EBS - v4- Expenses & cost centers EL

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Δαπάνη

Δαπάνες είναι όλα τα άυλα “λογιστικά” είδη (με αξιακή παρακολούθηση) που χρειάζεται η εταιρεία για να λειτουργεί και να πραγματοποιεί έσοδα.

Η προτροπή του συστήματος για άνοιγμα των δαπανών ξεχωριστά και ταυτόχρονα παράλληλα με τη Λογιστική, προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• Προσφέρει οργάνωση. Κάθε διαδικασία – συμβάν σχεδιάζεται και απεικονίζεται με τον καταλληλότερο τρόπο στο σύστημα, σε αντίθεση με την «ελευθερία» του λογιστικού άρθρου.
• Διευκολύνει τις καταχωρίσεις από ΜΗ εξειδικευμένους χρήστες και περιορίζει τα ΛΑΘΗ, λόγω της αυστηρής οργάνωσης των παραστατικών, της προσχεδιασμένης «Γέφυρας» και των ελέγχων. Αποτρέπει προβλήματα ΑΣΥΜΦΩΝΙΩΝ λόγω πρωτογενών εγγραφών στη Λογιστική.
• Επιτρέπει την παρακολούθηση δαπανών επί πιστώσει όπου φαίνονται οι πραγματικές ημερομηνίες των οφειλών.
• Επιτρέπει την πληρωμή με αξιόγραφα, την έκδοση μηχανογραφημένων επιταγών και την πλήρη εικόνα των Τραπεζικών Διαθεσίμων βάσει valeur.
• Επιτρέπει αυτόματους υπολογισμούς π.χ. σε καταθέσεις, τόκους, φόρους, απόδοση δικαιωμάτων, κρατήσεων, ΦΠΑ κλπ.
• Επιτρέπει εξωλογιστική κοστολόγηση και δημιουργία καταστάσεων αποτελεσμάτων κατά Εργο,Τομέα,Υπηρεσία,Δραστηριότητα.
• Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις που είναι ΑΝΑΓΚΑΙΟ, καταργώντας τα ξεκάθαρα όρια μεταξύ των υποσυστημάτων και της Λογιστικής π.χ. Φάκελοι Εισαγωγών.
• Αν το Λογιστήριο είναι εξωτερικό, η Διοίκηση παίρνει έγκαιρη πληροφόρηση για την πορεία των δαπανών, χωρίς καθυστερήσεις.

Στην προπαραμετροποιημένη Βάση Δεδομένων είναι ήδη ανοιγμένες όλες οι δαπάνες που ενδέχεται να χρησιμοποιεί κανείς με έτοιμη τη λογιστική ενημέρωση. Παρ’ όλ’ αυτά, θα μπορούσε κανείς να επιλέξει μεταξύ των εξής 3 μεθοδολογιών παρακολούθησης αυτού του κυκλώματος σε σχέση με το Λογιστικό Σχέδιο:

1^ος τρόπος Ενα προς ένα για όλες τις δαπάνες (πλην αποσβέσεων)

2^ος τρόπος Ανάλυση των δαπανών και συντήρηση στη Λογιστική μόνο των υποχρεωτικών π.χ. μερικά μπορούμε να τα ανοίξουμε κατά Φ.Π.Α., τα έξοδα εκπαίδευσης κατά κατηγορία και κύκλο εκπαίδευσης, τα ενοίκια κατά χώρο κ.ο.κ.

3^ος τρόπος Συγκεντρωτικά τις δαπάνες στα είδη και μεταβολή της εμφάνισης των παραστατικών ώστε ο χρήστης να προσδιορίζει ΚΑΙ τον συγκεκριμένο λ/σμό Λογιστικής (η προτεινόμενη παραμετροποίηση ενημερώνει το «σχόλιο 5» των γραμμών με τον τίτλο λ/σμού Γ.Λ.)

Η παρακολούθηση των δαπανών είναι άμεσα συνδεδεμένη με την παρακολούθηση των πιστωτών. Συνιστάται να ανοιχτούν:

• Eνας γενικός πιστωτής που θα χρησιμέψει σε πολλές περιπτώσεις δαπανών μετρητοίς ή «αδιάφορου» ως προς τα στοιχεία του πιστωτή, ο οποίος και θα πρέπει να τοποθετηθεί ως προτεινόμενος στις Αποδείξεις Δαπανών.
• Ενας πιστωτής Αποδοχές προσωπικού για να εισάγουμε την περιοδική εγγραφή Μισθοδοσίας (και ειδικών- αυτόνομων λ/σμών κρατήσεων), ώστε να παράγεται σωστά το άρθρο Μισθοδοσίας.
• Χρήση μιας οριζόντιας διάστασης για τους εργαζόμενους ως θέσεις κόστους, μέσω της οποίας θα μπορούμε να χειριστούμε διάφορες δαπάνες ή χρηματικές καταβολές κατά άτομο. Εναλλακτικά, κάθε άτομο και πιστωτής.
• Ανοιγμα των χρεωστικών τόκων ως δαπάνες και των πιστωτικών τόκων ως υπηρεσίες ώστε να καταχωρούνται απρόσκοπτα οι εγγραφές τους από τα συνήθη παραστατικά όπως και όλα τα άλλα έσοδα και έξοδα.

Η διαχείριση των ειδών – δαπανών γίνεται από το κεντρικό μενού Λογιστήριο/Κύκλωμα δαπανών/Διαχείριση δαπανών.

Προφίλ δαπάνης	Το προφίλ είναι ένας εύκολος τρόπος να δοθούν έτοιμες προτεινόμενες τιμές σε πεδία, ανάλογα με την κατηγορία της δαπάνης. Τα προφίλ σχεδιάζονται από τον πίνακα Παραμετροποίησης (Εργαλεία).
Ομαδοποιητικά	Ο τύπος, η οικογένεια, η ομάδα, η κατηγορία και η υποκατηγορία είναι ομαδοποιήσεις της δαπάνης που βοηθούν στη λήψη πληροφόρησης, όπου συνήθως δεν ελέγχουμε μία-προς-μία τις δαπάνες αλλά κατά γενικές κατηγορίες.
Κατηγορία Φ.Π.Α.	Για τον αυτόματο υπολογισμό του Φ.Π.Α. συμπληρώνουμε υποχρεωτικά την κατηγορία όπου ανήκει το έξοδο (κανονικό, μειωμένο, χαμηλό). Αν δεν έχει Φ.Π.Α. θα συμπληρώσουμε κατηγορία Φ.Π.Α. «μηδενική». Για περιπτώσεις δαπανών χωρίς δικαίωμα έκπτωσης του Φ.Π.Α., θα πρέπει να ανοιχτεί ειδική κατηγορία ΦΠΑ με χαρακτηρισμό μη εκπιπτόμενο, η οποία και θα πρέπει να δηλωθεί σε τέτοιου τύπου δαπάνες, ώστε η καταχώριση να γίνεται εύκολα και αυτόματα. Αντί αυτής της σωστής τακτικής, πολλοί τοποθετούν τη συνολική αξία στην καθαρή, μηδενίζοντας το ΦΠΑ (αν δεν τηρούν λ/σμό μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ), ενώ άλλοι εισάγουν 2 ξεχωριστές γραμμές στο παραστατικό! ΜΗΝ το κάνετε !
Λ/σμός ή λογιστική κατηγορία	Στην προτεινόμενη παραμετροποίηση χρησιμοποιείται ο Λογαριασμός Λογιστικής, αλλά μπορεί να συμπληρωθεί η λογιστική κατηγορία και η παραμετροποίηση να μεταβληθεί. Οσον αφορά το Φ.Π.Α. των δαπανών, αν πρόκειται για δαπάνη με μη εκπιπτόμενο Φ.Π.Α., μπορεί είτε να παρακολουθεί κανείς στη Λογιστική ειδικό λ/σμό «ΦΠΑ ΜΗ ΕΚΠΙΠΤΟΜΕΝΟΣ ΣΤΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ» είτε να λογιστικοποιεί στον ΙΔΙΟ το ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΔΑΠΑΝΗΣ.
Αφορά στο ΚΕΠΥΟ	Καθορίζεται αν θα συμμετέχουν ή όχι στον υπολογισμό των αξιών των εγγραφών Συγκεντρωτικών καταστάσεων Τιμολογίων Προμηθευτών.
% φορολογικής εξαίρεσης & Λ/σμός Διαφορών	Αν η δαπάνη δεν αναγνωρίζεται φορολογικά, εδώ θα συμπληρωθεί το % που δεν αναγνωρίζεται και ο σχετικός Λογαριασμός Τάξεως όπου παρακολουθούνται οι φορολογικές διαφορές. Αν η σχετική ανάπτυξη δαπανών (σε εξαιρούμενες ή όχι) έχει γίνει μόνο στη Γενική Λογιστική, δεν χρειάζεται να οριστεί κάτι σε αυτά τα πεδία.
Δασμολογική κλάση	Σε δαπάνες που χρησιμοποιούνται στην Κοστολόγηση Εισαγωγών, καθορίζουμε τη Δασμολογική κλάση. Ετσι, για παράδειγμα, οι δασμοί, θα επιβαρύνουν όσα εισαγόμενα είδη ανήκουν στην ίδια δασμολογική κλάση.
Τύπος στοιχείων κόστους	Αφορά την Κοστολόγηση. Τόσο για την Κοστολόγηση Παραγωγής όσο και για την Κοστολόγηση Εισαγωγών, η κατηγοριοποίηση των δαπανών είναι απαραίτητη, διότι οι «τύποι στοιχείων κόστους» περιγράφουν τον τρόπο επιμερισμού στις εκάστοτε κοστολογούμενες μονάδες (είδη παραγόμενα ή εισαγόμενα).
Προφίλ κατανομής	Χρησιμοποιείται στα παραστατικά δαπανών για αυτόματη κατανομή σε κέντρα κόστους, σε συνδυασμό με το σχέδιο διακινήσεων. ΑΝ το σχέδιο διακινήσεων ορίζει υποχρεωτική κατανομή, τότε, κατά την καταχώριση δαπανών πρέπει ο χρήστης να συμπληρώσει το ή τα κέντρα κόστους. Αν έχει προβλεφθεί (και έχει νόημα) ένα σταθερό προφίλ κατανομής σε κέντρα κόστους, τότε η κατανομή θα καταχωρείται αυτόματα, κι αν ο χρήστης θέλει, θα την μεταβάλλει. Στην περίπτωση που η κατανομή δεν είναι υποχρεωτική, τότε, η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί μαζικά κατά περιόδους, όπως θα δούμε.
Οριζόντιες διαστάσεις	Αν για τη δαπάνη δηλωθούν συγκεκριμένες τιμές διαστάσεων, αυτές θα προτείνονται στις γραμμές των παραστατικών και επομένως, θα ενημερώνουν τα αντίστοιχα Ισοζύγια και Καρτέλες, για να παίρνουμε εύκολα καταστάσεις όπως π.χ. Δαπάνες ανά Τομέα, ανα Δραστηριότητα κ.λ.π. Η δήλωση συγκεκριμένης τιμής σε αυτά τα πεδία, στην ουσία σημαίνει (όταν σε οριζόντια διάσταση απεικονίζεται κέντρο κόστους) πως γίνεται κατανομή 100%. Αν ένα προφίλ κατανομής εφαρμοστεί και προκαλέσει ενημέρωση άνω του ενός κέντρων κόστους, τότε, η τιμή αυτή που έχει συμπληρωθεί στο αντίστοιχο πεδίο της δαπάνης σε αυτό το σημείο, αγνοείται.
Σχέδιο διακινήσεων	Χρησιμοποιείται για δήλωση των παραστατικών στα οποία θέλουμε να γίνεται υποχρεωτική κατανομή σε κέντρα κόστους.
Ομάδα προϋπολογισμού	Χρησιμοποιείται στα φύλλα προϋπολογισμού ως ένα ειδικό ομαδοποιητικό στοιχείο, κατά το οποίο μπορεί να παρακολουθείται ο προϋπολογισμός δαπανών. Εναλλακτικά, ο προϋπολογισμός δαπανών μπορεί να παρακολουθείται από το Λογιστικό Κύκλωμα.
Προφίλ εποχικότητας	Αν ο προϋπολογισμός δαπανών δομείται από το κύκλωμα αυτό (και όχι μέσω του Λογιστικού κυκλώματος), τότε μέσω αυτού του προφίλ, μπορεί κανείς να πετύχει αυτόματο επιμερισμό ανά μήνα των ετήσιων προβλεπόμενων κονδυλίων, κατά τη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού. Δεν είναι δεσμευτικό.
Μεταφορικό μέσο	Παρ’ ότι στα παραστατικά που αφορούν δαπάνες για συγκεκριμένο μεταφορικό μέσο, είναι διαθέσιμο το σχετικό πεδίο χαρακτηρισμού (μεταφορικό μέσο), μπορεί κανείς αν θέλει, να αναπτύξει τις δαπάνες μεταφορικών μέσων ΑΝΑ ΜΕΣΟ, ειδικά όταν είναι πολύ σημαντικός αυτός ο διαχωρισμός, οπότε εδώ συμπληρώνεται το μέσο που αφορά η δαπάνη (με αποτέλεσμα τη μεταφορά του πεδίου αυτού, στα παραστατικά). Τα μεταφορικά μέσα ανοίγονται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παράμετροι συναλλαγών.
Ομάδες ειδικών λογαριασμών	Οταν η δαπάνη συμπαρασύρει ειδικό φόρο ή άλλη χρέωση είτε παρακρατήσεις, αναπτύσσονται οι ειδικοί λ/σμοί στο αντίστοιχο υποσύστημα, δηλώνονται ως επιτρεπόμενοι στους τύπους παραστατικών και ενσωματώνονται σε «ομάδες ειδικών λογαριασμών» ανά τύπο, που δηλώνονται στο λογαριασμό δαπάνης στο σημείο αυτό, ούτως ώστε να εφαρμόζονται αυτόματα κατά την καταχώριση και να δίνουν το τελικό πληρωτέο ποσό, ανάλογα με το είδος ή τον πιστωτή της συναλλαγής και να ελαχιστοποιείται η ανάγκη επέμβασης του χρήστη.

Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, παρέχονται στην υποσελίδα «Οριζόμενα πεδία» μερικά στατικά πεδία διαφόρων τύπων (ημ/νίες, σχόλια, αριθμοί, χαρακτηρισμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση και ομαδοποίηση/εκτύπωση των δαπανών, το όνομα των οποίων δηλώνεται στην Παραμετροποίηση.

Πιστωτής

Οι πιστωτές μας παρέχουν υπηρεσίες ή οποιαδήποτε «άυλα» είδη απαιτούνται για τη λειτουργία της εταιρείας π.χ. προσωπικό, εξωτερικοί συνεργάτες, ιδιοκτήτες ενοικιαζόμενων κτιρίων, οργανισμοί παροχής υποδομών, κρατικές υπηρεσίες συναλλαγών κ.λπ.

Η διαχείριση των στοιχείων τους, το νόημα των πεδίων και των οντοτήτων που είναι διαθέσιμα στις αντίστοιχες οθόνες διαχείρισης περιγράφονται στην ενότητα των Αγορών με παραπομπή και στην ενότητα των Πωλήσεων (Οντότητες που χρησιμοποιούνται στις Πωλήσεις).

Χρησιμοποιούνται σε όλα σχεδόν τα παραστατικά δαπανών και πρέπει να έχει προηγηθεί η οργάνωση και κωδικοποίησή τους. Καλό είναι να χρησιμοποιείται το υποσύστημα αυτό, αντί της τακτικής να παρακολουθούνται αναλυτικά οι Πιστωτές στη Γενική Λογιστική.

Οι διάφορες εγγραφές δαπανών

Στο κεφάλαιο αυτό θα εξεταστούν διάφορες τυπικές περιπτώσεις δαπανών και ο τρόπος καταχώρισης και παρακολούθησής τους μέσα στο σύστημα. Θα γίνεται αναφορά και στη λογιστική τους απεικόνιση, για να γίνει κατανοητή η ευκολία διαχείρισής τους σε σύγκριση με τις κλασικές λογιστικές εγγραφές.

Οι οδηγίες και τα παραδείγματα στηρίζονται κατά κύριο λόγο στην προτεινόμενη παραμετροποίηση του προϊόντος, όσον αφορά τα παραστατικά, τη μορφή οθονών και τα εργαλεία πληροφόρησης.

Για να εισαχθεί ένα παραστατικό δαπάνης από όσα περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια, υπάρχουν οι εξής τρόποι, μέσω του μενού «Λογιστήριο/Κύκλωμα δαπανών»:

	Με την επιλογή «Νέο παραστατικό δαπάνης…» οπότε εμφανίζεται διάλογος επιλογής:
	Μέσω της λίστας παραστατικών δαπανών, όπου από τη μπάρα εργαλείων, επιλέγουμε «Εισαγωγή»:

Για όσες δαπάνες είναι τυπικές – επαναλαμβανόμενες, σωστό είναι να δημιουργηθούν κατάλληλες συντομεύσεις (π.χ. Ενοίκιο, ΔΕΗ, ΟΤΕ, Συνδρομές, Μισθοδοσία κλπ.), όπου:

• Ο τύπος παραστατικού, ο πιστωτής και η δαπάνη θα είναι έτοιμα-συμπληρωμένα
• Αν το ποσό είναι σταθερό, θα πρέπει να έχει δοθεί στο «παραστατικό-μοντέλο», ώστε εκείνος που καταχωρεί, να κάνει τον ελάχιστο δυνατό κόπο
• Η σειρά παραστατικού, πριν γίνει η «αποστολή» στις συντομεύσεις, καλό είναι να καθαριστεί.

Θυμίζουμε ότι συντόμευση δημιουργείται από το μενού «Ενέργειες» του παραστατικού, από την οριζόντια γραμμή εργαλείων. Η αποστολή στις συντομεύσεις θα περιλαμβάνει έτοιμα (για κάθε επόμενη φορά που θα κληθεί) και όλα τα ΔΕΔΟΜΕΝΑ που υπάρχουν στην οθόνη, τη στιγμή που θα σταλεί στις Συντομεύσεις.

Απόδειξη δαπάνης

1. Για μικροέξοδα, όταν εξοφλείται άμεσα (απόδειξη μετρητοίς) και δεν θέλουμε να ενημερωθεί ο Πιστωτής:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΓΜ (Απόδειξη δαπάνης με εξόφληση)

2. Όταν θέλουμε να ενημερωθεί ο Πιστωτής, ακόμη κι όταν εξοφλείται άμεσα:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΓΠ (Απόδειξη δαπάνης)

To παραστατικό αυτό μπορεί να εισαχθεί επί πιστώσει, δηλαδή η απόδειξη πληρωμής να γίνει αργότερα με ξεχωριστό παραστατικό. Γενικά, αυτό είναι σπάνια περίπτωση. Επί πιστώσει έχουμε συνήθως σε Τιμολόγια.

Η προτεινόμενη μορφή του παραστατικού Δαπανών είναι η εξής:

Τύπος και Σειρά παραστατικού	Είναι απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση της Aπόδειξης. Συνήθως μετά την επιλογή εισαγωγής, προτείνονται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Για τον αριθμό του πρωτότυπου χρησιμοποιούμε το Εναλλακτικό παραστατικό.
Ημ/νία	Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου.
Πιστωτής	Η αναζήτηση γίνεται είτε από τον κωδικό είτε από την Επωνυμία. Αν εντοπιστεί, τότε, εμφανίζεται στην οθόνη αλλιώς, με το εικονίδιο μπορεί να εισαχθεί καινούργιος, εκείνη τη στιγμή. Συνήθως χρησιμοποιείται ένας «γενικός πιστωτής» π.χ. Πιστωτές διάφοροι.
Τρόπος πληρωμής	Προτείνεται ο τρόπος πληρωμής του πιστωτή. Με το εικονίδιο αναπτύσσεται ο τρόπος πληρωμής σε γραμμές εξόφλησης κάτω δεξιά. Συνήθως, χρησιμοποιείται ο τρόπος πληρωμής μετρητοίς και προτείνεται μετρητοίς εξόφληση στο ταμείο του υποκαταστήματος.
Κέντρο κόστους	Αν η δαπάνη αφορά συγκεκριμένο κέντρο κόστους και αν αυτό προσδιορίζεται σε κάποια ή κάποιες από τις οριζόντιες διαστάσεις του συστήματος (έργο, εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, 2), δηλώστε το στην υποσελίδα Λοιπά στοιχεία της επικεφαλίδας.
Φάκελος Κοστολόγησης	Συμπληρώνεται στην υποσελίδα Λοιπά στοιχεία της επικεφαλίδας αν αφορά Εισαγωγή, ώστε οι δαπάνες να επιμεριστούν κατάλληλα στα εισαγόμενα είδη, με τη διαδικασία της Κοστολόγησης Εισαγωγών. Συνήθως αυτό χρειάζεται στα Τιμολόγια κι όχι στις απλές Αποδείξεις.
Δαπάνες	Στο τμήμα των γραμμών, συμπληρώνονται τα είδη-δαπάνες με την αξία τους. Αν έχει προσδιοριστεί σωστά η κατηγορία Φ.Π.Α. στη δαπάνη, μπορείτε να δηλώσετε μόνο τη συνολική αξία και θα υπολογιστούν από αυτήν η καθαρή αξία και το Φ.Π.Α. Στη στήλη λ/σμός Γ.Λ. φαίνεται ο λ/σμός που θα ενημερωθεί. Μπορεί να μεταβληθεί. Αυτό θα συμβεί, αν χρησιμοποιείτε ένα είδος-δαπάνη ή μια γενική κατηγορία δαπανών (ανά κατηγορία Φ.Π.Α.) και σε επίπεδο παραστατικού, εξειδικεύετε το συγκεκριμένο λογαριασμό Λογιστικής. Όταν η δαπάνη δεν εκπίπτει, πρέπει να δηλώνεται κατηγορία Φ.Π.Α. με ενεργοποιημένο το χαρακτηρισμό μη εκπιπτόμενο. Τότε, η ενημέρωση (στην περίπτωση της απόδειξης η ΧΡΕΩΣΗ της δαπάνης) γίνεται με το ΣΥΝΟΛΟ της αξίας και όχι με την καθαρή αξία μόνο.

Πληροφορίες παραμετροποίησης παραστατικών δαπανών

Οσον αφορά το προτεινόμενο Ταμείο Εξόφλησης, αυτό προσδιορίζεται στη σειρά παραστατικού, στη λίστα Χρηματικών Λογαριασμών της σειράς:

Στη γενική περίπτωση έχει ανοιχτεί ΕΝΑΣ χρηματικός λογαριασμός μετρητών ανά Υποκατάστημα και αυτός είναι και ο προτεινόμενος λ/σμός εξόφλησης στα παραστατικά μετρητοίς.

Μπορεί κανείς για το λ/σμό αυτόματης πληρωμής να προσδιορίσει στο επίπεδο της σειράς ΑΝ:

• Θα είναι δεσμευτικός (ΜΟΝΟ ο συγκεκριμένος). Αυτό χρησιμοποιείται όταν κάθε θέση εργασίας είναι και ξεχωριστό ταμείο στο οποίο γίνεται καταμέτρηση και παρακολούθηση υπολοίπου.

• Δεν θα είναι δεσμευτικός αλλά θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί και οποιοσδήποτε άλλος του ίδιου υποκαταστήματος (ΜΟΝΟ του υποκαταστήματος). Αυτό χρησιμοποιείται όταν τα ξεχωριστά Ταμεία στο ίδιο Υποκατάστημα μπορούν να ανταλλάσσουν χρήματα, η δε καταμέτρηση και έλεγχος γίνεται συνολικά στο Υποκ/μα. Κι αν ακόμη παρακολουθείται ξεχωριστά κάθε Ταμείο του υποκ/τος, μπορεί η δαπάνη να καταχωρείται από μια θέση εργασίας, η πληρωμή όμως να γίνεται με διαθέσιμα άλλου Ταμείου. Χωρίς να χρειαστεί «μεταφορά χρημάτων» μεταξύ Ταμείων με ειδικό παραστατικό, επιτρέπουμε εδώ την εξόφληση από το πραγματικό Ταμείο.

• Δεν θα υπάρχει καμμία δέσμευση. Πότε μπορεί να χρειαστεί αυτό; Η μεν καταχώριση εξοδολογίων λογικό είναι να γίνεται από τις σειρές των εκάστοτε υποκ/των (για σωστές στατιστικές και έλεγχο του κόστους ανά υποκατάστημα), όμως η εκταμίευση μπορεί να γίνεται από τα κεντρικά (κεντρικό ταμείο ως λ/σμός εξόφλησης σε παραστατικό δαπανών ενός υποκ/τος), οπότε αποδεσμεύουμε εδώ την επιλογή ταμείου από το χρήστη, ώστε να παίρνουμε χωρίς περιττές χρηματικές μεταφορές, σωστό υπόλοιπο ταμείου μετρητών.

  Οι ίδιες δυνατότητες υπάρχουν και για το λογαριασμό ΠΡΟΒΛΕΨΗΣ που χρησιμοποιείται σε συναλλαγές «επί πιστώσει». Επιδρά στο πώς θα εμφανίζονται οι υποχρεώσεις πληρωμής (σε ποιο υποκατάστημα).

Πως βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης δαπανών

	Όψη	Περιεχόμενο
	Παραστατικά δαπανών	Το σύνολο των παραστατικών Δαπανών
	Ισοζύγιο ειδών-δαπανών	Λογιστικής μορφής καταστάσεις με τις χρεωπιστώσεις περιόδου και εκ μεταφοράς των δαπανών. Ανάλυση των εγγραφών λαμβάνουμε από τις «Καρτέλες».
	Ημερολόγιο Αγορών-δαπανών κατά Φ.Π.Α.	Αναλυτική λίστα παραστατικών δαπανών κατά λογιστική κατηγορία και συντελεστή Φ.Π.Α. βάσει της οποίας συμπληρώνεται η μηνιαία εκκαθάριση Φ.Π.Α.
	Ισοζύγιο Πιστωτών	Λογιστικής μορφής κατάσταση και αντίστοιχη Καρτέλα με τις αναλυτικές κινήσεις.
	Αγορές και Δαπάνες κατά υποκατάστημα	Κύβος ανάλυσης κατά υποκατάστημα, όπου είναι διαθέσιμες και όλες οι οριζόντιες διαστάσεις. Επί πλέον μπορεί να μεταφερθεί στην ανάλυση και η ΠΕΡΙΟΔΟΣ. Μπορούν να αφαιρεθούν τα δεδομένα «Αποθέματα» και «Πάγια» και να δει κανείς έτσι., δαπάνες ανά μήνα και υποκατάστημα.

Τιμολόγιο λήψης Υπηρεσιών

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΤΕΔ (Τιμολόγιο Εξόδων (λήψης υπηρεσιών))

Τεχνικά, η μόνη διαφορά από την Απόδειξη Δαπανών (ΑΓΠ) είναι ότι ενημερώνει τις Συγκεντρωτικές Τιμολογίων. Μπορεί να περιέχει ή όχι την εξόφληση.

Παράδειγμα της λογιστικής εγγραφής που δημιουργείται όταν το τιμολόγιο είναι επί πιστώσει:

Παράδειγμα της λογιστικής εγγραφής που δημιουργείται όταν το τιμολόγιο εξοφλείται μετρητοίς:

Παράδειγμα λογιστικοποίησης όταν η δαπάνη εξαιρείται φορολογικά

Η διαδικασία της λογιστικοποίησης θα δημιουργήσει για κάθε γραμμή παραστατικού μία αναλυτική εγγραφή (άρθρο) στο Ημερολόγιο Τάξεως με το ποσό που δεν αναγνωρίζεται (την καθαρή αξία * % εξαίρεσης για δαπάνες με κανονική κατηγορία ΦΠΑ και την συνολική αξία * % εξαίρεσης για δαπάνες με ΦΠΑ μη εκπιπτόμενο.

Πιστωτικό Υπηρεσιών

Εκδίδεται σε περιπτώσεις λαθών από τους πιστωτές της εταιρείας. Μπορεί να περιέχει ή όχι την εξόφληση.

1. Όταν υπάρχει ταυτόχρονη επιστροφή χρημάτων και δεν θέλουμε να ενημερωθεί ο Πιστωτής:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΕΜ (Πιστωτικό δαπάνης με εξόφληση)

2. Όταν θέλουμε να ενημερωθεί ο Πιστωτής, ακόμη κι όταν εξοφλείται άμεσα:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΤΕΠ (Πιστωτικό δαπάνης (λήψης υπηρεσιών)

Παράδειγμα της λογιστικής εγγραφής που δημιουργείται:

Αν είναι Απόδειξη (δεν ενημερώνει τις Συγκεντρωτικές Τιμολογίων), χρησιμοποιούμε το παραστατικό ΑΕΔ (Πιστωτικό δαπανών (απόδειξη))

Aν λογιστικά θέλουμε να απεικονιστεί με αρνητικές εγγραφές (σαν ακυρωτικό), χρησιμοποιούμε το παραστατικό:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΛΠ (Πιστωτικό δαπανών (αντιλογισμός))

Παράδειγμα της λογιστικής εγγραφής που δημιουργείται:

Αν είναι Απόδειξη (δεν ενημερώνει τις Συγκεντρωτικές Τιμολογίων), χρησιμοποιούμε το παραστατικό ΠΛΔ (Απόδειξη πιστωτικού δαπανών (αντιλογισμός)) για την ίδια περίπτωση.

Αυτοπαράδοση

Εγγραφή αυτοπαράδοσης γίνεται στις περιπτώσεις κατά τις οποίες υλικά (είδη) της αποθήκης αναλώνονται από την ίδια την επιχείρηση. Ο «λήπτης» είναι κάποιος υπάλληλος ή τμήμα της εταιρείας.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΔ (Δελτίο Αυτοπαράδοσης Ειδών)

Στοιχεία για τη διακίνηση μπορούν να συμπληρωθούν στην υποσελίδα Λοιπά στοιχεία αν χρειάζεται.

Ενημερώνει ποσότητα και κόστος εξαγωγών από την Αποθήκη και ταυτόχρονα λογιστικά ενημερώνει και τα έξοδα. Δεν συμμετέχει στις καταστάσεις Εσόδων ούτε στις καταστάσεις Δαπανών, παρά μόνο στο Βιβλίο Αποθήκης.

Λογιστικά, ενημερώνονται ισόποσα έσοδα και έξοδα.

Κατά τη διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων και, αν τελικώς υπολογιστεί διαφορετικό κόστος από αυτό που δηλώθηκε στην αξία της εγγραφής αυτής, δημιουργούνται εγγραφές διόρθωσης του κόστους (αντιλογισμός λογισμένου κόστους αυτοπαραδόσεων και λογισμός οριστικού, μετά την αποτίμηση, κόστους).

Οταν ακυρώνεται μια τέτοια διακίνηση, γίνεται λάθος ή επιστρέφεται για οποιοδήποτε λόγο το είδος στην Αποθήκη, πρέπει να εκδοθεί το παρακάτω παραστατικό, που κάνει τις ακριβώς αντίθετης φοράς εγγραφές:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΔΕ (Δελτίο Επιστροφής Αυτοπαράδοσης)

Στις περιπτώσεις που ο λήπτης είναι πελάτης, προβλέπονται αντίστοιχα παραστατικά και ροές στο κύκλωμα των Πωλήσεων.

Πληροφορίες παραμετροποίησης αυτοπαραδόσεων

1. Το αν θα υπολογιστεί ή όχι Φ.Π.Α. αυτοπαραδόσεων (επί του κόστους δηλαδή) καθορίζεται στον τύπο του παραστατικού, με ενεργοποίηση της ρύθμισης «υπολογισμός ΦΠΑ»:

2. Aν εκδίδεται Δελτίο Αποστολής, μπορεί στoν τύπο παραστατικού να καθοριστεί το ίδιο πρόθεμα με όλα τα υπόλοιπα Δελτία Αποστολής (κοινή αρίθμηση):

Ενοίκια

Οι εγγραφές ενοικίων θα εισαχθούν στο σύστημα είτε συμψηφιστικά (και ξεχωριστά η πληρωμή) είτε, κατά την πληρωμή, με ένα ενιαίο παραστατικό.

Τα παραστατικά που χρησιμοποιούνται είναι εκείνα των Αποδείξεων ή Τιμολογίων Λήψης Υπηρεσιών (ΤΕΔ, ΑΓΜ κ.ο.κ.) που περιγράφονται σε προηγούμενη ενότητα.

Πληροφορίες παραμετροποίησης ενοικίων

Συνιστάται να ανοιχτούν:

1. Οι ιδιοκτήτες των ενοικιαζόμενων ακινήτων ως Πιστωτές
2. Οι δαπάνες ενοικίου στο αρχείο δαπανών είτε ως ένας κωδικός είτε ως ξεχωριστοί κωδικοί ανά ακίνητο.

Οσον αφορά το χαρτόσημο του ενοικίου:

1. Θα πρέπει να ανοιχτεί ως ειδικός λ/σμός τύπου φόρος που εξαρτάται από είδος και είναι αυτόνομη γραμμή
2. Στους τύπους παραστατικών δαπανών θα πρέπει να προστεθεί στην υποσελίδα Ελαφρύνσεις/Επιβαρύνσεις
3. Θα πρέπει να ενταχθεί σε ομάδα ειδικών λογαριασμών τύπου φόρος
4. Η ομάδα πρέπει να δηλωθεί στα είδη-δαπάνες Ενοίκιο στο πεδίο Ομάδα ειδικών φόρων

Εξοδα αυτοκινήτων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΤΕΔΜ (Τιμολόγιο Εξόδων (για μεταφορικά μέσα))

Το παραστατικό αυτό διαφέρει από τα υπόλοιπα που χρησιμοποιούνται για τις δαπάνες μόνο στην εμφάνιση:

Πληροφορίες παραμετροποίησης μεταφορικών μέσων

Τα μεταφορικά μέσα ανοίγονται στον πίνακα μεταφορικών μέσων (Παραμετροποίηση/Παράμετροι συναλλαγών). Στο αντίστοιχο Πάγιο (αν παρακολουθείται σε πάγιο) μπορεί να συνδεθεί το μεταφορικό μέσο, στο ομώνυμο πεδίο της καρτέλας Παγίου.

Πληροφόρηση για τις δαπάνες μεταφορικών μέσων

Συμπληρώνοντας στις γραμμές δαπανών το μεταφορικό μέσο, μπορούμε ανά πάσα στιγμή να έχουμε μια πλήρη εικόνα του κόστους (ασφάλιστρα, κίνηση, service κλπ.), από την επιλογή Πάγια/Πληροφορίες/Εξοδα μεταφορικών μέσων:

Η στήλη πραγματικό έξοδο δείχνει την καθαρή αξία εκτός κι αν πρόκειται για μη εκπιπτόμενο έξοδο π.χ. Leasing όπου δείχνει τη συνολική αξία

Αμοιβές ελεύθερων επαγγελματιών

Λήψη υπηρεσιών

Για την Απόδειξη ή το Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών που εκδίδει ο Τρίτος, χρησιμοποιούνται τα συνήθη παραστατικά ΤΕΔ, ΑΓΠ ή ΑΓΜ.

Παρακρατήσεις

Σε αυτές τις συναλλαγές, συμμετέχουν κάποιες κρατήσεις, όπως π.χ. στις αμοιβές μηχανικών που υπόκεινται σε παρακράτηση του φόρου ελεύθερων επαγγελματιών 20% (υλοποιείται ως «κράτηση» επί της αμοιβής). Θα πρέπει να γίνει η σχετική παραμετροποίηση:

1. Aνοιγμα των ειδικών λ/σμών έτσι ώστε να εξαρτώνται από συν/νο

2. Ανοιγμα σχετικής ομάδας ειδικών λ/σμών

3. Δήλωση της ομάδας κρατήσεων στους Πιστωτές-Τρίτους

4. Δήλωση των ειδικών λ/σμών στους τύπους παραστατικών δαπανών

Βεβαιώσεις ελεύθερων επαγγελματιών

Από τις εκτυπώσεις των Πληρωτέων λ/σμών εκδίδονται μαζικά και αυτόματα οι βεβαιώσεις αυτές, για οποιαδήποτε νόμιμη χρήση.

Όταν θέλουμε π.χ. συγκεκριμένο τύπο κράτησης που αναφέρεται σε ένα συγκεκριμένο Φορέα, δεν έχουμε παρά να συμπληρώσουμε το κριτήριο της όψης «ειδικοί λογαριασμοί». Το ίδιο κι όταν θέλουμε μόνο συγκεκριμένους πιστωτές. Τόσο οι ειδικοί λογαριασμοί όσο και οι συναλλασσόμενοι είναι διαθέσιμα κριτήρια στο φίλτρο.

Η εκτύπωση γίνεται με mail-merge για τους επιλεγμένους συν/νους, αφού επιλεγεί ένα πρότυπο κείμενο word (υπάρχει υπόδειγμα).

Πληροφορίες παραμετροποίησης βεβαιώσεων

Η εκτύπωση χρησιμοποιεί δυο παραμέτρους εταιρείας (στην κατηγορία «Ειδικές καταστάσεις: Βεβαιώσεις ελεύθερων επαγγελματιών»):

1. Στην 1^η παράμετρο καταχωρείται μια λίστα (χωρισμένη με κόμματα) κωδικών επαγγελμάτων που αφορούν στην έκδοση βεβαιώσεων και

2. Στην 2^η παράμετρο καταχωρείται μια λίστα (χωρισμένη με κόμματα) με μάσκες λογαριασμών λογιστικής που ενημερώνουν οι ΕΙΔΙΚΟΙ λογαριασμοί που θα συμμετάσχουν στον υπολογισμό της εκτύπωσης (απαιτείται να είναι συμπληρωμένος κωδικός ΓΛ στην οθόνη των σχετικών ειδικών λ/σμών). Αυτό απαιτείται ώστε να λαμβάνονται υπόψη συγκεκριμένα ποσά και όχι οποιεσδήποτε συναλλαγές έχουν γίνει με το συναλλασσόμενο.

Τραπεζικοί τόκοι

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΓΜ (Απόδειξη δαπάνης με εξόφληση)

Το αποτέλεσμα της καταχώρισης θα είναι η ενημέρωση των Χρηματικών Διαθεσίμων (πίστωση) και των Δαπανών (χρέωση).

Παραμετροποίηση τραπεζικών τόκων

1. Οι Τράπεζες πρέπει να ανοιχτούν ως Πιστωτές
2. Οι χρεωστικοί τόκοι πρέπει να ανοιχτούν ως είδη-Δαπάνες

Δαπάνες προσωπικού & εκκαθάριση

Δαπάνες με εταιρική πιστωτική κάρτα

Τα παραστατικά δαπανών που πληρώνονται με εταιρική πιστωτική κάρτα, παραδίδονται στο Λογιστήριο από τους χρήστες των καρτών. Για να έχουμε μια πλήρη παρακολούθηση και έλεγχο αυτών των εξόδων, θα πρέπει:

1. Για κάθε κάρτα να ανοιχτεί ένας Χρηματικός Λογαριασμός στο όνομα του δικαιούχου
2. Η εισαγωγή των δαπανών θα πρέπει να γίνει μετρητοίς με τα συνήθη παραστατικά (ΤΕΔ, ΑΓΠ ή ΑΓΜ) που χρησιμοποιούνται για όλες τις υπόλοιπες περιπτώσεις δαπανών. Σε αυτά θα πρέπει να δηλώνεται ως «χρηματικός λογαριασμός πληρωμής» εκείνος που αντιστοιχεί στο χρήστη της κάρτας.

Μπορείτε να έχετε ανοίξει ειδικούς τρόπους πληρωμής, με τους συγκεκριμένους χρηματικούς λ/σμούς έτοιμους και απλά στην επικεφαλίδα να επιλέγετε τον αντίστοιχο τρόπο πληρωμής (του χρήστη της κάρτας).

3. Η πληρωμή του λογαριασμού Κάρτας θα εισάγεται με το παραστατικό ΜΕΧ (Αναλήψεις-Καταθέσεις) για κατάθεση του οφειλόμενου ποσού από το Ταμείο ή κάποιον Τραπεζικό λογαριασμό στην κάρτα. Στην επικεφαλίδα δίνουμε το Χρηματικό Λογαριασμό ΑΠΟ τον οποίο πληρώνουμε και στη γραμμή το Χρηματικό λογαριασμό της κάρτας που πληρώνουμε.

Η καταχώριση αυτή θα έχει ως αποτέλεσμα να κλείσει η καρτέλα του χρηματικού λογαριασμού:

4. H καταβολή τυχόν πρόσθετων Τραπεζικών χρεώσεων θα εισαχθεί με παραστατικό δαπανών μετρητοίς στον πιστωτή «Τράπεζα» (π.χ. ΑΓΜ) όπου δεν εμπλέκονται οι Χρηματικοί λ/σμοί εταιρικών καρτών. Σε αυτό, η πρόσθετη χρέωση θα εισαχθεί ως δαπάνη.

5. Αν θέλουμε να παρακολουθούμε πλαφόν στις κάρτες, θα μπορούσαμε στην αρχή κάθε χρονιάς να δηλώνουμε το πλαφόν αυτό με μια εγγραφή στη στήλη της Πίστωσης, μέσω του παραστατικού ΔΛΠ (Διορθωτικό πίστωσης χρηματικών λογαριασμών) και στο τέλος της χρονιάς να το ακυρώνουμε. Στον τύπο του παραστατικού σε αυτή την περίπτωση, ΔΕΝ πρέπει να δηλωθεί λογιστικό Ημερολόγιο, για να μη γίνεται λογιστικοποίηση, αφού απλά θα αποτελεί εσωτερική εγγραφή ελέγχου.

Στην καρτέλα των Χρηματικών Λ/σμών, στη στήλη Πίστωσης, ελέγχουμε για τυχόν υπέρβαση του πλαφόν. Το υπόλοιπο των Λ/σμών αυτών, μετά από κάθε εξόφληση θα εξισώνεται εκ νέου με το πλαφόν.

Μισθοδοσία

Υποχρεώσεις προς Προσωπικό

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΜΣΘ (Δαπάνες Μισθοδοσίας)

Χρησιμοποιούμε έναν πιστωτή «Αποδοχές προσωπικού» (Υποχρεώσεις προς προσωπικό) που έχει ανοιχτεί για γενική χρήση, σε ό,τι έχει να κάνει με το Προσωπικό της εταιρείας.

Στις δαπάνες ανοίγουμε τους σχετικούς λογαριασμών αμοιβών και εισφορών (με μηδενικό Φ.Π.Α.). Στις γραμμές δαπανών εισάγουμε όλα τα χρεωστικά ποσά.

Στους ειδικούς λογαριασμούς ανοίγουμε αυτόνομους λογαριασμούς κρατήσεων (ασφαλιστικά ταμεία, προκαταβολές φόρου κ.λ.π.) και τους συνδέουμε με τον τύπο παραστατικού, ώστε να μπορούν να επιλεγούν. Στις γραμμές ειδικών λογαριασμών τους επιλέγουμε και πληκτρολογούμε όλα τα πιστωτικά ποσά.

Λογιστικοποιώντας το παραστατικό, παράγεται το άρθρο Μισθοδοσίας περιόδου, ενώ ταυτόχρονα:

• Ο πιστωτής (στο υποσύστημα πιστωτών) δείχνει το οφειλόμενο ποσό

• Το υποσύστημα δαπανών έχει ενημερωθεί με τις δαπάνες Μισθοδοσίας περιόδου.

• Οι κρατήσεις (ειδικοί λογαριασμοί) έχουν πιστωθεί, και μπορούν να

ακολουθήσουν οι διαδικασίες εξόφλησής τους (με οποιοδήποτε τρόπο, επιταγές, κατάθεση κ.λπ.) με πλήρη ενημέρωση των Χρηματικών Διαθεσίμων.

• Το Cash flow έχει ενημερωθεί με τις σχετικές προβλέψεις εκροών

Εξόφληση μισθοδοσίας

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΜ (Απόδειξη πληρωμής)

Όταν καταβάλλουμε τη Μισθοδοσία, χρησιμοποιούμε τον ίδιο πιστωτή «Αποδοχές προσωπικού πληρωτέες» και στις γραμμές, το Ταμείο ή τον Τραπεζικό λ/σμό από όπου γίνονται οι πληρωμές, με ποσό το υπόλοιπο του πιστωτή Αποδοχές Προσωπικού πληρωτέες.

Το αποτέλεσμα θα είναι χρέωση του πιστωτή (ισοσκελισμός) και πίστωση των Χρηματικών Διαθεσίμων.

Προκαταβολή μισθοδοσίας

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΜ (Απόδειξη πληρωμής)

Αν κάποιος εργαζόμενος ζητήσει προκαταβολή, εκδίδουμε αυτή την απόδειξη, όπου δηλώνουμε στην επικεφαλίδα και πάλι τον γενικό πιστωτή Αποδοχές προσωπικού πληρωτέες, τον δε Ταμειακό λογαριασμό (Ταμείο υποκαταστήματος) στις γραμμές.

Τους εργαζόμενους μπορούμε να τους ανοίξουμε σε μία οριζόντια διάσταση (διάσταση 1 ή 2) και να επιλέξουμε τον συγκεκριμένο στην επικεφαλίδα (υποσελίδα Λοιπά στοιχεία).

Από τη στιγμή που η Μισθοδοσία εισάγεται συγκεντρωτικά, η ενημέρωση του κέντρου κόστους με το ποσό προκαταβολής, δεν σημαίνει πως θα δώσει την πληροφορία της αμοιβής ανά εργαζόμενο σε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες, παρά μόνο των προκαταβολών.

Εκκαθάριση προκαταβολών μισθοδοσίας

Αφού εισαχθεί η εγγραφή Μισθοδοσίας περιόδου με το σύνολο των οφειλόμενων αποδοχών και πριν την εξόφληση, εισάγουμε εικονική επιστροφή χρημάτων στο Ταμείο από τον κάθε εργαζόμενο που πήρε προκαταβολή:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΑΕ (Απόδειξη είσπραξης από πιστωτή)

Κατάλληλη μετάβαση: 203. ΑΠΜ=>ΠΑΕ (Απόδειξη είσπραξης από Απόδειξη πληρωμής)

Χρησιμοποιείται δηλαδή και πάλι ο γενικός πιστωτής Αποδοχές προσωπικού πληρωτέες.

Στη συνέχεια, η εξόφληση γίνεται στο σύνολο του ποσού, ενώ στην αναλυτική κατάσταση που ετοιμάζουμε με τα καταβλητέα ποσά ανά εργαζόμενο (για αποστολή στην Τράπεζα συνήθως) εξαιρούμε τα ποσά αυτών των επιστροφών από την αμοιβή τους. Τις προκαταβολές μπορούμε να τις δούμε από την καρτέλα του γενικού πιστωτή «Αποδοχές προσωπικού πληρωτέες» με ομαδοποίηση ανά κέντρο κόστους (π.χ. Διάσταση 1).

Προκαταβολές δαπανών & εκκαθάριση

H διαδικασία αναφέρεται στην περίπτωση που προκαταβάλλουμε ποσό σε έναν εργαζόμενο για κάποιο ταξίδι για παράδειγμα και στη συνέχεια, με βάση το εξοδολόγιο που προσκομίζει, γίνεται εκκαθάριση, δηλαδή είτε επιστρέφει το υπόλοιπο αν ξόδεψε λιγότερα είτε το Λογιστήριο καταβάλλει τη διαφορά αν ξόδεψε περισσότερα.

Προκαταβολή έναντι εξόδων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΜ (Απόδειξη πληρωμής)

Ο υπάλληλος (π.χ. Πωλητής) θα ανοιχτεί ως Πιστωτής. Στην απόδειξη θα συμπληρωθεί στην επικεφαλίδα και στις γραμμές το ποσό με χρηματικό λ/σμό το Ταμείο του υποκαταστήματος. Στην καρτέλα του πιστωτή δημιουργείται χρεωστικό (αρνητικό) υπόλοιπο.

Προσκόμιση εξόδων

Οταν ο εργαζόμενος προσκομίσει τα δικαιολογητικά (τιμολόγια ή αποδείξεις), αυτά θα εισαχθούν κανονικά στο σύστημα σα να ήταν πρωτοεισερχόμενα από τους προμηθευτές ή πιστωτές με ΤΕΔ ή ΑΓΠ (προσοχή χωρίς εξόφληση). Το αποτέλεσμα θα είναι να υπάρξει μια νέα πίστωση για τον καθένα από τους εν λόγω πιστωτές, θα αποκτήσουν δηλαδή πιστωτικό υπόλοιπο.

Εκκαθάριση

Για να υπάρξει δυνατότητα εκκαθάρισης, πρέπει αυτές οι υποχρεώσεις να μεταφερθούν στον εργαζόμενο (που τις πλήρωσε).

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΜΕΠ (Μεταφορά πιστώσεων)

Στην επικεφαλίδα δηλώνεται ο πιστωτής – εργαζόμενος και στις γραμμές οι προμηθευτές ή οι πιστωτές με τα ποσά τιμολογίων που προσκόμισε. Το αποτέλεσμα θα είναι οι διάφοροι πιστωτές των εξόδων να κλείσουν και ο Πιστωτής-Εργαζόμενος να παρουσιάζει υπόλοιπο από τις εξής εγγραφές:

• Χρέωση λόγω προκαταβολής (ΜΕΙΟΝ)
• Πίστωση λόγω εξόδων (ΣΥΝ)

Το υπόλοιπο απεικονίζει το ποσό ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ.

1. Αν το ποσό προκαταβολής είναι μεγαλύτερο (χρεωστικό υπόλοιπο), θα γίνει επιστροφή χρημάτων από τον εργαζόμενο στο Ταμείο, με το παραστατικό ΠΑΕ, ενώ

2. Αν το ποσό προκαταβολής είναι μικρότερο (πιστωτικό υπόλοιπο), θα γίνει μια επί πλέον καταβολή στον εργαζόμενο με το παραστατικό ΑΠΜ.

Η καρτέλα του πιστωτή – εργαζόμενου θα κλείσει (θα μηδενιστεί για την ημ/νία εκκαθάρισης).

Κατανομή δαπανών σε Κέντρα Κόστους

Το σύστημα διαθέτει δύο κύριες μεθόδους καταλογισμού των Κέντρων Κόστους με τις διάφορες κατηγορίες Δαπανών (on-line ή batch) και εφαρμόζονται (ή συλλειτουργούν) αναλόγως των αναγκών και της πολυπλοκότητας της εταιρικής δομής:

1. Mέσω του κυκλώματος της Λογιστικής κόστους (Αναλυτική ή Διοικητική Λογιστική) με χρήση κατάλληλης δομής λογιστικό σχέδιο και φύλλα μερισμού που περιγράφονται σε κανόνες κατανομής.
2. Εξωλογιστικά, στο βαθμό που τα κέντρα κόστους περιγράφονται επαρκώς στις οριζόντιες (εταιρικές) διαστάσεις, με επεξεργασία αποκλειστικά των παραστατικών Δαπανών, ανεξάρτητα από τις Λογιστικές εγγραφές.

Στα επόμενα θα εξετάσουμε τη 2^η μεθοδολογία.

Δαπάνες που αφορούν ένα σταθερό κέντρο κόστους

Κάποιες κατηγορίες εξόδων αφορούν συγκεκριμένο κέντρο κόστους. Αυτό μπορεί άμεσα να δηλωθεί στην οθόνη του είδους-δαπάνη, με αποτέλεσματα σε κάθε εγγραφή αυτό να μεταφέρεται, ενημερώνοντας και όλα τα σχετικά αποτελέσματα & εκτυπώσεις.

Για παράδειγμα, αν στη Δραστηριότητα παρακολουθούμε την κλασική ανάπτυξη των εταιρικών λειτουργιών (κέντρων κόστους),

τότε, στο είδος – δαπάνη που χρησιμοποιούμε για την καταχώριση των χρεωστικών τόκων, δηλώνουμε τη δραστηριότητα Δ5 – Χρηματοοικονομικά…,

πράγμα που σημαίνει πως πάντα θα επιβαρύνει 100% αυτή τη λειτουργία.

Και πράγματι, σε κάθε καταχώριση εγγραφής σε αυτό το είδος, το πεδίο Δραστηριότητα παίρνει πάντα αυτόματα την τιμή αυτή, με αποτέλεσμα να μεταφέρεται στα οικονομικά στοιχεία που τροφοδοτούν όλες τις καταστάσεις κατά Κέντρο Κόστους.

Δαπάνες με σταθερή κατανομή

Κάποιες κατηγορίες εξόδων επιμερίζονται σε κέντρα κόστους με σταθερό τρόπο, δηλαδή το ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΜΕΡΙΣΜΟΥ ΕΙΝΑΙ ΣΤΑΘΕΡΟ και ΠΡΟΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΟ (π.χ. ενοίκια, έξοδα ύδρευσης, φωτισμού κ.τ.λ.).

Θα πρέπει Να κατασκευαστούν ΤΟΣΑ προφίλ κατανομής (Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση/ Παράμετροι οργάνωσης/Επιχειρηματικές διαστάσεις) ΟΣΑ τα διαφορετικά κριτήρια μερισμού χρησιμοποιούνται Αυτά τα προφίλ να τοποθετηθούν στα είδη-δαπάνες (στο πεδίο προφίλ κατανομής της οθόνης διαχείρισης) που, βάσει του κοστολογικού μοντέλου, έχουν αυτό το κριτήριο μερισμού

3. Τέλος, αφού τα προφίλ αντιστοιχιστούν στα σχετικά είδη-δαπάνες, πρέπει στο Σχέδιο διακινήσεων των ειδών αυτών να επιλεγεί υποχρεωτική κατανομή.

Με αυτό τον τρόπο, κάθε καταχώριση παραστατικού για τη δαπάνη αυτή, θα έχει ως αποτέλεσμα την αυτόματη ενημέρωση των κέντρων κόστους (κατά την αποθήκευση), χωρίς παρέμβαση του χρήστη και χωρίς την ανάγκη εκτέλεσης κάποιας πρόσθετης διαδικασίας.

Υπάρχουν ΔΥΟ τρόποι περιγραφής μιας σταθερής κατανομής σε ένα ΠΡΟΦΙΛ ΚΑΤΑΝΟΜΗΣ:

• Προφίλ κατανομής με ποσοστά

Όταν το κριτήριο μπορεί να εκφραστεί σε %ποσοστά τότε, δημιουργούμε προφίλ κατανομής με τόσες γραμμές όσα και τα κέντρα κόστους τα οποία η πρωτογενής εγγραφή δαπάνης θα επιβαρύνει. Σε κάθε γραμμή ο τύπος βαρύτητας θα είναι ποσοστό και θα δηλωθεί το % και το κέντρο κόστους (σε όποια στήλη ή στήλες προσδιορίζουν το κέντρο κόστους). Το σύνολο θα πρέπει να είναι 100%. Κάθε σετ γραμμών κατανομής αντιστοιχεί σε ένα φίλτρο.

Στο παράδειγμα, η 1^η κατανομή (25%, 40%, 35%) αντιστοιχεί στο υποκατάστημα «01». Το ποιες διαστάσεις δηλώνονται (και ελέγχονται κατά την εφαρμογή κατανομής) στα φίλτρα, ορίζεται γενικά στο προφίλ από τις ομώνυμες ρυθμίσεις π.χ.

Σε μια δαπάνη με αυτό το προφίλ κατανομής, ποιο αποτέλεσμα περιμένουμε;

Έστω ότι καταχωρείται παραστατικό δαπάνης για το υποκατάστημα 01.

Τη στιγμή που καταχωρείται, εμφανίζεται ένδειξη με βοηθητική οδηγία

και, αν ο χρήστης δεν ζητήσει κατανομή , τότε, κατά την αποθήκευση, θα παραχθεί αυτόματα η κατανομή, με βάση το προφίλ.

Οι γραμμές με κατανομή έχουν ειδική εμφάνιση (italic font style).

Αν υποθέσουμε ότι προφίλ δεν υπήρχε (και, εξ αιτίας του ότι η κατανομή είναι υποχρεωτική), ΔΕΝ θα ολοκληρωθεί η αποθήκευση, παρά μόνο αν ο χρήστης καλέσει το διάλογο της κατανομής, για να εισάγει τα δεδομένα με πληκτρολόγηση.

• Προφίλ κατανομής με βαρύτητες

Οι «βαρύτητες» έχουν νόημα όταν το κριτήριο μερισμού δεν είναι εύκολο να εκφραστεί με ποσοστά, γιατί το κριτήριο αντιπροσωπεύει μια μονάδα μέτρησης, όπως για παράδειγμα ο επιμερισμός της δαπάνης του ενοικίου κτιρίου στα κέντρα κόστους βάσει των τετραγωνικών μέτρων που καταλαμβάνει στο κτίριο κάθε τμήμα ή βάσει του πλήθους εργαζομένων.

Σε αυτές τις περιπτώσεις τόσο για έλεγχο ορθότητας όσο και για σαφή εικόνα των ποσών που χρησιμοποιούνται ως τελεστές, θα θέλαμε να βάλουμε ακριβώς τον αριθμό των m² ή το πλήθος ατόμων στις γραμμές κατανομών και όχι ποσοστά. Έτσι κι αλλιώς, η διαδικασία κατανομής θα τα μετατρέψει τελικά σε %, απλώς εκφράζονται με βαρύτητες για ευκολία των χρηστών:

Σε κάθε γραμμή ενός τέτοιου προφίλ, ο τύπος βαρύτητας θα είναι αξία, και στη βαρύτητα θα δηλωθεί ένας αριθμός (το μετρούμενο μέγεθος) που αντιστοιχεί στο κέντρο κόστους.

Είναι σαφές πως λόγω της χρήσης των «φίλτρων» μπορεί κανείς να μετατρέψει σε «σταθερή» μια (από τη φύση της) μεταβλητή κατανομή που εξαρτάται όμως από σταθερό κριτήριο. Για παράδειγμα, σε έξοδα με κατανομή «βάσει εμβαδού», θα μπορούσε κανείς να δημιουργήσει τόσες κατανομές όσα τα υποκαταστήματα, τοποθετώντας στην κατανομή το εμβαδό που αντιστοιχεί σε κάθε κέντρο κόστους (τμήμα) με διαφοροποίηση ανά υποκατάστημα.

Δαπάνες με μεταβλητή κατανομή

Βάσει στοιχείων συναλλαγής

Σε μερικές κατηγορίες εξόδων δεν είναι δυνατόν να οριστεί σε επίπεδο δαπάνης ο τρόπος κατανομής, δηλαδή το ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΜΕΡΙΣΜΟΥ ΕΙΝΑΙ ΜΕΤΑΒΛΗΤΟ και καθορίζεται από το χρήστη τη στιγμή της καταχώρισης της εγγραφής, τότε δηλαδή γίνεται γνωστό το κριτήριο, από τη φύση της συναλλαγής ή από άλλα στοιχεία της. Τέτοιες δαπάνες είναι τα έξοδα ταξιδίων για παράδειγμα, που αναλόγως του σκοπού ή του προσώπου του ταξιδιού, μπορεί να επιμεριστεί διαφορετικά. Άλλο παράδειγμα είναι δαπάνες που η κατανομή τους εξαρτάται από το ημερομηνιακό διάστημα ή το υποκατάστημα.

Αν μεν η διαφοροποίηση της κατανομής μπορεί να περιγραφεί σε κάποιο πεδίο του φίλτρου των προφίλ κατανομής (υποκατάστημα, χρονικό διάστημα, εμπορικός τομέας, έργο κ.λπ.), τότε, στη δαπάνη («είδος-δαπάνη») μπορεί να αντιστοιχιστεί ένα τέτοιο προφίλ κατανομής (με πολλές διαφορετικές κατανομές, αναλόγως της τιμής αυτού του πεδίου του φίλτρου) που, όπως αναφέρθηκε στο προηγούμενο κεφάλαιο, μετατρέπει μια (ουσιαστικά) μεταβλητή κατανομή σε σταθερή.

Αν όμως η διαφοροποίηση της κατανομής ΔΕΝ μπορεί να περιγραφεί με αυτό τον τυποποιημένο τρόπο, τότε, κάποιο προκαθορισμένο πρόσωπο (π.χ. ο υπεύθυνος λογιστηρίου) χαρακτηρίζει το πρωτογενές παραστατικό και βάσει αυτού του χαρακτηρισμού, διενεργείται η κατανομή. Οι τρόποι διαχείρισης της κατανομής σε αυτή την περίπτωση είναι:

1. Περίπτωση που ο χαρακτηρισμός είναι το ίδιο το κέντρο κόστους και είναι ΕΝΑ για την εκάστοτε δαπάνη (απλώς δεν είναι πάντα το ΙΔΙΟ, ώστε να προσδιοριστεί στην καρτέλα της δαπάνης). Τι πρέπει να γίνει:

• Χαρακτηρισμός του παραστατικού από το κατάλληλο πρόσωπο

• Ο χρήστης συμπληρώνει στη γραμμή του παραστατικού άμεσα το κέντρο κόστους, σύμφωνα με το χαρακτηρισμό

Δεν υπάρχει ανάγκη χρήσης προφίλ κατανομής δηλαδή, στην περίπτωση αυτή.

2. Περιπτώσεις που ο χαρακτηρισμός ΜΠΟΡΕΙ να δοθεί σε κάποιο πεδίο «οριζόντιας εταιρικής διάστασης» (π.χ. «εμπορικός τομέας» επικεφαλίδας ή γραμμής παραστατικού) και αυτός ΠΡΟΚΑΘΟΡΙΖΕΙ και την κατανομή. Τι πρέπει να γίνει:

• Δημιουργείται προφίλ κατανομής που καλύπτει όλους τους διαφορετικούς χαρακτηρισμούς σε «πεδία φίλτρου» (ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΜΕΡΙΣΜΟΥ) με τις αντίστοιχες κατανομές π.χ. μια κατανομή (σε δραστηριότητες) για τον εμπορικό τομέα Α, μια διαφορετική κατανομή (σε δραστηριότητες) για τον εμπορικό τομέα Β κ.ο.κ.

• Αντιστοίχιση αυτού του προφίλ κατανομής στις κατάλληλες μεταβλητές δαπάνες (στην οθόνη διαχείρισής τους)

• Χαρακτηρισμός του παραστατικού από το κατάλληλο πρόσωπο

• Επιλογή της κατάλληλης εταιρικής διάστασης από το χρήστη (στο παράδειγμα-> συμπλήρωση του κατάλληλου εμπορικού τομέα) μέσα στο παραστατικό, σύμφωνα με τον χαρακτηρισμό

• Ως αποτέλεσμα, κατά την αποθήκευση του παραστατικού δαπάνης, η κατανομή θα γίνει αυτόματα, βάσει της τιμής του «πεδίου φίλτρου» που συμπλήρωσε ο χρήστης (στο παράδειγμα-> κατανομή σε δραστηριότητες/κέντρα κόστους, αναλόγως της τιμής του πεδίου «εμπορικός τομέας»).

3. Περιπτώσεις που ο χαρακτηρισμός ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ να δοθεί σε κάποιο πεδίο «οριζόντιας εταιρικής διάστασης». Τι πρέπει να γίνει:

• Χαρακτηρισμός του παραστατικού από το κατάλληλο πρόσωπο (περιγραφή της κατανομής)

• Ο χρήστης (ζητώντας ) ανοίγει το διάλογο κατανομής στη γραμμή του παραστατικού και πληκτρολογεί την κατανομή, σύμφωνα με τον χαρακτηρισμό:

• Το αποτέλεσμα θα είναι ισοδύναμο με αυτό που θα είχε κανείς αν διαιρούσε τα πρωτογενή ποσά σύμφωνα με την δοσμένη κατανομή και καταχωρούσε πάνω από μία γραμμές παραστατικού.

Η λύση αυτή, φυσικά, δεν έχει την ευχρηστία της προηγούμενης, όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν ποσοστά (%) και όπου το αρχικό ποσό εξασφαλίζεται (από τη λειτουργικότητα του διαλόγου κατανομής) ότι είναι ίσο με το άθροισμα των ποσών που προκύπτουν από την κατανομή.

Βάσει δυναμικά μεταβαλλόμενων κριτηρίων

Μερικές φορές το κριτήριο μερισμού δεν μπορεί να περιγραφεί με συντελεστές ή άλλους τρόπους που εξαρτώνται από τα στοιχεία των παραστατικών, αλλά μεταβάλλεται με βάση οικονομικά στοιχεία ή άλλες μετρήσεις που καταχωρούνται στο σύστημα περιοδικά, για παράδειγμα:

• Με βάση ώρες απασχόλησης στο κάθε κέντρο κόστους

• Με βάση το τζίρο του εμπορικού τομέα ή του υποκαταστήματος

Σε αυτές τις περιπτώσεις, και αφού ΔΕΝ είναι πρακτικό να αλλάζουν τα σχέδια κατανομής κάθε μήνα (αφού διαφοροποιούνται τα κριτήρια) κατασκευάζουμε δυναμική κατανομή μέσα στο προφίλ: στη γραμμή του φίλτρου δηλώνουμε όψη δυναμικής κατανομής, με βάση τα αποτελέσματα της οποίας, θα εντοπίζεται το κριτήριο κατανομής (στο παράδειγμα μόνο το ημερομηνιακό διάστημα) και θα εφαρμόζεται η κατανομή που προκύπτει από τα αριθμητικά της αποτελέσματα (που θα μετατραπούν σε % κατανομής!):

Στην καρτέλα μιας δαπάνης που κατανέμεται με αυτό τον τρόπο, επιλέγουμε το κατάλληλο προφίλ:

Στο προφίλ αυτό, έχουμε δηλώσει την όψη δυναμικής κατανομής και ΔΕΝ έχουμε συμπληρώσει γραμμές κατανομής, αφού η κατανομή θα προκύψει από τα αποτελέσματα της όψης.

Εκτελώντας την όψη δοκιμαστικά, βλέπουμε πως εμφανίζονται αποτελέσματα ανά «διάσταση» (κέντρο κόστους) με το ποσό που θα αποτελέσει το κριτήριο της κατανομής, αν εφαρμοστεί σε δαπάνη που θα γίνει σε αυτό το ημερομηνιακό διάστημα.

Πράγματι:

Εισάγοντας ένα παραστατικό δαπάνης στην οποία έχει δηλωθεί ένα τέτοιο προφίλ, το αποτέλεσμα είναι να υπολογιστεί αυτόματα η κατανομή του ποσού, με βάση τα δυναμικά αποτελέσματα της όψης. Τα αριθμητικά δεδομένα (τζίρου) έχουν μετατραπεί σε ποσοστά (%) και το ποσό της δαπάνης επιβάρυνε τα αντίστοιχα κέντρα κόστους.

Τέτοιου είδους κατανομές έχουν νόημα όταν τα κέντρα κόστους είναι γενικότερα κέντρα ευθύνης που παρουσιάζουν και έσοδα και έξοδα όπως π.χ. συμβαίνει στο διαχωρισμό της δραστηριότητας της εταιρείας σε ΕΜΠΟΡΙΚΟΥΣ ΤΟΜΕΙΣ.

Προδιαγραφές δυναμικής όψης

1. Πρέπει να δημιουργηθεί στην περιοχή Όψεις Δυναμικών κατανομών

2. Η ονοματολογία των στηλών της όψης πρέπει να είναι συγκεκριμένη:

• Project για το έργο

• BusinessUnit για τον εμπορικό τομέα

• BusinessActivity για την δραστηριότητα

• Dimension1 για τη διάσταση 1

• Dimension2 για τη διάσταση 2

• Site για τον κωδικό του υποκαταστήματος

• Date. Ένα ερωτώμενο πεδίο τύπου Date Range που θα χρησιμοποιηθεί για την ταύτιση του υπολογισμού για το ημερομηνιακό διάστημα του φίλτρου, στο οποίο δηλώθηκε η δυναμική όψη

• Weight. Μια αριθμητική στήλη που θα περιέχει τη βαρύτητα που αφορά στις επιλεγμένες διαστάσεις των αποτελεσμάτων της όψης. Αυτό το αριθμητικό αποτέλεσμα, θα μετατραπεί σε βαρύτητα, δηλαδή εν τέλει, σε % κατανομής για το κάθε πρωτογενές ποσό δαπάνης.

Διαδικασία μαζικής κατανομής

Για να δημιουργηθούν αναδρομικά οι κατανομές των δαπανών σε κέντρα κόστους, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η διαδικασία Μαζική εφαρμογή προφίλ κατανομών (Λογιστήριο/Κύκλωμα δαπανών) :

Η διαδικασία αυτή χρειάζεται σε περιπτώσεις όπου:

• Έχουν ξεκινήσει οι καταχωρίσεις αλλά τα προφίλ κατανομής οργανώθηκαν αργότερα
• Κάποιες συγκεκριμένες δαπάνες θέλουμε να κατανεμηθούν με βάση συγκεκριμένο προφίλ που δεν έχει δηλωθεί (ή δεν έχει νόημα να δηλωθεί) στην καρτέλα τους
• Δεν είχε ενεργοποιηθεί η ρύθμιση υποχρεωτική κατανομή σε κέντρα κόστους, στο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων κάποιων (ή όλων των) δαπανών, με αποτέλεσμα να έχουν μείνει ανεπιμέριστες εγγραφές (άλλοι χρήστες δήλωσαν κέντρα κόστους κι άλλοι όχι)
• Έχουν διενεργηθεί κατανομές αλλά άλλαξε ολόκληρο το κοστολογικό μοντέλο και επομένως, αυτές θέλουμε να επανυπολογιστούν

Στο διάλογο των μαζικών κατανομών, ορίζει κανείς διάφορα κριτήρια για την πιθανή απομόνωση συγκεκριμένων εγγραφών προς κατανομή. Χρειάζεται προσοχή στις εξής επιλογές:

1. Στο κριτήριο Χρήση προφίλ μπορεί κανείς να ορίσει ότι θέλει να εφαρμοστεί εκείνο που έχει (αυτή τη στιγμή) δηλωθεί στη δαπάνη, εκείνο που είναι ήδη καταχωρημένο στη γραμμή του παραστατικού (αλλά πιθανώς αλλάξαμε το περιεχόμενό του) είτε συγκεκριμένο προφίλ, οπότε και πρέπει να καθοριστεί στο επόμενο κριτήριο
2. Αν ΔΕΝ ενεργοποιηθεί το κριτήριο Διαγραφή υπαρχόντων κατανομών τότε θα δημιουργηθούν κατανομές μόνον για όσες δαπάνες (γραμμές παραστατικών δαπανών) ΔΕΝ έχουν ήδη κατανεμηθεί. Αν ενεργοποιηθεί, τότε προκαλείται επανυπολογισμός των κατανομών με χρήση του επιλεγόμενου προφίλ (πιθανώς διαφορετικού από αυτό που αρχικά είχε χρησιμοποιηθεί).

Έλεγχος δαπανών ανά κέντρο κόστους

Ο κύβος Δαπάνες κατά Κέντρο Κόστους δίνει πολλές δυνατότητες ανάλυσης και κατηγοριοποίησης των δαπανών (αφού έχουν διενεργηθεί οι κατανομές) ούτως ώστε να μελετηθεί η δομή και η προέλευση του κόστους.

Ο κύβος Σύγκριση δαπανών μεταξύ Χρήσεων έχει παρόμοιες δυνατότητες (με διαθέσιμες όλες τις διαστάσεις όπου μπορούν να απεικονιστούν τα κέντρα κόστους) και επί πλέον δίνει τη δυνατότητα σύγκρισης συγκεκριμένων ετών, μηνών, 3μήνων με ανάλυση κατά τύπο δαπάνης. Στα «δεδομένα» του κύβου είναι διαθέσιμα και τα % μεταβολής από έτος σε έτος.

Όλες οι πληροφορίες δαπανών στα των κέντρων κόστους είναι διαθέσιμες επίσης

• Σε Ισοζύγια και Καρτέλες δαπανών, αρκεί να επιλεγεί ομαδοποίηση κατά τη διάσταση εκείνη που μας ενδιαφέρει
• Στο λογιστικό κύκλωμα, μετά τη λογιστικοποίηση των παραστατικών δαπανών (Ισοζύγια, Καρτέλες, Σύγκριση μεταξύ ετών, Σύγκριση λογαριασμών)
• Στην ανάλυση λειτουργικού κόστους του dashboard Αποτελέσματα (Εικόνα επιχείρησης)