EBS - v4 - Inventory EL

Από
EBS-v4-InventoryEL

EBS Aποθήκες & Αποθέματα

Entersoft BUSINESS SUITE® 4.0 | Entersoft EXPERT® 4.0

Περιεχόμενα

Aποθηκευτικοί χώροι

Στην υποσελίδα Διευθύνσεις της οθόνης της εταιρείας ανοίγονται:

  1. H Εδρα της εταιρείας
  2. Τα Υποκαστήματα
  3. Οι Αποθήκες

EBS-v4-InventoryEL-image7.png

Οι Αποθήκες (Αποθηκευτικοί Χώροι) είναι οι «λογικές» αποθήκες, ανεξάρτητα αν ως φυσικοί χώροι εξυπηρετούν πάνω από μία εταιρείες ή υποκαταστήματα. Επίσης, στις περιπτώσεις που η εταιρεία:

  • αναλαμβάνει επισκευές συσκευών-μηχανημάτων

  • στέλνει προς επισκευή σε προμηθευτές εμπορεύματα ή πάγια

  • στέλνει εμπορεύματα σε εκθέσεις – επιδείξεις ή για δειγματισμό

  • κάνει μεταφορές για λογαριασμό άλλων

  • αναλαμβάνει φύλαξη ειδών τρίτων μέχρι την παράδοσή τους σε πελάτες

πιθανότατα έχει την ανάγκη παρακολούθησης των υπολοίπων ΑΝΑ ΤΡΙΤΟ (πρόσωπο – προμηθευτή, πελάτη) μπορεί να δηλώσει “λογικές” αποθήκες Τρίτων ή σε Τρίτους, χωρίς κατ’ανάγκη να χρειαστεί να ανοιχτούν κατά θέση ή προορισμό ξεχωριστοί αποθηκευτικοί χώροι.

Αναλυτικά στοιχεία χώρων

Ο διάλογος με τα πλήρη στοιχεία κάθε χώρου καλείται με το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image8.png, μπορεί όμως να γίνει συμπλήρωση των στοιχείων και πάνω στο πλέγμα:

EBS-v4-InventoryEL-image9.png

Ταυτότητα Ο αναγνωριστικός κωδικός, ο τύπος (ομαδοποιητικό στοιχείο), η περιγραφή, η διεύθυνση σε 2 πεδία, ο ταχυδρομικός κωδικός, η Πόλη, η Περιοχή, ο Νομός, τα τηλέφωνα και τα FAX αποτελούν την ταυτότητα του καταστήματος ή αποθήκης. Μετά το άνοιγμα νέου υποκ/τος, πρέπει να ανοιχτούν σειρές παραστατικών γι’αυτό.
Ενεργή διεύθυνση Αν ένα υποκατάστημα ή αποθήκη χαρακτηριστεί «ανενεργή» και έχουν ολοκληρωθεί οι πράξεις που το αφορούν, θα πρέπει να γίνουν ανενεργές και οι σχετικές σειρές παραστατικών.
Υπεύθυνος Επιλογή από τα πρόσωπα που έχουν οριστεί ως στελέχη της εταιρείας (στην υποσελίδα “άτομα/συνεργάτες”)
Έδρα/Υποκατάστημα Ενεργοποιείται όταν πρόκειται για υποκατάστημα
Καθεστώς Φ.Π.Α. Προτείνεται το εταιρικό καθεστώς, αλλά μπορεί ένα υποκ/μα να βρίσκεται σε περιοχή μειωμένου καθεστώτος.
Αυτοτελές Ενεργοποιείται όταν εξάγει αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα (τυπώνει και τηρεί τα ΒΙΒΛΙΑ στο ίδιο το υποκατάστημα) και μόνον τότε. Επηρεάζει τη διαδικασία αποτίμησης αποθεμάτων, η οποία εκτελείται ξεχωριστά για το υποκατάστημα αυτό.
Λογιστικό τμήμα Στο σύστημα της παραμετροποίησης της «Γέφυρας», του τρόπου δηλαδή που τα παραστατικά αποστέλλονται στη Λογιστική, χρησιμοποιείται σε πολλούς «λ/σμούς σύνδεσης» το τμήμα (βαθμίδα λ/σμού) «Υποκατάστημα», δηλαδή το περιεχόμενο αυτού του πεδίου.
Αποθήκη Ενεργοποιείται όταν πρόκειται για αποθηκευτικό χώρο. Η κύρια αποθήκη ενός υποκαταστήματος δεν χρειάζεται να ανοιχτεί ξεχωριστά, απλά η δ/νση-υποκατάστημα θα χαρακτηριστεί ΚΑΙ ως «υποκατάστημα» ΚΑΙ ως «αποθήκη». Ολοι οι άλλοι αποθηκευτικοί χώροι, θα ανοιχτούν ξεχωριστά, θα χαρακτηριστούν ως «αποθήκες» και θα συμπληρωθεί υποχρεωτικά και το επόμενο πεδίο.
Ανήκει στο υποκ/μα Επιλογή από όλες τις δ/νσεις που έχουν χαρακτηριστεί «υποκαταστήματα». Το πεδίο πρέπει να συμπληρωθεί σε όλους τους ανεξάρτητους αποθηκευτικούς χώρους (που είναι σε διαφορετική δ/νση) αλλά και σε όλους εκείνους που ΔΕΝ είναι οι κύριοι αποθηκευτικοί χώροι της έδρας ή κάποιου υποκ/τος.
ΑΧ Τρίτων σε Τρίτους Ενεργοποιείται στις περιπτώσεις που αναφέρθηκαν νωρίτερα για να δηλωθεί ότι θα παρακολουθούνται ΚΑΤΑ ΤΡΙΤΟ. Η απογραφή σε αυτούς θα πρέπει να γίνει ΚΑΤΑ ΤΡΙΤΟ. Οι διακινήσεις από και προς αυτούς πρέπει να γίνονται με παραστατικά ειδικά σχεδιασμένα για το σκοπό αυτό (με ένδειξη «τρίτων»).
Δεν αποτιμάται Ενεργοποιείται σε χώρους που αφορούν αποθηκεύσεις Τρίτων, όπου δηλαδή τα είδη ΔΕΝ είναι στην κυριότητά μας, όπως π.χ. ένας χώρος service. Αντίθετα, όταν τα δικά μας εμπορεύματα βρίσκονται σε εγκαταστάσεις τρίτων όπως π.χ. σε έναν εκθεσιακό χώρο, το πεδίο αυτό πρέπει να είναι απενεργοποιημένο, επειδή τα είδη που βρίσκονται σε αυτόν, ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΥΝ στην αποτίμηση των εταιρικών αποθεμάτων.
Αυτόματη ενεργοποίηση Aν ενεργοποιηθεί, κατά το άνοιγμα νέου είδους στην αποθήκη, αυτόματα θα προστεθεί ως χώρος στον οποίο ΜΠΟΡΕΙ να τοποθετηθεί το είδος.
Προτεραιότητα αποστολής Είναι ένας αριθμός προτεραιότητας που χρησιμοποιείται στην αυτόματη πρόταση ενδοδιακινήσεων (αναπλήρωση στοκ καταστημάτων και αποθηκών) που περιλαμβάνει το κύκλωμα Αποθήκης. Οι χώροι με μεγαλύτερη προτεραιότητα αποστολής θα «προτιμηθούν» για αποστολή των αποθεμάτων τους σε άλλους χώρους που έχουν ελλείψεις.
Προτεραιότητα παραλαβής Λειτουργεί αντίστοιχα με το προηγούμενο πεδίο. Οι χώροι με μεγαλύτερη προτεραιότητα παραλαβής, και σε περίπτωση που τα αποθέματα δεν επαρκούν για να καλύψουν όλες τις ελλείψεις, θα «προτιμηθούν» για την κάλυψη των ελλείψεών τους.
Ηλεκτρονική δ/νση (eMail) Αν χρησιμοποιείται ειδική ηλεκτρονική διεύθυνση για το συγκεκριμένο σημείο, την προσδιορίζουμε στο πεδίο αυτό. Στην Έδρα δηλώνουμε το γενικό eMail για μηνύματα, συνήθως “info@xxx.xx”.
Δικτυακός τόπος (Web site) Αν χρησιμοποιείται ειδικός ιστότοπος για το συγκεκριμένο σημείο, τον προσδιορίζουμε στο πεδίο αυτό. Στην Έδρα δηλώνουμε το εταιρικό web site.
Προτεινόμενος πελάτης Λιανικής Χρησιμοποιείται σε αποδείξεις Λιανικής, στην περίπτωση που ανά κατάστημα, θέλουμε να διαφοροποιήσουμε συμπεριφορές π.χ. καθεστώς ΦΠΑ, τιμοκατάλογος κ.λ.π.
Προτεινόμενος πιστωτής δαπανών Χρησιμοποιείται σε αποδείξεις Δαπανών για διαχωρισμό ανά υποκατάστημα συμπεριφορών που εξαρτώνται από τον πιστωτή π.χ. συνήθης τρόπος πληρωμής, τραπεζικός λ/σμός για Δημόσιες Υπηρεσίες της περιοχής του καταστήματος κ.λ.π.
Οριζόμενα πεδία Αριθμητικά πεδία, κωδικολόγια, χαρακτηρισμοί για ελεύθερη χρήση.

EBS-v4-InventoryEL-image10.pngΜία από αυτές τις διευθύνσεις αντιπροσωπεύει την ΕΔΡΑ της εταιρείας.

Αυτή πρέπει να συμπληρωθεί στα κύρια στοιχεία της εταιρείας, στην 1η υποσελίδα, ως «Έδρα» και συνήθως ΚΑΙ ως «Κύρια διεύθυνση λειτουργίας»:

about.png

Ποια είναι η διαφορά κύριας διεύθυνσης (ΕΔΡΑΣ) και κύριας διεύθυνσης λειτουργίας;

Η κύρια διεύθυνση λειτουργίας είναι η κεντρική εγκατάσταση της εταιρείας στην οποία ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ αποθέματα και στην πλειοψηφία των περιπτώσεων ταυτίζεται με την Εδρα. Δεν ταυτίζεται όταν η επίσημη έδρα βρίσκεται σε κάποια γραφεία ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες εγκαταστάσεις της εταιρείας και δεν εισάγονται εγγραφές Αποθήκης ποτέ σε αυτήν.

Γιατί πρέπει να γίνει αυτή η δήλωση; Η διαδικασία Αποτίμησης των Αποθεμάτων δημιουργεί ορισμένες κοστολογικές εγγραφές (εσωτερικά λογιστικά σημειώματα, απαραίτητα για τη συμφωνία κόστους) στην «κύρια Δ/νση λειτουργίας». Eτσι, αν στην παραπάνω περίπτωση τις δημιουργούσε στην «Εδρα», αυτές θα ήταν και οι μοναδικές εγγραφές Αποθεμάτων σε αυτήν, με αποτέλεσμα η Εδρα (που είναι στην ουσία ανενεργή ως προς τα Αποθέματα) να εμφανίζεται υποχρεωτικά στα επίσημα Ισοζύγια που τυπώνουν κόστος. Αυτό θα ήταν τουλάχιστον παράδοξο, ενώ με τη συγκεκριμένη δήλωση, αποφεύγεται.

Από τη στιγμή που έχουν ανοιχτεί όλοι οι χώροι (τα σημεία παρουσίας της εταιρείας), η λίστα Υποκ/τα & Αποθηκευτικοί χώροι (από το κεντρικό μενού Αποθήκες και Αποθέματα) δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης των στοιχείων τους από δυναμική φόρμα διαχείρισης (που μπορεί να διαμορφωθεί σύμφωνα με τις ανάγκες).

EBS-v4-InventoryEL-image12.png

Αλλαγές χρήσης Χώρων

Οποιαδήποτε αλλαγή μετά τη χρήση και τη διενέργεια διακινήσεων σε υποκαταστήματα και αποθήκες, απαιτούν μεγάλη προσοχή.

warning.png Οι χαρακτηρισμοί «Υποκατάστημα», «Αποθήκη», «Λογιστική αυτοτέλεια» και «Δεν αποτιμάται» χρησιμοποιούνται στη διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων και επομένως, δεν θα πρέπει να αλλάζουν. Αν αυτό είναι απαραίτητο (και το δικαίωμα σε τέτοιες αλλαγές πρέπει να το έχουν μόνο έμπειροι χρήστες με πλήρη γνώση του συστήματος), θα πρέπει να επαναληφθεί η διαδικασία Αποτίμησης για όλες τις περιόδους.
  • 1ο σενάριο: Μεταβολή χρήσης από Αποθηκευτικό Χώρο σε Υποκατάστημα
  1. Θα πρέπει να ανοιχτεί νέα «λογική» Διεύθυνση που θα χαρακτηριστεί ως Υποκατάστημα (και Αποθήκη), με τα ίδια στοιχεία διεύθυνσης

  2. Θα πρέπει να ανοιχτούν νέες σειρές παραστατικών για το Υποκατάστημα

  3. Θα πρέπει να γίνει ενδοδιακίνηση από την παλιά στη νέα Δ/νση όλων των αποθεμάτων με αιτιολογία «μεταβολή χρήσης»

  4. Η προηγούμενη Δ/νση («αποθήκη») πρέπει να γίνει ανενεργή

  • 2ο σενάριο: Μεταφορά Αποθήκης

Αν η μεταφορά αφορά το ίδιο κτίριο ή όταν εν γένει δεν απαιτείται Δελτίο Αποστολής, μπορεί απλώς να αλλάξει κανείς τα στοιχεία της Δ/νσης πάνω στην ίδια καρτέλα.

Αν η μεταφορά απαιτεί έκδοση Δελτίου Αποστολής ή/και όταν η Αποθήκη μεταφέρεται σε περιοχή ή σε δικαιοδοσία διαφορετικού Υποκαταστήματος θα πρέπει να ανοιχτεί νέα Διεύθυνση και, όπως στο 1ο σενάριο, να μεταφερθούν εκεί όλα τα αποθέματα και η προηγούμενη Δ/νση να γίνει ανενεργή.

  • 3ο σενάριο: Απενεργοποίηση αποθήκης – εξυπηρέτηση από νέα αποθήκη
  1. Θα πρέπει να μεταφερθούν όλα τα αποθέματα της Αποθήκης στη νέα αποθήκη

  2. Η Αποθήκη θα πρέπει να γίνει «ανενεργή»

  3. Στις σειρές παραστατικών που η Αποθήκη αυτή ήταν «προτεινόμενος αποθηκευτικός χώρος» θα πρέπει να γίνει η αντικατάσταση με τη νέα αποθήκη.

Είδος Αποθήκης

Τα είδη είναι όλα τα αγαθά (εμπορεύματα, προϊόντα, υλικά κ.λ.π.) που αγοράζονται ή παράγονται και πωλούνται ή αναλώνονται, για τα οποία απαιτείται πλήρης ποσοτική και αξιακή παρακολούθηση (καρτέλα). Ο διαχωρισμός των ειδών σε ξεχωριστούς κωδικούς – καρτέλες είναι συνήθως λογιστικό αντικείμενο. Ανοίγονται στο σύστημα ακόμη και πριν αποκτήσει «λογιστική υπόσταση» π.χ. αν θέλουμε να εισάγουμε παραγγελίες.

Στοιχεία ταυτότητας είδους

EBS-v4-InventoryEL-image14.png

Γενικά στοιχεία ταυτοποίησης

Είναι τα στοιχεία μοναδικού προσδιορισμού του είδους. Οσον αφορά τον κωδικό, μπορεί να μεταβληθεί μεταγενέστερα από το «διαχειριστή του συστήματος», οπότε το σύστημα θα κρατήσει αυτόματα τον προηγούμενο κωδικό στους «πολλαπλούς κωδικούς» (δείτε υποσελίδα Διακίνηση), ώστε να είναι δυνατή η αναζήτησή του ΚΑΙ με τους παλαιότερους κωδικούς. Ο κωδικός δέχεται μέχρι 50 χαρακτήρες, ενώ η περιγραφή μέχρι 200 χαρακτήρες.

Μπορεί να καθοριστεί συγκεκριμένη μορφή κωδικού με χρήση ομαδοποιητικών στοιχείων στον κωδικό (αλλά και στην περιγραφή), με αυτόματα παραγόμενο τμήμα κ.λ.π. Υπάρχουν 3 πεδία για την περιγραφή, καθώς και ένας κύριος κωδικός Barcode (αν χρησιμοποιείτε scanner). Στην υποσελίδα Διακίνηση δίνεται η δυνατότητα πολλαπλών barcodes π.χ. για λόγους συσκευασιών, πολλαπλών προμηθευτών κ.λ.π.

Τύπος είδους

Είναι η λογιστική κατηγοριοποίηση των ειδών με προκαθορισμένες τιμές. Ο τύπος είναι προτεινόμενη ομαδοποίηση των ειδών σε όλα τα επίσημα Βιβλία Αποθήκης, για να βοηθούν στη λογιστική συμφωνία. Δεν πρέπει να συγχέεται με τη «λογιστική κατηγορία» (βλ. παρακάτω) η οποία χρησιμοποιείται για τη «Γέφυρα» Λογιστικής, παρά το ό,τι σαν έννοια συνήθως είναι ίδια.

Στο σύστημα, ο μεν τύπος είναι απλό ομαδοποιητικό (με προκαθορισμένες τιμές που χρησιμοποιούνται σε διάφορα στατιστικά), ενώ η λογιστική κατηγορία είναι ελεύθερα οριζόμενη και χρησιμοποιείται στη διαδικασία Λογιστικοποίησης για τον προσδιορισμό των λογαριασμών που πρέπει να ενημερωθούν στο λογιστικό σχέδιο.

Χαρακτηρισμός

Απλό, σετ ή παραγόμενο.

  • Τα είδη σετ είναι είδη που αποτελούνται από άλλα (απλά) είδη και πωλούνται ως σύνολο. Είναι ένας τύπος προσφοράς που η δομή της (τα περιεχόμενά της) περιγράφεται από μια «συνταγή σετ». Η τιμή πώλησης του σετ μπορεί να είναι προκαθορισμένη ή να προκύπτει από τις τιμές των απλών ειδών που περιέχει.

Τα είδη σετ ΔΕΝ είναι «διακριτά» είδη, ΔΕΝ τηρείται καρτέλα γι’αυτά, ΔΕΝ προσδιορίζεται κόστος (από τη διαδικασία Αποτίμησης) και ΔΕΝ συμμετέχει στις «λογιστικές» εκτυπώσεις. Τηρούνται όμως εγγραφές πώλησης, με αποτέλεσμα να παρέχονται στατιστικά πωλήσεων.

  • Τα παραγόμενα είδη είναι όσα εισάγονται στην Αποθήκη με σύνθεση (απλή συναρμολόγηση) ή παραγωγή (με προστιθέμενη αξία) από ανάλωση άλλων απλών ή παραγόμενων ειδών. Τηρείται πλήρης καρτέλα γι’αυτά και το οριστικό τους κόστος προσδιορίζεται από τη διαδικασία Αποτίμησης αποθεμάτων.

Η δομή (τα συστατικά) των παραγόμενων ειδών περιγράφεται από συνταγές τύπου «τεχνική προδιαγραφή». Για το ίδιο παραγόμενο μπορούν να δηλωθούν διάφορες (εναλλακτικές) συνταγές. Μία από αυτές πρέπει να δηλωθεί στο σημείο αυτό, ως βασική.

Στα παραστατικά πώλησης, τα περιεχόμενα των ειδών σετ «αναπτύσσονται» αυτόματα, αναγράφονται δηλαδή αναλυτικά ως «γραμμές» παραστατικών. Αυτό θα συμβεί στα παραγόμενα είδη, μόνο αν ενεργοποιηθεί σχετική παράμετρος στους τύπους των παραστατικών.

Βασική συνταγή

Δηλώνεται για τα σετ (η συνταγή σετ) και για τα παραγόμενα (η κύρια συνταγή). Οσον αφορά τα παραγόμενα είδη, η δημιουργία της συνταγής (τεχνικής προδιαγραφής) περιγράφεται στην ενότητα της Παραγωγής & Βιομηχανικής Κοστολόγησης. Οσον αφορά τις «συνταγές σετ», αφού γίνει αποθήκευση του είδους, μπορούμε, από το μενού Αποθήκες & Αποθέματα/Είδη & τιμές/Σετ-Kit ειδών είτε από τον πίνακα Παραμετροποίησης, να ορίσουμε τη σχετική συνταγή:

  • Δίνουμε προαιρετικά ημ/νιακό διάστημα ισχύος, στο οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

  • Επιλέγουμε Συνταγή σετ στο πεδίο «χαρακτηρισμός».

  • EBS-v4-InventoryEL-image15.pngΔίνουμε το είδος (σετ) που αφορά και ενεργοποιούμε το πεδίο «βασική συνταγή» ώστε αυτή, να τοποθετηθεί αυτόματα στην καρτέλα του.

  • Καθορίζουμε τον τύπο της συνταγής σετ.

  1. Στατική δηλώνουμε όταν πρόκειται για Προσφορά με συγκεκριμένη τιμή για όλο το σετ. Κατά την τιμολόγηση, η αξία του σετ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΕΙ τις αξίες των μερών του, τα δε μέρη του (διακριτά είδη) δεν μεταβάλλονται.

  2. Δυναμική δηλώνουμε σε περιπτώσεις σετ που απλώς «ομαδοποιούν» είδη κάτω από έναν «master» κωδικό είδους (σαν «επικεφαλίδα»). Κατά την τιμολόγηση, η αξία του σετ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ από τις αξίες των μερών του. Η δομή μιας δυναμικής συνταγής μεταβάλλεται κατά τη χρήση της στην τιμολόγηση/παραγγελιοληψία, τόσο ως προς τα μέρη που αποτελούν το σετ, όσο και ως προς τις ποσότητες/τιμές.

  3. Στατική με τιμές συστατικών δηλώνουμε όταν η μεν τιμή του σετ θέλουμε να διαμορφώνεται από τα περιεχόμενά του (τιμές τιμοκαταλόγου) ενώ οι εκπτώσεις να δηλώνονται σε επίπεδο σετ.

  • Συμπληρώνουμε τα είδη που αποτελούν το σετ στη λίστα που ακολουθεί.

Μονάδα μέτρησης Εδώ δηλώνεται η βασική μονάδα μέτρησης του είδους, στην οποία τηρείται το υπόλοιπό του. Στην υποσελίδα Διακίνηση ορίζονται και οι όποιες άλλες μονάδες μέτρησης ή/και συσκευασίες του είδους. Η βασική είναι η μόνη απολύτως απαραίτητη, για να είναι λειτουργικό το είδος.
Κατηγορία Φ.Π.Α.
  1. Για τον αυτόματο υπολογισμό του Φ.Π.Α. συμπληρώνουμε υποχρεωτικά την «κατηγορία» όπου ανήκει το είδος (κανονικό, μειωμένο, χαμηλό). Στις Πωλήσεις, ο συντελεστής Φ.Π.Α. καθορίζεται από το συνδυασμό «κατηγορίας Φ.Π.Α.» του είδους και «καθεστώτος Φ.Π.Α.» του πελάτη, ενώ στις Αγορές λαμβάνεται υπόψη το «καθεστώς Φ.Π.Α.» του υποκαταστήματος/έδρας της εταιρείας (η αξία Φ.Π.Α. μπορεί να δοθεί και από το χρήστη, αντιγράφοντας από το πρωτότυπο στοιχείο). Συνιστάται η χρήση «προφίλ είδους», για να αποφεύγονται λάθη.
Προμηθευτής Ο βασικός προμηθευτής του είδους. Στην υποσελίδα Οργάνωση μπορούν να δηλωθούν πρόσθετα στοιχεία, καθώς και άλλοι εναλλακτικοί προμηθευτές.
Κωδικοποίηση Είναι ο κωδικός του είδους, σύμφωνα με την κωδικοποίηση του προμηθευτή. Στα παραστατικά, δίνεται δυνατότητα προσδιορισμού – ανεύρεσης του είδους με βάση αυτό τον κωδικό.
Συνήθης παραγγελία Πληροφοριακό πεδίο. Χρησιμοποιείται στις διαδικασίες αναπαραγγελίας.
Τιμή αγοράς Η τιμή αγοράς ενημερώνεται από τις Αγορές, με την εκάστοτε τελευταία τιμή αγοράς. Κατά το άνοιγμα νέου είδους ή κατά την εισαγωγή δεδομένων ειδών από προηγούμενο σύστημα, η τιμή αυτή μπορεί να δοθεί πρωτογενώς (από αρχείο ή να πληκτρολογηθεί από το χρήστη).
Προφίλ είδους Το προφίλ είναι ένας εύκολος τρόπος να δοθούν έτοιμες προτεινόμενες τιμές σε πεδία, ανάλογα με την κατηγοριοποίηση των ειδών. Καλό είναι να συμπληρώνεται πάντα, ώστε να εξασφαλίζεται ότι π.χ. θα δοθεί σωστή τιμή στη λογιστική κατηγορία, στη μονάδα μέτρησης κ.λ.π.
Ομαδοποιητικά

Η οικογένεια, η ομάδα, η κατηγορία και η υποκατηγορία είναι ομαδοποιήσεις των ειδών που βοηθούν στη λήψη πληροφόρησης. Συνήθως τα στατιστικά λαμβάνονται με βάση κατηγοριοποιήσεις και όχι ανά είδος.

Η διαχείριση των αναλυτικών στοιχείων των ομαδοποιήσεων γίνεται από το μενού Αποθήκες και Αποθέματα/ Διαχείριση Ειδών/Ομαδοποιήσεις. Από τη λίστα που εμφανίζεται μέσω των αντίστοιχων επιλογών του μενού, μπορείτε να επιλέξετε την προβολή κάποιας εγγραφής, όπως γίνεται για τις υπόλοιπες οντότητες:

EBS-v4-InventoryEL-image16.png

Η οθόνη παρέχει δυνατότητα συμπλήρωσης πεδίου σημειώσεων καθώς και τη δυνατότητα επισύναψης σχετικών εγγράφων που αφορούν στο συγκεκριμένο ομαδοποιητικό στοιχείο του είδους. Ειδικά η δυνατότητα επισύναψης σχετικών εγγράφων π.χ. προσφορών, φωτογραφιών κ.λπ. είναι ιδιαίτερα χρήσιμες, όταν το σύστημα υποστηρίζει Ηλεκτρονικό Κατάστημα. Παρέχεται ξεχωριστή σελίδα για να παραμετροποιήσετε τη χρήση της συγκεκριμένης κατηγορίας στο WEB.

