Επίσημες Εκτυπώσεις, όπου ΔΕΝ δίνεται στο χρήστη δυνατότητα επιλογής).
  1. Οχι. Δεν εμφανίζει κόστος υπολοίπου (δείχνει 0). Γενικά, το κόστος τυπώνεται σε τέλος κοστολογικών περιόδων. Ενδιάμεσα, έτσι κι αλλιώς είναι ενδεικτικό, μπορεί να μην εμφανίζεται.

  2. Εισαγωγές-Εξαγωγές. Το κόστος υπολογίζεται βάσει ΑΞΙΩΝ (αξία χρέωσης αποθήκης – αξία πίστωσης αποθήκης). Οι αξίες λογίζονται με τα διάφορα παραστατικά. Π.χ. μια αγορά χρεώνει την αποθήκη, μια πώληση πιστώνει την αποθήκη με το ΚΟΣΤΟΣ της κ.ο.κ. Η επιλογή ΔΕΝ έχει νόημα ΚΑΤΑ ΑΧ (μπορεί σε έναν ΑΧ να εμφανίζονται μόνο χρεώσεις και σε έναν άλλο μόνο πιστώσεις)! Στο σύνολο του είδους όμως, μόνο η επιλογή αυτή εξασφαλίζει ότι Αξία απογραφής + Αξία κτήσεων = Αξία υπολοίπου (μενόντων) + Κόστος χορηγήσεων.

  3. Βάσει Επίσημης τιμής Αποτίμησης. Το κόστος υπολογίζεται ως το ΓΙΝΟΜΕΝΟ «ποσότητα υπολοίπου» * «επίσημη τιμή αποτίμησης». Είτε κατά ΑΧ το παίρνουμε είτε ανά είδος είτε κατά εμπορικό τομέα κλπ. η αξία υπολογίζεται, ακόμη κι αν ΟΡΙΖΟΝΤΙΩΣ δεν συμφωνεί (πράγμα που συμβαίνει σε επίπεδο είδους). Η τιμή αυτή επί ΕΤΗΣΙΑΣ στάθμισης ΑΛΛΟΙΩΝΕΤΑΙ με κάθε αποτίμηση σε ΌΛΟΥΣ τους μήνες, βάσει του εκάστοτε τελευταίου υπολογισμού («τείνοντας» στην τελική ετήσια τιμή της).

  4. Βάσει τιμής περιόδου. Είναι όπως η προηγούμενη επιλογή («γινόμενο»), με μία διαφορά => ΈΧΕΙ την τιμή που η διαδικασία Αποτίμησης του αντίστοιχου μήνα είχε υπολογίσει, ανεξαρτήτως της περιόδου στάθμισης. Με αυτό τον τρόπο μπορεί κανείς να αναπαράξει την εικόνα προηγούμενων μηνών, παρά το ότι σήμερα η επίσημη τιμή αποτίμησης έχει πλέον αλλάξει. Αν η περίοδος στάθμισης (κοστολογική περίοδος) είναι ΜΗΝΑΣ, η επιλογή είναι τελείως ταυτόσημη με την προηγούμενη.

  5. Βάσει τρέχουσας μέσης τιμής. Διαθέσιμη για δοκιμές, βάσει της τρέχουσας τιμής κόστους (αξία κτήσεων/ποσότητα κτήσεων).

  6. Βάσει πρότυπης τιμής περιόδου. Διαθέσιμη για δοκιμές, αφορά την πρότυπη τιμή κατ’είδος και μήνα.

  7. Βάσει τιμής εκποίησης. Διαθέσιμη για δοκιμές, αφορά την τιμή ρευστοποίησης στην «αγορά» (πόσο κοστίζει σήμερα κατ’ ελάχιστο το απόθεμα, στην περίπτωση εκποίησης).

Ηλεκτρονικός φάκελος ελέγχου

Όλες οι επίσημες (υποχρεωτικές) εκτυπώσεις που είναι πιθανό να αποφασίσετε να περιλάβετε στον Ηλεκτρονικό Φάκελο Ελέγχου, ώστε, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κ.Φ.Α.Σ. να τεκμηριώνονται οι συναλλαγές, οι εγγραφές, οι διακινήσεις, τα φορολογικά στοιχεία και τα αποτελέσματα που είναι δυνατό να ελεγχθούν, παράγονται σε μορφή PDF και οργανώνονται με το εξής σύστημα, που εξασφαλίζει την αναγνωσιμότητα και την προστασία των αρχείων αυτών:

