EBS Διαδικασίες πωλήσεων

Entersoft BUSINESS SUITE^® 4.0 | Entersoft EXPERT^® 4.0

Καθημερινές διαδικασίες και σενάρια χρήσης

Περιεχόμενα

1 Βασικές oντότητες
2 Τιμοκατάλογοι Πωλήσεων
3 Προσφορά σε πελάτη
4 Παραγγελίες πωλήσεων
5 Δέσμευση αποθέματος
6 Πωλήσεις
7 Eπιστροφές
8 Παροχή Υπηρεσιών
9 Δείκτες αποτελεσματικότητας και Στατιστικά Πωλήσεων

Βασικές oντότητες

Πελάτης

Πελάτης είναι ένας συναλλασσόμενος της εταιρείας, στον οποίο παρέχουμε (ή σκοπεύουμε να παράσχουμε) προϊόντα ή υπηρεσίες και πρέπει να ανοιχτεί ακόμη και πριν αποκτήσει λογιστική υπόσταση (λογιστική «καρτέλα») αν θέλουμε να εισάγουμε π.χ. μια παραγγελία του.

Η εφαρμογή ανοίγει αυτόματα γι’ αυτόν ένα «πρόσωπο» όπου και, στην πραγματικότητα, τηρούνται όλα τα «δημογραφικά» του στοιχεία, ώστε να είναι καταχωρημένα σε αυτό το μοναδικό σημείο και να είναι πάντα σωστά. Αν για παράδειγμα ο πελάτης κάποια στιγμή γίνει πελάτης μιας άλλης εταιρείας μας (στο ίδιο σύστημα, στην ίδια βάση), θα συνδεθεί με το ίδιο «πρόσωπο» ή αν γίνει προμηθευτής, και πάλι, τα «δημογραφικά» του στοιχεία θα είναι κοινά.

Αν ένας πελάτης έχει πολλά υποκαταστήματα, απλά δηλώνουμε τα υποκαταστήματά του στην οθόνη διαχείρισής του. Αν όμως για κάθε υποκατάστημα του πελάτη η «συμφωνία» είναι διαφορετική π.χ. ο τιμοκατάλογος, ο τρόπος πληρωμής, αν το κάθε υποκατάστημα έχει διαφορετικό λογιστήριο, διαφορετικά πλαφόν πίστωσης, αν, εν γένει χρειαζόμαστε πλήρη διαφορετική καρτέλα, πιθανότατα, η καλύτερη λύση είναι να ανοίξουμε ξεχωριστό πελάτη για κάθε υποκατάστημα.

Στοιχεία ταυτότητας

Γενικά στοιχεία & Κύρια Δ/νση	Είναι τα στοιχεία ταυτοποίησης του πελάτη. Συμπληρώνοντας τον Τ.Κ. γίνεται αυτόματα η συμπλήρωση Πόλης, Περιοχής κλπ. Αν έχουν ενεργοποιηθεί οι «Χαρτογραφικές Υπηρεσίες», τότε πληκτρολογώντας τη διεύθυνση εντοπίζεται η θέση και συμπληρώνονται τα πεδία Τ.Κ., Πόλη, Περιοχή, Νομός, Γ.Ζ., Χώρα, εμφανίζεται μάλιστα και το εικονίδιο μέσω του οποίου γίνεται πλοήγηση και φυσική προβολή του συγκεκριμένου γεωγραφικού σημείου, μέσω Google maps. Με βάση τα στοιχεία Δ/νσης του τρέχοντα χρήστη, δίνονται επιλογές για προβολή της διαδρομής από την κατοικία/εργασία του προς τη Διεύθυνση αυτή του πελάτη καθώς και προβολή των απαραίτητων οδηγιών. Για να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα, στις γενικές παραμέτρους στην κατηγορία «Χαρτογραφικές Υπηρεσίες», πρέπει να δηλωθεί «Ναι» στη «χρήση χαρτογραφικών υπηρεσιών», «Google» στον τύπο εξυπηρετητή χαρτογραφικών υπηρεσιών και να δοθεί ένα κλειδί πρόσβασης στη χρήση τους το οποίο μπορεί να προμηθευτεί κανείς εύκολα από την ιστοσελίδα http://code.google.com/apis/maps/signup.html Oλοκληρώνοντας, η κύρια Διεύθυνση θα έχει προστεθεί στην υποσελίδα «Διευθύνσεις» όπου μπορούμε από τη λίστα που εμφανίζεται, να προσθέσουμε κι άλλες εγκαταστάσεις του πελάτη. Σε αυτό το σημείο είναι διαθέσιμα πρόσθετα πεδία π.χ. μπορεί να διαφοροποιηθεί ανά υποκατάστημα το «καθεστώς Φ.Π.Α.»
Αριθμός κάρτας	Συμπληρώνεται όταν για τον πελάτη εκδίδεται κάρτα «πόντων» (loyalty card). Χρησιμοποιείται για την ταυτοποίησή του κατά την πώληση.
Φωτογραφία	Χρησιμοποιώντας το δεξί κλικ μπορεί κανείς να εισάγει (άνοιγμα) και να αποθηκεύσει μια φωτογραφία (π.χ. logo), να την ανακαλέσει από τη Β.Δ. ή, να χρησιμοποιήσει αντιγραφή-επικόλληση για αυτή τη διαδικασία. Στη συνέχεια μπορεί, σε επίπεδο όψης, να την εμφανίσει σε μια λίστα πελατών για παράδειγμα.
Πρόσθετες πληροφορίες φυσικού προσώπου	Αν ο πελάτης είναι φυσικό πρόσωπο (το είδος προσώπου καθορίζεται από το πεδίο δίπλα στον κωδικό), τότε, είναι διαθέσιμα πρόσθετα πεδία όπως πατρώνυμο, μητρώνυμο, φύλο, κινητά τηλέφωνα κ.λπ. Ταυτόχρονα, στη σελίδα «επικοινωνία» είναι διαθέσιμα πρόσθετα πεδία για χρήση σε αλληλογραφία, όπου οι γραμματικές «κλίσεις» ονομάτων παράγονται αυτόματα αν ήδη υπάρχουν στον πίνακα ονομάτων είτε, εισάγονται από το χρήστη και στο εξής, είναι διαθέσιμα σε επόμενη χρήση του ίδιου ονόματος.
Καθεστώς Φ.Π.Α.	Επιλογή μεταξύ των τιμών Κανονικό, Μειωμένο, Εντός Ε.Ε., Εκτός Ε.Ε., Απαλλαγή. Επηρεάζει τον υπολογισμό του Φ.Π.Α. σε παραστατικά πωλήσεων.
Επάγγελμα	Επιλέγοντας επάγγελμα, στο πεδίο «αντικείμενο δραστηριότητας» προτείνεται η περιγραφή του επαγγέλματος και μπορεί εδώ να διαφοροποιηθεί με ένα πιο αναλυτικό κείμενο (που ίσως, δεν μπορεί να τυποποιηθεί μέσω του κωδικολογίου επαγγελμάτων).
Προφίλ	Το προφίλ είναι ένας εύκολος τρόπος να δοθούν προτεινόμενες τιμές σε πεδία, ανάλογα με την κατηγορία πελάτη. Τα προφίλ σχεδιάζονται από τον πίνακα Παραμετροποίησης (Εργαλεία).
Ομαδοποιητικά	Η ομάδα και η κατηγορία είναι στην πραγματικότητα ομαδοποιήσεις του «προσώπου», ενώ η οικογένεια είναι του συγκεκριμένου πελάτη αποκλειστικά. Δηλαδή, αν το πρόσωπο συνδεθεί και με έναν προμηθευτή, η ομάδα και η κατηγορία θα είναι ίδια.
Ομάδα προϋπολογισμού	Χρησιμοποιείται στα φύλλα προϋπολογισμού ως ένα ειδικό ομαδοποιητικό στοιχείο κατά το οποίο μπορεί να παρακολουθείται ο προϋπολογισμός πελατών.
Υποκατάστημα	Aν στον πελάτη δηλωθεί συγκεκριμένο (εταιρικό) υποκατάστημα τότε, κατά την αναζήτηση πελάτη σε όλα τα παραστατικά του υποκ/τος αυτού θα ταξινομείται στην αρχή, ενώ σε παραστατικά των λοιπών υποκ/των, κατά την αναζήτηση, θα ταξινομείται στο τέλος.
Πωλητής	Ο πωλητής στον οποίο «ανατίθεται» ο πελάτης, θα προτείνεται στο εξής στα παραστατικά πωλήσεων, όπου και μπορεί να διαφοροποιηθεί ανά παραστατικό ή/και ανά γραμμή πωλούμενου είδους.
Ημ/νία ανοίγματος	Συμπληρώνεται αυτόματα
Συστήθηκε από	Το πρόσωπο που σύστησε τον πελάτη. Δίνοντας μέρος του ονόματος και F3 ή Shift-F3 γίνεται αναζήτηση. Με δεξί κλικ, μπορούμε, από το αναδυόμενο «εσωτερικό» μενού, να εισάγουμε νέο πρόσωπο ή να δούμε το τρέχον.
Προτιμήσεις	Πρόκειται για πεδίο πολλαπλής επιλογής με τα «ενδιαφέροντα» του προσώπου: που στηρίζεται σε μια γενική παράμετρο για τη διαχείριση των προσώπων: η οποία επιλέγεται μεταξύ διαφόρων «κατηγοριών» που έχουν οριστεί παραμετρικά:

Εμπορικά στοιχεία

Στην «υποσελίδα» αυτή, δηλώνονται τα στοιχεία εμπορικής συναλλαγής με τον πελάτη, δηλαδή τιμολογιακή και εκπτωτική πολιτική, πιθανές πρόσθετες χρεώσεις, ο τρόπος και τα στοιχεία παράδοσης.

Ζώνη τιμών	Για τις περιπτώσεις απλής πολιτικής τιμών, καθορίζονται στα είδη 5 τιμές πώλησης (χονδρικής, λιανικής και 3 ακόμη ελεύθερης χρήσης) και στους πελάτες η «ζώνη», δηλαδή σε ποια από τις 5 τιμές αγοράζει. Αυτό λαμβάνεται υπόψη κατά την Πώληση, για την πρόταση τιμής πώλησης, αν βέβαια δεν υπάρχει τιμοκατάλογος ή άλλη μέθοδος τιμοδότησης.
% έκπτωσης	Συμπληρώνεται όταν ο πελάτης παίρνει καθορισμένη – συμφωνημένη έκπτωση.
Τιμοκατάλογος	Συμπληρώνεται όταν για τον πελάτη ισχύει συγκεκριμένος τιμοκατάλογος.
Τιμολογιακή κατηγορία	Χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση πελατών, για τους οποίους ισχύει κοινός τιμοκατάλογος (στον οποίο δηλώνεται η τιμολογιακή κατηγορία). Κατά την παραγγελιοληψία-τιμολόγηση, τοποθετείται ο τιμοκατάλογος της συγκεκριμένης τιμολογιακής κατηγορίας του πελάτη (αν δεν έχει δηλωθεί συγκεκριμένος τιμοκατάλογος στο προηγούμενο πεδίο). Αν υπάρχουν πάνω από ένας τιμοκατάλογοι για την τιμολογιακή του κατηγορία, η επιλογή θα γίνει από το χρήστη.
Εμπορική πολιτική	Στην εμπορική πολιτική καθορίζονται συνθήκες παροχής εκπτώσεων, προσφορών, δώρων, αλληλοαποκλειόμενες εκπτώσεις και προσφορές, συνθήκες πρόσθετων χρεώσεων ή συγκέντρωσης πόντων σε περίπτωση που υπάρχει κάρτα πιστότητας (loyalty card) κ.λ.π.
Επίπεδο προμήθειας	Είναι μια κατηγοριοποίηση των πελατών, η οποία συμμετέχει στον τρόπο υπολογισμού των προβλεπόμενων προμηθειών των πωλητών.
Σχετικός προμηθευτής	Πληροφοριακό πεδίο για την περίπτωση που υπάρχει προκαθορισμένος προμηθευτής για την προμήθεια των ειδών που παραγγέλλονται από τον πελάτη. Χρησιμοποιείται στη διαδικασία αυτόματης παραγγελιοδοσίας (εισαγωγής παραγγελίας αγορών) για μια παραγγελία πελάτη (τη «μετάβαση» με κωδικό 105. ΠΑΡ=>ΠΠΡ).
Τμήμα φόρμας εντύπων	Αν για τον πελάτη έχουν σχεδιαστεί ειδικές φόρμες εκτύπωσης παραστατικών, εδώ ορίζεται μέρος του ονόματός τους, ώστε να εντοπίζεται κάθε φορά η κατάλληλη φόρμα.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση	Ενεργοποιείται αν στον πελάτη αποστέλλουμε ηλεκτρονικά τα παραστατικά του (εκείνα τα παραστατικά π.χ. τιμολόγια έναντι δ. αποστολής, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, των οποίων οι σειρές έχουν αντίστοιχη ρύθμιση για ηλεκτρονική αποστολή).
Προφίλ ηλ/κής τιμολόγησης	Στην περίπτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης, στο προφίλ αυτό περιγράφονται οι κανόνες με τους οποίους αυτή υλοποιείται (τι αποστέλλεται στον πελάτη και πώς).
Ηλεκτρονική δ/νση τιμολόγησης	Αν στη σειρά παραστατικών έχει καθοριστεί να χρησιμοποιείται η συγκεκριμένη ηλεκτρονική δ/νση για την αποστολή παραστατικών κατά την ηλεκτρονική τιμολόγηση,, τότε σε κάθε πελάτη που δέχεται ηλεκτρονικά παραστατικά, πρέπει να είναι συμπληρωμένη.
Οριζόντιες διαστάσεις	Αν για τον πελάτη δηλωθούν συγκεκριμένες τιμές διαστάσεων (εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, διάσταση 2, αυτές θα προτείνονται στην επικεφαλίδα όλων των παραστατικών του.
Τρόπος αποστολής	Είναι ο συνήθης (προτεινόμενος) τρόπος αποστολής στον πελάτη. Αν γίνονται εξαγωγές στην Ευρωπαϊκή Ενωση, οι τρόποι αποστολής ανοίγονται από την Παραμετροποίηση (παράμετροι συναλλαγών) όπου δηλώνεται και ο «τύπος μεταφοράς» για την Intrastat.
Μεταφορέας	Ο συνήθης μεταφορέας που χρησιμοποιείται για τις παραδόσεις στον πελάτη.
Δρομολόγιο	Στην περίπτωση που αναλαμβάνουμε τη μεταφορά με δικά μας μέσα, καθορίζουμε εδώ το Δρομολόγιο στο οποίο συνήθως εντάσσουμε τις παραδόσεις του συγκεκριμένου πελάτη. Κάθε δρομολόγιο (δηλώνεται στην Παραμετροποίηση/Παράμετροι συναλλαγών) και προσδιορίζει το μεταφορικό μέσο, την ώρα, τη διάρκεια κ.λ.π.
Προτεραιότητα παραγγελιών	Πληροφοριακό πεδίο που χρησιμεύει στην απόφαση του ποιοι πελάτες θα προηγούνται, όταν το στοκ δεν επαρκεί για την εξυπηρέτηση όλων των ανεκτέλεστων παραγγελιών.
Ομαδοποίηση παραστατικών	Δηλώνουμε αν θα γίνεται «σύμπτυξη» παραστατικών, π.χ. επί πολλών μη τιμολογημένων Δ.Αποστολής του πελάτη, αν θα προτείνεται τιμολόγηση σε ΕΝΑ («ναι») ή ισάριθμα με τα Δ.Αποστολής τιμολόγια («όχι").
Στοιχεία συναλλαγών ανά δ/νση	Για κάθε Δ/νση-Υποκατάστημα του πελάτη και κάθε δικό μας Υποκατάστημα (όπου εκδίδεται παραστατικό διακίνησης) & Εμπορικό Τομέα, μπορεί να οριστεί συγκεκριμένος τρόπος αποστολής, δρομολόγιο, μεταφορέας, δ/νση μεταφορέα κ.λ.π. Επί πλέον μπορεί να δηλωθεί ειδικός πωλητής και εισπράκτορας (ως προτεινόμενος). Τέλος, ΜΙΑ από όλες τις δ/νσεις του πελάτη μπορεί να δηλωθεί ότι είναι η προτεινόμενη δ/νση τιμολόγησης και ΜΙΑ (ή ίδια ή άλλη) ως προτεινόμενη δ/νση παράδοσης. Αυτά τα στοιχεία τηρούνται ΑΝΑ παραστατικό, αλλά μέσα από αυτό τον προσδιορισμό προτείνονται οι συνηθέστερες τιμές, ώστε να περιοριστεί η ανάγκη επέμβασης από το χρήστη, κατά την εισαγωγή παραστατικών.

Διαχείριση σημείων πώλησης (P.O.S.)

Υπάρχει δυνατότητα μαζικής διαχείρισης των «στοιχείων συναλλαγών ανά διεύθυνση» αλλά και συνολικά των διευθύνσεων των συναλλασσομένων από την όψη Στοιχεία διανομών (Πωλήσεις/Συναλλασσόμενοι):

Aπό αυτή την οθόνη, μπορεί να γίνει:

Μαζική μεταβολή των στοιχείων (είτε της ίδιας της «διεύθυνσης» είτε των «στοιχείων συναλλαγών ανά διεύθυνση»), μέσω του μενού Ενέργειες της όψης. Για παράδειγμα, μπορεί να τοποθετηθεί μαζικά σε όλες τις διευθύνσεις παράδοσης μιας περιοχής ή νομού συγκεκριμένος Πωλητής, Τρόπος Αποστολής κ.λπ.
Εισαγωγή διεύθυνσης. Επιλέγοντας εισαγωγή , εμφανίζεται ερώτηση για την οντότητα που θα εισαχθεί. Με την επιλογή «Δ/νση-Υποκατάστημα» θα ανοιχτεί νέα Δ/νση στο συναλλασσόμενο της επιλεγμένης (μαρκαρισμένης) γραμμής. Αν επιλεγεί «Στοιχεία διανομής» θα ανοιχτεί νέα γραμμή «Στοιχείων παράδοσης ανά συναλλασσόμενο» για την επιλεγμένη (μαρκαρισμένη) Δ/νση συναλλασσόμενου.
Προβολή - διαχείριση των στοιχείων της επιλεγμένης γραμμής στην οθόνη «διαχείρισης σημείου πώλησης/διανομής» που καλείται με διπλό mouse click:

Πρόκειται για το μόνο σημείο στο οποίο είναι ορατά και διαχειρίσιμα όλα ανεξαιρέτως τα πεδία των διευθύνσεων.
Υπάρχει πρόσβαση στην πλήρη οθόνη διαχείρισης των στοιχείων του συναλλασσόμενου με επιλογή του σχετικού εικονιδίου.

Στην υποσελίδα πλάνο παραδόσεων είναι διαθέσιμα τα στοιχεία προγραμματισμού επισκέψεων στα σημεία παρουσίας των πελατών,
μέσω του σχετικού κυκλώματος του CRM (visit plans):

Λογιστήριο

Στην «υποσελίδα» αυτή συμπληρώνονται στοιχεία λογιστικής φύσης ή όσα έχουν σχέση με τις εσωτερικές διαδικασίες Λογιστηρίου (πιστωτικός έλεγχος, διαδικασία πληρωμών κ.λπ.).

Καθεστώς Φ.Π.Α.	Eίναι το ίδιο πεδίο που δηλώνεται και στα «στοιχεία ταυτότητας»
Καθεστώς ΚΕΠΥΟ	Χρησιμοποιείται στις διαδικασίες δημιουργίας των Συγκεντρωτικών Καταστάσεων Πελατών
Νόμισμα	Αν δοθεί κάποιο ξένο νόμισμα, που είναι το «σύνηθες» για πελάτη εξωτερικού, αυτό δεν είναι δεσμευτικό σε όλες τις συναλλαγές. Παρέχονται καταστάσεις κατά νόμισμα, επομένως ο πελάτης μπορεί να κινείται σε οποιοδήποτε νόμισμα και τα υπόλοιπά του κατά νόμισμα ελέγχονται από τις καταστάσεις αυτές.
Λογιστική κατηγορία	Πρέπει να επιλεγεί από τις προκαθορισμένες κατηγορίες για να μπορεί να γίνει λογιστικοποίηση οποιουδήποτε παραστατικού στη συνέχεια. Ο Λογαριασμός Λογιστικής δεν χρησιμοποιείται από την προτεινόμενη παραμετροποίηση (αντί αυτού χρησιμοποιείται η λογιστική κατηγορία), αλλά μπορεί να συμπληρωθεί αν η παραμετροποίηση μεταβληθεί.
Ομάδες ειδικών λογαριασμών	Οταν χρησιμοποιούνται ειδικές επιβαρύνσεις, μεταφορικά, πρόσθετοι φόροι ή προκαθορισμένες κρατήσεις π.χ. σε πελάτες Δημοσίου, αναπτύσσονται οι ειδικοί λ/σμοί στο αντίστοιχο υποσύστημα, δηλώνονται ως επιτρεπόμενοι στους τύπους παραστατικών ενσωματώνονται σε ομάδες ειδικών λογαριασμών ανά τύπο, που δηλώνονται στον πελάτη, στο σημείο αυτό, ούτως ώστε να εφαρμόζονται αυτόματα κατά την Τιμολόγηση και να δίνουν το τελικό πληρωτέο ποσό, ανάλογα με το είδος της συναλλαγής ή διακίνησης.
Πολιτική πιστώσεων	Είναι ένα «προφίλ» που δίνει τη δυνατότητα σχεδιασμού των συμπεριφορών της εφαρμογής ανάλογα με το βαθμό φερεγγυότητας του πελάτη. Επιτρέπει διαφόρων επιπέδων ελέγχους και απαγορεύσεις, για να προστατεύσει την εταιρεία από επισφαλείς συναλλαγές.
Πιστωτικά όρια	Τα ανώτατα όρια πίστωσης που δίνουμε στον πελάτη. Το όριο λογιστικού υπολοίπου είναι το ανώτατο λογιστικό υπόλοιπο (χρέωση-πίστωση). Το όριο εμπορικού υπολοίπου είναι το άθροισμα λογιστικού υπολοίπου και ανεξόφλητων (άληκτων) αξιογράφων, ενώ το όριο με ίδια αξιόγραφα είναι όπως το προηγούμενο, αλλά λαμβάνει υπόψη μόνο τα αξιόγραφα ιδίας έκδοσης (του πελάτη μας και όχι τρίτου). Οταν κάποιο από αυτά ξεπεραστεί και επομένως έχουμε «υπέρβαση πλαφόν», στα παραστατικά που έχουν ενεργοποιημένο τον πιστωτικό έλεγχο, η εφαρμογή, αν μεν υπάρχει «πολιτική πιστώσεων» αντιδρά σύμφωνα με τις ρυθμίσεις αυτές, αν δε ΔΕΝ υπάρχει, αντιδρά αναλόγως της τιμής της σχετικής γενικής παραμέτρου (Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Γενικά/ Παράμετροι εταιρείας) στην κατηγορία «πιστωτικός έλεγχος»:
Ημέρες πίστωσης	Ο συνηθισμένος αριθμός ημερών πίστωσης που δίνονται στον πελάτη. Επιδρά στον τρόπο σχηματισμού των προβλέψεων εξόφλησης τιμολογίων.
Ελεγχος φερεγγυότητας	Ο έλεγχος αυτός ενεργοποιείται μέσω της πιστωτικής πολιτικής. Μέσω του πεδίου αυτού (και χρησιμοποιώντας τις δυνατότητας μαζικής μεταβολής ή εισαγωγής από εξωτερικό αρχείο) μπορεί κανείς να δημιουργήσει ένα είδος «ιδιωτικής black list» για τους πελάτες. Η ημερομηνία στο διπλανό πεδίο επιτρέπει να οριστεί το ημερομηνιακό όριο για επανέλεγχο (μέχρι πότε «κλειδώνεται» ο πελάτης ή θεωρείται επισφαλής).
Eπιτόκιο καθυστέρησης	Με βάση τις μέρες πιθανών καθυστερήσεων εξόφλησης των υποχρεώσεών του και με βάση αυτό το προφίλ επιτοκίου (που παραμετροποιείται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/ Χρηματοοικονομικά), λαμβάνεται η κατάσταση «Τόκοι βάσει χρόνων αποπληρωμής» με δυνατότητα έκδοσης σχετικού χρεωστικού σημειώματος για τους τόκους καθυστέρησης. Ακόμη κι αν δεν χρεώνουμε τόκους, έχει σημασία να υπολογίζουμε και να γνωρίζουμε το χρηματοδοτικό κόστος (ΜΧΚ – Μέσος χρόνος καθυστέρησης και αντίστοιχο κόστος-τόκοι).
Υπενθυμιστικό μήνυμα	Στο πεδίο κειμένου με την ένδειξη μπορούμε να ορίσουμε ένα σχόλιο το οποίο θα εμφανίζεται κατά την επιλογή του πελάτη σε οποιαδήποτε εμπορική ή χρηματική συναλλαγή
Τρόπος πληρωμής	Ο τρόπος πληρωμής περιγράφει το διακανονισμό με τον πελάτη (πότε θα εξοφλήσει, σε πόσες δόσεις, πότε εξοφλείται ο Φ.Π.Α. κ.λπ.). Κάποιοι τρόποι πληρωμής μπορεί να αποκλειστούν ως επιλογές για το συγκεκριμένο πελάτη, μέσω παραμετροποίησης της Πιστωτικής Πολιτικής.
Μέσο εξόφλησης	Ο συνηθισμένος τρόπος πληρωμής (με την έννοια της μεθόδου-μέσου) εκ μέρους του πελάτη (επιταγή, μετρητά, κάρτα, έμβασμα). Η επιλογή αυτή επιδρά ως πρόταση τρόπου εξόφλησης στις διάφορες διαδικασίες είσπραξης απαιτήσεων.
Ημέρα πληρωμών Ημέρα μήνα Ωράριο	Στα πεδία αυτά προσδιορίζονται για πληροφοριακούς λόγους οι περιορισμοί που πιθανώς ισχύουν στο λογιστήριο του πελάτη ή οι μέρες και ώρες που έχουμε συμφωνήσει ότι είναι κατάλληλες για πληρωμές/συνεννοήσεις/επαφές για συμφωνία υπολοίπων.
Αντιστοίχιση	Ο συνήθης τρόπος αντιστοίχισης εξοφλήσεων (για τη σωστή ενημέρωση της «ηλικίας υπολοίπου» του πελάτη) είναι «έναντι», δηλαδή κάθε είσπραξη εξοφλεί το παλιότερο τιμολόγιο. Μια άλλη επιλογή είναι «βάσει κανόνα» για ειδικές διαδικασίες εξόφλησης π.χ. κατά έργο, όπου ο κανόνας προσδιορίζεται στο επόμενο πεδίο. Τέλος, μπορούμε να αποκλείσουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης, ώστε να γίνεται μόνο με επιλογή του χρήστη ή και καθόλου. Με οποιαδήποτε από τις προηγούμενες 2 επιλογές, η αντιστοίχιση γίνεται αυτόματα και on-line καθώς καταχωρούνται παραστατικά. Η αυτόματη αντιστοίχιση είναι ΙΣΧΥΡΑ προτεινόμενη διαδικασία για να μπορούν να παρθούν μερικές από τις σημαντικότερες εκτυπώσεις του συστήματος.
Κανόνας αντιστοίχισης	Ο κανόνας αντιστοίχισης επιτρέπει να δηλωθεί ο τρόπος ΑΥΤΟΜΑΤΗΣ σύνδεσης των εγγραφών «ανοίγματος» και «κλεισίματος» υπολοίπου (τιμολόγια-εισπράξεις) με διάφορες δυνατότητες που επιτρέπουν να περιορίζεται ή να αποφεύγεται η επέμβαση από το χρήστη, για να δηλώνει ποια παραστατικά εξοφλεί η κάθε είσπραξη. Οι κανόνες αντιστοίχισης δηλώνονται στην Παραμετροποίηση (Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Χρηματοοικονομικά).
Εισπράκτορας	Ο υπεύθυνος για τις εισπράξεις από τον πελάτη, επιλέγεται ανάμεσα στα πρόσωπα που έχουν δηλωθεί ως εισπράκτορες στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Χρηματοοικονομικά. Χρησιμοποιείται στις διαδικασίες οργάνωσης των εισπράξεων.
Τραπεζικοί λογαριασμοί	Σε αυτή τη λίστα δηλώνονται οι τραπεζικοί λ/σμοί του (προσώπου) πελάτη που ίσως είναι διαθέσιμοι ως πληροφορία. Σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να του κατατεθεί κάποιο ποσό (επιστροφής). Τότε, είναι χρήσιμη η δήλωση του «σχετικού εταιρικού τραπεζικού λ/σμού» από τον οποίο θα γίνει η κατάθεση, αλλά και ταυτόχρονα δηλώνουμε σε ποιο δικό μας λογαριασμό έχουμε συνεννοηθεί να μας πληρώνει ο πελάτης. Η «Τράπεζα» και ο «αριθμός λ/σμού» είναι απαραίτητα πεδία. Οι Τράπεζες δηλώνονται στην Παραμετροποίηση (Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Χρηματοοικονομικά).

Επικοινωνία

Στην «υποσελίδα» αυτή δηλώνονται ορισμένα στοιχεία για την επικοινωνία με τον πελάτη, καθώς και τα άτομα (φυσικά πρόσωπα) που γνωρίζουμε στην επιχείρηση του πελάτη με το ρόλο τους σε αυτή, αλλά και οι συνδεδεμένες με οποιοδήποτε τρόπο εταιρείες (νομικά πρόσωπα).

Με το εικονίδιο αλλάζει η μορφή εμφάνισης από «κάρτα» σε «λίστα»
Με το εικονίδιο γίνεται εισαγωγή νέου προσώπου και ταυτόχρονα «επαφής» (σύνδεσης) με τον πελάτη (στη λίστα «σχέσεις» στο κάτω τμήμα)
Με το εικονίδιο γίνεται επιλογή από τα υπάρχοντα πρόσωπα ως «επαφή» με τον πελάτη.
Με το εικονίδιο γίνεται εμφάνιση της οθόνης διαχείρισης του προσώπου (επαφής).

Στα υπόλοιπα πεδία της επαφής καθορίζονται διάφορα στοιχεία όπως π.χ. η θέση, το τμήμα, ο τύπος σχέσης με τον πελάτη κ.λ.π. Ενα πρόσωπο μπορεί να αποτελεί «Επαφή» για διάφορους πελάτες, με διαφορετικό ρόλο κάθε φορά.

Οριζόμενα πεδία

Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, παρέχονται μερικά στατικά πεδία διαφόρων τύπων (ημ/νίες, σχόλια, αριθμοί, χαρακτηρισμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση και ομαδοποίηση/εκτύπωση των πελατών, το όνομα των οποίων δηλώνεται στην Παραμετροποίηση.

Ιδιότητες

Είναι μια σειρά από δυναμικά πεδία (δηλαδή όχι σταθερά σε πλήθος ούτε ίδια σε όλους τους πελάτες) και ενεργοποιείται από την τιμή του πεδίου «ομάδα ιδιοτήτων». Εναλλακτικά, μπορεί να δηλωθεί ομάδα ιδιοτήτων κοινή για όλους τους πελάτες στις παραμέτρους εταιρείας, στην κατηγορία «Επιπλέον ιδιότητες». Οι ομάδες ιδιοτήτων σχεδιάζονται από τα Εργαλεία/Παραμετροποίηση πεδίων/Επί πλέον ιδιότητες.

Σχετικά έγγραφα

Η δυνατότητα ενσωμάτωσης & διαχείρισης εγγράφων είναι διαθέσιμη σε όλες τις κύριες οντότητες του συστήματος.

Στοιχεία ελέγχου και πληροφόρησης

Στο αριστερό τμήμα της οθόνης διαχείρισης του πελάτη, από τη στιγμή που ξεκινούν οι συναλλαγές μαζί του, είναι διαθέσιμο ένα ευρύ σύνολο πληροφοριών, οι οποίες δίνουν μια σφαιρική εικόνα (360^ο view) για την κίνηση, τις εκκρεμότητες, τις ευκαιρίες ή/και τα προβλήματα των σχέσεων μαζί του, από τον ιεραρχικό πίνακα «περιεχόμενα»:

H ανάλυση πληροφοριών δίνει με μια ματιά τις σημαντικότερες πληροφορίες για τον πελάτη, εκ των οποίων έχουν επιλεγεί οι σημαντικότερες για εκτύπωση σε ΜΙΑ μόνο σελίδα από την επιλογή «εκτυπώσεις» (με δεξί κλικ/εμφάνιση μπάρας εργαλείων):

Οι συνδεδεμένες καρτέλες είναι π.χ. πελάτες του

ίδιου ομίλου, καρτέλες του ίδιου σε άλλες εταιρείες κ.λπ. με τα βασικά οικονομικά μεγέθη τους. Αν ο πελάτης είναι ΚΑΙ προμηθευτής, δείχνει το «ενοποιημένο» υπόλοιπό του.

Τα στοιχεία ανά περίοδο δείχνουν την εξέλιξη του υπολοίπου του ανά μήνα. Στα στοιχεία πωλήσεων παρέχονται πληροφορίες σχετικές με την εμπορική κίνηση: Τα είδη/κατηγορίες ειδών που αγόρασε, τα είδη που ΔΕΝ έχει αγοράσει ακόμη, οι τιμές που ισχύουν γι’αυτόν ανά είδος/κατηγορία, οι προσφορές που του έχουν κατατεθεί.

Στα αναλυτικά στοιχεία συναλλαγών, βλέπει κανείς τις ανεκτέλεστες παραγγελίες του, τα μη τιμολογημένα Δελτία Αποστολής, τα άληκτα αξιόγραφα που μας έχει δώσει.

Η Πορεία Προϋπολογισμού δείχνει μια συγκριτική εικόνα προϋπολογισμένων και πραγματικών τζίρων ανά μήνα (στην περίπτωση που έχουμε ξεχωριστό προϋπολογισμό για τον πελάτη αυτό).

Αλλες συνδεδεμένες πληροφορίες είναι τα Εργα, οι Συμβάσεις με τον πελάτη, τα ανοικτά θέματα, οι τηλεφωνικές κλήσεις προς και από τον πελάτη, οι ευκαιρίες πώλησης και άλλες δραστηριότητες πωλήσεων (ραντεβού, παρουσιάσεις κ.λ.π.).

Σε περίπτωση που παρέχουμε υπηρεσίες υποστήριξης, είναι διαθέσιμες οι πληροφορίες των ανοικτών υποθέσεών του, οι εργασίες που έχουν παρασχεθεί σε αυτόν (στο χώρο του ή στο χώρο μας), καθώς και παράπονα που έχει υποβάλλει.

Πωλητής

Πωλητής είναι ένας υπάλληλος της εταιρείας ή και εξωτερικός συνεργάτης που αναλαμβάνει, προωθεί, διαχειρίζεται ένα μέρος των πωλήσεων της εταιρείας. Οι πωλήσεις «πιστώνονται» σε πωλητές και για κάθε συναλλαγή υπολογίζεται με διάφορες μεθόδους κάποια προμήθεια πώλησης, ανεξάρτητα αν, πότε, υπό ποιους όρους και με ποιο τρόπο αποδίδεται σε αυτούς.

Γενικά στοιχεία

Μέσω της ρύθμισης «Σύνδεση με πρόσωπο» το σύστημα ανοίγει αυτόματα γι’ αυτόν ένα «πρόσωπο» όπου και, στην πραγματικότητα, τηρούνται όλα τα «δημογραφικά» του στοιχεία, ώστε να είναι καταχωρημένα σε αυτό το μοναδικό σημείο και να είναι πάντα σωστά. Αν για παράδειγμα ο πωλητής είναι εξωτερικός συνεργάτης και τον ανοίξουμε ως πιστωτή ώστε να δεχόμαστε Δελτία Παροχής Υπηρεσιών από αυτόν, αυτός θα συνδεθεί με το ίδιο «πρόσωπο». Το ίδιο θα συμβεί κι αν ο πωλητής είναι αντιπρόσωπός μας, οπότε, προκειμένου να του κόψουμε τιμολόγιο πώλησης (έστω ότι εκείνος τιμολογεί τους τελικούς πελάτες), θα τον ανοίξουμε και ως πελάτη και θα τον συνδέσουμε με το ίδιο «πρόσωπο». Ο πωλητής μπορεί ακόμη να ανοιχτεί και ως χρήστης του συστήματος. Φροντίζουμε παντού να αντιστοιχεί το ΙΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΟ.

Η υποσελίδα «πρόσωπο» ενεργοποιείται όταν όντως ανοιχτεί «πρόσωπο» όπου και δίνονται τα στοιχεία ταυτότητας, τα στοιχεία δ/νσής του, τα τηλέφωνα, τα πληροφοριακά δεδομένα, το επίπεδο μόρφωσης, τα προσωπικά του ενδιαφέροντα κ.λ.π.

% προμήθεια βάσης και Σχέδιο προμηθειών

Η προμήθεια βάσης εκφράζεται σε % επί του (καθαρού) Τζίρου και το σχέδιο προμήθειας (που διαμορφώνεται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Πωλητές) καθορίζει ποιο ποσοστό της προμήθειας βάσης θα υπολογίζεται για κάθε συνδυασμό είδους-πελάτη.

Στοιχεία ένταξης και αρμοδιότητας

Δηλώνουμε το υποκατάστημα και το εμπορικό τμήμα όπου ανήκει, καθώς και εμπορικό τομέα, δραστηριότητα κ.λ.π. αν ασχολείται αποκλειστικά με κάποια από αυτά.

Πελάτες ανά εμπορικό τομέα

Ανάλογα με τον προσδιορισμό στους πελάτες των «πωλητών ανά εμπορικό τομέα», δηλώνεται κι εδώ η ίδια πληροφορία από την πλευρά των πωλητών. Ενεργοποιώντας το «αντικατάσταση αρχικών πωλητών» ενημερώνονται ταυτόχρονα και οι πελάτες.

Παρεχόμενη υπηρεσία

Οι Υπηρεσίες (εκπαίδευσης, συντήρησης, ιατρικές, νομικές, συμβουλευτικές κ.λ.π.) παρέχονται από την εταιρεία στους πελάτες, δημιουργώντας έσοδα. Στις Υπηρεσίες ανοίγονται και οποιεσδήποτε άλλες πηγές εσόδων όπως π.χ. ενοίκια ιδιόκτητων χώρων, πιστωτικοί τόκοι, έκτακτα έσοδα. Ως «άυλες», έχουν μόνο αξιακή παρακολούθηση.

Προφίλ υπηρεσίας	Το προφίλ είναι ένας εύκολος τρόπος να δοθούν προτεινόμενες τιμές σε πεδία, ανάλογα με τον τύπο των υπηρεσιών. Τα προφίλ σχεδιάζονται από τον πίνακα Παραμετροποίησης (Εργαλεία). Καλό είναι να υπάρχουν και να συμπληρώνονται πάντα, ώστε να εξασφαλίζεται ότι π.χ. θα συμπληρωθεί σωστά ο λογαριασμός, η μονάδα μέτρησης κ.λ.π.
Μονάδα μέτρησης	Παρά το ό,τι οι υπηρεσίες είναι άυλες, η μονάδα μέτρησης είναι απαραίτητη, για να μπορεί να λειτουργήσει η τιμολογιακή πολιτική. Π.χ. τιμή Χ € η «ώρα», το «τεμάχιο» επί μελετών κ.λ.π.
Κατηγορία Φ.Π.Α.	Για τον αυτόματο υπολογισμό Φ.Π.Α. συμπληρώνουμε υποχρεωτικά την «κατηγορία» όπου ανήκει η υπηρεσία. Οι Υπηρεσίες έχουν πάντα κανονικό Φ.Π.Α. (23%) και αυτό μπορεί να παίρνει τιμή από το «προφίλ».
Τύπος	Κατηγοριοποίηση λογιστικής υφής που λαμβάνεται υπόψη σε διάφορα στατιστικά πωλήσεων.
Λ/σμός ή λογιστική κατηγορία	Στην έτοιμη παραμετροποίηση λογιστικοποίησης Υπηρεσιών χρησιμοποιείται ο «λογαριασμός» και μόνον αν αυτός δεν έχει συμπληρωθεί, χρησιμοποιείται η «Λογιστική κατηγορία».
Αφορά το ΚΕΠΥΟ	Καθορίζεται αν θα συμμετέχουν ή όχι στον υπολογισμό των αξιών των εγγραφών Συγκεντρωτικών καταστάσεων Τιμολογίων Προμηθευτών.
Κωδικός ΜΣΚΚ	Για όσους έχουν βιβλία εσόδων-εξόδων, εδώ επιλέγεται η υποχρεωτική για το βιβλίο εσόδων κατηγορία του Μοναδικού Συντελεστή Καθαρού Κέρδους.
Κωδ. συνδυασμένης ονοματολογίας	Χρησιμοποιείται για την ενσωμάτωση των ενδοκοινοτικών πωλήσεων Υπηρεσιών στις συγκεντρωτικές καταστάσεις VIES Listing προς την Eurostat.
Ομαδοποιητικά	Η οικογένεια, η ομάδα, η κατηγορία και η υποκατηγορία είναι ομαδοποιήσεις των υπηρεσιών που βοηθούν στη λήψη πληροφόρησης.
Οριζόντιες διαστάσεις	Αν για την υπηρεσία δηλωθούν συγκεκριμένες τιμές εταιρικών διαστάσεων (εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, διάσταση 2), αυτές θα προτείνονται στις γραμμές των παραστατικών και επομένως, μέσω των εγγραφών παίρνουμε εύκολα έτοιμες καταστάσεις όπως π.χ. Υπηρεσίες ανά Τομέα, ανά Δραστηριότητα, Ισοζύγια – Καρτέλες / Τομέα κ.λ.π.
Τιμή χονδρικής	Οταν δεν τηρούμε τιμοκαταλόγους τιμών υπηρεσιών, καθορίζουμε την τιμή πώλησης στο σημείο αυτό, καθώς και το αν αυτή περιλαμβάνει Φ.Π.Α. ή όχι. Στη συνέχεια, σε όσα παραστατικά έχουν παραμετροποιηθεί (π.χ. Τιμολόγια Υπηρεσιών) έτσι ώστε να προτείνουν «τιμή χονδρικής», θα προτείνεται στο χρήστη αυτή η τιμή.
Τιμή λιανικής	Καθορίζουμε την τιμή πώλησης Λιανικής, καθώς και το αν αυτή περιλαμβάνει Φ.Π.Α. ή όχι. Στη συνέχεια, σε όσα παραστατικά έχουν παραμετροποιηθεί (π.χ. Αποδείξεις παροχής Υπηρεσιών) έτσι ώστε να προτείνουν «τιμή λιανικής», θα προτείνεται στο χρήστη αυτή η τιμή.
Πρότυπο κόστος	Μιας και οι Υπηρεσίες δεν «κοστολογούνται», με την έννοια ότι δεν «αγοράζονται», μπορεί κανείς να έχει μια πρότυπη κοστολόγηση και στατιστικές για το υπολογιζόμενο κέρδος, αν συμπληρώσει στο σημείο αυτό μια τιμή κόστους που έχει υπολογιστεί σε διοικητικό επίπεδο π.χ. πρότυπο μέσο κόστος ώρας παρεχόμενης υπηρεσίας.
Τιμολογιακή κατηγορία	Χρησιμεύει στη σχεδίαση τιμοκαταλόγων. Κάθε υπηρεσία μπορεί να μπει σε ένα τιμοκατάλογο είτε ΔΙΑΚΡΙΤΑ είτε μέσω της «τιμολογιακής κατηγορίας» της. Ετσι, σε ένα τιμοκατάλογο τιμών εισάγουμε συνήθως διακριτά τις υπηρεσίες με τις τιμές πώλησής τους, ενώ, σε ένα τιμοκατάλογο εκπτώσεων εισάγουμε συνήθως έκπτωση ανά κατηγορία π.χ. συμβουλευτικές υπηρεσίες.
Συνήθης έκπτωση %	Αν στην υπηρεσία παρέχεται σταθερή έκπτωση στην αρχική τιμή, την συμπληρώνουμε εδώ. Οταν τηρούμε εκπτωτικούς τιμοκαταλόγους (ανά πελάτη), αυτή η έκπτωση πιθανώς δεν χρησιμοποιείται κατά την τιμολόγηση. Υπάρχει περίπτωση να χρησιμοποιείται, όταν για παράδειγμα καθοριστεί να εφαρμόζεται η «μέγιστη έκπτωση», δηλαδή αν η υπηρεσία έχει 10% και ο τιμοκατάλογος 8%, να προτιμάται η έκπτωση της υπηρεσίας.
Μέγιστη έκπτωση %	Αν οι χρήστες, κατά την τιμολόγηση έχουν πρόσβαση σε τιμές, εκπτώσεις, μπορούμε με τη συμπλήρωση του πεδίου αυτού (και με παράλληλη χρήση «σχεδίου ελέγχου») να περιορίσουμε την έκπτωση που μπορεί να δοθεί, μέχρι ένα ανώτατο όριο.
Σχέδιο ελέγχου	Με το σχέδιο ελέγχου μπορούν να καθοριστούν εύκολα παράμετροι συμπεριφοράς των παραστατικών σε σχέση με τις Υπηρεσίες, π.χ. σε ποια παραστατικά ελέγχεται να μη γίνει υπέρβαση της μέγιστης έκπτωσης. Η συμπλήρωση του «% μέγιστης έκπτωσης» δεν ενεργοποιεί απολύτως καμία διαδικασία, διότι ο τρόπος χρήσης (και το «νόημα») των παραστατικών, οπότε και η καταλληλότητα κάθε ελέγχου, αφορούν τον τρόπο υλοποίησης κάθε εγκατάστασης. Για να δηλώσουμε λοιπόν ότι στις πωλήσεις θέλουμε να ελέγχεται το % μέγιστης έκπτωσης, εισάγουμε ένα σχέδιο (κωδικός, περιγραφή κλπ.) και σε αυτό μια νέα γραμμή με χαρακτηρισμό «ΠΩΛΗΣΕΙΣ» (οι χαρακτηρισμοί είναι ελεύθερα σχεδιαζόμενοι και σε κάθε τύπο παραστατικού αντιστοιχίζονται ένας ή περισσότεροι χαρακτηρισμοί), ενεργοποιούμε τον έλεγχο μέγιστης έκπτωσης και συμπληρώνουμε (επιλέγουμε) αυτό το σχέδιο στην (παρούσα) οθόνη διαχείρισης της υπηρεσίας.
Πακέτο υπηρεσιών & σχετική συνταγή	Αν ενεργοποιηθεί το «πακέτο», θα πρέπει να συμπληρωθεί στο επόμενο πεδίο και η σχετική συνταγή σετ. Το σετ δίνει τη δυνατότητα να διαμορφωθούν ειδικές τιμές για ένα σύνολο υπηρεσιών, όταν αυτές αγοραστούν όλες μαζί.
Επίπεδο προμήθειας	Είναι μια κατηγοριοποίηση των υπηρεσιών, που συμμετέχει στον τρόπο υπολογισμού των προβλεπόμενων προμηθειών πωλητών, από τις πωλήσεις (τιμολογήσεις).
Ομάδα προϋπολογισμού	Χρησιμοποιείται στα φύλλα προϋπολογισμού ως ένα ειδικό ομαδοποιητικό στοιχείο κατά το οποίο μπορεί να παρακολουθείται ο προϋπολογισμός πωλήσεων υπηρεσιών. Εναλλακτικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον προϋπολογισμό και οποιοδήποτε άλλο ομαδοποιητικό πεδίο.
Προφίλ εποχικότητας	Χρησιμοποιείται στον προϋπολογισμό για να διαιρεθεί αυτόματα ανά μήνα το συνολικό ετήσιο ποσό προϋπολογισμού (στόχου πωλήσεων ανά υπηρεσία). Όταν ο προϋπολογισμός πωλήσεων δεν περιέχει διακριτά τις παρεχόμενες υπηρεσίες αλλά μια ομαδοποίηση αυτών π.χ. «κατηγορία», τότε το προφίλ εποχικότητας (αναμενόμενη συμμετοχή κάθε μήνα στις συνολικές πωλήσεις) θα πρέπει να συμπληρωθεί στο κατάλληλο ομαδοποιητικό πεδίο (π.χ. στον πίνακα κατηγοριών ειδών).
Ομάδες ειδικών λογαριασμών	Οταν η υπηρεσία “συμπαρασύρει” ειδική επιβάρυνση π.χ. χαρτόσημο ή άλλη χρέωση ή κρατήσεις για το Δημόσιο, αναπτύσσονται οι ειδικοί λ/σμοί στο αντίστοιχο υποσύστημα, δηλώνονται ως επιτρεπόμενοι στους τύπους παραστατικών ενσωματώνονται σε ομάδες ειδικών λογαριασμών ανά τύπο, που δηλώνονται στις υπηρεσίες, στο σημείο αυτό, ούτως ώστε να εφαρμόζονται αυτόματα κατά την καταχώριση και να δίνουν το τελικό πληρωτέο ποσό, ανάλογα με το είδος ή τον πελάτη της συναλλαγής και να ελαχιστοποιείται η ανάγκη επέμβασης – πληκτρολογήσεων του χρήστη.

Αν έχουμε ανάγκη περισσότερα πεδία, στην υποσελίδα “Οριζόμενα πεδία” παρέχονται μερικά στατικά πεδία διαφόρων τύπων (ημ/νίες, σχόλια, αριθμοί, χαρακτηρισμοί, πίνακες) για ελεύθερη χρήση και ομαδοποίηση/εκτύπωση των υπηρεσιών, το όνομα των οποίων δηλώνεται στην Παραμετροποίηση.

Είδος αποθήκης

Τα είδη είναι όλα τα αγαθά (εμπορεύματα, προϊόντα, υλικά κ.λ.π.) που αγοράζονται ή παράγονται και πωλούνται ή αναλώνονται, για τα οποία απαιτείται πλήρης ποσοτική και αξιακή παρακολούθηση (καρτέλα). Ο διαχωρισμός των ειδών σε ξεχωριστούς κωδικούς – καρτέλες είναι συνήθως λογιστικό αντικείμενο. Ανοίγονται στο σύστημα ακόμη και πριν αποκτήσει «λογιστική υπόσταση» π.χ. αν θέλουμε να εισάγουμε παραγγελίες.

Στοιχεία ταυτότητας είδους

Γενικά στοιχεία ταυτοποίησης	Είναι τα στοιχεία μοναδικού προσδιορισμού του είδους. Οσον αφορά τον κωδικό, μπορεί να μεταβληθεί μεταγενέστερα από το «διαχειριστή του συστήματος», οπότε το σύστημα θα κρατήσει αυτόματα τον προηγούμενο κωδικό στους «πολλαπλούς κωδικούς» (δείτε υποσελίδα «Διακίνηση»), ώστε να είναι δυνατή η αναζήτησή του ΚΑΙ με τους παλαιότερους κωδικούς. Μπορεί να καθοριστεί συγκεκριμένη μορφή κωδικού με χρήση ομαδοποιητικών στοιχείων στον κωδικό (αλλά και στην περιγραφή), με αυτόματα παραγόμενο τμήμα κ.λ.π. Υπάρχουν 3 πεδία για την περιγραφή, καθώς και ένας κύριος κωδικός «Barcode» (αν χρησιμοποιείτε scanner). Στην υποσελίδα «διακίνηση» δίνεται η δυνατότητα πολλαπλών barcodes π.χ. για λόγους συσκευασιών, πολλαπλών προμηθευτών κ.λ.π.
Τύπος είδους	Είναι η λογιστική κατηγοριοποίηση των ειδών με προκαθορισμένες τιμές. Ο τύπος είναι προτεινόμενη ομαδοποίηση των ειδών σε όλα τα επίσημα Βιβλία Αποθήκης, για να βοηθούν στη λογιστική συμφωνία. Δεν πρέπει να συγχέεται με τη «λογιστική κατηγορία» (βλ. παρακάτω) η οποία χρησιμοποιείται για τη «Γέφυρα» Λογιστικής, παρά το ό,τι σαν έννοια συνήθως είναι ίδια. Στο σύστημα, ο μεν τύπος είναι απλό ομαδοποιητικό (με προκαθορισμένες τιμές που χρησιμοποιούνται σε διάφορα στατιστικά), ενώ η λογιστική κατηγορία είναι ελεύθερα οριζόμενη και χρησιμοποιείται στη διαδικασία Λογιστικοποίησης για τον προσδιορισμό των λογαριασμών που πρέπει να ενημερωθούν στο λογιστικό σχέδιο.
Χαρακτηρισμός	Απλό, σετ ή παραγόμενο. Τα είδη σετ είναι είδη που αποτελούνται από άλλα (απλά) είδη και πωλούνται ως σύνολο. Είναι ένας τύπος «προσφοράς» που η δομή της (τα περιεχόμενά της) περιγράφεται από μια «συνταγή σετ». Η τιμή πώλησης του σετ μπορεί να είναι προκαθορισμένη ή να προκύπτει από τις τιμές των απλών ειδών που περιέχει. Τα είδη σετ ΔΕΝ είναι «διακριτά» είδη, ΔΕΝ τηρείται καρτέλα γι’αυτά, ΔΕΝ προσδιορίζεται κόστος (από τη διαδικασία Αποτίμησης) και ΔΕΝ συμμετέχει στις «λογιστικές» εκτυπώσεις. Τηρούνται όμως εγγραφές πώλησης, με αποτέλεσμα να παρέχονται στατιστικά πωλήσεων. Τα παραγόμενα είδη είναι όσα εισάγονται στην Αποθήκη με σύνθεση ή παραγωγή (με προστιθέμενη αξία) από ανάλωση άλλων απλών ή παραγόμενων ειδών. Τηρείται πλήρης καρτέλα γι’αυτά και το οριστικό τους κόστος προσδιορίζεται από τη διαδικασία Αποτίμησης αποθεμάτων. Η δομή (τα συστατικά) των παραγόμενων ειδών περιγράφεται από συνταγές τύπου «τεχνική προδιαγραφή». Για το ίδιο παραγόμενο μπορούν να δηλωθούν διάφορες (εναλλακτικές) συνταγές. Μία από αυτές πρέπει να δηλωθεί στο σημείο αυτό, ως βασική. Στα παραστατικά πώλησης, τα περιεχόμενα των ειδών σετ «αναπτύσσονται» αυτόματα, αναγράφονται δηλαδή αναλυτικά ως «γραμμές» παραστατικών.
Βασική συνταγή	Δηλώνεται για τα σετ (η συνταγή σετ) και για τα παραγόμενα (η κύρια συνταγή). Οσον αφορά τα παραγόμενα είδη, η δημιουργία της συνταγής (τεχνικής προδιαγραφής) περιγράφεται στην ενότητα της Παραγωγής & Βιομηχανικής Κοστολόγησης. Οσον αφορά τις «συνταγές σετ», αφού γίνει αποθήκευση του είδους, μπορούμε, από το μενού Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/ Συνταγές & σετ είτε από τον πίνακα Παραμετροποίησης, να ορίσουμε τη σχετική συνταγή: Δίνουμε προαιρετικά ημ/νιακό διάστημα ισχύος, στο οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Επιλέγουμε Συνταγή σετ στο πεδίο «χαρακτηρισμός». Δίνουμε το είδος (σετ) που αφορά και ενεργοποιούμε το πεδίο «βασική συνταγή» ώστε αυτή, να τοποθετηθεί αυτόματα στην καρτέλα του. Καθορίζουμε τον τύπο της συνταγής σετ. Στατική δηλώνουμε όταν πρόκειται για Προσφορά με συγκεκριμένη τιμή για όλο το σετ. Κατά την τιμολόγηση, η αξία του σετ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΕΙ τις αξίες των μερών του, τα δε μέρη του (διακριτά είδη) δεν μεταβάλλονται. Δυναμική δηλώνουμε σε περιπτώσεις σετ που απλώς «ομαδοποιούν» είδη κάτω από έναν «master» κωδικό είδους (σαν «επικεφαλίδα»). Κατά την τιμολόγηση, η αξία του σετ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΕΤΑΙ από τις αξίες των μερών του. Η δομή μιας δυναμικής συνταγής μεταβάλλεται κατά τη χρήση της στην τιμολόγηση/παραγγελιοληψία, τόσο ως προς τα μέρη που αποτελούν το σετ, όσο και ως προς τις ποσότητες/τιμές. Στατική με τιμές συστατικών δηλώνουμε όταν η μεν τιμή του σετ θέλουμε να διαμορφώνεται από τα περιεχόμενά του (τιμές τιμοκαταλόγου) ενώ οι εκπτώσεις να δηλώνονται σε επίπεδο σετ. Συμπληρώνουμε τα είδη που αποτελούν το σετ στη λίστα που ακολουθεί.
Μονάδα μέτρησης	Εδώ δηλώνεται η βασική μονάδα μέτρησης του είδους, στην οποία τηρείται το υπόλοιπό του. Στην υποσελίδα «Διακίνηση» ορίζονται και οι όποιες άλλες μονάδες μέτρησης ή/και συσκευασίες του είδους. Η βασική είναι η μόνη απολύτως απαραίτητη, για να είναι λειτουργικό το είδος.
Κατηγορία Φ.Π.Α.	Για τον αυτόματο υπολογισμό του Φ.Π.Α. συμπληρώνουμε υποχρεωτικά την κατηγορία όπου ανήκει το είδος (κανονικό, μειωμένο, χαμηλό). Στις Πωλήσεις, ο συντελεστής Φ.Π.Α. καθορίζεται από το συνδυασμό κατηγορίας Φ.Π.Α. του είδους και καθεστώτος Φ.Π.Α. του πελάτη, ενώ στις Αγορές λαμβάνεται υπόψη το καθεστώς Φ.Π.Α. του υποκαταστήματος/έδρας της εταιρείας (η αξία Φ.Π.Α. μπορεί να δοθεί και από το χρήστη, αντιγράφοντας από το πρωτότυπο στοιχείο). Συνιστάται η χρήση «προφίλ είδους», για να αποφεύγονται λάθη.
Προμηθευτής	Ο βασικός προμηθευτής του είδους. Στην υποσελίδα «Οργάνωση» μπορούν να δηλωθούν πρόσθετα στοιχεία, καθώς και άλλοι εναλλακτικοί προμηθευτές.
Κωδικοποίηση	Είναι ο κωδικός του είδους, σύμφωνα με την κωδικοποίηση του προμηθευτή. Στα παραστατικά, δίνεται δυνατότητα προσδιορισμού – ανεύρεσης του είδους με βάση αυτό τον κωδικό.
Συνήθης παραγγελία	Πληροφοριακό πεδίο. Χρησιμοποιείται στις διαδικασίες αναπαραγγελίας.
Τιμή αγοράς	Η τιμή αγοράς ενημερώνεται από τις Αγορές, με την εκάστοτε τελευταία τιμή αγοράς. Κατά το άνοιγμα νέου είδους ή κατά την εισαγωγή δεδομένων ειδών από προηγούμενο σύστημα, η τιμή αυτή μπορεί να δοθεί πρωτογενώς (από αρχείο ή να πληκτρολογηθεί από το χρήστη).
Προφίλ είδους	Το προφίλ είναι ένας εύκολος τρόπος να δοθούν έτοιμες προτεινόμενες τιμές σε πεδία, ανάλογα με την κατηγοριοποίηση των ειδών. Καλό είναι να συμπληρώνεται πάντα, ώστε να εξασφαλίζεται ότι π.χ. θα δοθεί σωστή τιμή στη λογιστική κατηγορία, στη μονάδα μέτρησης κ.λ.π.
Ομαδοποιητικά	Η οικογένεια, η ομάδα, η κατηγορία και η υποκατηγορία είναι ομαδοποιήσεις των ειδών που βοηθούν στη λήψη πληροφόρησης. Συνήθως τα στατιστικά λαμβάνονται με βάση τις κατηγοριοποιήσεις και όχι ανά είδος.
Ιεραρχία ομάδων	Αντί να συμπληρώνουμε τα προηγούμενα 4 πεδία, δίνεται η δυνατότητα επιλογής των ομαδοποιήσεων από ένα ιεραρχικό δέντρο με 4 επίπεδα, όσα και τα βασικά ομαδοποιητικά του είδους. Επιλέγοντας ένα «φύλλο» του δέντρου, συμπληρώνονται αυτόματα τα 4 πεδία. Η ιεραρχία δηλώνεται μέσω των πινάκων Ομάδα, Κατηγορία, Υποκατηγορία, όπου για κάθε τιμή ορίζεται αντίστοιχα η Οικογένεια, η Ομάδα, η Κατηγορία όπου ανήκει. Οι ομαδοποιήσεις μπορεί να είναι και ανεξάρτητες π.χ. η Κατηγορία “Λευκές συσκευές” να είναι ιεραρχικά δεμένη με υποκατηγορίες “Ψυγεία”, “Πλυντήρια” κ.λπ., ενώ η Ομάδα “Εντοιχισμένες συσκευές” να είναι ανεξάρτητη.
Τιμή Χονδρικής	Είναι η βασική τιμή πώλησης Χονδρικής του είδους. Δηλώνουμε αν αυτή περιλαμβάνει Φ.Π.Α. ή όχι, καθώς και το σχετικό %Μαρκάπ (επί της τιμής κόστους). Το %μαρκάπ χρησιμοποιείται από τις διάφορες διαδικασίες αναπροσαρμογής των τιμών πώλησης από νέες τιμές κόστους.
Τιμή Λιανικής	Ορίζουμε την τιμή Λιανικής, το αν αυτή περιέχει Φ.Π.Α. ή όχι, καθώς και το σχετικό %Μαρκάπ (επί του κόστους).
Τιμές 1,2,3	Πρόσθετες τιμές πώλησης. Αν κανείς έχει ένα απλό σχήμα τιμολογιακής πολιτικής, όπου η ζώνη τιμών του πελάτη οδηγεί και σε συγκεκριμένη τιμή πώλησης των ειδών (μία από τις 5 συνολικά αυτές τιμές) τότε, συμπληρώνονται στα είδη οι 5 τιμές και, κατά την Τιμολόγηση, με την συμπλήρωση του πελάτη, προτείνεται η κατάλληλη (αυτή που αντιστοιχεί στη ζώνη τιμών του).
Είδος καταλόγου	Η εφαρμογή ανοίγει αυτόματα (βάσει παραμετροποίησης) για τα είδη ένα είδος καταλόγου για το καθένα (με τον κωδικό και την περιγραφή του είδους αποθήκης), όπου τηρούνται όλες οι σχέσεις του με άλλα είδη που μπορεί να μην έχουν ακόμη ανοιχτεί ως “είδη αποθήκης” ή να μην είναι κάν αντικείμενο της εταιρείας π.χ. ανταγωνιστικά, συμβατά κ.λ.π. Τα είδη καταλόγου είναι κοινά για όλες τις εταιρείες του συστήματος.
Τιμολογιακή κατηγορία	Χρησιμεύει στη σχεδίαση τιμοκαταλόγων. Κάθε είδος μπορεί να μπει σε ένα τιμοκατάλογο είτε ΔΙΑΚΡΙΤΑ ως κωδικός είτε μέσω της “τιμολογιακής κατηγορίας” του. Ετσι, σε ένα τιμοκατάλογο τιμών πιθανότατα εισάγουμε όλα τα είδη με τις τιμές πώλησής τους, ενώ, σε ένα τιμοκατάλογο εκπτώσεων εισάγουμε συνήθως έκπτωση για μια (τιμολογιακή) κατηγορία ειδών π.χ. “είδη σε απόσυρση”.
Ομάδα εκπτώσεων	Κάποιες εκπτώσεις μπορούν να σχεδιαστούν μέσω «κατηγοριοποίησης» ειδών και πελατών σε ομάδες «ειδικών λ/σμών εκπτώσεων», που οδηγούν στον υπολογισμό μιας σταθερής έκπτωσης η οποία είτε ενσωματώνεται στην αξία των ειδών (μέσω του πεδίου Εκπτωση 4) είτε αποτελεί αυτόνομη γραμμή (μην επηρεάζοντας την Αποθήκη).
Επίπεδο προμήθειας	Κατηγοριοποίηση των ειδών, που συμμετέχει στον τρόπο υπολογισμού προβλεπόμενων προμηθειών πωλητών.
Συνήθης έκπτωση %	Αν στο είδος παρέχεται σταθερή έκπτωση στην αρχική τιμή, την συμπληρώνουμε εδώ. Οταν τηρούμε εκπτωτικούς τιμοκαταλόγους (ανά πελάτη), αυτή η έκπτωση πιθανώς στην τιμολόγηση δεν χρησιμοποιείται (υπερισχύει δηλαδή η έκπτωση τιμοκαταλόγου). Μπορεί να εφαρμοστεί όμως με την πολιτική της «μέγιστης έκπτωσης», αν για παράδειγμα το είδος έχει 10% και ο τιμοκατάλογος 8%, να προτιμάται η έκπτωση είδους.
Μέγιστη έκπτωση %	Αν οι χρήστες, κατά την τιμολόγηση έχουν πρόσβαση σε τιμές, εκπτώσεις, μπορούμε με τη συμπλήρωση του πεδίου αυτού (και με παράλληλη παραμετροποίηση του «σχεδίου ελέγχου διακινήσεων») να περιορίσουμε την έκπτωση που μπορεί να δοθεί, μέχρι ένα ανώτατο όριο (είτε μέσω μείωσης της τιμής ή της αξίας είτε μέσω του προσδιορισμού έκπτωσης από το χρήστη). Το 0% δεν θεωρείται ανώτατο όριο, απλώς αγνοείται.
Ελάχιστο % μικτού κέρδους	Κατά τη διαδικασία πωλήσεων υπολογίζεται ένα προσωρινό κόστος πωληθέντων, βάσει του οποίου προκύπτει on-line μικτό κέρδος. Αν η τιμή πώλησης ή οι εκπτώσεις οδηγούν σε οριακό ή αρνητικό μικτό κέρδος, αυτό μπορεί να ελέγχεται και να περιορίζεται με βάση το κατώφλι που θα ορίσουμε εδώ. Το αν και σε τι συναλλαγές, καθώς και με τι τρόπο αυτό θα ελέγχεται, προσδιορίζεται στο “σχέδιο ελέγχου διακινήσεων”.
Ελάχιστη παραγγελία	Συμπληρώνεται, αν δεν πρέπει να γίνεται αποδεκτή παραγγελία κάτω από ένα όριο (ποσότητας). Για να ισχύσει ο έλεγχος, πρέπει να οριστεί κατάλληλο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων.
Χώρα προέλευσης	Επιλογή από τον πίνακα Χωρών. Πληροφοριακό στοιχείο.
Κατασκευαστής	Επιλογή από νομικά πρόσωπα που έχουν χαρακτηριστεί ως «κατασκευαστές»
Σχόλια	Πεδίο κειμένου για σημειώσεις, σχόλια, παρατηρήσεις σε σχέση με το είδος
Χαρακτηρισμοί	Πρόκειται για πεδίο πολλαπλής επιλογής ιδιοτήτων του είδους (μέσω του εικονιδίου ), που στηρίζεται σε σχετική γενική παράμετρο για τη διαχείριση αυτή (αντίστοιχα με το πεδίο “προτιμήσεις” πελάτη).

Στοιχεία οργάνωσης είδους

Μέθοδος αποτίμησης	Επιλογή μεταξύ των μεθόδων αποτίμησης, που συνήθως προσδιορίζεται ανά κατηγορία ειδών (συνιστάται ο προσδιορισμός ΠΡΟΦΙΛ ειδών που αναλόγως προτείνουν τη σωστή μέθοδο αποτίμησης). Αν το είδος είναι σετ ή έχει την τιμή «δεν αποτιμάται» στο πεδίο αυτό, αγνοείται κατά τη διαδικασία Αποτίμησης Αποθεμάτων.
Ανάλυση κατά περίοδο	Σε περιπτώσεις ετήσιας ή γενικώς μη μηνιαίας κοστολογικής περιόδου, δίνεται η δυνατότητα κάποια συγκεκριμένα είδη να αποτιμώνται κατ’εξαίρεση, με βάση την περίοδο (το μήνα). Ετσι, για παράδειγμα, ενώ σε όλα τα είδη ισχύει 12μηνη κοστολογική περίοδος, μπορεί να προσδιορίσει κανείς στις α’ύλες Παραγωγής, η αποτίμηση να «κλειδώνεται» ανά μήνα (μέσω του πεδίου αυτού). Ετσι, οποιεσδήποτε μεταγενέστερες ενός μήνα αγορές ή ένα πιστωτικό τζίρου ΔΕΝ θα αλλοιώσουν τα στοιχεία αναλώσεων αυτού του μήνα, όπως θα συμβεί γενικά επί ετήσιου (YearToDate) υπολογισμού. Η δυνατότητα παρέχεται μόνον αν η μέθοδος αποτίμησης είναι «Μέση Σταθμική Τιμή». ΔΕΝ πρέπει να ενεργοποιηθεί σε παραγόμενα είδη.
Πρότυπη τιμή κόστους	Η τιμή αυτή ορίζεται αφενός αν η μέθοδος αποτίμησης είναι «Πρότυπη τιμή» (οπότε οι χορηγήσεις κοστολογούνται μέσω αυτής της τιμής), αφετέρου αν ΔΕΝ προσδιορίζεται αλλιώς κόστος, ενώ ποσοτικό υπόλοιπο υπάρχει και επομένως, πρέπει να κοστολογηθεί π.χ. επιστροφή πώλησης προηγούμενου έτους, είδους που δεν είχε υπόλοιπο εξ απογραφής.
	Στο διάλογο που ανοίγει με αυτό το πλήκτρο, δίνεται η δυνατότητα καταχώρισης τιμών κόστους ανά μήνα, για ιστορικούς λόγους. Πρότυπη τιμή. Χρησιμοποιείται από την Αποτίμηση αποθεμάτων (όπως περιγράφτηκε νωρίτερα). Κάθε κλείσιμο Χρήσης δημιουργεί μια εγγραφή στη λίστα αυτή, με την τιμή «απογραφής», έτσι ώστε να είναι διαθέσιμη πάντα μια τιμή κόστους στη συνέχεια. Τιμή ρευστοποίησης. Είναι η τιμή εκποίησης, η ελάχιστη δηλαδή τιμή πώλησης. Χρησιμοποιείται από την Αποτίμηση Αποθεμάτων, στην περίπτωση που η τιμή που θα προκύψει από τη διαδικασία είναι μικρότερη αυτής (της τιμής ρευστοποίησης) ή μηδενική. Εφαρμόζεται ως επίσημη τιμή αποτίμησης σε αυτές τις περιπτώσεις, σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ. αλλά και τα Δ.Λ.Π.
Φορολογικός κωδικός	Πεδίο με επιλογή από πίνακα (με κωδικό, περιγραφή κ.λπ.). Δηλώνεται στις περιπτώσεις που ανοίγονται πολλά είδη (για διαχειριστικές, διοικητικές ανάγκες) που όμως αντιστοιχούν σε ΕΝΑΝ «επίσημο» (φορολογικό) κωδικό, με τον οποίο πρέπει να αναγράφονται τα είδη αυτά στα Βιβλία Αποθήκης (όπου αυτό το πεδίο μπορεί να επιλεγεί στο κριτήριο «τύπος κωδικού» ΑΝΤΙ του κωδικού είδους/μερίδας αποθήκης). Προϋπόθεση για τη χρήση της δυνατότητας αυτής είναι η συμπλήρωση φορολογικού κωδικού σε ΟΛΑ ΤΑ ΕΙΔΗ (σε όσα τουλάχιστον ζητηθούν στο ίδιο επίσημο βιβλίο), αλλιώς θα τυπώνονται κάποια είδη χωρίς κωδικό! Μια άλλη περίπτωση χρήσης του είναι όταν τηρείται εξωλογιστικά ο λογαριασμός 94 της Αναλυτικής Λογιστικής (Κ.Φ.Α.Σ.-> ΠΟΛ 1004/2013 Άρθρο 4 παρ. 8), οπότε στα Βιβλία Αποθήκης θέλουμε τα είδη να ομαδοποιούνται κατά «λογαριασμό αποθεμάτων» π.χ. (94.20-Εμπορεύματα, 94.21-Προϊόντα, 94.25-Αναλώσιμα κ.ο.κ.). Τότε διαμορφώνουμε αυτή την κωδικοποίηση στον φορολογικό κωδικό, δηλώνουμε σε κάθε είδος το σωστό φορολογικό κωδικό και λαμβάνουμε τα Ισοζύγια & τα άλλα Βιβλία Αποθήκης με πρόσθετη «ομαδοποίηση» κατά φορολογικό κωδικό.
Κωδικός ΜΣΚΚ	Συμπληρώνεται όταν τηρείται Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων. Οι απαιτούμενες κωδικοποιήσεις ορίζονται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παράμετροι οργάνωσης/Επίσημες κωδικοποιήσεις.
Λ/σμός ή λογιστική κατηγορία	Στην προτεινόμενη παραμετροποίηση χρησιμοποιείται η «Λογιστική κατηγορία», για τη λογιστικοποίηση των αξιακών εγγραφών του είδους, αλλά μπορεί να συμπληρωθεί ο λογαριασμός και η παραμετροποίηση να μεταβληθεί.
Αφορά ΚΕΠΥΟ	Καθορίζεται αν το είδος θα συμμετέχει ή όχι στον υπολογισμό των αξιών των εγγραφών Συγκεντρωτικών καταστάσεων Τιμολογίων Πελατών και Προμηθευτών.
Υπολογισμός ΦΠΑ από:	Ο Φ.Π.Α. υπολογίζεται επί της καθαρής αξίας, που είναι και η προτεινόμενη τιμή του πεδίου. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις όπου ο Φ.Π.Α. πρέπει να υπολογιστεί επί του κόστους (όπως στην πώληση μεταχειρισμένων μεταφορικών μέσων για παράδειγμα) ή επί της αξίας προ του τέλους ταξινόμησης (όπως π.χ. στα καινούργια αυτοκίνητα). Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να απενεργοποιήσετε την «καθαρή αξία» και να ενεργοποιήσετε επιλεκτικά τις αξίες εκείνες που θα συν-αποτελέσουν τη βάση υπολογισμού (την «υποκείμενη» σε Φ.Π.Α. αξία).
Διεθνής κωδικός	Πληροφοριακό πεδίο κωδικοποίησης, για περιπτώσεις ειδών που ακολουθούν κάποια διεθνή ή standard κωδικοποίηση που δεν συμπίπτει κατ’ανάγκη με την «εταιρική» π.χ. το ISBN των βιβλίων, οι κωδικοί ρουλεμάν κ.ά.
Κωδικός Συνδυασμένης Ονοματολογίας	Χρησιμεύει για τις περιοδικές καταστάσεις Intrastat, όπου τα είδη αναγράφονται βάσει συγκεκριμένης κωδικοποίησης Eurostat (οι κωδικοί αυτοί ορίζονται στην Παραμετροποίηση). Αν δεν πραγματοποιείτε συναλλαγές εντός Ευρωπαϊκής Ενωσης, δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί ο κωδικός.
Δασμολογική κλάση	Αν το είδος είναι εισαγόμενο και, κατά την Κοστολόγηση Εισαγωγών, επιβαρύνεται με δαπάνες αυτής της κατηγορίας (δασμούς) πρέπει να καθοριστεί η Δασμολογική κλάση, ώστε ο επιμερισμός δαπανών να γίνει σωστά (με αυτό το κριτήριο).
Τύπος στοιχείων κόστους	Αφορά την Κοστολόγηση Παραγωγής. Δηλώνεται στις α’ ύλες και περιγράφει τον τρόπο επιμερισμού στις εκάστοτε «κοστολογούμενες μονάδες» (παραγόμενα είδη).
Βασικό είδος	Για τα ΜΗ «βασικά» είδη, καθορίζεται ένα άλλο «βασικό» είδος, στο οποίο ανήκουν. Αυτό δίνει τη δυνατότητα μαζικής διαχείρισης ημερήσιων τιμών με γνώμωνα τις αλλαγές σε βασικά («parent») μόνο είδη. Αλλάζοντας δηλαδή από τη διαδικασία «τιμοδότησης βασικών ειδών» (Παραμετροποίηση/Εμπορική πολιτική/Επεξεργασία τιμοκαταλόγων) τις τιμές πώλησης, προσαρμόζονται αυτόματα και αναλογικά (με βάση τη σχέση τιμής των εξαρτώμενων ειδών με το βασικό) και οι τιμές αυτών των μη βασικών ειδών που «ανήκουν» στο εκάστοτε βασικό.
Ομάδες ειδικών λογαριασμών	Οταν το είδος «συμπαρασύρει» ειδική επιβάρυνση π.χ. χαρτόσημο, τέλος ανακύκλωσης ή άλλη χρέωση είτε παρακρατήσεις για το Δημόσιο, αναπτύσσονται οι ειδικοί λ/σμοί στο αντίστοιχο υποσύστημα, δηλώνονται ως επιτρεπόμενοι στους τύπους παραστατικών ενσωματώνονται σε «ομάδες ειδικών λογαριασμών» ανά τύπο, που δηλώνονται στα είδη, στο σημείο αυτό, ούτως ώστε να εφαρμόζονται αυτόματα κατά την καταχώριση και να δίνουν το τελικό πληρωτέο ποσό, ανάλογα με το είδος ή τον πελάτη της συναλλαγής και να ελαχιστοποιείται η ανάγκη επέμβασης – πληκτρολόγησης του χρήστη.
Ομάδα προϋπολογισμού	Χρησιμοποιείται στα φύλλα προϋπολογισμού ως ένα ειδικό ομαδοποιητικό στοιχείο κατά το οποίο μπορεί να παρακολουθείται ο προϋπολογισμός πωλήσεων. Εναλλακτικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον προϋπολογισμό και οποιοδήποτε άλλο ομαδοποιητικό πεδίο του είδους.
Προφίλ εποχικότητας	Χρησιμοποιείται στον προϋπολογισμό για να διαιρεθεί αυτόματα ανά μήνα το συνολικό ετήσιο ποσό προϋπολογισμού (στόχου πωλήσεων ανά είδος). Όταν ο προϋπολογισμός πωλήσεων δεν περιέχει διακριτά τα είδη αποθήκης, αλλά μια ομαδοποίηση αυτών π.χ. «κατηγορία», τότε το προφίλ εποχικότητας (συνήθης κατανομή / μήνα του ετήσια προϋπ/νου ποσού) θα πρέπει να συμπληρωθεί στο κατάλληλο ομαδοποιητικό πεδίο (π.χ. στον πίνακα κατηγοριών ειδών). Η στήλη είναι στις «διαθέσιμες» με αλλαγή γραμμογράφησης κι όχι στις άμεσα ορατές.
Διαθέσιμο στο WEB	Ενεργοποιείται όταν με το Entersoft e-COMMERCE έχει αναπτυχθεί ηλεκτρονικό κατάστημα ή portal συνεργατών (Β2Β) με τα διαθέσιμα είδη (κατάλογος ειδών) και επιθυμούμε να περιληφθεί στον κατάλογο. Κατ’αρχήν, με το άνοιγμα είδους, είναι απενεργοποιημένο.
Διαθέσιμο στα κινητά	Ενεργοποιείται όταν υλοποιείται επικοινωνία – συγχρονισμός με κάποια από τις εφαρμογές Entersoft Mobile, οπότε τα είδη που είναι απαραίτητο να μεταφέρονται χαρακτηρίζονται κατάλληλα, ώστε να μην επιβαρύνονται τα κινητά, με είδη που δεν χρειάζονται π.χ. α’ ύλες.
Επιλέξιμο σε παρ/κά κινητού	Ενεργοποιείται σε είδη διαθέσιμα στα κινητά, όταν οι χρήστες κινητών τα χρησιμοποιούν στην καταχώριση παραστατικών (παραγγελίες, τιμολόγια).
	Πεδίο κειμένου για την πληκτρολόγηση υπενθυμιστικού μηνύματος που θέλουμε να εμφανίζεται στους χρήστες, με την επιλογή του συγκεκριμένου είδους. Αυτό θα γίνεται σε όσα παραστατικά προσδιορίζονται στην αντίστοιχη ρύθμιση του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων του είδους.
Προμηθευτές είδους	Προμηθευτές Είδους & Τιμές Αγοράς Στη λίστα αυτή, αφενός είναι διαθέσιμα πρόσθετα στοιχεία για τον βασικό προμηθευτή, αφετέρου δηλώνονται οι υπόλοιποι (εναλλακτικοί προμηθευτές) από τους οποίους αγοράζεται το είδος. Τα πρόσθετα στοιχεία είναι: Μονάδα ή συσκευασία στην οποία συνήθως αγοράζουμε, τιμή και ημ/νία προσφοράς από τον προμηθευτή, ημέρες παράδοσης, κωδικός και περιγραφή που χρησιμοποιεί ο προμηθευτής για το είδος, η ημ/νία, η τιμή και η καθαρή τιμή (μετά την έκπτωση) της τελευταίας αγοράς από τον προμηθευτή (που ενημερώνονται αυτόματα, αν το προβλέπει το σχέδιο ελέγχου διακινήσεων) και άλλα πληροφοριακά στοιχεία. Οι τιμές που ενημερώνονται από τις αγορές τηρούνται ΚΑΙ στο νόμισμα του σχετικού τιμολογίου ΚΑΙ στο βασικό νόμισμα. Τα μη ορατά αλλά διαθέσιμα πρόσθετα πεδία, μπορούν να μεταφερθούν στη λίστα μέσω της «προσθαφαίρεσης στηλών» (με δεξί κλικ στη γραμμή τίτλων) και με το εικονίδιο να αποθηκεύσουμε αυτή τη γραμμογράφηση, αν τα θέλουμε μόνιμα ορατά.

Στοιχεία διακίνησης είδους

Μονάδες μέτρησης	Πως λειτουργούν οι Μονάδες Μέτρησης & οι Συσκευασίες των ειδών Το σύνολο των μονάδων μέτρησης και συσκευασιών που αφορούν όλα τα είδη, ορίζονται στο σύνολό τους κατ’αρχήν στην παραμετροποίηση. Στο σημείο αυτό (στην οθόνη του είδους) προσδιορίζονται, πέραν της βασικής μονάδας μέτρησης/παρακολούθησης υπολοίπου του είδους, όλες οι μονάδες και συσκευασίες που θα είναι διαθέσιμες γι’αυτό. Αυτό σημαίνει πως σε οποιαδήποτε διακίνηση, θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ από αυτές. Ανάμεσά τους περιλαμβάνονται, αν χρειάζεται, και οι μονάδες παρακολούθησης εναλλακτικού υπολοίπου, βάρους και όγκου. Αν συμπληρωθούν στα ομώνυμα πεδία (αριστερά της λίστας), τότε, αυτόματα, προστίθενται και στη λίστα δεξιά. Ανεξαρτήτως της μονάδας στην οποία εκφράζεται η ποσότητα κάθε διακίνησης (στα παραστατικά), η οποία μπορεί να είναι οποιαδήποτε από τη λίστα μονάδων που έχει δηλωθεί στο είδος, η εφαρμογή αποθηκεύει και χρησιμοποιεί τις ποσότητες του είδους στις 4 αυτές μονάδες: Στα περιοδικά στοιχεία (υπόλοιπο, αγορές, πωλήσεις, εκκρεμείς παραγγελίες, δεσμευμένα κ.ο.κ.) ΠΟΣΟΤΗΤΑ στη ΒΑΣΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ και ΠΟΣΟΤΗΤΑ στην ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ. Αυτές είναι διαθέσιμες σε Ισοζύγια, Καρτέλες, Ελεγχο διαθεσιμότητας και όσες άλλες αναφορές διαχειρίζονται ΥΠΟΛΟΙΠΑ. Στις γραμμές των παραστατικών (για λόγους πληροφόρησης, εκτύπωσης στα Δ.Αποστολής, ενημέρωσης της Intrastat κλπ.) επί πλέον ειδικά πεδία ποσοτήτων ΒΑΡΟΥΣ και ΟΓΚΟΥ. Οι μονάδες μέτρησης έχουν «ΣΧΕΣΗ» μεταξύ τους (σε κάθε είδος, ορίζεται η σχέση κάθε μονάδας με τη βασική) που συνήθως δεν είναι «δεσμευτική», δηλαδή δεν προκύπτει πάντα η μία από την άλλη. Οι συσκευασίες όμως έχουν συνήθως δεσμευτική σχέση με τη μονάδα μέτρησης του είδους (κούτες, παλέτες, κιβώτια, 10κιλα κ.λπ.). Οι σχέσεις μπορούν να εκφραστούν είτε ΠΡΟΣ είτε ΑΠΟ τη βασική μονάδα: Κάθε μονάδα έχει στον ορισμό της τη δυνατότητα να διαχειρίζεται ειδικό πλήθος δεκαδικών η καθεμιά, καθώς και μέχρι 4 «μεταβλητές» (ποσότητα 1,2,3,4 που παρέχονται στις γραμμές των παραστατικών για εύκολη πληκτρολόγηση και υπολογισμό από «διαστάσεις» συσκευασίας ή τεμαχίου). Από τις μεταβλητές αυτές, μπορεί να προκύπτει η ποσότητα της γραμμής ή οποιαδήποτε άλλη ποσότητα (βάρος, όγκος, εναλλακτική). Η οθόνη ορισμού μιας μονάδας επιτρέπει τη μετονομασία των διαθέσιμων ποσοτήτων και τη διαμόρφωση των υπόλοιπων ποσοτήτων της γραμμής, με απλές εκφράσεις: Αν για παράδειγμα έχουμε 4 μεταβλητές, η ποσότητα γραμμής θα πληκτρολογείται κάπως έτσι: ή αν έχουμε 2 μεταβλητές, η ποσότητα γραμμής θα πληκτρολογείται κάπως έτσι: Αν μια μονάδα χαρακτηριστεί «προς ανάγνωση», η εφαρμογή ΔΕΝ θα επιτρέπει στις γραμμές παραστατικών πρόσβαση στη στήλη «ποσότητα», ώστε πάντα η συμπλήρωση από το χρήστη να γίνεται μέσω του αναδυόμενου διαλόγου με τις τιμές αυτών των μεταβλητών. Oι μονάδες είναι έτσι σχεδιασμένες ώστε να καλύπτουν από τα πιο απλά ως τα πιο πολύπλοκα σενάρια προσδιορισμού διακινούμενης ποσότητας όπως σε περιπτώσεις πετρωμάτων, πλακιδίων, ξυλείας κ.λπ. Αν μια μονάδα χαρακτηριστεί ως συσκευασία, τότε, επιτρέπεται η απογραφή σε διαδοχικές συσκευασίες σε κατάλληλο πίνακα πάνω στη γραμμή παραστατικού, ενώ σε μία και μόνη γραμμή (και, εν τέλει, κίνηση είδους) αθροίζεται αυτόματα η τελική ποσότητα στη βασική μονάδα (η «σειρά» εμφάνισης» δηλώνει το πώς θα εμφανίζονται από τη «μικρότερη» προς τη «μεγαλύτερη» για παράδειγμα). Ετσι, μπορεί κανείς να κάνει καταμέτρηση ποσοτήτων ακριβώς στη μορφή που υπάρχουν (κάθε «σπασμένη» συσκευασία, περιέχει το είδος σε επόμενη μορφή συσκευασίας π.χ. κούτα με ζεύγη παπούτσια αποτελείται από Ν ζεύγη), ενώ στο τέλος απογράφεται μια συνολική ποσότητα στη βασική ή στην «ελάχιστη» μονάδα.
	Μια ειδική περίπτωση συσκευασίας είναι το σορτιμέντο. Αυτό χρησιμοποιείται σε διακινήσεις ρούχων, παπουτσιών συνήθως και είναι ένας συγκεκριμένος συνδυασμός από ποσότητες σε συγκεκριμένα χρώματα-μεγέθη, η δε παραγγελία προσδιορίζεται σε «πλήθος σορτιμέντων». Στη λίστα των μονάδων μέτρησης, ορίζεται μια μονάδα μέτρησης αναφοράς (που θα χρησιμοποιείται στα παραστατικά) και αυτή «συνδέεται» (1 προς 1) με ένα σορτιμέντο (δηλώνεται στην παραμετροποίηση). Mε το εικονίδιο αυτό, περνάμε άμεσα σε ορισμό νέου σορτιμέντο, το οποίο ανοίγεται με συμπληρωμένο το χρωματολόγιο-μεγεθολόγιο του είδους. Για τη διευκόλυνση της διαχείρισης αυτών των «συμμετρικών» μονάδων παραμετροποίησης, στη μεν οθόνη μιας μονάδας μέτρησης συνδεδεμένης με σορτιμέντο δίνεται η δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στην οθόνη του σορτιμέντο: …ενώ στην οθόνη του σορτιμέντο δίνεται η δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στην οθόνη της μονάδας μέτρησης: Στα παραστατικά, με την επιλογή μιας μονάδας συνδεδεμένης με σορτιμέντο, η ποσότητα που πληκτρολογείται, αναπτύσσεται σε «γραμμές ανάλυσης χρώματος-μεγέθους αυτόματα, με βάση τις ποσότητες (με γινόμενο) του σορτιμέντο.
Μονάδα μέτρησης εξυπηρέτησης	Επιλογή μεταξύ βασικής & εναλλακτικής. Είναι η μονάδα στην οποία θα γίνονται «κλεισίματα» ποσοτήτων κατά τις διαδοχικές μεταβάσεις (π.χ. παραγγελιών) στις διάφορες ροές εργασιών. Τι σημαίνει αυτό; Πως η μονάδα στην οποία προσδιορίζονται οι παραγγελίες πελατών ή εν γένει οι ποσότητες στις οποίες «συνομιλούμε» - «συμφωνούμε» με συναλ/νους είναι πιθανώς διαφορετική από τη βασική και τότε, η ποσότητα σε βασική μονάδα ΔΕΝ είναι απόλυτα γνωστή, παρά μόνο όταν γίνει η τελική αποστολή ή παραλαβή (με μέτρηση, ζύγιση). Επομένως, σε όλα τα προηγούμενα στάδια, θα δηλώνεται η εναλλακτική και από αυτήν θα υπολογίζεται (έστω χωρίς ακρίβεια) η βασική μονάδα. Αυτή η δυνατότητα αποκτά νόημα σε περίπτωση μονάδων με ΜΗ ΣΤΑΘΕΡΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥΣ ΣΧΕΣΗ. Ετσι, ενώ ένας πελάτης παραγγέλνει «τεμάχια», η βασική μπορεί να είναι το βάρος π.χ., οπότε κατά την εκτέλεση παραγγελίας, τα «τεμάχια» πρέπει να δηλωθούν και όταν αυτά αποσταλούν, η παραγγελία θα έχει «κλείσει» (εκτελεστεί). Κατά την αποστολή, προσδιορίζεται και η βασική μονάδα μέτρησης (ή η ποσότητα «γραμμής») ΧΩΡΙΣ να αλλοιωθεί με αυτόματη μετατροπή η ποσότητα στη μονάδα εξυπηρέτησης.
Σχέδιο ελέγχου διακινήσεων	ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ που καθορίζει τη συμπεριφορά του είδους στα διάφορα παραστατικά και ενεργοποιεί ελέγχους προστασίας των χρηστών από λάθη. Τα πεδία που συμπληρώνονται στο είδος (π.χ. % μέγιστης έκπτωσης, ελάχιστη ποσότητα παραγγελίας, επιτρεπόμενοι αποθηκευτικοί χώροι, όρια ασφαλείας κ.λ.π.) δεν ενεργοποιούν απολύτως καμμία διαδικασία ελέγχου (από μόνα τους), διότι ο τρόπος χρήσης (και το «νόημα») των παραστατικών, οπότε και η καταλληλότητα κάθε ελέγχου ανά περίπτωση, αφορούν τον τρόπο υλοποίησης κάθε εγκατάστασης. Κάθε έλεγχος που μπορεί να ενεργοποιηθεί μέσω του Σχεδίου Ελέγχου Διακινήσεων, αναφέρεται συγκεκριμένα κάθε φορά στο κεφάλαιο αυτό, στα αντίστοιχα πεδία. Γενικά, θα πρέπει κανείς να οργανώσει μερικά Σχέδια ελέγχου διακινήσεων αναλόγως των τύπων ειδών (τις «συμπεριφορές») που θέλει να περιγράψει, να δημιουργήσει στη συνέχεια σχετικά ΠΡΟΦΙΛ με το αντίστοιχο προκαθορισμένο σχέδιο και στις νέες καταχωρίσεις να προσδιορίζεται πάντα το προφίλ, ώστε να έχουμε και τις προσχεδιασμένες συμπεριφορές. Πώς ενεργοποιούμε έλεγχο ύπαρξης υπολοίπου στην Αποθήκη Κατά τις διακινήσεις, και αναλόγως των πρακτικών που ακολουθούνται στις παραλαβές, υπάρχει ανάγκη ελέγχου στοκ κατά τις εξαγωγές. Για κάθε «χαρακτηρισμό» παραστατικού (π.χ. παραγγελίες, πωλήσεις κ.λπ.) ενεργοποιούμε τον επιθυμητό έλεγχο με τις εξής ρυθμίσεις: Τύπος υπολοίπου προς έλεγχο (επάρκεια στοκ στον αποθηκευτικό χώρο εξαγωγής) Πραγματικό υπόλοιπο. Είναι το λογιστικό υπόλοιπο (εισαγωγές – εξαγωγές) Διαθέσιμο υπόλοιπο. Είναι το πραγματικό υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ τις δεσμευμένες ποσότητες. Μελλοντικό υπόλοιπο. Είναι το λογιστικό υπόλοιπο ΣΥΝ τις αναμενόμενες ποσότητες. Μελλοντικό διαθέσιμο. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΣΥΝ τις αναμενόμενες ποσότητες (από προμηθευτές, από Παραγωγή, από άλλα υποκ/τα και ποσότητες σε φόρτωση) ΜΕΙΟΝ όλες τις εκκρεμείς παραγγελίες (πελατών, από άλλα υποκαταστήματα και επιβεβαιωμένες παραγγελίες πελατών) Διαθέσιμο – επιβεβ/νες παραγγελίες. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ τις επιβεβαιωμένες μόνο παραγγελίες πελατών . Μέγιστο μελλοντικό διαθέσιμο. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΣΥΝ τις αναμενόμενες ποσότητες (από προμηθευτές, από Παραγωγή, από άλλα υποκ/τα και ποσότητες σε φόρτωση) Κάτω όριο πραγματικού. Είναι το πραγματικό υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ το όριο ασφαλείας. Κάτω όριο διαθέσιμου. Είναι το διαθέσιμο υπόλοιπο ΜΕΙΟΝ το όριο ασφαλείας. Τρόπος ελέγχου επάρκειας υπολοίπου. Προειδοποίηση στο χρήστη ή απαγόρευση. Ελεγχος σε βασική ή/και σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης Ελεγχος στις γραμμές ειδών ή/και στις γραμμές ανάλυσης ειδών (όπου παρακολουθούνται χρώματα/μεγέθη/παρτίδες κ.λπ.) Ελεγχος στις κανονικές ή/και στις αντίθετες γραμμές. Στα περισσότερα παραστατικά οι γραμμές των ειδών είναι «κανονικές» και μόνο. Σε μερικές περιπτώσεις, χρησιμοποιούνται γραμμές που δηλώνουν αντίθετη διακίνηση του είδους όπως π.χ. σε ένα παραστατικό πώλησης οι γραμμές «επιστρεφόμενων» ειδών (όπου δεν έχει νόημα έλεγχος επάρκειας υπολοίπου) ή σε ένα παραστατικό δήλωσης παραγωγών/αναλώσεων (όπου στις «κανονικές» γραμμές Παραγωγών δεν έχει νόημα να ελέγχεται η ύπαρξη υπολοίπου, ενώ στις «αντίθετες» γραμμές Αναλώσεων πιθανό να είναι επιθυμητός ο έλεγχος). Αναπροσαρμογή ποσότητας βάσει υπολοίπου. Ενεργοποιεί την αυτόματη μεταβολή της ποσότητας της γραμμής στην περίπτωση που δεν επαρκεί το υπόλοιπο, όπου με αυτή τη ρύθμιση, προτείνεται ως ποσότητα, το διαθέσιμο εκείνη τη στιγμή υπόλοιπο. Πως απενεργοποιούμε ή περιορίζουμε τη χρήση ενός είδους Σε περιπτώσεις ειδών σε απόσυρση ή ειδών που ΔΕΝ θα προμηθευτούμε πάλι, υπάρχουν δυο περιπτώσεις: Nα μην είναι επιθυμητό να ξαναχρησιμοποιηθεί το είδος σε κανένα παραστατικό, οπότε απλώς το κάνουμε «ανενεργό». Να απαγορευτεί η χρήση του σε ορισμένα μόνο παραστατικά π.χ. παραγγελίες πελατών, αγορές. Σε αυτή την περίπτωση, δημιουργούμε το κατάλληλο σχέδιο διακίνησης. Πως ειδοποιούμε το χρήστη για διπλοκαταχώριση είδους στο ίδιο παραστατικό Πολλές φορές οι χρήστες μπορεί από λάθος να εισάγουν διπλή φορά κάποια είδη μιας παραλαβής για παράδειγμα, ειδικά όταν τα είδη είναι πολλά. Μπορούμε μέσω του σχεδίου που ισχύει για τα είδη, να καθορίσουμε σε ποια παραστατικά θέλουμε να εμφανίζεται προειδοποίηση στο χρήστη ή και να απαγορεύεται η καταχώριση (πολλές φορές οι προειδοποιήσεις αγνοούνται από τους χρήστες).
Οριζόντιες εταιρικές διαστάσεις	Αν δηλωθούν συγκεκριμένες τιμές διαστάσεων (εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, διάσταση 2), αυτές θα μεταφέρονται στις γραμμές των παραστατικών και μέσω αυτών, θα ενημερώνουν τα σχετικά Ισοζύγια & Καρτέλες, όλες τις καταστάσεις εσόδων & εξόδων, τη Λογιστική αλλά και τις Στατιστικές π.χ. Πωλήσεις ανά Εμπορικό Τομέα κ.λπ. Η δήλωση διαστάσεων στα είδη, υπερισχύει (ως προς τις προτεινόμενες τιμές) όλων των υπόλοιπων υποσυστημάτων (διάσταση πελάτη, υποκαταστήματος/σειράς, τύπου συναλλαγής, σύμβασης κ.λπ.).
Πολλαπλοί κωδικοί είδους	Στη λίστα αυτή, εισάγονται όλοι οι κωδικοί (παλιότεροι κωδικοί, κωδικοί προμηθευτή, κατασκευαστή, barcodes) με τους οποίους είναι πιθανό να ταυτοποιηθεί το είδος. Ειδικά αν μεταβληθεί ο κωδικός είδους, αποθηκεύεται αυτόματα ο προηγούμενος στη λίστα αυτή. Για να λειτουργήσει σωστά ένας κωδικός στην αναζήτηση του είδους στα παραστατικά (με OCR – συσκευή οπτικής ανάγνωσης) θα πρέπει να οριστούν μερικά στοιχεία αναλόγως του τύπου και του περιεχομένου του bar-code: Απλό bar-code. Δεν χρειάζεται παρά μόνο να δηλωθεί στη λίστα “πολλαπλοί κωδικοί” Bar-cοde για συγκεκριμένο χρώμα και μέγεθος. Στη λίστα “πολλαπλοί κωδικοί” πρέπει να δηλωθεί και ο κωδικός και το χρώμα-μέγεθος που καθορίζει (στις ομώνυμες στήλες). Bar-code με κανόνα περιγραφής του περιεχομένου του (π.χ. κωδικός, ΜΜ, ποσότητα κ.ο.κ.). Αν απαιτείται (κατά την αναζήτηση) κάποια επεξεργασία πρέπει να ενεργοποιηθεί το πεδίο “επιβάλλεται επεξεργασία bar-code” και να επιλεγεί “τύπος επεξεργασίας bar-code” (ορίζονται στην Παραμετροποίηση/Είδη αποθήκης/Τύποι bar-code). Mε αυτή την παραμετροποίηση καλύπτονται ζυγιστικά bar-codes και γενικά κωδικοί οποιασδήποτε μορφής που, κατά την τιμολόγηση, μπορούν να δώσουν πέραν του ίδιου του κωδικού και άλλα στοιχεία διακίνησης. Bar-code προμηθευτών. Στη σελίδα “Διαχείριση”, δηλώνονται οι εναλλακτικοί προμηθευτές και για καθέναν από αυτούς η “κωδικοποίηση είδους”. Αν ο κωδικός που δηλώνεται στο σημείο αυτό είναι bar-code και περιέχει διάφορα στοιχεία διακίνησης (π.χ. βάρος, χρώμα κλπ.), πρέπει να συμπληρωθούν τα στοιχεία όπως προηγουμένως (αρκεί από την “προσθαφαίρεση στηλών” να εμφανίσετε τα πεδία “επιβάλλεται επεξεργασία bar-code” & “τύπος επεξεργασίας bar-code”). Στις Γενικές Παραμέτρους μπορεί να προσδιοριστεί και ο τύπος επεξεργασίας για το πεδίο “bar-code” του είδους (αν κάτι τέτοιο είναι απαραίτητο). Επίσης, μπορεί να προσδιοριστεί ο τύπος επεξεργασίας για όσους κωδικούς (από τους πολλαπλούς των ειδών) δηλώνουν ότι “επιβάλλεται επεξεργασία bar-code” ενώ συγχρόνως ΔΕΝ έχει δηλωθεί με ποιον τύπο. Η εκτύπωση ετικετών με bar codes υλοποιείται με ειδικά εκτυπωτικά (crystal reports).
Επιτρεπόμενοι Α.Χ. και όρια ασφαλείας	Στη λίστα αυτή προσδιορίζονται οι αποθηκευτικοί χώροι όπου τηρείται το είδος (μπορεί να χρησιμοποιηθεί και μαζική διαδικασία γι’αυτό). Για καθέναν προβάλλεται το πραγματικό και το διαθέσιμο υπόλοιπο του συγκεκριμένου είδους. Επίσης, προσδιορίζονται το όριο ασφάλειας, το όριο αναπαραγγελίας και το (επιθυμητό) μέγιστο υπόλοιπο, τα οποία χρησιμοποιούνται στις διαδικασίες αναπλήρωσης αποθεμάτων, τόσο για παραγγελίες αγορών, όσο και για τροφοδότηση υποκαταστημάτων από άλλα. Εκφράζονται σε βασική και σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης. Το αν αυτή η λίστα είναι πληροφοριακή ή όντως η εφαρμογή θα απαγορεύει τη διακίνησή τους (αν η Αποθήκη δεν ανήκει στις επιτρεπόμενες), ρυθμίζεται στο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων. Από την “προσθαφαίρεση στηλών”, είναι διαθέσιμα πρόσθετα πεδία και, ανάμεσά τους, τα όρια σε εναλλακτική μονάδα μέτρησης.
	Με το πλήκτρο αυτό, προσδιορίζονται οι θέσεις στην Αποθήκη ή τις Αποθήκες όπου τοποθετείται συνήθως το είδος. Οι θέσεις δηλώνονται σε έναν ιεραρχικό πίνακα από τα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Θέσεις αποθήκευσης. Το στοιχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια όψη τύπου picking list για παράδειγμα.

Στοιχεία διαστάσεων είδους

Χρώμα-Μέγεθος,

Διάσταση 1, 2

Αριθμοί σειράς,

Παρτίδες,

Πως ενεργοποιούμε Χρώμα-Μέγεθος-Παρτίδες ή Αριθμούς Σειράς

Ενεργοποιούνται αναλόγως του τύπου του είδους και της ανάγκης παρακολούθησης «αναλύσεων» υπολοίπου κατά μία ή περισσότερες από αυτές τις διαστάσεις αποθήκης.

Οποιαδήποτε από αυτές κι αν ενεργοποιηθεί, θα πρέπει απαραίτητα να ενεργοποιηθεί σχετικό σχέδιο ελέγχου διακινήσεων, ώστε να υποχρεώνονται οι χρήστες να συμπληρώνουν αυτά τα στοιχεία σε όσες διακινήσεις είναι απαραίτητο και να μην δημιουργούνται λανθασμένα δεδομένα.

Όπως πολλάκις έχει επισημανθεί, το σύστημα δεν ενεργοποιεί αυτόματα απολύτως κανέναν έλεγχο, μιας και το νόημα των παραστατικών είναι σχεδιαζόμενο σε επίπεδο εγκατάστασης.

Οσον αφορά τους αριθμούς σειράς, μερικές φορές υπάρχει η ανάγκη να παρακολουθούνται ΜΟΝΟ κατά την πώληση (για εγγύηση, service). Σε αυτή την περίπτωση, στις γραμμές του σχεδίου που αφορούν αγορές, παραγγελίες κ.λπ. θα ορίζαμε στη ρύθμιση «διαχείριση s/n» την τιμή όχι (να ΜΗΝ συμπληρώνεται) ή επιτρέπεται (να συμπληρώνεται προαιρετικά), ενώ στις γραμμές που αφορούν πωλήσεις, θα ορίζαμε επιβάλλεται (να συμπληρώνεται υποχρεωτικά). Σε περιπτώσεις αυστηρής διαχείρισης αριθμών σειράς, θα μπορούσε κανείς να ενεργοποιήσει ελέγχους ώστε να γίνονται αποδεκτοί αριθμοί σειράς που η θέση τους όντως είναι στον αποθηκευτικό χώρο από όπου γίνεται η εξαγωγή ή αριθμοί σειράς με συγκεκριμένες τιμές στο πεδίο τους «κατάσταση» κ.ο.κ.

Πριν χρησιμοποιηθεί ένας αριθμός σειράς σε οποιαδήποτε διακίνηση, θα πρέπει (όπως και ένα είδος) να ανοιχτεί από την ειδική οθόνη διαχείρισής του (Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Αριθμοί σειράς).

Οσον αφορά τις παρτίδες, θα μπορούσαμε μέσω του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων να ορίσουμε ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΑΝΑΛΩΣΗ με βάση μια όψη, της οποίας η ταξινόμηση θα μπορούσε να είναι για παράδειγμα «βάσει ημ/νίας λήξης παρτίδας». Αυτό θα οριστεί σε γραμμές του σχεδίου που αφορούν πωλήσεις ή αναλώσεις.

Πριν χρησιμοποιηθεί μια παρτίδα σε κάποια διακίνηση, θα πρέπει (όπως και ένα είδος) να ανοιχτεί από την ειδική οθόνη διαχείρισής της (Αποθέματα/Διαχείριση ειδών/Παρτίδες).

Ένα παράδειγμα παραμετροποίησης σχεδίου ελέγχου σε μια γραμμή «πώλησης»:

Oσον αφορά τις παρτίδες, τα χρώματα και μεγέθη, θα πρέπει να ορίσουμε (στο σχέδιο ελέγχου διακινήσεων) να συμπληρώνονται υποχρεωτικά, στις μεν παραγγελίες, δεσμεύσεις κ.λπ. για να παρακολουθούμε ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΟ και ΔΙΑΘΕΣΙΜΟ υπόλοιπο, στις δε πωλήσεις, αγορές, εσωτερικές διακινήσεις κ.λπ. για να παρακολουθούμε ΥΠΟΛΟΙΠΟ.

Αν αυτή η παραμετροποίηση δεν γίνει, ΔΕΝ θα εξασφαλίζεται ότι οι χρήστες συμπληρώνουν τα απαραίτητα στοιχεία και καμμία από τις σχετικές καταστάσεις (μητρώο παρτίδων, ισοζύγιο κατά διάσταση, υπόλοιπα και κύβος κατά χρώμα-μέγεθος κ.λπ.) δεν θα είναι βέβαιο ότι παρουσιάζει σωστά δεδομένα.

Χρωματολόγιο, Μεγεθολόγιο, Διαστασιολόγιο 1,2

Είναι πίνακες με τις επιτρεπόμενες τιμές αυτών των διαστάσεων για το συγκεκριμένο είδος. Ορίζονται στα Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Διαστάσεις/Διαστασιολόγια.

Διαστασιολόγιο είναι το υποσύνολο των τιμών μιας διάστασης που είναι ενεργό για μια ομάδα ειδών π.χ. μια ομάδα χρωμάτων από το σύνολο των δηλωμένων χρωμάτων ή στα μεγέθη για παράδειγμα το μεγεθολόγιο ρούχων (S,L,XL,XXL ή 42,44,46…) είναι διαφορετικό από το μεγεθολόγιο παπουτσιών (35…45).

ΑΝ κανείς έχει πάρα πολλά χρώματα και η ομαδοποίησή τους σε συνδυασμούς (χρωματολόγια) δεν είναι εφικτή ούτε κάν ισχύει για τα συγκεκριμένα είδη και το μόνο που θέλει είναι να καθορίσει τα ΧΡΩΜΑΤΑ του ΕΙΔΟΥΣ, τότε, με το εικονίδιο αυτό, κάνει αυτή ακριβώς τη δήλωση:

Ανάλυση αποτίμησης κατά παρτίδα

Μπορεί να επιλεγεί ανάλυση της Αποτίμησης κατά παρτίδα είδους, πράγμα που σημαίνει πως κάθε χορήγηση (πώληση κ.λπ.) παρτίδας κοστολογείται από της συγκεκριμένης παρτίδας τις αγορές.

Προϋποθέσεις για τη λειτουργία αυτή είναι, αφενός η μέθοδος αποτίμησης να είναι Μέση Σταθμική Τιμή, αφετέρου σε όλες οι διακινήσεις του είδους να προσδιορίζεται παρτίδα/ες υποχρεωτικά. Αυτό μπορεί να εξασφαλιστεί μέσω του Σχεδίου ελέγχου Διακινήσεων του είδους.

Σαιζόν

Αν το είδος ανήκει σε συγκεκριμένη σαιζόν, όπως π.χ. τα μοντέλα ρούχων, παπουτσιών κ.λ.π. Η σαιζόν αποτελεί κριτήριο επιλογής ειδών σε πολλές καταστάσεις επίσημες και στατιστικές.

Mέσω παραμετροποίησης του σχεδίου ελέγχου διακινήσεων, μπορεί να ελέγχεται στις συναλλαγές (παραγγελίες, επιστροφές πελατών κ.λ.π.) ώστε να μη γίνονται αποδεκτά είδη διαφορετικής σαιζόν από την τρέχουσα.

Η σαιζόν μπορεί να δηλωθεί επίσης και σε επίπεδο γραμμής διαστασιολογίου π.χ. στο χρωματολόγιο παιδικών ρούχων, το Χ χρώμα μπορεί να οριστεί ότι ανήκει σε συγκεκριμένη σαιζόν, οπότε οι έλεγχοι σαιζόν θα γίνονται στα παραστατικά ΚΑΙ κατά την επιλογή χρώματος (να ανήκει δηλαδή και το χρώμα που επιλέγει ο χρήστης στην τρέχουσα σαιζόν).

Τιμές ανά διάσταση

Οταν το είδος παρακολουθεί διαστάσεις και μάλιστα όταν αυτές διαφοροποιούν τις τιμές πώλησης ή την έκπτωση του είδους, σ’αυτή τη λίστα αυτά μπορούν να επανακαθοριστούν τα στοιχεία αυτά, οπότε και ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΟΥΝ κατά τις διαδικασίες πώλησης (παραγγελία, τιμολόγιο, κ.λπ.) τη (γενική) τιμή & έκπτωση του είδους. Δηλώνονται όλες οι τιμές πώλησης δηλ. χονδρικής, λιανικής, τιμή 1,2,3, (που λειτουργούν όπως και οι γενικές του είδους) το %έκπτωσης, καθώς και το αν αυτό το % θα ανατεθεί σε ένα από τα πεδία έκπτωσης 1,2,3 ή αν θα μειώσει άμεσα την προτεινόμενη τιμή βάσης.

Με το εικονίδιο μπορεί κανείς να ζητήσει αυτόματη ανάπτυξη γραμμών από το (καρτεσιανό) γινόμενο των τιμών διαστάσεων από το ή τα διαστασιολόγια του είδους π.χ. όλοι οι συνδυασμοί χρωμάτων-μεγεθών.

Όπως είναι κατανοητό, ΔΕΝ είναι απαραίτητο να εισαχθούν γραμμές για όλες τις διαστάσεις που παρακολουθείται το είδος αλλά ΜΟΝΟ για τις διαστάσεις εκείνες στις οποίες διαφοροποιείται η τιμή. Δηλαδή για παράδειγμα σε είδος που παρακολουθείται και σε χρώμα και σε μέγεθος αλλά η τιμή διαφοροποιείται από το μέγεθος ΜΟΝΟ, εισάγονται τόσες γραμμές όσα και τα μεγέθη, ανεξαρτήτως χρώματος.

Προσοχή! Για να είναι διαθέσιμη η σελίδα αυτή, αλλά και για να ενεργοποιηθεί στις διαδικασίες πωλήσεων στην πρόταση τιμής/έκπτωσης, θα πρέπει στις γενικές παραμέτρους να έχει ενεργοποιηθεί η σχετική παράμετρος:

Οι «τιμές ανά διάσταση» είναι ένας απλός τρόπος προσδιορισμού «τιμοκαταλόγου» όπως άλλωστε και οι τιμές πώλησης που ορίζονται στην 1^η υποσελίδα του είδους. Αν χρησιμοποιείτε τιμοκαταλόγους, αυτή η παραμετροποίηση στην ουσία αγνοείται και υπερισχύει ο τιμοκατάλογος (στον οποίο επίσης μπορούν να δηλωθούν τιμές ανά χρώμα, μέγεθος κ.λπ.).

Σχέσεις με άλλα είδη

Στη σελίδα αυτή δηλώνονται οι σχέσεις με άλλα είδη. Η πληροφορία τηρείται στα σχετικά είδη καταλόγου (και όχι στα «είδη αποθήκης») και επομένως, αφενός είναι διαθέσιμη και στις υπόλοιπες εταιρείες αν χρησιμοποιούν τα ίδια είδη, αφετέρου, η σύνδεση μπορεί να δηλωθεί και με είδη που ακόμη δεν είναι είδη της αποθήκης π.χ. συμβατός εξοπλισμός, ανταγωνιστικά ισοδύναμα είδη κ.λπ. Οι τύποι σχέσεων δηλώνονται στην Παραμετροποίηση/Είδη Αποθήκης/Είδη καταλόγου.

Η ποσοτική σχέση χρησιμεύει στην περίπτωση που τα εναλλακτικά είδη ζητηθούν κατά την παραγγελιοληψία ή τιμολόγηση ΑΝΤΙ κάποιου είδους που αρχικά καταχωρείται αλλά είναι σε έλλειψη. Τότε, πέραν της χρήσης του εναλλακτικού είδους, θα εφαρμοστεί και η ισοδυναμία σχέσης ποσότητας, ώστε να έχουμε αντίστοιχο αποτέλεσμα π.χ. αντί 100ml είδους Α 150ml είδους Β (σχέση 1,5).

Η τιμολογιακή σχέση χρησιμοποιείται στην αυτόματη διαμόρφωση τιμής ΜΗ βασικών ειδών όταν αναπροσαρμόζουμε την τιμή του αντίστοιχου ΒΑΣΙΚΟΥ είδους στο οποίο αντιστοιχούν τα ΜΗ βασικά είδη. Η σχέση τιμής προσδιορίζεται με μια έκφραση στο διάλογο που εμφανίζεται με το εικονίδιο . Χρησιμοποιείται στο εργαλείο προσαρμογής τιμών βασικών ειδών στους τιμοκαταλόγους.

Η συγκεκριμένη σχέση μεταξύ του βασικού και των μη βασικών ειδών που ανήκουν σε αυτό, δεν χρειάζεται να δηλωθεί με πληκτρολόγηση από το χρήστη. Αρκεί να έχει συμπληρωθεί σωστά στις γενικές παραμέτρους ο τύπος σχέσης μεταξύ τους…

...οπότε και, θα δημιουργείται αυτόματα.

Mε το πλήκτρο μπορεί κανείς να ζητήσει την αντιγραφή των σχέσεων αυτών σε άλλα (παρόμοια) είδη. Στο διάλογο για την οριστικοποίηση της διαδικασίας και την επιλογή των ειδών στα οποία θα αντιγραφούν οι σχέσεις, μπορεί κανείς να καθορίσει αν θα αντιγραφούν οι επιλεγμένες (μαρκαρισμένες) σχέσεις ή όλες οι σχέσεις.

Ιδιότητες

Ομάδα ιδιοτήτων

Η ομάδα ιδιοτήτων δίνει τη δυνατότητα εμφάνισης και διαχείρισης πρόσθετων πεδίων που μπορεί κανείς να σχεδιάσει από Εργαλεία/Παραμετροποίηση/Παραμετροποίηση πεδίων/Επί πλέον ιδιότητες και μάλιστα ανά είδος (ανά κατηγορία ειδών σωστότερα) να είναι ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟ. Εναλλακτικά, μπορεί κανείς να ορίσει κοινή ομάδα ιδιοτήτων για όλα τα είδη (ή για όσα έχουν κενό το παρόν πεδίο) από τις παραμέτρους εταιρείας, στην κατηγορία «Επιπλέον ιδιότητες».

Τα πρόσθετα αυτά πεδία είναι εκμεταλλεύσιμα σε όψεις, κύβους ή άλλα εκτυπωτικά με κατάλληλη παραμετροποίηση.