EBS-v4-InventoryEL-image17.pngΙεραρχία ομάδων EBS-v4-InventoryEL-image18.pngΑντί να συμπληρώνουμε τα προηγούμενα 4 πεδία, δίνεται η δυνατότητα επιλογής των ομαδοποιήσεων από ένα ιεραρχικό δέντρο με 4 επίπεδα, όσα και τα βασικά ομαδοποιητικά του είδους. Επιλέγοντας ένα «φύλλο» του δέντρου, συμπληρώνονται αυτόματα και τα 4 πεδία. Η δήλωση της ιεραρχίας γίνεται μέσω των πινάκων «ομάδα», «κατηγορία», «υποκατηγορία», όπου για κάθε τιμή ορίζεται αντιστοίχως η «οικογένεια», η «ομάδα» & η «κατηγορία» όπου ανήκει. Οι ομαδοποιήσεις μπορεί να είναι και ανεξάρτητες π.χ. μπορεί η Κατηγορία «Λευκές συσκευές» να είναι ιεραρχικά δεμένη με τις υποκατηγορίες «Ψυγεία», «Πλυντήρια» κ.λ.π., ενώ η Ομάδα «Εντοιχισμένες συσκευές» να είναι ανεξάρτητη.
Τιμή χονδρικής Είναι η βασική τιμή πώλησης Χονδρικής του είδους. Δηλώνουμε αν αυτή περιλαμβάνει Φ.Π.Α. ή όχι, καθώς και το σχετικό %Μαρκάπ (επί της τιμής κόστους). Το %μαρκάπ χρησιμοποιείται από τις διάφορες διαδικασίες αναπροσαρμογής των τιμών πώλησης από νέες τιμές κόστους.
Τιμή Λιανικής Καθορίζουμε την τιμή πώλησης Λιανικής, το αν αυτή περιλαμβάνει Φ.Π.Α. ή όχι, καθώς και το σχετικό %Μαρκάπ (επί της τιμής κόστους).
Τιμές 1,2,3 Πρόσθετες τιμές πώλησης. Αν κανείς έχει ένα απλό σχήμα τιμολογιακής πολιτικής, όπου η ζώνη τιμών του πελάτη οδηγεί και σε συγκεκριμένη τιμή πώλησης των ειδών (μία από τις 5 συνολικά αυτές τιμές) τότε, συμπληρώνονται στα είδη οι 5 τιμές και, κατά την Τιμολόγηση, με την συμπλήρωση του πελάτη, προτείνεται η κατάλληλη (αυτή που αντιστοιχεί στη ζώνη τιμών του).
Είδος καταλόγου Η εφαρμογή ανοίγει αυτόματα (βάσει παραμετροποίησης) για τα είδη ένα είδος καταλόγου για το καθένα (με τον κωδικό και την περιγραφή του είδους αποθήκης), όπου τηρούνται όλες οι σχέσεις του με άλλα είδη που μπορεί να μην έχουν ακόμη ανοιχτεί ως είδη αποθήκης ή να μην είναι κάν αντικείμενο της εταιρείας π.χ. ανταγωνιστικά, συμβατά κ.λ.π. Τα είδη καταλόγου είναι κοινά για όλες τις εταιρείες.
Τιμολογιακή κατηγορία Χρησιμεύει στη σχεδίαση τιμοκαταλόγων. Κάθε είδος μπορεί να μπει σε ένα τιμοκατάλογο είτε ΔΙΑΚΡΙΤΑ ως κωδικός είτε μέσω της «τιμολογιακής κατηγορίας» του. Ετσι, σε ένα τιμοκατάλογο τιμών πιθανότατα εισάγουμε όλα τα είδη με τις τιμές πώλησής τους, ενώ, σε ένα τιμοκατάλογο εκπτώσεων εισάγουμε συνήθως έκπτωση για μια κατηγορία ειδών π.χ. «είδη σε απόσυρση».
Ομάδα εκπτώσεων Κάποιες εκπτώσεις μπορούν να σχεδιαστούν μέσω «κατηγοριοποίησης» ειδών και πελατών σε ομάδες «ειδικών λογαριασμών εκπτώσεων», που μπορούν να ενσωματώνονται στα είδη για τη διαμόρφωση της αξίας (αποκλειστικά στο πεδίο «Εκπτωση 4» των γραμμών παραστατικών) είτε να είναι αυτόνομες γραμμές που δεν επηρεάζουν την αποθήκη (κόστος, τζίρο).
Επίπεδο προμήθειας Είναι μια κατηγοριοποίηση των ειδών, που συμμετέχει στον τρόπο υπολογισμού προμηθειών των πωλητών, κατά τη διαδικασία πωλήσεων.
Συνήθης έκπτωση % Αν στο είδος παρέχεται σταθερή έκπτωση στην αρχική τιμή, την συμπληρώνουμε εδώ. Οταν τηρούμε εκπτωτικούς τιμοκαταλόγους (ανά πελάτη), αυτή η έκπτωση πιθανώς στην τιμολόγηση δεν χρησιμοποιείται (υπερισχύει δηλαδή η έκπτωση τιμοκαταλόγου). Μπορεί να εφαρμοστεί όμως με την πολιτική της «μέγιστης έκπτωσης», αν για παράδειγμα το είδος έχει 10% και ο τιμοκατάλογος 8%, να προτιμάται η έκπτωση είδους.
Μέγιστη έκπτωση % Αν οι χρήστες, κατά την τιμολόγηση έχουν πρόσβαση σε τιμές, εκπτώσεις, μπορούμε με τη συμπλήρωση του πεδίου αυτού (και παράλληλη παραμετροποίηση του «σχεδίου ελέγχου διακινήσεων») να περιορίσουμε την έκπτωση που μπορεί να δοθεί, μέχρι ένα ανώτατο όριο (είτε μέσω μείωσης της τιμής ή της αξίας είτε μέσω προσδιορισμού έκπτωσης από το χρήστη). Το 0% δεν θεωρείται ανώτατο όριο, απλώς αγνοείται.
Ελάχιστο % μικτού κέρδους Κατά τη διαδικασία πωλήσεων, είναι διαθέσιμο το προσωρινό κόστος πωληθέντων, από το οποίο υπολογίζεται on-line μικτό κέρδος. Αν η τιμή πώλησης ή οι εκπτώσεις οδηγούν σε οριακό ή αρνητικό μικτό κέρδος, αυτό μπορεί να ελέγχεται και να περιορίζεται με βάση το κατώφλι που θα ορίσουμε εδώ. Το αν και σε τι συναλλαγές, καθώς και με τι τρόπο αυτό θα ελέγχεται, προσδιορίζεται στο «σχέδιο ελέγχου διακινήσεων» του είδους.
Ελάχιστη παραγγελία Συμπληρώνεται, αν δεν πρέπει να γίνεται αποδεκτή παραγγελία κάτω από ένα όριο (ποσότητας). Για να ισχύσει ο έλεγχος, πρέπει να οριστεί κατάλληλο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων.
Χώρα προέλευσης Επιλογή από τον πίνακα Χωρών. Πληροφοριακό στοιχείο.
Κατασκευαστής Επιλογή από νομικά πρόσωπα που έχουν χαρακτηριστεί ως «κατασκευαστές».
Σχόλια Πεδίο κειμένου για σημειώσεις, σχόλια, παρατηρήσεις σε σχέση με το είδος
Χαρακτηρισμοί EBS-v4-InventoryEL-image19.pngΠρόκειται για πεδίο πολλαπλής επιλογής (μέσω του εικονιδίου EBS-v4-InventoryEL-image20.png) με χαρακτηριστικά του είδους, που στηρίζεται σε μια γενική παράμετρο για τη διαχείριση των ειδών.

Στοιχεία οργάνωσης είδους

EBS-v4-InventoryEL-image21.png

Μέθοδος αποτίμησης Επιλογή μεταξύ των μεθόδων αποτίμησης, που συνήθως προσδιορίζεται ανά κατηγορία ειδών (συνιστάται ο προσδιορισμός ΠΡΟΦΙΛ ειδών που αναλόγως προτείνουν τη σωστή μέθοδο αποτίμησης). Αν το είδος είναι σετ ή έχει τιμή «δεν αποτιμάται» στο πεδίο αυτό, αγνοείται από τη διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων.
Ανάλυση κατά περίοδο Σε περιπτώσεις ετήσιας ή γενικώς μη μηνιαίας κοστολογικής περιόδου, δίνεται η δυνατότητα κάποια συγκεκριμένα είδη να αποτιμώνται κατ’εξαίρεση, με βάση την περίοδο (το μήνα). Ετσι, για παράδειγμα, ενώ σε όλα τα είδη ισχύει 12μηνη κοστολογική περίοδος, μπορεί να προσδιορίσει κανείς στις α’ύλες Παραγωγής, η αποτίμηση να «κλειδώνεται» ανά μήνα (μέσω του πεδίου αυτού). Ετσι, οποιεσδήποτε μεταγενέστερες ενός μήνα αγορές ή ένα πιστωτικό τζίρου ΔΕΝ θα αλλοιώσουν τα στοιχεία αναλώσεων αυτού του μήνα, όπως θα συμβεί γενικά επί ετήσιου (YearToDate) υπολογισμού. Η δυνατότητα παρέχεται μόνον αν η μέθοδος αποτίμησης είναι «Μέση Σταθμική Τιμή». ΔΕΝ πρέπει να ενεργοποιηθεί σε παραγόμενα είδη.
Πρότυπη τιμή κόστους Η τιμή αυτή ορίζεται αφενός αν η μέθοδος αποτίμησης είναι «Πρότυπη τιμή» (οπότε οι χορηγήσεις κοστολογούνται μέσω αυτής της τιμής), αφετέρου αν ΔΕΝ προσδιορίζεται αλλιώς κόστος, ενώ ποσοτικό υπόλοιπο υπάρχει και επομένως, πρέπει να κοστολογηθεί π.χ. επιστροφή πώλησης προηγούμενου έτους, είδους που δεν είχε υπόλοιπο εξ απογραφής.
EBS-v4-InventoryEL-image22.png

Στο διάλογο που ανοίγει με αυτό το πλήκτρο, δίνεται η δυνατότητα καταχώρισης τιμών κόστους ανά μήνα, για ιστορικούς λόγους.

Πρότυπη τιμή. Χρησιμοποιείται από την Αποτίμηση αποθεμάτων (όπως περιγράφτηκε νωρίτερα). Κάθε κλείσιμο Χρήσης δημιουργεί μια εγγραφή στη λίστα αυτή, με την τιμή «απογραφής», έτσι ώστε να είναι διαθέσιμη πάντα μια τιμή κόστους στη συνέχεια.

Τιμή ρευστοποίησης. Είναι η τιμή εκποίησης, η ελάχιστη δηλαδή τιμή πώλησης. Χρησιμοποιείται από την Αποτίμηση Αποθεμάτων, στην περίπτωση που η τιμή που θα προκύψει από τη διαδικασία είναι μικρότερη αυτής (της τιμής ρευστοποίησης) ή μηδενική. Εφαρμόζεται ως επίσημη τιμή αποτίμησης σε αυτές τις περιπτώσεις, σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ. αλλά και τα Δ.Λ.Π.

Φορολογικός κωδικός

Πεδίο με επιλογή από πίνακα (με κωδικό, περιγραφή κ.λπ.).

Δηλώνεται στις περιπτώσεις που ανοίγονται πολλά είδη (για διαχειριστικές, διοικητικές ανάγκες) που όμως αντιστοιχούν σε ΕΝΑΝ «επίσημο» (φορολογικό) κωδικό, με τον οποίο πρέπει να αναγράφονται τα είδη αυτά στα Βιβλία Αποθήκης (όπου αυτό το πεδίο μπορεί να επιλεγεί στο κριτήριο «τύπος κωδικού» ΑΝΤΙ του κωδικού είδους/μερίδας αποθήκης). Προϋπόθεση για τη χρήση της δυνατότητας αυτής είναι η συμπλήρωση φορολογικού κωδικού σε ΟΛΑ ΤΑ ΕΙΔΗ (σε όσα τουλάχιστον ζητηθούν στο ίδιο επίσημο βιβλίο), αλλιώς θα τυπώνονται κάποια είδη χωρίς κωδικό!

Μια άλλη περίπτωση χρήσης του είναι όταν τηρείται εξωλογιστικά ο λογαριασμός 94 της Αναλυτικής Λογιστικής (Κ.Φ.Α.Σ.-> ΠΟΛ 1004/2013 Άρθρο 4 παρ. 8), οπότε στα Βιβλία Αποθήκης θέλουμε τα είδη να ομαδοποιούνται κατά «λογαριασμό αποθεμάτων» π.χ. (94.20-Εμπορεύματα, 94.21-Προϊόντα, 94.25-Αναλώσιμα κ.ο.κ.). Τότε διαμορφώνουμε αυτή την κωδικοποίηση στον φορολογικό κωδικό, δηλώνουμε σε κάθε είδος το σωστό φορολογικό κωδικό και λαμβάνουμε τα Ισοζύγια & τα άλλα Βιβλία Αποθήκης με πρόσθετη ομαδοποίηση κατά φορολογικό κωδικό.

Κωδικός ΜΣΚΚ

Συμπληρώνεται όταν τηρείται Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων. Οι απαιτούμενες κωδικοποιήσεις ορίζονται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παράμετροι οργάνωσης/Επίσημες κωδικοποιήσεις.

EBS-v4-InventoryEL-image23.png

Λ/σμός ή λογιστική κατηγορία Στην προτεινόμενη παραμετροποίηση χρησιμοποιείται η «Λογιστική κατηγορία», για τη λογιστικοποίηση των αξιακών εγγραφών του είδους, αλλά μπορεί να συμπληρωθεί ο λογαριασμός και η παραμετροποίηση να μεταβληθεί.
Αφορά ΚΕΠΥΟ Καθορίζεται αν το είδος θα συμμετέχει ή όχι στον υπολογισμό των αξιών των εγγραφών Συγκεντρωτικών καταστάσεων Τιμολογίων Πελατών και Προμηθευτών.
Υπολογισμός ΦΠΑ από:

Ο Φ.Π.Α. υπολογίζεται επί της καθαρής αξίας, που είναι και η προτεινόμενη τιμή του πεδίου. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις όπου ο Φ.Π.Α. πρέπει να υπολογιστεί επί του κόστους (όπως στην πώληση μεταχειρισμένων μεταφορικών μέσων για παράδειγμα) ή επί της αξίας προ του τέλους ταξινόμησης (όπως π.χ. στα καινούργια αυτοκίνητα).

EBS-v4-InventoryEL-image24.pngΣε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να απενεργοποιήσετε την «καθαρή αξία» και να ενεργοποιήσετε επιλεκτικά τις αξίες εκείνες που θα συν-αποτελέσουν τη βάση υπολογισμού (την «υποκείμενη» σε Φ.Π.Α. αξία).

Διεθνής κωδικός Πληροφοριακό πεδίο κωδικοποίησης, για περιπτώσεις ειδών που ακολουθούν κάποια διεθνή ή standard κωδικοποίηση που δεν συμπίπτει κατ’ανάγκη με την «εταιρική» π.χ. το ISBN των βιβλίων, οι κωδικοί ανταλλακτικών κ.ά.
Κωδικός Συνδυασμένης Ονοματολογίας Χρησιμεύει για τις περιοδικές καταστάσεις Intrastat, όπου τα είδη αναγράφονται βάσει συγκεκριμένης κωδικοποίησης Eurostat (οι κωδικοί αυτοί ορίζονται στην Παραμετροποίηση). Αν δεν πραγματοποιείτε συναλλαγές εντός Ευρωπαϊκής Ενωσης, δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί ο κωδικός.
Δασμολογική κλάση Αν το είδος είναι εισαγόμενο και, κατά την Κοστολόγηση Εισαγωγών, επιβαρύνεται με δαπάνες αυτής της κατηγορίας (δασμούς) πρέπει να καθοριστεί η Δασμολογική κλάση, ώστε ο επιμερισμός δαπανών να γίνει σωστά (με αυτό το κριτήριο).
Τύπος στοιχείων κόστους Αφορά την Κοστολόγηση Παραγωγής. Δηλώνεται στις α’ ύλες και περιγράφει τον τρόπο επιμερισμού στις εκάστοτε «κοστολογούμενες μονάδες» (παραγόμενα είδη).
Βασικό είδος

Για τα ΜΗ «βασικά» είδη, καθορίζεται ένα άλλο «βασικό» είδος, στο οποίο ανήκουν. Αυτό δίνει τη δυνατότητα μαζικής διαχείρισης ημερήσιων τιμών με γνώμωνα τις αλλαγές σε βασικά («parent») μόνο είδη.

Αλλάζοντας δηλαδή από τη διαδικασία «τιμοδότησης βασικών ειδών» (Παραμετροποίηση/Εμπορική πολιτική/Επεξεργασία τιμοκαταλόγων) τις τιμές πώλησης, προσαρμόζονται αυτόματα και αναλογικά (με βάση τη σχέση τιμής των εξαρτώμενων ειδών με το βασικό) και οι τιμές αυτών των μη βασικών ειδών που «ανήκουν» στο εκάστοτε βασικό.

Ομάδες ειδικών λογαριασμών

Οταν το είδος «συμπαρασύρει» ειδική επιβάρυνση π.χ. χαρτόσημο, τέλος ανακύκλωσης ή άλλη χρέωση είτε παρακρατήσεις για το Δημόσιο,

  • αναπτύσσονται οι ειδικοί λ/σμοί στο αντίστοιχο υποσύστημα,

  • δηλώνονται ως επιτρεπόμενοι στους τύπους παραστατικών

  • ενσωματώνονται σε «ομάδες ειδικών λογαριασμών» ανά τύπο, που δηλώνονται στα είδη, στο σημείο αυτό,

ούτως ώστε να εφαρμόζονται αυτόματα κατά την καταχώριση και να δίνουν το τελικό πληρωτέο ποσό, ανάλογα με το είδος ή τον πελάτη της συναλλαγής και να ελαχιστοποιείται η ανάγκη επέμβασης – πληκτρολόγησης του χρήστη.

Ομάδα προϋπολογισμού Χρησιμοποιείται στα φύλλα προϋπολογισμού ως ένα ειδικό ομαδοποιητικό στοιχείο κατά το οποίο μπορεί να παρακολουθείται ο προϋπολογισμός πωλήσεων. Εναλλακτικά, στον προϋπολογισμό μπορεί να χρησιμοποιηθεί και οποιοδήποτε άλλο ομαδοποιητικό πεδίο του είδους.
Προφίλ εποχικότητας
  1. EBS-v4-InventoryEL-image25.pngEBS-v4-InventoryEL-image26.pngΧρησιμοποιείται στον προϋπολογισμό για να διαιρεθεί αυτόματα ανά μήνα το συνολικό ετήσιο ποσό προϋπολογισμού (στόχου πωλήσεων ανά είδος).

  2. Όταν ο προϋπολογισμός πωλήσεων δεν περιέχει διακριτά τα είδη αποθήκης, αλλά μια ομαδοποίηση αυτών π.χ. «κατηγορία», τότε το προφίλ εποχικότητας (συνήθης κατανομή / μήνα του ετήσια προϋπ/νου ποσού) θα πρέπει να συμπληρωθεί στο κατάλληλο ομαδοποιητικό πεδίο (π.χ. στον πίνακα κατηγοριών ειδών). Η στήλη είναι στις «διαθέσιμες» με αλλαγή γραμμογράφησης κι όχι στις άμεσα ορατές.

Διαθέσιμο στο WEB Ενεργοποιείται όταν με το Entersoft e-COMMERCE έχει αναπτυχθεί ηλεκτρονικό κατάστημα ή portal συνεργατών (Β2Β) με τα διαθέσιμα είδη (κατάλογος ειδών) και επιθυμούμε να περιληφθεί στον κατάλογο. Κατ’αρχήν, με το άνοιγμα είδους, είναι απενεργοποιημένο.
Διαθέσιμο στα κινητά Ενεργοποιείται όταν υλοποιείται επικοινωνία – συγχρονισμός με κάποια από τις εφαρμογές Entersoft Mobile, οπότε τα είδη που είναι απαραίτητο να μεταφέρονται χαρακτηρίζονται κατάλληλα, ώστε να μην επιβαρύνονται τα κινητά, με είδη που δεν χρειάζονται π.χ. α’ ύλες.
Επιλέξιμο σε παρ/κά κινητού Ενεργοποιείται σε είδη διαθέσιμα στα κινητά, όταν οι χρήστες κινητών τα χρησιμοποιούν στην καταχώριση παραστατικών (παραγγελίες, τιμολόγια).
EBS-v4-InventoryEL-image27.png Πεδίο κειμένου για την πληκτρολόγηση υπενθυμιστικού μηνύματος που θέλουμε να εμφανίζεται στους χρήστες, με την επιλογή του συγκεκριμένου είδους. Αυτό θα γίνεται σε όσα παραστατικά προσδιορίζονται στην αντίστοιχη ρύθμιση του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων του είδους.
Προμηθευτές είδους

Στη λίστα αυτή, αφενός είναι διαθέσιμα πρόσθετα στοιχεία για τον βασικό προμηθευτή, αφετέρου δηλώνονται οι υπόλοιποι (εναλλακτικοί προμηθευτές) από τους οποίους αγοράζεται το είδος.

EBS-v4-InventoryEL-image28.png

Τα πρόσθετα στοιχεία είναι:

EBS-v4-InventoryEL-image29.pngΜονάδα ή συσκευασία στην οποία συνήθως αγοράζουμε, τιμή και ημ/νία προσφοράς από τον προμηθευτή, ημέρες παράδοσης, κωδικός και περιγραφή που χρησιμοποιεί ο προμηθευτής για το είδος, η ημ/νία, η τιμή και η καθαρή τιμή (μετά την έκπτωση) της τελευταίας αγοράς από τον προμηθευτή (που ενημερώνονται αυτόματα, αν το προβλέπει το σχέδιο ελέγχου διακινήσεων) και άλλα πληροφοριακά στοιχεία.

Οι τιμές που ενημερώνονται από τις αγορές τηρούνται ΚΑΙ στο νόμισμα του σχετικού τιμολογίου ΚΑΙ στο βασικό νόμισμα.

EBS-v4-InventoryEL-image30.pngΤα μη ορατά αλλά διαθέσιμα πρόσθετα πεδία, μπορούν να μεταφερθούν στη λίστα μέσω της «προσθαφαίρεσης στηλών» (με δεξί κλικ στη γραμμή τίτλων) και με το εικονίδιο disk_blue.png να αποθηκεύσουμε αυτή τη γραμμογράφηση, αν τα θέλουμε μόνιμα ορατά.

Στοιχεία διακίνησης είδους

EBS-v4-InventoryEL-image32.png

Μονάδες μέτρησης και συσκευασίες

Το σύνολο των μονάδων μέτρησης και συσκευασιών που αφορούν όλα τα είδη, ορίζονται στο σύνολό τους κατ’αρχήν στην παραμετροποίηση. Στο σημείο αυτό (στην οθόνη του είδους) προσδιορίζονται, πέραν της βασικής μονάδας μέτρησης/παρακολούθησης υπολοίπου του είδους, όλες οι μονάδες και συσκευασίες που θα είναι διαθέσιμες γι’αυτό το είδος. Αυτό σημαίνει πως σε οποιαδήποτε διακίνηση, θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ από αυτές. Ανάμεσά τους περιλαμβάνονται, αν χρειάζεται, και οι μονάδες παρακολούθησης εναλλακτικού υπολοίπου, βάρους και όγκου. Αν συμπληρωθούν στα ομώνυμα πεδία (αριστερά της λίστας), τότε, αυτόματα, προστίθενται και στη λίστα δεξιά.

Ανεξαρτήτως της μονάδας στην οποία εκφράζεται η ποσότητα κάθε διακίνησης (στα παραστατικά), η οποία μπορεί να είναι οποιαδήποτε από τη λίστα μονάδων που έχει δηλωθεί στο είδος, η εφαρμογή αποθηκεύει και χρησιμοποιεί τις ποσότητες του είδους στις 4 αυτές μονάδες:

  • Στα περιοδικά στοιχεία (υπόλοιπο, αγορές, πωλήσεις, εκκρεμείς παραγγελίες, δεσμευμένα κ.ο.κ.) ΠΟΣΟΤΗΤΑ στη ΒΑΣΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ και ΠΟΣΟΤΗΤΑ στην ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ. Αυτές είναι διαθέσιμες σε Ισοζύγια, Καρτέλες, Ελεγχο διαθεσιμότητας και όσες άλλες αναφορές διαχειρίζονται ΥΠΟΛΟΙΠΑ.
  • Στις γραμμές των παραστατικών (για λόγους πληροφόρησης, εκτύπωσης στα Δ.Αποστολής, ενημέρωσης της Intrastat κλπ.) επί πλέον ειδικά πεδία ποσοτήτων ΒΑΡΟΥΣ και ΟΓΚΟΥ.

EBS-v4-InventoryEL-image33.pngΟι μονάδες μέτρησης έχουν ΣΧΕΣΗ μεταξύ τους (σε κάθε είδος, ορίζεται η σχέση κάθε μονάδας με τη βασική) που συνήθως δεν είναι «δεσμευτική», δηλαδή δεν προκύπτει πάντα η μία από την άλλη.

Οι συσκευασίες όμως έχουν συνήθως δεσμευτική σχέση με τη μονάδα μέτρησης του είδους (κούτες, παλέτες, κιβώτια, 10κιλα κ.λπ.). Οι σχέσεις μπορούν να εκφραστούν είτε ΠΡΟΣ είτε ΑΠΟ τη βασική μονάδα:

Κάθε μονάδα έχει στον ορισμό της τη δυνατότητα να διαχειρίζεται ειδικό πλήθος δεκαδικών η καθεμιά, καθώς και μέχρι 4 μεταβλητές (ποσότητα 1,2,3,4 που παρέχονται στις γραμμές των παραστατικών για εύκολη πληκτρολόγηση και υπολογισμό από «διαστάσεις» συσκευασίας ή τεμαχίου).

Από τις μεταβλητές αυτές, μπορεί να προκύπτει η ποσότητα της γραμμής ή οποιαδήποτε άλλη ποσότητα (βάρος, όγκος, εναλλακτική). Η οθόνη ορισμού μιας μονάδας επιτρέπει τη μετονομασία των διαθέσιμων ποσοτήτων και τη διαμόρφωση των υπόλοιπων ποσοτήτων της γραμμής, με απλές εκφράσεις:

EBS-v4-InventoryEL-image34.png

Αν για παράδειγμα έχουμε 4 μεταβλητές, η ποσότητα γραμμής θα πληκτρολογείται κάπως έτσι:

ή αν έχουμε 2 μεταβλητές, η ποσότητα θα πληκτρολογείται κάπως έτσι:

Αν μια μονάδα χαρακτηριστεί «προς ανάγνωση», η εφαρμογή ΔΕΝ θα επιτρέπει στις γραμμές παραστατικών πρόσβαση στη στήλη «ποσότητα», ώστε πάντα η συμπλήρωση από το χρήστη να γίνεται μέσω του αναδυόμενου διαλόγου με τις τιμές αυτών των μεταβλητών.

Oι μονάδες είναι έτσι σχεδιασμένες ώστε να καλύπτουν από τα πιο απλά ως τα πιο πολύπλοκα σενάρια προσδιορισμού διακινούμενης ποσότητας όπως σε περιπτώσεις πετρωμάτων, πλακιδίων, ξυλείας κ.λπ.

EBS-v4-InventoryEL-image35.pngΑν μια μονάδα χαρακτηριστεί ως συσκευασία, τότε, επιτρέπεται η απογραφή σε διαδοχικές συσκευασίες σε κατάλληλο πίνακα, ενώ στη μία και μόνη γραμμή (και, εν τέλει, κίνηση είδους) αθροίζεται αυτόματα η τελική ποσότητα στη βασική μονάδα (η «σειρά» εμφάνισης» δηλώνει το πώς θα εμφανίζονται από τη «μικρότερη» προς τη «μεγαλύτερη» για παράδειγμα).

EBS-v4-InventoryEL-image36.pngEBS-v4-InventoryEL-image37.pngEBS-v4-InventoryEL-image38.pngΕτσι, μπορεί να γίνει καταμέτρηση ποσοτήτων ακριβώς στη μορφή που υπάρχουν (κάθε «σπασμένη» συσκευασία, περιέχει το είδος σε επόμενη μορφή συσκευασίας π.χ. κούτα με ζεύγη παπούτσια αποτελείται από Ν ζεύγη), ενώ στο τέλος απογράφεται μια συνολική ποσότητα στη βασική ή στην «ελάχιστη» μονάδα.

EBS-v4-InventoryEL-image39.png

Μια ειδική περίπτωση συσκευασίας είναι το σορτιμέντο. Αυτό χρησιμοποιείται σε διακινήσεις ρούχων, παπουτσιών συνήθως και είναι ένας συγκεκριμένος συνδυασμός από ποσότητες σε συγκεκριμένα χρώματα-μεγέθη, η δε παραγγελία προσδιορίζεται σε «πλήθος σορτιμέντων». Στη λίστα μονάδων μέτρησης, ορίζεται μια μονάδα αναφοράς (για χρήση στα παραστατικά) και αυτή «συνδέεται» (1 προς 1) με ένα σορτιμέντο.

Mε το εικονίδιο αυτό, περνάμε άμεσα σε ορισμό νέου σορτιμέντο, το οποίο ανοίγεται με συμπληρωμένο το χρωματολόγιο-μεγεθολόγιο του είδους.

Για τη διευκόλυνση της διαχείρισης αυτών των «συμμετρικών» μονάδων παραμετροποίησης, στη μεν οθόνη μιας μονάδας μέτρησης συνδεδεμένης με σορτιμέντο δίνεται η δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στην οθόνη του σορτιμέντο, ενώ στην οθόνη του σορτιμέντο δίνεται δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στην οθόνη της μονάδας μέτρησης.

EBS-v4-InventoryEL-image40.pngEBS-v4-InventoryEL-image41.pngΣτα παραστατικά, με την επιλογή μιας μονάδας συνδεδεμένης με σορτιμέντο, η ποσότητα που πληκτρολογείται, αναπτύσσεται σε «γραμμές ανάλυσης χρώματος-μεγέθους αυτόματα, με βάση τις ποσότητες (με γινόμενο) του σορτιμέντο.