  1. Αποθήκευση των αρχείων PDF των εκτυπωτικών με μία από τις παρακάτω μεθόδους
  • Αποθήκευση σε συγκεκριμένη περιοχή

  • Αποθήκευση στη Βάση Δεδομένων

  • Ταυτόχρονη αποθήκευση στη Βάση και σε Περιοχή κάποιου Server

Η 2η και 3η επιλογή εξασφαλίζουν απρόσκοπτη τήρηση αντιγράφων ασφαλείας (μέσω της σχετικής απαραίτητης διαδικασίας της Βάσης), ενώ η 1η απαιτεί να οργανωθεί ανεξάρτητη διαδικασία τήρησης αντιγράφων.

  1. Επισύναψη των αρχείων PDF των εκτυπωτικών ως «σχετικών εγγράφων» στην εταιρεία την οποία αφορούν. Αυτή η διαδικασία είναι ανεξάρτητη της ύπαρξης του module “Document management”.

Παραμετροποίηση

  • Στα στοιχεία κάθε Οικονομικής Χρήσης ορίζεται το όνομα του Ηλεκτρονικού Φακέλου π.χ. «2013»

EBS-v4-AccountingEL-image81.png

  • Προαιρετικά, στην παράμετρο «Ονομασία περιοχής Η.Φ.Ε.» ορίζεται το πλήρες όνομα της περιοχής αποθήκευσης (καλό είναι να είναι διαφορετική ανά εταιρεία και να έχουν πρόσβαση σε αυτήν όσοι χρήστες αναμένεται να εκτελούν-αποθηκεύουν επίσημες εκτυπώσεις)

Παραγωγή αρχείων επίσημων εκτυπώσεων

EBS-v4-AccountingEL-image82.pngΣτις επίσημες εκτυπώσεις (που, για μεν τα BITs αποτελεί παράμετρο στο BIT xml, για δε τις όψεις, καθορίζεται από την ενεργοποίηση της ιδιότητας «επίσημη» στον τύπο όψης), αφού εκτελεστεί η κατάλληλη συνδεδεμένη εκτύπωση, πρέπει να επιλεγεί το πλήκτρο «Ενημέρωση Η.Φ.Ε.».

EBS-v4-AccountingEL-image83.pngΣτο διάλογο που θα εμφανιστεί, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διαδικασία ενημέρωσης του φακέλου.

Αν η παράμετρος αποθήκευσης σε δίσκο/server είναι κενή, θα πρέπει να αφήσετε ενεργοποιημένη τη ρύθμιση «αποθήκευση στη Β.Δ.» αλλιώς δεν θα προχωρήσει η διαδικασία.

Αντίστροφα, αν μπορέσει να γίνει η αποθήκευση στην περιοχή που ορίζει η γενική παράμετρος, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη διαδικασία αποθήκευσης στη Β.Δ.

Έλεγχος περιεχομένων Ηλεκτρονικού Φακέλου

EBS-v4-AccountingEL-image84.pngΣτην οθόνη διαχείρισης των στοιχείων της Εταιρείας, είναι διαθέσιμη η σελίδα «Ηλεκτρονικοί Φάκελοι Ελέγχου» όπου εμφανίζονται όλες οι επίσημες εκτυπώσεις ομαδοποιημένες κατά Οικονομική Χρήση, με δυνατότητα…

  • Προβολής μέσω του Adobe® Reader®

  • Διαγραφής

Αυτή η δυνατότητα χρειάζεται αν γίνει λάθος κατά τη λήψη της εκτύπωσης. Θα πρέπει τότε, πριν ή μετά τη λήψη της σωστής εκτύπωσης να διαγράψετε από αυτό το σημείο τη λανθασμένη εγγραφή (διότι θα δημιουργηθεί ΝΕΑ εγγραφή με κάθε νέα λήψη της ίδιας εκτύπωσης) και ΑΝ τηρείτε ΚΑΙ σε δίσκο τον ηλεκτρονικό φάκελο, να τη διαγράψετε και από εκείνο το σημείο.

Περιορισμοί & Έλεγχοι προστασίας από λάθη

Το σύστημα εκτελεί για σειρά ελέγχων και περιέχει κατάλληλη λειτουργικότητα ώστε οι χρήστες να προστατεύονται από λάθη που θα προκαλούσαν πρόβλημα σε στοιχεία ή καταστάσεις που προβλέπονται, ελέγχονται και περιγράφονται στον Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Στοιχείων. Παρακάτω περιγράφεται ο τρόπος που ενεργοποιούνται, καθώς και το αποτέλεσμα κατά την εφαρμογή τους:

  1. Ημερομηνιακός Έλεγχος στη διαχείριση λογιστικών άρθρων. Κατά το άνοιγμα ενός Ημερολογίου Λογιστικής, ορίζουμε το πλήθος ημερών από την τελευταία οριστική εγγραφή του Ημερολογίου (προς τα πίσω) που επιτρέπεται επέμβαση. Αν έχουμε κάνει οριστικοποίηση για κάποια ημερομηνία, μπορούμε να απαγορεύουμε αναδρομικές τροποποιήσεις σε εγγραφές.
  2. EBS-v4-AccountingEL-image85.pngΗμερομηνιακός Έλεγχος στο κύκλωμα των παραστατικών. O κίνδυνος να γίνουν ΧΕΙΡΙΣΤΙΚΑ ΛΑΘΗ υπάρχει ακόμη κι όταν ΔΕΝ έχει ακόμη δημιουργηθεί μια λογιστική εγγραφή. Για παράδειγμα, έχοντας λογιστικοποιήσει τα παραστατικά και έχοντας κάνει οριστικοποίηση των λογιστικών εγγραφών μέχρι κάποια ημερομηνία, το να εισάγει ένας χρήστης παραστατικό σε ημερομηνία προγενέστερη (κατά λάθος) μπορεί να απαγορευτεί (διότι δεν θα καταφέρει να λογιστικοποιηθεί). Έτσι λοιπόν, για να μη δημιουργηθεί πρόβλημα κάποια μεταγενέστερη στιγμή, τόσο στην εισαγωγή, όσο και σε μεταβολή/διαγραφή σε ημ/νίες που για τη Λογιστική είναι «κλειδωμένες» λόγω οριστικοποίησης, έχει προβλεφθεί μια παράμετρος (H καταχώριση παραστατικού να σέβεται τον κανόνα ημερών που έχει το Ημερολόγιο του τύπου παραστατικού;) που επιτρέπει να γίνει έγκαιρα ένας τέτοιος έλεγχος. Αναφέρεται στο πεδίο «Ημερολόγιο» που έχει οριστεί στον τύπο παραστατικού και την «οριακή» του ημερομηνία.

Aν λοιπόν είναι ενεργοποιημένη η παραπάνω παράμετρος και συμπληρωμένο το Ημερολόγιο και ταυτόχρονα η οριακή του ημ/νία (του Ημερολογίου) έχει ξεπεραστεί, αν ο χρήστης προσπαθεί να εισάγει ή να μεταβάλλει ένα παραστατικό αυτού του Ημ/γίου, εμφανίζεται ΑΠΑΓΟΡΕΥΤΙΚΟ ΜΗΝΥΜΑ.

  1. EBS-v4-AccountingEL-image86.pngΈλεγχος ορθότητας ημερομηνίας εισόδου. Για να μην προκληθεί ένα τέτοιο πρόβλημα από λανθασμένη ημ/νία εισόδου, αφενός το σύστημα προειδοποιεί σε κάθε προσπάθεια εισόδου με ημερομηνία διαφορετική από εκείνη του εξυπηρετητή (application server), αφετέρου η δυνατότητα να ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ η είσοδος σε ορισμένες ομάδες χρηστών (από τον «Ορισμό δικαιωμάτων χρηστών) με ημ/νία διαφορετική από εκείνη του συστήματος.

Aν αποκλειστεί από τους χρήστες αυτή η δυνατότητα, αν κατά λάθος δώσουν άλλη ημ/νία κατά την είσοδο στην εφαρμογή, εμφανίζεται κατάλληλο μήνυμα.

  1. EBS-v4-AccountingEL-image87.pngΚλείσιμο περιόδου (μήνα). Το κλείσιμο περιόδου αφορά όλα τα υποσυστήματα, καθένα από τα οποία μπορεί να «κλείσει» ξεχωριστά. Ο έλεγχος κλεισίματος περιόδου ενεργοποιείται ΚΑΙ στα παραστατικά ΚΑΙ στα λογιστικά άρθρα, με κατάλληλη παραμετροποίηση των ΤΥΠΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ και των ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ. Ο μηχανισμός υλοποίησης των ελέγχων αυτών στηρίζεται (α) στην πληροφορία του κλεισίματος περιόδου ανά υποσύστημα (που προβάλλεται στη σελίδα «Οικονομικές Χρήσεις» της οθόνης ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ) και (β) στην πληροφορία «Περίοδος» που αποθηκεύεται σε ΟΛΑ τα παραστατικά και τα λογιστικά άρθρα.

