EBS - v4 - Environment EL

Από
EBS-v4-EnvironmentEL

EBS Το περιβάλλον λειτουργίας

Entersoft Business Suite® 4.0 | Entersoft Expert® 4.0 | Entersoft CRM® 4.0

Οδηγίες επικοινωνίας με το χρήστη (user interface)

Περιεχόμενα

Περιβάλλον Εργασίας

Διαδικασία εισόδου στο σύστημα

EBS-v4-EnvironmentEL-image7.pngΣτο «ΔΙΑΛΟΓΟ ΕΙΣΟΔΟΥ» γίνεται η επιλογή της βάσης δεδομένων που θα δουλέψει κανείς, δίνει το όνομα («χρήστης») και τον κωδικό πρόσβασης στην εφαρμογή («κλειδί»), ώστε να ταυτοποιηθεί ως ένας εξουσιοδοτημένος να χρησιμοποιήσει το σύστημα χειριστής.

Πληκτρολογώντας το κλειδί εμφανίζονται «***».

Απαραίτητα στοιχεία είναι η Εταιρεία και το Υποκατάστημα της εταιρείας στην οποία θέλει να δουλέψει. Προτείνονται η Εταιρεία και το Υποκατάστημα όπου ΑΝΗΚΕΙ ο συγκεκριμένος χρήστης.

Ως ημερομηνία εισόδου προτείνεται η «σημερινή ημ/νία» (του PC) και η οποία θα προτείνεται στη συνέχεια σε όλες τις καταχωρίσεις και αναζητήσεις. Η ημερομηνία αυτή πρέπει να ανήκει σε μια «ανοικτή οικονομική χρήση».

H επιλογή γλώσσας είναι διαθέσιμη ανάλογα με το προϊόν και την έκδοση που έχει αγοραστεί. Η γλώσσα (language) αφορά τις οθόνες καταχώρισης και προβολής, μηνύματα και άλλα στοιχεία επικοινωνίας με το χρήστη, ενώ η «λογική» της εφαρμογής (περιεχόμενα, επιλογές, στήλες εκτυπώσεων, μορφή οθονών κ.ο.κ.) βασίζεται στην κεντρική έκδοση για τη χώρα (country) που έχει αναπτυχθεί.

EBS-v4-EnvironmentEL-image8.pngΑν όλα τα στοιχεία είναι σωστά, ο χρήστης βρίσκεται αμέσως στο κεντρικό περιβάλλον της εφαρμογής, αλλιώς εμφανίζεται μήνυμα με το συγκεκριμένο πρόβλημα που ίσως υπάρχει (σύνδεση με τη βάση δεδομένων, λανθασμένος αριθμός έκδοσης σε σχέση με τη βάση δεδομένων, λανθασμένο κλειδί κ.ο.κ.)

Κάθε επόμενη φορά που θα κάνετε είσοδο στο σύστημα, ο διάλογος εισόδου θα εμφανίζεται με τα απολύτως απαραίτητα στοιχεία (δίνουμε μόνο το κλειδί, ο χρήστης προτείνεται από την προηγούμενη είσοδο του συγκεκριμένου σταθμού εργασίας), αλλά μπορεί κανείς με χρήση των εικονιδίων EBS-v4-EnvironmentEL-image9.png EBS-v4-EnvironmentEL-image9.png να έχει εναλλαγή μεταξύ της πλήρους και της απλοποιημένης μορφής.

Η Επιφάνεια Εργασίας

Το περιβάλλον στο οποίο βρίσκεται κανείς μπαίνοντας σε μια εφαρμογή, περιλαμβάνει τα εξής βασικά στοιχεία για πληροφόρηση και πρόσβαση σε όλη τη λειτουργικότητα:

EBS-v4-EnvironmentEL-image10.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image11.png

Μέσα από το περιβάλλον αυτό επιτελείται το σύνολο των λειτουργιών, δίνονται διάφορες εναλλακτικές λύσεις για τον τρόπο πρόσβασης σε αυτές (με «εξατομίκευση» του περιβάλλοντος επικοινωνίας με το χρήστη) και παρέχεται η απαραίτητη άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση του συστήματος, τα στοιχεία εισόδου και τη σύνδεση με τον εξυπηρετητή.

H ελάχιστη ανάλυση οθόνης που υποστηρίζει το σύστημα (δηλαδή εμφάνιση οθονών χωρίς ανάγκη οριζόντιας ή κάθετης μετατόπισης για προβολή των βασικών στοιχείων) είναι 1024x768 υπό τις εξής προϋποθέσεις:

  • Ελαχιστοποιημένο μενού (όχι μόνιμα ανοικτό)

EBS-v4-EnvironmentEL-image12.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image13.png EBS-v4-EnvironmentEL-image14.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image15.png

  • Δυναμική απόκρυψη (εμφάνιση) της Windows taskbar

Κεντρικό μενού

Το κεντρικό μενού έχει τη μορφή κάθετης μπάρας πλοήγησης. Ενοποιεί με ουσιαστικό τρόπο τις κλασικές ERP με τις CRM διαδικασίες, δημιουργώντας ένα περιβάλλον στηριγμένο στην εξωστρέφεια. Η λογική οργάνωσης του μενού αντιστοιχεί στην οργάνωση μιας επιχείρησης, στις διαδικασίες ανά τμήμα και ρόλο (role-based), ενσωματώνοντας και κάποιες οριζόντιες λειτουργίες:

Συντομεύσεις

Η ενότητα αυτή συγκεντρώνει όλες τις συγκεκριμένες λειτουργίες που έχουν επιλεγεί για το συγκεκριμένο χρήστη.

Πωλήσεις

Αμεση καταχώριση leads & ευκαιριών πώλησης, προσφορών και παραγγελιών πελατών, οι λίστες διαχείρισής τους, οι διαδικασίες δρομολόγησης των παραγγελιών και τιμολόγησης των πελατών, καθώς και πλήρης στατιστική ανάλυση για τον έλεγχο του όλου κύκλου πώλησης με ενοποίηση των διαδικασιών CRM & ERP.

Marketing

Πρόσβαση στο χρονοδιάγραμμα των ενεργειών marketing, στις εκδηλώσεις και εκστρατείες, στις διαδικασίες merchandising, στις λίστες κοινού εκστρατειών, στην ανάλυση του ανταγωνισμού, στις διαδικασίες τμηματοποίησης πελατολογίου (π.χ. με RFM μοντέλα), καθώς και πλήρης στατιστική ανάλυση των απολογιστικών στοιχείων (απόκριση ενεργειών marketing).

Eπικοινωνίες/Γραμματεία

Οι διαδικασίες διαχείρισης των στοιχείων των συναλλασσομένων με την επιχείρηση, η διαχείριση των διαφόρων τύπων εγγράφων που χειρίζονται τέτοιου είδους τμήματα και οι εργασίες διαχείρισης μιας «εσωτερικής Βάσης Γνώσης» με ανακοινώσεις, επιλύσεις προβλημάτων-συχνών αποριών και άρθρα γνώσης, με λέξεις-κλειδιά, με δυνατότητα δημοσίευσης, αποστολής κλπ.

Εξυπηρέτηση πελατών

Αμεση καταχώριση αιτήματος εξυπηρέτησης, λίστες αναμονής ανά τεχνικό/υπεύθυνο, προβολή τύπου ημερολόγιο για τις υποθέσεις service, διαχείριση ειδών και πελατών, κινητών συσκευών των τεχνικών, διαχείριση και ανάλυση παραπόνων, εργασίες διακίνησης συσκευών και ανταλλακτικών, στατιστικά υποθέσεων υποστήριξης και όλα τα στοιχεία παραμετροποίησης του κυκλώματος.

Αποθήκες & Αποθέματα

Εργασίες διαχείρισης των Αποθηκευτικών Χώρων, των Ειδών της Αποθήκης, πρόσβαση σε κάθε είδους εγγραφές, διαδικασίες Φυσικής Απογραφής, Οργάνωσης των διανομών, Προγραμματισμού των παραγγελιών για αναπλήρωση αποθεμάτων, διαδικασίες παρακολούθησης παρακαταθηκών, αποθεμάτων Τρίτων και σε Τρίτους, Κοστολόγηση και όλες οι Καταστάσεις ελέγχου και πληροφόρησης που αφορούν τα Αποθέματα.

Αγορές & Προμήθειες

Διαδικασίες υπολογισμού των αναγκών, αιτήματα προμηθειών, παραγγελίες σε προμηθευτές, διαδικασίες παραλαβών, κοστολόγηση εισαγωγών από το εξωτερικό, Εμπορικές συμφωνίες με προμηθευτές και έλεγχος αναδρομικών εκπτώσεων, Δαπάνες, Εξοδολόγια και όλες οι αναγκαίες καταστάσεις για την οργάνωση και τον έλεγχο υλοποίησης των Προμηθειών.

Παραγωγή

Εργασίες διαχείρισης των προϊόντων, των α’υλών και των τεχνικών προδιαγραφών Παραγωγής (συνταγολόγια, φασεολόγια), διαδικασίες δημιουργίας και παρακολούθησης Εντολών Παραγωγής, δήλωσης των Παραγωγών και των Αναλώσεων, διαδικασίες αυτόματης διόρθωσης των Αναλώσεων με βάση τη φυσική απογραφή του Χώρου Παραγωγής, διαδικασίες Κοστολόγησης και έλεγχος των αποτελεσμάτων.

Έργα & Συμβάσεις

Διαχείριση των Εργων (εσωτερικών-εξωτερικών), Ομάδες έργων, Δήλωση ενεργειών στα πλαίσια έργων, Ειδικές καταστάσεις και διαδικασίες υλοποίησης τεχνικών έργων, Διαχείριση συμβάσεων παροχής υπηρεσιών (Service-Level-Agreements), όροι, εγγυήσεις, παρεχόμενες υπηρεσίες & κανόνες τιμολόγησης συμβάσεων, έλεγχος ανανεώσεων συμβάσεων, απολογισμού μετρήσεων (απόκρισης) και διαχείριση κυκλώματος συνδρομών.

Λογιστήριο

Παρακολούθηση του συνόλου των εργασιών που επιτελούνται στο Λογιστήριο σε σχέση με το Λογιστικό Σχέδιο, τα λογιστικά άρθρα, τα λογιστικά Βιβλία, διαχείριση των αναλυτικών εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών, οι διαδικασίες του Πιστωτικού Ελέγχου των πελατών, η διαχείριση των Δαπανών, των Παγίων, των Φόρων και των Κρατήσεων, των Τραπεζικών Λογαριασμών, οι εργασίες παρακολούθησης των αξιογράφων, οι διαδικασίες προγραμματισμού των πληρωμών και διενέργειας των εισπράξεων, καθώς και γενικές εργασίες που εκτελούνται σε περιοδική βάση (άλλες στην αρχή μόνο, άλλες στο τέλος μηνών, άλλες στο τέλος χρήσης, άλλες συχνότερα). Η λήψη των επίσημων καταστάσεων ή αρχείων (Βιβλία, Ισοζύγια, Καρτέλες, ΦΠΑ, Instrastat, ΚΕΠΥΟ κλπ.) γίνεται από αυτό το σημείο, καθώς και οι εργασίες κλεισίματος μηνών και Οικονομικών Χρήσεων.

Προϋπολογισμοί

Περιλαμβάνει τις εργασίες παραμετροποίησης, κατάρτισης και παρακολούθησης της πορείας του Προϋπολογισμού Πωλήσεων, Αγορών, Δαπανών κ.λπ. που μοιράζονται ως αρμοδιότητα διάφορα (πάνω από ένα) τμήματα μιας εταιρείας. Το μενού αντιμετωπίζει ως οριζόντια λειτουργία τον Προϋπολογισμό, διότι έχει για όλους τους ρόλους και τα τμήματα κοινή δομή και χειρισμό, και δίνει συνδυαστικά αποτελέσματα.

Εικόνα επιχείρησης

Από αυτό το μενού, που αφορά κυρίως διοικητικά στελέχη, γίνεται η παρακολούθηση & ανάλυση των κεντρικών οικονομικών μεγεθών, των εταιρικών δεικτών, της πορείας των πωλήσεων, του προϋπολογισμού, των ταμειακών ροών, των στατιστικών αναφορών για τζίρο, κόστος, κερδοφορία, η λήψη όλων των διεταιρικών (CONSILIDATED) αναφορών, ισοζυγίων κλπ. από όλα τα υποσυστήματα, για όλες τις εταιρείες, καθώς και οι καταστάσεις κατά Δ.Λ.Π. (Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα).

Εργαλεία & Ρυθμίσεις

Η πρόσβαση στις εργασίες παραμετροποίησης, συντήρησης και ρύθμισης του συστήματος σύμφωνα με τις ανάγκες (προσδιορισμός των δικαιωμάτων των χρηστών, εργαλεία κατασκευής όψεων, εκτυπώσεων, κύβων, excel σεναρίων, dashboards, οθονών διαχείρισης οντοτήτων, αυτοματισμών, σύνδεση παραστατικών με τη Λογιστική, μορφές κωδικών, πρόσθετα πεδία, συνταγές, τρόποι πληρωμής, σειρές παραστατικών, φόρμες εκτύπωσης παραστατικών, κανόνες μετάβασης – εξέλιξης – παραστατικών, εργασίες συντήρησης και διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων, διαδικασίες διόρθωσης – επανυπολογισμού δεδομένων, ενημερώσεις από εξωτερικά αρχεία, χρονοπρογραμματισμένες - scheduled λειτουργίες, διαχείριση εργασιών αναβάθμισης εκδόσεων κ.λπ.) αφορά κυρίως εκπαιδευμένα και εξειδικευμένα στελέχη του τμήματος Μηχανογράφησης ή όσων άλλων συμμετέχουν στην ευθύνη της εύρρυθμης λειτουργίας του συστήματος.

Τέλος, υπάρχει δυνατότητας ελαχιστοποίησης του μενού πλοήγησης προκειμένου να μεγιστοποιηθεί ανάλογα ο ωφέλιμος χώρος εργασίας (EBS-v4-EnvironmentEL-image16.png).

Κεντρική γραμμή εργαλείων

EBS-v4-EnvironmentEL-image17.png Από το εικονίδιο πάνω αριστερά γίνεται η διαχείριση των εταιρειών και των χρηστών του συστήματος, η αλλαγή των στοιχείων εισόδου (login), η λήψη αντιγράφων ασφαλείας και το κλείσιμο, η έξοδος από το σύστημα

EBS-v4-EnvironmentEL-image18.png Kλήση εξωτερικών λειτουργιών

EBS-v4-EnvironmentEL-image19.png Εμφάνιση ή απόκρυψη υπενθυμίσεων στο κάτω μέρος της επιφάνειας εργασίας , κλείσιμο όλων των ανοικτών παραθύρων, επιλογή – τοποθέτηση σε κάποιο από τα ανοικτά παράθυρα

EBS-v4-EnvironmentEL-image20.png Κλήση λίστας με τις τελευταίες ενέργειες που εκτέλεσε ο τρέχων χρήστης με δυνατότητα άμεσης επανεκτέλεσης. Καλείται και με Ctrl-H.

EBS-v4-EnvironmentEL-image21.png Πρόσβαση στο Υλικό τεκμηρίωσης, στη Βάση Γνώσης, κλήση του διαλόγου ταυτότητας (“about”) με τα ακριβή στοιχεία της εγκατάστασης (software components), την έκδοση και τον αριθμό σειράς, καθώς και τα modules & άδειες χρήσης υποσυστημάτων που είναι διαθέσιμες (αγορασμένες)

EBS-v4-EnvironmentEL-image22.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image23.png Eπιτρέπει αναζήτηση λέξης-φράσης σε όλο το documentation, στο μενού, ακόμη και στα δεδομένα της εφαρμογής, αλλά και στα σχετικά έγγραφα (attachments) που έχουν αποθηκευτεί στη Βάση Δεδομένων.

Εσωτερικά μενού

Τα «εσωτερικά» μενού ενεργοποιούνται σε διάφορα σημεία, με δεξί κλικ ή με το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + F10 και δίνουν άμεση πρόσβαση σε δυνατότητες διαθέσιμες εκείνη τη στιγμή π.χ. καθορισμό δικαιωμάτων (αποκλεισμός κάποιων χρηστών από μεταβολή ενός πεδίου) ή άνοιγμα καινούργιου (νέο είδος, νέος τιμοκατάλογος κλπ.) ή εξαίρεση στοιχείων από μια προβολή (εξαίρεση όσων είναι από ΑΘΗΝΑ) κ.λ.π. Είναι οι λεγόμενες «context» εντολές.

note_pinned.png Παραδείγματα

  • Σε πεδίο που αντιστοιχεί σε απλό πίνακα (κωδικολόγιο)

EBS-v4-EnvironmentEL-image25.png

  • Σε πεδίο που αντιστοιχεί σε οντότητα για τη διαχείριση της οποίας υπάρχει ειδική οθόνη (φόρμα)

EBS-v4-EnvironmentEL-image26.png

  • Σε απλό αριθμητικό πεδίο ή πεδίο κειμένου

EBS-v4-EnvironmentEL-image27.png

  • Στην επικεφαλίδα μιας λίστας

EBS-v4-EnvironmentEL-image28.png

  • Σε «κελί» μιας λίστας

EBS-v4-EnvironmentEL-image29.png

Μενού Ενεργειών

Αντοίστοιχα με τα «εσωτερικά» μενού (που ενεργοποιούνται σε πεδία ή στήλες μέσα στις διάφορες οθόνες), υπάρχουν και τα μενού «ενεργειών» στην οριζόντια γραμμή εργαλείων των οθονών, που δίνουν πρόσβαση και πάλι στις «σχετικές» (context) δυνατότητες για το συγκεκριμένο σετ δεδομένων που βλέπουμε.

note_pinned.png Παραδείγματα

  • Σε μια οθόνη διαχείρισης π.χ. πελάτη, πρόσβαση στην αντιστοίχιση, αποθήκευση σε xml κ.λ.π.

EBS-v4-EnvironmentEL-image30.png

  • Σε μια οθόνη προβολής π.χ. ειδών, μαζικός καθορισμός προμηθευτών ή συσκευασιών κ.λ.π. ΕΙΔΙΚΑ σε τέτοιες λίστες, οι ενέργειες που κανείς μπορεί να επιλέξει λειτουργούν «επί των επιλεγμένων» (εκτός αν δηλώνεται διαφορετικά στο διάλογο με το χρήστη).

EBS-v4-EnvironmentEL-image31.png

Λίστες Συντομεύσεων

Πρώτη επιλογή στο κεντρικό μενού είναι η Λίστα Συντομεύσεων (shortcut bar), την οποία μπορεί κανείς να σχεδιάσει ΑΝΑ ΧΡΗΣΤΗ ανάλογα με τη φύση της δουλειάς του και τις καθημερινές ανάγκες του, ως ένα είδος εξατομικευμένου μενού. Σε αυτήν μπορούν να τοποθετηθούν:

  • οθόνες καταχώρισης με ΕΤΟΙΜΑ συγκεκριμένα δεδομένα (π.χ. ΜΟΝΤΕΛΟ παραγγελίας)

  • οθόνες επιλογής και διαχείρισης με έτοιμα φίλτρα (κριτήρια)

  • επιλογές του menu π.χ. μετάβαση παραγγελίας σε τιμολόγιο, λογιστικοποίηση κ.λ.π.

Η Λίστα Συντομεύσεων περιέχει ΟΜΑΔΕΣ. Η τοποθέτηση των επιθυμητών επιλογών και κλήσεων γίνεται πάντα μέσα σε μια ομάδα.

Κάθε ομάδα συντομεύσεων έχει δεξιά το σύμβολο EBS-v4-EnvironmentEL-image32.pngή EBS-v4-EnvironmentEL-image33.pngπου δείχνει αν η ομάδα είναι ανοικτή ή κλειστή.

Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε οποιοδήποτε κενό σημείο της λίστας εμφανίζεται ένα μενού εργαλείων διαμόρφωσης των συντομεύσεων:

EBS-v4-EnvironmentEL-image34.png
  • Νέα ομάδα για δημιουργία νέας ομάδας. Δίνετε το όνομα και δημιουργείται «ανοικτή», οπότε κάθε προσθήκη νέας συντόμευσης θα γίνεται στη «νέα» αυτή ομάδα, αν δεν ανοίξετε μια άλλη.
  • Αποθήκευση για σώσιμο των αλλαγών όπως είναι μέχρι αυτή τη στιγμή για το συγκεκριμένο χρήστη. Μπορεί να γίνει και αποθήκευση σε αρχείο (*.ebl), ώστε να είναι μεταφέρσιμη/αναγνώσιμη.
  • Μεταφορά σε άλλους χρήστες για να μεταφερθεί σε άλλους χρήστες η λίστα όπως έχει (διαθέσιμη ενέργεια στους «διαχειριστές» - administrators).
  • Ανάγνωση ή προσθήκη από αρχείο *.ebl. Η ανάγνωση καταργεί ό,τι υπάρχει και εμφανίζει ό,τι έχει αποθηκευτεί στο αρχείο που επιλέγουμε, ενώ η προσθήκη διατηρεί ό,τι υπάρχει και προσθέτει τα περιεχόμενα του αρχείου. Μετά από μια τέτοια ενέργεια, απαιτείται αποθήκευση.
  • Με την επιλογή «Επαναφορά στις αρχικές ρυθμίσεις» αναιρούνται όλες οι αλλαγές και η λίστα επανέρχεται στην αρχική της μορφή.

Για να προσθέσουμε μία επιλογή μας (συντόμευση) στην λίστα συντομεύσεων πρέπει να αφήσουμε ανοικτή μόνο εκείνη την ομάδα συντομεύσεων στην οποία θέλουμε να προστεθεί.

Σε κάθε οθόνη της εφαρμογής υπάρχει (είτε μέσω της γραμμής εργαλείων από την επιλογή «Ενέργειες» είτε μέσω ειδικού πλήκτρου σε διαλόγους) η δυνατότητα άμεσης τοποθέτησης αυτής της οθόνης στην τρέχουσα ανοικτή ομάδα συντομεύσεων ...

EBS-v4-EnvironmentEL-image35.png EBS-v4-EnvironmentEL-image36.png EBS-v4-EnvironmentEL-image37.png

Κάνοντας δεξί κλικ πάνω στον τίτλο μιας ομάδας συντομεύσεων ή σε κάποια συγκεκριμένη συντόμευση και επιλέγοντας «Ιδιότητες», εμφανίζεται ένας διάλογος με επί πλέον ρυθμίσεις:

EBS-v4-EnvironmentEL-image38.png
  • Επιλογή εικονιδίου. Ηεπιλογή από «λίστα» αναφέρεται στην εσωτερική λίστα διαθέσιμων εικονιδίων της εφαρμογής, ενώ από αρχείο μπορείτε να εισάγετε οποιοδήποτε εικονίδιο.
  • Υπενθύμιση. Αν ενεργοποιηθεί, η επιλογή που καλείται από τη συντόμευση αυτή θα εκτελείται («ανοίγει», «υπολογίζεται» κλπ.) μετά από ΚΑΘΕ LOGIN (εισαγωγή στην εφαρμογή). Αν ενεργοποιηθεί, τότε, μπορείτε να καθορίσετε με τη ρύθμιση «με ερώτηση» αν ΠΡΙΝ εκτελεστεί αυτόματα, θέλετε να εμφανίζεται ερώτηση στο χρήστη

Χωρισμός Επιφάνειασ Εργασιασ

Η επιφάνεια εργασίας μπορεί να χωριστεί σε 2 ή περισσότερα μέρη με όσες οθόνες επιθυμούμε ανοικτές μέσα στο καθένα από αυτά. Για να το πετύχουμε αυτό, κάνουμε αριστερό κλικ στον τίτλο ενός παράθυρου και, με κρατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, φτάνουμε στο δεξί ή στο κάτω άκρο της επιφάνειας εργασίας, ώσπου να εμφανιστεί μια «σκιασμένη» επιφάνεια οπότε, το «αφήνουμε»:

EBS-v4-EnvironmentEL-image39.png

Το αποτέλεσμα είναι ότι δημιουργείται μια νέα περιοχή, όπου μπορεί να αναπτυχθεί νέο σετ δεικτοσελίδων.

EBS-v4-EnvironmentEL-image40.png

Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να κάνουμε συγκρίσεις μεταξύ 2 οθονών με αποτελέσματα που απαιτούνται ταυτόχρονα ορατά.

Γραμμή Κατάστασης

Η κάτω γραμμή του χώρου εργασίας περιέχει μια σειρά πληροφορίες που σχετίζονται με το τερματικό και την εγκατάσταση, καθώς και για την τρέχουσα εκτέλεση (session):

EBS-v4-EnvironmentEL-image41.png

  • H επιλεγμένη κατά την εισαγωγή στην εφαρμογή εταιρεία & υποκατάστημα
  • O τρέχων χρήστης
  • Η οικονομική χρήση
  • Ο αριθμός έκδοσης της εφαρμογής
  • Η ημερομηνία εισαγωγής
  • Η γλώσσα του πληκτρολογίου
  • Ο κωδικός του προϊόντος
  • Ο αριθμός σειράς
  • Το τελευταίο εικονίδιο δείχνει αν υπάρχει σύνδεση με τον εξυπηρετητή της εφαρμογής

Στην γραμμή κατάστασης, μπορεί ο χρήστης να κάνει double click πάνω σε κάποιο από τα στοιχεία, οπότε και εμφανίζεται ένας διάλογος με σχετικές πληροφορίες. Συγκεκριμένα εμφανίζονται οι εξής διάλογοι:

Διάλογος Εταιρείας – Υποκ/τος

EBS-v4-EnvironmentEL-image42.png

Διάλογος Χρήσης – Ημερομηνίας

EBS-v4-EnvironmentEL-image43.png

Διάλογος Έκδοσης

EBS-v4-EnvironmentEL-image44.png

Σε διαδικασίες διερεύνησης προβλημάτων, συμβατοτήτων κλπ. από τα στελέχη υποστήριξης της εγκατάστασης ή από στελέχη του Help Desk της Entersoft, είναι πιθανό να χρειαστούν αυτές οι πληροφορίες.

Οθόνες Διαχείρισης Δεδομένων (Sites)

Οι οθόνες διαχείρισης δεδομένων είναι όλες εκείνες οι οθόνες, μέσω των οποίων γίνεται εισαγωγή ή μεταβολή των στοιχείων κάποιας οντότητας. Ονομάζεται «site» με την έννοια της συγκέντρωσης ΟΛΗΣ της πληροφορίας (360ο view) που σχετίζεται με την οντότητα που εμφανίζεται (δεδομένα, διαθέσιμες λειτουργίες, προβολές, και εκτυπώσεις, οικονομικά, πληροφοριακά ή στατιστικά στοιχεία).

Για παράδειγμα για έναν πελάτη, η οθόνη διαχείρισής του, αφενός δίνει πρόσβαση στα πάγιά του στοιχεία (ταυτότητα, λογιστικά στοιχεία, υποκαταστήματα, συνομιλητές (μας) στην εταιρεία (του), στοιχεία παράδοσης και τιμολόγησης κ.ο.κ.), αλλά και την οικονομική του καρτέλα, τα είδη που έχει αγοράσει, τις ανεκτέλεστες παραγγελίες του και μια μεγάλη ποικιλία συνδεόμενων πληροφοριών με τον συγκεκριμένο πελάτη, από όλα τα υποσυστήματα.

Η μορφή των οθονών διαχείρισης δεδομένων εξαρτάται από τις σχεδιαστικές επιλογές που έγιναν (από την ποικιλία επιλογών που παρέχονται) εκ μέρους του συμβούλου εγκατάστασης. Πολλές φορές, ενώ στα παρακάτω παραδείγματα βλέπει κανείς με μια συγκεκριμένη (προϊοντική) επιλογή την οθόνη διαχείρισης μιας οντότητας, στην τελική εγκατάσταση βλέπει μια διαφορετική οθόνη, που κατασκευάστηκε με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες.

Γραμμή Εργαλείων

Στην πάνω γραμμή της οθόνης υπάρχει συνήθως η μπάρα εργαλείων με τις βασικές ενέργειες που αναμένεται να εκτελούνται κατά την εισαγωγή, προβολή ή με ταβολή της οντότητας:

EBS-v4-EnvironmentEL-image45.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image46.png

Αποθήκευση Αποθηκεύει τα δεδομένα.
Νέο

Αποθηκεύει τα δεδομένα και ανοίγει άμεσα νέα οθόνη καταχώρισης.

EBS-v4-EnvironmentEL-image47.pngΜια εναλλακτική επιλογή που καλείται σε αναδυόμενο μενού «Νέο με αντιγραφή» προκαλεί το ίδιο μεν αποτέλεσμα, αλλά κατά το άνοιγμα νέας οθόνης, προτείνει τις τιμές των πεδίων ή των λιστών της τρέχουσας οντότητας και χρησιμοποιείται όταν θέλουμε με βάση (πρότυπο) μια οντότητα, να δημιουργήσουμε μια νέα.

Διαγραφή Διαγράφει την οντότητα, εκτελώντας τους απαραίτητους ελέγχους (ότι αυτή δεν έχει χρησιμοποιηθεί κάπου αλλού ως αναφορά π.χ. να μην έχει «κινηθεί» κ.λ.π.)
Αναζήτηση Αντικαθιστά την τρέχουσα οντότητα στην οθόνη, με αναζήτηση και εντοπισμό μιας άλλης, με βάση κάποια κριτήρια. Τα κριτήρια εξαρτώνται από την παραμετροποίηση λιστών τύπου «αναζήτηση» που έχει γίνει. Εμφανίζεται ένας διάλογος, συμπληρώνουμε κριτήρια, εντοπίζουμε την επιθυμητή οντότητα, επιλέγουμε «αποδοχή» και εμφανίζεται με τα στοιχεία της στην οθόνη, στη θέση της προηγούμενης. Αν υπήρξαν μεταβολές, ζητείται επιβεβαίωση αποθήκευσης των μεταβολών.
Αυτοματισμοί

Σε κάποιες οντότητες, είναι πιθανό να έχουν κατασκευαστεί – παραμετροποιηθεί λειτουργίες με το εργαλείο των «αυτοματισμών», οι οποίες εμφανίζονται, με την επιλογή αυτή προς ενεργοποίηση/εκτέλεση.

  • Οσο στην οθόνη διαχείρισης ΔΕΝ έχει «ταυτοποιηθεί» μια οντότητα, το «αναδυόμενο» μενού αυτό δεν θα έχει περιεχόμενα. Οταν ταυτοποιηθεί η οντότητα, οι επιλογές γίνονται πλέον ορατές. Ο λόγος είναι ότι οι λειτουργίες αυτές καθορίζουν τη ΣΥΝΘΗΚΗ με την οποία γίνονται ορατές και διαθέσιμες π.χ. στην οντότητα των παραστατικών εμπορικής συναλλαγής υπάρχει αυτοματισμός «Πιστωτικό απαλλαγής Φ.Π.Α.» ο οποίος καλείται μόνο σε Τιμολόγια και όχι π.χ. σε Δ.Αποστολής. Μόνο όταν καθοριστεί ο τύπος παραστατικού και αυτός ΕΙΝΑΙ «τιμολόγιο», εμφανίζεται ο αυτοματισμός, ώστε να μην προκαλεί απορίες όταν εμφανίζεται σε οντότητες όπου δεν έχει νόημα.
Ενέργειες

Περιέχει κάποιες γενικές λειτουργίες διαθέσιμες για την οντότητα.

Μπορεί κανείς να αποθηκεύσει τα στοιχεία της οντότητας σε αρχείο xml ή όταν είναι σε εισαγωγή οντότητας να ζητήσει «ανάκληση» από αρχείο xml που έχει άλλη στιγμή αποθηκευτεί.

Η Ανανέωση (F5) χρειάζεται, αν τα στοιχεία που προβάλλονται πιθανώς έχουν ήδη τροποποιηθεί από άλλο χρήστη, οπότε ξαναδιαβάζονται από τη Βάση Δεδομένων.

EBS-v4-EnvironmentEL-image48.pngΗ εντολή «Συντομεύσεις» μεταφέρει στην 1η ανοικτή ομάδα της λίστας συντομεύσεων την οθόνη αυτή με τα πλήρη στοιχεία της συγκεκριμένης οντότητας. Αν τυχόν είμαστε σε κατάσταση αρχικής εισαγωγής, τότε, τα στοιχεία της οντότητας (που ακόμη δεν έχει ταυτοποιηθεί, αποθηκευτεί) θα προτείνονται κάθε φορά που θα καλούμε τη συντόμευση αυτή. Δηλαδή, μπορούμε να δημιουργήσουμε μοντέλα καταχώρισης οντοτήτων (με τα επιθυμητά στοιχεία) μέσα στις συντομεύσεις, για «επαναλαμβανόμενες» ή «παρόμοιες» καταχωρίσεις.

Η επιλογή «Ασφάλεια» επιτρέπει να ορίσουμε δικαιώματα χρηστών για τη διαχείριση αυτής της οντότητας (γενικά), αντί να γίνει αυτό από το γενικό εργαλείο διαχείρισης δικαιωμάτων.

Το «Ιστορικό αλλαγών» εμφανίζει όλες τις αλλαγές που έγιναν στη συγκεκριμένη οντότητα, για όσα πεδία έχει οριστεί ότι παρακολουθούνται ως προς τις μεταβολές.

Εκτύπωση Με άμεση επιλογή του εικονιδίου του εκτυπωτή, καλείται η εκτύπωση σε φόρμα για τις οντότητες που το υποστηρίζουν (π.χ. παραστατικό, θέμα, άρθρο), ενώ το αναδυόμενο μενού στην επιλογή αυτή, δίνει πρόσβαση στις συνδεδεμένες εκτυπώσεις (crystal reports) που τυχόν έχουν προστεθεί σε επίπεδο εγκατάστασης για την οντότητα αυτή.
Πληροφορίες

Με άμεση επιλογή του εικονιδίου, καλείται το τμήμα των οδηγιών που είανι διαθέσιμες για την οντότητα, ενώ το αναδυόμενο μενού στην επιλογή αυτή (από το «βελάκι») δίνει πληροφορίες για το ποιος και πότε δημιούργησε και άλλαξε τελευταία φορά τα στοιχεία της οντότητας

EBS-v4-EnvironmentEL-image49.png

Ενδειξη μεταβολής Όταν έχουν γίνει αλλαγές (και απαιτείται η ενέργεια της αποθήκευσης) από το χρήστη, τότε, στο αριστερό σημείο της γραμμής αυτής εμφανίζεται το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image50.png μέχρι να υπάρξει αποθήκευση ή ακύρωση των αλλαγών.

Τμήμα στοιχείων Ταυτότητας

Στο πάνω μέρος των οθονών εμφανίζονται κάποια στοιχεία ταυτοποίησης της οντότητας που προβάλλεται. Τα στοιχεία αυτά εξαρτώνται από την οντότητα. Αλλοτε είναι ο κωδικός και το όνομα, άλλοτε ο τύπος παραστατικού κ.ο.κ.

EBS-v4-EnvironmentEL-image45.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image51.png

Τμήμα Περιεχομένων

EBS-v4-EnvironmentEL-image35.pngΣτο αριστερό τμήμα μιας οθόνης συνήθως υπάρχει το τμήμα των περιεχομένων που, μπορεί να «κλείνει» ή να «ανοίγει» ανάλογα με την ανάγκη δημιουργίας χώρου.

EBS-v4-EnvironmentEL-image52.pngΠεριέχει «σελίδες» με τις πληροφορίες που κρίνονται απαραίτητες για μια συνολική εικόνα της οντότητας.

Μερικές οντότητες, λόγω της φύσης τους, ΔΕΝ περιέχουν τέτοιο «μενού» (ή επιλογέα) σχετικών πληροφοριών). Ενέργειες ή πληροφορίες που σχετίζονται με αυτές καλούνται με άλλους τρόπους (από γραμμές εργαλείων, από πλήκτρα ενεργειών κ.λ.π.).

Η σχεδιαστική επιλογή γίνεται ανάλογα (α) με το πλήθος των συνδεόμενων πληροφοριών όπου, όταν είναι περιορισμένο, ΔΕΝ κρίνεται κατάλληλη η εμφάνιση αυτή, αλλά και (β) από την ανάγκη για πλήρη εκμετάλλευση του διαθέσιμου χώρου για το «τμήμα δεδομένων». Τέτοια περίπτωση (που δεν έχουν «περιεχόμενα») είναι τα παραστατικά όπου ισχύουν ΚΑΙ οι 2 αυτές προϋποθέσεις (η «σχετική» πληροφορία είναι περιορισμένη και η ανάγκη για διαθέσιμο χώρο είναι μέγιστη).

Η τοποθέτηση σε μια τέτοια «σελίδα» και τις επιλογές της γίνεται με το ποντίκι.

Τμήμα Δεδομένων

Στο κεντρικό τμήμα της οθόνης εμφανίζονται τα δεδομένα που σχετίζονται με την οντότητα. Η 1η σελίδα που εμφανίζεται πάντα είναι η «βασικά στοιχεία» που περιέχει τα δεδομένα που μεταβάλλονται από το χρήστη. Ολες οι υπόλοιπες σελίδες, όταν κληθούν (από τον επιλογέα «Περιεχόμενα») εμφανίζουν τα σχετικά με την οντότητα δεδομένα τους στο τμήμα αυτό (και, όσο διαρκεί η προβολή, είναι ορατά μόνον αυτά).

EBS-v4-EnvironmentEL-image53.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image46.png

Ειδικά όσον αφορά τη σελίδα «βασικά στοιχεία» (που είναι πάντα φυσικά παρούσα και, σε όσες οντότητες ΔΕΝ χρησιμοποιούνται «περιεχόμενα», είναι και η μοναδική διαθέσιμη), πολλές φορές, τουλάχιστον στις κύριες οντότητες π.χ. πελάτης, είδος, έργο κ.λ.π., περιέχει μία ή περισσότερες «υποσελίδες» (tab-pages) μεταξύ των οποίων μετακινείται κανείς είτε με το ποντίκι είτε, από το πληκτρολόγιο, με τα πλήκτρα Ctrl-PgDn, Ctrl-PgUp. Σε αυτές είναι κατανεμημένα σε κατηγορίες τα διαθέσιμα πεδία ή άλλες δομές δεδομένων.

Χειρισμός Πεδίων - Αναζητήσεις

Η μετακίνηση μεταξύ των πεδίων γίνεται με Tab ή Enter. Ο τίτλος του πεδίου που είμαστε τοποθετημένοι ανά πάσα στιγμή εμφανίζεται με έντονη γραμματοσειρά. Τα είδη των πεδίων είναι:

Κωδικοί αναφοράς σε οντότητα

π.χ. «Προμηθευτής» ή «Κατασκευαστής» στο είδος ή «Πωλητής» στον πελάτη ή «Πελάτης» στο τιμολόγιο

Στα πεδία αυτά μπορεί κανείς

  1. Με δεξί κλικ να χρησιμοποιήσει από το εσωτερικό μενού που αναδύεται, «σχετικές» ενέργειες π.χ. να εισάγει εκείνη τη στιγμή τη «σχετική οντότητα»

  2. Να πληκτρολογήσει άμεσα τον κωδικό αν τον γνωρίζει

  3. Να κάνει αναζήτηση με F3 (εμφάνιση διαλόγου για επιλογή της σχετικής οντότητας) ή F4 (κάθετη λίστα επιλογής της σχετικής οντότητας – drop down) και σε ορισμένες περιπτώσεις με Shift-F3 που οδηγεί σε επιλεγόμενη λίστα με δυναμικά κριτήρια. Αυτά λειτουργούν σε συνδυασμό με το περιεχόμενο του πεδίου, αν ήδη ο χρήστης πληκτρολόγησε κάτι (τμήμα κωδικού) π.χ. Α ή Α* και F3 θα εμφανιστούν οι οντότητες με κωδικό που αρχίζει από «Α».

    Με απλό κλικ σε οποιαδήποτε στήλη των παραπάνω στοιχείων, οι οντότητες ταξινομούνται κατά τη στήλη αυτή. Ετσι, στο πεδίο «Πελάτης» του τιμολογίου με F4 ή F3 εμφανίζεται μεταξύ των άλλων η στήλη «Τηλέφωνο» όπου μπορεί να ζητηθεί ταξινόμηση με «κλικ» στη στήλη αυτή.

    Γενικά, αν η οθόνη ΔΕΝ περιέχει το πεδίο που χρειαζόμαστε για αναζήτηση, χρησιμοποιούμε F3 (αφού δώσουμε τμήμα του αναζητούμενου ει δυνατόν, ώστε να είναι ταχύτερη η αναζήτηση) και στο διάλογο που εμφανίζεται, χρησιμοποιούμε την επιθυμητή στήλη στη γραμμή φίλτρου π.χ. στο πεδίο «Πελάτης» του τιμολογίου, F3, στη στήλη «Δ/νση» δίνουμε το τμήμα που γνωρίζουμε, * και μετά «κλικ» σε κάποιο σημείο της λίστας (πλέγματος).

EBS-v4-EnvironmentEL-image54.png
Αν η σχετική οντότητα είναι ΚΥΡΙΑ οντότητα, συνήθως η φόρμα εμφανίζει σε διπλανό πεδίο την περιγραφή ή επωνυμία, όπου ΕΠΙΣΗΣ γίνεται αναζήτηση.

Κωδικοί αναφοράς σε κωδικολόγιο

π.χ. πεδίο «Επάγγελμα» στον πελάτη, «Χώρα προέλευσης» στο είδος, «Τρόπος αποστολής» στο παραστατικό

Στα πεδία αυτά μπορεί κανείς

  1. Με δεξί κλικ να χρησιμοποιήσει από το εσωτερικό μενού που αναδύεται, «σχετικές» ενέργειες π.χ. να εισάγει εκείνη τη στιγμή νέα τιμή σε Κωδικολόγιο
  2. Να πληκτρολογήσει άμεσα τον κωδικό αν τον γνωρίζει
  3. EBS-v4-EnvironmentEL-image55.pngΝα κάνει αναζήτηση με F3 ή F4 δίνοντας (ή όχι) προηγουμένως μέρος του κωδικού ή της περιγραφής και «*».

Απλό πεδίο κειμένου ή πεδίο Σημειώσεων

π.χ. πεδία περιγραφών, αιτιολογιών, σχόλια, σημειώσεις

Στα πεδία αυτά το εσωτερικό μενού δίνει επιλογές «αποκοπή», «αντιγραφή», «επικόλληση» και με το πλήκτρο F7 μπορεί κανείς να κάνει ορθογραφικό έλεγχο

EBS-v4-EnvironmentEL-image56.png

Ειδικά στα πεδία «Σημειώσεων» που συνήθως εμφανίζονται με διαθέσιμο χώρο αρκετών «γραμμών» οθόνης, υπάρχει μια οριζόντια γραμμή εργαλείων μορφοποίησης για αλλαγή γραμματοσειράς, στοίχισης κ.λ.π. όπως π.χ. στις Σημειώσεις μιας Σύμβασης ή στο «σώμα» ενός mail.

Πεδίο ηλεκτρονικής δ/νσης (e-Mail)

π.χ. Ηλεκτρονική δ/νση στο πρόσωπο, στον πελάτη, στην επαφή, στο υποκατάστημα

Στα πεδία αυτού του τύπου, γίνεται (βάσει παραμέτρου) έλεγχος εγκυρότητας διευθύνσεων e-mail. Αφενός γίνεται συντακτικός έλεγχος, αφετέρου, μπορεί να ενεργοποιηθεί «απόπειρα αποστολής» (χωρίς βέβαια να γίνει τελικά αποστολή) με το πλήκτρο EBS-v4-EnvironmentEL-image57.png  δίπλα στο πεδίο. Αν γίνει επαλήθευση, το πεδίο χρωματίζεται με πράσινο χρώμα, αλλιώς χρωματίζεται με κόκκινο.

EBS-v4-EnvironmentEL-image58.png

Αριθμητικό πεδίο

π.χ. τιμή στις γραμμές παραστατικών, έκπτωση στο είδος, στον πελάτη

Στα πεδία αυτά υπάρχει μια αυτόματη μορφοποίηση, ανάλογα με (α) το αν είναι τιμές, % ή αξίες, (β) το νόμισμα στο οποίο εκφράζονται και (γ) τη «γλώσσα» του χρήστη (για διαχωριστικά δεκαδικών, χιλιάδων).

Επίσης, με το πλήκτρο = (ίσον), μπορούμε να κάνουμε κάποια αριθμητική πράξη, χρησιμοποιώντας αριθμητικά σύμβολα, παρενθέσεις κλπ. και «φεύγοντας» με Enter, παίρνουμε το αποτέλεσμα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image59.png

Ημερομηνιακό πεδίο

π.χ. ημ/νία παρ/κού, λήξη σύμβασης, οριζόμενη ημ/νία

EBS-v4-EnvironmentEL-image60.pngΣτα πεδία αυτά είτε πληκτρολογούμε άμεσα την ημ/νία (τα τμήματά της χωρίζονται αυτόματα με «/») είτε ανοίγουμε το Ημερολόγιο από το «βελάκι» (drop down).