Μονάδα μέτρησης εξυπηρέτησης

Επιλογή μεταξύ βασικής & εναλλακτικής. Είναι η μονάδα στην οποία θα γίνονται «κλεισίματα» ποσοτήτων κατά τις διαδοχικές μεταβάσεις (π.χ. παραγγελιών) στις διάφορες ροές εργασιών.

Αυτό σημαίνει πως η μονάδα στην οποία προσδιορίζονται οι παραγγελίες πελατών ή εν γένει οι ποσότητες που «συμφωνούμε» με τρίτους είναι πιθανώς διαφορετική από τη βασική και τότε, η ποσότητα σε βασική μονάδα ΔΕΝ είναι ακριβώς γνωστή, παρά μόνο όταν γίνει η τελική μέτρηση/ζύγιση. Άρα, στα προηγούμενα στάδια, δηλώνεται η εναλλακτική και από αυτήν θα υπολογίζεται (έστω χωρίς ακρίβεια) η βασική μονάδα.

Αυτή η δυνατότητα αποκτά νόημα σε περίπτωση μονάδων με ΜΗ ΣΤΑΘΕΡΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥΣ ΣΧΕΣΗ. Ετσι, ενώ ένας πελάτης παραγγέλνει «τεμάχια», η βασική μπορεί να είναι το βάρος π.χ., οπότε κατά την εκτέλεση παραγγελίας, τα «τεμάχια» πρέπει να δηλωθούν και όταν αυτά αποσταλούν, η παραγγελία θα έχει «κλείσει» (εκτελεστεί). Κατά την αποστολή, προσδιορίζεται και η βασική μονάδα μέτρησης (ή η ποσότητα «γραμμής») ΧΩΡΙΣ να αλλοιωθεί με αυτόματη μετατροπή η ποσότητα στη μονάδα εξυπηρέτησης.

Σχέδιο ελέγχου διακινήσεων

ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ που καθορίζει τη συμπεριφορά του είδους στα διάφορα παραστατικά και ενεργοποιεί ελέγχους προστασίας των χρηστών από λάθη. Τα πεδία που συμπληρώνονται στο είδος (π.χ. % μέγιστης έκπτωσης, ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας, επιτρεπόμενοι αποθηκευτικοί χώροι, όρια ασφαλείας κ.λ.π.) δεν ενεργοποιούν απολύτως καμμία διαδικασία ελέγχου (από μόνα τους), διότι ο τρόπος χρήσης (και το «νόημα») των παραστατικών, οπότε και η καταλληλότητα κάθε ελέγχου ανά περίπτωση, αφορούν τον τρόπο υλοποίησης κάθε εγκατάστασης.

Κάθε έλεγχος που ενεργοποιείται μέσω του Σχεδίου Ελέγχου Διακινήσεων, αναφέρεται συγκεκριμένα κάθε φορά στο κεφάλαιο αυτό, στα αντίστοιχα πεδία.

Γενικά, θα πρέπει κανείς να οργανώσει μερικά «σχέδια ελέγχων» αναλόγως των τύπων ειδών (τις συμπεριφορές) που θέλει να περιγράψει, να δημιουργήσει στη συνέχεια σχετικά ΠΡΟΦΙΛ με το αντίστοιχο σχέδιο και στις νέες καταχωρίσεις να προσδιορίζεται πάντα το προφίλ, ώστε να έχουμε και τις προσχεδιασμένες «συμπεριφορές».

Πώς ενεργοποιούμε έλεγχο ύπαρξης υπολοίπου στην Αποθήκη

EBS-v4-InventoryEL-image11.pngΚατά τις διακινήσεις, και αναλόγως των πρακτικών που ακολουθούνται στις παραλαβές, υπάρχει ανάγκη ελέγχου στοκ κατά τις εξαγωγές. Για κάθε «χαρακτηρισμό» παραστατικού (π.χ. παραγγελίες, πωλήσεις κ.λπ.) ενεργοποιούμε τον επιθυμητό έλεγχο με τις εξής ρυθμίσεις:

  • Τύπος υπολοίπου προς έλεγχο (επάρκεια στοκ στον αποθηκευτικό χώρο εξαγωγής)

  • Λογιστικό απόθεμα. Είναι το καταγεγραμμένο μηχανογραφικά υπόλοιπο (εισαγωγές – εξαγωγές)

  • Διαθέσιμο απόθεμα. Είναι το λογιστικό ΜΕΙΟΝ τα δεσμευμένα.

  • Λογιστικό απόθεμα + αναμενόμενα. Είναι το λογιστικό ΣΥΝ τα αναμενόμενα (δηλαδή εκκρεμείς παραγγελίες προμηθευτών, παραγωγής, σε φόρτωση & από υποκ/τα) ΜΕΙΟΝ το παγωμένο απόθεμα.

  • Μελλοντικό διαθέσιμο. Είναι το διαθέσιμο ΣΥΝ τις αναμενόμενες ποσότητες (από προμηθευτές, Παραγωγή, άλλα υποκ/τα, σε φόρτωση) ΜΕΙΟΝ τις εκκρεμείς παραγγελίες (πελατών, από υποκ/τα, επιβ/νες παραγγελίες πελατών) ΜΕΙΟΝ το παγωμένο ΜΕΙΟΝ τα δεσμευμένα από μελλοντικό στοκ.

  • Διαθέσιμο – επιβεβ/νες παραγγελίες. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ τις επιβεβαιωμένες παραγγελίες πελατών.

  • Μέγιστο μελλοντικό απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΣΥΝ τις αναμενόμενες ποσότητες (από προμηθευτές, από Παραγωγή, από άλλα υποκ/τα και σε φόρτωση) ΜΕΙΟΝ το παγωμένο απόθεμα ΜΕΙΟΝ τα δεσμευμένα από μελλοντικό στοκ.

  • Ελάχιστο μελλοντικό απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ τις επιβεβαιωμένες παραγγελίες πελατών ΜΕΙΟΝ τις παραγγελίες υποκ/των ΜΕΙΟΝ το παγωμένο απόθεμα.

  • Βεβαιωμένο μελλοντικό απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο ΣΥΝ τις ποσότητες Σε φόρτωση ΜΕΙΟΝ δεσμευμένα από μελλοντικό στοκ ΜΕΙΟΝ μείον το παγωμένο απόθεμα

  • Κάτω όριο λογιστικού. Είναι το λογιστικό απόθεμα ΜΕΙΟΝ το όριο ασφαλείας ΜΕΙΟΝ το παγωμένο.

  • Κάτω όριο διαθέσιμου. Είναι το διαθέσιμο απόθεμα ΜΕΙΟΝ το όριο ασφαλείας ΜΕΙΟΝ το παγωμένο.

  • Λογιστικό - παγωμένο απόθεμα. Είναι το λογιστικό απόθεμα ΜΕΙΟΝ το παγωμένο.

  • Διαθέσιμο - παγωμένο απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο απόθεμα ΜΕΙΟΝ το παγωμένο.

  • Λογιστικό - επιβ/νες παραγγελίες - παγωμένο απόθεμα. Είναι το λογιστικό απόθεμα ΜΕΙΟΝ τις επιβεβαιωμένες παραγγελίες πελατών ΜΕΙΟΝ το παγωμένο απόθεμα.

  • Διαθέσιμο - επιβ/νες παραγγελίες - παγωμένο απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο απόθεμα ΜΕΙΟΝ τις επιβεβαιωμένες παραγγελίες πελατών ΜΕΙΟΝ το παγωμένο απόθεμα.

  • Διαθέσιμο – παγωμένο – κατεστραμμένο απόθεμα. Είναι το διαθέσιμο απόθεμα ΜΕΙΟΝ το παγωμένο ΜΕΙΟΝ το κατεστραμμένο απόθεμα.

  • Μελλοντικό διαθέσιμο – κατεστραμμένο απόθεμα. Είναι το μελλοντικό διαθέσιμο ΜΕΙΟΝ το κατεστραμμένο απόθεμα.

  • Τρόπος ελέγχου επάρκειας υπολοίπου. Προειδοποίηση στο χρήστη ή απαγόρευση.

  • Ελεγχος σε βασική ή/και σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης

  • Ελεγχος στις γραμμές ειδών ή/και στις γραμμές ανάλυσης ειδών (όπου παρακολουθούνται χρώματα/μεγέθη/παρτίδες κ.λπ.)

  • Ελεγχος στις κανονικές ή/και στις αντίθετες γραμμές. Στα περισσότερα παραστατικά οι γραμμές των ειδών είναι «κανονικές» και μόνο. Σε μερικές περιπτώσεις, χρησιμοποιούνται γραμμές που δηλώνουν «αντίθετη» διακίνηση όπως π.χ. σε ένα παραστατικό πώλησης οι γραμμές επιστρεφόμενων ειδών (όπου δεν έχει νόημα έλεγχος επάρκειας υπολοίπου) ή σε ένα παραστατικό δήλωσης παραγωγών/αναλώσεων (όπου στις «κανονικές» γραμμές Παραγωγών δεν έχει νόημα να ελέγχεται η ύπαρξη υπολοίπου, ενώ στις «αντίθετες» γραμμές Αναλώσεων πιθανό να είναι επιθυμητός ο έλεγχος).

  • Αναπροσαρμογή ποσότητας βάσει υπολοίπου. Ενεργοποιεί την αυτόματη μεταβολή της ποσότητας της γραμμής στην περίπτωση που δεν επαρκεί το υπόλοιπο, όπου με αυτή τη ρύθμιση, προτείνεται ως ποσότητα, το διαθέσιμο εκείνη τη στιγμή υπόλοιπο.

about.png Πώς απενεργοποιούμε ένα είδος ή περιορίζουμε τη χρήση του

Σε περιπτώσεις ειδών σε απόσυρση ή ειδών που ΔΕΝ θα προμηθευτούμε πάλι, υπάρχουν δυο περιπτώσεις:

  • Nα μην είναι επιθυμητό να ξαναχρησιμοποιηθεί το είδος σε κανένα παραστατικό, οπότε απλώς το κάνουμε «ανενεργό».
  • Να απαγορευτεί η χρήση του σε ορισμένα μόνο παραστατικά π.χ. παραγγελίες πελατών, αγορές. Σε αυτή την περίπτωση, δημιουργούμε το κατάλληλο σχέδιο διακίνησης.
EBS-v4-InventoryEL-image42.pngEBS-v4-InventoryEL-image43.pngabout.png Πώς ειδοποιούμε το χρήστη για διπλοκαταχώριση είδους στο ίδιο παραστατικό

Πολλές φορές οι χρήστες μπορεί από λάθος να εισάγουν διπλή φορά κάποια είδη μιας παραλαβής για παράδειγμα, ειδικά όταν τα είδη είναι πολλά. Μπορούμε μέσω του σχεδίου που ισχύει για τα είδη, να καθορίσουμε σε ποια παραστατικά θέλουμε να εμφανίζεται προειδοποίηση στο χρήστη ή και να απαγορεύεται η καταχώριση (πολλές φορές οι προειδοποιήσεις αγνοούνται από τους χρήστες).

Οριζόντιες εταιρικές διαστάσεις Αν δηλωθούν συγκεκριμένες τιμές διαστάσεων (εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, διάσταση 2), αυτές θα μεταφέρονται στις γραμμές των παραστατικών και μέσω αυτών, θα ενημερώνουν τα σχετικά Ισοζύγια & Καρτέλες, όλες τις καταστάσεις εσόδων & εξόδων, τη Λογιστική αλλά και τις Στατιστικές π.χ. Πωλήσεις ανά Εμπορικό Τομέα κ.λπ. Η δήλωση διαστάσεων στα είδη, υπερισχύει (ως προς τις προτεινόμενες τιμές) όλων των υπόλοιπων υποσυστημάτων (διάσταση πελάτη, υποκαταστήματος/σειράς, τύπου συναλλαγής, σύμβασης κ.λπ.).
Πολλαπλοί κωδικοί είδους

Στη λίστα αυτή, εισάγονται όλοι οι κωδικοί με τους οποίους είναι πιθανό να ταυτοποιηθεί το είδος (παλιότεροι κωδικοί, κωδικοί προμηθευτή, κατασκευαστή, barcodes). Ειδικά αν μεταβληθεί ο κωδικός είδους, αποθηκεύεται αυτόματα ο προηγούμενος στη λίστα αυτή.

EBS-v4-InventoryEL-image44.pngΓια να λειτουργήσει σωστά ένας κωδικός στην αναζήτηση του είδους στα παραστατικά (με OCR – συσκευή οπτικής ανάγνωσης) θα πρέπει να οριστούν μερικά στοιχεία αναλόγως του τύπου και του περιεχομένου του bar-code:

  1. Απλό bar-code. Δεν χρειάζεται παρά μόνο να δηλωθεί στη λίστα «πολλαπλοί κωδικοί»
  2. Bar-cοde για συγκεκριμένο χρώμα και μέγεθος. Στη λίστα «πολλαπλοί κωδικοί» πρέπει να δηλωθεί και ο κωδικός και το χρώμα-μέγεθος που καθορίζει (στις ομώνυμες στήλες).
  3. Bar-code με κανόνα περιγραφής του περιεχομένου του (π.χ. κωδικός, ΜΜ, ποσότητα κτλ.). Αν απαιτείται (κατά την αναζήτηση) κάποια επεξεργασία πρέπει να ενεργοποιηθεί το πεδίο «επιβάλλεται επεξεργασία bar-code» και να επιλεγεί «τύπος επεξεργασίας bar-code» (ορίζονται στην Παραμετροποίηση/ Είδη αποθήκης/ Τύποι bar-code). Mε αυτό τον ορισμό καλύπτονται ζυγιστικά bar-codes και γενικά κωδικοί οποιασδήποτε μορφής που, κατά την τιμολόγηση, επιστρέφουν (πέραν του ίδιου του κωδικού) κι άλλα στοιχεία διακίνησης.
  4. Bar-code προμηθευτών. Στη σελίδα «Διαχείριση», δηλώνονται οι εναλλακτικοί προμηθευτές και για καθέναν από αυτούς η «κωδικοποίηση είδους». Αν ο κωδικός που δηλώνεται στο σημείο αυτό είναι bar-code και περιέχει διάφορα στοιχεία διακίνησης (π.χ. βάρος, χρώμα κλπ.), πρέπει να συμπληρωθούν τα στοιχεία όπως προηγουμένως (αρκεί από την «προσθαφαίρεση στηλών» να εμφανίσετε τα πεδία «επιβάλλεται επεξεργασία bar-code» & «τύπος επεξεργασίας bar-code»).

Στις Γενικές Παραμέτρους μπορεί να προσδιοριστεί και ο τύπος επεξεργασίας για το πεδίο «bar-code» του είδους. Επίσης, προσδιορίζεται ο τύπος επεξεργασίας για όσους κωδικούς (από τους «πολλαπλούς» των ειδών) δηλώνουν ότι «επιβάλλεται επεξεργασία bar-code» ενώ συγχρόνως ΔΕΝ έχει δηλωθεί με ποιον τύπο.

Η εκτύπωση ετικετών με bar codes υλοποιείται με ειδικά εκτυπωτικά (crystal reports).

Επιτρεπόμενοι Α.Χ. και όρια ασφαλείας

Στη λίστα αυτή προσδιορίζονται οι αποθηκευτικοί χώροι όπου τηρείται το είδος (μπορεί να χρησιμοποιηθεί και μαζική διαδικασία γι’αυτό). Για καθέναν προβάλλεται το πραγματικό και το διαθέσιμο υπόλοιπο του συγκεκριμένου είδους.

EBS-v4-InventoryEL-image45.png

Επίσης, προσδιορίζονται το όριο ασφάλειας, το όριο αναπαραγγελίας και το (επιθυμητό) μέγιστο υπόλοιπο, τα οποία χρησιμοποιούνται στις διαδικασίες αναπλήρωσης αποθεμάτων, τόσο για παραγγελίες αγορών, όσο και για τροφοδότηση υποκαταστημάτων από άλλα. Εκφράζονται σε βασική και σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης.

Το αν αυτή η λίστα είναι πληροφοριακή ή όντως η εφαρμογή θα απαγορεύει τη διακίνησή τους (αν η Αποθήκη δεν ανήκει στις επιτρεπόμενες), ρυθμίζεται στο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων.

EBS-v4-InventoryEL-image46.pngΑπό την «προσθαφαίρεση στηλών», είναι διαθέσιμα πρόσθετα πεδία και, ανάμεσά τους, τα όρια σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης.

EBS-v4-InventoryEL-image47.png

EBS-v4-InventoryEL-image48.pngΜε το πλήκτρο αυτό, προσδιορίζονται οι θέσεις στην Αποθήκη ή τις Αποθήκες όπου τοποθετείται συνήθως το είδος.

Οι θέσεις δηλώνονται σε έναν ιεραρχικό πίνακα από τα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Θέσεις αποθήκευσης.

Το στοιχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια όψη τύπου picking list για παράδειγμα.

Στοιχεία διαστάσεων είδους

EBS-v4-InventoryEL-image49.png

Χρώμα-Μέγεθος,

Διάσταση 1, 2

Αριθμοί σειράς,

Παρτίδες

EBS-v4-InventoryEL-image50.png

about.png Πως ενεργοποιούμε Χρώμα-Μέγεθος-Παρτίδες-Αριθμούς σειράς

Ενεργοποιούνται αναλόγως του τύπου του είδους και της ανάγκης παρακολούθησης «αναλύσεων» υπολοίπου κατά μία ή περισσότερες από αυτές τις διαστάσεις αποθήκης.

Οποιαδήποτε από αυτές κι αν ενεργοποιηθεί, θα πρέπει απαραίτητα να ενεργοποιηθεί σχετικό σχέδιο ελέγχου διακινήσεων, ώστε να υποχρεώνονται οι χρήστες να συμπληρώνουν αυτά τα στοιχεία σε όσες διακινήσεις είναι απαραίτητο και να μην δημιουργούνται λανθασμένα δεδομένα.

Όπως πολλάκις έχει επισημανθεί, το σύστημα δεν ενεργοποιεί αυτόματα απολύτως κανέναν έλεγχο, μιας και το νόημα των παραστατικών είναι σχεδιαζόμενο σε επίπεδο εγκατάστασης.

Οσον αφορά τους αριθμούς σειράς, μερικές φορές υπάρχει η ανάγκη να παρακολουθούνται ΜΟΝΟ κατά την πώληση (για εγγύηση, service). Σε αυτή την περίπτωση, στις γραμμές του σχεδίου που αφορούν αγορές, παραγγελίες κ.λπ. θα ορίζαμε στη ρύθμιση «διαχείριση s/n» την τιμή «όχι» (να ΜΗΝ συμπληρώνεται) ή «επιτρέπεται» (να συμπληρώνεται προαιρετικά), ενώ στις γραμμές που αφορούν πωλήσεις, θα ορίζαμε «επιβάλλεται» (να συμπληρώνεται υποχρεωτικά). Σε περιπτώσεις αυστηρής διαχείρισης αριθμών σειράς, θα μπορούσε κανείς να ενεργοποιήσει ελέγχους ώστε να γίνονται αποδεκτοί αριθμοί σειράς που η θέση τους όντως είναι στον αποθηκευτικό χώρο από όπου γίνεται η εξαγωγή ή αριθμοί σειράς με συγκεκριμένες τιμές στο πεδίο τους «κατάσταση» κ.ο.κ. Πριν χρησιμοποιηθεί ένας αριθμός σειράς, θα πρέπει (όπως και ένα είδος) να ανοιχτεί από την ειδική οθόνη διαχείρισής του (Αποθήκες & Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Αριθμοί σειράς).

Οσον αφορά τις παρτίδες, θα μπορούσαμε μέσω του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων να ορίσουμε ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΑΝΑΛΩΣΗ με βάση μια όψη, της οποίας η ταξινόμηση θα μπορούσε να είναι π.χ. «βάσει ημ/νίας λήξης παρτίδας». Αυτό θα οριστεί σε γραμμές του σχεδίου που αφορούν πωλήσεις ή αναλώσεις. Πριν χρησιμοποιηθεί μια παρτίδα σε οποιαδήποτε διακίνηση, θα πρέπει (όπως και ένα είδος) να ανοιχτεί από την ειδική οθόνη διαχείρισής της (Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Παρτίδες).

EBS-v4-InventoryEL-image51.pngΈνα παράδειγμα παραμετροποίησης σχεδίου ελέγχου σε μια γραμμή «πώλησης»:

EBS-v4-InventoryEL-image52.png

Oσον αφορά τις παρτίδες, τα χρώματα & μεγέθη, πρέπει να οριστεί στο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων υποχρεωτική συμπλήρωση, στις μεν παραγγελίες, δεσμεύσεις κλπ. για να ενημερώνεται ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΟ & ΔΙΑΘΕΣΙΜΟ υπόλοιπο, στις δε πωλήσεις, αγορές, ενδοδιακινήσεις κλπ. για να ενημερώνεται το ΥΠΟΛΟΙΠΟ.

Αν αυτό δεν γίνει, ΔΕΝ εξασφαλίζεται ότι οι χρήστες θα τα ορίζουν και οι καταστάσεις (μητρώο παρτίδων, ισοζύγιο/διάσταση, κύβος κατά Χ-Μ κ.λπ.) ΔΕΝ είναι βέβαιο ότι θα παρουσιάζουν σωστά δεδομένα.

Χρωματολόγιο, Μεγεθολόγιο, Διαστασιολόγιο 1,2 Είναι πίνακες με τις επιτρεπόμενες τιμές αυτών των διαστάσεων για το συγκεκριμένο είδος. Ορίζονται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Διαστάσεις/Διαστασιολόγια. Διαστασιολόγιο είναι το υποσύνολο των τιμών μιας διάστασης που είναι ενεργό για μια ομάδα ειδών π.χ. μια ομάδα χρωμάτων από το σύνολο των δηλωμένων χρωμάτων ή στα μεγέθη για παράδειγμα το μεγεθολόγιο ρούχων (S,L,XL,XXL ή 42,44,46…) είναι διαφορετικό από το μεγεθολόγιο παπουτσιών (35…45).
EBS-v4-InventoryEL-image53.png EBS-v4-InventoryEL-image54.pngΑΝ κανείς έχει πάρα πολλά χρώματα και η ομαδοποίησή τους σε συνδυασμούς (χρωματολόγια) δεν είναι εφικτή ούτε κάν ισχύει για τα συγκεκριμένα είδη και το μόνο που θέλει είναι να καθορίσει τα ΧΡΩΜΑΤΑ του συγκεκριμένου ΕΙΔΟΥΣ, τότε, με το εικονίδιο αυτό, κάνει αυτή ακριβώς τη δήλωση:
Ανάλυση αποτίμησης κατά παρτίδα Μπορεί να επιλεγεί ανάλυση της Αποτίμησης κατά παρτίδα είδους, που σημαίνει πως κάθε χορήγηση (πώληση κ.λπ.) παρτίδας κοστολογείται από της συγκεκριμένης παρτίδας τις αγορές. Προϋποθέσεις είναι, αφενός η μέθοδος αποτίμησης να είναι «Μέση Σταθμική Τιμή», αφετέρου σε όλες οι διακινήσεις να δηλώνεται παρτίδα/ες υποχρεωτικά. Αυτό εξασφαλίζεται πάλι, μέσω του Σχεδίου ελέγχου Διακινήσεων.
Σαιζόν

Αν το είδος ανήκει σε συγκεκριμένη σαιζόν, όπως π.χ. τα μοντέλα ρούχων, παπουτσιών κ.λ.π. Η σαιζόν αποτελεί κριτήριο επιλογής ειδών σε πολλές καταστάσεις επίσημες και στατιστικές. Mέσω παραμετροποίησης του «σχεδίου ελέγχου διακινήσεων», η σαιζόν ελέγχεται στις συναλλαγές (παραγγελίες, επιστροφές πελατών κ.λ.π.) ώστε να μη γίνονται αποδεκτά είδη διαφορετικής σαιζόν από την τρέχουσα.

EBS-v4-InventoryEL-image55.pngEBS-v4-InventoryEL-image56.pngΗ σαιζόν μπορεί να δηλωθεί επίσης και σε επίπεδο γραμμής διαστασιολογίου π.χ. στο χρωματολόγιο παιδικών ρούχων, το Χ χρώμα μπορεί να οριστεί ότι ανήκει σε συγκεκριμένη σαιζόν, οπότε οι έλεγχοι σαιζόν θα γίνονται στα παραστατικά ΚΑΙ κατά την επιλογή χρώματος (να ανήκει δηλαδή και το χρώμα που επιλέγει ο χρήστης στην τρέχουσα σαιζόν).

Τιμές ανά διάσταση

EBS-v4-InventoryEL-image57.pngΟταν το είδος παρακολουθεί διαστάσεις και μάλιστα όταν αυτές διαφοροποιούν τις τιμές πώλησης ή την έκπτωση, σ’αυτή τη λίστα αυτά μπορούν να επανακαθοριστούν τα στοιχεία αυτά, οπότε ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΟΥΝ κατά τις διαδικασίες πώλησης (παραγγελία, τιμολόγιο, κ.λπ.) τη (γενική) τιμή & έκπτωση του είδους. Δηλώνονται όλες οι τιμές πώλησης δηλ. χονδρικής, λιανικής, τιμή 1,2,3, (που λειτουργούν όπως εκείνες του είδους) το %έκπτωσης, καθώς και το αν αυτό το % θα ανατεθεί σε ένα από τα πεδία έκπτωσης 1,2,3 ή αν θα μειώσει άμεσα την τιμή βάσης.

Με το εικονίδιο EBS-v4-InventoryEL-image58.png μπορεί κανείς να ζητήσει αυτόματη ανάπτυξη γραμμών από το (καρτεσιανό) γινόμενο των τιμών διαστάσεων από το ή τα διαστασιολόγια του είδους π.χ. όλοι οι συνδυασμοί χρωμάτων-μεγεθών.

Όπως είναι κατανοητό, ΔΕΝ είναι απαραίτητο εδώ να εισαχθούν γραμμές για όλες τις διαστάσεις που παρακολουθείται το είδος αλλά ΜΟΝΟ για τις διαστάσεις εκείνες στις οποίες διαφοροποιείται η τιμή. Π.χ. σε είδος που παρακολουθείται και σε χρώμα και σε μέγεθος αλλά η τιμή διαφοροποιείται από το μέγεθος ΜΟΝΟ, εισάγονται τόσες γραμμές όσα τα μεγέθη, ανεξαρτήτως χρώματος.

EBS-v4-InventoryEL-image13.pngΓια να είναι διαθέσιμη η σελίδα αυτή, αλλά και για να ενεργοποιηθεί στις Πωλήσεις η πρόταση τιμής/έκπτωσης, πρέπει στις γενικές παραμέτρους να ενεργοποιηθεί η παράμετρος Ενεργοποίηση των «Τιμών ανά διάσταση» στα είδη.

Οι «τιμές ανά διάσταση» είναι ένας απλός τρόπος προσδιορισμού τιμοκαταλόγου όπως άλλωστε και οι τιμές που ορίζονται στην 1η υποσελίδα του είδους. Αν υπάρχουν τιμοκατάλογοι, αυτή η παραμετροποίηση στην ουσία αγνοείται και υπερισχύει ο τιμοκατάλογος (όπου επίσης ορίζονται τιμές ανά χρώμα, μέγεθος κλπ.).

Σχέσεις με άλλα είδη

EBS-v4-InventoryEL-image59.png

Στη σελίδα αυτή δηλώνονται οι σχέσεις με άλλα είδη. Η πληροφορία τηρείται στα σχετικά είδη καταλόγου (και όχι στα «είδη αποθήκης») και επομένως, αφενός είναι διαθέσιμη και στις υπόλοιπες εταιρείες αν χρησιμοποιούν τα ίδια είδη, αφετέρου, η σύνδεση μπορεί να δηλωθεί και με είδη που ακόμη δεν είναι είδη της αποθήκης π.χ. συμβατός εξοπλισμός, ανταγωνιστικά ισοδύναμα είδη κ.λπ. Οι τύποι σχέσεων δηλώνονται στην Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Είδη καταλόγου.

Η ποσοτική σχέση χρησιμεύει στην περίπτωση που τα εναλλακτικά είδη ζητηθούν κατά την παραγγελιοληψία ή τιμολόγηση ΑΝΤΙ κάποιου είδους που αρχικά καταχωρείται αλλά είναι σε έλλειψη. Τότε, πέραν της χρήσης του εναλλακτικού είδους, θα εφαρμοστεί και η ισοδυναμία σχέσης ποσότητας, ώστε να έχουμε αντίστοιχο αποτέλεσμα π.χ. αντί 100ml είδους Α 150ml είδους Β (σχέση 1,5).

EBS-v4-InventoryEL-image60.pngΗ τιμολογιακή σχέση χρησιμοποιείται στην αυτόματη διαμόρφωση τιμής ΜΗ βασικών ειδών όταν αναπροσαρμόζουμε την τιμή του αντίστοιχου ΒΑΣΙΚΟΥ είδους στο οποίο αντιστοιχούν τα ΜΗ βασικά είδη. Η σχέση τιμής προσδιορίζεται με μια έκφραση στο διάλογο που εμφανίζεται με το εικονίδιο EBS-v4-InventoryEL-image61.png. Χρησιμοποιείται στο εργαλείο προσαρμογής τιμών βασικών ειδών στους τιμοκαταλόγους.

Η συγκεκριμένη σχέση μεταξύ του βασικού και των μη βασικών ειδών που ανήκουν σε αυτό, δεν χρειάζεται να δηλωθεί με πληκτρολόγηση από το χρήστη. Αρκεί να έχει συμπληρωθεί σωστά στις γενικές παραμέτρους ο τύπος σχέσης μεταξύ τους…

EBS-v4-InventoryEL-image62.png

...οπότε και, θα δημιουργείται αυτόματα.

Mε το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image63.png μπορεί κανείς να ζητήσει την αντιγραφή των σχέσεων αυτών σε άλλα (παρόμοια) είδη. Στο διάλογο για την οριστικοποίηση της διαδικασίας και την επιλογή των ειδών στα οποία θα αντιγραφούν οι σχέσεις, μπορεί κανείς να καθορίσει αν θα αντιγραφούν οι επιλεγμένες (μαρκαρισμένες) σχέσεις ή όλες οι σχέσεις.

Ιδιότητες

EBS-v4-InventoryEL-image64.png

Ομάδα ιδιοτήτων Η ομάδα ιδιοτήτων δίνει τη δυνατότητα εμφάνισης και διαχείρισης πρόσθετων πεδίων που μπορεί κανείς να σχεδιάσει από Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παραμετροποίηση πεδίων/Επί πλέον ιδιότητες και μάλιστα ανά είδος (ανά κατηγορία ειδών σωστότερα) να είναι ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟ. Εναλλακτικά, μπορεί κανείς να ορίσει κοινή ομάδα ιδιοτήτων για όλα τα είδη (ή για όσα έχουν κενό το παρόν πεδίο) από τις παραμέτρους εταιρείας. Τα πρόσθετα αυτά πεδία είναι εκμεταλλεύσιμα σε όψεις, κύβους ή άλλα εκτυπωτικά.

Οριζόμενα πεδία

Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, παρέχονται μερικά στατικά πεδία (ημ/νίες, σχόλια, χαρακτηρισμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση, το όνομα των οποίων δηλώνεται από Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παραμετροποίηση πεδίων/Οριζόμενα πεδία.

Σχετικά έγγραφα

Η δυνατότητα ενσωμάτωσης & διαχείρισης εγγράφων είναι διαθέσιμη σε όλες τις κύριες οντότητες του συστήματος.

Στοιχεία ελέγχου και πληροφόρησης

EBS-v4-InventoryEL-image65.pngΣτο αριστερό τμήμα της οθόνης διαχείρισης του είδους, είναι διαθέσιμο ένα ευρύ σύνολο πληροφοριών που δίνουν μια σφαιρική εικόνα για την κίνηση, το κόστος, τις εκκρεμότητες, τα προβλήματα διαθεσιμότητας, τις καθυστερήσεις παραλαβών, παραδόσεων κ.λπ. από τον ιεραρχικό πίνακα «περιεχόμενα»:

EBS-v4-InventoryEL-image66.pngH εποπτική εικόνα δίνει με ΜΙΑ ΜΑΤΙΑ τις σημαντικότερες πληροφορίες για το είδος:

Η καρτέλα δείχνει εισαγωγές-εξαγωγές κατά ποσότητα & αξία.

Η ανάλυση πωλήσεων δείχνει αναλυτικά στοιχεία πωλήσεων κατά πωλητή, πελάτη, υποκ/μα για το επιθυμητό διάστημα.

Στα στοιχεία ελέγχου κόστους εμφανίζονται αποτελέσματα Αποτίμησης του είδους.

Στις εκκρεμότητες ελέγχει κανείς ποιες παραγγελίες πελατών εκκρεμεί να παραδοθούν, ποιες παραγγελίες προμηθευτών αναμένονται. Ειδικές επιλογές επιτρέπουν τον έλεγχο των επιστροφών του είδους.

Αν παρακολουθούνται διαστάσεις, μια σειρά όψεις επιτρέπουν τον έλεγχο στοιχείων πωλήσεων, διακινήσεων (καρτέλας) & συνοπτικών υπολοίπων/διάσταση. Αν το είδος είναι παραγόμενο, είναι διαθέσιμες οι συνταγές του.

Η Πορεία Προϋπολογισμού δίνει συγκριτική εικόνα προϋπολογισμένων-πραγματικών τζίρων/μήνα (αν έχουμε ξεχωριστό προϋπ/σμό για το είδος αυτό).

Στην κεντρική όψη διαχείρισης των ειδών, στις «Ενέργειες» είναι διαθέσιμες κάποιες διαδικασίες για εύκολη μαζική ενημέρωση των ειδών (που επιλέγονται-μαρκάρονται στην όψη), ώστε ΜΕΤΑ την αρχική καταχώριση ή σε περιπτώσεις μαζικών μεταβολών (π.χ. κατάργηση προμηθευτή, νέος προμηθευτής, νέες αποθήκες κ.λπ.) να μπορεί κανείς εύκολα να τις δηλώσει, χωρίς να ανακαλεί την οθόνη διαχείρισης του κάθε είδους.

EBS-v4-InventoryEL-image67.png

Συγκεκριμένα:

Ενημέρωση Προμηθευτών

EBS-v4-InventoryEL-image68.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται ορίζουμε «γραμμές» προμηθευτών με τα στοιχεία που συμπληρώνουμε και στην οθόνη διαχείρισης του είδους (στο πλέγμα «εναλλακτικών προμηθευτών») και επιλέγουμε

  • Αν η ενημέρωση αφορά όλα τα είδη της λίστας ή μόνο τα επιλεγμένα (μαρκαρισμένα)
  • Αν θέλουμε να εισαχθεί η εγγραφή στα επιλεγμένα είδη (αν δεν υπάρχει) ή να διαγραφεί (αν ήδη υπάρχει)
  • Ποιων πεδίων οι τιμές θέλουμε να μεταβληθούν όπως ακριβώς ορίστηκαν σε αυτό το διάλογο, αν ο προμηθευτής ήδη υπάρχει στα είδη προς επεξεργασία

Με αυτό τον τρόπο, η ένταξη ενός νέου προμηθευτή για μια ομάδα ειδών (ή αντιστρόφως η κατάργηση-απόρριψη-απενεργοποίηση ενός υπάρχοντος προμηθευτή) γίνεται απλά και γρήγορα, μέσω της όψης μαζικής διαχείρισης των ειδών.

Ανάθεση Μονάδας Μέτρησης

EBS-v4-InventoryEL-image69.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται επιλέγουμε μια μονάδα μέτρησης (ή συσκευασία) και επιλέγουμε

  • Αν θα ανατεθεί στα επιλεγμένα είδη ή διαγραφεί (αν υπάρχει ήδη)
  • Αν θα δηλωθεί ως βασική μονάδα, εναλλακτικά, μονάδα βάρους ή όγκου ή αν απλώς θα προστεθεί ως διαθέσιμη μονάδα («τίποτε από τα παραπάνω»)

Με αυτό τον τρόπο γίνεται μαζική διαχείριση των μονάδων (κυρίως σε νέα είδη)

Ορισμός Αποθηκευτικών Χώρων

EBS-v4-InventoryEL-image70.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται με όλους τους Αποθηκευτικούς Χώρους, μπορούμε να ορίσουμε

  • Αν η ενημέρωση αφορά όλα τα είδη της λίστας ή μόνο τα επιλεγμένα (μαρκαρισμένα)
  • Αν θέλουμε να εισαχθεί ο Αποθηκευτικός Χώρος (ή οι Χώροι) στους επιτρεπόμενους των ειδών (αν δεν υπάρχουν) ή να διαγραφεί / διαγραφούν (αν ήδη υπάρχουν)
  • Αν οι Χώροι για τους οποίους θέλουμε να γίνει αυτή η μαζική μεταβολή θα είναι όλοι, οι επιλεγμένοι (μαρκαρισμένοι στο πλέγμα αυτού του διαλόγου) ή όλοι όσοι έχουν ενεργοποιημένο το χαρακτηρισμό «αυτόματη ενεργοποίηση στα είδη». Αυτό μπορεί να χρειαστεί σε περίπτωση νέου Χώρου που δηλώνουμε να ενεργοποιείται αυτόματα, αλλά αυτό ισχύει σε νέα είδη (δεν ενημερώνονται αυτόματα όλα τα υπάρχοντα, επομένως πρέπει να χρησιμοποιήσουμε την παρούσα διαδικασία).

Ενημέρωση Τιμών Κόστους

EBS-v4-InventoryEL-image71.pngΣτο διάλογο που εμφανίζεται, επιλέγουμε Οικονομικές Χρήσεις και Περιόδους και στη συνέχεια τι είδους μεταβολή θέλουμε στις τιμές κόστους που τηρούνται ανά περίοδο (από αυτές που μπορούν να πληκτρολογηθούν από το χρήστη). Επιλέγουμε:

  • Την τιμή κόστους που μας ενδιαφέρει
  • Tο αν η τιμή που θέλουμε θα είναι % της τιμής αποτίμησης (της αντίστοιχης περιόδου) και στο επόμενο πεδίο δίνουμε αυτό το % ποσοστό ή αν θα είναι συγκεκριμένη τιμή, οπότε στο επόμενο πεδίο δίνουμε την τιμή αυτή.

Στο πλέγμα των περιόδων, στη στήλη «τιμή» βλέπουμε το αποτέλεσμα των επιλογών μας, αλλά μπορούμε να κάνουμε όποια μεταβολή θέλουμε.

Με αυτό τον τρόπο, μπορούμε να προκαλέσουμε (για τα επιλεγμένα-μαρκαρισμένα είδη της όψης) μαζική ανάθεση τιμής ρευστοποίησης (που χρησιμοποιείται στη διαδικασία της Αποτίμησης) ή πρότυπης τιμής κόστους (για περιπτώσεις που πρέπει να βρεθεί μη μηδενική τιμή για απόδοση κόστους σε μια επιστροφή πώλησης για παράδειγμα που συνέβη από πώληση προηγούμενης χρήσης και το είδος ΔΕΝ είχε απογραφή) ή προϋπολογισμένης τιμής κόστους (για σύγκριση με την τελική τιμή αποτίμησης και για χρήση σε φύλλα προϋπολογισμού) ή της επιθυμητής τιμής αποτίμησης (που σε μερικές περιπτώσεις θέλουμε να χρησιμοποιήσει η διαδικασία της Αποτίμησης, αν από λανθασμένες καταχωρίσεις δεν μπορεί να προσδιοριστεί «λογική» τιμή αποτίμησης).

Δημιουργία QR codes

EBS-v4-InventoryEL-image72.pngΠρόκειται για διαδικασία αυτόματης δημιουργίας QR codes με περιεχόμενο ένα hypelink προς μια ιστοσελίδα με στοιχεία ειδών καταλόγου και ειδών αποθήκης. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου τα είδη είναι διαθέσιμα σε ιστοσελίδες και χρειαζόμαστε ένα εύκολο τρόπο να δημιουργήσουμε QR codes για τη γρήγορη εύρεσή τους.

Το περιεχόμενο του QR code αποτελείται από δύο τμήματα, το πρόθεμα και την κατάληξη που πρέπει να συμπληρώσετε στα αντίστοιχα πεδία της οθόνης.

  • Το πρόθεμα πρέπει να είναι σταθερό
  • Η κατάληξη μπορεί να περιέχει σταθερά ή και μεταβλητά τμήματα. Τα μεταβλητά τμήματα μπορούν να είναι κάποια από τα πεδία που εμφανίζονται στη «λίστα των πεδίων που συμμετέχουν στην κατάληξη». Η αναφορά στις τιμές τους μπορεί να γίνει μέσα από το πεδίο της κατάληξης με εκφράσεις μέσα σε {}. Έτσι στο 1ο επιλεγμένο πεδίο της λίστας αναφερόμαστε με {0} στο 2ο με {1} κλπ.

Η διαδικασία θα δημιουργήσει ένα αρχείο εικόνας που θα επισυνάψει αυτόματα στα σχετικά έγγραφα του είδους. Επίσης υπάρχει δυνατότητα αποθήκευσης των αρχείων στο δίσκο, στην περιοχή που θα δηλώσετε στο σχετικό πεδίο του διαλόγου.

Απογραφή αποθηκών έναρξης Χρήσης

H απογραφή έναρξης στην αρχή, όταν εγκαθίσταται το σύστημα, συνήθως προέρχονται από τις διαδικασίες μετάπτωσης από προηγούμενο σύστημα κι έτσι δεν χρειάζεται μεταβολή ή εισαγωγή από τους χρήστες. Στη συνέχεια, το κάθε κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης μεταφέρει αυτόματα τα υπόλοιπα στην απογραφή της επόμενης Xρήσης, οπότε δεν αναμένεται να υπάρξει ανάγκη επέμβασης.

Στα ακόλουθα περιγράφεται ο τρόπος καταχώρισης των απογραφών για την περίπτωση που χρειαστεί επέμβαση ή αν δεν υπάρξει μετάπτωση, αλλά τα αρχικά στοιχεία πληκτρολογηθούν από τους χρήστες με βάση χειρόγραφες καταστάσεις. Τα παραστατικά απογραφής εισάγονται μέσω της όψης που καλείται από Αποθήκες & Αποθέματα/Εγγραφές αποθήκης/Παραστατικά απογραφής.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΛΑΠ (Δελτίο Λογιστικής Απογραφής Αποθήκης)

Ο τύπος αυτός χρησιμοποιείται για την αρχική απογραφή των ειδών κατά ποσότητα και αξία. Εναλλακτικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό ΛΠΠ (Ποσοτική απογραφή), ακολουθούμενο από παραστατικό ΛΠΑ (Αξιακή απογραφή) το οποίο θα πρέπει να περιέχει τις ΙΔΙΕΣ ακριβώς ποσότητες. Συνιστάται η χρησιμοποίηση διαφορετικού παραστατικού ΑΝΑ αποθηκευτικό χώρο.

EBS-v4-InventoryEL-image73.png

Η ημ/νία δεν είναι ανάγκη να είναι η έναρξη της Χρήσης, πρέπει όμως να ανήκει στη Χρήση για την οποία καταχωρούμε Απογραφή.

Αν η απογραφή αφορά Αποθήκες Τρίτων ή σε Τρίτους, είναι απαραίτητο να γίνει ανά συναλλασσόμενο. Επομένως για το ίδιο είδος θα πρέπει να εισαχθούν τόσες γραμμές όσοι οι συναλλασσόμενοι για λογαριασμό των οποίων ή σε εγκαταστάσεις των οποίων (αντίστοιχα) υπάρχουν ποσοτικά υπόλοιπα. Αν αυτό δεν γίνει, τα υπόλοιπα ΑΝΑ συναλλασσόμενο (ο λόγος για τον οποίο δηλώνουμε μια Αποθήκη ότι αφορά Τρίτους) θα είναι λανθασμένα.

EBS-v4-InventoryEL-image50.png

Αφού ολοκληρωθεί η Απογραφή, είναι απαραίτητο να εκτελεστεί Αποτίμηση της περιόδου Απογραφής, για να διαμορφωθεί σωστά η τιμή κόστους έναρξης. Το ίδιο ισχύει και αν, για οποιοδήποτε λόγο, μεταβληθεί η αυτόματη απογραφή από το κλείσιμο Χρήσης ή αν, προστεθούν με πληκτρολόγηση εγγραφές απογραφής.

Αυτό δεν χρειάζεται αν, για κάθε είδος υπάρχει ΜΟΝΟ ΜΙΑ εγγραφή απογραφής – σε έναν δηλαδή Αποθηκευτικό Χώρο, μία συσκευασία, έναν συν/νο, και ΒΕΒΑΙΩΣ όταν η απογραφή παραχθεί αυτόματα από το σύστημα (Κλείσιμο Χρήσης).

Αν η έναρξη του συστήματος γίνει ενδιάμεσα στη Χρήση, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό

ΛΠΙ (Μεταφορά Ισοζυγίου Αποθήκης τέλους ενδιάμεσης περιόδου),

το οποίο δίνει τη δυνατότητα να αποφύγουμε τη τη μεταφορά όλων των εγγραφών της Χρήσης μέχρι εκείνη τη στιγμή, μεταφέροντας απλά τα στοιχεία (ποσότητες και αξίες όλων των στηλών) του τελευταίου Ισοζυγίου Αποθήκης. Πρέπει να εισαχθεί με ημ/νία τέλους περιόδου και αφού ελεγχθούν τα αποτελέσματα, να ΚΛΕΙΣΕΤΕ περίοδο. Αποτίμηση ΔΕΝ μπορεί και ΔΕΝ πρέπει να εκτελεστεί για αυτήν ούτε για προγενέστερη περίοδο. ΔΕΝ καλύπτει την περίπτωση παρακολούθησης εναλλακτικής μονάδας ούτε διαστάσεων αποθήκης (χρώμα-μέγεθος κλπ). Σε τέτοιες περιπτώσεις θα πρέπει να μεταφερθούν οι κινήσεις αναλυτικά.

EBS-v4-InventoryEL-image74.png

Φυσική απογραφή Αποθηκών

Καταμέτρηση

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΦΑ (Δελτίο Φυσικής Απογραφής)

Το συγκεκριμένο παραστατικό (εσωτερικό σημείωμα για την ακρίβεια) δεν δημιουργεί κίνηση σε κανένα υποσύστημα. Χρησιμεύει για να εισάγουμε στο σύστημα τις καταμετρήσεις που έγιναν συγκεκριμένη χρονική στιγμή των φυσικών υπολοίπων των αποθηκών, με ταυτόχρονη προβολή του λογιστικού υπολοίπου του Αποθηκευτικού Χώρου και του υπολοίπου στο σύνολο των Αποθηκευτικών Χώρων (μηχανογραφικά υπόλοιπα), καθώς και της διαμορφωνόμενης διαφοράς άμεσα στις γραμμές των ειδών.

EBS-v4-InventoryEL-image75.png

Στοιχεία επικεφαλίδας

Σειρά Η σειρά συνήθως προτείνεται με βάση τα δικαιώματα χρηστών σε σειρές. Βάσει αυτής, προτείνεται ο Αποθηκευτικός Χώρος τον οποίο αφορά η καταμέτρηση.
Α/Χ Επιβεβαιώνουμε τον προτεινόμενο Αποθηκευτικό Χώρο ή τον αλλάζουμε.
Ημ/νία έκδοσης Είναι η ημ/νία καταμέτρησης. Τα λογιστικά υπόλοιπα και οι διαφορές, θα υπολογιστούν βάσει αυτής της ημ/νίας.

Στοιχεία γραμμών ειδών

Είδος Επιλέγουμε το είδος για το οποίο θα εισάγουμε την καταμέτρηση.
Υπόλοιπο του ΑΧ Εμφανίζεται αυτόματα το λογιστικό υπόλοιπο του είδους για τον ΑΧ της γραμμής στην ημερομηνία της επικεφαλίδα του παραστατικού. Είναι το υπόλοιπο που προκύπτει από τις εγγραφές που υπάρχουν στο σύστημα.
Υπόλοιπο όλων των ΑΧ Εμφανίζεται αυτόματα το συνολικό λογιστικό υπόλοιπο του είδους στην ίδια ημερομηνία (καταμέτρησης).
Καταμέτρηση Συμπληρώνουμε την ποσότητα καταμέτρησης.
ΜΜ Εμφανίζεται αυτόματα η μονάδα μέτρησης εξυπηρέτησης του είδους. Απαγορεύεται να επιλεγεί άλλη.
Διαφορά Υπολογίζεται αυτόματα η διαφορά μεταξύ Καταμέτρησης και Υπολοίπου στον ΑΧ.
Τύπος Διαφοράς Προτείνεται το είδος της ενημέρωσης που θα γίνει, όμως ο χρήστης μπορεί να το αλλάξει. Εφόσον η καταμέτρηση είναι μεγαλύτερη από το Υπόλοιπο του ΑΧ προτείνεται έλλειμμαανάλωση, αν το είδος είναι α’ ύλη), εφόσον είναι μικρότερη προτείνεται πλεόνασμα.

Εισαγωγή μη καταμετρηθέντων ειδών

Για να περιληφθούν και οι διαφορές ειδών που ΔΕΝ ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΘΗΚΑΝ αλλά παρουσιάζουν λογιστικό (μηχανογραφικό) υπόλοιπο το οποίο θέλουμε να μηδενιστεί, χρησιμοποιούμε το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image76.png από τη στήλη εργαλείων αφού πρώτα έχουν εισαχθεί όλες οι καταμετρήσεις. Από την όψη που θα εμφανιστεί, πρέπει να γίνει επιλογή όλων και αποδοχή.

EBS-v4-InventoryEL-image50.pngΕπειδή οι διαφορές υπολογίζονται και αποθηκεύονται με βάση το υπόλοιπο ΟΛΟΚΛΗΡΟΥ του κωδικού είδους για κάθε Α.Χ, κάθε είδος μπορεί να εισαχθεί ΜΟΝΟ ΜΙΑ ΦΟΡΑ ανά αποθηκευτικό χώρο. Εάν έχει καταχωρηθεί καταμέτρηση για κάποιο είδος σε έναν ΑΧ και θέλουμε να εισάγουμε ΝΕΑ για το ίδιο είδος και ΑΧ, πρέπει προηγουμένως να γίνει Ενημέρωση Ελλειμμάτων-Πλεονασμάτων για την προηγούμενη καταμέτρηση ή εναλλακτικά, να προσθέσουμε τη νέα καταμέτρηση στην ποσότητα καταμέτρησης της ΙΔΙΑΣ γραμμής του ΔΦΑ αν αφορά την ίδια ημ/νία.

Εισαγωγή Φυσικής Απογραφής από εξωτερικές πηγές

  1. Εισαγωγή γραμμών από Excel

Μπορεί η καταμέτρηση να έχει γίνει σε κάποιο αρχείο excel και να θέλουμε να την εισάγουμε σε ΔΦΑ ώστε να υπολογιστούν αυτόματα οι διαφορές. Το αρχείο πρέπει να περιλαμβάνει απαραιτήτως την ποσότητα καταμέτρησης και κάποια στήλη για την ταυτοποίηση του είδους (κωδικός είδους, Barcode, πολλαπλοί κωδικοί, κωδικός προμηθευτή). Εάν το είδος παρακολουθεί διαστάσεις πρέπει να υπάρχουν οι αντίστοιχες στήλες των διαστάσεων και αν στο ίδιο αρχείο περιλαμβάνονται καταμετρήσεις από διαφορετικούς αποθηκευτικούς χώρους πρέπει να υπάρχει και η αντίστοιχη στήλη.

EBS-v4-InventoryEL-image77.pngΓια τη σωστή εισαγωγή των δεδομένων θα πρέπει οι στήλες του excel που θα αντιγράψουμε να έχουν την ίδια σειρά με τις στήλες του παραστατικού. Aν αυτό δεν ισχύει, μετακινούμε κατάλληλα τις στήλες του excel ή του παραστατικού.

Κατόπιν κάνουμε αντιγραφή (copy) των δεδομένων από το excel χωρίς τις επικεφαλίδες και μέσα από το παραστατικό εκτελούμε Εισαγωγή γραμμών από το πρόχειρο (Clipboard) από το μενού «Ενέργειες».

  1. Εισαγωγή Φυσικής Απογραφής από άλλες εξωτερικές πηγές

Αν η Φυσική Απογραφή γίνεται από τρίτο σύστημα π.χ. PDA, μπορεί να σχεδιαστεί διαδικασία εισαγωγής αυτών των δεδομένων. Τα εργαλεία εισαγωγής ποικίλουν ανάλογα με τον τρόπο πρόσβασης που έχουμε στο τρίτο σύστημα.

Εάν έχουμε πρόσβαση στη Β.Δ. του άλλου συστήματος (πχ SQL Server, Access κ.α.) μπορεί να χρησιμοποιηθεί το εργαλείο Εισαγωγή δεδομένων advanced (emi) για την κατασκευή διαδικασίας εισαγωγής παραστατικού από εξωτερική πηγή.

Εάν τα δεδομένα από το άλλο σύστημα εξάγονται σε αρχεία ascii, excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί το ίδιο εργαλείο για την κατασκευή διαδικασίας εισαγωγής παραστατικού φυσικής απογραφής από αρχεία ascii, xls,xlsx κλπ.

Εάν το άλλο σύστημα έχει τη δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων σε XML με προδιαγραφές που καθορίζονται από την Entersoft, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί η διαδικασία εισαγωγής από αρχεία XML.

Επίσης μέσα από το παραστατικό φυσικής απογραφής παρέχεται από τις «Ενέργειες» η Εισαγωγή γραμμών από εξωτερική πηγή με σενάρια (eim) εισαγωγής γραμμών στο παραστατικό από αρχεία excel ή από μια όψη. Τα σενάρια αυτά δημιουργούνται από Εργαλεία/Εισαγωγή-Εξαγωγή δεδομένων/Παραμετροποίηση εισαγωγής από αρχείο.

Εκτύπωση διαφορών Φυσικής Απογραφής

EBS-v4-InventoryEL-image78.pngΗ εκτύπωση απεικονίζει τις διαφορές της συγκεκριμένης καταμέτρησης, με λογιστικά υπόλοιπα και διαφορές ΑΝΑ Α.Χ. Μπορεί να γίνει με 2 τρόπους.

  1. Μέσα από την οθόνη του παραστατικού ΔΦΑ (Δελτίο Φυσικής Απογραφής), από το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image79.png.

    Για να γίνει η κλήση της εκτύπωσης, πρέπει να:

  • Αντιγράψτε από το φάκελο ESReports στο φάκελο CSReports το αρχείο ESDFA.rpt

  • Αντιγράψτε από το φάκελο ESReports στο φάκελο CSConfig το αρχείο CSFormsRPTs_tmpl.xml

  • Μετονομάστε το τελευταίο στη θέση που το αντιγράψατε σε CSFormsRPTs.xml

  1. Η ίδια εκτύπωση καλείται από την όψη Παραστατικά Απογραφής (Αποθήκες & Αποθέματα/Εγγραφές Αποθήκης) από την επιλογή «Εκτυπώσεις» της γραμμής εργαλείων και μπορεί να αφορά πάνω από ένα παραστατικά Φυσικής Απογραφής ΔΦΑ.

ΜΗΝ επιλέξετε καταμετρήσεις διαφορετικών περιόδων. Επιλέξτε ΕΝΑ ή μια ομάδα «ΔΦΑ» που αφορούν την ΙΔΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΣΗΣ στην ίδια ημ/νία ή περίοδο.

Για να περιοριστεί κατά το δυνατό η πιθανότητα λανθασμένης επιλογής παραστατικών (π.χ. ΦΑΑ) και άρα λανθασμένης εκτύπωσης, λαμβάνονται υπόψη μόνο τα «ΔΦΑ» με βάση την παράμετρο εταιρείας «Τύπος παρ/κού φυσικής απογραφής για την κατάσταση διαφορών: ΔΦΑ».

Διορθώσεις λαθών και επανυπολογισμός Διαφορών

Αφότου έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των καταμετρήσεων, μπορεί να βρεθούν διαφορές που οφείλονται π.χ. στην παράλειψη καταχώρισης κάποιων παραστατικών, με αποτέλεσμα να πρέπει να επαναϋπολογιστούν οι διαφορές καταμέτρησης με βάση το λογιστικό υπόλοιπο.

Αφού ολοκληρωθούν οι καταχωρίσεις και ελεγχθεί ότι δεν υπάρχει άλλη εκκρεμότητα, μπορεί να εκτελεστεί Ανανέωση υπολοίπων μέσα από το παραστατικό ΔΦΑ (EBS-v4-InventoryEL-image80.png). Αποτέλεσμα είναι να επαναϋπολογιστούν οι διαφορές με βάση τα νέα λογιστικά υπόλοιπα.

EBS-v4-InventoryEL-image51.png

Παράδειγμα

ΑΝ βρούμε διαφορές που οφείλονται σε παράλειψη ενημέρωσης κάποιων ενδοδιακινήσεων και τις καταχωρίσουμε (με παραστατικό «ΔΕΝ»), ώστε να εξαλείψουμε τις διαφορές, τότε, για τις ίδιες καταμετρήσεις, θέλουμε οι διαφορές να επαναϋπολογιστούν.

Έστω καταμέτρηση 100 στον ΑΧ1 με λογιστικό υπόλοιπο 200 και καταμέτρηση 120 στον ΑΧ2 με λογιστικό υπόλοιπο 220, άρα έλλειμμα στον ΑΧ1 = 100 & πλεόνασμα στον ΑΧ2=100. Εισάγοντας μια ενδοδιακίνηση (παρ/κό «ΔΕΝ») μεταξύ των 2 αποθηκευτικών χώρων για ποσότητα = 100 και καλώντας «Ανανέωση» μέσα στο ΔΦΑ (χωρίς αλλαγή στην καταμέτρηση), οι διαφορές θα ΜΗΔΕΝΙΣΤΟΥΝ.

Ενημέρωση ελλειμμάτων – πλεονασμάτων

Εφόσον από την καταμέτρηση προκύψουν διαφορές λογιστικού με πραγματικό υπόλοιπο ανά είδος και αποθηκευτικό χώρο, πρέπει να γίνουν εγγραφές πλεονασμάτων εφόσον το λογιστικό υπόλοιπο είναι μικρότερο του πραγματικού ή εγγραφές ελλειμμάτων εφόσον είναι μεγαλύτερο του πραγματικού.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΡΦ (Διαφορές Φυσικής Απογραφής)

Κατάλληλη μετάβαση: 440. ΔΦΑ=>ΔΡΦ (Οριστικοποίηση Διαφορών Φυσικής Απογραφής)

Εκτελώντας την παραπάνω μετάβαση (με το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image81.png) δημιουργείται το παραστατικό ΔΡΦ το οποίο ενημερώνει την αποθήκη με τις διαφορές που προέκυψαν από τη Φυσική Απογραφή. Οι διαφορές ενημερώνονται βάσει του τύπου διαφοράς κάθε γραμμής. Ειδικά τα πλεονάσματα ενημερώνουν αρνητικά τις εξαγωγές.

Ειδικές περιπτώσεις φυσικής απογραφής

Παρακολούθηση διαστάσεων

Για τα είδη που παρακολουθούν διαστάσεις (π.χ. χρώμα-μέγεθος), αυτές πρέπει να τις επιλέγουμε στη γραμμή και ΟΧΙ με F12, δηλαδή η καταμέτρηση πρέπει να γίνεται σε ξεχωριστή γραμμή ανά συνδυασμό διαστάσεων. Σε αυτή την περίπτωση για την επιλογή των μη καταμετρηθέντων ειδών, χρησιμοποιείστε τη λίστα «Μη καταμετρηθέντα σε ΔΦΑ είδη (κατά Διάσταση)».

Στον τύπο παραστατικού ΔΦΑ εάν η καταμέτρηση γίνεται ανά διάσταση αλλάξτε το σχέδιο εμφάνισης των γραμμών σε "4M-10000CCS”. Αντιστοίχως, στον τύπο παραστατικού ΔΡΦ αλλάξτε το σχέδιο εμφάνισης των γραμμών σε " 4M-42304CS".

Παράλληλη καταμέτρηση

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου για την καταχώριση των καταμετρήσεων στο σύστημα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό ΦΑΑ (Φυσική απογραφή αποθεμάτων), όπως για παράδειγμα σε «παράλληλες» καταμετρήσεις ειδών που βρίσκονται σε διαφορετική θέση στον ίδιο αποθηκευτικό χώρο, οπότε πρέπει να εισαχθούν πολλαπλές γραμμές για το ίδιο είδος ή πολλαπλά παραστατικά, αν η καταμέτρηση γίνεται από διαφορετικά άτομα με PDAs κ.λπ. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι διαφορές θέλουμε να προκύψουν συνολικά, για το ίδιο είδος και αποθηκευτικό χώρο, από όλες τις διαφορετικές καταμετρήσεις που έχουν γίνει.

Το παραστατικό ΦΑΑ δεν υπολογίζει τη διαφορά λογιστικού με πραγματικό υπόλοιπο την στιγμή της καταχώρισης αλλά κατά τη μετάβαση σε νέο παραστατικό ΔΦΑ (όπου όλες οι καταμετρήσεις του ίδιου είδους απεικονίζονται ως μία συγκεντρωτική εγγραφή ανά Α.Χ.), διαδικασία που συνολικά αντιμετωπίζεται αυτοματοποιημένα από τη διαδικασία Οριστικοποίησης Φυσικής Απογραφής που περιγράφεται στα επόμενα.

Απογραφή κατά συσκευασία

Για τα είδη που έχουν μία ή περισσότερες μονάδες μέτρησης «συσκευασίας» υπάρχει δυνατότητα, η καταμέτρηση στο Δελτίο Φυσικής Απογραφής ΔΦΑ να γίνει ανά συσκευασία και να υπολογιστούν αυτόματα και συγκεντρωτικά οι διαφορές στη μονάδα εξυπηρέτησης του είδους.

Συγκεκριμένα στις γραμμές ειδών με το πλήκτρο EBS-v4-InventoryEL-image82.pngCtrl-Alt-F12) εμφανίζεται ο διάλογος «Διαχείριση συσκευασιών» τύπου «πίνακα», όπου στις γραμμές μπορούν να επιλεγούν μόνο είδη που έχουν «συσκευασίες», στις στήλες εμφανίζονται όλες οι διαφορετικές συσκευασίες που βρέθηκαν και για κάθε είδος μπορεί να συμπληρωθεί η ποσότητα στις συσκευασίες που αυτό παρακολουθεί..

EBS-v4-InventoryEL-image83.png

Ειδικά για χρήση στις Φυσικές Απογραφές, η διαχείριση συσκευασιών εισάγει στο παραστατικό πολλαπλές γραμμές ανά είδος και συσκευασία με «αντίθετο» τύπο γραμμής και δημιουργεί συγκεντρωτικές γραμμές, με τύπο γραμμής «κανονικό», ΜΙΑ για ΚΑΘΕ ΕΙΔΟΣ με το άθροισμα όλων των ποσοτήτων αυτών μεταφρασμένο στη μονάδα εξυπηρέτησης του είδους. Ο λόγος που ειδικά στην Απογραφή χρειάζεται ΜΙΑ γραμμή κατ’είδος είναι για να μπορεί να αποθηκευτεί, να ελεγχθεί και να οριστικοποιηθεί η διαφορά (έλλειμμα ή πλεόνασμα) του «φυσικού» από το «λογιστικό» υπόλοιπο του είδους.

EBS-v4-InventoryEL-image84.png

Για τις γραμμές που παρήχθησαν με αυτή τη διαδικασία πρέπει να γνωρίζουμε τα παρακάτω :

  • Με διαγραφή μιας αναλυτικής «αντίθετης» γραμμής, αλλάζουν τα σύνολα της αντίστοιχης συγκεντρωτικής «κανονικής» γραμμής.
  • Η διαγραφή μιας συγκεντρωτικής γραμμής προκαλεί τη διαγραφή και όλων των σχετικών αναλυτικών γραμμών.
  • Η διόρθωση του συνόλου μιας συγκεντρωτικής γραμμής δεν επιτρέπεται.
  • Η μεταβολή του Α.Χ. μιας συγκεντρωτικής γραμμής προκαλεί την ίδια μεταβολή στις αναλυτικές γραμμές.

Πληροφορίες παραμετροποίησης

  1. Στον τύπο παραστατικού υπάρχει το πεδίο «Άθροιση συσκευασιών» όπου ορίζουμε σε ποιο πεδίο παρακολουθείται η μετρούμενη ποσότητα (στο ΔΦΑ ειδικά είναι το «Ποσό 5»).
  2. Η οπτική διαφοροποίηση μεταξύ των γραμμών που χρησιμοποιούνται για καταχώριση («αντίθετες») και των γραμμών που θα προκαλέσουν ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΔΙΑΦΟΡΩΝ («κανονικές») γίνεται από το προϊοντικό σχέδιο εμφάνισης γραμμών “4M-42304”.
  3. Στον κανόνα μετάβασης 440. ΔΦΑ=>ΔΡΦ υπάρχει φίλτρο γραμμών με το οποίο οι «αντίθετες» γραμμές ΔΕΝ μεταφέρονται κατά τη δημιουργία Διαφορών Φυσικής Απογραφής.

Διαδικασία οριστικοποίησης Φυσικής Απογραφής

Η διαδικασία της φυσικής απογραφής μαζί με τα επιμέρους βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή της, οργανώνονται σε αυτή τη διαδικασία που καλείται από Αποθήκες & Αποθέματα/Φυσική Απογραφή.

Με αφετηρία τις καταμετρήσεις που έχουν γίνει, η διαδικασία δημιουργεί παραστατικά οριστικοποίησής τους, εισάγει τα μη καταμετρηθέντα και τέλος, δημιουργεί διορθωτικές εγγραφές ελλειμμάτων – πλεονασμάτων, αν χρειάζεται.

EBS-v4-InventoryEL-image85.pngΣτο 1ο βήμα εμφανίζονται οι παράμετροι εκκίνησης της διαδικασίας:

  • Ημερομηνία καταμέτρησης. Είναι το ημ/νιακό διάστημα μέσα στο οποίο έχουν εισαχθεί τα παραστατικά καταμέτρησης.

  • Οριστικοποίηση βάσει. Υπάρχουν δύο τρόποι λειτουργίας της διαδικασίας:

  1. Συγκεκριμένη ημερομηνία. Με αυτή την επιλογή τα παραστατικά οριστικοποίησης και διαφορών θα δημιουργηθούν σε επιλεγμένη ημ/νία όχι απαραίτητα ίδια με αυτή της καταμέτρησης. Η διαδικασία θα φροντίσει ώστε να γίνει αναγωγή της ποσότητας καταμέτρησης στην ημ/νία οριστικοποίησης, προσθέτοντας ή αφαιρώντας κατά περίπτωση, τις διαφορές στο λογιστικό υπόλοιπο μεταξύ ημ/νίας οριστικοποίησης και ημ/νίας καταμέτρησης.

Για παράδειγμα, αν η καταμέτρηση για κάποιο είδος στις 15/12 έχει καταχωρηθεί με ποσότητα 10 και έχει επιλεγεί ως ημερομηνία οριστικοποίησης η 31/12, τότε αν η διαφορά λογιστικού υπολοίπου μεταξύ 15/12 και 31/12 είναι +5 τεμάχια τότε, ως ποσότητα καταμέτρησης δεν θα ληφθεί 10 αλλά 15, σαν η καταμέτρηση να είχε πραγματοποιηθεί στις 31/12.

  1. Ημερομηνία καταμέτρησης. Η οριστικοποίηση θα γίνει με ημερομηνία ίδια με αυτή του παραστατικού καταμέτρησης. Αν για το ημερομηνιακό διάστημα εντοπιστούν παραστατικά καταμέτρησης σε διαφορετικές ημερομηνίες, τότε η οριστικοποίηση θα γίνει για κάθε ημερομηνία ξεχωριστά (από την παλαιότερη προς την πιο πρόσφατη).

  • Ημερομηνία οριστικοποίησης απογραφής. Το πεδίο ενεργοποιείται μόνο όταν έχετε επιλέξει στην προηγούμενη παράμετρο συγκεκριμένη ημερομηνία. Είναι η ημερομηνία στην οποία θα καταχωρηθεί το παραστατικό οριστικοποίησης των καταμετρήσεων καθώς και τα παραστατικά διόρθωσης.
  • Αποθηκευτικός χώρος. Εδώ επιλέγετε τον ΑΧ για τον οποίο θέλετε να εκτελέσετε διαδικασία.
  • EBS-v4-InventoryEL-image86.pngΜη καταμετρηθέντα είδη. Επιλέξτε αυτή την παράμετρο αν επιθυμείτε η διαδικασία να εισάγει αυτόματα τα είδη που δεν περιέχονται στο παραστατικό καταμέτρησης ως μη καταμετρηθέντα στο παραστατικό οριστικοποίησης της καταμέτρησης. Στην περίπτωση που στην παράμετρο Οριστικοποίηση βάσει έχετε επιλέξει ημερομηνία καταμέτρησης τότε τα μη καταμετρηθέντα είδη θα καταχωρηθούν στην τελευταία ημερομηνία καταμέτρησης.

Σε αυτό το βήμα μπορείτε να επιλέξετε την εμφάνιση και επιπλέον παραμέτρων, από την επιλογή «για προχωρημένους»:

  • Τύπος παραστατικού καταμέτρησης

  • Τύπος παρ/κού φυσικής απογραφής

  • Αυτόματη διόρθωση διαφορών. Αν επιλεγεί, τότε η διαδικασία θα προχωρήσει αυτόματα στη δημιουργία του παραστατικού διόρθωσης των διαφορών.

  • Κανόνας μετάβασης διαφορών. Είναι ο κανόνας μετάβασης που θα χρησιμοποιήσει η διαδικασία στο βήμα της αυτόματης διόρθωσης διαφορών.

  • Όψη μη καταμετρηθέντων ειδών. Αν επιλέξετε ενημέρωση και των μη καταμετρηθέντων, δηλώνετε εδώ την όψη που τα υπολογίζει.

Οι παραπάνω παράμετροι μπορούν να εισάγονται κάθε φορά κατά την εκτέλεση της διαδικασίας, αλλά μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα με τιμές που θα έχετε δηλώσει στις σχετικές παραμέτρους εταιρίας:

EBS-v4-InventoryEL-image87.png

Οι προκαθορισμένες τιμές αυτών των παραμέτρων είναι σύμφωνες με το προτεινόμενο σενάριο φυσικής απογραφής, δηλαδή, καταμέτρηση με τον τύπο παραστατικού ΦΑΑ, οριστικοποίηση με τον τύπο παραστατικού ΔΦΑ και διόρθωση των διαφορών με μετάβαση σε τύπο παραστατικού ΔΡΦ.

Στο 2ο βήμα εκτελείται μια σειρά ελέγχων, που σκοπό έχουν να ενημερώσουν για πιθανά προβλήματα κατά την έναρξη της διαδικασίας. Εκτελείται έλεγχος για την ορθή ενημέρωση και συμφωνία των υπολοίπων σε επίπεδο κωδικού είδους και διαστάσεων καθώς και έλεγχοι για την ορθή καταχώριση της καταμέτρησης. Οι παραπάνω έλεγχοι είναι προειδοποιητικοί και η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί ακόμη και χωρίς να επιλυθούν τα προβλήματα που έχουν εντοπιστεί, αν και κάτι τέτοιο δεν συνιστάται. Στο στάδιο των ελέγχων γίνεται και έλεγχος που έχει να κάνει με την ύπαρξη παραστατικών οριστικοποίησης ή διόρθωσης στην ημερομηνία οριστικοποίησης. Τα παραστατικά αυτά μπορεί να έχουν προέλθει είτε από χειροκίνητη καταχώριση είτε από προηγούμενη εκτέλεση της διαδικασίας.

EBS-v4-InventoryEL-image88.png

Για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα απαιτείται να επιλέξετε αν τα παραστατικά θα διατηρηθούν, θα διαγραφούν ή θα ακυρωθούν.

Το 3ο βήμα είναι και το τελικό βήμα της διαδικασίας. Σε αυτό το βήμα θα εκτελεστούν με την σειρά οι παρακάτω ενέργειες:

  • Εύρεση των παραστατικών καταμέτρησης για τον επιλεγμένο ΑΧ
  • Άθροιση των καταμετρήσεων ανά είδος, διαστάσεις και ΑΧ και εισαγωγή τους στο παραστατικό οριστικοποίησης φυσικής απογραφής.
  • Εύρεση των μη καταμετρηθέντων ειδών με τις διαστάσεις τους και εισαγωγή τους στο παραστατικό φυσικής απογραφής.
  • Δημιουργία του παραστατικού οριστικοποίησης φυσικής απογραφής. Η διαδικασία μπορεί να δημιουργήσει περισσότερα από ένα τέτοια παραστατικά.
  • Εκτέλεση μετάβασης από το παραστατικό φυσικής απογραφής σε παραστατικό διόρθωσης για τη διόρθωση των διαφορών λογιστικού υπολοίπου και καταμέτρησης.

Μετά το τέλος της διαδικασίας θα εμφανιστεί μια αναφορά με το αποτέλεσμα της διαδικασίας (ποια παραστατικά απογραφής και διόρθωσης δημιουργήθηκαν, πλήθος κωδικών που απογράφηκαν και καταμετρήθηκαν, συνολική ποσότητα απογραφής κ.α.).

EBS-v4-InventoryEL-image51.pngΕιδικά για την περίπτωση όπου για την καταχώριση των καταμετρήσεων αλλά και για την οριστικοποίηση επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο τύπο παραστατικού, η διαδικασία ΔΕΝ δημιουργεί νέα παραστατικά οριστικοποίησης. Αυτό ισχύει μόνον αν η οριστικοποίηση έχει επιλεγεί να γίνει βάσει ημερομηνίας καταμέτρησης και εφόσον κάθε είδος σε κάθε ημερομηνία καταμέτρησης έχει καταμετρηθεί ακριβώς μια φορά. Σε κάθε άλλη περίπτωση δημιουργούνται νέα παραστατικά οριστικοποίησης.

Για τον έλεγχο της όλης διαδικασίας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε (από το ίδιο μενού) 2 εκτυπώσεις:

  • Διαχείριση καταμετρήσεων. Εμφανίζει για το επιλεγμένο ημερομηνιακό διάστημα τα παραστατικά καταμετρήσεων.
  • Διαχείριση ελλειμμάτων-πλεονασμάτων. Εμφανίζει για το επιλεγμένο ημερομηνιακό διάστημα όλα τα παραστατικά διόρθωσης διαφορών. Τα παραστατικά αυτά είναι όσα έχουν προέλθει με μετάβαση από παραστατικά οριστικοποίησης φυσικής απογραφής. Σε 2ο επίπεδο εμφανίζονται τα περιεχόμενα (είδη) με τις ποσότητες (διαφορών) που έχουν καταχωρηθεί σε αυτά.

Ενδοδιακινήσεις

Παραγγελία διακίνησης από άλλο κατάστημα

Εισάγεται όταν κάποιο κατάστημα χρειάζεται είδη που σε άλλο κατάστημα υπάρχουν. Αν τα 2 καταστήματα βρίσκονται στο ίδιο σύστημα, αυτός είναι ο βολικότερος τρόπος να ζητηθούν και να μεταφερθούν προϊόντα.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΕΝ (Παραγγελία Ενδοδιακίνησης)

EBS-v4-InventoryEL-image89.png

Στην ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΑΠΟ συμπληρώνουμε το Υποκατάστημα και Αποθηκευτικό Χώρο ΑΠΟ ΟΠΟΥ ζητάμε τη μεταφορά και στον ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ το Υποκατάστημα και Αποθηκευτικό Χώρο που έχει έλλειψη.

Στις γραμμές συμπληρώνουμε είδη και ποσότητες και ελέγχουμε το υπολογιζόμενο υπόλοιπό τους στην Αποθήκη ΑΠΟ ΟΠΟΥ παραγγέλνουμε. Αλλάζοντας τη ΘΕΣΗ μπορούμε να δούμε ποιο κατάστημα έχει υπόλοιπα στα συγκεκριμένα είδη.

Αν τα είδη παρακολουθούν διαστάσεις, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις δυνατότητες που υπάρχουν στις Πωλήσεις και στις Αγορές για να τις δηλώσουμε.

Η καταχώριση της Παραγγελίας έχει ως αποτέλεσμα να ενημερώνει τις Παραγγελίες «προς υποκαταστήματα» για τον Αποθηκευτικό Χώρο ΘΕΣΗΣ και τα Αναμενόμενα «από υποκαταστήματα» για τον Αποθηκευτικό Χώρο ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ:

EBS-v4-InventoryEL-image90.png

Για να γίνει δέσμευση στον Αποθηκευτικό Χώρο από όπου παραγγέλνουμε υπάρχει ειδικό παραστατικό:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΔΝ (Δέσμευση για Ενδοδιακίνηση)

H διαφορά από την απλή Παραγγελία είναι ότι στον Αποθηκευτικό Χώρο ΘΕΣΗΣ επιδρά στα ΔΕΣΜΕΥΜΕΝΑ μειώνοντας το ΔΙΑΘΕΣΙΜΟ (και όχι στις «Παραγγελίες προς υποκαταστήματα»).

Διακίνηση μεταξύ αποθηκών

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΝΓ (Δελτίο Ενδοδιακίνησης)

EBS-v4-InventoryEL-image91.png

Ο χειρισμός είναι ίδιος όπως και στην περίπτωση της Παραγγελίας Ενδοδιακίνησης. Αν έχει προηγηθεί Παραγγελία για τη συγκεκριμένη Διακίνηση, πρέπει να χρησιμοποιηθεί μετάβαση, ώστε να μη μείνουν λανθασμένες εκκρεμότητες:

Κατάλληλη μετάβαση: 443. ΠΕΝ=>ΔΝΓ (Δελτίο Ενδοδιακίνησης από Παραγγελία)

Όταν η διακίνηση που γίνεται αφορά δεσμευμένο απόθεμα για το Υποκατάστημα Προορισμού,τότε…

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΣΓ (Δελτίο Ενδοδιακίνησης δεσμευμένου αποθέματος)

Κατάλληλη μετάβαση: 431. ΠΔΝ=>ΔΣΓ (Δελτίο Ενδοδιακίνησης από Δέσμευση)

Το αποτέλεσμα της Διακίνησης είναι η ενημέρωση των Εξαγωγών στον Αποθηκευτικό Χώρο ΘΕΣΗΣ και την αρνητική ενημέρωση των Εξαγωγών στον Αποθηκευτικό Χώρο ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ.

Εισαγωγή (Χρέωση) στο Βιβλίο Αποθήκης δεν μπορεί να υπάρξει στο Χώρο Προορισμού παρά μόνο ποσοτικά, αφού δεν αποτιμάται κάθε Αποθηκευτικός Χώρος ξεχωριστά. Τα παραπάνω προτεινόμενα παραστατικά έχουν την ιδιότητα ότι, προσδιορίζοντας προσωρινό κόστος διακίνησης, προκαλούν την ενημέρωση του οριστικού κόστους (στις κινήσεις που δημιουργούν) από τη διαδικασία της Αποτίμησης. Για να είναι διαθέσιμο ως πληροφορία το κόστος αυτό ΑΝΑ εγγραφή, προτείνεται η χρήση των συγκεκριμένων παραστατικών.

Παρ’όλα αυτά, προβλέπονται ακόμη 2 παραστατικά για προαιρετική χρήση:

ΔΕΝ – Ενδοδιακίνηση με καθαρά ποσοτική ενημέρωση (θετικά στις Εισαγωγές και θετικά στις Εξαγωγές)

ΔΝΕ – Ενδοδιακίνηση με ποσοτική ΚΑΙ αξιακή ενημέρωση (θετικά και αρνητικά στις Εισαγωγές)

Ειδικά το 2ο (ΔΝΕ) ενημερώνει κόστος το οποίο ΔΕΝ αλλοιώνεται κατά τη διαδικασία της Αποτίμησης, αλλά θεωρείται οριστικό κόστος ΚΤΗΣΗΣ και για τους δύο Αποθηκευτικούς Χώρους. Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείται όταν το ένα από τα δύο Υποκαταστήματα έχει ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΑ.

Άμεση τροφοδότηση αποθηκών από παραλαβές σε κεντρικό σημείο

Για τις περιπτώσεις παραλαβών εμπορευμάτων από προμηθευτές όπου απαιτείται να γίνει και άμεση διανομή σε διάφορους αποθηκευτικούς χώρους της εταιρείας (διαφορετικούς από αυτόν της παραλαβής) μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι παρακάτω κανόνες μετάβασης.

Κατάλληλες μεταβάσεις: 130. ΑΤΔ=>ΔΝΓ (Ενδοδιακίνηση από τα Κεντρικά σε άλλους ΑΧ από Τιμολόγια-Δ.Παραλαβής Αγορών)

130. ΑΤΠ=>ΔΝΓ (Ενδοδιακίνηση από τα Κεντρικά σε άλλους Χώρους από Τιμολόγια Αγορών)

Η χρήση τους επιτρέπει να γίνει σωστά και εύκολα η ενδοδιακίνηση από το χώρο της παραλαβής στους χώρους τελικής αποθήκευσης, χωρίς ανάγκη επαναπληκτρολόγησης.

EBS-v4-InventoryEL-image51.pngΟ λόγος που δεν παρέχεται και η ευκολία της αποστολής από Δ.Παραλαβής Αγορών είναι διότι το Τιμολόγιο που ακολουθεί ένα Δελτίο Παραλαβής Αγορών πρέπει απαραιτήτως να προκύψει με μετάβαση (για να μη μείνουν εκκρεμότητες που θα επηρεάσουν διάφορα σημεία στο σύστημα). Από τη στιγμή που θα μετασχηματιστεί σε Δελτίο Ενδοδιακίνησης το Δελτίο Παραλαβής, δεν θα μπορεί να μετασχηματιστεί και πάλι (σε Τιμολόγιο Αγοράς).

Θα μπορούσε κανείς (ΑΝ έχει αυτή τη ροή εργασίας) να αντιγράψει έναν από τους παραπάνω κανόνες μετάβασης σε έναν νέο (με αντιγραφή), αλλάζοντας τον τύπο παραστατικού «εκκίνησης» (σε «ΑΔΠ»), αλλά τότε, θα πρέπει να απενεργοποιήσει τη ρύθμιση «τήρηση εκκρεμοτήτων ποσότητας», ώστε το ΑΔΠ (Δ.Παραλαβής) να επιτρέπεται να μετασχηματιστεί στη συνέχεια σε Τιμολόγιο.

Αποθήκες Τρίτων και Σε Τρίτους

Τα αποθέματα της εταιρείας που βρίσκονται ΣΕ ΤΡΙΤΟΥΣ π.χ. σε πελάτες για επίδειξη, δειγματισμό, έλεγχο ή σε κάποια έκθεση ή σε προμηθευτή για επισκευή, παρακολουθούνται σε ειδικούς Αποθηκευτικούς Χώρους («λογικές αποθήκες») και ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ να τους παρακολουθούμε ΚΑΤΑ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟ. Για την ορθή παρακολούθησή τους, πρέπει να ληφθούν υπόψη τα εξής:

  • Πρέπει να ανοίξουμε ΜΙΑ τέτοια αποθήκη ανά υποκατάστημα.
  • Αποτιμώνται κανονικά κι έτσι δεν διαφέρουν από οποιαδήποτε άλλη κανονική αποθήκη της εταιρείας.
  • Για αυτές τις αποθήκες πρέπει να γίνει απογραφή κατά συναλλασσόμενο
  • Παραλαβές και Αγορές γίνονται κανονικά σε αυτές
  • Ενδοδιακίνηση ΠΡΟΣ μια τέτοια Αποθήκη ΑΠΟ άλλη κανονική Αποθήκη της εταιρείας πρέπει να γίνεται ΜΟΝΟ με ειδικό παραστατικό, στη σειρά του οποίου αυτή έχει δηλωθεί ως «Προτεινόμενος Α.Χ.»:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΓΤ (Δελτίο Αποστολής σε Χώρο Τρίτων)

EBS-v4-InventoryEL-image92.png

Ενδοδιακίνηση ΑΠΟ μια τέτοια Αποθήκη ΣΕ άλλη κανονική Αποθήκη της εταιρείας πρέπει να γίνεται ΜΟΝΟ με ειδικό παραστατικό στη σειρά του οποίου αυτή έχει δηλωθεί ως «Προτεινόμενος Α.Χ.»:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΞΤ (Δελτίο Παραλαβής από Χώρο Τρίτων)

EBS-v4-InventoryEL-image93.png

Καμμία κίνηση δεν πρέπει να εισαχθεί σε τέτοια Αποθήκη χωρίς να εξασφαλιστεί ότι έχει συμπληρωθεί ο συναλλασσόμενος (ΤΡΙΤΟΣ) στις γραμμές ειδών.

Οι Αποθήκες με είδη ΤΡΙΤΩΝ (ή αποθήκες ΠΑΡΑ ΤΡΙΤΟΙΣ) που παρακολουθούν εμπορεύματα που ΔΕΝ είναι στην κυριότητα της εταιρείας, αλλά ανήκουν σε Τρίτους π.χ. Αποθήκες Service ή Εμπορεύματα Τρίτων προς Φύλαξη κλπ.:

  • Πρέπει να έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο «Δεν αποτιμάται».
  • Για αυτές τις αποθήκες πρέπει να γίνει απογραφή κατά συναλλασσόμενο
  • Αγορές και Πωλήσεις ΔΕΝ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΠΟΤΕ σε αυτές
  • Για τις Διακινήσεις από και προς αυτές μπορούν να γίνουν με τα ίδια παραστατικά ή με τα καθαρά ποσοτικής ενημέρωσης αντίστοιχα παραστατικά:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικών: ΑΧΤ (Δελτίο Αποστολής σε Χώρο Τρίτων)

ΠΧΤ (Δελτίο Παραλαβής από Χώρο Τρίτων)

Καμμία άλλη κίνηση δεν πρέπει να εισαχθεί σε τέτοια Αποθήκη χωρίς να εξασφαλιστεί ότι έχει συμπληρωθεί ο συναλλασσόμενος (ΤΡΙΤΟΣ) στις γραμμές ειδών.

about.png Πως γίνεται πώληση σε τελικό πελάτη από Χώρο σε Τρίτους;

Κατά την Πώληση, τα είδη εξάγονται από την Αποθήκη Τρίτων, αλλά στις εγγραφές τους αναγράφουν τον ΤΕΛΙΚΟ ΠΕΛΑΤΗ, με αποτέλεσμα, αν δεν υπάρξει κάποια ειδική διαχείριση, να μην «ξεχρεώνονται» τα υλικά από τον ΤΡΙΤΟ στις εγκαταστάσεις του οποίου βρίσκονται.

Στην Αποθήκη σε Τρίτους έχουν αποσταλεί εμπορεύματα είτε με παραστατικό ΑΧΤ είτε με ΑΓΤ (αν παίρνουμε την Κατάσταση Αποθηκών Τρίτων με αξίες).

Οταν γίνεται η πώληση υπάρχουν 2 περιπτώσεις:

  1. Να χρησιμοποιήσουμε μετάβαση

Κατάλληλες μεταβάσεις: 147. ΑΓΤ=>ΤΔΑ (Tιμολόγιο-Δ.Αποστολής από ΑΧ Τρίτων)

131. ΑΧΤ=>ΤΔΑ (Tιμολόγιο-Δ.Αποστολής από ΑΧ Τρίτων)

Αποτέλεσμα είναι πως τοποθετείται ο Τρίτος ως πελάτης στο Τιμολόγιο και ταυτόχρονα ως Εντολέας (θα πρέπει η Σειρά να ανήκει στο Υποκατάστημα όπου ανήκει και ο ΑΧ Τρίτων). Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να περάσουμε σε ΜΕΤΑΒΟΛΗ του Τιμολογίου και να ορίσουμε τον τελικό πελάτη στον οποίο πράγματι έγινε η πώληση στο πεδίο «Πελάτης».

  1. Να εισάγουμε με πληκτρολόγηση το Τιμολόγιο-Δ.Αποστολής, ορίζοντας τον πελάτη και τα είδη αναλυτικά, και επιλέγοντας ως τόπο αποστολής (ΑΧ του παραστατικού) τον ΑΧ Τρίτων από τον οποίο φεύγουν τα εμπορεύματα. Σε αυτή την περίπτωση, η εφαρμογή τοποθετεί αυτόματα και στον Εντολέα τον πελάτη του παραστατικού. Θα πρέπει να ΑΛΛΑΞΟΥΜΕ την τιμή αυτού του πεδίου, τοποθετώντας στον Εντολέα τον Τρίτο, από τις εγκαταστάσεις του οποίου έγινε η πώληση.

    Το αποτέλεσμα και στη μία περίπτωση και στην άλλη, θα είναι να παραχθούν 2 επί πλέον εγγραφές «συμψηφισμού χρέωσης συναλλασσόμενου» ανά είδος, που στο μεν Βιβλίο Αποθήκης ακυρώνουν η μία την άλλη στον ίδιο ΑΧ, κάτι αντίστοιχο με την ενδοδιακίνηση, στην δε Κατάσταση Αποθηκών Τρίτων ενημερώνουν με τα σωστά υπόλοιπα τον ΤΡΙΤΟ συναλλασσόμενο.

    EBS-v4-InventoryEL-image94.png

    Για να μην εμφανίζονται οι «τελικοί πελάτες» μιας και οι εγγραφές τους έγιναν σε ΑΧ Τρίτων (άρα είναι «μη μηδενικοί» στο μήνα που έγινε η πώληση), μπορείτε στα κριτήρια της εκτύπωσης αυτής να επιλέξετε «Με υπόλοιπο» είτε να ορίσετε κριτήρια συναλλασσομένων.

Αναπλήρωση αποθέματος βάσει ελλείψεων

Χρησιμοποιούμε την όψη Πρόταση παραγγελίας βάσει ελλείψεων (Αποθήκες & Αποθέματα/Διαδικασίες αναπλήρωσης):

EBS-v4-InventoryEL-image95.png

Η Κατάσταση εμφανίζει τις ελλείψεις συγκεντρωτικά για όλες τις Αποθήκες ΚΑΤΑ Βασικό Προμηθευτή των Ειδών.

  • Από το κριτήριο «Ημ/νιακό διάστημα πωλήσεων» (προτείνεται «πέρυσι») ενημερώνεται η στήλη «Πωλήσεις» του κάθε είδους στο διάστημα αυτό. Η ποσότητα αυτή μπορεί να αποτελέσει κριτήριο για την ποσότητα αναπλήρωσης.

  • Η στήλη «%Stock» εμφανίζει το % των Πωλήσεων τις οποίες μπορεί να καλύψει το τρέχον απόθεμα αυτή τη στιγμή. Συμπληρώνοντας το κριτήριο «%Stock» μπορεί κανείς να απομονώσει τα είδη που έχουν μικρότερο % κάλυψης από κάποιο συγκεκριμένο π.χ. ποια είδη έχουν %stock < 50% των περυσινών πωλήσεων

  • Εϊναι διαθέσιμη μια πρόσθετη «διάταξη» στην όψη που, ΑΝΤΙ των πωλήσεων του επιλεγμένου διαστήματος, εμφανίζει τις ποσότητες πωλήσεων των 3 τελευταίων ετών

    EBS-v4-InventoryEL-image96.png

Στη στήλη Προς παραγγελία μπορούμε να πληκτρολογήσουμε την επιθυμητή ποσότητα παραγγελίας (αλλάζοντας την πρόταση του συστήματος βάσει ορίων ασφαλείας). Με βάση αυτήν, για τα επιλεγμένα είδη δημιουργείται ΑΥΤΟΜΑΤΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ στους Προμηθευτές.

EBS-v4-InventoryEL-image97.png

Επιλέγοντας τη λειτουργία αυτή, μετά από επιβεβαίωση της ημ/νίας και της σειράς παραστατικού, δημιουργούνται τα παραστατικά ανά προμηθευτή με την επιθυμητή ποσότητα (από την όψη). Ο τύπος παραστατικού ορίζεται σε σχετική γενική παράμετρο (Ροές εργασιών). Μπορεί π.χ. κάποιος να θέλει να δημιουργείται κάποιο άλλο παραστατικό (από το προτεινόμενο ΠΠΡ) που δεν επηρεάζει τα μεγέθη της Αποθήκης, ως «Προετοιμασία παραγγελίας» π.χ. το «ΠΡΓ» (Προσφορά).

Επιμερισμός στοκ στις Παραγγελίες

Η διαδικασία έχει σκοπό να αυτοματοποιήσει την εξυπηρέτηση παραγγελιών «μοιράζοντας» σε αυτές το διαθέσιμο απόθεμα των διαφόρων Αποθηκών, με βάση μια λογική «προτεραιότητας» παραγγελιών και, δεσμεύοντάς το στη συνέχεια, μέσω παραστατικών δέσμευσης. Καλείται από το μενού της Αποθήκης / Διαδικασίες διανομών.

Αφού συμπληρωθούν τα κριτήρια, θα εμφανιστούν οι ανοικτές παραγγελίες πελατών αλλά και οι παραγγελίες ενδοδιακινήσεων. Στη στήλη «Πελάτης» για τις παραγγελίες ενδοδιακίνησης εμφανίζεται είτε ο «Αντισυμβαλλόμενος» είτε η ονομασία του Αποθηκευτικού Χώρου Προορισμού (αν δεν υπάρχει Αντισυμβαλλόμενος).

Για κάθε γραμμή παραγγελίας εμφανίζεται η ποσότητα ζήτησης (μη εκτελεσμένη ποσότητα γραμμής) και η ποσότητα προς αποστολή (που, αρχικά, είναι μηδενική).

EBS-v4-InventoryEL-image98.png

Βάσει του κριτηρίου «Α.Χ. εξυπηρέτησης» στην περιοχή του φίλτρου, στο κάτω μέρος της οθόνης, θα εμφανιστούν οι Αποθηκευτικοί Χώροι από τους οποίους είναι δυνατή η εξυπηρέτηση των παραγγελιών.

Μέσω της ρύθμισης «υπολογισμός στοκ από» μπορεί κανείς να προσδιορίσει πώς θα λειτουργήσει η αυτόματη πρόταση εξυπηρέτησης που θα ακολουθήσει:

  • Πραγματικά. H ανάλωση του στοκ θα γίνει με βάση το πραγματικό υπόλοιπο (το επίσημο, του «Ισοζυγίου»)
  • Διαθέσιμα. Η ανάλωση του στοκ θα γίνει με βάση το διαθέσιμο που είναι «Πραγματικό – Δεσμευμένα»
  • EBS-v4-InventoryEL-image99.pngΑναμενόμενα μέχρι. Η επιλογή αυτή ακολουθείται από πληκτρολόγηση μιας ημερομηνίας και καθορίζει πως το στοκ που θα θέλαμε να δούμε αν επαρκεί (για την εξυπηρέτηση των παραπάνω παραγγελιών) έχει παραγγελθεί σε προμηθευτές και θα παραληφθεί ΕΩΣ αυτή την ημερομηνία που δίνεται εδώ (συγκρίνεται με τη «συμφωνημένη ημερομηνία παράδοσης» των ανεκτέλεστων παραγγελιών αγορών που θα βρεθούν).

Αυτή η επιλογή αντιπροσωπεύει κυρίως ένα “what-if” σενάριο και, δεν αναμένεται να ζητηθεί δημιουργία δέσμευσης σε αυτή την περίπτωση, (αφού θα πρόκειται για δέσμευση από μελλοντικό απόθεμα που πιθανώς θα δημιουργήσει αρνητικό διαθέσιμο). Παρ’ όλα αυτά επιτρέπεται να γίνει, αν η λογική λειτουργίας και παραμετροποίησης ελέγχου των Αποθηκών, στηρίζεται στο μελλοντικό απόθεμα.

  • EBS-v4-InventoryEL-image100.pngΣυγκεκριμένη παραλαβή. Η επιλογή αυτή ακολουθείται από τον προσδιορισμό ενός συγκεκριμένου παραστατικού παραλαβής (μέσω του πλήκτρου «Αναζήτηση παραστατικών») και σκοπό έχει να εξετάσει πώς θα επιμεριστούν τα συγκεκριμένα αποθέματα του συγκεκριμένου προμηθευτή που (μόλις) παρελήφθησαν, αν επαρκούν για την εξυπηρέτηση των παραγγελιών.

Το απόθεμα που περιέχει μια συγκεκριμένη παραλαβή είναι μέρος του «πραγματικού» αποθέματος (στους μετρητές της Αποθήκης), εκτός αν ήδη έχει αναλωθεί σε άλλο σκοπό, έξω από την παρούσα διαδικασία.

Με το πλήκτρο υπολογισμός πρότασης:

  • Υπολογίζεται (με βάση την προτεραιότητα) η ποσότητα προς αποστολή σε όσες γραμμές έχουν επιλεγεί (κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της 1ης στήλης στο πλέγμα των γραμμών παραγγελιών προς εξυπηρέτηση, επιλέγονται όλες οι γραμμές).
  • Αν δεν υπάρξει πρόσθετη ρύθμιση, η προτεραιότητα με την οποία θα μοιραστεί το απόθεμα στις παραγγελίες (αν δεν επαρκεί για την εξυπηρέτηση όλων βέβαια) είναι προτεραιότητα πελάτη/καταστημάτων, δηλαδή το πεδίο «προτεραιότητα» της επικεφαλίδας των παραστατικών (στις μεν παραγγελίες πελατών αυτό το πεδίο μεταφέρεται από τον πελάτη, στις δε παραγγελίες ενδοδιακίνησης, το πεδίο αυτό «προτεραιότητα» θα ληφθεί υπόψη μόνον αν δεν έχει μηδενική τιμή, αλλιώς, προτεραιότητα θεωρείται η «προτεραιότητα παραλαβής» του Αποθηκευτικού Χώρου Προορισμού), στη συνέχεια η ημερομηνία καταχώρισης της παραγγελίας και τέλος η ημερομηνία παράδοσης της παραγγελίας (FIFO).
  • Αν για κάποιο είδος υπάρχει στοκ σε πάνω από έναν Αποθηκευτικό Χώρο, τότε, προτιμάται εκείνος της γραμμής παραγγελίας, ενώ αν δεν υπάρχει στοκ, η ανάλωση θα γίνει από τους υπόλοιπους κατά «προτεραιότητα αποστολής».
  • Για να αποκλείσει κανείς τη χρήση ενός Α.Χ. από τη διαδικασία αυτή, θα πρέπει να συμπληρώσει κατάλληλα το κριτήριο «Α.Χ. εξυπηρέτησης». Για όλες τις παραγγελίες ενδοδιακίνησης, ο «Α.Χ. εξυπηρέτησης» είναι ΠΑΝΤΑ αυτός ΑΠΟ τον οποίο έχει ζητηθεί η διακίνηση (Α.Χ. «Αποστολής»).
Το αποτέλεσμα της πρότασης εξυπηρέτησης παραγγελιών εμφανίζεται στην ποσότητα προς αποστολή των γραμμών και με το πλήκτρο F12 προβάλλεται μια λίστα με τα συγκεκριμένα ζεύγη ποσοτήτων – αποθηκευτικών χώρων από τους οποίους προτείνεται να ληφθεί η ποσότητα (μπορεί δηλαδή να χρησιμοποιηθεί απόθεμα από πάνω από έναν Αποθηκευτικούς Χώρους για την εξυπηρέτηση της συγκεκριμένης ποσότητας ζήτησης). EBS-v4-InventoryEL-image101.png

Η ποσότητα προς αποστολή επιδέχεται επέμβαση από το χρήστη με 2 περιορισμούς:

  1. Να μην υπερβεί την ποσότητα ζήτησης

  2. Να συμπληρώσει ακριβώς την ίδια ποσότητα και στη λίστα «αναλώσεων» που καλείται με F12, αν η εξυπηρέτηση θα γίνει από πάνω από έναν Α.Χ.

Πρόσθετες ρυθμίσεις

  • Προτεραιότητα επαναληπτικών παραγγελιών. Σε γενικές παραμέτρους μπορεί να καθοριστεί πιθανός ΕΙΔΙΚΟΣ τύπος παραστατικού που χρησιμοποιείται σε αυτές τις περιπτώσεις (2η, 3η στην ίδια σαιζόν από τον ίδιο πελάτη) ή/και ΕΙΔΙΚΟ βήμα εξέλιξης.

EBS-v4-InventoryEL-image102.png

ΑΝ ενεργοποιηθεί, οι επαναληπτικές παραγγελίες θα προηγηθούν της εξυπηρέτησης όλων των άλλων. Για να υπάρχει η δυνατότητα ορισμού επαναληπτικής παραγγελίας ΕΙΤΕ πελάτη ΕΙΤΕ κάποιου υποκαταστήματος, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το «βήμα εξέλιξης» και όχι ο διαφορετικός τύπος παραστατικού.

  • Ελάχιστο % κάλυψης παραγγελίας. Η ρύθμιση χρησιμεύει για να μπορέσει κανείς να αποκλείσει την εξυπηρέτηση παραγγελιών πελατών που δεν είναι δυνατό να εκτελεστούν εν συνόλω ή σε ένα μεγάλο μέρος, πράγμα που μπορεί να είναι ανεπιθύμητο και για διάφορους λόγους π.χ.

  • Ροής εργασιών (εκτελούνται ολόκληρες παραγγελίες)

  • Πρακτικών προβλημάτων στην πολλαπλή μεταφορά

  • Συμφωνίας με τον πελάτη

  • Κόστους μεταφοράς

Κλπ

  • Αν δοθεί ένα % κάλυψης, αυτό υπολογίζεται από την (ανοικτή) αξία των γραμμών που θα συμμετάσχουν στην πρόταση σε σχέση με τη συνολική (ανοικτή) αξία της εκάστοτε παραγγελίας (συμπεριλαμβανομένων ειδών που μπορεί να μην είναι ορατά στην οθόνη αυτή). Αν για κάποιο λόγο, κάποια γραμμή παραγγελίας έχει μηδενική αξία και θετική ποσότητα, ο υπολογισμός του % κάλυψης θα στηριχτεί στην ποσότητα (παρά το ότι η πιθανή διαφοροποίηση των μονάδων μέτρησης, μπορεί να παράξει λανθασμένο αποτέλεσμα). Ακόμη κι αν δεν υπάρχει τέτοιο θέμα, καλό είναι να φροντίσετε (μέσω της παραμετροποίησης) οι παραγγελίες να έχουν ΠΑΝΤΑ κάποια προτεινόμενη τιμή/αξία.

Στην περίπτωση που ο υπολογισμός πρότασης ξαναζητηθεί, ενώ υπάρχουν ήδη ποσότητες προς αποστολή (αυτόματα υπολογισμένες από προηγούμενη εκτέλεση ή πληκτρολογημένες από το χρήστη), αυτές θα μηδενιστούν και θα επαναϋπολογιστούν, μετά από σχετική προειδοποίηση.

Ειδικά στην περίπτωση που έστω και ένα είδος παρακολουθείται κατά χρώμα-μέγεθος, η εμφάνιση της οθόνης θα είναι διαφορετική με οριζόντια ανάπτυξη των μεγεθών, σύμφωνα με ένα ειδικό μεγεθολόγιο (που θα περιέχει το υπερσύνολο των μεγεθών που διαχειριζόμαστε) και που ορίζεται στην αντίστοιχη παράμετρο εταιρείας (Επιμερισμός στοκ - Μεγεθολόγιο αναφοράς).

EBS-v4-InventoryEL-image103.png

Τέλος, με το πλήκτρο Δημιουργία παραστατικών, θα παραχθούν παραστατικά δέσμευσης για όλες τις επιλεγμένες γραμμές ανά πελάτη και αποθηκευτικό χώρο εξυπηρέτησης, ενημερώνοντας (μειώνοντας) το διαθέσιμο στοκ.

Πληροφορίες παραμετροποίησης

Τα κριτήρια αλλά και οι πληροφορίες που υπολογίζονται στο πάνω μέρος της οθόνης, προκύπτουν από μια όψη (περιοχή “Δέσμευση διαθέσιμης ποσότητας”, όνομα “Γραμμές ανοικτών παραγγελιών”), την οποία μπορεί κανείς να επαυξήσει (ΜΗ μεταβάλλοντας «όνομα στο φίλτρο» στις υπαρκτές στήλες), να προσθέσει κριτήρια, περιορισμούς κ.λπ. Αν αλλάξει η ταξινόμηση (προτεραιότητα - ημερομηνία έκδοσης) στο φίλτρο, αυτό θα επηρεάσει τη σειρά εξυπηρέτησης, κατά τον υπολογισμό πρότασης.

Η διαδικασία δημιουργίας παραστατικών στην πραγματικότητα εκτελεί μεταβάσεις, με βάση 2 γενικές παραμέτρους (μια για τις παραγγελίες πελατών και μία για τις παραγγελίες ενδοδιακίνησης).

EBS-v4-InventoryEL-image104.png

Αποτίμηση Aποθεμάτων

Το κόστος αποθέματος είναι από τα κυριότερα ζητούμενα του συστήματος, διότι με βάση αυτό, αφενός προσδιορίζονται ΕΠΙΣΗΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ και αφετέρου παρέχεται διαρκώς το σημαντικότερο μέρος της ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ σε σχέση με την κερδοφορία και τις πηγές της. Στο κεφάλαιο αυτό θα εξεταστούν οι κοστολογικές έννοιες, η διαδικασία προσδιορισμού του κόστους του στοκ και του κόστους πωληθέντων και ο τρόπος ελέγχου και συμφωνίας των Αποτελεσμάτων.


Ορισμοί

Αποτίμηση

Κατά περιόδους εκτελείται η διαδικασία αποτίμησης των αποθεμάτων που σκοπό έχει να βρει την ΑΞΙΑ του ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ (κόστος μενόντων) δηλαδή το κόστος του ποσοτικού υπολοίπου μιας χρονικής στιγμής στην αποθήκη που είναι στην κυριότητα της επιχείρησης, καθώς και την ΑΞΙΑ των ΧΟΡΗΓΗΣΕΩΝ (κόστος πωληθέντων, κόστος αναλωθέντων κλπ.) με βάση...

Α. Τα στοιχεία κτήσης (αγορά, παραγωγή, σύνθεση κλπ.) και

Β. Τη μέθοδο αποτίμησης που έχει επιλεγεί

Από τα παραπάνω στοιχεία σε κάθε υπολογισμό προκύπτει η επίσημη ΤΙΜΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ κάθε είδους.

Μέθοδοι Αποτίμησης

Η εφαρμογή υποστηρίζει όλες τις γνωστές μεθόδους αποτίμησης:

Μέση Σταθμική Τιμή

Είναι το πηλίκο Α/Β όπου:

Α = Κόστος αποθέματος έναρξης στην αρχή της κοστολογικής περιόδου + Κόστος κτήσεων κοστολογικής περιόδου

Β = Ποσότητα αποθέματος έναρξης στην αρχή της κοστολογικής περιόδου + Ποσότητα κτήσεων κοστολογικής περιόδου

Διαρκής Μέση Τιμή (ή Κυκλοφοριακός Μέσος Ορος ή Μέθοδος των Διαδοχικών Υπολοίπων)

Είναι το πηλίκο Α/Β όπου:

Α = Κόστος Υπολοίπου πριν μια εισαγωγή (κτήση) + Κόστος κτήσης

Β = Ποσότητα Υπολοίπου πριν μια εισαγωγή (κτήση) + Ποσότητα κτήσης

FIFO (μέθοδος εξάντλησης των αποθεμάτων)

Διαδικασία υπολογισμού ΑΝΑΛΩΣΗΣ των κτήσεων (εισαγωγών) σε ΧΟΡΗΓΗΣΕΙΣ (εξαγωγές) κατά ημερομηνιακή σειρά FIFO (η 1η Εξαγωγή από την 1η Εισαγωγή), στο τέλος του οποίου προκύπτει το κόστος υπολοίπου από τις «μη αναλωθείσες» κτήσεις.

LIFO (μέθοδος αντίστροφης εξάντλησης των αποθεμάτων)

Όμοια διαδικασία μόνο που η αντιστοίχιση (ανάλωσης κτήσεων) εκτελείται αντίστροφα (η 1η Εξαγωγή από την Tελευταία Εισαγωγή).

Πρότυπη τιμή

Η ποσότητα υπολοίπου αποτιμάται με την ΣΤΑΘΕΡΗ και προκαθορισμένη αυτή τιμή, που δηλώνεται από το χρήστη σε επίπεδο είδους (και σε επίπεδο περιόδου, αν είναι επιιθυμητό).

Τελευταία τιμή κτήσης

Η ποσότητα υπολοίπου αποτιμάται με την τιμή της ΤΕΛΕΥΤΑΙΑΣ ημ/νιακά κτήσης (αγοράς, παραγωγής...). Δεν περιλαμβάνεται στις παραδεκτές, βάσει του νόμου (και των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων), μεθόδους αποτίμησης.

Κοστολογική περίοδος

Κοστολογική περίοδος είναι ένα ΚΛΕΙΣΤΟ ημερολογιακό διάστημα, ανεξάρτητο από τα υπόλοιπα ως προς την επεξεργασία του κόστους, που δρα για την Αποτίμηση Αποθήκης ως «Οικονομική Χρήση». Αυτό σημαίνει πως η ΑΠΟΓΡΑΦΗ κάθε κοστολογικής περιόδου υπολογίζεται από τα ΜΕΝΟΝΤΑ και όχι Προοδευτικά από όλες τις κτήσεις (Year To Date). Η κοστολογική περίοδος ορίζεται στα στοιχεία «Οικονομικής χρήσης» της εταιρείας.

Η ημ/νία αρχής κοστολογικής περιόδου καθορίζει ποια είναι η ΑΠΟΓΡΑΦΗ. Επομένως, αν μεν είχαμε «κλείσει» κόστος 1ου τριμήνου (κοστολογική περίοδος=3), η ποσότητα και η αξία υπολοίπου στο τέλος του 1ου τριμήνου αντιμετωπίζονται ως «κόστος απογραφής έναρξης» για το 2ο τρίμηνο, αξία βάσει της οποίας θα αποτιμηθούν οι μεταγενέστερες εξαγωγές. ΑΝ ΟΜΩΣ, κάθε φορά η κοστολογική περίοδος αρχίζει από την αρχή της χρήσης, ο υπολογισμός γίνεται πάντα από την αρχή (απογραφή έναρξης της οικονομικής χρήσης).

Η ημ/νία λήξης κοστολογικής περιόδου καθορίζει και την ημ/νία των κοστολογικών εγγραφών που παράγει η Αποτίμηση με σκοπό τη λογιστική (οριζόντια) συμφωνία του Ισοζυγίου Αποθήκης.

Υπό συνθήκες, μπορεί για κάποια είδη να προσδιοριστεί μηνιαία ή 3μηνιαία κοστολογική περίοδος, ενώ για όλα τα υπόλοιπα είδη να είναι ετήσια.

Κόστος κτήσης

Το κόστος κτήσης είναι η αξία που προκύπτει από τις αγορές ή οποιαδήποτε άλλη εισαγωγική κίνηση όπως για παράδειγμα η απογραφή ή η παραγωγή ή το κοστολόγιο εισαγωγής από το εξωτερικό κ.λπ. Το σύνολο της αξίας εισαγωγών διαμορφώνει το κόστος κτήσης που είναι οριστικό και αδιαμφισβήτητο.

Κόστος χορηγήσεων

Το κόστος χορηγήσεων είναι το κόστος των ειδών που έχουν εξαχθεί από την αποθήκη μας είτε προς πώληση είτε για οποιονδήποτε άλλο λόγο (ανάλωση, δώρο, καταστροφή κ.λπ.). Όσο δεν έχει εκτελεστεί η διαδικασία Αποτίμησης, το κόστος των χορηγήσεων ενημερώνεται (με βάση την παραμετροποίηση των παραστατικών) από το πεδίο «κόστος» των αξιακών εγγραφών εξαγωγής (π.χ. πωλήσεων, αναλώσεων κ.λπ.) με βάση την τρέχουσα τιμή αποτίμησης (spot) ή «ενδεικτική τιμή κόστους».

Όταν εκτελείται η διαδικασία Αποτίμησης, το προσωρινό αυτό κόστος αντιλογίζεται και δημιουργείται το νέο οριστικό κόστος χορηγήσεων με νέες εγγραφές κόστους συγκεντρωτικά ανά είδος, ώστε να είναι εφικτή η λογιστικοποίησή τους (για τη διαμόρφωση αποτελέσματος στη Λογιστική).

Τυχόν οριστικοποιημένα κόστη εξαγωγών π.χ. από αυτοπαραδόσεις ή από λανθασμένες προϋπολογιστικές εγγραφές εμφανίζονται ως «διαφορές κόστους» μέσω ειδικών κοστολογικών εγγραφών.

Κόστος υπολοίπου (μενόντων)

Στα περιοδικά στοιχεία Ειδών τηρείται κατ’αξία το κόστος αποθήκης ως: Αξία ΧΡΕΩΣΗΣ–Αξία ΠΙΣΤΩΣΗΣ. Οι αξίες αυτές ενημερώνονται από τα διάφορα παραστατικά κατά την καθημερινή λειτουργία ΚΑΙ από τα παραστατικά που δημιουργεί η διαδικασία Αποτίμησης.

Στην ουσία η έννοια της χρέωσης γενικά απεικονίζει τα δρώμενα στην ομάδα ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ της Γενικής Λογιστικής, ενώ η έννοια της πίστωσης περιλαμβάνει το κόστος χορηγήσεων που απεικονίζεται στην ομάδα ΚΟΣΤΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ της Λογιστικής Κόστους. Το σύνολο των μεγεθών που παρακολουθούνται στο «Ισοζύγιο» δίνουν για κάθε είδος την πλήρη εικόνα της ΜΕΡΙΔΑΣ ΕΙΔΟΥΣ.

Η ανάλυση της χρέωσης και της πίστωσης σε επί μέρους παράγοντες είναι

Χρέωση =   Απογραφή + Αξία αγορών + Κόστος παραγωγής + Κόστος λοιπών εισαγωγών

Πίστωση  =   Κόστος πωλήσεων + Κόστος αναλώσεων + Κόστος αυτοπαραδόσεων + Κόστος λοιπών εξαγωγών

Στο σχήμα βλέπουμε τις έννοιες αυτές σε ένα Ισοζύγιο Αποθήκης, καθώς και την έννοια της ΟΡΙΖΟΝΤΙΑΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ του ΙΣΟΖΥΓΙΟΥ:

EBS-v4-InventoryEL-image105.png

Η διαφορά των δύο, που δημιουργείται ΜΕΤΑ την εκτέλεση της Αποτίμησης, εξασφαλίζει τη γνωστή εξίσωση Ισοζυγίου Λήξης με Μικτό Αποτέλεσμα κατά μερίδα είδους:

Κόστος υπολοίπου λήξης = Kόστος Απογραφής έναρξης + Κόστος εισαγωγών – Κόστος εξαγωγών

ή μενόντων (χρέωση) (πίστωση)

Mικτό Αποτέλεσμα = Αξία πωλήσεων (τζίρος) – Κόστος πωληθέντων

Αυτοτέλεια Υποκαταστήματος

Αν τα υποκαταστήματα δεν έχουν λογιστική αυτοτέλεια, η αποτίμηση γίνεται ενιαία για όλα τα υποκαταστήματα. Αυτό σημαίνει πως στην απλή περίπτωση που έχουμε για παράδειγμα μόνο αγορές και πωλήσεις, αυτές αντιμετωπίζονται συνολικά για το είδος και δεν διαχωρίζονται έτσι ώστε να εξάγουν άλλη τιμή για το ένα υποκατάστημα και άλλη για το άλλο. Το κόστος των αγορών ανεξάρτητα σε ποιο υποκ/μα έγιναν, αποδίδεται στις πωλήσεις και εξάγεται ΜΙΑ τιμή αποτίμησης ΑΝΑ ΕΙΔΟΣ για το σύνολο της εταιρείας.

Αν κάποιο υποκατάστημα έχει λογιστική αυτοτέλεια (δηλώνεται στο υποκατάστημα, στη σελίδα «διευθύνσεις» της οθόνης εταιρείας), η Αποτίμηση υπολογίζει ανεξάρτητη γι’αυτό το υποκατάστημα τιμή αποτίμησης, δημιουργώντας αντίστοιχες κοστολογικές εγγραφές.

EBS-v4-InventoryEL-image50.png Προϋπόθεση ορθής λειτουργίας σε τέτοια περίπτωση είναι οι εγγραφές εισαγωγής σε αυτοτελές υποκ/μα να καταχωρούνται ως ΚΤΗΣΕΙΣ. Για παράδειγμα στις ενδοδιακινήσεις ΔΕΝ πρέπει να χρησιμοποιούνται παραστατικά απλών ποσοτικών ενδοδιακινήσεων, αλλά τα προβλεπόμενα αξιακά παραστατικά ΔΝΕ (Δελτίο Ενδοδιακίνησης – κόστος λοιπών εισαγωγών) .

Σε καμία περίπτωση δεν εξάγεται τιμή αποτίμησης ούτε αυτοτελές αποτέλεσμα ανά Αποθηκευτικό Χώρο.

Προϋπολογιστικές εγγραφές

Αν κατά τον υπολογισμό του κόστους αποθεμάτων εκκρεμούν κάποιες ποσότητες ως προς το αξιακό τους τμήμα (κόστος αγορών ή αξία πώλησης) λόγω μη τιμολογημένων Δελτίων Παραλαβής ή Αποστολής, δημιουργούνται αυτόματα εγγραφές με την αξία που λείπει (ένα είδος προσωρινής τιμολόγησης), ώστε να εξαχθεί σωστό ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ για κάθε είδος: τόσο το ΚΟΣΤΟΣ ΚΤΗΣΗΣ που αντιστοιχεί στην πραγματική ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ, όσο και το ΚΕΡΔΟΣ που αντιστοιχεί στην πραγματική ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ.

Κατά την εκτέλεση διαδοχικών υπολογισμών (ανά μήνα, 3μηνο) οι προϋπολογιστικές εγγραφές αντιλογίζονται και δημιουργούνται νέες (συγκεντρωτικά κατά είδος και αυτοτελές υποκατάστημα), ούτως ώστε στην περίοδο που κάθε φορά είμαστε, να εμφανίζεται η ΔΙΑΦΟΡΑ των πραγματικών Τιμολογήσεων από τις Προϋπολογιστικές εγγραφές που τυχόν έγιναν σε προηγούμενη περίοδο.

Οσον αφορά τη λογιστικοποίηση και το ρόλο τους στο Βιβλίο Αποθήκης:

  • Όταν έχουμε βραχυχρόνια αποτελέσματα ενδιάμεσα της χρήσης, οι προϋπολογιστικές εγγραφές καλό είναι να λογιστικοποιούνται σε κατάλληλους λ/σμούς «προϋπολογισμένων αγορών» και «προϋπολογισμένων πωλήσεων», στο τέλος δε της οικονομικής χρήσης συνήθως ΔΕΝ υπάρχουν.
  • Όταν δεν είμαστε υποχρεωμένοι σε ενδιάμεσα αποτελέσματα, η παραγωγή τους πρέπει και πάλι να γίνεται, για να έχουμε σωστή διαμόρφωση αξίας υπολοίπου, όμως δεν χρειάζεται να γίνεται λογιστική εγγραφή και επομένως μπορούν να «αποκρύπτονται» στο Βιβλίο Αποθήκης (υπάρχει αυτή η δυνατότητα στις εκτυπώσεις).

Η συμφωνία του Ισοζυγίου Αποθήκης με τη Λογιστική μπορεί να υποστηριχτεί σε επίπεδο Β’ βαθμίου, μιας και το σύστημα τηρεί ξεχωριστά την επίσημη από την προϋπολογιστική αξία, παρ’ ό,τι στο Ισοζύγιο το σύνολο που διαμορφώνεται εμφανίζεται αθροισμένο:

EBS-v4-InventoryEL-image106.png

Στο παρακάτω παράδειγμα, το υπόλοιπο του λ/σμού Αποθεμάτων είναι μεν ίσο με αυτό του Ισοζυγίου Αποθήκης (στήλη «Αξία Αγορών»), όμως δείχνει πως στη μεν προηγούμενη περίοδο έγινε εγγραφή στο λ/σμό Προϋπολογισμένων Αγορών (λόγω Δ.Παραλαβής), στην δε τρέχουσα περίοδο αυτό το ποσό μεταφέρθηκε στην πίστωση (αντιλογίστηκε), ενώ τα τιμολογημένα ενημέρωσαν το λ/σμό Αγορών:

EBS-v4-InventoryEL-image107.png

Τα μη τιμολογημένα Δελτία Παραλαβής & Δελτία Αποστολής επηρεάζουν τα αποτελέσματα της Αποτίμησης, γι’αυτό:

  • ΠΡΙΝ την εκτέλεση Αποτίμησης, πρέπει να ελέγχεται η όψη Ελεγχος μη τιμολογημένων στοιχείων ή οι όψεις Εκκρεμότητες τιμολόγησης (των μενού Πωλήσεων & Αγορών) και να βεβαιωθούμε ότι δεν έχει παραληφθεί η καταχώριση κάποιου τιμολογίου.
  • MHN αφήνετε χωρίς αξία τα Ποσοτικά Δελτία, ειδικά τα Δελτία Παραλαβής Αγορών. Εκεί, όταν έχουμε παραλαβή νέου είδους, η εφαρμογή πιθανώς ΔΕΝ προτείνει τιμή, οπότε αν τυχόν, πριν τιμολογηθούν γίνει χορήγηση (π.χ. πώληση), η Αποτίμηση θα είναι προβληματική. Συμπληρώστε την αναμενόμενη αξία.

Χρησιμοποιείστε τα σωστά παραστατικά για κάθε περίπτωση. Συνηθίστε να χρησιμοποιείτε τους πίνακες περιεχομένων των εγχειριδίων για να βρείτε την περιγραφή της περίπτωσης που έχετε προς καταχώριση. Αν, για κάποια διακίνηση που ΔΕΝ αφορά τιμολόγηση π.χ. δείγματα, παραλαβή για service κ.λπ., χρησιμοποιηθεί το σύνηθες Δελτίο Παραλαβής (που δημιουργεί εκκρεμότητα τιμολόγησης η οποία μηδενίζεται μόνο αν αυτό τιμολογηθεί), τότε, θα δημιουργηθούν ακατανόητες προϋπολογιστικές εγγραφές. Το ίδιο θα συμβεί αν υπάρξει τιμολογημένη αξία από τιμολόγιο (αξιακό μόνο) για το οποίο δεν υπάρχει Δελτίο Παραλαβής.

EBS-v4-InventoryEL-image108.png

Αν παρ’ όλα αυτά, η αξία των προϋπολογιστικών εγγραφών δεν είναι εύκολο να ερμηνευτεί, αλλάξτε σε ΝΑΙ την τιμή των παρακάτω γενικών παραμέτρων (κάνοντας και επανεκκίνηση για να ληφθούν υπόψη)…

EBS-v4-InventoryEL-image109.png

… και στη συνέχεια, προχωρήστε σε επανεκτέλεση της Αποτίμησης. Οι προϋπολογιστικές εγγραφές θα δημιουργηθούν αναλυτικά (ΜΙΑ ανά γραμμή μη τιμολογημένου ποσοτικού Δελτίου) με το συγκεκριμένο αριθμό Δελτίου στο πεδίο “Εναλλακτικό παραστατικό” της προϋπ/κής εγγραφής (στις γραμμές δηλαδή των ΔΠΚ, ΔΠΧ), για εύκολη και άμεση αιτιολόγηση.

Όταν η παράμετρος Α05 είναι ΝΑΙ (true), τα Δελτία Παραλαβής εξωτερικού πρέπει να συνδέονται υποχρεωτικά με τον αντίστοιχο Φάκελο, διότι η διαδικασία ελέγχει αν κάθε κοστολογική εγγραφή Φακέλου αφορά υπαρκτή (εισηγμένη) ποσότητα κι αν όχι, την αντιλογίζει. Τέλος, για Παραλαβές έναντι τιμολογίων προηγούμενης Χρήσης ή Κοστολογικής περιόδου, δείτε στο εγχειρίδιο των ΑΓΟΡΩΝ (Purchasing)-κεφάλαιο ‘Τιμολόγιο πρωθύστερο της Παραλαβής’ τον τρόπο χειρισμού τους.

Παραδοχές

  1. Είδη που ταυτοχρόνως παράγονται και, είτε αγοράζονται είτε εισάγονται δεν θεωρούμε ότι υπάρχουν. Όταν πωλούνται άλλωστε, δεν είναι εφικτή η λογιστική ενημέρωση γιατί δεν επιλέγει κανείς ποια από τις 2 “κατηγορίες” πωλείται. Συνιστάται άνοιγμα διπλού κωδικού.
  2. Είδη που ταυτοχρόνως παράγονται και συναρμολογούνται δεν θεωρούμε ότι υπάρχουν. Αν παράγονται, ακόμη κι όταν δεν υπάρχει προστιθέμενο κόστος, πρέπει να δηλωθούν με κανονική Παραγωγή (που είναι “υπερσύνολο” της συναρμολόγησης ως διαδικασία).
  3. Eγγραφές αξιακές που αφορούν (“τιμολογούν”) μια ποσότητα προγενέστερου παραστατικού, περιλαμβάνουν αυτήν ακριβώς την ποσότητα. Π.χ. ένα Τιμολόγιο αγοράς που αφορά ένα Δ.Παραλαβής, στη στήλη “ποσότητα” έχει την ποσότητα του Δ.Παραλαβής.
  4. Αμιγώς ποσοτική διακίνηση χωρίς ενημέρωση κόστους ΔΕΝ νοείται, ΕΚΤΟΣ ΕΝΔΟΔΙΑΚΙΝΗΣΕΩΝ μεταξύ ΜΗ ΑΥΤΟΤΕΛΩΝ υποκ/των.
  5. Η 1η φορά που θα εκτελεστεί Αποτίμηση σε μια Οικονομική Χρήση, προϋποθέτει ότι έχει εισαχθεί και απογραφή κατά ποσότητα και κατ’ αξία. Οποιαδήποτε μεταβολή της Απογραφής, πρέπει να οδηγεί σε επανεκτέλεση της Αποτίμησης. Όταν οριστικοποιηθεί η απογραφή, πρέπει να γίνει “κλείσιμο περιόδου” για την περίοδο Απογραφής, που εξασφαλίζει ότι δεν θα αλλοιωθεί κατά λάθος. Επί παράλληλης λειτουργίας σε 2 Χρήσεις, η θεωρητική (προσωρινή) απογραφή υπολογίζεται από την αρχή της προηγούμενης Χρήσης, με αθροίσεις ποσοτήτων και κόστους από όλες τις περιόδους, αρχής γενομένης από την απογραφή της προηγούμενης Χρήσης.

Ποιες εγγραφές λαμβάνονται υπόψη

Οι εγγραφές των ειδών που λαμβάνονται υπόψη στην επεξεργασία, χωρίζονται στις εξής κατηγορίες...

Α. Εγγραφές οριστικού κόστους (κτήσεις)

Είναι οι εγγραφές που ενημερώνουν ΚΑΙ “ποσότητα κοστολογημένων κτήσεων” ΚΑΙ “κόστος κτήσης”. Αυτές θεωρούνται από τη διαδικασία ως οριστικές και αδιαμφισβήτητες και δεν επιδέχονται αλλοίωση. Τέτοιες εγγραφές είναι:

  • οι Απογραφές,

  • τα Τιμολόγια-Δ.Παραλαβής,

  • τα Τιμολόγια,

  • τα Πιστωτικά Αγορών (έναντι Δελτίων Αποστολής),

  • τα Παραστατικά Κλεισίματος Φακέλων Εισαγωγής,

  • τα Δελτία Παραγωγής και Συναρμολόγησης, καθώς και τα

  • Πλεονάσματα ή άλλες Διορθωτικές με ποσότητα και αξία

Β. Εγγραφές προϋπολογιστικού κόστους (κτήσεις)

Είναι οι εγγραφές που ενημερώνουν “ποσότητα κοστολογημένων κτήσεων” και “προϋπολογιστικό κόστος κτήσης”. Οταν έχουμε περίπτωση μη τιμολογημένων ποσοτικών παραλαβών, εκτελούμενη η αποτίμηση παράγει αυτόματα τέτοιες εγγραφές, ούτως ώστε να προσδιορίσει σωστό κόστος (έστω και προσεγγιστικά) και να αποτιμήσει τις τυχόν χορηγήσεις (πωλήσεις κλπ.)

Γ. Εγγραφές οριστικού κόστους προς επιμερισμό

Eίναι οι κινήσεις που ενημερώνουν ΜΟΝΟ «κόστος κτήσης». Αυτές θεωρούνται από τη διαδικασία ως επιμερίσιμες. Στις μεν μεθόδους FiFo, Lifo, Διαρκή Μέση Τιμή ο επιμερισμός γίνεται για να βρεθεί το ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ κάθε απόκτησης, ενώ στη Μέση Σταθμική Τιμή, απλώς επιδρούν στην Τιμή Κόστους (αφού μειώνουν το Κόστος Κτήσης. Τέτοιες εγγραφές είναι:

  • τα Χρεωστικά Σημειώματα Αγορών (συμπληρωματικά τιμολόγια επιβάρυνσης)

  • τα Πιστωτικά Εκπτωσης Αγορών ή Πιστωτικά τζίρου

EBS-v4-InventoryEL-image30.pngΣτα παραστατικά, υπάρχει η πληροφορία του ημ. διαστήματος αναφοράς που επιδρά στον επιμερισμό. Έτσι, σε FiFo αποτίμηση, αν έχουμε 2 τιμολόγια αξίας Α και Β αντίστοιχα και πιστωτικό έκπτωσης αξίας Γ (του ίδιου προμηθευτή) με “ημ.διάστημα αναφοράς” όπου ανήκει μόνο το 1ο τιμολόγιο, η αξία εκείνου θα γίνει Α - Γ, αντί η αξία Γ να μειώσει ΑΝΑΛΟΓΙΚΑ τις αξίες Α και Β (αυτό θα συμβεί, αν ΔΕΝ οριστεί ημ/νιακό διάστημα).

Δ. Εγγραφές χορηγήσεων προς κοστολόγηση

Eίναι οι κινήσεις που ενημερώνουν ποσότητα ΚΑΙ αξία ή/και κόστος (τιμολογημένων) πωλήσεων, αυτοπαραδόσεων, αναλώσεων ή λοιπών εξαγωγών. Όταν αυτές καταχωρούνται, το πραγματικό κόστος είναι άγνωστο. Γίνεται ενημέρωση με το “προσωρινό” κόστος, ώστε να δίνει διοικητική πληροφόρηση. Η Αποτίμηση τους ΑΠΟΔΙΔΕΙ ΚΟΣΤΟΣ, ενώ δημιουργεί εγγραφές αντιλογισμού του προσωρινού κόστους και λογισμού του οριστικού κόστους χορηγήσεων (π.χ. παραστατικά ΜΛΧ κλπ.). Τέτοιες εγγραφές είναι:

  • τα Τιμολόγια-Δ.Αποστολής,

  • τα Δελτία Λιανικής

  • τα Τιμολόγια πώλησης,

  • τα Πιστωτικά Πωλήσεων (έναντι Δελτίων Επιστροφής),

  • τα Δελτία Αναλώσεων

  • τα Δελτία Αυτοπαραδόσεων

  • Ελλείμματα ή άλλες Διορθωτικές Εξαγωγών με ποσότητα και αξία

Ποιες εγγραφές αγνοούνται

Η διαδικασία της Αποτίμησης δεν λαμβάνει υπόψη:

  • Καμία εγγραφή σε Αποθηκευτικό Χώρο που «εξαιρείται της Αποτίμησης» π.χ. αποθήκες Τρίτων, service κ.ο.κ.

  • Eίδη με τύπο σύνθεσης «σετ»

Περιγραφή της διαδικασίας Αποτίμησης

Τρόπος κλήσης

Η διαδικασία καλείται από Αποθήκες & Αποθέματα/Αποτίμηση αποθεμάτων/Διαδικασία Αποτίμησης και εμφανίζει τον εξής διάλογο:

EBS-v4-InventoryEL-image110.png

Πλήθος περιόδων για κοστολόγηση: Καθορίζεται από το πλήθος λογιστικών περιόδων μιας «κοστολογικής περιόδου αποθήκης» - πεδίο στην «Οικονομική Χρήση» και δεν αλλάζει στο σημείο αυτό. Στο παράδειγμα έχουμε ετήσια κοστολόγηση.

Έως περίοδο: Oρίζει την (λογιστική) περίοδο για την οποία θα εκτελεστεί. Αν έχουμε μηνιαία ή 3μηνιαία κλπ. κοστολογική περίοδο, ο υπολογισμός (όπως έχει διευκρινιστεί στα προηγούμενα) θα αρχίσει από την αρχή της κοστολογικής περιόδου (π.χ. αρχή 3μήνου), ενώ αν έχουμε ετήσια, ο υπολογισμός κάθε φορά αρχίζει από την αρχή της Οικονομικής Χρήσης.

Ενημέρωση μικτού κέρδους πελατών: Το μικτό κέρδος πελατών που είναι διαθέσιμο στα περιοδικά στοιχεία πελατών είναι δυνατό να ενημερωθεί με το οριστικό μετά την αποτίμηση, μόνον αν ΔΕΝ τηρείται (κατ’επιλογή από αντίστοιχη γενική παράμετρο «ενημέρωση πρωτογενούς εκτιμώμενου κόστους χορηγήσεων») και το ενδεικτικό και το οριστικό κόστος ξεχωριστά, αλλά το ενδεικτικό αντικαθίσταται στα παραστατικά με το οριστικό. Σε αυτή την περίπτωση, ενεργοποιώντας αυτή τη ρύθμιση, επανυπολογίζονται ΚΑΙ οι κινήσεις πελατών σε όλα τα παραστατικά που κάνουν τέτοια ενημέρωση.

EBS-v4-InventoryEL-image30.png Σημειώστε ότι:

O έλεγχος του μικτού κέρδους που γίνεται από τις καταστάσεις Κερδοφορίας στο μενού Εικόνα Επιχείρησης, καθώς και οι καταστάσεις Πωλήσεων ειδών κατά πελάτη ΔΕΝ χρησιμοποιούν αυτή την πληροφορία, αλλά εκείνη που προκύπτει από τις σωστά ενημερωμένες κινήσεις ειδών. Το κόστος από τα περιοδικά στοιχεία πελατών χρησιμοποιείται ΜΟΝΟ στη Στατιστική Πωλήσεων Πελατών από το μενού Πωλήσεις/Έλεγχος αποτελεσμάτων.

Επειδή η ενημέρωση αυτή επιβαρύνει σε χρόνο τη διαδικασία, δίνεται δυνατότητα να εκτελεστεί και αυτόνομα από την ομώνυμη διαδικασία Υπολογισμός Μικτού Κέρδους Πελατών» (από το ίδιο μενού της Αποτίμησης).

Διαχείριση παραστατικών Αποτίμησης

Επιλέγοντας Εναρξη αποτίμησης, ΑΝ για την ίδια κοστολογική περίοδο έχει ξαναεκτελεστεί αποτίμηση, θα γίνει ΑΚΥΡΩΣΗ (αντιλογισμός) των παραστατικών που, σε προηγούμενη εκτέλεση, παρήγαγε η Αποτίμηση, ώστε να μην αλλοιώσει αποτελέσματα προηγούμενων οικονομικών περιόδων (μηνών) μέσα στην ίδια κοστολογική περίοδο («ενδιάμεσα» αποτελέσματα). Αν υπάρχουν διαφορές στην Αποτίμηση που αφορούν προηγούμενη περίοδο (μήνα) θα εμφανιστούν στην τρέχουσα περίοδο.

ΑΝ τώρα, η Αποτίμηση έχει ξαναεκτελεστεί για την ίδια οικονομική περίοδο (μήνα), τότε τα παραστατικά της προηγούμενης εκτέλεσης, θα ΔΙΑΓΡΑΦΟΥΝ.

EBS-v4-InventoryEL-image111.png EΠΙΣΗΜΑΝΣΗ

Αν κανείς έχει ενεργοποιημένη την παράμετρο «ενημέρωση πρωτογενούς κόστους πωληθέντων», τότε, είτε διαγραφή είτε αντιλογισμός γίνει για τους προηγούμενους μήνες, το κόστος ΑΛΛΟΙΩΝΕΤΑΙ, διότι παίρνει την τιμή που υπολογίζεται για ΟΛΟΚΛΗΡΗ ΤΗΝ ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟ και δεν διαμορφώνεται από τα παραστατικά της αποτίμησης. Ετσι, αν τυπώνετε μηνιαίως ΚΑΙ τις στήλες κόστους ΔΕΝ θα μπορείτε να πάρετε πανομοιότυπη εκτύπωση, μετά από κάθε εκτέλεση της Αποτίμησης για επόμενη περίοδο.

Βασικά βήματα επεξεργασίας

  • Προσδιορισμός κόστους κτήσεων
  • Προσδιορισμός τιμής κτήσης
  • Απονομή κόστους στις χορηγήσεις1
  • Δημιουργία παραστατικών κόστους2

Στη συνέχεια περιγράφονται αναλυτικά τα στάδια αυτά:

1 Σε μεθόδους FiFo, Lifo & Διαρκή μέση τιμή τα βήματα αλλάζουν. Σε αυτές τις μεθόδους πρέπει πρώτα να αποδοθεί το κόστος κτήσης στις χορηγήσεις (πωλήσεις κ.λπ.). Η τιμή αποτίμησης υπολογίζεται από τις κτήσεις που απομένουν (που δεν έχουν ακόμη «διατεθεί» δηλαδή). Έτσι, η σειρά εκτέλεσης των βημάτων αντιστρέφεται στο σημείο αυτό.

2 Είναι λογιστικά σημειώματα ενημέρωσης κόστους, που παράγουν εγγραφές ειδών και ενημερώνουν τα αποτελέσματα (Ισοζύγια, Καρτέλες). Κάθε εκτέλεση μπορεί να ακυρωθεί και να επαναληφθεί, αν διαπιστωθούν λάθη.

1. Προσδιορισμός κόστους κτήσεων

  • Υπολογίζεται η ποσότητα και το κόστος έναρξης στην αρχή της κοστολογικής περιόδου στην οποία ανήκει η περίοδος υπολογισμού. Αυτή η εγγραφή, στη συνέχεια της διαδικασίας, είναι μια εγγραφή τύπου Α (βλ. Ποιες εγγραφές λαμβάνονται υπόψη)
  • Αντιλογίζoνται τυχόν προϋπολογιστικές εγγραφές από προηγούμενη κοστολογική περίοδο
  • Αν οι ποσότητες αγορών και πωλήσεων διαφέρουν από τις αντίστοιχες τιμολογημένες, δημιουργούνται εγγραφές με την αξία εκκρεμών τιμολογήσεων, δηλ. εγγραφές τύπου Β (βλ. Ποιες εγγραφές λαμβάνονται υπόψη). Αφορά Δ.Παραλαβής & Δ.Αποστολής.
  • Σε μεθόδους αποτίμησης FiFo-LiFo, επιμερίζεται η αξία κτήσης των εγγραφών τύπου Γ (π.χ. Πιστωτικά Έκπτωσης Αγορών και Χρεωστικά Σημειώματα Αγορών) στις υπόλοιπες εγγραφές κτήσης.
  • Σε μεθόδους αποτίμησης FiFo-LiFo, κλείνουν ποσοτικά οι «αρνητικές» (πιστωτικά επιστροφών) με τις «θετικές» εγγραφές (τιμολόγια), ώστε να προσδιοριστεί το κόστος από τις «πραγματικές» κοστολογημένες κτήσεις.

2. Προσδιορισμός & ενημέρωση τιμής κτήσης

  • Προσδιορίζεται το κόστος κτήσης (μη συντιθέμενων ή παραγόμενων ειδών) και με βάση αυτό ενημερώνονται σε ΟΛΑ τα περιοδικά στοιχεία ειδών, τα πεδία ΤΙΜΩΝ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ με τη μέγιστη ακρίβεια. Ανεξαρτήτως της μεθόδου αποτίμησης (στην οποία αντιστοιχεί η «επίσημη τιμή»), η ΜΕΣΗ ΤΙΜΗ ειδικά, υπολογίζεται και ενημερώνεται σε ΟΛΑ τα είδη (για πληροφοριακούς λόγους).
  • Ελέγχεται, για πιθανή αντικατάσταση της υπολογισμένης τιμής, η Τιμή Ρευστοποίησης κάθε είδους. Συγκεκριμένα, συγκρίνεται η υπολογιζόμενη επίσημη τιμή κόστους με την δοσμένη τιμή ρευστοποίησης και αν η επίσημη τιμή είναι μικρότερη αυτής ή μηδενική, την αντικαθιστά με την τιμή Ρευστοποίησης (σύμφωνα με τα Εθνικά αλλά και τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα).
  • Ελέγχεται η ύπαρξη (μη μηδενικής) Επιθυμητής Τιμής Αποτίμησης και αν έχουμε ΘΕΤΙΚΟ ποσοτικό υπόλοιπο, αυτή αντικαθιστά την υπολογισμένη, με κατάλληλη εγγραφή διαφοράς (ΜΛΔ), ώστε να μην προκληθεί ασυμφωνία στο Ισοζύγιο, αν ληφθεί “βάσει τιμής”.

EBS-v4-InventoryEL-image30.pngΗ περίπτωση που μπορεί να χρειαστεί τέτοιου είδους παρέμβαση είναι, όταν έχουν γίνει λάθη σε χρήση παραστατικών που αδυνατούμε ή δεν ενδιαφερόμαστε πλέον να διορθώσουμε, ενώ φροντίζουμε να μην επαναληφθούν από αυτή την κοστολογική περίοδο και μετά.

3. Απονομή κόστους στις χορηγήσεις

Για κάθε ΜΗ παραγόμενο είδος, βάσει του ήδη προσδιορισμένου κόστους κτήσης διαμορφώνεται το οριστικό κόστος χορήγησης (βάσει της μεθόδου) α. στις εγγραφές τύπου Δ (βλ. Ποιες εγγραφές λαμβάνονται υπόψη) και β. στις αντίστοιχες γραμμές παρ/κών.

4. Δημιουργία κοστολογικών εγγραφών

  • Αντιλογίζεται το ενδεικτικό κόστος χορηγήσεων ανά κατηγορία χορηγήσεων συγκεντρωτικά ανά είδος και αυτοτελές υποκ/μα.
  • Αντιλογίζονται οι εγγραφές κόστους χορηγήσεων προηγούμενης περιόδου
  • Παράγονται εγγραφές κόστους χορηγήσεων ανά κατηγορία χορηγήσεων συγκεντρωτικά ανά είδος και αυτοτελές υποκατάστημα.

5. Κοστολόγηση συντιθέμενων

Υπολογίζεται και ενημερώνεται εκ νέου το κόστος εγγραφών συνθέσεων (βάσει του κόστους αναλώσεων των συστατικών τους που ΗΔΗ υπολογίστηκε). Εκτελούνται τα βήματα 2-4 για συντιθέμενα είδη.

  1. Κοστολόγηση Παραγωγής

Εκτελείται Κοστολόγηση Παραγωγής σε κύκλους ενδιάμεσων-τελικών προϊόντων και εκτελούνται τα βήματα 2-4 για παραγόμενα είδη.

  1. Κοστολόγηση Διακινήσεων

Εκτελείται η διαδικασία Κοστολόγησης Διακινήσεων (υπολογισμός του κόστους φακέλων διακινήσεων, βάσει του κόστους εξαγωγών των ειδών σε τελωνειακό καθεστώς) και επαναλαμβάνονται τα βήματα 2-4 για τα είδη που κοστολογήθηκαν.

EBS-v4-InventoryEL-image50.pngΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΑΔΥΝΑΜΙΑΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ ΣΕ ΧΟΡΗΓΗΣΗ

Αν η τιμή αποτίμησης που προκύπτει είναι 0 (π.χ. έχουμε μηδενική απογραφή και καμία αγορά, ενώ ΥΠΑΡΧΟΥΝ χορηγήσεις, όπως σε περίπτωση επιστροφής πώλησης από προηγούμενη Χρήση), λαμβάνεται η πρότυπη τιμή του είδους για την πλησιέστερη περίοδο (που ενημερώνεται από το χρήστη, αλλά και από το κλείσιμο χρήσης). Στην 1η χρήση, μπορεί εκεί να εισαχθεί το οριστικό κόστος της προηγούμενης χρήσης.

Εγγραφές διαφορών

Για όλες τις παρακάτω περιπτώσεις, τα είδη που περιέχονται στα παραστατικά Διαφορών που παράγονται, ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΛΕΓΧΘΟΥΝ (μέσω της λίστας Παραστατικά Αποτίμησης) διότι σημαίνει πως πιθανότατα έχουν ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΕΣ εγγραφές (με εξαίρεση μικροδιαφορές λόγω στρογγύλευσης στα παραστατικά «ΜΛΔ»).

Για κάθε είδος δημιουργούνται εγγραφές διαφορών αξιών αποτίμησης (στη στήλη Χρέωση->κόστος λοιπών εισαγωγών) ελέγχοντας αν:

Έτσι, οποιαδήποτε εγγραφή αξίας έγινε με λανθασμένο παραστατικό («κτήσης» που δεν ενημέρωσε τη Χρέωση ή «Χορήγησης» που δεν ενημέρωσε την Πίστωση !), εντοπίζονται και εγγράφονται ως χρεωστικές ή πιστωτικές διαφορές αποτίμησης. Τα παραστατικά που παράγονται είναι τα ΜΔΧ & ΜΔΠ.

Αντίστοιχος έλεγχος γίνεται για τη συμφωνία κόστους συνθέσεων και κόστους αναλώσεων και, μέσω του παραστατικού ΜΔΘ ή ΜΔΝ διορθώνεται το κόστος συνθέσεων (αυτό ΔΕΝ πρέπει να ενημερώνεται ελεύθερα από οποιαδήποτε παραστατικά πλην των συναρμολογήσεων, αφού υπολογίζεται ορθά μόνο από την Αποτίμηση μετά την κοστολόγηση των συστατικών τους).

Για κάθε είδος, δημιουργούνται εγγραφές διαφορών κόστους χορηγήσεων (στη στήλη «πίστωσης», στο κόστος λοιπών εξαγωγών, με το παραστατικό ΜΛΔ) ελέγχοντας αν

Έτσι, διαφορές κόστους αυτοπαραδόσεων ή προϋπολογιστικών αξιών ή λάθη στρογγυλοποίησης (από τη σύγκριση ΛΟΓΙΣΜΕΝΩΝ αξιών με το γινόμενο ποσότητας επί τιμή) ή άλλες οριακές περιπτώσεις εντοπίζονται και εγγράφονται, με την «αιτία διαφοράς» στο πεδίο «Παρατήρηση» (για όσες αιτίες διαφορών μπορούν να εντοπιστούν στο παραστατικό αυτό) με την παρακάτω κωδικοποίηση:

01 Αρνητική αξία μενόντων

02 Μηδενική ποσότητα με μη μηδενική αξία μενόντων

03 Διορθώσεις κόστους αυτοπαραδόσεων

04 Διορθώσεις κόστους λοιπών εξαγωγών

05 Διαφορές ατιμολόγητων αγορών

06 Διαφορές ατιμολόγητων πωλήσεων

07 Διαφορά υπολογισμένης τιμής αποτίμησης

08 Άλλοι λόγοι

EBS-v4-InventoryEL-image112.png

Σε κάθε γραμμή «διαφοράς» μπορεί να επιλεγεί ο τρόπος ενημέρωσης στο Ισοζύγιο από τη Στήλη ενημέρωσης. Αν αφεθεί κενή, ενημερώνει το κόστος λοιπών εξαγωγών. Μπορεί να δηλωθεί κόστος πωληθέντων, κόστος αναλώσεων ή κόστος αυτοπαραδόσεων.

EBS-v4-InventoryEL-image50.pngΠΡΟΣΟΧΗ ! Μην ενημερώνοντας τις «λοιπές εξαγωγές», μπορεί κανείς να αποφεύγει την εμφάνιση των ποσών αυτών στα επίσημα βιβλία. Όμως, με εξαίρεση τις περιπτώσεις μικρο-διαφορών στρογγυλοποίησης π.χ. 0,01€, οπότε και δεν θα υπάρχει πρόβλημα, θα πρέπει κανείς έτσι κι αλλιώς, να διερευνήσει ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΑΙΤΙΕΣ που προκάλεσαν τις εγγραφές αυτές και, αν χρειαστεί, να κάνει διορθώσεις και να επανεκτελέσει Αποτίμηση. Αν για 1η φορά ελέγξει κανείς αυτές τις εγγραφές στο τέλος της Χρήσης, τα δεδομένα δεν θα είναι είναι πάντα εφικτό να διορθωθούν. Τα παραστατικά αυτά είναι διαθέσιμα από την όψη «Παραστατικά Αποτίμησης».

Κοστολόγηση κατά Παρτίδα

Για τα είδη που παρακολουθούνται ΚΑΤΑ ΠΑΡΤΙΔΑ και για μέθοδο αποτίμησης Μέση σταθμική τιμή, μπορεί να δηλωθεί ότι είναι επιθυμητή η ανάλυση της Αποτίμησης κατά παρτίδα, στο αντίστοιχο πεδίο του είδους. Σε αυτή την περίπτωση, όλες οι χορηγήσεις παρτίδων (αναλώσεις, πωλήσεις) αποτιμώνται με βάση τις «δικές» τους κτήσεις (αγορές, απογραφή, παραγωγή κλπ.) στο βήμα 3 της επεξεργασίας.

Το αποτέλεσμα της κοστολόγησης λαμβάνεται από τον κύβο Κερδοφορία κατά παρτίδα (Εικόνα επιχείρησης/Ανάλυση κερδοφορίας).

EBS-v4-InventoryEL-image30.png Σημειώστε ότι:

Στην ειδική περίπτωση που σε κάποιο παραστατικό κτήσης π.χ. αγοράς υπάρχουν πάνω από μία παρτίδες και μάλιστα με διαφορετικό κόστος, θα πρέπει να εισαχθούν ξεχωριστές γραμμές, ώστε να μπορεί να καθοριστεί το κόστος (αξία, εκπτώσεις, επί πλέον έξοδα) στα αξιακά πεδία της γραμμής είτε αυτό αφορά την πληκτρολόγηση από το χρήστη (π.χ. αγορά) είτε κάποια διαδικασία προσδιορισμού του κόστους (π.χ. κατανομή φακέλου εισαγωγής, κοστολόγηση παραγωγής).

Καταγραφή προβλημάτων διαδικασίας

Στην αρχή της διαδικασίας ελέγχεται η συμφωνία των «αθροιστών» κόστους κτήσεων και ποσότητας κοστολογημένων κτήσεων μεταξύ των κινήσεων και των περιοδικών στοιχείων. Είναι δυνατό να αλλάξει κανείς ένα τύπο κίνησης, ενώ υπάρχουν κινήσεις με αυτόν, ΠΑΡΑΛΕΙΠΟΝΤΑΣ να ΕΚΤΕΛΕΣΕΙ επανυπολογισμό κινήσεων (!). Αυτό αντανακλάται ως λάθος αποτέλεσμα της διαδικασίας αποτίμησης που δεν μπορεί να εξηγηθεί. Ο έλεγχος ΕΝΤΟΠΙΖΕΙ αυτή την περίπτωση και εφόσον υπάρχει πρόβλημα, καταγράφεται στο .etl αρχείο ως ERROR, χωρίς όμως να διακόπτεται η διαδικασία της αποτίμησης.

Σε περίπτωση αποτυχίας ή διακοπής της διαδικασίας της αποτίμησης για οποιοδήποτε λόγο, αυτό καταγράφεται ως πληροφορία στη στήλη Αποτυχία εκτέλεσης του πίνακα ιστορικού αποτιμήσεων ESCOValuationLog.

Έλεγχος και αποτελέσματα

Στο μενού Αποθήκες & Αποθέματα/Αποτίμηση αποθεμάτων υπάρχει μια σειρά εργαλείων που βοηθούν στον έλεγχο των Αποτελεσμάτων της Αποτίμησης. Συνιστούμε να χρησιμοποιούνται κάθε φορά που εκτελείται η διαδικασία, για να μην βρεθούν προβλήματα στο τέλος της Χρήσης, όταν θα είναι δύσκολο ή αδύνατο να διορθωθούν πιθανά λάθη ΕΙΔΙΚΑ σε επίσημα παραστατικά.

Παραστατικά Αποτίμησης

Στη λίστα αυτή όσα παραστατικά δημιουργήθηκαν από το στάδιο «Εγγραφές ΔΙΑΦΟΡΩΝ» εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα, ώστε να διερευνηθούν. Με «+» σε 2ο επίπεδο εμφανίζονται οι γραμμές των ειδών.

EBS-v4-InventoryEL-image113.png

Τιμές Αποτίμησης κατά περίοδο

Σε αυτή την κατάσταση μπορεί κανείς να δει ανά είδος την τιμή αποτίμησης και τη διαμόρφωση του κόστους υπολοίπου με βάση αυτήν. Επίσης μπορεί να ελεγχθεί και η «Τιμή περιόδου» (ανά μήνα). Η τιμή περιόδου είναι πιθανό να διαφέρει από την τιμή αποτίμησης, στις συνηθισμένες περιπτώσεις που η κοστολογική περίοδος ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΜΗΝΙΑΙΑ (δεν ταυτίζεται με τη λογιστική περίοδο). Τότε, η αποτίμηση ΔΙΑΤΗΡΕΙ την υπολογισμένη ανά λογιστική περίοδο τιμή που διαμόρφωσε την τότε εικόνα της Αποθήκης, ενώ ενημερώνει την «επίσημη τιμή» (σε διαφορετικό πεδίο) για όλους τους μήνες, ώστε στα Ισοζύγια να μπορεί κανείς να πάρει αποτελέσματα με οποιαδήποτε από τις 2 τιμές, με αντίστοιχη παράμετρο.

EBS-v4-InventoryEL-image114.png

Σύγκριση τιμών Αποτίμησης

Χρησιμεύει για έλεγχο του ΠΟΣΟ ΜΕΤΑΒΛΗΘΗΚΕ η τιμή αποτίμησης μεταξύ ΔΥΟ ΔΙΑΔΟΧΙΚΩΝ περιόδων. Αν η μεταβολή κόστους είναι μεγάλη (μη αναμενόμενη), μπορεί να εντοπίσει κανείς λάθη ή πιθανές ελλείψεις στις καταχωρίσεις των αγορών για παράδειγμα (δίνεται με ομαδοποίηση ανά προμηθευτή για να βοηθήσει στην έρευνα συγκεκριμένων τιμολογίων που ίσως έχουν λανθασμένες αξίες):

EBS-v4-InventoryEL-image115.png

Ισοζύγιο & Καρτέλες για έλεγχο κόστους

Σε αυτές τις καταστάσεις (που έχουν στήλες Αγορές/Λοιπές Εισαγωγές & Πωλήσεις-Λοιπές Εξαγωγές), εμφανίζονται ορισμένες πληροφορίες που βοηθούν στη διερεύνηση των αποτελεσμάτων και ειδικά στην αιτιολόγηση πιθανών προϋπ/κών εγγραφών:

EBS-v4-InventoryEL-image116.png

Τόσο στις Αγορές όσο και στις Πωλήσεις, πέραν της στήλης «ποσότητα» που ενημερώνει το Βιβλίο Αποθήκης (και το υπόλοιπο του είδους), εμφανίζονται οι στήλες Τιμολογημένη ποσότητα και Μη τιμολογημένη ποσότητα που είδαμε πως χρησιμοποιούνται από την επεξεργασία που υπολογίζει προϋπολογιστικές εγγραφές.

Η τιμολογημένη ποσότητα ενημερώνεται από αξιακές εγγραφές που ΑΦΟΡΟΥΝ ποσότητα. Για παράδειγμα ένα ΤΔΑ θα δείχνει την ποσότητά του ΚΑΙ στην ποσότητα ΚΑΙ στην τιμολογημένη ποσότητα, ένα ΤΙΠ θα δείχνει την ποσότητα ΓΙΑ την οποία εκδόθηκε ΜΟΝΟ στη στήλη τιμολογημένη ποσότηταποσότητα ενημερώθηκε με κάποιο ΔΑΠ). ενώ ένα ΠΤΕ (Πιστωτικό έκπτωσης) δεν θα δείχνει ποσότητα σε καμία στήλη.

Η μη τιμολογημένη ποσότητα ενημερώνεται από τις προϋπ/κές εγγραφές που δημιουργεί η Αποτίμηση και δηλώνει την ποσότητα που μέσω αντιστοιχίσεων ποσοτήτων<->αξιών (μεταβάσεων) διαπιστώθηκε ότι στο τέλος της περιόδου έμεινε μη τιμολογημένη.

Τόσο στις Αγορές όσο και στις Πωλήσεις, η στήλη ΑΞΙΑ δεν περιλαμβάνει τις προϋπολογισμένες αξίες (όπως στο Βιβλίο Αποθήκης), αλλά αυτές αποτελούν ξεχωριστές στήλες, ώστε να ελεγχθούν. Ειδικά στις Πωλήσεις, ξεχωριστή στήλη αποτελεί και το προϋπολογιστικό κόστος πωληθέντων διότι ΑΝ υπάρξει προϋπολογιστική εγγραφή (για την αξία τιμολόγησης), σημαίνει πως υπάρχει αντίστοιχο κόστος.

Ξεχωριστή στήλη είναι η ΤΙΜΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ, το δε Κόστος υπολοίπου είναι η διαφορά κόστους εξαγωγών (πίστωση) από το κόστος εισαγωγών (χρέωση).

Εγγραφές διαμόρφωσης κόστους

EBS-v4-InventoryEL-image117.pngΜπορούμε να ελέγξουμε τις εγγραφές που ευθύνονται για τη διαμόρφωση του κόστους και να εντοπίσουμε πιθανές ελλείψεις ή λάθη καταχωρίσεων ή να αιτιολογήσουμε το κόστος που διαμορφώθηκε.

Οι εγγραφές είναι της κατηγορίας Α, Β ή Γ με βάση την ομαδοποίηση που ορίστηκε στο κεφάλαιο Ποιες εγγραφές λαμβάνονται υπόψη.

Αιτιολόγηση κόστους υπολοίπου FiFo/Lifo/ΔΤΚ

Για όσα είδη έχουν μία από αυτές τις μεθόδους αποτίμησης, υπάρχει δυνατότητα καταγραφής των αποτελεσμάτων της «αντιστοίχισης» που γίνεται κατά την Αποτίμηση, μεταξύ κτήσεων και χορηγήσεων. Με βάση αυτή την καταγραφή, η όψη αυτή εμφανίζει ανά είδος όλες του οι εγγραφές κτήσης (απογραφή, αγορές, παραγωγή) με τις παρακάτω στήλες (5 ποσοτικές και 6 αξιακές):

EBS-v4-InventoryEL-image118.png

  1. Αρχική ποσότητα
  2. Ποσότητα πιστωτικών επιστροφών
  3. Πραγματική ποσότητα (που μπορεί δηλαδή να χορηγηθεί)
  4. Ποσότητα χορήγησης (που χορηγήθηκε, δηλαδή αντιστοιχίστηκε με χορηγήσεις)
  5. Απομένουσα ποσότητα (ανοικτή, εκείνη δηλαδή που αντιστοιχεί στην ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ)
  6. Αρχικό κόστος
  7. Μειώσεις από πιστωτικά επιστροφών
  8. Επιμερισμοί αξιών (η αξία δηλαδή που «μοιράστηκε» στις κτήσεις από καθαρώς αξιακά παραστατικά π.χ. πιστωτικά έκπτωσης)
  9. Πραγματικό κόστος (που μπορεί δηλαδή να «μοιραστεί» σε χορηγήσεις)
  10. Κόστος μερισμένο σε χορηγήσεις (που «μοιράστηκε» δηλαδή αντιστοιχίστηκε σε χορηγήσεις, εκείνο δηλαδή που αντιστοιχεί και ΣΥΜΦΩΝΕΙ με το ΚΟΣΤΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ, αν πρόκειται για τελικό – πωλούμενο προϊόν)
  11. Κόστος αποθέματος (μη κατανεμημένο κόστος, εκείνο δηλαδή που αντιστοιχεί και ΣΥΜΦΩΝΕΙ με το ΚΟΣΤΟΣ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ)

Κάποιες εγγραφές που εμφανίζονται χωρίς περιεχόμενο στη στήλη «παραστατικό» είναι οι αυτόματες εγγραφές έναρξης κοστολογικής περιόδου που δημιουργεί η Αποτίμηση.

Αν μεν έχει κανείς κοστολογική περίοδο 12, δηλαδή ετήσια, μπορεί να διαλέξει ολόκληρη τη χρήση και σαν αποτέλεσμα να πάρει σωστό κόστος (αφού η εγγραφή «έναρξης» θα είναι μονίμως ΜΙΑ, της αρχής χρήσης). Αν όμως, έχει κοστολογική περίοδο 1, δηλαδή μήνα, θα πρέπει να επιλέγει συγκεκριμένο μήνα, αν έχει 3μηνο, να επιλέγει τους μήνες συγκεκριμένου 3μήνου κ.ο.κ. ώστε κάθε φορά οι εγγραφές έναρξης να είναι μοναδικές.

Για κάθε αγορά, σε 2ο επίπεδο (με +) αιτιολογείται η επεξεργασία της συγκεκριμένης αγοράς (κτήσης) σε ποσότητες και αξίες σε 3 κατηγορίες (Επιστροφές, πρόσθετα αξιακά παραστατικά και Χορηγήσεις αυτής):

EBS-v4-InventoryEL-image119.png

EBS-v4-InventoryEL-image30.png Σημειώστε ότι:

Για να εξαχθούν οι πληροφορίες αυτές από τη διαδικασία της Αποτίμησης (και επομένως η όψη να έχει περιεχόμενο) θα πρέπει να ενεργοποιηθεί η παράμετρος εταιρείας «Αποθήκευση κατανομής κόστους», στην ομάδα παραμέτρων «Αποτίμηση»

Αιτιολόγηση κόστους χορηγήσεων FiFo/Lifo/ΔΤΚ

Σε αντιστοιχία με την προηγούμενη κατάσταση, με βάση την καταγραφή της αντιστοίχισης που γίνεται κατά την Αποτίμηση, αιτιολογείται (αντίστροφα) η προέλευση του κόστους πωληθέντων (ή γενικότερα, του κόστους χορηγήσεων). Eμφανίζονται ανά είδος όλες οι εγγραφές χορήγησης (πωλήσεις, αναλώσεις κλπ.) με το κόστος που πήραν. Το κόστος αυτό ΣΥΜΦΩΝΕΙ με το ΚΟΣΤΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ. Aν έχουμε Παραγωγή, αναλόγως του τι είδους χορήγηση είναι, συμφωνεί με την αντίστοιχη στήλη κόστους εξαγωγών του Αναλυτικού Ισοζυγίου:

EBS-v4-InventoryEL-image120.png

Για κάθε χορήγηση, υπάρχει ανάλυση (με +) της πληροφορίας που ΑΙΤΙΟΛΟΓΕΙ το κόστος αυτό, δηλαδή δείχνει τις εισαγωγές οι οποίες έδωσαν κατά τη μέθοδο Αποτίμησης κόστος στη συγκεκριμένη εγγραφή χορήγησης.

Για κάθε μια από τις εισαγωγές αυτές (αγορές ή, γενικότερα «κτήσεις»), υπάρχει ανάλυση (με +) η οποία αιτιολογεί πώς το κόστος μειώθηκε από πιθανές επιστροφές ή μεταβλήθηκε από πιθανά αξιακά παραστατικά (συμπληρωματικά τιμολόγια ή πιστωτικά έκπτωσης του προμηθευτή):

EBS-v4-InventoryEL-image121.png

Ρόλος παραστατικών στην Αποτίμηση

EBS-v4-InventoryEL-image122.pngΠληροφοριακή όψη που δείχνει

  • ποια παραστατικά επηρεάζουν το κόστος (την τιμή αποτίμησης), δηλαδή είναι κτήσεις για τη διαδικασία της Αποτίμησης και
  • ποια λαμβάνουν κόστος με αυτόματη διόρθωση από την Αποτίμηση, δηλαδή ορίζονται ως χορηγήσεις

Ενημερώσεις Ισοζυγίων Αποθήκης

EBS-v4-InventoryEL-image123.pngΚύβος που παρουσιάζει ΠΩΣ τα παραστατικά ενημερώνουν τις στήλες των Ισοζυγίων Αποθήκης, με βάση την παραμετροποίησή τους.

Οι πληροφορίες αυτές είναι γενικά χρήσιμες, ΔΕΝ είναι όμως επαρκείς για να προχωρήσει κανείς σε ειδική παραμετροποίηση. Για να το κάνει, πρέπει να έχει εκπαιδευτεί και να κατέχει ΠΛΗΡΩΣ το μηχανισμό παραστατικών, μεταβάσεων & ενημερώσεων.

Διοικητική πληροφόρηση

Η Διαδικασία της Αποτίμησης:

  • Αφενός παράγει όπως είδαμε ανεξάρτητες εγγραφές κόστους πωληθέντων για να δώσει τη δυνατότητα λογιστικοποίησης του κόστους και

  • Αφετέρου αποθηκεύει σε ΟΛΕΣ τις εγγραφές χορηγήσεων (π.χ. Πωλήσεις) την υπολογισμένη αξία κόστους, ώστε να είναι διαθέσιμα σε επίπεδο καθεμιάς ΚΙΝΗΣΗΣ το ΚΟΣΤΟΣ και (άρα) το ΚΕΡΔΟΣ. To συγκεκριμένο πεδίο (με όνομα «Αποτιμημένη αξία κόστους») είναι η κύρια πηγή του MIS Reporting.

    Για να γίνει κατανοητό το παραπάνω, ας πάρουμε ένα παράδειγμα όπου για κάποιο είδος η ενδεικτική τιμή αποτίμησης που έδινε ένα ενδεικτικό κόστος σε κάποια εγγραφή πώλησης ήταν 100,00€, ενώ μετά την Αποτίμηση, αυτό υπολογίστηκε σε 90,00€.

    EBS-v4-InventoryEL-image124.png

    Η στήλη «Επίσημα δεδομένα» στο παραπάνω σχήμα ενημερώνει διαδοχικά (με τις 3 εγγραφές του παραδείγματος) τα Περιοδικά στοιχεία των ειδών, καθώς και τα Ισοζύγια και τις Καρτέλες Αποθήκης, ενώ το πεδίο «Αποτιμημένη αξία κόστους» δεν ενημερώνει απολύτως τίποτα, απλά χρησιμοποιείται για Διοικητική πληροφόρηση.

    Αν χρησιμοποιούμε καταστάσεις με κριτήριο ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ τα είδη (στο επίπεδο των οποίων εκτελείται αποτίμηση και διορθώνει τα κόστη με τις εγγραφές του σχήματος «επίσημα δεδομένα»), χωρίς ανάγκη ομαδοποίησης κατά πελάτη, κατά υποκατάστημα, κατά περιοχή κ.ο.κ. τότε, αρκεί να αθροίσουμε από τα Περιοδικά Στοιχεία των Ειδών την «Αξία Κόστους» και σε αντιπαράθεση με το «Τζίρο» να εμφανίσουμε διάφορες καταστάσεις, κύβους κ.λπ. για την Κερδοφορία (με το σωστό υπολογισμένο κόστος). Οι καταστάσεις αυτές θα είναι και ταχύτερα εκτελούμενες σε σχέση με όσες χρησιμοποιούν τις αναλυτικές εγγραφές.

    Αν όμως (έχουμε ανάγκη χρήσης του κόστους ΑΝΑ εγγραφή πώλησης π.χ. πωλήσεις ειδών κατά πελάτη, κατηγορίες ειδών και κατηγορίες πελατών, πωλήσεις κατά υποκατάστημα (περιπτώσεις στις οποίες η Αποτίμηση δεν έχει αποτυπώσει αποτελέσματα αναλυτικά, δηλαδή δεν έχει παράξει εγγραφές ΑΝΑ υποκατάστημα, ΑΝΑ πωλητή κ.ο.κ), ΤΟΤΕ, χρησιμοποιούμε τις εγγραφές πωλήσεων με το πεδίο τους «αποτιμημένη αξία κόστους» (χρησιμοποιώντας το κατάλληλο «πρόσημο» π.χ. το πρόσημο του «Τζίρου») ομαδοποιώντας τες πλέον με οποιονδήποτε τρόπο.


PDF Version