EBS - v4 - Collections EL

Από
EBS-v4-CollectionsEL

EBS Εισπράξεις & διαχείριση ανοικτών υπολοίπων

Entersoft BUSINESS SUITE® 4.0 | Entersoft EXPERT® 4.0

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Περιεχόμενα

Ταμείο & Τραπεζικοί Λογαριασμοί

Χρηματικοί λογαριασμοί είναι όλοι οι οι λογαριασμοί Χρηματικών Διαθεσίμων (μετρητών και τραπεζικοί λογαριασμοί έδρας και υποκαταστημάτων), καθώς και λ/σμοί προβλέψεων Χρηματοροής, π.χ. Δανείων, Αλληλόχρεοι, Καταβολής Δόσεων Πιστωτικών Καρτών (για όσους κάνουν Λιανική πώληση). Μέσω αυτών των λογαριασμών (που αποτελούν ξεχωριστό πλήρες υποσύστημα) γίνονται οι εισπράξεις, οι πληρωμές και οι εγγραφές του Cash Flow στο σύστημα.


Θα πρέπει να ανοίγονται τόσοι λογαριασμοί για τα μετρητά όσα τα διαφορετικά φυσικά και «λογικά» Ταμεία, για τα οποία θα παρακολουθούμε ΥΠΟΛΟΙΠΟ. Για παράδειγμα, αν στο ίδιο Ταμείο-Μηχανή υπάρχουν 2 αφαιρούμενα «συρτάρια» για κάθε χρήστη, που καταμετρούνται και παρακολουθούνται ξεχωριστά, θα ανοιχτούν 2 χρηματικοί λογαριασμοί. Αν σε ένα υποκατάστημα, μέρος των ημερήσιων εισπράξεων του Ταμείου παραδίδονται περιοδικά στον Υπεύθυνο καταστήματος, τότε, για το «λογικό» Ταμείο του υπεύθυνου, θα ανοιχτεί ξεχωριστός χρηματικός λ/σμός.

Για κάθε Τραπεζικό λ/σμό θα ανοιχτεί και ξεχωριστός Χρηματικός Λ/σμός, ακόμη κι αν αυτοί έχουν ανοιχτεί αναλυτικά στη Λογιστική. Ο λόγος είναι ότι το υποσύστημα Χρηματικών Διαθεσίμων παρέχει διαδικασίες έκδοσης επιταγών, αποστολής εντολών πληρωμής στις Τράπεζες, κατάθεσης με εμβάσματα με αυτόματο υπολογισμό τραπεζικών εξόδων, διαδικασίες συμφωνίας με τα Τραπεζικά extre και πρόβλεψης μελλοντικού υπολοίπου.

Τέλος, θα μπορούσε να ανοιχτεί ειδικός λ/σμός προβλέψεων για χρήση κατά την Τιμολόγηση ή άλλες διαδικασίες που πρόκειται στο μέλλον να επηρεάσουν τα Διαθέσιμα, αν και αυτό δεν είναι αναγκαίο, αφού τα πραγματικά υπόλοιπα διαχωρίζονται στο σύστημα από τα «προβλεπόμενα». Πιθανώς όμως μια τέτοια ενέργεια, βοηθά στη νοηματική οργάνωση του υποσυστήματος.

Ένα παράδειγμα ανάπτυξης Χρηματικών Λογαριασμών από την πρότυπη παραμετροποίηση:

EBS-v4-CollectionsEL-image7.png

Βασικά στοιχεία

EBS-v4-CollectionsEL-image8.png

Υποκατάστημα Κάποιοι λ/σμοί χρηματικών διαθεσίμων χρησιμοποιούνται από συγκεκριμένα υποκαταστήματα και άλλοι είναι «κοινοί». Στην εφαρμογή, ΔΕΝ υπάρχει συγκεκριμένος λόγος προσδιορισμού υποκαστήματος, δεδομένου ότι τα υπόλοιπα τηρούνται έτσι κι αλλιώς, ΑΝΑ υποκατάστημα. Υπάρχουν όμως πιθανώς άλλοι λόγοι, λογιστικοί, οργανωτικοί που θα οδηγούσαν στο άνοιγμα συγκεκριμένων λ/σμών ανά υποκ/μα. Ειδικά για τους λ/σμούς Ταμείων μετρητών, συνηθίζεται η τήρηση ξεχωριστής καρτέλας-κωδικού. Αν οριστεί υποκατάστημα, τότε, στα παραστατικά, και αναλόγως του υποκαταστήματος της σειράς, προτείνεται χρηματικός λ/σμός του συγκεκριμένου υποκαταστήματος.
Φύση Μια ομαδοποίηση των λογαριασμών
Νόμισμα Προτείνεται το βασικό νόμισμα και μεταβάλλεται αν πρόκειται για λ/σμό σε συνάλλαγμα. Τα υπόλοιπα των χρηματικών λογαριασμών τηρούνται ΑΝΑ νόμισμα.
Δεσμευτικό

Προσδιορίζει αν το νόμισμα είναι υποχρεωτικά σε όλες τις χρηματικές συναλλαγές ή άλλες εγγραφές του λογαριασμού αυτό που δηλώθηκε στο πεδίο «Νόμισμα». Αν δεν ενεργοποιηθεί, τότε, θα μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει το λ/σμό σε συναλλαγή με οποιοδήποτε άλλο νόμισμα.

Η τήρηση των υπολοίπων έτσι κι αλλιώς γίνεται ανά νόμισμα «εγγραφής» οπότε (όπως και στην περίπτωση των ξεχωριστών λογαριασμών ανά υποκατάστημα) δεν είναι υποχρεωτικό το άνοιγμα ξεχωριστών λογαριασμών ανά νόμισμα (όσον αφορά το σύστημα).

Κατώφλι υπολοίπου Για να ορίσουμε αφενός σε Ταμεία Μετρητών ένα ελάχιστο υπόλοιπο για εξυπηρέτηση τρεχουσών αναγκών, αφετέρου σε Τραπεζικούς λ/σμούς όρια για αυτόματες πληρωμές.
Λ/σμός ή λογιστική κατηγορία Χρησιμοποιείται για τη λογιστικοποίηση των ταμειακών εγγραφών. Στην προτεινόμενη παραμετροποίηση χρησιμοποιείται μόνο ο «Λογαριασμός Λογιστικής», αλλά μπορεί να συμπληρωθεί η λογιστική κατηγορία και η παραμετροποίηση να μεταβληθεί.
Αυτόματης πληρωμής Εφόσον ενεργοποιηθεί, προτείνεται αυτόματα κατά την εισαγωγή εισπράξεων/πληρωμών. Αν μάλιστα ορίσουμε ΕΝΑΝ λ/σμό αυτόματης πληρωμής ανά υποκατάστημα (με προσδιορισμένο δηλαδή συγκεκριμένο υποκ/μα) τότε, η αυτόματη πρόταση του συστήματος στηρίζεται στη σειρά παραστατικού (που ανήκει πάντα σε κάποιο υποκ/μα). ΕΝΑΣ λ/σμός αυτόματης πρόβλεψης για το ίδιο νόμισμα και το ίδιο υποκατάστημα μπορεί να οριστεί.
Αυτόματης πρόβλεψης

Εφόσον ενεργοποιηθεί, κατά την εισαγωγή εγγραφών προβλέψεων (όπως για παράδειγμα αυτές που παράγονται αυτόματα κατά την Τιμολόγηση είτε αυτόματα από το σύστημα για να δημιουργηθεί πρόβλεψη είσπραξης σε πωλήσεις ή πληρωμής σε αγορές είτε μέσω εφαρμογής τρόπων πληρωμής) προτείνεται ο συγκεκριμένος χρηματικός λογαριασμός «προβλέψεων» (που θα μπορούσε να είναι ΙΔΙΟΣ με εκείνον της «αυτόματης πληρωμής», δηλαδή ο λ/σμός Ταμείου μετρητών). Δεν επιτρέπεται να οριστεί πάνω από ΕΝΑΣ λογαριασμός αυτόματης πρόβλεψης για το ίδιο νόμισμα και το ίδιο υποκατάστημα.

Για όσους έχουν συναλλαγές σε διάφορα νομίσματα 2 εναλλακτικές μέθοδοι υπάρχουν όσον αφορά την τήρηση του χρηματικού λ/σμού «Αυτόματης πρόβλεψης»:

  • Είτε θα ανοιχτεί ΕΝΑΣ λ/σμός αυτόματης πρόβλεψης με νόμισμα το βασικό, το οποίο ΔΕΝ θα δηλωθεί ως «δεσμευτικό»
  • Είτε θα ανοιχτεί ΕΝΑΣ λ/σμός αυτόματης πρόβλεψης ΑΝΑ νόμισμα

Καμμία εγγραφή πρόβλεψης δεν εισάγεται στο σύστημα σε νόμισμα διαφορετικό από εκείνο της συναλλαγής («τιμολόγησης»), ώστε να είναι εφικτός ο (σωστός) υπολογισμός συναλλαγματικών διαφορών.

Εκδοσης αξιογράφων

Αν επιλεγεί, θα προτείνεται σε όλες τις περιπτώσεις έκδοσης πληρωτέων αξιογράφων ως ο «λ/σμός πληρωμής», δηλώνει δηλαδή ότι είναι ο συνηθισμένος Τραπεζικός λ/σμός στον οποίο «κόβουμε επιταγές». Φυσικά, κατά την εισαγωγή των στοιχείων αξιογράφων, μπορεί να μεταβληθεί. Ενας μόνο τέτοιος λ/σμός είναι δυνατόν να υπάρχει για κάθε υποκατάστημα και νόμισμα.

Αντιστοίχως, κατά την παραλαβή εισπρακτέων επιταγών, εκείνος ο (χρηματικός) λογαριασμός πληρωμής που προτείνεται, είναι ο «αυτόματης πληρωμής» (συνήθως το Ταμείο μετρητών). Η συνηθισμένη βέβαια διαδικασία είναι να μεταβιβάζονται σε Τράπεζα με χρήση αλληλόχρεου λ/σμού.

Στοιχεία Τράπεζας Αν ο λ/σμός είναι Τραπεζικός, συμπληρώνεται η Τράπεζα (ορίζεται από Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί Λογαριασμοί) και αποτελούν η καθεμιά ένα «Πρόσωπο» για τα επί μέρους στοιχεία ταυτότητας. Συμπληρώνεται ο αριθμός τραπεζικού λογαριασμού, το τραπεζικό υποκατάστημα όπου έχει ανοιχτεί και ο ειδικός κωδικός υποκ/τος (πληροφοριακά). Αν είναι διαθέσιμοι, συμπληρώνονται και οι IBAN και SWIFT κωδικοί του λογαριασμού.
Ημέρες valeur Oρίζουμε τον αριθμό ημερών στις οποίες γίνεται διαθέσιμο ένα ποσό στον Τραπεζικό λ/σμό. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, σε ΚΑΘΕ κατάθεση που γίνεται στο λ/σμό, καθώς και σε περιπτώσεις εξόφλησης επιταγών σε αυτόν, να ενημερώνεται το Cash Flow σε τόσες μέρες από την ημέρα καταχώρισης. Σε ταμειακούς λ/σμούς (μετρητών) πρέπει να είναι 0.
Οριζόμενα πεδία Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, παρέχονται μερικά στατικά πεδία διαφόρων τύπων (ημ/νίες, αριθμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση και ομαδοποίηση/εκτύπωση των χρηματικών λ/σμών, το όνομα των οποίων δηλώνεται στην Παραμετροποίηση.

Παραμετροποίηση Πιστωτικών Καρτών

EBS-v4-CollectionsEL-image9.png

Αν δεχόμαστε εισπράξεις με πιστωτικές κάρτες κι αν, σε αυτό το λ/σμό γίνονται οι καταβολές των δόσεων πιστωτικών καρτών από την Τράπεζα («εκκαθάρισης»), πρέπει να συμπληρώσουμε τα εξής στοιχεία:

Αφορά κάρτα

Πρέπει να ενεργοποιηθεί, ώστε στις διαδικασίες εισπράξεων, να αναγνωρίζεται από το σύστημα ως ειδική μέθοδος πληρωμής. Για παράδειγμα, στη λίστα εισπράξεων …..

EBS-v4-CollectionsEL-image10.png

….υπάρχουν 3 στήλες «Μετρητά/καταβολές», «Επιταγές», «Πιστωτικές κάρτες».

Μέγιστο πλήθος επιτρεπτών δόσεων Καθορίζεται ώστε να μη δηλωθεί κατά λάθος μη αποδεκτό πλήθος από το χρήστη, κατά την εξόφληση με τρόπο πληρωμής «κάρτα».
Χρεώστης για τις απαιτήσεις Πρέπει να δηλωθεί ένας «Χρεώστης» στον οποίο θα παρακολουθείται η απαίτηση (μιας και ο πελάτης που πληρώνει με κάρτα, έχει στην πραγματικότητα εξοφλήσει το υπόλοιπό του, σαν να πλήρωσε μετρητά, παρά το ό,τι για την εταιρεία, η εξόφληση αυτή είναι μια «πρόβλεψη» όπως εκείνη των αξιογράφων). Ο χρεώστης που καθορίζεται εδώ, ενημερώνεται με το ποσό της απαίτησης, ώστε να υπάρχει λογιστική συμφωνία των εισπρακτέων λογαριασμών.
Σχέδιο κρατήσεων Πρέπει να οριστεί το σχέδιο κρατήσεων όπου έχει παραμετροποιηθεί (Παραμετροποίηση/ Χρηματοοικονομικά) ο τρόπος υπολογισμού κρατήσεων εκ μέρους της Τράπεζας. Οι κρατήσεις υπολογίζονται από το σύστημα και το ποσό αυτό αφαιρείται από το ποσό είσπραξης κατά την ενημέρωση του συστήματος Πρόβλεψης Χρηματοροής.
Τύποι πιστωτικών καρτών

Μπορεί κανείς να παρακολουθεί τις πιστωτικές κάρτες κατά «τύπο κάρτας» (π.χ. Visa, AMEX, MasterCard κ.λπ.) και να δώσει στοιχεία που θα κάνουν εύκολη την καταχώριση της εξόφλησης.

Η παραμετροποίησή τους γίνεται στον πίνακα Παραμετροποίησης (Χρηματοοικονομικά-Πιστωτικές κάρτες-Τύποι καρτών).

Ο κάθε τύπος κάρτας ορίζεται στην παρακάτω οθόνη:

EBS-v4-CollectionsEL-image11.pngEBS-v4-CollectionsEL-image12.png

Ο χαρακτηρισμός «επιλέξιμο», η «θέση επιλογής» και το «εικονίδιο» (που επιλέγεται από τη βιβλιοθήκη εικονιδίων της εφαρμογής ή άλλο αρχείο), καθορίζουν την εμφάνιση της κάρτας στον ειδικό διάλογο επιλογής πιστωτικής κάρτας σε οθόνες Σημείων Λιανικής, όπως στο σχήμα:

EBS-v4-CollectionsEL-image13.pngΗ κάθε κάρτα μπορεί να εκδίδεται από διάφορες Τράπεζες. Στη λίστα της οθόνης ορισμού του τύπου κάρτας, καθορίζουμε τις Τράπεζες αυτές (για να διευκολύνεται ο χρήστης στην επιλογή), ενώ ταυτόχρονα συμπληρώνουμε τον Τραπεζικό (χρηματικό) λ/σμό της (πιθανώς διαφορετικής) Τράπεζας «Εκκαθάρισης» όπου θα γίνουν και οι εγγραφές (χρηματικούς λ/σμούς ανοίγουμε μόνο για όσες Τράπεζες συνεργαζόμαστε και κάνουν εκκαθάριση, δηλώνοντας το λ/σμό μας σε αυτές, στον οποίο καταβάλλονται οι δόσεις). Επίσης, ορίζουμε:

  • Ειδικό σχέδιο κρατήσεων (αν, ανάλογα τον τύπο κάρτας, η ίδια Τράπεζα έχει διαφορετικές χρεώσεις, οπότε και θα υπερισχύσει του σχεδίου κρατήσεων του Τραπεζικού λ/σμού)
  • Τον τρόπο υπολογισμού των ημ/νιών καταβολής του ποσού από την Τράπεζα
  1. EBS-v4-CollectionsEL-image14.pngεπί εφάπαξ καταβολής – ΜΙΑ δόση) και

  2. επί επιλογής δόσεων (περισσότερων της μιας),

    μέσω του εικονιδίου EBS-v4-CollectionsEL-image15.png της μπάρας εργαλείων.

    Αν δεν οριστεί κάτι εδώ, η λήξη των δόσεων θα υπολογιστεί βάσει του τρόπου πληρωμής.

  • Το επιτρεπτό πλήθος δόσεων ανά όριο ποσού (που, αν οριστούν, υπερισχύουν έναντι του μέγιστου που ορίστηκε στονΤραπεζικό λ/σμό) π.χ. από 100 € μέχρι 3 δόσεις, από 500 € και πάνω μέχρι 12 δόσεις.

    Χρησιμοποιούμε το πλήκτρο EBS-v4-CollectionsEL-image16.png της κάθετης μπάρας εργαλείων.

    EBS-v4-CollectionsEL-image17.pngΗ ολοκλήρωση της παραμετροποίησης των καρτών γίνεται στους τρόπους πληρωμής.

Στοιχεία αρίθμησης & εκτύπωσης επιταγών

Στην περίπτωση που από το λογαριασμό εκδίδονται επιταγές, μπορεί κανείς να παρακολουθήσει τους αρθμούς τους και να παραμετροποιήσει κατάλληλα το σύστημα, ώστε να εκτυπώνει μηχανογραφημένες επιταγές.

EBS-v4-CollectionsEL-image18.png

Τύπος αρίθμησης Επιλέγουμε αν οι επιταγές έχουν σειριακή αρίθμηση (τύπου ορίων) ή είναι συγκεκριμένοι αριθμοί (μη σειριακοί).
Συγκεκριμένοι αριθμοί

Στην περίπτωση των μη σειριακών αριθμών, οι διαθέσιμοι αριθμοί μπορούν να πληκτρολογηθούν ή να εισαχθούν από αρχείο αριθμών επιταγών (XLS, TXT), με χρήση της εντολής EBS-v4-CollectionsEL-image19.png από την κάθετη μπάρα εργαλείων στη λίστα των αριθμών. Το αρχείο πρέπει να έχει MIA μόνο στήλη με τον αριθμό επιταγής.

EBS-v4-CollectionsEL-image20.png

Η στήλη «Ανενεργός» ενεργοποιείται όταν ο αριθμός ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΕΙ σε κάποια επιταγή, ούτως ώστε να μην είναι πλέον επιλέξιμος από τη διαδικασία αυτόματης έκδοσης και αρίθμησης μηχανογραφημένων επιταγών.

Όρια αρίθμησης επιταγών (μπλοκ) Στη λίστα αυτή (επί «σειριακής» αρίθμησης), μπορεί κανείς να συμπληρώσει τα όρια (πακέτα ή «μπλοκ») αριθμήσεων είτε πληροφοριακά είτε για την ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΑΠΟΔΟΣΗ ΑΡΙΘΜΟΥ ΕΠΙΤΑΓΗΣ. Κατά την εκτύπωση μπορεί να «δημιουργείται» ο αριθμός (και τότε θα πάρει πληροφορία από το πρώτο ενεργό «μπλόκ» με διαθέσιμο αριθμό) είτε απλώς να τυπώνεται σε φόρμα με προτυπωμένο τον αριθμό. Στην 1η περίπτωση, η συμπλήρωση των στοιχείων αυτής της σελίδας είναι απαραίτητη.

Συμπληρώνουμε το άνω και κάτω όριο και την ημ/νία έγκρισης.

Η «τρέχουσα τιμή μετρητή» ενημερώνεται αυτόματα με την τελευταία χρησιμοποιούμενη από το σύστημα τιμή αρίθμησης, κατά την εκτύπωση μηχανογραφημένης επιταγής.

Φόρμα εκτύπωσης

Για να γίνει η εκτύπωση επιταγής, σε αυτό το πεδίο πρέπει να δηλωθεί μία φόρμα. Η αναζήτηση της κατάλληλης φόρμας γίνεται από το φάκελο \CSReports. Μπορούμε να κατασκευάσουμε φόρμες και να τις τοποθετήσουμε στην περιοχή αυτή.

Το όνομα της φόρμας πρέπει να αρχίζει από «Ν_»

Για να τυπωθεί το ποσό «ολογράφως», πρέπει να χρησιμοποιηθεί formula field με όνομα ‘amount_fully_written’.

Για την διευκόλυνση της αρχικής παραμετροποίησης υπάρχουν έτοιμες φόρμες στο φάκελο \ESReports που αφορούν σε κάποιες τράπεζες. Μπορείτε να τις αντιγράψετε στο \CSReports.
Υπολογισμός αριθμού επιταγής Ενεργοποιείται όταν θέλουμε να δηλώσουμε πως θα γίνεται αυτόματος υπολογισμός και απόδοση του ΑΡΙΘΜΟΥ των επιταγών κατά τη διαδικασία της αυτόματης δημιουργίας μέσω της διαδικασίας έκδοσης μηχανογραφημένων επιταγών.
Τύπος Αρίθμησης Επιταγών

Καταχωρείται μια ΕΚΦΡΑΣΗ που καθορίζει τη «δομή» του αριθμού επιταγών. Στο σχηματισμό της μπορούν να συμμετέχουν τριών ειδών «τμήματα»:

  1. ελεύθερο κείμενο

  2. επόμενος σειριακός αριθμός με συμβολισμό στην έκφραση {0}

  3. check digit με συμβολισμό στην έκφραση {1}

Για να δηλώσουμε τον τύπο σχηματισμού του αριθμού, αρκεί να συνενώσουμε σε μια παράσταση τα παραπάνω τμήματα. Για παράδειγμα, αν θέλουμε ο αριθμός να αποτελείται από τον αριθμό 9999, να ακολουθείται από μια παύλα και τέλος να υπάρχει μια 7ψήφια αρίθμηση με μηδενικά εμπρός και μετά από το ψηφίο ελέγχου, η έκφραση θα είναι ως εξής:

9999-{0:0000000}{1}

Υπολογισμός check digit Ενεργοποιείται όταν θέλουμε να δηλώσουμε πως θα υπολογίζεται το CHECK DIGIT των παραγόμενων αριθμών επιταγών
Τύπος υπολογισμού check digit

Καταχωρείται μια ΕΚΦΡΑΣΗ που θα παράγει το “check digit”. Στο σχηματισμό της, μπορούν να περιληφθούν εκφράσεις του τύπου NoteDigit(1), NoteDigit(2) κ.ο.κ., αναλόγως αν αναφερόμαστε στο 1ο , 2ο κ.ο.κ. ψηφίο του παραγόμενου αριθμού επιταγής.

Επίσης εδώ μπορούν να υλοποιηθούν πιο πολύπλοκοι αλγόριθμοι υπολογισμού check digit π.χ. η έκφραση (notedigit(1)*2+notedigit(2)*3) mod 3 υπολογίζει ένα check digit που προκύπτει αν προσθέσουμε το 1ο ψηφίο με το 2 και το 2ο ψηφίο με το 3 και πάρω το υπόλοιπο (mod) της διαίρεσης του αριθμού που προκύπτει με το 3.

Εισπράξεις

Στο κεφάλαιο αυτό θα εξεταστούν οι διαδικασίες εισπράξεων των απαιτήσεων από πελάτες με διάφορους τρόπους (μετρητά, πιστωτική κάρτα, επιταγές, καταθέσεις), καθώς και ο τρόπος οργάνωσης και προγραμματισμού των εισπράξεων.


Οι οδηγίες και τα παραδείγματα στηρίζονται κατά κύριο λόγο στην προτεινόμενη παραμετροποίηση του προϊόντος, όσον αφορά τα παραστατικά, τη μορφή οθονών και τα εργαλεία πληροφόρησης.

Για να εισαχθεί ένα παραστατικό είσπραξης από όσα περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια, υπάρχουν οι εξής τρόποι, μέσω του μενού «Λογιστήριο/Εισπράξεις & Πληρωμές»:

  • EBS-v4-CollectionsEL-image21.pngEBS-v4-CollectionsEL-image22.pngEBS-v4-CollectionsEL-image23.pngΜε την επιλογή «Νέα απόδειξη είσπραξης…», οπότε εμφανίζεται διάλογος επιλογής:
  • Μέσω μιας λίστας παραστατικών εισπράξεων,

EBS-v4-CollectionsEL-image24.png

EBS-v4-CollectionsEL-image25.pngEBS-v4-CollectionsEL-image26.pngόπου από τη μπάρα εργαλείων, επιλέγουμε «Εισαγωγή»:

Είσπραξη μετρητοίς

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΕΠ (Απόδειξη είσπραξης)

EBS-v4-CollectionsEL-image27.png

Τύπος και Σειρά παραστατικού Απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση του παραστατικού. Η σειρά συνήθως προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Η σειρά προσδιορίζει και το υποκ/μα της εταιρείας, από όπου εισάγεται η Απόδειξη Είσπραξης.
Ημ/νία Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου.
Προσδιορισμός πελάτη Εντοπίζεται ο πελάτης με έναν από τους διάφορους τρόπους αναζήτησης, βάσει κωδικού ή επωνυμίας.
Εναλλακτικό παραστατικό / Σχετικά παραστατικά EBS-v4-CollectionsEL-image28.pngΑν θέλουμε να δηλώσουμε τον αριθμό συγκεκριμένου τιμολογίου που εξοφλείται (ώστε να γίνει σωστή αυτόματη «αντιστοίχιση»), μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό του στο σημείο αυτό. Εναλλακτικά, μέσω του εικονιδίου EBS-v4-CollectionsEL-image29.png μπορούμε να επιλέξουμε όσα τιμολόγια εξοφλούνται (σχετικά παραστατικά), σε μια λίστα με δυνατότητα αναζήτησης.
Γραμμές εξόφλησης Στο τμήμα των γραμμών, συμπληρώνεται το Ταμείο (Χρηματικός λ/σμός) στο οποίο γίνεται η είσπραξη, καθώς και το ποσό στη στήλη «Αξία». Προτείνεται ο λογαριασμός «Αυτόματης πληρωμής» του συγκεκριμένου υποκαταστήματος.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης εισπράξεων

Οψη Περιεχόμενο
Παραστατικά εισπράξεων Λίστα των παραστατικών εισπράξεων με διαχωρισμό του ποσού σε μετρητά-καταθέσεις, πιστωτικές κάρτες και αξιόγραφα.
Ταμειακή κατάσταση ελέγχου

Κατάσταση εισπράξεων και πληρωμών κατά υποκατάστημα, χειριστή και τρόπο πληρωμής:

EBS-v4-CollectionsEL-image30.png

Εισπράξεις-Πληρωμές Παρόμοια πληροφόρηση με την Ταμειακή Κατάσταση Ελέγχου με τη μορφή και τις δυνατότητες ανάλυσης του ΚΥΒΟΥ.
Ισοζύγιο Εισπρακτέων λογαριασμών Οι εισπράξεις εμφανίζονται στην Πίστωση των Ισοζυγίων και των αντίστοιχων Εκτυπώσεων Καρτέλας με τις αναλυτικές κινήσεις.

Τιμολόγιο μετρητοίς

Στο Τιμολόγιο Πώλησης μπορεί να δηλωθεί και η εξόφληση από τον πελάτη. Δεν απαιτείται η έκδοση ξεχωριστού παραστατικού (είσπραξης).

Υπάρχουν 2 τρόποι να δηλωθεί η εξόφληση πάνω στο Τιμολόγιο:

  1. EBS-v4-CollectionsEL-image31.pngEBS-v4-CollectionsEL-image32.pngEBS-v4-CollectionsEL-image33.pngΕπιλογή του τρόπου πληρωμής (μετρητά) και, ενεργοποίηση της άμεσης «εφαρμογής» του. Η ενέργεια αυτή δεν χρειάζεται, αν ο τρόπος πληρωμής έχει δηλωθεί ως «αυτόματης εφαρμογής», οπότε η είσπραξη θα εισαχθεί αυτόματα κατά την αποθήκευση του τιμολογίου.
  2. Συμπλήρωση της εξόφλησης από το χρήστη. Σε αυτή την περίπτωση (υπό την προϋπόθεση ότι ΔΕΝ έχει επιλεγεί τρόπος πληρωμής μετρητών αυτόματης εφαρμογής) περνάμε στην υποσελίδα «Διακανονισμός πληρωμής» και συμπληρώνουμε τα στοιχεία της είσπραξης. Αν το ταμείο του υποκαταστήματος (χρηματικός λ/σμός) έχει δηλωθεί ως «αυτόματης πληρωμής», προτείνεται αυτόματα και αρκεί να συμπληρώσουμε το ποσό.

EBS-v4-CollectionsEL-image34.pngΠιθανή ακύρωση του Τιμολογίου, καταργεί ΚΑΙ την ταμειακή εγγραφή.

Είσπραξη με πιστωτική κάρτα

Για να γίνει είσπραξη με πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να έχει γίνει κατάλληλη παραμετροποίηση των Χρηματικών Διαθεσίμων.

Οσον αφορά την είσπραξη που γίνεται κατά την έκδοση Απόδειξης Λιανικής, η πιστωτική κάρτα είναι μια από τις κλασικές μεθόδους εξόφλησης. Αν η είσπραξη γίνει με ξεχωριστή απόδειξη, τότε χρησιμοποιούμε το παραστατικό Είσπραξης:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΕΠ (Απόδειξη είσπραξης)

EBS-v4-CollectionsEL-image31.pngΑφού συμπληρώσουμε τα στοιχεία του πελάτη, ζητάμε την εφαρμογή Τρόπου Πληρωμής με επιλογή του εικονιδίου δεξιά EBS-v4-CollectionsEL-image35.png:

EBS-v4-CollectionsEL-image36.pngEBS-v4-CollectionsEL-image37.pngΕχοντας παραμετροποιήσει κατάλληλα τους Τρόπους Πληρωμής ώστε να είναι εφαρμόσιμοι στις Αποδείξεις Είσπραξης, επιλέγουμε στο διάλογο που θα ανοίξει κάποιον που προβλέπει Πιστωτική Κάρτα, καθορίζουμε το ποσό και το πλήθος δόσεων και επιλέγουμε «Αποδοχή»:

Καταθέσεις πελατών σε τραπεζικό μας λογαριασμό

Η εγγραφή για την κατάθεση εκ μέρους του πελάτη σε Τραπεζικό μας Λογαριασμό μπορεί να γίνει ακριβώς με τον τρόπο που γίνεται και η είσπραξη μετρητοίς (με το παραστατικό ΑΕΠ), συμπληρώνοντας στο Χρηματικό Λογαριασμό τον Τραπεζικό μας λ/σμό αντί του Ταμείου:

EBS-v4-CollectionsEL-image38.png

Αυτό μπορεί να χρησιμέψει στην περίπτωση που παραλαμβάνουμε αποδείξεις κατάθεσης από τον πελάτη και θέλουμε να ενημερώσουμε άμεσα το υπόλοιπό τους.

EBS-v4-CollectionsEL-image34.pngΑν στον Τραπεζικό λ/σμό έχουν δοθεί «ημέρες valeur» τότε θα προστεθούν στην ημ/νία έκδοσης του παραστατικού για τη διαμόρφωση της «ημ/νίας λήξης» (valeur) που ενημερώνει το cash flow (είναι η μέρα στην οποία γίνονται διαθέσιμα τα χρήματα)

Συνήθως όμως οι καταθέσεις των πελατών εισάγονται μαζικά με βάση την κατάσταση που παίρνουμε από την Τράπεζα, πράγμα που μπορεί να προγραμματιστεί να γίνεται καθημερινά ή σε άλλη περιοδική βάση. Σε αυτή την περίπτωση, από την καρτέλα (τραπεζικό statement) που παίρνουμε για κάθε Τραπεζικό μας Λογαριασμό, εισάγουμε ένα παραστατικό με τις κινήσεις που αφορούν πελάτες αναλυτικά.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΕΝΧΠ (Καταθέσεις από Πελάτες)

EBS-v4-CollectionsEL-image39.pngEBS-v4-CollectionsEL-image40.pngAπό τη λίστα «Παραστατικά εισπράξεων» μπορούμε να ζητήσουμε εισαγωγή παραστατικού «μεταφορών-συμψηφισμών» μέσω του πλήκτρου με EBS-v4-CollectionsEL-image41.png στην επιλογή εισαγωγής της κάθετης μπάρας εργαλείων και εντοπίζοντας το παραστατικό στο διάλογο που εμφανίζεται:

EBS-v4-CollectionsEL-image42.pngEBS-v4-CollectionsEL-image43.png

Εναλλακτικά, μπορούμε να ζητήσουμε «εισαγωγή» μέσω της όψης

Χρηματικές μεταφορές (Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί).

Στην επικεφαλίδα δηλώνονται:

  • Ο Τραπεζικός Λογαριασμός
  • Στο εναλλακτικό παραστατικό ο κωδικός της κατάστασης (extre)

EBS-v4-CollectionsEL-image44.pngΣτις γραμμές:

  • Εισάγονται αναλυτικά οι πελάτες με το ποσό κατάθεσης καθενός

Δύο μέθοδοι υπάρχουν για να είναι σωστά ενημερωμένα τα ανοικτά υπόλοιπα πελατών και η Χρηματοροή, που εξαρτώνται από την «ημ/νία λήξης» (valeur).

  1. Για κάθε ΗΜΕΡΑ που παρουσιάζει εγγραφές ο λογαριασμός, εισάγουμε κι ΕΝΑ παραστατικό. Αν στον Τραπεζικό λ/σμό έχουν συμπληρωθεί ημέρες valeur, αυτές προστίθενται στην ημ/νία έκδοσης και παράγουν τη ημ/νία λήξης κατά την οποία τα χρήματα γίνονται διαθέσιμα στο λ/σμό μας.
  2. Εισάγουμε ΕΝΑ παραστατικό με ημ/νία έκδοσης την ημέρα λήψης της κατάστασης και για κάθε γραμμή ενημερώνουμε, βάσει των στοιχείων του extre την ημ/νία λήξης (που αναγράφεται). Λογιστικά, σε αυτή την περίπτωση οι καρτέλες θα ενημερωθούν με την «ημ/νία έκδοσης» (που εισάγουμε το παραστατικό στο σύστημα), η αντιστοίχιση των πελατών όμως, οι δείκτες αποπληρωμής τους και η κατάσταση Χρηματοροής θα έχουν ενημερωθεί σωστά με βάση την ημ/νία λήξης.

Είσπραξη με επιταγή πελάτη

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΠΑ (Πινάκιο παραλαβής αξιογράφων)

EBS-v4-CollectionsEL-image45.pngEBS-v4-CollectionsEL-image46.pngΗ παραλαβή εισπρακτέων επιταγών από πελάτη γίνεται μέσω είτε μέσω του παραστατικού ΑΕΠ που καλύπτει όλους τους τρόπους πληρωμής, από την υποσελίδα «αξιόγραφα» είτε από το ειδικό αυτό πινάκιο που μπορεί να κληθεί από την επιλογή «Νέο πινάκιο…» του μενού Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο:

Για να δοθούν τα στοιχεία της επιταγής, θα πρέπει στο τμήμα των γραμμών να επιλέξουμε EBS-v4-CollectionsEL-image47.png οπότε θα ανοίξει διάλογος με τα πλήρη στοιχεία της επιταγής:

Τύπος αξιογράφου Επιταγή ή συναλλαγματική κ.λπ. (παραμετρικό) που χρειάζεται για την ενημέρωση της Λογιστικής. EBS-v4-CollectionsEL-image48.png
Κωδικός Μπορεί να έχει μορφή κωδικού τύπου αυτόματης αρίθμησης, για να μη συμπληρώνεται.
Αριθμός Ο τυπωμένος αριθμός επιταγής, χρήσιμος για την ταυτοποίηση, καθώς και την ενημέρωση του Βιβλίου Αξιογράφων.
Ημ/νία έκδοσης Η ημ/νία του παραστατικού.
Ημ/νία λήξης Η ημ/νία λήξης θα καθορίσει την απαίτηση χρηματικής εισροής και θα ενημερώσει το Ληξιάριο αξιογράφων.
Χρηματικός λ/σμός εξόφλησης Προτείνεται ο Χρηματικός λ/σμός «αυτόματης πληρωμής». Μπορεί να μεταβληθεί αν γνωρίζουμε σε ποια Τράπεζα θα δώσουμε την επιταγή.
Ονομαστική αξία Το ποσό του αξιογράφου. Είναι δυνατό να υπάρξει αξιόγραφο σε ξένο νόμισμα, οπότε είναι διαθέσιμα τα ποσά και στα 2 νομίσματα, καθώς και η ισοτιμία.
Εκχωρητής Τοποθετείται αυτόματα ο συναλλασσόμενος της επικεφαλίδας παραστατικού (ο πελάτης).
Δικαιούχος Στα εισπρακτέα αξιόγραφα δεν συμπληρώνεται, είναι η Εταιρεία μας. Αν μεταβιβαστεί σε προμηθευτή, ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα με τον προμηθευτή που το δίνουμε.
Εκδότης Προτείνεται ο πελάτης, αλλά μπορεί να διαφοροποιηθεί (βλ. είσπραξη με επιταγή Τρίτου).
Εγγυητής Η πιθανή ύπαρξη εγγυητή δηλώνεται εδώ, μέσω του αρχείου Προσώπων.
Κατάσταση

Προτείνεται η κατάσταση 1=Ανοικτό (μη εξοφλημένο), βάσει της παραμετροποίησης.

  • Η κατάσταση που αποκτά το αξιόγραφο δηλώνεται σε πεδίο της υποσελίδας «Λοιπά στοιχεία»

Κάτοχος-Θέση Τοποθετείται αυτόματα το υποκατάστημα της εταιρείας από τη σειρά του παραστατικού.
Παρατηρήσεις και οριζόμενα πεδία Είναι διαθέσιμα διάφορα πεδία αιτιολογιών, σχολίων και άλλων τύπων για ελεύθερη χρήση ανάλογα με τις ανάγκες.

Είσπραξη με Επιταγή Τρίτου

Η παραλαβή από πελάτη επιταγών που ΔΕΝ έχουν εκδοθεί από τον ίδιο γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως και σε περίπτωση επιταγής δικής του εκδόσεως.

Η διαφορά βρίσκεται στη συμπλήρωση του πεδίου «Εκδότης» στην οθόνη της επιταγής.

Ο Εκδότης μπορεί να είναι πελάτης, προμηθευτής, χρεώστης ή πιστωτής, πρόσωπο ή να μην έχει ανοιχτεί καθόλου στο σύστημα.

  1. Αν έχει ανοιχτεί στο σύστημα, μπορούμε να τον αναζητήσουμε με διάφορους τρόπους
  • Στο πεδίο "Kωδικός" μπορεί κανείς να δώσει οποιοδήποτε από τα εξής στοιχεία, ολόκληρο ή τμήμα του για αναζήτηση: κωδικό, ΑΦΜ, ΑΔΤ, Τηλέφωνο, Κινητό
  • Στο πεδίο "Δ/νση" μπορεί κανείς να δώσει τμήμα της διεύθυνσης. EBS-v4-CollectionsEL-image49.png
  1. Αν δεν έχει ανοιχτεί στο σύστημα:

  • Μπορούμε στον «τύπο» να επιλέξουμε «πρόσωπο» και με δεξί κλικ να τον ανοίξουμε

EBS-v4-CollectionsEL-image50.png

  • Μπορούμε στον «τύπο» να επιλέξουμε «άλλος» οπότε και μπορούμε να πληκτρολογήσουμε ελεύθερα το όνομα και τη διεύθυνσή του, χωρίς να τον αρχειοθετήσουμε.

Επειδή ο εκδότης της επιταγής που παραλαμβάνουμε έχει σημασία ως προς το ρίσκο για την εξόφλησή της, συνιστάται η χρήση Πιστωτικής Πολιτικής στην οποία μπορεί να ενεργοποιηθεί έλεγχος για τους εκδότες των επιταγών.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης εισπράξεων με επιταγές

Οψη Περιεχόμενο
Βιβλίο και Ληξιάριο εισπρακτέων αξιογράφων Κατάσταση των επιταγών που έχουμε παραλάβει από συναλλασσόμενους και δεν έχουν ακόμη λήξει/εξοφληθεί.
Ισοζύγιο εισπρακτέων αξιογράφων

Κατάσταση κατά ΘΕΣΗ (στο Χαρτοφυλάκιο κατά υποκατάστημα, σε Τράπεζες κατά Τράπεζα και Μεταβιβασμένα κατά Τρίτο):

EBS-v4-CollectionsEL-image51.png

Εκκρεμή αξιόγραφα πελάτη

Στην οθόνη διαχείρισης του πελάτη βλέπουμε τα ανεξόφλητα αξιόγραφα διαχωρισμένα σε δικής του έκδοσης και σε έκδοσης τρίτων:

EBS-v4-CollectionsEL-image52.png

Ισοζύγιο πελατών με ανάλυση Εμπορικού υπολοίπου

Ισοζύγιο με στήλες χρέωσης και πίστωσης αξιογράφων που δίνουν πραγματική εικόνα των υπολοίπων, αφού ενσωματώνουν τα ανεξόφλητα αξιόγραφα ως μέρος του υπολοίπου του πελάτη.

EBS-v4-CollectionsEL-image53.png

Μεταφορά Επιταγών σε Τράπεζα για Εγγύηση

Πρόκειται για διαδικασία κατά την οποία μεταβιβάζουμε στην Τράπεζα επιταγές, το αντίκρυσμα των οποίων μπορεί να μας χορηγείται ως βραχυπρόθεσμο δάνειο. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει κάποια τυπικά βήματα:

Δανειοληπτικός Λογαριασμός

Ανοίγουμε στους Χρηματικούς Λογαριασμούς τον Τραπεζικό Δανειοληπτικό Λογαριασμό. Αντιστοιχεί σε λογαριασμό βραχυπρόθεσμων υποχρεώσεων (52.00)

Παραλαβή Επιταγών

Η παραλαβή επιταγών γίνεται με απόδειξη είσπραξης (ΑΕΠ) ή πινάκιο (ΠΠΑ)

Εκχώρηση Επιταγών σε Τράπεζα

Η εκχώρηση των επιταγών στην Τράπεζα γίνεται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Μεταβιβάσεις αξιογράφων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΜΑΤ (Μεταφορά αξιογράφων σε Τράπεζα)

EBS-v4-CollectionsEL-image54.png

  • Στην επικεφαλίδα, στο πεδίο «Από το υποκατάστημα» συμπληρώνουμε το Υποκατάστημα (Χαρτοφυλάκιο) και στο πεδίο «Στην Τράπεζα» συμπληρώνουμε την Τράπεζα όπου τα μεταφέρουμε, καθώς και το Υποκατάστημα της Τράπεζας.

  • Στις γραμμές είναι διαθέσιμα στην αναζήτηση τα άληκτα (ανοικτά) αξιόγραφα με «θέση» στο Υποκατάστημα. Επιλέγουμε τα αξιόγραφα που εκχωρούμε. Στη στήλη «Λογαριασμός εξόφλησης» συμπληρώνουμε τον Τραπεζικό Δανειοληπτικό Λογαριασμό έναντι του οποίου γίνεται η εκχώρηση.

Eνημερώνονται η κατάσταση (2=Στην Τράπεζα) και η θέση των αξιογράφων (η συγκεκριμένη Τράπεζα).

Χορήγηση από τον Δανειοληπτικό Λογαριασμό

Η χορήγηση από τον Δανειοληπτικό Λογαριασμό με εγγύηση τις επιταγές γίνεται με παραστατικό «χρηματικών μεταφορών» από Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Χρηματικές μεταφορές

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΜΕΧ (Αναλήψεις-Καταθέσεις)

EBS-v4-CollectionsEL-image55.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον Δανειοληπτικό Λογαριασμό και στις γραμμές τον Τραπεζικό λογαριασμό όπου έγιναν διαθέσιμα τα χρήματα.

Κατάθεση Χρημάτων στο Δανειοληπτικό Λογαριασμό

Η κατάθεση χρημάτων στο Δανειοληπτικό Λογαριασμό γίνεται με την εξόφληση επιταγής σε αυτόν από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Εξοφλήσεις-Μεταβολές αξιογράφων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΕΞΑ (Μαζική εξόφληση εισπρακτέων αξιογράφων)

EBS-v4-CollectionsEL-image56.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον Δανειοληπτικό Λογαριασμό και στις γραμμές τα αξιόγραφα.

Αν στη λήξη της μια επιταγή δεν έχει αντίκρυσμα μια ροή εργασίας είναι η ακόλουθη:

  1. Ακύρωση της χορήγησης

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΕΞΚ (Ακύρωση εξόφλησης εισπρακτέων αξιογράφων)

Καταχωρείται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Εξοφλήσεις-Μεταβολές αξιογράφων και, στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον Τραπεζικό Δανειοληπτικό Λογαριασμό, ενώ στις γραμμές την επιταγή, χωρίς να συμπληρώσουμε ΑΞΙΑ.

  1. Επιστροφή της επιταγής στην εταιρεία από την Τράπεζα

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΜΤΧ (Επιστροφή αξιογράφου από Τράπεζα στο Χαρτοφυλάκιο)

Καταχωρείται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Μεταβιβάσεις αξιογράφων και, στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τα πεδία «Από Τράπεζα» και «Στο υποκατάστημα», ενώ στις γραμμές την επιταγή.

  1. Επιστροφή της επιταγής στον πελάτη

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΕΦΕ (Επιστροφή αξιογράφων σε πελάτη)

Καταχωρείται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Νέο πινάκιο αξιογράφων…. Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον πελάτη και στις γραμμές την επιταγή.

Στις παραπάνω ροές εργασίας, η λογιστικοποίηση γίνεται ως εξής:

Παραστατικό Χρέωση Πίστωση
ΑΕΠ Παραλαβή επιταγών 33.90 Επιταγές στο Χ/Φ + 30.00 Πελάτες +
ΜΑΤ Εκχώρηση επιταγών 33.93 Επιταγές στην Τράπεζα + 33.90 Επιταγές στο Χ/Φ +
ΜΕΧ Χορήγηση από Τράπεζα 38.03 Λ/σμός όψεως + 52.00 Δανειοληπτικός λ/σμός +
ΕΞΑ Εξόφληση επιταγής 52.00 Δανειοληπτικός λ/σμός + 33.93 Επιταγές σην Τράπεζα +
ΕΞΚ Ακύρωση εξόφλησης επιταγής 52.00 Δανειοληπτικός λ/σμός - 33.93 Επιταγές σην Τράπεζα -
ΜΤΧ Επιστροφή επιταγής από Τράπεζα 33.90 Επιταγές στο Χ/Φ + 33.93 Επιταγές σην Τράπεζα +
ΕΦΕ Επιστροφή επιταγής στον πελάτη 30.00 Πελάτες + 33.90 Επιταγές στο Χ/Φ +

 

Εξόφληση Εισπρακτέων Επιταγών

Κατά τη λήξη των εισπρακτέων επιταγών υπάρχουν 2 τρόποι να καταχωρηθεί η εξόφληση από τον πελάτη:

  1. Απόδειξη στον πελάτη

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΛΞ (Εξόφληση εισπρακτέου αξιογράφου)

Καλείται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Νέο πινάκιο αξιογράφων… και χειριστικά, είναι ακριβώς όπως το πινάκιο παραλαβής αξιογράφων. Εδώ, στις γραμμές του παραστατικού κάνουμε ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ της επιταγής που εξοφλείται. Δεν επιτρέπεται καταχώριση νέας.

Μπορεί κανείς να μεταβάλλει το προτεινόμενο ποσό (ονομαστική αξία του αξιογράφου) και να δώσει άλλο, μικρότερο (τμηματική εξόφληση).

Ελέγξτε τη στήλη Λογαριασμός Εξόφλησης. Φροντίστε να είναι το Ταμείο-Χρηματικός λογαριασμός στον οποίο όντως γίνεται η εξόφληση.

  1. Μαζική εξόφληση επιταγών διαφόρων πελατών

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΕΞΑ (Μαζική εξόφληση εισπρακτέων αξιογράφων)

Καλείται από Λογιστήριο-Χαρτοφυλάκιο/Εξοφλήσεις-Μεταβολές αξιογράφων.

EBS-v4-CollectionsEL-image57.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον Χρηματικό λογαριασμό εξόφλησης (ο οποίος και αντιγράφεται σε όλες τις γραμμές αξιογράφων που θα εισαχθούν στη συνέχεια. Μπορεί να γίνει και πάλι εξόφληση τμήματος του ποσού. Η διαδικασία συνήθως ακολουθείται για επιταγές μεταβιβασμένες (είτε σε Τράπεζα είτε σε Τρίτους).

Το αποτέλεσμα και των δύο μεθόδων είναι πανομοιότυπο.

  • Ενημερώνεται η κατάσταση και το ανοικτό ποσό των αξιογράφων
  • Χρεώνονται τα Χρηματικά Διαθέσιμα
  • Μειώνεται το Εμπορικό Υπόλοιπο των πελατών

EBS-v4-CollectionsEL-image58.pngΑκόμη κι όταν οι επιταγές έχουν μεταβιβαστεί σε Προμηθευτές, αν δεν έχουμε ένδειξη προβλήματος, θα πρέπει να προχωρούμε σε καταχώριση της εξόφλησης των επιταγών. Ο λόγος είναι ότι τόσο το Εμπορικό Υπόλοιπο των πελατών που μας έδωσαν τις επιταγές όσο και το Εμπορικό Υπόλοιπο των Τρίτων στους οποίους τις δώσαμε, έχουν ανοικτό ποσό που κλείνει ΜΟΝΟ με την εξόφληση.

Αντικατάσταση Επιταγής Πελάτη

Η αντικατάσταση επιταγής πελάτη θα πρέπει να δηλωθεί στο σύστημα με δυο ξεχωριστά παραστατικά, για την επιστροφή της αρχικής και την παράδοση της καινούργιας (μίας ή περισσότερων):

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΦΕ (Επιστροφή αξιογράφων σε πελάτη)

ΠΠΑ (Πινάκιο παραλαβής αξιογράφων) (νέες επιταγές)

EBS-v4-CollectionsEL-image59.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον πελάτη και στις γραμμές επιλέγουμε την επιταγή που παίρνει πίσω (αναζήτηση μεταξύ των ανοικτών επιταγών του).

Η επιστροφή (ΕΦE) εμφανίζεται αρνητικά στις εισπράξεις και σε όλες τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις που αφορούν αξιόγραφα:

EBS-v4-CollectionsEL-image60.png

Στην Καρτέλα του πελάτη (με εμπορικό υπόλοιπο), αυξάνεται το “λογιστικό” υπόλοιπο, ενώ το “εμπορικό” υπόλοιπο μένει αναλλοίωτο:

EBS-v4-CollectionsEL-image61.png

Μια νέα είσπραξη (παραλαβή αξιογράφου) θα αφήσει επίσης αναλλοίωτο το εμπορικό του υπόλοιπο (όπως η απόδειξη είσπραξης που φαίνεται στο δείγμα) και μόνο πλέον με την εξόφληση του αξιογράφου (με «ΕΞΑ» ή «ΠΛΞ») θα μειωθεί το εμπορικό του υπόλοιπό.

Προκαταβολή Πελάτη

Αυτόνομη Απόδειξη

Η προκαταβολή δεν διαφέρει χειριστικά από μια οποιαδήποτε άλλη είσπραξη έναντι υπολοίπου. Τα παραστατικά που μπορεί να χρησιμοποιήσει κανείς είναι εκείνα των εισπράξεων.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΕΠ (Απόδειξη είσπραξης)

Στην Παραγγελία

Όπως και σε άλλες εμπορικές συναλλαγές που έχουν ταυτόχρονη εξόφληση (π.χ. Αποδείξεις Λιανικής, Τιμολόγια Μετρητοίς), έτσι και κατά την Παραγγελία κάποιων ειδών που ο πελάτης θέλει να δεσμεύσει, είναι πιθανό να δώσει (ή να απαιτείται) προκαταβολή. Η Παραγγελία ΜΠΟΡΕΙ να χρησιμοποιηθεί ΚΑΙ ΩΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΑΡ (Παραγγελία Πώλησης)

Θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί κατάλληλα παραμετροποιημένος τρόπος πληρωμής είτε να ενεργοποιηθούν οι γραμμές εξόφλησης για πληκτρολόγηση από το χρήστη του τρόπου εξόφλησης. Δύο είναι οι τρόποι συμπλήρωσης της είσπραξης:

Η 1η αφορά το πλέγμα «Διακανονισμός πληρωμής» που δεν απαιτεί ιδιαίτερη παραμετροποίηση για να λειτουργήσει σε οποιοδήποτε τύπο παραστατικού και επιτρέπει να εισάγουμε εισπράξεις σε οποιοδήποτε παραστατικό πώλησης (Παραγγελία, Τιμολόγιο, κ.λπ.)

EBS-v4-CollectionsEL-image62.png

Η 2η αφορά το πλέγμα «Εξόφληση» με παραμετροποίηση που αυτοματοποιεί τις δόσεις πιστωτικών καρτών και πολύ πιο έυχρηστη διαχείριση (όπως εμφανίζεται π.χ. στο παραστατικό ΑΠΛ-Απόδειξη Λιανικής)

EBS-v4-CollectionsEL-image63.png

Είσπραξη από Λίστα Ανοικτών Απαιτήσεων

Για την έκδοση απόδειξης είσπραξης (στην περίπτωση που ΔΕΝ είναι προκαταβολή) μπορεί να χρησιμοποιηθεί η διαδικασία «Εισπράξεις μέσω λίστας απαιτήσεων» (Λογιστήριο/Εισπράξεις-Πληρωμές). Η διαδικασία οδηγεί το χρήστη σε βήματα πριν παραχθεί αυτόματα η απόδειξη είσπραξης, εξασφαλίζοντας ότι δηλώνεται εύκολα η πληροφορία της «αντιστοίχισης», του ποιες δηλαδή οφειλές εξοφλούνται:

EBS-v4-CollectionsEL-image64.png

  • Στην 1η σελίδα δηλώνουμε τον πελάτη. Εμφανίζονται τα ανεξόφλητα τιμολόγιά του και επιλέγουμε εκείνο ή εκείνα που θα εξοφλήσει.

  • Στη 2η σελίδα προσδιορίζουμε τον τρόπο εξόφλησης. Προτείνεται ο τύπος παραστατικού είσπραξης, ο συνήθης τρόπος (μέσο) εξόφλησης και ως ποσό, το άθροισμα των επιλεγμένων οφειλών. Τα στοιχεία που συμπληρώνει ο χρήστης εξαρτώνται από το επιλεγόμενο μέσο εξόφλησης:

    EBS-v4-CollectionsEL-image65.png

    Αν μεν είναι μετρητά ή κατάθεση (έμβασμα), ο χρήστης επιλέγει σειρά παραστατικού, επιλέγει τον χρηματικό λογαριασμό που θα ενημερωθεί και μεταβάλλει αν θέλει το ποσό.

    EBS-v4-CollectionsEL-image66.png

    Αν είναι πιστωτική κάρτα, επιλέγει τύπο κάρτας, Τράπεζα και ορίζει το πλήθος δόσεων, καθώς και στοιχεία για τον υπολογισμό των ημ/νιών λήξης.

    EBS-v4-CollectionsEL-image67.png

    Αν πρόκειται για επιταγή, μπορεί να ορίσει το ποσό, την ημ/νία λήξης, την Τράπεζα κ.λπ. Επίσης, το ποσό αυτό, μπορεί να επιμεριστεί σε περισσότερες της μιας (ισόποσες) επιταγές ή να εισάγει ο χρήστης τις επιθυμητές λήξεις και ποσά, επιλέγοντας το πλήκτρο «Πληρωμή με πολλές επιταγές»

    EBS-v4-CollectionsEL-image68.pngEBS-v4-CollectionsEL-image69.pngEBS-v4-CollectionsEL-image70.png

  • Στο επόμενο βήμα δημιουργείται αυτόματα το παραστατικό της είσπραξης και εμφανίζεται ο αριθμός του, όπου (με mouse click) το παρασταστικό ανοίγει για έλεγχο και εκτύπωση.

    EBS-v4-CollectionsEL-image71.png

    H εξόφληση έχει αντιστοιχιστεί με τα επιλεγμένα στο 1ο βήμα τιμολόγια.

EBS-v4-CollectionsEL-image72.pngΗ δημιουργία παραστατικών υλοποιείται μέσω του αυτοματισμού ForecastsReceiptsNoPaymentMethod που είναι τοποθετημένος στην περιοχή \ESScrollerCommands\ESFICustomer.

Προγραμματισμός Εισπράξεων

Η έρευνα για τη συλλογή των ανεξόφλητων υπολοίπων πελατών συνήθως ξεκινά από ένα Ισοζύγιο ή μια Καρτέλα. Η γνώση όμως της πραγματικής υποχρέωσης των πελατών για εξόφληση των οφειλών τους σε κάποια χρονική στιγμή, προκύπτει από το κύκλωμα των «ανοικτών υπολοίπων» και όχι από το λογιστικό υπόλοιπο. Θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την πληροφορία αυτή για την επικοινωνία με τους πελάτες, τη διεκπεραίωση των εισπράξεων που έχουν συμφωνηθεί ή και, για την έκδοση μιας απλής απόδειξης είσπραξης.


Διαχείριση Οφειλών και Διακανονισμοί

Η διαδικασία αυτή (διαθέσιμη στο μενού Λογιστήριο/Εισπράξεις-Πληρωμές/Έλεγχος & Προγραμματισμός εισπράξεων) χρησιμεύει στην διερεύνηση των οφειλών των πελατών και το χρονικό προγραμματισμό τους.

Εμφανίζεται λίστα των ανεξόφλητων με ομαδοποίηση κατά εισπράκτορα και πελάτη (ο εισπράκτορας λαμβάνεται από την καρτέλα του πελάτη και είναι ο υπεύθυνος του Λογιστηρίου για τη συλλογή των οφειλών κάποιας ομάδας πελατών συνήθως).

cid:image003.jpg@01C9347C.0C9B4060

Στη λίστα αυτή, ο χρήστης μπορεί να επέμβει με πληκτρολόγηση σε επίπεδο γραμμής στις εξής στήλες:

  • Νέα ημ/νία προγραμματισμού (η ημ/νία αυτή ενημερώνεται με βάση τον τρόπο πληρωμής και προσδιορίζει την ημέρα ΠΡΙΝ τη λήξη της απαίτησης που θα πρέπει να επικοινωνήσουμε με τον πελάτη ή να τον επισκεφτούμε κ.λπ. και είναι ΚΡΙΤΗΡΙΟ στη λίστα αυτή).

  • Νέα ημ/νία λήξης (περίπτωση ομόφωνης μετάθεσης της υποχρέωσης εξόφλησης συγκεκριμένου τιμολογίου)

  • Σχόλιο διακανονισμού (είναι το σχόλιο «προγραμματισμού» που παίρνει τιμή αν έχει συμπληρωθεί στον τρόπο πληρωμής και εδώ είναι διαθέσιμο για μεταβολή).

    Αφού γίνουν αν χρειάζεται κάποιες αλλαγές στις στήλες αυτές, επιλέγουμε τις επιθυμητές εγγραφές ή όλες με Ctrl-A και καλούμε την «Ενημέρωση στοιχείων διακανονισμού» από το οριζόντιο μενού «Ενέργειες»:

    EBS-v4-CollectionsEL-image74.png

    EBS-v4-CollectionsEL-image75.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται, μπορεί κανείς να ενημερώσει για τις επιλεγμένες εγγραφές τα επιθυμητά στοιχεία ΕΙΤΕ δίνοντας άμεσα ημ/νία ή «σχετική με σήμερα ημ/νία», καθώς επίσης και ένα σχόλιο (ή κάποιο οριζόμενο ομαδοποιητικό) ΕΙΤΕ να ενεργοποιήσει τις επιλογές για ενημέρωση των εγγραφών με βάση τα πληκτρολογημένα στην όψη στοιχεία:

    EBS-v4-CollectionsEL-image76.pngΠαραδείγματα:

  • Μετάθεση όλων των επιλεγμένων ως προς την ημ/νία λήξης 2 μήνες μετά από σήμερα

  • Τοποθέτηση συγκεκριμένης ημ/νίας προγραμματισμού (για επόμενη επικοινωνία) για όλα τα επιλεγμένα π.χ. στις 13/3

  • Ενημέρωση με το περιεχόμενο της στήλης «ημ/νία λήξης» που έχει δοθεί από το χρήστη ΑΝΑ γραμμή στην όψη

  • Ανάθεση στο «σχόλιο» όλων των επιλεγμένων «Να εξεταστεί από κ.ΙΩΑΝΝΟΥ» (στη συνέχεια αυτό μπορεί να είναι κριτήριο σε επόμενη εκτέλεση της όψης)

Ημερολόγιο Εισπράκτορα

Mε αυτή την εκτύπωση (που καλείται από το ίδιο σημείο Λογιστήριο/Εισπράξεις-Πληρωμές), μπορεί κανείς να δει κατά εισπράκτορα και περιοχή τις εισπράξεις που έχει προγραμματίσει για επιλεγόμενο χρονικό διάστημα:

EBS-v4-CollectionsEL-image77.png

Διαχείριση ανοικτών υπολοίπων

Η παρακολούθηση των ανοικτών απαιτήσεων και υποχρεώσεων της εταιρείας αποτελεί κρίσιμη λειτουργία, παράλληλη με την παρακολούθηση των λογιστικών υπολοίπων των συναλλασσομένων, έχοντας τη δική της ξεχωριστή ανάλυση και λειτουργικότητα. Ο σκοπός αυτής της διαδικασίας είναι να μπορούν να οριστούν, στα πλαίσια της εμπορικής συνεργασίας δύο εταιρειών που έχουν μεταξύ τους τη σχέση πελάτη – προμηθευτή, ο χρηματικός διακανονισμός που θα ισχύει και με βάση αυτόν, αφενός να δρομολογούνται εισπράξεις και πληρωμές, αφετέρου να ελέγχεται η τήρηση των συμφωνιών, να υπολογίζονται καθυστερήσεις και δείκτες αποπληρωμής, δίνοντας έτσι πλήρη εικόνα των ανοικτών Υπολοίπων στη Λειτουργία Πιστωτικού Ελέγχου της Επιχείρησης.

Εγγραφές προβλέψεων

Παραστατικά με «αυτόματη πρόβλεψη» ορίζονται όλα τα τιμολόγια ή άλλες συναλλαγές που (οφείλουν να) ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΥΝ ΧΡΗΜΑΤΙΚΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ή ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ. Εκεί δημιουργούνται παράλληλα με τις εγγραφές στην λογιστική καρτέλα του συναλλασσόμενου και εγγραφές προβλέψεων.

Για να δημιουργηθούν σωστές προβλέψεις από την εφαρμογή (για το ΠΟΤΕ θα εξοφληθούν οι απαιτήσεις και υποχρεώσεις) θα πρέπει να κατασκευαστούν και να αντιστοιχιστούν στους συναλλασσόμενους ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ που περιγράφουν το συνήθη διακανονισμό.

Οι προβλέψεις ενημερώνουν on-line το Cash flow & την ενηλικίωση υπολοίπων συν/νων, δίνοντάς την πληροφορία του ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ τους στο σωστό-συμφωνημένο χρόνο, πράγμα που ΔΕΝ παρέχει το ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΥΠΟΛΟΙΠΟ.

EBS-v4-CollectionsEL-image78.png

Διακανονισμός με Πελάτες

Ο ορισμός του συμφωνίας- διακανονισμού πληρωμών με τους πελάτες ορίζεται μέσα στην καρτέλα του πελάτη και μπορεί να οριστεί με διάφορους τρόπους ανάλογα με τις ανάγκες και τις ιδιαιτερότητες της κάθε περίπτωσης.

Μέρες Πίστωσης

Συμπληρώνουμε τις μέρες διακανονισμού π.χ. 60 για 2μηνη εξόφληση. Αυτό το στοιχείο χρησιμοποιείται πληροφοριακά, αλλά και από τις διαδικασίες πιστωτικού ελέγχου. Επίσης, το σύστημα παράγει προβλέψεις εξόφλησης των τιμολογίων του πελάτη, με βάση αυτή τη συμφωνία (μετά από τόσες μέρες από την έκδοση τιμολογίων), εκτός αν έχει σχεδιαστεί ειδικός «τρόπος πληρωμής» και εφαρμοστεί κατά την Τιμολόγηση.

Αντιστοίχιση

Ο συνήθης τρόπος αντιστοίχισης απαιτήσεων-εξοφλήσεων (για τη σωστή ενημέρωση της «ηλικίας υπολοίπου» του πελάτη) είναι «έναντι», δηλαδή κατά ημ/νία (κάθε είσπραξη εξοφλεί το παλιότερο τιμολόγιο). Μια άλλη επιλογή είναι «βάσει κανόνα» για ειδικές διαδικασίες εξόφλησης π.χ. κατά έργο, όπου ο κανόνας προσδιορίζεται στο επόμενο πεδίο της καρτέλας πελάτη. Τέλος, μπορούμε να αποκλείσουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης, ώστε να γίνεται μόνο με επιλογή του χρήστη ή και καθόλου. Με τις πρώτες 2 επιλογές, η αντιστοίχιση γίνεται αυτόματα και on-line καθώς καταχωρούνται παραστατικά. Η αυτόματη αντιστοίχιση είναι ισχυρά προτεινόμενη διαδικασία για να μπορούν να παρθούν μερικές από τις σημαντικότερες εκτυπώσεις του συστήματος.

Κανόνας Αντιστοίχισης

Ο κανόνας αντιστοίχισης επιτρέπει να δηλωθεί ο τρόπος ΑΥΤΟΜΑΤΗΣ σύνδεσης των εγγραφών «ανοίγματος» και «κλεισίματος» υπολοίπου με διάφορες δυνατότητες που επιτρέπουν να περιορίζεται ή να αποφεύγεται τελείως η επέμβαση από το χρήστη, για να δηλώνει ποια παραστατικά εξοφλεί η κάθε είσπραξη.

Οι κανόνες αντιστοίχισης δηλώνονται από το μενού Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Χρηματοοικονομικά.

Τρόποι Πληρωμής

Οι τρόποι πληρωμής δημιουργούν κατά την εισαγωγή Εμπορικών Συναλλαγών, είτε κίνηση είσπραξης / πληρωμής (εφόσον είναι μετρητοίς ή πιστωτική κάρτα) είτε κίνηση πρόβλεψης βάσει της συμφωνίας (διακανονισμού) εφόσον είναι επί πιστώσει. Αν οριστούν σωστά, δίνουν τη δυνατότητα πλήρους και ταυτόχρονα εύκολης παρακολούθησης (τόσο αξιακά όσο και ημερολογιακά) των απαιτήσεων από τους συναλλασσόμενους. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολύπλοκους τρόπους πληρωμής για να υλοποιήσετε τις συμφωνίες σας (Παραμετροποίηση/Χρηματοοικονομικά). Η συμφωνημένοι τρόποι πληρωμής έχουν άμεση σχέση με την Πιστωτική Πολιτική και εκεί, μπορεί να παραμετροποιηθεί η συμπεριφορά των παραστατικών σε σχέση με τους τρόπους πληρωμής.

Παραδείγματα σχεδίασης τρόπων πληρωμής:

  1. Επί πιστώσει: Σε 60 ημέρες το 70% και σε 90 ημέρες το υπόλοιπο 30% του ύψους του παραστατικού.

Για την υλοποίηση της συμφωνίας αυτής θα κατασκευαστεί τρόπος πληρωμής ΔΥΟ γραμμών ως εξής:

  • Στην 1η γραμμή:

  • Τύπος πληρωμής -> Πρόβλεψη

  • Λογαριασμός -> Δεν συμπληρώνεται

  • Εφαρμογή σε -> Συμπληρώνουμε το χαρακτηρισμό των παραστατικών πώλησης π.χ. ΠΩΛΗΣΗ

  • Ημερομηνία αναφοράς -> Εκδοσης

  • Τύπος ποσού ->Πληρωτέο ποσό

  • % Πληρωτέου ποσού ->70%

  • Στις 3 περιοχές υπολογισμού ημερών, στην «Εναρξης» και «Προγραμματισμού» δεν συμπληρώνουμε τίποτα. Στην περιοχή «Λήξης» ορίζουμε Τύπο -> Πλήθος ημερών και Πλήθος -> 60

  • Στη 2η γραμμή ορίζουμε τα ίδια στοιχεία και στα πεδία «% Πληρωτέου ποσού» δίνουμε 30% ενώ στην περιοχή «Υπολογισμός ημ/νίας λήξης» στο πεδίο «Πλήθος» δίνουμε -> 90

  1. Μετρητοίς το ΦΠΑ & επί πιστώσει η καθαρή αξία: Σε συμφωνία πληρωμής όπου είναι μετρητοίς η αξία ΦΠΑ και με πίστωση 120 ημερών η καθαρή αξία της συναλλαγής. 

Για την υλοποίηση της συμφωνίας αυτής θα κατασκευαστεί τρόπος πληρωμής ΔΥΟ γραμμών ως εξής:

  • Στην 1η γραμμή:

  • Τύπος πληρωμής -> Πληρωμή

  • Τύπος ποσού -> ΦΠΑ

  • % Πληρωτέου ποσού ->100%

  • Στην 2η γραμμή:

  • Τύπος πληρωμής -> Πρόβλεψη

  • Τύπος ποσού -> Καθαρό πληρωτέο

  • % Πληρωτέου ποσού ->100%

  • Στην περιοχή υπολογισμού ημ/νίας λήξης, Τύπος -> Πλήθος ημερών και Πλήθος -> 120

Διαδικασίες Αντιστοίχισης

Αντιστοίχιση Χρεωπιστώσεων

Η Αντιστοίχιση «δένει» τις εγγραφές κλεισίματος (απαιτήσεων ή υποχρεώσεων) με τις εγγραφές ανοίγματος (απαιτήσεων ή υποχρεώσεων). Το τι είναι οι εγγραφές ανοίγματος και κλεισίματος για το σύστημα των ΑΝΟΙΚΤΩΝ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ φαίνεται με παραδείγματα στο ακόλουθο σχήμα..

EBS-v4-CollectionsEL-image79.png

Το σύστημα εκτελεί On-line αντιστοίχιση, βάσει παλαιότητας υπολοίπου, αρκεί να είναι ενεργοποιημένη στα παραστατικά η ρύθμιση «αυτόματη αντιστοίχιση».

H παλαιότητα (η παλιότερη κατά ημ/νία λήξης εγγραφή κλεισίματος κλείνει με την παλιότερη κατά ημ/νία λήξης εγγραφή ανοίγματος) ακολουθεί ως μέθοδος αυτόματης αντιστοίχισης τις εξής διαδικασίες που λαμβάνουν προτεραιότητα:

  • Εγγραφές ανοίγματος και κλεισίματος που έχουν δημιουργηθεί από το ίδιο παραστατικό (όπως π.χ. συμβαίνει σε περίπτωση ενσωμάτωσης κρατήσεων σε χρηματικές συναλλαγές)
  • Εγγραφές ανοίγματος με κωδικό παραστατικού ταυτόσημο με τον κωδικό εναλλακτικού παραστατικού εγγραφών κλεισίματος
  • Εγγραφές ανοίγματος που τα παραστατικά που τις δημιούργησαν έχουν δηλωθεί ως σχετικά παραστατικά σε παραστατικά που δημιούργησαν εγγραφές κλεισίματος.

Η διαχείριση των εγγραφών αντιστοίχισης γίνεται με 3 τρόπους:

1ον. Με αυτόματη αντιστοίχιση. Είναι η «FiFo» αντιστοίχιση βάσει παλαιότητας υπολοίπου.

2ον. Με αντιστοίχιση βάσει κανόνα. Είναι η αντιστοίχιση (που επίσης γίνεται αυτόματα) με βάση τον κανόνα αντιστοίχισης που έχει ορισtεί στον κάθε συναλλασσόμενο. Στον κανόνα αντιστοίχισης μπορού να επιλεγούν πεδία ομαδοποίησης. Για παράδειγμα στην περίπτωση που κάποιος επιθυμεί να ομαδοποιήσει τις αντιστοιχίσεις βάσει κάποιας διάστασης (έργο, εμπορικό τομέα κ.ο.κ.) επιλέγει ως πεδίο ομαδοποίησης στον κανόνα αυτή τη διάσταση και τότε η αυτόματη διαδικασία θα αντιστοιχίσει τις εγγραφές βάσει του πεδίου αυτού. Δεν θα αντιστοιχίσει παραστατικά διαφορετικής διάστασης.

EBS-v4-CollectionsEL-image80.png3ον . Με επιλεκτική αντιστοίχιση. Σε αυτή την περίπτωση ο χειριστής αποφασίζει ποια παραστατικά θα «κλείσει» για παράδειγμα μια εξόφληση. Η διαδικασία αυτή γίνεται από το μενού Ενέργειες/Αντιστοίχιση μέσα στα παραστατικά ή από την οθόνη του συναλλασσόμενου.

Στο παράθυρο που ανοίγει, εμφανίζονται στο αριστερό μέρος όλες οι εγγραφές ανοίγματος & κλεισίματος του συναλλασσομένου.

Στο πάνω μέρος υπάρχουν κριτήρια για τις ημ/νίες από τις οποίες θέλουμε να εμφανίζονται εγγραφές, καθώς και το αν θέλουμε όλες τις εγγραφές ή μόνο τις ανοικτές (αναντιστοίχιστες).

Επιλέγουμε εγγραφή κλεισίματος και εγγραφή ανοίγματος που αυτή θέλουμε να «κλείσει».

Επιλέγοντας EBS-v4-CollectionsEL-image81.png μεταφέρεται η αντιστοιχισμένη εγγραφή (με την αξία που καλύφθηκε) στο δεξί μέρος της οθόνης.

Το ποσό της αντιστοίχισης μπορεί να μεταβληθεί (με μέγιστο, το ελάχιστο ανοικτό ποσό των 2 εγγραφών).

Στο πλέγμα των εγγραφών εμφανίζονται και στήλες με τις οριζόντιες διαστάσεις της εφαρμογής (έργο, εμπορικός τομέας κ.λπ.) ώστε αν κάποιος τις χρησιμοποιεί να μπορεί να κάνει επιλεκτική αντιστοίχιση βάσει αυτών.

Επανυπολογισμός Αντιστοιχίσεων

Παρέχεται η δυνατότητα επανυπολογισμού των οικονομικών αντιστοιχίσεων είτε συνολικά για όλους τους συναλλασσόμενους (Εργαλεία/Εργασίες επανυπολογισμού/Επανυπολογισμός οικονομικών αντιστοιχίσεων), είτε για επιλεγμένο συναλλασσόμενο (από την οθόνη διαχείρισής του, στο μενού «Ενέργειες»). Και στις 2 περιπτώσεις έχουμε δυνατότητα επιλογής οποιασδήποτε περιόδου ως αρχή υπολογισμού, ακόμη και κάποιας που ανήκει σε κλεισμένη Οικονομική Χρήση.

Επίσης έχουμε τη δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού. Αυτό συνιστάται να ενεργοποιηθεί ως διαδικασία, διότι αν εξαιρέσει κανείς τις επιλεκτικές αντιστοιχίσεις που ελέγχονται από τους χρήστες και δεν χρειάζονται επανυπολογισμό, οι τυχόν μεταβολές ή διαγραφές στα παραστατικά που ενημερώνουν τις αντιστοιχίσεις, θα αλλοιώνουν την ιστορία των υπολοίπων. Καλό είναι κατά τακτά χρονικά διαστήματα (σε μη εργάσιμες ώρες) να εκτελείται ο επανυπολογισμός, ώστε να εξασφαλιστεί ότι η σχετική πληροφόρηση είναι σωστή (ανεξόφλητα, ενηλικίωση κ.λπ.).

Συναλλαγματικές Διαφορές

  • Αυτόματος ON LINE υπολογισμός

Κατά την καταχώριση του παραστατικού εξόφλησης αντιστοιχίζεται αυτόματα το παραστατικό με κάποιο παραστατικό απαίτησης (τιμολόγιο). Τη στιγμή της αντιστοίχισης το σύστημα υπολογίζει αυτόματα την αξία της συναλλαγματικής διαφοράς σε νόμισμα βάσης. Ο υπολογισμός γίνεται με βάση τη διαφορά των ισοτιμιών του παραστατικού απαίτησης  με εκείνο της εξόφλησης. Είναι λοιπόν απαραίτητο να συμπληρώνονται σωστά οι ισοτιμίες των παραστατικών διότι αλλιώς θα έχουμε λανθασμένα αποτελέσματα.

Η διαδικασία του υπολογισμού συναλλαγματικών διαφορών ΔΕΝ δημιουργεί και τα αντίστοιχα παραστατικά ώστε να κλείνει η διαφορά στην καρτέλα του συναλλασσόμενου. Για τη δημιουργία των παραστατικών πρέπει να εκτελεστεί «Κλείσιμο συναλλαγματικών διαφορών».

  • Έλεγχος συναλλαγματικών διαφορών

Χρησιμοποιούμε την κατάσταση  «Συναλλαγματικές διαφορές».  Λόγω του on line υπολογισμού των συναλλαγματικών διαφορών η κατάσταση αυτή δίνει τη δυνατότητα ελέγχου των αξιών αυτών ΠΡΙΝ οριστικοποιηθούν και δημιουργηθούν λογισμένες εγγραφές.

EBS-v4-CollectionsEL-image82.pngΗ διαδικασία καλείται από Λογιστήριο/Διαχείριση ξένου νομίσματος/Αυτόματο κλείσιμο συναλλαγματικών διαφορών. Τα παραστατικά ΣΔΘ & ΣΔΑ (για κέρδη και ζημίες από συναλλαγματικές διαφορές αντίστοιχα) που χρησιμοποιούνται για να ενημερωθούν οι συναλλασσόμενοι και η Λογιστική, δημιουργούν χρέωση ή πίστωση σε πελάτες & προμηθευτές αναλόγως της φοράς της διαφοράς, η δε Λογιστική ενημερώνεται με χρήση του λ/σμού της επικεφαλίδας. Ο λ/σμός αυτός μπορεί να συμπληρωθεί στους τύπους παραστατικών, ώστε να προτείνεται.

Στο διάλογο που εμφανίζεται πρέπει να συμπληρωθούν: Λ/σμοί Λογιστικής, Ημερομηνία έως για τον έλεγχο των παραστατικών (open & close item), Ημερομηνία δημιουργίας παραστατικού.

Αφού δημιουργηθούν οι αυτόματες κινήσεις συν/κών διαφορών, οι εγγραφές αντιστοίχισης που λαμβάνονται υπόψη, ΚΛΕΙΔΩΝΟΝΤΑΙ (άρα και τα παραστατικά που συμμετέχουν ως προς μεταβολή κλπ.). Αν για κάποιο λόγο πρέπει να γίνουν μεταβολές, πρέπει να ΔΙΑΓΡΑΦΟΥΝ ΤΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΑΦΟΡΩΝ και στη συνέχεια να εκτελεστεί εκ νέου η διαδικασία (αφού γίνουν οι όποιες μεταβολές στα πρωτογενή στοιχεία). 

  • Προσοχή ! ΑΚΥΡΩΣΗ (ακυρωτικό) σε παραστατικό συναλλαγματικών διαφορών ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ. Η μόνη περίπτωση ανάκλησης των περιορισμών του είναι η ΔΙΑΓΡΑΦΗ του.

  • Περίοδος αποτίμησης συναλλαγματικών διαφορών ανοικτών υπολοίπων

EBS-v4-CollectionsEL-image83.pngΣτον ορισμό της Οικονομικής Χρήσης υπάρχει ειδικό πεδίο που επιτρέπει να υπολογίζονται διαφορές από ανοικτά υπόλοιπα σε κάθε τέλος περιόδου. Αν δεν ενεργοποιηθεί, η αποτίμηση των ανοικτών υπολοίπων γίνεται μόνο μία φορά κατά το τέλος της Οικονομικής Χρήσης. Ολες οι ενδιάμεσες συναλλαγματικές διαφορές απλώς υπολογίζονται για τα εξοφλημένα τιμολόγια/απαιτήσεις/υποχρεώσεις.

Ενεργοποιώντας αυτή τη δυνατότητα, με τη διαδικασία κλεισίματος διαφορών, οποιαδήποτε εξόφληση έγινε σε επόμενο μήνα ή όποια απαίτηση/υποχρέωση (open item) ήταν ανοικτό στο τέλος του μήνα, αποτιμάται με την ισοτιμία τέλους μήνα και λογίζεται συναλλαγματική διαφορά.

  • Παραδειγμα διαμόρφωσης συναλλαγματικησ Διαφορασ

Έστω ότι η ισοτιμία € - $ είναι 1,3745. Κατά την αγορά (1.190,00 $) τα ποσά διαμορφώνονται ως ακολούθως:

EBS-v4-CollectionsEL-image84.png

Πληρώνουμε σε € το υπόλοιπο των 865,77.

EBS-v4-CollectionsEL-image85.png

Έστω ότι η ισοτιμία στις 31/5/2010 είναι 1,2601. Με την εκτέλεση της διαδικασίας υπολογισμού συναλλαγματικών διαφορών δημιουργείται εγγραφή «ζημιές από συναλλαγματικές διαφορές» αξίας 78,61.

EBS-v4-CollectionsEL-image86.png

Και η κατάσταση υπολοίπων διαμορφώνεται ως ακολούθως:

EBS-v4-CollectionsEL-image87.png

Ελεγχοι Ανοικτών Υπολοίπων

Το αποτέλεσμα της τήρησης όλων των πληροφοριών αυτών είναι να έχουμε ως αποτέλεσμα αξιόπιστες και πλούσιες σε πληροφορία ελεγκτικές καταστάσεις. Πιο συγκεκριμένα στο μενού «Λογιστήριο/Εισπρακτέοι λογαριασμοί» (και αντίστοιχα στο «Πληρωτέοι») παρέχονται μεταξύ άλλων οι ακόλουθες καταστάσεις:

Ενηλικίωση Υπολοίπων

EBS-v4-CollectionsEL-image88.pngΧρησιμεύει στην παρακολούθηση της ιστορικότητας των ανεξόφλητων υποχρεώσεων  πελατών & χρεωστών (από ΠΟΤΕ δηλαδή εκκρεμούν οι υποχρεώσεις). Η “ηλικία” των υποχρεώσεων υπολογίζεται με βάση την ημερομηνία στη στήλη «Ημερομηνία Αναφοράς Ενηλικίωσης». Προτείνεται η τρέχουσα ημ/νία (για έλεγχο μόνο των «ληγμένων» μέχρι σήμερα).

Οι καθυστερημένες υποχρεώσεις (αυτές δηλαδή που έχουν κλείσει ενώ έχει περάσει η ημ/νία τους βάσει της «Ημ/νίας Αναφοράς») εμφανίζονται σε 6 στήλες διαστημάτων και μπορεί κανείς να επιλέξει το μήκος τους από κατάλληλο κριτήριο (μήνας, εβδομάδα, 2μηνο κλπ.). Τα διαστήματα είναι ΙΣΑ.

EBS-v4-CollectionsEL-image89.pngEBS-v4-CollectionsEL-image90.pngEBS-v4-CollectionsEL-image91.png

Το υπόλοιπο του συναλλασσόμενου εμφανίζεται σε τρεις στήλες:

  • «Συνολικό ποσό».  Για το σύνολο των καθυστερημένων απαιτήσεων που αναλύονται στις προηγούμενες στήλες.

  • «Μη Λήξαντα».  Για το σύνολο των απαιτήσεων που δεν έχουν λήξει ως την ημερομηνία αναφοράς ενηλικίωσης.

  • «Σύνολο».  Το σύνολο των δύο προηγούμενων στηλών.

Ζητώντας Ανάλυση (με "+) εμφανίζονται οι εγγραφές που δημιουργούν τα ανοικτά ποσά κάθε διαστήματος.

Τέλος υπάρχει εναλλακτική εκτύπωση «ΓΙΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ» που δίνει τα ποσά σε βασικό νόμισμα, τα τοποθετεί σε διαστήματα ενηλικίωσης με βάση την ημερομηνία έκδοσης και απεικονίζει τυχόν ακυρώσεις ή επιστροφές επιταγών που βοηθούν να διαμορφωθεί το λογιστικό υπόλοιπο της ίδιας ημερομηνίας.

EBS-v4-CollectionsEL-image92.png

Υπενθυμιστικές Επιστολές (Mail-Merge)

Στην Ενηλικίωση υπολοίπων πελατών, υπάρχει στο μενού «Ενέργειες» ειδική επιλογή για «Δημιουργία επιστολών συμφωνίας υπολοίπου». Η επιλογή πρέπει να κληθεί ΑΦΟΥ εμφανιστούν τα αποτελέσματα («αποδοχή») και ΑΦΟΥ επιλεγούν οι επιθυμητοί πελάτες.

EBS-v4-CollectionsEL-image93.png

Εμφανίζεται διάλογος επιλογής του κειμένου Word με την παραμετροποίηση της επιστολής:

EBS-v4-CollectionsEL-image94.png

Mε βάση το κείμενο που παρέχεται έτοιμο (στην περιοχή αποθήκευσης της όψης ενηλικίωσης υπολοίπων με όνομα «Επιστολή επιβεβαίωσης υπολοίπου.doc»), μπορείτε να δημιουργήσετε άλλα κείμενα με το επιθυμητό περιεχόμενο και εμφάνιση.

Κατά την κλήση της διαδικασίας αυτής, μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε «υπόδειγμα» από την περιοχή που το έχετε αποθηκεύσει. Το αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία ενός κειμένου έτοιμου προς εκτύπωση

EBS-v4-CollectionsEL-image95.png

Στο ίδιο Menu («Ενέργειες») υπάρχει η αντίστοιχη «Δημιουργία ετικετών» και η «Δημιουργία επιστολών συμφωνίας υπολοίπου σε Ξένο νόμισμα»

Αιτιολόγηση Υπολοίπων

Η λίστα αυτή μας αιτιολογεί την προέλευση του υπολοίπου του συν/νου. Εμφανίζει με ομαδοποίηση ανά συναλλασσόμενο στήλες με τις αρχικές και τις ανοικτές χρεώσεις και πιστώσεις. Το σύνολο των ανοικτών κινήσεων (χρέωση μείον πίστωση) είναι ίσο με το λογιστικό υπόλοιπο του συναλλασσόμενου. Πατώντας (ctrl +) δίνεται πλήρης ανάπτυξη για τις εγγραφές που έχουν αντιστοιχιστεί. Για να δει κάποιος το εμπορικό υπόλοιπο του πελάτη, δηλαδή και τα αξιόγραφα που δεν έχουν λήξει πρέπει να επιλέξει και την τιμή «Αξιόγραφα» στο πεδίο «Προέλευση». Υπάρχει δυνατότητα εμφάνισης των επιλεγμένων παραστατικών με double click.

Δείκτες Αποπληρωμής

Μια από τις κύριες εκτυπώσεις για χρήση σε Credit Control διαδικασίες.

Δίνει τον πραγματικό Μέσο Χρόνο Αποπληρωμής των πελατών, εξαιρώντας τα πιστωτικά ή τις αντικαταστάσεις επιταγών που, πολλές φορές, αλλοιώνουν την ιστορία των υπολοίπων πελατών, όπως αυτά προκύπτουν από την καρτέλα τους. Λαμβάνεται συνήθως μηνιαία ή σε τακτά χρονικά διαστήματα. Ανά πελάτη δείχνει το σύνολο των πληρωτέων απαιτήσεων, το εξοφλημένο ποσό (και γι’αυτό το ποσό => το Μέσο Χρόνο Καθυστέρησης, δηλαδή την απόσταση μεταξύ έκδοσης τιμολογίου και λήξης πληρωμής, το Μέσο Χρόνο Αποπληρωμής, δηλαδή την απόσταση μεταξύ έκδοσης τιμολογίου και έκδοσης απόδειξης είσπραξης και το Μέσο Χρόνο πραγματικής Είσπραξης, δηλαδή την απόσταση μεταξύ της (συμφωνημένης) λήξης του τιμολογίου και της λήξης της πληρωμής), το καθυστερημένο ποσό (και γι’αυτό τον μέσο χρόνο καθυστέρησης σε σχέση με τη (συμφωνημένη) λήξη διακανονισμού αποπληρωμής των τιμολογίων), καθώς και το ποσό αλήκτων απαιτήσεων. Ολοι οι μέσοι χρόνοι είναι σταθμισμένοι σε σχέση με την αξία.

EBS-v4-CollectionsEL-image96.png

Στην περιοχή Εξοφλημένα παρουσιάζονται οι υποχρεώσεις του πελάτη που έχουν εξοφληθεί.

  • Εξοφλημένα: Το σύνολο των απαιτήσεων που έχει εξοφληθεί.

  • Μέσος Χρόνος Καθυστέρησης: Κάθε εξοφλημένη απαίτηση έχει αντιστοιχηθεί με κάποιο παραστατικό εξόφλησης. Η διαφορά ημερών ανάμεσα στη λήξη του παραστατικού απαίτησης (open item) και τη λήξη του παραστατικού εξόφλησης (close item) είναι ο χρόνος καθυστέρησης. Ο ΜΧΚ υπολογίζεται ως εξής: (Εξοφλημένο ποσό * Μέρες καθυστέρησης)/ Άθροισμα εξοφλημένων απαιτήσεων).

  • Μέσος Χρόνος Αποπληρωμής: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία έκδοσης των παραστατικών απαίτησης (open items) με την ημερομηνία λήξης των παραστατικών εξόφλησης (close item). Ο ΜΧΑ υπολογίζεται από τον τύπο: (Εξοφλημένο ποσό * Ημέρες Αποπληρωμής)/ Άθροισμα εξοφλημένων απαιτήσεων πελάτη).

  • Μέσος Χρόνος Είσπραξης: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού απαίτησης (open items) με την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού εξόφλησης (close item). Ο ΜΧΕ υπολογίζεται από την πράξη: (Εξοφλημένο ποσό * Ημέρες Καθυστέρησης Πρόβλεψης)/ Άθροισμα εξοφλημένων απαιτήσεων πελάτη).

Στην περιοχή Καθυστερημένα εμφανίζονται οι υποχρεώσεις του πελάτη που δεν έχουν εξοφληθεί ενώ έχουν λήξει.

  • Καθυστερημένα: Το σύνολο των απαιτήσεων του πελάτη που δεν έχουν εξοφληθεί.

  • Μέσος Χρόνος Καθυστέρησης: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία λήξης των απαιτήσεων (open item) με την ημερομηνία που έχει συμπληρωθεί στο κριτήριο ‘Απαιτήσεις μέχρι ημερομηνία λήξης’. Ο μέσος χρόνος υπολογίζεται από τον τύπο: (Ανεξόφλητο ποσό * Ημέρες καθυστέρησης)/ Άθροισμα καθυστερημένων απαιτήσεων πελάτη).

  • Ημέρες καθυστέρησης: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία λήξης των απαιτήσεων (open item) με την ημερομηνία που έχει συμπληρωθεί στο κριτήριο ‘Απαιτήσεις μέχρι ημερομηνία λήξης’.

Στην περιοχή Άληκτα εμφανίζονται οι υποχρεώσεις του πελάτη που δεν έχουν λήξει σύμφωνα με την ημερομηνία που έχει συμπληρωθεί στο κριτήριο ‘Απαιτήσεις μέχρι ημερομηνία λήξης’.

  • Άληκτα: Το σύνολο των απαιτήσεων του πελάτη που δεν έχουν λήξει.

  • Μέσος Χρόνος Άληκτων: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία λήξης των απαιτήσεων (open item) με την ημερομηνία που έχει συμπληρωθεί στο κριτήριο ‘Απαιτήσεις μέχρι ημερομηνία λήξης’. Ο μέσος χρόνος υπολογίζεται από τον τύπο: (Ανεξόφλητο ποσό * Ημέρες καθυστέρησης)/ Άθροισμα άληκτων απαιτήσεων πελάτη).

  • Ημέρες Άληκτων: Η διαφορά των ημερών ανάμεσα στην ημερομηνία λήξης των απαιτήσεων (open item) με την ημερομηνία που έχει συμπληρωθεί στο κριτήριο ‘Απαιτήσεις μέχρι ημερομηνία λήξης’.

Το κριτήριο «Ημ/νία σύγκρισης καθυστερημένων» χρησιμοποιείται για να υπολογιστούν οι μέρες καθυστέρησης, μπορεί κανείς να εκτελεί την όψη για διαδοχικές ημ/νίες και να δει πιθανή μελλοντική εικόνα χρηματοδότησης αν ΔΕΝ υπάρξουν εξοφλήσεις.

Αξιολόγηση Πιστωτικής Συμπεριφοράς Πελατών

EBS-v4-CollectionsEL-image97.pngΗ όψη αυτή (από Λογιστήριο/Πιστωτικός έλεγχος) δίνει στοιχεία για την τήρηση των όρων πληρωμής που έχουν συμφωνηθεί με τους πελάτες:

EBS-v4-CollectionsEL-image98.png

Οι Μέρες πίστωσης είναι στοιχείο γενικό της καρτέλας πελάτη, είναι ο συνήθης μέσος χρόνος αποπληρωμής του πελάτη (με βάση την πολιτική της εταιρείας). Ο Μέσος Χρόνος Αποπληρωμής (η απόσταση από την ημέρα έκδοσης ενός τιμολογίου για παράδειγμα, μέχρι τη λήξη της εξόφλησης) είναι ο ΠΛΗΡΗΣ πραγματικός χρόνος που του παρέχουμε πίστωση (με βάση τα στοιχεία διακανονισμού των παραστατικών και των πραγματικών εξοφλήσεων). Αν κανείς δεν έχει κάν αναπτυγμένους τρόπους πληρωμής, κάθε τιμολόγιο θα αποκτά τουλάχιστον ημ/νία λήξης τόσες μέρες μετά την ημ/νία τιμολόγησης, όσες ορίζει το πεδίο «μέρες πίστωσης». Στη στήλη «Διαφορά», φαίνεται η απόσταση του πραγματικού Χρόνου Αποπληρωμής από αυτό το Μέσο αριθμό ημερών Πίστωσης, που έχει δηλωθεί στην καρτέλα του πελάτη. Η ταξινόμηση δείχνει τους «χειρότερους» προς τους «καλύτερους» ως προς το αν τηρήθηκε ή όχι ο διακανονισμός πληρωμής (φθίνουσα ταξινόμηση ως προς το Μέσο Χρόνο Καθυστέρησης).

Στην όψη «Δείκτες αποπληρωμής» οι ίδιοι δείκτες είναι διαθέσιμοι, αλλά επί πλέον δίνονται στοιχεία και για τα ανεξόφλητα και για τα άληκτα, ενώ η παρούσα όψη εξετάζει μόνο τα «εξοφλημένα» σε διάστημα (προτεινόμενο) μιας διετίας (οπότε σημασία έχει η συνολική «τάση», η «συμπεριφορά» του πελάτη κι όχι πρόσφατες / συγκυριακές καθυστερήσεις).

Οι στήλες «Πλήθος επιστροφών επιταγών», «Αξία επιστροφών επιταγών» και «Μέση αξία» δίνουν στοιχεία για τις αντικαταστάσεις επιταγών που έχει κάνει κάθε πελάτης.

Τέλος, περιέχει κι ορισμένα άλλα στοιχεία όπως υπόλοιπο, πιστωτικό όριο, πλαφόν, υπέρβαση.

Τόκοι καθυστέρησης

Η όψη παρουσιάζει την οικονομική συμπεριφορά του πελάτη ως προς τους χρόνους εξόφλησης των απαιτήσεων & υπολογίζει την αξία τόκων για τις καθυστερήσεις πληρωμών.

Για την περιγραφή του περιεχομένου των στηλών, δείτε τους ΔΕΙΚΤΕΣ ΑΠΟΠΛΗΡΩΜΗΣ.

Στη περιοχή Καθυστερημένα υπάρχουν οι εξής πρόσθετες στήλες.

  • Επιτόκιο %: Το επιτόκιο που έχει οριστεί στην φόρμα του πελάτη στο πεδίο «Επιτόκιο Καθυστέρησης»

  • Τόκοι Καθυστέρησης: Οι τόκοι που υπολογίζονται για τις καθυστερήσεις πληρωμών. Ο τύπος υπολογισμού είναι (Καθυστερημένα * τιμή επιτοκίου / 100) * (Μέσος χρόνος καθυστέρησης / ημέρες έτους)).

Τα στοιχεία του επιτοκίου δηλώνονται στον πίνακα «Τιμές Επιτοκίου Ομάδας» (Παραμετροποίηση / Χρηματοοικονομικά).

Αυτοματοποιημένη τιμολόγηση τόκων

EBS-v4-CollectionsEL-image99.pngΜέσω του αυτοματισμού που υπάρχει στην όψη «Τόκοι Καθυστέρησης» δίνεται η δυνατότητα να εκδοθούν τιμολόγια (παροχής υπηρεσιών) προς τους πελάτες με το υπολογισμένο ποσό τόκων :

Επιλέγοντας τους επιθυμητούς πελάτες και «Τιμολόγηση Τόκων», εμφανίζεται διάλογος για τον προσδιορισμό Ημ/νίας Εκδοσης, Σειράς παραστατικού, Αιτιολογίας, καθώς και ποσού προς Τιμολόγηση (προτείνεται το ποσό καθυστερημένων τόκων, αλλά είναι διαθέσιμο και το ποσό τόκων για τα εξοφλημένα (που εξοφλήθηκαν με καθυστέρηση). Επιλέγοντας «Αποδοχή» δημιουργούνται αυτόματα τα παραστατικά, τα οποία ανακαλούνται από την όψη «Εγγραφές/Παραστατικά Τιμολόγησης».

Στις γενικές παραμέτρους εταιρείας, στην κατηγορία «Ροές εργασιών» δηλώνονται 2 παράμετροι για τη διαδικασία αυτή: ο τύπος παραστατικού που θα χρησιμοποιηθεί και ένα είδος-υπηρεσία για το ποσό των τόκων. Προτείνεται «ΤΠΥ» αλλά μπορεί κανείς να ορίσει εκεί ένα παραστατικό χωρίς επίδραση στα υπόλοιπα των πελατών, ώστε να αποφασίσει αν τελικά θα εκδόσει κανονικά τιμολόγια (μετά από έγκριση/απόρριψη).

EBS-v4-CollectionsEL-image100.pngΗ διαδικασία ΔΕΝ ΕΛΕΓΧΕΙ τα πιθανά λάθη ΕΠΑΝΕΚΔΟΣΗΣ των τιμολογίων τόκων. ΣΥΝΙΣΤΑΤΑΙ, πέραν της χρήσης της όψης για πληροφοριακούς λόγους, αν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για τιμολόγηση, να συμπληρώνονται κατάλληλα τα κριτήρια «Απαιτήσεις με ημ/νία λήξης» ή «Απαιτήσεις με ημ/νία έκδοσης». Δηλαδή για παράδειγμα, αν κάθε τρίμηνο τιμολογούνται τόκοι, εκτελούμε την όψη στο 1ο 10ήμερο κάθε τριμήνου με τιμή κριτηρίου «Προηγούμενο 3μηνο».

Καρτέλες πελατών με ανάλυση ανεξόφλητων

Είναι συνδυαστική εκτύπωση υπολοίπων πελατών με ανάλυση των λογιστικών εγγραφών και ταυτόχρονη παράθεση της ιστορίας υπολοίπου. Λαμβάνεται συνήθως στο τέλος ημερολογιακών μηνών ως μέρος της διαδικασίας διαχείρισης πιστώσεων & συλλογής απαιτήσεων είτε κατά την επικοινωνία με πελάτες για την ακριβή διερεύνηση των συναλλαγών

Σε 1ο επίπεδο απεικονίζονται σε μορφή Ισοζυγίου τα υπόλοιπα πελατών.

Σε 2ο επίπεδο απεικονίζεται η λογιστική καρτέλα για το επιλεγμένο διάστημα και η ενηλικίωση των απαιτήσεών μας από αυτούς με βάση τη συμφωνία (ημ/νία «λήξης» των απαιτήσεων»), καθώς και οι μη εξοφλημένες (μελλοντικής λήξης) επιταγές τους.

cid:image001.jpg@01C88077.CE271330


PDF Version