EBS Περιοδικές διαδικασίες

Entersoft BUSINESS SUITE^® 4.0 | Entersoft EXPERT^® 4.0

Απογραφές & κλεισίματα

Έλεγχοι & Συμφωνίες λήξης περιόδων

Περιεχόμενα

1 Απογραφές έναρξης
2 Εργασίες τέλους μήνα
3 Εργασίες ΚΕΠΥΟ
4 Κλείσιμο Χρήσης
5 Ισολογισμός & Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Απογραφές έναρξης

Οι απογραφές έναρξης στην αρχή, όταν εγκαθίσταται το σύστημα, συνήθως προέρχονται από τις διαδικασίες μετάπτωσης από προηγούμενο σύστημα κι έτσι δεν χρειάζεται μεταβολή ή εισαγωγή από τους χρήστες.

Στη συνέχεια, το κάθε κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης μεταφέρει αυτόματα όλα τα υπόλοιπα στην απογραφή της επόμενης χρήσης, οπότε και δεν αναμένεται να υπάρξει ανάγκη επέμβασης.

Στα ακόλουθα περιγράφεται ο τρόπος καταχώρισης των απογραφών για κάθε περίπτωση που ίσως χρειαστεί επέμβαση ή σε περίπτωση που δεν υπάρξει μετάπτωση από προηγούμενο σύστημα, αλλά τα αρχικά στοιχεία πληκτρολογηθούν από τους χρήστες με βάση χειρόγραφες καταστάσεις.

Προβολές και εκτυπώσεις προοδευτικών υπολοίπων

Η απογραφή που λαμβάνεται υπόψη για τον υπολογισμό όλων των υπολοίπων σε όλα τα υποσυστήματα είναι εκείνη της παλιότερης ανοικτής Οικονομικής Χρήσης (ώστε σε περίπτωση παράλληλης λειτουργίας σε 2 χρήσεις να έχουμε σωστά προσωρινά υπόλοιπα πριν το κλείσιμο Χρήσης).

Σε Ισοζύγια και Καρτέλες υπάρχει η δυνατότητα δήλωσης της Οικονομικής Χρήσης από την οποία θα ληφθεί η απογραφή, για την περίπτωση επίσημης εκτύπωσης ΠΡΙΝ το κλείσιμο, οπότε και πρέπει να ληφθεί υπόψη η (πιθανότατα ΜΗΔΕΝΙΚΗ) απογραφή της Χρήσης για την οποία λαμβάνεται η εκτύπωση.

Κατά το Κλείσιμο Χρήσης έχει τη δυνατότητα κανείς να αποκλείσει την αυτόματη απογραφή (μεταφορά υπολοίπων) για κάποιο υποσύστημα, δηλώνοντας έτσι ότι θα εισαχθεί με άλλο τρόπο, υπ’ευθύνη του.

Αν εισαχθεί λοιπόν απογραφή σε ανοικτή Χρήση και η προηγούμενη είναι ακόμη ανοικτή, ΔΕΝ θα είναι ορατή η επίδραση αυτής της απογραφής στα τρέχοντα υπόλοιπα πελατών, αποθήκης κ.λπ. (παρά μόνον αφού γίνει οριστικό Κλείσιμο) ενώ, όσον αφορά Ισοζύγια, Καρτέλες κ.λπ. θα πρέπει να φροντίσουμε να επιλέξουμε τη Χρήση αυτή (για να ληφθεί από αυτήν η Απογραφή), αλλιώς, το σύστημα αυτόματα, όπως προαναφέρθηκε, θα χρησιμοποιήσει τα υπόλοιπα έναρξης της παλιότερης ανοικτής Οικονομικής Χρήσης.

Απογραφή συναλλασσομένων

Πελατών & Χρεωστών

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΕΣ (Απογραφή Χρέωσης Πελατών-Χρεωστών)

Ο τύπος αυτός χρησιμοποιείται στην πλειονότητα των περιπτώσεων, όταν το υπόλοιπο έναρξης είναι χρεωστικό.

Αν το υπόλοιπο είναι πιστωτικό, χρησιμοποιείται το ΑΕΚ (Απογραφή Πίστωσης Πελατών-Χρεωστών).

Ημερομηνία	Η ημερομηνία δεν είναι ανάγκη να είναι η έναρξη της Χρήσης, πρέπει όμως να ανήκει στην Οικονομική Χρήση για την οποία καταχωρούμε Απογραφή.
Τύπος γραμμής	Προτείνεται πελάτης και αυτό εξαρτάται από την αντίστοιχη ρύθμιση του τύπου παραστατικού. Αν όμως θέλουμε να εισάγουμε Χρεώστη, θα πρέπει να αλλάξουμε τον τύπο γραμμής, γιατί με βάση αυτόν γίνεται η αναζήτηση συναλλασσόμενου στις επόμενες στήλες.
Υποκατάστημα συν/νου	Αν θέλουμε να παρακολουθούμε υπόλοιπα κατά υποκατάστημα συν/νου, θα πρέπει και η απογραφή να αναλυθεί κατά υποκατάστημά του, επομένως τόσες γραμμές για τον ίδιο πελάτη, όσα και τα υποκαταστήματά του.
Νόμισμα	Αν ο συν/νος παρακολουθείται σε ξένο νόμισμα, εισάγουμε την απογραφή του στο νόμισμα αυτό και ελέγχουμε, από τα στοιχεία πλήρους γραμμής («προβολή»), το ποσό σε βασικό νόμισμα.
Ημ/νία λήξης	Για την ΠΡΩΤΗ απογραφή στο σύστημα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να εισαχθεί το υπόλοιπο κάθε πελάτη ΚΑΤΑ ημ/νία λήξης, αν έχουμε διαθέσιμη μια τέτοια κατάσταση (ΗΛΙΚΙΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ) από το προηγούμενο σύστημα. Στη συνέχεια, η ηλικία υπολοίπων τηρείται αναλυτικά, όμως αν στην αρχή απογράψουμε ΕΝΑ μόνο υπόλοιπο (μία γραμμή ανά πελάτη), η πληροφορία αυτή δεν θα είναι διαθέσιμη.

Προμηθευτών & Πιστωτών

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΤΣ (Απογραφή Πίστωσης Προμηθευτών-Πιστωτών)

Ο τύπος αυτός χρησιμοποιείται στην πλειονότητα των περιπτώσεων, όταν το υπόλοιπο έναρξης είναι πιστωτικό.

Αν το υπόλοιπο είναι χρεωστικό, χρησιμοποιείται το ΑΤΚ (Απογραφή Χρέωσης Προμηθευτών-Πιστωτών)

Οι οδηγίες χειρισμού και το νόημα των στηλών είναι πανομοιότυπα με όσα ισχύουν στην απογραφή πελατών.

ΠΟΤΕ δεν χρησιμοποιούμε για απογραφή τα παραστατικά ΑΧΕ, ΑΧΠ, ΑΠΣ, ΑΠΧ που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά από τη διαδικασία του Κλεισίματος Οικονομικής Χρήσης. Η διαφορά τους είναι ότι αυτά ΔΕΝ ενημερώνουν ενηλικίωση υπολοίπων (ανοικτά υπόλοιπα) αφού αυτά είναι «διαχρονικά» στοιχεία, από τη στιγμή που ξεκινά η λειτουργία του συστήματος και ΔΕΝ απογράφονται.

Απογραφή Αποθήκης

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΛΑΠ (Δελτίο Λογιστικής Απογραφής Αποθήκης)

Ο τύπος αυτός χρησιμοποιείται για την αρχική απογραφή των ειδών κατά ποσότητα και αξία. Εναλλακτικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό ΛΠΠ (Ποσοτική απογραφή), ακολουθούμενο από παραστατικό ΛΠΑ (Αξιακή απογραφή) το οποίο θα πρέπει να περιέχει τις ΙΔΙΕΣ ακριβώς ποσότητες. Συνιστάται η χρησιμοποίηση διαφορετικού παραστατικού ΑΝΑ αποθηκευτικό χώρο.

Η ημερομηνία δεν είναι ανάγκη να είναι η έναρξη της Χρήσης, πρέπει όμως να ανήκει στη Χρήση για την οποία καταχωρούμε Απογραφή.

Αν η απογραφή αφορά Αποθήκες Τρίτων ή σε Τρίτους, είναι απαραίτητο να γίνει ανά συναλλασσόμενο. Επομένως για το ίδιο είδος θα πρέπει να εισαχθούν τόσες γραμμές όσοι οι συναλλασσόμενοι για λογαριασμό των οποίων ή σε εγκαταστάσεις των οποίων (αντίστοιχα) υπάρχουν ποσοτικά υπόλοιπα. Αν αυτό δεν γίνει, τα υπόλοιπα ΑΝΑ συναλλασσόμενο (ο λόγος για τον οποίο δηλώνουμε μια Αποθήκη ότι αφορά Τρίτους) θα είναι λανθασμένα.

Αφού ολοκληρωθεί η καταχώριση της Απογραφής, είναι απαραίτητο να εκτελέσετε Αποτίμηση της περιόδου Απογραφής, για να διαμορφωθεί σωστά η τιμή κόστους έναρξης. Αυτή η διαδικασία είναι επίσης απαραίτητη αν, για οποιοδήποτε λόγο, μεταβληθεί η αυτόματη απογραφή που δημιουργεί το κλείσιμο Χρήσης ή αν, προστεθούν με πληκτρολόγηση εγγραφές απογραφής.

ΔΕΝ χρειάζεται αν, για κάθε είδος υπάρχει ΜΟΝΟ ΜΙΑ εγγραφή απογραφής – σε έναν δηλαδή Αποθηκευτικό Χώρο, μία συσκευασία, έναν συναλλασσόμενο, και ΒΕΒΑΙΩΣ όταν η απογραφή παραχθεί αυτόματα από το σύστημα (Κλείσιμο Χρήσης).

Αν η έναρξη του συστήματος γίνει ενδιάμεσα στη Χρήση, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό

ΛΠΙ (Μεταφορά Ισοζυγίου Αποθήκης τέλους ενδιάμεσης περιόδου),

το οποίο δίνει τη δυνατότητα να αποφύγουμε τη μεταφορά όλων των εγγραφών της Χρήσης μέχρι εκείνη τη στιγμή, μεταφέροντας απλά τα στοιχεία (ποσότητες και αξίες όλων των στηλών) του τελευταίου Ισοζυγίου Αποθήκης. Πρέπει να εισαχθεί με ημ/νία τέλους περιόδου και αφού ελεγχθούν τα αποτελέσματα, να ΚΛΕΙΣΕΤΕ περίοδο. Αποτίμηση ΔΕΝ μπορεί και ΔΕΝ πρέπει να εκτελεστεί για αυτήν ή προγενέστερη περίοδο.

ΔΕΝ καλύπτει την περίπτωση παρακολούθησης εναλλακτικής μονάδας ούτε διαστάσεων αποθήκης (χρώμα-μέγεθος κλπ). Σε τέτοιες περιπτώσεις θα πρέπει να μεταφέρετε κινήσεις αναλυτικά.

Απογραφή Παγίων

Απογραφή Απόκτησης Παγίων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΓΦΚ (Λογιστικό Σημείωμα Απογραφής Κτήσεων Παγίων)

Για τις ανάγκες του Μητρώου Παγίων, θα πρέπει να εισαχθούν όλα τα Πάγια με την Ποσότητα και το Κόστος Αγοράς τους (αρχικής κτήσης). Συνιστάται η χρησιμοποίηση διαφορετικού παραστατικού ΑΝΑ υποκατάστημα.

Τα στοιχεία Παραστατικό κτήσης (που μεταφέρεται στην κτήση ως το δικαιολογητικό ένταξης στο Μητρώο) και Ημερομηνία Παραστατικού Κτήσης (που μεταφέρεται στην κτήση ως η πραγματική ημ/νία απόκτησης) πρέπει να συμπληρωθούν οπωσδήποτε, διότι αναγράφονται στο Μητρώο και προσδιορίζουν τα πρωτογενή στοιχεία της εισαγωγής των Παγίων, όποτε κι αν έγινε αυτή. Αν δεν συμπληρωθούν, στο Μητρώο θα εμφανίζονται τα στοιχεία του παρόντος λογιστικού Σημειώματος.

Αν παρακολουθούνται αριθμοί σειράς, μπορούν να συμπληρωθούν, μέσω του διαλόγου που εμφανίζεται με F12.

Την ώρα της καταχώρισης, η στήλη «Αποσβεστέα κτήση» δεν είναι προσβάσιμη από το χρήστη, διότι η κτήση θα δημιουργηθεί αυτόματα από το σύστημα (με βάση τη ρύθμιση «σύνδεση με αποσβεστέα κτήση» του τύπου παραστατικού που ΠΡΕΠΕΙ να έχει την τιμή «ΑΥΤΟΜΑΤΗ»). Σε ένα ήδη αποθηκευμένο παραστατικό απογραφής, η στήλη αυτή εμφανίζει ως περιεχόμενο το «παραστατικό κτήσης».

Περνώντας στην οθόνη του παγίου, η απόκτηση που δημιουργήθηκε μέσω της Απογραφής εμφανίζεται με τα στοιχεία της στην 1^η υποσελίδα:

Tα στοιχεία της κτήσης είναι προσβάσιμα πλέον, αν κάτι πρέπει να συμπληρωθεί π.χ. ο ακριβής τόπος εγκατάστασης ή στοιχεία επιδότησης (ποσό, πηγή, αναπτυξιακός νόμος). Αν το ποσό είναι τέτοιο που θα αποσβεστεί ολοσχερώς μέσα στη χρήση, ενεργοποιείστε το πεδίο «απόσβεση στη χρήση».

Η ημ/νία έναρξης των αποσβέσεων έχει τοποθετηθεί από το σύστημα, βάσει της ημ/νίας κτήσης, σύμφωνα με την τιμή της παραμέτρου εταιρείας «Προτεινόμενη ημ/νία έναρξης αποσβέσεων». Στο παράδειγμα, έχει οριστεί «αρχή μήνα ημ/νίας εναλλακτικού παραστατικού» (οπότε για αγορά 20/9, έναρξη αποσβέσεων προτείνεται 1/9). Μπορεί να μεταβληθεί από το χρήστη.

Αν το πάγιο ξανα-αγοραστεί, θα δημιουργείται νέα κτήση κάθε φορά.

Το σύνολο των κτήσεων ενός παγίου βλέπουμε στην υποσελίδα «λίστα» στο ίδιο τμήμα της οθόνης:

Απογραφή Αποσβέσεων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΓΦΑ (Λογιστικό Σημείωμα Απογραφής Αποσβέσεων)

ΓΦΡ (Λογιστικό Σημείωμα Απογραφής Εναλλακτικών Αποσβέσεων)

Με βάση τα στοιχεία του Μητρώου της προηγούμενης Χρήσης, θα πρέπει ΑΦΟΥ προηγουμένως εισάγετε την απογραφή αποκτήσεων (ώστε να δημιουργηθούν οι κτήσεις σε κάθε πάγιο), να εισάγετε και την απογραφή αποσβέσεων (το σύνολο των αποσβέσεων των προηγούμενων χρήσεων).

Σε κάθε γραμμή παγίου, η κτήση επιλέγεται αυτόματα (αν είναι μία), αλλιώς αναμένεται από το χρήστη να επιλέξει. Το πεδίο «αποσβεστέα κτήση» είναι απαραίτητο να είναι συμπληρωμένο (με βάση τη ρύθμιση «σύνδεση με αποσβεστέα κτήση» του τύπου παραστατικού που ΠΡΕΠΕΙ να έχει την τιμή «ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ»).

Αν τυχόν στο προηγούμενο σύστημα παρακολουθούσατε εναλλακτικές αποσβέσεις, πρέπει να εισάγετε και αυτές.

Όλα τα παραστατικά απογραφής Παγίων εμφανίζονται στην ομώνυμη όψη από την επιλογή Λογιστήριο/Διαχείριση παγίων/Παραστατικά Απογραφής του κεντρικού μενού:

Στα σύνολα εμφανίζεται η διαφορά των 2, δηλαδή το αναπόσβεστο υπόλοιπο που έχει δημιουργηθεί.

Απογραφή Χρηματικών Διαθεσίμων

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΛΧ (Απογραφή Χρηματικών Διαθεσίμων)

Θα πρέπει να εισάγετε τα υπόλοιπα εξ απογραφής όλων των Χρηματικών Λογαριασμών που αντιπροσωπεύουν πραγματικά Χρηματικά Διαθέσιμα, δηλαδή Τραπεζικούς λογαριασμούς και Λογαριασμούς Μετρητών (Ταμεία). Από το κεντρικό μενού επιλέγοντας Λογιστήριο/Ταμεία & Τραπεζικοί λογαριασμοί/Απογραφή, εμφανίζεται η λίστα των απογραφών, όπου με μπορεί να εισαχθεί νέα απογραφή:

Αν κάποιοι λογαριασμοί είναι σε ξένο νόμισμα, θα εισάγετε τα ποσά στο νόμισμα αυτό και θα ελέγξετε από τα στοιχεία πλήρους γραμμής (Προβολή) τα υπολογισμένα ποσά σε βασικό νόμισμα.

Αν έχουν ανοιχτεί λογαριασμοί Δανείων, η απογραφή πιστωτικών υπολοίπων Χρηματικών Λογαριασμών γίνονται με το παραστατικό ΑΛΠ (Απογραφή Πιστωτικών Υπολοίπων Χρηματικών Διαθεσίμων).

Απογραφή Αξιογράφων

Εισπρακτέα Αξιόγραφα στο Χαρτοφυλάκιο

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΞΕ (Απογραφή εισπρακτέων αξιογράφων στο Χαρτοφυλάκιο)

Από το κεντρικό μενού επιλέγοντας Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο/Παραστατικά απογραφής, εμφανίζεται η λίστα των απογραφών, όπου με μπορεί να εισαχθεί νέο παραστατικό:

Eπιλέγουμε τη σειρά του υποκαταστήματος, του οποίου θα απογραφεί το χαρτοφυλάκιο. Με την απογραφή δημιουργείται για πρώτη φορά το «σώμα» του αξιογράφου. Για να εισαχθεί ως «γραμμή» στο σημείο αυτό λοιπόν, θα πρέπει με το πλήκτρο να οριστούν τα στοιχεία του αξιογράφου στο σχετικό διάλογο:

Με «Αποδοχή», το αξιόγραφο θα εμφανιστεί, με τα κύρια στοιχεία του, ως γραμμή του παραστατικού Απογραφής. Πληροφορίες για τα πεδία του αξιογράφου, θα βρείτε στο εγχειρίδιο των Εισπράξεων, όπου περιγράφεται η παραλαβή επιταγής από πελάτη.

Η ημ/νία έκδοσης σε όλες τις άλλες περιπτώσεις δημιουργίας εισπρακτέου αξιογράφου (παραλαβή – είσπραξη) ταυτίζεται με την ημ/νία του παραστατικού. Στην περίπτωση της Απογραφής, πρέπει να πληκτρολογηθεί η πραγματική ημ/νία «έκδοσης», δηλαδή «παραλαβής» στην προηγούμενη χρήση.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτής, αφενός ενημερώνεται σωστά το αρχείο αξιογράφων (Βιβλίο, Ληξιάριο κ.λπ.), αφετέρου ενημερώνονται τα «εμπορικά» υπόλοιπα πελατών εξ απογραφής, με την προσθήκη της αξίας των αλήκτων αυτών (ανοικτών) αξιογράφων στην απογραφή του «λογιστικού» τους υπολοίπου, διαμορφώνοντας έτσι το πραγματικό, το «εμπορικό» τους υπόλοιπο.

Εισπρακτέα Αξιόγραφα σε Τράπεζες

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΞΤ (Απογραφή εισπρακτέων αξιογράφων στην Τράπεζα)

Στην επικεφαλίδα του παραστατικού συμπληρώνουμε υποχρεωτικά τον Τραπεζικό λογαριασμό, έναντι του οποίου μετατέθηκαν στην Τράπεζα τα αξιόγραφα. Αυτός είναι ο χρηματικός λ/σμός «εξόφλησης» των αξιογράφων στη λήξη τους. Για κάθε γραμμή, θα πρέπει από την οθόνη του αξιογράφου ( ) να οριστούν τα πλήρη του στοιχεία (όπως και στην περίπτωση αξιογράφων στο χαρτοφυλάκιο).

Εισπρακτέα Αξιόγραφα Μεταβιβασμένα

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΞΜ (Απογραφή εισπρακτέων αξιογράφων σε Προμηθευτή)

Όλα τα εισπρακτέα αξιόγραφα που βρίσκονται σε Τρίτους θα πρέπει να απογραφούν με αυτό το παραστατικό, ώστε να ενημερωθούν κατάλληλα τα «εμπορικά» υπόλοιπα ΚΑΙ πελατών ΚΑΙ προμηθευτών. Για κάθε γραμμή, θα πρέπει από την οθόνη του αξιογράφου να οριστούν τα πλήρη του στοιχεία (όπως και στην περίπτωση αξιογράφων στο χαρτοφυλάκιο). Ως εκχωρητής θα τοποθετηθεί ο πελάτης που μας το έδωσε και ως δικαιούχος ο Τρίτος στον οποίον το μεταβιβάσαμε.

Πληρωτέα Αξιόγραφα

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΞΠ (Απογραφή πληρωτέων αξιογράφων)

Στο παραστατικό αυτό θα απογράψουμε όλα τα πληρωτέα αξιόγραφα που εκδόθηκαν από έναν ή περισσότερους Τραπεζικούς λογαριασμούς προς προμηθευτές μας. Για κάθε γραμμή, θα πρέπει από την οθόνη του αξιογράφου να οριστούν τα πλήρη του στοιχεία (όπως και στην περίπτωση εισπρακτέων αξιογράφων). Ο εκάστοτε προμηθευτής, θα τοποθετηθεί ως δικαιούχος.

Συνιστούμε να ελέγχετε τα αξιόγραφα μέσω της (διαθέσιμης σε όλες τις καταστάσεις) ΘΕΣΗΣ των ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ και ΤΥΠΟΥ ΘΕΣΗΣ. Καταστάσεις που δίνουν αυτή την πληροφορία είναι για παράδειγμα...

Κατάσταση Απογραφής Αξιογράφων (Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο)
Ισοζύγιο Αξιογράφων (Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο)

Απογραφή Λογιστικής

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΛΣΑ-ΓΛ (Εγγραφή ανοίγματος Γενικής Λογιστικής)

Το παραστατικό αυτό πρέπει να έχει στηθεί ως εξής…

δηλαδή, να καθορίζει τύπο περιόδου ανοίγματος και το ειδικό Ημερολόγιο Απογραφών & Πράξεων Ισολογισμού.

Αν δημιουργηθεί η απογραφή με πληκτρολόγηση, θα πρέπει να επιλεγεί από το κεντρικό μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Καταχώριση λογιστικής απογραφής/Προσωρινή εγγραφή.

Ως ημερομηνία εγγραφής μπορεί να τοποθετηθεί οποιαδήποτε ημ/νία της Χρήσης, μέχρι το περιθώριο κλεισίματος Ισολογισμού της προηγούμενης.

Στη συνέχεια, εισάγουμε τους κατωτεροβάθμιους λογαριασμούς από το τελευταίο οριστικό Ισοζύγιο της προηγούμενης Χρήσης με τα ποσά Χρέωσης ή Πίστωσης του καθενός:

Μπορείτε για λόγους οργάνωσης να εισάγετε περισσότερα του ενός άρθρα απογραφής ανά ομάδα λογαριασμών, χρησιμοποιώντας το λογαριασμό ανοίγματος Ισολογισμού κάθε φορά και αντιλογίζοντάς τον θετικά και αρνητικά στο τέλος.

To αποτέλεσμα της καταχώρισης, μπορεί να ελεγχθεί από το Ισοζύγιο Λογιστικής με ανάλυση προοδευτικών:

ή από το Βιβλίο Απογραφής και Ισολογισμού ή από το Ημερολόγιο Απογραφής Λογιστικής.

Μετά τον έλεγχο συμφωνίας με το κλείσιμο της προηγούμενης Χρήσης, προχωρήστε σε οριστικοποίηση των άρθρων Απογραφής.

Εργασίες τέλους μήνα

Στο τέλος κάθε μήνα εκτελούνται διαδικασίες ελέγχου και οριστικοποίησης των δεδομένων. Στόχος του προσωπικού του Λογιστηρίου είναι να εφαρμόσει την κατάλληλη ροή εργασιών και τη μεθοδολογία με την οποία θα εξασφαλιστεί:

Ότι οι καθημερινές καταχωρίσεις είναι πλήρεις
Ότι τα υποσυστήματα έχουν συμβατά και συμφωνημένα δεδομένα τόσο μεταξύ τους όσο και με το κεντρικό Λογιστικό σύστημα
Ότι τα δεδομένα που ελέγχθηκαν θα προστατεύονται από αναδρομικές αλλοιώσεις

Γενικοί κανόνες

Για να είναι ΕΦΙΚΤΟ να εξασφαλιστεί η ορθότητα των δεδομένων:

Η ενημέρωση της Λογιστικής, ο έλεγχος και οι σχετικές συμφωνίες πρέπει να γίνονται τουλάχιστον ΜΗΝΙΑΙΑ
Μετά το τέλος των ελέγχων πρέπει να εκτελείται ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΠΕΡΙΟΔΟΥ

Με αυτό τον τρόπο, οποιαδήποτε αιτία λάθους υπάρχει το χρονικό περιθώριο να διορθωθεί με μεταβολή ή παρεμβολή εγγραφών ή με άλλες ενέργειες, πράγμα πρακτικώς ΜΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΙΜΟ στο ΤΕΛΟΣ της ΧΡΗΣΗΣ.

Ενέργειες προετοιμασίας

Έλεγχος	Σχόλιο-επισήμανση
Μη καταχωρημένα παραστατικά Τρίτων	Έλεγχος και καταχώριση όσων έχουν ξεχαστεί
Μη τιμολογημένα Δ. Αποστολής	Έλεγχος από τις αντίστοιχες εκτυπώσεις και Τιμολόγηση στο τέλος του μήνα αν είναι εφικτό
Αναμενόμενα Τιμολόγια Αγορών	Έλεγχος ΑΞΙΩΝ των ΜΗ τιμολογήσιμων, διότι αυτή η αξία θα επηρεάσει την αποτίμηση του αποθέματος
Κλείσιμο Φακέλων Εισαγωγών	Απαραίτητη ενέργεια, ακόμη κι αν η διαδικασία δεν έχει ολοκληρωθεί (προσωρινό κλείσιμο)
Έλεγχος «ημερών» αρνητικού στοκ	Εκτέλεση των αντίστοιχων διαδικασιών και αν βρεθεί λάθος -> έρευνα, μεταβολές παραστατικών ή νέες εγγραφές πλεονασμάτων/ελλειμμάτων
Έλεγχος «ημερών» αρνητικού Ταμείου
Κλείσιμο συναλλαγματικών διαφορών	Έλεγχος των καταστάσεων συναλλαγματικών διαφορών. Προϋπόθεση ορθού υπολογισμού η ύπαρξη ημερήσιων ισοτιμιών. Αν έχουν γίνει μεταβολές εγγραφών συν/νων, καλό είναι να προηγηθεί του κλεισίματος επανυπολογισμός χρηματικών αντιστοιχίσεων (γιατί αυτές θα κλειδώσουν).
Υπολογισμός αποσβέσεων	Για ολοκλήρωση της εικόνας εταιρικών αποτελεσμάτων
Αποτίμηση αποθεμάτων	Για ολοκληρωμένη εικόνα του (προσωρινού ή οριστικού) κόστους και μικτού κέρδους

Λογιστικοποίηση παραστατικών

H διαδικασία λογιστικοποίησης του μήνα που κλείνει, δημιουργεί λογιστικά άρθρα για όλα τα παραστατικά που αφορούν τη Λογιστική και έχουν παραμετροποιηθεί, ούτως ώστε να την ενημερώνουν.

Τρόπος εκτέλεσης

Η διαδικασία εκτελείται από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Λογιστικοποιήσεις και προκαλεί την εμφάνιση ενός διαλόγου, όπου ορίζονται τα κριτήρια. Εκτελείται για συγκεκριμένο ημερομηνιακό διάστημα και ημερολόγιο/α Λογιστικής, ενώ μπορεί να γίνει και ξεχωριστά ανά υποκ/μα και τύπο παραστατικών.

Η επιλογή του πλήκτρου «Επισκόπηση παραστατικών» εμφανίζει τη λίστα των παραστατικών των οποίων εκκρεμεί η λογιστικοποίηση.
Με το πλήκτρο «προγραμματισμός περιοδικής λογιστικοποίησης» έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε ΚΑΘΕ ΠΟΤΕ να εκτελείται αυτόματα αυτή η διαδικασία, χωρίς ενέργεια του χρήστη.
Με το πλήκτρο «συντόμευση» μπορούμε να προσθέσουμε την εργασία στη Λίστα Συντομεύσεων
Επιλέγοντας «Επιβεβαίωση», εκτελείται η διαδικασία για όσα παραστατικά ικανοποιούν τα κριτήρια (και δεν έχουν λογιστικοποιηθεί).

$C:\Users\smp\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\5ERD3D13\MCj04421290000[1].png$

Αν όλα τα παραστατικά έχουν «αρχική κατάσταση» λογιστικοποιημένο, αυτή η διαδικασία είναι περιττή.
Αν υπάρχει δραστηριότητα εντατικής Λιανικής, προηγείται η διαδικασία «Συγκέντρωσης Δελτίων Λιανικής».
Αν εμφανιστούν λάθη κατά τη διαδικασία, ελέγχονται ένα προς ένα για τυχόν λανθασμένη παραμετροποίηση. Ενα σύνηθες λάθος για παράδειγμα είναι να βρεθούν εγγραφές σε είδη με κενή λογιστική κατηγορία.

Έλεγχος πληρότητας λογιστικοποίησης

Πριν προχωρήσει κανείς σε οποιαδήποτε προσπάθεια λογιστικής συμφωνίας, θα πρέπει να εκτελεστούν οι παρακάτω έλεγχοι. Μόνον αν είναι επιτυχείς, έχει νόημα να προχωρήσουμε στη διαδικασία συμφωνιών.

Έλεγχος για ΜΗ λογιστικοποιημένα παραστατικά

Από την οθόνη της λογιστικοποίησης, ορίζουμε ημ/νία έκδοσης από την αρχή της χρήσης μέχρι το μήνα που κλείνει και εκτελούμε την «Επισκόπηση παραστατικών». Η εμφανιζόμενη λίστα πρέπει να είναι κενή.

Γιατί ζητάμε ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΧΡΗΣΗΣ; Δεν αρκεί να ελέγξουμε το μήνα αυτό;

ΟΧΙ, διότι αν δεν ακολουθείται ΑΠΑΡΕΓΚΛΙΤΑ η διαδικασία του κλεισίματος περιόδου, είναι πιθανό να έχουν παρεμβληθεί (μη λογιστικοποιημένα) καθυστερημένα παραστατικά σε ημ/νίες προηγούμενων μηνών, τα οποία θα αποτελέσουν λόγο ΑΣΥΜΦΩΝΙΑΣ στη συνέχεια, κατά τη διαδικασία ελέγχου.
ΑΝ υπάρξει τέτοια περίπτωση, θα πρέπει:

ΕΙΤΕ να μεταβληθεί η ημ/νία έκδοσης αυτών των παραστατικών (σε ημ/νία ΜΗ κλεισμένου μήνα), διατηρώντας στην «ημ/νία εναλλακτικού παραστατικού» την πραγματική ημ/νία έκδοσης του πρωτότυπου
ΕΙΤΕ να ακυρωθεί η οριστικοποίηση άρθρων προς τα πίσω, μέχρι την ημ/νία που έγινε η παρεμβολή και να ΕΠΑΝΑΛΗΦΘΕΙ η λογιστικοποίηση από εκείνη την ημέρα και μετά

Έλεγχος του λογαριασμού μηχανογραφικής διόρθωσης

Αν κατά τη διαδικασία λογιστικοποίησης, βάσει της παραμετροποίησης, απαιτηθεί να ενημερωθεί λογαριασμός που δεν υπάρχει (δεν έχει ανοιχτεί), τότε το σύστημα, με σκοπό να μη διακόπτεται η διαδικασία για κάθε λάθος και, για να βοηθήσει τον αρμόδιο χρήστη να εντοπίσει ΟΛΑ τα λάθη και να τα διορθώσει, ΠΡΟΧΩΡΆ στη δημιουργία του άρθρου, χρησιμοποιώντας στη θέση του (ανύπαρκτου) λογαριασμού τον λογαριασμό μηχανογραφικής διόρθωσης (που καθορίζεται σε γενικές παραμέτρους) και, αποθηκεύοντας στο πεδίο «εναλλακτική αιτιολογία» τον κωδικό του λογαριασμού που δεν βρέθηκε.

Ένα παράδειγμα περίπτωσης που μπορεί να οδηγήσει σε τέτοιες ελλείψεις στο λογιστικό σχέδιο είναι η δημιουργία ενός νέου συντελεστή Φ.Π.Α.

Μπορεί να κάνει κανείς τις κατάλληλες ενέργειες (άνοιγμα συντελεστή, άνοιγμα σχετικών λ/σμών πωλήσεων, αγορών, μεταβολή κατηγορίας ΦΠΑ ειδών κ.λπ.), να κάνει και κάποιες (επιτυχημένες) δοκιμές, να προχωρήσει σε καταχωρίσεις και μετά από καιρό να υπάρξει κάποια περίπτωση που ΔΕΝ είχε προβλεφθεί εξ αρχής π.χ. επιστροφής πώλησης στο νέο συντελεστή.

Τότε και μόνο, διαπιστώνεται η παράλειψη δημιουργίας του αντίστοιχου λογαριασμού επιστροφών πωλήσεων.

Με βάση τις παραπάνω πληροφορίες, ενημερώνεται η λίστα Λάθη λογιστικοποιήσεων. Αυτή θα πρέπει οπωσδήποτε να την ελέγχετε μετά από ΚΑΘΕ διαδικασία λογιστικοποίησης, ΚΑΘΕ μήνα και να βεβαιώνεστε ότι είναι κενή, ότι ΔΕΝ έχει δεδομένα. ΑΝ έχει, θα πρέπει για κάθε γραμμή της, να δημιουργήσετε τον αντίστοιχο λ/σμό (αν όντως είναι σωστός και πρέπει να δημιουργηθεί) ή να διορθώσετε το σημείο της παραμετροποίησης που είναι λανθασμένο και να επαναλάβετε τη διαδικασία λογιστικοποίησης.

Έλεγχος πρωτογενών λογιστικών εγγραφών

Eίναι σημαντικό να ελεγχθεί η ύπαρξη πρωτογενών λογιστικών εγγραφών. Αν τυχόν έχει δημιουργηθεί κατά λάθος κατ’ ευθείαν από τη Λογιστική εγγραφή που θα έπρεπε να εισαχθεί ως ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ, τότε θα πρέπει να γίνει κάποια διορθωτική ενέργεια.
Ο εντοπισμός πρωτογενών λογιστικών εγγραφών γίνεται από τη Λίστα άρθρων (Λογιστήριο/Λογιστικό σχέδιο & εγγραφές), όπου θα χρησιμοποιήσουμε τη δυνατότητα φίλτρο με εξαίρεση στη στήλη Προέλευση με τιμή Γέφυρα. Αν το αποτέλεσμα είναι να μείνει ΚΕΝΗ η λίστα, τότε μπορεί κανείς να προχωρήσει στη διαδικασία λογιστικών συμφωνιών. Αν όμως παραμείνουν κάποιες εγγραφές στη λίστα, τότε υπάρχουν οι εξής περιπτώσεις:

Οι εγγραφές αυτές ορθώς έχουν εισαχθεί πρωτογενώς στη Λογιστική. Σε αυτή την περίπτωση, οι λογαριασμοί που θα ελεγχθούν ως προς το αν συμφωνούν με τα αντίστοιχα υποσυστήματα ΔΕΝ θα πρέπει (ούτε έχει νόημα) να έχουν χρησιμοποιηθεί στις πρωτογενείς αυτές εγγραφές (π.χ. 40* κ.λπ.) είτε τα ποσά αυτών των εγγραφών θα πρέπει να ληφθούν υπόψη ως «ΔΙΑΦΟΡΕΣ» μεταξύ Λογιστικής και αντίστοιχου υποσυστήματος.
Οι εγγραφές αυτές κακώς έχουν εισαχθεί πρωτογενώς στη Λογιστική. Σε αυτή την περίπτωση, τα άρθρα θα πρέπει να διαγραφούν και να εισαχθούν παραστατικά με τα στοιχεία αυτά, τα οποία ακολούθως να λογιστικοποιηθούν.

Εποπτικός έλεγχος ορθότητας λογιστικοποίησης

Η επιλογή καλείται από το μενού Λογιστήριο / Διαδικασίες λήξης περιόδων / Λογιστικοποίηση και οδηγεί σε μια οθόνη που, συνδυάζοντας όλα τα στοιχεία ελέγχου ορθότητας που συνήθως εκτελείται στο τέλος περιόδων, επιτρέπει

να δούμε άμεσα πιθανές πηγές προβλημάτων για τη συμφωνία Λογιστικής και Υποσυστημάτων,
να εμβαθύνουμε σε συγκεκριμένους λογαριασμούς, ημέρες ή παραστατικά και
να διορθώσουμε τυχόν ελλείψεις ή λάθη.

Επιλέγοντας προέλευση λογιστικών εγγραφών εμφανίζεται ένα είδος «Ισοζυγίου» όλων των λογιστικών εγγραφών που προήλθαν από παραστατικά ΑΝΑ τύπο (κάποιες εγγραφές προήλθαν από πάγια, άλλες από χρηματικούς λ/σμούς, άλλες από επιταγές κ.λπ.) πράγμα που επιτρέπει να βρούμε άμεσα λάθη, αν δεν μοιάζει λογικό να προήλθε κάποιο ποσό π.χ. σε λογαριασμό 30 (πελάτες) από «Είδος».

Η επιλογή «πλήρης λίστα» μας μεταφέρει σε μια όψη με τα ίδια αποτελέσματα, για την περίπτωση που εκεί έχουμε προσθέσει κριτήρια ή θα θέλαμε να κάνουμε ταξινόμηση ή εξαγωγή σε excel ή, εν γένει, να χρησιμοποιήσουμε κάποια άλλη λειτουργικότητα των όψεων, που η οθόνη αυτή δεν παρέχει.

Κάτω αριστερά, φαίνονται οι λογιστικές εγγραφές που ενημέρωσαν τον πίνακα προελεύσεων για τον λογαριασμό της τρέχουσας γραμμής, ενώ δεξιά, τα σχετικά παραστατικά.

Παράδειγμα

Στο παράδειγμα του σχήματος, επειδή ελέγχουμε το λ/σμό ΦΠΑ (54.xx.xx.xx), βλέπουμε πως το παραστατικό κάτω δεξιά, εμφανίζεται με τη χρέωση που προήλθε από τη στήλη «αξία ΦΠΑ» του παραστατικού. Σε μια άλλη περίπτωση (π.χ. σε έλεγχο λογαριασμού προμηθευτή), το ποσό θα αντιστοιχούσε στη «συνολική αξία».

Πάνω δεξιά, μπορούμε να αναζητήσουμε οτιδήποτε στα δεδομένα της μνήμης π.χ. το όνομα ενός πελάτη ή το περιεχόμενο μιας αιτιολογίας ή δικαιολογητικού.

Με τη ρύθμιση έλεγχος ανά ημέρα, εμφανίζονται σε οριζόντια μπάρα (slider) όλες οι μέρες και, τοποθετώντας το δείκτη κάπου, έχουμε την ίδια εικόνα ΜΟΝΟ για την επιλεγμένη ημέρα. ΞΑΝΑεπιλέγοντας το «έλεγχος ανά ημέρα», η εικόνα επιστρέφει στην αρχική μορφή.

Όσον αφορά τις υπόλοιπες «υποσελίδες», τα μη λογιστικοποιημένα παραστατικά και τα λάθη λογιστικοποίησης είναι οθόνες που, αν δεν υπάρχει λάθος ή παράλειψη, πρέπει να ΜΗΝ έχουν περιεχόμενο. Οι όψεις καλούνται και από το μενού αλλά ενσωματώνονται και εδώ, αφού αποτελούν μέρος της διαδικασίας ελέγχου.

Τέλος, οι πρωτογενείς εγγραφές προς έλεγχο είναι όσες λογιστικές εγγραφές εισήχθησαν με πληκτρολόγηση και αφορούν λογαριασμούς που βρέθηκε ότι ενημερώνονται από παραστατικά (η αναζήτηση γίνεται στους τελευταίους 12 μήνες). Σε μια τέτοια περίπτωση, θα υπάρχει οπωσδήποτε ΑΣΥΜΦΩΝΙΑ μεταξύ των αντιστοίχων Ισοζυγίων (Λογιστικής και Υποσυστήματος).

Δεν θα εμφανιστούν εδώ πρωτογενείς εγγραφές σε λογαριασμούς που δεν ενημερώνονται από παραστατικά (δεν θεωρούνται «λάθη»), όπως π.χ. συμβαίνει σε λ/σμούς Ισολογισμού ή Κεφαλαίου κ.λπ. για τους οποίους δεν υπάρχουν σχετικά υποσυστήματα και συνήθως ενημερώνονται άμεσα μέσω άρθρων.

Ένα παράδειγμα λανθασμένης διαχείρισης που αυτή η διαδικασία θα εντοπίσει, είναι η παρακολούθηση κάποιων έκτακτων εξόδων (81.xx.xx). Είτε θα πρέπει να γίνεται αποκλειστικά από το κύκλωμα δαπανών (και, ακολούθως λογιστικοποίηση) είτε αποκλειστικά από τα λογιστικά άρθρα.

Προϋπόθεση για τη λήψη της παραπάνω πληροφόρησης είναι η ενεργοποίηση της σχετικής γενικής παραμέτρου: «Κύκλωμα Λογιστικής / Ενεργοποίηση του πίνακα αιτιολόγησης κατά την γέφυρα». Από τη στιγμή που θα ενεργοποιηθεί, ο έλεγχος θα μπορεί να γίνει από την επόμενη λογιστικοποίηση (μήνα) και μετά.

Συμφωνία Ισοζυγίων

Δίνουμε 2 παραδείγματα λογιστικής συμφωνίας Ισοζυγίων. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται συνήθως για όλα τα υποσυστήματα:

Συμφωνία εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών

Λαμβάνουμε τα Ισοζύγια συναλλασσομένων (λογιστική μορφή), καθώς και το Ισοζύγιο Λογιστικής των 30*, 50* κ.ο.κ. για το ίδιο διάστημα. Συμφωνούμε το σύνολο ΧΡΕΩΣΗΣ και το σύνολο ΠΙΣΤΩΣΗΣ της περιόδου. Αν όλους τους μήνες γίνεται αυτό, προφανώς συμφωνούν και τα ΠΡΟΟΔΕΥΤΙΚΑ (εκ μεταφοράς). Τα υπόλοιπα ΔΕΝ συμφωνούνται διότι στη Λογιστική οι λ/σμοί είναι συγκεντρωτικοί π.χ. Ο 30 δεν μπορεί να αποκτήσει πιστωτικό υπόλοιπο!

Συμφωνία παγίων

Λαμβάνουμε το Αναλυτικό Μητρώο παγίων (εκτύπωση με σύνολα Α’βαθμίων & Β’βαθμίων), καθώς και το Ισοζύγιο Λογιστικής των 1* για το ίδιο διάστημα. Από τη σελίδα με τα σύνολα Α’βαθμίων, συμφωνούμε τα Προοδευτικά Αποσβεσθέντα με τον αντίστοιχο λ/σμό 1?.99 της ομάδας αυτής και το αναπόσβεστο με τον ίδιο τον 1?, ενώ από τη σελίδα με τα σύνολα Β’βαθμίων συμφωνούμε τη στήλη Τελική αποσβεστέα αξία με το χρεωστικό υπόλοιπο του λ/σμού αυτού 1?.00

Στοιχεία παραμετροποίησης

Η λογιστικοποίηση όλων των παραστατικών που έχει προβλεφθεί στην έτοιμη (προϊοντική) παραμετροποίηση λαμβάνει υπόψη:

Τις λογιστικές κατηγορίες όλων των οντοτήτων έτσι όπως προτείνονται και αντιστοιχίζονται στις διάφορες οντότητες από τους χρήστες π.χ. λογιστική κατηγορία ειδών «εμπορεύματα» σε όλα τα είδη που είναι «εμπορεύματα», λογιστική κατηγορία «πελάτες εσωτερικού» σε όλους τους πελάτες κ.ο.κ.
Τις λογιστικές ομάδες με τη μορφή λογιστικού σχεδίου που αντιστοιχεί στο προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, το οποίο έχει 4βάθμια ανάπτυξη με τη μορφή κωδικού ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧΧΧ, όπου σε κάθε βαθμίδα παρακολουθείται συγκεκριμένη ανάπτυξη ανά λογαριασμό.
Τους συγκεκριμένους λογαριασμούς που δηλώνονται σε ορισμένες οντότητες π.χ. δαπάνες, χρηματικά διαθέσιμα, ειδικοί λογαριασμοί.
Τα Ημερολόγια που καθορίζονται στους τύπους παραστατικών.
Τις τυποποιημένες αιτιολογίες έτσι όπως προτείνεται για κάθε πηγή ενημέρωσης (π.χ. επικεφαλίδα παραστατικού, γραμμή είδους κ.ο.κ.)

Λεπτομέρειες για τον τρόπο επέμβασης στην παραμετροποίηση του τρόπου που θα δημιουργούνται τα λογιστικά άρθρα, θα βρείτε στο εγχειρίδιο Προσαρμογής & Εκκίνησης του συστήματος.

Αναδρομική εφαρμογή παραμετροποίησης

Η λειτουργία αυτή εξυπηρετεί τις περιπτώσεις εκείνες όπου απαιτείται να αλλάξει η παραμετροποίηση του τρόπου δημιουργίας των λογιστικών εγγραφών για κάποιο τύπο παραστατικών, τη στιγμή που ΗΔΗ έχουν ξεκινήσει οι καταχωρίσεις παραστατικών αλλά δεν έχει γίνει επαρκής έλεγχος (από το Λογιστήριο) της έτοιμης προτεινόμενης λογιστικής απεικόνισής τους.

Στην περίπτωση αυτή, είτε θα γίνει προσθήκη μοντέλου λογιστικής είτε αντικατάσταση του ήδη χρησιμοποιούμενου μοντέλου με κάποιο άλλο. Όταν γίνεται τέτοια αλλαγή, βεβαίως θα ισχύσει από εκείνη τη στιγμή και μετά, όμως συνήθως είναι επιθυμητό ακόμη και τα ήδη καταχωρημένα παραστατικά να μεταφερθούν στη Λογιστική με το νέο τρόπο (δομή άρθρου, λογιστικές ομάδες, αιτιολογίες κ.λπ. οποιαδήποτε αλλαγή κι αν είναι αυτή που έγινε).

Μέσα από την οθόνη του τύπου παραστατικού, στην υποσελίδα «Λογιστική» μπορεί να ζητηθεί επανεφαρμογή λογιστικού μοντέλου σε όσα παραστατικά του τύπου αυτού δεν έχουν λογιστικοποιηθεί είτε έχουν λογιστικοποιηθεί αλλά τα άρθρα τους δεν είναι οριστικά.

Οριστικοποίηση λογιστικών άρθρων

Σε τακτά χρονικά διαστήματα πρέπει να πραγματοποιείται οριστικοποίηση των λογιστικών εγγραφών, ώστε να αποτρέπεται η μεταβολή τους. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδου/ Λογιστικοποιήσεις/Οριστικοποίηση Ημερολογίων.

Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέγουμε τα ημερολόγια των οποίων τις εγγραφές επιθυμούμε να οριστικοποιήσουμε και την ημερομηνία μέχρι την οποία θα γίνει οριστικοποίηση (πεδίο «Οριστικοποίηση έως»).

Δίπλα σε κάθε κωδικό ημερολογίου υπάρχουν και κάποιες πρόσθετες πληροφορίες όπως η ημερομηνία τελευταίας Οριστικής εγγραφής, η ημερομηνία 1^ης και τελευταίας εγγραφής προς οριστικοποίηση, η οριακή ημερομηνία, καθώς και το πλήθος των εγγραφών προς οριστικοποίηση. Στο κάτω μέρος υπάρχουν τα πρόσθετα πληροφοριακά πεδία «Εκκρεμείς εγγραφές προς οριστικοποίηση από» και «έως» που δηλώνουν το διάστημα μέσα στο οποίο υπάρχουν λογιστικές εγγραφές προς οριστικοποίηση.

Το αποτέλεσμα της οριστικοποίησης είναι ότι αλλάζει ο τύπος εγγραφών σε «οριστικές» (στην κλήση όλων των επίσημων εκτυπώσεων ΔΕΝ περιλαμβάνονται παρά μόνο ΟΡΙΣΤΙΚΕΣ εγγραφές) και αποκτούν ενιαία για την Οικονομική Χρήση αρίθμηση ανά Ημερολόγιο (Α/Α Ημερολογίου) που τυπώνεται σε Ημερολόγια και Αναλυτικά Καθολικά.

Υπάρχει και η δυνατότητα Χρονοπρογραμματισμού της διαδικασίας από την αντίστοιχη επιλογή στην οθόνη.

Διαδικασίες Φ.Π.Α.

Περιοδική Δήλωση

Η εκτύπωση αυτή σκοπό έχει τον έλεγχο και την υποβολή της Περιοδικής Εκκαθάρισης Φ.Π.Α. σύμφωνα με τον Κώδικα Φ.Π.Α. και καλύπτει Βιβλία Γ’ Κατηγορίας, αφού εξάγεται από τα αποτελέσματα των λογιστικών εγγραφών. Η μορφή της είναι όμοια με εκείνη του επίσημου εντύπου, ώστε να συμπληρώνεται εύκολα.

Σε όλα τα κελιά που εμφανίζουν μηνιαία ποσά λογαριασμών ο δείκτης του mouse παίρνει διαφορετική μορφή ().

Με κλικ στο εκάστοτε κελί, μπορεί κανείς να ζητήσει drill down, ώστε να ελέγξει από ποιους λογαριασμούς προήλθαν ποια ποσά:

Πέραν της περιόδου (μήνα) για την οποία υπολογίζεται η Δήλωση και ορίζεται από το χρήστη στην περιοχή των κριτηρίων, θα πρέπει επίσης να δηλωθούν και ορισμένα άλλα στοιχεία, τα οποία δεν προκύπτουν από τις λογιστικές εγγραφές:

Προϋποθέσεις

Τα ποσά που εμφανίζει προέρχονται από τους Λογαριασμούς Λογιστικής στους οποίους έχουν συμπληρωθεί οι κατάλληλοι κωδικοί Δήλωσης Φ.Π.Α., και συγκεκριμένα:

Βοήθημα για τη μαζική ενημέρωση των κωδικών που αφορούν τη Δήλωση Φ.Π.Α. αποτελεί η όψη Ορισμός λογαριασμών ΕΓΛΣ που αφορούν τη Δήλωση Φ.Π.Α..

Αν μεν έχετε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, επιλέξτε από τις ενέργειες την Μαζική ενημέρωση παραμέτρων Φ.Π.Α. Αν δεν έχετε ακολουθήσει το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο, δεν έχει νόημα η ενέργεια αυτή, αφού βασίζεται στην ύπαρξη των συγκεκριμένων κωδικών και βαθμίδων.
Εναλλακτικά, μπορείτε να τροποποιήσετε την παραμετροποίηση των λογαριασμών, πληκτρολογώντας πάνω στα κελιά της όψης τις τιμές των διαφόρων πεδίων και ακολούθως, να ζητήσετε από τις ενέργειες την επιλογή Ενημέρωση, ώστε να οριστικοποιηθούν οι μεταβολές στις καρτέλες των λογαριασμών.
Προσοχή! Οι τιμές των πεδίων αυτών πρέπει να ελεγχθούν από ΛΟΓΙΣΤΗ.
Για τον έλεγχο της ορθότητας των καταχωρίσεων (λογιστικών εγγραφών) που αφορούν τη Δήλωση Φ.Π.Α., μπορεί να χρησιμοποιηθεί η όψη Ελεγχος ποσών ΦΠΑ βάσει παραμετροποίησης ΕΓΛΣ η οποία εμφανίζει τις λογιστικές εγγραφές ενός χρονικού διαστήματος ΑΝΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ εμφανίζοντας ταυτόχρονα και τις τιμές των χαρακτηρισμών που οδηγούν τα ποσά στη ΔΗΛΩΣΗ, στα αντίστοιχα αριθμημένα κελιά.
Αλλάζοντας κατάλληλα την ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΣΗ της όψης αυτής, μπορεί κανείς να δει τα ποσά για κάθε χαρακτηρισμό και την προέλευσή τους. Μπορείτε δηλαδή να σύρετε τις στήλες χαρακτηρισμών ΦΠΑ στη γραμμή ομαδοποίησης, παίρνοντας αντίστοιχα σύνολα Χρέωσης και Πίστωσης.

Η Δήλωση υπολογίζει σωστά τα αποτελέσματα υπό την προϋπόθεση ότι ακολουθείται η μεθοδολογία ΜΗΝΙΑΙΟΥ ΑΝΤΙΛΟΓΙΣΜΟΥ – κλεισίματος στους λ/σμούς Περιοδικής Εκκαθάρισης Φ.Π.Α. (54.00.99*).

Ημερολόγιο Αγορών/Δαπανών κατά Φ.Π.Α.

Πρόκειται για μια κατάσταση που εμφανίζει τα παραστατικά αγορών & εξόδων με την καθαρή τους αξία και την αξία ΦΠΑ ανά συντελεστή ΦΠΑ (είναι διαθέσιμες και στήλες για όλους τους συντελεστές με την ένδειξη «χ.δ.ε.» για τα μη εκπιπτόμενα έξοδα). Η ομαδοποίηση της κατάστασης είναι κατά Λογιστική κατηγορία (ειδών αποθήκης, δαπανών και ειδικών λογαριασμών), ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μηνιαία λογιστική συμφωνία Φ.Π.Α. Εισροών.

Ημερολόγιο Πωλήσεων/Εσόδων κατά Φ.Π.Α.

Πρόκειται για μια κατάσταση που εμφανίζει τα παραστατικά πωλήσεων & λοιπών εκροών με την καθαρή τους αξία και την αξία ΦΠΑ ανά συντελεστή ΦΠΑ. Η ομαδοποίηση της κατάστασης είναι κατά Κατηγορία Συναλλαγής (Χονδρική, Λιανική κ.λπ.) και κατά Λογιστική κατηγορία (ειδών αποθήκης, υπηρεσιών και ειδικών λογαριασμών), ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μηνιαία λογιστική συμφωνία Φ.Π.Α. Εκροών.

Intrastat & VIES

Έλεγχος ημερομηνιών Intrastat

Η όψη αυτή εμφανίζει ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ τις εγγραφές από τις οποίες προκύπτουν οι Intrastat Αφίξεων και Παραδόσεων, ομαδοποιημένες κατά κατηγορία συναλλαγής (Αφίξεις και Παραδόσεις) και επιτρέπει τη ΜΕΤΑΒΟΛΗ της ημ/νίας που καθορίζει σε ποιου ΜΗΝΑ την Intrastat θα περιληφθεί κάθε εγγραφή.

Η μεταβολή των ημερομηνιών μπορεί να γίνει:

είτε απ’ ευθείας στο πεδίο ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ της όψης (και επιλέγοντας στο τέλος από την επιλογή του menu Αυτοματισμοί την ενέργεια Αποθήκευση μεταβολών)
είτε μαζικά επιλέγοντας τις γραμμές της όψης τις οποίες θέλουμε να ενημερώσουμε και επιλέγοντας από την επιλογή του menu Αυτοματισμοί την ενέργεια Μαζική ενημέρωση ημερομηνιών

Intrastat αφίξεων

Μέσω αυτής της εργασίας γίνεται η προβολή και η δημιουργία του αρχείου Intrastat για τις Αφίξεις. Εμφανίζει στοιχεία μόνο των προμηθευτών στους οποίους το πεδίο ΧΩΡΑ της κεντρικής τους Διεύθυνσης έχει συμπληρωμένο κωδικό EUROSTAT. Οι εμφανιζόμενες στήλες είναι εκείνες που έχουν καθοριστεί από την στατιστική υπηρεσία (ΕΣΥΕ). Από τις ενέργειες της όψης με την εντολή Δημιουργία αρχείου Intrastat δημιουργείται το αρχείο που θα αποσταλεί στην Υπηρεσία.

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Για τους προμηθευτές:

Να έχουν συμπληρωμένο τον κωδικό Eurostat στη Χώρα της κεντρικής διεύθυνσής τους
Να έχουν καθεστώς Φ.Π.Α «Εντός Ε.Ε.»

Για τα είδη:

Να έχουν συμπληρωμένο τον Κωδικό Συνδυασμένης Ονοματολογίας
Να έχουν συμπληρωμένη μονάδα μέτρησης βάρους και τη σχέση της με τη βασική μονάδα μέτρησης

Για τα παραστατικά:

Πρέπει να έχουν «φύση συναλλαγής» μία από τις προτεινόμενες (11-80), συνήθως χρησιμοποιείται η 11=Οριστική αγορά ή πώληση.
Ο τρόπος αποστολής πρέπει να έχει συμπληρωμένο τον «τύπο μεταφοράς», όπως αυτός προτείνεται από την ΕΣΥΕ
Πρέπει να έχει γίνει είτε προσωρινό είτε οριστικό κλείσιμο του σχετικού φακέλου
Τα έξοδα που συμμετέχουν στο φάκελο για να αθροίζονται στην στατιστική αξία πρέπει να ανήκουν σε τύπο στοιχείων κόστους που έχει χαρακτηριστεί ότι «Αφορά στατιστική αξία»

Intrastat παραδόσεων

Μέσω αυτής της εργασίας γίνεται η προβολή και η δημιουργία του αρχείου Intrastat για τις Παραδόσεις (Αποστολές). Εμφανίζει στοιχεία μόνο των πελατών στους οποίους το πεδίο ΧΩΡΑ της κεντρικής τους Διεύθυνσης έχει συμπληρωμένο κωδικό EUROSTAT. Οι εμφανιζόμενες στήλες είναι εκείνες που έχουν καθοριστεί από την στατιστική υπηρεσία (ΕΣΥΕ). Από τις ενέργειες της όψης με την εντολή Δημιουργία αρχείου Intrastat δημιουργείται το αρχείο που θα αποσταλεί στην Υπηρεσία.

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Οι προϋποθέσεις είναι εκείνες ακριβώς που ισχύουν και για την Intrastat Αφίξεων, με εξαίρεση φυσικά τις τελευταίες 2 προϋποθέσεις που αφορούν το σχετικό ΦΑΚΕΛΟ, αφού εδώ δεν υπάρχει θέμα Φακέλου Κοστολόγησης. Ο Φάκελος Κοστολόγησης Πωλήσεων που τυχόν χρησιμοποιείται, αφορά μόνο τη διαμόρφωση καθαρού κέρδους κι όχι τον υπολογισμό στατιστικής αξίας που υποβάλλεται στην Intrastat.

VIES-Listing αποκτήσεων

Μέσω αυτής της όψης γίνεται η προβολή και η εκτύπωση της μηνιαίας συγκεντρωτικής κατάστασης VIES για τις αγορές (αφίξεις). Υπολογίζει σε ΜΙΑ γραμμή ανά προμηθευτή τα σύνολα των αξιών εισαγόμενων αγαθών και υπηρεσιών για το ημερομηνιακό διάστημα που ζητείται (στα κριτήρια). Εμφανίζει στοιχεία μόνο των προμηθευτών στους οποίους το πεδίο ΧΩΡΑ της κεντρικής τους Διεύθυνσης έχει συμπληρωμένο κωδικό EUROSTAT.

Από τις εκτυπώσεις της όψης με την εντολή Ανακεφαλαιωτικός πίνακας Ενδοκοινοτικών Αποκτήσεων παίρνουμε τη σχετική εκτύπωση, με τη μορφή που απαιτείται από τη Δ.Ο.Υ.

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Για τους προμηθευτές:

Να έχουν συμπληρωμένο τον κωδικό Eurostat στη Χώρα της κεντρικής διεύθυνσής τους
Να έχουν καθεστώς Φ.Π.Α «Εντός Ε.Ε.»
Να έχουν συμπληρωμένο Α.Φ.Μ.

Για τα παραστατικά:

Πρέπει να έχουν «φύση συναλλαγής» μία από τις προτεινόμενες (11-80), συνήθως χρησιμοποιείται η 11=Οριστική αγορά ή πώληση.
Πρέπει να έχει γίνει είτε προσωρινό είτε οριστικό κλείσιμο του σχετικού φακέλου
Τα έξοδα που συμμετέχουν στο φάκελο για να αθροίζονται στην στατιστική αξία πρέπει να ανήκουν σε τύπο στοιχείων κόστους που έχει χαρακτηριστεί ότι «Αφορά στατιστική αξία»

VIES-Listing παραδόσεων

Μέσω αυτής της όψης γίνεται η προβολή και η εκτύπωση της μηνιαίας συγκεντρωτικής κατάστασης VIES για τις πωλήσεις (αποστολές). Υπολογίζει σε ΜΙΑ γραμμή ανά πελάτη τα σύνολα των αξιών των αγαθών που παραδόθηκαν και των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν, για το ημερομηνιακό διάστημα που ζητείται (στα κριτήρια). Εμφανίζει στοιχεία μόνο των πελατών στους οποίους το πεδίο ΧΩΡΑ της κεντρικής τους Διεύθυνσης έχει συμπληρωμένο κωδικό EUROSTAT.

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Οι προϋποθέσεις είναι εκείνες ακριβώς που ισχύουν και για την VIES Αποκτήσεων, με εξαίρεση φυσικά τις τελευταίες 2 προϋποθέσεις που αφορούν το σχετικό ΦΑΚΕΛΟ, αφού εδώ δεν υπάρχει θέμα Φακέλου Κοστολόγησης.

Κλείσιμο περιόδου

Όταν ολοκληρώνονται οι διαδικασίες ελέγχου των καταχωρίσεων, οι μαζικές διαδικασίες Αποτίμησης, Αποσβέσεων, Κοστολόγησης Εισαγωγών κ.λπ., λογιστικοποιηθούν τα παραστατικά και γίνουν οι λογιστικές συμφωνίες, θα πρέπει να εκτελείται Κλείσιμο Περιόδου (μήνα), με σκοπό να προστατεύονται από μεταβολές τα οριστικοποιημένα-συμφωνημένα δεδομένα.

Η διαδικασία πραγματοποιείται από την ομώνυμη επιλογή στο μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων.

Στο παράθυρο διαλόγου που καλείται, ορίζουμε την Οικονομική Χρήση και Περίοδο, καθώς και το κύκλωμα το οποίο θα ΚΛΕΙΣΕΙ (κλειδωθεί).

Το κλείσιμο ενός κυκλώματος για κάποια περίοδο δεν επιτρέπει στον χρήστη την εισαγωγή, διαγραφή και μεταβολή εγγραφών για αυτό το σύστημα, έως την ημερομηνία τέλους της περιόδου αυτής.

Για την περίπτωση που γίνει κάποιο λάθος, δίνεται και η δυνατότητα ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ περιόδου. Αυτή η διαδικασία πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή.

Το αποτέλεσμα της διαδικασίας φαίνεται στη σελίδα Οικονομικές Χρήσης της εταιρείας.

Μετά την εκτέλεση της διαδικασίας, πρέπει να γίνει επανεκκίνηση του εξυπηρετητή, ώστε να ενεργοποιηθούν άμεσα οι έλεγχοι κλεισμένων περιόδων.

Εργασίες ΚΕΠΥΟ

Οι Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Πελατών και Προμηθευτών για το ΚΕΠΥΟ (σε εκτύπωση και μηχανογραφικό αρχείο) προκύπτουν από τις ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΚΕΠΥΟ. Το σύστημα υποστηρίζει 3 τύπων τέτοιες εγγραφές:

Εγγραφές ΚΕΠΥΟ που παράγονται από τα διάφορα παραστατικά πωλήσεων, αγορών και δαπανών
Εγγραφές ΚΕΠΥΟ που παράγονται από πρωτογενείς λογιστικές εγγραφές
Ελεύθερες εγγραφές ΚΕΠΥΟ (που εισάγονται δηλαδή με πληκτρολόγηση)

Για κάθε μια κατηγορία, υπάρχουν διαφορετικές διαδικασίες ενημέρωσης. Από ΟΛΕΣ αυτές τις εγγραφές ανά ημερολογιακό έτος, εξάγονται οι συγκεντρωτικές καταστάσεις και τα μηχανογραφικά αρχεία με ενιαία διαδικασία.

Ετοιμασία εγγραφών ΚΕΠΥΟ

Ενημέρωση από παραστατικά

Στα παραστατικά καταχωρούνται τιμολόγια, πιστωτικά και ακυρωτικά πωλήσεων και αγορών/δαπανών. Από αυτά τα παραστατικά παράγονται εγγραφές ΚΕΠΥΟ με τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

ΑΝ το παραστατικό ανήκει σε τύπο παραστατικού που ενημερώνει το ΚΕΠΥΟ (ορίζεται στον τύπο αν πρόκειται για τιμολόγιο ή πιστωτικό)
ΑΝ τo συγκεκριμένο παραστατικό συμμετέχει στον υπολογισμό για το ΚΕΠΥΟ

Δίνεται η δυνατότητα να εξαιρέσει κανείς ένα συγκεκριμένο παραστατικό από τον υπολογισμό (παρά το ότι βάσει τύπου παραστατικού θα έπρεπε να συμμετέχει), για να καλυφθούν ειδικές περιπτώσεις
ΑΝ ο συναλλασσόμενος του παραστατικού ΔΕΝ ανήκει στο καθεστώς ΚΕΠΥΟ «Απαλλάσσεται» (είναι δηλαδή είτε Υπόχρεος, είτε μη Υπόχρεος είτε Δημόσιο)
ΑΝ περιέχει είδη αποθήκης ή πάγια ή δαπάνες ή υπηρεσίες ή ειδικούς λογαριασμούς που αφορούν ΚΕΠΥΟ.

Η αξία που θα υπολογιστεί στις «εγγραφές τιμολογίων» (από την αυτόματη διαδικασία), είναι εκείνη που προκύπτει από τις συγκεκριμένες γραμμές των παραστατικών κι όχι αναγκαστικά το συνολικό ποσό.

Για να ελεγχθεί ότι τα παραπάνω στοιχεία είναι σωστά, παρέχονται κάποιες όψεις ελέγχου στο μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ:

Έλεγχος συναλλασσομένων – Α.Φ.Μ.

Πρέπει να ελέγξετε τους συναλλασσόμενους όλων των τύπων ως προς την ορθότητα της τιμής του πεδίου Καθεστώς ΚΕΠΥΟ, καθώς και για την πληρότητα και ορθότητα των απαραίτητων για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις πεδίων π.χ. ΑΦΜ, Διεύθυνση, Επάγγελμα. Αν κάποιο στοιχείο δεν είναι σωστά συμπληρωμένο, πρέπει να το διορθώσετε. Στην όψη φαίνονται με ειδική ένδειξη οι συναλλασσόμενοι με λανθασμένο Α.Φ.Μ.

Όσον αφορά ειδικά τα στοιχεία Διεύθυνσης, πρέπει να ελέγξετε τα στοιχεία ΚΥΡΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ του συναλλασσόμενου που ορίζονται στην 1^η σελίδα «Ταυτότητα». Αυτά θα χρησιμοποιηθούν στις καταστάσεις ΚΕΠΥΟ.
Έλεγχος ειδών για το αν αφορούν ΚΕΠΥΟ

Πρέπει να ελέγξετε αν ο χαρακτηρισμός Αφορά ΚΕΠΥΟ σε όλων των τύπων τα είδη (είδη αποθήκης, δαπάνες, υπηρεσίες, πάγια, ειδικούς λογαριασμούς) έχει σωστή τιμή. Η προτεινόμενη τιμή είναι «Ναι», όμως πρέπει να ελεγχθεί, ειδικά για τις Δαπάνες. Για παράδειγμα τόκοι, προμήθειες τραπεζών, ταχυδρομικά κλπ. δεν περιλαμβάνονται και πρέπει να τα ενημερώσετε κατάλληλα.
Έλεγχος ειδικών λογαριασμών για το αν αφορούν ΚΕΠΥΟ

Οι μεν ειδικοί λ/σμοί που επιμερίζονται στα είδη λαμβάνονται πάντα υπόψη αναλόγως του αν το είδος στο οποίο επιμερίστηκαν συμμετέχει ή όχι.

Όσοι είναι αυτόνομοι, δηλαδή δεν επιμερίζονται στα είδη, συμμετέχουν ή όχι στον υπολογισμό με την αξία τους, αναλόγως της τιμής του πεδίου τους Αφορά ΚΕΠΥΟ (συγκεκριμένα, επηρεάζουν την αξία ΚΕΠΥΟ προσθετικά αν είναι Φόροι ή Επιβαρύνσεις ή αφαιρετικά αν είναι εκπτώσεις ή κρατήσεις, βάσει της Εγκ. 1136402/1180/ΠΟΛ. 1286/22-12-1994 του Άρθρου 20 παρ. 33. του ΚΒΣ). Αν υπάρχει κάποια εξαίρεση για την οποία δεν πρέπει οι αξίες τους να συνυπολογιστούν, μπορείτε να αλλάξετε την προτεινόμενη τιμή του πεδίου αυτού, στην οθόνη του ειδικού λ/σμού.
Έλεγχος παραστατικών που συμμετέχουν στον υπολογισμό ΚΕΠΥΟ

Τα παραστατικά συμμετέχουν στον υπολογισμό με βάση την τιμή του πεδίου τους Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ και αναλόγως αν συντρέχουν και ΟΛΕΣ οι υπόλοιπες προϋποθέσεις. Έτσι, αν ένα τιμολόγιο χαρακτηριστεί ότι «ενημερώνει ΚΕΠΥΟ» αλλά ο συναλλασσόμενος «απαλλάσσεται», θα αγνοηθεί κατά τον υπολογισμό. Οι τυπικοί τύποι παραστατικών που αναμένεται να ενημερώνουν ΚΕΠΥΟ είναι:

Μέσω της όψης «Ελεγχος παραστατικών για το ΚΕΠΥΟ», μπορεί να γίνει ένας τελικός ή δειγματοληπτικός έλεγχος στα παραστατικά ΑΦΟΥ εξασφαλιστεί ότι είναι σωστό το ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΚΕΠΥΟ των συναλλασσομένων, κι αν χρειάζεται να εξαιρέσετε κάποιο συγκεκριμένο να το κάνετε με την ενέργεια Μεταβολή ενημέρωσης ΚΕΠΥΟ για τη λίστα των επιλεγμένων τιμολογίων από το menu ενέργειες.

Η διαδικασία δημιουργίας εγγραφών ΚΕΠΥΟ από τα παραστατικά

Από το menu Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ καλείται η διαδικασία «Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ από παραστατικά», η οποία δημιουργεί αυτόματα τις εγγραφές με βάση τα παραπάνω στοιχεία. Τα απαιτούμενα αρχεία και οι εκτυπώσεις θα παραχθούν από αυτές τις εγγραφές ΚΕΠΥΟ (κι όχι κατ’ ευθείαν από τα παραστατικά).

Στο διάλογο που εμφανίζεται, προτείνεται η δημιουργία εγγραφών για όλες τις περιόδους της προηγούμενης (της 1^ης ανοικτής) Χρήσης.

Επαναδημιουργία υπαρκτών κινήσεων

Προτείνεται πάντα διαγραφή και επαναδημιουργία διότι αν τυχόν διαπιστώσετε λάθη π.χ. σε κάποιους χαρακτηρισμούς ειδών, δαπανών, συναλλασσομένων και θελήσετε να εκτελέσετε πάλι τη διαδικασία, ο ασφαλέστερος τρόπος είναι να διαγραφεί όποια εγγραφή αφορά αυτή την περίοδο και να δημιουργηθούν όλες εξ αρχής.
Είδος εγγραφών

Προτείνεται η δημιουργία εγγραφών και για τις 3 κατηγορίες τιμολογίων (πωλήσεων, αγορών και δαπανών). Αν κάποια από αυτές τις κατηγορίες δεν έχουν εισαχθεί με παραστατικά, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις αντίστοιχες επιλογές.
Εναλλακτικό παραστατικό

Στις εγγραφές ΚΕΠΥΟ μεταφέρεται όπως θα δούμε ο αριθμός του παραστατικού. Αν για τον ίδιο συν/νο, στην ίδια ημ/νία βρεθούν πάνω από μία εγγραφές ΚΕΠΥΟ με ΙΔΙΟ αριθμό παραστατικού, τότε, σαν «πλήθος τιμολογίων» στο ΚΕΠΥΟ μεταφέρεται «1». Ετσι, αν για κάποιο λόγο ένα τιμολόγιο εξόδων για παράδειγμα έχει εισαχθεί ως δύο ή περισσότερα παρ/κά στο σύστημα (για MIS λόγους π.χ. καρτέλα συν/νου ανά έργο κλπ.) με σωστή συμπλήρωση του ΙΔΙΟΥ πρωτογενούς παραστατικού στο πεδίο «εναλλακτικό παραστατικό», η ενημέρωση ΚΕΠΥΟ θα γίνει σωστά, αν εδώ μεταφερθεί αυτό το πεδίο στον «Αριθμό παρ/κού» της εγγραφής ΚΕΠΥΟ. Επειδή τόσο στις Αγορές όσο και στις Δαπάνες προτείνεται η συμπλήρωση του εναλλακτικού παραστατικού ΚΑΙ για σωστή εμφάνιση στις καρτέλες ούτως ή άλλως, επιλέξτε «ΝΑΙ» όπως προτείνει η εφαρμογή. ΑΝ το εναλλακτικό παραστατικό ΔΕΝ είναι συμπληρωμένο, στην εγγραφή ΚΕΠΥΟ θα μεταφερθεί το «παραστατικό».

Αφού επιλεγεί «Δημιουργία εγγραφών» και η διαδικασία ολοκληρωθεί, τα αποτελέσματα είναι διαθέσιμα μέσω της όψης Εγγραφές Τιμολογίων ΚΕΠΥΟ του ίδιου μενού, που εμφανίζει τις εγγραφές του επιλεγόμενου χρονικού διαστήματος κατά «Φύση» (Πωλήσεις/Αγορές/Δαπάνες) και «Τύπο» (Τιμολόγια, Πιστωτικά).

Το αν ένας συναλλασσόμενος θα περιέχεται στην κανονική κατάσταση ή στην κατάσταση πιστωτικών υπολοίπων εξαρτάται από το αν η συνολική αξία των τιμολογίων ΤΟΥ είναι θετική ή αρνητική.

Το ύψος της καθαρής αξίας που προκύπτει από όλες αυτές τις γραμμές ΔΕΝ ελέγχεται για τη δημιουργία εγγραφών ΚΕΠΥΟ διότι το «όριο χαμηλόποσων» είναι πιθανό να μεταβάλλεται από το νόμο. Αυτό το όριο ελέγχεται ΜΟΝΟ κατά την παραγωγή του αρχείου και της εκτύπωσης (εκεί εξαιρούνται δηλαδή τα «χαμηλόποσα», ενώ σαν εγγραφές υπάρχουν).

Ενημέρωση από λογιστικές εγγραφές

Oι εγγραφές ΚΕΠΥΟ με βάση λογιστικά άρθρα μπορούν να παραχθούν ΜΟΝΟΝ ΕΦΟΣΟΝ ΤΑ ΑΡΘΡΑ ΔΕΝ ΠΡΟΕΡΧΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ. Αυτό σημαίνει πως όσα παραστατικά εισαχθούν στο κύκλωμα των παραστατικών, πρέπει να ενημερώσουν οπωσδήποτε τις εγγραφές ΚΕΠΥΟ και όσα παραστατικά εισαχθούν (με πρωτογενή καταχώριση και όχι μέσω Γέφυρας) άμεσα στο κύκλωμα των λογιστικών εγγραφών, θα ενημερώσουν ΕΠΙΣΗΣ τις εγγραφές ΚΕΠΥΟ.

Δεν υπάρχει περιορισμός για τα κυκλώματα που θα παρακολουθούνται από παραστατικά ή αυτόνομα άρθρα. Θα μπορούσε για παράδειγμα κάποιες δαπάνες να τις εισάγουμε με παραστατικό και κάποιες άλλες (στους ίδιους ή σε άλλους συναλλασσόμενους) απευθείας στα λογιστικά άρθρα. Το αρχείο συναλλασσομένων είναι κοινό.

Επισημαίνουμε πως ΑΝ κάνετε την επιλογή να εισάγετε δαπάνες άμεσα στη Λογιστική ΔΕΝ θα μπορείτε να εκμεταλλευτείτε το κύκλωμα Χρηματικών Διαθεσίμων (θα το παρακολουθείτε από την λογιστική ομάδα 38 αποκλειστικά), Προβλέψεων Χρηματοροής, Αξιογράφων & Ανοικτών Υπολοίπων Πιστωτών-Ενηλικιώσεις κλπ.

Αν στα άρθρα εισαχθούν απ’ ευθείας τιμολόγια, τότε για να υπολογιστούν σωστά οι συγκεντρωτικές καταστάσεις ΚΕΠΥΟ, θα πρέπει να τηρηθούν οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

Οι λογαριασμοί (δαπανών, εσόδων ή άλλοι) τα ποσά των οποίων ενημερώνουν το ΚΕΠΥΟ πρέπει να έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο «αφορά ΚΕΠΥΟ». Αυτό μπορεί να γίνει πολύ εύκολα με μαζική μεταβολή επί επιλεγμένης λίστας λ/σμών.
Πρέπει να έχουν εισαχθεί στο αρχείο συναλλασσομένων ΟΛΟΙ οι συναλλασσόμενοι με τα πλήρη τους στοιχεία (καθεστώς ΚΕΠΥΟ, Δ/νση, ΤΚ, Επάγγελμα, ΑΦΜ κλπ. (ανεξάρτητα αν παρακολουθούνται ως διακριτοί λ/σμοί λογιστικής).
Για υποβοήθηση των καταχωρίσεων στα άρθρα πρέπει να έχουν στηθεί τύποι παραστατικών Λογιστικής για τις περιπτώσεις τιμολογίων που θέλουμε να εισάγονται μέσω άρθρων με πληκτρολόγηση. Αν για παράδειγμα καταχωρούμε ΔΑΠΑΝΕΣ, καλό είναι να ανοιχτούν 4 τύποι παραστατικών (1 για τιμολόγιο και 1 για πιστωτικό τιμολόγιο που ενημερώνουν ΚΕΠΥΟ, καθώς και 1 για απόδειξη και 1 για πιστωτικό δαπανών (απόδειξη) που ΔΕΝ ενημερώνουν ΚΕΠΥΟ), με κατάλληλες τιμές στα πεδία «Αυτόνομη ενημέρωση ΚΕΠΥΟ» και «Φύση συναλλασσόμενου».
Για να υπάρχει κάποια αυτοματοποίηση στον υπολογισμό του ποσού ΦΠΑ (προαιρετικά), συμπληρώστε στους λ/σμούς των οποίων οι χρεωπιστώσεις αφορούν το ΚΕΠΥΟ, τα πεδία «Κατηγορία ΦΠΑ» και «Σχετικός λ/σμός ΦΠΑ»

Τρόπος καταχώρισης δαπανών από τη Λογιστική

Αφού δοθεί τύπος παραστατικού, αυτόματα παίρνει τιμή η ένδειξη Αυτόνομη ενημέρωση ΚΕΠΥΟ.

Στην επικεφαλίδα ο χρήστης επιλέγει τον συναλ/νο. Αν ο τύπος παρ/κού προβλέπει «πληρωτέο λ/σμό», αναζήτηση γίνεται σε προμηθευτές- πιστωτές.

Στη συνέχεια εισάγονται οι λογαριασμοί με τα ποσά τους. Στη γραμμή της δαπάνης, επιλέγοντας το πλήκτρο δεξιά, παράγεται αυτόματη η γραμμή του ΦΠΑ (αν έχουν συμπληρωθεί κατηγορία ΦΠΑ & λ/σμός ΦΠΑ στο λ/σμό δαπάνης).

Ακόμη κι αν καθαρή αξία και ΦΠΑ είναι στον ίδιο λ/σμό (μη εκπιπτόμενο), στο ΚΕΠΥΟ δεν θα υπάρξει πρόβλημα, διότι σε «πανομοιότυπες» εγγραφές, λαμβάνεται υπόψη εκείνη με το μεγαλύτερο ποσό.

Τελειώνοντας με το άρθρο, μετά την αποθήκευση, είναι διαθέσιμη στις Ενέργειες η εγγραφή ΚΕΠΥΟ για έλεγχο και πιθανή μεταβολή:

Οι κανόνες με τους οποίους υπολογίζονται τα κυρίως στοιχεία της εγγραφής ΚΕΠΥΟ είναι οι ακόλουθοι:

Τιμολόγιο ή Πιστωτικό. Αν υπάρχει τύπος παραστατικού, γίνεται σεβαστός αυτός ο ορισμός. Αν το άρθρο δεν έχει βασιστεί σε τύπο παραστατικού τότε,

Αν ο συν/νος είναι πληρωτέος και οι λ/σμοί που αφορούν ΚΕΠΥΟ (βλ. αγορές/έξοδα) χρεώνονται, τότε θεωρείται τιμολόγιο, ενώ αν πιστώνονται, θεωρείται πιστωτικό.
Αν ο συν/νος είναι εισπρακτέος και οι λ/σμοί που αφορούν ΚΕΠΥΟ (βλ. πωλήσεις) χρεώνονται, τότε θεωρείται πιστωτικό, ενώ αν πιστώνονται, θεωρείται τιμολόγιο.

Αξία. Το σύνολο των λογαριασμών που αφορούν ΚΕΠΥΟ. Αν έχει κινηθεί ο ίδιος λογαριασμός πάνω από μία φορά, λαμβάνεται υπόψη μόνο η γραμμή με το μεγαλύτερο ποσό (βλ. περίπτωση μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ που λογίζεται στον ίδιο λ/σμό δαπάνης), όπως αναφέρθηκε και παραπάνω.
Πλήθος. Πάντα τίθεται 1.
Ακυρωτικό. Αν όλα τα ποσά είναι αρνητικά είναι ενεργοποιημένο, αλλιώς όχι.

Αν δεν υπάρχουν ιδιαιτερότητες στις καταχωρίσεις, δεν χρειάζεται να μπείτε στον κόπο να ελέγξετε την εγγραφή ΚΕΠΥΟ, θα δημιουργηθεί σωστά με τη μαζική διαδικασία. Οι ιδιαιτερότητες για τις οποίες θα είχε κανείς λόγο να δώσει στοιχεία ΚΕΠΥΟ εκείνη τη στιγμή είναι περιπτώσεις που δεν εμπίπτουν στους παραπάνω κανόνες, π.χ.

Πάνω από 1 παραστατικά του συναλλασσόμενου στο ίδιο άρθρο
Λ/σμοί που αφορούν ΚΕΠΥΟ, στο ίδιο άρθρο πιστώνονται και χρεώνονται
Λ/σμοί που αφορούν ΚΕΠΥΟ, στο ίδιο άρθρο έχουν γραμμές με θετικά και γραμμές με αρνητικά ποσά.

Για να ελεγχθεί ότι τα στοιχεία των λογαριασμών που εμπλέκονται στις (αυτόνομες) εγγραφές τιμολογίων ΚΕΠΥΟ είναι σωστά, παρέχεται η όψη Έλεγχος λογαριασμών στο μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ. Η πιθανή μεταβολή λανθασμένων στοιχείων μπορεί να γίνει με μαζική μεταβολή από την όψη.

Για να ελεγχθούν τα άρθρα ως προς τα στοιχεία τους που λαμβάνονται υπόψη στη δημιουργία των εγγραφών ΚΕΠΥΟ, παρέχεται η όψη Έλεγχος άρθρων στο ίδιο μενού:

Διαδικασία ενημέρωσης ΚΕΠΥΟ από άρθρα

Από το menu Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ καλείται η διαδικασία «Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ από άρθρα», η οποία δημιουργεί αυτόματα τις εγγραφές με βάση τα παραπάνω στοιχεία. Τα απαιτούμενα αρχεία και οι εκτυπώσεις θα παραχθούν από αυτές τις εγγραφές ΚΕΠΥΟ (κι όχι κατ’ ευθείαν από τα άρθρα).

Στο διάλογο που εμφανίζεται, προτείνεται η δημιουργία εγγραφών για όλες τις περιόδους της προηγούμενης (1^ης ανοικτής) Χρήσης.

Επαναδημιουργία υπαρκτών κινήσεων

Προτείνεται πάντα διαγραφή όσων εγγραφών παρήχθησαν από τη διαδικασία αυτή και επαναδημιουργία τους εξ αρχής.

Αφού επιλεγεί «Δημιουργία εγγραφών» και η διαδικασία ολοκληρωθεί, τα αποτελέσματα είναι διαθέσιμα μέσω της όψης Εγγραφές Τιμολογίων ΚΕΠΥΟ του ίδιου μενού, που εμφανίζει τις εγγραφές του επιλεγόμενου χρονικού διαστήματος κατά «Φύση» (Πωλήσεις/Αγορές/Δαπάνες) και «Τύπο» (Τιμολόγια, Πιστωτικά), όπως εξετάστηκε στην περίπτωση της Ενημέρωσης μέσω Παραστατικών. Οι εγγραφές ΚΕΠΥΟ που προήλθαν από λογιστικές εγγραφές μπορούν να απομονωθούν, με φίλτρο στη στήλη «Προέλευση»:

Το αν ένας συναλλασσόμενος θα περιέχεται στην κανονική κατάσταση ή στην κατάσταση πιστωτικών υπολοίπων εξαρτάται από το αν η συνολική αξία των τιμολογίων ΤΟΥ είναι θετική ή αρνητική.

Ελεύθερες εγγραφές ΚΕΠΥΟ

Δίνεται η δυνατότητα πρωτογενούς καταχώρισης εγγραφών ΚΕΠΥΟ. Αυτές στο πεδίο «προέλευση» παίρνουν αυτόματα την τιμή «Πληκτρολόγηση». Μαζί με όλες τις υπόλοιπες εγγραφές (από παραστατικά και από άρθρα), θα ομαδοποιηθούν κατά συν/νο και θα συμμετάσχουν στις τελικές καταστάσεις και αρχεία ΚΕΠΥΟ.

Οι λόγοι που μπορεί να οδηγήσουν στην ανάγκη αυτόνομης εισαγωγής εγγραφών είναι...

Λάθη παραμετροποίησης που διαπιστώθηκαν αφού ολοκληρώθηκαν οι εγγραφές της Οικονομικής Χρήσης.
Στοιχεία που προέρχονται από πρωτογενή δεδομένα εκτός συστήματος (μέρος των στοιχείων προηγούμενης Οικονομικής Χρήσης να υπάρχουν σε μια άλλη εφαρμογή ή σε κάποιο excel μόνο) που μπορούν να εισαχθούν μαζικά (με import) ή να πληκτρολογηθούν με συγκεντρωτικές εγγραφές ανά συν/νο.

Τρόπος καταχώρισης εγγραφών ΚΕΠΥΟ

Επιλέγοντας εισαγωγή στη δεξιά στήλη εργαλείων της όψης Εγγραφών ΚΕΠΥΟ, εμφανίζεται διάλογος για συμπλήρωση των στοιχείων:

H αναζήτηση συν/νου γίνεται είτε βάσει κωδικού είτε βάσει επωνυμίας.

Ο αριθμός παραστατικού συμπληρώνεται προαιρετικά.

Διαχείριση εγγραφών ΚΕΠΥΟ

Η όψη Εγγραφές Τιμολογίων ΚΕΠΥΟ του μενού με τις διαδικασίες ΚΕΠΥΟ, εμφανίζει όλες τις εγγραφές ΚΕΠΥΟ, ανεξαρτήτως του τρόπου που δημιουργήθηκαν.

Με διπλό κλικ σε κάποια γραμμή, η εγγραφή ΚΕΠΥΟ είναι προσβάσιμη, σε διάλογο με τα πλήρη στοιχεία της.

Αν μεν είναι από τις «ελεύθερες» (που δημιουργήθηκαν με πληκτρολόγηση δηλαδή), μπορεί κανείς να την μεταβάλλει, αλλιώς, μπορεί να χρησιμοποιήσει το πλήκτρο για να περάσει στο παραστατικό ή στο λογιστικό άρθρο που τη δημιούργησε.

Η όψη έχει και 2^ο επίπεδο που χρειάζεται για πιθανό έλεγχο στην περίπτωση που έχουν εισαχθεί πάνω από 1 παραστατικά με όλα τα στοιχεία ένταξης στο ΚΕΠΥΟ ίδια (πλην της αξίας), οπότε ομαδοποιούνται σε ΜΙΑ εγγραφή με το συνολικό ποσό. Τέτοια περίπτωση είναι όταν ένα εισερχόμενο παραστατικό, απεικονίζεται στο σύστημα ως περισσότερα του ενός για λόγους οργάνωσης (π.χ. ξεχωριστά παραστατικά για είδη, πάγια, δαπάνες ή ξεχωριστά παραστατικά ανά εμπορικό τομέα κ.λπ.), με ΙΔΙΟ το «εναλλακτικό παραστατικό».

Το ύψος της καθαρής αξίας που προκύπτει από όλες αυτές τις γραμμές ΔΕΝ ελέγχεται για τη δημιουργία εγγραφών ΚΕΠΥΟ διότι το «όριο χαμηλόποσων» είναι πιθανό να μεταβάλλεται από το νόμο. Αυτό το όριο ελέγχεται ΜΟΝΟ κατά την παραγωγή του αρχείου και της εκτύπωσης (εκεί εξαιρούνται δηλαδή τα «χαμηλόποσα», ενώ σαν εγγραφές υπάρχουν).

Μηχανογραφικό αρχείο & καταστάσεις ΚΕΠΥΟ

Δημιουργία μηχανογραφικών αρχείων

Από το menu Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ καλείται η διαδικασία αυτή, με εμφάνιση των υποβαλλόμενων στοιχείων στον παρακάτω διάλογο:

Στο τμήμα Στοιχεία Εταιρείας της οθόνης, εμφανίζονται τα στοιχεία της εταιρείας έτσι όπως έχουν συμπληρωθεί στη φόρμα «Εταιρείες Συστήματος». Ελέγξτε και συμπληρώστε τυχόν υποχρεωτικά πεδία που είναι κενά. Το πεδίο Προέλευση αρχείου παίρνει την τιμή Ε για υποβολή αρχείου για το σύνολο της εταιρείας. Σε περίπτωση που υποβάλετε αρχείο για την έδρα ή για τα υποκαταστήματα ξεχωριστά (αν π.χ. τηρείτε σε ξεχωριστή «Εταιρεία» του EBS το κάθε υποκατάστημα, για διάφορους λόγους) πρέπει να συμπληρώσετε την ανάλογη τιμή.

Στο τμήμα Παράμετροι της οθόνης συμπληρώνονται κάποια στοιχεία και επιλογές και στη συνέχεια προβάλλονται τα τελικά οικονομικά και πληροφοριακά στοιχεία για το ΚΕΠΥΟ και δημιουργούνται τα αρχεία και οι καταστάσεις που υποβάλλονται.

Προτείνεται το Έτος που αντιστοιχεί στην 1^η ανοικτή Οικονομική Χρήση.
Ως όριο χαμηλόποσων προτείνεται εκείνο που έχει τεθεί στη σχετική γενική παράμετρο. Κατά τη δημιουργία του αρχείου, εξαιρούνται όσες εγγραφές ΚΕΠΥΟ έχουν μικρότερο ποσό ή ίσο με αυτό.
Επιλέγοντας προεπισκόπηση, εμφανίζονται οι εγγραφές με τα υποβαλλόμενα στοιχεία και την απαιτούμενη ομαδοποίηση. Για συναλλασσόμενους με ΜΗ αποδεκτά στοιχεία ΔΕΝ δημιουργούνται εγγραφές και ετοιμάζεται αρχείο με τα μηνύματα λάθους. Ελέγχοντας και διορθώνοντας τα λάθη, η προεπισκόπηση θα πρέπει να εκτελεστεί τελικά ΧΩΡΙΣ ΛΑΘΗ. Τότε και μόνο μπορεί και πρέπει να παραχθούν τα μηχανογραφικά αρχεία.
Επιλέγοντας εξαγωγή σε αρχείο, θα πρέπει να εκτελεστούν και οι 2 διαδικασίες, για τα χρεωστικά και για τα πιστωτικά υπόλοιπα. Προτείνονται τα ονόματα IL01 για τα χρεωστικά και IL01.PIS για πιστωτικά.

Ενοποίηση αρχείων από άλλο σύστημα

Σε πολλές περιπτώσεις υπάρχει ανάγκη ενοποίησης αρχείων ΚΕΠΥΟ λόγω μετάπτωσης δεδομένων (στο παρόν σύστημα) στη μέση της Οικονομικής Χρήσης, με αποτέλεσμα να υπάρχουν περισσότερα από ένα αρχεία. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να ενοποιηθούν αυτά τα αρχεία (EBS & παλιού συστήματος). Η εργασία αυτή πραγματοποιείται από το διάλογο με τα στοιχεία αρχείων ΚΕΠΥΟ που καλείται από Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Διαδικασίες ΚΕΠΥΟ /Αρχείο & Καταστάσεις ΚΕΠΥΟ με την εξής διαδικασία:

Προεπισκόπηση
Δημιουργία αρχείων θετικών & αρνητικών υπολοίπων
Εισαγωγή από αρχείο όπου θα οριστεί

το ή τα αρχεία που έχουν δημιουργηθεί από το παλιότερο σύστημα, καθώς και
το αν δημιουργήθηκαν από DOS ή WINDOWS σύστημα.

Στην οθόνη εμφανίζονται πλέον τα ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΑ στοιχεία

Επανάληψη της εργασίας δημιουργίας αρχείων (θετικών και αρνητικών υπολοίπων)

Οι εργασίες ΠΡΕΠΕΙ να γίνουν με τη σειρά που περιγράφονται διότι η «Προεπισκόπηση» διαγράφει τις εγγραφές που υπάρχουν στο αρχείο και τις δημιουργεί ξανά. Έτσι, αν εισάγετε πρώτο το εξωτερικό αρχείο και μετά εκτελέσετε την «Προεπισκόπηση» το εισαγόμενο αρχείο θα διαγραφεί.
Σε αυτή τη φάση της διαδικασίας είναι ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ να έχουν ολοκληρωθεί οι τυχόν έλεγχοι τόσο για το αρχείο που θα παραχθεί από το EBS όσο και για το αρχείο που έχει παραχθεί από κάποια άλλη εφαρμογή. Η διαδικασία της ενοποίησης ΔΕΝ πραγματοποιεί ελέγχους παρά μόνο ενοποιεί τα υπάρχοντα αρχεία.

Συγκεντρωτικές καταστάσεις

Αφού έχει εκτελεστεί ήδη η Προεπισκόπηση και έχει δημιουργηθεί το ή τα αρχεία, μπορεί να δει κανείς τις σχετικές εκτυπώσεις μέσω του αναδιπλούμενου μενού από το πλήκτρο Εκτυπώσεις:

Πρόκειται για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις Πωλήσεων και Αγορών, τις αντίστοιχες καταστάσεις πιστωτικών υπολοίπων και το συνοδευτικό έντυπο του αρχείου.

Ηλεκτρονική υποβολή στοιχείων

Μετά τη δημιουργία των αρχείων, ζητώντας Αποστολή αρχείου από το ομώνυμο πλήκτρο, εμφανίζεται διάλογος στον οποίο πρέπει να δοθούν έγκυρα στοιχεία εισόδου στον server του Υπουργείου Οικονομικών.

Επιλέγουμε το είδος του αρχείου (πελατών-προμηθευτών ή πιστωτικών υπολοίπων) και το ίδιο το αρχείο από το φάκελο που το έχουμε αποθηκεύσει (IL01 ή IL01.PIS) και «Αποστολή».

To σύστημα επιχειρεί τη σύνδεση και προχωρά στην αποστολή του αρχείου, εμφανίζοντας το αποτέλεσμα της αποστολής (μετά την ολοκλήρωση της προσπάθειας), στο κάτω μέρος της οθόνης.

Κλείσιμο Χρήσης

Ενέργειες προετοιμασίας

Πριν εκτελεστεί κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης, θα πρέπει να γίνουν οι ενέργειες προετοιμασίας για τη συμφωνία και οριστικοποίηση των δεδομένων της Χρήσης που κλείνει. Αυτές γίνονται σταδιακά, το αργότερο έως την προθεσμία κλεισίματος Ισολογισμού.

Αποθήκη – Πωλήσεις & Αγορές

Φυσική απογραφή αποθηκών και ενημέρωση Διαφορών Φυσικής Απογραφής με την ημ/νία κλεισίματος της Χρήσης.
Έλεγχος για πιθανά αρνητικά υπόλοιπα Αποθήκης. Αυτά (αν βρεθούν) ΔΕΝ θα περάσουν στην απογραφή της νέας Χρήσης.
Κλείσιμο φακέλων εισαγωγής. Πρέπει να γίνει οριστικό κλείσιμο, αν αυτό είναι εφικτό ή αλλιώς, προσωρινό κλείσιμο με προϋπολογισμένα έξοδα. Σε αυτή την περίπτωση, οι διαφορές θα εμφανιστούν στη νέα Χρήση.
Κλείσιμο εκκρεμοτήτων διακινήσεων

Ατιμολόγητες αποστολές και παραλαβές
Τιμολόγηση Δελτίων Αποστολής
Πιστωτικά για Δελτία Επιστροφής πελατών
Καταχώριση τιμολογίων και πιστωτικών προμηθευτών
Ειδικά Στοιχεία Αυτοπαράδοσης για Δελτία Αποστολής
Κλείσιμο Ποσοτικών Διακινήσεων χωρίς αξία

Έκδοση Πιστωτικών Εκπτώσεων Τέλους Χρήσης σε Πελάτες και Παραλαβή/Καταχώριση πιστωτικών προμηθευτών
Αποτίμηση Αποθεμάτων (με Κοστολόγηση Παραγωγής, αν υπάρχει) και έλεγχος αποτελεσμάτων μέσω Ισοζυγίων
Στα είδη που τυχόν παρακολουθούνται κατά Χρώμα, Μέγεθος ή Παρτίδα, πρέπει να γίνει ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ υπολοίπων ειδών με τα υπόλοιπα κατά διάσταση, διότι αν δεν συμφωνούν (κατά Αποθηκευτικό Χώρο), οι διαστάσεις ΔΕΝ θα απογραφούν.
Συμφωνία Αποθήκης για την ημ/νία κλεισίματος της Χρήσης. Η εκτύπωση της Κατάστασης Απογραφής δεν είναι απαραίτητο να γίνει σε αυτό το σημείο της διαδικασίας, παρόλα αυτά είναι απαραίτητο να γίνει έλεγχος ορθότητας και συμφωνία ποσοτήτων- αξιών.
Έλεγχος ορθότητας των εκκρεμοτήτων (παραγγελίες, δεσμεύσεις κλπ.) που θα είναι διαθέσιμες προς εξυπηρέτηση στη νέα Χρήση, διότι ΔΕΝ θα μπορούν να μεταβληθούν.

Συναλλασσόμενοι

Έλεγχος υπολοίπων (πελατών-πιστωτών-προμηθευτών-χρεωστών) στο τέλος της Χρήσης και συμφωνία αυτών με τους αντίστοιχους λογαριασμούς Λογιστικής με λήψη Ισοζυγίων για το τέλος της Χρήσης.
Διαχείριση συναλλαγματικών διαφορών βάσει της «Κατάστασης συναλλαγματικών διαφορών». Αν τυχόν έχει ήδη κλείσει η τελευταία περίοδος της Χρήσης στη Λογιστική, οι εγγραφές αυτές καθώς και οποιεσδήποτε τακτοποιητικές (κατάργηση μικροϋπολοίπων) προτείνουμε να περαστούν ως εξής...

Στη Λογιστική συγκεντρωτικά με άρθρα στο Ημερολόγιο Εγγραφών Ισολογισμού.
Στα Υποσυστήματα συναλλασσομένων με διορθωτικά παραστατικά χρέωσης-πίστωσης που ΔΕΝ θα λογιστικοποιηθούν.

Γενικός έλεγχος υποσυστημάτων

Λογιστικοποίηση παραστατικών τέλους Χρήσης, εκείνων που παρήγαγε κάποια μαζική διαδικασία π.χ. η Αποτίμηση, τα Πιστωτικά Τζίρου κλπ. ή εκείνων που καταχωρήθηκαν από το χρήστη, κατά τον έλεγχο κάθε υποσυστήματος (κόστος πωληθέντων, διορθωτικές εγγραφές, εξοφλήσεις ληγμένων αξιογράφων, ελλείμματα – πλεονάσματα χρηματικών διαθεσίμων, τόκοι και λοιπά έξοδα, άλλες υποχρεώσεις και απαιτήσεις) και ταυτόχρονα έλεγχος για τυχόν άλλα (προγενέστερα) μη λογιστικοποιημένα παραστατικά
Καταστάσεις ελέγχου για ΟΛΑ τα υποσυστήματα για την ημ/νία τέλους της Χρήσης (απογραφής αξιογράφων, πελατών, προμηθευτών κλπ, Ισοζύγιο Παγίων, Αποθήκης, Ειδικών λ/σμών, Χρηματικών Λ/σμών)
Διορθωτικές εγγραφές σε περιπτώσεις εντοπισμού λαθών ή ασυμφωνίας με Λογιστική
Κλείσιμο περιόδου για όλα τα υποσυστήματα

Λογιστική

Έλεγχος Αναλυτικών εγγραφών Ημερολογίων
Αναλυτική Λογιστική: Έλεγχος ανεπιμέριστων εγγραφών, Κατανομές & Συμφωνία με Γενική Λογιστική (με χρήση Ισοζυγίων)
Οριστικοποίηση προσωρινών λογιστικών εγγραφών μέχρι το τέλος της Χρήσης
Κλείσιμο της τελευταίας «κανονικής» περιόδου στη Λογιστική (π.χ. Δεκέμβριος)

ΠΩΣ λαμβάνονται οι ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ κατά την ΠΑΡΑΛΛΗΛΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΕ 2 ΧΡΗΣΕΙΣ

Μέχρι το κλείσιμο της Οικονομικής Χρήσης, τα Ισοζύγια και οι Καρτέλες πρέπει να λαμβάνονται:

Aν μεν, πρόκειται για επίσημα Βιβλία, επιλέγουμε στο κριτήριο «Χρήση εκκίνησης» τη νέα Χρήση (που δεν έχει ακόμη

κλείσει οριστικά), οπότε οι Απογραφές θα εμφανίζονται μηδενικές, αφού δεν έχουν οριστικοποιηθεί.

Αν δε, πρόκειται για πληροφόρηση, επιλέγουμε στο κριτήριο «Χρήση εκκίνησης» την προηγούμενη (1^η ανοικτή Χρήση), όπως

προτείνεται από το σύστημα, ώστε να υπολογίζεται προσωρινή Απογραφή, από τα προηγούμενα σύνολα, για πληροφοριακούς λόγους.
Μερικά από τα προοδευτικά σύνολα θα είναι πιθανότατα και τα οριστικά π.χ. Αγορές, Ταμείο, Υπόλοιπα Πελατών, ενώ άλλα δεν θα μεταφερθούν καθόλου στη νέα Χρήση διότι θα μηδενιστούν π.χ. Πωλήσεις, Έξοδα.

Διαμόρφωση ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗΣ προσωρινής Απογραφής ΠΡΙΝ το κλείσιμο

ΠΡΟΣΟΧΗ ! Λόγω του παραπάνω γενικού χαρακτηριστικού ΔΕΝ είναι σκόπιμο, ΔΕΝ χρειάζεται και αντίθετα μπορεί να προκαλέσει ΛΑΘΗ, η προσπάθεια διαμόρφωσης εξ απογραφής υπολοίπων «με το χέρι», δηλαδή με παραστατικά απογραφής. Αυτά θα φτιαχτούν με το αυτόματο κλείσιμο Χρήσης. Το κλείσιμο Χρήσης όπως θα δούμε, ΔΕΝ ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΙ να υπάρχουν τέτοιες «χειροκίνητες απογραφές» και δίνει τη δυνατότητα ΕΙΤΕ να καταργηθούν ΕΙΤΕ να γίνουν «σεβαστές».

Για παράδειγμα: Αν κανείς περάσει ένα άρθρο απογραφής Λογιστικής για τους λογαριασμούς Χρηματικών Διαθεσίμων (που στο τέλος της Χρήσης έχουν οριστικοποιημένα υπόλοιπα), στο κλείσιμο Χρήσης, θα του δοθεί η δυνατότητα να ΞΑΝΑδημιουργηθούν οι απογραφές αυτές ΕΙΤΕ να δημιουργηθούν απογραφές μόνο για τους ΥΠΟΛΟΙΠΟΥΣ λογαριασμούς. Στη δεύτερη περίπτωση, είναι σαφές πως Ο ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΑΙΡΝΕΙ ΤΗΝ ΕΥΘΥΝΗ της ορθότητας της απογραφής που πληκτρολόγησε.

Τρόπος εκτέλεσης της διαδικασίας

Η διαδικασία καλείται από Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Κλείσιμο Οικονομικής Χρήσης. Αποτελείται από ΔΥΟ ΦΑΣΕΙΣ:

Α’ ΦΑΣΗ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ

Σε αυτή τη φάση διενεργούνται οι τακτοποιητικές εγγραφές στη Λογιστική, καθώς και ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ Ισολογισμού και μεταφοράς υπολοίπων στα Αποτελέσματα.

Ελέγχονται τα αποτελέσματα και επιβεβαιώνεται η ορθότητά τους.
Β’ ΦΑΣΗ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ

Σε αυτή τη φάση, δημιουργείται αυτόματα η ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΝΑΡΞΗΣ όλων των Υποσυστημάτων.
Για να προχωρήσετε στη Β’ ΦΑΣΗ πρέπει να ολοκληρωθεί η Α’ ΦΑΣΗ Κλεισίματος (κλείσιμο Ισολογισμού).
Όμως, σε περίπτωση που προηγούνται της Λογιστικής άλλα υποσυστήματα, δηλαδή κάνετε τμηματικό κλείσιμο ή έχετε HΔΗ τελειώσει με τις εγγραφές κλεισίματος (που διενεργούνται και από άλλα σημεία της εφαρμογής), δεν σας αφορά η Α’ ΦΑΣΗ. Σε αυτή την περίπτωση, ενεργοποιείστε στη σελίδα «Α’ Φάση» τη ρύθμιση Ολοκλήρωση Α’ Φάσης, οπότε μετά από μια επιβεβαίωση, η εφαρμογή θα σας επιτρέψει να προχωρήσετε στη Β’ ΦΑΣΗ.

Α’ Φάση Κλεισίματος

Τακτοποιητικές εγγραφές λήξης & τελευταία Ισοζύγια

Οι τακτοποιητικές εγγραφές δεν είναι τυποποιημένες και καταχωρούνται ανεξάρτητα από την παρούσα διαδικασία. Παραθέτουμε εδώ πληροφορίες για την καταχώρισή τους, μιας και αποτελούν μέρος της λογικής διαδικασίας Κλεισίματος σε κάθε Λογιστήριο.

Άνοιγμα τύπων παραστατικών. Για διευκόλυνση στις καταχωρίσεις αυτών των άρθρων, αυτόματη αρίθμηση κλπ., δημιουργούμε κατάλληλο τύπο παρ/κού Λογιστικής, με τύπο περιόδου “κλεισίματος” και Ημερολόγιο το “Εγγραφών Ισολογισμού”

Καταχώριση τακτοποιητικών εγγραφών Τέλους Χρήσης. Από Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/Καταχώριση πράξεων Ισολογισμού, καταχωρούμε τις εγγραφές αυτές με ημερομηνία, την ημερομηνία τέλους Χρήσης.
Λήψη και έλεγχος Ισοζυγίων. Ολοκληρώνοντας τις εγγραφές αυτές, από το ίδιο μενού, από την επιλογή Λογιστικές Καταστάσεις Λήξης Χρήσης, μπορούν να ληφθούν (οποιαδήποτε στιγμή, πριν ή μετά τα επόμενα βήματα):

Τελευταίο Προσωρινό Ισοζύγιο (Τακτοποιητικές)

Χρησιμοποιείται για έλεγχο των εγγραφών τακτοποίησης. Εμφανίζει, βάσει των προτεινόμενων κριτηρίων, για τις προηγούμενες περιόδους (δηλαδή έως και 31/12) στήλες χρέωσης, πίστωσης & υπολοίπου ενώ στην κίνηση περιόδου περιλαμβάνει στήλες χρέωσης & πίστωσης με τις αξίες των τακτοποιητικών εγγραφών. Τέλος, υπάρχουν και στήλες προοδευτικών συνόλων.

Τελευταίο Προσωρινό Ισοζύγιο (Μηχανογραφημένο)

Περιέχει και αυτό τις τακτοποιητικές εγγραφές, αλλά εμφανίζει μόνο στήλες χρεωστικού & πιστωτικού υπολοίπου. Από τη γραμμή εργαλείων γίνεται και η εξαγωγή των αποτελεσμάτων σε αρχείο με την προκαθορισμένη από το νόμο γραμμογράφηση.

Προετοιμασία αυτόματων εγγραφών Κλεισίματος Λογαριασμών

Μετά τη λήξη των κανονικών εγγραφών που θα διαμορφώσουν το Τελευταίο Προσωρινό Ισοζύγιο, διενεργούνται εγγραφές μεταφοράς υπολοίπων λ/σμών για τη διαμόρφωση Αποτελεσμάτων και την κατάρτιση του λογαριασμού κλεισίματος Ισολογισμού. Αυτές οι εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού, μπορούν να τυποποιηθούν και να εκτελεστούν αυτόματα και μαζικά από την εφαρμογή. Για το σκοπό αυτό, θα πρέπει να προετοιμαστούν τύποι παραστατικών Λογιστικής και πρότυπες λογιστικές εγγραφές:

Άνοιγμα τύπων παραστατικών. Για διευκόλυνση στις καταχωρίσεις αυτών των άρθρων, αυτόματη αρίθμηση κλπ., δημιουργούμε κατάλληλο τύπο παρ/κού Λογιστικής, με τύπο περιόδου “κλεισίματος”, Ημερολόγιο το “Εγγραφών Ισολογισμού” & στο “Κλεισίματος Ισολογισμού”
Δημιουργία ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ. Στις πρότυπες λογιστικές εγγραφές μπορεί να περιγραφεί ΟΛΟΚΛΗΡΟ το κλείσιμο σε ΣΤΑΔΙΑ ελέγχου ((Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Λογιστική).

Ένα παράδειγμα κατασκευής προτύπου για το κλείσιμο των λογαριασμών εξόδων:

Στα γενικά στοιχεία των προτύπων ορίζουμε τον κατάλληλο τύπο παραστατικού
Στη συνέχεια ορίζουμε 2 γραμμές με “Ανάπτυξη μάσκας” για να αναγνωστεί το χρεωστικό και το πιστωτικό αντίστοιχα υπόλοιπο ΟΛΩΝ των υπολογαριασμών της ομάδας 6, καθώς και μια 3^η για ισοσκελισμό του άρθρου στο λ/σμό Αποτελεσμάτων. Η τελική μορφή του προτύπου θα είναι ως εξής:

1 γραμμή πίστωσης εξόδων για όσους λογαριασμούς εξόδων έχουν χρεωστικό υπόλοιπο

Επιλέγοντας δημιουργία έκφρασης, στο διάλογο που ανοίγει, στις συναρτήσεις επιλέγουμε “υπόλοιπο λ/σμού” και στις παραμέτρους δεξιά, στον τύπο ποσού “χρεωστικό υπόλοιπο”, στην περίοδο “περίοδος κλεισίματος”, ενώ στον τύπο εγγραφών “οριστική”.
Ζητάμε ΑΠΟΔΟΧΗ στο πάνω τμήμα και ακολούθως, πάλι ΑΠΟΔΟΧΗ στο κάτω τμήμα

1 γραμμή χρέωσης εξόδων για όσους λ/σμούς εξόδων έχουν πιστωτικό υπόλοιπο

Η διαφορά με την προηγούμενη γραμμή είναι ότι στη μεν φορά στο διάλογο με τα στοιχεία γραμμής θα ορίσουμε “χρέωση”, στο δε διάλογο με τα στοιχεία έκφρασης, στον τύπο ποσού “πιστωτικό υπόλοιπο”.

1 γραμμή ισοσκελισμού του άρθρου κλεισίματος στον λογαριασμό Γενικής Εκμετάλλευσης

Στη μάσκα λογαριασμού ορίζουμε το λογαριασμό Γενικής Εκμετάλλευσης (80.00.00.0000), στον τύπο ποσού δηλώνουμε “ισοσκελισμός” και στη φορά δηλώνουμε “αυτόματη”
ΜΕ ΤΟΝ ΙΔΙΟ ΤΡΟΠΟ δημιουργούμε ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΠΡΟΤΥΠΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ για κλείσιμο και μεταφορά όλων των λογιστικών ομάδων.

Εναλλακτικός τρόπος κλεισίματος

Ο λ/σμός που θα χρεωθεί ή θα πιστωθεί ορίζεται στο πεδίο «μάσκα λ/σμού». Ο λ/σμός του οποίου θα αναγνωστεί το υπόλοιπο ορίζεται μέσα στην έκφραση στο πεδίο «κωδικός λ/σμού». Αυτό, δίνει δυνατότητα να κάνουμε ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ, όπως προτείνεται και από το Λογιστικό Σχέδιο (Ομάδα 6, §78, 3). Για παράδειγμα, με χρήση του λ/σμού 60.97 (μεταφορά λ/σμού 60 στον 80.00 (λ/σμός αντίθετος) και αντιστοίχως των υπόλοιπων 61.97, 64.97 κ.ο.κ. μπορεί κανείς να περιορίσει σημαντικά το πλήθος των εγγραφών κλεισίματος. Ένα τέτοιο πρότυπο για την ομάδα 6 θα ήταν περίπου ως εξής:

Εκτέλεση Α’ Φάσης Κλεισίματος

Από το διάλογο του κλεισίματος Χρήσης, έχοντας ετοιμάσει το ΣΕΝΑΡΙΟ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ, μπορούμε να προχωρήσουμε στην εκτέλεση της μαζικής δημιουργίας εγγραφών κλεισίματος Ισολογισμού με το πλήκτρο «Αυτόματη δημιουργία εγγραφών»...

Στο σημείο αυτό καλείται η γενική λειτουργία Εφαρμογή προτύπων άρθρων του κεντρικού μενού Λογιστήριο/Λογιστικό σχέδιο & εγγραφές, μόνο που εμφανίζονται ΜΟΝΟ τα πρότυπα που αφορούν ΚΛΕΙΣΙΜΟ, δηλαδή

Όσα αναφέρονται σε περίοδο τύπου «κλεισίματος»
Όσα έχουν αντιστοιχιστεί σε ΣΤΑΔΙΟ κλεισίματος

Επιλέγουμε με Ctrl-κλικ όσα πρότυπα θέλουμε να εφαρμοστούν ΕΙΤΕ χρησιμοποιούμε τη γραμμή φίλτρου για να διαλέξουμε τα πρότυπα συγκεκριμένου ΣΤΑΔΙΟΥ κλεισίματος.

Η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί ΟΣΕΣΔΗΠΟΤΕ φορές για διαφορετικά στάδια κλεισίματος, ώστε να ελέγχονται τα ενδιάμεσα αποτελέσματα (άρθρα, Ισοζύγια).

Ολοκληρώνοντας τις εγγραφές αυτές, από το ίδιο μενού, από την επιλογή Λογιστικές Καταστάσεις Λήξης Χρήσης, μπορούν να ληφθούν (οποιαδήποτε στιγμή, πριν ή μετά τα επόμενα βήματα):

Οριστικό Ισοζύγιο Χρήσης (Κλεισίματος)

Χρησιμοποιείται για έλεγχο των εγγραφών κλεισίματος. Στις στήλες «Εκ μεταφοράς» εμφανίζει, βάσει των προτεινόμενων κριτηρίων, τις αξίες κανονικών & τακτοποιητικών κινήσεων για τις προηγούμενες περιόδους (δηλαδή έως και 31/12) ενώ στην κίνηση περιόδου περιλαμβάνει στήλες χρέωσης & πίστωσης με τις αξίες των εγγραφών κλεισίματος. Τέλος, υπάρχουν και στήλες προοδευτικών συνόλων.

Οριστικό Ισοζύγιο Χρήσης (Περιόδου Ισολογισμού)

Στο Ισοζύγιο αυτό διαχωρίζονται οι κινήσεις των κανονικών περιόδων από αυτές που έγιναν στην περίοδο κλεισίματος. Οι αξίες που προκύπτουν από κινήσεις στις κανονικές περιόδους εμφανίζονται στις στήλες «εκ μεταφοράς» ενώ οι αξίες των κινήσεων (τόσο των τακτοποιητικών όσο και του κλεισίματος ισολογισμού) που έγιναν στην περίοδο κλεισίματος εμφανίζονται στις στήλες Χρέωσης & Πίστωσης περιόδου.

Τελειώνοντας, ενεργοποιούμε το πεδίο Ολοκλήρωση Α’ ΦΑΣΗΣ κλεισίματος.

Β’ Φάση Κλεισίματος

Προετοιμασία αυτόματων εγγραφών Απογραφής

Άνοιγμα τύπων παραστατικών Απογραφής Λογιστικής. Όπως έγινε για τις εγγραφές κλεισίματος, έτσι πρέπει να οριστούν τύποι παραστατικών για την Απογραφή κάθε Λογιστικού Σχεδίου (ανοίγματος Ισολογισμού). Πρέπει να έχουν τύπο περιόδου “ανοίγματος”, Ημερολόγιο το “Απογραφών & Ισολογισμού” και Απενεργοποιημένο το “Κλεισίματος Ισολογισμού”.
Χαρακτηρισμός Λογαριασμών που θα συμμετάσχουν στην Απογραφή. ΌΛΟΙ οι κατωτεροβάθμιοι λογαριασμοί που θα απογραφούν, πρέπει να χαρακτηριστούν ως «λογαριασμοί Ισολογισμού».
Ορισμός λογαριασμών Ανοίγματος Ισολογισμού. Στις γενικές παραμέτρους πρέπει να οριστεί ο λ/σμός Ανοίγματος Ισολογισμού μέσω του οποίου θα γίνουν οι εγγραφές έναρξης. Τα άρθρα Απογραφών στη Λογιστική χωρίζονται κατά Πρωτοβάθμιο και το υπόλοιπο του άρθρου κλείνει κάθε φορά στο λ/σμό ανοίγματος Ισολογισμού.

Όταν ολοκληρωθεί η απογραφή, για να συμφωνήσει κανείς τα προοδευτικά του τέλους της κλειόμενης Χρήσης με την απογραφή της νέας Χρήσης, δημιουργείται μια ακόμη συγκεντρωτική εγγραφή σε υπολογαριασμό του 89 (αντίθετος λ/σμός ανοίγματος) με αντιλογισμό του συνόλου χρέωσης & του συνόλου πίστωσης.

Μπορεί να δηλωθεί ο ίδιος λ/σμός ως «αντίθετος», αλλά τότε, ο 89 θα έχει 0 υπόλοιπο σε επίπεδο Ισοζυγίου και μόνο από Αναλυτικά Καθολικά μπορεί να ελεγχθεί η ορθότητα των εγγραφών. Αν δηλωθεί ένας διαφορετικός λ/σμός ως «αντίθετος», τότε σε επίπεδο Α’βαθμίου θα έχουμε 0 υπόλοιπο, όμως αυτό θα «επεξηγείται» από τους κατωτεροβάθμιους.

Ορισμός περιεχομένου Απογραφών Εναρξης Λογιστικής. Στις γενικές παραμέτρους ορίζουμε αν θα περιλαμβάνονται ή όχι στην απογραφή οι εγγραφές «κλεισίματος Ισολογισμού» (μεταφορών στα αποτελέσματα), ανάλογα με τη μεθοδολογία των εγγραφών κλεισίματος.
Ορισμός τύπων παραστατικών Απογραφής. Όσον αφορά το κλείσιμο των διαφόρων υποσυστημάτων, στην εφαρμογή ΗΔΗ υπάρχουν τα κατάλληλα παραστατικά και έχουν οριστεί στις Γενικές Παραμέτρους. Δεν χρειάζεται αλλαγή. Για τη Λογιστική όμως, θα πρέπει να δηλωθούν οι τύποι παραστατικών Λογιστικής που δημιουργήθηκαν για την Απογραφή, σύμφωνα με τα προηγούμενα.
Άνοιγμα σειρών για την Απογραφή Υποσυστημάτων. Για τα διάφορα Υποσυστήματα γίνονται απογραφές που χωρίζονται σε ορισμένες φάσεις. Για κάθε μια από αυτές που ΟΝΤΩΣ θα εκτελεστεί, τα αντίστοιχα παραστατικά ΠΡΕΠΕΙ να έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο Αυτόματη δημιουργία σειρών. Η διαδικασία της απογραφής θα εκτελεστεί απρόσκοπτα διότι θα ανοιχτούν αυτόματα οι κατάλληλες σειρές ανά υποκατάστημα για όσα παραστατικά δημιουργηθούν, αρκεί ο χρήστης που θα εκτελέσει τη διαδικασία να ανήκει στην ομάδα χρηστών που είναι δηλωμένη στην αντίστοιχη γενική παράμετρο.
ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ (ΒACK UP)

===
Εκτέλεση της Β’ Φάσης Κλεισίματος ===

Επιστρέφοντας στο διάλογο του Κλεισίματος Οικονομικής Χρήσης, και ΔΕΔΟΜΕΝΟΥ ότι έχει επιλεγεί «ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ Α’ΦΑΣΗΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ», μπορούμε πλέον να προχωρήσουμε στη δημιουργία Απογραφών.

Ορισμός ημ/νίας απογραφής

Αφενός πρέπει να δοθεί η ημ/νία με την οποία θα δημιουργηθούν οι εγγραφές Απογραφής, στο κάτω μέρος του διαλόγου. Στα μεν Ισοζύγια, αυτό δεν έχει καμμία επίδραση. Στα Ημερολόγια όμως, οι εγγραφές εμφανίζονται στην ημέρα που πράγματι έγιναν (μέχρι το περιθώριο κλεισίματος Ισολογισμού). Προτείνεται η τρέχουσα ημ/νία (αν αυτή είναι μέσα στο επιτρεπτό όριο), αλλιώς προτείνει την ημ/νία ορίου κλεισίματος π.χ. 30/4

Επιλογή υποσυστημάτων

Στη συνέχεια, επιλέγουμε (Ctrl-κλικ) όλα τα υποσυστήματα για τα οποία θα δημιουργηθούν Απογραφές. Όσον αφορά τις στήλες της λίστας υποσυστημάτων:
Αποτέλεσμα
Εμφανίζεται το αποτέλεσμα του κλεισίματος. Αν βρέθηκαν προβλήματα (π.χ. ανοικτοί φάκελοι, ανύπαρκτες σειρές κλπ.) εμφανίζεται μήνυμα με ανάλυση/πληροφόρηση
Μη αυτόματη απογραφή
Αν ενεργοποιηθεί αυτή η στήλη για κάποιο υποσύστημα, σημαίνει πως η απογραφή έχει εισαχθεί (ή πρόκειται να εισαχθεί) «χειρόγραφα» οπότε ΔΕΝ πρέπει να γίνει αυτόματα. Η λύση δεν είναι να ΜΗΝ επιλεγεί το συγκεκριμένο υποσύστημα, διότι ΔΕΝ θα μπορεί να ολοκληρωθεί το κλείσιμο Χρήσης (μένει «εκκρεμότητα σε υποσύστημα»). Αντίθετα, επιλέγοντας το και ενεργοποιώντας αυτή τη στήλη, η εφαρμογή θα το ενημερώσει ως «κλεισμένο» χωρίς να φτιάξει αυτόματα την απογραφή του.
Διαγραφή χειρόγραφων απογραφών
Αν ενεργοποιηθεί η «Μη αυτόματη απογραφή», δεν έχει σημασία τι θα οριστεί εδώ. ΑΝ έγινε απογραφή ενός υποσυστήματος με πληκτρολόγηση και τώρα, είναι επιθυμητή η αυτόματη απογραφή του από το σύστημα, 2 περιπτώσεις υπάρχουν:

Να ΚΑΤΑΡΓΗΘΕΙ η «χειρόγραφη» απογραφή και να ξαναϋπολογιστεί εξ αρχής, οπότε πρέπει να ενεργοποιηθεί (NAI)
Να ΓΙΝΕΙ ΣΕΒΑΣΤΗ η «χειρόγραφη» απογραφή» και η εφαρμογή να ελέγξει απλώς αν υπάρχουν ελλείψεις και να απογράψει όσα δεν περιέλαβε η χειρόγραφη απογραφή, οπότε πρέπει να μείνει με την προτεινόμενη τιμή του (ΟΧΙ)

Παραδείγματα

Μπορεί να απογράψει κανείς στη Λογιστική μόνο τους λογαριασμούς Χρηματικών Διαθεσίμων και όλη η υπόλοιπη απογραφή να γίνει αυτόματα από το Κλείσιμο Χρήσης.
Μπορεί στην Αποθήκη να έχει απογραφεί κάποιος Αποθηκευτικός Χώρος (που χρησιμοποιείται για τις Πωλήσεις) και για τους υπόλοιπους να πρέπει να γίνει αυτόματη Απογραφή.

Ανάλυση Απογραφής κατά Οριζόντια Διάσταση
Για τις οριζόντιες διαστάσεις του συστήματος (Υποκατάστημα, Έργο, Δραστηριότητα, Εμπορικός Τομέας, Διάσταση 1 και Διάσταση 2) μπορεί να ΓΙΝΕΙ ή όχι η ανάλυση των εγγραφών Απογραφής κατά διάσταση. Σε κάποιο υποσύστημα μπορεί αυτό να είναι επιθυμητό και σε κάποιο άλλο όχι. Επίσης, κάποια διάσταση μπορεί να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για ΜΗ απογραφόμενα μεγέθη π.χ. ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΣ κέντρου κόστους στις δαπάνες. Ειδικά η ανάλυση της Απογραφής σε Αποθήκη και Πάγια γίνεται υποχρεωτικά κατά Υποκατάστημα και ΔΕΝ υπάρχει η δυνατότητα να γίνει κατά άλλη οριζόντια διάσταση.

ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ για τη δυνατότητα ΔΙΑΚΡΙΤΗΣ ποσοτικής και αξιακής Απογραφής σε ΑΠΟΘΗΚΗ και ΠΑΓΙΑ

Τόσο για την Αποθήκη όσο και για τα Πάγια, μπορεί να γίνει Απογραφή κατά ποσότητα και αξία (σε ένα βήμα) είτε ΔΙΑΚΡΙΤΑ ποσοτική και αξιακή απογραφή (σε δύο βήματα). Η επιλογή αυτή δίνεται για τους εξής λόγους:

Για μεν την Αποθήκη, ο έλεγχος και οριστικοποίηση των αξιών (κόστους) έχει διαφορετικό ΧΡΟΝΙΚΟ ΠΕΡΙΘΩΡΙΟ από την αντίστοιχη των ποσοτήτων.
Για δε τα Πάγια, αν κανείς επιλέξει ξεχωριστή ποσοτική απογραφή, τότε αυτή και μόνο θα αναλυθεί ΚΑΙ ΚΑΤΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΟ ΧΩΡΟ. Τέτοια δυνατότητα δεν παρέχεται βέβαια στην (αξιακή) απογραφή του Μητρώου Παγίων.

Η εκκίνηση της διαδικασίας οριστικού κλεισίματος γίνεται με το πλήκτρο Αυτόματη δημιουργία εγγραφών Απογραφής. Η διαδικασία μπορεί να τρέξει ΟΣΕΣΔΗΠΟΤΕ φορές επαναληπτικά. Αφενός μπορεί να εκτελεστεί για λόγους ελέγχου ΓΙΑ ΕΝΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΚΑΘΕ ΦΟΡΑ, αφετέρου, μπορεί να εκτελεστεί ΓΙΑ ΤΟ ΙΔΙΟ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ πάνω από 1 φορές (με αυτόματη διαγραφή προηγούμενων αποτελεσμάτων), στην περίπτωση που διορθώθηκαν δεδομένα (δηλαδή δεν είχαν εκτελεστεί προσεκτικά οι ενέργειες προετοιμασίας και συμφωνίας ΟΛΩΝ των δεδομένων της κλειόμενης Χρήσης) και χρειάζεται να επαναλάβετε τη διαδικασία κλεισίματος με τα νέα δεδομένα.

Όταν ολοκληρωθούν επιτυχώς όλες οι απογραφές (και αυτό ελέγχεται ΜΟΝΟ από τις καταστάσεις Απογραφής ή τα Ισοζύγια), ΠΡΕΠΕΙ να ενεργοποιηθεί η ρύθμιση «Ολοκλήρωση Β’ ΦΑΣΗΣ κλεισίματος» στο διάλογο του Κλεισίματος Χρήσης.

Σε αυτό το σημείο, η διαδικασία κλεισίματος ...

Μετατρέπει την κλειόμενη χρήση σε «κλεισμένη»
Μετατρέπει την περίοδο «Απογραφής» της νέας Χρήσης σε «κλεισμένη» ώστε να μην επέμβει κανείς στην απογραφή
Επαναϋπολογίζει τα «τρέχοντα υπόλοιπα» ειδών και συναλλασσομένων για να γίνεται σωστός πιστωτικός έλεγχος πελατών, καθώς και έλεγχος διαθεσιμότητας στοκ στην Αποθήκη (εκκρεμείς παραγγελίες, δεσμευμένα κλπ.) με τα δεδομένα της τρέχουσας Χρήσης.

Τα τρέχοντα υπόλοιπα ειδών αποθήκης και συναλλασσομένων της νέας Χρήσης υπολογίζονται με βάση τη νέα Απογραφή. Αυτή είναι προτεινόμενη επιλογή του κριτηρίου και δεν υπάρχει λόγος αλλαγής του. Παρ’ όλα αυτά, υπάρχει δυνατότητα προσδιορισμού της Χρήσης ΑΡΧΗΣ του Υπολογισμού των τρεχόντων υπολοίπων, για τις περιπτώσεις εκείνες όπου ο χρήστης ΕΠΕΜΒΑΙΝΕΙ στην απογραφή της νέας Χρήσης (όσο έχουμε ακόμα παράλληλη λειτουργία), χωρίς ταυτόχρονα να επέμβει στα στοιχεία της κλειόμενης. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει ο υπολογισμός των τρεχόντων υπολοίπων να γίνει βάσει των στοιχείων της νέας Χρήσης.
Προσοχή! Σε αυτή την περίπτωση (της επέμβασης μόνο στη νέα Χρήση) υπάρχει ΑΣΥΜΦΩΝΙΑ με την προηγούμενη Χρήση και ο χρήστης θα πρέπει να φροντίσει να την τακτοποιήσει.

Επισημάνσεις

Αποθήκη

Αρνητικά υπόλοιπα ΔΕΝ απογράφονται.
Όσον αφορά την Απογραφή των Αποθηκευτικών Χώρων Τρίτων ή σε Τρίτους, η απογραφή γίνεται ΑΝΑ συναλλασσόμενο και για να είναι σωστή, θα πρέπει ΟΛΕΣ ανεξαιρέτως οι κινήσεις να έχουν συμπληρωμένο το συναλλασσόμενο (τον Τρίτο). Σε διαφορετική περίπτωση, θα υπάρξουν ΛΑΘΗ. Θα εμφανιστεί απογραφή στον «κενό» συναλλασσόμενο και κανείς δεν μπορεί να εξασφαλίσει ότι όλες οι άλλες εγγραφές απογραφής έχουν υπολογιστεί σωστά, αφού αρνητικά υπόλοιπα (ανά συναλλασσόμενο) ΔΕΝ απογράφονται.
Αν ΔΕΝ συμφωνούν τα υπόλοιπα κατά Χρώμα, Μέγεθος, Παρτίδα με το συνολικό υπόλοιπο του είδους ανά Α.Χ., η απογραφή ΔΕΝ θα περιλαμβάνει τις διαστάσεις. Θα πρέπει να μεταβληθεί με πληκτρολόγηση. Γι’ αυτό, το καλύτερο είναι να έχει γίνει Συμφωνία υπολοίπων (μέσω της όψης Έλεγχος ασυμφωνιών Υπολοίπων από το μενού Αποθήκες & Αποθέματα/Καταστάσεις ανά διάσταση) ΠΡΙΝ την εκτέλεση της Β’ΦΑΣΗΣ.

Απογράφονται και τα είδη αποθήκης που έχουν τον χαρακτηρισμό «Άλλα», για τις περιπτώσεις που κανείς θέλει να παρακολουθεί ποσοτικά π.χ. διαφημιστικό υλικό που έχει στην αποθήκη του.

Αξιόγραφα. Απογράφονται συγκεντρωτικά κατά συναλλασσόμενο. Τα ίδια τα αξιόγραφα παραμένουν στην κατάσταση που βρίσκονται στο τέλος της Χρήσης και η διαχείρισή τους δεν εξαρτάται από τη Χρήση στην οποία παραδόθηκαν ή παραλήφθηκαν. Αν τα οικονομικά στοιχεία συναλλασσομένων λαμβάνονται κατά υποκατάστημα, μπορεί να εμφανιστούν και θετικές (στο υποκατάστημα που εκδόθηκαν) και αρνητικές (στο υποκατάστημα που εξοφλήθηκαν) εγγραφές αξιογράφων.
Πάγια. Τα Πάγια απογράφονται στα υποκαταστήματα και στις διαστάσεις που βρίσκονταν οι κτήσεις τους κατά τη λήξη της οικονομικής Χρήσης.
Ειδικοί Λογαριασμοί. Απογράφονται μόνο όσοι είναι «αυτόνομοι» (χωρίς ενσωμάτωση στις γραμμές ειδών)
Υπηρεσίες & Δαπάνες. Δεν απογράφονται, δεν έχει νόημα.

Επίσημες Καταστάσεις

Μετά την ολοκλήρωση και της Β΄Φάσης του κλεισίματος Χρήσης, θα πρέπει να γίνει:

Οριστικοποίηση του Ημερολογίου Απογραφών
Λήψη όλων των Βιβλίων για την Έναρξη της νέας Χρήσης (Ημερολόγιο Απογραφής, Βιβλίο Απογραφών & Ισολογισμού και οι αντίστοιχες καταστάσεις Απογραφής κάθε υποσυστήματος που δεν είναι αναπτυγμένο στη Γενική Λογιστική=> Μητρώο Παγίων, Εισπρακτέων & Πληρωτέων λογαριασμών, Αξιογράφων, Αποθήκης)
Ενημέρωση του Ηλεκτρονικού Φακέλου Ελέγχου. Αυτό γίνεται από το πλήκτρο Ενημέρωση Η.Φ.Ε. που είναι διαθέσιμο σε όλους τους διαλόγους που εμφανίζονται με την επιλογή «Εκτύπωση» σε όλα τα εκτυπωτικά.

Είναι καλό να αφήσετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση Αποθήκευση στη Β.Δ. στο διάλογο που εμφανίζεται με την επιλογή Ενημέρωση Η.Φ.Ε., ώστε να τηρείται αυτόματα αντίγραφο των επίσημων βιβλίων και να αποφεύγεται τελείως η εκτύπωση και φύλαξη σε χαρτί.
Tα περιεχόμενα των Ηλεκτρονικών Φακέλων ανά Οικονομική Χρήση είναι διαθέσιμα στην ομώνυμη σελίδα της οθόνης διαχείρισης των στοιχείων Εταιρείας, χωρισμένα κατά Χρήση, Μορφή (.Pdf, .Txt κ.ο.κ.) και Υποσύστημα.
Τα αρχεία ανοίγουν με double click στη γραμμή της όψης αυτής.

Oι καταστάσεις με τα οικονομικά αποτελέσματα κάθε υποσυστήματος (που πλέον θα εμφανίζουν ως απογραφή τη νέα οριστικοποιημένη απογραφή της κλεισμένης Χρήσης) είναι διαθέσιμες:

Είτε από τα μενού των υποσυστημάτων επιλέγοντας Ισοζύγια, Ημερολόγια, Καρτέλες κ.λπ.
Είτε από Επίσημες καταστάσεις στο κεντρικό μενού Λογιστήριο, για μεγαλύτερη ευκολία, αφού, αφενός εκεί είναι συγκεντρωμένα, αφετέρου εμφανίζουν τα ελάχιστα απαραίτητα κριτήρια, μη δίνοντας όλες τις διαθέσιμες δυνατότητες των εκτυπώσεων που, σε επίσημα βιβλία, δεν χρειάζονται και μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση.
Ειδικά όσον αφορά τα επίσημα Λογιστικά Βιβλία για τη Λήξη της Χρήσης και την Έναρξη της Νέας Χρήσης, αυτά είναι διαθέσιμα από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες λήξης περιόδων/ Λογιστικές καταστάσεις λήξης Χρήσης.

ΕΙΔΙΚΑ για το λογιστικό ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ

Σε αντίθεση με όλα τα άλλα Ημερολόγια που λαμβάνονται από την επιλογή Αναλυτικά Ημερολόγια (Λογιστήριο/Λογιστικές καταστάσεις), το Ημερολόγιο Απογραφής Λογιστικής πρέπει να λαμβάνεται από την ομώνυμη επιλογή του μενού Λογιστήριο/ Διαδικασίες λήξης περιόδων/Λογιστικές καταστάσεις λήξης Χρήσης.

Μετατροπή Χρήσης σε Ιστορική

Η διαδικασία αυτή (που καλείται από Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Εργασίες Συντήρησης/Ιστορικοποίηση Χρήσεων) δίνει τη δυνατότητα μαζικής διαγραφής των παραστατικών παλιότερων χρήσεων, διατηρώντας ΚΙΝΗΣΕΙΣ και ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ. Με βάση αυτά υπολογίζονται οι περισσότερες οικονομικές εκτυπώσεις (Ισοζύγια, Καρτέλες, Στατιστικές πωλήσεων, Συγκριτικά προϋπολογισμών, Ημερολόγια κλπ.).

Τα βήματα στα οποία είναι χωρισμένη η διαδικασία, θα πρέπει απαραίτητα να εκτελεστούν ΟΛΑ. Το ότι δίνεται η δυνατότητα επιλογής οφείλεται σε ανάγκες ελέγχου και ταχύτητας (διαχωρισμός της διαδικασίας σε μικρότερης διάρκειας στάδια που ελέγχουμε ότι τέλειωσαν και το επόμενο βήμα εκτελείται αφού ολοκληρωθεί και ελεγχθεί το προηγούμενο). Η διαδικασία είναι σχετικά ΧΡΟΝΟΒΟΡΑ.

Τα υποσυστήματα είναι κατηγοριοποιήσεις τύπων παραστατικών, για τα οποία δίνεται η δυνατότητα επιλογής του αν θα διαγραφούν ή όχι. Ισως θα ήθελε κανείς να διατηρήσει προσφορές, παραγγελίες κλπ. αλλά να διαγράψει τα πολυπληθή παραστατικά Λιανικής κλπ.

Η Χρήση για την οποία θα εκτελεστεί αυτή η διαδικασία καλό είναι να ΜΗΝ περιέχει εκκρεμότητες που ΜΕΧΡΙ ΣΗΜΕΡΑ δεν έχουν τακτοποιηθεί. ΑΝ υπάρχουν τέτοιες περιπτώσεις, τότε, τα στοιχεία συναλλαγών που συμμετέχουν σε «συνδέσεις» με παλιότερα παραστατικά (της Χρήσης που μετατρέπεται σε Ιστορική) θα ΚΛΕΙΔΩΘΟΥΝ ως προς μεταβολές και διαγραφές, ακόμη κι αν τα ίδια ανήκουν σε ανοικτή Χρήση !

Η διαδικασία αυτή μειώνει το μέγεθος της Β.Δ. και δίνει αισθητή βελτίωση στην ταχύτητα εκτέλεσης των καθημερινών λειτουργιών μετά από πολύχρονη χρησιμοποίηση του συστήματος.

Συνιστούμε να εκτελείται κάθε χρονιά μετά τον 3^ο χρόνο λειτουργίας (εξαρτάται φυσικά από τον όγκο των δεδομένων), έτσι ώστε πάντα να συνυπάρχουν τα στοιχεία 2 ως 3 το πολύ Χρήσεων, που χρειάζονται για τις περισσότερες λειτουργίες (συγκρίσεις, ανεξόφλητες απαιτήσεις κ.λπ.).

Για όλα τα παλιότερα στοιχεία, μπορούμε να χρησιμοποιούμε αντίγραφο της Β.Δ.

ΠΡΙΝ ξεκινήσει η διαδικασία, είναι απολύτως απαραίτητο να πάρετε αντίγραφα ασφαλείας της Βάσης Δεδομένων διότι:

Τα αποτελέσματα αυτής της διαδικασίας είναι ΜΗ ΑΝΑΣΤΡΕΨΙΜΑ (αν παρουσιαστεί πρόβλημα, δεν μπορεί να γίνει ανάκληση)
Πρέπει να διαφυλαχθούν τα πρωτογενή ΠΛΗΡΗ ΣΤΟΙΧΕΙΑ των Χρήσεων που πλέον, στη LIVE ΒΑΣΗ, δεν θα υπάρχουν (περιορίζονται με τη διαδικασία αυτή μόνο σε εγγραφές και περιοδικά στοιχεία, δηλαδή τα αποτελέσματα της καταχώρισης παραστατικών και όχι τα παραστατικά καθαυτά).

Ισολογισμός & Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Η λειτουργία του Ισολογισμού βασίζεται στη χρήση Σεναρίων Export σε Excel. Η απεικόνισή του υλοποιείται με βάση τις Ομάδες Ισολογισμού του προτεινόμενου Ενιαίου Λογιστικού Σχεδίου. Τα αποτελέσματα των λ/σμών που ανήκουν στις ομάδες αυτές, απεικονίζονται σε ένα φύλλο EXCEL.

Υπολογισμός & εμφάνιση Ισολογισμού

Η επιλογή γίνεται από το μενού Εικόνας επιχείρησης/Λογιστικές Καταστάσεις. Εμφανίζεται διάλογος με τα εξής κριτήρια:

Χρήση. Η επιλογή της Χρήσης που γίνεται εδώ εκλαμβάνεται ως η «Τρέχουσα χρήση» στην απεικόνιση του Ισολογισμού ενώ τα δεδομένα της αμέσως προηγούμενής της εμφανίζονται στις αντίστοιχες θέσεις του Ισολογισμού για την «Προηγούμενη Χρήση».

Αν η επιλεγμένη Χρήση είναι και η ΠΡΩΤΗ ΧΡΗΣΗ της εταιρείας, εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα και η διαδικασία προχωρά. ΟΜΩΣ σε αυτή την περίπτωση, τα δεδομένα της προηγούμενης Χρήσης αντικαθίστανται με εκείνα της τρέχουσας.
Έως περίοδο. Εδώ επιλέγουμε την περίοδο μέχρι το τέλος της οποίας θα γίνει ο υπολογισμός των αποτελεσμάτων. Στις στήλες της προηγούμενης Χρήσης λαμβάνονται επίσης υπόψη οι εγγραφές μέχρι το τέλος της αντίστοιχης περιόδου, ώστε να είναι συγκρίσιμα τα ποσά με την επιλεγμένη Χρήση.
Τύπος εγγραφών. Για την επιλογή των τύπων εγγραφών (Οριστική, Προσωρινή, Δοκιμαστική) Λογιστικής που θα ληφθούν υπ’ όψη στον υπολογισμό των αποτελεσμάτων.

Μετά τον ορισμό των κριτηρίων, με το πλήκτρο Εμφάνιση ξεκινά η διαδικασία υπολογισμού.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αυτής, εναλλάσσονται στην οθόνη στιγμιότυπα από τους υπολογισμούς (εκτέλεση Ισοζυγίων κλπ.) μέσα από την εφαρμογή με στιγμιότυπα από το Excel, τόσες φορές όσα τα φύλλα του xls αρχείου που ενημερώνονται.

Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί, εμφανίζεται το φύλλο Ισολογισμού στην τελική του μορφή.

Ετοιμασία απαραίτητων παραμέτρων

Οι εργασίες παραμετροποίησης που απαιτούνται έχουν ομαδοποιηθεί στην επιλογή Ενημέρωση παραμέτρων Ισολογισμού στα Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Εισαγωγή-Εξαγωγή δεδομένων. Περιλαμβάνει τρία βήματα:

Ενημέρωση ομάδων Ισολογισμού

Με την επιλογή «Εισαγωγή ομάδων Ισολογισμού», γίνεται η αυτόματα εισαγωγή των ομάδων στο σύστημα και μπορούν να ελεγχθούν ή να μεταβληθούν από Εργαλεία & Ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση/ Λογιστική/Ομάδες Ισολογισμού.

Η περιγραφή κάθε ομάδας δηλώνει τους λ/σμούς που αφορά. Π.χ. η ομάδα Ε-Δ-IV-3 θα ενημερώσει τους λ/σμούς 38.03 ως 38.06. Αν θέλουμε διαφορετική ενημέρωση κάποιας ομάδας Ισολογισμού, αρκεί να μεταβάλουμε την περιγραφή της ομάδας.

Ενημέρωση λογαριασμών λογιστικού σχεδίου

Σε αυτό το βήμα γίνεται μαζική ενημέρωση των κατάλληλων λ/σμών του Λογιστικού Σχεδίου, με την κατάλληλη τιμή στο πεδίο «Ομάδα Ισολογισμού».

Ενεργοποίηση δυνατότητας Υπολογισμού & Εμφάνισης του Ισολογισμού

Με αυτό το βήμα μεταφέρεται το προτεινόμενο σχέδιο Ισολογισμού του συστήματος (έτοιμο φύλλο EXCEL που διαβάζει τα λογιστικά υπόλοιπα, υπολογίζει τα ποσά και τα εμφανίζει με τη μορφή Ισολογισμού).

Αυτή η ενέργεια εκτελείται μόνο πάνω στον application server και έχει σαν αποτέλεσμα την αντιγραφή των κατάλληλων αρχείων στον φάκελο CSExcel της εφαρμογής και τη δημιουργία νέας έκδοσης (custom) με σκοπό τον μετέπειτα συγχρονισμό των clients και την ενεργοποίηση της δυνατότητας εμφάνισης του Ισολογισμού και σε αυτούς.

Παραμετροποίηση Φύλλου Ισολογισμού

Για να γίνει κατανοητός, τόσο ο τρόπος υλοποίησης αλλά και ο τρόπος επέμβασης (αν χρειαστεί) στα δεδομένα του Ισολογισμού, ακολουθεί μια καταγραφή των στοιχείων που είναι απαραίτητο να γνωρίζει κανείς.

Η απεικόνιση του Ισολογισμού γίνεται στο Excel στο αρχείο BALANCE_SHEET_MODEL.xls το οποίο βρίσκεται στον φάκελο CSExcel στο κεντρικό φάκελο εγκατάστασης του συστήματος. Το αρχείο αυτό περιέχει τις παρακάτω περιοχές:

Ονομασία φύλλου	Περιγραφή	Παρατηρήσεις
Ισολογισμός	Είναι το φύλλο τελικής εμφάνισης του Ισολογισμού
Data Actual Year	Αποτελέσματα τρέχουσας Χρήσης που περιλαμβάνουν και εγγραφές κλεισίματος	Ισοζύγιο λογιστικής με ομαδοποίηση ανά Ομάδα Ισολογισμού
Data Previous Year	Αποτελέσματα προηγούμενης Χρήσης που περιλαμβάνουν και εγγραφές κλεισίματος
Data Actual Year Normal	Αποτελέσματα τρέχουσας Χρήσης που δεν περιλαμβάνουν και εγγραφές κλεισίματος
Data Previous Year Normal	Αποτελέσματα προηγούμενης Χρήσης που δεν περιλαμβάνουν και εγγραφές κλεισίματος
SALESCOST	Κόστος πωληθέντων τρέχουσας και προηγούμενης Χρήσης	Όψη από περιοδικά στοιχεία ειδών & παγίων

Όλα τα φύλλα πλην του φύλλου Ισολογισμός είναι βοηθητικά και ενημερώνονται μέσω του σεναρίου Excel. Για την εμφάνιση των πληροφοριών που απεικονίζονται στο φύλλο excel του Ισολογισμού έχει ακολουθηθεί η κωδικοποίηση που αναφέρεται στο ΕΓΛΣ.

Το τελευταίο τμήμα στην απεικόνιση του Ισολογισμού είναι η Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων. Εδώ εμφανίζονται τα αποτελέσματα των ομάδων Ισολογισμού που ξεκινούν με το πρόθεμα ΛΑ. Τα αποτελέσματα είναι διαθέσιμα ΜΟΝΟ μετά το κλείσιμο Χρήσης. Μέχρι τότε, εμφανίζονται μόνο κάποια πρωτογενή ποσά όπως π.χ. κόστος, πωλήσεις κλπ. (ΟΧΙ ΟΛΑ τα μεγέθη).

Ειδικά η πληροφορία Κόστος Πωληθέντων, που εμφανίζεται στην περιοχή του Λογαριασμού Αποτελεσμάτων, δεν προκύπτει σαν αποτέλεσμα ομάδας Ισολογισμού αλλά σαν αποτέλεσμα της εκτέλεσης της όψης Κόστος Πωληθέντων ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ της οποίας τα αποτελέσματα ενημερώνουν τις περιοχές SALES_COST_DAY και SALES_COST_DΡY για την τρέχουσα και την προηγούμενη χρήση αντίστοιχα.

Πώς μπορεί κανείς να αναγνωρίσει ποια ομάδα ενημερώνει κάθε κελί στο φύλλο των Αποτελεσμάτων;

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να ελέγξουμε την πληροφορία που αναφέρεται στο μέγεθος Μεταφορικά μέσα.

Η πληροφορία εμφανίζεται στην περιοχή του ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟΥ, στην ομάδα Γ.ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΥΝ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ και στην κατηγορία ΙΙ.Πάγιο Ενεργητικό -> στη γραμμή 5.Μεταφορικά μέσα εμφανίζονται τα αποτελέσματα των λογαριασμών που έχουν ενταχθεί στην ομάδα Ισολογισμού με κωδικό που αποτελείται από τα αρχικά γράμματα των παραπάνω περιοχών δηλαδή την Ε-Γ-ΙΙ-5 που έχει συνδεθεί με τον λογαριασμό 13.

Η έκφραση που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της αξίας είναι στην περίπτωση του παραδείγματος:

=(IF(ISERROR(DAY_Ε_Γ_ΙΙ_5_DebitBalance);0;DAY_Ε_Γ_ΙΙ_5_DebitBalance)-IF(ISERROR(DAY_Ε_Γ_ΙΙ_5_CreditBalance);0;DAY_Ε_Γ_ΙΙ_5_CreditBalance))

που σημαίνει:

η χρέωση Μείον την πίστωση των αποτελεσμάτων τρέχουσας περιόδου για την ομάδα ισολογισμού Ε-Γ-ΙΙ-5.

Σε αυτή την έκφραση βλέπουμε ότι χρησιμοποιείται αναφορά στην περιοχή DAY(DataActualYear) του excel. H περιοχή αυτή βρίσκεται στο sheet Data Actual Year . Εκεί καταγράφονται από το σενάριο export κατά την εκτέλεσή του τα αποτελέσματα της όψης Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών για την επιλεγμένη περίοδο με ομαδοποίηση ανά ομάδα Ισολογισμού. Αντίστοιχη περιοχή με όνομα DPY (DataPreviousYear) υπάρχει για τα αποτελέσματα της προηγούμενης Χρήσης.

Με αυτόν τον τρόπο μπορεί κανείς να αναγνωρίσει κάθε ομάδα ισολογισμού ποιο κελί του Πρότυπου φύλλου Ισολογισμού ενημερώνει και πώς.

Υπενθυμίζουμε ότι τα Ισοζύγια λογιστικής όπου βρίσκεται και η πρωτογενής πληροφορία έχουν τη δυνατότητα ομαδοποίησης κατά «Ομάδα Ισολογισμού» και Λογαριασμό. Έτσι υπάρχει η δυνατότητα αναγνώρισης και συμφωνίας τόσο των λογαριασμών που περιέχονται σε κάθε ομάδα όσο και των ποσών που αναφέρονται σε αυτήν.

Ανώνυμος

Αναζήτηση

EBS - v4 - Period Processes EL

Περιεχόμενα

Απογραφές έναρξης

Απογραφή συναλλασσομένων

Πελατών & Χρεωστών

Προμηθευτών & Πιστωτών

Απογραφή Αποθήκης

Απογραφή Παγίων

Απογραφή Απόκτησης Παγίων

Απογραφή Αποσβέσεων

Απογραφή Χρηματικών Διαθεσίμων

Απογραφή Αξιογράφων

Εισπρακτέα Αξιόγραφα στο Χαρτοφυλάκιο

Εισπρακτέα Αξιόγραφα σε Τράπεζες

Εισπρακτέα Αξιόγραφα Μεταβιβασμένα

Πληρωτέα Αξιόγραφα

Απογραφή Λογιστικής

Εργασίες τέλους μήνα

Γενικοί κανόνες

Ενέργειες προετοιμασίας

Λογιστικοποίηση παραστατικών

Τρόπος εκτέλεσης

Έλεγχος πληρότητας λογιστικοποίησης

Εποπτικός έλεγχος ορθότητας λογιστικοποίησης

Συμφωνία Ισοζυγίων

Συμφωνία εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών

Συμφωνία παγίων

Στοιχεία παραμετροποίησης

Αναδρομική εφαρμογή παραμετροποίησης

Οριστικοποίηση λογιστικών άρθρων

Διαδικασίες Φ.Π.Α.

Περιοδική Δήλωση

Προϋποθέσεις

Ημερολόγιο Αγορών/Δαπανών κατά Φ.Π.Α.

Ημερολόγιο Πωλήσεων/Εσόδων κατά Φ.Π.Α.

Intrastat & VIES

Έλεγχος ημερομηνιών Intrastat

Intrastat αφίξεων

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Intrastat παραδόσεων

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

VIES-Listing αποκτήσεων

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

VIES-Listing παραδόσεων

Προϋποθέσεις για την ορθότητα των στοιχείων

Κλείσιμο περιόδου

Εργασίες ΚΕΠΥΟ

Ετοιμασία εγγραφών ΚΕΠΥΟ

Ενημέρωση από παραστατικά

Ενημέρωση από λογιστικές εγγραφές

Ελεύθερες εγγραφές ΚΕΠΥΟ

Διαχείριση εγγραφών ΚΕΠΥΟ

Μηχανογραφικό αρχείο & καταστάσεις ΚΕΠΥΟ

Δημιουργία μηχανογραφικών αρχείων

Ενοποίηση αρχείων από άλλο σύστημα

Συγκεντρωτικές καταστάσεις

Ηλεκτρονική υποβολή στοιχείων

Κλείσιμο Χρήσης

Ενέργειες προετοιμασίας

Αποθήκη – Πωλήσεις & Αγορές

Συναλλασσόμενοι

Γενικός έλεγχος υποσυστημάτων

Λογιστική

Τρόπος εκτέλεσης της διαδικασίας

Α’ Φάση Κλεισίματος

Τακτοποιητικές εγγραφές λήξης & τελευταία Ισοζύγια

Προετοιμασία αυτόματων εγγραφών Κλεισίματος Λογαριασμών

Εκτέλεση Α’ Φάσης Κλεισίματος

Β’ Φάση Κλεισίματος

Προετοιμασία αυτόματων εγγραφών Απογραφής

Επισημάνσεις

Επίσημες Καταστάσεις

Μετατροπή Χρήσης σε Ιστορική

Ισολογισμός & Κατάσταση Αποτελεσμάτων

Υπολογισμός & εμφάνιση Ισολογισμού

Ετοιμασία απαραίτητων παραμέτρων

Παραμετροποίηση Φύλλου Ισολογισμού

Πλοήγηση