EBS - v4 - Key Concepts EL

Από
EBS-v4-KeyConceptsEL

EBS Κεντρικές έννοιες

Entersoft Business Suite® | Entersoft Expert®

Περιγραφή του νοηματικού μοντέλου του συστήματος και του ρόλου των υποσυστημάτων του

Λειτουργικές περιοχές

Το σύστημα αποτελείται από εφαρμογές, οι οποίες διαχειρίζονται διάφορα υποσυστήματα, μέσω των οποίων εξυπηρετείται το σύνολο των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Τα στοιχεία παρακολουθούνται σε μία ή περισσότερες Βάσεις Δεδομένων (SQL Server).

Η λογική σύνδεσης, λειτουργίας και συνεργασίας μεταξύ δεδομένων και εφαρμογών, αλλά και η λογική επικοινωνίας με το χρήστη είτε είναι ενσωματωμένη στο σύστημα (υποχρεωτική) είτε περιγράφεται και σχεδιάζεται ξεχωριστά για κάθε εγκατάσταση).

Οι κυριότερες λειτουργικές περιοχές (που με τη σειρά τους χωρίζονται σε άλλες) στις οποίες χωρίζεται το Entersoft Business Suite απεικονίζονται στο σχήμα:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image6.png

M.I.S. Διοικητική πληροφόρηση με συνδυασμό των στοιχείων όλων των υποσυστημάτων

C.R.M. Σχέσεις με τους πελάτες και εν γένει με τους συναλλασσόμενους και παρακολούθηση των δραστηριοτήτων πωλητών και ομάδων στα τμήματα Πωλήσεων. Αναλυτικά ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία για την αξιολόγηση και τον έλεγχο, για τον ανταγωνισμό και τους κρίσιμους παράγοντες. Ημερήσια ατομικά και ομαδικά πλάνα ενεργειών πωλήσεων.

Λειτουργίες τμημάτων Marketing (προγράμματα, εκστρατείες, εκδηλώσεις, μαζικές ενέργειες, κλπ.). Ολοκλήρωση με τηλεφωνικά κέντρα.

Κύκλος εξυπηρέτησης πελατών για τμήματα παροχής υπηρεσιών (αιτήματα, παράπονα, τυπικές βλάβες, ενέργειες επισκευής, ουρές ανά τεχνικό κλπ.). Διαχείριση συμβάσεων εξυπηρέτησης με όρους, ρήτρες, χρόνους απόκρισης, κανόνες, εγγυήσεις κλπ. (SLAs – Service Level Agreements).

Υποσύστημα συνδρομών & αυτοματοποιημένη περιοδική τιμολόγηση με βάση μοντέλα.

Πωλήσεις/Διανομές Οι διαδικασίες πώλησης από την προσφορά μέχρι την τιμολόγηση (παραγγελιοληψία, δέσμευση αποθεμάτων, φόρτωση-έλεγχος-δρομολόγηση παραγγελιών, αποστολή, τιμολόγηση, back orders). Up selling/Cross selling διαδικασίες. Τιμολογιακές και εκπτωτικές πολιτικές, δώρα-προσφορές, πολιτικές επιστροφών, προέλευση εκπτώσεων, πρόσθετες χρεώσεις, αυτόματα rebates βάσει συμφωνιών κλπ.

Λιανική πώληση, Υποσύστημα loyalty cards, Πιστωτικές κάρτες, Κουπόνια, Δωροεπιταγές, Προπληρωμένες κάρτες, Προκαταβολές, Δικαιώματα αγοράς (πιστωτικά), Ηλεκτρονική υπογραφή απόδειξης, Remoting-Off line sites και συγχρονισμός, Συμφωνία με Ζ ταμειακών μηχανών, συγκεντρωτική λογιστικοποίηση ημέρας-αναλυτική ενημέρωση αποθήκης.

Αγορές/Προμήθειες Οι διαδικασίες προμηθειών από την αναζήτηση προμηθευτών, την έρευνα τιμών, την αξιολόγηση, σύγκριση προσφορών και την παραγγελιοδοσία, μέχρι τον έλεγχο τήρησης χρόνων, τις διαδικασίες παραλαβής κλπ. Εισαγωγές από το εξωτερικό, Εισαγωγή σε χώρο transit. Προγράμματα πρότασης παραγγελιών με βάση τις ελλείψεις ή με βάση τις πωλήσεις.

Αποθήκες/Αποθέματα Διαδικασίες διαχείρισης των ειδών, ελέγχου διαθεσιμότητας, αναμενόμενων κλπ., διαδικασίες κατανομής του διαθέσιμου αποθέματος σε παραγγελίες, αναπλήρωση στοκ υποκαταστημάτων, φυσική απογραφή, διορθώσεις, διακινήσεις, παρακαταθήκες, εγγυοδοσίες, αποθήκες τρίτων και σε τρίτους, αποτίμηση στοκ με όλες τις μεθόδους. Παρτίδες, χρώματα, μεγέθη (σαιζόν, σορτιμέντα), serial numbers, σετ και συντιθέμενα.

Παραγωγή Τεχνικές προδιαγραφές, εντολές παραγωγής, φάσεις, έλεγχος επάρκειας α’ υλών, συγκεντρωτικές αναλώσεις, φασόν, προϋπολογιστικό & απολογιστικό κόστος, ανάλυση κόστους κατά παράγοντα κόστους.

Προϋπολογισμός Εργαλεία κατάρτισης προϋπ/σμού εσόδων και εξόδων σε «φύλλα» με βάση π.χ. παρελθόντα στοιχεία, σενάρια, αναθεωρήσεις, προϋπολογισμός σε διάφορα νομίσματα, εργαλεία αυτόματου δυναμικού απολογισμού και ελέγχου κάλυψης – αποκλίσεων προϋπολογισμού ανάλογα με τις κατηγοριοποιήσεις που κάθε προϋπολογιστικό φύλλο παρακολουθεί.

Διαχείριση έργων Προγραμματισμός και παρακολούθηση των εργασιών στα πλαίσια έργων και της πορείας εκτέλεσής τους, αλλά και του συνόλου των διακινήσεων, πληρωμών ή άλλων σχετικών οικονομικών γεγονότων. Προϋπολογισμός και απολογισμός (κοστολόγηση). Ιεραρχίες έργων (φάσεις). Διαχείριση τεχνικών έργων με συμβάσεις έργου, υπεργολάβους, εκτιμήσεις δαπανών, σταδιακές πιστοποιήσεις εκτέλεσης, κρατήσεις, προκαταβολές, εκκρεμότητες κλπ.

Οικονομική Διαχείριση Γενική Λογιστική, Κατανομές σε άλλα λογιστικά σχέδια, Θεωρημένα Βιβλία, Βιβλία υποκαταστημάτων, Αυτόματο κλείσιμο Ισολογισμού, Χρηματικά Διαθέσιμα, Τράπεζες, Ισοτιμίες & Νομίσματα, Αξιόγραφα, Διαδικασίες Πιστωτικού ελέγχου, Ενηλικιώσεις υπολοίπων συναλλασσομένων, Πρόβλεψη Χρηματοροής, Μητρώο Παγίων, Φόροι, ΦΠΑ, Κρατήσεις & Αποδόσεις τους, Χρεώστες και Πιστωτές, Δαπάνες, Κοστολόγηση εισαγωγών από το εξωτερικό, Εργαλεία συμφωνίας Λογιστικής με τα διάφορα υποσυστήματα.

Για ΟΛΕΣ τις λειτουργικές περιοχές, παρέχεται σε μεγαλύτερο ή μικρότερο βαθμό έτοιμη παραμετροποιημένη πρόταση και πάνω σε αυτήν, βασίζονται τα επόμενα επίπεδα παραμετροποίησης από εξειδικευμένα και εκπαιδευμένα στελέχη, έτσι ώστε, η τελική λειτουργία του συστήματος να είναι βέλτιστη για τις ανάγκες της εγκατάστασης:

Kεντρικές έννοιες

Επιχειρηματικές δομές

Οι εφαρμογές επικοινωνούν με πολλαπλές Βάσεις Δεδομένων και διαχειρίζονται πολλαπλές επιχειρηματικές οντότητες σε καθεμιά Βάση, για παράδειγμα:

  • Ομίλους εταιρειών
  • Εταιρείες
  • Υποκαταστήματα
  • Αποθήκες
  • Θέσεις αποθηκών
  • Εμπορικούς Τομείς
  • Εταιρικές Δραστηριότητες
  • Σημεία Πώλησης
  • Ομάδες χρηστών – Θέσεις εργασίας
  • Χρήστες
  • Πρόσωπα/Επαφές και ρόλους προσώπων
  • Πελάτες και Προμηθευτές
  • Σχέσεις μεταξύ προσώπων/ συναλλασσόμενων

Κεντρική έννοια είναι η εταιρεία συστήματος, που ορίζει ένα σύνολο δεδομένων που αφορά μια συγκεκριμένη εταιρεία (ΑΦΜ), ένα νομικό δηλαδή πρόσωπο για το οποίο τα οικονομικά στοιχεία (συναλλαγές, πελάτες, ταμείο, αποθήκες κλπ.) είναι αυτόνομα και ανεξάρτητα από τυχόν άλλες εταιρείες που παρακολουθούνται στο σύστημα.

Ορισμένες από τις παραπάνω οντότητες αυτές είναι ΚΟΙΝΕΣ και ΔΙΑΘΕΣΙΜΕΣ σε όλες τις εταιρείες συστήματος. Για παράδειγμα το σύνολο των επαφών – προσώπων που γνωρίζουμε και καταχωρούμε στο σύστημα είναι διαθέσιμο σε όλες τις εταιρείες. Ετσι, ένας όμιλος με 2 εταιρείες έχει κοινό κατάλογο επαφών ώστε τα μεν δημογραφικά στοιχεία να είναι ΜΙΑ και αυστηρά ΜΙΑ φορά καταχωρημένα, αλλά και για να μπορεί να κάνει κοινές δράσεις διατήρησης επαφών π.χ. αποστολή ευχών κλπ. Αντίθετα, οι πελάτες είναι καρτέλες – λογαριασμοί που συνδέονται με τα (κοινά) πρόσωπα, όμως είναι ξεχωριστοί ανά εταιρεία, ώστε να υπάρχει αυτονομία των οικονομικών δεδομένων ανά εταιρεία – επιχειρηματική μονάδα.

Σε όλο το εύρος των μεγεθών, των οντοτήτων, των οικονομικών ή επιχειρησιακών γεγονότων που διαχειρίζεται το σύστημα, τηρούνται 6 «οριζόντιες» διαστάσεις εταιρικής πληροφόρησης, στις οποίες παρέχεται το διαθέσιμο reporting:

  • Υποκατάστημα
  • Εμπορικός Τομέας
  • Δραστηριότητα
  • Έργο
  • 2 οριζόμενες διαστάσεις

H Εταιρεία και οι υποδιαιρέσεις της

Σε κάθε Βάση Δεδομένων, η δομή των εταιρειών και των «φυσικών διαιρέσεών» τους απεικονίζεται στο παρακάτω σχήμα:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image7.png

Εταιρείες

Σε κάθε Βάση τηρούνται τα δεδομένα οσωνδήποτε εταιρειών. Αυτό επιτρέπει να λαμβάνονται εύκολα ενοποιημένα οικονομικά αποτελέσματα, στατιστικές και συγκριτικά δεδομένα. Το σύστημα αναγνωρίζει τις διεταιρικές συναλλαγές και, αφενός παρέχει διαδικασίες αυτόματης διενέργειας εγγραφών (π.χ. η πώληση από την εταιρεία Α στην εταιρεία Β ως καταχώριση στην Α, να γίνεται αυτόματα αγορά στα δεδομένα της Β), αφετέρου τις εξαιρεί αυτόματα από τις καταστάσεις ενοποιημένων αποτελεσμάτων.

Υποκαταστήματα & Αποθήκες

Κάθε εταιρεία αποτελείται από την ΕΔΡΑ και άλλες Δ/ΝΣΕΙΣ-ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ. Αυτά μπορεί ταυτόχρονα να είναι και Αποθήκες ή να έχουν περισσότερους Αποθηκευτικούς Χώρους.

Οι Αποθήκες μπορεί να ανήκουν στην εταιρεία ή να είναι «λογικοί χώροι» όπου φυλάσσονται αγαθά Τρίτων όπως π.χ. συμβαίνει με τους Χώρους Service. Επίσης, μπορεί να είναι λογικοί χώροι σε εγκαταστάσεις Τρίτων όπου υπάρχουν προϊόντα της εταιρείας όπως π.χ. συμβαίνει με τις Εκθέσεις ή δείγματα για δοκιμή ή εμπορευμάτων προς επισκευή από άλλους ή με Χώρους Φασόν.

Ομάδες χρηστών (ρόλοι) και Χρήστες

Κάθε χρήστης ανήκει σε διάφορες ομάδες χρηστών, όπου αναπτύσσονται στην ουσία οι ρόλοι, οι «θέσεις» των διάφορων χειριστών του συστήματος από τις οποίες προκύπτουν αρμοδιότητες, συνήθεις εργασίες αλλά και προνόμια ή απαγορεύσεις όσον αφορά τον τρόπο πρόσβασης στο σύστημα.

Κάθε χρήστης έχει δικαίωμα πρόσβασης σε συγκεκριμένες εταιρείες του συστήματος και υποκαταστήματα αυτών. Τηρείται ιστορικό ενεργειών των χρηστών για επεμβάσεις σε σημαντικά πεδία ή χρήση συγκεκριμένων διαδικασιών.

Κάθε ομάδα χρηστών έχει δικαίωμα πρόσβασης σε συγκεκριμένες λειτουργίες του συστήματος, σε εκτυπώσεις, διαδικασίες και ροές εργασιών, έκδοση και χρήση συγκεκριμένων παραστατικών και τύπων εργασιών πωλήσεων, γραμματείας κ.ο.κ.

Η έννοια της Οικονομικής Χρήσης

Η Οικονομική Χρήση μιας εταιρείας καθορίζεται από τα λογιστικά της βιβλία. Μπορεί να είναι ημερολογιακή (1/1-31/12 κάθε έτους) ή ενδιάμεση (π.χ. 1/7-30/6). Σε κάθε Βάση Δεδομένων και στο υποσύνολο των δεδομένων που αφορούν μία εταιρεία, τηρούνται όλα τα στοιχεία όλων των Οικονομικών Χρήσεων τα οποία υπηρετούν όλες τις οικονομικές καταστάσεις. Αυτό επιτρέπει την εύκολη και αυτόματη σύγκριση ετών, μηνών, συγκρίσιμων ημερών κλπ., την εύκολη πλοήγηση στο ιστορικό των συναλλαγών χωρίς αλλαγή περιβάλλοντος, εταιρείας, Βάσης και τέλος, επιτρέπει την πλήρη και ξεκάθαρη παρακολούθηση «διαχρονικών» διαδικασιών όπως π.χ. μιας παραγγελίας, μιας εκδήλωσης κλπ.

Το παρακάτω σχήμα απεικονίζει τη δομή της οντότητας αυτής:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image8.png

Κάθε Οικονομική Χρήση είναι αυτόνομη ως προς όλα τα οικονομικά δεδομένα της από οποιαδήποτε προηγούμενη ή επόμενη και χωρίζεται σε Περιόδους. Στην Ελλάδα, οι περίοδοι είναι ημερολογιακοί μήνες, για τις ανάγκες φορολογικών και άλλων αναφορών που λαμβάνονται πάντα μηνιαία. Η οικονομική περίοδος ορίζει τον τρόπο τήρησης των οικονομικών δεδομένων (παρέχονται έτοιμα σε πίνακες τα στοιχεία ΑΝΑ περίοδο).

Η οικονομική περίοδος στο σύστημα μπορεί να είναι:

Απογραφής, στην οποία εισάγονται τα σύνολα της προηγούμενης κάθε φορά οικονομικής Χρήσης (για τις ανάγκες οικονομικής αυτοτέλειας των χρήσεων).

Κανονική, όπου εισάγονται όλες οι καθημερινές εγγραφές όλων των υποσυστημάτων

Κλεισίματος, όπου εισάγονται οι εγγραφές που δικαιούνται τα λογιστήρια να κάνουν για την τακτοποίηση της Χρήσης που κλείνει, μέχρι το χρονικό περιθώριο κλεισίματος του Ισολογισμού (διορθωτικές εγγραφές, αποσβέσεις, συναλλαγματικές διαφορές κ.ο.κ.) και όπου εισάγονται επίσης εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού, διαμόρφωσης δηλαδή του λογαριασμού Ισολογισμού και των Αποτελεσμάτων, υποσύνολα εγγραφών που το σύστημα τηρεί ΞΕΧΩΡΙΣΤΑ και παρέχει σε διακριτές στήλες συγκεκριμένων εκτυπώσεων για να ευκολύνονται οι λογιστικές εργασίες κλεισίματος Χρήσης και οι σχετικοί έλεγχοι.

Από την άλλη πλευρά, ανάγκες ανάλυσης και επεξεργασίας των δεδομένων για την πληροφόρηση της Διοίκησης της επιχείρησης όπως π.χ. ο Προϋπολογισμός, χρησιμοποιούν περιόδους με διαφορετικό “διοικητικό” ορισμό π.χ. εβδομάδα, εμπορική εβδομάδα κ.λπ.

Καθώς όλες οι Οικονομικές Χρήσεις τηρούνται στο ίδιο σύστημα, η παράλληλη λειτουργία σε δύο Χρήσεις που είναι φυσικό να γίνεται μέχρι να ολοκληρωθούν όλες οι λογιστικές εργασίες, καλύπτεται χωρίς περιορισμούς. Ακόμη κι όταν μια Χρήση κλείσει οριστικά, παρέχονται μέθοδοι τροποποίησης διοικητικών πληροφοριών που ανήκουν σε «κλεισμένα» οικονομικά δεδομένα (όπως π.χ. πωλητές, εταιρικές διαστάσεις, διακανονισμοί με πελάτες/προβλέψεις κ.λπ.)

Όταν τα δεδομένα μιας Οικονομικής Χρήσης δεν χρησιμοποιούνται πλέον σε όλο τους το εύρος, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα «ιστορικοποίησής» τους. Αυτό σημαίνει πως διαγράφονται λεπτομερείς πληροφορίες όπως παραστατικά, κινήσεις κ.λπ. για την αποσυμφόρηση της Βάσης Δεδομένων και την ταχύτερη καθημερινή λειτουργία, διατηρουμένων μόνο συγκεντρωτικών δεδομένων για στατιστικά, συγκρίσεις κ.λπ.

Πρόσωπα και Επαφές

Τα Πρόσωπα είναι ένας κεντρικός κατάλογος όλων των εταιρειών και όλων των στελεχών εταιρειών και οποιωνδήποτε φυσικών προσώπων ενδιαφέρουν τον οργανισμό, είναι δηλαδή κατ’ αρχήν μια ατζέντα, ένα ευρετήριο. Οι υπάλληλοι της εταιρείας, οι χρήστες του συστήματος, οι Τράπεζες, οι εκδότες και εγγυητές επιταγών, οι κατασκευαστές και αντιπρόσωποι, οι παραλήπτες εμπορευμάτων εκ μέρους των πελατών, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι μεταφορικές εταιρείες, η ίδια η Εταιρεία/ες του συστήματος είναι όλοι Πρόσωπα.

Για κάθε πρόσωπο τηρούνται μία και μοναδική φορά τα στοιχεία ταυτότητάς του, οι σχέσεις του με άλλα πρόσωπα, οι πιθανοί Τραπεζικοί του Λογαριασμοί (που στη συνέχεια χρησιμοποιούνται από διάφορα υποσυστήματα π.χ. για εντολές πληρωμών), οι διευθύνσεις που γνωρίζουμε γι’ αυτό (υποκαταστήματα αλυσίδων, δ/νση σπιτιού κλπ.), φωτογραφία ή λογότυπο και ένας μεγάλος όγκος πληροφοριακών στοιχείων.

EBS-v4-KeyConceptsEL-image9.png

Για ένα πρόσωπο (κοινή οντότητα) μπορεί να υπάρχουν διάφοροι «ρόλοι», κάποιοι εκ των οποίων αποτελούν (και πρέπει να αποτελούν) ξεχωριστή οικονομική οντότητα (ή «καρτέλα»).

Παράδειγμα ρόλων ενός φυσικού προσώπου είναι χρήστης του συστήματος και ταυτόχρονα πωλητής. Τα προσωπικά-δημογραφικά του στοιχεία τηρούνται ΜΙΑ φορά στο «πρόσωπο».

Παράδειγμα ρόλων ενός νομικού προσώπου που ταυτόχρονα αποτελούν και χωριστές οικονομικές οντότητες είναι πελάτης ΚΑΙ προμηθευτής ή πελάτης ΔΥΟ εταιρειών μας. Και στις 2 περιπτώσεις τα στοιχεία ταυτότητας τηρούνται ΜΙΑ φορά στο «πρόσωπο», ενώ ανοίγονται ΔΥΟ «οικονομικές οντότητες» (καρτέλες) όπου και θα παρακολουθούνται οι οικονομικές του συναλλαγές. Το σύστημα παρέχει ΕΝΙΑΙΑ οικονομική εικόνα του «προσώπου» (πόσα οφείλει ένας πελάτες σε πάνω από μια εταιρείες μας, ποια είναι η διαφορά οφειλών σε κάποιον προμηθευτή που ταυτόχρονα είναι και πελάτης κ.ο.κ.).

Αν δυο πελάτες ανήκουν στον ίδιο όμιλο, το σύστημα παρέχει πλήρη εικόνα του ομίλου. Μπορεί λοιπόν κανείς να ορίσει ως αποτελούμενες έναν όμιλο εταιρείες-πελάτες των ίδιων «οικονομικών συμφερόντων» και όχι, κατ’ ανάγκη, τυπικά ομίλων. Αλλά κι αν στο σύστημα παρακολουθούνται πολλές εταιρείες με συναλλαγές με τέτοιους πελάτες, τότε αντίστοιχα παρέχεται συγκεντρωτική εικόνα τέτοιων ομίλων σε πολλές εταιρείες του δικού μας ομίλου.

Οι σχέσεις μεταξύ προσώπων δίνουν πολύ μεγάλο εύρος πληροφορίας, για παράδειγμα:

  • τη θέση που έχει κάποιος σε μια εταιρεία,
  • τους υπαλλήλους,
  • τη σχέση υποψήφιων με υφιστάμενους πελάτες,
  • τη μετοχική σχέση,
  • τις οικογενειακές σχέσεις,
  • τα άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις-επηρεάζουν οργανισμούς

Ο καθορισμός διευθύνσεων-υποκαταστημάτων στα Πρόσωπα, δίνει επί πλέον το διαχωρισμό της καρτέλας των σχετικών «οικονομικών οντοτήτων» ανά υποκατάστημα (π.χ. Καρτέλα πελάτη-αλυσίδας ή Ανεκτέλεστες παραγγελίες ή Ανεξόφλητα τιμολόγια ΚΑΤΑ υποκατάστημά του).

Είδη και κλάσεις ειδών

Τα Είδη καταλόγου είναι ένας κεντρικός κατάλογος όλων των ειδών που παράγει ή εμπορεύεται η εταιρεία ή οι εταιρείες που παρακολουθούνται στο σύστημα, αλλά και είδη ανταγωνιστών, είδη της αγοράς που μπορεί να ζητηθούν αντί των δικών μας, ανταλλακτικά των ειδών ή είδη της αγοράς για τα οποία τα δικά μας είδη αποτελούν συμβατά ανταλλακτικά ή εξαρτήματα ή αξεσουάρ, είδη από τιμοκαταλόγους προμηθευτών τα οποία δεν παραγγέλλονται, παρά μόνο αν υπάρξει παραγγελία πελάτη κλπ.

Για κάθε είδος καταλόγου τηρούνται:

  • Ορισμένα πληροφοριακά στοιχεία χρήσιμα για ομαδοποιήσεις και επιλογή-φιλτράρισμα
  • Ενδεικτικές τιμές πώλησης (χονδρικής, λιανικής) και κόστους
  • Χαρακτηρισμοί και ιδιότητες που σχεδιάζονται – προστίθενται σε επίπεδο εγκατάστασης ανάλογα με τις ανάγκες π.χ. για παρακολούθηση τεχνικών χαρακτηριστικών, οριακών τιμών, φυσικών διαστάσεων κ.ο.κ.
  • Σχέσεις τους με άλλα είδη (ισοδύναμα, παρελκόμενα, προτεινόμενα για up selling, cross selling κλπ.)

Για κάθε εταιρεία το κάθε είδος καταλόγου ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΕΤΑΙ στις περισσότερες περιπτώσεις, αποκτώντας ένα λογαριασμό, μια λογιστική υπόσταση, μια «καρτέλα» ως ΕΙΔΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ή ως ΠΑΓΙΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ. Σε επίπεδο είδους καταλόγου, μπορεί κανείς σε αυτή την περίπτωση να έχει μια εικόνα ενοποίησης και σύγκρισης των κοινών ειδών, όπως στο παράδειγμα:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image10.png

Τα Είδη στο σύστημα, ως καρτέλες ανήκουν σε μία από τις 4 κατηγορίες που εικονίζονται στο παρακάτω σχήμα και παρακολουθούνται ΑΝΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ποσοτικά ή/και αξιακά:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image11.png

  1. Στα Είδη αποθήκης μπορούν να παρακολουθούνται όσα είδη είναι εμπορεύσιμα ή αναλώσιμα υλικά για τα οποία απαιτείται ποσοτική και αξιακή παρακολούθηση.
  2. Στα Πάγια ανοίγονται όλα τα είδη που αποτελούν περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας, των οποίων το κόστος αποσβένεται με διάφορους κανόνες.
  3. Υπηρεσίες είναι αποκλειστικά πωλούμενα είδη με αξιακή υπόσταση (άυλα).
  4. Στις Δαπάνες ανοίγονται όλα τα «λογιστικά είδη» με αξιακή υπόσταση που παρέχουν συνήθως τρίτοι στην εταιρεία.

Απεικόνιση Γεγονότων στο Σύστημα

Το σύστημα περιλαμβάνει 2 μεγάλες κατηγορίες οντοτήτων, μέσω των οποίων παρακολουθούνται ΟΛΑ τα γεγονότα που αφορούν την επιχείρηση...

EBS-v4-KeyConceptsEL-image12.png Οικονομικές πράξεις & συμβάντα (προσφορές, παραγγελίες, παραλαβές, αποστολές, τιμολόγια, αναλήψεις, καταθέσεις, αποδείξεις, προκαταβολές, επιστροφές, καταστροφές κλπ.)
Εσωτερικά σημειώματα, οργανωτικές και τακτοποιητικές εγγραφές (καταμετρήσεις αποθήκης, ταμείου, ελλείμματα, λογιστικά σημειώματα, αποσβέσεις παγίων, διορθωτικές εγγραφές, εγγραφές κόστους, απογραφές, προβλέψεις κλπ.)
EBS-v4-KeyConceptsEL-image13.png Ενέργειες και Δραστηριότητες κάθε μέλους του προσωπικού
Συναντήσεις, παρουσιάσεις πωλητών, Leads και Ευκαιρίες πώλησης
Marketing προγράμματα, εκστρατείες, εκδηλώσεις
Ηλεκτρονικά μηνύματα
Αιτήματα Service και ενέργειες, απαντήσεις, επιλύσεις σε συνήθεις βλάβες κλπ.
Άρθρα εσωτερικής «Βάσης Γνώσης»

Σε καθένα κύκλωμα από αυτά, παρέχονται μηχανισμοί αυτοματοποιημένης εξέλιξης και σχεδιασμού ροών εργασιών, με δυνατότητα παρακολούθησης ιστορικού και κατάστασης σε κάθε στάδιο.

EBS-v4-KeyConceptsEL-image14.png

Οι εφαρμογές έχουν έτοιμα και προπαραμετροποιημένα με πλήρη λειτουργικότητα όλα τα συνήθη «γεγονότα» σε τύπους παραστατικών (documents) ή τύπους θεμάτων (tasks) ώστε να είναι διαθέσιμη η βασική λειτουργικότητα των υποσυστημάτων/κυκλωμάτων που βασίζονται σε αυτά από την αρχή, χωρίς ανάγκη επέμβασης ή αλλαγής.

Διαχείριση Νομισμάτων

To σύστημα διαχειρίζεται συναλλαγές σε οποιοδήποτε νόμισμα. Οι συναλλαγματικές ισοτιμίες εκφράζονται μεταξύ οιωνδήποτε νομισμάτων και ενημερώνονται από Web-service αυτόματα σε ημερήσια βάση, με πλήρη τήρηση ιστορικού ισοτιμιών.

Σε κάθε συναλλασσόμενο καθορίζεται το νόμισμα συναλλαγής, αλλά αυτό μπορεί να διαφοροποιηθεί ανά συναλλαγή. Μπορούμε δηλαδή να τιμολογήσουμε ή να τοποθετήσουμε παραγγελία κ.λπ. σε οποιοδήποτε νόμισμα. Οι τιμοκατάλογοι μπορούν να εκφραστούν σε οποιοδήποτε νόμισμα και, ακόμη κι αν η συναλλαγή που θα χρησιμοποιήσει τις τιμές αυτές είναι σε διαφορετικό νόμισμα, θα γίνεται αυτόματη μετατροπή. Οι πληρωμές βεβαίως, είτε με μετρητά είτε με έμβασμα, γίνονται σε οποιοδήποτε νόμισμα. Μπορούν να εισαχθούν και αξιόγραφα σε ξένο νόμισμα. Επί πλέον, μπορεί κανείς να καταρτίσει και προϋπολογισμό σε οποιοδήποτε νόμισμα. Αυτά έχουν ως αποτέλεσμα:

  • Τήρηση πολλαπλών υπολοίπων συναλλασσομένων ανά νόμισμα και αντίστοιχη ενηλικίωση υπολοίπων
  • Πλήρη παρακολούθηση χρηματικών διαθεσίμων σε συνάλλαγμα
  • Αυτόματο υπολογισμό τυχόν συναλλαγματικών διαφορών σε κάθε εξόφληση on-line
  • Απολογισμό σε ξένο νόμισμα για εταιρείες που ανήκουν ή αναφέρονται σε πολυεθνικό οργανισμό

Μια πολύ ενδιαφέρουσα δυνατότητα είναι η “on-demand” μετατροπή ποσών σε προβολές/εκτυπώσεις σε οποιοδήποτε νόμισμα με την ισχύουσα ή άλλη «δοτή» ισοτιμία:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image15.png

Mε μια τέτοια ενέργεια, το σύστημα ΔΙΠΛΑΣΙΑΖΕΙ τις στήλες σε βασικό νόμισμα που αναγνωρίζει στη συγκεκριμένη προβολή, με την ένδειξη του επιλεγμένου ξένου νομίσματος, στις νέες στήλες.

Από την άλλη, για την περίπτωση που κάποιο εναλλακτικό νόμισμα είναι σημαντικό για τη δραστηριότητα της εταιρείας και είναι επιθυμητή η διαμόρφωση αποτελεσμάτων σε αυτό (ανεξαρτήτως βασικού νομίσματος και ανεξαρτήτως του εκάστοτε νομίσματος συναλλαγής), κάποιες σημαντικές αναφορές είναι διαθέσιμες στο μενού Εικόνα Επιχείρησης/Πληροφόρηση σε νόμισμα επιλογής (Έσοδα, Έξοδα, Κερδοφορία, Ταμειακές συναλλαγές), όπου ο υπολογισμός των ποσών στο επιλεγόμενο νόμισμα στηρίζεται στις ημερήσιες ισοτιμίες κατά το χρόνο διενέργειας των εγγραφών, κι έτσι ο υπολογισμός είναι ΑΚΡΙΒΗΣ και όχι ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ. Προϋπόθεση βέβαια είναι η ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ ενημέρωση ισοτιμιών στο σύστημα.

Τέλος, το νόμισμα τήρησης βιβλίων ορίζεται ανά οικονομική χρήση & παρέχεται έτοιμη διαδικασία EURO-CONVERT (για χώρες που θα εισαχθούν στην ΟΝΕ).

Οριζόντιες εταιρικές διαστάσεις

Το σύστημα ορίζει (πέραν των εταιρειών & υποκαταστημάτων που αποτελούν πάγιες «υποδιαιρέσεις» ενός οργανισμού) πέντε (5) διαστάσεις στις οποίες μπορεί κανείς να παρακολουθήσει όλη τη ΔΟΜΗ των κέντρων κόστους και κέντρων κέρδους, τμήματα – υπηρεσίες του οργανισμού, κανάλι διανομής, ή οποιαδήποτε κατηγοριοποίηση των εταιρικών δραστηριοτήτων που απαιτείται για την ανάλυση των εσόδων και των εξόδων (P&L).

OΛΑ τα οικονομικά στοιχεία ΟΛΩΝ των υποσυστημάτων τηρούνται κατά εταιρική διάσταση (γι’ αυτό και λέγονται και «οριζόντιες» διαστάσεις) και η ανάλυσή τους παρέχεται έτοιμη σε Ισοζύγια, Ημερολόγια, Στατιστικές κλπ. Οι διαστάσεις αυτές είναι:

  • Έργο

  • Εμπορικός τομέας

  • Δραστηριότητα

  • Εταιρική διάσταση 1

  • Εταιρική διάσταση 2

Τα οικονομικά στοιχεία κάποιων υποσυστημάτων τηρούνται και σε ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ, η ανάλυση στις οποίες παρέχεται επίσης έτοιμη στις εκτυπώσεις:

  • Υποκατάστημα Συναλλασσομένων

  • Αποθηκευτικός χώρος στα Αποθέματα

  • Ημερολόγιο στη Λογιστική

Ιεραρχία εταιρικών διαστάσεων:

  • Τα εταιρικά Υποκαταστήματα και τα Έργα μπορούν να αναπτυχθούν ιεραρχικά σε οσαδήποτε επίπεδα, σύμφωνα με τις ανάγκες.
  • Οι εμπορικοί τομείς, οι δραστηριότητες και οι δύο οριζόμενες εταιρικές διαστάσεις ανήκουν σε μια «κατηγορία διάστασης», παράγοντας με αυτό τον τρόπο ένα ακόμη επίπεδο ομαδοποίησης για αυτές τις διαστάσεις.
EBS-v4-KeyConceptsEL-image16.png Μερικά παραδείγματα για το πώς θα μπορούσε κανείς να κάνει χρήση των διαστάσεων:
  • Εμπορικός τομέας τρόφιμα, καλλυντικά, ρούχα ή μικρή-μεσαία-μεγάλη αγορά
  • Δραστηριότητα πωλήσεις, παραγωγή, χρηματοοικονομικό, διοίκηση

  • Διάσταση 1 ως κανάλι διανομής direct, indirect, internet

  • Διάσταση 2 ως πόρος/κέντρο ευθύνης αριθμοί τηλεφώνων, υπάλληλοι

Πώς φαίνεται ένας κύβος πωλήσεων με ανάλυση σε διαστάσεις:

EBS-v4-KeyConceptsEL-image17.png

Εδώ παρέχεται σύγκριση του τζίρου ανά υποκατάστημα για 2 χρονιές ανά εμπορικό τομέα και δραστηριότητα. Κατ’ αναλογία μπορεί κανείς να δει π.χ. από ποιες δραστηριότητες προήλθαν οι δαπάνες ενός έργου ή ποιο είναι το αποτέλεσμα σε έσοδα ενός έργου ανά εμπορικό τομέα.

Οι εταιρικές διαστάσεις αποτελούν κριτήρια κατανομών (επιμερισμών) στην Κοστολόγηση αλλά και πάγιες διαστάσεις του προϋπολογισμού (συνδυασμένες με οποιοδήποτε τρόπο).

Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι διαστάσεις ΔΕΝ είναι ομαδοποιήσεις. Τα Οικονομικά στοιχεία λαμβάνονται με διάφορες ομαδοποιήσεις που όμως ΔΕΝ είναι δυναμικές ή δεν διαφοροποιούνται ανά παραστατικό π.χ. στοιχεία για κατηγορίες ειδών ή ανά γεωγραφική ζώνη πελατών κ.ο.κ. Οι Διαστάσεις ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΟΥΝ την ανάπτυξη που θα είχε κανείς σε επίπεδο ΚΩΔΙΚΩΝ οντοτήτων. Και αυτό γίνεται με γρήγορο τρόπο, υποστηριζόμενο από την δομή των οικονομικών δεδομένων. Έτσι, έχουν ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΗ διαφορά από τυχόν χαρακτηρισμούς κινήσεων, κωδικοποιήσεις, λογικά πεδία Ν/Ο, αξιολογήσεις του τύπου 1,2, κ.ά. που στη συνέχεια, κάποια εκτύπωση τα χρησιμοποιεί. Εδώ έχουμε ΑΝΑΛΥΣΗ σε «υποκαρτέλες».

Για παράδειγμα...

  • Αφού το υποκατάστημα είναι υποχρεωτική διάσταση παρακολούθησης οικονομικών στοιχείων, δεν χρειάζεται να ανοίξει κανείς τις δαπάνες ανά υποκατάστημα ή τους χρηματικούς λ/σμούς ανά υποκατάστημα (π.χ. ΕΝΑ ταμείο μετρητών που αναλόγως την κίνησή του «χωρίζεται» σε όλες τις αναφορές, καρτέλες, ισοζύγια κ.ο.κ. σε «ταμείο – κεντρικό κατάστημα», «ταμείο – υποκατάστημα Α» κ.ο.κ.)
  • Αφού ο εμπορικός τομέας είναι οριζόντια διάσταση, αν έχουμε είδη που χρησιμοποιούνται από διαφορετικούς εμπορικούς τομείς, δεν χρειάζεται να ανοίξουμε ισάριθμους κωδικούς για να παρακολουθούμε αυτόνομα την κίνησή τους (ανάλογα με το ποια ομάδα πωλήσεων, ποιού εμπορικού τομέα χειρίστηκε κάθε πώληση), αλλά ΕΝΑΝ κωδικό, του οποίου η κίνηση θα χωρίζεται σε εμπορικούς τομείς, αναλόγως των παραστατικών που θα καταχωρούνται.
  • Αφού το υποκατάστημα συναλλασσόμενου είναι διάσταση που παρέχει το σύστημα, αν θέλουμε να έχουμε καρτέλα πελάτη ΑΝΑ υποκατάστημά ΤΟΥ, δεν είναι ανάγκη να ανοίξουμε ισάριθμες καρτέλες, αλλά ΜΙΑ καρτέλα, την οποία αναλαμβάνουν τα παραστατικά, οι κινήσεις κλπ. να ενημερώνουν ΑΝΑ υποκατάστημα.
  • Αφού το έργο είναι οριζόντια διάσταση, αν έχουμε κοστολόγηση έργων σε ειδική ανάπτυξη κατά έργο στην Αναλυτική ή Διοικητική Λογιστική, μπορούμε να την καταργήσουμε και να σχεδιάσουμε έτσι τα μοντέλα κατανομών, ούτως ώστε να πάρουμε το αποτέλεσμα ανά έργο, ακριβώς σαν να είχαμε και ξεχωριστούς υπολογαριασμούς.

Δομή των οικονομικών δεδομένων

Υποσυστήματα

Εδώ ορίζονται οι αρμοδιότητες των υποσυστημάτων έτσι όπως το σύστημα τις παρακολουθεί. Στην πραγματικότητα, κάποια υποσυστήματα ενσωματώνονται σε «λειτουργικές περιοχές» χωρίς να είναι εξωτερικά (για το χρήστη) ορατά ως ξεχωριστά υποσυστήματα. Για παράδειγμα, οι Πωλητές είναι μέρος της «λειτουργικής περιοχής» των Πωλήσεων ή οι Ειδικοί Λογαριασμοί είναι μέρος της Οικονομικής Διαχείρισης. Αντίθετα, κάποια άλλα (όπως π.χ. το M.I.S.) δεν αποτελούν ξεχωριστό υποσύστημα, αλλά ενσωματώνει λειτουργίες πολλών υποσυστημάτων, με τον παρακάτω ορισμό. Παρ’ όλα αυτά, είναι χρήσιμη η αναφορά αυτή για την κατανόηση της δομής των δεδομένων.

Λογιστική

Παρακολουθεί διάφορα λογιστικά σχέδια/πλάνα (Γενικής Λογιστικής Ουσίας και Τάξεως, Αναλυτικής Λογιστικής και Διοικητικών Λογαριασμών) και τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές, τις διαδικασίες εσωλογιστικής κοστολόγησης, τις διαδικασίες κλεισιμάτων και όλες τις λογιστικές αναφορές (καθολικά, ισοζύγια, ημερολόγια, συγκρίσεις μεταξύ οικονομικών χρήσεων κλπ.).

Εισπρακτέοι λογαριασμοί

Παρακολουθεί όλες τις απαιτήσεις από πελάτες και χρεώστες, περιέχει τις εργασίες διαχείρισης των εγγραφών τους, εργαλεία ελέγχου των υπολοίπων (ηλικία υπολοίπων, αιτιολόγηση, προέλευση και ανάλυση πωλήσεων και λοιπών εσόδων κατά κατηγορία), καθώς και όλες τις σχετικές οικονομικές αναφορές (ισοζύγια, καρτέλες, ημερολόγια, συγκεντρωτικές πωλήσεων, συγκρίσεις μεταξύ οικονομικών χρήσεων κλπ.)

Πληρωτέοι λογαριασμοί

Παρακολουθεί όλες τις υποχρεώσεις από προμηθευτές και πιστωτές, περιέχει τις εργασίες διαχείρισης των εγγραφών τους, εργαλεία ελέγχου των υπολοίπων (ηλικία υπολοίπων, αιτιολόγηση, προέλευση και ανάλυση αγορών και εξόδων κατά κατηγορία), καθώς και όλες τις σχετικές οικονομικές αναφορές (ισοζύγια, καρτέλες, ημερολόγια, συγκεντρωτικές αγορών, συγκρίσεις μεταξύ οικονομικών χρήσεων κλπ.)

Πάγια

Παρακολουθεί το Μητρώο Παγίων Στοιχείων, τις προσθήκες και επεκτάσεις τους, εργασίες διαχείρισης των εγγραφών τους (αγορές, πωλήσεις, διακινήσεις), τις διαδικασίες αποσβέσεων, αναπροσαρμογών, αδρανοποιήσεων, απογραφών κλπ. και όλες τις σχετικές οικονομικές καταστάσεις (Μητρώο, Ισοζύγιο, Καρτέλα κλπ.).

Δαπάνες

Παρακολουθεί αναλυτικά όλες τις δαπάνες, τις εργασίες διαχείρισης των εγγραφών τους με αυτοματοποίηση υπολογισμού του ΦΠΑ και λογιστικοποίησής τους, τις δαπάνες μετρητοίς, τα μικροέξοδα, εργαλεία ανάλυσης των δαπανών κατά κατηγορία και προέλευση και τις σχετικές λογιστικές αναφορές (Ισοζύγια, Καρτέλες). Επίσης, παρέχει εργαλεία καταλογισμού τους σε κέντρα κόστους.

Χρηματοοικονομικά

Παρακολουθεί τα Χρηματικά Διαθέσιμα (Ταμεία-Τράπεζες), τα Αξιόγραφα, τις προβλέψεις εισροών-εκροών από ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις και υποχρεώσεις, τις σχετικές οικονομικές καταστάσεις (ισοζύγια, καρτέλες, ημερολόγια, ληξιάρια, ημερήσιο Φύλλο Συναλλαγών κλπ.) καθώς και την Πρόβλεψη Χρηματοροής (cash-flow).

Αποθήκη

Παρακολουθεί τα είδη της αποθήκης, τους Αποθηκευτικούς χώρους, τα στοιχεία ανάλυσης των ειδών όπως μονάδες μέτρησης, χρώματα-μεγέθη, παρτίδες, αριθμούς σειράς, συνταγές, σετ/kit, εναλλακτικά, παρεμφερή είδη και περιλαμβάνει όλες τις εργασίες διαχείρισης αποθηκών (διακινήσεις, απογραφές, κοστολογήσεις) και όλες τις οικονομικές (ισοζύγια, καρτέλες, ημερολόγια, αποτελέσματα) και στατιστικές αναφορές (μικτά κέρδη, πωλήσεις, δείκτες, αναλύσεις τζίρου και κερδοφορίας, συγκρίσεις μεταξύ οικονομικών χρήσεων κλπ.) για τα είδη.

Πωλητές/Αντιπρόσωποι

Παρακολουθεί τη δραστηριότητα των πωλητών, τις μεθόδους προσδιορισμού προβλέψεων προμηθειών, διαδικασίες απόδοσης προμηθειών, καθώς και εργαλεία ανάλυσης πωλήσεων και εισπράξεων ανά πωλητή, ποιότητας υπολοίπων και δεικτών αποπληρωμής των πελατών τους.

Ειδικοί λογαριασμοί

Πρόκειται για λογαριασμούς (συνήθως υπηρεσιών, φόρων κλπ.) που συμμετέχουν στις τιμολογήσεις (ως «είδη») με τη διαφορά πως έχουν τη δυνατότητα αυτόματου υπολογισμού επί των περιεχομένων (είδη αποθήκης κλπ.) των συναλλαγών. Από αυτό το υποσύστημα μπορεί κανείς στη συνέχεια να αποδίδει φόρους και κρατήσεις, καθώς και να προσδιορίζει ειδικές περιπτώσεις εμπορικής πολιτικής (επιβαρύνσεις που ισχύουν για κάποιες συναλλαγές ή συναλλασσόμενους και όχι πάντα κλπ.)

Υπηρεσίες

Παρακολουθεί αναλυτικά τα Έσοδα από Υπηρεσίες, τις εργασίες διαχείρισης των εγγραφών τους, διαδικασίες προσδιορισμού εμπορικής πολιτικής, εργαλεία ανάλυσης και προέλευσης τζίρου και κερδοφορίας και τις σχετικές οικονομικές αναφορές (Ισοζύγια, Καρτέλες, Συγκρίσεις μεταξύ οικονομικών χρήσεων).

Παραγωγή και Κοστολόγηση

Παρακολουθεί τις διαδικασίες καταγραφής δεδομένων Παραγωγής, Κοστολόγησης προϊόντων και προσδιορισμού μικτού κέρδους και αποτελεσμάτων, τη διαχείριση των τεχνικών προδιαγραφών, τις ανάγκες προμηθειών α’ υλών, τους χώρους εξωτερικών συνεργατών που υλοποιούν μέρος της Παραγωγής και τις σχετικές αναφορές ανάλυσης κόστους Παραγωγής. Ολοκληρώνεται με χρήση στοιχείων Αναλυτικής Λογιστικής και περιέχει διαδικασίες λογιστικοποίησης του κόστους.

Έργα & Συμβάσεις

Παρακολουθεί τα Έργα με προγραμματισμό και ανάλυση των εργασιών που απαιτούνται γι’ αυτά, τον προϋπολογισμό και τον απολογισμό εξόδων και εσόδων ανά έργο και συμμετέχει σε ΟΛΑ τα υποσυστήματα ως διάσταση ανάλυσης και ομαδοποίησης Ισοζυγίων, Καθολικών κλπ. Οι Συμβάσεις που συνοδεύουν τα έργα, παρακολουθούνται με το σύνολο των περιεχομένων, των όρων και των περιορισμών τους και επιδρούν στη συμπεριφορά, τους ελέγχους και τα περιεχόμενα των παραστατικών που εκδίδονται στα πλαίσια αυτών.

Προϋπολογισμός

Επιτρέπει τον προσδιορισμό σεναρίων προϋπολογισμού και τοποθέτησης στόχων ανά υποσύστημα με χρήση οποιαδήποτε κατηγοριοποίησης, χρονικής διάστασης και μετρούμενου μεγέθους (συμπεριλαμβανομένων ελεύθερων «αθροιστών») και παρέχει αυτόματα εργαλεία σύγκρισης προϋπολογιστικών και πραγματικών στοιχείων, αναθεωρήσεις, εργαλεία εύκολης κατάρτισης, ιστορικότητα, ειδική δομή ελέγχου πρόσβασης στα περιεχόμενά του από τους χρήστες κ.λπ.

Κινήσεις και Περιοδικά στοιχεία

Τα οικονομικά στοιχεία των διάφορων υποσυστημάτων παρακολουθούνται μέσω των εγγραφών τους. Τα περιεχόμενα (πεδία) των εγγραφών (κινήσεων) είναι πλήρως παραμετρικά.

Για να υπάρχουν αποδοτικές εκτυπώσεις, οι εγγραφές παρακολουθούνται και συγκεντρωτικά στους πίνακες περιοδικών στοιχείων (ορίζονται στοιχειωδώς ως «σύνολα κατά περίοδο», αλλά περιέχουν κι άλλες πληροφορίες). Τα συγκεντρωτικά στοιχεία λέγονται αθροιστές ή μετρητές. Το σύστημα προβλέπει τους απαιτούμενους για την έτοιμη λειτουργικότητα μετρητές, καθώς και μερικούς ελεύθερα οριζόμενους. Ο τρόπος που ενημερώνονται είναι πλήρως παραμετρικός.

Τέλος, επειδή απαιτούνται κάποια συγκεντρωτικά στοιχεία όπου ακόμη κι η ανάλυση κατά μήνα είναι περιττή όπως π.χ. υπόλοιπο πελάτη ή διαθέσιμο υπόλοιπο είδους για χρήση σε διάφορους ελέγχους, ένα 3ο επίπεδο των οικονομικών στοιχείων παρακολουθείται στα τρέχοντα υπόλοιπα (ορίζεται στοιχειωδώς ως «σύνολο ανά οντότητα»).

Γενική Λογιστική

Αναλυτική Λογιστική

Διοικητική Λογιστική

Εισπρακτέοι (Πελάτες,Χρεώστες)

ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ EBS-v4-KeyConceptsEL-image18.pngEBS-v4-KeyConceptsEL-image18.pngEBS-v4-KeyConceptsEL-image18.pngΤΡΕΧΟΝΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ

Πληρωτέοι (Προμηθευτές,Πιστωτές)

Είδη αποθήκης

ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

Υπηρεσίες

ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ

Πάγια

ΕΙΔΗ

Δαπάνες

ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΙΔΩΝ

Σειριακοί αριθμοί

ΠΩΛΗΤΕΣ

Παρτίδες

ΧΡΗΜΑΤΙΚΟΙ Λ/ΣΜΟΙ

Χρώματα-Μεγέθη

ΕΙΔΙΚΟΙ Λ/ΣΜΟΙ

Ταμεία

Τραπεζικοί λογαριασμοί

  • Καρτέλες
  • Ισοζύγια
  • Πιστωτικός έλεγχος

Λ/σμοί Δανείων

  • Ημερολόγια
  • Στατιστικές
  • Ελεγχος στοκ

Λ/σμοί προβλέψεων (cash-flow)

  • Αναλυτικές εκτυπώσεις
  • Εφαρμογή άλλων επιχειρηματικών κανόνων

Επιβαρύνσεις

Φόροι

Κρατήσεις

Οι κινήσεις, τα περιοδικά στοιχεία και τα τρέχοντα υπόλοιπα είναι η συνηθισμένη πηγή πληροφόρησης στο σύστημα. Οι εκτυπώσεις και οι οθόνες προβολής και ανάλυσης στοιχείων που σχετίζονται με τα «οικονομικά» δεδομένα και που τροφοδοτούνται από την παραπάνω δομή εξυπηρετούν τους παρακάτω σκοπούς:

  • Έλεγχο καθημερινών εργασιών
  • Προετοιμασία διαδικασιών
  • Λογιστικές συμφωνίες και φορολογικές υποχρεώσεις
  • Στατιστική ανάλυση Πωλήσεων
  • Πληροφόρηση Διοiκησης & Εργαλεία Λήψης Αποφάσεων

Παραστατικά

Όλες οι συναλλαγές και εσωτερικές πράξεις, παραγγελίες, τιμολόγια, αποδείξεις, εσωτερικά σημειώματα, μεταφορές ποσών και όλα τα γεγονότα που επιδρούν σε οποιοδήποτε υποσύστημα, καταγράφονται με το συμβατικό όρο ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ. Στην πραγματικότητα πρόκειται για μια γενική έννοια που δεν περιλαμβάνει μόνο εκείνα που σε επίπεδο Λογιστηρίου συνηθίζουμε να ονομάζουμε «παραστατικά», αλλά και άλλα γεγονότα που πρέπει να καταγραφούν

  • είτε διότι από αυτά ΠΡΟΚΥΠΤΟΥΝ παραστατικά (όπως π.χ. από μια προσφορά μπορεί να προκύψει παραγγελία και από αυτήν τιμολόγιο)
  • είτε διότι οι πληροφορίες που περιέχουν είναι επιθυμητό να ΕΝΗΜΕΡΩΣΟΥΝ τα οικονομικά δεδομένα που τηρεί το σύστημα (όπως π.χ. μια εντολή παραγωγής θέλουμε να ενημερώσει το αναμενόμενο από την Παραγωγή στοκ).

Περιεχόμενο

Τα παραστατικά χωρίζονται σε 4 «κλάσεις» ανάλογα με το περιεχόμενό τους:

  1. Εμπορικών συναλλαγών:

Για διαχείριση εμπορικών δραστηριοτήτων (παραγγελίες, προσφορές, τιμολόγια, δελτία αποστολής, πιστωτικά κλπ.)

  1. Χρηματικών συναλλαγών:

Για διαχείριση πληρωμών, εντολών πληρωμής, πινακίων παραλαβής ή παράδοσης αξιογράφων, αποδείξεων είσπραξης, εμβασμάτων, εξοφλήσεων με πιστωτικές κάρτες, ειδικών τραπεζικών εξόδων/χρεώσεων κλπ.

  1. Διακινήσεων:

Για διαχείριση διακινήσεων εμπράγματων στοιχείων (παγίων, ειδών αποθήκης, αξιογράφων) μεταξύ υποκαταστημάτων ή αποθηκών ή από/σε διάφορους συναλλασσόμενους.

  1. Συμψηφιστικών πράξεων:

Για διαχείριση λοιπών λογιστικών ή άλλων εσωτερικών σημειωμάτων π.χ. Απογραφές, Διορθωτικές, Αποσβέσεις, Καταστροφές, Μεταφορές μεταξύ συναλλασσομένων, μεταξύ ταμείων ή άλλων εταιρικών διαδικασιών (φυσική απογραφή, αποτελέσματα κοστολόγησης, εντολές παραγωγής κλπ.)

Τα παραστατικά έχουν (μία) ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ και (πολλές) ΓΡΑΜΜΕΣ. Το σχήμα δείχνει τι είδους επικεφαλίδα και τι είδους γραμμές περιέχουν τα παραστατικά ανάλογα με την κλάση τους:

ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ ΓΡΑΜΜΕΣ

Τρόπος εισαγωγής

Ένα παραστατικό εισάγεται στο σύστημα με τους εξής διαφορετικούς τρόπους:

  • Με πληκτρολόγηση

  • Με αντιγραφή από συγκεκριμένο παραστατικό («Νέο με αντιγραφή…»)

  • Με χρήση προκατασκευασμένου παραστατικού – μοντέλο (από λίστα συντόμευσης)

  • Από εξέλιξη άλλου παραστατικού ως λογικό επόμενο βήμα (με «μετάβαση»)

  • Ως αποτέλεσμα διαδικασιών (αυτόματα πιστωτικά τζίρου, αυτόματο ακυρωτικό, υπολογισμός αποσβέσεων, κοστολόγηση, κλείσιμο χρήσης κ.λπ.)

  • Μέσω αυτοματισμού (εργαλείο κατασκευής διαδικασιών και δημιουργίας οντοτήτων από τεχνικούς-προγραμματιστές κ.λπ. που επαυξάνουν την έτοιμη λειτουργικότητα του προϊόντος)

  • Με εισαγωγή (import) από εξωτερικό σύστημα

Συμπεριφορά και τρόπος επικοινωνίας με το χρήστη

Κατά την εισαγωγή ενός παραστατικού (με οποιονδήποτε από τους παραπάνω τρόπους) εφαρμόζονται διάφοροι κανόνες:

  1. Προτείνεται το περιεχόμενο πεδίων για διευκόλυνση του χρήστη είτε με βάση τη γενική λογική (π.χ. το υποκατάστημα με βάση τη «σειρά» παραστατικού) είτε με βάση πρόσθετους επιχειρηματικούς κανόνες που μπορούν εύκολα να προστεθούν σε επίπεδο εγκατάστασης (π.χ. αν δηλωθεί εμπορικός τομέας Χ να τοποθετηθεί πωλητής ο Α ή, αν δηλωθεί τρόπος αποστολής με μεταφορική εταιρεία, να προστίθενται μεταφορικά υπολογιζόμενα με συγκεκριμένο τρόπο κ.λπ.)
  2. Εφαρμόζονται διάφοροι έλεγχοι για την εξασφάλιση της ορθότητας των δεδομένων και την προστασία των χρηστών από λάθη (π.χ. απαγόρευση μεταβολής εκτυπωμένου φορολογικού παραστατικού)
  3. Ελέγχονται τα δικαιώματα πρόσβασης του χειριστή σε συγκεκριμένα πεδία ή ενέργειες που του επιτρέπονται
  4. Σε εμπορικές συναλλαγές, εφαρμόζεται η τιμολογιακή και εκπτωτική πολιτική που έχει δηλωθεί (παραμετρικά) με βάση το συνδυασμό διαφόρων στοιχείων που αφορούν είδη και συναλλασσόμενους αλλά και τη συγκεκριμένη εμπορική πράξη (χρονική περίοδος, όροι συναλλαγής, αγορά συνδυασμών ειδών, μέγιστη επιτρεπόμενη έκπτωση κ.λπ.)
  5. Σε εμπορικές και χρηματικές συναλλαγές εφαρμόζεται η πιστωτική πολιτική του συναλλασσόμενου (π.χ. επάρκεια πλαφόν, αποδεκτός χρόνος λήξης επιταγής, αποδεκτοί τρίτοι ως εκδότες επιταγών, έλεγχος καθυστερημένων οφειλών κ.λπ.)
  6. Εφαρμόζεται η πολιτική αποθεμάτων που έχει δηλωθεί (παραμετρικά) όπως π.χ. να μην εισαχθεί παραγγελία για είδη σε απόσυρση ή σε έλλειψη, να προτείνονται «παρελκόμενα» είδη με αυτό που αγοράζεται, να επιλέγονται οι παλιότερες κατά λήξη παρτίδες κ.ο.κ.)

Σε καθεμιά από τις περιπτώσεις εφαρμογής κανόνων που προκύπτει ανάγκη για ειδοποίηση του χρήστη, εμφανίζονται κατάλληλα μηνύματα ή διάλογοι που απαιτούν επιβεβαίωση για να συνεχίσει η διαδικασία.

Τρόπος ενημέρωσης

Κεντρικό ρόλο στον τρόπο ενημέρωσης των οικονομικών δεδομένων παίζει ο τύπος παραστατικού. Σε κάθε τύπο παραστατικού αντιστοιχούν σειρές αρίθμησης και, με σχέδια ιδιοτήτων ή επιχειρηματικούς κανόνες που δηλώνονται στους τύπους παραστατικών, περιγράφονται οι έλεγχοι, τα απαραίτητα πεδία, οι προτεινόμενες τιμές πεδίων και οι διαδικασίες που πρέπει να εφαρμόζονται κατά την αποθήκευση του παραστατικού ενώ, μέσω του σχεδίου ενημέρωσης που δηλώνεται επίσης στον τύπο παραστατικού, περιγράφεται ο τρόπος ενημέρωσης των οικονομικών δεδομένων.

EBS-v4-KeyConceptsEL-image19.png

ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ

ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ

ΕΙΔΗ

ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΙΔΩΝ

ΠΩΛΗΤΕΣ

ΧΡΗΜΑΤΙΚΟΙ Λ/ΣΜΟΙ

ΕΙΔΙΚΟΙ Λ/ΣΜΟΙ

Δείγματα τυπωμένων παραστατικών

Ένα Τιμολόγιο….

EBS-v4-KeyConceptsEL-image20.png

Μια Απόδειξη είσπραξης…

EBS-v4-KeyConceptsEL-image21.png


PDF Version