ERP-EL02-4.0.22.1

EBS Version 4.0.22.1

Entersoft Business Suite^® | Entersoft CRM^®

Νέα χαρακτηριστικά και επεκτάσεις

Συνοπτική περιγραφή περιεχομένων έκδοσης

Entersoft ERP

• Συμφωνία κλεισμένων συναλλαγματικών διαφορών
• Βελτιώσεις στην διαδικασία δημιουργίας αρχείου κινήσεων πετρελαίου
• Βελτίωση της όψης “Μηνιαίες καταστάσεις ΚΕΠΥΟ - έλεγχος/υποβολή”

Entersoft ERP

Νέα διαδικασία συμφωνίας χειρόγραφων συναλλαγματικών διαφορών

Όταν οι λογιστικές εγγραφές αποτίμησης ανοικτών υπολοίπων σε ξένο νόμισμα και λογισμού των συναλλαγματικών διαφορών που έχουν προκύψει από τις πληρωμές τιμολογίων σε ξένο νόμισμα διενεργούνται μέσω ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗΣ των (κατάλληλων για το σκοπό αυτό) παραστατικών ΣΔΘ και ΣΔΑ και όχι μέσω της έτοιμης διαδικασίας “Κλείσιμο συναλλαγματικών διαφορών” τότε, ενώ οι καρτέλες και τα ισοζύγια εισπρακτέων και πληρωτέων συμφωνούν με τη Λογιστική, παρουσιάζεται ασυμφωνία (αυτών όλων, των επίσημων Βιβλίων) με την εκτύπωση “Ενηλικίωση υπολοίπων (για λογιστική συμφωνία)” όπου τα υπόλοιπα παρουσιάζονται σε βασικό νόμισμα (το νόμισμα τήρησης των Βιβλίων).

Ο λόγος αυτής της ασυμφωνίας είναι ότι οι συναλλαγματικές διαφορές που πληκτρολογήθηκαν δεν έχουν καταλλήλως “συνδεθεί” με τις πρωτογενείς εγγραφές που τροφοδοτούν αυτές τις εκτυπώσεις, ώστε να μπορέσουν να εμφανιστούν τα ποσά συναλλαγματικών διαφορών στις κατάλληλες στήλες και τα υπόλοιπα συναλλασσομένων να παρουσιάζονται με το σωστό ποσό ΣΕ ΒΑΣΙΚΟ ΝΟΜΙΣΜΑ σε κάθε στήλη.

Το ίδιο συμβαίνει κι αν κάποιος χρήστης, για κάποιο λόγο (π.χ. αν διαπίστωσε πως οι ισοτιμίες του συστήματος ήταν λανθασμένες, με αποτέλεσμα να παραχθούν αυτόματα λανθασμένες εγγραφές συναλλαγματικών διαφορών), ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙ τα ποσά των εγγραφών αυτών.

Ένα άλλο αποτέλεσμα της επέμβασης σε τέτοιου είδους παραστατικά, ΕΚΤΟΣ των πλαισίων της έτοιμης διαδικασίας Κλεισίματος Συναλλαγματικών Διαφορών, είναι ότι δεν είναι δυνατόν να αρχίσει αυτή (η διαδικασία) να χρησιμοποιείται, αφού θα βρίσκει διαρκώς μη λογισμένες συναλλαγματικές διαφορές (οι οποίες όμως στην πραγματικότητα “έκλεισαν” με χειρόγραφες καταχωρίσεις στο υποσύστημα Συναλλασσομένων και Λογιστικής) και θα συνεχίζει να τις “λογίζει”. Επομένως το Λογιστήριο, αν ΜΙΑ ΦΟΡΑ έκανε τέτοιες επεμβάσεις, δεν έχει στο εξής στη διάθεσή του τη δυνατότητα να συνεχίσει με αυτόματες εγγραφές.

Λόγω των παραπάνω προβλημάτων στο λογιστικό χειρισμό των συναλλαγματικών διαφορών, στην παρούσα έκδοση, προστέθηκε διαδικασία ενημέρωσης αυτών των πρωτογενών εγγραφών (των ανοικτών υπολοίπων και των αντιστοιχίσεων πληρωμών με τιμολόγια) που τροφοδοτούν τις εκτυπώσεις Ενηλικίωσης.

Από τη στιγμή που θα εκτελεστεί η συμφωνία αυτή και μετά, θα μπορεί να χρησιμοποιείται απρόσκοπτα η αυτόματη διαδικασία κλεισίματος των συναλλαγματικών διαφορών.

Παραδοχές

1. Το σύστημα λαμβάνει ως ορθά τα ποσά συναλλαγματικών διαφορών που ήδη είναι λογισμένα (ΣΔΘ, ΣΔΑ), έστω και με επέμβαση από τους χρήστες και όχι τα ποσά που πιθανώς έχουν ήδη υπολογιστεί στις εγγραφές του υποσυστήματος ανοικτών υπολοίπων (open-close items).
2. Η διαδικασία εκτελείται για κάποια “ημ/νία συμφωνίας”. Προτείνουμε η συμφωνία αυτή να γίνει ΜΟΝΟ για ΜΙΑ, την τελευταία ημ/νία στην οποία λογίστηκαν συναλλαγματικές διαφορές. Στη συνέχεια, θα φροντίζει το σύστημα να μην υπάρχει ασυμφωνία.
3. Οι ισοτιμίες συναλλάγματος πρέπει να είναι σωστά περασμένες στο σύστημα για την “ημερομηνία συμφωνίας”. Αυτές, βάσει του τρόπου που ανακοινώνονται από τις Τράπεζες, έχουν περαστεί στην επόμενη μέρα. Έτσι, αν κλείσιμο συναλλαγματικών διαφορών κάνουμε στις 31/12, η ισοτιμία αποτίμησης των ανοικτών υπολοίπων έχει στο σύστημα περαστεί στην 1/1.
4. Η αντιστοίχιση των συναλλασσομένων με τιμολόγια σε ξένο νόμισμα έχει ήδη εκτελεστεί και είναι πλήρης. Αυτό σημαίνει πως στον ίδιο συναλλασσόμενο, για την “ημερομηνία συμφωνίας” δεν υπάρχουν μη αντιστοιχισμένες εγγραφές, δηλαδή για παράδειγμα ΚΑΙ Τιμολόγια ΚΑΙ Πληρωμές με μη αντιστοιχισμένο ποσό.

Κλήση της διαδικασίας

Η διαδικασία καλείται από το μενού Λογιστήριο/Διαδικασίες Λήξης περιόδων/Συναλλαγματικές Διαφορές.

Έλεγχος ασυμφωνιών

Η όψη “Οριστικοποιημένες συναλλαγματικές διαφορές” εμφανίζει τις εγγραφές συναλλαγματικών διαφορών για το επιλεγμένο διάστημα και τους επιλεγμένους από τα κριτήρια συναλλασσόμενους, χωρισμένες σε Κέρδη και Ζημίες. Καλό είναι, μέσω του κριτηρίου “φύση συν/νων” να εκτελεστεί ξεχωριστά η διαδικασία για πελάτες και προμηθευτές.

Η όψη παρουσιάζει τη διαφορά που αναμένεται να υπάρχει μεταξύ α. των υποσυστημάτων συναλλασσομένων και Λογιστικής (Καρτέλες - Ισοζύγια) που φαίνεται στη στήλη Ποσό εγγραφής συναλλαγματικής διαφοράς και β. του υποσυστήματος ανοικτών υπολοίπων λόγω απουσίας ενημέρωσης των “open” & “close” items, που φαίνεται στη στήλη σύνολο από αναλυτικές συναλλαγματικές διαφορές.

Αυτοματοποιημένη διαδικασία μηδενισμού διαφορών

Η αυτοματοποιημένη συμφωνία μπορεί να ζητηθεί για ΜΙΑ γραμμή (εγγραφή συναλλαγματικών διαφορών) ΑΝΑ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟ (στην οποία θα αντιστοιχιστούν όλες οι εγγραφές του υποσυστήματος ανοικτών υπολοίπων που λογικά συμμετέχουν στον υπολογισμό της συγκεκριμένης “ημερομηνίας συμφωνίας”) και μόνον για συναλλασσόμενους που έχει εκτελεστεί πλήρης αντιστοίχιση. Αν κάποια από τις παραπάνω δυο προϋποθέσεις δεν υπάρχει, η συμφωνία μπορεί να γίνει μέσω της επιλογής “Διαχείρισης σχετικών αναλυτικών εγγραφών” που θα δούμε στη συνέχεια.

Μαρκάρουμε όλες τις γραμμές (νόημα έχει μόνο σε όσες έχουν “διαφορά”) και επιλέγουμε το πλήκτρο Αυτόματη σύνδεση με αναλυτικές εγγραφές. Το σύστημα, μετά από μια επιβεβαίωση, θα συνδέσει με τη συγκεκριμένη κάθε φορά εγγραφή συναλλαγματικής διαφοράς τις αναλυτικές εγγραφές που τροφοδοτούν αυτή τη συναλλαγματική διαφορά (μπορεί να επιλεγεί μία από τις 2 κατηγορίες):

• Τις εγγραφές αντιστοίχισης στις οποίες υπάρχει μη λογισμένη συναλλαγματική διαφορά (θυμίζουμε ότι κατά την αντιστοίχιση, η συναλλαγματική διαφορά υπολογίζεται on-line με βάση τη διαφορά ισοτιμιών μεταξύ open και close item)
• Τις εγγραφές σε ξένο νόμισμα που κατά την “ημερομηνία συμφωνίας” παρουσίαζαν ανοικτό υπόλοιπο (δεν είχαν αντιστοιχιστεί ή αντιστοιχίστηκαν με μεταγενέστερες εγγραφές).

Στη συνέχεια, σε όλες αυτές τις συνδεδεμένες εγγραφές θα κατανείμει τη διαφορά (ΑΝ υπάρχει διαφορά, μετά τη σύνδεση) που προκύπτει από το ποσό της γραμμής και τα (υπολογισμένα, προς οριστικοποίηση) ποσά αυτών των εγγραφών. Ως αποτέλεσμα, σε όσες γραμμές εκτελέστηκε η διαδικασία, θα έχουμε ΜΗΔΕΝΙΚΗ ΔΙΑΦΟΡΑ, το οποίο είναι και το ζητούμενο.

Διαχείριση αναλυτικών εγγραφών και κατανομής συναλλαγματικών διαφορών

Αν οι εγγραφές συναλλαγματικών διαφορών έχουν εισαχθεί με πολλαπλές γραμμές ανά συναλλασσόμενο (π.χ. ανά νόμισμα, ανά τιμολόγιο, ανά υποκατάστημα κ.ο.κ.) και αν είναι επιθυμητό η σύνδεση και ο επιμερισμός να μην γίνει αυτόματα (με την προηγούμενη διαδικασία), τότε, μπορεί κανείς να επιλέξει το πλήκτρο “διαχείριση αναλυτικών εγγραφών” ώστε να μπορεί…

• να κάνει μόνος του την επιλογή των εγγραφών από τις οποίες προκύπτει αυτή η συναλλαγματική διαφορά (της επιλεγμένης γραμμής δηλαδή)
• να δώσει κατ’ευθείαν το ποσό συναλλαγματικής διαφοράς στις εγγραφές (αντί για “αυτόματο επιμερισμό”)
• να ελέγξει τα δεδομένα (που είτε γεννήθηκαν από την αυτόματη διαδικασία είτε ενημέρωσε ο χρήστης με πληκτρολόγηση κάποια προηγούμενη στιγμή)

Στην οθόνη αυτή εμφανίζονται όλες οι εγγραφές αντιστοίχισης (που έχουν στοιχεία ΚΑΙ στις στήλες “ανοίγματος” ΚΑΙ στις στήλες “κλεισίματος”), καθώς και οι εγγραφές ανοικτών υπολοίπων με ανεξόφλητο ποσό (μη αντιστοιχισμένο) στην “ημερομηνία συμφωνίας” (που έχουν στοιχεία ΕΙΤΕ στις στήλες “ανοίγματος” ΕΙΤΕ στις στήλες “κλεισίματος”). Αφού γίνει η επεξεργασία, επιλογή κ.λπ., με το πλήκτρο “σύνδεση επιλεγμένων με την τρέχουσα γραμμή” το πρόγραμμα θα συνδέσει αυτόματα στη γραμμή συναλλαγματικών διαφορών (της προηγούμενης οθόνης, δηλαδή την εγγραφή ΣΔΘ ή ΣΔΑ) τις επιλεγμένες εγγραφές.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, αναμένεται να έχει επιτευχθεί η συμφωνία μεταξύ των λογιστικών εγγραφών (καρτέλες, ισοζύγια) και των εγγραφών ανοικτών υπολοίπων (ενηλικιώσεις υπολοίπων) για το διάστημα μέχρι την ημερομηνία συμφωνίας.

ΠΡΟΣΟΧΗ!

Οι συναλλαγματικές διαφορές που προκύπτουν από ΑΝΟΙΚΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ, οι οποίες συνήθως αποτιμώνται στο τέλος της Χρήσης, ΑΝ μεν έχουν αποτιμηθεί με “αναλυτικές εγγραφές” τότε, η συμφωνία ενηλικίωσης-καρτέλας-ισοζυγίου είναι δεδομένη. ΑΝ όμως, έχουν αποτιμηθεί “συγκεντρωτικά” (πράγμα που σε εγγραφές που προήλθαν με πληκτρολόγηση είναι και το αναμενόμενο), τότε… Mόνο την 1η φορά που θα συμμετάσχουν στον υπολογισμό (που θα “λογιστεί ” η συναλλαγματική διαφορά τους) θα μπορεί να ελεγχθεί η συμφωνία μεταξύ των λογιστικών καταστάσεων και της ενηλικίωσης υπολοίπων και επί πλέον, μόνον για την 1η φορά μπορεί να χρησιμοποιηθεί η παρούσα διαδικασία, μέσω της όψης “Οριστικοποιημένες συναλλαγματικές διαφορές“. Αν στη συνέχεια (και εφόσον εξακολουθούν να είναι ανοικτά ως τον επόμενο υπολογισμό συναλλαγματικών διαφορών) θέλετε να χρησιμοποιείτε τη διαδικασία αυτή και γενικώς να έχετε συμφωνημένα αποτελέσματα στις διάφορες εκτυπώσεις, θα πρέπει (με ημερομηνία επόμενη εκείνης στην οποία τελευταία φορά λογίστηκαν συναλλαγματικές διαφορές): είτε με κάποια συμψηφιστική εγγραφή (ΜΕΤ, ΜΕΠ) να μεταφέρετε αυτά τα ανοικτά υπόλοιπα σε άλλον συναλλασσόμενο (πελάτες επισφαλείς) είτε να κλείσετε τις εγγραφές αυτές και ταυτόχρονα να ανοίξετε νέες εγγραφές ανοικτών υπολοίπων στον ίδιο συναλλασσόμενο (ΧΡΣ και ακολούθως ΧΡΠ). Η 2η αυτή εναλλακτική είναι προτιμότερη ίσως αφού έχει χρονικό περιθώριο ως το κλείσιμο της Χρήσης να γίνει, έχει πάντως παρόμοια αποτελέσματα με την προηγούμενη: θα αλλοιώσει τους Μέσους Χρόνους Αποπληρωμής του συναλλασσόμενου που όμως μετά την πάροδο 1 έτους συνήθως θεωρείται ΗΔΗ “επισφαλής” και μικρή σημασία έχει το πόσο μεγαλύτερη του 1 έτους είναι η παλαιότητα του υπολοίπου του!

Κινήσεις πετρελαίου – αρχείο «ΗΦΑΙΣΤΟΣ»

Βελτιώθηκε η διαδικασία δημιουργίας του αρχείου κινήσεων ειδών πετρελαίου ΗΦΑΙΣΤΟΣ. Συγκεκριμένα έγιναν οι παρακάτω βελτιώσεις:

• Κατά την προεπισκόπηση των εγγραφών στην όψη, οι εγγραφές που περιέχουν ελλιπή στοιχεία εμφανίζονται με διαφορετικό χρωματισμό ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός τους και η διόρθωσή τους.
• Το πεδίο του ποσοστού ΦΠΑ έχει πλέον δυναμικό περιεχόμενο και βασίζεται στο καθεστώς ΦΠΑ της εταιρίας.
• Προστέθηκε το πεδίο του Ταχυδρομικού κωδικού, τόσο στην προεπισκόπηση της όψης όσο και στο παραγόμενο αρχείο.

Μηνιαίες καταστάσεις ΚΕΠΥΟ

Στην εκτύπωση του ΚΕΠΥΟ «Μηνιαίες καταστάσεις - έλεγχος/υποβολή» προστέθηκαν στήλες εμφάνισης του κωδικού και της επωνυμίας του συναλλασσόμενου.

Release Document for ERP-EL02-4.0.22.1