Μερικές ημ/νίες επιτρέπουν να δοθεί και ώρα (date-time), όπως π.χ. το πεδίο «πρωτοκόλληση» ενός mail.

EBS-v4-EnvironmentEL-image61.png

Πεδίο ώρας

π.χ. ωράριο πελάτη, ώρα διενέργειας επίσκεψης – ενέργειας έργου, διάρκεια συνάντησης

Η ώρα

  • είτε είναι άμεσα πληκτρολογούμενη
  • είτε αφορά «διάρκεια» με δυνατότητα έναρξης και λήξης (π.χ. σε τηλεφωνική συνδιάλεξη) μέσω πλήκτρων
  • είτε αφορά «διάρκεια» με προεπιλεγμένες τιμές
  • είτε ορίζεται με λίστα προκαθορισμένων «ζωνών»

EBS-v4-EnvironmentEL-image62.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image63.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image64.png

Πεδίο προκαθορισμένων επιλογών

Υπάρχουν 4 κατηγορίες πεδίων με προκαθορισμένες από το σύστημα επιλογές:

  1. Μοναδική επιλογή με μορφή λίστας (drop down list)

    EBS-v4-EnvironmentEL-image65.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image66.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image67.png

    Η μετακίνηση στις επιλογές γίνεται με τα βελάκια, η επιλογή τιμής με Enter

  2. Μοναδική επιλογή με μορφή (radio button)

    EBS-v4-EnvironmentEL-image68.png EBS-v4-EnvironmentEL-image69.png EBS-v4-EnvironmentEL-image70.png

    Σε αυτά, αφού τοποθετηθούμε στο πεδίο, με τα βελάκια αλλάζουμε επιλογές και με το “space” οριστικοποιούμε (επιλέγουμε).

  3. Μοναδική επιλογή 2 τιμών λογικού τύπου Ναι ή Οχι (check box)

    EBS-v4-EnvironmentEL-image71.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image72.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image73.png EBS-v4-EnvironmentEL-image74.png

    Με το “space”αλλάζουμε τιμές στο πεδίο.

  4. Πολλαπλή επιλογή με μορφή λίστας (multiple select drop down list)

    EBS-v4-EnvironmentEL-image75.png EBS-v4-EnvironmentEL-image76.png

    Η μετακίνηση στις επιλογές γίνεται με τα βελάκια και η ενεργοποίηση των επιθυμητών τιμών με “space”. Εξοδος από τη λίστα με “Tab” ή “Enter”.

Πεδίο πολλαπλών χαρακτηρισμών

Πρόκειται για πεδία κειμένου που δέχονται πολλαπλές επιλογές , οι οποίες εμφανίζονται σε ένα διάλογο με διπλή λίστα (διαθέσιμες & ενεργοποιημένες επιλογές). Επιλέγονται με πλήκτρα «προσθήκη» - «κατάργηση». Οι εγγραφές της λίστας έχουν οριστεί σε επίπεδο εγκατάστασης (δεν είναι δηλαδή προκαθορισμένες από το σύστημα), π.χ. παράγοντες ευκαιρίας πώλησης:

EBS-v4-EnvironmentEL-image77.png

Πεδίο πολλαπλών ιεραρχικών χαρακτηρισμών EBS-v4-EnvironmentEL-image78.pngΠρόκειται για πεδία κειμένου πολλαπλών επιλογών, οι οποίες εμφανίζονται σε ένα διάλογο και επιλέγονται με το ποντίκι σε μια λίστα απλή ή ιεραρχική, που έχει σχεδιαστεί σε επίπεδο εγκατάστασης (δεν είναι δηλαδή προκαθορισμένες από το σύστημα), π.χ. προτιμήσεις πελάτη, χαρακτηρισμοί είδους, keywords ενός άρθρου Βάσης Γνώσης κ.λ.π. :
Πεδίο εμφάνισης φωτογραφίας EBS-v4-EnvironmentEL-image79.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image80.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image81.pngΕίναι πεδία όπου σε ένα πλαίσιο εμφανίζεται η συνδεδεμένη φωτογραφία (πρόσωπο, είδος). Η διαχείριση της φωτογραφίας γίνεται με ένα αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται με δεξί κλικ στην περιοχή αυτή:
Αριθμητικό πεδίο με αυξομείωση

Πρόκειται για πεδία με ακέραιες τιμές τύπου «byte» που, εκτός από τη δυνατότητα πληκτολόγησης, αυξομειώνονται μέσω του mouse (up-down):

EBS-v4-EnvironmentEL-image82.png EBS-v4-EnvironmentEL-image83.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image84.png

Λίστες «Λεπτομερειών» Οντότητας

Σε πολλές οθόνες διαχείρισης δεδομένων υπάρχουν λίστες στο τμήμα των δεδομένων, όταν η οντότητα περιέχει «λεπτομέρειες», για παράδειγμα:

note_pinned.png Παραδείγματα

Μονάδες μέτρησης στο είδος αποθήκης

Εναλλακτικοί προμηθευτές στο είδος αποθήκης

Δ/νσεις-Υποκαστήματα στο πρόσωπο και στο συν/νο

Τραπεζικοί λογαριασμοί στο πρόσωπο και στο συν/νο

Γραμμές ειδών στα παραστατικά

Γραμμές παγίων στα παραστατικά

κ.λ.π.

Οι λίστες αυτές έχουν μια κάθετη μπάρα εργαλείων από την οποία γίνεται η διαχείριση (εισαγωγή, διαγραφή γραμμής κ.λ.π.). Η πληκτρολόγηση των στοιχείων γίνεται πάνω στο «πλέγμα».

EBS-v4-EnvironmentEL-image85.pngΤα στοιχεία που εμφανίζονται πολλές φορές ΔΕΝ είναι ΟΛΑ όσα τηρούνται, αλλά όσα θεωρούνται τα πιο συνήθη. Ολα τα υπόλοιπα μπορεί κανείς να τα δει με δεξι κλικ πάνω στη γραμμή των τίτλων και επιλογή «προσθαφαίρεση στηλών».

EBS-v4-EnvironmentEL-image86.png

Εμφανίζονται τότε όλες οι υπόλοιπες διαθέσιμες στήλες και μπορεί κανείς να τις μεταφέρει με “drag & drop” στις ορατές. Χρησιμοποιώντας ακολούθως το εικονίδιο disk_blue.png, μπορεί να αποθηκεύσει την επιλεγμένη «γραμμογράφηση», ώστε στο εξής να βλέπει τις επιθυμητές στήλες στη συγκεκριμένη οθόνη.

Διαχείριση Σφαλμάτων

Κατά τη διάρκεια της πληκτρολόγησης, υπάρχει οπτική αναγνώριση των λανθασμένων τιμών και των πεδίων που είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν, ούτως ώστε να αποφεύγονται τα λάθη και η εκ των υστέρων ενημέρωση του χρήστη, αν δεν έχει συμπληρώσει υποχρεωτικό πεδίο ή αν έχει δώσει απαγορευμένη τιμή.

EBS-v4-EnvironmentEL-image88.pngΑν μετακινήσουμε το ποντίκι στο εικονίδιο του λάθους EBS-v4-EnvironmentEL-image89.png, τότε, θα δούμε με τη μορφή βοηθητικού κειμένου (tooltip) την αιτιολόγηση.

EBS-v4-EnvironmentEL-image90.pngΤελειώνοντας μια καταχώριση, όταν υπάρχουν προβλήματα από λογικούς ελέγχους που δεν επιτρέπουν την αποθήκευση, αυτά παρουσιάζονται σε ένα διάλογο ανά ενότητα με επεξήγηση και με δυνατότητα άμεσης μετακίνησης στο πεδίο που έχει σφάλμα.

Συνήθως αυτά τα λάθη αφορούν υποχρεωτικά πεδία που δεν συμπληρώθηκαν από το χρήστη.

EBS-v4-EnvironmentEL-image91.pngΤέλος, όταν δεν μπορεί να γίνει άμεσα η διαχείριση του σφάλματος, η εμφάνιση διαφέρει. Το σφάλμα μπορεί να οφείλεται σε άλλο τμήμα του συστήματος και αν δεν μπορεί κανείς να το διορθώσει άμεσα, δίνονται «τεχνικές λεπτομέρειες» που θα βοηθήσουν το σύμβουλο εγκατάστασης να εντοπίσει πού πρέπει να γίνει η διόρθωση (ένα παράδειγμα είναι λάθη στο στήσιμο της «Γέφυρας με Λογιστική» των παραστατικών):

Αν δεν είναι κατανοητό το λάθος, δίνεται δυνατότητα άμεσης αποστολής mail στο Τμήμα Υποστήριξης της Entersoft, με όλες τις τεχνικές λεπτομέρειες, με το εικονίδιο «Αποστολή» mail_view.png.

Λίστες Εμφάνισης Δεδομένων (Oψεις)

Οι όψεις είναι η πολυπληθέστερη κατηγορία οθονών ως προς την ποικιλία και το βαθμό χρήσης. Ενα ειδικό υποσύστημα (Scroller/Cube Designer με κύριο στοιχείο έναν πανίσχυρο “query builder”) είναι υπεύθυνο για την κατασκευή τους, με τρόπο ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από εκπαιδευμένους χρήστες για να παράξουν οσοδήποτε πολύπλοκα σενάρια εμφάνισης και επεξεργασίας δεδομένων. Συνοπτικά η λειτουργικότητά τους είναι η εξής:

  • Παρουσιάζουν με διάφορους τρόπους πληροφορίες που αντλούνται από τη βάση δεδομένων

  • Μέσω αυτών γίνεται η πρόσβαση στις φόρμες διαχείρισης δεδομένων για μεταβολές

  • Μέσω αυτών εκτελούνται πολλές μαζικές διαδικασίες πάνω στα δεδομένα που παρουσιάζονται

  • Μέσω αυτών γίνεται εξαγωγή των στοιχείων σε διάφορα format για χρήση από άλλα συστήματα ή ηλεκτρονική αποστολή

  • Διαδικασίες που απαιτούν επιλογή στοιχείων με δυναμικά κριτήρια, χρησιμοποιούν όψεις για να εξασφαλίσουν την παραμετρικότητα των κριτηρίων (από συμβούλους, χρήστες, τεχνικούς).

    Εδώ θα εξεταστούν από την πλευρά των τελικών χρηστών και μόνο (και όχι του σχεδιαστικού εργαλείου)

  1. ο τρόπος χειρισμού
  2. η λειτουργικότητα
  3. οι δυνατότητες μορφοποίησης

Δομικά Στοιχεία – Γενική Περιγραφή

Τα κύρια δομικά στοιχεία στην οθόνη μιας όψης είναι:

  • Η γραμμή εργαλείων
  • Η περιοχή των κριτηρίων
  • Η λίστα (πλέγμα) προβολής αποτελεσμάτων
  • Η στήλη εργαλείων διαχείρισης της λίστας

Για να δούμε τα αποτελέσματα μιας όψης θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα κριτήρια και να επιλέξουμε Αποδοχή. Είναι σημαντικό να συμπληρωθούν τα κριτήρια ώστε να περιοριστεί το σετ δεδομένων που ζητάμε, διότι, κάθε φορά που γίνεται υπολογισμός όψης (με την εντολή «Αποδοχή»), γίνεται επικοινωνία με τον εξυπηρετητή και τη Βάση Δεδομένων: όσο μεγαλύτερο είναι το πλήθος των εγγραφών που ζητάμε (που καθορίζονται από τις τιμές των κριτηρίων) τόσο περισσότερος χρόνος θα χρειαστεί για να πάρουμε το αποτέλεσμα και τόσο περισσότερο θα επιβαρύνουμε τις εργασίες των υπόλοιπων χρηστών που εκείνη τη στιγμή χρησιμοποιούν το σύστημα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image93.pngΣτην οριζόντια γραμμή εργαλείων μιας όψης, στο αριστερό μέρος, μπορεί κανείς να επιλέξει άλλες όψεις που έχουν αποθηκευτεί στον ίδιο φάκελο (με * φαίνονται όσες είναι ειδικές στην εγκατάσταση – δεν έχουν δοθεί έτοιμες με το προϊόν) και, με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image94.png, μπορεί κανείς να περάσει (αν έχει το δικαίωμα) στο εργαλείο διαμόρφωσης της όψης.

EBS-v4-EnvironmentEL-image95.png

Γραμμη Εργαλείων

Η γραμμή εργαλείων δίνει τις εξής δυνατότητες:

EBS-v4-EnvironmentEL-image96.png Μεταβολή όψης (πρόσβαση στο σχεδιαστικό εργαλείο)
EBS-v4-EnvironmentEL-image97.png Εμφάνιση/Απόκρυψη γραμμής ομαδοποίησης
EBS-v4-EnvironmentEL-image98.png Εμφάνιση/Απόκρυψη γραμμής άμεσου φίλτρου
EBS-v4-EnvironmentEL-image99.png Εμφάνιση/Απόκρυψη γραμμής συνόλων
EBS-v4-EnvironmentEL-image100.png Προσθαφαίρεση στηλών
EBS-v4-EnvironmentEL-image101.png Αυτόματη αυξομείωση πλάτους στηλών στο διαθέσιμο χώρο
EBS-v4-EnvironmentEL-image102.png Τυποποιημένη αυτόματη προεπισκόπηση (preview) & εκτύπωση της λίστας όπως εμφανίζεται εκείνη τη στιγμή
EBS-v4-EnvironmentEL-image103.png Γράφημα βάσει αριθμητικής στήλης
EBS-v4-EnvironmentEL-image104.png Μετατροπή αξιών σε άλλο νόμισμα
Λίστες Δημιουργία, εφαρμογή λιστών (στατικών ή δυναμικών φίλτρων) για τις εμφανιζόμενες οντότητες
Διατάξεις Εναλλακτικές διατάξεις (μορφές εμφάνισης πλέγματος) των ίδιων δεδομένων
Ενέργειες Μαζική επεξεργασία των δεδομένων, μεταφορά δεδομένων σε άλλες εταιρείες κ.λπ.
Αποστολή Εξαγωγή δεδομένων σε excel, mail, html, xml, text
Εκτυπώσεις Κλήση συνδεδεμένων ειδικών εκτυπώσεων (crystal reports)

Κριτήρια

Στην περιοχή των κριτηρίων υπάρχουν οι παράμετροι, οι «ερωτήσεις» που έχουν προβλεφθεί στην όψη, βάσει των οποίων θα αναζητηθούν τα αποτελέσματα. Μόλις συμπληρωθούν, πρέπει να επιλεγεί το πλήκτρο «ΑΠΟΔΟΧΗ» (ή F5) ώστε να εμφανιστούν όσες εγγραφές ικανοποιούν τα κριτήρια.

  • Κάποια κριτήρια εμφανίζονται υπογραμμισμένα EBS-v4-EnvironmentEL-image105.png.Σημαίνει πως πρέπει να συμπληρωθούν οπωσδήποτε.

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image106.pngΣε μερικές όψεις στην περιοχή των κριτηρίων εμφανίζεται πάνω δεξιά το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image107.png. Αυτό σημαίνει πως τα εμφανιζόμενα κριτήρια είναι επαρκή, αλλά σε κάποιες περιπτώσεις ίσως χρειαστούν και μερικά πρόσθετα, τα οποία εμφανίζονται με πάτημα του πλήκτρου αυτού («επί πλέον»).

Από το αντίστοιχο πλήκτρο της πλήρους οθόνης EBS-v4-EnvironmentEL-image107.png, γίνεται «ελαχιστοποίηση», εμφάνιση δηλαδή μόνο των απαραίτητων.

  • Τα πεδία που έχουν δίπλα τους το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image108.png μπορούν να πάρουν μία ή περισσότερες τιμές, μετά από αναζήτηση. Πατώντας το πλήκτρο αυτό ή F3, εμφανίζεται λίστα από την οποία μπορούν να επιλεγούν μία ή περισσότερες γραμμές (συνεχόμενες με πατημένο το αριστερό κλικ & Shift ή διακριτές με Ctrl και «κλικάροντας» μία προς μία όσες θέλετε ή απλά επιλογή μίας και μόνης, εκείνης που φαίνεται επιλεγμένη – focused και πάτημα του πλήκτρου Αποδοχή). Αν έχουν επιλεγεί πολλές τιμές εμφανίζεται ως τιμή του κριτηρίου το λεκτικό «πολλαπλές τιμές». Ο λόγος που δίνεται δυνατότητα επιλογής (αντί μόνο πληκτρολόγησης), είναι γιατί, η πληκτρολόγηση μπορεί να μη γίνει στη γλώσσα και στο case με το οποίο τα δεδομένα έχουν αποθηκευτεί.

note_pinned.png Επιλογή συγκεκριμένων «Πόλεων» ή «Επαγγελμάτων» ή «Κατηγοριών»

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image109.pngΔίπλα σε μερικά πεδία κειμένου ή αριθμητικά πεδία – κριτήρια, υπάρχει το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image110.png. Επιλέγοντάς το (κλικ ή F4), μπορεί να ορίσει κανείς συγκεκριμένες συγκρίσεις (όρια) για περιορισμό των δεδομένων.

note_pinned.png Τιμολόγια δαπανών > 300€, Πελάτες από Α έως Κ, Παραστατικά πωλήσεων ΕΚΤΟΣ των «ΑΠΛ» (Αποδείξεων Λιανικής)

  • Σε όλα τα πεδία όπου μπορεί να γίνει αναζήτηση όπως προηγουμένως και σε όλα τα απλά πεδία κειμένου π.χ. περιγραφή, επωνυμία, μπορεί να δοθεί «μάσκα» (wildcards -> *, ?) για να οριστεί άμεσα ένα υποσύνολο εγγραφών προς εμφάνιση.

note_pinned.png Α* που σημαίνει «όσα αρχίζουν από Α», που σημαίνει «όσα τελειώνουν σε Α», *Α* που σημαίνει «όσα περιέχουν το Α», ?? που σημαίνει «όσα έχουν 2 ακριβώς χαρακτήρες» (Α΄βάθμιοι λ/σμοί), Α?? που σημαίνει «όσα έχουν 3 ακριβώς χαρακτήρες και ο 1ος είναι Α», 6*\,7* που σημαίνει «όσα αρχίζουν από 6 ή 7»

  • Στα περισσότερα κριτήρια τύπου «Ημερομηνίας» ορίζονται στις όψεις ως «ημ/νιακό ΔΙΑΣΤΗΜΑ» και δίπλα τους εμφανίζεται το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image110.png. Επιλέγοντάς το (κλικ ή F4), μπορεί να επιλέξει κανείς συγκεκριμένα-προκαθορισμένα ημερομηνιακά διαστήματα σε σχέση με την ημ/νία εισόδου, αντί να πληκτρολογεί ημ/νιακά όρια, μέσα από τον παρακάτω διάλογο:

EBS-v4-EnvironmentEL-image111.png

Με «κλικ» σε μια επιλογή, αυτή μεταφράζεται σε ημ/νίες και εμφανίζεται στη θέση του πεδίου στην περιοχή των κριτηρίων. Οι επιλογές με «...» ανοίγουν πεδία προς πληκτρολόγηση, αν ενεργοποιηθούν («κλικ»):

EBS-v4-EnvironmentEL-image112.png

Η επιλογή από αυτή τη λίστα γίνεται με Enter.

  • Σε κάποια κριτήρια εμφανίζονται συγκεκριμένες επιλογές απλές ή πολλαπλές επιλογές με «κλικ» στη λίστα που εμφανίζεται, πατώντας το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image110.png.

EBS-v4-EnvironmentEL-image113.png

Πλέγμα

Το πλέγμα (grid) φιλοξενεί τα δεδομένα που αναγνώστηκαν από τη Βάση Δεδομένων ή υπολογίστηκαν μετά την εφαρμογή των κριτηρίων.

Η επικεφαλίδα με τα ονόματα των στηλών αποτελεί το 1ο δομικό στοιχείο της όψης. Μέσω αυτής της περιοχής μπορούν να εκτελεστούν μια σειρά από λειτουργίες που αλλάζουν τη μορφή και άλλες ιδιότητες των ορατών δεδομένων

EBS-v4-EnvironmentEL-image114.pngΜετακίνηση Στήλης

Αυτό γίνεται, επιλέγοντας με αριστερό κλικ μια στήλη στο ύψος της επικεφαλίδας και σύροντάς την στο επιθυμητό σημείο (ώσπου να εμφανιστούν τα 2 κόκκινα βέλη που σηματοδοτούν τη νέα θέση).

Ταξινόμηση

Με αριστερό «κλικ» σε μια στήλη στην περιοχή της επικεφαλίδας, αυτόματα ταξινομούνται τα δεδομένα στο πλέγμα με βάση την τιμή αυτής της στήλες. Με επανάληψη του κλικ αλλάζουμε την ταξινόμηση από αύξουσα σε φθίνουσα. Δίπλα στον τίτλο τα εικονίδια EBS-v4-EnvironmentEL-image115.pngκαι EBS-v4-EnvironmentEL-image116.pngδηλώνουν ακριβώς αυτό, όπως ακριβώς στον Windows Explorer. Η ταξινόμηση με βάση πολλαπλές στήλες, γίνεται με κλικ και πάλι, έχοντας όμως πατημένο το «Shift», οπότε εφαρμόζεται πολλαπλή ταξινόμηση με βάση τη ΣΕΙΡΑ επιλογής των στηλών (των κλικ).

Ομαδοποιήσεις

Σε μια όψη δίνεται η δυνατότητα να ομαδοποιήσουμε τις εγγραφές που υπάρχουν με βάση ένα ή και περισσότερα πεδία και έτσι να διαχειριστούμε κάποιες εγγραφές με βάση τα κοινά τους στοιχεία.

EBS-v4-EnvironmentEL-image117.pngΜε το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image118.png της γραμμής εργαλείων, εμφανίζεται (ή αποκρύπτεται) η περιοχή των ομαδοποιήσεων πάνω από το πλέγμα, όπου τοποθετούνται τα «πεδία ομαδοποίησης».

EBS-v4-EnvironmentEL-image119.pngΌταν σύρουμε εκεί μια στήλη (με drag & drop στον τίτλο επικεφαλίδας) τότε οι εγγραφές ομαδοποιούνται με βάση αυτό το πεδίο και οι εγγραφές εμφανίζονται με τη μορφή δέντρου. Τα πεδία ομαδοποίησης μπορούν να είναι πολλαπλά. Έτσι π.χ. αν θέλουμε να ομαδοποιήσουμε τα είδη με βάση την «οικογένεια» & την «κατηγορία», η εμφάνιση θα είναι όπως στο σχήμα:

Μπορεί κανείς να δημιουργήσει μια ιεραρχία πελατών π.χ. πελάτες κατά πόλη και πωλητή, εισπράξεις κατά υποκατάστημα και χειριστή, είδη κατά εμπορικό τομέα και προμηθευτή, ευκαιρίες πώλησης κατά πωλητή και προέλευση κ.ο.κ.

Οταν η εμφάνιση οριστικοποιηθεί, μπορούμε να επιλέξουμε το ίδιο εικονίδιο για απόκρυψη της γραμμής ομαδοποίησης, ώστε να εξοικονομηθεί χώρος για τα δεδομένα, για το «πλέγμα».

note_pinned.png Ομαδοποίηση ημερομηνιών

EBS-v4-EnvironmentEL-image120.pngΑν η όψη εμφανίζει π.χ. εγγραφές ή εργασίες ή παραστατικά κ.λ.π. με στήλες ημερομηνιακού τύπου, τότε, πατώντας δεξί κλίκ στον τίτλο της στήλες και, επιλέγοντας από το αναδυόμενο εσωτερικό μενού «ομαδοποίηση ημ/νιών», έχουμε δυνατότητα να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα με έναν ειδικό τρόπο σε δυναμικά χρονικά διαστήματα σε σχέση με «σήμερα»:

EBS-v4-EnvironmentEL-image121.jpegΣτο διάλογο που εμφανίζεται επιλέγουμε το βάθος της ανάλυσης (Ημέρες, Εβδομάδες, Δεκαπενθήμερα, κ.λ.π.), Ανώτατο πλήθος ετών ή μηνών (ανάλογα το μέγιστο βάθος ανάλυσης), καθώς και ανάλυση προς το παρελθόν το ή μέλλον (αν έχουμε π.χ. ημ/νία λήξης). Δεξιά, φαίνεται η ανάλυση που θα παραχθεί. Το αποτέλεσμα στην όψη εμφανίζεται με έξοδο από το διάλογο («Αποδοχή»):

Η αφαίρεση της ομαδοποίησης γίνεται από τον ίδιο διάλογο με το πλήκτρο «Διαγραφή».

Σύνολα - Υποσύνολα

Σε μια λίστα που περιέχει στήλες με αριθμητικά δεδομένα, υπάρχει η δυνατότητα να υπολογίζονται σύνολα. Επιλέξτε από τη γραμμή εργαλείων το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image122.png. Το αποτέλεσμα είναι ότι προστίθεται γραμμή με τα τελικά σύνολα και αν υπάρχουν ομαδοποιήσεις, προστίθενται γραμμές με υποσύνολα σε κάθε τέλος ομάδας. Το είδος των συνόλων (άθροισμα, μέσος όρος, μέγιστη, ελάχιστη τιμή κλπ.) ορίζεται στη σχεδίαση της όψης.

EBS-v4-EnvironmentEL-image123.png

Ενας άλλος τρόπος να οριστεί μορφή συνόλων είναι από τις «Ιδιότητες στήλης» μέσω δεξί κλικ στον τίτλο στήλης.

Σύνολα επί επιλεγμένων γραμμών

Επιλέγοντας κάποιες γραμμές μίας όψης (διαδοχικές ή μη) και περνώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από μία στήλη με αριθμητικό περιεχόμενο (π.χ. ποσότητα, αξία), εμφανίζεται tooltip με πληροφορίες σχετικά με το πλήθος των επιλεγμένων εγγραφών, το πλήθος των μοναδικών τιμών, το μέσο όρο, το ελάχιστο και το μέγιστο, την τυπική απόκλιση και το άθροισμα. Το tooltip παραμένει ενεργό στην οθόνη του χρήστη για επτά περίπου δευτερόλεπτα ακόμη και μετά την απόσυρση του δείκτη του ποντικιού από τη συγκεκριμένη στήλη.

EBS-v4-EnvironmentEL-image124.png

Προσθήκη – Κατάργηση Στήλης

Με δεξί «κλικ» σε μια στήλη στην επικεφαλίδα και επιλέγοντας μεταβολή γραμμογράφησης είτε με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image125.png από την οριζόντια γραμμή εργαλείων της όψης (βλ. δομικά στοιχεία) έχουμε πρόσβαση σε μια λίστα α πό λοιπές μη ορατές στήλες τις οποίες μπορούμε να «σύρουμε» στην περιοχή της επικεφαλίδας, στην επιθυμητή θέση (με τους χειρισμούς της «μετακίνησης» και τις κόκκινες ενδείξεις).

Από την επιλογή «απόκρυψη στήλης», η στήλη στην οποία ενεργοποιήσαμε το εσωτερικό μενού (με «κλικ») μεταφέρεται στις «διαθέσιμες» από τις ορατές.

EBS-v4-EnvironmentEL-image126.png

Ακινητοποίηση στηλών

Aπό το ίδιο εσωτερικό μενού η «ακινητοποίηση στηλών» (freeze columns) έχει σαν αποτέλεσμα να διατηρούνται ορατές όλες οι αμέσως προηγούμενες στήλες (αριστερά) της επιλεγμένης, ώστε αν έχουμε οριζόντια μπάρα κύλισης, τα στοιχεία «ταυτότητας» να είναι σταθερά.

Μετονομασία

Aπό το ίδιο εσωτερικό μενού στην επιλογή «τίτλος στήλης» έχουμε τη δυνατότητα να μεταβάλλουμε την ονομασία της στήλης, χωρίς να είναι απαραίτητο να εισέλθουμε στη σχεδίαση της όψης.

Μορφοποίηση

Aπό το ίδιο εσωτερικό μενού στην επιλογή «μορφοποίηση στήλης» μπορείνα οριστεί ο τρόπος εμφάνισης σε αριθμητικές ή ημ/νιακές στήλες. Π.χ. η τιμή #0.00 καθορίζει ότι μια αριθμητική στήλη θα εμφανίζεται με 2 δεκαδικά, με την τιμή c εμφανίζεται το σύμβολο του νομίσματος που έχει δηλωθεί στα Regional Settings του εξυπηρετητή, ενώ η τιμή d εμφανίζει μια ημερομηνιακή στήλη βάσει του short date format που έχει δηλωθεί στα Regional Settings του εξυπηρετητή.

Γραμμή άμεσων φίλτρων

EBS-v4-EnvironmentEL-image127.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image128.pngΣτο πάνω μέρος μιας λίστας υπάρχει η γραμμή «άμεσου φίλτρου» EBS-v4-EnvironmentEL-image129.png. Το φίλτρο αυτό βοηθά στην περαιτέρω επεξεργασία των δεδομένων και μάλιστα είναι ταχύτατη σε οποιεσδήποτε συνθήκες, διότι δεν απαιτεί επικοινωνία με τη βάση δεδομένων και τον εξυπηρετητή.

Ως φίλτρα μπορούμε να δώσουμε κάποια συγκεκριμένη τιμή (πληκτρολογώντας ή επιλέγοντας από το DropDown List που εμφανίζεται) είτε κάποιο μέρος της τιμής (προσθέτοντας το *). Για να αφαιρέσουμε ένα φίλτρο που έχουμε θέσει αρκεί να κάνουμε κλικ στο εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image130.png και να επιλέξουμε «καθαρισμός».

Η απόκρυψη της γραμμής αυτής, για εξοικονόμηση χώρου για τα δεδομένα, γίνεται από τη γραμμή εργαλείων με το εικονίδιο .

Φίλτρα σε κελί (γραμμή-στήλη)

Με δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της περιοχής δεδομένων, αναδύεται μενού με διάφορες επιλογές για άμεσα δυναμικά φίλτρα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image132.pngΕπιλέγοντας Φίλτρο με επιλογή αυτόματα αναπροσαρμόζεται η λίστα και μένουν μόνο οι γραμμές που στο συγκεκριμένο πεδίο (στήλη) έχουν τη συγκεκριμένη τιμή. Αν π.χ. έχουμε μια λίστα πελατών και στη στήλη «Πόλη», στη γραμμή ενός πελάτη στην «ΠΑΤΡΑ» πατήσουμε δεξί κλικ & «φίλτρο με επιλογή», θα απομείνουν στη λίστα μόνο όσοι πελάτες είναι από την ΠΑΤΡΑ, οι υπόλοιποι θα εξαιρεθούν από τη λίστα.

Επιλέγοντας Φίλτρο με εξαίρεση αυτόματα αναπροσαρμόζεται η λίστα και μένουν μόνο οι γραμμές που στο συγκεκριμένο πεδίο (στήλη) έχουν ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΤΙΜΗ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΛΕΓΜΕΝΗ. Στο προηγούμενο παράδειγμα, θα εξαιρεθούν από τη λίστα όσοι πελάτες είναι από την ΠΑΤΡΑ. Η επεξεργασία αυτή γίνεται πάντα επί του αποτελέσματος της προηγούμενης ενέργειας.

Επιλέγοντας Φίλτρο και δίνοντας μια τιμή, θα μείνουν στη λίστα όσες γραμμές έχουν αυτή την τιμή στη στήλη που πατήθηκε δεξί κλικ.

Επιλέγοντας Αφαίρεση φίλτρων επανεμφανίζεται η λίστα όπως ήταν αρχικά, σύμφωνα με τα κριτήρια που δόθηκαν.

Επισκόπηση

EBS-v4-EnvironmentEL-image133.pngΣε πολλές όψεις, όταν σε μια στήλη εμφανίζεται ο κωδικός ή κάποιο στοιχείο ταυτοποίησης μιας οντότητας (όπως π.χ. στην όψη παραγγελιών, στη στήλη συναλλασσόμενος), ο δείκτης του mouse μετατρέπεται σε EBS-v4-EnvironmentEL-image134.png, δηλώνοντας πως είναι διαθέσιμη η λειτουργία αυτή της άμεσης προβολής πληροφοριών. Κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Alt του πληκτρολογίου και ταυτόχρονα πιέζοντας το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, εμφανίζεται ο σχετικός διάλογος, με δυνατότητες για εμφάνιση στο σχετικό χάρτη (EBS-v4-EnvironmentEL-image135.png, με την προϋπόθεση ότι η πληροφορία των συντεταγμένων είναι διαθέσιμη στην όψη) και στην πλήρη φόρμα (EBS-v4-EnvironmentEL-image136.png).

Μέτρηση Γραμμών

EBS-v4-EnvironmentEL-image137.pngΑπό το ίδιο εσωτερικό μενού που εμφανίζεται με δεξί κλικ σε κάποιο σημείο της περιοχής δεδομένων, η επιλογή Ρυθμίσεις επιτρέπει:

  • Tην εμφάνιση γραμμής στο κάτω μέρος του πλέγματος με το πλήθος των γραμμών

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image138.pngΤην εμφάνιση του πλήθους γραμμών ανά πεδίο ομαδοποίησης αν πληκτρολογηθεί # στο «πλήθος ομάδων πίνακα», ενσωματώνοντας και κάποιο λεκτικό αν θέλουμε. Για παράδειγμα, αν σε μία όψη ειδών, δηλώσουμε (Είδη : #) το αποτέλεσμα θα είναι ως εξής:

EBS-v4-EnvironmentEL-image139.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image140.pngΑν μάλιστα θα θέλαμε ταξινόμηση κατά το πλήθος των γραμμών ομάδων, με δεξί κλικ στην περιοχή του πλέγματος (που περιέχει τουλάχιστον μία ομαδοποίηση) επιλέγουμε Ομαδοποίηση κατά πλήθος. Στο παράδειγμα ειδών κατά oικογένεια, θα εμφανιστούν οι οικογένειες ταξινομημένες ΚΑΤΑ ΠΛΗΘΟΣ ειδών που τους ανήκουν.

Ιεραρχικές Οψεις

Στις ιεραρχικές όψεις, γίνεται επεξεργασία δύο ή περισσότερων τελείως διαφορετικών σετ δεδομένων που συνδέονται με κάποιο κοινό στοιχείο, ούτως ώστε να δημιουργείται μια δενδρική εικόνα.

Για παράδειγμα

  • Πωλητές με τα πλήρη στοιχεία τους στο 1ο επίπεδο, στο 2ο επίπεδο οι πελάτες που έχει αναλάβει κάθε πωλητής με τα στοιχεία τους, στο 3ο επίπεδο τζίρος των πελατών ανά μήνα.

  • Είδη στο 1ο επίπεδο και υπόλοιπα του καθενός κατά αποθηκευτικό χώρο στο 2ο επίπεδο.

  • Παραστατικά στο 1ο επίπεδο, γραμμές παραστατικών στο 2ο επίπεδο και αριθμοί σειράς ειδών στο 3ο επίπεδο

Μια ιεραρχική όψη εμφανίζεται αρχικά με κλειστά τα κατώτερα επίπεδα ούτως ώστε να μην ξοδεύεται χρόνος για άντληση από τη Β.Δ. μεγάλου όγκου πληροφορίας χωρίς να χρειάζεται. Ο χρήστης επιλέγει το άνοιγμα ενός κόμβου με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image141.png αριστερά στο πλέγμα (ή το «κλείσιμο» με το EBS-v4-EnvironmentEL-image142.png) αν θέλει ανάπτυξη ή σύμπτυξη επιπέδου (όπως στον windows explorer). Κατά το άνοιγμα κόμβου διαβάζονται και εμφανίζονται οι πληροφορίες. Με Ctrl + μπορούμε να ζητήσουμε την ανάπτυξη όλων των επιπέδων για όλες τις γραμμές.

EBS-v4-EnvironmentEL-image143.png

Κάθε επίπεδο μπορεί να έχει τις δικές του ομαδοποιήσεις. Η ομαδοποίηση δεν είναι επίπεδο παρά το ότι έχουμε δεντρική εμφάνιση. Κάθε ομαδοποίηση είναι απλά μια «επικεφαλίδα» (χωρίς δικά της διακριτά δεδομένα), ενώ κάθε κόμβος ιεραρχικής όψης οδηγεί σε διαφορετικής υψής πληροφορία (drill down στις «λεπτομέρειες» ή «αναλύσεις» μιας γραμμής).

Στο παραπάνω παράδειγμα, στην όψη «Συναρμολογήσεις», το 1ο επίπεδο είναι τα παραστατικά, ενώ στο 2ο επίπεδο είναι οι γραμμές των ειδών. Οι γραμμές έχουν ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΘΕΙ (χωρίς αυτό να αποτελεί διακριτό επίπεδο) κατά τον τύπο των ειδών: τα «είδη» (συναρμολογούμενα), οι «εργασίες» και τα «περιεχόμενα» (α’ύλες, γενικώς συστατικά).

Ενα άλλο παράδειγμα ιεραρχικής όψης είναι η όψη «Πωλήσεις-Αποστολές» του κυκλώματος Πωλήσεων, όπου υπάρχει ομαδοποίηση όλων των παραστατικών ως προς το Υποκατάστημα στο 1ο επίπεδο, ενώ παρέχεται η πληροφορία των ειδών που κάθε παραστατικό περιέχει στο 2ο επίπεδο.

EBS-v4-EnvironmentEL-image144.png

Drill Down σε Οψη

Μερικές όψεις δίνουν τη δυνατότητα «εμβάθυνσης» (drill-down) σε επόμενο επίπεδο πληροφορίας όχι με τη μορφή ιεραρχικού δέντρου, αλλά με εμφάνιση νέου παράθυρου με τα στοιχεία του επόμενου επιπέδου.

about.png Ποια είναι η διαφορά από τις ιεραρχικές όψεις;

Το επίπεδο εμβάθυνσης της πληροφορίας δεν αναφέρεται ΣΥΝΟΛΙΚΑ στη γραμμή που βλέπουμε (όπως στις ιεραρχικές όψεις) αλλά και σε συγκεκριμένη ΣΤΗΛΗ (κελί). Θα μπορούσε επομένως σε μια γραμμή που εμφανίζει 2 αξιακά πεδία να υπάρχει διαφορετικό drill down στο καθένα από αυτά (π.χ. ποσότητα, αξία).

about.png Πώς γίνεται αντιληπτό ότι έχει προβλεφθεί drill-down σε μια στήλη όψης;

Στη στήλη όπου μπορεί κανείς να ζητήσει drill-down εμφανίζεται το σύμβολο EBS-v4-EnvironmentEL-image146.png και η μορφή του mouse μεταβάλλεται:

EBS-v4-EnvironmentEL-image147.png

Στη Συνοπτική Εικόνα Διοίκησης ή στους Εταιρικούς Δείκτες του μενού «Εικόνα Επιχείρησης» ή στην Δήλωση Φ.Π.Α. για παράδειγμα, παρέχεται drill-down σε διάφορες στήλες. Στο διάλογο που εμφανίζεται πατώντας το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image146.png, επεξηγείται στην ουσία η προέλευση του κάθε ποσού (από ποιες εγγραφές αθροίστηκε):

EBS-v4-EnvironmentEL-image148.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image149.png

Η λειτουργικότητα αυτή, πέραν της παροχής οργανωμένης πληροφόρησης, βοηθά σε διαδικασίες διερεύνησης στοιχείων και σε διαδικασίες συμφωνιών με Ισοζύγια ή άλλα εκτυπωτικά.

Σύνθετες Οψεις

Μερικές όψεις δίνουν τη δυνατότητα ταυτόχρονης προβολής και μεταβολής της πλήρους οθόνης των εγγραφών που εμφανίζουν π.χ. Διαχείριση προσώπων, Εισερχόμενα mails κ.λ.π.:

EBS-v4-EnvironmentEL-image150.png

H οθόνη μιας τέτοιας «σύνθετης όψης» χωρίζεται σε 2 τμήματα:

  1. Το πλέγμα της όψης

  2. Τη φόρμα εμφάνισης της τρέχουσας εγγραφής

Καθώς μετακινείται κανείς στο πλέγμα, από γραμμή σε γραμμή, στο 2ο τμήμα εμφανίζονται τα πλήρη στοιχεία της εγγραφής (με όλες τις «υποσελίδες» και τα εργαλεία διαχείρισης της εγγραφής στην κάθετη γραμμή εργαλείων όπως αυτά παρουσιάστηκαν στο κεφάλαιο «οθόνες διαχείρισης δεδομένων»).

EBS-v4-EnvironmentEL-image151.pngΟσο το πλήκτρο EBS-v4-EnvironmentEL-image152.png είναι ενεργοποιημένο, αν γίνουν μεταβολές σε διάφορα πεδία στο τμήμα της φόρμας, τότε, μετακινούμενοι σε άλλη γραμμή της όψης, η αποθήκευση των αλλαγών γίνεται αυτόματα, αλλιώς, πρέπει να ζητηθεί αποθήκευση μέσω του εικονιδίου «αποθήκευση» .

EBS-v4-EnvironmentEL-image153.pngΟσο το πλήκτρο σταθεροποίησης είναι ενεργοποιημένο, η φόρμα δεσμεύει το κάτω τμήμα της οθόνης, ενώ αν απενεργοποιηθεί, απελευθερώνεται ο χώρος για εμφάνιση μέγιστου πλήθους γραμμών και, για να εμφανιστεί η φόρμα, επιλέγουμε το panel «Εγγραφή». Επί πλέον, η φόρμα με τα πλήρη στοιχεία ανοίγει στην αρχική θέση, απλά με πέρασμα του ποντικιού (mouse over) από το ίδιο σημείο («Εγγραφή»),

EBS-v4-EnvironmentEL-image154.png

Οψεισ Τύπου «Κάρτα»

Μία άλλη κατηγορία όψεων είναι οι «κάρτες» που χρησιμεύουν για παρουσίαση οντοτήτων με λίγα στοιχεία όπου προσφέρεται περισσότερο μια «κάθετη διάταξη» όπως στην περίπτωση των φωτογραφιών:

EBS-v4-EnvironmentEL-image155.png

Παρόμοια παρουσίαση έχει επιλεγεί σε ορισμένες λίστες μέσα σε οθόνες διαχείρισης οντοτήτων, όπου τα πεδία δεν είναι τόσο λίγα, ώστε να βολεύει η διαχείρισή τους σε μία μόνο γραμμή (όπως τα κωδικολόγια). Οπότε, τα πεδία διατάσσονται όχι σε γραμμές αλλά σε κάρτες με 1 ή περισσότερες στήλες πεδίων η κάθε μία για εύκολο «line-input». Tέτοια λίστα έχει χρησιμοποιηθεί στις Διευθύνσεις/Υποκαταστήματα των πελατών, στις Επαφές κλπ.

EBS-v4-EnvironmentEL-image156.png

Μπορεί κανείς να διαλέξει μεταξύ απλής λίστας και λίστας τέτοιου τύπου, από το εικονίδιο εναλλαγής εμφάνισης στην κάθετη μπάρα εργαλείων.

Αμεση Εκτύπωση

Οποιαδήποτε όψη μπορεί να εκτυπωθεί από το εργαλείο Προεπισκόπησης που είναι ενσωματωμένο στην οριζόντια γραμμή εργαλείων, με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image157.png.

Η εκτύπωση αυτή είναι διαθέσιμη σε ΟΛΕΣ τις όψεις και μάλιστα με την τρέχουσα μορφή – ταξινόμηση – ομαδοποίηση – φίλτρα, που ο χρήστης έχει εφαρμόσει και βλέπει εκείνη τη στιγμή.

Η εκτύπωση μέσω της προεπισκόπησης είναι πάντα διαθέσιμη, ανεξάρτητα αν, για την ίδια όψη, έχουν κατασκευαστεί ειδικές εκτυπώσεις στην επιθυμητή μορφή, με κάποιο ειδικό πρόγραμμα π.χ. Crystal Reports, DevExpress (που καλούνται από την επιλογή «Εκτυπώσεις» της οριζόντιας γραμμής εργαλείων).

Ζητώντας λοιπόν προεπισκόπηση, εμφανίζεται σε εκτυπώσιμη μορφή η όψη, με αρίθμηση σελίδων, την ημ/νία και ώρα εκτύπωσης και με μια προτεινόμενη διαμόρφωση στον παρακάτω διάλογο:

EBS-v4-EnvironmentEL-image158.png

Από την οριζόντια γραμμή εργαλείων του διαλόγου, μπορεί ο χρήστης:

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image159.png Να μετακινηθεί μεταξύ των σελίδων

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image160.png Να ζητήσει συγκεκριμένη μεγέθυνση – σμίκρυνση

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image161.png Να στείλει στον εκτυπωτή άμεσα την εκτύπωση

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image162.png Να αποθηκεύσει την εκτύπωση σε αρχείο PDF σε κάποιο φάκελο

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image163.png Nα στείλει με mail την εκτύπωση σε μορφή PDF αρχείου

Τέλος, με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image164.png Ρυθμίσεις, μπορεί κανείς να αλλάξει τον τίτλο, την ημ/νία, τις γραμματοσειρές, να επιλέξει οριζόντιες ή κάθετες διαχωριστικές γραμμές, εκτύπωση κριτηρίων ή όχι, διάταξη portrait ή landscape, συγκεκριμένο εκτυπωτή, «υδατογράφημα» κλπ. και όλα αυτά να τα αποθηκεύσει ως «πρότυπο» για όλες του τις εκτυπώσεις.

Γράφημα

Από την οριζόντια γραμμή εργαλείων μιας όψης που έχει τουλάχιστον μία αριθμητική στήλη, μπορεί να ζητηθεί η παραγωγή γραφήματος:

EBS-v4-EnvironmentEL-image165.png

Το γράφημα διαμορφώνεται πάντα από το 1ο πεδίο ομαδοποίησης, κι αν δεν υπάρχει ομαδοποίηση, με βάση τις τιμές της 1ης στήλης (ως μία διάσταση), οι δε τιμές των αριθμητικών στηλών αναπτύσσονται στη 2η διάσταση. Οι στήλες αυτές επιλέγονται από το χρήστη στο διάλογο που εμφανίζεται με τις «Ιδιότητες»:

EBS-v4-EnvironmentEL-image166.png

Στην οθόνη του γραφήματος, υπάρχει οριζόντια γραμμή εργαλείων που επιτρέπει την εκτύπωση του γραφήματος, την αποθήκευση, την επιλογή απεικόνισης από μια μεγάλη ποικιλία π.χ. γραμμές, πίτες, μπάρες, περιοχές κ.λ.π., την επιλογή χρωμάτων, την εμφάνιση τίτλων κλπ.

EBS-v4-EnvironmentEL-image167.png

Μετατροπή σε Νόμισμα

Μια πολύ ενδιαφέρουσα δυνατότητα είναι η on-demand μετατροπή ποσών σε οποιοδήποτε νόμισμα με την ισχύουσα ή άλλη «δοτή» ισοτιμία:

EBS-v4-EnvironmentEL-image168.png

Επιλέγοντας το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image169.pngαπό τη γραμμή εργαλείων, εμφανίζεται διάλογος επιλογής νομίσματος, ημέρας εύρεσης Ισοτιμίας (οι ισοτιμίες εισάγονται καθημερινά μέσω web service και αυτό μπορεί να γίνεται αυτόματα) και Ισοτιμίας (μπορεί κανείς να δώσει οποιαδήποτε ισοτιμία).

Με «Αποδοχή», όλες οι στήλες που αναγνωρίζεται ότι εκφράζονται στο βασικό νόμισμα ΔΙΠΛΑΣΙΑΖΟΝΤΑΙ και οι νέες στήλες έχουν στον τίτλο τους την ένδειξη του επιλεγμένου ξένου νομίσματος.

Για κατάργηση των στηλών στο εναλλακτικό νόμισμα, επιλέγουμε πάλι το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image169.png.

Εξαγωγή Δεδομένων

Από την οριζόντια γραμμή εργαλείων κάθε όψης με την επιλογή «Αποστολή» μπορεί να γίνει εξαγωγή των δεδομένων της όψης σε διάφορα format με πολλές και διάφορες δυνατότητες, που πιθανά θα χρειαστεί κάποιος, για την επεξεργασία και χρήση των δεδομένων αυτών από εξωτερικό σύστημα:

EBS-v4-EnvironmentEL-image170.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image171.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται, επιλέγει κανείς τη μορφή :

  • Excel, όπου υπάρχει δυνατότητα για κωδικοποίηση κελιών και προσθήκη σε υπάρχον φύλλο εργασίας, ώστε να μπορεί να προετοιμάσει κανείς «σενάρια» και, μετά την εξαγωγή δεδομένων, να είναι έτοιμο ένα προκαθορισμένο φύλλο εργασίας με πράξεις επί των «πρωτογενών» δεδομένων στην επιθυμητή μορφή.
  • HTML
  • Data Set (xsd)
  • XML
  • Παράθυρο
  • Clipboard
  • Fixed Length αρχείο, όπου αλλάζει η μορφή του διαλόγου και επιτρέπει τον καθορισμό του σχήματος και των ιδιοτήτων του αρχείου, με βάση τις στήλες της όψης
  • Mail merge, όπου εμφανίζεται σελίδα ορισμού τύπου mail merge σε «επιστολή» (word), FAX, eMail
  • Εκτυπωτή

Με το πλήκτρο Χρονοπρογραμματισμός μπορεί κανείς να καθορίσει να γίνεται αυτή η εξαγωγή αυτόματα με την επιθυμητή περιοδικότητα.

Καθορίζοντας το όνομα του αρχείου εξαγωγής, υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης ώστε αυτό το όνομα να είναι δυναμικό, με χρήση διάφορων στοιχείων όπως η ημ/νία, η ώρα, ο χρήστης, το υποκατάστημα, η εταιρεία ή και η τιμή μιας παραμέτρου της όψης.

note_pinned.png Ορίζοντας όνομα $CSConfig${company}_{yyyy}-{mm}-{dd}.html, παρήχθη στο φάκελο CSConfig το «ES_2007-01-22.html»

Λίστες Οντοτήτων

EBS-v4-EnvironmentEL-image172.pngΟι «λίστες» είναι σύνολα οντοτήτων που προσδιορίζονται από το χρήστη μέσω μιας όψης είτε «στατικά» (συγκεκριμένοι πελάτες για παράδειγμα) είτε «δυναμικά» (οι πελάτες Αττικής για παράδειγμα). Οι λίστες χρησιμοποιούνται σε διάφορες μαζικές διαδικασίες του CRM π.χ. το κοινό μιας εκστρατείας Marketing ή ακόμη και ως «έτοιμο σετ δεδομένων» για εμφάνιση και επεξεργασία σε μια όψη (αντί της εφαρμογής των κριτηρίων).

Σε μια στατική λίστα προσδιορίζονται ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΕΣ οντότητες να ανήκουν σε αυτήν από τον εξής διάλογο:

EBS-v4-EnvironmentEL-image173.pngΣε μια δυναμική λίστα τα μέλη της προσδιορίζονται δυναμικά, μέσω των κριτηρίων μιας όψης από τον παρακάτω διάλογο, όπου παρέχονται τα κριτήρια της όψης για συμπλήρωση των επιθυμητών τιμών:

Τέλος, σε μια συνδυαστική λίστα, τα μέλη της προκύπτουν από συνδυασμό πράξεων επί των συνόλων άλλων στατικών, δυναμικών ή συνδυαστικών λιστών.

EBS-v4-EnvironmentEL-image174.pngΓια παράδειγμα, μία συνδυαστική λίστα προσώπων μπορεί να ορίζει το σύνολο των προσώπων στα οποία αποστέλλουμε ένα Newsletter. Μπορεί να περιλαμβάνει τα περιεχόμενα μιας στατικής λίστας στην οποία έχουν εγγραφεί οι ενδιαφερόμενοι, μία δυναμική λίστα με γενικά κριτήρια επιλογής του κοινού που θέλουμε να στέλνουμε το Newsletter και να μην περιλαμβάνει τα περιεχόμενα της στατικής λίστας αυτών που έχουν δηλώσει ότι δεν επιθυμούν να παίρνουν newsletters.

Μία Δυναμική ή Συνδυαστική λίστα μπορεί να οριστεί ότι είναι Aποθηκευμένη, οπότε πλέον ο χρήστης μπορεί να την ενημερώσει είτε με επανυπολογισμό είτε με προσθήκη νέων.

H διαχείριση των λιστών από τις όψεις γίνεται από την οριζόντια γραμμή εργαλείων, από την επιλογή «λίστες» με τις εξής επιλογές:

  • Εφαρμογή φίλτρου λίστας. Εφαρμόζει στην τρέχουσα όψη την επιλεγμένη λίστα, επιστρέφοντας ουσιαστικά την τομή των δύο λιστών. Η εφαρμογή των λιστών μπορεί να είναι και διαδοχική.

  • Αφαίρεση φίλτρων λίστας. Αφαιρεί τα όποια φίλτρα έχουν εφαρμοστεί.

  • Προσθήκη οντοτήτων σε λίστα. Προσθέτει σε μία υπαρκτή στατική λίστα, τις οντότητες των επιλεγμένων γραμμών της όψης.

  • Αφαίρεση οντοτήτων από λίστα. Αφαιρεί από μία υπαρκτή λίστα, τις οντότητες των επιλεγμένων γραμμών της όψης.

  • Νέα δυναμική λίστα οντοτήτων. Δημιουργεί μία νέα δυναμική λίστα οντοτήτων

  • Νέα στατική λίστα οντοτήτων. Δημιουργεί μία νέα στατική λίστα οντοτήτων και προσθέτει σε αυτή, τις οντότητες των επιλεγμένων γραμμών της όψης.

  • Εμφάνιση λίστας. Εμφανίζει τον ορισμό της επιλεγμένης λίστας.

Μέσα από οποιαδήποτε οθόνη διαχείρισης δεδομένων (Site), στο μενού «Ενέργειες» με την επιλογή «Συμμετοχή σε λίστες» δίνεται η δυνατότητα ένταξης της οντότητας σε μία ή περισσότερες στατικές λίστες. Εμφανίζονται οι λίστες που έχουν δημιουργηθεί για να επιλεγούν εκείνες στις οποίες θέλουμε να προστεθεί η συγκεκριμένη οντότητα.

Τέλος, η διαχείριση όλων των λιστών που έχουν κατασκευαστεί γίνεται από το κεντρικό μενού «Marketing».

Αμεσες Ενέργειες

EBS-v4-EnvironmentEL-image175.pngΣυντόμευση

Η τρέχουσα όψη μπορεί να προστεθεί στις συντομεύσεις (στην 1η ανοικτή ομάδα), ώστε να είναι άμεσα εκτελέσιμη και μάλιστα με τις τιμές των κριτηρίων που έχουν δοθεί. Αυτό γίνεται επλέγοντας «Συντομεύσεις» (στις Ενέργειες της γραμμής εργαλείων).

Εμφάνιση Οντότητας

Στις όψεις που απεικονίζουν οντότητες, συνήθως έχει δοθεί η δυνατότητα (κατά το σχεδιασμό της όψης) να μπορεί να γίνει παρουσίαση της τρέχουσας οντότητας στη φόρμα διαχείρισής της (π.χ. η οθόνη είδους σε μια λίστα ειδών, η οθόνη πελάτη σε μια λίστα πελατών κ.ο.κ.). Αυτό γίνεται:

  1. Με διπλό κλικ
  2. Με το πλήκτρο Enter
  3. Mε επιλογή του εικονιδίου EBS-v4-EnvironmentEL-image176.png από την κάθετη μπάρα εργαλείων

Εισαγωγή Νέας Οντότητας

Στις όψεις που απεικονίζουν οντότητες, συνήθως έχει δοθεί η δυνατότητα (κατά το σχεδιασμό της όψης) να μπορεί να γίνει εισαγωγή νέας οντότητας (π.χ. νέο είδος ενώ είμαστε στη λίστα ειδών, νέα παραγγελία σε μια όψη παραγγελιών κ.ο.κ.). Αυτό γίνεται:

  1. Με το πλήκτρο Insert
  2. Mε επιλογή του εικονιδίου EBS-v4-EnvironmentEL-image177.png από την κάθετη μπάρα εργαλείων

Μαζική Διαγραφή

Σε όσες όψεις επιτρέπεται, μπορεί κανείς να επιλέξει (μαρκάρει) κάποιες γραμμές – οντότητες (με shift ή ctrl πατημένο και κλικ) και να ζητήσει διαγραφή ΟΛΩΝ με τους εξής τρόπους:

  1. Με το πλήκτρο Delete
  2. Mε επιλογή του εικονιδίου EBS-v4-EnvironmentEL-image178.png από την κάθετη μπάρα εργαλείων

Προφανώς η διαγραφή θα γίνει μόνον αν, αφενός ο χρήστης έχει δικαίωμα στη διαγραφή, αφετέρου αν δεν υπάρχουν αναφορές της οντότητας σε άλλους πίνακες, να μην έχει «κινηθεί» για παράδειγμα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image179.pngΜαζική Μεταβολή

Υπάρχει η δυνατότητα μαζικής μεταβολής πεδίων στις επιλεγμένες (μαρκαρισμένες) γραμμές/οντότητες των όψεων από την επιλογή «Μαζική μεταβολή» του μενού «Ενέργειες» της γραμμής εργαλείων:

Επιλέγοντας την εργασία αυτή, εμφανίζεται διάλογος, όπου κανείς μπορεί να επιλέξει το πεδίο που θέλει να μεταβάλλει με μια ορισμένη – ίδια τιμή σε όλες τις εγγραφές από τη λίστα των διαθέσιμων πεδίων.

Αναλόγως του τύπου πεδίου προς μεταβολή, δίνονται διάφορες δυνατότητες. Αν για παράδειγμα είναι πεδίο επιλογής, στο πεδίο «τιμή» (η νέα τιμή που θα πάρει το πεδίο σε όλες τις εγγραφές δηλαδή) εμφανίζονται οι προκαθορισμένες επιλογές, ενώ αν είναι κωδικολόγιο (π.χ. κατηγορία, ομάδα, πόλη κ.ο.κ.) ή οντότητα (π.χ. μονάδα μέτρησης, σχέδιο κατανομής, πρόσωπο κ.ο.κ.), στο πεδίο «Αναζήτηση» μπορεί κανείς να βρει την επιθυμητή τιμή, πατώντας EBS-v4-EnvironmentEL-image180.png. Μπορούμε επίσης να ορίσουμε να γίνει «κενό» (να καθαριστεί το πεδίο) ή ακόμη, μια έκφραση.

Τέλος, μια ενδιαφέρουσα δυνατότητα είναι ότι μέσω έκφρασης μπορεί να οριστεί ότι η νέα τιμή θα είναι η τιμή ενός άλλου πεδίου της όψης ή, επί αριθμητικών τιμών, πράξεις μεταξύ πεδίων.

note_pinned.png EBS-v4-EnvironmentEL-image181.pngΣε μια λίστα ειδών που εμφανίζει την Τιμή Χονδρικής, θέλουμε να μεταβάλλουμε για όλα τα είδη την Τιμή Λιανικής έτσι ώστε να είναι προσαυξημένη κατά 20% της Τιμής Χονδρικής. Αυτό γίνεται με «έκφραση», διαλέγοντας ως 1ο όρο το πεδίο «Τιμή Χονδρικής» και πληκτρολογώντας στη συνέχεια τη σχετική έκφραση «*1,20d» (για τη σχετική στρογγυλοποίηση στα δεκαδικά της τιμής).

Ανανέωση

Με την ανανέωση, γίνεται ανάκληση από τη Βάση Δεδομένων και υπολογισμός – επανεμφάνιση των στοιχείων της όψης:

  1. Με το πλήκτρο F5
  2. Mε επιλογή του εικονιδίου EBS-v4-EnvironmentEL-image182.png από την κάθετη μπάρα εργαλείων

Ανάλυση Δεδομένων (Dashboards)

Τα dashboards αποτελούν ένα σύνθετο τύπο αναφορών και αποτελούν σύγχρονη υλοποίηση εφαρμογών επιχειρηματικής ευφυΐας, διαθέσιμων έτσι σε όλες τις επιχειρήσεις. Καλύπτουν όλο το εύρος λειτουργίας των επιχειρήσεων και είναι εξειδικευμένα ώστε να απευθύνονται σε όλα τα στελέχη της επιχείρησης και ανάλογα με τις απαιτήσεις και ανάγκες του εκάστοτε ρόλου. Τα dashboards περιέχουν μια σειρά από διαφορετικά αντικείμενα που συνήθως σχετίζονται ως προς το περιεχόμενο τους. Τα αντικείμενα αυτά είναι στατικά ή διαδραστικά.

Τύποι Αντικειμένων

Γραφήματα

Ένα γράφημα μπορεί να είναι στατικό ή διαδραστικό. Η διαδραστικότητα επιτυγχάνεται με ένα κλικ πάνω σε ένα σημείο δεδομένων. Η διαδραστικότητα των γραφημάτων συνήθως οδηγεί σε φιλτράρισμα δεδομένων ενός ή περισσοτέρων γειτονικών αντικειμένων μέσα στο ίδιο dashboard. Η διαδραστικότητα δεν περιορίζεται μόνο στο φιλτράρισμα άλλων αντικειμένων αλλά και στη δυναμική εμφάνιση κρυφών αντικειμένων μέσα σε ένα dashboard. Το σημείο που επιλέξαμε, μέσω του κλικ που κάναμε, περιβάλλεται αυτόματα από ένα περίγραμμα προκειμένου να γίνεται άμεσα ορατό το σημείο που προκάλεσε το φιλτράρισμα δεδομένων ή κάποια άλλη ενέργεια. Αν το γράφημα περιέχει δύο ή περισσότερες σειρές δεδομένων εμφανίζει χρωματικές ετικέτες επεξήγησης των δεδομένων.

Μετακινώντας το ποντίκι πάνω από ένα σημείο δεδομένων το σύστημα μας δίνει πληροφορίες για αυτό το σημείο όπως, για παράδειγμα, την τιμή του σημείου καθώς και την τιμή του συνόλου αν είμαστε σε σωρευμένη ράβδο όπως στην εικόνα που φαίνεται πιο πάνω.

Tα dashboards υποστηρίζουν διαφορετικούς τύπους γραφημάτων όπως πίτα – σωρευμένη ράβδος (stacked charts), δακτύλιο, επιφάνεια καθώς και άλλα.

Αν ένα dashboard υπερβαίνει το προκαθορισμένο πλάτος ενός ως προς τον άξονα των χ’χ, εμφανίζεται αυτόματα μία ράβδος κύλισης (scrollbar). Προκειμένου να εξασφαλίσουμε την εμφάνιση όλων των δεδομένων χωρίς την ανάγκη scrolling, ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το ποντίκι του και να τραβήξει τη μία άκρη της scrollbar ως την πλήρη έκταση του πλάτους του αντικειμένου.

EBS-v4-EnvironmentEL-image183.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image184.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image185.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image186.png

Λίστες

Αντίστοιχα με τα γραφήματα ένα πίνακας μπορεί να είναι στατικός ή δυναμικός. Με κλικ σε μία γραμμή μπορούμε να φιλτράρουμε γειτονικά αντικείμενα. Οι κολώνες όπου το περιεχόμενο τους εμφανίζεται με μπλε γραμματοσειρά παρέχουν κλικ – σύνδεσμο εμφάνισης της εγγραφής που δείχνει ο πίνακας. Ο τίτλος ενός πίνακα μπορεί να είναι στατικός η δυναμικός. Ο δυναμικός τίτλος, γενικότερα, σχηματίζεται – δημιουργείται αυτόματα μέσω φιλτραρίσματος που προκαλείται από γειτονικά αντικείμενα (για παράδειγμα ένα γράφημα). Οι πίνακες μας επιτρέπουν να ταξινομήσουμε (φθίνουσα / αύξουσα τάξη) τα δεδομένα που δείχνουν με κλικ στη κολώνα που επιθυμούμε

Σύνδεσμοι ενεργειών

Οι σύνδεσμοι ενεργειών μας οδηγούν σε άλλα σημεία της εφαρμογής εντός και εκτός ενός dashboard. Για παράδειγμα μπορούν να μας οδηγήσουν σε μία όψη ή μια φόρμα της εφαρμογής ή να μας οδηγήσουν σε μια άλλη σελίδα του dashboard.

EBS-v4-EnvironmentEL-image187.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image188.pngΔυναμικό κείμενο

Ένας σύνδεσμος μπορεί να εμφανίζει δυναμική πληροφορία με ερώτηση στη βάση δεδομένων.

Αντικείμενο αναζήτησης

EBS-v4-EnvironmentEL-image189.pngΜας δίνει τη δυνατότητα να αναζητήσουμε εγγραφές σε ένα η περισσότερους πίνακες ενός dashboard. H αναζήτηση γίνεται πάντα στις εγγραφές που φαίνονται στους πίνακες. Η αναζήτηση γίνεται σε όλες τις ορατές κολώνες ενός πίνακα. Για παράδειγμα, αν στην αναζήτηση γράψουμε 'crm' θα μας επιστρέψει όλες τις εγγραφές που περιέχουν τη συγκεκριμένη λέξη.

Δείκτες

Απεικονίζουν πάντα μια τιμή – συνήθως ένα ποσοστό – που είναι μέτρηση – αποτελεσματικότητας. Η χρωματική κλίμακα προσδιορίζει τα όρια που έχουν τεθεί για να αναπαραστήσουν την κακή μέτρηση (κόκκινο εύρος), την μέτρια μέτρηση – απόδοση (κίτρινο εύρος) καθώς και την καλή μέτρηση (πράσινο εύρος). Ο δείκτης μπορεί να φιλτράρεται δυναμικά από γειτονικά αντικείμενα μέσα σε ένα dashboard.

EBS-v4-EnvironmentEL-image190.pngΚάρτες αποτελεσματικότητας

Απεικονίζουν ομάδες στοχοποιημένων δεικτών (KPIs). Κάθε ομάδα δεικτών συμμετέχει με ένα συγκεκριμένο βάρος στον υπολογισμό του αποτελέσματος της κάρτας. Η κάρτα αποτελεσματικότητας απεικονίζει μια συνολική εικόνα – επισκόπηση της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων μιας εταιρίας.

Χάρτης

Μας δίνει τη δυνατότητα να κάνουμε γεωγραφική ανάλυση δεδομένων. Η ανάλυση μπορεί να απεικονίζει δεδομένα σε επίπεδο γεωγραφικής ζώνης , νομού , πόλης καθώς και συγκεκριμένου γεωγραφικού σημείο. Ο χάρτης μπορεί να αναλύσει δεδομένα σε δύο διαστάσεις με χρήση μπαλονιού όπου η διάμετρος προσδιορίζει τη μία διάσταση ενώ το χρώμα του μπαλονιού προσδιορίζει τη δεύτερη διάσταση. Η δεύτερη διάσταση προσδιορίζει την αποτελεσματικότητα συνήθως σε σχέση με ένα στόχο.

EBS-v4-EnvironmentEL-image191.png

Web browser

Αντικείμενο αναζήτησης πληροφοριών στο internet.

Βασική λειτουργικότητα

EBS-v4-EnvironmentEL-image192.pngΤα dashboards παρέχουν μια σειρά από βασικές λειτουργίες που σχετίζονται με το χειρισμό τους. Οι λειτουργίες αυτές εμφανίζονται με δεξί κλικ χρησιμοποιώντας το ποντίκι μας.

Οι λειτουργίες χωρίζονται σε δύο ομάδες όπως γίνεται αντιληπτό από την εικόνα. Η πάνω ομάδα ενεργειών σχετίζεται – εξειδικεύεται με το αντικείμενο (γράφημα / πίνακας) όπου κάναμε δεξί κλικ. Η κάτω ομάδα ενεργειών αφορά όλα τα αντικείμενα που περιέχονται στο dashboard. Οι ενέργειες των αντικειμένων είναι οι ακόλουθες:

  • Ανανέωση: Ανανεώνει τα δεδομένα του αντικειμένου.
  • Μεγιστοποίηση: Μεγιστοποιεί το αντικείμενο καταλαμβάνοντας όλο το παράθυρο εμφάνισης του dashboard.
  • Zoom in: Μεγεθύνει το γράφημα που επιθυμούμε για πιο λεπτομερή ανάλυση.
  • Υπόμνημα: Εμφανίζει / εξαφανίζει το υπόμνημα ενός γραφήματος
  • Εμφάνιση ετικετών: Εμφανίζει / εξαφανίζει τις ετικέτες / τιμές ενός των δεδομένων που απεικονίζονται στο y άξονα.

Η κάτω ομάδα ενεργειών αφορά όλα τα αντικείμενα του dashboard. Οι ενέργειες αυτές είναι οι εξής:

  • Εκτέλεση: Προκαλεί την εκτέλεση του dashboard.
  • Παράμετροι: Εμφανίζει την περιοχή παραμέτρων ενός dashboard. Σε περίπτωση που το dashboard δεν έχει παραμέτρους τότε η επιλογή δεν εμφανίζεται. Ένα dashboard έχει δύο τρόπους εκτέλεσης- α) αυτόματη εκτέλεση κατά την κλήση του από το μενού β) με εκτέλεση από το χρήστη. Στη πρώτη περίπτωση οι παράμετροι του dashboard δεν είναι ορατές. Στη δεύτερη περίπτωση η περιοχή παραμέτρων ‘κρύβεται’ αυτόματα μετά την εκτέλεση του dashboard. O χρήστης μπορεί να επιλέξει τη συνεχή εμφάνισης του χρησιμοποιώντας το σχετικό πλήκτρο-διακόπτη που βρίσκεται πάνω δεξιά από το πλήκτρο ‘Αποδοχή’.
  • Εκτύπωση: Μας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε ολόκληρο ή συγκεκριμένα αντικείμενα του dashboard.
  • Εξαγωγή σε PowerPoint: Μας δίνει την δυνατότητα να εξάγουμε σε Power Point ένα η περισσότερα αντικείμενα του dashboard για δημιουργία παρουσιάσεων
  • Αποστολή σε email: Μας δίνει τη δυνατότητα να στείλουμε email με τα ορατά αντικείμενα του dashboard. Ο τίτλος του email έρχεται από την ονομασία του dashboard. Στο κυρίως σώμα του email μεταφέρονται επίσης οι παράμετροι του dashboard καθώς και η ώρα εκτέλεσης του.
  • Συντομεύσεις: Προσθέτει το dashboard στις συντομεύσεις.

Εκτυπώσεις Οικονομικών Στοιχείων (ΒΙΤs)

Ένα σύνολο οικονομικών καταστάσεων της εφαρμογής (ΒΙΤ – Business Intelligence Toolkit) είναι σχεδιασμένο με τρόπο που να αναγνωρίζει και να εκμεταλλεύεται αυτόματα τη ΔΟΜΗ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ. Τα συνήθη ζητούμενα είναι τα Ισοζύγια, οι Καρτέλες (τα Αναλυτικά Καθολικά), τα Ημερολόγια και οι Καταστάσεις Απογραφής όλων των υποσυστημάτων. Αναγνωρίζοντας τον τρόπο που οι εγγραφές επιδρούν επί των περιοδικών στοιχείων, καθώς και το ρόλο που παίζουν στις οικονομικές αναφορές οι έννοιες των «εξ απογραφής» και «εκ μεταφοράς» για τη διαμόρφωση σωστών προοδευτικών υπολοίπων, έχουν τυποποιημένα κριτήρια και τρόπο εμφάνισης που εξυπηρετεί τον οικονομικό έλεγχο.

EBS-v4-EnvironmentEL-image193.png

Η κάθε περιοχή από τις εικονιζόμενες είναι προσαρμοζόμενη στο μέγεθος (η οθόνη περιέχει «spliters»), δηλαδή μπορεί να μεγαλώσει ή να μικρύνει επηρεάζοντας και το μέγεθος των άλλων έτσι ώστε κάθε περιοχή να πάρει το επιθυμητό μέγεθος.

Η Γραμμή Εργαλείων

Για να υπολογιστούν τα αποτελέσματα, πρέπει να επιλεγεί Εκτέλεση. Η προεπισκόπηση, τα γραφήματα, η δημιουργία συντόμευσης και η εξαγωγή στοιχείων λειτουργούν όπως ακριβώς και στις Οψεις. Η επιλογή Βασικά στοιχεία αφορά την τοποθέτηση στη «σελίδα εμφάνισης» η οποία μπορεί να εναλλάσσεται με «σελίδες εκτυπώσεων» (με την τελική εκτυπώσιμη μορφή) που συνήθως έχουν ενσωματωθεί (τουλάχιστον για τις επίσημες καταστάσεις).

EBS-v4-EnvironmentEL-image194.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image195.pngΑπό την επιλογή Εκτυπώσεις καλούνται (μετά την εκτέλεση) τα συνδεδεμένα εκτυπωτικά (Crystal Reports) με την κατάλληλη γραμμογράφηση. Από αυτές τις εκτυπώσεις ειδικά, η αποθήκευση σε μορφή PDF γίνεται από τη γραμμή εργαλείων της οθόνης εκτύπωσης, που διαφέρει λίγο από εκείνη της προεπισκόπησης. Πολλές φορές σε ένα ΒΙΤ, παρέχονται πολλές διαφορετικές μορφές εκτυπώσεων, ανάλογα με τον εκτυπωτή ή άλλες μικρές διαφορές στη γραμμογράφηση.

Τα Κριτήρια

Η λειτουργία είναι πανομοιότυπη, όπως και στην περίπτωση των όψεων. Σε αυτό το σημείο θα εξηγηθεί η λειτουργικότητα κάποιων ειδικών κριτηρίων που έχουν προκαθορισμένη θέση και ρόλο στα BITs:

Χρονικό Διάστημα και Οικονομική Χρηση

Όσον αφορά την «περίοδο» της εκτύπωσης, τα κριτήρια είναι πάντα δύο: το ημ/νιακό διάστημα καθορίζει το ποια στοιχεία θα απεικονιστούν αναλυτικά (στις στήλες «περιόδου» στα Ισοζύγια, αναλυτικές κινήσεις σε Καρτέλες και Ημερολόγια), ενώ η Χρήση καθορίζει την πηγή των στοιχείων απογραφής. Το ενδιάμεσο διάστημα, αν υπάρχει, οριοθετεί τα «εκ μεταφοράς». Ως Χρήση προτείνεται εκείνη που αντιστοιχεί στην έναρξη του ημ/νιακού διαστήματος, εκτός αν έχουμε παράλληλη λειτουργία σε ΔΥΟ χρήσεις, οπότε προτείνεται η προηγούμενη χρήση, ώστε να υπολογιστεί προσωρινή απογραφή. Εξαίρεση αποτελούν οι Επίσημες καταστάσεις, όπου δεν υπάρχει προσωρινή απογραφή. Χρήση είναι εκείνη που αντιστοιχεί στην έναρξη του διαστήματος.

note_pinned.png Παραδείγματα

Εστω ότι έχουμε στο σύστημα 3 Οικονομικές Χρήσεις: 2007, 2008, 2009. Τελευταίο Κλείσιμο Χρήσης έγινε το 2008.

  1. Ζητάμε ένα ΒΙΤ για το διάστημα 1/6/2008-31/12/2008. Χρήση «εκκίνησης» θα είναι το 2008. Δηλαδή η Απογραφή θα ληφθεί από το 2008, ενώ τα Εκ μεταφοράς ποσά θα υπολογιστούν από 1/1/2008 ως 31/5/2008.

  2. Ζητάμε ένα ΒΙΤ για το διάστημα 1/3/2009-31/3/2009. Χρήση «εκκίνησης» προτείνεται το 2008. Δηλαδή, η Απογραφή θα ληφθεί από το 2008, ενώ τα Εκ μεταφοράς ποσά θα υπολογισούν από 1/1/2008 ως 28/2/2009. Με αυτό τον τρόπο παίρνουμε την εικόνα που (λογικά) θα παράξει το επόμενο κλείσιμο χρήσης (του 2009).

  3. Ζητάμε ένα ΒΙΤ για το διάστημα 1/3/2009-31/3/2009 από τις «Επίσημες Καταστάσεις» τέλους περιόδων. Χρήση «εκκίνησης» προτείνεται το 2009. Δηλαδή, και αφού δεν έχει γίνει κλείσιμο χρήσης, η Απογραφή θα είναι ΜΗΔΕΝΙΚΗ, ενώ τα Εκ μεταφοράς ποσά θα υπολογιστούν από 1/1/209 ως 28/2/2009.

Όταν κανείς δώσει στο ημερομηνιακό διάστημα ημ/νίες διαφορετικές από αρχή - τέλος περιόδου, η επεξεργασία αυτόματα αναγνωρίζει ποια έτοιμα (περιοδικά) στοιχεία μπορεί να χρησιμοποιήσει για να υπολογίσει τα «εκ μεταφοράς» και ποια στοιχεία θα υπολογίσει από τις αναλυτικές εγγραφές (κινήσεις). Τα «περιοδικά στοιχεία» δηλαδή, ΑΘΡΟΙΖΟΥΝ τα στοιχεία από τις αναλυτικές κινήσεις, ώστε αυτά να είναι διαθέσιμα για γρήγορους υπολογισμούς σε Ισοζύγια, Καρτέλες, Στατιστικές κ.λ.π.

Επιλογή

EBS-v4-EnvironmentEL-image196.pngΕνα τυποποιημένο κριτήριο που υπάρχει σε όλα τα ΒΙΤs είναι το κριτήριο «Επιλογή» όπου πάντα προτείνεται «μη μηδενικοί». Τι σημαίνει αυτό; Κάθε ΒΙΤ αφορά μια κύρια οντότητα (το Ισοζύγιο Λογιστικής τους Λ/σμούς, το Ισοζύγιο Πελατών τους Πελάτες κ.ο.κ.). Με το κριτήριο αυτό, καθορίζουμε ποιες κύριες οντότητες να περιληφθούν στην κατάσταση όσον αφορά την ΚΙΝΗΣΗ τους.

  • Με ποσά στην Περίοδο. Επιλέγονται οι οντότητες που έχουν κίνηση μέσα στο ζητούμενο ημερομηνιακό διάστημα. Είναι λογικό πως αν πάρουμε έτσι ένα λογιστικό Ισοζύγιο για παράδειγμα, παραλείπονται οι λογαριασμοί που δεν κινήθηκαν στην περίοδο αυτή, οπότε και στα τελικά σύνολα ΔΕΝ θα συμφωνούν η Χρέωση με την Πίστωση.

  • Με ποσά στη Χρήση. Επιλέγονται οι οντότητες που έχουν κίνηση μέσα στη Χρήση ή στην Περίοδο αλλά παραλείπονται όσες έχουν μόνον Απογραφή. Ετσι, αν πάρουμε με αυτό τον τρόπο ένα λογιστικό Ισοζύγιο για παράδειγμα, παραλείπονται κάποιοι λογαριασμοί χωρίς κίνηση που όμως πιθανώς έχουν μη μηδενική απογραφή, οπότε, δεν περιμένουμε να συμφωνούν στα προοδευτικά (τελικά σύνολα) η Χρέωση με την Πίστωση.

  • Μη μηδενικοί. Επιλέγονται όλες οι οντότητες που είτε έχουν απογραφή είτε κινήθηκαν μέσα στη Χρήση.

  • Με υπόλοιπο. Επιλέγονται μόνον οι οντότητες που έχουν μη μηδενικό υπόλοιπο στο τέλος του ζητούμενου ημερομηνιακού διαστήματος. Σε κάθε υποσύστημα έχει προκαθοριστεί από την εφαρμογή το τι σημαίνει «υπόλοιπο». Για Συναλλασσόμενους, Πάγια, Ειδικούς λ/σμούς και Λογαριασμούς Λογιστικής υπόλοιπο είναι η διαφορά Προοδευτικής Χρέωσης και Προοδευτικής Πίστωσης, ενώ για την Αποθήκη υπόλοιπο είναι το «ποσοτικό» υπόλοιπο (διαφορά ποσοτήτων Εισαγωγών και Εξαγωγών).

  • Αρνητικού υπολοίπου. Επιλέγονται μόνον οι οντότητες που έχουν αρνητικό υπόλοιπο στο τέλος του ημ/νιακού διαστήματος. Αυτή η επιλογή χρησιμεύει για έλεγχο. Το πρόσημο του υπολοίπου προκαθορίζεται ανά υποσύστημα από την εφαρμογή. Για παράδειγμα Πελάτης με αρνητικό υπόλοιπο είναι εκείνος που έχει πιστωτικό υπόλοιπο, ενώ Προμηθευτής με αρνητικό υπόλοιπο είναι εκείνος που έχει χρεωστικό υπόλοιπο.

  • Θετικού υπολοίπου. Επιλέγονται μόνον οι οντότητες που έχουν θετικό υπόλοιπο στο τέλος του ημ/νιακού διαστήματος.

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image197.pngΒάσει ορίων υπολοίπου. Αν επιλεγεί αυτή η τιμή, τότε αυτόματα, στην περιοχή κριτηρίων εμφανίζεται ένα νέο κριτήριο που επιτρέπει να ορίσει ο χρήστης όρια υπολοίπων (με τον προηγούμενο ορισμό της έννοιας υπόλοιπο) για τα οποία θέλει να ελέγξει τις αντίστοιχες οντότητες. Για παράδειγμα, μπορεί κανείς να ζητήσει τους πελάτες με υπόλοιπο πάνω από 1.000 € ή τα είδη με υπόλοιπο κάτω από 10 τεμάχια κ.ο.κ.

Ομαδοποίηση

EBS-v4-EnvironmentEL-image198.pngΣε όλα τα ΒΙΤs, με βάση την έτοιμη προκαθορισμένη επεξεργασία και τη δομή των έτοιμων περιοδικών στοιχείων, παρέχεται η δυνατότητα επιλογής της ομαδοποίησης των δεδομένων με βάση κάποια πεδία που συνήθως είναι:

  • Η κύρια οντότητα και τα κατηγοριοποιητικά της στοιχεία π.χ. Είδος-Ομάδα-Οικογένεια, Πελάτης-Επάγγελμα-Πωλητής, Λ/σμός-Ομάδα ισολογισμού κ.ο.κ.
  • Το υποκατάστημα και οι υπόλοιπες οριζόντιες διαστάσεις του συστήματος
  • Ειδικές διαστάσεις του υποσυστήματος της κύριας οντότητας π.χ. Δ/νση συναλλασσόμενου, Αποθηκευτικός Χώρος στα είδη αποθήκης, Ημερολόγιο στη Λογιστική

Η ΣΕΙΡΑ των ομαδοποιήσεων είναι προκαθορισμένη από το σύστημα

Ανάλυση περιόδων

EBS-v4-EnvironmentEL-image199.pngΣτα ΒΙΤs που δείχνουν συγκεντρωτική πληροφορία όπως τα Ισοζύγια, δίνεται η δυνατότητα πρόσθετης ομαδοποίησης ΑΝΑ ΠΕΡΙΟΔΟ, για την περίπτωση που το ημερομηνιακό διάστημα περιλαμβάνει πάνω από μία περιόδους.

Ετσι, ενώ στην τυπική του μορφή ένα Ισοζύγιο έχει ΜΙΑ γραμμή ανά οντότητα, αν ζητηθεί π.χ. για ένα 3μηνο με ενεργοποιημένο το κριτήριο «ανάλυση περιόδων», κάθε οντότητα θα αναπτυχθεί σε 5 γραμμές (Απογραφή, Εκ μεταφοράς και 1 γραμμή ανά μήνα του 3μήνου).

Ομαδοποίηση Ημερομηνίας

EBS-v4-EnvironmentEL-image200.pngΣτα ΒΙΤs που δείχνουν αναλυτική πληροφορία όπως οι Καρτέλες (Αναλυτικά Καθολικά) και τα Ημερολόγια, παρέχεται με αυτό το κριτήριο δυνατότητα απόκρυψης των αναλυτικών εγγραφών και παράθεσης των ποσών ΑΝΑ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, μία δηλαδή γραμμή καρτέλας με τα σύνολα ανά ημερομηνία.

Με Προοδευτικά

Στα ΒΙΤs που δείχνουν αναλυτική πληροφορία όπως οι Καρτέλες (Αναλυτικά Καθολικά) και τα Ημερολόγια, παρέχεται με αυτό το κριτήριο η δυνατότητα αυτόματης εμφάνισης ή απόκρυψης προοδευτικών στηλών. Αυτές οι στήλες είναι όσες και οι διακριτές αριθμητικές στήλες περιόδου του ΒΙΤ.

EBS-v4-EnvironmentEL-image201.png

Ο Πίνακας Συνόλων

Σε μερικά ΒΙΤs είναι ορατή η περιοχή των συνόλων δεξιά των κριτηρίων που χρησιμεύει για έλεγχο. Χωρίς δηλαδή να ελέγξει κανείς τα αποτελέσματα αναλυτικά ή να μετακινηθεί στο πλέγμα των δεδομένων, πάνω δεξιά αναγράφονται τα σημαντικότερα από τα τελικά σύνολα όλων των οντοτήτων που υπολογίστηκαν. Συνήθως ο πίνακας (ανάλογα με το υποσύστημα) δείχνει τα συνολικά ποσά εξ απογραφής, εκ μεταφοράς και περιόδου για τα σημαντικά αριθμητικά μεγέθη (χρέωση, πίστωση, ποσότητα-αξία κ.ο.κ.).

Το Πλέγμα των Δεδομένων

Οσον αφορά τις συγκεντρωτικές καταστάσεις τύπου Ισοζυγίου

  1. Τα στοιχεία αναπτύσσονται σε γραμμές ανά οντότητα και πεδίο ομαδοποίησης με στήλες αριθμητικά δεδομένα χωρισμένα σε 2 κύριες κατηγορίες => «Εκ μεταφοράς» και «περιόδου». Μερικές φορές η «Απογραφή εμφανίζεται ως διακριτή στήλη και άλλες φορές ενσωματώνεται στα «Εκ μεταφοράς». Στο τέλος υπολογίζεται το Υπόλοιπο και εμφανίζονται ή όχι (αναλόγως του ομώνυμου κριτηρίου) και τα «προοδευτικά σύνολα»:

EBS-v4-EnvironmentEL-image202.png

  1. Mε διπλό κλικ καλείται η οθόνη διαχείρισης της τρέχουσας οντότητας

  2. Με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image203.png ανάπτυξης επιπέδου, γίνεται drill down στις εγγραφές που διαμόρφωσαν τα εικονιζόμενα ποσά περιόδου.

EBS-v4-EnvironmentEL-image204.png

Οσον αφορά τις αναλυτικές καταστάσεις τύπου Καρτέλας

  1. Τα μεταφερόμενα ποσά μέχρι την περίοδο που ζητήθηκε, απεικονίζονται σε 2 γραμμές στην αρχή, μία για την απογραφή και μία για το εκ μεταφοράς και στη συνέχεια, αναπτύσσονται οι αναλυτικές εγγραφές:

EBS-v4-EnvironmentEL-image205.png

Οι εγγραφές αναπτύσσονται μία προς μία στο βαθμό που τα απεικονιζόμενα στο συγκεκριμένο ΒΙΤ στοιχεία διαφέρουν ως προς κάποια, έστω μία, μη αριθμητική στήλη, αλλιώς ομαδοποιούνται και αθροίζονται, για να είναι αναγνώσιμη η κατάσταση.

note_pinned.png Παράδειγμα

Αν σε ένα λογιστικό άρθρο ή σε ένα παραστατικό μια «γραμμή» εξόδου επαναλαμβάνεται Ν φορές με τα ίδια ακριβώς στοιχεία παραστατικού, εναλλακτικού παραστατικού, ημ/νίας, αιτιολογίας κ.λ.π. με διαφορετικά ποσά ΑΝΑ ΕΡΓΟ ή ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ, σε μια καρτέλα ΧΩΡΙΣ ομαδοποίηση για τη συγκεκριμένη διάσταση, βλέπουμε ΜΙΑ ΓΡΑΜΜΗ με το άθροισμα των ποσών.

Αν την ίδια καρτέλα τη ζητήσουμε με ομαδοποίηση ανά έργο (ή δραστηριότητα κ.λ.π.), τότε οι εγγραφές θα εμφανιστούν αναλυτικά, ώστε να ενημερώσουν τα υποσύνολα της ομαδοποίησης.

  1. Mε «διπλό κλικ» ή το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image206.png από την οριζόντια γραμμή εργαλείων (που είναι ελαφρώς διαφοροποιημένη σε Καρτέλες και Ημερολόγια) καλείται η οθόνη του συγκεκριμένου παραστατικού. Αν πρόκειται για καθολικά λογιστικής, το μεν άρθρο εμφανίζεται με «διπλό κλικ» είτε με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image207.png, το δε παραστατικό από το οποίο προήλθε η λογιστική εγγραφή με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image206.png.

Διαγράμματα Επιχειρηματικών Ροών

Σε όλα τα υποσυστήματα, μέσω «μεταβάσεων» παράγονται παραστατικά επόμενου «σταδίου». Οι πληροφορίες που τηρούνται σε αυτές τις «σχέσεις» (προέλευσης-προορισμού) μεταξύ παραστατικών τροφοδοτούν τα διαγράμματα επιχειρηματικών ροών που δίνουν άμεση, συνολική, εποπτική εικόνα των διαδικασιών που ακολουθήθηκαν.

Κλήση

Η κλήση των γραφημάτων γίνεται...

  1. Μέσω της επιλογής «Μεταβάσεις» της γραμμής εργαλείων των παραστατικών στην οθόνη διαχείρισής τους...

EBS-v4-EnvironmentEL-image208.png

  1. Μέσω των όψεων των παραστατικών από το μενού «Ενέργειες» της γραμμής εργαλείων....

EBS-v4-EnvironmentEL-image209.png

Το διάγραμμα εμφανίζει τα συνοπτικά στοιχεία των παραστατικών που προέκυψαν από το τρέχον, με τις συνδέσεις μεταξύ τους.

EBS-v4-EnvironmentEL-image210.png

Σε αυτό το διάλογο είναι διαθέσιμες μια σειρά επιλογές, ρυθμίσεις και λειτουργίες μέσω των εικονιδίων πάνω στο σχήμα και των πλήκτρων στο κάτω μέρος του διαλόγου.

Περιεχόμενα

Oσον αφορά τα στοιχεία και τη λειτουργικότητα ΠΑΝΩ στο διάγραμμα:

  1. Τα ακυρωτικά εξαιρούνται της απεικόνισης, ενώ τα ακυρωμένα εμφανίζονται με ειδική ένδειξη (EBS-v4-EnvironmentEL-image211.png).

  2. Με διπλό κλικ στον αριθμό παραστατικού («επικεφαλίδα πλαισίου») έχουμε πρόσβαση σε αυτό.

  3. EBS-v4-EnvironmentEL-image212.pngΕπιλέγοντας το εικονίδιο πάνω αριστερά (EBS-v4-EnvironmentEL-image213.png) έχουμε πληροφόρηση για τα βήματα εξέλιξης του παραστατικού (για μεταβάσεις «επί του ιδίου» - πότε πέρασε credit control, πότε δρομολογήθηκε κλπ. αναλόγως της επιχειρηματικής ροής). Πάνω αριστερά εμφανίζεται το βήμα στο οποίο βρίσκεται.

  4. EBS-v4-EnvironmentEL-image214.pngΕπιλέγοντας το εικονίδιο πλήκτρο κάτω δεξιά (EBS-v4-EnvironmentEL-image215.png) εμφανίζεται μια λίστα με τις κύριες γραμμές του παραστατικού (π.χ. λίστα ειδών σε μια παραγγελία). Οι γραμμές σε αυτή την περίπτωση είναι ΟΛΕΣ, ενώ...

  5. Επιλέγοντας το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image216.png ΠΑΝΩ στη γραμμή σύνδεσης, εμφανίζονται οι ποσότητες εξυπηρέτησης των ειδών ( π.χ. ποσότητες παραγγελίας που τιμολογήθηκαν).

    Κάθε κατηγορία (κλάση) παραστατικών ακολουθεί χωριστή χρωματική παλέτα.

Μορφή & Εκτύπωση

Οσον αφορά τα πεδία επιλογών στην τελευταία γραμμή της οθόνης:

  1. Η επιλογή εμφάνιση παραστατικών ενεργοποιεί είτε τα συσχετιζόμενα (όσα σχετίζονται με το συγκεκριμένο παραστατικό ΜΟΝΟ – ένα στάδιο της ροής δηλαδή) είτε όλα όπου συμμετέχουν στο διάγραμμα τα συσχετιζόμενα ΚΑΙ όλων όσων συμμετέχουν στου παρόντος παραστατικού τη ροή.

note_pinned.png Παράδειγμα

Αν μια παραγγελία εκτελέστηκε με 2 Δ.Αποστολής, από το 1ο Δ.Αποστολής βλέπουμε μόνο την παραγγελία με επιλογή «συσχετιζόμενα», ενώ με επιλογή «όλα» βλέπουμε και το 2ο Δ.Αποστολής.

  1. Η επιλογή Διάταξη επιτρέπει εναλλακτικούς τρόπους απεικόνισης του διαγράμματος («δενδρική» είναι η προτεινόμενη και είναι διαθέσιμες και εμφανίσεις «επιπέδων» ή τύπου «πίνακα»).

  2. Η επιλογή Zoom είναι η κλασική δυνατότητα προβολής των στοιχείων σε μεγέθυνση ή σμίκρυνση.

  3. Eπιλέγοντας το πλήκτρο ανανέωση, διαβάζονται εκ νέου τα δεδομένα από τη Βάση.

  4. Με το πλήκτρο επανασχεδίαση το διάγραμμα επανεμφανίζεται με τις αρχικές προτεινόμενες ρυθμίσεις.

  5. Επιλέγοντας εκτύπωση ανοίγει διάλογος με επιλογές εκτύπωσης στον εκτυπωτή:

    EBS-v4-EnvironmentEL-image217.png

Κύβοι Ανάλυσης Δεδομένων

Κύβοι χρησιμοποιούνται σε πολλά σημεία του συστήματος όταν η μορφή της απαιτούμενης πληροφόρησης είναι «πολυδιάστατη», αλλά κυρίως χρησιμοποιούνται στις επιλογές του μενού «Εικόνα Επιχείρησης».

Δομικά Στοιχεία

Ο κύβος είναι ένας πίνακας δεδομένων («μετρητών») αναπτυγμένων σε πολλές ανεξάρτητες μεταξύ τους και ταυτόχρονα εικονιζόμενες ιεραρχικά «διαστάσεις». Τα κύρια δομικά στοιχεία στην οθόνη ενός κύβου είναι α) η γραμμή εργαλείων, β) η περιοχή των κριτηρίων, γ) η οριζόντια και η κάθετη περιοχή με τις διαστάσεις και δ) το πλέγμα προβολής των δεδομένων.

Για να δούμε τα δεδομένα ενός κύβου θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα κριτήρια και να επιλέξουμε Αποδοχή. Είναι σημαντικό να συμπληρωθούν τα κριτήρια ώστε να περιοριστεί το σετ δεδομένων που ζητάμε, διότι, κάθε φορά που γίνεται υπολογισμός, όσο μεγαλύτερο είναι το πλήθος εγγραφών που ζητάμε (που καθορίζονται από τις τιμές των κριτηρίων) τόσο περισσότερος χρόνος θα χρειαστεί για να πάρουμε το αποτέλεσμα και τόσο περισσότερο θα επιβαρύνουμε τις εργασίες των άλλων χρηστών που εκείνη τη στιγμή χρησιμοποιούν το σύστημα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image218.png

Γραμμή Εργαλείων

  • Στη γραμμή εργαλείων ενός κύβου, αριστερά, μπορεί κανείς να επιλέξει άλλους κύβους που βρίσκονται στην ίδια περιοχή.
  • Με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image219.png, μπορεί κανείς να περάσει (αν έχει το δικαίωμα) στη διαμόρφωση του κύβου.
  • Η προεπισκόπηση EBS-v4-EnvironmentEL-image220.png και οι συντομεύσεις EBS-v4-EnvironmentEL-image221.png λειτουργούν όπως ακριβώς και στην περίπτωση των όψεων.
  • Με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image222.png αλλάζει η εικονιζόμενη διάταξη έτσι ώστε, οι στήλες να γίνουν γραμμές & οι γραμμές στήλες.
  • Με τα εικονίδια EBS-v4-EnvironmentEL-image223.png και EBS-v4-EnvironmentEL-image224.png ενεργοποιείται ταξινόμηση ως προς τις ΤΙΜΕΣ των δεδομένων στηλών ή γραμμών. Τι σημαίνει αυτό; Τα δεδομένα είναι αρχικά ταξινομημένα κατά «κωδικό» διάστασης με αλφαβητική ταξινόμηση π.χ. πρώτα η ομάδα Α, μετά η ομάδα Β, η ομάδα Γ κ.ο.κ. Αν ζητήσουμε ταξινόμηση τοποθετημένοι στο κελί «Τζίρος» για παράδειγμα, οι ομάδες θα ταξινομηθούν κατά Τζίρο π.χ. πρώτα η ομάδα με το μεγαλύτερο τζίρο, 2η η ομάδα με τον επόμενο μεγαλύτερο τζίρο κ.ο.κ. Η φορά ταξινόμησης, αύξουσα/φθίνουσα καθορίζεται από το εικονιδίο EBS-v4-EnvironmentEL-image225.png ή EBS-v4-EnvironmentEL-image226.png δίπλα από την επικεφαλίδα της γραμμής.
  • EBS-v4-EnvironmentEL-image227.pngMε το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image228.png («χρονικά επίπεδα») που έχει νόημα σε κύβους που περιλαμβάνουν μια «ημερομηνία» ως διάσταση, μπορεί κανείς να επιλέξει αυτόματη εμφάνιση στις «διαστάσεις» διαφόρων μεγεθών που προκύπτουν από ομαδοποίηση των ημ/νιών π.χ. «εβδομάδα», «μέρα εβδομάδας», «μήνας». Για παράδειγμα, στον κύβο «πωλήσεις ειδών για χρονικό διάστημα» που έχει συγκεκριμένες διαστάσεις στη σχεδίασή του (μήνας, ομάδα πελατών, κατηγορία ειδών, υποκατάστημα κ.λ.π.), επιλέγοντας στα χρονικά επίπεδα «ημέρα εβδομάδας», αυτή εμφανίζεται αυτόματα ως χρονική διάσταση στην περιοχή των διαστάσεων για χρήση στον κύβο. Στη συνέχεια, όπως θα δούμε, αυτή, όπως και κάθε άλλη «διάσταση» μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ομαδοποίηση των δεδομένων σε γραμμές ή στήλες.
  • Με το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image229.png, παίρνουμε την τρέχουσα διάταξη του κύβου σε Excel.
  • Mε το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image230.png, παίρνουμε την τρέχουσα διάταξη του κύβου σε μορφή Html και προβάλλεται μέσω browser.
  • EBS-v4-EnvironmentEL-image231.pngMε την επιλογή Διατάξεις αναδύεται μενού με τις εξής επιλογές:
  1. Αποθήκευση διάταξης… : Αποθηκεύει τη γραμμογράφηση του κύβου.

Μια διάταξη αποθηκεύεται πάντα στο φάκελο CSCubes\Περιοχή κύβου\Κωδικός κύβου\Layouts.

Για παράδειγμα, αποθηκεύοντας διατάξεις στον προϊοντικό κύβο “Πωλήσεις κατά υποκατάστημα για χρονικό διάστημα” (SalesperSiteforDateRange), οι διατάξεις εντοπίζονται στον φάκελο: \CSCubes\ESMis\SalesperSiteforDateRange\Layouts

EBS-v4-EnvironmentEL-image232.pngΗ επιλογή των διατάξεων εκτελείται από το ίδιο μενού

  1. Αποθήκευση διάταξης ως… : Aποθηκεύει την παρούσα γραμμογράφηση του κύβου σε μια νέα διάταξη.

  2. EBS-v4-EnvironmentEL-image233.pngΔιαχείριση διατάξεων… : Εμφανίζεται διάλογος με τα στοιχεία των ήδη αποθηκευμένων διατάξεων όπου μπορούμε να αλλάξουμε τον τίτλο, να δούμε τα κριτήρια, να αλλάξουμε τη σειρά εμφάνισης ή να διαγράψουμε διατάξεις. Η 1η κατά σειρά διάταξη είναι εκείνη που θα χρησιμοποιείται ως προεπιλεγμένη, κάθε φορά που επιλέγουμε τον κύβο.

Το όνομα της τρέχουσας διάταξης εμφανίζεται πάντα στoν τίτλο του παράθυρου.

  1. Εμφάνιση: Οδηγεί σε ένα υπο-μενού με 4 διαφορετικά themes προς επιλογή

  2. Προκαθορισμένη διάταξη: Eπαναφέρει τον κύβο στην προκαθορισμένη από τον κατασκευαστή γραμμογράφηση, αναιρώντας τις οποιεσδήποτε αλλαγές ή διατάξεις έχουμε εφαρμόσει στον κύβο.

Περιοχή Κριτηρίων

Στην περιοχή των κριτηρίων υπάρχουν οι παράμετροι, οι «ερωτήσεις» που έχουν προβλεφθεί στον κύβο, βάσει των οποίων θα αναζητηθούν τα αποτελέσματα. Μόλις συμπληρωθούν, πρέπει να επιλεγεί το πλήκτρο «ΑΠΟΔΟΧΗ» (ή F5) ώστε να εμφανιστούν όσες εγγραφές ικανοποιούν τα κριτήρια. Οι χειρισμοί που ισχύουν στις διάφορες κατηγορίες κριτηρίων είναι πανομοιότυπα όπως στην περίπτωση των όψεων.

EBS-v4-EnvironmentEL-image234.pngΥπάρχει μια διαφοροποίηση στο κριτήριο χρονικού διαστήματος, όταν αυτό εκφράζεται από πεδίο «περιόδου».

Σε αυτή την περίπτωση, σε ορισμένους κύβους που συνήθως έχουν τίτλο «συγκρίσεις κατ’έτος και μήνα», δίνεται η δυνατότητα να συγκριθούν αυτόματα επιλεγμένες χρονικές περίοδοι, από ένα ειδικού τύπου διάλογο.

Επιλέγει κανείς έτη και διαστήματα σύγκρισης, είτε συγκεκριμένα είτε σε σχέση με την τρέχουσα ημ/νία.

Η ανάγκη που εξυπηρετεί αυτή η δυνατότητα είναι να ζητάμε ΜΟΝΟ τα δεδομένα που μας ενδιαφέρουν π.χ. η σύγκριση του 2ου 3μήνου φέτος και πέρυσι να μην απαιτεί να ζητήσουμε όλα τα δεδομένα 2 χρήσεων, αλλά μόνο των συγκριμένων μηνών και από τις 2 χρήσεις.

Περιοχή Διαστάσεων

EBS-v4-EnvironmentEL-image235.pngΗ περιοχή των διαστάσεων περιλαμβάνει:

  • EBS-v4-EnvironmentEL-image236.pngΤις κάθετες και οριζόντιες διαστάσεις στις οποίες είναι αναπτυγμένα τα αποτελέσματα. Μπορεί κανείς να «σύρει» με drag & drop κάποια από αυτές έξω από τους άξονες ή επίσης, να μεταφέρει μια διάσταση από τον οριζόντιο στον κάθετο άξονα και αντίστροφα.
  • Τις διαθέσιμες (βάσει της σχεδίασης του κύβου) επί πλέον διαστάσεις. Μπορεί κανείς να «σύρει» με drag & drop κάποιες από αυτές στον οριζόντιο είτε στον κάθετο άξονα.
  • EBS-v4-EnvironmentEL-image237.pngΤην επιλογή «Δεδομένα» όπου φαίνονται πιθανοί μετρητές (αριθμητικά μεγέθη) που είναι διαθέσιμοι αλλά όχι αναγκαστικά ορατοί στην τρέχουσα διάταξη του κύβου. Μπορεί κανείς να ενεργοποιήσει κάποια δεδομένα ή/και να απενεργοποιήσει κάποιες ορατές στήλες. Αν δεν είναι ορατά όλα τα διαθέσιμα δεδομένα, η λέξη «δεδομένα» εμφανίζεται με πλάγια γραμματοσειρά.

Στις διαστάσεις, στο καθένα από αυτά τα στοιχεία (controls), υπάρχουν οι εξής δυνατότητες:

  1. EBS-v4-EnvironmentEL-image238.pngNα εφαρμόσουμε άμεσο φίλτρο (απόκρυψη ή ενεργοποίηση κάποιων τιμών από τις εμφανιζόμενες στον κύβο) επιλέγοντας το βελάκι δίπλα στο όνομα του πεδίου. Αν αφαιρέσουμε κάποιες από τις τιμές μιας διάστασης μέσα από αυτή τη λίστα, το όνομα της διάστασης εμφανίζεται με πλάγια γραμματοσειρά.

  2. Nα επιλέξουμε τον τρόπο ταξινόμησης EBS-v4-EnvironmentEL-image239.png

Με δεξί κλικ πάνω στο όνομα του πεδίου μπορούμε επίσης:

  1. EBS-v4-EnvironmentEL-image240.pngΝα ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα σύνολα ως προς τη συγκεκριμένη διάσταση. Αν για παράδειγμα μια διάσταση είναι το έτος, το άθροισμα για πάνω από 1 έτος, συνήθως δεν ενδιαφέρει.

  2. Να «κλείσουμε» μια διάσταση ή να ζητήσουμε «άνοιγμα» - ανάπτυξή της (collapse-expand dimension)

  3. Nα μετακινήσουμε μια διάσταση στήλης στις γραμμές ή αντίστροφα (move to horizontal, move to vertical)

  4. Να αφαιρέσουμε μια διάσταση από τις στήλες ή γραμμές, μετακινώντας την στην περιοχή με τις «διαθέσιμες» διαστάσεις (move outside).

    Η σειρά με την οποία οι διαστάσεις παρατίθενται σε γραμμές ή στήλες καθορίζει και την επιθυμητή ανάλυση των δεδομένων. Επίσης, το αν είναι «κλειστή» ή «ανοικτή» μια διάσταση, καθορίζει το αν είναι άμεσα διαθέσιμη η ανάλυση ή αν, θα εξαρτηθεί από ενέργεια του χρήστη η ανάπτυξη στις επόμενες διαστάσεις.

    EBS-v4-EnvironmentEL-image241.png

Περιοχή Δεδομένων (Πλέγμα)

Στην περιοχή των δεδομένων, το πλέγμα αποτελείται από κελιά. Αυτά τα κελιά μπορεί να δείχνουν πρωτογενή δεδομένα (για την τιμή διάστασης της γραμμής και της στήλης), πράξεις μεταξύ τους (που μπορούν να δημιουργηθούν από το χρήστη) είτε αθροίσματα. Οι δυνατότητες διαμόρφωσης σε αυτή την περιοχή είναι οι εξής και εμφανίζονται με δεξί κλικ στο τμήμα των δεδομένων:

  1. EBS-v4-EnvironmentEL-image242.pngΔημιουργία νέων στηλών με χρήση έκφρασης. Επιλέγοντας «νέα έκφραση» ανοίγει διάλογος όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε μια στήλη, με χρήση άλλων που ήδη υπάρχουν (είτε στις ορατές είτε στις διαθέσιμες), γράφοντας το όνομα της στήλης μέσα σε { }. Η στήλη που δημιουργείται λαμβάνει πάντα θέση αριστερά του πεδίου, όπου πατήθηκε δεξί κλικ. EBS-v4-EnvironmentEL-image243.png

  2. Δημιουργία προοδευτικών στηλών. Για να ενεργοποιηθεί μια τέτοια δυνατότητα, θα πρέπει να υπάρχει μια «χρονική» διάσταση π.χ. έτος, μήνας, ημ/νία, καθώς και μία ακόμη για αρχικοποίηση του προοδευτικού συνόλου. Στη στήλη που θέλουμε να δούμε προοδευτικό σύνολο, με δεξί κλικ αναδύεται εσωτερικό μενού που περιλαμβάνει την επιλογή αυτή, επιλέγουμε, καθορίζουμε και τη διάσταση «αρχής» και η στήλη προστίθεται και υπολογίζεται αυτόματα:

EBS-v4-EnvironmentEL-image244.png

  • Eνα άλλο παράδειγμα εύστοχης χρήσης της δυνατότητας αυτής, είναι ο κύβος κόστους ανενεργού αποθέματος στο κύκλωμα Αποθήκης, όπου φαίνεται πώς, προϊόντος του χρόνου, αυξάνεται το κόστος στοκ που δεν πωλείται.

  1. EBS-v4-EnvironmentEL-image245.pngΔημιουργία στηλών % ποσοστού συμμετοχής. Από το ίδιο αναδυόμενο μενού με την επιλογή «ποσοστά» μπορεί κανείς να ενεργοποιήσει % επί του μερικού ή των τελικών συνόλων.

Για παράδειγμα, σε ένα κύβο με τζίρους ανά κατηγορία ειδών, μπορεί να δει κανείς κάθε κατηγορία είδους πώς συμμετείχε ποσοστιαία στο συνολικό τζίρο ή, αν στον ίδιο κύβο έχουμε διάσταση ανά υποκατάστημα να δει πώς συμμετείχε κάθε κατηγορία είδους τόσο στο συνολικό τζίρο όσο και στο τζίρο ανά υποκατάστημα:

  1. Επιλογή κλίμακας. Από το ίδιο αναδυόμενο μενού με την επιλογή «κλίμακα» μπορεί κανείς να δει τα αριθμητικά μεγέθη σε 100άδες ή 1000άδες, επιλέγοντας την κλίμακα και αφήνοντας τον κύβο να κάνει αυτόματα τη διαίρεση.

  2. EBS-v4-EnvironmentEL-image246.pngΜετατροπή αξιών. Αν η στήλη εκφράζεται σε βασικό νόμισμα, μπορούμε να ζητήσουμε την αυτόματη μετατροπή της σε άλλο νόμισμα από την επιλογή αυτή, μέσω του διαλόγου που εμφανίζεται:

    EBS-v4-EnvironmentEL-image247.pngTo αποτέλεσμα μιας τέτοιας επιλογής θα είναι η αυτόματη προσθήκη μιας στήλης δεξιά της επιλεγμένης, με το ίδιο όνομα αλλά με το σύμβολο του επιλεγμένου νομίσματος και τη νέα τιμή μετά τη μετατροπή:

Ημερολόγια (Calendars)

Τα Ημερολόγια είναι οθόνες ελέγχου και προγραμματισμού εργασιών (ατζέντα) ατόμων ή ομάδων ατόμων ή, γενικότερα πόρων και χρησιμοποιούνται στα διάφορα υποσυστήματα του C.R.M. για τα προγράμματα των πωλητών, το ημερολόγιο κλήσεων σε γραμματειακές θέσεις, για τις ουρές εξυπηρέτησης σε τμήμα service, για έλεγχο χρήσης μιας αίθουσας (διαθεσιμότητα πόρων) κ.λ.π.

Τα διάφορα Ημερολόγια έχουν παρόμοια εμφάνιση, κοινά χαρακτηριστικά και δυνατότητες.

EBS-v4-EnvironmentEL-image248.png

Τα δομικά στοιχεία ενός Ημερολογίου είναι:

  • Η γραμμή εργαλείων

  • Το Χρονοδιάγραμμα/πλάνο

  • Η όψη δεδομένων

  • Οι κλειστές περιοχές (panels)

Ολόκληρη η οθόνη αποτελείται από panels (ορατά ή απλώς διαθέσιμα) που μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν από την εμφάνιση του συγκεκριμένου χρήστη, να αλλάξουν μέγεθος και θέση, να είναι πάντα ορατά ή να ανοίγουν δυναμικά (με mouse over). Η διαμόρφωση αυτή γίνεται με τρόπο ώστε να ταιριάζει στο μέγιστο βαθμό με τον τρόπο δουλειάς και τα στοιχεία στα οποία κάθε άτομο ή θέση εργασίας θέτει προτεραιότητα.

Η Γραμμή Εργαλείων

  • Στη γραμμή εργαλείων είναι διαθέσιμη μια σειρά από εικονίδια που οδηγούν σε εισαγωγή νέας εργασίας ανά τύπο εργασίας EBS-v4-EnvironmentEL-image249.png. Το εικονίδιο καθορίζεται στους τύπους εργασίας.
  • Με την επιλογή εμφάνιση ενεργοποιεί κανείς την εμφάνιση όσων περιοχών έχουν απενεργοποιηθεί
  • Με την επιλογή συγχρονισμός όσο κανείς κινείται στο χρονοδιάγραμμα γίνεται αυτόματη τοποθέτηση στην όψη και αντίστροφα
  • Με τα εικονίδια επιλογής λεπτομέρειας πλάνου EBS-v4-EnvironmentEL-image250.jpeg γίνεται εναλλαγή μεταξύ προβολών ημέρας, εβδομάδας και μήνα,

EBS-v4-EnvironmentEL-image251.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image252.png

ενώ με τα εικονίδια επιλογής λεπτομέρειας πλάνου EBS-v4-EnvironmentEL-image253.png γίνεται η ίδια εναλλαγή, αλλά με μορφή χρονοδιαγράμματος όπου ο χρόνος αποτελεί ΜΙΑ γραμμή.

EBS-v4-EnvironmentEL-image254.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image255.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image256.png

Αν κάποιες από τις επιλογές της γραμμής εργαλείων που βλέπετε στο παρόν ΔΕΝ είναι ορατές, μπορείτε να τις ενεργοποιήσετε από την δεξιά άκρη κάθε ομάδας εικονιδίων:

Το Χρονοδιάγραμμα

Στην περιοχή του χρονοδιαγράμματος, πέραν της διαχείρισης των στοιχείων μιας εργασίας σε πλήρη οθόνη με διπλό κλικ, μπορεί κανείς να κάνει άμεσα διαχείριση των εργασιών με γραφικό τρόπο:

  • Nα μετακινήσει μια εργασία σε άλλη μέρα ή άλλη ώρα «σύροντάς την» πάνω στο χρονοδιάγραμμα. Ο δείκτης του mouse αλλάζει μορφή κατά την επιλογή και τη διενέργεια της μετακίνησης:

EBS-v4-EnvironmentEL-image257.png

EBS-v4-EnvironmentEL-image258.png

  • Nα αλλάξει τη διάρκεια μιας εργασίας χρησιμοποιώντας το βελάκι αυξομείωσης στις «ακμές» του κελιού:

EBS-v4-EnvironmentEL-image259.png

H Oψη Εργασιών

EBS-v4-EnvironmentEL-image260.pngΣτην περιοχή της όψης παρέχονται διάφορες ευκολίες διαμόρφωσης από την οριζόντια γραμμή εργαλείων (γνωστές από το χειρισμό των όψεων), δυνατότητες εισαγωγής, εμφάνισης και διαγραφής μέσω των εικονιδίων EBS-v4-EnvironmentEL-image261.png και τέλος, από την περιοχή «παράμετροι όψης» να μεταβάλλει τις προτεινόμενες τιμές των κριτηρίων (και «Αποδοχή» για να ενημερωθούν):

EBS-v4-EnvironmentEL-image262.pngΔιαχείριση Αρμοδίων

Στην περιοχή «Αρμόδιοι» μπορεί κανείς να επιλέξει τα άτομα των οποίων οι εργασίες εικονίζονται στο χρονοδιάγραμμα, στην περίπτωση που η θέση του επιτρέπει να βλέπει και εργασίες άλλων:

Εναλλακτικές Διατάξεις

EBS-v4-EnvironmentEL-image263.pngΑπό το εικονίδιο EBS-v4-EnvironmentEL-image264.png στα διαθέσιμα panels αριστερά, μπορεί κανείς να δημιουργήσει νέες διατάξεις του συγκεκριμένου Ημερολογίου με τις επιθυμητές ρυθμίσεις, οπότε θα είναι διαθέσιμες προς επιλογή, κάθε φορά που θα «ανοίγει» αυτή η περιοχή.

Εκτύπωση Χρονοδιαγράμματος

Από την οριζόντια γραμμή εργαλείων, με το πλήκτρο EBS-v4-EnvironmentEL-image265.pngμπορεί κανείς να στείλει άμεσα στον εκτυπωτή την τρέχουσα απεικόνιση του χρονοδιαγράμματος. Εναλλακτικά, μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει την επιλογή EBS-v4-EnvironmentEL-image266.png ώστε να κάνει κάποιες ρυθμίσεις από τη γραμμή εργαλείων του διαλόγου, πριν το στείλει σε χαρτί:

EBS-v4-EnvironmentEL-image267.png

Διαχείριση Εγγράφων (Attachments)

Το σύστημα διαχειρίζεται έγγραφα κάθε τύπου (text, word, excel, image, video κ.λ.π.). Τα έγγραφα μπορεί κανείς να τα συνδέσει με την «εταιρεία» αν είναι γενικής χρήσης, πληροφοριακά, διαδικαστικά κ.ο.κ. αλλά επίσης, μπορεί να τα συνδέσει με συγκεκριμένες οντότητες που διαχειρίζεται το σύστημα, ώστε να είναι διαθέσιμα στη συνέχεια ΜΕΣΑ από τη διαχείριση της οντότητας.

note_pinned.png Παραδείγματα

Σύμβαση πελάτη

Δημοσιευμένος τιμοκατάλογος προμηθευτή

Τεχνικές προδιαγραφές προϊόντος

Διαφημιστικά video clip και φωτογραφίες προϊόντος

Αντίγραφο εκτύπωσης παραστατικού (με φορολογική σήμανση) σε μορφή PDF

Σημείωμα εργασιών με τις τεχνικές λεπτομέρειες μιας επισκευής από το service\

Ηλεκτρονικά μηνύματα που ανταλλάχτηκαν σχετικά με μια προσφορά

Σύνδεση Εγγράφου

Μέσα από τις διάφορες οντότητες που υποστηρίζουν σύνδεση εγγράφων, η διαχείριση γίνεται ως εξής...

  • Μεταφερόμαστε στην υποσελίδα «σχετικά έγγραφα».
  • Σε μια κενή γραμμή, επιλέγουμε το έγγραφο μέσω του εικονιδίου αναζήτησης της στήλης «Θέση/Ονομα»

EBS-v4-EnvironmentEL-image268.png

  • Ο τύπος του εγγράφου, ο τίτλος, ο κωδικός και η ημ/νία αναφοράς συμπληρώνονται αυτόματα
  • Καθορίζουμε αν θέλουμε κατηγοριοποιήσεις του εγγράφου (ομάδα, κατηγορία, χαρακτηρισμοί), καθώς και αν είναι εισερχόμενο ή εξερχόμενο έγγραφο
  • Καθορίζουμε αν θα αποθηκευτεί στη Βάση
  • Από τη δεξιά μπάρα εργαλείων EBS-v4-EnvironmentEL-image269.png, μπορούμε να ζητήσουμε άνοιγμα του εγγράφου, αρκεί να έχουμε εγκατεστημένο το πρόγραμμα διαχείρισής του, καθώς και αποθήκευση στον τοπικό δίσκο EBS-v4-EnvironmentEL-image270.png.
  • Κάνουμε αποθήκευση της οντότητας

Στις γενικές παραμέτρους («Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Γενικά/Παράμετροι εταιρείας») στην κατηγορία «Διαχείριση εγγράφων», ορίζονται μια σειρά ρυθμίσεις για τα έγγραφα (περιοχές κ.λπ.).

Μαζική Διαχείριση Εγγράφων

EBS-v4-EnvironmentEL-image271.pngΣτο κεντρικό μενού «Επικοινωνίες/Γραμματεία» είναι διαθέσιμη η επιλογή «Εγγραφα». Αυτή οδηγεί σε μια όψη ελέγχου και διαχείρισης όλων των εγγράφων.

Εδώ μπορεί κανείς να ζητήσει συγκεκριμένου τύπου έγγραφα ή όσα εισήγαγε συγκεκριμένος χρήστης ή να επιλέξει με βάση ημ/νία και τέλος, με «διπλό κλικ» να ανοίξει το έγγραφο της τρέχουσας γραμμής.

Η αναγνώριση του τύπου εγγράφου και της εφαρμογής που πρέπει να κληθεί γίνεται αυτόματα.

EBS-v4-EnvironmentEL-image272.pngΑναζήτηση σε Εγγραφα

EBS-v4-EnvironmentEL-image273.pngΜε Ctrl+F ή μέσω του κεντρικού μενού με τοποθέτηση στο «πεδίο αναζήτησης», ανοίγει ένας διάλογος που επιτρέπει την αναζήτηση οποιασδήποτε λέξης ή φράσης σε διάφορες οντότητες της εφαρμογής, στο μενού, στο υλικό τεκμηρίωσης και στο περιεχόμενο των εγγράφων. Η κατάλληλη επιλογή για αναζήτηση στα έγγραφα είναι «στη βάση» (δεδομένων).

EBS-v4-EnvironmentEL-image274.jpegΠληκτρολογούμε το ζητούμενο και το σύστημα εντοπίζει τόσο τα έγγραφα (με δυνατότητα άμεσης ανάγνωσης-ανοίγματος) όσο και τις οντότητες όπου τυχόν αυτά έχουν συνδεθεί (με δυνατότητα πρόσβασης στην οθόνη διαχείρισης της συγκεκριμένης οντότητας) και εμφανίζει τα αποτελέσματα στον ίδιο διάλογο.

Στην περίπτωση που έχουμε έγγραφο συνδεδεμένο με οντότητα, τα αποτελέσματα εμφανίζονται σε ΔΥΟ γραμμές, μία για την οντότητα και μία για το σχετικό έγγραφο, ώστε να επιλέξει κανείς σε ποιο από τα 2 θέλει να μεταβεί. Αν το αναζητούμενο (λήξη-φράση) εντοπιστεί και σε πεδία συγκεκριμένων οντοτήτων (π.χ. στο έγγραφο Χ του πελάτη Υ, αλλά και στο σχόλιο του είδους Ζ), τότε εμφανίζει επίσης σε ξεχωριστές γραμμές και τις οντότητες αυτές.

note_pinned.png Για να έχουμε τη λειτουργικότητα αυτή, προηγουμένως θα πρέπει να έχει γίνει Ενεργοποίηση FULL TEXT CATALOGS (Εργαλεία/Διαχείριση συστήματος-Β.Δ.). Κατά την επιλογή οντοτήτων στις οποίες θέλουμε να λειτουργεί η αναζήτηση, πρέπει να δηλώσουμε και τα σχετικά έγγραφα.

Διαβαθμισμένη Πρόσβαση σε Εγγραφα

EBS-v4-EnvironmentEL-image275.pngΗ έννοια της «διαβάθμισης» αφορά τον καθορισμό δικαιωμάτων πρόσβασης χρηστών στα έγγραφα ΑΝΑ ΕΓΓΡΑΦΟ (σε αντίθεση με τα μη «διαβαθμισμένα» δικαιώματα που ορίζονται για τις υπόλοιπες οντότητες).

Για να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία αυτή στα συσχετιζόμενα έγγραφα, από την τελευταία επιλογή του μενού Δικαιωμάτων => Διαβάθμιση και από την επιλογή «Διαβαθμισμένοι πίνακες» του μενού «Διαχείριση» στο διάλογο που εμφανίζεται:

Στη συνέχεια θα πρέπει να οριστούν στο πάνω δεξί μέρος του διαλόγου τα εταιρικά ΤΜΗΜΑΤΑ (και μάλιστα με ιεραρχικό τρόπο), ενώ ταυτόχρονα θα αντιστοιχιστούν Χρήστες ή Ομάδες χρηστών στα Τμήματα αυτά στο κάτω δεξί μέρος του διαλόγου:

EBS-v4-EnvironmentEL-image276.pngEνας χρήστης μπορεί να προστεθεί ως «ξεχωριστό τμήμα» από τη στήλη εργαλείων της λίστας χρηστών.

Η αντιστοίχιση σε τμήματα γίνεται χειριστικά με τα πλήκτρα με τα βελάκια στο κάτω μέρος για το ΕΠΙΛΕΓΜΕΝΟ ΤΜΗΜΑ στο πάνω μέρος της οθόνης.

Αφού αποθηκευτεί αυτό το προφίλ ορισμού διαβάθμισης δικαιωμάτων, δίνονται οι εξής δυνατότητες:

  1. EBS-v4-EnvironmentEL-image277.pngEBS-v4-EnvironmentEL-image278.jpegΣτην όψη «Εγγραφα», υπάρχει η επιλογή «Μαζική ανάθεση διαβάθμισης» από όπου μπορούμε μαζικά να ορίσουμε για επιλεγμένα έγγραφα την πρόσβαση από κάποιο Τμήμα (ποιοι θα τα βλέπουν). Ο «Διαχειριστής συστήματος» δεν έχει ειδική αντιμετώπιση, δηλαδή συμμετέχει στη διαβάθμιση των εγγράφων όπως και όλοι οι άλλοι χρήστες. Αρα, θα πρέπει να ανήκει στο Τμήμα όπου θα ήθελε να αποδώσει προνόμια ή να είναι «προϊστάμενος» (βλ. ιεραρχία τμημάτων).
  2. Στη σελίδα «σχετικά έγγραφα», κατά την επισύναψη εγγράφων σε οντότητες, μπορούμε επιλέγοντας «Διαβάθμιση ασφαλείας» (ΑΦΟΥ γίνει ενεργοποίηση βλ. προηγούμενα) να ορίσουμε με τον ίδιο τρόπο ποιοι θα έχουν πρόσβαση στο έγγραφο (επιλογή Τμήματος):

Λειτουργία Πληκτρολογίου

Πολλοί από τους χειρισμούς στην εφαρμογή μπορούν να γίνουν από το πληκτρολόγιο για μεγαλύτερη διευκόλυνση. Εδώ παρατίθεται μια λίστα πλήκτρων ή συνδυασμών πλήκτρων που έχουν προκαθορισμένη λειτουργικότητα:

Γενικά
Alt-F12 Τοποθέτηση στο φάκελο με τα αρχεία της τρέχουσας όψης ή κύβου
Alt-F4 Κλείσιμο εφαρμογής
Ctrl - Κλείσιμο επιπέδων
Ctrl + Ανάπτυξη επιπέδων
Ctrl-A Επιλογή όλων σε λίστα
Ctrl-D Διαγραφή οντότητας από την οθόνη διαχείρισής της
Ctrl-F12 Εργαλείο μορφοποίησης πλέγματος
Ctrl-F6 Μετακίνηση μεταξύ των ανοικτών παραθύρων
Ctrl-Insert Εισαγωγή οντότητας από λίστα με αντιγραφή από τα στοιχεία της τρέχουσας γραμμής
Ctrl-N Εισαγωγή νέας οντότητας από την οθόνη διαχείρισης
Ctrl-PgDn & Ctrl-PgUp Μετακίνηση μεταξύ «υποσελίδων» σε οθόνη διαχείρισης οντότητας
Ctrl-S Αποθήκευση οντότητας
Ctrl-Shift-F10 Ταυτότητα πεδίου όταν είμαστε τοποθετημένοι σε πεδίο οθόνης διαχείρισης
Ctrl-Shift-F12 Μετονομασία στηλών πλέγματος
Ctrl-Shift-F8 Κλήση του εργαλείου διαμόρφωσης από οθόνη διαχείρισης οντότητας
Delete Διαγραφή οντότητας από λίστα
Enter Μετακίνηση σε επόμενο πεδίο (σε οθόνη διαχείρισης), άνοιγμα οντότητας (από λίστα)
F1 & Shift-F1 Οn line help σε οθόνη και πεδίο
F3 & F4 Αναζήτηση με εμφάνιση διαλόγου αναζήτησης ή σε μορφή drop down
F5 Ανανέωση
F7 Ορθογραφικός έλεγχος σε πεδίο κειμένου μιας οθόνης διαχείρισης οντότητας
F10 Μεταφορά στο κεντρικό μενού
Insert Εισαγωγή νέας οντότητας από λίστα
Shift-F3 Αναζήτηση με χρήση όψης
Shift-F10 Εμφάνιση «εσωτερικού» (pop-up) μενού
Tab & Shift-Tab Μετακίνηση μεταξύ πεδίων-περιοχών
Σε παραστατικά
Alt-A Κλήση λογιστικού άρθρου που παρήχθη από το παραστατικό
Alt-E Εμφάνιση εποπτικής εικόνας είδους σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-Enter ή Ctrl-Enter Κλήση διαλόγου με τα πλήρη στοιχεία γραμμής παραστατικού
Alt-F Εμφάνιση πίνακα ανάλυσης αξιών κατά %ΦΠΑ σε εμπορικό παραστατικό
Alt-F3 Αναζήτηση από πολλαπλό κωδικό σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-F7 Εκπτωση επί του συνόλου με %, ποσό ή μεταβολή του πληρωτέου ποσού στο παραστατικό
Alt-F12 Κλήση πίνακα ανάλυσης διαστάσεων σε γραμμή είδους παραστατικού (1-1 ανάπτυξη)
Alt-Q Εφαρμογή εμπορικής πολιτικής σε εμπορικό παραστατικό
Alt-S Επιλογή σειριακού αριθμού σε γραμμή είδους παραστατικού
Alt-V Εισαγωγή νέας γραμμής παραστατικού με αντιγραφή από την τρέχουσα
Ctrl-Alt-F12 Διαχείριση συσκευασιών ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-Alt-I Εμφάνιση φωτογραφίας είδους σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-F7 Εκπτωση με επιλογή καθαρής, μικτής, % ή ποσού ή πληρωτέου) επί γραμμών παραστατικών
Ctrl-F9 Αντικατάσταση είδους από ισοδύναμο σε γραμμή είδους παραστατικού
Ctrl-F11 Προηγούμενες κινήσεις για το "ζεύγος"-> είδος γραμμής-συν/νος επικεφαλίδας
Ctrl-M Μεταφορά παγίων σε κέντρο κόστους σε γραμμές παγίων συμψηφιστικών παραστατικών
Ctrl-Q Κατανομή συνολικών (μετρημένων) ποσοτήτων στις γραμμές ειδών παραστατικού
Ctrl-Y Πρόταση πιστωτικού υπολοίπου πελάτη σε γραμμή όρου εξόφλησης εμπορικού παραστατικού
F6 Εναλλαγή μεταξύ ειδών αποθήκης και όρων εξόφλησης σε εμπορικό παραστατικό
F7 Εναλλαγή μεταξύ ειδών αποθήκης και ειδικών λ/σμών σε εμπορικό παραστατικό
F8 Αυτόματη "ανάλωση" αριθμών σειράς ή παρτίδων σε γραμμή είδους παραστατικού
F9 Προσθήκη παρελκόμενων ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
F11 Εμφάνιση τρέχουσας διαθεσιμότητας σε γραμμή είδους παραστατικού
F12 Κλήση πίνακα ανάλυσης διαστάσεων σε γραμμή είδους παραστατικού (1-Ν ανάπτυξη)
Shift-F4 Αλλαγή του τύπου γραμμής (για επιστρεφόμενα είδη) σε γραμμή είδους παραστατικού
Shift-F5 Ανάπτυξη γραμμών προβλέψεων εμπορικού παραστατικού, βάσει διαστάσεων των γραμμών ειδών
Shift-F6 Σύνδεση γραμμών ανάλωσης με παραγόμενα σε γραμμές συμψηφιστικών παραστατικών
Shift-F9 Αυτόματη προσθήκη παρελκόμενων ειδών σε γραμμή είδους παραστατικού
Shift-F12 Αντιγραφή ανάλυσης διαστάσεων από την προηγούμενη γραμμή είδους

H λειτουργία του πληκτρολογίου είναι παραμετροποιήσιμη.

Η παραμετροποίηση γίνεται από το κεντρικό μενού «Εργαλεία/Εργασίες προσθετικής ανάπτυξης/Διαχείριση συντομεύσεων (shortcuts)». Εμφανίζεται διάλογος με όλες τις διαθέσιμες εντολές στις οθόνες της εφαρμογής οι οποίες έχουν ήδη αντιστοιχιστεί σε κάποιο συνδυασμό πλήκτρων ή μπορούν να αντιστοιχιστούν, αν ο χρήστης το χρειαστεί.

EBS-v4-EnvironmentEL-image279.png

Εχουν κατασκευαστεί 2 «προφίλ πληκτρολογίου» (το όνομα φαίνεται στο πάνω μέρος της λίστας => EBS Default είτε EBS Alternative) που επιλέγονται από γενική παράμετρο στα «Γενικά-Λειτουργικά» (0 ή 1 αντίστοιχα):

EBS-v4-EnvironmentEL-image280.png

Για να αλλάξει η τιμή μιας συντόμευσης πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο EBS-v4-EnvironmentEL-image281.png στη στήλη «Συντόμευση» κάποιας γραμμής. Στο διάλογο που εμφανίζεται, μπορούν να οριστούν μέχρι 3 ταυτόχρονοι συνδυασμοί πλήκτρων. Αν ο ΙΔΙΟΣ συνδυασμός πλήκτρων ορίστηκε και σε άλλη/ες εντολή/ές, τότε, η τρέχουσα γραμμή έχει χρωματική ένδειξη και αυτές οι «άλλες» εντολές εμφανίζονται στο κάτω μέρος, στις «Σχετικές Εντολές». Δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας (ότι ορίστηκε κάτι λάθος) αν οι Σχετικές Εντολές ΔΕΝ ΣΥΝΥΠΑΡΧΟΥΝ στην ίδια οθόνη/διαδικασία π.χ. η εμφάνιση άρθρου έχει υλοποιηθεί ως 4 εντολές για κάθε μία κατηγορία παραστατικών. Αν όμως οι σχετικές εντολές περιέχουν άλλες λειτουργίες της ΙΔΙΑΣ οθόνης, όψης κλπ., θα πρέπει να αλλάξει η συντόμευση, ώστε να μην υπάρχει χειριστικό πρόβλημα . Με κλίκ στη στήλη «Συντόμευση» γίνεται ταξινόμηση, οπότε εύκολα εντοπίζονται τα λάθη.

Οι εντολές που εμφανίζονται χωρίζονται σε «Ενέργειες», «Αυτοματισμούς» και «Μεταβάσεις» και σε «Οριζόντιες λειτουργίες» και «Παραστατικά». Είναι ομαδοποιημένες κατά «Ενότητα», στη δε στήλη «Επεξήγηση» υπάρχει βοηθητικό κείμενο που εξηγεί τη λειτουργία της κάθε μιας.

Για να αποθηκευτούν οι τυχόν αλλαγές στο ισχύον Προφίλ πληκτρολογίου, πρέπει να επιλεγεί «Αποθήκευση». Το προφίλ είναι ΕΝΙΑΙΟ για ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ.