ERP-EL02-4.0.20.0

Entersoft Business Suite^® | Entersoft CRM^®

Συνοπτική περιγραφή περιεχομένων έκδοσης

Δείτε μια συνοπτική περιγραφή των κύριων επεκτάσεων της έκδοσης. Στη συνέχεια, αναλύεται κατά κατηγορία ο πλήρης κατάλογος των νέων λειτουργιών & βελτιώσεων με οδηγίες χρήσης & παραδείγματα όπου χρειάζεται.

Entersoft ERP

• Ροή εξυπηρέτησης παραγγελιών πελατών (παρακολούθηση όλων των σταδίων της διαδικασίας χωρίς τους περιορισμούς των μεταβάσεων, μέσοι χρόνοι ανά στάδιο εξυπηρέτησης, άμεση εικόνα εξέλιξης & τρέχουσας κατάστασης παραγγελίας - διαθέσιμα και στο Entersoft e-COMMERCE)
• Επεκτάσεις στις Εμπορικές Συμφωνίες για σενάρια super markets, αγορά ηλεκτρονικών κ.λπ. (δυνατότητα προοδευτικής εφαρμογής κλίμακας στόχου, δυνατότητα ορισμού κλίμακας επί % επίτευξης προϋπολογισμού, επί τζίρου τιμοκαταλόγου χωρίς τις εκπτώσεις κ.λπ.)
• Integration με τις Υπηρεσίες e-Invoicing της R@L (πρωτόκολλο ανταλλαγής δεδομένων παραστατικών στηριγμένο σε μορφότυπο με τα πλήρη στοιχεία τους, εξαγωγή και αποστολή στους αποδέκτες με διαχείριση της κατάστασης της διαδικασίας, των πιθανών λαθών κ.λπ. και εισαγωγή με αυτόματη διαδικασία των εισερχομένων παραστατικών μέσω αυτού του πρωτόκολλου, με αποφυγή της πληκτρολόγησης)
• Νέο dashboard Εποπτεία πωλήσεων με αυτόματη σύγκριση κυλιόμενων 12μήνων σε τζίρο ανά διάσταση (ισάριθμα γραφήματα με τις τιμές διάστασης στο ίδιο dashboard), από ένα σετ δυναμικά επιλεγόμενων διαστάσεων (εταιρικές-ειδών-πελατών)
• Νέας γενιάς διαδραστικά dashboards Ανάλυσης κερδοφορίας

Entersoft CRM

• Νέο γραφικό περιβάλλον χρονοπρογραμματισμού πλάνου επισκέψεων
• Αντιπαραβολή αποτελεσμάτων ερευνών marketing
• Πληθώρα επεκτάσεων στο Social CRM (Διαχείριση Facebook διαγωνισμών, Νέο περιβάλλον Facebook inbox, Νέες λίστες και dashboards για την ανάλυση της δραστηριότητας στους λογαριασμούς facebook)

Οριζόντια χαρακτηριστικά

• Νέα εγχειρίδια χειρισμού ανά θεματική ενότητα, συμβατά με τις εκδόσεις της σειράς 4.
• Νέες δυνατότητες στο εργαλείο “εισαγωγής δεδομένων advanced” που απλοποιούν σημαντικά τις εργασίες παραμετροποίησης που απαιτούνται για τη σύνδεση με άλλες εφαρμογές ή την μετάπτωση δεδομένων από το προηγούμενο σύστημα (π.χ. δυνατότητα κλήσης άλλου ΕΜΙ ως βήμα, δυνατότητα κλήσης αυτοματισμού κ.λπ.).

Entersoft ERP

Ροή εξυπηρέτησης παραγγελιών

Σκοπός της νέας λειτουργικότητας, που προστέθηκε στο κύκλωμα παραγγελιοληψίας, είναι να μπορεί να δοθεί απάντηση στις εξής συχνές ερωτήσεις, όταν η επιχείρηση ακολουθεί διαδικασίες (με πέραν του ενός στάδια) για την εκτέλεση των παραγγελιών των πελατών της:

• Ποιες παραγγελίες έχουν παραδοθεί στους πελάτες;

• Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση μιας παραγγελίας;

• Πόσος χρόνος αναλώνεται σε κάθε στάδιο εξυπηρέτησης παραγγελιών;

• Σε ποιες παραγγελίες υπήρξε καθυστέρηση στο χρόνο παράδοσης;

Πληροφόρηση

Τα στάδια εξυπηρέτησης παραγγελιών παραμετροποιούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να εξυπηρετήσουν τόσο την ανάγκη για εσωτερική ανάλυση και πληροφόρηση όσο και την ανάγκη για πληροφόρηση του πελάτη (δημοσίευση σε Web sites, αποστολή mails σε πελάτες). Δείτε ένα παράδειγμα με βάση στοιχεία της προτεινόμενης παραμετροποίησης:

Στο μενού Πωλήσεις/Παραγγελιοληψία, η νέα όψη Κατάσταση Εξυπηρέτησης Παραγγελιών παρέχει άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση των παραγγελιών:

• Σε ποιο στάδιο εξυπηρέτησης βρίσκεται κάθε παραγγελία. Με βάση μια (χρονική και νοηματική) ταξινόμηση των σταδίων, μια παραγγελία μεταβαίνει σε ένα στάδιο όταν έστω και κάποιο τμήμα της μεταβαίνει σε αυτό. Επομένως, αν κάποια είδη παραδοθούν, η παραγγελία περνά στο στάδιο “παράδοση”, ενώ η επόμενη στήλη δηλώνει αν αυτό αφορά ολόκληρη την παραγγελία:
• Σε ποιο % έχει εξυπηρετηθεί κάθε παραγγελία. Είναι το % ολοκλήρωσης (τελικής παράδοσης στον πελάτη), για περιπτώσεις που έχουμε τμηματικές παραδόσεις. Πληροφορία για το ποιο ακριβώς τμήμα της παραγγελίας παραδόθηκε, παρέχει το 2^ο επίπεδο:
• Σε ποιο στάδιο εξυπηρέτησης βρίσκεται κάθε είδος της παραγγελίας και ποιο % της ζητούμενης ποσότητας παραδόθηκε. Πληροφόρηση για τα στοιχεία εξυπηρέτησης σε επίπεδο διαστάσεων ειδών, παρέχει το 3^ο επίπεδο:
• Σε ποιο στάδιο εξυπηρέτησης βρίσκεται κάθε συνδυασμός διαστάσεων ανάλυσης (π.χ. χρώμα, μέγεθος) κάθε είδους της παραγγελίας και αντιστοίχως, ποιο % της ζητούμενης ποσότητας παραδόθηκε.
• Ποια είναι η συμφωνημένη ημερομηνία παράδοσης κάθε παραγγελίας. Αν, τη στιγμή που εκτελείται η όψη, έχει ήδη καθυστερήσει η τελική παράδοση στον πελάτη (αν δηλαδή δεν έχει παραδοθεί το 100% της παραγγελίας), η στήλη εμφανίζεται με έντονο στυλ γραμματοσειράς.

	Προσοχή!
	Προϋπόθεση για την ορθότητα των αποτελεσμάτων είναι η ύπαρξη τιμών/αξιών στα είδη των παραγγελιών (διότι συγκρίνονται με τις αξίες των παραστατικών παράδοσης, και όχι με τις ποσότητες, αφού οι μονάδες μέτρησης μπορεί να είναι διαφορετικές και, δεδομένου ότι καλύπτονται και υπηρεσίες από αυτή τη διαδικασία).

Στις Ενέργειες της γραμμής εργαλείων της όψης “Κατάσταση Εξυπηρέτησης Παραγγελιών”, αλλά και στο μενού Μετάβαση της γραμμής εργαλείων της φόρμας Παραγγελίας, το Ιστορικό εξυπηρέτησης παρέχει πληροφόρηση για τα διαδοχικά στάδια που πέρασε η επιλεγμένη παραγγελία, πότε και με ποιο παραστατικό (στην περίπτωση που εκδόθηκε παραστατικό)

Στο μενού Πωλήσεις/Παραγγελιοληψία, η νέα όψη Αποκλίσεις παραδόσεων Παραγγελιών παρέχει πληροφόρηση για τις καθυστερήσεις που υπήρξαν στην εξυπηρέτηση των παραγγελιών. Με χρήση των διαθέσιμων κριτηρίων, μπορεί κανεί σαν δει συνολικά τις καθυστερήσεις εξυπηρέτησης συγκεκριμένου πελάτη, συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος, συγκεκριμένων παραγγελιών ή συγκεκριμένων υποκαταστημάτων. Η όψη περιλαμβάνει μόνο τις πλήρως εξυπηρετημένες παραγγελίες και είναι ταξινομημένη κατά πλήθος ημερών απόκλισης από την επιθυμητή ημερομηνία παράδοσης (δηλαδή οι χειρότερες ως προς τη συνέπεια στην παράδοση εμφανίζονται πρώτες). Σε 2^ο επίπεδο η ίδια πληροφορία παρέχεται για τα είδη και σε 3^ο επίπεδο για τις διαστάσεις αποθήκης.

Στο ίδιο μενού, ο νέος κύβος Ανάλυση χρόνων Εξυπηρέτησης Πελατών παρέχει την πολύ σημαντική πληροφορία του πόσος χρόνος αναλώθηκε ανά στάδιο της διαδικασίας εξυπηρέτησης.

Η ομαδοποίηση των δεδομένων είναι ανά 3μηνο και Παραγγελία. Αν θέλει κανείς να ελέγξει τις παραγγελίες συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος ή συγκεκριμένων πελατών ή καταστημάτων ή πωλητών, μπορεί να χρησιμοποιήσει τα κριτήρια.

Για το σύνολο των επιλεγμένων παραγγελιών, στην 1^η γραμμή εμφανίζεται ο μέσος όρος για κάθε στάδιο:

• Διάρκεια (σε ημέρες)
• % (είναι το % συμμετοχής του συγκεκριμένου σταδίου επεξεργασίας της παραγγελίας σε σχέση με το σύνολο)

Με το % είναι ευκολότερο να κάνει κανείς σύγκριση των χρόνων ανάλωσης ανά στάδιο

Η ίδια πληροφορία είναι διαθέσιμη ανά είδος και ανά είδος & διάσταση ανάλυσης από 2 νέους κύβους που καλούνται από το ίδιο σημείο

	Σχόλιο
	Στους κύβους αυτούς, η μορφή ΔΕΝ είναι μετατρέψιμη δυναμικά από τους χρήστες., δεδομένης της αδυναμίας αυτόματου υπολογισμού μέσων όρων (average) από το εργαλείο κύβων. Αν θέλετε δυναμικά στατιστικά στοιχεία με συνδυασμούς των στοιχείων περιόδων-πελατών-ειδών κ.ο.κ. συνιστούμε την εξαγωγή των στοιχείων (row data) στο MS-Excel για περαιτέρω επεξεργασία .

Παραμετροποίηση

1. Ορισμός της κατάστασης σταδίων εξυπηρέτησης με τον τρόπο που θέλουμε να είναι αυτές “εξωτερικά” ορατές. Η κατάσταση είναι μια ομαδοποίηση των αναλυτικών σταδίων εξυπηρέτησης παραγγελιών.

Η πρόταση του συστήματος περιέχει 8 τέτοια βήματα και επιλογή του συμβούλου εγκατάστασης είναι να τα μεταβάλλει καταλλήλως, ώστε να ταιριάζουν στις πρακτικές εξυπηρέτησης παραγγελιών της συγκεκριμένης εγκατάστασης. Όταν χρησιμοποιείται μεταφορική εταιρεία, τότε, η κατάσταση “04 (Παράδοση)” θα μπορούσε να αντικαθίσταται από τις διαδοχικές καταστάσεις “05”, “06”, “07” (στην περίπτωση που, αυτό το μέρος της διαδικασίας όντως παρακολουθείται).

2. Ορισμός των αναλυτικών σταδίων εξυπηρέτησης παραγγελιών με έναν κωδικό ταξινόμησης (S/N) που αντιπροσωπεύει τη νοηματική διαδοχή κατά την εκτέλεση των διαδικασιών. Κάθε στάδιο, ανήκει σε μια “κατάσταση”.

Η πρόταση του συστήματος περιέχει 18 τέτοια βήματα, τα οποία πρέπει να προσαρμοστούν καταλλήλως. Αν η παράδοση γίνεται από μεταφορική εταιρεία τότε, κατά την εξυπηρέτηση τέτοιων παραγγελιών, το στάδιο “165 (Παράδοση)” αντικαθίσταται από τα διαδοχικά στάδια “170”, “175”, “180” (ή όσα από αυτά παρακολουθούνται). Εναλλακτικά, μπορεί να διατηρηθεί το στάδιο “165 (Παράδοση)”, οπότε πρέπει να αλλάξει κωδικό ταξινόμησης (S/N) ώστε να αποτελέσει το “τελικό” στάδιο (π.χ. τοποθετείστε s/n=45).

H τιμολόγηση δεν έχει αντιστοιχιστεί σε κάποια “κατάσταση” στην προτεινόμενη παραμετροποίηση, αφού στη διαδικασία εξυπηρέτησης, η παράδοση είναι εκείνη που ενδιαφέρει (μέχρι δηλαδή αυτή να θεωρηθεί ολοκληρωμένη 100%).

Στο παράδειγμα βλέπουμε πως τα στάδια “ζήτηση από την κεντρική αποθήκη” (που στο σύστημα απεικονίζεται με παραγγελία ενδοδιακίνησης), “παραγγελία σε προμηθευτή” και “εμπορεύματα καθοδόν” (που στο σύστημα απεικονίζεται με την εντολή φόρτωσης), έχουν όλα αντιστοιχιστεί με την κατάσταση “αναμονή στοκ”. Αντιστοίχως, η κατάσταση “ετοιμασία παραγγελίας” περιλαμβάνει τα στάδια “παραλαβή από κεντρική αποθήκη”, “παραλαβή από προμηθευτές”, “συλλογή”, “συσκευασία”.

Η συλλογή (Picking) και η συσκευασία (Packing) θα μπορούσαν στο σύστημα να παρακολουθούνται μαζί μέσω του παραστατικού ΠΔΣ (δέσμευση αποθέματος) ή θα μπορούσε, για παράδειγμα, το 2^ο να παρακολουθείται ως “βήμα εξέλιξης” του παραστατικού δέσμευσης, επομένως, στην προτεινόμενη παραμετροποίηση, δεν είναι λογικό να ενεργοποιηθούν και τα 3 αυτά στάδια: είτε θα ενεργοποιηθεί το 150 (Συλλογή/Συσκευασία) είτε θα ενεργοποιηθούν τα 155 (Συλλογή) και 160 (Συσκευασία).

3. Επιλογή του τρόπου έναρξης και ολοκλήρωσης της διαδικασίας εξυπηρέτησης παραγγελιών. Αυτό είναι πολύ σημαντικό για την επεξεργασία που γίνεται από το σύστημα κατά την εισαγωγή δεδομένων, ούτως ώστε να είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή η πληροφορία της τρέχουσας κατάστασης των παραγγελιών, του % ολοκλήρωσης κ.λπ. Αφορά στη σχεδίαση της λύσης κατ’ αρχήν. Παρακάτω θα δούμε πώς επηρεάζει την παραμετροποίηση. Στη διαδικασία εξυπηρέτησης παραγγελίας λοιπόν:

• ΕΝΑ στάδιο θεωρείται ότι αντιπροσωπεύει την έναρξη της διαδικασίας. Αυτό στην έτοιμη παραμετροποίηση συνήθως αντιστοιχεί στο παραστατικό ΠΑΡ (Παραγγελία).

• ΔΙΑΦΟΡΑ στάδια συμμετέχουν στη διαδικασία. Αυτά στην έτοιμη παραμετροποίηση μπορεί να απεικονίζονται με παραστατικά (ΠΕΝ-Παραγγελία ενδοδιακίνησης, ΠΠΡ-Παραγγελία αγοράς κ.λπ.) ή με “βήματα εξέλιξης” (που ενημερώνονται από τις μεταβάσεις “επί του ιδίου”) π.χ. OK (από credit control), PICKED, SHIPPED κ.ο.κ.

• ΕΝΑ στάδιο συνήθως απεικονίζει την ακύρωση της διαδικασίας. Στην έτοιμη παραμετροποίηση, παράδειγμα αποτελεί ο τύπος παραστατικού ΠΑΑ (Κατάργηση παραγγελίας) που χρησιμοποιείται αντί της διαγραφής ώστε να κρατηθεί η πληροφορία του τι ζήτησε κάποιος πελάτης και δεν δρομολογήθηκε, δεν παραδόθηκε.

• ΕΝΑ στάδιο θεωρείται ότι αντιπροσωπεύει την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Στην έτοιμη παραμετροποίηση θα αντιστοιχιστεί για παράδειγμα με τύπους παραστατικών ΤΔΑ ή ΑΠΛ ή ΔΑΠ κ.λπ.

4. Εισαγωγή νέων προτεινόμενων κανόνων μετάβασης από το “master config” (βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ του παρόντος κειμένου)

5. Ενεργοποίηση των σταδίων εξυπηρέτησης παραγγελιών

Μια γενική οδηγία για την απεικόνιση των διαφόρων σταδίων εξυπηρέτησης είναι να εντοπιστούν εκείνες οι διαδικασίες που γίνονται επί «ολόκληρων» παραστατικών (batch). Τέτοια παραδείγματα είναι οι εγκρίσεις, οι εκτυπώσεις απαραίτητων συνοδευτικών, ο έλεγχος ορθότητας-ολοκλήρωσης κ.λπ. Σε τέτοιες περιπτώσεις που δεν υπάρχει «τμηματική» μεταβολή (σε μέρος των γραμμών) δεν ενδείκνυται η συντήρηση ολόκληρων παραστατικών, αφού αυτή επιβαρύνει και τη Βάση Δεδομένων και τη μελλοντική απόδοση του συστήματος. Τέτοιες περιπτώσεις απαιτούν απλώς τη συντήρηση πληροφορίας σε επίπεδο «επικεφαλίδας» παραστατικών, επομένως καλύπτονται με «βήμα εξέλιξης».

Όλα τα είδη παραστατικών τα οποία βρίσκονται σε ένα «βήμα εξέλιξης» (που ΔΕΝ παρακολουθείται με διακριτό τύπο παραστατικού), βρίσκονται στο ΊΔΙΟ «βήμα εξέλιξης» και άρα, στο ίδιο «στάδιο εξυπηρέτησης». Αντιστρόφως, μια παραγγελία που ακολουθείται από διάφορα παραστατικά, βρίσκεται στο ΜΕΓΙΣΤΟ (κατά κωδικό ταξινόμησης) στάδιο εξυπηρέτησης από εκείνα τα στάδια, στα οποία βρίσκονται τα είδη που περιέχει.

Έτσι, αν κάποια είδη μιας παραγγελίας έχουν παραδοθεί (ΠΑΡ=>ΔΑΠ), ενώ άλλα βρίσκονται σε αναμονή στοκ από τον προμηθευτή (ΠΑΡ=>ΠΠΡ χωρίς να έχουν παραληφθεί με ΠΠΡ=>ΑΔΠ), τότε η παραγγελία βρίσκεται στο στάδιο «Παράδοση στον πελάτη», με % ολοκλήρωσης < 100% και σε επίπεδο ειδών, ελέγχει κανείς ποια παραδόθηκαν και ποια όχι.

Με αυτές τις γενικές αρχές, μπορούν να ενεργοποιηθούν τα στάδια εξυπηρέτησης, αφού αποφασιστεί πώς θα παρακολουθείται καθένα από αυτά.

Κατά την ενεργοποίηση, το σύστημα ζητά να δηλωθεί με ποιον από τους παρακάτω τρόπους γίνεται η παρακολούθηση αυτή (ανά στάδιο). Στο σημείο αυτό, θα χρησιμοποιηθεί το αποτέλεσμα της μελέτης που έγινε παραπάνω, για το ρόλο κάθε σταδίου στη διαδικασία εξυπηρέτησης παραγγελιών των πελατών μας:

Με ειδικό τύπο παραστατικού	Σε αυτή την περίπτωση, στο επόμενο βήμα θα ζητηθεί η επιλογή τύπου παραστατικού. Επιλέγουμε χαρακτηρισμούς και σχετικούς τύπους παραστατικών με τα ομώνυμα πλήκτρα, επιλέγοντας στους σχετικούς διαλόγους). Με “Εκτέλεση”, το σύστημα θα ενημερώσει τα πεδία “Στάδιο εξυπηρέτησης“ & “Ρόλος του σταδίου” του τύπου παρ/κού Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα και την ενημέρωση όλων του των σειρών με το στάδιο αυτό (κάθε σειρά μπορεί να διαφοροποιείται ως προς το στάδιο που αντιπροσωπεύει, όπως θα δούμε) και, ειδικά ΑΝ ο “ρόλος του σταδίου ” είναι “ολοκλήρωση”, θα ενημερωθεί και η ρύθμιση “ολοκλήρωση” των σειρών.
Μέσω σειράς παραστατικού ή	Σε αυτή την περίπτωση, στο επόμενο βήμα θα ζητηθεί επιλογή σειρών. Επιλέγουμε όπως πριν. Με “εκτέλεση”, το σύστημα θα ενημερώσει το “Στάδιο εξυπηρέτησης” της σειράς και, ΑΝ ο “ρόλος του σταδίου” είναι “ολοκλήρωση”, θα ενημερωθεί και η ρύθμιση “ολοκλήρωση”.
Με ειδικό βήμα εξέλιξης	Σε αυτή την περίπτωση, στο επόμενο βήμα θα ζητηθεί επιλογή του βήματος εξέλιξης. Όπως παρατηρούμε, δεν μπορεί κανείς να ορίσει το “ρόλο του σταδίου στη διαδικασία”. Μέσω “βήματος” απεικονίζονται ΜΟΝΟ στάδια που συμμετέχουν στη διαδικασία και όχι η έναρξη, η ακύρωση ή η λήξη της.

6. Παραμετροποίηση των κανόνων μετάβασης ΑΠΟ παραστατικά που παρακολουθούν σε ΒΗΜΑΤΑ κάποιο ή κάποια στάδια εξυπηρέτησης παραγγελιών

ΑΝ για παράδειγμα με το παραστατικό ΠΔΣ παρακολουθούμε τα στάδια “Συλλογή” & “Συσκευασία” με βήματα εξέλιξης, θα πρέπει:

• Να μετονομαστεί το παραστατικό (οι σειρές του) σε “Εντολή δρομολόγησης παραγγελίας”

• Αφού η μετάβαση 113. ΣΥΛΛΟΓΗ του ΠΔΣ μεταβάλλει το στάδιο σε “PICKED”, στη μετάβαση 123. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ θα πρέπει να δηλωθεί “βήμα αρχικού” = PICKED.

• Αφού η μετάβαση 123. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ του ΠΔΣ μεταβάλλει το στάδιο σε “PACKED”, αν το επόμενο βήμα είναι η έκδοση του παραστατικού ΔΑΠ για παράδειγμα, θα πρέπει στη μετάβαση 152. ΠΔΣ=>ΔΑΠ να δηλωθεί “βήμα αρχικού” = PΑCKED.

Με τη μεθοδολογία αυτού του παραδείγματος, πρέπει να ελεγχθεί ολόκληρη η διαδικασία και να οριστούν εκείνες οι παράμετροι στις μεταβάσεις, που θα εξασφαλίσουν ότι δεν θα γίνει χειριστικό λάθος. Η έκταση αυτής της απλής παραμετροποίησης εξαρτάται από τις ανάγκες παρακολούθησης των σχετικών επιχειρηματικών ροών.

Αφού ολοκληρωθούν αυτά τα βήματα (και μετά από επανεκκίνηση του εξυπηρετητή), οι επόμενες παραγγελίες που θα εισαχθούν, θα παρακολουθούν στον πίνακα “δεδομένα συνδέσεων” όλο το ιστορικό τους, ανεξαρτήτως αν κατά τις διαδικασίες (μεταβάσεις, μεταβολή βήματος) τηρούνται ή όχι “ποσοτικές εκκρεμότητες”. Αυτό επιτρέπει να παρακολουθούνται παράλληλες χρονικά διαδικασίες που πραγματοποιούνται στα πλαίσια της επεξεργασίας των παραγγελιών (π.χ. κύκλωμα αγορών – παραγγελία σε προμηθευτή κ.λπ.).

Κατά την παραμετροποίηση λοιπόν, και δεδομένου ότι τα “βήματα εξέλιξης” αφορούν ΟΛΟΚΛΗΡΑ παραστατικά, πρέπει βασικά να αξιολογηθεί αν γίνεται τμηματική επεξεργασία. Αν ναι, τότε το αντίστοιχο “στάδιο εξυπηρέτησης” θα επιλέξουμε να παρακολουθείται με ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ (ή/και σειρά παραστατικού), ενώ αν όχι, μπορεί να επιλεγεί η παρακολούθηση μέσω ΒΗΜΑΤΟΣ.

Μια τυπική διαχείριση φαίνεται στον παρακάτω πίνακα:

Κωδικός σταδίου	Περιγραφή	A/A	Kατάσταση	Τύπος παρ/κού	Μετάβαση	Βήμα
100	Προσφορά σε πελάτη	0		ΠΡΦ
110	Παραγγελία πελάτη	1	01	ΠΑΡ	471. ΠΡΦ=>ΠΑΡ
115	Ακύρωση	2		ΠΑΑ	157.ΠΑΡ=>ΠΑΑ
120	Έγκριση-Οριστικοποίηση	3	01	ΠΑΡ	101. ΕΓΚΡΙΣΗ	APPROVED
125	Ζήτηση από κεντρική αποθήκη	10	02	ΠΕΝ	104. ΠΑΡ=>ΠΕΝ
130	Παραλαβή από κεντρική αποθήκη	12	03	ΔΝΓ	443. ΠΕΝ=>ΔΝΓ
135	Παραγγελία σε προμηθευτή	10	02	ΠΠΡ	104. ΠΑΡ=>ΠΠΡ
140	Εμπορεύματα καθοδόν	11	02	ΕΝΦ	118. ΠΠΡ=>ΕΝΦ
145	Παραλαβή από προμηθευτή	12	03	ΑΔΠ	119. ΕΝΦ=>ΑΔΠ
155	Συλλογή	21	03	ΠΔΣ	113. ΣΥΛΛΟΓΗ	PICKED
160	Συσκευασία	22	03	ΠΔΣ	123. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ	PACKED
165	Παράδοση στον πελάτη	30	04	ΔΑΠ	152. ΠΔΣ=>ΔΑΠ
170	Αναχώρηση για τον μεταφορέα	40	05	ΔΑΠ	115. ΕΚΚΙΝΗΣΗ	SHIPPED
175	Επιβεβαίωση άφιξης στον μεταφορέα	41	06	ΔΑΠ	117. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	ARRIVED
180	Εκκίνηση παράδοσης από μεταφορέα	42	07	ΔΑΠ	119. ΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	DEPARTED
185	Επιβεβαίωση παραλαβής από πελάτη	50	08	ΔΑΠ	120. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΛΑΤΗ	CONFIRMED
190	Τιμολόγηση	60		ΤΙΠ	113. ΔΑΠ=>ΤΙΠ

Περιορισμοί

• Δεν θα πρέπει να γίνονται ετεροχρονισμένες καταχωρίσεις (δηλαδή, γεγονότα, παραστατικά που συνέβησαν σε μια χρονική στιγμή να καταχωρούνται ΑΦΟΥ πρώτα καταχωρηθούν παραστατικά που έχουν μεταγενέστερη ημερομηνία). Αυτό περιλαμβάνει ΟΛΑ τα στάδια της διαδικασίας εξυπηρέτησης. Συγκεκριμένα,

ΠΡΙΝ την καταχώριση παραστατικού ή μετάβασης σε κάποιο στάδιο εξυπηρέτησης, πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η καταχώριση ή η μετάβαση που αφορά το στάδιο που προηγείται.

Και, αν μεν η διαδικασία είναι απλή (Παραγγελία, Δέσμευση, Αποστολή) η πιθανότητα της ετεροχρονισμένης καταχώρισης είναι μηδαμινή. ΟΜΩΣ, αν κανείς παρακολουθεί το κύκλωμα της εξέλιξης παραγγελιών αναπλήρωσης αποθέματος (από άλλο αποθηκευτικό χώρο ή από προμηθευτή), τότε, οι παραλαβές ή τα τιμολόγια είναι πολύ πιθανό σε ένα ανοργάνωτο περιβάλλον να ΜΗΝ εισαχθούν παρά πολύ μεταγενέστερα, ίσως στο τέλος του μήνα, συγκεντρωτικά (από τη στιγμή που δεν αφορούν την επείγουσα καθημερινή ροή έκδοσης – αποστολής παραστατικών).

Σε αυτή την περίπτωση, ΔΕΝ θα μπορεί να γίνει παρακολούθηση των δεικτών μέτρησης των χρόνων που αναλώνονται και της αποδοτικότητας της διαδικασίας. Το μόνο κέρδος που θα έχει κανείς, ενεργοποιώντας τις παραπάνω διαδικασίες είναι να παρακολουθεί την “τρέχουσα κατάσταση παραγγελίας”.

• Δεν θα πρέπει να δρομολογούνται πολλές παραγγελίες του ίδιου πελάτη μαζί. Ο περιορισμός αυτός αφορά μόνο την αρχική παραγγελία. Σε επόμενα στάδια, μπορεί η συλλογή να γίνει σταδιακά, πολλά παραστατικά (που προήλθαν όμως από την ίδια αρχική παραγγελία) να συγκεντρωθούν σε ένα και να αποσταλούν στον πελάτη με ένα Δελτίο Αποστολής κ.ο.κ.

Για να διευκολυνθούν διαδικασίες όπου οι πελάτες κάνουν επαναληπτικές παραγγελίες ΠΡΙΝ ξεκινήσει η δρομολόγηση προηγούμενων παραγγελιών τους, παρέχεται η δυνατότητα ενοποίησης των παραγγελιών. Αυτή η διαδικασία, λειτουργεί επί της όψης «Κατάσταση εξυπηρέτησης παραγγελιών» αφού επιλέξει κανείς πάνω από μια παραγγελίες του ίδιου πελάτη.

Η ενοποίηση θα έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας νέας παραγγελίας με τα περιεχόμενα των επιλεγμένων παραγγελιών, οι οποίες θα ακυρωθούν. ΑΝ η δρομολόγηση έχει προχωρήσει μέχρι ΕΝΑ στάδιο (σε επίπεδο παραστατικών π.χ. ΠΔΣ), τότε οι πληροφορίες σύνδεσης θα διατηρηθούν και θα επιτραπεί η ενοποίηση, αλλιώς θα εμφανιστεί το μήνυμα «Βρέθηκαν πληροφορίες εξέλιξης παραγγελιών σε περισσότερα από ένα στάδια εξυπηρέτησης. Η διαδικασία δεν μπορεί να προχωρήσει».

Τεχνικές πληροφορίες

• Οι πληροφορίες συνδέσεων μεταξύ παραστατικών – σταδίων αποθηκεύονται με ασύγχρονη διαδικασία ακριβώς μετά το τέλος της αποθήκευσης των παραστατικών, ώστε να μην επιβαρύνεται η καθημερινή εργασία (να μην είναι ορατός ο χρόνος αυτός της επιπρόσθετης ενημέρωσης), ενώ ταυτόχρονα να είναι «σχεδόν» άμεσα διαθέσιμη η πληροφορία ροής της διαδικασίας.
• Ταυτόχρονα, έχει δοθεί η δυνατότητα χρονοπρογραμματισμένης εκτέλεσης διαδικασίας υπολογισμού και αποθήκευσης έτοιμων για το reporting πληροφοριών (ανά παραγγελία, ανά είδος, ανά είδος-χρώμα-μέγεθος) σε ειδικούς πίνακες που χρησιμοποιούνται σε reports αξιολόγησης της διαδικασίας εξυπηρέτησης (απολογιστικού ελέγχου των χρόνων που αναλώνονται) όπως οι έτοιμοι κύβοι ανάλυσης χρόνων εξυπηρέτησης. Τέτοιου είδους πληροφόρηση δεν έχει ανάγκη real time ενημερωμένης πληροφορίας.
• Οι πρωτογενείς πληροφορίες που αποθηκεύονται στους «πίνακες δεδομένων συνδέσεων» περιέχουν τις πληροφορίες Ημερομηνία-Ώρα, Παραστατικό, Στάδιο εξυπηρέτησης για την ΑΠΟ και την ΣΕ κατάσταση και ΟΧΙ ταυτόχρονα τα συγκεκριμένα είδη και γραμμές των παραστατικών. Για την πληροφόρηση σε επίπεδο είδους και διαστάσεων είδους, χρησιμοποιείται απλώς το περιεχόμενο των «αρχικών» και των «τελικών» συνδέσεων (φόρτωμα γραμμών παραστατικών και σύγκριση μεταξύ τους). Επομένως, οι γραμμές οι ίδιες ΔΕΝ παρακολουθείται πώς εξυπηρετήθηκαν σε επίπεδο αποθηκευμένης πληροφορίας. Αυτή η πληροφορία συγκεντρώνεται αυτόματα ανά είδος, χρώμα και μέγεθος με κατάλληλα δομημένα queries.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Η έκδοση αυτή περιλαμβάνει μια σειρά από αλλαγές και βελτιώσεις που αφορούν στην λειτουργία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Συγκεκριμένα:

• Υποστηρίζεται η δημιουργία και φύλαξη του αρχείου μορφότυπου (με τα αναλυτικά στοιχεία του παραστατικού)
• Ολοκλήρωση με τις Υπηρεσίες της RetaiLink ως παρόχου Ηλεκτρονικής τιμολόγησης
• Νέες δυνατότητες στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και αποστολή παραστατικών

Η ενεργοποίηση της και παραμετροποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης άλλαξε με νέες δυνατότητες παραμετροποίησης. Συγκεκριμένα

Παραμετροποίηση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

• Σειρές παραστατικών

Στις σειρές παραστατικών, στην υποσελίδα «Εκτύπωση-Αλληλογραφία» προστέθηκε το πεδίο Ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η ενεργοποίηση αυτού του πεδίου είναι απαραίτητο να γίνει στις σειρές που αφορούν παραστατικά τα οποία φυλάσσονται ηλεκτρονικά ή γίνεται ηλεκτρονική αποστολή τους.

Επιπλέον στα στοιχεία της σειράς υπάρχουν διαθέσιμα πεδία για να επιλέξετε ποια αρχεία της εκτύπωσης θέλετε να φυλαχθούν στα σχετικά έγγραφα του παραστατικού. Επιλέξτε αν θέλετε να δημιουργηθούν pdf, a, b και e txt καθώς και το νέο αρχείο μορφότυπου.

Επισημαίνουμε ότι η επιλογή αυτών των 3 πεδίων εξασφαλίζει μόνο τη φύλαξη των αρχείων και όχι την αποστολή τους,, δηλαδή την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση απαιτεί την επιλογή του πεδίου ηλεκτρονική τιμολόγηση όπως αναφέρθηκε, σε συνδυασμό βέβαια με όσα έχουν δηλωθεί και στο συναλλασσόμενο (βλ. παρακάτω).

• Στοιχεία συναλλασσομένων

Στα στοιχεία του συναλλασσόμενου προστέθηκε το πεδίο Ηλεκτρονική τιμολόγηση. Το πεδίο αυτό πρέπει να επιλεγεί σε όσους συναλλασσόμενους έχουν συμφωνήσει να λαμβάνουν τα φορολογικά στοιχεία ηλεκτρονικά.

Επίσης, εισάγεται η έννοια του Προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Το προφίλ αντικαθιστά το υπάρχον πεδίο Περιεχόμενο αποστολής που ήταν διαθέσιμο στα στοιχεία του συναλλασσόμενου. Στο προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης καταχωρούνται μια σειρά από παραμέτρους που ορίζουν τον τρόπο και το περιεχόμενο της αποστολής κατά την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Ο ορισμός νέων προφίλ γίνεται από την οθόνη της παραμετροποίησης στην περιοχή των παραμέτρων του συναλλασσόμενου.

Στο πεδίο τρόπος ηλεκτρονικής αποστολής υπάρχουν διαθέσιμες δύο τιμές:

1. Entersoft E-Invoicing. Η αποστολή γίνεται κατά την εκτύπωση του παραστατικού βάσει των στοιχείων αποστολής που έχουν οριστεί στη σειρά, δηλαδή πρόκειται για τον τρόπο αποστολής που υποστήριζε μέχρι σήμερα η εφαρμογή.
2. R@L. Κατά την εκτύπωση δεν γίνεται κάποια αποστολή. Τα αρχεία δημιουργούνται και επισυνάπτονται στο παραστατικό. Την αποστολή αναλαμβάνει η υπηρεσία της Retailink.

Στο πεδίο περιεχόμενο αποστολής, επιλέξτε ποια αρχεία θα αποστέλλονται. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι η σειρά παραστατικού να έχει παραμετροποιηθεί κατάλληλα ώστε να παράγονται αυτά τα αρχεία και να επισυνάπτονται (στο παραστατικό) κατά την εκτύπωση.

Τέλος, ενεργοποιώντας το πεδίο ταυτόχρονη εκτύπωση σε φυσικό εκτυπωτή, κατά την εκτύπωση και βάσει της παραμετροποίησης της σειράς, θα γίνει και αναδρομολόγηση σε φυσικό εκτυπωτή για την παραγωγή και έντυπου φορολογικού στοιχείου.

Τα πεδία Ηλεκτρονική τιμολόγηση και Προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι διαθέσιμα και στην περιοχή Στοιχεία συναλλαγών ανά διεύθυνση της οθόνης διαχείρισης εμπορικών στοιχείων των συναλλασσομένων.

Η ενεργοποίηση του πεδίου Ηλεκτρονική τιμολόγηση στον συναλλασσόμενο σε συνδυασμό με την επιλογή ενός προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης και την ενεργοποίηση του πεδίου Ηλεκτρονική τιμολόγηση στη σειρά είναι ο συνδυασμός επιλογών που εξασφαλίζει ότι θα ενεργοποιηθεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Κατά την αναβάθμιση έχει ληφθεί μέριμνα ώστε να γίνει η μεταφορά του προηγούμενου τρόπου παραμετροποίησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, χωρίς να χρειαστεί κάποια επιπλέον ενέργεια. Τα νέα πεδία Ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη σειρά και στον συναλλασσόμενο καθώς και του προφίλ ηλεκτρονικής Τιμολόγησης θα ενημερωθούν κατάλληλα με τρόπο αυτόματο. Συγκεκριμένα κατά την αναβάθμιση:

1. Θα δημιουργηθούν αυτόματα όλα τα απαραίτητα προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης και θα τεθούν στους συναλλασσόμενους βάσει της υπάρχουσας παραμετροποίησης. Η κωδικοποίηση των προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης που θα προστεθούν κατά την αναβάθμιση αποτελείται από τρία τμήματα που δείχνουν τον τρόπο λειτουργίας του κάθε προφίλ και βοηθούν στην ευκολότερη αναγνώριση και επιλογή τους (πχ. all-P0-email):

• Το 1^ο τμήμα δείχνει ποια αρχεία αποστέλλονται

• Το 2^ο τμήμα δείχνει αν θα γίνεται εκτύπωση σε φυσικό εκτυπωτή. P0 σημαίνει ΟΧΙ ενώ P1 σημαίνει ΝΑΙ

• Το 3^ο τμήμα δείχνει τον τρόπο αποστολής. Email σημαίνει ότι την αποστολή αναλαμβάνει η εφαρμογή κατά την εκτύπωση.

2. Θα αλλάξουν κατάλληλα οι δυναμικές οθόνες διαχείρισης στοιχείων συναλλασσομένων ώστε στη θέση των πεδίων που δεν χρησιμοποιούνται πια, να εμφανιστούν τα νέα πεδία ‘Ηλεκτρονική τιμολόγηση’ & ‘Προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης’.

• Αρχείο μορφότυπου

Σύμφωνα με μελέτη που έχει γίνει για τις ανάγκες ηλεκτρονικής επικοινωνίας μεταξύ των επιχειρήσεων (από τις Υπηρεσίες πληροφοριακών συστημάτων του Υπουργείου Οικονομικών), σχεδιάστηκε ένα νέο αρχείο xml (μορφότυπος) το οποίο θα δημιουργείται κατά την έκδοση φορολογικών στοιχείων και θα περιέχει αναλυτικά στοιχεία της συναλλαγής, βάσει συγκεκριμένων προδιαγραφών. Η ύπαρξη αυτού του επιπλέον αρχείου έρχεται να τυποποιήσει τα διακινούμενα αρχεία ηλεκτρονικών παραστατικών και τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ εκδότη και λήπτη.

Το EBS ενσωματώνει αυτή τη νέα σχεδίαση, ανεξαρτήτως από την επίσημη ή όχι χρήση της, για να διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των επιχειρήσεων, μέσω της διαφύλαξης σε ενιαία-πλήρη μορφή των στοιχείων παραστατικών, για κάθε χρήση, αναλόγως των μεταξύ τους συμφωνιών. Τη δημιουργία και επισύναψη του αρχείου αυτού στα σχετικά έγγραφα των παραστατικών αναλαμβάνει ο μηχανισμός της εκτύπωσης παραστατικού όταν στη ΣΕΙΡΑ έχει ενεργοποιηθεί το πεδίο Δημιουργία/ φύλαξη Μορφότυπου. Η λειτουργία προς το παρόν υποστηρίζεται μόνο σε εμπορικά παραστατικά.

Στις προδιαγραφές του αρχείου προβλέπεται η δυνατότητα διαφοροποίησης του περιεχομένου του κατά περίπτωση και σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες. Η παραγόμενη μορφή του αρχείου είναι τύπου xml και ο μηχανισμός κατασκευής του στηρίζεται στη χρήση ενός Σχεδίου ανάθεσης (αυτοματισμός EInvXMLFileCreator.xml στην περιοχή ESMapProfiles\ESFIDocumentTrade).

Διασύνδεση με τις Υπηρεσίες e-Invoicing της R@L

Ενσωματώθηκαν μια σειρά από λειτουργίες που υλοποιούν την επικοινωνία με τις Υπηρεσίες e-Invoicing της R@L:

• Αυτόματη εγκατάσταση και ενεργοποίηση της Υπηρεσίας μέσα από το ίδιο περιβάλλον

• Αποστολή των ηλεκτρονικών παραστατικών στην Υπηρεσία μαζί με όλα τα σχετικά αρχεία που διαχειρίζεται η Υπηρεσία

• Ενημέρωση της κατάστασης των προωθημένων παραστατικών με ανταλλαγή πληροφοριών με την Υπηρεσία αυτή

• Λήψη ηλεκτρονικών παραστατικών που αποστέλλονται στην Υπηρεσία αυτή από άλλους συνδρομητές (εισερχόμενα)

• Αυτοματοποιημένη και πλήρως παραμετροποιήσιμη διαδικασία εισαγωγής των εισερχόμενων παραστατικών στην εφαρμογή, που επιπλέον προσφέρει μια προηγμένη δυνατότητα προσδιορισμού από το χρήστη των μη ταυτοποιημένων δεδομένων (π.χ. πρωτοεισερχόμενων ειδών) μέσω της λειτουργίας interactive resolving.

Η παραπάνω επικοινωνία βασίζεται στη χρήση του μορφότυπου που περιέχει τα αναλυτικά στοιχεία των ανταλλασσόμενων παραστατικών.

Οι λειτουργίες που αφορούν την επικοινωνία με την R@L καλούνται από το μενού Εργαλεία/Διασύνδεση με την υπηρεσία R@L e-invoicing

• Εγκατάσταση/ παραμετροποίηση της Υπηρεσίας

Επιλέγουμε την εργασία ‘Παράμετροι επικοινωνίας με την Υπηρεσία’. Στην οθόνη που εμφανίζεται, έχετε τη δυνατότητα:

1. Να εγγραφείτε στην Υπηρεσία. Στην ιστοσελίδα εγγραφής στην Υπηρεσία που εμφανίζεται, θα βρείτε συμπληρωμένα όλα τα πεδία που απαιτούνται για να κάνετε την εγγραφή. Αυτά έχουν συμπληρωθεί με τιμές από τα αντίστοιχα πεδία των στοιχείων της εταιρείας σας. Αφού ελέγξετε την ορθότητα των στοιχείων που εμφανίζονται και κάνετε τις απαραίτητες τροποποιήσεις επιλέξτε Εγγραφή. Μετά την εγγραφή, θα λάβετε ένα αυτοματοποιημένο e-mail με οδηγίες για την ολοκλήρωσης της εγγραφής σας.

2. Να ελέγξετε τα παραστατικά που έχετε αποστείλει στην Υπηρεσία. Στη σχετική περιοχή της οθόνης εμφανίζεται η ιστοσελίδα της R@L στην οποία πρέπει να συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τους κωδικούς που έχετε λάβει κατά την εγγραφή σας. Στη συνέχεια μπορείτε να περιηγηθείτε ως συνδεδεμένος χρήστης και να δείτε τα παραστατικά που έχουν επιτυχώς φορτωθεί στην Υπηρεσία ώστε να ελέγξετε την τρέχουσα κατάστασή τους.

3. Να εγκαταστήσετε τον R@L agent. Ο R@L agent είναι ένα πρόγραμμα που αποτελεί απαραίτητο τμήμα της επικοινωνίας με την Υπηρεσία, καθώς αναλαμβάνει την αποστολή και τη λήψη όλων των σχετικών αρχείων από και προς την Υπηρεσία. Επιλέξτε την περιοχή αρχείων που θα χρησιμοποιεί η εφαρμογή για την αποστολή και λήψη.. Στην συνέχεια πατήστε το πλήκτρο της εγκατάστασης, ώστε να ξεκινήσει η εγκατάσταση της εφαρμογής.

4. Να παραμετροποιήσετε κατάλληλα την Υπηρεσία αποστολής. Μπορείτε να ορίσετε και την κατηγορία σχετικών εγγράφων του παραστατικού που θα συμπεριλαμβάνονται στα αποστελλόμενα αρχεία, πλέον βέβαια των αρχείων ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

• Εξερχόμενα παραστατικά

1. Έλεγχος παραστατικών

Τα παραστατικά που αποστέλλονται ηλεκτρονικά στην Υπηρεσία είναι όσα

• Έχουν εκδοθεί σε σειρά στην οποία έχει δηλωθεί ότι αφορά ηλεκτρονική τιμολόγηση

• Αφορούν συναλλασσόμενους στους οποίους επίσης έχει δηλωθεί ότι συμμετέχουν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και στο προφίλ ηλεκτρονικής τιμολόγησης που έχει δηλωθεί σε αυτούς, έχει επιλεγεί ως τρόπος αποστολής παραστατικών Αναδρομολόγηση στην Retailink

• Έχει εκδοθεί γι’ αυτά κάποιο ηλεκτρονικό αρχείο τιμολόγησης (a.txt, b,txt, e.txt, μορφότυπος ή pdf).

Χρησιμοποιώντας την κατάσταση ελέγχου εξερχόμενων παραστατικών από το μενού της Υπηρεσίας, μπορείτε να δείτε τα παραστατικά που δρομολογήθηκαν ή είναι έτοιμα να αποσταλούν στην Υπηρεσία.

Με το κριτήριο Έχει αποσταλεί στην Υπηρεσία δηλώνετε αν θέλετε την εμφάνιση παραστατικών των οποίων η αποστολή έχει ή όχι ολοκληρωθεί.

Με το κριτήριο τρέχουσα κατάσταση μπορείτε να δείτε παραστατικά που βρίσκονται σε συγκεκριμένη ‘κατάσταση αποστολής’

Στο 1^ο επίπεδο της όψης εμφανίζονται στοιχεία του παραστατικού καθώς και η τρέχουσα κατάσταση επεξεργασίας από την Υπηρεσία. Στο 2^ο επίπεδο εμφανίζονται πληροφορίες για τα στάδια επεξεργασίας, από τα οποία έχει περάσει κάθε παραστατικό.

2. Αποστολή παραστατικών

Η δημιουργία των αρχείων που αποστέλλονται στην Υπηρεσία είναι μια διαδικασία που κάνει χρήση ενός αυτοματισμού σε όψη.

Αυτό τον αυτοματισμό πρέπει να χρονοπρογραμματίσετε κατάλληλα, ώστε να εκτελείται και να παράγει τα αρχεία που θα φορτωθούν στην Υπηρεσία.

Στην οθόνη εισαγωγής νέας χρονοπρογραμματισμένης εργασίας επιλέξτε:

Περιοχή όψης: ESEDI-Εξερχόμενα

Όψη: R@L – Σχετικά έγγραφα παραστατικών

Παράμετροι: Επιλέξτε τον αυτοματισμό «Δημιουργία αρχείων προς αποστολή»

3. Ενημέρωση κατάστασης αποστολής

Δίνεται η δυνατότητα να ενημερώνετε την κατάσταση των παραστατικών που δρομολογούνται στις Υπηρεσίες της R@L χρησιμοποιώντας τα μηνύματα που στέλνει η Υπηρεσία για τα παραστατικά που έχει λάβει. Η δυνατότητα αυτή βασίζεται στη χρήση ενός χρονοπρογραμματιζόμενου αυτοματισμού σε όψη που πρέπει να δηλώσετε με τα παρακάτω στοιχεία:

Περιοχή όψης: ESEDI-Εισερχόμενα

Όψη: R@L-Επικοινωνία με την Υπηρεσία

Παράμετροι: Επιλέξτε τον αυτοματισμό «R@L - Ενημέρωση status απεσταλμένων παραστατικών»

• Εισερχόμενα παραστατικά

Με τη χρήση αυτής της λειτουργίας είναι δυνατό από την Υπηρεσία της R@L να ληφθούν αρχεία μορφότυπου με στοιχεία που αφορούν για παράδειγμα σε παραστατικά προμηθευτών και αυτά να εισαχθούν στο EBS ως κανονικά παραστατικά με αυτόματο τρόπο. Η διαδικασία μπορεί να παραμετροποιηθεί ώστε να «επιλύει» προβλήματα εγκυρότητας στα εισερχόμενα δεδομένα, όπως είναι οι μη υπαρκτοί κωδικοί ειδών και συναλλασσόμενων. Η διαδικασία της υποδοχής τέτοιων δεδομένων περιλαμβάνει τα εξής βήματα:

1. Εισαγωγή των δεδομένων των αρχείων μορφότυπου στη B.Δ.

2. ‘Εκπαίδευση’ της διαδικασίας ώστε να επιλύει (resolve) θέματα εγκυρότητας δεδομένων

3. Οριστική εισαγωγή των δεδομένων που περιέχονται στο αρχείο μορφότυπο και αυτόματη δημιουργία παραστατικών

Βήμα 1. Επεξεργασία εισερχόμενων αρχείων

Η διαδικασία αυτή υλοποιείται με τη χρήση χρονοπρογραμματισμένου αυτοματισμού σε όψη, ο οποίος επεξεργάζεται τα αρχεία μορφότυπου και ενημερώνει τη Β.Δ. με το περιεχόμενο τους. Για τον χρονοπρογραμματισμό της διαδικασίας θα χρειαστεί να επιλέξετε τις παρακάτω τιμές στα πεδία της χρονοπρογραμματισμένης εργασίας:

Περιοχή όψης: ESEDI-Εισερχόμενα

Όψη: R@L-Επικοινωνία με την Υπηρεσία

Παράμετροι: Επιλέξτε τον αυτοματισμό «R@L - Import Παραστατικών»

Βήμα 2. Δημιουργία παραστατικών

Χρησιμοποιήστε την επιλογή κατάσταση ελέγχου εισερχόμενων παραστατικών για να εμφανίσετε βάσει κριτηρίων τη λίστα με όλα τα παραστατικά που έχουν ληφθεί. Στη λίστα αυτή, τα παραστατικά ομαδοποιούνται σε Επεξεργασμένα και σε Μη επεξεργασμένα. Επεξεργασμένα είναι αυτά που επιτυχώς έχουν δημιουργήσει παραστατικό, ενώ μη επεξεργασμένα είναι αυτά που με επιτυχία έχουν εισαχθεί από το αρχείο αποστολής αλλά δεν έχουν ακόμα με δημιουργήσει κάποιο παραστατικό.

Να σημειωθεί ότι η όψη δεν είναι διαθέσιμη για χρήση αν προηγουμένως δεν έχει εισαχθεί με επιτυχία κάποιο αρχείο στο σύστημα.

Σε αυτή την όψη υπάρχει ο αυτοματισμός Δημιουργία παραστατικών από εισερχόμενα αρχεία παραστατικών (μορφότυπου) που μπορείτε να εκτελέσετε για να δημιουργηθούν παραστατικά για τις επιλεγμένες εγγραφές που βέβαια δεν είναι επεξεργασμένες.

Κατά την εκτέλεση του αυτοματισμού γίνεται προσπάθεια να αντιστοιχιστούν οι τιμές των πεδίων που προήλθαν από το αρχείο με υπάρχοντες κωδικούς της εφαρμογής. Αν κάποιες τιμές δεν είναι δυνατό να βρεθούν τότε ανοίγει διάλογος εισαγωγής ή επιλογής κάποιας υπάρχουσας τιμής, ώστε να προχωρήσει η εισαγωγή της εγγραφής. Στη συνέχεια και κάθε φορά που θα εμφανιστεί προς εισαγωγή η ίδια τιμή για το πεδίο, αυτή θα αντικατασταθεί αυτόματα χωρίς να ξαναερωτηθεί ο χρήστης. Αυτή η λειτουργία της αντιστοίχησης είναι αρκετά ‘έξυπνη’ ώστε κάθε εισερχόμενη τιμή που αντικαθίσταται (resolved) να αποκτήσει και κάποια επιπλέον χαρακτηριστικά αντιστοίχισης (context) ώστε να αποφεύγονται λανθασμένες εισαγωγές. Αυτό στην πράξη σημαίνει ότι αν για παράδειγμα δύο διαφορετικοί προμηθευτές στέλνουν τον ίδιο κωδικό είδους που στην πραγματικότητα αφορά διαφορετικούς κωδικούς ειδών στο EBS, τότε και οι δύο κωδικοί θα αντικαθίστανται αλλά ανάλογα με τον προμηθευτή θα γίνεται και η σωστή αντιστοίχιση!

Αναλυτικότερα, οι τιμές πεδίων που δεν αναγνωρίζονται, εμφανίζονται διαδοχικά στην οθόνη, με δυνατότητα αντιστοιχίας τιμής εισερχομένου με τη σωστή τιμή:

• Με πληκτρολόγηση μιας valid τιμής

• Με αναζήτηση από πίνακα επιλογών

• Με δυνατότητα αποθήκευσης της νέας (σωστής) τιμής

Για παράδειγμα, με αναζήτηση - επιλογή του σωστού προμηθευτή….

…και αναζήτηση - επιλογή του σωστού είδους….

Το αποτέλεσμα είναι η εμφάνιση ενός σωστά συμπληρωμένου παραστατικού (χωρίς κατ’ ουσίαν πληκτρολόγηση των αναλυτικών του στοιχείων)…

Στο εξής, στο παραπάνω παράδειγμα, κάθε φορά που στα εισερχόμενα θα εμφανιστεί παραστατικό…

• Του προμηθευτή ‘09618456’, θα τοποθετηθεί ο ‘PROM00015’

• Με είδος το ‘DR14305’, στη γραμμή θα τοποθετηθεί το ‘PL014305’

• Με μονάδα ‘PCS’, στη γραμμή θα τοποθετηθεί η μονάδα ‘ΤΕΜ’

…βάσει της ‘βιβλιοθήκης των resolved values’ που τροφοδοτείται όταν ο χρήστης επεμβαίνει για να διορθώσει μη έγκυρα στοιχεία:

Το χαρακτηριστικό αυτό στον συγκεκριμένο αυτοματισμό εισαγωγής έχει ενεργοποιηθεί στα πεδία Τύπος παραστατικού, Σειρά, Συναλλασσόμενος, Σκοπός διακίνησης, Αντισυμβαλλόμενος, Είδος, Μονάδα μέτρησης.

Ο αυτοματισμός μπορεί να αλλάξει κατάλληλα ώστε να εκτελείται χρονοπρογραμματισμένα για όλες τις μη επεξεργασμένες εγγραφές. Σε αυτή την περίπτωση, όσα παραστατικά περιέχουν τιμές σε πεδία που δεν μπορούν να αντιστοιχιστούν, θα απορρίπτονται και θα εισάγονται με χειροκίνητη εκτέλεση του αυτοματισμού, όπου θα γίνεται και η επίλυση (resolving) των μη έγκυρων τιμών.

Εμπορικές πολιτικές

• Στο σύστημα περιγραφής των Εμπορικών Συμφωνιών Οικονομικών Στόχων που παράγει προϋπολογιστικά πιστωτικά εκπτώσεων προστέθηκαν μερικές σημαντικές δυνατότητες που επιτρέπουν την υλοποίηση σεναρίων συνηθισμένων σε super markets, αλυσίδες ηλεκτρονικών κ.λπ.:

1. Απόδοση με προοδευτική εφαρμογή κλίμακας (π.χ. για τα πρώτα 10.000€ απόδοση 2%, για τα επόμενα 10.000€ απόδοση 3% και για τα επόμενα 5%). Αυτό δηλώνεται σε επίπεδο σχεδίου αναδρομικών εκπτώσεων στον τύπο απόδοσης:

Η επιλογή % ανά κλίμακα θα έχει ως αποτέλεσμα την κλιμάκωση της απόδοσης όπως στο παράδειγμα (2%, 3%, 5% κ.ο.κ. ανά τμήμα του στόχου για όλες τις κλίμακες που επιτυγχάνονται), ενώ η μέχρι τώρα λειτουργικότητα υλοποιείται με την επιλογή %μέγιστης κλίμακας.

Για παράδειγμα, έστω ότι έχουν οριστεί 3 κλίμακες ως εξής:

Από τζίρο-στόχο Απόδοση (%)

10.000,00€ 2%

20.000,00€ 3%

30.000,00€ 4%

Έστω ότι το ποσό που επιτεύχθηκε είναι 38.000,00€

• Αν μεν, ο τύπος απόδοσης είναι % μέγιστης κλίμακας τότε, η απόδοση θα είναι 4% επί του ποσού αυτού (38.000,00) αφού η επίτευξη τοποθετείται στη μέγιστη κλίμακα.

• Αν δε, ο τύπος απόδοσης είναι % ανά κλίμακα τότε, η απόδοση θα είναι 2% για τα πρώτα 20.000, 3% για τα επόμενα 10.000 και 4% για το υπόλοιπο ποσό (8.000) που ικανοποιεί την 3^η κλίμακα (30.000 και άνω).

2. Δυνατότητα σύνδεσης με το budget π.χ. για 80% επίτευξη 1% απόδοση (αντί πληκτρολόγησης του ίδιου του αξιακού στόχου). Ο τρόπος για να ενεργοποιηθεί αυτή η δυνατότητα είναι:

α. Δημιουργία φύλλου προϋπολογισμού το οποίο να περιέχει ως διάσταση αφενός το συναλλασσόμενο και αφετέρου την ή τις διαστάσεις ειδών του σχεδίου αναδρομικών εκπτώσεων όπου πρόκειται να αναπτυχθεί ενός τέτοιου τύπου κλίμακα:

β. Δήλωση αυτού του φύλλου προϋπολογισμού στο νέο πεδίο της Συμφωνίας Οικονομικών Στόχων που θα περιλάβει τέτοιου τύπου Σχέδιο Αναδρομικών Εκπτώσεων:

γ. Επιλογή ποσού κλίμακας στο Σχέδιο Αναδρομικών Εκπτώσεων εκείνου που αντιστοιχεί στο μετρητή του φύλλου προϋπολογισμού (τζίρος ή ποσότητα) οπότε, στη στήλη «Από τιμή» στις γραμμές κλίμακας ορίζεται το % επίτευξης

3. Δυνατότητα απόδοσης ποσού ΑΝΑ προκαθορισμένο βήμα της κλίμακας (π.χ. για απόδοση τύπου αξία, 10€ ανά 1000 τεμάχια (αν η κλίμακα είναι τύπου ποσότητας) ή ανά 1.000,00€ (αν η κλίμακα είναι τύπου αξίας-τζίρου). Στο νέο πεδίο τρόπος εφαρμογής πρέπει να οριστεί ανά Ν και το ποιο είναι αυτό το step ορίζεται σε κάθε γραμμή κλίμακας, ώστε να μην είναι δεσμευτικό:

4. Διαχωρισμός της περιγραφής στόχων από την περιγραφή απόδοσης (π.χ. Χ στόχος τζίρου για την κατηγορία ειδών Κ και απόδοση n1 στην ομάδα ειδών A, n2 στην ομάδα Β, n3 στην ομάδα Γ κ.ο.κ.)

Στην περίπτωση που θέλουμε να ελέγξουμε σε κάποιο πεδίο την επίτευξη του στόχου π.χ. ολόκληρη η κατηγορία Κ να επιτύχει το τζίρο Χ και σε κάποιο άλλο πεδίο (που προφανώς αφορά υποσύνολα των ειδών που ικανοποιούν το κριτήριο τζίρου) να ορίσουμε το πώς (σε ποια είδη) θα γίνει η απόδοση, χρησιμοποιούμε το νέο περιγραφικό τρόπο στο 2^ο ΕΠΙΠΕΔΟ της κάθε κλίμακας. Η δυνατότητα αυτή επεκτείνει τη λειτουργικότητα «εξαίρεσης ειδών» και δίνει πλέον τον τρόπο να οριστεί ξεκάθαρα σε ποια είδη και πώς θα γίνει η απόδοση (μέσω πάντα κάποιου ομαδοποιητικού πεδίου των ειδών). Σε αυτό το σενάριο, η απόδοση ΔΕΝ ορίζεται στο 1^ο επίπεδο (μηδενίζεται).

5. Δυνατότητα δήλωσης στόχου σε “τζίρο τιμοκαταλόγου” (αξία προ εκπτώσεων επί τιμολογίων)

Η δυνατότητα αυτή δίνεται με τη νέα τιμή Τζίρος τιμοκαταλόγου του πεδίου Ποσό κλίμακας, στα στοιχεία που ορίζουμε το πώς ελέγχεται ο στόχος.

Σε αυτό το σενάριο, κατά τον υπολογισμό επίτευξης του στόχου, θα ΑΓΝΟΗΘΟΥΝ οι εκπτώσεις και θα ληφθεί υπόψη η «αξία προ εκπτώσεων» (ποσότητα Χ τιμή) των παραστατικών πωλήσεων.

6. Έτοιμο κριτήριο ο βασικός προμηθευτής των ειδών (σήμερα είναι διαθέσιμα μόνο ομαδοποιητικά πεδία)

• Στο σύστημα περιγραφής της Εμπορικής Πολιτικής που επιτρέπει τη δυναμική περιγραφή εκπτώσεων, προσφορών κ.λπ. για εφαρμογή στην Τιμολόγηση, έγιναν οι παρακάτω επεκτάσεις:

1. Σε όλες τις πρότυπες συνθήκες Εμπορικής Πολιτικής που περιέχουν ομαδοποιητικά πεδία των ειδών, προστέθηκε και η τιμολογιακή κατηγορία είδους.

2. Προστέθηκε πρότυπη συνθήκη βάσει αξιακού πεδίου γραμμής

3. Προστέθηκε η πρότυπη συνθήκη βάσει αριθμητικού πεδίου και κατηγορίας γραμμών. Παρέχει προς επιλογή όλα τα ποσοτικά και αξιακά πεδία των γραμμών, καθώς και κατηγοριοποιητικά πεδία των γραμμών (εταιρικές διαστάσεις και οριζόμενα πεδία τύπου πίνακα)

4. Προστέθηκαν πρότυπες συνθήκες για τον έλεγχο όλων των τιμών εταιρικών διαστάσεων σε επίπεδο γραμμής είδους (βάσει έργου γραμμής, βάσει δραστηριότητας γραμμής κ.ο.κ.), καθώς επίσης και των εταιρικών διαστάσεων σε επίπεδο παραστατικού (ήταν διαθέσιμη μόνο συνθήκη για το έργο).

5. Σε όλους τους όρους που αναφέρονται σε γραμμές τιμοκαταλόγου με έναν τρόπο επεξεργασίας από τους 3 που αφορούν ‘σετ προσφοράς’ (είδη σε σετ προσφοράς, σετ προσφοράς από ομάδες ειδών, σετ προσφοράς με συγκεκριμένη αξία), μπορεί να συμπληρωθεί η συνθήκη, η οποία εξετάζεται ΚΑΤ’ ΑΡΧΗΝ και μόνον αν ισχύει, εξετάζονται τα κριτήρια της γραμμής τιμοκαταλόγου.

6. Στις ενέργειες της Εμπορικής Πολιτικής, επεκτάθηκε η ρύθμιση «εφαρμογή στα είδη της συνθήκης» με επί πλέον δυνατότητες: στο είδος της συνθήκης με τη μεγαλύτερη βαρύτητα, στο είδος της συνθήκης με τη μικρότερη βαρύτητα.

Αν επιλεγεί κάτι από τα δύο, ορίζει κανείς και το ΠΕΔΙΟ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ στο ακριβώς επόμενο πεδίο, στο διάλογο της ενέργειας π.χ. αξία, ποσότητα Με αυτή τη νέα δυνατότητα, μπορεί κανείς π.χ. να δώσει έκπτωση μόνο στο ‘ακριβότερο’ από τα είδη.

7. Έγινε σημαντική βελτίωση της ταχύτητας εφαρμογής της Εμπορικής Πολιτικής κατά την αποθήκευση (και κατά την εκτέλεση με ενέργεια του χειριστή μέσω της σχετικής εντολής Alt-Q)

8. Δόθηκε δυνατότητα παραμετροποίησης εκπτώσεων τύπου δώρου όπου για την αγορά ν τεμαχίων από μια ή περισσότερες ομάδες ειδών να δίνεται κάποιο είδος δώρο με τη μορφή έκπτωσης που επιμερίζεται στα ν τεμάχια των πωληθέντων ειδών. Για την υλοποίηση ενός τέτοιου σεναρίου απαιτείται η κατασκευή μιας ενέργειας εμπορικής πολιτικής τύπου Επιμερισμού αξίας. Στο νέο Πεδίο Επιμερισμού επιλέξτε το πεδίο του ‘Είδους-Δώρο’ που περιέχει την αξία που θα επιμεριστεί στα είδη της προσφοράς ως έκπτωση. Στο πεδίο Ανάθεση επιμερισμένου ποσού είναι διαθέσιμα προς επιλογή πλέον και τα 3 πεδία έκπτωσης της γραμμής είδους.

Η ενέργεια αυτή πρέπει να χρησιμοποιηθεί σε εμπορική πολιτική όπου τα είδη της προσφοράς και το δώρο θα ανήκουν στην ίδια ομάδα συμπληρωματικών όρων. Οι όροι αυτοί θα πρέπει να έχουν ως τρόπο επεξεργασίας όρου Σετ προσφοράς με συγκεκριμένη αξία/έκπτωση. Η ενέργεια πρέπει να δηλωθεί ΜΟΝΟ στον όρο που περιέχει το είδος – δώρο.

• Στα εργαλεία της οθόνης επεξεργασίας τιμοκαταλόγων, τα οποία επιτρέπουν την αναπροσαρμογή τιμών, δόθηκε η δυνατότητα χρήσης του εκάστοτε % markup του είδους

Με αυτό τον τρόπο, η αναπροσαρμογή γίνεται δυναμικά αναλόγως του markup του προς επεξεργασία είδους κάθε φορά.

Επίσης, στα κριτήρια επεξεργασίας τιμοκαταλόγου προστέθηκαν πεδία για αποκλεισμό ανενεργών τιμοκαταλόγων και ανενεργών ειδών.

Αποθήκη

• Στη διαδικασία Οριστικοποίησης Φυσικής Απογραφής, διαμορφώνονται πλέον και αρνητικές καταμετρήσεις (για την ημέρα οριστικοποίησης), ούτως ώστε να τακτοποιούνται πάντα οι διαφορές μέχρι την πραγματική ημέρα καταμέτρησης, ακόμη κι όταν αυτή «λογίζεται» σε προηγούμενη ημερομηνία (συνήθως το τέλος του προηγούμενου μήνα).

• Στη διαδικασία Επιμερισμού του διαθέσιμου στοκ στις Παραγγελίες (Αποθήκη/Διαδικασίες διανομών) προστέθηκε η δυνατότητα ελέγχου για το % κάλυψης παραγγελίας επί του σετ των γραμμών Παραγγελιών που καθορίζει το φίλτρο της όψης. Μέχρι τώρα, ο έλεγχος γινόταν επί της εκάστοτε ολόκληρης παραγγελίας.

Επίσης, βελτιώθηκε σημαντικά ο χρόνος εκτέλεσης της διαδικασίας.

• Στη διαδικασία Πρόταση ανατροφοδοσίας καταστημάτων (Αποθήκη/Διαδικασίες αναπλήρωσης), δόθηκε η δυνατότητα επιλογής των γραμμών εκείνων (του 2^ου επιπέδου) για τις οποίες είναι επιθυμητό να δημιουργηθούν παραστατικά.

Επί πλέον, στο διάλογο της Μεταβολής ορίων Α.Χ. προστέθηκαν όλες οι στήλες των ορίων (οριζόμενα πεδία, χρώμα και μέγεθος), καθώς και η δυνατότητα αποθήκευσης του σχεδίου εμφάνισης των γραμμών.

Τέλος, η όλη διαδικασία της δημιουργίας των παραστατικών (τρόπος υπολογισμού προτεραιότητας, υπολογισμός του υπολοίπου που μπορεί να προσφερθεί - πλεόνασμα, υπολοίπου που ζητείται – έλλειμμα) μεταφέρθηκε σε αυτοματισμό, ώστε να μπορεί κανείς να ενσωματώσει εύκολα τις σχετικές επιχειρηματικές λειτουργίες. Για παράδειγμα η ζήτηση θα μπορούσε να δηλωθεί ως «το στοκ ασφαλείας μείον το διαθέσιμο υπόλοιπο μείον τα αναμενόμενα», ενώ η προσφορά να υπολογίζεται ως «διαθέσιμο υπόλοιπο μείον ανοικτές παραγγελίες» κ.ο.κ.

Όνομα αυτοματισμού: ESMMStockItem\InnerDistributionCreateDocument

• Εμπλουτίστηκε η λειτουργικότητα των Κατηγοριών πρόσβασης αποθηκευτικών χώρων (που δηλώνονται στην σειρά του παραστατικού). Υπενθυμίζουμε ότι, έως την προηγούμενη έκδοση, μέσω αυτών των κατηγοριών, στα μεν παραστατικά Εμπορικών συναλλαγών και Διακινήσεων γίνονταν διαθέσιμοι προς επιλογή ΚΑΙ αποθηκευτικοί χώροι πέραν εκείνων του υποκ/τος της σειράς, δηλαδή δρούσαν ως επέκταση, ενώ σε παραστατικά Μεταφορών-Συμψηφισμών που εξ’ ορισμού είναι διαθέσιμοι ΟΛΟΙ οι ΑΧ όλων των υποκ/των δρούσαν ως περιορισμός ορίζοντας τους ΑΧ που, αποκλειστικά και μόνον αυτοί, θα ήταν διαθέσιμοι σε ένα παραστατικό. Από την παρούσα έκδοση, στην κατηγορία πρόσβασης προστέθηκε η έννοια της απαγόρευσης χρήσης ενός αποθηκευτικού χώρου μέσω του νέου πεδίου Απαγόρευση που λειτουργεί ως εξής.

1. Σε παραστατικά Εμπορικών συναλλαγών & Διακινήσεων είναι διαθέσιμοι προς επιλογή όλοι οι ΑΧ του υποκαταστήματος της σειράς, ΕΚΤΟΣ από εκείνους που έχουν δηλωθεί στην κατηγορία πρόσβασης με την ένδειξη «Απαγόρευση». Οι ΑΧ άλλων υποκ/των ΔΕΝ είναι διαθέσιμοι, εκτός αν έχουν δηλωθεί στην κατηγορία πρόσβασης, ΧΩΡΙΣ φυσικά την ένδειξη «Απαγόρευση».

2. Σε παραστατικά Μεταφορών συμψηφισμών αν επιθυμούμε να γίνεται επιλογή μόνο μεταξύ συγκεκριμένων ΑΧ, τότε αυτοί και μόνο θα δηλωθούν στην κατηγορία πρόσβασης, με ΑΠΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΟ το πεδίο «απαγόρευση».

• Άλλαξε η εμφάνιση των παραστατικών που περιέχουν 2 σελίδες ειδών («κανονικές» και «αντίθετες» γραμμές) π.χ. ΣΑΤ, ΣΑΓ, ΔΑΓ ώστε να εμφανίζονται στην ίδια σελίδα πλέον τα 2 πλέγματα:

• Στις γραμμές αναλώσεων και εξόδων των Τεχνικών Προδιαγραφών προστέθηκαν 10 νέα οριζόμενα πεδία (5 αριθμητικά και 5 τύπου πίνακα). Οι τιμές των πεδίων τύπου Πίνακα (Πίνακας 1..5) είναι οι ίδιες που είναι διαθέσιμες και στις γραμμές ειδών των παραστατικών.

Κατά την ανάπτυξη συνταγών (που γίνεται π.χ. σε μια Εντολή Παραγωγής), μεταφέρονται στις γραμμές αναλώσεων οι τιμές των οριζόμενων πεδίων τύπου Πίνακα της συνταγής, αν αυτές δεν είναι κενές.

Συναλλασσόμενοι

• Στη φόρμα διαχείρισης των στοιχείων συναλλασσόμενων, στη σελίδα Επικοινωνία προστέθηκαν πεδία για τη δήλωση του facebook page και του twitter account.

• Στη φόρμα εμφάνισης Σημείου διανομής πελάτη δόθηκε η δυνατότητα πρόσβασης στην πλήρη οθόνη διαχείρισης πελάτη μέσω του νέου εικονιδίου .

Επίσης, στην όψη διαχείρισης στοιχείων διανομής, η εντολή διαγραφής δίνει πλέον επιλογή για τη διαγραφή της διεύθυνσης ή μόνο των στοιχείων διανομής (στοιχεία παράδοσης ανά διεύθυνση συναλλασσόμενου).

Χρηματοοικονομικά

• Διασφάλιση ότι οι εξοφλήσεις μετρητοίς έχουν ίδια ημ/νία λήξης (ενημέρωσης του cash flow) με την ημ/νία καταχώρισης:

1. Κατά την εισαγωγή παραστατικού «με αντιγραφή», η ημερομηνία λήξης (σε γραμμές χρηματικών λ/σμών και συν/νων) δεν αντιγράφεται πλέον από το αρχικό παραστατικό, αλλά υπολογίζεται σε σχέση με την ημ/νία έκδοσης του νέου παραστατικού.

2. Αντίστοιχα λειτουργεί και η ακύρωση παραστατικού που περιέχει εξοφλήσεις μετρητοίς (οι προβλέψεις για μεταγενέστερο του ακυρωτικού χρόνο, συνεχίζουν και αντιγράφονται από το παραστατικό που ακυρώνεται).

3. Η νέα παράμετρος Υποχρεωτική ταύτιση ημερομηνίας λήξης & καταχώρισης σε εξοφλήσεις μετρητοίς συνιστάται να παραμείνει ΝΑΙ ώστε να μην επιτρέπεται ούτε ο χρήστης ούτε άλλη διαδικασία (π.χ. η εφαρμογή ενός λανθασμένου τρόπου πληρωμής) να προκαλέσει την καταχώριση μιας εξόφλησης μετρητοίς με μεταγενέστερη ή προγενέστερη ημερομηνία ισχύος (valeur) από εκείνη της ημέρας καταχώρισης (λογιστικής ενημέρωσης).

Προσοχή!

Για να μην εμφανιστεί κάν ο απαγορευτικός αυτός έλεγχος λόγω λανθασμένης παραμετροποίησης (παρά μόνο από λανθασμένη πληκτρολόγηση του χειριστή), φροντίστε: Οι Τρόποι Πληρωμής μετρητών να ΜΗΝ έχουν κανένα υπολογισμό ημ/νίας λήξης ΟΥΤΕ μετάθεση σε εργάσιμες μέρες, ώστε πάντα η λήξη να ταυτίζεται με την ημέρα καταχώρισης, κατά την εφαρμογή (manual ή αυτόματη) του τρόπου πληρωμής Οι Χρηματικοί λογαριασμοί Μετρητών (Ταμείων) να έχουν «Ημέρες valeur» = 0.

• Στο διάλογο των Οικονομικών Αντιστοιχίσεων, δόθηκε δυνατότητα εμφάνισης του Υποκαταστήματος («προσθαφαίρεση στηλών»)

Η κλήση του διαλόγου αυτού προστατεύεται πλέον από ειδικό νέο προνόμιο πρόσβασης από τις κατάλληλες ομάδες χρηστών.

• Στο μενού Λογιστήριο/Χαρτοφυλάκιο προστέθηκε επιλογή με τίτλο Νέο πινάκιο αξιογράφων... που εμφανίζει επιλογέα με όλα τα παραστατικά που έχουν οριστεί ως «πινάκια» (π.χ. απόδειξη εκχώρησης, επιστροφή στον πελάτη, επιστροφή από προμηθευτή κ.ο.κ.)
• Σε όλα τα σχέδια εμφάνισης γραμμών (πλεγμάτων) αξιογράφων, προστέθηκε η δυνατότητα εμφάνισης των στηλών Τράπεζα και Τύπος αξιογράφου, μέσω της «προσθαφαίρεσης στηλών»

Πάγια

• Στην Αναλυτική Κατάσταση Παγίων κατά Θέση προστέθηκε η δυνατότητα ομαδοποίησης κατά συναλλασσόμενο. Αυτή η πληροφόρηση είναι διαθέσιμη σε Αποθηκευτικούς Χώρους Τρίτων ή σε Τρίτους, ενώ σε όλες τις άλλες περιπτώσεις (όπου η θέση του παγίου είναι σε απλό ενιαίο Χώρο, δεν τυπώνεται τέτοια πληροφορία (εμφανίζεται «κενό»).
• Προστέθηκε προειδοποιητικό μήνυμα κατά την αλλαγή της ημερομηνίας έναρξης αποσβέσεων, στην περίπτωση που ήδη υπάρχουν εγγραφές αποσβέσεων, για να αποφευχθούν χειριστικά λάθη.
• Στο Προφίλ παγίων προστέθηκε η λογιστική κατηγορία.

Παραστατικά και σειρές

• Ο διάλογος αναμονής για την ολοκλήρωση των μεταβάσεων δεν είναι πλέον modal, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα συνέχισης των εργασιών του χρήστη κατά τη διάρκεια της αναμονής, με μεταφορά σε άλλο παράθυρο.
• Το πεδίο Εργασία της επικεφαλίδας όλων των παραστατικών ελέγχεται πλέον μέσω των επιλογών «πληροφοριακών στοιχείων» των προφίλ δικαιωμάτων πρόσβασης, ώστε να μπορεί να δοθεί κατάλληλο δικαίωμα πρόσβασης σε αυτό από τους χρήστες.
• Προστέθηκε έλεγχος ύπαρξης του (χρηματικού) λογαριασμού αυτόματης πρόβλεψης σε παραστατικά που τον χρησιμοποιούν στις ενημερώσεις όπως π.χ. τα ΑΕΣ, ΜΕΤ, ΣΜΕ.
• Με σκοπό τη βελτίωση της ταχύτητας κατά τη μαζική δήλωση αριθμών σειράς μέσα στα παραστατικά, προστέθηκε η δυνατότητα κατάργησης του ελέγχου επιλογής αριθμών σειράς μόνο από όσους ΔΕΝ έχουν ΗΔΗ επιλεγεί στο παραστατικό, που υπάρχει μεν για αποφυγή λαθών, καθυστερεί όμως τη λειτουργία, όσο προστίθενται νέοι αριθμοί σειράς στο ίδιο παραστατικό. Η βελτίωση αυτή ενεργοποιείται μέσω της νέας γενικής παραμέτρου Διαχείριση S/N στα παραστατικά: Αναζήτηση μόνο από τα μη επιλεγμένα στην οποία (αν υπάρχει η ανάγκη αυτή) θα πρέπει να τεθεί η τιμή ΟΧΙ.
• Βελτιώθηκε η λίστα σειρών που εμφανίζεται μέσα στην οθόνη του τύπου παραστατικού (προστέθηκε γραμμή φίλτρου, προστέθηκαν στήλες για το αν είναι ακυρωτική, μηχανογραφική κ.λπ.) και στην «προσθαφαίρεση στηλών» είναι πλέον διαθέσιμα όλα τα πεδία της σειράς.

Επί πλέον, στη λίστα διαχείρισης σειρών παραστατικών (από το μενού παραμετροποίησης) δόθηκε η δυνατότητα μαζικής ανάθεσης ή διαγραφής ομάδων χρηστών από τις επιλεγμένες σειρές:

Στατιστικά και Αναφορές

Ανάλυση κερδοφορίας

Οχτώ νέα, πλήρως διαδραστικά dashboards είναι πλέον διαθέσιμα προκειμένου να σας δώσουν μια ολοκληρωμένη και σε βάθος εικόνα σχετικά με τα περιθώρια κέρδους. Κατά το σχεδιασμό και την υλοποίηση των dashboards αυτών σημαντικό ρόλο έπαιξε η απλότητα και η καθαρότητα τόσο του User Interface όσο και dataset (ερωτήματα στη βάση κ.ο.κ.) προκειμένου να διευκολυνθεί η προσαρμογή τους στις ιδιαίτερες ανάγκες τις εκάστοτε εγκατάστασης.

Τα περισσότερα από αυτά τα dashboards έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά και δυνατότητες:

• Έχουν δύο εναλλακτικές σελίδες παρουσίασης της πληροφορίας: μια συνοπτική και μια αναλυτική.
• Η συνοπτική σελίδα εμπεριέχει πληροφορία αναφορικά με την αποτελεσματικότητα ως προς μία επιλεγμένη επιχειρηματική διάσταση.
• Η αναλυτική σελίδα δίνει τη δυνατότητα εμβάθυνσης ως προς την επιλεγμένη επιχειρηματική διάσταση σε σχέση με τη διάσταση του χρόνου (μήνας και τρίμηνο) και δύο ελεύθερης επιλογής σχετικές διαστάσεις.
• Όλα τα γραφήματα που παρέχουν δυνατότητες περεταίρω διαδραστικής ανάλυσης έχουν τη σημείωση “κλικ σε ένα σημείο για να δείτε σχετικά…”
• Όλα τα dashboards περιλαμβάνουν δύο γραφήματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για προχωρημένη διαστρωματική ανάλυση (cross-analysis). Κάθε ένα από αυτά συνοδεύεται από ένα πεδίο επιλογής (selector) για τον ορισμό των διαστάσεων προς ανάλυση. Επιπλέον, τα δεδομένα της διάστασης του πρώτου γραφήματος (διάσταση 1) μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το φιλτράρισμα των δεδομένων του δεύτερου (διάσταση 2). Με τον τρόπο αυτό δίδονται απαντήσεις σε διάφορα πολύπλοκα επιχειρηματικά ερωτήματα.

Τα dashboards είναι τα ακόλουθα:

• Δομή κερδοφορίας
• Πρόσφατη εικόνα κερδοφορίας
• Αυτό το dashboard παρέχει για όλες τις τυπικές επιχειρηματικές διαστάσεις ανάλυση περιθωρίου κέρδους για τελευταία 8 τρίμηνα (rolling) συμπεριλαμβανομένου και του τρέχοντος.
• Κερδοφορία εταιρικών διαστάσεων
• Ανάλυση κατηγοριών ειδών
• Ανάλυση κατηγοριών πελατών
• Σύγκριση αποτελεσμάτων κατ’ έτος
• Κορυφαία κερδοφορία / σύγκριση 2 ετών
• Ανάλυση στόχου γεωγραφικής ζώνης
• Ανάλυση στόχου εκπροσώπων

Τα προϋπάρχοντα dashboards κερδοφορίας (Εικόνα επιχείρησης \ Ανάλυση κερδοφορίας \ Dashboards) έχουν πλέον καταργηθεί.

Εποπτεία πωλήσεων

Πρόκειται για ένα νέο dashboard ανάλυσης των πωλήσεων, εξαιρετικά εύκολο στη χρήση και εκμετάλλευσή του. Καλείται από το 1^ο επίπεδο του μενού Εικόνα Επιχείρησης. Δίνει άμεση γραφική εικόνα της πορείας των πωλήσεων αναπτυγμένη αυτόματα κατά οποιαδήποτε διάσταση ανάλυσης.

Επιλέγοντας κάποια διάσταση πωλήσεων, καθώς και την επιθυμητή χρονική ανάλυση, εμφανίζονται γραφήματα εξέλιξης των πωλήσεων (κατά μήνα ή 3μηνο) σε σύγκριση με το ακριβώς προηγούμενο διάστημα, ΓΙΑ ΚΑΘΕ ΤΙΜΗ της επιλεγμένης διάστασης.

Π.χ. επιλέγοντας γεωγραφική ζώνη, βλέπουμε ένα γράφημα ανά γεωγραφική ζώνη, επιλέγοντας εμπορικό τομέα, ένα γράφημα ανά εμπορικό τομέα κ.ο.κ.

Οι διαθέσιμες διαστάσεις είναι οι οριζόντιες εταιρικές διαστάσεις, και οι κατηγοριοποιήσεις πελατών και ειδών.

Αν ενεργοποιηθεί η δυνατότητα συνδυαστικής ανάλυσης, τότε εμφανίζεται 2^ο πεδίο επιλογής διάστασης και η ανάλυση πλέον γίνεται για όλους τους συνδυασμούς τιμών των 2 διαστάσεων αυτών. Έτσι, αν ως 1^η διάσταση είχε επιλεγεί η Γεωγραφική Ζώνη και ως 2^η ο Εμπορικός τομέας, στο γράφημα των αποτελεσμάτων Πωλήσεων κάθε Γεωγραφικής Ζώνης, εμφανίζονται πλέον μπάρες με τη συμμετοχή κάθε Εμπορικού Τομέα στον εικονιζόμενο Τζίρο.

Στατιστικά πωλήσεων

• Τρέχουσα εικόνα πωλήσεων

Το dashboard αυτό επανασχεδιάστηκε προκειμένου να παρέχει μια καθαρότερη επισκόπηση της πρόσφατης αποτελεσματικότητας πωλήσεων. Κάποιες από τις νέες δυνατότητες είναι:

• Το κεντρικό φύλλο προϋπολογισμού πωλήσεων έχει συμπεριληφθεί στον υπολογισμό των εσόδων πωλήσεων σε σχέση με το στόχο πωλήσεων για τα ακόλουθα:

  • Στο gauge τρέχον έτος έως τρέχων μήνας

  • Τρέχον τρίμηνο έως τρέχων μήνας

  • Τρέχων μήνας

  • Στο γράφημα σύγκρισης των 12 τελευταίων κλεισμένων μηνών

• Όλες τα γραφήματα επιχειρηματικών διαστάσεων (εταιρικές διαστάσεις, ιδιότητες πελάτη και είδους) είναι συγκριτικά. Με τον τρόπο αυτό, δίδεται η δυνατότητα σύγκρισης της αποτελεσματικότητας ως προς τα έσοδα της επιλεγμένης περιόδου και της αντίστοιχης προηγούμενης περιόδου. Στα παρεχόμενα tooltips περιλαμβάνονται τα συγκριτικά νούμερα που αφορούν την αποτελεσματικότητα πωλήσεων.

• Το γράφημα ανάλυσης σε επίπεδο είδους είναι πλέον διαδραστικό. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει πλέον η δυνατότητα ανάλυσης των δέκα κορυφαίων ειδών για μια επιλεγμένη κατηγοριοποίηση είδους.

• Το νέο bullet graph δείχνει το ρυθμό επίτευξης στόχου για τους 12 τελευταίους κλεισμένους μήνες (rolling). Το σχετικό tooltip δείχνει συνοπτικά τα ακόλουθα:

  • Τα έσοδα των 12 τελευταίων μηνών

  • Το στόχο των 12 τελευταίων μηνών

  • Την απόκλιση από το στόχο

  • Το ρυθμό επίτευξης (%)

  • Τα έσοδα των 12 τελευταίων μηνών

  • Την απόκλιση από τα έσοδα των 12 τελευταίων μηνών

• Το γράφημα που παρουσιάζει τους πιο πρόσφατους σε σύγκριση με τους προηγούμενους 12 μήνες είναι πλέον διαδραστικό. Με κλικ σε ένα σημείο με δεδομένα εσόδων μπορείτε να δείτε τη σχετική ανάλυση για τις σχετικές εταιρικές διαστάσεις αλλά και αυτές των πελατών και των ειδών.

• Οι εταιρικές διαστάσεις 1 και 2 έχουν πλέον ενσωματωθεί.

Επιπλέον, όταν επιλέγετε για ανάλυση δραστηριότητα, διάσταση 1 ή διάσταση 2 τότε εμφανίζεται δυναμικά ένας επιλογέας επιχειρηματικού τομέα ώστε να δοθεί η δυνατότητα συνδυαστικού φιλτραρίσματος.

• Κορυφαία απόδοση σε τζίρο / σύγκριση δύο ετών

Το dashboard επανασχεδιάστηκε προκειμένου να παρέχει σε βάθος γνώση των διαστάσεων με την κορυφαία αποτελεσματικότητα. Υπάρχει δυνατότητα σύγκρισης οποιωνδήποτε κορυφαίων σε αποτελεσματικότητα τυπικών διαστάσεων. Επιπλέον, το dashboard παρέχει προηγμένες δυνατότητες συνδυαστικής, διαστρωματικής ανάλυσης ώστε να είναι εφικτή η εστίαση στις κορυφαίες σε αποτελεσματικότητα διαστάσεις επιλέγοντας μια τιμή από μια άλλη επιχειρηματική διάσταση.

• Στατιστική Πωλήσεων Πωλητών

Στο ΒΙΤ αυτό έγιναν κάποιες βελτιώσεις: προστέθηκαν τα ομαδοποιητικά πεδία διαστάσεων στα «κριτήρια για προχωρημένους», προστέθηκε στήλη «Αρχικός τζίρος» (ο πραγματικός τζίρος ΠΡΟ των εκπτώσεων επί τιμολογίου) και άλλαξε η προτεινόμενη ομαδοποίηση (κατά υποκατάστημα, πωλητή και πελάτη).

Οικονομικές αναφορές

• Άλλαξε η ονοματολογία αρχείων που εντάσσονται στον Ηλεκτρονικό Φάκελο Ελέγχου (Η.Φ.Ε.) ούτως ώστε να περιέχουν στο όνομά τους και τον κωδικό του υποκαταστήματος, αν στα κριτήρια της εκτύπωσης έχει επιλεγεί συγκεκριμένο υποκατάστημα. Με αυτό τον τρόπο, μπορεί κανείς να πάρει ισάριθμες με τα υποκαταστήματα εκτυπώσεις, οι οποίες θα έχουν ξεχωριστή υπόσταση (γραμμή) στο Φάκελο.
• Οι εγγραφές λήξης Χρήσης (της περιόδου «κλεισίματος») περιλαμβάνονται πλέον σε όλες τις Οικονομικές Αναφορές Παγίων και Χρηματικών Διαθεσίμων (Ισοζύγια Χρηματικών Λογαριασμών, Ισοζύγια και Αναλυτικό Μητρώο Παγίων, Κατάσταση ανά Θέση Παγίων, Καρτέλες, Ανάλυση αποσβέσεων, Καταστάσεις κατά Δ.Λ.Π.), μέσω του ομώνυμου κριτηρίου που υπάρχει και στων υπόλοιπων υποσυστημάτων τις Οικονομικές Αναφορές. Προϋπόθεση για τη διενέργεια τέτοιων εγγραφών είναι η παραμετροποίηση κατάλληλων τύπων παραστατικών π.χ. ΓΠΤ με «τύπο περιόδου=κλεισίματος». Τέτοιοι τύποι παραστατικών δεν παρέχονται έτοιμοι (προπαραμετροποιημένοι) από το σύστημα.
• Για διευκόλυνση στην υποβολή του Συνοπτικού Πίνακα Πληροφοριών Τεκμηρίωσης Τιμών Ενδοομιλικών Συναλλαγών (ΠΟΛ 1179/2013) προστέθηκε στο μενού Εικόνα Επιχείρησης/Όμιλος-Λογιστήριο η νέα Κατάσταση διεταιρικών συναλλαγών. Οι λογιστικές εγγραφές που εμφανίζονται, είναι μόνο όσες έχουν ενεργοποιημένο το χαρακτηρισμό διεταιρικές στην επικεφαλίδα του άρθρου και έχουν εισαχθεί στην τρέχουσα εταιρεία.

Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα

• Οι Λογιστικές Καταστάσεις Λήξης Χρήσης είναι πλέον διαθέσιμες και στο μενού «Δ.Λ.Π.-Λογιστήριο», λαμβάνοντας υπόψη και όλες τις εγγραφές των Ημερολογίων Διαφορών Δ.Λ.Π.
• Στη Συγκριτική κατάσταση Παγίων ΕΛΠ-ΔΛΠ προστέθηκε το κριτήριο «Λ/σμός Λογιστικής»
• Σε διάφορα σημεία της εφαρμογής (πεδία, εκτυπώσεις) που χρησιμοποιείται ο όρος «εξωλογιστικό» έγινε μετονομασία σε «Δ.Λ.Π.», αφού συνήθως για το λόγο αυτό χρησιμοποιούνται.

Διάφορες βελτιώσεις

• Δόθηκε η δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού της διαδικασίας Κλεισίματος Φακέλων Εισαγωγής μέσω νέων ενεργειών στους αυτοματισμούς.
• Ορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε διάφορα πεδία των Συμβάσεων (περιγραφή, εναλλακτική περιγραφή, πωλητής, σχόλια, έργο, δραστηριότητα, εμπορικός τομέας, διάσταση1 & 2)

Entersoft CRM

CRM Πωλήσεις

Σταθερό πλάνο επισκέψεων (X-Van σενάριο) – Γραφικό περιβάλλον χρονοπρογραμματισμού

Ένα νέο περιβάλλον χρονοπρογραμματισμού εισάγεται με την έκδοση αυτή για τη δημιουργία ή τροποποίηση ενός σταθερού πλάνου επισκέψεων. Το νέο γραφικό περιβάλλον χρονοπρογραμματισμού δίνει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Στη μπάρα εργαλείων:

• Επιλογέας εβδομάδας: Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μεταβείτε σε μια διαφορετική εβδομάδα. Το πλήθος των εβδομάδων βασίζεται στον κύκλο επισκέψεων που έχει οριστεί στην παράμετρο εταιρείας “Εβδομάδες σταθερού πλάνου επισκέψεων” (Κατηγορία: Παράμετροι συγχρονισμού με PDA / Προκαθορισμένη τιμή: 4).

• Μέθοδος εισαγωγής.

• Κλίμακα χρόνου.

• Επιλογή διευθύνσεων

Μέσω της σχετικής (context) όψης δίδεται η δυνατότητα επιλογής επιχειρηματικών διευθύνσεων στις οποίες γίνονται τακτικές επισκέψεις. Η όψη επιστρέφει αποτελέσματα με βάση το επιλεγμένο στέλεχος πωλήσεων. Όταν επιλέγετε διευθύνσεις, τότε οι συσχετισμένες με τον πωλητή εγγραφές θα προστεθούν στο δεξί τμήμα του περιβάλλοντος χρονοπρογραμματισμού.

• Με drag και drop μπορείτε να «μεταφέρετε» εγγραφές από την προαναφερθείσα λίστα πάνω στο ημερολόγιο. Για κάθε επίσκεψη μπορείτε να διαμορφώσετε την επαναληψιμότητά της, βάσει μεθόδου εισαγωγής::

• Κάθε εβδομάδα: Η επίσκεψη θα δημιουργηθεί την ίδια ημέρα και ώρα για κάθε εβδομάδα του πλάνου.

• Συγκεκριμένες εβδομάδες: Επιλέγετε σε ποιες συγκεκριμένες εβδομάδες του κύκλου θα λάβει χώρα η επίσκεψη.

• Ελεύθερα: Κάθε εγγραφή δημιουργείται μία φορά στην επιλεγμένη εβδομάδα.

Όταν μία εγγραφή εισάγεται από την προς προγραμματισμό λίστα, τότε η επιλεγμένη εγγραφή μεταφέρεται στη λίστα με τις προγραμματισμένες. Στην λίστα αυτή με δεξί κλικ: Συναντήσεις παρέχεται πληροφόρηση για τις σχετικές προγραμματισμένες επισκέψεις. Από εδώ μπορείτε να μεταφερθείτε στη συγκεκριμένη συνάντηση και να την ενημερώσετε. Εάν χρειάζεται να επισκεφθείτε (είτε σε μία διακριτή επίσκεψη είτε σε σειρά επισκέψεων) περισσότερες της μιας φορές την ίδια διεύθυνση εντός του ίδιου κύκλου τότε μπορείτε να κάνετε drag και drop την αντίστοιχη εγγραφή από τη λίστα των προγραμματισμένων.

• Αναφορικά με τη διαγραφή υποστηρίζονται:

• Διαγραφή της συγκεκριμένης εγγραφής

• Διαγραφή όλων εκτός της επιλεγμένης

• Διαγραφή όλων

• Ο χρόνος επίσκεψης και ο χρόνος προετοιμασίας επίσκεψης προτείνονται βάσει των προκαθορισμένων τιμών στο πλάνο επισκέψεων
• Το σύνολο των λειτουργιών είναι διαθέσιμο με δεξί mouse click στην ελεύθερη περιοχή του περιβάλλοντος του χρονοπρογραμματισμού και πάνω σε μία συγκεκριμένη επίσκεψη.

Πρόταση επισκέψεων

Μία νέα, εξελιγμένη μέθοδος υπολογισμού της πρότασης επισκέψεων είναι επιπλέον διαθέσιμη. Βασίζεται στην ταξινόμηση των Ταχυδρομικών κωδικών των επιλεγμένων διευθύνσεων. Κατά τη χρήση της ενέργειας για πρόταση επισκέψεων, μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο για υπολογισμό πρότασης πλάνου επισκέψεων. Ο αλγόριθμος που βασίζεται στην ταξινόμηση των ταχυδρομικών κωδικών δίνει επιλογή όσον αφορά το σημείο έναρξης:

• Βάσει υποκαταστήματος εκπροσώπου πωλήσεων
• Βάσει της κύριας διεύθυνσης του εκπροσώπου πωλήσεων

Ο αλγόριθμος είναι ο εξής:

• Χρησιμοποιεί το εποχικό ημερολόγιο του εκπροσώπου πωλήσεων και την περίοδο χρονοπρογραμματισμού επισκέψεων (όπως έχει οριστεί στον προγραμματισμό συναντήσεων)

• Ξεκινώντας από την πρώτη μέρα της περιόδου βρίσκει ποιες διευθύνσεις μπορεί να επισκεφτεί τη συγκεκριμένη ημέρα (βάσει των ωρών επιχείρησης)

• Στη συνέχεια, οι ταχυδρομικοί κωδικοί ταξινομούνται σε φθίνουσα σειρά βάσει του σημείου εκκίνησης.

• Αν υπάρχουν διευθύνσεις χωρίς πρόταση τότε αυτές προστίθενται στην ουρά. Ο αλγόριθμος προχωρά στην επόμενη μέρα επίσκεψης και υπολογίζει τις προτεινόμενες επισκέψεις με ανάλογο τρόπο.

• Οι επισκέψεις χωρίς πρόταση εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά του γραφικού περιβάλλοντος χρονοπρογραμματισμού. Με drag και drop μπορούν να δημιουργηθούν επισκέψεις για τις εγγραφές αυτές.

CRM Marketing

Συγκριτική μελέτη ερευνών

Το dashboard αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί προκειμένου να συγκρίνετε τις αποκρίσεις-ερωτήσεις δύο εκστρατείες έρευνας. Για παράδειγμα, έστω ότι έχετε δημιουργήσει ένα ερωτηματολόγιο σχετικά με την ικανοποίηση για κάποιο προϊόν σας. Η σχετική έρευνα τρέχει δύο φορές το χρόνο. Έχετε ορίσει δηλ. μία εκστρατεία έρευνας για κάθε μία από τις δύο διαφορετικές περιόδους. Κάνοντας χρήση αυτού του dashboard, είναι εφικτό να επιλέξετε δύο διαφορετικές έρευνες εκστρατείας προκειμένου να εξετάσετε τα αποτελέσματα ανά ερώτηση κατά αντιπαραβολή.

Social CRM

Στο υποσύστημα του Social CRM παρέχεται πληθώρα σημαντικών επεκτάσεων και βελτιώσεων. Οι πιο σημαντικές αναφέρονται συνοπτικά εδώ. Η πλήρης περιγραφή είναι διαθέσιμη στην τεκμηρίωση της εφαρμογής ως ESBook.

• Facebook διαγωνισμοί: real-time καταγραφή και ανάλυση των συμμετοχών με ευέλικτο τρόπο που αφορά: (α) το χρήστη, (β) το Πρόσωπο που σχετίζεται με το χρήστη και (γ) τη συμμετοχή αυτή καθ’ αυτή (π.χ. απαντήσεις σε ερωτήσεις του διαγωνισμού).
• Νέα λίστα με τους πιο δραστήριους χρήστες (Αλληλεπιδρώντες) ανά εταιρικό λογαριασμό
• Νέο διαχειριστικό dashboard Δραστηριότητα & Αλληλεπιδράσεις, για την υποστήριξη των προσπαθειών σας για άμεσες απαντήσεις και διαχείριση των πιο σημαντικών ή και κρίσιμων σχολίων και δημοσιεύσεων, με δυνατότητες παράλληλης καταγραφής της όποιας σχετικής εσωτερικής επικοινωνίας.
• Νέο περιβάλλον Facebook inbox, ανάλογο με το τυπικό facebook inbox αλλά, επιπλέον, με την εγγενή δυνατότητα παρακολούθησης των μηνυμάτων περισσότερων της μιας σελίδας παράλληλα.
• Πληθώρα νέων λιστών και dashboards για την ανάλυση της δραστηριότητας στους λογαριασμούς σας. Συγκεκριμένα:

• Facebook επισκόπηση σελίδας, που περιλαμβάνει πληροφορίες και ανάλυση για μετρήσεις όπως: Engagement rate, προβολές με διάδοση (viral) και οργανικά (organic) κ.ο.κ. (σε μηνιαία βάση).

• Facebook δημογραφικά σελίδας, με αναλυτική πληροφόρηση σχετική με το φύλο, τη χώρα, την πόλη κ.λπ. των χρηστών.

• Facebook impressions & views και αρνητική ανατροφοδότηση σελίδων, dashboards που δίνουν τη δυνατότητα αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας των στρατηγικών που έχετε εφαρμόσει στο facebook.

• Το dashboard Δραστηριότητα & Στατιστικά και η λίστα Κορυφαία δραστηριότητα κάνουν εφικτή την ανάλυση σε στατιστικά που αφορούν τις δημοσιεύσεις σας.

Οριζόντια χαρακτηριστικά

Νέα εγχειρίδια χειρισμού

• Στη βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης προστέθηκαν ορισμένα νέα εγχειρίδια, συμβατά με τις εκδόσεις της σειράς 4. Πρόσβαση σε αυτά υπάρχει είτε μέσω των Windows στο φάκελο ESBooks της περιοχής εγκατάστασης είτε από την επιλογή “Τεκμηρίωση” που εμφανίζει όλα τα κείμενα που ανοίγουν από εκείνο το σημείο. Συγκεκριμένα προστέθηκαν τα εξής:

EBS v4-EnvironmentEL	Ο τρόπος επικοινωνίας του συστήματος με το χρήστη	Επεξήγηση του περιβάλλοντος, του τρόπου πλοήγησης, των οθονών, των πεδίων, των εκτυπωτικών, των γραφημάτων, των μηνυμάτων και της χρήσης του πληκτρολογίου.
EBS v4-KeyConceptsEL	Το νοηματικό μοντέλο του συστήματος και οι κυριότερες έννοιές του	Τα διάφορα υποσυστήματα και οι αρμοδιότητές τους, ο τρόπος απεικόνισης στο σύστημα των επιχειρηματικών δομών και υποδιαιρέσεων και ο τρόπος παρακολούθησης των οικονομικών στοιχείων.
EBS v4-QuickStartEL	Προσαρμογή & γρήγορη εκκίνηση του συστήματος	Τα απαραίτητα βήματα υλοποίησης σε μια (απλή) εγκατάσταση, η μεθοδολογία μεταφοράς στοιχείων από προηγούμενο σύστημα και οι βασικοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται στην όλη διαδικασία.
EBS v4-SalesProcessesEL	Οι καθημερινές διαδικασίες Πωλήσεων	Είδη, Πελάτες & Πωλητές, Διαδικασίες παραγγελιών, διανομών & τιμολόγησης, Επιστροφές, Τιμοκατάλογοι, Δείκτες-Στατιστικά αποτελεσματικότητας των πωλήσεων.
EBS v4-PurchasingEL	Οι καθημερινές διαδικασιών Αγορών	Διαδικασίες παραγγελιοδοσίας, παραλαβών και κοστολόγησης Αγορών, Παρακολούθηση των τιμών αγοράς, Επιστροφές- Εκπτώσεις αγορών, Διαδικασίες εισαγωγών από το εξωτερικό.
EBS v4-InventoryEL	Οι διαδικασίες διαχείρισης των Αποθεμάτων	Η λειτουργικότητα των Αποθηκών, οι διαδικασίες Απογραφής, οι διακινήσεις, η διαδικασία αναπλήρωσης των αποθεμάτων, η εξυπηρέτηση των παραγγελιών στην Αποθήκη, η Αποτίμηση αποθεμάτων και η διαχείριση του κόστους.
EBS v4-CollectionsEL	Οι διαδικασίες εισπράξεων	Ταμείο και Τραπεζικοί λ/σμοί, διαδικασίες εισπράξεων με διάφορους τρόπους, κύκλωμα επιταγών, μέθοδοι προγραμματισμού και διαχείρισης αναμενόμενων εισπράξεων στο χρόνο “ωρίμανσης” των απαιτήσεων.
EBS v4-PaymentsEL	Οι διαδικασίες πληρωμών	Διαδικασίες προγραμματισμού, ελέγχου και έγκρισης των πληρωμών, Πληρωμές φόρων, μερισμάτων, Μηχανογραφημένες επιταγές, Ηλεκτρονικές πληρωμές μέσω Τράπεζας.
EBS v4-ExpensesEL	Η διαχείριση των Δαπανών και των Κέντρων Κόστους	Μέθοδοι καταγραφής των διαφόρων τύπων Δαπανών, αμοιβές προσωπικού, τρόπος διαχείρισης των κέντρων κόστους & λειτουργίες καταλογισμού των δαπανών σε αυτά.
EBS v4-Fixed AssetsEL	Η διαχείριση του Μητρώου Παγίων	Στοιχεία των παγίων, διαδικασίες Παραλαβής, Κοστολόγησης, Διακίνησης, Πώλησης-Εκποίησης, περιοδικών Αποσβέσεων και απεικόνισης όλων των μεταβολών στο Μητρώο.
EBS v4-AccountingEL	Η τήρηση των λογιστικών βιβλίων	Το Λογιστικό σχέδιο, τα Ημερολόγια, οι διάφορες λογιστικές εγγραφές και οι μέθοδοι ελέγχου της ορθότητάς τους, οι διαδικασίες προστασίας από λάθη και η λήψη των επίσημων καταστάσεων.
EBS v4-PeriodProcessesEL	Οι διαδικασίες αρχής και λήξης περιόδων	Οι απογραφές των διαφόρων κυκλωμάτων, οι εργασίες και οι εκτυπώσεις κλεισίματος Μήνα και Οικονομικής Χρήσης, η μεθοδολογία λογιστικών συμφωνιών, ο Ισολογισμός και η Κατάσταση Αποτελεσμάτων.
CRM v4-ContactMgtEL	Η διαχείριση των επαφών και των σχέσεων	Διαχείριση των στοιχείων των συναλλασσομένων (πελατών, προμηθευτών, υποψηφίων πελατών, λοιπών εταιρειών, ομίλων εταιρειών, στελεχών, πωλητών κ.λπ.), των σημείων παρουσίας τους και των σχέσεων και επικοινωνιών με αυτούς.
CRM v4-ActivityMgtEL	Οι δραστηριότητες των στελεχών Πωλήσεων	Διαχείριση των εργασιών Ομάδων Πωλήσεων, διαμόρφωση προγραμμάτων επισκέψεων, συγχρονισμός με Outlook, μαζικές επικοινωνίες και παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας από επιθεωρητές πωλήσεων.
CRM v4-PipelineQuotingEL	Η διαχείριση ευκαιριών και ο κύκλος πώλησης	Διαχείριση leads & ευκαιριών πώλησης, αξιολόγηση και ανάλυση των ευκαιριών, των στελεχών, των ανταγωνιστών, ανάλυση ανά φάση του κύκλου πώλησης και μέθοδοι πρόβλεψης και ελέγχου της απόδοσης.
ESRetail v4-UserGuideEL	Η λειτουργία Σημείων Λιανικής Πώλησης	Ο τρόπος οργάνωσης καταστήματος, το περιβάλλον της εφαρμογής, τα καθημερινά σενάρια πωλήσεων, επιστροφών, εισπράξεων, δοσοληψιών, το κλείσιμο βάρδιας/ημέρα, και οι back-office λειτουργίες.

Δυνατότητες στις Όψεις

• Οι όψεις έχουν πλέον δυνατότητα εμφάνισης φωτογραφιών από web sites, βάσει δοθέντος path ή url. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να γίνουν τα εξής στον ορισμό της όψης για την εμφάνιση:

1. Κατασκευή μιας στήλης-έκφρασης στο query ως

cast(null as image) as PHOTO

Στο layout σε αυτή τη στήλη θα πρέπει να δηλωθεί Column type=BoundImage

2. Κατασκευή μιας ακόμη στήλης στο query με το full path ή url της φωτογραφίας με το ίδιο όνομα και prefix το

ESMGURLOF_

π.χ. για το προηγούμενο παράδειγμα

ESMGURLOF_PHOTO

Στο layout αυτή η στήλη θα είναι μη ορατή.

3. Και στις 2 αυτές στήλες το “Key” θα πρέπει να είναι ίδιο με το “DataMember”.

Για κάθε στήλη με φωτογραφία θα πρέπει να οριστεί ένα τέτοιο ζεύγος στηλών.

Δυνατότητες στις Δυναμικές φόρμες

• Προστέθηκε δυνατότητα απόκρυψης της επιλογής «Νέο με αντιγραφή….» με το μηχανισμό Τροποποίηση διάταξης

Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικό σύστημα

• Προστέθηκαν νέοι τύποι βημάτων στην παραμετροποίηση εισαγωγής στοιχείων (ΕΜΙ)

	Προσθήκη κλήσης εξωτερικής εφαρμογής
	Προσθήκη βήματος συμπλήρωσης αντιστοιχίσεων
	Προσθήκη βήματος εκτέλεσης ΕΜΙ
	Προσθήκη βήματος εκτέλεσης αυτοματισμού

• Επίσης, προστέθηκε επιβεβαίωση πριν την εκτέλεση

Διάφορες βελτιώσεις

• Προστέθηκαν 5 νέα οριζόμενα πεδία τύπου χαρακτηρισμού (flag), καθώς και πεδίο Timestamp σε όλους τους πίνακες των εταιρικών διαστάσεων (εμπορικός τομέας, δραστηριότητα, διάσταση 1, διάσταση 2)
• Δόθηκε δυνατότητα μετατόπισης πάνω ή κάτω (με ταυτόχρονη αλλαγή της αρίθμησης) στις γραμμές των ομάδων ιδιοτήτων, μέσω των αντίστοιχων νέων εικονιδίων στην κάθετη μπάρα εργαλείων.
• Στις στατικές λίστες οντοτήτων, η κάθε νέα προσθήκη οντότητας γίνεται πλέον στο τέλος της λίστας.
• Στην όψη Συνδεδεμένων Χρηστών, προστέθηκε ως στήλη και η Εταιρεία.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Συγκεκριμένα, οι κανόνες μετάβασης που υποστηρίζουν την έτοιμη παραμετροποίηση της διαδικασίας εξυπηρέτησης παραγγελιών είναι οι εξής:

100. ΠΙΣΤΩΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ	Πιστωτικός έλεγχος παραγγελίας	ΠΑΡ
101. ΕΓΚΡΙΣΗ	Εγκριση-οριστικοποίηση	ΠΑΡ
102. ΕΓΚΡΙΣΗ	Εγκριση-οριστικοποίηση	ΔΑΠ
103. ΕΓΚΡΙΣΗ	Εγκριση-οριστικοποίηση	ΤΔΑ
104. ΠΑΡ=>ΠΕΝ (από άλλο χώρο)	Παραγγελία Ενδοδιακίνησης από Παραγγελία Πελάτη	ΠΑΡ
104. ΠΑΡ=>ΠΠΡ (βασικός προμηθευτής)	Παραγγελία αγοράς από Παραγγελία πελάτη (στον βασικό προμηθευτή του είδους)	ΠΑΡ
105. ΕΚΚΙΝΗΣΗ	Αναχώρηση για τον μεταφορέα	ΤΔΑ
106. ΣΥΛΛΟΓΗ	Ολοκλήρωση της συλλογής ειδών παραγγελίας	ΠΑΡ
107. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αφιξη στο μεταφορέα	ΤΔΑ
107. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ	Ολοκλήρωση της συσκευασίας παραγγελίας	ΠΑΡ
109. ΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αναχώρηση από μεταφορέα προς σημείο παράδοσης	ΤΔΑ
110. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΛΑΤΗ	Επιβεβαίωση παραλαβής από πελάτη	ΤΔΑ
113. ΕΓΚΡΙΣΗ	Εγκριση-οριστικοποίηση	ΔΠΛ
113. ΣΥΛΛΟΓΗ	Ολοκλήρωση της συλλογής ειδών παραγγελίας	ΠΔΣ
115. ΕΚΚΙΝΗΣΗ	Αναχώρηση για τον μεταφορέα	ΔΑΠ
117. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αφιξη στο μεταφορέα	ΔΑΠ
119. ΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αναχώρηση από μεταφορέα προς σημείο παράδοσης	ΔΑΠ
120. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΛΑΤΗ	Επιβεβαίωση παραλαβής από πελάτη	ΔΑΠ
123. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ	Ολοκλήρωση της συσκευασίας παραγγελίας	ΠΔΣ
124. ΕΚΚΙΝΗΣΗ	Αναχώρηση για τον μεταφορέα	ΔΠΛ
125. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αφιξη στο μεταφορέα	ΔΠΛ
126. ΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αναχώρηση από μεταφορέα προς σημείο παράδοσης	ΔΠΛ
127. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΛΑΤΗ	Επιβεβαίωση παραλαβής από πελάτη	ΔΠΛ
203. ΕΓΚΡΙΣΗ	Εγκριση-οριστικοποίηση	ΑΠΛ
204. ΕΚΚΙΝΗΣΗ	Αναχώρηση για τον μεταφορέα	ΑΠΛ
205. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αφιξη στο μεταφορέα	ΑΠΛ
206. ΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΑΠΌ ΜΕΤΑΦΟΡΕΑ	Αναχώρηση από μεταφορέα προς σημείο παράδοσης	ΑΠΛ
207. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΛΑΤΗ	Επιβεβαίωση παραλαβής από πελάτη	ΑΠΛ

Release Document for ERP-EL02-4.0.20.0