EBS Παραγγελιοδοσία & Αγορές

Entersoft Business Suite^® 4.0| Entersoft Expert^® 4.0

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Περιεχόμενα

1 Προμηθευτές
2 Πιστωτές
3 Είδη αποθήκης
4 Αγορές
5 Επιστροφές & Πιστωτικά
6 Κοστολόγηση εισαγωγών
7 Κοστολόγηση Αγορών εσωτερικού
8 Εισαγωγή και εκτελωνισμός από transit Αποθήκη

Προμηθευτές

Προμηθευτής είναι ένας συναλλασσόμενος της εταιρείας, από τον οποίο προμηθευόμαστε εμπορεύματα, πάγια, α’ ύλες ή οποιαδήποτε «ενσώματα» είδη και πρέπει να ανοιχτεί ακόμη και πριν αποκτήσει λογιστική υπόσταση (λογιστική «καρτέλα») αν θέλουμε να εισάγουμε π.χ. μια παραγγελία σε αυτόν.

Η διαχείριση των στοιχείων του, το νόημα των πεδίων και των οντοτήτων που είναι διαθέσιμα στην οθόνη διαχείρισής του, είναι κοινά ή συμμετρικά με τα αντίστοιχα του πελάτη. Εδώ θα εξεταστούν τα σημεία όπου η διαχείριση διαφέρει.

Οποτεδήποτε αναφερόμαστε στο «υπόλοιπο» του προμηθευτή π.χ. σε όρια πίστωσης ή σε «θετικό» υπόλοιπο στις καρτέλες, η συνήθης φορά θεωρείται πάντα η πίστωση (σε αντίθεση με τον πελάτη που θεωρείται η χρέωση). Ετσι, όταν αγοράζουμε, ο προμηθευτής πιστώνεται κι όταν έχει πιστωτικό υπόλοιπο, θεωρείται ένα «θετικό» (αναμενόμενης φοράς) υπόλοιπο. Αρνητικό θεωρείται το χρεωστικό υπόλοιπο (όταν δηλαδή εκείνος μας οφείλει).
Οι Τραπεζικοί λ/σμοί του προμηθευτή ανά Τράπεζα και οι αντίστοιχοι εταιρικοί τραπεζικοί λογαριασμοί από τους οποίους καταθέτουμε σε αυτόν, εδώ έχουν ιδιαίτερη σημασία, αφού χρησιμοποιούνται στην οργάνωση πληρωμών και στις αυτοματοποιημένες εντολές πληρωμών που στέλνονται στις Τράπεζες.
Κάποιες πληροφορίες υπάρχουν μόνο στην οθόνη διαχείρισης των στοιχείων του προμηθευτή:

Υπεύθυνος

Δηλώνεται ο υπεύθυνος παρακολούθησης του λογαριασμού του προμηθευτή (υπεύθυνος προμηθειών). Η αναζήτηση γίνεται μεταξύ των υπαλλήλων της εταιρείας.

Αγορές με παρακαταθήκη

Δηλώνουμε αν από το συγκεκριμένο προμηθευτή αγοράζουμε με το καθεστώς της Παρακαταθήκης. Η διαδικασία αυτή υποστηρίζεται από κάποια παραστατικά διακίνησης και, για τα εμπορεύματα που θα πωληθούν, γίνεται κατά περιόδους «εκκαθάριση» και πληρωμή του προμηθευτή.

Πιστωτές

Πιστωτής είναι ένας συναλλασσόμενος της εταιρείας, ο οποίος μας παρέχει υπηρεσίες ή οποιαδήποτε «άυλα» είδη απαιτούνται για τη λειτουργία της εταιρείας π.χ. προσωπικό, εξωτερικοί συνεργάτες, ιδιοκτήτες ενοικιαζόμενων κτιρίων, οργανισμοί παροχής υποδομών, κρατικές υπηρεσίες συναλλαγών κ.λπ.

Η διαχείριση των στοιχείων του, το νόημα των πεδίων και των οντοτήτων που είναι διαθέσιμα στην οθόνη διαχείρισής του, είναι κοινά ή συμμετρικά με τα αντίστοιχα του προμηθευτή.

Η οθόνη διαφέρει, διότι η ύπαρξη «προσώπου» δεν είναι υποχρεωτική στο σύστημα, οπότε δομείται διαφορετικά η 1^η υποσελίδα και εξ αυτού, και οι υπόλοιπες. Αν ο πιστωτής δεν συμμετέχει στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Τιμολογίων (ΚΕΠΥΟ) μπορεί να μην ανοιχτεί πρόσωπο. Ομως, η προτεινόμενη τιμή στο πεδίο σύνδεση με πρόσωπο είναι ΝΑΙ κι αυτό είναι μια ισχυρή σύσταση, διότι:

Οι υπηρεσίες που παρέχει μπορεί μελλοντικά να ενταχθούν στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις και τότε, δεν θα υπάρχουν στοιχεία ταυτότητας (το ΜΟΝΟ σημείο στο σύστημα όπου τηρούνται στοιχεία ταυτότητας, διευθύνσεων κ.λπ. είναι τα Πρόσωπα).
Αν ενεργοποιήσουμε πληρωμές δαπανών μέσω Τραπέζης, απαιτούνται στοιχεία που τηρούνται μόνο στα Πρόσωπα, για την ηλεκτρονική διαβίβαση εντολών πληρωμών.

ΔΕΝ είναι σωστό να ανοίγονται ως Προμηθευτές, και για λόγους λογιστικών συμφωνιών αλλά και για διευκόλυνση των καταχωρίσεων π.χ. σε ένα Δ. Παραλαβής ή σε Τιμολόγιο Αγοράς να μην εμφανίζονται στην αναζήτηση και οι πολυάριθμοι πιστωτές. Στη δε Λογιστική, όπως και για υπόλοιπα κυκλώματα π.χ. πελάτες, είναι σωστό να ανοίγονται συγκεντρωτικά («Διάφοροι Πιστωτές»).

Είδη αποθήκης

Αναλυτικές πληροφορίες για τα είδη, βρείτε στην ενότητα των Πωλήσεων (Οντότητες που χρησιμοποιούνται στις Πωλήσεις).

Αγορές

Στο κεφάλαιο αυτό θα εξεταστούν σενάρια αγορών για όλα τα στάδια της διαδικασίας προμηθειών από την προσφορά και την παραγγελιοδοσία ως την Παραλαβή, τον Έλεγχο, την εισαγωγή Τιμολογίων, την παρακολούθηση των μεταβολών τιμών.

Οι οδηγίες και τα παραδείγματα στηρίζονται κατά κύριο λόγο στην προτεινόμενη παραμετροποίηση του προϊόντος, όσον αφορά τα παραστατικά, τις μεταβάσεις, τη μορφή οθονών και τα εργαλεία πληροφόρησης.

Για να εισαχθεί ένα παραστατικό αγορών από όσα περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια, υπάρχουν οι εξής τρόποι:

Aπό το κεντρικό μενού «Αγορές & Προμήθειες» είτε με την επιλογή «Παραγγελιοδοσία» είτε με την επιλογή «Παραλαβές και Τιμολόγια προμηθευτών» επιλέγοντας «Νέο….», οπότε εμφανίζεται διάλογος επιλογής:

Από το κεντρικό μενού «Αγορές & Προμήθειες», μέσω μιας οποιασδήποτε λίστας παραστατικών π.χ. «Αγορές-Παραλαβές», επιλέγοντας «Εισαγωγή»:

Από κεντρικό μενού «Αγορές & Προμήθειες/Παραλαβές και Τιμολόγια προμηθευτών», επιλέγοντας τη διαδικασία Μετάβασης, αν η εισαγωγή θα γίνει με εξέλιξη προηγούμενων παραστατικών:

Από τη γραμμή εργαλείων Μετάβαση μιας οθόνης παραστατικού προηγούμενου σταδίου π.χ. Παραλαβή Παραγγελίας Αγορών από την οθόνη της Παραγγελίας:

Προσφορές προμηθευτών

Ο λόγος καταγραφής των προσφορών που μας έχουν στείλει προμηθευτές είναι

Αφενός για να ελεγχθούν σε σχέση με την τελική τήρηση των συμφωνηθέντων (μεταφορά τιμών και εκπτώσεων σε όλα τα στάδια της παραγγελιοδοσίας στους προμηθευτές που τελικά θα παραγγείλουμε)
Αφετέρου για να μπορεί να γίνει σύγκριση προσφορών διαφορετικών προμηθευτών για τα ίδια εμπορεύματα και να επιλεγεί ο κατάλληλος.

Προσφορά από συγκεκριμένο προμηθευτή

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΡΓ (Προσφορά Προμηθευτή)

Τύπος και Σειρά παραστατικού	Είναι απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση της Προσφοράς. Συνήθως μετά την επιλογή εισαγωγής, προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές.
Ημ/νία	Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου.
Προμηθευτής	Η αναζήτηση γίνεται είτε από τον κωδικό είτε από την Επωνυμία. Αν εντοπιστεί, τότε, εμφανίζεται στη φόρμα της προσφοράς αλλιώς, με το εικονίδιο μπορεί να εισαχθεί καινούργιος, εκείνη τη στιγμή. Σε αυτή την περίπτωση, ανοίγει ένας διάλογος με τα ελάχιστα στοιχεία προς πληκτρολόγηση. Με «Αποδοχή» ο νέος προμηθευτής θα μεταφερθεί στην Προσφορά.
Λοιπά γενικά στοιχεία	Στην περίπτωση που χρειάζονται πρόσθετα στοιχεία όπως π.χ. παρατηρήσεις, αποθηκευτικός χώρος παράδοσης, έργο, σύμβαση κ.λπ., μπορεί κανείς να μετακινηθεί στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία»
Προσφερόμενα είδη	Στη λίστα των ειδών, εντοπίζουμε τα είδη με οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους τρόπους αναζήτησης, με κωδικό, με περιγραφή, με κωδικό προμηθευτή κ.ο.κ. οπότε και εισάγονται οι αντίστοιχες «γραμμές ειδών». Αν πρόκειται για είδη που δεν υπάρχουν, δεν έχουν πάλι παραγγελθεί, θυμίζουμε πως από το «εσωτερικό μενού» που εμφανίζεται με δεξί κλικ, μπορεί να εισαχθεί νέο είδος. Στα στοιχεία των γραμμών θα πρέπει να συμπληρωθεί κατ’ ελάχιστο ποσότητα και τιμή προσφοράς. Αν έχουμε ξανα-αγοράσει το είδος από τον προμηθευτή, προτείνεται στη γραμμή η τελευταία τιμή αγοράς (εξαρτάται από την παραμετροποίηση της Προσφοράς). Αν παρακολουθούνται τιμοκατάλογοι αγοράς και στον προμηθευτή έχει δηλωθεί τιμοκατάλογος, θα προταθεί η τιμή και η τυχόν έκπτωση που αναμένεται να δοθούν.

Αν εισαχθούν προσφορές του ίδιου είδους από πολλούς πιθανούς προμηθευτές, μπορεί να γίνει «Σύγκριση προσφορών» από κύβο που καλείται από το μενού:

Με αλλαγές της διάταξης, με ενεργοποίηση «συνόλων» για εμφάνιση της ελάχιστης τιμής, μέγιστης έκπτωσης, ελάχιστου χρόνου παράδοσης, μπορεί κανείς να κάνει αξιολόγηση των στοιχείων των προσφορών, πριν προχωρήσει σε παραγγελία.

Προσφορά από πολλαπλούς προμηθευτές

Μια εναλλακτική διαδικασία για εισαγωγή στοιχείων προσφορών αγορών είναι η μαζική καταχώριση πολλών προσφορών στην ίδια οθόνη, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια τηλεφωνικής έρευνας τιμών (Αγορές & Προμήθειες/Παραγγελιοδοσία/Ετοιμασία προμηθειών).

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΡΠ (Προετοιμασία προμηθειών)

Στην οθόνη αυτή υπάρχουν οι εξής δυνατότητες:

Η επιλογή κάθε είδους στις γραμμές, προκαλεί τη συμπλήρωση στις διπλανές στήλες του βασικού προμηθευτή, του τηλεφώνου του, της τελευταίας τιμής αγοράς του είδους από αυτόν και της ημερομηνίας πιθανής παράδοσης με βάση τις «μέρες παράδοσης» και τα υπόλοιπα στοιχεία που έχουν οριστεί (αν έχουν οριστεί) στην καρτέλα του είδους, στα στοιχεία «προμηθευτές είδους».
Για να εισαχθούν τα είδη προς παραγγελία στις γραμμές, μπορεί να χρησιμοποιηθεί (μέσω του Shift-F3) η Κατάσταση αναπαραγγελίας, η επιλογή από την οποία μεταφέρει στην τρέχουσα οθόνη τα είδη με έτοιμες τις αιτούμενες ποσότητες από την πρόταση αναπαραγγελίας ενημερώνοντας και πάλι προμηθευτή, τελευταία τιμή αγοράς κ.λπ.

Στη στήλη «Προμηθευτής» γίνεται αναζήτηση από τους Προμηθευτές που έχουν δηλωθεί σε κάθε είδος.
Συμπληρώνοντας την αιτούμενη ποσότητα, ενημερώνεται με την ίδια τιμή η στήλη «ποσότητα προσφοράς» (είναι πιθανό να είναι διαφορετική, μικρότερη γιατί δεν έχει διαθεσιμότητα ο προμηθευτής, μεγαλύτερη γιατί για παράδειγμα ισχύει καλύτερη τιμή).
Στην ομώνυμη στήλη, ορίζεται η ημ/νία μέχρι την οποία ισχύει η προσφορά.
Για το ίδιο είδος μπορεί να πάρουμε προσφορά από πολλούς προμηθευτές. Για διευκόλυνση μπορεί να χρησιμοποιηθεί η δυνατότητα αντιγραφής της τρέχουσας γραμμής σε άλλη με το συνδυασμό πλήκτρων «Αlt-V». Στη νέα γραμμή, αλλάζουμε προμηθευτή και συνεχίζουμε.
Αξιολογώντας τις προσφορές κατ’ είδος και καταλήγοντας στον εκάστοτε προμηθευτή, μπορεί να ενεργοποιήσει κανείς τη στήλη «Προτίμηση» για να δηλώσει ότι αυτές οι γραμμές θα γίνουν εν τέλει παραγγελία. Τα βασικά στοιχεία όσων γραμμών ενεργοποιηθούν θα εμφανίζονται με έντονα γράμματα.

Μετά την αποθήκευση, μπορεί να κληθεί η μετάβαση προς παραγγελία, η οποία θα δημιουργήσει τόσες Παραγγελίες όσοι οι διακριτοί προμηθευτές των επιλεγμένων γραμμών (με ενεργοποιημένο το “προτίμηση”) με περιεχόμενα τα είδη καθενός με τα στοιχεία προσφοράς.

Παραγγελία σε Προμηθευτή

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΠΡ (Παραγγελία αγοράς)

Με καταχώριση

Τύπος και Σειρά παραστατικού	Είναι απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση της Παραγγελίας. Συνήθως μετά την επιλογή εισαγωγής, προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Η σειρά προσδιορίζει και το υποκατάστημα της εταιρείας, από όπου εισάγεται η παραγγελία.
Ημ/νία	Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου.
Προσδιορισμός προμηθευτή	Εντοπίζεται ο προμηθευτής με έναν από τους διάφορους τρόπους αναζήτησης, ενώ αν πρόκειται για νέο προμηθευτή, μέσω του εικονιδίου εισαγωγής , δημιουργείται νέος με τα ελάχιστα πεδία που περιέχει ο διάλογος γρήγορης εισαγωγής. Πριν τον προσδιορισμό προμηθευτή, οι γραμμές των ειδών δεν είναι προσβάσιμες. Από τη στιγμή που προσδιορίζεται προμηθευτής, προτείνεται η Έδρα του στο πεδίο Υποκατάστημα προμηθευτή.
Υπεύθυνος	Επιλογή μεταξύ των υπαλλήλων της εταιρείας μας, εκείνου που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της παραγγελίας.
Συνομιλητής	Επιλογή μεταξύ των επαφών του προμηθευτή, όσων δηλαδή έχουν δηλωθεί ως σχετικά (φυσικά) πρόσωπα, για να γνωρίζουμε σε ποιον συγκεκριμένα δόθηκε η παραγγελία και έγινε η συνεννόηση.
Τρόπος πληρωμής	Προτείνεται ο τρόπος πληρωμής του προμηθευτή. Με το εικονίδιο αναπτύσσεται ο τρόπος πληρωμής σε «γραμμές διακανονισμού». Τα αποτελέσματα είναι ορατά στην υποσελίδα «Διακανονισμός πληρωμής»: Μπορεί κανείς να επέμβει και να προσδιορίσει τις ακριβείς ημ/νίες και πληροφορίες για την εξόφληση που συμφωνήθηκαν με τον προμηθευτή.
Λοιπά στοιχεία	Στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία» : Μπορούν να προσδιοριστούν στοιχεία που αφορούν τη παράδοση των ειδών (σε ποιον Αποθηκευτικό Χώρο, από ποια Δ/νση Παράδοσης του προμηθευτή, με τι τρόπο αποστολής, μεταφορέα κ.λπ.) Προτείνεται η έκπτωση που έχει δηλωθεί στον προμηθευτή (αν υπάρχει σταθερή συμφωνημένη έκπτωση για όλες τις συναλλαγές) και μεταφέρεται σε όλες τις γραμμές ειδών που θα εισαχθούν, στη στήλη «% Έκπτωσης 1». Αν χρησιμοποιούνται τιμοκατάλογοι αγορών, τότε, τόσο οι τιμές όσο και οι εκπτώσεις προτείνονται με αυτό το μηχανισμό. Αν συμπληρωθεί Σύμβαση, τότε, ΟΛΑ τα στοιχεία της εμφανίζονται ως νέες προτεινόμενες τιμές π.χ. Τιμοκατάλογος, Έκπτωση, Διαστάσεις, Τρόπος πληρωμής κ.λπ.
Είδη παραγγελίας	Στο τμήμα των ειδών, συμπληρώνονται τα είδη με τις επιθυμητές ποσότητες. Ο εντοπισμός των ειδών γίνεται με έναν από τους γνωστούς τρόπους αναζήτησης, στις στήλες που είναι διαθέσιμες (πέραν του κωδικού και της περιγραφής μπορεί να είναι ο κωδικός προμηθευτή ή ο εναλλακτικός ή ο φορολογικός ή ο «πολλαπλός» κωδικός που περιλαμβάνει και όλα τα bar-codes κ.λπ.). Αν ο προμηθευτής της παραγγελίας ανήκει στους δηλωμένους στο είδος προμηθευτές, τότε, προτείνεται η (τελευταία) τιμή αγοράς και η μονάδα μέτρησης (ή συσκευασία) που δηλώθηκε στο σημείο εκείνο. Αν μεταβληθεί η μονάδα μέτρησης, τότε η προτεινόμενη τιμή μετατρέπεται (μέσω της σχέσης με τη μονάδα μέτρησης στην οποία έχει εκφραστεί) στη συγκεκριμένη μονάδα. Αν είναι ενεργοποιημένος τιμοκατάλογος αγοράς ανά συσκευασία, τότε, η τιμή θα προσδιοριστεί από αυτό το μηχανισμό. Η αναμενόμενη ημ/νία παραλαβής προτείνεται με βάση τις ημέρες παράδοσης του προμηθευτή που δηλώθηκε στο κάθε είδος. Αν ο προμηθευτής δεν ανήκει στους δηλωμένους στο είδος προμηθευτές, τότε, η ημ/νία παραλαβής αντιγράφεται από την επικεφαλίδα της παραγγελίας (στοιχεία διακίνησης) και μπορεί να διαφοροποιηθεί από το χρήστη.

Πληροφόρηση κατά την Παραγγελιοδοσία

Έχοντας προσδιορίσει το είδος σε κάποια γραμμή, με την εντολή «Προηγούμενες κινήσεις» από την κάθετη μπάρα εργαλείων ή Ctrl-F11 βλέπει άμεσα κανείς όλες τις συναλλαγές με το συγκεκριμένο προμηθευτή για το συγκεκριμένο είδος με την ποσότητα, την τιμή και τις εκπτώσεις, που τότε μας έδωσε.

Μια πλήρη εποπτική εικόνα για το είδος σε σχέση με τον προμηθευτή παίρνει επίσης κανείς με χρήση της εντολής «Εικόνα είδους» από την κάθετη μπάρα εργαλείων που εμφανίζει πληροφορίες:

Αφενός για το είδος (διαθεσιμότητα, στο σύνολο και στο συγκεκριμένο ΑΧ, μέση τιμή κόστους, τιμή τελευταίας αγοράς και τιμές πώλησης)
Αφετέρου για το συνδυασμό είδους και συν/νου (ποσότητα, τζίρο αγορών και μέση τιμή αγοράς πέρσι και φέτος, στοιχεία τελευταίας παραγγελίας και τελευταίου τιμολογίου).

Μια ενδιαφέρουσα λειτουργικότητα εδώ είναι ότι, τόσο το είδος όσο και ο προμηθευτής είναι ορατές παράμετροι προσβάσιμες από το χρήστη. Θα μπορούσε λοιπόν κανείς να δει τα αποτελέσματα αλλάζοντας προμηθευτή ή/και είδος. Ετσι, κατά την παραγγελία μπορούμε να αναζητήσουμε σε ποια τιμή π.χ. μας δίνει ένας άλλος προμηθευτής το ίδιο είδος.

Βάσει Προσφοράς

Στην περίπτωση που έχει εισαχθεί προσφορά του προμηθευτή και αυτή θα αποτελέσει και την τελική παραγγελία προς αυτόν, θα πρέπει να κληθεί μετάβαση με έναν από τους γνωστούς τρόπους (προτείνουμε την κλήση μέσα από την Προσφορά).

Κατάλληλη μετάβαση: 473. ΠΡΓ=>ΠΠΡ (Παραγγελία σε προμηθευτή από Προσφορά)

Θα επιλεγεί σειρά
Θα ακολουθήσει επιβεβαίωση
Θα δημιουργηθεί η παραγγελία και
Θα εμφανιστεί στην οθόνη.

Στη συνέχεια, θα επιλέξετε τον τρόπο αποστολής στον προμηθευτή (εκτύπωση, fax, e-mail κ.λπ.).

Στην περίπτωση που πρέπει να γίνει επιλογή των ειδών (να μην παραγγελθούν δηλαδή όλα τα είδη, αλλά μερικά από αυτά της Προσφοράς) θα πρέπει στο διάλογο της μετάβασης, στο κριτήριο «επίπεδο επιλογής» να επιλέξτε σετ γραμμών, οπότε και, πριν την επιβεβαίωση, θα παρεμβληθεί το βήμα επιλογής των ειδών.

Mπορεί κανείς είτε να ενεργοποιήσει την 1^η στήλη (για επιλογή των γραμμών με την αρχική τους ποσότητα) ή να πληκτρολογήσει την επιθυμητή ποσότητα στη στήλη «ποσότητα εξυπηρέτησης».

Αντίστοιχες δυνατότητες υπάρχουν και για την περίπτωση επιλογής από σετ γραμμών ανάλυσης που χρησιμοποιείται από όσους έχουν εμπορεύματα με διαχείριση χρώματος-μεγέθους κ.λπ.

Βάσει αξιολόγησης Προσφορών

Σε περίπτωση που έχει χρησιμοποιηθεί η προσφορά από πολλαπλούς προμηθευτές (ΠΡΠ-Προετοιμασία προμηθειών) και έχουν εκεί χαρακτηριστεί οι τελικές επιλογές από τη στήλη «Προτίμηση», τότε, η παραγωγή παραγγελιών (εδώ μπορεί να υπάρξουν ως αποτέλεσμα παραγγελίες σε διάφορους προμηθευτές) γίνεται από διαφορετική μετάβαση (ως τρόπο κλήσης προτείνουμε και πάλι τη διαδικασία από την ίδια την Προσφορά ή από τη λίστα «Ετοιμασία Προμηθειών»).

Κατάλληλη μετάβαση: 472. ΠΡΠ=>ΠΠΡ (Ετοιμασία προμηθειών σε Παραγγελίες προς προμηθευτές)

Η μετάβαση είναι κατάλληλα παραμετροποιημένη, ώστε να επιλέγει τις γραμμές με ενεργοποιημένη τη στήλη «προτίμηση» και να τις ομαδοποιεί κατά προμηθευτή, παράγοντας μία παραγγελία για καθέναν.

Αν στη συνέχεια, ζητήσουμε «απεικόνιση μεταβάσεων», βλέπουμε αναλυτικά τις παραχθείσες παραγγελίες και τα είδη/ποσότητες στην καθεμιά.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να τις μεταβιβάσουμε έγγραφα ή ηλεκτρονικά στους προμηθευτές.

Βάσει παραγγελίας πελάτη

Όταν θέλουμε να γίνουν παραγγελίες στους προμηθευτές με βάση παραγγελίες πωλήσεων, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις διαθέσιμες μεταβάσεις:

129. ΠΑΡ=>ΠΠΡ Παραγγελία αγοράς από Παραγγελία πελάτη (στον βασικό προμηθευτή των ειδών)

105. ΠΑΡ=>ΠΠΡ Παραγγελία αγοράς από Παραγγελία πελάτη (στον «σχετικό» προμηθευτή του πελάτη)

Στην 1^η περίπτωση μπορεί κανείς να αλλάξει τον προμηθευτή στον οποίο θα γίνει η παραγγελία κάθε είδους, στη στήλη «προμηθευτής» του διαλόγου της μετάβασης, όπου προτείνεται ο βασικός προμηθευτής κάθε είδους:

Το αποτέλεσμα θα είναι η παραγωγή τόσων παραγγελιών αγορών όσοι και οι διαφορετικοί προμηθευτές που δηλώθηκαν στο διάλογο της μετάβασης, στο τμήμα των ειδών.

Στη 2^η περίπτωση η παραγγελίες γίνονται στον σχετικό προμηθευτή που έχει δηλωθεί σε κάθε πελάτη (αν υπάρχει τέτοια διαδικασία, να μπορεί δηλαδή σε επίπεδο πελάτη να διαφοροποιείται ο προμηθευτής, να δηλώνεται ο «προτιμητέος» προμηθευτής.

Και στις 2 αυτές περιπτώσεις, η παραγγελία πελάτη ΔΕΝ προστατεύεται από διπλή μετατροπή σε παραγγελία αγοράς, δεν τηρούνται δηλαδή εκκρεμότητες «ποσότητας». Επομένως, μετά την παραλαβή από τους Προμηθευτές, οι αρχικές παραγγελίες πελατών ΠΑΡ θα μεταβούν σε Δ.Αποστολής ή Τιμολόγια-Δ.Αποστολής πωλήσεων, με βάση διαδικασία ελέγχου για την ύπαρξη επαρκών αποθεμάτων (π.χ. από την όψη «Ελεγχος διαθεσιμότητας στοκ») ή με άλλες δυνατότητες πληροφόρησης κατά την Αποστολή σε πελάτες.

Όταν θέλουμε να γίνει παραγγελία σε προμηθευτή για λογαριασμό συγκεκριμένου πελάτη, τότε, χρησιμοποιώντας ειδικό τύπο παραστατικού (ΠΑΔ Παραγγελία πελάτη για άμεση εξυπηρέτηση), τότε, για όσα είδη δεν υπάρχουν στην αποθήκη, μπορούμε να ζητήσουμε μετάβαση σε παραγγελία αγοράς. Η παραγγελία γίνεται στο βασικό προμηθευτή κάθε είδους.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΠΔ (Παραγγελία σε Προμηθευτή για Λογαριασμό Πελατών)

Κατάλληλη μετάβαση: 174. ΠΑΔ=>ΠΠΔ (Παραγγελία σε προμηθευτή για λ/σμό πελατών)

Ο κατάλληλος τρόπος επιλογής της μετάβασης αυτής είναι, αν μεν πρόκειται για μία συγκεκριμένη παραγγελία πελάτη, μέσα από την παραγγελία (ΠΑΔ), αν δε πρόκειται για μαζική εξυπηρέτηση (παραγγελίες αγορών) παραγγελιών πελατών για είδη σε έλλειψη, από τη λίστα παραγγελιών, αφού απομονώσουμε τις συγκεκριμένες παραγγελίες (τύπος παραστατικού ΠΑΔ).

Με αυτή τη διαδικασία θα παραχθούν τόσες παραγγελίες σε προμηθευτές όσοι οι διαφορετικοί βασικοί προμηθευτές των ειδών σε έλλειψη.

Αυτές οι παραγγελίες προμηθευτών έχουν την ιδιαιτερότητα ότι στις γραμμές των ειδών αναφέρεται ο πελάτης για λογαριασμό του οποίου μπήκε η παραγγελία:

Με βάση την πληροφορία αυτή, μπορεί κανείς να παρακολουθεί ποια εμπορεύματα αναμένονται και ποια ήδη παρελήφθησαν για τον συγκεκριμένο πελάτη, από την όψη «Πορεία παραγγελιών πελατών».

Στο σενάριο αυτό, η ροή εργασίας είναι η ακόλουθη:

Από τη διαδικασία Αναπλήρωσης Στοκ

Παραγγελίες σε προμηθευτές παράγονται με μαζικές διαδικασίες που στόχο έχουν την αναπλήρωση των αποθεμάτων στα επιθυμητά επίπεδα. Οι διαδικασίες που ακολουθούνται εξαρτώνται από πολλούς παράγοντες όπως για παράδειγμα:

Είδος εμπορευμάτων και κυκλοφοριακή ταχύτητα
Αλγόριθμους υπολογισμού του βέλτιστου στοκ, έτσι ώστε αφενός να εξυπηρετούνται οι πωλήσεις σε εύλογο χρόνο, αφετέρου να μην διατηρούνται αποθέματα μεγάλου ύψους και μεγάλου κόστους
Χρόνους παράδοσης προμηθευτών
Συχνότητα αλλαγής τιμών κόστους

Στην ενότητα περί Αποθεμάτων, στο κεφάλαιο Αναπλήρωση αποθεμάτων, περιγράφονται μέθοδοι παραγγελιοδοσίας με διάφορες μεθόδους, καθώς και μέθοδοι επιμερισμού (ανακατανομής) του αποθέματος στους διάφορους Αποθηκευτικούς Χώρους – Υποκαταστήματα της εταιρείας.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης Παραγγελιών Αγοράς

	Όψη	Περιεχόμενο
	Παραγγελίες-Εντολές	Το σύνολο των παραγγελιών που έχουν εισαχθεί στο σύστημα
	Ανεκτέλεστες Παραγγελίες	Οι παραγγελίες που δεν έχουμε ακόμη παραλάβει ή παραλάβαμε εν μέρει.
	Ανεκτέλεστες Παραγγελίες (αναλυτικά)	Είδη και ποσότητες ανεκτέλεστων παραγγελιών κατά ημερομηνία παράδοσης
	Κατάσταση καθυστερήσεων παραλαβών	Παραγγελίες που δεν έχουν παραληφθεί, ενώ έχει παρέλθει η «συμφωνημένη ημ/νία παράδοσης» με τον προμηθευτή
	Πλήρες Ιστορικό κινήσεων ειδών	Καρτέλες ειδών με όλες τις κινήσεις τους, όπου εμφανίζονται και οι παραγγελίες (κι όχι μόνο όσες αφορούν το Βιβλίο Αποθήκης) Η προβολή αυτή δεν είναι εύκολα αναγνώσιμη σε ανάλυση 1024x768, λόγω πλήθους στηλών
	Ποσοτικός έλεγχος Αποθήκης	Κύβος κατά είδος, υποκ/μα και Α.Χ. με όλες τις ποσότητες και τα υπόλοιπα
	Τρέχουσα Διαθεσιμότητα στοκ	Η τρέχουσα κατάσταση υπολοίπων στην Αποθήκη με πληροφορίες για τα αναμενόμενα, τις παραγγελίες προς παράδοση και το μελλοντικό υπόλοιπο

Πληροφορίες παραμετροποίησης Παραγγελίας

Υπάρχει η δυνατότητα να μην επιτραπεί να εισαχθεί είδος στο οποίο ο συγκεκριμένος προμηθευτής δεν έχει δηλωθεί (δεν ανήκει δηλαδή στους εναλλακτικούς προμηθευτές).

Αυτό γίνεται σε περιπτώσεις που η προμήθεια από συγκεκριμένες εταιρείες είναι μια διακριτή διαδικασία με υπεύθυνο, κριτήρια αξιολόγησης, έγκριση και τελική εισαγωγή στα είδη των εγκεκριμένων προμηθευτών.

Αυτή η δήλωση γίνεται στον τύπο παραστατικού.

Παραλαβή από Προμηθευτή

Mε αναμονή Τιμολογίου

Καταχωρείται κατά την παραλαβή εμπορευμάτων για να ενημερωθεί ποσοτικά η Αποθήκη.

Είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιείται το σωστό παραστατικό για τις κατάλληλες ποσοτικές διακινήσεις, διότι κάποιες παραλαβές επηρεάζουν την Κοστολόγηση της Αποθήκης (την τιμή κόστους του μήνα κ.λπ.) και άλλες όχι.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, εξετάζουμε το παραστατικό που συνοδεύει εμπορεύματα που παραλαμβάνουμε και έχει εκδοθεί από τον Προμηθευτή ως «Δελτίο Αποστολής» έναντι του οποίου θα εκδοθεί τιμολόγιο.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΔΠ (Δελτίο Παραλαβής Αγορών)

Τύπος και Σειρά παραστατικού	Απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση του παραστατικού. Συνήθως μετά την επιλογή εισαγωγής, προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Η σειρά προσδιορίζει και το υποκ/μα της εταιρείας, από όπου εισάγεται το Δελτίο Παραλαβής. Ο αριθμός του παραστατικού που προκύπτει από τα στοιχεία αυτά (π.χ. ΑΔΠ-Α-00021) είναι ο κωδικός ταυτοποίησης του παραστατικού στο σύστημα και πρέπει να έχει αυτόματη αρίθμηση. ΜΗΝ προσπαθήσετε να παράγετε (π.χ. με χρήση χειρόγραφης σειράς) τον αριθμό του πρωτογενούς παραστατικού. Υπάρχει ειδικό πεδίο για το σκοπό αυτό.
Ημ/νία	Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου. Αυτή είναι και η ημ/νία εισαγωγής των ειδών στην Αποθήκη. Δεν είναι απαραίτητο να ταυτίζεται με την ημερομηνία έκδοσης του πρωτογενούς παραστατικού. Υπάρχει ειδικό πεδίο για το σκοπό αυτό.
Προσδιορισμός προμηθευτή	Εντοπίζεται ο προμηθευτής με έναν από τους διάφορους τρόπους αναζήτησης, ενώ αν πρόκειται για νέο προμηθευτή, μέσω του εικονιδίου εισαγωγής , δημιουργείται νέος με τα ελάχιστα πεδία που περιέχει ο διάλογος γρήγορης εισαγωγής. Πριν τον προσδιορισμό προμηθευτή, οι γραμμές των ειδών δεν είναι προσβάσιμες. Από τη στιγμή που προσδιορίζεται προμηθευτής, προτείνεται η Εδρα του στο πεδίο Υποκατάστημα προμηθευτή.
Εναλλακτικό παραστατικό	Σε αυτό το πεδίο γίνεται η πληκτρολόγηση του πρωτογενούς δικαιολογητικού. Αυτό τυπώνεται ως έχει στο Βιβλίο Αποθήκης, για διασταύρωση. Αν βρεθεί σε άλλο παραστατικό του ίδιου προμηθευτή, εμφανίζεται προειδοποίηση, για αποφυγή διπλοκαταχώρισης.
Ημ/νία εναλ. παρ/κού	Σε αυτό το πεδίο γίνεται η πληκτρολόγηση της ημερομηνίας του πρωτογενούς δικαιολογητικού.
Είδη παραλαβής	Στο τμήμα των ειδών, συμπληρώνονται τα είδη με τις ποσότητες που παραλαμβάνονται. Ο εντοπισμός των ειδών γίνεται με έναν από τους γνωστούς τρόπους αναζήτησης, στις στήλες που είναι διαθέσιμες (πέραν του κωδικού και της περιγραφής μπορεί να είναι ο κωδικός προμηθευτή ή ο εναλλακτικός ή ο φορολογικός ή ο «πολλαπλός» κωδικός που περιλαμβάνει και όλα τα bar-codes κ.λπ.). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί και bar-code reader. Απαραίτητο είναι να συμπληρωθούν σωστά η μονάδα μέτρησης (ή συσκευασία) και η ποσότητα. Στις περιπτώσεις εισαγωγής από την Ευρωπαϊκή Ενωση, απαιτείται και το βάρος. Αν ο προμηθευτής της παραγγελίας ανήκει στους δηλωμένους στο είδος προμηθευτές, τότε, προτείνεται η (τελευταία) τιμή αγοράς. Αν δεν έχει υπάρξει πάλι αγορά του είδους από τον συγκεκριμένο προμηθευτή, η προσωρινή αξία (προς τιμολόγηση) θα είναι μηδενική. Καλό είναι να δοθεί μια ενδεικτική (αναμενόμενη) αξία, διότι, αν δεν εισαχθεί τιμολόγιο μέχρι την επόμενη φορά που θα εκτελεστεί αποτίμηση αποθεμάτων, η αξία αυτή θα χρησιμοποιηθεί για διαμόρφωση του κόστους υπολοίπου και της τιμής κόστους (ακόμη κι αν προέρχεται μόνο από «προϋπολογιστικές εγγραφές», από μη Τιμολογημένα Ποσοτικά Δελτία δηλαδή).

Βάσει Παραγγελίας

Όταν η παραλαβή βασίζεται σε παραγγελία που έχει προηγηθεί, το παραστατικό μπορεί να εισαχθεί με αυτόματο τρόπο, μέσω μετάβασης της παραγγελίας.

Κατάλληλη μετάβαση: 101. ΠΠΡ=>ΑΔΠ (Παραλαβή παραγγελιών αγορών)

Όταν η παραγγελία στον προμηθευτή έχει γίνει εν ονόματι συγκεκριμένου πελάτη με τον τύπο παραστατικού ΠΠΔ, τότε:

Κατάλληλη μετάβαση: 478. ΠΠΔ=>ΑΔΠ (Άφιξη παραγγελίας αγορών για λ/σμό πελατών)

Kαι στις δύο περιπτώσεις, η παραγγελία τηρεί την πληροφορία της μετάβασης

και ενημερώνει κατάλληλα τα Διαθέσιμα της Αποθήκης.

Ετσι, σε οποιαδήποτε όψη είχαμε πληροφόρηση ανοικτών παραγγελιών αγορών, δηλαδή «Αναμενόμενα», θα έχουμε ΜΕΙΩΣΗ των αναμενόμενων και ΑΥΞΗΣΗ της ποσότητας ΑΓΟΡΩΝ (και του πραγματικού διαθέσιμου στοκ).

Λόγω αντικατάστασης

Όταν παραλάβουμε (με ‘ΑΔΠ’) είδος ελαττωματικό ή με κάποια έλλειψη ή διαφοροποίηση από το επιθυμητό και το επιστρέψουμε στον Προμηθευτή (με ‘ΔΕΑ’), τότε, αν δεν εκδοθεί εκ μέρους του Πιστωτικό Τιμολόγιο (αν δεν έχει τιμολογηθεί, Πιστωτικό προφανώς και δεν θα υπάρξει), πιθανώς θα μας το αντικαταστήσει. Σε αυτή την περίπτωση,

αφενός για να έχουμε σωστή ακύρωση των αναμενόμενων αξιών (εκκρεμών τιμολογήσεων) και να αγνοηθούν τα παραστατικά αυτά από την Αποτίμηση αποθεμάτων
αφετέρου για να «κλειδωθούν» τόσο το Δελτίο Αποστολής με το οποίο επιστρέψαμε το είδος (ώστε να μην μεταβεί κατά λάθος σε Πιστωτικό) όσο και το Δελτίο Παραλαβής για αντικατάσταση (ώστε να μην μεταβεί κατά λάθος σε Τιμολόγιο),

το σωστό είναι να χρησιμοποιηθεί η ειδική για το σκοπό αυτό μετάβαση:

Κατάλληλη μετάβαση: 124. ΔΕΑ=>ΑΔΠ (Δ. Παραλαβής από Δ. Επιστροφής σε Προμηθευτή)

Από επισκευή

Όταν στείλουμε κάποιο είδος για επισκευή στον προμηθευτή (με το ειδικό παραστατικό ‘ΔΧΑ’ το οποίο δεν δημιουργεί αναμενόμενη αξία τιμολόγησης/πιστωτικού), τότε, η παραλαβή του από τον προμηθευτή πρέπει αντιστοίχως να εισαχθεί με το ειδικό παραστατικό Παραλαβής που δεν δημιουργεί εκκρεμότητα αξίας (είτε με καταχώριση είτε με μετάβαση).

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΧΔ (Δελτίο Παραλαβής χωρίς χρέωση)

Κατάλληλη μετάβαση: 144. ΔΧΑ=>ΑΧΔ (Παραλαβή από Δ.Αποστολής (χωρίς αξία))

Στις περιπτώσεις επισκευών, ανάλογα με τον τρόπο παρακολούθησης της Αποθήκης, πιθανώς παρακολουθούνται Σειριακοί Αριθμοί. Για να έχουμε σωστή πληροφόρηση στην περίπτωση αυτή (για το πού βρίσκεται ο αριθμός σειράς), θα πρέπει να καθοριστεί τόσο στο Δ. Αποστολής όσο και στο Δ. Παραλαβής. Το προτεινόμενο από την έτοιμη παραμετροποίηση σχέδιο των γραμμών ειδών μάλιστα, περιλαμβάνει τον αριθμό σειράς.

$C:\Users\smp\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\5ERD3D13\MCj04421290000[1].png$ Πώς ελέγχουμε την ορθότητα των παραλαβών

Για να δούμε αν η πραγματική ποσότητα παραλαβής ταυτίζεται με τη «θεωρητική» που αναγράφει το συνοδευτικό δελτίο του προμηθευτή, θα μπορούσαμε να δώσουμε σε ένα παραστατικό προσωρινής χρήσης (ένα αντίγραφο της Προσφοράς για παράδειγμα) τις πραγματικές ποσότητες και να ζητήσουμε τη «Σύγκριση παραστατικών» (μενού «Εγγραφές»):

Στην περίπτωση που υπάρχουν διαφορές, θα πρέπει να εισαχθεί Δ. Επιστροφής σε περίπτωση ελλειμματικής παραλαβής είτε νέο Δ. Παραλαβής για τυχόν πλεονάζοντα είδη, σε συνεννόηση με τον Προμηθευτή.

Στην 1^η περίπτωση το Δ. Επιστροφής θα παραχθεί με τη μετάβαση 123. ΑΔΠ=>ΔΕΑ (Δελτίο Επιστροφής από Παραλαβή Αγορών) με επιλογή από «σετ γραμμών» όπου θα επιλεγούν μόνο τα είδη και οι ποσότητες που ΔΕΝ παρελήφθησαν.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης Δελτίων Παραλαβής

	Όψη	Περιεχόμενο
	Αγορές/Παραλαβές	Το σύνολο των παραστατικών Αγορών που αφορούν ποσότητες ή αξίες
	Μη τιμολογημένα Δελτία Αγορών	Δελτία Παραλαβής ή Δελτία Αποστολής σε προμηθευτές που δεν έχουν συνδεθεί με αντίστοιχα Τιμολόγια.
	Βιβλίο Αποθήκης	Η λογιστική καρτέλα είδους με όλες τις ποσοτικές και αξιακές εγγραφές. Ανάλογα με τη μορφή του, εμφανίζει τις παραλαβές στις στήλες Αγορών ή Εισαγωγών. Ίδια ενημέρωση (αλλά συγκεντρωτικά) γίνεται και στη Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης και στο Ισοζύγιο Λήξης Κοστολογικής Περιόδου.
	Ποσοτικός έλεγχος Αποθήκης	Κύβος κατά είδος, υποκ/μα και Α.Χ. με όλες τις ποσότητες και τα υπόλοιπα ειδών.
	Ημερολόγιο Ποσοτικών Διακινήσεων	Κατάσταση των εγγραφών Αποθήκης ΚΑΤΑ ημ/νία με διπλές στήλες ποσοτήτων για τη βασική και την εναλλακτική μονάδα μέτρησης
	Τρέχουσα Διαθεσιμότητα στοκ	Η τρέχουσα κατάσταση υπολοίπων στην Αποθήκη με πληροφορίες για τα αναμενόμενα, τις παραγγελίες προς παράδοση και το μελλοντικό υπόλοιπο. Οι ποσοτικές παραλαβές ενημερώνουν θετικά τη στήλη ‘υπόλοιπο’.

Τιμολόγιο Προμηθευτή

Έναντι Δ. Παραλαβής

Όταν το Τιμολόγιο που παραλαμβάνουμε αναφέρεται σε ένα ή περισσότερα Δελτία Παραλαβής Αγορών που έχουν προηγηθεί, το παραστατικό μπορεί να εισαχθεί με αυτόματο τρόπο, μέσω μετάβασης από τη λίστα των μη Τιμολογημένων Αγορών.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΤΠ (Τιμολόγιο Αγορών)

Κατάλληλη μετάβαση: 102. ΑΔΠ=>ΑΤΠ (Τιμολόγηση Δελτίων Παραλαβής Αγορών)

Η προτεινόμενη μορφή του Τιμολογίου Αγοράς είναι ως εξής:

Αφού το Τιμολόγιο παραχθεί από το σχετικό ή τα σχετικά Δ. Παραλαβής, θα πρέπει να ανοίξουμε την οθόνη του νέου παραστατικού και να ελέγξουμε μια σειρά από πεδία και αν χρειαστεί, να κάνουμε αλλαγές.

Ταυτότητα παραστατικού	Θα πρέπει να δοθεί ο αριθμός του πρωτογενούς στοιχείου στο πεδίο «Εναλλακτικό παραστατικό».
Τιμές και Αξίες	Η εφαρμογή έχει ήδη τοποθετήσει τιμές, εκπτώσεις και Φ.Π.Α. με βάση τα στοιχεία του Δ. Παραλαβής. Θα πρέπει όμως να ελεγχθεί η ΠΛΗΡΗΣ συμφωνία με τα αναγραφόμενα στο πρωτογενές παραστατικό του προμηθευτή, διότι με βάση αυτά θα ενημερωθούν οι υποχρεώσεις μας αλλά και οι Καταστάσεις Φ.Π.Α., καθώς και το Λογιστικό Κύκλωμα. Μπορεί κανείς κατ’ αρχήν να ελέγξει τον πίνακα ανάλυσης Φ.Π.Α. του πρωτότυπου, σε αντιπαραβολή με τον πίνακα «Ανάλυση κατά % ΦΠΑ» που καλείται από το αντίστοιχο εικονίδιο στη γραμμή των συνόλων είτε με Alt-F. Στο διάλογο που εμφανίζεται, φαίνονται τα σύνολα αξιών και ΦΠΑ ανά συντελεστή ΦΠΑ. Αν υπάρχει διαφωνία με το πρωτότυπο, θα πρέπει να ελεγχθούν οι γραμμές των ειδών (τιμές, εκπτώσεις). Η αξία Φ.Π.Α. είναι διαθέσιμη προς μεταβολή, για την περίπτωση που ο προμηθευτής έχει υπολογίσει διαφορετικά (ή και λάθος) το Φ.Π.Α. Θα πρέπει στο παραστατικό να εισαχθεί η αξία του πρωτογενούς στοιχείου, ακόμη κι αν είναι λανθασμένη. Προσβάσιμη είναι ΚΑΙ η καθαρή αξία. Αν μειώσουμε την ήδη υπολογισμένη, θα αυξηθεί η έκπτωση, ενώ αν την αυξήσουμε θα αυξηθεί η τιμή (εκτός κι αν υπάρχουν εκπτώσεις, οπότε θα μειωθούν αυτές κατά προτεραιότητα). Γενικά, μπορούν να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές, αρκεί να υπάρχει «οριζόντια συμφωνία» (ποσότητα * τιμή – εκπτώσεις = καθαρή αξία).
Ποσότητα	Παρά το ό,τι το παραστατικό αυτό είναι καθαρά αξιακό, θα πρέπει η ποσότητα κάθε γραμμής να είναι σωστά συμπληρωμένη και αντίστοιχη της τιμολογούμενης αξίας. Η ποσότητα αυτή είναι που θα διαμορφώσει την τιμή κόστους. Ποτέ δεν θα πρέπει να μηδενιστεί. Αν θέλουμε να εισάγουμε τιμολόγιο που ΔΕΝ αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη ποσότητα, αλλά π.χ. διορθωτικό αξίας, υπάρχουν ειδικά παραστατικά γι’ αυτό το σκοπό, που περιγράφονται στις επόμενες ενότητες. Το συγκεκριμένο παραστατικό θα πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για Τιμολόγια Αγορών ΕΝΑΝΤΙ Δελτίων Παραλαβής.
Πρόσθετες χρεώσεις	Θα πρέπει να ελεγχθούν τυχόν πρόσθετες χρεώσεις. Αν υπάρχουν (στο ίδιο Τιμολόγιο), μπορούν να εισαχθούν ως «Δαπάνες» στην αντίστοιχη υποσελίδα γραμμών: Στην περίπτωση που έχει παραμετροποιηθεί αυτόματος υπολογισμός μέσω ειδικών λογαριασμών (π.χ. μεταφορικά, κρατήσεις, έξοδα, πρόσθετοι φόροι που η αξία τους εξαρτάται από την αξία των γραμμών ή από το σύνολο), μπορούν να ελεγχθούν (ως προς τις αξίες και το Φ.Π.Α. τους) «ανοίγοντας» την περιοχή των ειδικών λογαριασμών στο κάτω μέρος της οθόνης: Στο σημείο αυτό, μπορεί επίσης κανείς να μεταβάλλει αξία και Φ.Π.Α. ή να εισάγει νέες γραμμές. Mια άλλη περίπτωση πρόσθετων δαπανών που αφορούν Αγορές είναι η χρέωση από άλλον συναλλασσόμενο με ξεχωριστό Τιμολόγιο. Σε αυτή την περίπτωση θα εισαχθεί κανονικά ως Τιμολόγιο Δαπάνης (ΤΕΔ) και αν είναι επιθυμητό να επιβαρύνει το κόστος των ειδών, θα πρέπει να ακολουθηθεί η διαδικασία Κοστολόγησης Αγορών μέσω Φακέλου.
Τρόπος πληρωμής	Προτείνεται ο τρόπος πληρωμής του προμηθευτή. Με το εικονίδιο αναπτύσσεται ο τρόπος πληρωμής σε «γραμμές διακανονισμού». Τα αποτελέσματα είναι ορατά στην υποσελίδα «Διακανονισμός πληρωμής»: Μπορεί κανείς να επέμβει και να προσδιορίσει τις ακριβείς ημ/νίες και ποσά για την εξόφληση αν συμφωνήθηκαν συγκεκριμένα. Αν δεν προσδιοριστεί τρόπος πληρωμής, κατά την αποθήκευση του παραστατικού και, με σκοπό να ενημερωθούν σωστά οι ανοικτές μας υποχρεώσεις, το σύστημα θα εισάγει αυτόματα μια γραμμή διακανονισμού (πρόβλεψης) που θα είναι ορατή στην υποσελίδα «επί πιστώσει» με το συνολικό πληρωτέο ποσό του τιμολογίου και ημ/νία λήξης (ωρίμανσης της υποχρέωσης δηλαδή) τόσες μέρες μετά την ημ/νία έκδοσης, όσες προσδιορίζει το πεδίο «Μέρες πίστωσης» στον προμηθευτή.

Αν για οποιοδήποτε λόγο το (αξιακό) Τιμολόγιο ΔΕΝ εισαχθεί μέσω μετάβασης, αλλά πληκτρολογηθεί πρωτογενώς, τότε, θα πρέπει ΠΡΙΝ εκτελεστεί διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων, να γίνει αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων για να συνδεθεί με το σχετικό/ά Δ. Παραλαβής και να μη μείνουν αξιακές εκκρεμότητες. Αυτές θα δημιουργούσαν λανθασμένες προϋπολογιστικές εγγραφές κόστους. Η διαδικασία περιγράφεται στο κεφάλαιο περί Τιμολογίων που παραλαμβάνονται πριν από τα εμπορεύματα, όπου είναι απαραίτητη.

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης Τιμολογίων Αγοράς

	Όψη	Περιεχόμενο
	Αγορές/Παραλαβές	Το σύνολο των παραστατικών Αγορών που αφορούν ποσότητες ή αξίες
	Ημερολόγιο Αγορών/Δαπανών κατά ΦΠΑ	Βοηθητικό Ημερολόγιο για τη Συμφωνία Φ.Π.Α. Εισροών όπου για κάθε συντελεστή Φ.Π.Α. είναι διαθέσιμες καθαρές αξίες και αξίες Φ.Π.Α. κατά Λογιστική Κατηγορία «Εισροών» π.χ. Εμπορεύματα, Δαπάνες, Προϊόντα, Πάγια κ.λπ.
	Βιβλίο Αποθήκης	Η «λογιστική» καρτέλα είδους με όλες τις ποσοτικές και αξιακές εγγραφές. Ανάλογα με τη μορφή του, εμφανίζει τις Αξίες των Τιμολογίων στις στήλες Αγορών ή γενικά, Εισαγωγών. Ίδια ενημέρωση (αλλά συγκεντρωτικά) γίνεται και στη Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης και στο Ισοζύγιο Λήξης Κοστολογικής Περιόδου.
	Καρτέλα Προμηθευτή	Η «λογιστική» καρτέλα προμηθευτή με τις αναλυτικές εγγραφές και το προοδευτικό υπόλοιπο. Ίδια ενημέρωση (αλλά συγκεντρωτικά) γίνεται και στο Ισοζύγιο Προμηθευτών.
	Ανεξόφλητες υποχρεώσεις	Τα ανεξόφλητα τιμολόγια (με βάση την αντιστοίχιση με πληρωμές) κατά μήνα λήξης
	Κύκλωμα Λογιστικής	Δημιουργείται λογιστική εγγραφή στους λογαριασμούς προμηθευτών, αγορών και ΦΠΑ η οποία ενημερώνει τα λογιστικά Ημερολόγια, τα Αναλυτικά Καθολικά, τα Ισοζύγια κ.λπ.

Τιμολόγιο – Δ. Παραλαβής

Όταν το Τιμολόγιο που παραλαμβάνουμε είναι ταυτόχρονα και συνοδευτικό μεταφοράς, χρησιμοποιείται αυτό το παραστατικό. Αν έχει προηγηθεί καταχώριση παραγγελίας, το παραστατικό μπορεί να εισαχθεί με αυτόματο τρόπο, μέσω μετάβασης από τη λίστα παραγγελιών.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΤΔ (Τιμολόγιο αγορών - Δελτίο Παραλαβής)

Η προτεινόμενη μορφή του Τιμολογίου Αγοράς είναι πανομοιότυπη με εκείνη του αξιακού τιμολογίου (ΑΤΠ).

Τύπος και Σειρά παραστατικού	Απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση του παραστατικού.. Συνήθως μετά την επιλογή εισαγωγής, προτείνεται αυτόματα, αναλόγως του χρήστη και της πρόσβασής του σε σειρές. Η σειρά προσδιορίζει και το υποκ/μα της εταιρείας, από όπου εισάγεται το Δελτίο Παραλαβής. Ο αριθμός του παραστατικού που προκύπτει από τα στοιχεία αυτά (π.χ. ΑΤΔ-Α-00143) είναι ο κωδικός ταυτοποίησης του παραστατικού στο σύστημα και πρέπει να έχει αυτόματη αρίθμηση. ΜΗΝ προσπαθήσετε να παράγετε (π.χ. με χρήση χειρόγραφης σειράς) τον αριθμό του πρωτογενούς παραστατικού. Υπάρχει ειδικό πεδίο για το σκοπό αυτό.
Ημ/νία	Στην ημ/νία προτείνεται αυτόματα η ημερομηνία εισόδου. Αυτή είναι και η ημ/νία εισαγωγής των ειδών στην Αποθήκη. Δεν είναι απαραίτητο να ταυτίζεται με την ημερομηνία έκδοσης του πρωτογενούς παραστατικού. Υπάρχει ειδικό πεδίο για το σκοπό αυτό.
Προσδιορισμός προμηθευτή	Εντοπίζεται ο προμηθευτής με έναν από τους διάφορους τρόπους αναζήτησης, ενώ αν πρόκειται για νέο προμηθευτή, μέσω του εικονιδίου εισαγωγής , δημιουργείται νέος με τα ελάχιστα πεδία που περιέχει ο διάλογος γρήγορης εισαγωγής. Πριν τον προσδιορισμό προμηθευτή, οι γραμμές των ειδών δεν είναι προσβάσιμες. Όταν προσδιοριστεί, προτείνεται η Εδρα του στο πεδίο «Υποκατάστημα συν/νου».
Εναλλακτικό παραστατικό	Σε αυτό το πεδίο γίνεται η πληκτρολόγηση του πρωτογενούς δικαιολογητικού. Αυτό τυπώνεται ως έχει στο Βιβλίο Αποθήκης, για διασταύρωση. Αν βρεθεί σε άλλο παραστατικό του ίδιου προμηθευτή, εμφανίζεται προειδοποίηση, για αποφυγή διπλοκαταχώρισης.
Ημ/νία εναλ. παραστατικού	Σε αυτό το πεδίο γίνεται η πληκτρολόγηση της ημ/νίας του πρωτότυπου στοιχείου. Είναι καθαρά πληροφοριακό, αφού το σύστημα ενημερώνεται από την «ημ/νία έκδοσης» πάντα.
Στοιχεία διακίνησης	Στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία» μπορούν να προσδιοριστούν στοιχεία που αφορούν τη παράδοση των ειδών (σε ποια Αποθήκη, από ποια Δ/νση του προμηθευτή, με τι τρόπο αποστολής).
Σύμβαση	Αν συμπληρωθεί Σύμβαση, τότε, ΟΛΑ τα στοιχεία της εμφανίζονται ως νέες προτεινόμενες τιμές π.χ. Τιμοκατάλογος, Έκπτωση, Διαστάσεις, Τρόπος πληρωμής κ.λπ.
Είδη τιμολογίου	Στο τμήμα των ειδών, συμπληρώνονται τα είδη με τις ποσότητες που παραλαμβάνονται. Ο εντοπισμός των ειδών γίνεται με έναν από τους γνωστούς τρόπους αναζήτησης, στις στήλες που είναι διαθέσιμες (πέραν του κωδικού και της περιγραφής μπορεί να είναι ο κωδικός προμηθευτή ή ο εναλλακτικός ή ο φορολογικός ή ο «πολλαπλός» κωδικός που περιλαμβάνει και όλα τα bar-codes κ.λπ.). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί bar-code reader. Αν πρόκειται για νέα είδη που δεν έχουν ανοιχτεί, θυμίζουμε πως από το «εσωτερικό μενού» που εμφανίζεται με δεξί κλικ, μπορεί να εισαχθεί νέο είδος. Απαραίτητο είναι να συμπληρωθούν σωστά η μονάδα μέτρησης (ή συσκευασία) και η ποσότητα. Στις περιπτώσεις εισαγωγής από την Ευρωπαϊκή Ενωση, απαιτείται και το βάρος. Αν ο προμηθευτής της παραγγελίας ανήκει στους δηλωμένους στο είδος προμηθευτές, τότε, προτείνεται η (τελευταία) τιμή αγοράς.
Τιμές και Αξίες	Προτείνεται η έκπτωση που ορίστηκε στον προμηθευτή κι αν χρησιμοποιείται τιμοκατάλογος αγορών, εφαρμόζονται τα προβλεπόμενα σε αυτόν, για τιμές και εκπτώσεις. Θα πρέπει να ελεγχθεί κατά πόσο ταυτίζονται με τα αξιακά στοιχεία του πρωτότυπου. Το ίδιο ισχύει και με την αξία Φ.Π.Α. Θα πρέπει να υπάρχει ΠΛΗΡΗΣ συμφωνία με τα αναγραφόμενα στο πρωτογενές παραστατικό του προμηθευτή, διότι με βάση αυτά θα ενημερωθούν οι υποχρεώσεις μας αλλά και οι Καταστάσεις Φ.Π.Α., καθώς και το Λογιστικό Κύκλωμα. Μπορεί κανείς κατ’ αρχήν να ελέγξει τον πίνακα ανάλυσης Φ.Π.Α. του πρωτότυπου, σε αντιπαραβολή με τον πίνακα «Ανάλυση κατά % ΦΠΑ» που καλείται από το αντίστοιχο εικονίδιο στη γραμμή των συνόλων είτε με Alt-F. Στο διάλογο που εμφανίζεται, φαίνονται τα σύνολα αξιών και ΦΠΑ ανά συντελεστή ΦΠΑ. Αν υπάρχει διαφωνία με το πρωτότυπο, θα πρέπει να ελεγχθούν οι γραμμές των ειδών (τιμές, εκπτώσεις). Η αξία Φ.Π.Α. είναι διαθέσιμη προς μεταβολή, για την περίπτωση που ο προμηθευτής έχει υπολογίσει διαφορετικά (ή και λάθος) το Φ.Π.Α. Θα πρέπει στο παραστατικό να εισαχθεί η αξία του πρωτογενούς στοιχείου, ακόμη κι αν είναι λανθασμένη. Προσβάσιμη είναι ΚΑΙ η καθαρή αξία. Αν μειώσουμε την ήδη υπολογισμένη, θα αυξηθεί η έκπτωση, ενώ αν την αυξήσουμε θα αυξηθεί η τιμή (εκτός κι αν υπάρχουν εκπτώσεις, οπότε θα μειωθούν αυτές κατά προτεραιότητα). Γενικά, μπορούν να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές, αρκεί να υπάρχει «οριζόντια συμφωνία» (ποσότητα * τιμή – εκπτώσεις = καθαρή αξία).
Πρόσθετες χρεώσεις	Θα πρέπει να ελεγχθούν τυχόν πρόσθετες χρεώσεις. Αν υπάρχουν (στο ίδιο Τιμολόγιο), μπορούν να εισαχθούν ως «Δαπάνες» στην αντίστοιχη υποσελίδα γραμμών: Στην περίπτωση που έχει παραμετροποιηθεί αυτόματος υπολογισμός μέσω ειδικών λ/σμών (π.χ. μεταφορικά, κρατήσεις, έξοδα, πρόσθετοι φόροι που η αξία τους εξαρτάται από την αξία των γραμμών ή από το σύνολο), μπορούν να ελεγχθούν (ως προς τις αξίες και το Φ.Π.Α. τους) από την υποσελίδα των ειδικών λογαριασμών: Στο σημείο αυτό, μπορεί επίσης κανείς να μεταβάλλει αξία και Φ.Π.Α. ή να εισάγει νέες γραμμές. Mια άλλη περίπτωση πρόσθετων δαπανών που αφορούν Αγορές, είναι η χρέωση από άλλον συναλλασσόμενο με ξεχωριστό Τιμολόγιο. Σε αυτή την περίπτωση θα εισαχθεί κανονικά ως Τιμολόγιο Δαπάνης (ΤΕΔ) και, αν είναι επιθυμητό να επιβαρύνει το κόστος των ειδών, θα πρέπει να ακολουθηθεί η διαδικασία Κοστολόγησης Αγορών μέσω Φακέλου.
Τρόπος πληρωμής	Προτείνεται ο τρόπος πληρωμής του προμηθευτή. Με το εικονίδιο αναπτύσσεται ο τρόπος πληρωμής σε «γραμμές διακανονισμού». Τα αποτελέσματα είναι ορατά στην υποσελίδα «Διακανονισμός πληρωμής»: Μπορεί κανείς να επέμβει και να προσδιορίσει τις ακριβείς ημ/νίες και ποσά για την εξόφληση αν συμφωνήθηκαν συγκεκριμένα. Αν δεν προσδιοριστεί τρόπος πληρωμής, κατά την αποθήκευση του παραστατικού και, με σκοπό να ενημερωθούν σωστά οι ανοικτές μας υποχρεώσεις, το σύστημα θα εισάγει αυτόματα μια γραμμή διακανονισμού (πρόβλεψης) που θα είναι ορατή στην υποσελίδα «επί πιστώσει» με το συνολικό πληρωτέο ποσό του τιμολογίου και ημ/νία λήξης (ωρίμανσης της υποχρέωσης δηλαδή) τόσες μέρες μετά την ημ/νία έκδοσης, όσες προσδιορίζει το πεδίο «Μέρες πίστωσης» στον προμηθευτή.

Πληροφόρηση κατά την Τιμολόγηση

Έχοντας προσδιορίσει το είδος σε κάποια γραμμή, με την εντολή «Προηγούμενες κινήσεις» από την κάθετη μπάρα εργαλείων ή Ctrl-F11 βλέπει άμεσα κανείς όλες τις συναλλαγές με το συγκεκριμένο προμηθευτή για το συγκεκριμένο είδος με την ποσότητα, την τιμή και τις εκπτώσεις, που τότε μας έδωσε.

Μια πλήρη εποπτική εικόνα για το είδος σε σχέση με τον προμηθευτή παίρνει επίσης κανείς με χρήση της εντολής «Εικόνα είδους» από την κάθετη μπάρα εργαλείων που εμφανίζει πληροφορίες:

Για το είδος (διαθεσιμότητα, στο σύνολο και στο συγκεκριμένο ΑΧ, μέση τιμή κόστους, τιμή τελ. αγοράς, τιμές πώλησης)
Για το συνδυασμό είδους-προμηθευτή (ποσότητα, τζίρο & μέση τιμή αγοράς πέρσι και φέτος, στοιχεία τελευταίας παραγγελίας και τελευταίου τιμολογίου).

Οσον αφορά το πού είναι ορατά τα αποτελέσματα της καταχώρισης ενός Τιμολογίου-Δ.Παραλαβής Αγορών, δείτε στα προηγούμενα πώς επιδρούν στο σύστημα τα 2 παραστατικά των οποίων συνένωση αποτελεί το παρόν (Τιμολόγιο και Δελτίο Παραλαβής).

Το Ισοζύγιο και το Βιβλίο Αποθήκης ενημερώνονται ΚΑΙ ποσοτικά ΚΑΙ αξιακά:

Πληροφορίες παραμετροποίησης Τιμολογίου Αγοράς

Στον τύπο παραστατικού, στην υποσελίδα «Γραμμές» μπορεί να ενεργοποιηθεί η ρύθμιση «Υπολογισμός Φ.Π.Α. στα σύνολα».

Αν και ο υπολογισμός Φ.Π.Α. ανά γραμμή είναι απόλυτα σύννομος, είναι πιθανό να θεωρείται από το λογιστή καταλληλότερος ο υπολογισμός του Φ.Π.Α. επί του συνόλου ανά συντελεστή Φ.Π.Α., αλλά και τα μηχανογραφικά συστήματα των προμηθευτών να λειτουργούν με αυτή τη λογική. Για να έχουμε λοιπόν μικρότερη ανάγκη για επεμβάσεις στις αξίες, μπορούμε να ενεργοποιήσουμε αυτή την επιλογή. Για να γίνει κατανοητή η διαφορά μεταξύ των 2 τρόπων υπολογισμού, δείτε παράδειγμα:

Υπολογισμός Φ.Π.Α. ανά γραμμή

Εστω πως όλα τα είδη έχουν Φ.Π.Α. 19%. Παρατηρούμε πως στα τελικά σύνολα η αξία Φ.Π.Α. δεν είναι ΑΚΡΙΒΩΣ το 19% της συνολικής καθαρής αξίας (118,50*0,19=22.52), ενώ αντίθετα ο Φ.Π.Α. κάθε γραμμής είναι ΑΚΡΙΒΩΣ υπολογισμένος με βάση το ποσοστό.

Υπολογισμός Φ.Π.Α. επί του συνόλου

Στο ίδιο παράδειγμα, παρατηρούμε πως στα τελικά σύνολα, η αξία Φ.Π.Α. είναι ΑΚΡΙΒΩΣ το 19% της συνολικής καθαρής αξίας, ενώ στην 3^η γραμμή ειδών, η αξία Φ.Π.Α. είναι κατά 0.01 αυξημένη σε σχέση με το ΑΚΡΙΒΕΣ αποτέλεσμα που θα έδινε το γινόμενο με το 19%. Αυτό θα παρατηρηθεί στα σύνολα ανά Φ.Π.Α., ανάλογα με το πόσους συντελεστές έχουμε στο ίδιο παραστατικό. Αν προκύπτει διαφορά (συνήθως 1 λεπτό του €), αυτό ανατίθεται στη γραμμή με τη μεγαλύτερη αξία.

Ο υπολογισμός αυτός λειτουργεί μόνο σε ΝΕΑ καταχώριση και απενεργοποιείται αν ο χρήστης πληκτρολογήσει την αξία Φ.Π.Α. σε κάποια γραμμή.

Τιμολόγιο - Δ. Παραλαβής βάσει Παραγγελίας

Αν η παραλαβή βασίζεται σε παραγγελία που έχει προηγηθεί, το παραστατικό μπορεί να εισαχθεί με αυτόματο τρόπο, μέσω μετάβασης της παραγγελίας.

Κατάλληλη μετάβαση: 128. ΠΠΡ=>ΑΤΔ (Τιμολόγιο από παραγγελίες αγορών)

Αν η παραγγελία στον προμηθευτή έγινε εν ονόματι συγκεκριμένου πελάτη με το παραστατικό ΠΠΔ, τότε:

Κατάλληλη μετάβαση: 479. ΠΠΔ=>ΑΤΔ (Aφιξη τιμολογίου αγοράς από παραγγελία για λ/σμό πελατών)

Kαι στις δύο περιπτώσεις, η παραγγελία τηρεί την πληροφορία της μετάβασης και ενημερώνει κατάλληλα τα Διαθέσιμα της Αποθήκης.

Ετσι, σε οποιαδήποτε όψη είχαμε πληροφόρηση ανοικτών παραγγελιών αγορών, δηλαδή «Αναμενόμενα», θα έχουμε ΜΕΙΩΣΗ των αναμενόμενων και ΑΥΞΗΣΗ της ποσότητας ΑΓΟΡΩΝ (και του πραγματικού διαθέσιμου στοκ).

Τιμολόγιο Πρόσθετης Χρέωσης

Αν εκδοθεί τιμολόγιο συμπληρωματικής αξίας από λάθος, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το συγκεκριμένο παραστατικό και ΟΧΙ το αξιακό Τιμολόγιο Αγορών (έναντι Δ.Παραλαβής) διότι, τότε, θα προκληθεί λανθασμένη αποτίμηση Αποθεμάτων.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΧΣ (Χρεωστικό Σημείωμα Αγορών)

Θα ενημερωθεί το Βιβλίο Αποθήκης μόνο κατά τη στήλη Αξίας Αγορών και θα επηρεαστεί το συνολικό κόστος (αύξηση της μέσης τιμής κόστους). Στη Λογιστική θα χρεωθεί ο λογαριασμός Αποθεμάτων.

Αν το λάθος που έγινε στο αρχικό Τιμολόγιο απαιτεί μειωτικό της αξίας, τότε θα εκδοθεί Πιστωτικό Τιμολόγιο από τον Προμηθευτή, που θα πρέπει να εισαχθεί στο σύστημα ως Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης.

Τιμολόγιο πρωθύστερο της Παραλαβής

Όταν έχουμε Τιμολόγιο Αγοράς, ενώ η παραλαβή δεν έχει γίνει π.χ. διότι το τιμολόγιο ήρθε ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά, ενώ το φορτίο είναι καθ’ οδόν, θα πρέπει:

Να εισαχθεί το Τιμολόγιο (ΑΤΠ)
Στη συνέχεια, όταν έρθουν τα εμπορεύματα, να εισάγουμε το Δελτίο Παραλαβής ΑΔΠ (με «αντιγραφή» για παράδειγμα από το Τιμολόγιο ή με πρωτογενή πληκτρολόγηση) και
Τέλος, από τη λίστα των παραστατικών Αγορών, έχοντας «μαρκάρει» το Τιμολόγιο (ΑΤΠ) να ζητήσουμε από το μενού Ενέργειες το «Αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων» (την απλή επιλογή ή «Βάσει κριτηρίων»), ώστε να «δεθούν» μεταξύ τους και να έχουμε και τη σωστή Ιστορικότητα και τη σωστή ενημέρωση εκκρεμοτήτων, ώστε η επόμενη διαδικασία Αποτίμησης να μην παράξει κατά λάθος προϋπολογιστικές εγγραφές.

Για να λειτουργήσει το Αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων, θα πρέπει στον τύπο παραστατικού ΑΤΠ (Τιμολόγιο Αγορών) να έχει συμπληρωθεί η μετάβαση 102. ΑΔΠ=>ΑΤΠ στο πεδίο κανόνες μετάβασης προελεύσεων, στην υποσελίδα Συμπεριφορά. Το πεδίο αυτό καθορίζει μέσω ποιων μεταβάσεων παράγεται το παρόν παραστατικό (λίστα διαχωρισμένη με κόμματα), ώστε αν ζητηθεί «αυτόματο κλείσιμο» να γίνει αναζήτηση στις σωστές γραμμές των σωστών παραστατικών και να συνδεθούν, ΑΚΡΙΒΩΣ σαν να είχε γίνει μετάβαση.

Αν όταν εκτελεστεί η διαδικασία Αποτίμησης ΔΕΝ έχει ακόμη έρθει Δελτίο Παραλαβής, θα δημιουργηθεί κοστολογική εγγραφή ακύρωσης της αξίας του Τιμολογίου, αφού αυτή ΔΕΝ αντιστοιχεί σε υπαρκτό απόθεμα. Σε επόμενη περίοδο, η διαφορά αυτή θα εξαλειφθεί, λόγω της παρουσίας του Δελτίου Παραλαβής και της, εκ των υστέρων, σύνδεσής του με το Τιμολόγιο.

Αν αυτό συμβεί στο Τέλος Χρήσης ή Κοστολογικής Περιόδου (δηλαδή ακόμη δεν υπάρχει Παραλαβή):

Κατά το κλείσιμο της Χρήσης θα πρέπει να γίνει λογιστική τακτοποίηση της Διαφοράς που θα έχει εξάγει η Αποτίμηση (χειρισμός των Αγορών υπό παραλαβή). Είναι η αξία αγορών σε εκκρεμότητα.
Στην απογραφή της νέας Χρήσης, αυτή η αξία ΔΕΝ θα περιληφθεί.
Στη Νέα Χρήση,

Αν μεν έχουμε αγορά εσωτερικού, όταν παραλάβουμε τα εμπορεύματα, το Δελτίο Παραλαβής θα πρέπει να εισαχθεί ως Τιμολόγιο – Δ. Παραλαβής με μηδενική αξία. Αυτό γίνεται μέσω μιας νέας σειράς του ΑΤΔ με κατάλληλο τίτλο (π.χ. Δελτίο Παραλαβής έναντι πρωθύστερου Τιμολογίου), όπου η αξία των γραμμών θα φροντίσουμε να είναι μηδενική και στην επικεφαλίδα, απενεργοποιούμε το πεδίο «Ενημέρωση ΚΕΠΥΟ» (στην υποσελίδα Λοιπά Στοιχεία). Με αυτή την ενέργεια θα μηδενιστεί (προσωρινά) η τελευταία τιμή αγοράς του είδους από τον προμηθευτή μας.

Στο υποσύστημα της Αποθήκης η αντίστοιχη αξία πρέπει να εισαχθεί μέσω του παραστατικού ΔΑΓ (Διορθωτική Αγορών αποθεμάτων). Μπορεί να παραχθεί και με μετάβαση (ή αντιγραφή γραμμών) από το ATΠ. Στην επικεφαλίδα θα πρέπει να δώσετε το λ/σμό Αγορών υπό παραλαβή. Ετσι, η αξία θα μεταφερθεί στο Λογαριασμό Αγορών. Ταυτόχρονα, η επίδραση της αξίας θα περιοριστεί στην Αποθήκη, αφού ο Προμηθευτής (η καρτέλα του) και οι υποχρεώσεις μας (ανεξόφλητα) έχουν ήδη ενημερωθεί από το Τιμολόγιο της προηγούμενης Χρήσης.

Αν έχουμε εισαγωγή από το εξωτερικό, τότε:

Εισάγουμε το Δελτίο με τη μετάβαση 110. ΑΤΞ=>ΑΔΠ (και όχι αντιστρόφως), έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ότι για την τιμολογημένη ποσότητα δεν υπάρχει εκκρεμότητα αξίας και λόγος δημιουργίας προϋπολογιστικής εγγραφής από την επόμενη Αποτίμηση (της 1^ης περιόδου της νέας Χρήσης).
Εκτελούμε Κοστολόγηση Φακέλου (με οριστικό ή προσωρινό κλείσιμο) με ημερομηνία μέσα στην περίοδο που έγινε η Παραλαβή. Με αυτό τον τρόπο, θα έχουμε στην ίδια περίοδο και το κόστος κτήσης (με την κοστολογική εγγραφή του κλεισίματος Φακέλου).

Μεταβολές στις Τιμές Αγοράς

Η παρακολούθηση των τιμών αγοράς/κόστους μιας εταιρείας είναι μια πολύ κρίσιμη διαδικασία που πρέπει να εκτελείται σε τακτά διαστήματα με δομημένο τρόπο και να ακολουθείται, όποτε χρειάζεται, από τις ανάλογες κατά περίπτωση ενέργειες αλλαγών των τιμών διάθεσης.

Πώς παρακολουθώ τις μεταβολές των τιμών

Το σύστημα παρέχει εργαλεία για έλεγχο των μεταβολών των τιμών και ανάλογα με τον τρόπο σχεδιασμού της τιμολογιακής πολιτικής που έχει εφαρμοστεί στην κάθε εγκατάσταση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν.

Μέσα στην οθόνη διαχείρισης του είδους δηλώνονται οι εναλλακτικοί προμηθευτές του είδους και στο σημείο αυτό παρακολουθείται η τιμή και η ημερομηνία τελευταίας αγοράς. Για να γίνεται η ενημέρωση αυτόματα, πρέπει να δηλωθεί στο Σχέδιο Ελέγχου Διακινήσεων των Ειδών.

Αν παρ’ όλα αυτά, οι τιμές σε αυτό το σημείο χρησιμοποιούνται ΑΝΤΙ για τιμοκατάλογο, για να καταγράφονται δηλαδή οι συμφωνημένες τιμές προμηθευτών (με πληκτρολόγηση ή άλλο τρόπο) ΔΕΝ θα πρέπει να δηλωθεί στο Σχέδιο Ελέγχου Διακινήσεων η αυτόματη ενημέρωσή τους από τις Αγορές.

Αν είναι επιθυμητό να υπάρχει ιστορικό αλλαγών αυτών των πεδίων (είτε μεταβληθούν αυτόματα από τα Τιμολόγια Αγορών είτε μεταβληθούν με πληκτρολόγηση), πρέπει να ενεργοποιηθεί η τήρηση ιστορικότητας σ’ αυτά, από τη Ρύθμιση Συμπεριφοράς Πεδίων (Εργαλεία & Ρυθμίσεις-Διαχείριση συστήματος-Β.Δ.).

Τα αποτελέσματα των διαδοχικών αλλαγών εμφανίζονται στη λίστα Ιστορικό τιμών αγοράς όπου μπορεί να καθοριστεί και το πλήθος των τελευταίων μεταβολών που θέλουμε να εμφανιστεί:

Ένας επίσης χρήσιμος έλεγχος των μεταβολών τιμών αγοράς είναι βάσει καταχωρημένων παραστατικών και τις αλλαγές των τιμών με την πάροδο του χρόνου. Η λίστα Έλεγχος τιμών αγοράς βάσει τιμολογίων αγοράς εμφανίζει την τελευταία και την αμέσως προηγούμενη καθαρή τιμή αγοράς (αφαιρουμένων δηλαδή των πιθανών εκπτώσεων επί γραμμής), με κριτήριο την ποσοστιαία διαφοροποίηση (δηλαδή σύγκριση των διαδοχικών αλλαγών που ξεπερνούν ένα δοσμένο % διαφοράς).

Πέρα όμως από τις τιμές αγοράς και ανάλογα με την μέθοδο αποτίμησης που εφαρμόζεται, είναι χρήσιμο να ελέγχονται οι τιμές κόστους και ο τρόπος διαμόρφωσής τους. Αυτό προϋποθέτει την τακτική και ορθή εκτέλεση της διαδικασίας Αποτίμησης. Τα αποτελέσματα ελέγχονται από το μενού Αποθήκες & Αποθέματα/Αποτίμηση. Συγκεκριμένα, συνιστάται η χρήση των εξής καταστάσεων:

Τιμές αποτίμησης ανά περίοδο. Για κάθε είδος εμφανίζει κατά μήνα τις υπολογισμένες τιμές κόστους. Ενδείκνυται για έλεγχο της εξέλιξης της τιμής κόστους.
Σύγκριση τιμών αποτίμησης. Εμφανίζει τα είδη κατά προμηθευτή με τις τιμές αποτίμησης που υπολογίστηκαν για επιλεγμένο μήνα και τον προηγούμενό του με την ποσοστιαία μεταβολή τους. Ενδείκνυται για έλεγχο σημαντικών μεταβολών της τιμής κόστους.

Πώς ελέγχω την τήρηση των συμφωνημένων τιμών

Ένα πρώτο επίπεδο ελέγχου μπορεί να γίνει από το χρήστη όταν η τιμή αγοράς που προτείνεται από την εφαρμογή (η οποία βασίζεται στις συμφωνημένες τιμές) ΔΕΝ είναι ίδια με εκείνη των πρωτότυπων παραστατικών (τιμή τιμολογίων αγοράς). Όμως, επιθυμητό είναι να έχουμε έναν ανεξάρτητο μηχανισμό ελέγχου που να θέτει στη διάθεσή μας την πληροφόρηση οποιαδήποτε στιγμή και από τα κατάλληλα στελέχη που θα ελέγξουν τη διαφορά των κατάλληλων από τις πραγματικές τιμές. Ο μηχανισμός αυτός στηρίζεται στα «Πρότυπα Ιστορικού Τιμών».

Τα «πρότυπα» τροφοδοτούν μια διαδικασία υπολογισμού των συμφωνημένων τιμών αγοράς καθημερινώς ή σε άλλη περιοδική βάση, διαδικασία η οποία, με οποιονδήποτε τρόπο κι αν δηλώθηκαν στο σύστημα οι τιμές αγοράς π.χ. στη λίστα προμηθευτών ειδών, σε τιμοκαταλόγους αγορών, σε συμβάσεις κ.λπ., εντοπίζει και αποθηκεύει τις τιμές αγοράς που έχουν συμφωνηθεί, ώστε να είναι διαθέσιμες για έλεγχο. Αυτό γίνεται με προσομοίωση της διαδικασίας Τιμολόγησης.

Από τα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Εμπορική πολιτική, μπορεί κανείς να ορίσει «Πρότυπα Ιστορικού Τιμών». Σε αυτά ορίζει κανείς τις παραμέτρους που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη στον υπολογισμό π.χ. συγκεκριμένο τιμοκατάλογο ή είδη ή υποκ/τα ή χρώματα/μεγέθη, για τα οποία θα υπολογιστεί και θα τηρείται το αρχείο τιμών. Θα πρέπει να συμπληρωθεί ένας αντιπροσωπευτικός συναλλασσόμενος για τον οποίο θα γίνει ο υπολογισμός (σαν να τον «τιμολογούσαμε»). Αν συμπληρωθεί το υποκατάστημα, τότε αυτό θα αποτυπωθεί ως διάσταση στο ιστορικό τιμών, αν συμπληρωθεί «σειρά» τότε μπορεί να παρακολουθήσει κανείς τιμές συνολικά για την εταιρεία, χωρίς τη διάσταση του υποκαταστήματος, απλά ο υπολογισμός θα γίνει μέσω μιας σειράς για το «ενδεικτικό υποκ/μα». Πάντως, θα πρέπει να δηλωθεί είτε υποκ/μα είτε σειρά.

Από το μενού «Ενέργειες» της λίστας προτύπων είναι διαθέσιμες οι λειτουργίες υπολογισμού και διαγραφής του ιστορικού τιμών. Η διαγραφή χρειάζεται για μείωση του μεγέθους του Ιστορικού, όταν αυτό δεν είναι πλέον χρήσιμο (δηλώνουμε ημ/νιακό διάστημα και διαγράφονται όσες τιμές υπολογίστηκαν γι’ αυτό).

Οσον αφορά τον υπολογισμό των τιμών, ανοίγει διάλογος για τη δήλωση του ή των προτύπων βάσει των οποίων θα γίνει ο υπολογισμός, καθώς και την ημ/νία αναφοράς. Η διαδικασία μπορεί να χρονοπρογραμματιστεί και να εκτελείται καθημερινά.

Από τη στιγμή που έχει εκτελεστεί υπολογισμός τιμών, από το μενού Αποθήκες & Αποθέματα/Πληροφορίες είναι διαθέσιμη η όψη Ιστορικό τιμών ειδών που εμφανίζει τις ισχύουσες τιμές των ειδών στην επιλεγμένη στα κριτήρια ημ/νία. Στις «Ενέργειες» της γραμμής εργαλείων είναι διαθέσιμα και πάλι ο υπολογισμός και η διαγραφή του αρχείου τιμών.

Στο ίδιο σημείο, είναι διαθέσιμη η όψη Σύγκριση τιμών αγοράς με τιμές τιμοκαταλόγου που εμφανίζει όσες αγορές βρέθηκαν με διαφορετικές από τις ισχύουσες τιμές, σε επιλεγμένο ημ/νιακό διάστημα.

Περιλαμβάνει επίσης ως κριτήρια τα είδη, τους προμηθευτές και το % απόκλισης από τις τιμές τιμοκαταλόγου.

Πώς κάνω αναπροσαρμογή τιμών πώλησης όταν αλλάζουν οι τιμές αγοράς

Ανάλογα με τη φύση της εταιρείας και την τιμολογιακή πολιτική, μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά περίπτωση διάφοροι τρόποι αναπροσαρμογής των τιμών πώλησης βάσει αλλαγών σε τιμές αγοράς.

Μέσα από τα παραστατικά Αγορών

Στα παραστατικά Αγορών είναι διαθέσιμος ο αυτοματισμός «Αναπροσαρμογή τιμών πώλησης» από την οριζόντια γραμμή εργαλείων και λειτουργεί για τις επιλεγμένες γραμμές ειδών.
Καλώντας την επιλογή, εμφανίζεται οθόνη κριτηρίων όπου πρέπει να επιλεγούν:

Οι τιμές του αρχείου των ειδών (χονδρικής, λιανικής κ.λπ.) προς μεταβολή
Η μέθοδος με την οποία θα γίνει η αναπροσαρμογή. Η τελική τιμή μπορεί να προσαυξηθεί βάσει:

Του % markup της αντίστοιχης τιμής που θα ενημερωθεί (στοιχείο του είδους, διαθέσιμο για την τιμή χονδρικής και την τιμή λιανικής)
Του ποσοστού που θα δοθεί από το χρήστη στο αριθμητικό πεδίο του διαλόγου.
Τέλος, μπορεί απευθείας να δοθεί η επιθυμητή τιμή. Σε αυτή την περίπτωση δεν λαμβάνεται καθόλου υπόψη η τιμή μονάδος του παραστατικού αγοράς.

Μέσα από το Φάκελο Εισαγωγών

Στο φάκελο εισαγωγής, στη σελίδα «Κοστολόγιο», είναι διαθέσιμος ο αυτοματισμός «Ενημέρωση τιμών πώλησης» ο οποίος προσαρμόζει τις τιμές πώλησης (χονδρικής και λιανικής) στο είδος, έτσι όπως αυτές υπολογίζονται από την όψη αυτή.

Από τη διαδικασία μαζικής Αναπροσαρμογής τιμών πώλησης

Η διαδικασία αυτή (Πωλήσεις / Είδη & Τιμές / Αναπροσαρμογή τιμών) επιτρέπει να μεταβληθούν μαζικά οι τιμές πώλησης τόσο στα είδη (τρέχουσες βασικές τιμές πώλησης) όσο και στους τιμοκαταλόγους πωλήσεων, ακόμη και σε επίπεδο διαστάσεων (τιμές ανά χρώμα-μέγεθος), με βάση τις τιμές αγοράς ή άλλες επιλογές, με χρήση του markup ή άλλου δοσμένου %, με επιλογές τρόπου στρογγύλευσης κ.λπ.
Είναι η πιο πλήρης και ενδεδειγμένη διαδικασία μεταβολής τιμών.

Αγορές Ειδικών Κατηγοριών Ειδών

Με Χρώμα-Μέγεθος

Οι παραγγελίες αγορών συχνά πραγματοποιούνται με τη διαδικασία του δειγματισμού, όπου καταγράφονται ποσότητες ανά συνδυασμό διαστάσεων και στη συνέχεια καταχωρείται η παραγγελία. Υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης μίας γραμμής ανά είδος με ταυτόχρονο ορισμό των ποσοτήτων ανά συνδυασμό διαστάσεων σε πίνακα, με το πλήκτρο F12 στη γραμμή του είδους:
Σε άλλες περιπτώσεις π.χ. επιστροφής, ο τρόπος καταχώρισης δεν είναι μαζικός, αλλά πιο εύκολα γίνεται με προσδιορισμό χρώματος-μεγέθους ανά γραμμή με εμφάνιση πρόσθετων στηλών στο πλέγμα των γραμμών.

Μια λειτουργικότητα που συνδυάζει την ευκολία διαχείρισης σε πίνακα και την πληρότητα της πληροφορίας που προσφέρει η ανάπτυξη χρωμάτων-μεγεθών ανά γραμμή, είναι η χρήση της εντολής Alt-F12 (διαχείριση διαστάσεων σε πίνακα με τήρηση διακριτών γραμμών):

Δίνοντας στοιχεία σε αυτό το διάλογο, οι πληροφορίες ανάλυσης σε χρώματα-μεγέθη αναπτύσσονται σε διαφορετικές γραμμές ειδών (ισάριθμες με τα μη μηδενικά «κελιά» του πίνακα):

Aκόμη κι αν γραμμές του ίδιου είδους πληκτρολογηθούν από το χρήστη, με την εντολή αυτή, αναγνωρίζονται (μετά από ομαδοποίηση των βασικών τους χαρακτηριστικών) και εμφανίζονται προς διαχείριση ΟΛΕΣ μαζί στον ίδιο διάλογο.
Επειδή ο λόγος ανάπτυξης διακριτών γραμμών είναι συνήθως η διαφορετική ΤΙΜΗ, ο διάλογος εμφανίζεται με ΔΙΠΛΕΣ ΣΤΗΛΕΣ για κάθε συνδυασμό χρώματος-μεγέθους (ποσότητα και τιμή) και στο κάτω μέρος υπάρχει ρύθμιση που απενεργοποιεί τις στήλες τιμών, ώστε να χωρέσουν περισσότερες στήλες μεγεθών (που συνήθως είναι ο οριζόντιος άξονας).
Τέλος, με Shift-F12 σε μια γραμμή είδους που παρακολουθεί χρώματα-μεγέθη, αντιγράφονται οι τιμές χρωμάτων-μεγεθών από την προηγούμενη ακριβώς γραμμή (είτε αυτή έχει μία είτε περισσότερες γραμμές διαστάσεων συνδεδεμένες).
Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο σωστό ορισμό του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων των ειδών που παρακολουθούν διαστάσεις, όπου θα οριστεί η υποχρεωτική συμπλήρωση των πεδίων αυτών, προκειμένου να διασφαλιστεί η σωστή ενημέρωση των υπολοίπων τους.
Σε περίπτωση που κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων υπάρχουν τροποποιήσεις σε επίπεδο χρωμάτων-μεγεθών από τα αρχικά (που είχαμε παραγγείλει) υπάρχουν δύο περιπτώσεις:

Aν το παραστατικό παραλαβής προήλθε από μετάβαση, αρκεί να διορθώσουμε τα χρώματα και μεγέθη στις γραμμές παραλαβής και θα ενημερωθούν σωστά οι εκκρεμότητες που δημιούργησε η παραγγελία.
Αν το παραστατικό παραλαβής πληκτρολογήθηκε πρωτογενώς και θέλουμε να το συνδέσουμε εκ των υστέρων με τη διαδικασία αυτόματης ποσοτικής αντιστοίχισης μέσω σχετικού παραστατικού ή μαζικά, θα πρέπει να ελεγχθεί ότι η παράμετρος «Αυτόματη αντιστοίχιση ποσοτήτων με αυστηρό έλεγχο διαστάσεων» έχει τιμή ΟΧΙ. Εάν η παράμετρος έχει τιμή ΝΑΙ τότε, η αντιστοίχιση παραγγελίας και παραλαβής θα γίνει αποκλειστικά όταν οι τιμές χρωμάτων-μεγεθών είναι ΙΔΙΕΣ.

Με Παρτίδες

Oι παρτίδες δημιουργούνται από τη λίστα Παρτίδων (Αποθήκες και Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Παρτίδες) είτε μέσα από την οθόνη διαχείρισης του είδους που αφορούν (Περιεχόμενα/Διαστάσεις/Παρτίδες) είτε και, αυτόματα, κατά την παραλαβή τους, όπως θα δούμε.

Βασικά πεδία της Παρτίδας είναι η Ημ/νία παραγωγής και η Ημ/νία λήξης.

Τα πεδία αυτά χρησιμεύουν και για την αυτόματη επιλογή παρτίδας κατά την πώληση ή εξαγωγή γενικά.

Κατά την καταχώριση παραστατικού αγοράς ενός είδους που παρακολουθείται σε Παρτίδες, ένας τρόπος για επιλογή της επιθυμητής παρτίδας είναι πατώντας F12 στη γραμμή του είδους:

Εισαγωγή νέας γραμμής για επιλογή από λίστα (drop down list).

Επιλογή από όψη αναζήτησης

Εισαγωγή νέων παρτίδων από διάλογο, όπου συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία.

Δημιουργία & Εισαγωγή νέων παρτίδων (F11) :

Εφόσον υπάρχει μορφή κωδικού για την παρτίδα (μετρητής), αυτόματα δημιουργείται νέα/ες παρτίδα/ες, με Μονάδα μέτρησης την Βασική του είδους και Ημ/νία Παραγωγής την ημ/νία του παραστατικού Αγοράς.

Mε χρήση της παραπάνω λειτουργίας, μπορεί κανείς σε ΜΙΑ γραμμή είδους να καθορίσει πάνω από μία παρτίδες, οι ποσότητες των οποίων αποτελούν την ποσότητα της γραμμής είδους. Εναλλακτικά, μπορεί η παρτίδα να καθορίζεται ΑΝΑ ΓΡΑΜΜΗ, αν έχουμε μεταφέρει στις ορατές στήλες του πλέγματος των γραμμών τη στήλη παρτίδα (μέσω της οποίας γίνεται επιλογή από υπάρχουσες παρτίδες) ή/και τη στήλη κωδικός παρτίδας (μέσω της οποίας γίνεται αυτόματη δημιουργία παρτίδας, πληκτρολογώντας έναν μη υπαρκτό κωδικό παρτίδας).

Τέλος, υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης της αυτόματης δημιουργίας παρτίδων, έτσι ώστε να παίρνουν τις επιθυμητές τιμές διάφορα πεδία της με βάση τα στοιχεία του παραστατικού, μέσα από το οποίο δημιουργούνται (μέσω κατάλληλων εκφράσεων στο σχέδιο ιδιοτήτων του παραστατικού).

Με Σειριακούς Αριθμούς

Oι αριθμοί σειράς δημιουργούνται από τη λίστα Αριθμών σειράς (Αποθήκες και Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Αριθμοί σειράς) είτε από την οθόνη διαχείρισης του είδους που αφορούν (Περιεχόμενα/Διαστάσεις) είτε και, αυτόματα, κατά την εισαγωγή τους, όπως θα δούμε.

Βασικά πεδία του Αριθμού Σειράς είναι η Θέση, η Κατάσταση, η Έναρξη και η Λήξη Εγγύησης.

Κατά την καταχώριση παραστατικού αγοράς ενός είδους που έχει Αριθμούς Σειράς, ένας τρόπος για επιλογή του επιθυμητού Αριθμού Σειράς είναι με F12 στη γραμμή του είδους:

Εισαγωγή νέας γραμμής για επιλογή από λίστα (drop down list).

Εισαγωγή νέων αριθμών σειράς από διάλογο, όπου συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία.

Δημιουργία & Εισαγωγή νέων Σειριακών (F11) : Εφόσον υπάρχει μορφή κωδικού για τον Αριθμό Σειράς (μετρητής), αυτόματα δημιουργείται νέος/οι (αναλόγως της ποσότητας) αριθμοί σειράς, με «Μονάδα μέτρησης» την Βασική του είδους και «Θέση» το Υποκατάστημα της εταιρείας μας.

Η «κατάσταση» προσδιορίζεται από σχέδιο ιδιοτήτων σε όλα τα παραστατικά όπου μπορούν να διακινηθούν S/Ns.

Mε χρήση της παραπάνω λειτουργίας, μπορεί κανείς σε ΜΙΑ γραμμή είδους να καθορίσει πάνω από έναν σειριακό αριθμό, ανάλογα με την ποσότητα της γραμμής είδους.

Εναλλακτικά, μπορεί ο Αριθμός Σειράς να καθορίζεται ΑΝΑ ΓΡΑΜΜΗ, αν έχουμε μεταφέρει στις ορατές στήλες του πλέγματος των γραμμών τη στήλη S/N (μέσω της οποίας γίνεται επιλογή από υπάρχοντες αριθμούς σειράς) ή/και τη στήλη κωδικός S/N (μέσω της οποίας γίνεται αυτόματη δημιουργία αριθμού σειράς, πληκτρολογώντας έναν μη υπαρκτό κωδικό αριθμού σειράς).

Τέλος, υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης της αυτόματης δημιουργίας αριθμών σειράς, έτσι ώστε να παίρνουν τις επιθυμητές τιμές διάφορα πεδία της με βάση τα στοιχεία του παραστατικού, μέσα από το οποίο δημιουργούνται (μέσω κατάλληλων εκφράσεων στο σχέδιο ιδιοτήτων του παραστατικού).

Επιστροφές & Πιστωτικά

Αποστολή σε προμηθευτή

Με αναμονή Πιστωτικού

Πρόκειται για τα Δελτία Αποστολής που εκδίδουμε για συνοδευτικά εμπορευμάτων που επιστρέφουμε σε Προμηθευτές.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΕΑ (Δελτίο Επιστροφής Αγορών)

Αυτό το παραστατικό χρησιμοποιείται ακόμη κι όταν δεν γνωρίζουμε αν ο Προμηθευτής θα στείλει Πιστωτικό Τιμολόγιο ή νέα είδη στη θέση των επιστρεφόμενων. Ήδη έχει περιγραφεί η περίπτωση Παραλαβής εμπορευμάτων λόγω αντικατάστασης από τον Προμηθευτή.

Στο πεδίο Εναλλακτικό παραστατικό (που στα παραστατικά Αγορών που εκδίδονται από τον προμηθευτή συμπληρώνεται ο αριθμός του πρωτότυπου παραστατικού), μπορεί να εισαχθεί το αρχικό Ποσοτικό Δελτίο ή Τιμολόγιο έναντι του οποίου γίνεται η επιστροφή. Υπάρχει δυνατότητα αναζήτησης με F3 στο πεδίο αυτό (τόσο της επικεφαλίδας όσο και των γραμμών).

Η λειτουργία της αναζήτησης στηρίζεται στις τιμές 2 παραμέτρων εταιρείας, όπου δηλώνονται (μεταξύ ‘κομμάτων’) χαρακτηρισμοί των παραστατικών που θα συμμετέχουν στην αναζήτηση, καθώς και οι χαρακτηρισμοί των παραστατικών στα οποία θα ισχύει αυτή η αναζήτηση:

Χωρίς αναμονή Πιστωτικού

Χρησιμοποιείται για Αποστολές σε προμηθευτές για έλεγχο και επισκευή ή αποστολή από Χώρο Τρίτων (π.χ. service), όπου αξία δεν εξάγεται (αφού δεν μας «ανήκει» το εμπόρευμα). Χρησιμοποιείται επίσης για Επιστροφές εμπορευμάτων που αποκτήθηκαν για δοκιμή, επίδειξη, έλεγχο κλπ. εκ μέρους μας (με παραστατικό ‘ΑΧΔ’), για τις οποίες ΔΕΝ θα κοπεί Πιστωτικό. Στην περίπτωση αυτή μπορεί να παραχθεί και με μετάβαση από το Δ. Παραλαβής.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΧΑ (Δελτίο Επιστροφής (χωρίς εκκρεμότητα Πιστωτικού))

Κατάλληλη μετάβαση: 125. ΑΧΔ=>ΔΧΑ (Επιστροφή από Δελτίο Παραλαβής (χωρίς αξία))

Στις περιπτώσεις επισκευών, ανάλογα με τον τρόπο παρακολούθησης της Αποθήκης, πιθανώς παρακολουθούνται Σειριακοί Αριθμοί. Για να έχουμε σωστή πληροφόρηση στην περίπτωση αυτή (για το πού βρίσκεται ο αριθμός σειράς), θα πρέπει να καθοριστεί τόσο στο Δ.Αποστολής όσο και στο Δ. Παραλαβής. Το προτεινόμενο από την έτοιμη παραμετροποίηση σχέδιο των γραμμών ειδών μάλιστα, περιλαμβάνει τον αριθμό σειράς.

Πιστωτικό Τιμολόγιο

Εκδίδεται από τους Προμηθευτές έναντι Δελτίου Αποστολής εκ μέρους μας (Δελτίου Επιστροφής Αγορών) για να ακυρώσει την αξία που χρεώθηκε με προηγούμενο Τιμολόγιο (αν είχε φυσικά εκδοθεί σχετικό τιμολόγιο).

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΑΓ (Πιστωτικό Τιμολόγιο Αγορών)

Κατάλληλη μετάβαση: 106. ΔΕΑ=>ΠΑΓ (Πιστωτικό για Δ. Επιστροφής Αγορών)

Το συγκεκριμένο παραστατικό αφορά πάντα συγκεκριμένη ποσότητα των ειδών και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διόρθωση αξίας μόνο. Ποτέ δεν μηδενίζουμε την ποσότητα σε αυτό.

Όπως και στην περίπτωση των Τιμολογίων Αγοράς, θα πρέπει οι αξίες (καθαρή, ΦΠΑ, συνολική) να συμφωνούν με εκείνες του πρωτότυπου παραστατικού.

Για τον αριθμό του πρωτότυπου, χρησιμοποιούμε το πεδίο «εναλλακτικό παραστατικό».

Αν το πιστωτικό αναφέρεται σε συγκεκριμένο/α τιμολόγια αγορών με τα οποία πρέπει να αντιστοιχιστεί ώστε να έχουμε σωστή ενηλικίωση υπολοίπων, μπορούμε να τα δηλώσουμε στο πεδίο «σχετικά παραστατικά».

Επιλέγοντας το εικονίδιο, στο διάλογο που εμφανίζεται, μπορεί να γίνει αναζήτηση στα τιμολόγια. Όσα επιλεγούν, θα ληφθούν υπόψη στην αντιστοίχιση που θα εκτελεστεί κατά την αποθήκευση του παραστατικού.

Για να μη μείνουν «εκκρεμότητες ποσότητας» και επηρεάσουν απρόβλεπτα τη διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων, το Πιστωτικό Τιμολόγιο θα πρέπει είτε να παραχθεί με μετάβαση είτε να εισαχθεί με πληκτρολόγηση και να ζητηθεί η μεταγενέστερη σύνδεσή του με το Δελτίο Επιστροφής. Αυτό γίνεται με την ενέργεια «αυτόματο κλείσιμο ποσοτήτων» από τη λίστα παραστατικών αγορών και προϋποθέτει να έχει δηλωθεί στον τύπο παραστατικού ΠΤΙ η μετάβαση «106. ΔΕΑ=>ΠΑΓ» στο πεδίο «κανόνες μετάβασης προελεύσεων».

Πώς βλέπουμε τα αποτελέσματα της καταχώρισης Πιστωτικών Τιμολογίων Αγοράς

	Όψη	Περιεχόμενο
	Αγορές/Παραλαβές	Στη λίστα των παραστατικών Αγορών τα πιστωτικά ενημερώνουν αρνητικά τις στήλες «Μικτός τζίρος» και «Καθαρός τζίρος».
	Ημερολόγιο Αγορών/Δαπανών κατά ΦΠΑ	Βοηθητικό Ημερολόγιο για τη Συμφωνία Φ.Π.Α. Εισροών όπου για κάθε συντελεστή Φ.Π.Α. είναι διαθέσιμες καθαρές αξίες και αξίες Φ.Π.Α. κατά Λογιστική Κατηγορία. Τα Πιστωτικά εμφανίζονται αρνητικά.
	Βιβλίο Αποθήκης	Η «λογιστική» καρτέλα είδους με όλες τις ποσοτικές και αξιακές εγγραφές. Ανάλογα με τη μορφή του, εμφανίζει τις Αξίες των Πιστωτικών αρνητικά στις στήλες Αγορών ή γενικά, Εισαγωγών. Ιδια ενημέρωση (αλλά συγκεντρωτικά) γίνεται και στη Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης και στο Ισοζύγιο Λήξης Κοστολογικής Περιόδου.
	Επιστροφές είδους	Μέσα από την οθόνη διαχείρισης κάθε είδους είναι διαθέσιμη η λίστα των επιστροφών
	Καρτέλα Προμηθευτή	Στη «λογιστική» καρτέλα προμηθευτή με τις αναλυτικές εγγραφές και το προοδευτικό υπόλοιπο, τα πιστωτικά εμφανίζονται στη Χρέωση, εκτός κι αν έχει ενεργοποιηθεί η παράμετρος εταιρείας «Ενημέρωση Συναλλασσομένων από "αντίθετες" συναλλαγές με ΑΡΝΗΤΙΚΗ εγγραφή ίδιας φοράς (Χ/Π)», οπότε θα εμφανίζονται ως αρνητική Πίστωση. Ιδια ενημέρωση (αλλά συγκεντρωτικά) γίνεται και στο Ισοζύγιο Προμηθευτών. Οι Καρτέλες και Ισοζύγια Προμηθευτών «με διαχωρισμό τζίρου» δίνουν ταυτόχρονα την πληροφορία του καθαρού και μικτού τζίρου όπου τα πιστωτικά δρουν αρνητικά:
	Κύκλωμα Λογιστικής	Δημιουργείται λογιστική εγγραφή στους λογαριασμούς προμηθευτών, αγορών και ΦΠΑ η οποία ενημερώνει τα λογιστικά Ημερολόγια, τα Αναλυτικά Καθολικά, τα Ισοζύγια κ.λπ. Ο λογαριασμός επιστροφών αγορών μπορεί να διαφέρει από εκείνον των Αγορών, με βάση το λογιστικό σχέδιο.

Πιστωτικό Έκπτωσης Αγορών

Εκδίδεται από τους Προμηθευτές είτε για να διορθώσει λανθασμένη χρέωση είτε (κυρίως) λόγω Συμφωνίας παροχής έκπτωσης, έναντι κάποιου στόχου. Μπορεί να εκδοθεί για συγκεκριμένο Τιμολόγιο Αγοράς αν εξοφλήθηκε σύμφωνα με το διακανονισμό για παράδειγμα, είτε στο τέλος μήνα, 3μήνου, έτους κ.ο.κ. αν οι αγορές μας έφτασαν σε κάποιο συμφωνημένο στόχο.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΕΚ (Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης Αγορών)

Η χρήση των πιστωτικών έκπτωσης μπορεί να ελεγχθεί από την κατάσταση Αιτιολόγηση εκπτώσεων (από το μενού Αγορές & Προμήθειες/Ελεγχος στοιχείων) που αναλύει τις εκπτώσεις αγορών και αναφέρονται σε ειδικό σετ στηλών «αναδρομικών εκπτώσεων»:

Καταχώριση πρωτογενούς παραστατικού προμηθευτή

Στο παραστατικό αυτό, οι ποσότητες των γραμμών δεν εμφανίζονται, διότι δεν επιδρούν πουθενά στο σύστημα.

Αν δεν γνωρίζουμε τα είδη στα οποία αναφέρεται η έκπτωση και εισάγουμε το Πιστωτικό με χρήση κάποιου γενικού είδους ή ως Πιστωτικό Δαπάνης, τότε, δεν θα επηρεαστεί ο Τζίρος Αγορών του συγκεκριμένου είδους στον Προμηθευτή ούτε η Κοστολόγηση του αποθέματος, η μέση τιμή κόστους κ.λπ.

Συνιστάται η ανάλυση σε είδη για την αγορά των οποίων παίρνουμε την έκπτωση, ακόμη κι όταν δεν αναγράφονται αναλυτικά στο πρωτότυπο, ώστε να έχουμε σωστό ΚΟΣΤΟΣ στην ΑΠΟΘΗΚΗ. Αν μάλιστα η έκπτωση δίνεται για συγκεκριμένη αγορά, υπάρχει η δυνατότητα αναζήτησης και επιλογής συγκεκριμένων τιμολογίων με F3 στη στήλη Αρχικό παραστατικό.

Η επίδραση των πιστωτικών έκπτωσης στο σύστημα είναι αντίστοιχη με εκείνη των πιστωτικών επιστροφής. Στη Λογιστική μπορεί να ενημερώνουν διαφορετικό λογαριασμό εκπτώσεων αγορών, ανάλογα με το λογιστικό σχέδιο.

Πιστωτικό για Συγκεκριμένο Τιμολόγιο Αγοράς

Αν το Πιστωτικό αναφέρεται σε συγκεκριμένο Τιμολόγιο, για να μην πληκτρολογηθούν πάλι τα είδη, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις σχετικές μεταβάσεις:

Κατάλληλες μεταβάσεις: 109. ΑΤΔ=>ΠΕΚ (Πιστωτικό έκπτωσης για Τιμολόγιο Αγορών-ΔΠ (με 0 αξία))

103. ΑΤΠ=>ΠΕΚ (Πιστωτικό έκπτωσης για Τιμολόγιο Αγορών (με 0 αξία))

Αφού δημιουργηθεί το παραστατικό, πρέπει να το ανοίξουμε και να συμπληρώσουμε τις αξίες από το πρωτογενές παραστατικό του προμηθευτή.

Προβλέψεις Πιστωτικών εκπτώσεων Αγορών

Όταν οι αναμενόμενες από τον Προμηθευτή εκπτώσεις αφορούν συμφωνία οικονομικού στόχου, το σύστημα παρέχει σχετική διαδικασία υπολογισμού τους και παραγωγής των λεγόμενων claims, δηλαδή απαιτήσεων λήψης εκπτώσεων. Η καταχώρισή τους στο σύστημα έχει τα εξής πλεονεκτήματα:

Εξομάλυνση των μεταβολών κόστους αποθήκης και έγκαιρη πληροφόρηση, σε σχέση με τη διαδικασία ενημέρωσης μόνο μια φορά το χρόνο, όπως συνήθως γίνεται.
Παρακολούθηση πιθανών διαφορών των εκπτώσεων που τελικά λαμβάνουμε, σε σχέση με τα συμφωνημένα.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΡΚ (Πρόβλεψη Πιστωτικού Έκπτωσης Αγορών)

Οι προβλέψεις μπορούν να παρακολουθούνται σε ειδικούς λογαριασμούς στο Λογιστικό σχέδιο, ώστε ανά πάσα στιγμή να έχουμε συμφωνία κόστους αποθήκης. Παράδειγμα λογιστικής εγγραφής:

Όταν παραληφθούν τα Πιστωτικά Τιμολόγια από τους Προμηθευτές, πρέπει ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΣ ΟΛΕΣ οι προγενέστερες καταχωρίσεις προβλέψεων (ΠΡΚ) να αντιλογιστούν:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΠΡΣ (Αντιλογισμός πρόβλεψης Πιστωτικού έκπτωσης Αγορών)

Κατάλληλη μετάβαση: 136. ΠΡΚ=>ΠΡΣ (Αντιλογισμός πρόβλεψης πιστωτικού έκπτωσης Αγορών)

Στο μήνα που θα παραληφθεί το Πιστωτικό Τιμολόγιο θα υπάρξει μεταβολή κόστους στην Αποθήκη ΜΟΝΟ κατά τη ΔΙΑΦΟΡΑ από το ποσό πρόβλεψης και όχι κατά το ποσό του Πιστωτικού (ολόκληρο).

Για τη σχετική πληροφόρηση (συσχέτιση προβλέψεων με πραγματικές αποδόσεις εκπτώσεων) δείτε την εκτύπωση Σύγκριση προβλέψεων με εκδοθέντα πιστωτικά έκπτωσης (Λογιστήριο/Πληρωτέοι λογαριασμοί/Πληροφορίες):

Η κατάσταση εμφανίζει το Τζίρο Αγορών (πριν τις μειώσεις των Πιστωτικών έκπτωσης ΠΕΚ), τις απαιτήσεις Πιστωτικών (από τα μη αντιλογισμένα προϋπολογιστικά εκπτώσεων ΠΡΚ), τα εκδοθέντα πιστωτικά έκπτωσης, το ποσό απαίτησης στο οποίο αντιστοιχούν (δηλαδή αυτό που αντιλογίστηκε με ΠΡΣ), την πιθανή διαφορά και το ποσό που παραμένει σε πρόβλεψη.

Πιστωτικό έκπτωσης Αγορών Χρήσης που αναμένεται στην επόμενη Χρήση

Αν η εταιρεία δικαιούται έκπτωση αγορών που δεν έχει αναγγελθεί από τον προμηθευτή και δεν μπορεί να εισαχθεί ως πιστωτικό τιμολόγιο, ενώ η Οικονομική Χρήση κλείνει, τότε, μπορεί να καταχωρηθεί εγγραφή ενημέρωσης (μείωσης) του κόστους αποθήκης (και αντίστροφη εγγραφή στη νέα Χρήση όταν εκδοθεί και αποσταλεί τιμολόγιο (ΠΕΚ) από τον/τους προμηθευτές).

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΑΓ (Διόρθωση κόστους Αγορών)
Οι εγγραφές αυτές παρακολουθούνται στη Λογιστική μέσω λογαριασμών Εκπτώσεις Αγορών Χρήσης υπό διακανονισμό, ο οποίος συμπληρώνεται στην επικεφαλίδα. Στις γραμμές, δίνουμε τα ποσά έκπτωσης και τους λ/σμούς που θα πιστωθούν. Στη νέα χρήση θα γίνει συμμετρική καταχώριση με αρνητικά ποσά.

Κοστολόγηση εισαγωγών

Πρόκειται για ένα κύκλωμα που παρακολουθεί διαδικασίες εισαγωγής ειδών στην Αποθήκη, που αποτελούνται από ΣΤΑΔΙΑ στα οποία διαδοχικά ενημερώνεται και ολοκληρώνεται το κόστος εισαγωγής. Αν δηλαδή η εισαγωγή δεν εξαντλείται σε μια Παραλαβή και μια Τιμολόγηση, αλλά παρεμβάλλονται ενδιάμεσοι που χρεώνουν πρόσθετα κόστη ή διαδικασία εκτελωνισμού κ.λπ., τότε είναι απαραίτητη διαδικασία «κοστολόγησης», που θα επιμερίσει σωστά στα εισαγόμενα είδη οποιαδήποτε πρόσθετα κόστη.

Για κάθε Εισαγωγή ανοίγεται ένας Φάκελος κοστολόγησης. Οι δύο κεντρικές έννοιες ενός φακέλου Κοστολόγησης είναι:

Οι κοστολογούμενες μονάδες είναι τα εισαγόμενα είδη των τιμολογίων (ΑΔΞ ή ΑΤΞ) με το αρχικό κόστος του προμηθευτή (τιμολογημένο ποσό).
Τα στοιχεία κόστους είναι τα πρόσθετα έξοδα (ναύλος, ασφάλιστρα, εκτελωνιστικά, δασμοί) που θα επιβαρύνουν τις «κοστολογούμενες μονάδες».

Ειδικά όσον αφορά τις Εισαγωγές από το Εξωτερικό, στα παραστατικά χρησιμοποιούνται δύο ισοτιμίες :

Ισοτιμία. Eίναι η ισοτιμία της τράπεζας την ημέρα παραλαβής των ειδών βάσει της οποίας γίνεται η μετατροπή των αξιών (για την ενημέρωση των βιβλίων)
Ισοτιμία ΦΠΑ. H ισοτιμία ΦΠΑ στις ενδοκοινοτικές συναλλαγές χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των αξιών που ενημερώνουν την Intrastat. Στις εισαγωγές από Τρίτες Χώρες, ταυτίζεται με την Τραπεζική Ισοτιμία.

Ση συνέχεια, θα χρησιμοποιηθούν δύο ακόμη έννοιες που εφαρμόζονται στις Εισαγωγές:

Πλασματική αξία που είναι η αξία του τιμολογίου του προμηθευτή στο ξένο νόμισμα ΕΠΙ την Ισοτιμία ΦΠΑ και
Στατιστική αξία που είναι η πλασματική αξία ΣΥΝ το πρόσθετο κόστος μέχρι τα σύνορα της χώρας

Παραγγελία από το εξωτερικό & Φάκελος εισαγωγής

Για κάθε εισαγωγή καταχωρούμε νέο Φάκελο (Αγορές & Προμήθειες/Παραλαβές & Τιμολόγια προμηθευτών/ Φάκελοι Εισαγωγών).

Τύπος φακέλου

Επιλέγουμε τον κατάλληλο από την προτεινόμενη λίστα. Ο τύπος προσδιορίζει μια σειρά σημαντικών πληροφοριών για την κοστολόγηση και τον τρόπο λογιστικής απεικόνισης των αποτελεσμάτων της. Ετσι, αναλόγως αν η εισαγωγή γίνεται με διαδικασία ξεχωριστού τιμολογίου (ΑΤΞ) και δελτίου παραλαβής ή με ενοποιημένο στοιχείο (ΑΔΞ), καθώς και αναλόγως αν αφορά ενδοκοινοτική εισαγωγή ή εισαγωγή από τρίτες χώρες, επιλέγουμε τον αντίστοιχο τύπο.

Υποκατάστημα-Α.Χ.

Πληροφοριακά επιλέγουμε το Υποκατάστημα ή Α.Χ. όπου θα γίνει η Εισαγωγή.

Λοιπά στοιχεία

Στην υποσελίδα αυτή συμπληρώνονται οι λ/σμοί Λογιστικής για τη δημιουργία των λογιστικών εγγραφών του Φακέλου. Ο μεταβατικός λ/σμός Λογιστικής Παραγγελίες από το εξωτερικό ΔΕΝ είναι απαραίτητο να είναι ξεχωριστός για κάθε εισαγωγή, αφού υπάρχει το παρόν υποσύστημα που παρακολουθεί την ανάλυση. Μπορεί να είναι ΕΝΑΣ συγκεντρωτικός ενιαίος λογαριασμός.

Αν στον τύπο φακέλου έχει συμπληρωθεί Λ/σμός Κλεισίματος, αυτός προτείνεται και στα 3 αυτά πεδία.

Πληροφοριακά στοιχεία

Μπορεί κανείς από τις αντίστοιχες υποσελίδες να προσθέσει στο φάκελο σχόλια, σχετικά έγγραφα κ.λπ.

Εισάγοντας την παραγγελία στον προμηθευτή, μπορούμε να συμπληρώσουμε το φάκελο εισαγωγής στον οποίο ανήκει, στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία» του παραστατικού Παραγγελίας.

Αποτέλεσμα θα είναι τόσο η Παραγγελία όσο και άλλα παραστατικά που θα ακολουθήσουν π.χ. Δελτίο Παραλαβής, Εμβάσματα στον Προμηθευτή κ.λπ. να εμφανίζονται στην υποσελίδα «Παραστατικά» του φακέλου:

Τιμολόγιο Αγοράς Οίκου εξωτερικού

Στα παραστατικά που περιέχουν τις κοστολογούμενες μονάδες (τιμολόγια ΑΤΞ ή ΑΔΞ), αφενός θα πρέπει να οριστεί ο Φάκελος στο ομώνυμο πεδίο της επικεφαλίδας, αφετέρου όλες οι πληροφορίες για τον υπολογισμό των αξιών (Νόμισμα, Ισοτιμία, Ισοτιμία ΦΠΑ). Τα είδη εμφανίζονται στη σελίδα «Κοστολογούμενες μονάδες» του φακέλου.

Στην οθόνη του Τιμολογίου Εξωτερικού οι «υποσελίδες» των στοιχείων των συνηθισμένων παραστατικών Αγορών έχουν σχεδιαστεί διαφορετικά, ώστε στην 1^η υποσελίδα να εμφανίζονται τα στοιχεία που παίζουν ρόλο στις σχετικές καταστάσεις και υπολογισμούς π.χ. Ισοτιμίες, Φάκελος, Οροι παράδοσης, Φύση συναλλαγής.

Το λογιστικό αποτέλεσμα της καταχώρισης του Τιμολογίου είναι:

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό	Χρέωση	Πίστωση
Γενικής λογιστικής	Προμηθευτής	ES.1.TA.0001	Συνολική αξία
	Παραγγελίες κυκλοφορούντων στοιχείων	ES.1.CF.0002	Συνολική αξία

Στην περίπτωση που ο προμηθευτής εξωτερικού έχει χρεώσει στο ίδιο τιμολόγιο πρόσθετα έξοδα (που επιμερίζονται κοστολογικά στα είδη), τότε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μία από τις 2 μεθόδους δήλωσής τους:

Είτε με ειδικό λογαριασμό επιβάρυνσης π.χ. «ΦΚ-ΜΤΦ»
Είτε με γενικό είδος «δαπάνη» (στην αντίστοιχη υποσελίδα γραμμών) που όμως, για να επιμεριστούν στα είδη και να επηρεάσουν το πραγματικό τους κόστος, θα πρέπει να ανήκουν σε σχετικό τύπο στοιχείων κόστους, όπως εξηγείται στο τέλος της ενότητας, περί παραμετροποίησης της Κοστολόγησης.

Η Ισοτιμία Φ.Π.Α. (που διαφοροποιείται από την ημερήσια Τραπεζική Ισοτιμία μόνο σε Εισαγωγές από την Ε.Ε.) προτείνεται με βάση τον Πίνακα Ισοτιμιών Φ.Π.Α. που έχει δηλωθεί στον Πίνακα Τραπεζικών Ισοτιμιών, ο οποίος δηλώνεται σε όλους τους τύπους παραστατικών και, βάσει του οποίου, προτείνεται η Ισοτιμία σε όλες τις συναλλαγές σε ξένο νόμισμα. Οι πίνακες ορίζονται στην Παραμετροποίηση και οι Ημερήσιες Ισοτιμίες εισάγονται μέσω Internet από ειδική χρονοπρογραμματιζόμενη εργασία.

Πέραν της λογιστικής ενημέρωσης, το αποτέλεσμα της καταχώρισης του Τιμολογίου είναι η ενημέρωση της καρτέλας του προμηθευτή και των υποχρεώσεών μας προς αυτόν.

Η Αποθήκη δεν ενημερώνεται (αξιακά). Αυτό θα συμβεί κατά την (προσωρινή ή οριστική) ολοκλήρωση της Κοστολόγησης που θα εξεταστεί στα επόμενα.

Παραλαβή από τον Οίκο

Η παραλαβή των εισαγόμενων ειδών γίνεται όταν πλέον έχουν ολοκληρωθεί οι διαδικασίες Εισαγωγής και έχει ΗΔΗ παραληφθεί και εισαχθεί στο σύστημα το Τιμολόγιο, γι’ αυτό θα πρέπει να εισαχθεί με μετάβαση:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΑΔΠ (Δελτίο Παραλαβής Αγορών)

Κατάλληλη μετάβαση: 110. ΑΤΞ=>ΑΔΠ (Δελτίο Παραλαβής από Τιμολόγιο Οίκου Εξωτερικού)

Το Δελτίο Παραλαβής εμφανίζεται στην υποσελίδα «παραστατικά» του φακέλου Εισαγωγής.

ΜΗΝ «αντιστρέψετε» τη σειρά των καταχωρίσεων για να «ταιριάζει» με τη συνήθη διαδικασία Παραλαβή-Τιμολόγηση, διότι σε κάποιες περιπτώσεις (π.χ. Εισαγωγή παγίων από το εξωτερικό) μπορεί να προκαλέσει προβλήματα ή ανάγκη πρόσθετης (πέραν της έτοιμης, προτεινόμενης) παραμετροποίησης παραστατικών.

Επί πλέον, αν η Παραλαβή γίνει σε επόμενη κοστολογική περίοδο από εκείνη του Τιμολογίου, θα δημιουργηθούν λανθασμένες προϋπολογιστικές εγγραφές από τη διαδικασία της Αποτίμησης Αποθεμάτων. Μέσω της μετάβασης, εξασφαλίζεται ότι (αν πρέπει να δημιουργηθούν), θα δημιουργηθούν σωστά.

Καταχώριση δαπανών εισαγωγής

Στα παραστατικά δαπανών (ΤΕΔ) που επιβαρύνουν την Εισαγωγή, η καταχώριση γίνεται όπως και για τις υπόλοιπες περιπτώσεις δαπανών με τη διαφορά ότι, πέραν του ελέγχου του Νομίσματος και της Ισοτιμίας, στην επικεφαλίδα του παραστατικού, πρέπει να συμπληρώνεται ο Φάκελος Εισαγωγής στην επικεφαλίδα (στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία»), πληροφορία που θα χρησιμοποιηθεί τόσο για τη λογιστικοποίηση όσο και για την Κοστολόγηση.

Ο Φάκελος μεταφέρεται στις γραμμές των δαπανών και μπορεί να διαφοροποιηθεί ανά γραμμή, για την περίπτωση ενιαίων δαπανών για πολλούς Φακέλους:

Έτσι, μια γραμμή ενός τιμολογίου δαπανών μπορεί να επιβαρύνει τη μία εισαγωγή και μια άλλη γραμμή μια άλλη εισαγωγή.

Οι εγγραφές Δαπανών που αφορούν την κάθε εισαγωγή, εμφανίζονται στη σελίδα Στοιχεία κόστους του εκάστοτε φακέλου.

Το λογιστικό αποτέλεσμα της καταχώρισης Δαπανών Εισαγωγής είναι:

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό
Γενικής λογιστικής	Πιστωτής/Προμηθευτής	ES.1.TA.0001	Συνολική αξία
	Παραγγελίες κυκλοφορούντων στοιχείων	ES.1.CF.0001	Καθαρή αξία
	Φ.Π.Α. Δαπανών Φακέλου Εισαγωγής	ES.1.VT.1007	Αξία Φ.Π.Α.

Ειδικά στις περιπτώσεις των Εισαγωγών από Τρίτες Χώρες (εκτός Ε.Ε.) χρειάζεται να εισαχθεί το Τιμολόγιο του Εκτελωνιστή και η Διασάφηση του Τελωνείου.

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΣΦ (Διασάφηση Εισαγωγής από Τρίτες Χώρες)

Το παραστατικό αυτό έχει ειδική εμφάνιση ώστε να διευκολυνθεί η καταχώριση των διαφορετικών τύπων αξιών (στατιστική αξία, δασμοί, λοιπά έξοδα εκτελωνισμού κ.ο.κ.) του εκτελωνισμού των αγαθών.
Ο Πιστωτής σε αυτό το παραστατικό είναι συνήθως ο Εκτελωνιστής.
Ο Φάκελος πρέπει να δηλωθεί στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία».
Στη Διασάφηση αναγράφονται η συνολική Στατιστική αξία και ο Φ.Π.Α. της Στατιστικής αξίας που πληρώθηκε στο τελωνείο. Ανεξάρτητα από όποιους υπολογισμούς έχουν ήδη γίνει για το κόστος, πρέπει σε ΑΥΤΟ το παραστατικό να πληκτρολογηθούν, για να ενημερωθεί σωστά η Λογιστική και οι Υποχρεώσεις μας. Χρησιμοποιείστε το κατάλληλο είδος-δαπάνη για τη Στατιστική αξία του σχετικού συντελεστή Φ.Π.Α. (προτεινόμενα είδη ΦΚ* -> Στατιστική αξία εισαγομένων Χ%).

Αν ΗΔΗ έχουν εισαχθεί Τιμολόγια Δαπανών που αφορούν τη Στατιστική αξία (συμμετέχουν σε αυτήν), θα πρέπει ΠΡΙΝ την καταχώριση της Διασάφησης να εκτελέσετε την εργασία «Υπολογισμός κατανομών» από τις «Ενέργειες» του Φακέλου.
Κατά την εισαγωγή του ποσού της Στατιστικής Αξίας γίνεται αυτόματα υπολογισμός της Διαφοράς στατιστικής αξίας ώστε μόνον αυτή να επιμεριστεί ως πρόσθετο κόστος στα εισαγόμενα είδη. Η αξία αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στο υπολογισμένο ποσό Στατιστικής αξίας φακέλου που έχει διαμορφωθεί έως αυτή την στιγμή από τις διάφορες καταχωρίσεις (τιμολογίων) και του ποσού Στατιστικής Αξίας που αναφέρεται στο φύλλο διασάφησης του τελωνείου (και δηλώνεται στο σημείο αυτό, στο «ΔΣΦ»).

Στο ΙΔΙΟ παραστατικό καταγράφονται οι δασμοί και λοιπά έξοδα εκτελωνισμού, καθώς και η αμοιβή του εκτελωνιστή. Για αυτές οι δαπάνες (εξοδολόγιο εκτελωνιστή) των οποίων επισυνάπτονται τα πρωτογενή στοιχεία, υπάρχουν 2 περιπτώσεις, αφού συνήθως πληρώνονται στον εκτελωνιστή:
1. Να μην αφορούν τις συγκεντρωτικές καταστάσεις ΚΕΠΥΟ, οπότε εισάγονται στο ΙΔΙΟ παραστατικό (ΔΣΦ) χωρίς την πληροφορία του εκάστοτε αντισυμβαλλόμενου, οπότε η υποχρέωσή μας θα αφορά ΜΟΝΟ τον εκτελωνιστή (της επικεφαλίδας) για το σύνολο των δαπανών.
2. Να αφορούν τις συγκεντρωτικές καταστάσεις ΚΕΠΥΟ, οπότε πρέπει να εισαχθούν με τα συνήθη παραστατικά δαπανών (ΤΕΔ, ΑΓΜ). Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να εισαχθεί συμψηφιστική εγγραφή ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ της υποχρέωσης από τους λοιπούς πιστωτές στον εκτελωνιστή (ΜΕΠ – Μεταφορά πιστώσεων σε συναλλασσόμενο).

Η λογιστική απεικόνιση του παραστατικού Διασάφησης είναι η παρακάτω:

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό
Γενική λογιστική	Πιστωτής/Προμηθευτής	ES.1.TA.0001	Συνολική αξία
	Παρεπόμενες Δαπάνες Γ’ Χωρών	ES.1.CF.1002	Καθαρή αξία εξόδων
	ΦΠΑ Δαπανών Φακέλου Εισαγωγής	ES.0.VT.0004	Αξία ΦΠΑ
	Παραγγελίες κυκλοφορούντων Στοιχείων (Φάκελος)	ES.1.CF.0001	Καθαρή αξία
	Λ/σμός ΦΠΑ Διασάφησης (Φακέλου Γ' Χωρών)	ES.1.VT.1008	Αξία ΦΠΑ
	Λ/σμός Διαφορών Στατιστικής Αξίας	ES.1.CF.1001	Διαφορά στατιστικής αξίας
	Λ/σμός Παρεπόμενων Δαπανών Γ' Χωρών	ES.1.CF.1002	Διαφορά στατιστικής αξίας
Τάξεως	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Αξία Διασάφησης)	ES.0.CV.0003	Στατιστική αξία
	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Αξία Διασάφησης) - Αντίθετος	ES.0.CV.0004	Στατιστική αξία
Ειδικά για τη λογιστικοποίηση του ΦΠΑ Διασάφησης χρησιμοποιείται διαφορετική λογιστική ομάδα μιας και συνήθως ενημερώνεται διαφορετικός λ/σμός ΦΠΑ (54.00.20) από εκείνον του ΦΠΑ δαπανών (54.00.29). Η διαφορά στατιστικής αξίας που πιθανώς προκύπτει , χρεώνει το λ/σμό Αγορών π.χ. 20.01.00.0019 σε πίστωση του λ/σμού Παρεπόμενων Δαπανών Εισαγωγών από Τρίτες Χώρες π.χ. 20.05*. Με αυτόν τον τρόπο επιλύεται λογιστικά το θέμα της Διαφοράς, ώστε ο λ/σμός φακέλου (32) στο τέλος να μηδενίζεται, ενώ η συμφωνία του λ/σμού Αγορών από το εξωτερικό (20.02) εξακολουθεί να ισχύει.

Κοστολόγηση εισαγωγής

Από τη στιγμή που, τόσο το Τιμολόγιο του Προμηθευτή όσο και τα διάφορα παραστατικά Δαπανών έχουν συνδεθεί με το Φάκελο, η Koστολόγηση, δηλαδή ο προσδιορισμός του τελικού κόστους των εισαγόμενων ειδών με επιμερισμό των δαπανών σε αυτά, γίνεται με το κλείσιμο του φακέλου, διαδικασία η οποία παράγει κοστολογικές εγγραφές για την ενημέρωση της Αποθήκης και το κλείσιμο των ενδιάμεσων λογαριασμών Λογιστικής που χρησιμοποιήθηκαν. Πριν το κλείσιμο, η Αποθήκη ΔΕΝ ενημερώνεται ΟΥΤΕ με το (αρχικό) κόστος του τιμολογίου εξωτερικού.

Υπάρχουν δυο είδη κλεισίματος (Προσωρινό και Οριστικό), το καθένα από τα οποία μπορεί να ακυρωθεί και να ξαναεκτελεστεί, σε περιπτώσεις όπου άλλαξε η παραμετροποίηση (ο τρόπος επιμερισμού των δαπανών) ή παραλάβαμε πρόσθετο παραστατικό δαπάνης ή έγινε κάποιο λάθος. Η διαφορά του Προσωρινού με το Οριστικό κλείσιμο έγκειται, αφενός στη δυνατότητα χρήσης λ/σμών Προϋπολογισμένων Αγορών (2?.99*) αντί των κανονικών λ/σμών Αγορών (2?.00*) στη Λογιστική, αφετέρου στο ότι, με το Οριστικό Κλείσιμο, αλλάζει η “κατάσταση” του φακέλου και δεν επιτρέπεται να συνδεθούν νέες δαπάνες σε αυτόν.

Η κλήση της διαδικασίας κλεισίματος γίνεται από το μενού Ενέργειες του φακέλου. Tα αποτελέσματα της διαδικασίας είναι:

Δημιουργία παραστατικού Κοστολόγησης Εισαγωγής που εμφανίζεται στη σελίδα Παραστατικά του φακέλου και στη λίστα Παραστατικά κόστους εισαγωγών για όλους τους φακέλους (Αγορές & Προμήθειες/Παραλαβές & Τιμολόγια προμηθευτών).

Αυτό δημιουργεί αξιακή εγγραφή στην Καρτέλα Αποθήκης, που επιτρέπει εκτέλεση της διαδικασίας Αποτίμησης με σωστά αποτελέσματα.

Δημιουργία ανάλυσης παραγόντων κόστους στα εισαγόμενα είδη που εμφανίζεται σε 2^ο επίπεδο κάτω από κάθε είδος (κατά %ΦΠΑ) στη σελίδα Κοστολογούμενες μονάδες του φακέλου.

Ενημέρωση της σελίδας Κοστολόγιο του φακέλου που εμφανίζει εκτίμηση προσαρμογής των τιμών πώλησης με βάση το νέο οριστικοποιημένο κόστος του κάθε είδους της εισαγωγής.

Το κλείσιμο δημιουργεί δύο (2) άρθρα στη Λογιστική, ένα (1) στους λογαριασμούς Ουσίας της Γενικής Λογιστικής και ένα (1) στους λογαριασμούς Τάξεως, ανάλογα με την παραμετροποίηση των Τύπων Φακέλων (βλ. ενότητα με τις πληροφορίες παραμετροποίησης).

Τα λογιστικά άρθρα διαφέρουν αναλόγως αν η εισαγωγή προέρχεται από την Ευρωπαϊκή Ένωση ή Τρίτες Χώρες.

Για ενδοκοινοτική εισαγωγή, τα άρθρα είναι ως εξής:

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό
Αγορών	Παραγγελίες κυκλοφορούντων Στοιχείων	ES.4.CF.0010	Συνολική αξία
	Ενδοκοινοτικές αποκτήσεις	ES.4.CF.0001	Πλασματική αξία
	Παρεπόμενες Δαπάνες Ενδ/κών αποκτήσεων	ES.4.CF.1000	Πρόσθετο κόστος
Στατιστικό Φ.Π.Α.	Στατιστικό ΦΠΑ αγορών	ES.4.CF.0001	Αξία ΦΠΑ
	Οφειλής Στατιστικού ΦΠΑ αγορών	ES.4.CF.0002	Αξία ΦΠΑ
Τάξεως	Ενδ/κές αποκτήσεις απαλλασσόμενες ΦΠΑ	ES.0.CV.0001	*Στατιστική ή Πλασματική αξία
	Ενδ/κές αποκτήσεις απαλλ. ΦΠΑ – αντίθετος	ES.0.CV.0002	*Στατιστική ή Πλασματική αξία

*Εξαρτάται από την παραμετροποίηση του Τύπου Φακέλου το τι είδους αξίες παρακολουθούνται στους λ/σμούς Τάξεως

Για εισαγωγή από Τρίτες Χώρες, τα άρθρα είναι ως εξής:

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό
Αγορών	Παραγγελίες κυκλοφορούντων Στοιχείων (Φάκελος)	ES.4.CF.0010	Συνολική αξία
	Αγορές	ES.4.CF.0001	Πλασματική αξία
	Παρεπόμενες Δαπάνες Αγορών	ES.4.CF.1000	Πρόσθετο κόστος
Τάξεως	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Πλασματικές αξίες)	ES.0.CV.0001	Πλασματική αξία
	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Πλασματικές αξίες) – Αντίθετος	ES.0.CV.0002	Πλασματική αξία
	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Αξίες αναλυτικών δαπανών)	ES.0.CV.0007	Αξία δαπανών
	Λ/σμός Τάξεως Αφίξεων (Αξίες αναλ.δαπανών) – Αντίθετος	ES.0.CV.0008	Αξία δαπανών

Πληροφορίες παραμετροποίησης Κοστολόγησης

Τύπος φακέλου

Κάθε φάκελος εισαγωγής ανήκει σε έναν ΤΥΠΟ. Ο τύπος είναι ένα απαραίτητο στοιχείο παραμετροποίησης που περιγράφει πως θα ενημερώσει η Κοστολόγηση του Φακέλου την Αποθήκη & την Λογιστική.

Τύπος Μονάδων Προς Κοστολόγηση	Οι επιλογές που υπάρχουν είναι Αγορών – Πωλήσεων – Διακινήσεων - Παραγωγής, για την περίπτωση των εισαγωγών, επιλέγουμε Αγορές.
Τύπος Παρ/κού Εισαγωγής Κοστολογούμενων Μονάδων	Είναι ο επιτρεπτός τύπος παραστατικού που περιέχει τα προς κοστολόγηση είδη, τα οποία εμφανίζονται στην σελίδα «Κοστολογούμενες μονάδες» στον κάθε φάκελο εισαγωγής. Τα παραστατικά που χρησιμοποιούνται είναι ΑΤΞ (Τιμολόγιο οίκου) είτε ΑΔΞ (Τιμολόγιο - Δ. Παραλαβής οίκου).
Κατηγορία	Εδώ ορίζει κανείς το είδος του φακέλου (Τρίτων χωρών κτλ.). Κατά την καταχώριση γίνεται έλεγχος που βασίζεται σε αυτό το πεδίο, ώστε να μην μπορεί κανείς να επιλέξει σε μια εισαγωγή φάκελο μη συμβατό με τον προμηθευτή (βάσει του πεδίου «Καθεστώς ΦΠΑ» του προμηθευτή).
Λογαριασμός κλεισίματος	Αν συμπληρωθεί λ/σμός λογιστικής τότε προτείνεται αυτή η τιμή στα 3 πεδία των λογαριασμών σε κάθε φάκελο που χρησιμοποιεί τον συγκεκριμένο τύπο φακέλου
Λογιστική κατηγορία	Εδώ ορίζεται με λογιστικά τμήματα η διαφοροποίηση των λ/σμών αναλόγως του τύπου εισαγωγής. Η έτοιμη παραμετροποίηση περιέχει τις απαιτούμενες λογιστικές κατηγορίες που αντιστοιχούν στο προτεινόμενο Λογιστικό Σχέδιο.
Ενημέρωση ΦΠΑ	Από αυτές τις ρυθμίσεις αποφασίζεται ΠΟΤΕ και ΑΝ θα ενημερώνεται το Φ.Π.Α. Σε φακέλους ΤΡΙΤΩΝ ΧΩΡΩΝ (βλ. πεδίο «κατηγορία»), τα πεδία αυτά είναι απενεργοποιημένα, διότι η ενημέρωση γίνεται από τη Διασάφηση (δεν υπάρχει η έννοια της χρεωπίστωσης του Στατιστικού ΦΠΑ, πάντα ενημερώνεται από τη Διασάφηση το ΦΠΑ της Στατιστικής Αξίας). Σε ΕΝΔΟΚΟΙΝΟΤΙΚΟΥΣ Φακέλους (βλ. πεδίο «κατηγορία»), αν ΔΕΝ είναι ενεργοποιημένο κανένα από τα 2 πεδία (κατά το οριστικό ή το προσωρινό κλείσιμο), τότε, η ενημέρωση του στατιστικού ΦΠΑ γίνεται πάντα από όλα τα πρωτογενή παραστατικά (Τιμολόγια ΑΤΞ, ΑΔΞ, Δαπάνες ΤΕΔ, ΑΓΠ).
Ενημέρωση λ/σμών Τάξεως	ΠΟΤΕ; Μπορεί κανείς να ορίσει στο οριστικό ή στο προσωρινό κλείσιμο ή και στα 2. Αν δεν ενεργοποιήσει κανένα από τα 2, τότε, τα πρωτογενή παραστατικά (ΑΤΞ ή ΔΣΦ,ΤΕΔ κλπ.) θα δημιουργήσουν εγγραφές Τάξεως αναλόγως με την τιμή του επόμενου πεδίου και υπό την προϋπόθεση ότι είναι συμπληρωμένο το Ημερολόγιο εγγραφών Τάξεως. ΜΕ ΠΟΙΑ ΑΞΙΑ; Αν οριστεί ΟΧΙ, δεν γίνονται καθόλου άρθρα Τάξεως Αν οριστεί ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΑΞΙΑ η ενημέρωση γίνεται από όλες τις εγγραφές ειδών και δαπανών που συμμετέχουν στη Στατιστική αξία (είναι η μόνη σωστή ρύθμιση όταν δεν έχει ζητηθεί «ενημέρωση κατά το κλείσιμο» σε φάκελο Γ’ Χωρών, διότι η Διασάφηση έχει τη Στατιστική αξία). Αν οριστεί ΠΛΑΣΜΑΤΙΚΗ ΑΞΙΑ, η ενημέρωση γίνεται από το τιμολογούμενο ποσό με βάση την «ισοτιμία ΦΠΑ» (αφορά τις ενδοκοινοτικές αποκτήσεις).
Ημερολόγιο Τάξεως	Για να γίνει ενημέρωση ελέγχεται αν είναι συμπληρωμένο το ημερολόγιο Τάξεως σε αυτό το πεδίο. Αν όχι, η εφαρμογή ΔΕΝ δημιουργεί άρθρα στους λογαριασμούς Τάξεως.
Κανόνες Μετάβασης	Είναι οι μεταβάσεις που εκτελούνται κατά το οριστικό ή προσωρινό κλείσιμο. Η έτοιμη παραμετροποίηση περιέχει τους απαραίτητους Κανόνες μετάβασης, που παράγουν τα εξής παραστατικά (αναλόγως τι κλείσιμο και πόσες φορές θα εκτελεστεί): ΚΦΕ Κοστολόγηση Φακέλου Εισαγωγών ΚΦΠ Προϋπ/κή Κοστολόγηση Φακέλου ΚΦΑ Ακύρωση οριστικού κλεισίματος ΚΦΚ Ακύρωση προσωρινού κλεισίματος
Με αναλυτικά κόστη	Κατά το κλείσιμο, αν είναι ενεργοποιημένο αυτό το πεδίο, οι δαπάνες μεταφέρονται αναλυτικά στις «αντίθετες» γραμμές των παραστατικών κλεισίματος. Η έτοιμη παραμετροποίηση προϋποθέτει πως το πεδίο αυτό είναι επιλεγμένο γιατί η λογιστικοποίηση γίνεται βάσει των αναλυτικών γραμμών δαπανών στα παραστατικά κλεισίματος.
Με μεταφορά πρωτογενών δαπανών	Κατά το κλείσιμο, αν είναι ενεργοποιημένο αυτό το πεδίο, οι αρχικές δαπάνες μεταφέρονται σε «κανονικές» γραμμές δαπανών των παραστατικών κλεισίματος (με την επιμερισμένη καθαρή αξία και το αντίστοιχο Φ.Π.Α.), ώστε να χρησιμοποιηθούν, αν είναι επιθυμητό σε ειδικές παραμετροποιήσεις για την κάλυψη εξειδικευμένων απαιτήσεων.

Αν έχετε όλες τις περιπτώσεις (ΚΑΙ Εισαγωγές από Ε.Ε. ΚΑΙ Εισαγωγές από Τρίτες Χώρες ΚΑΙ ενιαίο στοιχείο για Παραλαβή και Τιμολόγηση ΚΑΙ διακριτά στοιχεία, όπως είναι το συνηθισμένο), χρειάζονται 4 συνολικά τύποι φακέλων, 2 για την κάλυψη ενδοκοινοτικών συναλλαγών (για ΑΔΞ & ΑΤΞ) και δύο για Τρίτων χωρών αντίστοιχα.

Όπως είναι κατανοητό, οι ιδιότητες αυτές των φακέλων πρέπει να χρησιμοποιούνται από τα σχετικά σχέδια ενημέρωσης, αλλιώς είναι απλώς πληροφοριακά. Η τρέχουσα προϊοντική παραμετροποίηση τις χρησιμοποιεί, αλλά αν έχετε ειδική παραμετροποίηση, χρειάζεται αλλαγή, για να τις εκμεταλλευτείτε.

Τύπος στοιχείων κόστους

Κάθε δαπάνη (στοιχείο κόστους) που συνδέεται σε φάκελο ανήκει σε ένα ΤΥΠΟ. Ο τύπος στοιχείων κόστους περιγράφει πώς οι δαπάνες που ανήκουν σε αυτόν, θα επιμεριστούν στα κοστολογούμενα είδη (κοστολογούμενες μονάδες).
Λίστα των τύπων στοιχείων κόστους δείτε στην Παραμετροποίηση/Φάκελοι Κοστολόγησης. Η Β.Δ. εκκίνησης περιέχει τους συνηθέστερους τύπους με την προτεινόμενη μέθοδο επιμερισμού:

Η οθόνη διαχείρισης του τύπου στοιχείων κόστους είναι η ακόλουθη:

Τύπος Μονάδων προς Κοστολόγηση	Οι επιλογές που υπάρχουν είναι Αγορών – Διακινήσεων - Πωλήσεων και, για την περίπτωση των εισαγωγών επιλέγουμε Αγορές, όπως και στον Τύπο φακέλου.
Τύπος Κατανομής	Επιλέγοντας «Βάσει Πεδίων», θα δηλώσουμε τα κριτήρια κατανομής στην υποσελίδα «Κατανομή βάσει πεδίων», ενώ επιλέγοντας «Βάσει εκφράσεων» (αν δεν μας καλύπτει η κατανομή βάσει πεδίων), θα δημιουργήσουμε κάποια έκφραση στην υποσελίδα «Κατανομή βάσει εκφράσεων».
Πεδίο Κατανομής	Το πεδίο της γραμμής είδους των κοστολογούμενων μονάδων βάσει του οποίου θα γίνει ο επιμερισμός των Στοιχείων κόστους που συνδέονται σε αυτόν τον Τύπο. Σημειώνεται ότι επιμερίζεται πάντα η Καθαρή Αξία των Στοιχείων Κόστους.
Προσαρμογή όλων των τιμών	Αν επιλεγεί, η κατανομή του πρόσθετου κόστους θα γίνει σε όλες τις κοστολογούμενες μονάδες (είδη) βάσει του πεδίου κατανομής ή της έκφρασης που ορίζουμε, αλλιώς πρέπει να συμπληρωθούν τα «Πεδίο Προσαρμογής Στοιχείου κόστους» & «Πεδίο Προσαρμογής Κοστολογούμενης Μονάδας».
Πεδίο Προσαρμογής Στοιχείου Κόστους & Πεδίο Προσαρμογής Κοστολογούμενης Μονάδας	Μέσω αυτών μπορούμε να ορίσουμε τα πεδία που θα ΣΥΓΚΡΙΝΟΝΤΑΙ μεταξύ του στοιχείου κόστους (δαπάνης) και της κοστολογούμενης μονάδας (είδους) ώστε να γίνει η κατανομή. Για παράδειγμα: α) Δασμοί με Δασμολογική Κλάση Χ να επιμερίζονται σε Είδη με την ίδια Δασμολογική Κλάση β) Ασφάλιστρα έναντι συγκεκριμένου συμβολαίου καταχωρημένου σε οριζόμενο πεδίο ΚΑΙ της γραμμής είδους προς κοστολόγηση ΚΑΙ της γραμμής δαπάνης.
Αφορά κόστος	Αν είναι επιλεγμένο, οι αξίες θα επιβαρύνουν το κόστος των Κοστολογούμενων μονάδων. Περίπτωση σε όσα σενάρια αναπτύχθηκαν που να ΜΗΝ αφορά κόστος (αλλά ΜΟΝΟ στατιστική αξία) αποτελεί η «Διαφορά στατιστικής αξίας» που προκύπτει στις Εισαγωγές από Τρίτες Χώρες.
Αφορά στατιστική αξία	Αν είναι επιλεγμένο, οι αξίες θα αθροιστούν στη Στατιστική αξία των Κοστολογούμενων μονάδων.
Γενικά είδη τύπου στοιχείου κόστους	Επιλέγουμε μαζικά τα Είδη – Δαπάνες, που θέλουμε να εντάξουμε στον Τύπο στοιχείου κόστους. Με τον ορισμό αυτό, οι γραμμές αυτών των ειδών θα μπορούν να συμμετέχουν στην Κοστολόγηση. Ένα είδος μπορεί να ανήκει σε ένα μόνο τύπο στοιχείων κόστους. Μετά από τη δήλωση αυτή, θα δείτε ενημερωμένο το πεδίο «τύπος στοιχείων κόστους» στην οθόνη διαχείρισης αυτών των ειδών.

Η Βάση Δεδομένων Εκκίνησης περιέχει έτοιμα στοιχεία κόστους (είναι τα είδη-δαπάνες με κωδικό ΦΚ*) με συμπληρωμένους τους προτεινόμενους τύπους στοιχείων κόστους. Παρακαλούμε να τα ελέγξετε πριν τη χρήση τους.

Κοστολόγηση Αγορών εσωτερικού

Σε περίπτωση που διάφορα πρόσθετα έξοδα που αφορούν μια αγορά από προμηθευτή εσωτερικού, χρεώνονται από άλλον π.χ. μεταφορέα, εταιρεία logistics κοκ., οπότε και καταχωρούνται με ΞΕΧΩΡΙΣΤΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ, μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει το Φάκελο Κοστολόγησης, ώστε το κόστος των ειδών να επιβαρυνθούν με τα πρόσθετα έξοδα (μέσω τύπων στοιχείων κόστους και εφαρμογής της διαδικασίας κατανομής).

Η λειτουργία είναι παρόμοια με εκείνη της Εισαγωγής από το Εξωτερικό.

Ανοίγεται τύπος φακέλου για τις Αγορές Εσωτερικού.
Από τη στιγμή που παραλαμβάνουμε το Τιμολόγιο Αγοράς ΑΤΠ (ή Τιμολόγιο-Δ.Παραλαβής ΑΤΔ), μπορεί να ανοιχτεί ο Φάκελος και να συνδεθεί το Τιμολόγιο.
Στα τιμολόγια δαπανών, επίσης επιλέγεται ο Φάκελος όπως και στις δαπάνες για εισαγωγή από το Εξωτερικό.
Με «κατανομή» και (ή μόνο) «κλείσιμο» φακέλου, δημιουργούνται πρόσθετες αξιακές κινήσεις στα είδη, ενώ αντιλογίζεται η δαπάνη (στο υποσύστημα δαπανών).

Οι διαφορές από ένα Φάκελο Εξωτερικού είναι

ΔΕΝ χρησιμοποιείται ενδιάμεσος λ/σμός Φακέλου
ΔΕΝ προβλέπεται (ούτε έχει νόημα) «Προσωρινό κλείσιμο» και κυρίως
Η Αποθήκη ενημερώνεται εξ αρχής με το Τιμολόγιο Προμηθευτή, ενώ όλες οι δαπάνες προστίθενται κατά την «Κοστολόγηση» ως διορθωτικές εγγραφές κόστους Αγορών κατά ένα τρόπο (όπως θα έκανε ένα ΑΧΣ-Συμπληρωματικό Τιμολόγιο Αγοράς).

Στη Λογιστική, οι δαπάνες δεν ενημερώνουν κατά την καταχώρισή τους ενδιάμεσο λ/σμό αλλά το «Λ/σμό Δαπανών» και τον αντίστοιχο «Λ/σμό ΦΠΑ Δαπανών» (δεν απαιτείται κατ’ ανάγκη χρήση ειδικών ειδών ΦΚ*) και κατά το κλείσιμο, αυτές οι εγγραφές αντιλογίζονται και μεταφέρονται στους λ/σμούς Αποθεμάτων και ΦΠΑ Αγορών.

Εγγραφή	Λ/σμός	Λογιστική ομάδα	Ποσό
Γενική Λογιστική	Λ/σμός αγορών	ES.4.CF.1050	Καθαρή αξία
	Λ/σμός Φ.Π.Α. Εισροών	ES.4.CF.1060	Αξία Φ.Π.Α.
	Λ/σμός δαπανών	ES.0.EX.0001	- (Καθαρή αξία)
	Λ/σμός Φ.Π.Α. δαπανών	ES.1.VT.1007	- (Αξία Φ.Π.Α.)

Πληροφορίες παραμετροποίησης Κοστολόγησης Αγορών εσωτερικού

Στον τύπο φακέλου θα πρέπει να δηλωθεί στο πεδίο «Κατηγορία» η τιμή «Αγορά εσωτερικού» και να ενεργοποιηθεί το πεδίο «Με αναλυτικά κόστη»:

Τα παραστατικά που χρησιμοποιούνται είναι
ΚΦΣ Κοστολόγηση Αγορών
ΚΦΡ Ακύρωση Κοστολόγησης Αγορών
Οι μεταβάσεις που χρησιμοποιούνται είναι:
Για μεν την περίπτωση διακριτού Τιμολογίου και Δελτίου Παραλαβής
486. ΑΤΠ=>ΚΦΣ
488. ΚΦΣ=>ΚΦΡ
Για δε την περίπτωση ενιαίου Τιμολογίου – Δελτίου Παραλαβής
487. ΑΤΔ=>ΚΦΣ
488. ΚΦΣ=>ΚΦΡ

Τις δαπάνες που θα χρησιμοποιηθούν στη διαδικασία αυτή, θα πρέπει να τις εντάξετε σε τύπους στοιχείων κόστους φακέλου «αγορών» ώστε να γίνει κατά τον επιθυμητό τρόπο ο επιμερισμός.

Εισαγωγή και εκτελωνισμός από transit Αποθήκη

Για το καθεστώς προσωρινής εναπόθεσης, ανοίγονται ειδικοί αποθηκευτικοί χώροι που λειτουργούν όπως και οι υπόλοιποι κανονικοί χώροι. Δεν έχουν κάποιο ειδικό χαρακτηριστικό (στα πεδία). Η τήρηση των τελωνειακών καταστάσεων ελέγχου κατά «εναπόθεση» δεν γίνεται από αυτό το υποσύστημα. Εδώ παρακολουθείται αποκλειστικά το κόστος.

Όταν διακινούμε από μια τέτοια αποθήκη σε κανονική αποθήκη της εταιρείας (στην περίπτωση τελωνειακών αποθηκών, όταν μεταφέρουμε είδη σε καθεστώς «ελεύθερο» δασμών, καταβάλλοντας τους δασμούς) χρεώνονται μερικές επί πλέον επιβαρύνσεις και πρέπει να χρησιμοποιείται ο Φάκελος Κοστολόγησης Διακινήσεων ώστε στην κανονική αποθήκη, τα είδη να εισαχθούν με το ολοκληρωμένο τους κόστος, μαζί με τις επιβαρύνσεις τους.

Για τη Δήλωση της Διακίνησης στην κανονική Αποθήκη της εταιρείας, χρησιμοποιείται ειδικό παραστατικό:

Κατάλληλος τύπος παραστατικού: ΔΕΚ (Διακίνηση ειδών με επιβαρύνσεις στην εξαγωγή)

Τα είδη θα πρέπει να ανοιχτούν διπλή φορά: Μία καρτέλα για τα είδη «transit» και μία καρτέλα για τα «ελεύθερα» είδη. Αυτό χρειάζεται διότι έχουν ξεχωριστή κοστολόγηση. Μια άλλη μέθοδος είναι η τελωνειακή Αποθήκη να δηλωθεί στο σύστημα ως αυτοτελές υποκατάστημα.

Θα ανοιχτεί τύπος φακέλου Διακινήσεων όπου θα δηλωθεί ΔΕΚ στον τύπο παραστατικού προς κοστολόγηση.
Θα δημιουργηθούν τύποι στοιχείων κόστους για τις δαπάνες εκτελωνισμού ή άλλες δαπάνες που επιβαρύνουν την εξαγωγή (αλλαγή καθεστώτος).
Τα είδη transit θα εισαχθούν στο σύστημα στον Αποθηκευτικό Χώρο transit μέσω διαδικασίας Εισαγωγής (και θα κοστολογηθούν από Φάκελο Εισαγωγών από το Εξωτερικό).
Θα ανοίξετε Φάκελο Διακίνησης για κάθε εξαγωγή από τον Χώρο αυτόν, από Αποθήκες & Αποθέματα-Εγγραφές Αποθήκης/ Φάκελοι Κοστολόγησης Διακινήσεων και η εξαγωγή θα δηλωθεί με το παραστατικό ΔΕΚ που εμφανίζεται στα Διορθωτικά Αποθήκης του ίδιου μενού. Στο παραστατικό αυτό, στην επικεφαλίδα δηλώνετε το Φάκελο και το Χώρο transit και, στο μεν 1^ο πλέγμα συμπληρώνεται το είδος που εισάγεται και το Υποκατάστημα & Αποθήκη όπου εισάγεται, ενώ στο 2^ο πλέγμα συμπληρώνονται τα εξαγόμενα είδη. Στα εξαγόμενα είδη μεταφέρεται το Υποκ/μα και ο ΑΧ της σειράς.
Αν επιλέξετε τη λύση των διπλών κωδικών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση καθενός με το συμμετρικό του είδος και το όνομα αυτής της σχέσης να το δηλώσετε στον τύπο παραστατικού ΔΕΚ στο πεδίο «Σχέση για αυτόματη γένεση αυτόματων διακινήσεων». Αποτέλεσμα θα είναι, δηλώνοντας το εισαγόμενο είδος στο 1^ο πλέγμα, να παραχθεί αυτόματα (κατά την αποθήκευση ή με χρήση του Ctrl-Shift-F9 ή με χρήση της ενέργειας) η αντίστοιχη γραμμή στο 2^ο πλέγμα.
Στα παραστατικά Δαπανών που θέλουμε να επιμερίσουμε στο Φάκελο, συμπληρώνουμε τον κωδικό του Φακέλου στην επικεφαλίδα (στην υποσελίδα «Λοιπά στοιχεία») ή από τη σελίδα «Στοιχεία κόστους» του Φακέλου ζητάμε σύνδεση και επιλέγουμε τις γραμμές παραστατικών δαπανών που θα συμμετάσχουν στην Κοστολόγηση.

Η διαδικασία της Αποτίμησης θα διορθώσει κατάλληλα τόσο το κόστος ανάλωσης των εξαγόμενων ειδών όσο και το κόστος κτήσης των εισαγόμενων ειδών, αφού αυτά επιβαρυνθούν με τα όποια πρόσθετα κόστη συνδεθούν στο φάκελο. Η λογιστικοποίηση των παραστατικών Διακίνησης ΔΕΚ θα πρέπει να γίνει ΑΦΟΥ εκτελεστεί η Αποτίμηση. Τα άρθρα κλείνουν στο λογαριασμό της επικεφαλίδας.

Αν υπάρχουν έξοδα που επιβαρύνουν τα είδη όσο βρίσκονται υπό καθεστώς transit π.χ. αποθήκευτρα, ασφάλιστρα κ.λπ. θα τα καταχωρείτε όχι χρησιμοποιώντας είδη-δαπάνες, αλλά τα συγκεκριμένα είδη αποθήκης, οπότε και θα ενημερώνεται το κύκλωμα αποθεμάτων και όχι εκείνο των δαπανών: