EBS - v4 - Payments EL

Από
EBS-v4-PaymentsEL

EBS Πληρωμές υποχρεώσεων

Entersoft BUSINESS SUITE® 4.0 | Entersoft EXPERT® 4.0

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Ταμείο & Τραπεζικοί Λογαριασμοί

Χρηματικοί λογαριασμοί είναι όλοι οι οι λογαριασμοί Χρηματικών Διαθεσίμων (μετρητών και τραπεζικοί λογαριασμοί έδρας και υποκαταστημάτων), καθώς και λ/σμοί προβλέψεων Χρηματοροής, π.χ. Δανείων, Αλληλόχρεοι, Καταβολής Δόσεων Πιστωτικών Καρτών (για όσους κάνουν Λιανική πώληση). Μέσω αυτών των λογαριασμών (που αποτελούν ξεχωριστό πλήρες υποσύστημα) γίνονται οι εισπράξεις, οι πληρωμές και οι εγγραφές του Cash Flow στο σύστημα.


Ανοίγονται τόσοι λογαριασμοί για μετρητά όσα τα διαφορετικά φυσικά και «λογικά» Ταμεία, για τα οποία παρακολουθούμε ΥΠΟΛΟΙΠΟ.

Για κάθε Τραπεζικό λ/σμό ανοίγεται ξεχωριστός Χρηματικός Λ/σμός, ακόμη κι αν αυτοί έχουν ανοιχτεί αναλυτικά στη Λογιστική. Ο λόγος είναι ότι το υποσύστημα Χρηματικών Διαθεσίμων παρέχει διαδικασίες έκδοσης επιταγών, αποστολής εντολών πληρωμής στις Τράπεζες, κατάθεσης με εμβάσματα με αυτόματο υπολογισμό τραπεζικών εξόδων, διαδικασίες συμφωνίας με τα Τραπεζικά extre και πρόβλεψης μελλοντικού υπολοίπου.

Τέλος, συνήθως ανοίγεται ειδικός λ/σμός προβλέψεων για χρήση κατά την Τιμολόγηση ή άλλες διαδικασίες που πρόκειται στο μέλλον να επηρεάσουν τα Διαθέσιμα.

Ένα παράδειγμα ανάπτυξης Χρηματικών Λογαριασμών από την πρότυπη παραμετροποίηση:

EBS-v4-PaymentsEL-image6.png

Αναλυτικές πληροφορίες σε σχέση με τους λογαριασμούς Χρηματικών Διαθεσίμων και την παραμετροποίησή τους υπάρχουν στην ενότητα των Εισπράξεων.

Προμηθευτές & πιστωτές

Προμηθευτές είναι συναλλασσόμενοι της εταιρείας, από τους οποίους προμηθευόμαστε εμπορεύματα, πάγια, α’ ύλες ή οποιαδήποτε «ενσώματα» είδη, ενώ οι πιστωτές μας παρέχουν υπηρεσίες ή οποιαδήποτε «άυλα» είδη απαιτούνται για τη λειτουργία της εταιρείας π.χ. προσωπικό, εξωτερικοί συνεργάτες, ιδιοκτήτες ενοικιαζόμενων κτιρίων, οργανισμοί παροχής υποδομών, κρατικές υπηρεσίες συναλλαγών κ.λπ.

Η διαχείριση των στοιχείων τους, το νόημα των πεδίων και των οντοτήτων που είναι διαθέσιμα στις αντίστοιχες οθόνες διαχείρισης περιγράφονται στην ενότητα των Αγορών και των Πωλήσεων (Οντότητες που χρησιμοποιούνται στις Πωλήσεις).

Οι υποχρεώσεις που δημιουργούνται προς Προμηθευτές και Πιστωτές προκύπτουν από την πραγματοποίηση Αγορών και Δαπανών. Με βάση τον εκάστοτε «διακανονισμό» πληρωμής, οι υποχρεώσεις αυτές πληρώνονται με διάφορες μεθόδους και διαδικασίες, που εξετάζονται στη συνέχεια.

Πληρωμές

Στα επόμενα εξετάζονται οι διαδικασίες πληρωμών υποχρεώσεων (σε πιστωτές, προμηθευτές, εργαζόμενους, μετόχους, ασφαλιστικά ταμεία, δημόσιους οργανισμούς) με διάφορα εναλλακτικά σενάρια (έμβασμα, χειρόγραφες ή μηχανογραφημένες επιταγές, επιταγές πελατείας), καθώς και ο τρόπος ελέγχου και προγραμματισμού των πληρωμών. Εξετάζονται επίσης σενάρια πληρωμών με διαδικασίες έγκρισης από εξουσιοδοτημένους χρήστες.


Οι οδηγίες και τα παραδείγματα στηρίζονται κατά κύριο λόγο στην προτεινόμενη παραμετροποίηση του προϊόντος, όσον αφορά τα παραστατικά, τη μορφή οθονών και τα εργαλεία πληροφόρησης.

Για να εισαχθεί ένα παραστατικό πληρωμής από όσα περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια, υπάρχουν οι εξής τρόποι, μέσω του μενού «Λογιστήριο/Εισπράξεις & Πληρωμές»:

  • EBS-v4-PaymentsEL-image7.pngEBS-v4-PaymentsEL-image8.pngΜε την επιλογή «Νέα απόδειξη πληρωμής…» ή «Νέο μικροέξοδο μετρητοίς…», οπότε εμφανίζεται διάλογος επιλογής:
  • EBS-v4-PaymentsEL-image9.pngEBS-v4-PaymentsEL-image10.pngEBS-v4-PaymentsEL-image11.pngEBS-v4-PaymentsEL-image12.pngΜέσω μιας λίστας παραστατικών πληρωμών,EBS-v4-PaymentsEL-image9.png όπου από τη μπάρα ερ γαλείων, επιλέγουμε «Εισαγωγή»:

Πληρωμή μετρητοίς

Μετρητά πληρώνονται συνήθως …

  • Διάφορα μικροέξοδα. Αυτή η εγγραφή γίνεται μέσα από το κύκλωμα δαπανών (ΑΓΜ-Απόδειξη δαπάνης με εξόφληση) και όχι ως «απόδειξη πληρωμής».
  • Προκαταβολές σε προσωπικό.
  • Υποχρεώσεις μικρής αξίας σε πιστωτές.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΜ (Απόδειξη πληρωμής)

EBS-v4-PaymentsEL-image13.png

Τύπος και Σειρά παραστατικού Απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση του παραστατικού. Η σειρά συνήθως προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Η σειρά προσδιορίζει και το υποκ/μα της εταιρείας, από όπου εισάγεται η Απόδειξη Πληρωμής.
Ημ/νία Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου.
Προσδιορισμός προμηθευτή Εντοπίζεται ο προμηθευτής με έναν από τους διάφορους τρόπους αναζήτησης, βάσει κωδικού ή επωνυμίας.
Εναλλακτικό παραστατικό Στο εναλλακτικό παραστατικό συνήθως τοποθετείται ο αριθμός του πρωτογενούς παραστατικού, αν αυτό εκδόθηκε από άλλον (τον προμηθευτή).
Σχετικά παραστατικά EBS-v4-PaymentsEL-image14.pngΑν θέλουμε να δηλώσουμε τον αριθμό συγκεκριμένου τιμολογίου αγοράς ή δαπάνης που εξοφλείται (ώστε να γίνει σωστή αυτόματη αντιστοίχιση), συμπληρώνουμε το πεδίο «Σχετικά παραστατικά», όπου υπάρχει και δυνατότητα αναζήτησης.
Γραμμές εξόφλησης

Στο τμήμα των γραμμών, συμπληρώνεται το Ταμείο (Χρηματικός λ/σμός) από όπου γίνεται η πληρωμή, καθώς και το ποσό πληρωμής στη στήλη Αξία.

Προτείνεται ο λογαριασμός Αυτόματης πληρωμής του συγκεκριμένου υποκαταστήματος, αν το μέσο εξόφλησης που έχει δηλωθεί στον προμηθευτή είναι Μετρητά (ή επιταγή).

EBS-v4-PaymentsEL-image15.pngΑν έχει δηλωθεί Έμβασμα και ταυτοχρόνως έχει οριστεί ο κύριος τραπεζικός του λογαριασμός, προτείνεται ο αντίστοιχος με αυτόν εταιρικός (δικός μας) τραπεζικός λογαριασμός (βλ. πληρωμή με κατάθεση-έμβασμα).

EBS-v4-PaymentsEL-image16.png

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης πληρωμών

Οψη Περιεχόμενο
Παραστατικά πληρωμών

Λίστα των παραστατικών πληρωμών (σε προμηθευτές και πιστωτές) με διαχωρισμό του ποσού σε μετρητά-καταθέσεις και αξιόγραφα.

EBS-v4-PaymentsEL-image17.png

Ταμειακή κατάσταση ελέγχου

Κατάσταση εισπράξεων και πληρωμών κατά υποκατάστημα, χειριστή και τρόπο πληρωμής:

EBS-v4-PaymentsEL-image18.png

Εισπράξεις-Πληρωμές

Παρόμοια πληροφόρηση με την Ταμειακή Κατάσταση Ελέγχου με τη μορφή και τις δυνατότητες ανάλυσης του ΚΥΒΟΥ.

EBS-v4-PaymentsEL-image19.png

Ισοζύγιο Πληρωτέων λογαριασμών

Οι πληρωμές εμφανίζονται στην Χρέωση των Ισοζυγίων και των αντίστοιχων Εκτυπώσεων Καρτέλας με τις αναλυτικές κινήσεις.

EBS-v4-PaymentsEL-image20.png

Πληρωμή με κατάθεση – έμβασμα

Μέσω Τράπεζας γίνονται οι περισσότερες πληρωμές της εταιρείας όπως, εξόφληση προμηθευτών ή προκαταβολές για παραγγελίες αγορών, εξόφληση λογαριασμών για παροχές Τρίτων όπως τηλεπικοινωνιακά, ηλεκτρικό ρεύμα κλπ., κατάθεση ενοικίων, πληρωμή Μισθοδοσίας κ.λπ.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΠΜ (Απόδειξη πληρωμής)

Η λειτουργία και οι χειρισμοί είναι πανομοιότυπα με εκείνα της Απόδειξης πληρωμής μετρητοίς, με τη διαφορά ότι στις γραμμές εξόφλησης χρησιμοποιούνται Τραπεζικοί λογαριασμοί και όχι λογαριασμοί Ταμείων.

EBS-v4-PaymentsEL-image21.png

Οι Τράπεζες χρεώνουν συνήθως Τραπεζικά Έξοδα τα οποία μπορούν να περιληφθούν στο ίδιο παραστατικό, για να ενημερωθούν σωστά τόσο τα Χρηματικά Διαθέσιμα όσο και οι Προμηθευτές. Το ύψος αυτών των χρεώσεων μειώνει το ποσό που θα μεταφερθεί στην καρτέλα του προμηθευτή, από το συνολικό ποσό κατάθεσης.

EBS-v4-PaymentsEL-image22.pngΠαράδειγμα:

Έστω έμβασμα σε Προμηθευτή από τον Τραπεζικό μας λ/σμό 5.000,00€. Η Τράπεζα χρεώνει επί πλέον 60,72€ για το transfer. Δηλώνουμε στην Απόδειξη πληρωμής κατάθεση 5.060,72€ και Επιβάρυνση 60,72€. Για να το κάνουμε αυτό, “ανοίγουμε” την περιοχή Σύνολα-Ειδικοί λογαριασμοί στο κάτω μέρος της φόρμας, οπότε γίνεται ορατή η λίστα ειδικών λ/σμών:

EBS-v4-PaymentsEL-image23.png

Ο προμηθευτής θα ενημερωθεί με τη διαφορά:

EBS-v4-PaymentsEL-image24.png

και τα Χρηματικά Διαθέσιμα με την πραγματική εκροή:

EBS-v4-PaymentsEL-image25.png

Πληροφορίες παραμετροποίησης

  1. Θα πρέπει να έχουν ανοιχτεί «αυτόνομοι» Ειδικοί λ/σμοί τύπου «επιβάρυνση» με το % επιβάρυνσης, αν είναι γνωστό και προκαθορισμένο, ώστε να υπολογιστεί αυτόματα κατά την καταχώριση του αποδεικτικού κατάθεσης (ΑΠΜ).
  2. EBS-v4-PaymentsEL-image26.pngΟι Ειδικοί λογαριασμοί θα πρέπει να δηλωθούν στην υποσελίδα «Ελαφρύνσεις/Επιβαρύνσεις» του τύπου παραστατικού, ώστε να είναι επιλέξιμοι. Η ενημέρωση αυτή γίνεται και από την οθόνη του ειδικού λογαριασμού (Ενέργειες/Λειτουργία σε παραστατικά).

Ένας άλλος τρόπος καταχώρισης εμβασμάτων είναι με παραστατικό μαζικής μεταφοράς από Τραπεζικό μας λογαριασμό στους Προμηθευτές με ενιαίο παραστατικό για όλους, με βάση το Τραπεζικό statement (Λογιστήριο/Ταμείο & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Χρηματικές μεταφορές):

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΝΧΡ (Καταθέσεις σε προμηθευτές)

Ένα τέτοιο παραστατικό μπορεί να παραχθεί αυτόματα, μετά από επεξεργασία των οφειλών μας σε προμηθευτές (και πιστωτές) από τις διαδικασίες Οργάνωσης και Προγραμματισμού των πληρωμών.

EBS-v4-PaymentsEL-image27.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνουμε τον Τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας ΑΠΟ όπου θα γίνουν οι καταθέσεις και στις γραμμές τους συγκεκριμένους δικαιούχους και τα ποσά που μεταφέρονται. Αποτέλεσμα της καταχώρισης αυτής θα είναι να χρεωθούν οι συναλλασσόμενοι και να πιστωθούν τα Χρηματικά Διαθέσιμα.

Σε αυτή την περίπτωση, τα έξοδα εμβασμάτων θα εισαχθούν ξεχωριστά με παραστατικό δαπάνης «μετρητοίς» (Λογιστήριο/ Κύκλωμα δαπανών/Νέο παραστατικό δαπάνης…):

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΓΜ (Απόδειξη δαπάνης με εξόφληση)

  1. Στην επικεφαλίδα τοποθετούμε την Τράπεζα ως «Πιστωτή»
  2. EBS-v4-PaymentsEL-image28.pngΣτην περιοχή «Εξόφλησης» συμπληρώνουμε τον Χρηματικό λογαριασμό Τράπεζας από όπου κρατήθηκαν τα έξοδα, καθώς και το ποσό πίστωσης.
  3. Τα έξοδα θα εισαχθούν
  • Είτε ως ειδικοί λ/σμοί τύπου φόρος ή επιβάρυνση (στο «είδος ποσού» στα στοιχεία του ειδικού λ/σμού, πρέπει να έχει δηλωθεί ΑΞΙΑ και όχι %).

EBS-v4-PaymentsEL-image29.pngΣε αυτή την περίπτωση, θα «ανοίξουμε» την περιοχή Σύνολα-Ειδικοί λογαριασμοί, οπότε θα γίνει διαθέσιμη η λίστα των ειδικών λογαριασμών, για να τη συμπληρώσουμε.

  • Είτε ως είδη-δαπάνες

Σε αυτή την περίπτωση, θα εισάγουμε τη δαπάνη στο πλέγμα των ειδών.

Και στη μία και στην άλλη περίπτωση, το σύστημα θα ελέγξει να έχει συμπληρωθεί στην εξόφληση (στο ποσό Χρηματικών Λογαριασμών) ακριβώς το ποσό της δαπάνης αυτής (διότι ο πιστωτής ΔΕΝ θα ενημερωθεί και η εγγραφή πρέπει να «ισοσκελίζεται» λογιστικά.

Πληρωμή με εταιρική επιταγή

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΔΑ (Πινάκιο παράδοσης αξιογράφων)

Η έκδοση και παράδοση πληρωτέων επιταγών σε προμηθευτή γίνεται μέσω του ίδιου τύπου παραστατικού (ΑΠΜ) από την υποσελίδα «αξιόγραφα» είτε από το ειδικό αυτό πινάκιο. Ενας άλλος τρόπος που μπορεί να χρησιμοποιηθεί, είναι η διαδικασία οργάνωσης και προγραμματισμού πληρωμών, που είναι κατάλληλη για μαζική επεξεργασία των υποχρεώσεων που θα επιλεγούν για εξόφληση.

EBS-v4-PaymentsEL-image30.png

Για να δοθούν τα στοιχεία της επιταγής, θα πρέπει στο τμήμα των γραμμών να επιλέξουμε το πλήκτρο εισαγωγής οπότε και θα ανοίξει διάλογος με τα πλήρη στοιχεία της επιταγής. Απαραίτητα στοιχεία είναι:

Τύπος αξιογράφου Ορίζεται στην Παραμετροποίηση και προσδιορίζει στοιχεία για τη λογιστικοποίηση.
Κωδικός Προτείνουμε να έχει μορφή κωδικού τύπου αυτόματης αρίθμησης, για να μπορούν να εκδοθούν και μηχανογραφημένες επιταγές.
Αριθμός

Ο εκτυπωμένος αριθμός επιταγής, χρήσιμος για την ταυτοποίηση, καθώς και την ενημέρωση του Βιβλίου Αξιογράφων.

Ο αριθμός υπολογίζεται αυτόματα κατά την αποθήκευση ΑΝ στο Χρηματικό λ/σμό, έχει ενεργοποιηθεί «υπολογισμός αριθμού επιταγής» και έχει δοθεί κατάλληλος «τύπος υπολογισμού» στην υποσελίδα «στοιχεία αρίθμησης επιταγών».

EBS-v4-PaymentsEL-image31.png
Ημ/νία έκδοσης και ημ/νία λήξης Είναι η ημ/νία του παραστατικού. Η ημ/νία λήξης θα καθορίσει την απαίτηση χρηματικής εκροής και θα ενημερώσει το Ληξιάριο αξιογράφων.
Τραπεζικός λ/σμός εξόφλησης Προτείνεται ο Χρηματικός λ/σμός έκδοσης αξιογράφων (ως ο συνήθης τραπεζικός λ/σμός από όπου «κόβουμε» επιταγές) και προσδιορίζει και την Εκδότρια Τράπεζα της επιταγής.
Μηχανογραφημένο Ενεργοποιείται αυτόματα όταν πληρούνται οι προϋποθέσεις για εκτύπωση μέσα από τις διαδικασίες εκτύπωσης μηχανογραφημένων πληρωτέων επιταγών. Σε μηχανογραφημένη επιταγή δεν επιτρέπεται αλλαγή του Τραπεζικού Λογαριασμού.
Ονομαστική αξία Το ποσό του αξιογράφου. Είναι δυνατό να υπάρξει αξιόγραφο σε ξένο νόμισμα, οπότε είναι διαθέσιμα τα ποσά και στα 2 νομίσματα, καθώς και η ισοτιμία.
Εκχωρητής Στα πληρωτέα αξιόγραφα δεν συμπληρώνεται, είναι η Εταιρεία μας.
Δικαιούχος Τοποθετείται αυτόματα ο συναλλασσόμενος της επικεφαλίδας.
Εκδότης Διαφοροποιείται από τον εκχωρητή μόνο στα εισπρακτέα αξιόγραφα.
Εγγυητής Η πιθανή ύπαρξη εγγυητή δηλώνεται εδώ μέσω του αρχείου Προσώπων.
Κατάσταση

Προτείνεται η κατάσταση 1=Ανοικτό (μη εξοφλημένο), βάσει της παραμετροποίησης.

EBS-v4-PaymentsEL-image32.pngΗ κατάσταση που θα αποκτήσει το αξιόγραφο δηλώνεται σε πεδίο της επικεφαλίδας (υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία») και της γραμμής αξιογράφου (στήλη που μπορεί να μεταφερθεί στις «ορατές»).

Κάτοχος-Θέση Τοποθετείται αυτόματα ο προμηθευτής.
Παρατηρήσεις και οριζόμενα πεδία Είναι διαθέσιμα διάφορα πεδία αιτιολογιών, σχολίων και άλλων τύπων για ελεύθερη χρήση ανάλογα με τις ανάγκες.

Επιστρέφοντας στη γραμμή του παραστατικού, εμφανίζονται τα βασικά στοιχεία της επιταγής. Το σύστημα διενεργεί έλεγχο μοναδικότητας (με βάση παραμετροποίηση) και ειδοποιεί ή απαγορεύει την καταχώριση σε περίπτωση που ο ίδιος αριθμός βρεθεί και σε άλλη επιταγή (ίδιου τύπου και φύσης).

Υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης των πληρωτέων επιταγών:

  1. από τις ενέργειες του παραστατικού έκδοσης (πινακίου)
  1. από τις ενέργειες της οθόνης αξιογράφου που καλείται από οποιαδήποτε όψη αξιογράφων

  1. από τις ενέργειες της όψης Διαχείριση αξιογράφων

EBS-v4-PaymentsEL-image33.png EBS-v4-PaymentsEL-image34.png EBS-v4-PaymentsEL-image35.png

Πληροφορίες παραμετροποίησης εκτύπωσης πληρωτέων επιταγών

EBS-v4-PaymentsEL-image36.pngEBS-v4-PaymentsEL-image37.png Στην οθόνη ενός αξιογράφου, επιλέγουμε από την οριζόντια γραμμή εργαλείων το εικονίδιο EBS-v4-PaymentsEL-image38.png και από εκεί «Διαχείριση εκτυπώσεων».

Επιλέγουμε την επιθυμητή φόρμα από τις ήδη αποθηκευμένες στο φάκελο \CSReports. Στη συνέχεια, θα είναι διαθέσιμες όσες επιλογές προσθέσουμε, με το όνομα που θα δηλώσουμε.

Από την ίδια επιλογή είναι δυνατό να εξάγουμε και το αρχείο οδηγό για την κατασκευή νέας φόρμας εκτύπωσης.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης πληρωμών με επιταγές

Οψη Περιεχόμενο
Βιβλίο - Ληξιάριο πληρωτέων αξιογράφων Κατάσταση των άληκτων επιταγών που έχουν εκδοθεί και παραδοθεί σε συναλλασσόμενους.
Ισοζύγιο πληρωτέων αξιογράφων

Κατάσταση αξιογράφων κατά προμηθευτή:

EBS-v4-PaymentsEL-image39.png

Ισοζύγιο προμηθευτών με ανάλυση Εμπορικού υπολοίπου

Ισοζύγιο με στήλες χρέωσης και πίστωσης αξιογράφων

EBS-v4-PaymentsEL-image40.png

Μεταβίβαση επιταγής τρίτου σε προμηθευτή

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΜΑ (Απόδειξη εκχώρησης αξιογράφων)

Χρησιμοποιείται για την πληρωμή προμηθευτών ή πιστωτών με ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΑ αξιόγραφα (δηλαδή εκδόσεως πελατών μας ή τρίτων). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί και το κοινό παραστατικό ΑΠΜ (απόδειξη πληρωμής), μέσω της υποσελίδας Αξιόγραφα.

Στο πινάκιο αυτό, αντί καταχώρισης νέου, γίνεται επιλογή από ανοικτά εισπρακτέα αξιόγραφα, με τα οποία θα πληρώσουμε το συναλλασσόμενο.

EBS-v4-PaymentsEL-image41.pngEBS-v4-PaymentsEL-image42.png

Στη στήλη του δικαιούχου τοποθετείται αυτόματα ο προμηθευτής.

Το αποτέλεσμα της καταχώρισης αυτής είναι η ενημέρωση των προβλέψεων χρηματικών εκροών ισόποσα με την αντίστοιχη πρόβλεψη χρηματικής εισροής από την επιταγή πελάτη. Το λογιστικό υπόλοιπο του προμηθευτή μειώνεται, ενώ το εμπορικό υπόλοιπο μένει αναλλοίωτο:

EBS-v4-PaymentsEL-image43.png

Ο λογαριασμός του πελάτη, του οποίου την επιταγή μεταβιβάσαμε, δεν θα επηρεαστεί ούτε ως προς το λογιστικό (!) ούτε ως προς το εμπορικό υπόλοιπο.

Μόνο κατά τη λήξη και πληρωμή της επιταγής θα μειωθούν τόσο τα ανοικτά αξιόγραφα του προμηθευτή (δικαιούχου) όσο και τα ανοικτά αξιόγραφα του πελάτη (εκχωρητή).

Αντικατάσταση επιταγής σε προμηθευτή

Η αντικατάσταση πληρωτέας επιταγής θα πρέπει να δηλωθεί στο σύστημα με δυο ξεχωριστά παραστατικά, για την επιστροφή της αρχικής και την παράδοση της καινούργιας:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΦΠ (Επιστροφή αξιογράφων από προμηθευτή)

ΠΔΑ (Πινάκιο παράδοσης αξιογράφων) (νέες επιταγές)

Αν η αντικατάσταση αφορά εισπρακτέα επιταγή,

  • Αν μεν επιστραφεί άμεσα στον πελάτη (εκχωρητή), τότε η ροή εργασίας θα είναι η ακόλουθη:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΦΠ (Επιστροφή αξιογράφων από προμηθευτή)

ΕΦΕ (Επιστροφή αξιογράφων σε πελάτη)

ΠΔΑ (Πινάκιο παράδοσης αξιογράφων) (νέες επιταγές)

  • Αν δεν επιστραφεί άμεσα στον πελάτη (εκχωρητή), αλλά σκοπεύουμε να το δώσουμε σε άλλον, τότε η ροή εργασίας θα είναι η ακόλουθη:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΦΠ (Επιστροφή αξιογράφων από προμηθευτή)

ΑΜΤ (Ακύρωση μεταβίβασης εισπρακτέων αξιογράφων)

ΠΔΑ (Πινάκιο παράδοσης αξιογράφων) (νέες επιταγές)

Σε ολες τις περιπτώσεις, στην επικεφαλίδα του παραστατικού επιλέγουμε τον προμηθευτή.

Η επιστροφή (ΕΦΠ) εμφανίζεται αρνητικά στις πληρωμές και σε όλες τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις που αφορούν αξιόγραφα:

EBS-v4-PaymentsEL-image44.png

Στην Καρτέλα του προμηθευτή…

EBS-v4-PaymentsEL-image43.png

αυξάνεται το λογιστικό υπόλοιπο με νέα πίστωση, ενώ το εμπορικό υπόλοιπο μένει αναλλοίωτο:

EBS-v4-PaymentsEL-image45.png

Ειδικά η Ακύρωση Μεταβίβασης δεν εμφανίζεται στην καρτέλα του προμηθευτή, αφού το μόνο που ενημερώνει είναι τον δικαιούχο του αξιογράφου (τον καταργεί).

Tις υποχρεώσεις που εξοφλούσε η επιταγή ή οι επιταγές που επιστράφηκαν, τις βλέπουμε πλέον στα ανεξόφλητα (πριν πληρώσουμε με νέες επιταγές ή άλλο τρόπο).

Ετσι, με την παρεμβολή του αξιογράφου που επιστράφηκε, δεν αλλοιώνεται το ιστορικό υπολοίπου (ενηλικίωση, χρόνος αποπληρωμής κ.λπ.) του προμηθευτή. Οποιαδήποτε νέα πληρωμή γίνει, θα αντιστοιχιστεί με τις υποχρεώσεις που είναι πλέον ανεξόφλητες (μετά την επιστροφή αξιογράφων που τις εξοφλούσαν στον προμηθευτή).

EBS-v4-PaymentsEL-image46.pngΣτην πραγματικότητα γίνεται ακύρωση της αντιστοίχισης που είχε προκαλέσει το αξιόγραφο. Αυτό βασίζεται στη ρύθμιση «αφορά ακύρωση αξιογράφου» του τύπου παραστατικού ΕΦΠ.

Συνιστούμε σε περιπτώσεις όπου στις επιταγές συμβαίνουν διάφορες μεταβολές, όπως οι παραπάνω, να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Ιστορικό αξιογράφου που είναι διαθέσιμη στην οθόνη του αξιογράφου, καθώς και σε οποιαδήποτε όψη αξιογράφων π.χ. Διαχείριση, Βιβλίο, Ληξιάριο κ.λπ. (από ενέργειες της οριζόντιας γραμμής εργαλείων):

EBS-v4-PaymentsEL-image47.png

Λήξη πληρωτέων επιταγών

Κατά τη λήξη πληρωτέων επιταγών, μεταβιβάζονται στον αντίστοιχο Τραπεζικό λογαριασμό τα ποσά που είναι αναγκαία για την εξόφλησή τους.

Η παρακολούθηση των αναγκών ρευστότητας γίνεται από την Πρόβλεψη Χρηματοροής και από τα Ληξιάρια Αξιογράφων.

EBS-v4-PaymentsEL-image48.png

Αν τα υπόλοιπα κάποιων λογαριασμών ΔΕΝ επαρκούν (αναμενόμενο υπόλοιπο), τότε, θα πρέπει να φροντίσουμε να μεταφέρουμε εκεί ποσά από άλλον λογαριασμό. Χρησιμοποιούμε το ακόλουθο παραστατικό από Λογιστήριο/Ταμείο & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Χρηματικές μεταφορές:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: MEX (Μεταφορά μεταξύ Χρηματικών Διαθεσίμων)

EBS-v4-PaymentsEL-image49.png

Στην επικεφαλίδα αυτού του παραστατικού θα δηλωθεί ο λογαριασμός ΑΠΟ τον οποίο θα μεταφερθεί το ποσό (πίστωση ή χρηματική ΕΚΡΟΗ) και στις γραμμές θα επιλεγεί ο λογαριασμός ΣΤΟΝ οποίο θα μεταφερθεί (χρέωση ή χρηματική ΕΙΣΡΟΗ).

Με βάση το τραπεζικό statement, θα πρέπει να εισαχθούν οι πιστώσεις των Λογαριασμών στους οποίους αντιστοιχούν οι πληρωτέες επιταγές (στην ημ/νία λήξης τους συνήθως).

Η ενημέρωση θα γίνει με παραστατικό «εξόφλησης αξιογράφων» (Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο/Εξοφλήσεις & Λοιπές μεταβολές αξιογράφων) για την ενημέρωση των Χρηματικών Διαθεσίμων, του κυκλώματος των αξιογράφων, αλλά και των εμπορικών υπολοίπων των δικαιούχων των αξιογράφων.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: EΞΠ (Εξόφληση πληρωτέων αξιογράφων)

EBS-v4-PaymentsEL-image50.png

Στην επικεφαλίδα επιλέγουμε τον Τραπεζικό λογαριασμό όπου ανήκουν οι επιταγές.

Στις γραμμές επιλέγουμε τις συγκεκριμένες επιταγές που λήγουν. Η αναζήτηση εμφανίζει όσες έχουν ως χρηματικό λ/σμό εξόφλησης το συγκεκριμένο Τραπεζικό λ/σμό.

Το αποτέλεσμα της καταχώρισης αυτής στο υποσύστημα των Προμηθευτών θα είναι να επηρεαστεί το εμπορικό υπόλοιπο.

EBS-v4-PaymentsEL-image51.png

Δηλαδή, μόνο εξοφλώντας τις επιταγές που έχουν παραδοθεί στον προμηθευτή, το εμπορικό υπόλοιπο θα ταυτιστεί με το λογιστικό (στην ημέρα της εξόφλησης-εκταμίευσης). Για το λόγο αυτό, η εξόφληση πρέπει να γίνει με ΑΥΤΗ τη διαδικασία και ΟΧΙ με οποιονδήποτε άλλο τρόπο χρέωσης ή πίστωσης Χρηματικών Διαθεσίμων παρέχει το σύστημα (χωρίς δηλαδή τον προσδιορισμό των συγκεκριμένων αξιογράφων).

Πληρωμή μερισμάτων σε μετόχους

Οι μέτοχοι θα πρέπει να ανοιχτούν ως Χρεώστες. Στη Λογιστική ΔΕΝ ΧΡΗΣΙΜΕΥΕΙ να ανοιχτούν αναλυτικά λογαριασμοί μετόχων (33*).

Οι πληρωμές μπορούν να εισαχθούν με παραστατικό που επιτρέπει την καταβολή χρημάτων (με έμβασμα από Τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας συνήθως) σε πολλούς μετόχους ταυτόχρονα.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΝΧΠ (Καταθέσεις σε πελάτες/χρεώστες)

EBS-v4-PaymentsEL-image52.png

Στην επικεφαλίδα συμπληρώνεται ο Τραπεζικός λ/σμός και στις γραμμές οι Χρεώστες με το ποσό καταβολής του καθενός. Το αποτέλεσμα είναι να πιστωθούν τα Χρηματικά Διαθέσιμα και να χρεωθούν οι λογαριασμοί μετόχων.

Αν δεν έχει ήδη γίνει πίστωση των Χρεωστών με τα ποσά αυτά, και με σκοπό για να κλείσει το λογιστικό τους υπόλοιπο, μπορεί να εισαχθεί λογιστικό σημείωμα πίστωσης (Λογιστήριο/Διάφορες λογιστικές εργασίες/Διορθωτικές εγγραφές συναλλασσομένων):

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΣΜΕ (Διορθωτική Πίστωσης Πελατών/Χρεωστών)

Στην επικεφαλίδα θα συμπληρωθεί ο χρεούμενος λογαριασμός Λογιστικής και στις γραμμές οι Χρεώστες με τα αντίστοιχα ποσά.

Πληρωμές φόρων & κρατήσεων

Οι Φόροι και οι Κρατήσεις είναι Ειδικοί λογαριασμοί. Αυτοί ενημερώνονται από τα παραστατικά των διαφόρων συναλλαγών και, είτε έχουμε επιστροφή (είσπραξη) από τους σχετικούς Οργανισμούς είτε τους αποδίδουμε (με πληρωμή) προς αυτούς τους Οργανισμούς.

Οργανισμοί εκκαθάρισης φόρων-κρατήσεων

Οργανισμοί ή Φορείς όπου αποδίδουμε φόρους/κρατήσεις ή από τους οποίους εισπράττουμε (επιστροφές φόρων κλπ.) π.χ. Δ.Ο.Υ., ΙΚΑ, Νομαρχία, Δήμος κ.λπ., ανοίγονται ως συναλλασσόμενοι και δηλώνονται στους Ειδικούς λ/σμούς που αφορούν (στο πεδίο Σχετικός οργανισμός).

EBS-v4-PaymentsEL-image53.png

Χρηματική εκκαθάριση

Όταν για τους οργανισμούς αυτούς τηρείται καρτέλα με συμψηφιστικές εγγραφές (χρεώστη ή/και πιστωτή) …

  • η πληρωμή τους ή η είσπραξη από αυτούς γίνεται με τα συνήθη παραστατικά χρηματικών συναλλαγών

ΑΠΜ Απόδειξη πληρωμής (σε πιστωτή)

ΠΑΕ Απόδειξη είσπραξης (από πιστωτή)

ΑΕΠ Απόδειξη είσπραξης (από χρεώστη)

ΠΛΛ Απόδειξη πληρωμής (σε χρεώστη)

με βάση τα Ισοζύγια ή την Κατάσταση ανεξόφλητων των συναλλασσομένων αυτών.

  • η δε συμψηφιστική εγγραφή κλεισίματος των υπολοίπων των σχετικών ειδικών λ/σμών γίνεται με τα λογιστικά σημειώματα

ΧΣΒ Χρεωστικό σημείωμα Ειδικών Λ/σμών

ΠΣΒ Πιστωτικό σημείωμα Ειδικών Λ/σμών

με βάση τα Ισοζύγια Ειδικών Λογαριασμών για έλεγχο των υπολοίπων που έχουν δημιουργηθεί από τα διάφορα παραστατικά συναλλαγών, όπου έχουν περιληφθεί.

Στην περίπτωση που η πληρωμή γίνεται με επιταγές, υπάρχει δυνατότητα καθορισμού των λογαριασμών Λογιστικής τους οποίους «πληρώνει» κάθε επιταγή, οι οποίοι αντικαθιστούν το λογαριασμό του συναλλασσόμενου, στη διαδικασία λογιστικοποίησης.

EBS-v4-PaymentsEL-image22.pngEBS-v4-PaymentsEL-image54.pngΠαράδειγμα

EBS-v4-PaymentsEL-image55.pngΕστω ότι για το Ι.Κ.Α. στη Λογιστική υπάρχουν 2 λογ/σμοί, ένας για τις τρέχουσες υποχρεώσεις και ένας για τις καθυστερημένες υποχρεώσεις. Το Ι.Κ.Α. θα έχει ανοιχτεί ως ΕΝΑΣ πιστωτής και αν εκδοθεί επιταγή, μπορούμε να ζητήσουμε ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΤΑΝΟΜΗΣ ΠΟΣΟΥ ΕΠΙΤΑΓΗΣ (F12). Στο διάλογο που ανοίγει, ορίζουμε λ/σμούς και ποσά.

Με αυτό τον τρόπο αποφεύγουμε να ανοίγουμε π.χ. Πιστωτές για κάθε λ/σμό Λογιστικής (αν αντιστοιχούν στον ίδιο Φορέα).

Όταν για τους οργανισμούς αυτούς ΔΕΝ τηρείται καρτέλα, η πληρωμή μπορεί να γίνει με τα ειδικά παραστατικά χρηματικής τακτοποίησης υπολοίπων που έχουν την ιδιότητα να ενημερώνουν αποκλειστικά ΕΙΔΙΚΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ και ΧΡΗΜΑΤΙΚΑ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ (ή επιταγές) …

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΔΠ (Πληρωμή φόρων – κρατήσεων σε πιστωτή)

ΕΔΣ (Επιστροφή φόρων-κρατήσεων από πιστωτή)

ΕΔΕ (Επιστροφή φόρων-κρατήσεων από χρεώστη)

ΕΔΧ (Πληρωμή φόρων - κρατήσεων σε χρεώστη)

EBS-v4-PaymentsEL-image56.png

Μιας και ο συναλλασσόμενος δεν θα ενημερωθεί, τα παραστατικά αυτά κάνουν «έλεγχο συμπλήρωσης ποσού», δηλαδή, τα ποσά ειδικών λογαριασμών που θα δηλωθούν να είναι όσα ακριβώς συγκεντρώνονται από τις γραμμές χρηματικών λογαριασμών και αξιογράφων (πληρωτέο ποσό).

Στις γραμμές ειδικών λογαριασμών («Κρατήσεις/Εξοδα»), για να βοηθηθεί ο χρήστης, υπολογίζεται και εμφανίζεται το υπόλοιπο (τρέχον και υπόλοιπο προηγούμενου μήνα). Η αναζήτηση εμφανίζει εκείνους, από τους προβλεπόμενους στον τύπο παραστατικού ειδικούς λ/σμούς, οι οποίοι έχουν τον συναλλασσόμενο της επικεφαλίδας δηλωμένο ως «σχετικό οργανισμό».

Στις γραμμές αξιογράφων εισάγονται πληρωτέα αξιόγραφα και η εφαρμογή τοποθετεί τον συναλλασσόμενο της επικεφαλίδας στον «δικαιούχο». Σε αυτή την περίπτωση δημιουργείται εμπορικό υπόλοιπο στο συναλλασσόμενο, μέχρι το αξιόγραφο να εξοφληθεί.

Για τον έλεγχο των σχετικών απαιτήσεων ή υποχρεώσεων, είναι διαθέσιμα Ισοζύγιο και Καρτέλα ΚΑΤΑ «Οργανισμό» (σχετικό φορέα) των Ειδικών Λογαριασμών. Σε αυτά, βλέπουμε πώς δημιουργήθηκε το υπόλοιπό τους:

EBS-v4-PaymentsEL-image57.png

Στο παράδειγμα, υπήρξε

  • εξ απογραφής πιστωτικό υπόλοιπο

  • πίστωση του ειδικού λογαριασμού φόρου μέσω κάποιων Τιμολογίων και

  • χρεώσεις από εξοφλήσεις που έγιναν

  • μία από αυτές ήταν με επιταγή λήξης 30/4, οπότε και πληρώθηκε.

Πληρωμή του Φ.Π.Α.

Η πλήρης παρακολούθηση του Φ.Π.Α. γίνεται στη Γενική Λογιστική. Για να παρακολουθεί κανείς το Ταμείο σε σχέση με την πηγή των εισπράξεων και την αιτία των πληρωμών στο υποσύστημα των Χρηματικών Διαθεσίμων, μπορεί:

  1. Να ανοίξει τον Φ.Π.Α. ως έναν ειδικό λογαριασμό τύπου «Φόρος» με «σχετικό οργανισμό» την αντίστοιχη Οικονομική Υπηρεσία που θα έχει ανοιχτεί ως Πιστωτής.

  2. Στο τέλος κάθε μήνα με βάση τα στοιχεία της Μηνιαίας Εκκαθάρισης Φ.Π.Α. που προκύπτει από όλες τις υποκείμενες σε φόρο Εισροές και Εκροές να καταχωρεί μια εγγραφή πίστωσης με το ποσό προς πληρωμή ή αντίστοιχα μια εγγραφή χρέωσης με το ποσό επιστροφής.

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΠΣΒ (Πιστωτικό σημείωμα Ειδικών Λ/σμών)

ΧΣΒ (Χρεωστικό σημείωμα Ειδικών Λ/σμών)

  1. Στη συνέχεια με χρήση των παραστατικών πληρωμών-επιστροφών φόρων-κρατήσεων θα καταχωρηθεί η χρηματική εκκαθάριση:

Κατάλληλοι τύποι παραστατικού: ΕΔΠ (Πληρωμή φόρων – κρατήσεων σε πιστωτή)

ΕΔΣ (Επιστροφή φόρων-κρατήσεων από πιστωτή)

Πληροφορίες παραμετροποίησης για την απόδοση φόρων & κρατήσεων

Για να λειτουργήσουν σωστά τα παραστατικά μέσω των οποίων γίνεται η απόδοση φόρων – κρατήσεων όταν δεν τηρείται αναλυτική καρτέλα στους σχετικούς συναλλασσόμενους, δηλαδή τα ΕΔΠ, ΕΔΣ, ΕΔΕ, ΕΔΧ, θα πρέπει οι τύποι παραστατικών να έχουν κατάλληλες τιμές στις ακόλουθες ρυθμίσεις:

Ελεγχος συμπλήρωσης ποσού Πρέπει να είναι ενεργοποιημένο ώστε να γίνεται έλεγχος ότι το σύνολο του ποσού πληρωμής, δηλώθηκε στις γραμμές ειδικών λογαριασμών (όπου, κάθε φορά, στο ποσό, προτείνεται το υπόλοιπο του ειδικού λ/σμού). Αν τα ποσά δεν είναι ίδια, τότε, επί λογιστικοποίησης, θα έχουμε αποτυχία, διότι το άρθρο δεν θα ισοσκελίζεται, αφού δεν δημιουργείται εγγραφή στο συναλλασσόμενο.
Φιλτράρισμα ειδικών λ/σμών βάσει συν/νου Πρέπει να είναι ενεργοποιημένο, ώστε οι ειδικοί λογαριασμοί που είναι επιλέξιμοι (μεταξύ όσων επιτρέπει το παραστατικό) να είναι όσοι έχουν το συναλλασσόμενο της επικεφαλίδας δηλωμένο στο πεδίο τους «Σχετικός Οργανισμός».
Υπολογισμός ειδικών λογαριασμών Για όσους ειδικούς λογαριασμός είναι τύπου «%», στα συγκεκριμένα παραστατικά, πρέπει να απενεργοποιηθεί ο υπολογισμός (που, σε άλλες περιπτώσεις είναι χρήσιμος π.χ. έξοδα Τραπεζών) και να μένει ελεύθερο το ποσό προς πληκτρολόγηση.

Οργάνωση & προγραμματισμός πληρωμών

Η οργάνωση και προγραμματισμός των πληρωμών συνίσταται στη μαζική διαχείριση των οφειλών της εταιρείας προς προμηθευτές και πιστωτές που οδηγεί σε επιλογή εκείνων που θα εξοφληθούν με διάφορα κριτήρια και την επιλογή του τρόπου που θα εξοφληθούν, επιτρέποντας την έκδοση μηχανογραφημένων επιταγών ή εμβασμάτων προς Τραπεζικούς λογαριασμούς των πιστωτών. Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν επίσης διεταιρική διαχείριση (όλων των οφειλών του ομίλου) και δυνατότητα παρεμβολής εγκρίσεων από εξουσιοδοτημένους χρήστες πριν την πραγματοποίηση των πληρωμών.


Οι διαδικασίες μαζικής διαχείρισης και εξόφλησης οφειλών καλούνται από το μενού Λογιστήριο/Εισπράξεις & Πληρωμές. Τα κριτήρια επιλογής είναι κοινά:

EBS-v4-PaymentsEL-image58.png

Eταιρεία Μπορούν να επιλεγούν οφειλές πολλών εταιρειών
Νόμισμα Για ξεχωριστή διαχείριση των οφειλών σε ξένο νόμισμα
Ημ/νιακό διάστημα Το διάστημα στο οποίο δημιουργήθηκαν και το διάστημα στο οποίο λήγει η προθεσμία εξόφλησης, για τις οφειλές που θέλουμε να διαχειριστούμε. Η λήξη εξαρτάται από τη σωστή διαμόρφωση τρόπων πληρωμής των συναλλασσομένων.
Συναλλασσόμενος Επιλογή συγκεκριμένων προμηθευτών ή πιστωτών προς επεξεργασία.
Υποκατάστημα Επιλογή των οφειλών συγκεκριμένων υποκαταστημάτων προς επεξεργασία.
Ομαδοποίηση Μπορεί να ζητήσει κανείς το διαχωρισμό των οφειλών κατά υποκατάστημα ή άλλη από τις οριζόντιες διαστάσεις του συστήματος, ώστε να τις διαχειριστεί με διακριτό τρόπο. Αν δεν ζητηθεί ομαδοποίηση, τότε, όλες οι οφειλές θα συγκεντρώνονται σε ΜΙΑ γραμμή ανά συν/νο.
EBS-v4-PaymentsEL-image59.png Με μεγιστοποίηση του χώρου των κριτηρίων μπορεί να ορίσει κανείς κριτήρια επιλογής οριζόντιων διαστάσεων π.χ. επιλογή οφειλών συγκεκριμένου έργου, εμπορικού τομέα κ.λπ.

Πληρωμές με μηχανογραφημένες επιταγές

Από την Οργάνωση πληρωμών εμφανίζεται λίστα των οφειλών με τα ακόλουθα στοιχεία και λειτουργίες:

  • EBS-v4-PaymentsEL-image60.pngΕμφανίζεται ο κωδικός, η επωνυμία και το σύνολο του οφειλόμενου ποσού ανά προμηθευτή, καθώς και οι μέρες καθυστέρησης από το παλιότερο ανεξόφλητο τιμολόγιο.

  • Με διπλό κλικ περνάμε στην οθόνη συν/νου για περαιτέρω στοιχεία

  • Σε 2ο επίπεδο (+) εμφανίζεται ανάλυση των ανεξόφλητων με τα στοιχεία τους.

  • Μπορεί κανείς να κάνει διαμόρφωση της λίστας και να αποθηκεύσει το σχέδιο εμφάνισης (EBS-v4-PaymentsEL-image61.png). Στα διαθέσιμα πεδία υπάρχει η ημ/νία 1ου και τελευταίου ανεξόφλητου, οι μέρες πίστωσης προμηθευτή (για σύγκριση με τις μέρες καθυστέρησης) κ.λπ. Με EBS-v4-PaymentsEL-image62.png αλλάζει η εμφάνιση της λίστας (καταλληλότερη για εμβάσματα – περιγράφεται στο κεφάλαιο Μαζικές πληρωμές μέσω Τράπεζας).

  • Η διαδικασία μπορεί να μεταφερθεί στις συντομεύσεις με επιλογή του εικονιδίου EBS-v4-PaymentsEL-image63.png.

  • Η λίστα με τα συγκεκριμένα στοιχεία μπορεί να εκτυπωθεί μέσω της προεπισκόπησης EBS-v4-PaymentsEL-image64.png.

Αν ενεργοποιηθεί EBS-v4-PaymentsEL-image65.png η στήλη δημιουργία επιταγής πρέπει κανείς να συμπληρώσει το επιθυμητό ποσό στη στήλη ποσό εξόφλησης (όπου προτείνεται ολόκληρο το οφειλόμενο ποσό).

Μπορεί να γίνει προσδιορισμός των συγκεκριμένων τιμολογίων που θα πληρωθούν από το 2ο επίπεδο των γραμμών με την ανάλυση των ανεξόφλητων, αντί να προσδιοριστεί στο 1ο επίπεδο ένα συνολικό ποσό. Αυτό θα επιδράσει στην αντιστοίχιση που θα γίνει αυτόματα. Αν δοθεί ποσό μόνο στο 1ο επίπεδο, η αντιστοίχιση θα γίνει κατά τα γνωστά, με βάση το παλαιότερο ανοικτό ποσό.

EBS-v4-PaymentsEL-image66.png

Η στήλη προς εξόφληση στο σημείο αυτό (στο 2ο επίπεδο), επιλέγει το ποσό της γραμμής και το προσθέτει στη γραμμή πληρωμών του 1ου επιπέδου στη στήλη ποσό εξόφλησης. Αν θέλουμε να εξοφλήσουμε μέρος του ποσού του συγκεκριμένου τιμολογίου, απλά μεταβάλλουμε τη στήλη οφειλόμενο ποσό.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπληρωθεί η επιθυμητή ημ/νία λήξης της επιταγής, καθώς και ο χρηματικός λ/σμός από τον οποίο θα γίνει η πληρωμή στη στήλη Από τον Τραπεζικό λογαριασμό. Εμφανίζεται αυτόματα το όνομα της Τράπεζας (και ο αριθμός λ/σμού, που είναι διαθέσιμη στήλη στη μεταβολή γραμμογράφησης).

Κάτω από τη λίστα ορίζεται η επιθυμητή ημ/νία έκδοσης των επιταγών. Με αυτή την ημ/νία θα δημιουργηθούν τα σχετικά παραστατικά πληρωμών (πινάκια). Επίσης, επιλέγουμε και τη σειρά παραστατικού.

EBS-v4-PaymentsEL-image67.pngAν θέλουμε η εξόφληση να γίνει με πολλαπλές επιταγές, χρησιμοποιούμε το εικονίδιο EBS-v4-PaymentsEL-image68.png στην επιλεγμένη γραμμή ή το πλήκτρο F12, οπότε ανοίγει διάλογος για τον ορισμό των επί μέρους στοιχείων των επιταγών:

  1. Συνολικό ποσό πληρωμής
  2. Πλήθος των επιταγών
  3. Ημ/νία λήξης της 1ης επιταγής.
  4. Οι ημ/νίες λήξης των υπόλοιπων επιταγών ορίζονται στο πεδίο υπολογισμός επόμενων λήξεων:
  • Είτε στο τέλος κάθε επόμενου μήνα από την ημ/νία λήξης της 1ης επιταγής

  • Είτε την ίδια μέρα (της ημερομηνίας λήξης της 1ης επιταγής) ανά μήνα

  • Ειτε «κενό» για να συμπληρώσει ο χρήστης τις ημ/νίες λήξης στις γραμμές που θα δημιουργηθούν.

    Το ποσό που επιλέγουμε να εξοφληθεί, μοιράζεται (ισόποσα) στις επιταγές.

    EBS-v4-PaymentsEL-image69.png Σε γραμμές πληρωμών που έχουν ανάλυση σε πολλές επιταγές, δεν επιτρέπεται η μεταβολή του ποσού. Θα πρέπει κανείς να μεταβάλλει τα ποσά των επί μέρους αξιογράφων είτε να διαγράψει αυτή την ανάλυση μέσω του F12.

Ολοκληρώνοντας την επιλογή των στοιχείων πληρωμής, επιλέγουμε «Συνέχεια», οπότε αρχίζει η επεξεργασία και όταν τελειώσει, εμφανίζεται η οθόνη των αποτελεσμάτων. Αν όλα τα απαιτούμενα στοιχεία είναι σωστά, δημιουργούνται οι επιταγές και τα παραστατικά και εμφανίζονται προς εκτύπωση στην οθόνη...

EBS-v4-PaymentsEL-image70.pngΌσες πληρωμές ολοκληρώθηκαν παρουσιάζονται με μήνυμα επιτυχίας που περιέχει τον αριθμό επιταγής και τον αριθμό απόδειξης που δημιουργήθηκε και μπορούμε με διπλό κλικ να εμφανίσουμε το παραστατικό. Μπορούμε επίσης να ενεργοποιήσουμε εκείνα για τα οποία θέλουμε ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΕΠΙΤΑΓΗΣ (στην ομώνυμη στήλη) και να επιλέξουμε το Εκτύπωση επιταγών στο κάτω μέρος του διαλόγου. Θα ακολουθήσει τότε εκτύπωση των επιταγών στη φόρμα που έχει δηλωθεί στα στοιχεία του σχετικού τραπεζικού λογαριασμού αφού ορίσετε το μέσο εκτύπωσης, όπου αντί ενός από τους διαθέσιμους εκτυπωτές, μπορεί να επιλεγεί ο Επιλεγμένος εκτυπωτής στον τραπεζικό λογαριασμό. Εξάλλου, μπορεί κανείς να εκτυπώσει και τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν (στη φόρμα που έχει δηλωθεί στη σειρά) με το πλήκτρο Εκτύπωση παραστατικών.

Όσες πληρωμές δεν ολοκληρώθηκαν παρουσιάζονται με μήνυμα αποτυχίας που εξηγεί το λόγο.

Πληρωμές με χειρόγραφες επιταγές

Η διαδικασία είναι αντίστοιχη με εκείνη της πληρωμής με μηχανογραφημένες επιταγές, με τη διαφορά ότι ο αριθμός των επιταγών ΔΕΝ παράγεται από το σύστημα, αλλά πληκτρολογείται από το χρήστη.

Αυτό γίνεται στη στήλη Αριθμός επιταγής που δεν ανήκει στις άμεσα ορατές στα προτεινόμενα σχέδια εμφάνισης, αλλά είναι διαθέσιμη προς επιλογή (δεξί κλικ – προσθαφαίρεση στηλών):

EBS-v4-PaymentsEL-image71.png

Μαζικές πληρωμές μέσω Τράπεζας

Από την Οργάνωση πληρωμών και με χρήση του εικονιδίου EBS-v4-PaymentsEL-image62.png για εναλλακτική εμφάνιση της λίστας, έχουμε τη δυνατότητα επιλογής εμβάσματος ως τρόπου εξόφλησης.

Νέες στήλες εμφανίζονται, οι οποίες απαιτούνται για τις πληρωμές μέσω Τράπεζας (κατά τα άλλα, όλες οι δυνατότητες που περιγράφονται στην ενότητα των πληρωμών με επιταγές, είναι διαθέσιμες):

EBS-v4-PaymentsEL-image72.png

Τρόπος εξόφλησης Εμβασμα ή επιταγή. Προτείνεται βάσει του πεδίου Συνήθης τρόπος εξόφλησης του συν/νου.
Ανάληψη Επιλογή ανάμεσα στους Τραπεζικούς (χρηματικούς) λ/σμούς της εταιρείας εκείνου ΑΠΟ τον οποίο θα μεταφερθεί το οφειλόμενο ποσό.
Κατάθεση

Επιλογή ανάμεσα στους Τραπεζικούς λ/σμούς που έχουν δηλωθεί στον Προμηθευτή, εκείνου ΣΤΟΝ οποίο θα γίνει η μεταφορά του οφειλόμενου ποσού. Προτείνεται ο κύριος Τραπεζικός του λ/σμός και, αν σε αυτόν έχει δηλωθεί ο αντίστοιχος εταιρικός Τραπεζικός λ/σμός, αυτός προτείνεται στο λ/σμό Ανάληψης. Ο ορισμός των Τραπεζικών λ/σμών προμηθευτή γίνεται στην οθόνη διαχείρισής του, στην υποσελίδα Λογιστήριο:

EBS-v4-PaymentsEL-image73.png

Στην Αιτιολογία για καταθέτη και στην Αιτιολογία για δικαιούχο μπορεί να δοθεί το επιθυμητό περιεχόμενο για τις εγγραφές από την Τράπεζα.

Αφού οριστικοποιηθούν οι επιλογές (ποσά, λογαριασμοί κ.λπ.) με το πλήκτρο Συνέχεια ξεκινά η επεξεργασία των γραμμών πληρωμών, δημιουργούνται τ α παραστατικά πληρωμών (ΠΝΧ) και εμφανίζεται διάλογος με τα αποτελέσματα.

Στο σημείο αυτό μπορεί να επιλεγεί Εξαγωγή σε αρχείο.

EBS-v4-PaymentsEL-image74.pngEBS-v4-PaymentsEL-image75.png

Καλείται τότε η όψη «Μαζικές πληρωμές από Τραπεζικό λ/σμό» (η οποία, εναλλακτικά, καλείται και από το μενού Λογιστήριο/Ταμείο & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Πληροφορίες),

EBS-v4-PaymentsEL-image76.png

στις “ενέργειες” της οποίας (στην οριζόντια γραμμή εργαλείων) είναι διαθέσιμες οι διαδικασίες εξαγωγής σε αρχείο (έχουν υλοποιηθεί τα σχετικά export format για τις Τράπεζες Πειραιώς και Alpha Bank).

EBS-v4-PaymentsEL-image77.png EBS-v4-PaymentsEL-image78.png

Μετά από επιβεβαίωση στο σημείο αυτό, παράγεται το σχετικό αρχείο (για αποστολή στην Τράπεζα) με την εντολή μεταφοράς από τον Τραπεζικό μας Λογαριασμό των επιλεγμένων ποσών στους Λ/σμούς των δικαιούχων.

Διαδικασία εγκρίσεων πληρωμών

Η διαδικασία υλοποιείται με τη χρήση 3 λειτουργιών που εκτελούνται διαδοχικά, ανήκοντας στην ίδια ροή εργασίας.

EBS-v4-PaymentsEL-image79.png

  • Προετοιμάζεται αρχικά μια λίστα προτεινόμενων πληρωμών,

  • Ακολουθεί η έγκρισή τους από εξουσιοδοτημένους χρήστες και τέλος,

  • Ενημερώνεται το σύστημα παράγοντας παραστατικά, επιταγές ή εμβάσματα, αναλόγως με τις επιλογές που θα γίνουν.

    Οι δυνατότητες είναι αντίστοιχες με εκείνες όλων των υπόλοιπων διαδικασιών οργάνωσης των πληρωμών, που είδαμε στις προηγούμενες ενότητες.

Ετοιμασία πλάνου πληρωμών προς έγκριση

Εμφανίζονται όλες οι ανοικτές οφειλές προς προμηθευτές και πιστωτές. Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι να δημιουργηθεί μια πρόταση πληρωμών:

EBS-v4-PaymentsEL-image80.png

Η επιλογή ποσών εξόφλησης μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

  1. Eίτε ενεργοποιώντας τη στήλη προς εξόφληση πάνω στη γραμμή του συναλλασσόμενου (1ο επίπεδο), οπότε προτείνεται ολόκληρο το ποσό της οφειλής στη στήλη ποσό εξόφλησης, το οποίο ο χρήστης μπορεί να μεταβάλλει.

    Σε αυτή την περίπτωση, στο τέλος της διαδικασίας, όσον αφορά την αντιστοίχιση, οι οφειλές θα εξοφληθούν αυτόματα με FIFO λογική (παλαιοτέρου υπολοίπου).

  2. Είτε επιλέγοντας συγκεκριμένες οφειλές προς εξόφληση από τις γραμμές ανάλυσης του 2ου επιπέδου, πάλι μέσω της στήλης προς εξόφληση και του οφειλόμενου ποσού, το οποίο ο χρήστης μπορεί να μεταβάλλει.

    Στο τέλος της διαδικασίας, όσον αφορά την αντιστοίχιση, θα αποθηκευτεί η αντιστοίχιση με τις συγκεκριμένες εντολές (αν εγκριθούν).

    Οριστικοποιώντας τις επιλογές πληρωμών και συμπληρώνοντας ημ/νία και σειρά για την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής προς έγκριση που θα δημιουργηθούν, επιλέγουμε το πλήκτρο Συνέχεια του διαλόγου, οπότε και θα δημιουργηθούν οι εντολές προς έγκριση στο αρχικό βήμα εξέλιξης (δείτε τις οδηγίες παραμετροποίησης στο τέλος της ενότητας). Θα εμφανιστεί προς έλεγχο στο τέλος, διάλογος με τα αποτελέσματα της διαδικασίας.

    Οι εντολές πληρωμών εμφανίζονται στη λίστα Πληρωμές προμηθευτών (και αντιστοίχως στις Πληρωμές πιστωτών), χωρίς βεβαίως να έχουν ενημερώσει το σύστημα σε αυτό το στάδιο (ταμείο, υπόλοιπα κ.λπ).

Εγκριση εντολών πληρωμής

Σε αυτό το βήμα, θα ΕΓΚΡΙΘΟΥΝ ή θα ΑΠΟΡΡΙΦΘΟΥΝ εντολές πληρωμής που δημιουργήθηκαν με την προηγούμενη διαδικασία.

EBS-v4-PaymentsEL-image81.png

Η έγκριση μπορεί να γίνει είτε για το σύνολο των ενταλμάτων σε επίπεδο συναλλασσόμενου με χρήση των στηλών Έγκριση όλων και Απόρριψη όλων είτε για κάθε μια οφειλή ξεχωριστά μέσω των στηλών Έγκριση και Απόρριψη στο 2ο επίπεδο.

Ο εξουσιοδοτημένος χρήστης που εγκρίνει τις πληρωμές, μπορεί να διαφοροποιήσει την πρόταση πληρωμών με:

  1. ΜΕΤΑΒΟΛΗ ΤΩΝ ΠΟΣΩΝ ΕΞΟΦΛΗΣΗΣ

  2. ΜΕΤΑΒΟΛΗ του τρόπου εξόφλησης (με επιταγή ή με έμβασμα)

  3. ΜΕΤΑΒΟΛΗ της ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ ΛΗΞΗΣ (επιταγών)

    Με το πλήκτρο Συνέχεια οι εντολές πληρωμής που εγκρίνονται, θα μεταβούν σε βήμα Εγκεκριμένο (δείτε τις οδηγίες παραμετροποίησης στο τέλος της ενότητας), αφού μεταβληθούν τα επί μέρους στοιχεία τους (π.χ. ποσό εγκεκριμένο, λήξη), οι δε υπόλοιπες θα διαγραφούν (όλες ή μέρος τους σε περίπτωση Απόρριψης).

Εκδοση αποδείξεων βάσει εγκεκριμένων εντολών

Σε αυτό το βήμα γίνεται η έκδοση των παραστατικών πληρωμής (ΑΠΜ) για τα εγκεκριμένα από το προηγούμενο βήμα εντάλματα πληρωμής. Προτείνονται η ημερομηνία λήξης και ο τρόπος εξόφλησης των εγκεκριμένων οφειλών με βάση τα στοιχεία που ήδη έχουν οριστεί.

EBS-v4-PaymentsEL-image82.png

Αφού ελέγξετε την ημ/νία και τη σειρά που προτείνονται, θα δημιουργηθούν όπως και στην Οργάνωση πληρωμών τα παραστατικά με τα ποσά εμβασμάτων ή τις επιταγές έτσι όπως ορίστηκαν, μετατρέποντας πλέον τις σχετικές εντολές πληρωμής σε Εξοφλημένες, ώστε να μη γίνει πάλι διαχείρισή τους.

Η αντιστοίχιση με τα αρχικά τιμολόγια θα γίνει σε αυτό το βήμα, με βάση τα αναλυτικά στοιχεία εγκρίσεων (αυτόματη ή επιλεκτική αντιστοίχιση).

Πληροφορίες παραμετροποίησης Οργάνωσης και Προγραμματισμού Πληρωμών

  1. Αν γίνεται επεξεργασία για πολλές εταιρείες, οι τύποι παραστατικών και οι κωδικοί σειρών που θα χρησιμοποιηθούν, θα πρέπει απαραιτήτως να είναι ίδια σε όλες τις εταιρείες.
  2. Για έκδοση μηχανογραφημένων επιταγών θα πρέπει …
  • Στις επιλεγμένες γραμμές να είναι συμπληρωμένη η ημ/νία λήξης και ο Τραπεζικός λ/σμός
  • Να έχουν συμπληρωθεί τα στοιχεία Αρίθμησης επιταγών σε αυτό τον Τραπεζικό λ/σμό έκδοσής τους.
  • Ο ΚΩΔΙΚΟΣ των αξιογράφων να έχει μορφή κωδικού αυτόματη αρίθμηση ΧΩΡΙΣ πρόθεμα.
  • Στις παραμέτρους εταιρείας να έχουν συμπληρωθεί παράμετροι για τον τύπο παραστατικού και για τον τύπο πληρωτέου αξιογράφου που θα δημιουργηθεί

EBS-v4-PaymentsEL-image83.png

  1. Για τη δημιουργία εμβασμάτων θα πρέπει …

  • Στις επιλεγμένες γραμμές να έχουν συμπληρωθεί οι λογαριασμοί Ανάληψης και Κατάθεσης

  • Στις παραμέτρους εταιρείας να έχουν συμπληρωθεί παράμετροι για τον τύπο παραστατικού (προτείνεται ΠΝΧ ή ΠΝΧΡ), καθώς και για τα πεδία εγγραφών στα οποία θα αποθηκευτούν οι αιτιολογίες για τις εγγραφές Τραπέζης

EBS-v4-PaymentsEL-image84.png

  • Να είναι συμπληρωμένη η ημ/νία λήξης και ο Τραπεζικός λ/σμός
  1. Για την εξαγωγή σε αρχείο των εμβασμάτων, μπορεί να γίνει επέμβαση στη γραμμογράφηση, ανάλογα με τις Τράπεζες που συνεργάζεται η εταιρεία. Για το σκοπό αυτό, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών της Entersoft είτε με κάποιον πιστοποιημένο συνεργάτη της.

  2. Για την υλοποίηση της διαδικασίας εγκρίσεων πρέπει:

  • Nα δηλωθούν στις παραμέτρους εταιρείας ο τύπος παραστατικού για τις εντολές πληρωμής (προτείνεται EΠΛ – Ενταλμα πληρωμής) καθώς και τα πεδία των εγγραφών στις εντολές, όπου θα αποθηκευτούν πληροφορίες για την εξόφληση σε επόμενα βήματα (ημ/νία λήξης για επιταγές και τρόπος εξόφλησης):

EBS-v4-PaymentsEL-image85.png

  • Να δηλωθούν τα βήματα εξέλιξης της διαδικασίας για το αρχικό στάδιο, την έγκριση και την εκτέλεση (για τα επεξεργασμένα):

EBS-v4-PaymentsEL-image86.png