  • Ενεργοποίηση στα παραστατικά

Σε κάθε τύπο παραστατικού ορίζεται ο «τύπος κλεισίματος περιόδου». Αν κλείσουμε περίοδο ως προς κάποιο υποσύστημα, τότε ο έλεγχος που κάνει αυτόματα η εφαρμογή, απαγορεύοντας εισαγωγή - μεταβολή - διαγραφή παραστατικών, αφορά όλα τα παραστατικά όσων τύπων παραστατικών έχουν τέτοιο τύπο κλεισίματος περιόδου.

  • Ενεργοποίηση στα λογιστικά άρθρα

Σε κάθε Ημερολόγιο Λογιστικής, αντιστοίχως ορίζεται ο «τύπος κλεισίματος περιόδου» (αυτό επιτρέπει αφενός να τηρούνται ξεχωριστά Ημερολόγια Πωλήσεων, Αγορών κλπ. και το καθένα να «κλείνει» σε διαφορετική στιγμή, αλλά ταυτόχρονα να γίνεται και ξεχωριστό κλείσιμο περιόδου για τα Ημερολόγια Αναλυτικής Λογιστικής ή Διεθνών Λογιστικών Προτύπων κλπ. που έχουν συνήθως περιθώριο ολόκληρη την Οικονομική Χρήση για ολοκλήρωση της ενημέρωσης. Αν κλείσουμε περίοδο ως προς κάποιο υποσύστημα, τότε ο έλεγχος που κάνει αυτόματα η εφαρμογή, απαγορεύοντας εισαγωγή - μεταβολή - διαγραφή άρθρων (άρα και λογιστικοποίησης παραστατικών), αφορά κάθε Ημερολόγιο που έχει αντίστοιχο τύπο κλεισίματος περιόδου.

  1. Εκτύπωση επίσημων στοιχείων (τιμολογίων, δελτίων αποστολής κ.λπ.). Η προστασία των χρηστών που καταχωρούν και εκτυπώνουν επίσημα στοιχεία στηρίζεται στην πληροφορία «Ελεγχος επίσημης εκτύπωσης» που προσδιορίζεται στις ΣΕΙΡΕΣ παραστατικών.

  • Ενας χρήστης με δικαίωμα μεταβολής/διαγραφής (με εξαίρεση τους administrators συστήματος) που προσπαθεί να αλλοιώσει ΕΚΤΥΠΩΜΕΝΟ παραστατικό σε τέτοια σειρά, παίρνει ΑΠΑΓΟΡΕΥΤΙΚΟ ΜΗΝΥΜΑ.

  • Επί ΑΚΥΡΩΣΗΣ (έκδοσης ακυρωτικού) παραστατικού σε σειρά με «έλεγχο επίσημης εκτύπωσης», αν η ημ/νία εισόδου δεν ταυτίζεται με την ημ/νία του προς ακύρωση παραστατικού, το σύστημα προτείνει την ημ/νία αυτού, δηλαδή του προς ακύρωση παραστατικού (σε αντίθεση με όλες τις άλλες περιπτώσεις, όπου η ακύρωση ΔΕΝ έχει τέτοια συμπεριφορά και επιτρέπεται σε οποιαδήποτε ημ/νία π.χ. για αποδείξεις είσπραξης, εσωτερικά λογιστικά σημειώματα κ.ο.κ.).

Mια περίπτωση όπου κάτι τέτοιο μπορεί να συμβεί είναι όταν, αφού αναχωρήσουν οι αποστολές μιας μέρας βραδυνή ώρα, διαπιστώνεται ότι δόθηκαν λανθασμένα στοιχεία πελάτη ή είδους και επομένως, πρέπει να γίνει ακύρωση. Η ημ/νία του συστήματος όμως, πιθανώς ΗΔΗ έχει αλλάξει (είμαστε στην επόμενη μέρα, χωρίς να έχει προηγηθεί εισαγωγή νέων παραστατικών). Επιλέγουμε ακύρωση και μπορεί κατά λάθος να εισάγουμε (και εκτυπώσουμε) το ακυρωτικό με νέα ημ/νία.

Αντιστρόφως, είναι πιθανό κανείς να προετοιμάζει τα Δ.Αποστολής της επόμενης μέρας από την προηγούμενη, οπότε, επί λάθους, θα πρέπει το σύστημα να προτείνει σε Ακυρωτικά την ημ/νία των αρχικών παραστατικών (π.χ. ημ/νία συστήματος 10/3 και ημ/νία προς ακύρωση παραστατικού 11/3, επομένως το Ακυρωτικό πρέπει να κοπεί 11/3).

Επί ακύρωσης παραστατικού, επιλέξιμες είναι μόνο οι σειρές του υποκαταστήματος του προς ακύρωση παραστατικού.

Αν ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα να ακυρώσει, εμφανίζεται διάλογος για να δοθεί άλλο όνομα και κλειδί χρήστη που έχει τέτοιο δικαίωμα, ώστε να προχωρήσει η ακύρωση.

  • Αν κανείς ΔΕΝ έχει κατάλληλη παραμετροποίηση ώστε να τυπώνονται άμεσα με την αποθήκευση τα επίσημα στοιχεία και ακολουθεί ΚΑΤ’ ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗ (με μαζική εκτύπωση παραστατικών), υπάρχει ο κίνδυνος να ζητήσει εκτύπωση επίσημου παραστατικού ΧΩΡΙΣ να έχει προηγηθεί εκτύπωση ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΩΝ. Σε αυτή την περίπτωση εμφανίζεται μήνυμα στο χρήστη που προφυλάσσει από την πρωθύστερη εκτύπωση.

Στο σημείο αυτό πρέπει να τονιστεί πως η ΑΡΙΘΜΗΣΗ των παραστατικών ΔΙΝΕΤΑΙ ΤΗ ΣΤΙΓΜΗ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ και ΟΧΙ ΤΗ ΣΤΙΓΜΗ ΤΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ. Αυτό γίνεται για λόγους ΟΡΘΟΤΗΤΑΣ του συστήματος και ΑΠΟΦΥΓΗ ΛΑΘΩΝ που μπορεί να επιστρέψουν τα περιφερειακά στο λειτουργικό σύστημα, η διόρθωση των οποίων θα απαιτούσε ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ.

Λόγω αυτής της λειτουργικότητας, η οποία πιθανό να προβληματίσει χρήστες που προωθούν τα παραστατικά μιας μέρας αφού πρώτα έχουν εισαχθεί στο σύστημα ΟΧΙ αναγκαστικά με την ίδια σειρά-ταξινόμηση (άρα και αρίθμηση), δίνεται η δυνατότητα (για μη εκτυπωμένα επίσημα παραστατικά) ΕΠΑΝΑΡΙΘΜΗΣΗΣ των παραστατικών ΜΙΑΣ ΣΕΙΡΑΣ ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΙΔΙΑ ΗΜΕΡΑ (Εργαλεία/Εργασίες Συντήρησης/Αρίθμηση παραστατικών).

Αυτό σημαίνει πως όσο δεν εκτυπώνονται τα παραστατικά μιας επίσημης σειράς, η αρίθμησή τους θεωρείται ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ (επανυπολογίζεται). Ταυτόχρονα, αν εκτυπωθούν, η αρίθμησή τους οριστικοποιείται αυτόματα (χωρίς να απαιτείται ειδική ενέργεια οριστικοποίησης της αρίθμησης).

  1. Εκτύπωση επίσημων Βιβλίων

EBS-v4-AccountingEL-image88.pngΑν διαπιστωθεί πως ΔΕΝ έχει γίνει κλείσιμο περιόδου, ειδοποιείται ο χρήστης μήπως παίρνει ΚΑΤΑ ΛΑΘΟΣ τη συγκεκριμένη επίσημη εκτύπωση. Ανάλογα με την κατάσταση, απαιτείται το κλείσιμο των σχετιζόμενων υποσυστημάτων.

EBS-v4-AccountingEL-image89.pngΑν επιλεγεί ΣΥΝΕΧΕΙΑ, η εκτύπωση προχωρά με ευθύνη του χρήστη, ΟΜΩΣ, καταγράφεται στο Ιστορικό Συμβάντων, ώστε να μπορεί κάποιος να ελέγξει το ποιος και πότε έκανε αυτή την ενέργεια.

  1. Ορθότητα Α.Φ.Μ.

Ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου είναι υποχρεωτικό στοιχείο στην εκτύπωση επίσημων στοιχείων αλλά χρησιμοποιείται και στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Τιμολογίων. Η εφαρμογή παρέχει κάποιους μηχανισμούς ελέγχου σε σχέση με τον Α.Φ.Μ.:

  • Για την ορθότητα κατά την πληκτρολόγηση
  • Για τον έλεγχο μοναδικότητας συναλλασσόμενου με βάση τον Α.Φ.Μ. ώστε να μην υπάρχουν διπλές καταχωρίσεις κατά λάθος
  • Για τον εντοπισμό των μη συμπληρωμένων ή λανθασμένων Α.Φ.Μ.

Στην παράμετρο Tύπος ελέγχου ορθότητας Α.Φ.Μ. που αφορά μόνο φυσικά ή νομικά πρόσωπα με «καθεστώς ΦΠΑ» κανονικό ή μειωμένο, καθορίζεται ο τρόπος ελέγχου:

0Δεν ελέγχεται (απενεργοποιεί τον έλεγχο)

1Με επιβεβαίωση (εμφανίζει προειδοποιητικό μήνυμα αλλά επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο ΑΦΜ)

2Απαγόρευση (δεν επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με λανθασμένο ΑΦΜ)

Στην παράμετρο Ελεγχος μοναδικότητας του Α.Φ.Μ. που εκτελείται με την ίδια προϋπόθεση, καθορίζεται ο τρόπος ελέγχου:

0Δεν ελέγχεται (απενεργοποιεί τον έλεγχο και επομένως επιτρέπεται να εισαχθούν πάνω από ένα πρόσωπα με τον ίδιο Α.Φ.Μ., χωρίς εμφάνιση μηνύματος)

1Με επιβεβαίωση (εμφανίζει προειδοποιητικό μήνυμα αλλά επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με ΑΦΜ που ήδη υπάρχει σε άλλο πρόσωπο)

2Απαγόρευση (δεν επιτρέπεται να εισαχθεί πρόσωπο με ΑΦΜ που ήδη υπάρχει)

Ο λόγος που υπάρχει παραμετροποίηση ως προς αυτό το στοιχείο, είναι ότι πολλές φορές (κατά την Παραγγελία και άρα, το άνοιγμα καρτέλας συναλλασσόμενου) δεν είναι διαθέσιμη η πληροφορία ή είναι λανθασμένη και υπάρχει διαδικασία μέσα στην επιχείρηση που φροντίζει για την ορθή συμπλήρωση των στοιχείων πριν την Τιμολόγηση.

Επί πλέον, μπορεί κανείς να έχει διαθέσιμη μια έτοιμη λίστα προσώπων από άλλο σύστημα και θέλει να την εισάγει ελεύθερα στην εφαρμογή, φροντίζοντας κάποια μεταγενέστερη στιγμή το «ξεκαθάρισμά» της (π.χ. κάθε υποκατάστημα μιας αλυσίδας σε ένα άλλο σύστημα που δεν το υποστήριζε σωστά, ήταν ανοιγμένο ως ξεχωριστός συν/νος).

Ειδικά όσον αφορά τη μοναδικότητα, ο υπολογισμός των Συγκεντρωτικών Καταστάσεων για το ΚΕΠΥΟ κάνουν αυτόματα ΕΝΟΠΟΙΗΣΗ των στοιχείων κατά Α.Φ.Μ. ώστε ακόμη κι αν υπήρχε εμπορικός λόγος να ανοιχτεί ο ίδιος πελάτης ή προμηθευτής 2 φορές, να μην προκληθεί λάθος στο μηχανογραφικό αρχείο.

Τέλος, μπορεί κανείς μέσα από προβολές ελέγχου (Λογιστήριο/Διάφορες λογιστικές εργασίες) να

  • EBS-v4-AccountingEL-image90.pngΕλέγξει τους συναλλασσόμενους με ίδιο Α.Φ.Μ. από την όψη Ελεγχος διπλοκαταχωρίσεων συναλλασσομένων. Τέτοιες καταχωρίσεις δεν αποτελούν πρόβλημα τεχνικό ούτε προκαλούν λανθασμένες Συγκεντρωτικές Τιμολογίων ΚΕΠΥΟ, αλλά ελέγχονται για οργανωτικούς λόγους.

  • Ελέγξει τους μη συμπληρωμένους ή λανθασμένους Α.Φ.Μ. από την όψη Ελεγχος λανθασμένων ΑΦΜ συναλλασσομένων. Τέτοιες καταχωρίσεις θα προκαλέσουν πρόβλημα στις Συγκεντρωτικές Τιμολογίων για το ΚΕΠΥΟ, γι’αυτό και η όψη περιλαμβάνεται ΚΑΙ στο αντίστοιχο menu των απαραίτητων ελέγχων: Λογιστήριο /Διαδικασίες Λήξης Περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ.